AMPUMAHIIHDON MAAILMANCUP KILPAILUT KONTIOLAHDELLA 5.-11.3.2018 TAPAHTUMAN JOHDON KATSAUS 1) Tapahtuman tavoitteet ja niihin pääseminen 2) Tapahtumajohdon katsaus 3) Kisojen pääorganisaatio, valmistelu ja eteneminen 4) Sidosryhmät 5) Tapahtuman tunnuslukuja ja laajuus 6) Tapahtuman talous 7) Yhteenveto
1) Tapahtuman tavoitteet ja niihin pääseminen Ampumahiihdon maailmancupin tavoitteina olivat - Organisaation ja toimintaperiaatteiden uudistaminen - Yleisömäärän kasvattaminen - Seutukunnallista yhteistyön ja yhteisöllisyyden kehittäminen - Opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) suurtapahtuma-avustuksen hakeminen Asetettuihin tavoitteisiin päästiin lähes kokonaan. Organisaatio uudistui muun muassa tapahtuman johdon osalta. Toimintaperiaatteiden uudistamisen tavoitteena oli vastuuttaa toimialojen päälliköitä entistä suurempaan rooliin. Tavoitteessa onnistuttiin kohtalaisesti, mutta tulevissa tapahtumissa toimialojen päälliköiden roolia ja vastuuta tulee kasvattaa entisestään. Yleisömäärän osalta tavoitteeseen ei valitettavasti päästy. Neljän kisapäivän yleisötavoite oli 25 000 kävijää ja kaikkiaan neljänä kävijöitä oli 23 000 henkilöä. Suurin yleisömäärä saavutettiin sunnuntaina 11.3., jolloin ampumahiihdon maailmancupin miesten ja naisten yhteislähtöjä oli seuraamassa 8300 katsojaa. Torstaina miesten pikakisaa seurasi 2 500 katsojaa, perjantain naisten pikakisaa 6500 katsojaa ja lauantain viestipäivänä katsojia oli 5700 henkilöä. Ampumahiihdon maailmancupin järjestelyt olivat jälleen osoitus seutukunnallisesta yhteistyöstä ja yhteisöllisyydestä, jossa jokainen järjestelyissä mukana ollut taho sitoutui viemään järjestelyjä eteenpäin. Kisojen valmisteluvaiheeseen saatiin OKM:ltä avustusta tapahtuman valmistelukustannuksiin. 2) Tapahtumajohdon katsaus Tämä loppuraportti on tiivistelmä ampumahiihdon maailmancupin toteutuksesta ja kokemuksista 5.11.3.2018. Kisojen loppuraportti toimii tapahtuman pääraporttina. Jokainen toimikunnan johtaja tai toimikunta laativat toiminnastaan loppuraportin, jossa tarkasteltiin valmisteluvaihetta, toimikunnan organisaatiota, tapahtuman toteutusta ja saatuja kokemuksia kehittämiskohteineen. Nämä raportit säilytetään maailmancup 2018 aineistossa ja ovat saatavissa tarvittaessa Kontiolahden Urheilijoiden toimistolta. Tässä raportissa on esitelty asioita, jotka eivät olet tullut toimikuntien raporteissa esille. Laaja loppuraportti ja toimikuntien loppuraportit ovat saatavissa Kontiolahden Urheilijoiden toimistosta. Ampumahiihdon MM 2015 ja maailmancupin 2017 ja 2018 toimikuntien raportit antavat hyvän pohjan tulevien kisojen valmisteluille ja stadionin kehittämiselle. 3) Kisojen pääorganisaatio, valmistelu ja eteneminen Ennen kesää 2017 varmistettiin maailmancupin 2017 avainhenkilöstön käytettävyys. Tämä oli hyvin luontevaa onnistuneen tapahtuman jäljiltä. Tavoitteena oli myös saada mukaan uusia henkilöitä ja jakaa tietoa ja kokemusta. Valmistelut aloitettiin jo keväällä 2017, mutta ensimmäinen järjestelytoimikunnan kokous pidettiin vasta syksyllä koko organisaation vahvistettua osallistumisensa.
