Uudenmaan LAPE Tilannekatsaus 1.3.2017
Työskentelyn aloittaminen Kehittäminen; Ohjausryhmän kokous määrittää paljon, sitoutumiset ja vastuualueet Työskentelyn aloittaminen > kutsuja tullut >työryhmien kokoaminen Käynnistymisen vaihe vaikuttaa vaihtelevan Hallinnointi; Talouden raportoinnin materiaalit lähes valmiit //Ohjaustilaisuus 17.3.2017 klo 10:00-12:00 Lohjalla Sopimukset luonnosteluvaiheessa Rakenteet Suunnitelmat Kehittäminen
Uudenmaan LAPE Hankkeen hallinnointi ja talouden seuranta Ohjeistus Hankepäällikkö Maikki Arola 030317
Yhteyshenkilöiden nimeäminen kunnissa Kunta/yhteistyökumppani nimeää koordinaattorin, joka vastaa raportoinnista Webropol kyselyn avulla joka toinen kuukausi. Koordinaattorin tulee olla hyvin perillä oman kuntansa LAPE asioista. Kunta/yhteistyökumppani nimeää talousyhteyshenkilön, joka vastaa kustannusselvityksen tekemisestä ja liitteiden toimittamisesta hankepäällikölle kaksi kertaa vuodessa. Koordinaattoreiden ja talousyhteyshenkilöiden yhteystiedot tulee ilmoittaa hankepäällikkö Maikki Arolalle 28.2.2017 mennessä. Maikki Arola 140217
Toteuttaja Kunnan/yhteistyökumppanin koordinaattori täyttää webropolin joka toinen kuukausi Kunnan/yhteistyökumppanin talousyhteyshenkilö raportoi taloudesta kaksi kertaa vuodessa Hallinnoija Hankepäällikkö raportoi STM:n salkkuun Uudenmaan osalta joka toinen kuukausi Webropol vastausten pohjalta Hankepäällikkö tekee maksatushakemuksen koko maakunnan osalta 2 kertaa vuodessa STM ja LSAVI Maksaa valtionavustuksen 2 vuodessa hakemuksen pohjalta Vetää yhteen ohjelman kehittämistyön tuloksia maakuntien raportoinnin pohjalta Maikki Arola 140217
Hallinnoija : Lohjan kaupunki, Hankepäällikkö Maikki Arola Toteuttajat / osahankkeet:
Hallinnoijan tehtävät Vastaa hankesopimusten laatimisesta Vastaa taloudenseurannan ohjeiden ja lomakkeiden laadinnasta Vastaa hankkeen toteuttamisesta ja seurannasta Vastaa hankkeen kokonaistalouden seurannasta Vastaa hankesalkun täyttämisestä ja maksatushakemusten tekemisestä Huolehtii tarvittavien selvitysten ja tietojen antamisesta STM:lle ja LSAVI:lle Vastaa valtionavustusselvityksen tekemisestä Hankkeen aikana tulevat kysymykset tulee osoittaa hallinnoijalle; Hankepäällikkö Maikki Arola maikki.arola@lohja.fi (Kysymyksiä ei osoiteta suoraan rahoittajalle STM:lle tai valvojalle LSAVI:lle).
Reunaehtoja; Hanke päättyy 31.12.18, kustannuksia voi syntyä siihen saakka ja viimeinen maksatushakemus suoritetaan sen jälkeen. Ennakkokirjauksia kirjanpitoon ei voida tehdä hankinnoista ja toimenpiteistä, jotka tapahtuvat hankkeen toteuttamisajan ulkopuolella. Ainoat hyväksyttävät ennakkokirjaukset on lomarahoja ja loma-ajan palkkoja hankerahalla palkatun henkilöstön osalta. Valtionavustus maksetaan arvonlisättömiin kustannuksiin. Osahanke nimeää vastuuhenkilön, joka tekee loppuselvityksen. (Velvoite sisältyy sopimukseen, joka tehdään hallinnoijan ja kunnan välillä.) Selvitys tehtävä viim. 6kk hankkeen päättymisen jälkeen. Hankkeen hankesuunnitelman mukaisia kustannuksia (jotka ovat hankkeen käynnistymisvaiheessa kirjautuneet väärään tilikohtaan voidaan siirtää tositemuistiolla). Siirtoja budjetissa voi toteuttaa 10 000 saakka ilman erillistä lupaa STM:stä. järjestöt, yhteisöt yms. eivät voi tuotteistaa ja myydä edes hankkeen jälkeen tuotetta => jos niin avustus peritään takaisin.
