Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet Ohje tulkitsemiseen ja palautteen antamiseen Erja Ailio Niina Häkälä etunimi.sukunimi@thl.fi Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) PL Mannerheimintie 166 00271 Helsinki Puh.: 029 524 6000 www.thl.fi
Erja Ailio & Niina Häkälä Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet Ohje tulkitsemiseen ja palautteen antamiseen
Kirjoittajat ja THL Helsinki 2018
Sisällys Johdanto... 5 Asiakasasiakirjarakenteet... 6 Asiakasasiakirjarakenteen osat... 8 Roolit... 12 Asiakirjarakenteen sisältö... 16 Esimerkki asiakasasiakirjarakenteesta... 18 Esimerkki tietojen otsikoinnista... 19 Esimerkki tietojen ryhmittelystä... 20 Asiakasasiakirjarakenteen tarkasteleminen... 21 Palautteen antaminen... 25
Johdanto Hyvä tietää: Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallennetaan asiakasasiakirjat yhtenäisessä muodossa. THL vastaa sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteiden kehittämisestä. Tämä ohje on laadittu tulkinta-avuksi kaikille asiakasasiakirjarakenteita hyödyntäville. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallennetaan tulevaisuudessa kaikki sosiaalipalveluissa syntyvät, asiakasta koskevat asiakasasiakirjat. Asiakirjojen tietosisältöjen yhdenmukaistamisen tavoitteena on, että kaikki sosiaalihuollon organisaatiot tuottavat asiakastiedot samojen periaatteiden mukaisesti. Valtakunnallisen asiakastietojen arkistoinnin avulla asiakastiedot ovat aina käytössä siellä, missä asiakasta palvellaan. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (jatkossa THL) vastaa sosiaalihuollon eri palvelutehtävien ja sosiaalipalvelujen asiakasasiakirjarakenteiden kehittämisestä ja päivittämisestä osana Kanta-palvelujen kehittämistä. Asiakasasiakirjarakenteiden kehittämisessä on hyödynnetty monenlaista asiantuntemusta, ja se on tehty avoimena yhteistyönä ennen kaikkea sosiaalihuollon ammattilaisten ja asiantuntijoiden kanssa. Velvollisuus asiakirjan laatimiseen perustuu sosiaalihuollon yleis- ja erityislainsäädäntöön ja tiettyyn asiakastilanteeseen eikä siis siihen, että asiakasasiakirjarakenne on määritelty ja kuuluu sosiaalihuollon asiakastietomalliin. Sosiaalihuollon ammattilaisille jää lainsäädännössä kuvatulla tavalla harkintaa sen suhteen, milloin asiakirjan laatiminen on ilmeisen tarpeetonta ja mitkä ovat kussakin tilanteessa asiakirjaan kirjattavat tarpeelliset ja riittävät tiedot. Asiakasasiakirjarakenteet on laadittu tukemaan sosiaalihuollon ammattilaisten työtä, mutta työn tukemiseksi tarvitaan edelleen myös muuta dokumentoinnin ohjeistusta omasta organisaatiosta. Asiakirjarakenteita voi tarkastella Sosmeta-palvelussa (sosmeta.thl.fi). Sosmeta on THL:n ylläpitämä palvelu, jonka avulla voi katsella sosiaalihuollon valtakunnallisia asiakasasiakirjarakenteita, tietokomponentteja ja sanastoa sekä antaa niistä palautetta. Asiakasasiakirjarakenteet esitetään mahdollisimman lähellä niiden teknistä toteutusmuotoa. Tämä ohje on laadittu helpottamaan asiakasasiakirjarakenteiden tulkintaa ja palautteen antamista. Ohje on laadittu avuksi kaikille asiakasasiakirjarakenteita hyödyntäville kuten sosiaalihuollon