Kilpailujen suojelijana toimi ministeri Sampo Terho. Päätoimikunnan puheenjohtajana toimi Kontiolahden kunnanvaltuuston puheenjohtaja Mika Kuusela. Järjestelytoimikunnan puheenjohtajana toimi tapahtumanjohtaja Tomi-Pekka Riihivuori ja sihteerinä tapahtuman apulaisjohtaja Sami Leinonen. Palkallisia työsuhteita oli yhteensä 23 kappaletta. Kisoissa oli kaksi päätoimista työntekijää: Tapahtuman apulaisjohtaja Sami Leinonen ja talkoopäällikkö Pasi Pehkonen. Kontiolahden Urheilijoiden henkilöstön työpanos (tapahtuman johtaja Tomi-Pekka Riihivuori, tapahtuman sihteeri Tiia Boman ja lipunmyynnin päällikkö Jarno Lautamatti) jyvitettiin eri kisojen kesken. Muut työsuhteet olivat kolmesta kuukaudesta viikkoon. Henkilöstökulut olivat yhteensä 136904 euroa sisältäen työnantajakulut. Kisojen järjestelyjen mahdollisti kokenut ja innostunut järjestelytoimikunta sekä päätoimikunta ja laaja vapaaehtoisten joukko. Organisaatiokomitean nimi on Kontiolahti-Joensuu organisaatiokomitea. Valmisteluaikataulu oli riittävä ja hyvänä tehosteena toimi kevään 2018 kilpailut, jossa kaikkien järjestelyihin osallistuneiden ammattitaito kehittyi entisestään. Kokemukset ja kehitystoimenpiteet olivat tuoreessa muistissa ja toimikunnat alkoivat järjestelmällisesti ja oma-aloitteisesti valmisteluihin jo kesän 2017 aikana. Sidosryhmäyhteistyön vaikutus oli hyvin merkittävä ja ratkaiseva kisojen onnistumisessa. 4) Sidosryhmät Suomen Ampumahiihtoliitto - esisopimus laadittiin syksyn 2017 aikana - lopullinen yhteistyösopimus allekirjoitettiin 19.12.2017 - tavoitteena oli avoimempi yhteistyö liiton kanssa Kontiolahden kunnan rooli oli merkittävä tapahtuman toteuttamiseksi. Kunnan tekninen tuki määriteltiin hyvissä ajoin ja tekniseen tukeen kohdistettiin telttojen ja katsomoiden kustannukset. Kontiolahden kunnan teknisen puolen kanssa pidettiin yhteispalaveri 17.1.2018. Kontiolahden kunta osallistui omarahoitusosuudella Pohjois-Karjalan maakuntaliiton hallinnoimaan markkinointihankkeeseen. Joensuun kaupunki myönsi suurtapahtumatukea ja teknistä tukea. Lisäksi kaupungilla oli varattu omaan tapahtuman markkinointiin resursseja ja he osallistuivat omarahoitusosuudella Pohjois-Karjalan maakuntaliiton hallinnoimaan markkinointihankkeeseen. Pohjois-Karjalan maakuntaliitto hallinnoi tapahtuman markkinointihanketta ja maakuntaliitto oli tapahtuman yhteistyökumppani. Joensuun Seudun kehittämisyhtiö, JOSEK Oy, osallistui omarahoitusosuudella Pohjois-Karjalan maakuntaliiton hallinnoimaan markkinointihankkeeseen. Oppilaitoksilla oli jälleen merkittävä rooli tapahtuman järjestelyjen tukemisessa. Riverian usean oppiaineen opiskelijat olivat mukana tapahtuman rakennusvaiheessa ja aikana. Ammattiopisto Luovin opiskelijat olivat mukana jo syksystä 2017 saakka valmistelemassa tapahtumaa ja heidän panoksensa oli merkittävä myös tapahtuman purkuvaiheessa. Karelia-ammattikorkeakoulun yksittäisiä opiskelijoita oli mukana tapahtuman