Sopimuksen asioita; Mihin kehittämisasioihin kunta sitoutuu. Minkä rahoitusosuuden selvittämisestä kunta vastaa. Mikäli kunta käyttää avustusta väärin/ laiminlyö raportoinnin, kunta on velvollinen korvaamaan. Avustus voidaan periä takaisin. Maksatushakemusten aikataulu ja tilintarkastuksen tekeminen hankkeen jälkeen.
Hankkeen toteuttaja Allekirjoittaa sopimuksen hankkeen hallinnoinnista Hanketoteuttaja avaa hankkeelle kustannuspaikan omaan tilikarttaansa Hanke päättyy 31.12.18: lomapalkka- ja lomarahavaraukset ovat ainoat ennakkokirjaukset (hankehenkilöstö). Hankinta-asiakirjat arkistoitava 10 vuotta viimeisestä maksatus suorituksesta eli varmuuden vuoksi sovitaan 30.6.2028 saakka Hanke ei voi omissa nimissään hyväksyä sopimuksia, tarjouspyyntöjä tms. Noudatetaan omaa linjaorganisaatiota, kts. oman organisaation ohjeet! Koulutus 3kk: älä maksa ennalta koko summaa, vaan esim. 1 kk kerrallaan toetutuneiden mukaan Kustannukset pystyttävä todentamaan (liiteenä laskuja tms). Tekee tilintarkastuksen ja lausunnon hankkeen päätyttyä.
Maksatushakemukseen kelpaavat kustannukset Valtionavustusta maksetaan kehittämishankkeen toteuttamisesta aiheutuneisiin, valtionavustuksen perusteeksi hyväksyttyihin kustannuksiin. Hankesuunnitelmaan ja sen kustannusarvioon sisällytettyjä kustannuseriä ei ole hyväksytty sellaisenaan rahoituspäätöksellä, vaan kustannuksia arvioidaan erikseen maksatushakemusten yhteydessä. Lisäksi joidenkin kustannusten osalta edellytetään että sosiaali- ja terveysministeriö hyväksyy syntyvän kustannuksen etukäteen valtionavustukseen oikeuttavaksi. Maksatushakemuksen kulukertymässä on oltava mukana myös omarahoitusosuus, eli 100% kustannukset.
Valtionavustukseen oikeuttavia ovat hyvinvoinnin ja terveyden kärkihankkeille vuosina 2016-2018 myönnettävistä valtionavustuksista annetun asetuksen mukaan 1) hankkeen välttämättömät hallinnointikustannukset; 2) hankkeen henkilöstökustannukset; 3) matkakustannukset; 4) toimitilojen vuokrat; 5) välineiden ja laitteiden kustannukset siltä osin kuin ja siltä ajalta kun niitä on käytetty hankkeessa. Jos tällaisia välineitä ja laitteita ei käytetä hankkeen tarpeisiin koko niiden käyttöikää, tukikelpoisiksi katsotaan ainoastaan poistokustannukset, jotka vastaavat hankkeen kestoa laskettuna yleisesti hyväksyttyjen kirjanpitoperiaatteiden mukaan; 6) ulkopuolisista lähteistä markkinaehdoin ostetun tai käyttöluvalla hankitun sopimukseen perustuvan tutkimuksen, tietämyksen sekä konsultoinnin ja vastaavien palveluiden kustannukset, kun niitä on käytetty yksinomaan hanketta varten; 7) muut yleiskustannukset ja toimintakustannukset, mukaan lukien suoraan hankkeesta aiheutuvat materiaalien, tarvikkeiden ja vastaavien tuotteiden kustannukset. Kustannuksiksi voidaan hyväksyä esimerkiksi hankkeen viestinnästä ja tiedotuksesta syntyviä tarpeellisia kustannuksia.