ammattilaisille, asiakastietojärjestelmien pääkäyttäjille, tietojärjestelmätoimittajille ja sosiaalihuollon tiedonhallinnan ammattilaisille. THL 2016 5 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Asiakasasiakirjarakenteet Hyvä tietää: Asiakasasiakirjarakenteilla pyritään kuvaamaan sosiaalihuollon ammattilaisten tietotarpeet. Asiakasasiakirjarakenteet on jaoteltu kokonaisuuksiksi pääasiassa palvelutehtävittäin, mutta osittain myös sosiaalipalveluittain. Asiakasasiakirjarakenteiden mallintamisen lähteenä ovat olleet selvitykset palvelukohtaisista asiakastiedoista (esim. Väyrynen et al. 2010: Selvitys palvelukohtaisista asiakastiedoista vammaisten, ikäihmisten ja päihteiden ongelmakäyttäjien sosiaalipalveluissa). Asiakasasiakirjarakenteilla pyritään kuvaamaan em. selvityksissä ja muissa lähteissä esitetyt sosiaalihuollon ammattilaisten tietotarpeet. Mallintamisessa käytettyjä muita lähteitä ovat esimerkiksi lastensuojelun käsikirjan lomakkeet ja eri sosiaalipalvelujen asiantuntijoilta saatu palaute. Kuvassa 1 kuvataan asiakasasiakirjarakenteen määrittelyn suhdetta valmiiseen tallennettavaan asiakirjaan sekä tähän liittyvää prosessia ja eri toimijoiden rooleja. Kuva 1. Asiakasasiakirja: määrityksestä tallenteeseen THL 2016 6 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Asiakasasiakirjarakenteet on mallinnettu pääasiassa palvelutehtävittäin, mutta osittain myös palveluittain. Kaikissa sosiaalipalveluissa ei ole omia nimettyjä asiakasasiakirjoja vaan niissä voidaan hyödyntää eri palvelutehtävien asiakasasiakirjoja. Esimerkiksi palveluasumiseen ei ole määritelty omia asiakasasiakirjarakenteita, mutta siinä voidaan tarvittaessa käyttää esimerkiksi iäkkäiden palvelujen toteuttamissuunnitelman rakennetta. Tiettyyn sosiaalipalveluun on määritelty omia asiakirjarakenteita, mikäli palvelussa on erityisiä tietotarpeita. THL 2016 7 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Asiakasasiakirjarakenteen osat Hyvä tietää: Jokaisesta asiakasasiakirjarakenteen tietokentästä on kuvattu samat ominaisuudet, kuten esimerkiksi tiedon esitysmuoto ja tietokentän pakollisuus. Asiakasasiakirjarakenteen tulkinnassa tarvitset aina myös tietokomponentteja. Asiakasasiakirjarakenteilla kuvataan, mitä tietokenttiä kukin asiakirja sisältää ja missä järjestyksessä. Kunkin asiakirjarakenteen kohdalla kerrotaan sen version päivämäärä ja tila. Asiakirjarakenteen julkaisun tilaa kuvataan Sosmetassa kolmiportaisesti: luonnos - testissä - valmis. Luonnos tarkoittaa, että asiakirjarakennetta kehitetään edelleen eteenpäin saatujen kommenttien perusteella. Testissä tarkoittaa, että asiakirjarakenteen perusteella tehdään esimerkiksi jo arkistototeutuksia tai siihen kohdistetaan muita teknisiä toimenpiteitä. Palautetta kerätään tässä vaiheessa erityisesti Kelalta ja tietojärjestelmätoimittajilta. Valmis tarkoittaa, että asiakirjarakenteen kehitysiteraatio on valmis. Asiakirjarakenne on virallinen ja tuettu versio Kanta-palveluissa. Valmista asiakirjarakennetta ei voida muuttaa ilman uutta versiota. 