toteuttamisessa, mutta tällä kertaa laajempaa opiskelijayhteistyötä ei ollut. Itä-Suomen yliopiston opiskelijat olivat toteuttamassa asiakaskyselyä oheisohjelmatarjontaan liittyen osana Itä-Suomen yliopiston esittelypistettä. Lisäksi yhteistyö YLE:n ja eri tahojen viranomaisten kanssa eteni hallitusti ja sujuvasti, josta lopputuloksena oli onnistunut ja turvallinen tapahtuman toteutus. Yritysyhteistyö korostui merkittävästi tapahtuman taloudellisessa onnistumisessa. Pääasiassa alueen, mutta myös muiden paikkakuntien, yrityksiä toimi tapahtuman yhteistyökumppanina. Sidosryhmät 1. IBU (International Biathlon Union) 2. Suomen Ampumahiihtoliitto 3. Kontiolahden kunta 4. Joensuun kaupunki 5. Pohjois-Karjalan Maakuntaliitto 6. Joensuun Seudun Kehittämisyhtiö JOSEK Oy 7. Pohjois-Karjalan Koulutuskuntayhtymä RIVERIA 8. Ammattiopisto Luovi 9. Karelia AMK 10. Itä-Suomen Yliopisto 11. YLE 12. Poliisi 13. Pelastuslaitos 14. Tulli 15. Liikennevirasto 16. ELY-keskus 17. Pohjois-Karjalan Kauppakamari 18. Pohjois-Karjalan Yrittäjät ry 19. Pohjois-Karjalan alueen yritykset
5) Tapahtuman tunnuslukuja ja laajuus Osallistuneita maita 28 5.1 Akkreditoidut (henkilöitä) Joukkueet 490 o joista urheilijoita 232 IBU 13 Media 126 (sis. toimittajat, valokuvaajat sekä TV- ja radioyhtiöiden muun henkilöstön) Guests 16 Service 85 OC Leadership 84 (sis. päätoimikunta) OC henkilöstö 1332 (sis. oppilaitosten oppilaat + Event Parkin myyjät) Yhteensä 2146 5.2 Yleisön määrä Kävijöitä tapahtumassa Kontiolahden Ampumahiihtostadionilla oli yhteensä 24 200 henkeä (ml. vapaaliput ja vapaaehtoiset). - torstaina 8.3.2018 2 500 (ml. vapaaliput ym.) - perjantaina 9.3.2018 6 500 (ml. vapaaliput ym.) - lauantaina 10.3.2018 5 700 (ml. vapaaliput ym.) - sunnuntaina 11.3.2018 8 300 (ml. vapaaliput ym.) Yhteensä 23 000 5.3 TV-katsojien määrä Kisaviikonlopun katsojaluvut YLE:n kanavilla (TV2) Kisa 8.3. M pikakilpailu 9.3. N pikakilpailu 10.3. Parisekaviesti 10.3. Sekaviesti 11.3. M yhteislähtö 11.3. N yhteislähtö Lähetysaika 18.30-20.05 18.30-20.05 14.30-15.20 17.30-19.15 14.20-15.15 Keskiarvo 291 000 560 000 303 000 395 000 416 000 676 000 Huippu 345 000 726 000 341 000 486 000 463 000 776 000 Markkinaosuus 20% 35% 46% 30% 52% 51%
6) Tapahtuman talous Kisojen valmistelu aloitettiin keväällä 2017 kiireisen tapahtumakevään jälkeen. Pohjana valmistelulle hyödynnettiin pitkälle kevään 2017 mallia toteutuksen ja kilpailutusten osalta. Tarjouspyyntöjä tarkennettiin ja lisättiin vaihtoehto valita kokonaispaketin sijaan erillisiä osiota tarjouksesta. Ampumahiihdon maailmanupin tuotot olivat 1 619 995,03 (sis. Joensuun kaupungin suurtapahtumaavustuksen, Opetus- ja kulttuuriministeriön myöntämän suurtapahtuma-avustuksen ja Aluehallintoviraston avustuksen. Menot olivat 1 541 430. Järjestäjän tulos oli 78 566 positiivinen. Kisojen teknistä tukea saatiin Kontiolahden kunnalta 80 000 (alv. 0%). Kunnan tekninen tuki määriteltiin hyvissä ajoin ja tekniseen tukeen kohdistettiin telttojen ja katsomoiden kustannukset. Kontiolahden kunnan teknisen puolen kanssa pidettiin yhteispalaveri 17.1.2018. Kontiolahden kunta osallistui omarahoitusosuudella Pohjois-Karjalan maakuntaliiton hallinnoimaan markkinointihankkeeseen. Lisäksi kunta vastasi latujen ylläpidosta, Kontiolahden yleisökuljetuksista, alueen tilapäisrakenteiden viemäröinnistä, paikoitusalueiden ja kisa-alueiden lumen aurauksista ja kunnostuksesta tapahtuman aikana. Kunnan tilojen käyttö oli järjestäjälle maksutonta, mutta järjestäjä vastasi alueen sähkölaskuista kokonaisuudessaan järjestäjä ajalla 19.2.