Laskennallisia kustannuksia ei hyväksytä valtionavustukseen oikeuttaviksi kustannuksiksi. Vuokrakustannusten tulee perustua todellisiin kustannuksiin. Hyväksyttäviä kustannuksia eivät ole rahoituksen saajan tavanomaisen toiminnan kustannukset. Valtionavustukseen oikeuttavina kustannuksina ei voida hyväksyä työnohjauskustannuksia, eikä koulutuskustannuksia, jotka aiheutuvat sosiaalihuoltolain (710/1982) 53 :ssä tai terveydenhuoltolain (1326/2010) 5 :ssä tarkoitetusta kunnan lakisääteisestä täydennyskoulutusvelvoitteesta. Hankkeen henkilöstökustannuksiksi voidaan sisällyttää vain hankkeen toteuttamiseksi tarpeelliseen koulutukseen osallistuvien, hankkeessa työskentelevien henkilöiden palkkamenot koulutukseen osallistumisen ajalta. Ulkomaanmatkan kulujen hyväksymisen edellytyksenä on, että matkaan on haettu ennakkoon lupa sosiaali- ja terveysministeriön yhteyshenkilöltä. Ulkomaille tehtävän tutustumis-, seminaari- tai muun sellaisen matkan kustannukset voidaan hyväksyä perustellusta syystä ja osallistujamäärän on oltava tarkoituksenmukaisesti rajattu. Myös ulkomailta hankittavan koulutuksen kustannuksiin on haettava etukäteen hyväksyntä sosiaali- ja terveysministeriöltä. Valtionavustukseen oikeuttaviksi kustannuksiksi hyväksytään ilman eri selvitystä hankkeen työntekijöiden henkilökohtaiseen käyttöön tulevat työvälineet, kuten tietokone ja matkapuhelin sekä niiden käytöstä aiheutuvat kustannukset. Muita laite- tai kalustehankintoja ei hyväksytä, ellei hankinnoista ole ennen niiden tekemistä sovittu sosiaali- ja terveysministeriön yhteyshenkilön kanssa. Tietoteknologian käyttöön ja kehittämiseen liittyvien menojen hyväksyminen valtionavustukseen oikeuttaviksi kustannuksiksi edellyttää, että ne toimenpiteet, joista kustannukset aiheutuvat, on etukäteen nimenomaisesti hyväksytty sosiaali- ja terveysministeriössä. Valtionavustukseen oikeuttavia kustannuksia eivät ole valtionavustuksen saajan voitto, tappio tai muu varaus, lahjat ja edustuskulut, lukuun ottamatta kokouskäytäntöihin liittyvää normaalia vieraanvaraisuutta, eivätkä laskennalliset rahoituskulut.
Maksatushakemuksessa esitettyjen kustannusten on täsmättävä kirjanpidon kustannuksiin. Mahdollinen erotus on selvitettävä pääkirjaan käsin, tai annettava erillinen selvitys siitä miksi luvut eivät täsmää. Maksatushakemuksessa on esitettävä hankkeen tulot. Toteutuneet tulot vähennetään valtionavustukseen oikeuttavista kustannuksista. (Tuotteiden ja palveluiden myynti). Esim. hankkeessa kirjoitetun kirjan myynti ja koulutuksen myynti.