1 Asiakasasiakirjarakenne koostuu kahdenlaisista tiedoista: rooleista ja kunkin asiakirjarakenteen sisältöosasta. Rooleista kerrotaan tarkemmin seuraavassa luvussa. Asiakirjarakenteiden kuvaamisessa on käytetty tietokomponentteja (ks. kuva 2). Tietokomponentit ovat semanttisesti yhtenäisiä tietokokonaisuuksia, jotka määrittävät, miten sosiaalihuollon kannalta keskeisiä reaalimaailman ilmiöitä, kuten henkilöitä, elämäntilanteita ja taloudellisia tilanteita kuvataan yhtenäisellä tavalla. Tietokomponentteja on lähes 150 kappaletta, ja ne on Sosmetassa kuvattu omassa osiossaan. Koska kaikkia tietotarpeita ei kuitenkaan ole mielekästä esittää tietokomponenttien avulla, asiakirjarakenteet voivat sisältää myös tietokenttiä, jotka ovat käytössä vain kyseisessä asiakirjarakenteessa (asiakirjakohtainen tietokenttä). Tietojärjestelmän näyttömuodon toteutuksen tai asiakirjan laativan sosiaalihuollon ammattihenkilön näkökulmasta sillä, onko kyseessä tietokomponentti vai asiakirjakohtainen kenttä, ei tulisi olla merkitystä vaan kokonaisuuden tulisi olla eheä. Sekä tietokomponentin että asiakirjakohtaisen tietokentän tiedon esitysmuotona voi olla muiden esitysmuotojen ohella luokitus. Luokitukset on julkaistu tai tullaan julkaisemaan Sosiaali- ja terveydenhuollon koodistopalvelimella. Koodistopalvelimella on julkaistu yli 70 sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteiden luokitusta. Pieni osa luokituksista tulee olemaan asiakirjan sisäisiä luokituksia, joita ei julkaista Koodistopalvelimella. Tällaisia ovat esimerkiksi luokitukset, joiden käyttötarve on hyvin rajattu (esimerkiksi vain yhdessä asiakirjarakenteessa). Kuva 2. Tietorakenteiden suhteet Asiakasasiakirjarakenteissa on kuvattu tietokenttien erilaisia ominaisuuksia kuten tietokentän nimi tai kenttään liittyvä esimerkki tai siinä hyödynnettävä koodisto (ks. taulukko 1). 1 Sosiaalihuollon asiakastietomäärittelyjen ja palvelutuotannon toiminnallisten määrittelyjen hallinta THL 2016 8 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Taulukko 1. Asiakasasiakirjarakenteen sarakkeet Ominaisuus Kuvaus Kentän nimi Ensimmäisenä kerrotaan asiakirjarakenteen tietokenttien nimet. Elementtien nimet pyritään teknisistä syistä pitämään mahdollisimman lyhyinä. Mikäli tietokentälle ei ole määritelty erillistä otsikkoa, tietokentän nimi on tarkoitus näyttää asiakirjan näyttömuodossa sellaisenaan. Seuraavat sisennetyt tietokentät sisältävät tietokomponenttien osat, joita kyseisessä asiakirjarakenteessa käytetään. Tietokomponentteja ei useinkaan käytetä kokonaisuudessaan, vaan niistä käytetään vain niitä tietokenttiä, jotka ovat kyseisen asiakirjarakenteen kannalta tarpeellisia. Siksi asiakirjarakenteissa esitetään tietokomponentit kenttineen. Esimerkiksi tietokomponentti Yksityishenkilössä on tietoa asiakkaan aikaisemmista kotikunnista, hänen aiemmin käyttämistä nimistään ja ammatista. Kaikki nämä tietokentät sisältävät tärkeitä taustatietoja ja niille on varattu paikka tietokomponentissa, mutta kaikissa asiakirjarakenteissa niitä ei kuitenkaan ole tarpeellista esittää. Toisinaan myös muita tietokenttiä halutaan ryhmitellä asiakirjarakenteissa yhteisen otsikon alle. Tällöin otsikko on omalla rivillään ja tiedon esitysmuodon kohdalla on merkintä: otsikko. Tämän otsikon alle kuuluvat tiedot on