-18.3. Joensuun kaupunki tuki tapahtumaa 22 500 eurolla ja lisäksi tuotti teknisenä tukena yleisöteltan tilapäisrakenteen kokonaisuudessaan, yleisökuljetukset Joensuusta ja tilapäisten liikennemerkkien asennuksesta ja vuokrasta. Lisäksi kaupungilla oli varattu omaan tapahtuman markkinointiin resursseja ja he osallistuivat omarahoitusosuudella Pohjois-Karjalan maakuntaliiton hallinnoimaan markkinointihankkeeseen. Kaupungin taholta yhteistyö oli syyskuusta 2017 lähtien tiivistä tapahtumapäällikön kanssa, jonka kanssa kaupungin vastuualueiden suunnittelu oli sujuvaa ja lisäksi saatiin uusia näkemyksiä tapahtumatoteutuksen organisoinnista ja kilpailutuksista. Pohjois-Karjalan maakuntaliitto hallinnoi tapahtuman markkinointihanketta ja oli tapahtuman pääyhteistyökumppani. Markkinointihankkeeseen osallistui yhdessä maakuntaliitto, järjestäjä, Joensuun kaupunki, Kontiolahden kunta, Joensuun seudun kehittämisyhtiö JOSEK Oy. Hankkeen budjetti oli 70 000 euroa. Kisojen talouteen vaikutti merkittävästi sidosryhmien teknisen tuen ja avustusten määrä. Opetus- ja kulttuuriministeriö myönsi 60 000 euron suurtapahtuma-avustuksen kaksi viikkoa ennen kisoja. Tämä avustus on suunnattu lisälumetus- ja markkinointikustannuksiin. Talouteen vaikutti myös reilu lisäys yhteistyökumppanuuksien määrässä, jotka olivat yhteensä 88 305 euroa (8930 euroa v. 2017). Pääsy- ja VIP-lippujen myynti Pääsyliput - ostetut 13 766 kpl (sis. kokoaikaliput) / v. 2017 18 001 kpl - sopimukset 3 925 kpl (5100 kpl v.2017) (sis. talkoolaisliput 2 päivälippua/hlö, oppilaitosyhteistyö, SAhL, muut sidosryhmät, joukkueiden jäsenet 2 kpl/pv/urheilija=yht. 1800 kpl)
Ostetut pääsyliput / päivä - kokoaikaliput - torstaina 8.3. - perjantaina 9.3. - lauantaina 10.3. - sunnuntaina 11.3. 848 kpl 667 kpl 2 741 kpl 2 532 kpl 4 434 kpl VIP-liput - ostetut 829 kpl (882 kpl v.2017) - sopimukset 440 kpl (126 kpl v.2017) - muut 736 kpl (846 kpl v.2017) (muut sis. IBU/Infront 85 kpl/pv, EBU, joukkueiden johtajat, SAhL sopimusliput, kutsuvieraat, muut sidosryhmät) Pääsylippujen kokonaismyynti oli 276 497,25 euroa (314 833 euroa v. 2017). Myytyjen pääsylippujen keskihinnaksi tuli 20,1 euroa (19,6 euroa v. 2017). Vuonna 2014 pääsylippuja myytiin 11 065 kappaletta. Suurin osa yleisöstä oli latukatsomossa. A-katsomoliput myivät vähemmän kuin aikaisempina vuosina ja Bkatsomokapasiteetti oli selvästi ylimitoitettu. VIP-lippujen kokonaismyynti 162 150 euroa. Vuoden 2017 maailmancupissa vastaava luku oli 151 620 euroa ja vuoden 2014 maailmancupissa 44 450 euroa. Jatkossa on edelleen tärkeää, että lipuissa on selvästi erilaisia kategorioita niin, että kaikilla on mahdollisuus lippujen hinnan puolesta päästä seuraamaan kisoja. Latukatsomoiden onnistuneen palveluiden kehittämisen