Maksatushakemusten aikataulu 1. Maksatushakemus ajalta 1.2.2017-30.6.2017 Tiedot hallinnoijalle 10.8.2017 Hallinnoija tekee maksatushakemuksen kaikkien toteuttajien osalta 25.8.17 2. Maksatushakemus ajalta 1.7.2017-31.12.2017 Tiedot hallinnoijalle 19.1.2018 Hallinnoija tekee maksatushakemuksen kaikkien toteuttajien osalta 5.2.2018 3. Maksatushakemus ajalta 1.2.2018-30.6.2018 Tiedot hallinnoijalle 1.8.2018 Hallinnoija tekee maksatushakemuksen kaikkien toteuttajien osalta 10.8.2018 4. Maksatushakemus ajalta 1.7.2018-31.12.2018 Tiedot hallinnoijalle 18.1.2019 Hallinnoija tekee maksatushakemuksen kaikkien toteuttajien osalta 28.2.2019
Maksatushakemuksen osat Kulukertymä seuranta-ajalta Allekirjoitetut kirjanpidon otteet /pääkirjan avain Yhteenveto maksatusjaksolla tehdystä hanketyöstä (hankehenkilöstö ja työpanosten siirto) ei yksittäisiä työajanseurantalomakkeita. Webropoliin kerättynä tiedot hankinnoista, henkilöstöstä, kuluista. (Toimintaraportti) Tositteet hallinnoijalle Kuitit ja laskut säilytetään toteuttajalla, ei tarvitse toimittaa hallinnoijalle. Laskujen liitteet säilytetään toteuttajalla, ei tarvitse toimittaa hallinnoijalle.
Laskuista ja tositteista tilaisuuksien laskujen liitteeksi on oltava osallistujien nimet, ohjelma (esim. muistio) Kunta arkistoi tositteet arkistointisäännön mukaan, ei tarvitse toimittaa hallinnoijalle. Laskuihin selvästi hankkeen nimi jos sähköiseen laskuun saa liiteitä tilaisuuksien ohjelmia, osallistujalistoja ym. voi tehdä sähköisen mapin, mutta parempi tavallinen paperiversio mappiin. maksatushakemuslomake ja liitteet; kustannusliitteelle ilmoitetaan kirjanpidon mukaiset kustannukset sentilleen.
Palveluiden ostot; Puhelinlaskut Henkilöstöruokailu Kokousten kahvitukset, ravitsemuspalvelut Painatukset, käyntikortit jne. Asiantuntijapalkkiot (mm. luennoitsija jos ilmoittaa ennakkoperintärekisteritunnukset, tulkkipalvelut ja työnohjaus) Koulutuksiin liittyvät; koulutus, koulutusten matkakulut, majoitukset, päivärahat. Oman auton käyttö, muut matkustus- ja kuljetuspalvelut
Aineet, tarvikkeet ja tavarat; Atk-laitteet, ohjelmat ja värikasetit jne. (vain kokoaikainen henkilöstö) Toimistotarvikkeet, opetusvälineet jne. Kirjat Puhelimet ja akut Lehdet Siivoustarvikkeet Sähkölaskut Kalusto Vuokrat; Kopiokoneen vuokra Toimitilojen vuokrat Tapahtuminen ja koulutusten tilavuokrat
Hankinnat Hankinnat Hankintalakia noudatettava, jos olemassa olevia sopimuksia, ei tarvitse kilpailuttaa. Kunnan yhtiöltä voidaan tehdä hankintoja. Suorahankintaperusteet tulevat harvoin kysymykseen. kynnysarvo palveluissa ja tavaroissa 60.000 (jos omalla organisaatiolla matalampi, on käytettävä sitä). On arvioitava mikä on markkinahinta, jotta ei mennä alihintaiseen tarjoukseen mukaan. Pienhankinnat alle kynnysarvon: esim. kuljetukset: pyydä muutamalta toimijalta tarjous.
Omarahoitusosuus Vaihtelee toteuttajittain. Kunnilla 20% Maksatushakemukseen kirjataan 100% kulut. Hallinnoija laskuttaa prosentin mukaan seuraamatta onko kunta todellisuudessa saanut omarahoitusosuutensa kasaan. Jos ei ole, on kyse riihikuivasta rahasta.
Maksatushakemuksen maksaminen Toteuttaja lähettää 100% kirjanpidon raportin ja laskun hallinnoijalle. Hallinnoija tarkastaa kirjanpidon ja raportin (2vkoa) Hallinnoija tekee maksatushakemuksen LSAVIIN LSAVI maksaa hallinnoijalle avustuksen Hallinnoija maksaa toteuttajalle 100% kulut Toteuttaja maksaa 20% hallinnoijalle HETI kun 100% raha on saapunut.
Maikki Arola Hankepäällikkö Uudenmaan LAPE +358 44 369 16 61 maikki.arola@lohja.fi