sisennetty. Otsikko Tietokomponenttien ja tietokenttien nimet ovat tarkoituksellisesti mahdollisimman lyhyitä ja monissa tapauksissa tietokomponenttien tulee sopia käytettäväksi usean eri palvelutehtävän tai sosiaalipalvelun asiakirjarakenteissa. Tarvittaessa tietokomponentin tai asiakirjakohtaisen tietokentän nimeä voidaan tarkentaa otsikolla. Tällöin otsikko, joka näkyy Sosmetassa, näytetään myös asiakirjan näyttömuodossa. Otsikko Tietokentän nimi Jos otsikko-kentässä lukee ei otsikkoa, tarkoittaa se, että tietokentän nimeä ei ole tarkoitettu näytettäväksi. Tällä on pyritty esimerkiksi yksinkertaistamaan asiakirjarakennetta, kun esitysmuotona on monimutkainen komponenttirakenne. THL 2016 9 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Tiedon esitysmuoto Tiedon esitysmuoto on joko tietokomponentti tai yksinkertainen perustietotyyppi. Jos tietokentän esitysmuotona on tietokomponentti, tässä tietokentässä lukee tietokomponentin nimi (esim. Asuminen, Yksityishenkilö, Päätös). Yksinkertaisia perustietotyyppejä ovat esimerkiksi teksti tai päivämäärä. JHS 170 (JHS XML) -mukaisia perustietotyyppejä ovat Aika, Hetki, Koodi, Kytkin, Lkm, Määrä, Nimi, Numero, Prosentti, Pvm, Teksti ja Tunnus. Perustietotyyppien käyttötarkoitukset ovat seuraavat: Aika tarkoittaa kellonaikaa, joka ilmoitetaan muodossa tt:mm:ss esim. 12:00:00. Hetki tarkoittaa ajankohtaa (päivä kalenterissa ja kellonaika), joka ilmoitetaan muodossa 2016-10-13 12:00:00. Koodi tarkoittaa luokitusta eli sallittujen arvojen luetteloa, jonka jokainen yksittäinen arvo on merkkijono, jota käytetään korvaamaan tai edustamaan tiettyä koodatun tiedon arvoa tai määritelmää. (ks. myös kohta koodisto ) Kytkin (synonyymi totuusarvo, boolean) tarkoittaa kahdesta arvosta koostuvaa paria, joka ilmaisee tilaa kyllä/ei, tosi/epätosi jne. Lkm tarkoittaa muiden kuin rahayksikköjen lukumäärää. Määrä tarkoittaa rahallista arvoa valuuttayksikköinä. Nimi tarkoittaa jonkin objektin identifiointiin käytettävää merkkijonoa. Toisin kuin tunnuksen, nimen ei tarvitse olla yksiselitteinen. Numero tarkoittaa merkkiä, jolla luku kirjoitetaan Prosentti tarkoittaa prosenttilukuna esitettävä numeroarvoa. Pvm tarkoittaa päivää kalenterissa, joka ilmoitetaan muodossa vvvv-kkpp, esim. 2016-10-13. Teksti tarkoittaa jonkin luonnollisen kielen merkkijonoa. Tunnus tarkoittaa merkkijonoa, jota käytetään muodostamaan jollekin objektin esiintymälle identiteetti tai erottamaan se muista yksiselitteisesti. Selite Esimerkki Toteutusohje Fraasi Koodisto Selite sisältää kirjaamisohjeita tai kuvauksen rakenteen tai kentän käyttötarkoituksesta. Esimerkki sisältää konkreettisia esimerkkejä tietokentän sisällöstä. Toteutusohje sisältää toteutusohjeita tietojärjestelmätoimittajille. Fraaseja ovat vain valtakunnallisesti vakiintuneet tekstit, joilla on virallinen lähde kuten lastensuojelun käsikirjan lomake tai asiakirjan vahvistettu kaava. THL ei vastaa muista mahdollisesti tarvittavista fraasiteksteistä. Asiakirjassa tietokenttään tulostetaan automaattisesti tässä sarakkeessa oleva fraasi. Kyseinen tietokenttä ei siis ole täytettävä kenttä, vaikka sen tiedon esitysmuoto on teksti. Mikäli tietokentän