johdosta kyseisten lippujen hintaa on mahdollisuus hieman nostaa tuleviin tapahtumiin. Lisäksi on järkevää miettiä B-katsomon tarvetta, sillä kyseiselle alueelle on mahdollista räätälöidä tuottavampaa toimintaa kuten esimerkiksi Premium VIP-tyyppiset ratkaisut. VIP-katsomon heikon näkyvyyden vuoksi kyseinen katsomo voidaan siirtää parhaalle paikalle A-katsomoon ja pohtia järkevämpi ratkaisuja tämän hetkiselle VIP-katsomoalueelle. Muut tuotot Majoitusmaksutuotot olivat 124 682 euroa. Tuotoissa on huomioitava, että Hotelli Kimmel laskutti joukkueet suoraan. Alueen myyntipaikkavuokrat olivat 16 640 euroa. Myyntipaikkojen hinnoittelua nostettiin edellisen kauden kokemusten pohjalta tälle vuodelle. Myyjät saivat kohtuullisen vastineen myyntipaikkamaksuille mutta vähäiset kävijämäärät torstaina ja lauantaina vaikuttivat varmasti kokonaismyyntiin. TV:n aluevuokrat ja mediaolosuhteet toivat 39 580 euron tulot. Tämä sisältää Rate Cardin mukaiset hinnat: ISDN linjat, TV:n toimistovuokrat ja TV-yhtiöiden vuokraamat valokuidut ja kuljetusvälineet ja moottorikelkat kuskeineen. Tilattujen palvelujen määrä oli selvästi suurempi kuin aiemmin. Laskutus saatiin kustannuksia vastaavaksi. Kisajärjestäjälle tuli kustannuksia näiden palveluiden tuottamisessa sekä lisäkustannuksia tietoliikenneyhteyksien rakentamisessa ja sähköistyksessä. Menojen tarkastelu Henkilöstökulut olivat työnantajakuluineen 136 904 euroa. Kuluja pienensi jälleen merkittävä talkootyö, vaikka tänä vuonna käytettiin lisäksi huomattavasti enemmän ostopalvelua ja henkilöstövuokrausta. Palkkoja tai palkkioita maksettiin yhteensä 23 henkilölle. Tapahtuman apulaisjohtajan päätoiminen
työsuhde oli 8 kuukautta ja talkoopäällikön osa-aikainen työsuhde 9 kuukautta. Kontiolahden Urheilijoiden henkilöstön työpanos (tapahtuman johtaja, tapahtuman sihteeri ja lipunmyynnin päällikkö) jyvitettiin työpanoksen mukaan. Majoituskulut Majoituskulut olivat 129 763 euroa (budjetti 130 000 euroa). Tämän ja aikaisempien vuosien budjetin pohjalta voidaan laskea kohtalaisen tarkat laskelmat myös jatkossa. Huomioitavaa on, että mahdolliset lisäkustannukset voivat tulla median ja muiden majoittujamäärien lisääntyessä, mitkä vaikuttavat alueella olevaan kokonaiskapasiteetin tarpeeseen. Ravintolapalvelut Tapahtuman ruokahuollosta vastasi Kontiolahden Urheilijat ry:n huoltojaosto pl. yleisöteltan palvelut, jotka toteutti ravintola Kerubi. Ravintolapalvelun osa-alueisiin kuului toimitsijaruokala, joukkueiden FamilyClub, Mediaravintola sekä VIPravintola. Kokonaiskulut ravintolapalveluilla olivat 117 147 euroa, jotka olivat lähes 35 000 euroa budjetoitua pienemmät. Tähän tulokseen päästiin suunnitelmallisella valmistautumisella, hävikin minimoinnilla ja yhteistyökumppanuuksilla. Ravintolapalvelut on merkittävä osa-alue tapahtumaa, jossa tavoitteena on laadusta tinkimättä selvitä mahdollisimman edullisin kustannuksin ja suurella talkootyöllä. Suurena apuna valmistelussa ja toteutuksessa tulevat olemaan Riverian oppilaitosyhteistyö ja yhteistyökumppanit. Logistiikka Tilapäisrakentaminen - Joukkueiden