esitysmuotona on koodi, kerrotaan tässä kohtaa mitä luokitusta käytetään. Koodistopalvelimella oleviin luokituksiin viitataan luokituksen nimellä ja OID-tunnuksella, esimerkiksi Sosiaalihuolto - Lastensuojeluilmoitusta seuranneet toimenpiteet 1.2.246.537.6.1219 THL 2016 10 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Arvojoukko Toistuva Mikäli käytössä olevasta koodistosta käytetään vain tiettyjä luokkia, käytettävät luokat kuvataan arvojoukkona. "Toistuva" tarkoittaa, että tietokomponentti tai asiakirjakohtainen tietokenttä voi toistua asiakirjassa. Esimerkiksi tietokenttä Lapsi (jonka esitysmuotona on TK Yksityishenkilö) voi olla asiakirjarakenteessa toistuva, koska perheessä voi olla useita lapsia. Jos toistuva-merkintää ei ole, se tarkoittaa, että tietokomponentti tai asiakirjakohtainen tietokenttä voi esiintyä vain kerran. Pakollinen "Pakollinen" tarkoittaa, että kyseinen kohta ei kirjattaessa voi jäädä sisällöltään tyhjäksi. Jos pakollinen-merkintää ei ole, se tarkoittaa, että tietokomponentti tai asiakirjakohtainen tietokenttä on valinnainen. Asiakirjarakenteet on pyritty tekemään mahdollisimman joustaviksi. Jos tietokentän pakollisuudesta ei ole varmaa tietoa, se on määritelty valinnaiseksi. Selite ja esimerkki on tarkoitettu helpottamaan asiakirjaa laativaa sosiaalihuollon ammattilaista tai asiakasta. Tietojärjestelmässä ne voidaan toteuttaa esimerkiksi ohjelaatikkoina, jotka näytetään käyttäjän tarpeen mukaan. Asiakirjarakenteissa on tietokomponenttien kohdalla hyödynnetty ryhmittelyominaisuutta. Tietokomponentista käytettävät tietokentät saa näkyviin napsauttamalla vasemmassa reunassa olevia +-merkkejä. Myös tietokomponenttien kentille on määritelty vastaavia ominaisuuksia, kuten tiedon esitysmuoto, toistuvuus ja pakollisuus. Sosmeta näyttää tietokomponenttikohtaiset tiedot suoraan asiakirjarakenteessa, jossa se on käytössä. Kunkin asiakirjarakenteen kohdalla on nähtävissä myös siihen liittyvää muutoshistoriaa. Siinä kuvataan kyseiseen rakenteeseen tehtyjen muutosten ajankohtaa, sisältöä ja joskus myös perusteluja. THL 2016 11 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Roolit Hyvä tietää: Kaikkien asiakirjojen rooleissa esiintyy rooli asiakas. Rooleja on asiakirjarakenteissa sekä tietokomponenteissa. Jokaiseen asiakasasiakirjarakenteeseen sisältyy asiakirjaan liittyviä keskeisiä rooleja. Roolilla tarkoitetaan asemaa, jossa tietty henkilö tai organisaatio toimii tietyssä tilanteessa tai prosessissa. Rooleilla voidaan kuvata toimijan tehtävää suhteessa käsiteltävään asiaan (esim. päätöksentekijä) tai asiakirjaan (esim. laatija) tai hänen asemaansa suhteessa toisiin toimijoihin (esim. mahdollinen isä). Kaikkien asiakasasiakirjarakenteiden rooleissa esiintyy ainakin rooli asiakas (Kuva 3). Kuva 3. Asiakasasiakirjarakenteen pakollinen rooli Rooleja esiintyy paitsi asiakasasiakirjarakenteissa myös tietokomponenteissa. Rooli Kanssavelallinen (liittyy tiettyyn velkaan), Muutoksenhakukirjelmän vastaanottaja (liittyy tiettyyn muutoksenhakuohjeeseen, joka on päätöksen sisällä) tai Kuultava (liittyy tiettyyn kuulemistilaisuuteen) ovat tietokomponenttien sisällä olevia, tietokomponenttikohtaisia