huoltoalueen ja eri toimintojen koppien lisätarpeet (pukeutumistilat, voitelutilat, lämpimät wc-kontit, kylmäkontit, ylimääräiset toimistotilat (yht. 68 kpl) - Teltat ja lämmitykset (VIP ja Family Club, toimitsijateltta, pienemmät teltat kuten keittiöteltta) - Katsomot (A 4000 hlö ja VIP 800 hlö, B katsomo 1000 hlö) - Saniteettitilat - Aidat Tilapäisrakentamisen osioiden kilpailutuksissa nähtiin järkeväksi tarjousten pilkkominen osiksi. Näin päästiin vertailemaan paremmin kunkin osion hintoja ja valitsemaan niiden väliltä kokonaistarjouksen sijaan. Lisäksi kokemusten perusteella myös näitä tiloja tai palveluita tarjoavien yritysten osaaminen on vaihtelevaa. Aikaisempi yhteistyö tulee huomioida kilpailutuksessa yhtenä kriteerinä sillä työajassa säästetty aika ja sujuvuus merkitsee merkittävää taloudellisesta säästöä loppusummassa. Puhdistuspalvelut Puhdistuspalveluista vastasivat Riverian puhdistuspalvelujen opiskelijat ja Puhdas Ilo Oy. Riverian vastuualueina olivat - Päärakennus - TV-keskus - A-talon päädyn suihkutilat
Puhdas Ilo Oy:n vastuualueina olivat - Kontit ja kiinteät huoltotilat (alku- ja loppusiivous) - Tilapäisvessat - Tilapäisteltat Saniteetti- ja jätehuolto WC-kapasiteettia nostettiin keväällä 2017 toteutetun kävijäkyselystä saadun negatiivisen palautteen pohjalta. Tällä kertaa vessoja oli riittävästi, tosin yleisömäärä ei noussut parhaimpanakaan päivänä kevään 2017 vilkkaimman kisapäivän tasolle. Tilapäisten vessojen lisäksi yleisöalueella oli lastenhoitotila ja A-rakennuksen kiinteät vessat yleisön käytössä. Tilapäisiä vessoja oli kaikkiaan - 1 kpl wc-rekka - 9 kpl wc-konttia - 3 kpl inva-wc - 3 kpl pisuaaria - 58 kpl bajamajoja Jätehuoltoon liittyvät puristimet, lavat ja jäteastiat tulivat Kuljetusliike Kettuselta. Sähköistys Sähköistys on ampumahiihdon maailmancupissa laaja kokonaisuus. Kuluja pienensi huomattavasti PohjoisKarjalan Ammattiopiston Riverian yhteistyö opettajien johdolla. Valmisteluvaiheen tärkeimpien asioiden toteutus kronologisessa järjestyksessä olivat: - sähkönjakelun parantaminen vuokraamalla lisämuuntaja käyttöön - tilapäissähkön mitoitus/hankinta - varavoiman mitoitus/hankinta Kolmeen paikalla olevaan muuntajaan vuokrattiin lisäkapasiteettia. Varavoimakoneiden vuokra 33 232 euroa. Järjestäjä kustansi kaikki stadionin alueen sähkökulut ajalta 19.2.-18.3. Iltakilpailut sekä kylmät sääolosuhteet lisäsivät merkittävästi kuluja sekä sähkönkulutuksen että sähkönvarmistuksen vuoksi. Yhteensä logistiikan kokonaiskulut olivat 371 906 euroa. Tässä otettava huomioon, että Kontiolahden kunta kustansi katsomot ja osan teltoista eikä tämä osuus ei sisälly tilinpäätökseen. Markkinointi ja tiedottaminen Markkinointi koostui lehti- ja radiomainonnasta. Lisäksi hankittiin eri tarkoituksiin painatuksia, banderolleja, tienvarsimainoksia ja kisailmettä. Kansainväliseen markkintointiin kätettiin noin 25 000 euroa. Pääpaino kansainvälisessä markkinoinnissa oli erityisesti kartoitus- ja koordintointityöllä tulevia tapahtumia ajatellen sekä Vkontakte-palvelun hyödyntäminen ja tehostaminen (venäläiset katsojat).