rooleja (ks. kuva 4). THL 2016 12 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Kuva 4. Tietokomponentin sisällä oleva rooli Suurin osa rooleista voidaan kuvata tietokomponenteilla Yksityishenkilö, Ammattihenkilö, Henkilö, Organisaatio tai Rooli. Joidenkin roolien kohdalla pitää pystyä kuvaamaan myös muita roolille keskeisiä ominaisuuksia. Esimerkkinä tällaisesta roolista on Mahdollinen isä. Mahdollisen isän ominaisuuksia ovat muun muassa oikeusgeneettinen isyystutkimus tehty ja tunnustaminen. Ks. kuva 5. Kuva 5. Vasemmalla yleisillä tietokomponenteilla kuvattuja rooleja ja oikealla oman tietokomponentin tarvitseva rooli Mahdollinen isä. THL 2016 13 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Asiakirjojen näyttämisestä (esimerkiksi asiakastietojärjestelmän näytöllä) ei ole tehty kansallista linjausta tai määräystä. Asiakirjarakenteessa olevat roolit näytetään asiakirjan näyttömuodolla siinä järjestyksessä kuin ne ovat rakenteessa: asiakirjarakenteen alussa mainitut roolit näytetään asiakirjan näyttömuodon alussa (Kuva 6). Kuva 6. Esimerkki asiakirjan alkuun tulostettavista rooleista Vastaavasti asiakirjarakenteen lopussa mainitut roolit näytetään asiakirjan näyttömuodon lopussa (Kuva 7). Asiakirjarakenteen lopussa mainitut roolit ovat usein sosiaalihuollon ammattihenkilöiden rooleja. Laatijarooli on kaikissa sellaisissa asiakirjarakenteissa, joissa ei ole muuta asiakirjan laatimiseen viittaavaa roolia, kuten päätöksentekijä. Kuva 7. Esimerkki asiakirjan loppuun tulostettavasta roolista THL 2016 14 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Saman asiakirjan kontekstissa yhdellä henkilöllä tai organisaatiolla voi olla useita rooleja. Esimerkiksi lastensuojelun asiakirjoissa lapsen asioista vastaava sosiaalityöntekijä (henkilön ensimmäinen rooli) voi saada myös roolin laatija, jos hän on kirjoittanut asiakirjan (henkilön toinen rooli). Vaikka henkilö esiintyy asiakirjassa kahdessa eri roolissa, hänen henkilötietojaan ei ole syytä kirjata tai näyttää kahteen kertaan (Kuva 8). Kuva 8. Esimerkki saman henkilön kahden eri roolin tulostamisesta THL 2016 15 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Asiakirjarakenteen sisältö Hyvä tietää: Jokainen yleinen asiakirjatyyppi voidaan määritellä sitä kuvaavalla tietokomponentilla. Jos asiakasasiakirjarakenteessa ei pystytä käyttämään asiakirjatyypin tietokomponenttia, niin siinä kuitenkin pyritään noudattelemaan kyseisen tietokomponentin rakennetta. Jokainen yleinen asiakirjatyyppi, kuten esimerkiksi päätös, voidaan määritellä sitä kuvaavalla tietokomponentilla (TK Päätös, TK Ilmoitus, TK Hakemus jne.). Ks. Kuva 9. Kuva 9. TK Päätöksen avulla kuvattu asiakirjarakenteen sisältö Aina tietokomponentti ei kuitenkaan riitä kuvaamaan tarkennettua asiakirjatyyppiä, kuten esimerkiksi lastensuojeluilmoitusta. Lastensuojeluilmoituksessa ei voida käyttää ilmoituksen yleistä rakennetta, koska se sisältää useita Ilmoitus-tietokomponenttiin kuulumattomia kenttiä. Tämän vuoksi lastensuojeluilmoituksessa tarvittavat tietokentät esitetään asiakirjakohtaisina, ilman Ilmoitustietokomponenttia. Vaikka asiakasasiakirjarakenteessa ei pystyttäisikään