Markkinointikulut olivat yhteensä 45 184 euroa. Pohjois-Karjalan Maakuntaliiton toteuttama projekti pienensi kokonaiskuluja. Hankkeen budjetti oli 70 000 euroa. Järjestäjän osuus hankkeesta (15 000 euroa) sisältyy tilinpäätökseen. Ostetut kilpailutoiminnan palvelut Videotaulut, äänentoisto ja kuulutus Videotaulu- ja äänentoistokulut kuulutuksineen oli 60 689 euroa. Maastokatsomoihin rakennettiin pienempiä televisioscreenejä ja panostettiin laadukkaaseen yhteen screeniin. Nämä muutokset saivat paljon positiivista palautetta katsojilta. Stadionalueen screenejä vähennetään tulevaisuudessa ja suunnitellaan stadionin alueen katsomoita kokonaisuutena palveleva ratkaisu. Äänentoisto toimi moitteettomasti ja oli laadukas kattaen kaikki katsomoalueet. Tarjouksia kysyttiin useilta eri yhtiöiltä ko. alueiden toteutukseen ja edullisimmat tarjoukset hyväksyttiin. Lumetus Maailmancupin latujen lumetuskulut olivat 70 444 euroa. Maailmancupin latuvaatimukset ovat hyvin haastavat, koska lumikerroksen paksuus tulee olla 40-60 cm ennen kisojen alkua. Kaikkiaan maailmancupin lumetuksessa tarvitaan 30 000 40 000 m3 lunta. Paikalleen ajettuna säilölumen hinta on 5-8 / m3. Ensiapu Ensiavun kustannuksia lisäsi vaatimus ambulanssin läsnäolosta koko kisojen ajan. Ensiavun kokonaiskulut olivat 9 674,76 euroa. Ohjelmat Ohjelmia ei erikseen toteutettu. Valoparta Oy tarjosi näyttävän sisääntulo- ja pääportin alueen valaistuksellaan. Joensuun kaupunki järjesti vastaanoton ja yleisöteltan ohjelmistosta vastasi Kerubi. Toimitsijatilaisuus järjestettiin 18.5. ja kulut olivat yhteensä 3309,09 euroa. Muut Liikenne ja turvallisuus Turvallisuuspäällikkö Tapahtumaa varten kilpailutettiin turvallisuuspäällikkö vastaamaan tapahtuman turvallisuuden valmistelusta ja riskien kartoituksesta. Vartiointi ja järjestyksenvalvonta Vartiointi- ja järjestyksenvalvonta jouduttiin lisäämään suuren yleisömäärän vuoksi siten, että ko. määriä lisättiin aikaisempiin tapahtumiin verrattuna. Näin ollen myös kulut kasvoivat ja myös tulevaisuudessa tulee lähteä suunnittelemaan budjettia tältä tasolta.
Liikenteenohjaus Pääsylippujen ennakkomyynnistä johtuen liikenteenohjaukseen, paikotukseen ja opastukseen tehtiin merkittäviä lisäyksiä. ELY-keskuksen antamat määräykset liikennejärjestelyihin toteutettiin Joensuun kaupungin puolesta. Joukkueiden kuljetus ja arvokuljetukset Toteutui suunnitelman ja aikaisempien sopimusten mukaisesti. Tietoliikenne Ampumahiihtokeskuksen kiinteät tietoliikenneyhteydet eivät riitä maailmancup -kilpailujen toteutukseen. Tätä varten jouduttiin hankkimaan lisäkapasiteettia Palmionet Oy:ltä ja Elisa Oyj:ltä. Osa kuluista laskutettiin TV-yhtiöiltä. Tietoliikennekulujen toteutuma 31 350,26 euroa ja kasvoi viime vuoden tapahtumasta 6 000 euroa. Tietoliikennekulut tulevat olemaan haaste, mikäli stadionin alueen yhteyksiä ei pystytä tulevaisuudessa turvaamaan kiinteillä yhteyksillä. Haasteen asettavat TV-yhtiöiden vaatimukset sekä suuret langattomien yhteyksien käyttäjämäärät eli kaikki alueella olijat. Keskeytysvakuutus Suomalaisilta vakuutusyhtiöltä pyydettiin tarjousta keskeytysvakuudeksi, mutta heillä ei ollut tarjota kyseistä vakuutusta. Vakuutustarjous pyydettiin kahdelta ulkomaalaiselta vakuutusyhtiöltä, joista halvempi valittiin aikaisemman kokemuksen perusteella. Terroritoimintaa ei vakuutettu. Kulu 19 500,00 euroa. 7) Yhteenveto Kisojen menopuoli alitettiin reilusti laajan seutukunnan yhteistyön, tarkan talouden johtamisen sekä osin uuden kisaorganisaation talousohjesäännön johdosta. Menoiksi oli budjetoitu 1 653 671 euroa ja tuloiksi 1 726 400 euroa. Toteuma sekä menojen että tulojen osalta oli noin 100 000 euroa pienempi. Tulopuolella lipputulot olivat noin 95 000 euroa budjetoitua pienemmät. Lipunmyyntibudjettiin pääseminen olisi vaatinut hieman yli 1000 lipun maksanutta katsojaa enemmän / päivä. Toteutunutta suurempaan katsojamäärään varautuminen aiheutti lisäkuluja muun muassa liikenteenohjauksessa, vartioinnissa ja saniteettiolosuhteissa. Kisojen merkittävin tulonlähde ovat edelleen pääsy- ja VIP-lipputulot. Lipun hintoja porrastettiin tapahtuman markkinoinnin tehostamismielessä siten, että vuoden vaihteeseen asti oli mahdollista hankkia edullisempia pääsylippuja. Tämä oli toimiva ratkaisu, sillä lipunmyynnissä oli selvä piikki kyseisenä ajankohtana. Tämän jälkeen lipunmyynti kuitenkin hidastui, eikä toivottua myyntiä tullut ennen kisoja olympialaisten aikaan. Tähän osin yhtenä syynä voidaan pitää suomalaisten ampumahiihtäjien heikohkoa olympiamenestystä. Markkinoinnin näkökulmasta kaikki toteutui suunnitelman mukaisesti, joten sieltä ei ole löytynyt selvää syytä heikkoon lipunmyyntiin kisojen alla. Onni suosi myös tänä vuonna järjestäjää sääolosuhteiden puolesta, vaikka lisäkuluja aiheutti poikkeuksellisen kylmä sää valmisteluaikana. Tämä on kuitenkin positiivinen tekijä kilpailuolosuhteiden vuoksi, sillä tämä säästää paljon työtä itse kisan aikana ja lisäksi yleisöalueen kunnostukseen vaadittavia lisätoimenpiteitä ei tarvita.