käyttämään asiakirjatyyppitietokomponenttia, niin siinä pyritään noudattelemaan kyseisen tietokomponentin rakennetta. Esimerkiksi Päätös kuntouttavasta työtoiminnasta sisältää TK Päätöksen tietokentät Ratkaisu, Ratkaisun peruste, Voimassaolo, Toimeenpano ja Muutoksenhaku (Kuva 10) ja niiden lisäksi TK Päätökseen kuulumattomia kenttiä, kuten Työtoimintapaikan nimi. THL 2016 16 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Kuva 10. TK Päätöksen rakennetta noudatteleva asiakirjarakenne THL 2016 17 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Esimerkki asiakasasiakirjarakenteesta Kuva 11. Esimerkki asiakasasiakirjarakenteesta Asiakirjan nimi Asiakirjan määritelmä, joka kuvaa asiakirjan käyttötarkoitusta. Tiedon esitysmuoto on TK yksityishenkilö Asiakirjassa näytettävä otsikko Tietokenttä on pakollinen, koska asiakirjassa on oltava asiakas. Tietokentän tekninen nimi Tietokenttä on toistuva, koska lapsen kiireellisen sijoituksen syitä voi olla useita. Koodistopalvelimella olevan luokituksen nimi ja tunnus THL 2016 18 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Esimerkki tietojen otsikoinnista Kuva 12. Ote asiakirjarakenteesta Tietokentän nimeä ei tulosteta lainkaan, kun otsikkosarakkeessa lukee ei otsikkoa. Tässä esimerkissä tulostetaan fraasiteksti. Tietokentän nimen sijaan tulostetaan Otsikko- teksti. Kuva 13. Esimerkki näyttömuodosta Tietokenttä ei ole täytettävä kenttä, vaan se on tulostettava otsikko. THL 2016 19 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Esimerkki tietojen ryhmittelystä Asiakasasiakirjarakenteessa kuvataan sisällöllisesti yhteenkuuluvien tietojen ryhmittelyä sisentämällä tietokenttiä. Ks. kuvat 14 ja 15. Kuva 14. Esimerkki tietojen ryhmittelystä asiakasasiakirjarakenteessa Kuva 15. Esimerkki tietojen ryhmittelystä asiakasasiakirjan tulosteessa THL 2016 20 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Asiakasasiakirjarakenteen tarkasteleminen Hyvä tietää On tärkeää, että sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet palvelevat sosiaalihuollon ammattilaisia mahdollisimman hyvin. Asiakirjarakenteita voi tarkastella useista eri näkökulmista. Tarkastelun ja palautteen avulla voidaan vähentää kalliita tietojärjestelmämuutoksia. Asiakasasiakirjarakenteita voi tarkastella seuraavista näkökulmista: Asiakasasiakirjarakenteiden tarpeellisuus ja riittävyys asiakastyössä Onko jokin määritellyistä asiakasasiakirjarakenteista tarpeeton asiakastyön kannalta tai puuttuuko jokin asiakastyön kannalta keskeinen asiakasasiakirjarakenne? Kuva 16. Asiakasasiakirjarakenteiden riittävyyden tarkasteleminen THL 2016 21 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Asiakasasiakirjarakenteen sisältämien tietokenttien tarpeellisuus ja riittävyys asiakastyössä Onko johonkin asiakasasiakirjarakenteeseen määritelty kerättäväksi tietoa, joka ei ole merkittävää asiakastyön kannalta tai puuttuuko jostakin määritellystä asiakasasiakirjarakenteesta mahdollisuus kirjata asiakastyön kannalta merkittävää tietoa? Asiakasasiakirjarakenteen sisältämien tietokenttien sijainti Sijaitsevatko tiedot asiakasasiakirjarakenteessa työn prosessin ja luettavuuden kannalta