Tulevaisuuden näkökulmia Kisaorganisaation ja sidosryhmien yhteisenä tavoitteena oli järjestää korkeatasoiset ampumahiihdon maailmancup -kilpailut kaikilla osa-alueilla, millä turvattaisiin ampumahiihdon suurkisojen jatkuvuus Suomessa ja Pohjois-Karjalassa. Ampumahiihdon maailmancup-kilpailut 2018 Kontiolahdella olivat järjestelyiltään ja taloudellisesti menestykselliset. Kisajärjestelyt saivat jälleen IBU:lta erinomaisen arvosanan. Viime vuosien onnistuneiden järjestelyiden ja tapahtumien johdosta IBU myönsi Kontiolahdelle keväälle 2020 maailmacupin osakilpailun. Samasta syystä luottamus IBU:n johdon ja järjestäjän kesken on vahvistunut. Tätä edesauttaa myös vuorovaikutteinen yhteisyö Suomen Ampumahiihtoliiton kanssa kuten myös käytännön järjestelyjä ja sopimista. Kauden 2020-2022 kilpailut myönnetään syksyllä 2018. Tulevaisuuden haasteena on ampumahiihtokeskuksen kehittäminen siten, että kiinteitä olosuhteita rakennettaisiin lisää ja tilapäisrakentamista voitaisiin vähentää asteittain. Ampumahiihdon maailmancupin tuotto tulisi olla parempi, jotta resursseja myös organisaation sisäisille kehitystoimenpiteille jäisi riittävästi. Jatkossa tulee varautua kisaorganisaation ja siihen olennaisesti liittyvän vapaaehtoistyön muutoksiin niin henkilöresurssien kuin talouden näkökulmasta. Jatkuvaan koulutukseen ja vapaaehtoisrekrytointiin tulee ohjata siten entistä enemmän myös taloudellisia resursseja, mikä on pitkäjänteistä kehitystyötä. Riskeinä tapahtumalle ja riittäville kävijämäärille on erityisesti suomalaisten ampumahiihtäjien menestys ja riippuvuus yksittäisistä urheilijoista, joihin tällä hetkellä pääasiassa kuuluu Kaisa Mäkäräinen ja Mari Laukkanen. Mikäli heidän tasoistaan menestystä ei ole, tulee tapahtuma mitoittaa pienemmille kävijämäärille ja joka tapauksessa alkaa tuotteistamaan tapahtumaa eri näkökulmasta. Kiinnostuksen kohteita tapahtumassa tulee olla muitakin kuin pelkkä urheilumenestys ja suomalaiset urheilijat, joten tapahtuman sisältöjä tulee olennaisesti monipuolistaa ja löytää tähän sopivia toteuttajia ja kumppaneita, jotta useammat kohderyhmät saadaan liikkeelle talviaikaan. Talvi on tunnetusti haastava ajankohta suurtapahtumien näkökulmasta. Tähän liittyy olennaisesti myös kansainvälinen markkinointi ja sen edistäminen erityisesti naapurimaiden suuntaan. Alustava selvitystyö aloitettiin kisojen alla järjestäjän toimesta ja OKM:n suurtapahtuma-avustuksen myötä ja tähän tulisi ehdottomasti myös jatkossa löytyä riittävät resurssit. Kontiolahdella 15.6.2018 Tomi-Pekka Riihivuori Tapahtuman johtaja Sami Leinonen Tapahtuman apulaisjohtaja