oikeassa järjestyksessä? Kuva 17. Tietokenttien riittävyyden ja sijainnin tarkasteleminen THL 2016 22 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Asiakasasiakirjarakenteessa esitettyjen tietokenttien otsikoiden sopivuus ja ehdotukset puuttuvista otsikoista Tietokentille on annettu osittain erillisiä ymmärrettävyyttä lisääviä otsikoita. Onko nämä tietokentät otsikoitu työntekijän ja asiakkaan näkökulmasta ymmärrettävästi? Pitäisikö erillisiä otsikoita lisätä muillekin tietokentille ja jos pitäisi, niin millaisia otsikoita? Asiakasasiakirjarakenteen sisältämien tietokenttien esitysmuodon oikeellisuus Onko tieto määritelty kerättäväksi asiakastyöhön soveltuvassa muodossa? Esimerkki kirjattavasta tiedosta Tarvitaanko käytännön esimerkkiä siitä, mitä tietokenttään voisi kirjata? Laadi esimerkki tarvittaessa. Koodiston soveltuvuus Soveltuuko esitetty koodisto käyttötarkoitukseensa? Kuva 18. Tietokenttien otsikoinnin, esitysmuotojen, esimerkkien ja koodistojen tarkasteleminen THL 2016 23 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Asiakasasiakirjarakenteen sisältämien tietokenttien pakollisuus Onko tiedon kerääminen välttämätöntä kaikissa asiakastyön tilanteissa, joissa asiakirjaa käytetään? Asiakasasiakirjarakenteen sisältämien tietokenttien toistuvuus Tuleeko tietokenttä voida täyttää useampaan kertaan? Asiakasasiakirjarakenteessa olevien tietokenttien ehdollisuus Esiintyykö tietotarve vain joissakin rajatuissa tilanteissa (esim. lastenvalvojan tehtävissä isyyden vahvistamispäivää kysytään vain mikäli isyys on vahvistettu)? Kuva 19. Tietokenttien pakollisuuden ja toistuvuuden tarkasteleminen THL 2016 24 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Palautteen antaminen Hyvä tietää Sosiaalihuollon tietorakenteisiin toivotaan erityisesti sosiaalihuollon ammattilaisten palautetta. Palautetta annetaan Sosmetan palauteosiossa tai osoitteella sostiedonhallinta@thl.fi. On tärkeää, että sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet palvelevat sosiaalihuollon ammattilaisia mahdollisimman hyvin. Palautetta voit antaa Sosmetan palauteosiossa tai osoitteella sostiedonhallinta@thl.fi. Positiivinenkin palaute on tärkeää, jottei toimivaksi koettuja tietorakenteita muuteta turhaan. Palautteeseen voidaan kuvata muun muassa onko kyseessä uuden tietorakenteen tarve, olemassa olevan rakenteen päivitystarve vai ehdotetaanko jotain rakennetta poistettavaksi. Tärkeintä on, että kuvaat muutostarpeen tai muun palautteen huolellisesti ja perustelet sen. Mikäli sinulla on ehdotus rakenteesta, toimita se sähköpostilla, vaikka se ei olisikaan mielestäsi täysin valmis. Konkreettinen ehdotus auttaa ymmärtämään annettua palautetta. Muutosehdotukset käsitellään Sosiaalihuollon asiakastietomäärittelyjen ja palvelutuotannon toiminnallisten määrittelyjen hallintamallin mukaisesti ja sinulle annetaan palautetta muutosehdotuksesi käsittelystä. Kuva 20. Palaute THL 2016 25 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Erja Ailio Niina Häkälä Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet Ohje tulkitsemiseen ja palautteen antamiseen THL 2016 26 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet