Päivitetty 13.11.2015, voimassa vuotta 2015 koskevissa tarkastuksissa TARKASTUSOHJEET MediaAuditFinland Oy. Lönnrotinkatu 20 B, 00120. Helsinki, Finland. www.mediaauditfinland.fi
1. Johdatus ohjeiden käyttöön... 3 2. Tarkastusprosessin kulku... 3 2.1 Tarkastuslomakkeen hakeminen osoitteesta www.mediaauditfinland.fi... 4 2.2 Tarkastusdokumentit... 4 2.3 Tarkastuslomakkeen ja -dokumenttien toimittaminen... 5 2.4 Tarkastus ja tarkastustodistus... 6 2.5 Tilastointi MAF:n nettisivuilla... 6 3. Yleistä tarkastuslomakkeesta... 6 3.1 Perustiedot... 7 3.2 Laskelma... 7 3.2.1 Tilaukset 0-50 % erittely... 7 3.2.2 Järjestelmän ulkopuoliset ja jakelusta poistettavat erät... 8 3.3 Vapaakappaleet... 8 3.4 Yhteenveto... 8 3.5 Kuntalevikki... 8 4. Laskelman täyttäminen... 8 4.1 Numerot tai kuukaudet... 9 4.2 Ilmestymiskerrat jaksoilla... 9 4.3 Painos... 9 4.4 Postin jakelu, muu säännöllinen jakelu ja muu epäsäännöllinen jakelu... 9 4.5 Tilaukset... 10 4.5.1 Kaikki/Tilaukset 0-50 % alennus... 10 4.5.2 Tilaukset 51 85 % alennus... 10 4.5.3 Jäsenlehdet... 11 4.5.4 Asiakaslehdet... 11 4.6 Irtonumerot... 11 4.6.1 Lehtipisteen irtonumerot 0-50 % alennus... 11 4.6.2 Muut irtonumerot 0-50 % alennus... 11 4.6.3 Irtonumerot 51 85 % alennus... 12 4.7 LT-levikkiin kuuluvat vapaakappaleet... 12 4.8 Yhdistelmäkappaleiden määrä...13 4.9 LT-levikkiin kuulumattomat digitaaliset kappaleet...13 5. Kuntalevikki... 14 5.1 Taulukon täyttäminen... 14 5.2 Kuntalevikkitietojen julkistaminen... 14 Liite: Kokonaisjakelun raportointi...15 2
1. Johdatus ohjeiden käyttöön Tämä ohje koskee painettujen ja digitaalisten lehtien levikintarkastuksia ja jakeluntarkastuksia. Mikäli teette lehdestä vain jakeluntarkastuksen, ei levikintarkastuksia koskevia kohtia tarvitse täyttää. Vastaavasti mikäli ette tarkastuta digitaalisen lehden levikkiä tai jakelua, digitaalista lehteä koskevia kohtia ei tarvitse täyttää tarkastuslomakkeella. LT-levikin tarkastuttava lehti voi samassa yhteydessä tarkastuttaa myös keskimääräisen jakelun, jolloin lehdelle raportoidaan LT-kokonaislevikin sisältävä lehden JT-kokonaisjakelu. Jos lehden kokonaisjakelusta vähintään 50 prosenttia koostuu tarkastussääntöjen mukaisesta levikistä, on lehden kokonaisjakelun lisäksi tarkastettava aina myös LT-levikki. Ohjeiden luvussa 2 kuvataan levikintarkastusprosessin kulku kokonaisuudessaan. Luvussa 3 esitellään tarkastuslomakkeen eri osiot, ja luvussa 4 käydään läpi vaihe vaiheelta tietojen täyttäminen varsinaiseen tarkastuslaskelmaan. Luvussa 5 käydään läpi kuntalevikkiohjeet, jotka koskevat vain Sanomalehtien Liittoon tai Suomen Paikallismedioihin kuuluvia lehtiä. Ohjeiden lopussa olevassa liitteessä esitellään esimerkkien avulla kokonaisjakelun raportointia. Näiden ohjeiden lisäksi annamme aina mielellämme ohjeita myös puhelimitse ja sähköpostitse. 2. Tarkastusprosessin kulku Tarkastusprosessi noudattaa alla olevan kuvan mukaista järjestystä. Vasen puoli kuvaa kustantajan ja oikea puoli MediaAufitFinlandin (myöhemmin MAF) osuutta prosessissa. Tarkastuslomakkeen hakeminen MAF:n nettisivulta Dokumenttien kerääminen MAF:n ohjeiden mukaisesti Lomakkeen täyttäminen MAF:n ohjeiden mukaisesti Lomakkeen ja liitedokumenttien toimittaminen MAF:lle Tarkastusprosessi MAF:ssa Todistuksen lähetys kustantajalle Kuva 1 Tarkastusprosessi Tietojen päivitys MAF:n nettisivujen tilastoihin 3
2.1 Tarkastuslomakkeen hakeminen osoitteesta www.mediaauditfinland.fi Lehden LT-levikkiä ja JT-jakelua koskevat tarkastustiedot toimitetaan MAF:n nettisivuilta ladattavaa Excel-lomaketta käyttäen. Mikäli lomakkeen käyttäminen ei jostain syystä onnistu, ota yhteyttä MAF:iin. Excel-lomake tallennetaan uudella nimellä omalle koneelle ennen täytön aloittamista. MAF:iin lähetettävä täytetty lomake nimetään niin, että siitä käy ilmi lehden nimi ja tarkastusjakso, esim. Aamulehti2015. Lomake päivitetään vuosittain, joten on tärkeää, että käytät nettisivuiltamme saatavaa lomakkeen uusinta versiota. Mikäli lehdeltä tarkastetaan eri viikonpäivien numeroita, erikoispainoksia tai -numeroita, täytetään niiden kunkin tiedot omaan tarkastuslomakkeeseen. Digitaalisen lehden tarkastus tehdään samalle lomakkeelle kuin painetun lehden tarkastus. Digitaalisen lehden tarkastusdokumentit pyydetään toimittamaan MAF:iin samanaikaisesti tarkastuslomakkeen ja painetun lehden tarkastusdokumenttien kanssa. HUOM. Painetun lehden levikintarkastuksen täydentäminen jakeluntarkastuksella tai digilehden tarkastuksella on mahdollista myös painetun lehden levikintarkastuksen jälkeen. 2.2 Tarkastusdokumentit Ennen tarkastuslomakkeen täyttämisen aloittamista kannattaa kerätä kaikki tarkastuksessa tarvittavat dokumentit esille. Nämä dokumentit tulee myös lähettää MAF:lle tarkastuslomakkeen liitteeksi. Painetun lehden dokumentit levikin- ja jakeluntarkastusta varten: Painosmäärät: dokumentit, joista ilmenevät tarkastusjaksolla ilmestyneiden numeroiden painettu määrä. Voidaan käyttää joko yhteenvetoraporttia tai numero-/kuukausikohtaisia laskuja. Jakelumäärät: dokumentit, joista ilmenevät Postin ja muiden jakeluorganisaatioiden jakamien kappaleiden määrät. Voidaan käyttää joko yhteenvetoraporttia tai numero-/kuukausikohtaisia laskuja. Epäsäännöllinen jakelu: dokumentit, joista ilmenevät epäsäännölliset jakeluerät. Esimerkiksi tarvitaan raportit jaettujen joukkoirtonumeroiden määristä sekä noutopistejakelun kautta jaettujen lehtien määrästä. Painetun lehden dokumentit levikintarkastusta varten: Tiedot tilauksista: tilaajajärjestelmän tai vastaavan tuottamat raportit maksetuista tilauksista koko tarkastusjaksolta, ensisijaisesti numerokohtaiset tai vähintään kuukausikohtaiset raportit. Raportista tai muusta dokumentaatiosta on selvittävä täyshintaisten tai enintään 50 prosentin alennuksella myytyjen tilausten määrä sekä yli 50 mutta enintään 85 prosentin alennuksella myytyjen tilausten määrä. Kopiot kaikista maksetuista yli 100 kappaleen joukkotilaus- ja joukkoirtonumerolaskuista, joista ilmenevät myytyjen kappaleiden määrät ja millä hinnalla lehdet on myyty ja kenelle. Lehtipisteen myynti- tai tilitysraportit sekä muut irtonumerotilitykset, joista näkyvät myydyt määrät sekä hinta, jolla lehtiä on myyty. Myös parilehtien myynnin määrästä ja hinnasta tarvitaan erillinen dokumentti. 4
Vapaakappale-erittely tai vapaakappalelista, josta ilmenevät eri vapaakappaleryhmät sekä saajien nimet ja määrät. Hinnasto: tarkastusjaksolla voimassa olevat hinnastot. Tilaus- ja irtonumerotuottojen saldo tarkastusjakson tilikaudelta. Digitaalisen lehden dokumentit levikintarkastusta varten: Tiedot tilauksista: tilaajajärjestelmän tai vastaavan tuottamat raportit maksetuista tilauksista koko tarkastusjaksolta, ensisijaisesti numerokohtaiset tai vähintään kuukausikohtaiset raportit. Raportista tai muusta dokumentaatiosta on selvittävä täyshintaisten tai enintään 50 prosentin alennuksella myytyjen tilausten määrä sekä yli 50 mutta enintään 85 prosentin alennuksella myytyjen tilausten määrä. Raportti yhdistelmätilauksista: tilaajajärjestelmän tai vastaavan tuottamat raportit, joista selviää niiden digitaalisen lehden tilausten ja irtonumeroiden määrät, jotka sisältävät lehden saman numeron sekä painettuna että digilehtenä (katso luku 4.8). Numerokohtainen irtonumeroraportti, josta tulee selvitä myytyjen kappaleiden määrä, hinta sekä mahdolliset alennukset. Kopiot kaikista maksetuista yli 100 kappaleen joukkotilaus- ja joukkoirtonumerolaskuista, joista ilmenevät myytyjen kappaleiden määrät ja millä hinnalla lehdet on myyty ja kenelle. Vapaakappale-erittely tai vapaakappalelista, josta ilmenevät eri vapaakappaleryhmät sekä saajien nimet ja määrät. Hinnasto: tarkastusjaksolla voimassa olevat hinnastot. HUOM. Jos digitaalisesta lehdestä tarkastetaan vain jakelu, tarvitaan tilaajajärjestelmän tai vastaavan tuottamat raportit jaetuista digilehdistä koko tarkastusjaksolta, ensisijaisesti numerokohtaiset tai vähintään kuukausikohtaiset raportit. Muita yllämainittuja dokumentteja ei pelkässä jakeluntarkastuksessa tarvita. 2.3 Tarkastuslomakkeen ja -dokumenttien toimittaminen Kun tarkastuslomake on täytetty, lähetetään se sähköpostitse osoitteeseen levikki@mediaauditfinland.fi. Sähköpostin otsikkoriville kirjoitetaan lehden nimi ja tarkastusvuosi. Liitedokumentit toivotaan lähetettäväksi ensisijaisesti sähköisinä tiedostoina, mutta ne voidaan lähettää myös postitse (Lönnrotinkatu 20 B, 00120 Helsinki). Suuret, yli 10 MB tiedostot, kannattaa lähettää useammassa osassa. Jos mahdollista, lähetä sähköiset liitteet esimerkiksi Excel, Word tai txt -tiedostoina (ei pdf-muotoisina). Dokumentit voidaan pyydettäessä palauttaa yhdessä tarkastustodistuksen kanssa. Tästä tulee mainita lähetettäessä tarkastusdokumentteja. 5
2.4 Tarkastus ja tarkastustodistus MAF tarkastaa tarkastuslomakkeella annetut tiedot lähetettyjen tarkastusdokumenttien pohjalta ja ottaa tarvittaessa yhteyttä tarkastuslomakkeessa ilmoitettuun yhteyshenkilöön lisätietojen selvittämiseksi. Tarkastuksen valmistumisesta ilmoitetaan yhteyshenkilölle. MAF:n allekirjoittama tarkastustodistus lähetetään postitse kustantajalle. 2.5 Tilastointi MAF:n nettisivuilla Tarkastetut levikki- ja jakelutiedot päivitetään viikon sisällä tarkastuksen valmistumisesta MAF: nettisivuilla oleviin tilastoihin, mikäli kustantajan kanssa ei toisin sovita. Kaikki tarkastetut luvut päivitetään vuosittain tilastoihin viimeistään MAF:n ilmoittamana julkistamispäivänä. 3. Yleistä tarkastuslomakkeesta Tarkastuslomake koostuu kuudesta täytettävästä osiosta / välilehdestä, jotka on merkitty alla olevaan kuvaan 2 numerolla 1. Nämä ovat 1) Perustiedot, 2) Laskelma, 3) Vapaakappaleet, 4) Yhteenveto, 5a) Kuntalevikki sekä 5b) Kuntalevikki 2008. Seitsemäs välilehti (siirto) on MAF:n jatkotyöskentelyä varten; siihen ei saa tehdä muutoksia eikä sitä saa poistaa. Seuraavissa alaluvuissa käydään läpi tarkastusta koskevien tietojen täyttäminen kuhunkin osioon yleisellä tasolla. Välilehden 2) Laskelma tarkemmat, sarakekohtaiset täyttöohjeet kuvataan luvussa 4. 2 3 4 1 Kuva 2 Tarkastuslomake HUOM. Excel-taulukon soluissa on yläkulmassa pieni punainen kolmio. Kun kursorin vie kolmion päälle, ilmestyy ruutuun ohjeita kyseisen solun, sarakkeen tai rivin täyttämiseksi. 6
3.1 Perustiedot Perustiedot -välilehdelle täytetään lehteä koskevat yhteys- ja taustatiedot. Välilehden yläosasta valitaan pudotusvalikosta aluksi tarkastuksen tyyppi sen mukaan, tarkastetaanko pelkkä LT-levikki, pelkkä JT-jakelu tai molemmat. Jos myös digilehden levikki tai jakelu tarkastetaan, merkitään rasti kohtaan Digitarkastus. Valintojen perusteella Laskelma-välilehdelle päivittyvät liikennevalot riville Täytetään/ei täytetä (numero 4 kuvassa 2). Liikennevalot kertovat, tuleeko kyseinen sarake täyttää vai ei. Punaisella pallolla merkittyjä sarakkeita ei tarvitse täyttää, vihreällä pallolla merkityt sarakkeet tulee täyttää, mikäli lehdellä on kyseistä saraketta koskevia kappaleita. Yhteystietoihin täytetään tarkastuksesta vastaavan yhteyshenkilön tiedot. Jos tarkastustodistus ja/tai tarkastuslasku halutaan eri henkilölle kuin yhteyshenkilölle tai kokonaan eri osoitteeseen, täytetään lisäksi niille varattuihin kohtiin kyseiset yhteystiedot. Ilmestymiskertojen määrä tarkoittaa tarkastusjaksolla ilmestyneiden lehtien määrää, jolloin mahdolliset kaksoisnumerot lasketaan yhdeksi numeroksi. Tämä luku toimii Laskelma -välilehdellä jakajana numerokohtaisia keskiarvoja laskettaessa. Mikäli digilehden ilmestymiskerrat poikkeavat painetun lehden ilmestymiskerroista, merkitään digilehden ilmestymiskerrat erikseen. Perustiedoissa ilmoitetaan lisäksi lehden ilmestymishetkellä voimassa olevat painetun lehden hinnastohinnat, painetun lehden ja digilehden yhteenlasketut tilaus- ja irtonumeromyynnin bruttosaldot tarkastusvuodelta, mahdolliset liittojen jäsenyydet sekä käytetty tilausjärjestelmä. 3.2 Laskelma Laskelma -välilehdelle täytetään painettua lehteä koskevan osion (numero 2 kuvassa 2) kuhunkin sarakkeeseen painetun lehden kunkin numeron tiedot riveittäin. Taulukkoon voi tarvittaessa lisätä rivejä. HUOM. Mikäli painetusta lehdestä tarkastetaan vain JT-jakelu, täytetään lomakkeelle ainoastaan painosta ja jakelua koskevat sarakkeet Painos & jakelu. Katso myös liikennevalot rivillä Täytetään/ei täytetä. Mikäli myös lehtinimikkeen digilehden levikki ja kokonaislevikki tarkastetaan, täytetään tiedot vastaavasti digitaalista lehteä koskevaan osioon (numero 3 kuvassa 2). HUOM. Mikäli digilehdestä tarkastetaan vain JT-jakelu, täytetään lomakkeelle ainoastaan lopusta löytyvät sarakkeet LT-levikkiin kuulumattomat kappaleet. Katso myös liikennevalot rivillä Täytetään/ei täytetä. Tiedot voidaan ilmoittaa joko kuukausikohtaisina yhteissummina (kuukauden numerot laskettuna yhteen) tai kuukausikeskiarvoina. Jos käytetään kuukausikeskiarvoja, voidaan kunkin sarakkeen jakajaa muuttaa sarakkeiden alla olevasta sarakejakaja-solusta. Esim. jos sarakkeen tiedot ovat kuukausikeskiarvoja koko vuoden osalta, laitetaan sarakejakajaksi kyseiseen sarakkeeseen luku 12. Oletusarvoisesti kunkin sarakkeen jakajana on perustiedoissa ilmoitettu ilmestymiskertojen määrä tarkastusjaksolla. Tiedot voidaan ilmoittaa myös koko tarkastusjakson yhteissummana, jos tällainen luku on saatavissa. Tilausten kohdalla tämä voi järjestelmästä riippuen olla saatavilla tilaajajärjestelmästä. Jakelun osalta tieto on saatavissa Postin koko vuoden yhteenvetoraportista. Samoin voidaan käyttää Lehtipisteen koko vuoden myyntiraportissa olevaa myytyjen kappaleiden yhteissummaa. 3.2.1 Tilaukset 0-50 % erittely Rivin Tilaukset 0-50 % erittely (rivi 25) solujen käyttö koskee niitä tapauksia, joissa tilaajajärjestelmästä ei pystytä saamaan erikseen 0-50 %:n alennuksella myytyjen tilausten määrää. Tällöin Kaikki/Tilaukset 7
0-50 % alennus -sarakkeeseen voidaan merkitä luku, joka sisältää myös muiden tilausryhmien lehtimääriä (esim. jäsenlehdet tai 51 85 % alennuksella myydyt tilaukset). Jotta eri tilausryhmät saadaan eroteltua toisistaan, kirjoitetaan eriteltävien sarakkeiden alla olevaan soluun kirjain K (=kyllä) tai E (=ei) riippuen siitä, sisältyvätkö kyseisen sarakkeen luvut Kaikki/Tilaukset 0-50 % alennus -sarakkeen lukuihin. Sarakkeet, joiden alla on K-kirjain vähentyvät tällöin LT-laskelman Kaikki/Tilaukset 0-50 % alennus -luvusta. Näin ne eivät tule lasketuksi kahdesti levikkiin. 3.2.2 Järjestelmän ulkopuoliset ja jakelusta poistettavat erät Laskelman jokaisessa sarakkeessa on solu Järjestelmän ulkopuoliset erät (rivi 22), johon voidaan laittaa tarvittaessa sellaisia eriä, jotka eivät näy tilaajajärjestelmässä. Tilaajajärjestelmän ulkopuolisista eristä on kuitenkin toimitettava dokumentit tarkastusta varten. Lehden jakelua koskevista sarakkeista löytyy myös solu Jakelusta poistettavat erät (rivi 23). Solun avulla jakelusta voidaan vähentää ne erät, joita ei tarkastussääntöjen mukaan lasketa lehden tarkastettuun JT-jakeluun (esimerkiksi työkappaleet ja noutopistejakelussa telineeseen jääneet lehdet). Yllä mainittuihin kirjattavat erät on ilmoitettava jo valmiiksi kaikkien ilmestyneiden numeroiden keskiarvoina. 3.3 Vapaakappaleet Vapaakappaleet -välilehden ylhäällä on Vapaakappale-erittely, johon LT-levikkiin hyväksyttävien varsinaisten vapaakappaleiden määrät eritellään luvussa 4.7.1 mainittujen luokkien mukaisesti tarkastusjakson keskiarvona. Koodi -sarakkeeseen kirjataan, mitä koodia/koodeja kyseisestä vapaakappaleryhmästä käytetään tilaajajärjestelmässä (koodeja ei välttämättä ole kaikissa järjestelmissä). Vapaakappale-erittelyyn kirjataan myös muiden levikkiin kuuluvien vapaakappaleiden määrä tarkastusjakson keskiarvona. Mikäli lehtinimikkeen digilevikki tarkastetaan, täytetään Vapaakappale-erittelyyn myös digitaalisten ja yhdistelmävapaakappaleiden saajat. 3.4 Yhteenveto Yhteenveto -välilehti päivittyy automaattisesti Laskelma -välilehdelle tehtyjen merkintöjen mukaisesti eikä siihen saa tehdä muutoksia, sillä solut sisältävät automaattisia laskentakaavoja. Yhteenveto -välilehti kertoo painetun lehden ja digitaalisen lehden levikin sekä levikin määrällisen että prosentuaalisen jakauman. Välilehdeltä käy ilmi myös lehden kokonaislevikki sekä sen jakautuminen painetun lehden, yhdistelmätilausten ja digilehden osalta. Yhteenveto kertoo myös JT-kokonaisjakelun sekö sen määrällisen ja prosentuaalisen jakauman. 3.5 Kuntalevikki Kuntalevikki -osiot ovat ainoastaan Sanomalehtien Liiton sekä Suomen Paikallismediat Oy:n jäsenlehtiä varten, ja siihen täytetään lehden kuntakohtaiset levikkiluvut. Kuntalevikkitaulukon tarkemmat täyttöohjeet löytyvät luvusta 5. 4. Laskelman täyttäminen Seuraavissa alaluvuissa käydään läpi Laskelma -välilehden täyttäminen vaihe vaiheelta. Luvut 4.1 4.7 käsittelevät painetun ja digitaalisen lehden tietojen täyttämistä Tarkastuslaskelma Painettu- ja Tarkastuslaskelma Digi-osioihin (numerot 2 ja 3 kuvassa 2). Luvussa 4.8 käydään läpi levikkiin kuuluvien ja 8
luvussa 4.9 levikkiin kuulumattomien yhdistelmäkappaleiden määrän täyttämistä kokonaislevikin ja kokonaisjakelun laskemiseksi. HUOM. Jos lehdestänne tarkastetaan vain JT-kokonaisjakelu, koskettavat teitä ainoastaan luvut 4.1, 4.2, 4.3, 4.4 ja 4.9, eikä muista kohdista tarvitse välittää. 4.1 Numerot tai kuukaudet Numerot tai kuukaudet -sarakkeen rivit on numeroitu oletusarvoisesti 1-12. Raportoitaessa tarkastustiedot kuukausittaisina lukuina tähän sarakkeeseen ei tarvitse tehdä muutoksia. Jos tarkastustiedot raportoidaan numerokohtaisesti, kirjataan sarakkeen riveille ilmestyneiden lehtien numerot. (Rivejä voi tarvittaessa lisätä normaalilla rivien Lisää-komennolla.) 4.2 Ilmestymiskerrat jaksoilla Jos tietojen raportoinnissa käytetään kuukausittaisia lukuja, täytetään Ilmestymiskerrat jaksolla -sarakkeen riveille kunkin kuukauden aikana ilmestyneiden lehtien lukumäärä. 4.3 Painos Painos-sarakkeeseen täytetään kuukausittaiset painosten summat tai vaihtoehtoisesti numerokohtaiset painosmäärät. Painosmääriin sisällytetään kaikki painetut kappaleet riippumatta siitä, ovatko ne peruspainosta tai esimerkiksi peittojakeluun menevää lisäpainosta. 4.4 Postin jakelu, muu säännöllinen jakelu ja muu epäsäännöllinen jakelu Sarakkeisiin Postin jakelu ja Muu säännöllinen jakelu kootaan Postin ja muiden jakeluyhtiöiden jakamien lehtien määrät numerokohtaisesti tai Postin laskutusjaksojen mukaisesti. Aiemmasta poiketen, näistä määristä ei enää poisteta mahdollisia peittojakeluja. Sarakkeeseen Muu epäsäännöllinen jakelu ja levikkiin kuulumattomat vapaakappaleet kirjataan ne tarkastusjakson aikana jaetut kappaleet, joita ei kirjattu Postin jakeluun ja Muuhun säännölliseen jakeluun. Näitä kappaleita voivat esimerkiksi olla joukkoirtonumerot tai noutopistejakelussa jaetut kappaleet. HUOM. Aiemmasta poiketen kirjataan tähän sarakkeeseen myös LT-levikkiin kuulumattomat vapaakappaleet. LT-levikkiin kuulumattomia vapaakappaleita ei tarvitse eritellä muista sarakkeeseen kirjattavista eristä. LT-Levikkiin kuulumattomia vapaakappaleita ovat: Kappaleet, jotka on lähetetty ilmaiseksi kustantajan yhteistyökumppaneille. Poikkeuksena ovat kohdassa 4.7.1 mainituille vastaanottajaryhmille säännöllisesti toimitetut kappaleet. Ilmaiset kappaleet, jotka on lähetetty lukulehdiksi tai tiedotustarkoituksessa laitoksiin, järjestöihin, yhtymiin, virastoihin, odotus- ja lukusaleihin, kirjastoihin, yleisötiloihin sekä muille näihin verrattaville vastaanottajille. Kappaleet, jotka on jaettu tai lähetetty näytelehtinä maksutta tilausten hankintatarkoituksessa tai luovutettu kilpailupalkinnoiksi. Kustantajan omistajan tai omistajan kanssa samaan konserniin, liittoon tai muuhun yhteisökokonaisuuteen kuuluvan taloudellisen yksikön ostamat kappaleet eivät yleensä kuulu levikkiin. Poikkeuksena ovat edellä mainittujen omalle henkilökunnalleen ostamat kappaleet. Kappaleet, jotka on lähetetty ilmaiseksi tai ilmoitussopimukseen sisältyen mainostajille, mainos- tai mediatoimiston palveluksessa oleville tai vaihtolehtinä toisille kustantajille. Jos levikkiin kuulumattomia vapaakappaleita ei saada suoraan eriteltyä muista eristä lehden tilaajajärjestelmässä, voidaan tähän kohtaan merkitä kaikkien kustantajalta lähtevien lehtien määrä lipukkeiden/osoitteiden kokonaismäärän perusteella (sisältäen esim. vapaakappaleet ja joukkotilaukset). Katso tällöin kohta 3.2.1. 9
Sarakkeeseen Muu epäsäännöllinen jakelu ja levikkiin kuulumattomat vapaakappaleet ei kirjata kappaleita, joita ei tarkastussääntöjen mukaan hyväksytä tarkastettuun jakeluun. Vaihtoehtoisesti nämä kappaleet poistetaan jakelumääristä Jakelusta poistettavien erien avulla (katso luku 3.2.2). Kokonaisjakeluun ei hyväksytä seuraavia eriä: Myymättä jääneet irtonumerot Työkappaleet, joilla tarkoitetaan toimitus- ja painatustyössä tarvittavia kappaleita, arkistokappaleita, tarkistuskappaleita sekä kustantajan, julkaisijan, kirjapainon tai jakelijan varastoon jääneitä kappaleita Noutopistetelineisiin jääneet lehdet 4.5 Tilaukset 4.5.1 Kaikki/Tilaukset 0-50 % alennus Tähän sarakkeeseen merkitään kaikkien 0-50 %:n alennuksella myytyjen tilausten määrä. Jotta tilaus voidaan hyväksyä tähän ryhmään, on siitä täytynyt maksaa vähintään 50 % hinnastossa olevasta vastaavan pituisen tilauksen perushinnasta (ns. 50 %:n hintasääntö). Hinnastolla tarkoitetaan tässä tilaushetkellä voimassaolevaa hinnastoa ja perushinnalla hintaa ilman mitään alennuksia. Painetun lehden alennettua tilaushintaa verrataan painetun lehden hinnastoon, digitaalisen lehden alennettua tilaushintaa digitaalisen lehden hinnastoon ja yhdistelmätilauksen alennettua tilaushintaa vastaavan tilaustyypin hinnastoon. Tilausten määrään eivät kuulu esimerkiksi irtonumeromyyntiin menevät kappaleet, ilmaiset kampanjakappaleet, näytekappaleet tai varakappaleet, eivätkä keskeytetyt tilaukset. Kaikki/Tilaukset 0-50 % alennus -sarakkeeseen merkitään myös niiden lehden tilaajaetuun perustuvien lahja- tai ilmaiskappaleiden määrä, jotka tilaaja on saanut lahjaksi kustantajalta oman valintansa mukaan ja joissa maksetun tilaushinnan on oltava vähintään 50 prosenttia varsinaisen tilauksen ja siihen liittyvien lahjatilausten yhteenlasketusta hinnastohinnasta. Jos enintään 50 %:n alennuksella myytyjä kappaleita ei saada suoraan eriteltyä muista eristä lehden tilaajajärjestelmässä, voidaan tähän kohtaan merkitä kaikkien kustantajalta lähtevien lehtien määrä lipukkeiden/osoitteiden kokonaismäärän perusteella (sisältäen esim. vapaakappaleet ja joukkotilaukset). Katso tällöin kohta 3.2.1. 4.5.2 Tilaukset 51 85 % alennus Tähän sarakkeeseen merkitään yli 50 mutta enintään 85 prosentin alennuksella myytyjen tilausten määrä. Painetun lehden alennettua tilaushintaa verrataan painetun lehden hinnastoon, digitaalisen lehden alennettua tilaushintaa digitaalisen lehden hinnastoon ja yhdistelmätilauksen alennettua tilaushintaa vastaavan tilaustyypin hinnastoon. Tilausten määrään eivät kuulu esimerkiksi irtonumeromyyntiin menevät kappaleet, ilmaiset kampanjakappaleet, näytekappaleet tai varakappaleet, eivätkä keskeytetyt tilaukset. Tarkastusdokumentteina yli 100 kappaleen joukkotilauksissa on tilausjärjestelmän lisäksi erillinen lasku, josta ilmenee myytyjen kappaleiden määrät ja millä hinnalla lehdet on myyty ja kenelle. Mikäli Tilaukset 51 85 % alennus -sarakkeen luvut sisältyvät Kaikki/Tilaukset 0-50 % alennus -sarakkeen lukuihin, kirjoitetaan Tilaukset 51 85 % alennus -sarakkeen toiseksi alimmaiseen soluun K-kirjain (luku 3.2.1). 10
4.5.3 Jäsenlehdet Jäsenlehdellä tarkoitetaan lehteä, jota yhdistys julkaisee jäsenilleen ja joka kuuluu jäsenmaksuun tai josta maksetaan erikseen. Tällaiset tilaukset merkitään Jäsenlehdet -sarakkeeseen. Tarkastusdokumenttina ovat numerokohtaiset tiedot siitä, kuinka monta kappaletta jäsenlehtiä on toimitettu jäsenmaksunsa maksaneille jäsenille. Mikäli lehdellä on myös maksullisia tilauksia, irtonumeroita ja/tai vapaakappaleita, tulee myös niistä toimittaa numerokohtaiset dokumentit ja merkitä tiedot niille kuuluviin sarakkeisiin. Mikäli digitaalisessa muodossa olevat jäsenlehdet ovat tarjolla vain jäsenille, voidaan tällaiset kappaleet laskea digitaalisen lehden levikkiin. Mikäli Jäsenlehdet -sarakkeen luvut sisältyvät Kaikki/Tilaukset 0-50 % alennus -sarakkeen lukuihin, kirjoitetaan Jäsenlehdet -sarakkeen toiseksi alimmaiseen soluun K-kirjain (luku 3.2.1). 4.5.4 Asiakaslehdet Asiakaslehdet perustuvat kaupparyhmittymien tai vastaavien yritysten rekisteröityyn asiakkuuteen. Asiakkuudella ei tässä yhteydessä tarkoiteta kustantajan lehtitilaajia. Asiakaslehtien määrä merkitään Asiakaslehdet -sarakkeeseen. Tarkastusdokumenttina ovat numerokohtaiset tiedot siitä, kuinka monta asiakaslehteä on toimitettu yhteensä rekisteröidyille asiakkaille. Mikäli lehdellä on myös maksullisia tilauksia, irtonumeroita ja/tai vapaakappaleita, tulee myös niistä toimittaa numerokohtaiset dokumentit ja merkitä tiedot niille kuuluviin sarakkeisiin. Mikäli kaupparyhmittymien ja vastaavien yritysten rekisteröityyn asiakkuuteen perustuvat digitaaliset lehdet ovat tarjolla vain rekisteröidyille asiakkaille, voidaan tällaiset kappaleet laskea digitaalisen lehden levikkiin. Mikäli Asiakaslehdet -sarakkeen luvut sisältyvät Kaikki/Tilaukset 0-50 % alennus -sarakkeen lukuihin, kirjoitetaan Asiakaslehdet -sarakkeen toiseksi alimmaiseen soluun K-kirjain (luku 3.2.1). 4.6 Irtonumerot 4.6.1 Lehtipisteen irtonumerot 0-50 % alennus Sarakkeeseen merkitään enintään 50 % alennuksella myyty Lehtipisteen irtonumeromyynti, joka selviää parhaiten Lehtipisteeltä saatavista myyntiraporteista sekä niitä täydentävistä parilehtiraporteista. Myytyjen numeroiden määrien laskemisessa voidaan käyttää tarvittaessa myös kuukausikohtaisten tilitysten perustana olevia määriä. Irtonumeroparilehdistä tulee tarkastuksen liitteeksi toimittaa Lehtipisteen parilehtiraportti, josta näkyy myytyjen parilehtipakettien määrä ja hinta. Lisäksi tulee toimittaa dokumentti, josta näkyy mistä lehden numeroista parilehtipaketti koostui. 4.6.2 Muut irtonumerot 0-50 % alennus Tähän sarakkeeseen kirjataan muut enintään 50 % alennuksella myydyt kappaleet sen mukaan kuin käteismyynti-, laskutus- ja tilitysraportit tarkastuskaudella osoittavat. Painetun lehden alennettua irtonumerohintaa verrataan painetun lehden hinnastoon, digitaalisen lehden alennettua irtonumerohintaa digitaalisen lehden hinnastoon ja yhdistelmätilauksen alennettua irtonumerohintaa vastaavan tilaustyypin hinnastoon. 11
4.6.3 Irtonumerot 51 85 % alennus Tähän sarakkeeseen eritellään yli 50 mutta enintään 85 prosentin alennuksella myytyjen irtonumeroiden määrä. Tarkastusdokumentteina yli 100 kappaleen joukkoirtonumeroissa on lisäksi erillinen lasku, josta ilmenee myytyjen kappaleiden määrät ja millä hinnalla lehdet on myyty ja kenelle. Mikäli joukkoirtonumeroina ostetut kappaleet menevät jälleenmyyntiin, hyväksytään levikkiin vain loppuasiakkaalle yksitellen myydyt ja tilitetyt kappaleet. Tarkastusdokumenttina on dokumentti tilitetyistä kappaleista, josta käy ilmi jälleenmyytyjen kappaleiden määrä ja hinta. Mikäli Irtonumerot 51 85 % alennus -sarakkeen luvut sisältyvät Kaikki/Tilaukset 0-50 % alennus -sarakkeen lukuihin, kirjoitetaan Irtonumerot 51 85 % alennus -sarakkeen toiseksi alimmaiseen soluun K- kirjain (luku 3.2.1). 4.7 LT-levikkiin kuuluvat vapaakappaleet LT-Levikkiin kuuluvat vapaakappaleet jakautuvat lomakkeella LT-levikkiin kuuluviin varsinaisiin vapaakappaleisiin ja Muihin LT-levikkiin kuuluviin vapaakappaleisiin. LT-levikkiin kuuluvat varsinaiset vapaakappaleet -sarakkeeseen täytetään alla mainituille vastaanottajaryhmille säännöllisesti menevät lehdet: Kustantajan hallituksen jäsenet Lehteä kustantavan yhtiön henkilökunta (ei koko konsernin kaikkien yhtiöiden henkilökunta) sekä vastaava Lehden vakituiset jakajat, lehden tilausmyyjät Vakituiset avustajat, joita ovat lehteen säännöllisesti kirjoittavat henkilöt sekä lehden toimitukselle säännöllisesti tietoja antavat laitokset kuten palokunnat, poliisilaitokset, kirkkoherranvirastot, kunnanvirastot ja hälytyskeskukset Muut LT-levikkiin kuuluvat vapaakappaleet -sarakkeeseen täytetään muut levikkiin hyväksyttävät vapaakappaleet kuten tilaajaetulehdet, joissa maksetun tilaushinnan on oltava vähintään 50 prosenttia varsinaisen tilauksen ja siihen liittyvien lahjatilausten yhteenlasketusta hinnastohinnasta: Lehdet, jotka kustantaja on lähettänyt tilaajalle ilman tämän omaa valintamahdollisuutta, esim. tilaajalahjana uuden tilauksen yhteydessä Lehdet, jotka tilaaja on voinut lahjoittaa nimeämälleen henkilölle tai antanut kustantajalle yksilöidyn luvan lahjoittaa jollekin yleishyödylliselle, ei yritystoimintaa harjoittavalle yhteisölle. Tarkastusdokumenttina levikkiin kuuluvissa vapaakappaleissa on lista eri vapaakappaleryhmistä, josta näkyvät saajien nimet sekä määrät ryhmittäin. Lisäksi tilaajaetulehtien tarkastusdokumenttina ovat listaukset lahjoittajista ja vastaanottajista, tiedot siitä, minkälaisille tilaajille etu on suunnattu, malli tavasta, jolla kestotilaaja on ilmoittanut lehden lahjoittamisesta sekä dokumentit tilaajaetulehtien kappalemääristä. Mikäli samaan yleishyödylliseen kohteeseen lähetettäviä kappaleita on yli viisi, kustantajan on pyydettäessä esitettävä vastaanottajalta saatu kirjallinen suostumus lehtien vastaanottamiseen. Painetun lehden vapaakappaleet lasketaan painetun lehden levikkiin ja digitaalisen lehden vapaakappaleet digitaaliseen lehden levikkiin. Jos vapaakappaleen saaja saa vapaakappaleen sekä painettuna että digitaalisena, lasketaan se mukaan lehtinimikkeen kokonaislevikkiin vain kerran. 12
Mikäli LT-levikkiin kuuluvat varsinaiset vapaakappaleet -sarakkeen tai Muut LT-levikkiin kuuluvat vapaakappaleet -sarakkeen luvut sisältyvät Kaikki/Tilaukset 0-50 % alennus -sarakkeen lukuihin, kirjoitetaan vastaavan sarakkeen toiseksi alimmaiseen soluun K-kirjain (luku 3.2.1). Järjestelmä laskee automaattisesti yhteen LT-levikkiin kuuluvien varsinaisten vapaakappaleiden ja Muiden LT-levikkiin kuuluvien vapaakappaleiden määrän Yhteenveto -välilehdellä. 4.8 Yhdistelmäkappaleiden määrä Tarkastuslaskelma Digi-osion loppupuolella ovat sarakkeet Yhdistelmätilausten ja -irtonumeroiden määrä (sarake x) ja Yhdistelmävapaakappaleiden määrä (sarake y). Näihin sarakkeisiin täytettyjen tietojen kautta lomake laskee automaattisesti lehtinimikkeen kokonaislevikin Yhteenveto -välilehdellä. Lehtinimikkeen kokonaislevikki koostuu pelkästä painetun lehden levikistä, levikkikelpoisista yhdistelmätilauksista ja pelkästä digilehden levikistä. Lue lisää kokonaislevikistä tarkastussäännöistä. Yhdistelmätilausten ja -irtonumeroiden määrä -sarakkeelle täytetään niiden digitaalisen lehden tilauksiin ja irtonumeroihin kirjattujen kappaleiden määrä, jotka sisältävät lehden saman numeron sekä painettuna lehtenä että digilehtenä. ESIMERKKI. Yhdistelmätilaukseen sisältyy painettu lehti kahtena päivänä viikossa ja digilehti seitsemänä päivänä viikossa. Yhdistelmätilausten ja -irtonumeroiden määrä -sarakkeeseen täytetään digilehtien määrä niiden kahden päivän osalta, jolloin tilaaja saa lehden saman numeron myös painettuna lehtenä. Yhdistelmävapaakappaleiden määrä -sarakkeelle täytetään vastaavasti niiden digitaalisen vapaakappaleisiin kirjattujen kappaleiden määrä, jotka sisältävät lehden saman numeron sekä painettuna lehtenä että digilehtenä. 4.9 LT-levikkiin kuulumattomat digitaaliset kappaleet Laskelma-välilehden viimeisille sarakkeille täytetään LT-levikkiin kuulumattomien digitaalisten lehtien määrät. Lehti, joka tarkastuttaa digilehden levikin lisäksi myös digilehden jakelun, merkitsee soluun LT-levikkiin kuulumattomat kappaleet kaikki ne digilehden kappaleet (esim. näytelehdet), jotka eivät sisälly digilehden levikkiin. Lehti, joka tarkastuttaa vain digilehden jakelun, merkitsee soluun LT-levikkiin kuulumattomat kappaleet kaikki tarkastusjakson aikana jaetut digilehden kappaleet. LT-levikkiin kuulumattomien yhdistelmäkappaleiden määrä -sarakkeelle täytetään niiden edelliseen soluun kirjattujen numeroiden määrä, jotka sisältävät lehden saman numeron sekä painettuna lehtenä että digilehtenä. Katso esimerkki edellisestä luvusta 4.8. HUOM. Tarkastussääntöjen mukaan digilehden lukemisen on oltava rajoitettua esimerkiksi maksumuurilla tai salasanaa vaativalla rekisteröitymisellä, jotta sen levikki/jakelu voidaan tarkastaa. Vapaasti tarjolla olevan digitaalisen sisällön levikkiä/jakelua ei voida tarkastaa. Digilehden jakelusta on esitettävä auditoitavissa oleva raportti tarkastuksen yhteydessä. 13
5. Kuntalevikki Levikintarkastuksen yhteydessä kaikki Sanomalehtien Liittoon tai Suomen Paikallismedioihin kuuluvat levikkinsä tarkastuttavat sanomalehdet ilmoittavat myös kuntalevikkinsä. Kuntalevikit ilmoitetaan levikintarkastuksen yhteydessä tarkastuslomakkeessa olevien kuntalevikkejä koskevien välilehtien avulla. Lehti ilmoittaa vuoden 2015 kuntakohtaiset levikit vuoden 2015 kuntajaon mukaisissa kunnissa. Mikäli lehti haluaa raportin omista kuntalevikeistä myös vuoden 2008 kuntajaon mukaisissa kunnissa, lehti täyttää lisäksi vuoden 2015 kuntalevikit vuoden 2008 kuntajaon mukaisissa kunnissa. Molemmille kuntajaoille on lomakkeessa omat taulukkonsa (5a ja 5b). 5.1 Taulukon täyttäminen Valitse, miltä ajanjaksolta kuntalevikit ovat. Tavoitteena on, että kaikki lehdet saavat tietonsa koko vuoden kaikkien numeroiden keskiarvona, mutta järjestelmistä riippuen tässä joustetaan. Laita levikkisarakkeeseen kaikkien niiden kuntien kohdalle kuntalevikki, joissa lehdellä on levikkiä vähintään 100 kpl tai lehden peitto kunnassa on vähintään 5 %. CTRL-F näppäinyhdistelmällä pääset hakutoimintoon, joka nopeuttaa aakkosjärjestyksessä olevien kuntien löytymistä. Levikkiin kuulumattomat erät (esim. ei levikkiin laskettavat vapaakappaleet) vähennetään kuntalevikkiluvuista, mikäli järjestelmä laskee ne mukaan. Mikäli tiedoista puuttuu jokin levikkiin kuuluva erä (esim. levikkiin laskettavat vapaakappaleet tai irtonumerot), lisätään se järjestelmän antamaan tietoon. Kohdassa Muut kunnat (taulukon alaosa) on kaava, joka laskee levikin ja kaikkien kuntien sekä ulkomaille menevien numeroiden erotuksen. Näin kuntalevikkitieto täsmätään levikkilukuun. Levikki yhteensä -solun luvun taulukko hakee automaattisesti levikkilaskelmasta. Sen alla on Tarkastussumma -niminen solu, joka laskee kaikki yksittäiset kunnat, ulkomaat ja muut kunnat yhteen. Tarkastussumman tulisi täsmätä Levikki yhteensä -luvun kanssa. 5.2 Kuntalevikkitietojen julkistaminen Kuntalevikkitilasto lähetetään tietoja toimittaneille lehdille kesäkuussa. Tilastossa on kaksi luokittelua, jossa toisessa kunkin lehdet levikit on ryhmitelty kunnittain, toisesta taas löytyy kussakin kunnassa ilmestyvät sanomalehdet ja niiden kuntakohtaiset levikit. Molemmissa taulukoissa näkyy myös kuntakohtainen peittoprosentti, joka perustuu asuntokuntatietoon. Vuoden 2015 levikkitiedot raportoidaan kaikille lehdille voimassaolevaan kuntajakoon perustuen. Lisäksi halukkaille voidaan raportoida omasta lehdestä levikkitiedot myös vuoden 2008 kuntajakoon perustuen. 14
Liite: Kokonaisjakelun raportointi Esimerkki 1: Tilattavan aikakauslehden keskimääräinen jakelu painetun lehden osalta on tarkastusjakson aikana 100 000 kappaletta. Lehden levikki on painetun lehden osalta saman tarkastusjakson aikana keskimäärin 80 000 kappaletta. Lehti ei tarkastuta digitaalista levikkiään eikä digitaalista jakeluaan. Lehden kokonaisjakelu raportoidaan tällöin seuraavasti: Pelkän painetun lehden levikki Levikkikelpoiset yhdistelmätilaukset* Pelkän digilehden levikki Painetun lehden Yhdistelmätilausten* JT-kokonaisjakelu 100 000 80 000 0 0 20 000 0 0 LT-kokonaislevikki 80 000 Digilehden Esimerkki 2: Tilattavan sanomalehden keskimääräinen jakelu painetun lehden osalta on tarkastusjakson aikana 90 000 kappaletta. Digilehden jakelu puolestaan on 30 000 kappaletta. Jakelusta yhdistelmätilauksia on keskimäärin 20 000 kappaletta. Lehden kokonaisjakelu on tällöin 100 000, josta pelkän painetun lehden jakelun osuus on 70 000, yhdistelmätilausten jakelun osuus 20 000 ja pelkän digilehden jakelun osuus on 10 000. Lehden kokonaislevikki samalta tarkastusjaksolta on 80 000, josta pelkän painetun lehden levikin osuus on 60 000, levikkikelpoisten yhdistelmätilausten osuus 15 000 ja pelkän digilehden levikin osuus on 5 000. Lehden kokonaisjakelu raportoidaan tällöin seuraavasti: Pelkän painetun lehden levikki Levikkikelpoiset yhdistelmätilaukset* Pelkän digilehden levikki JT-kokonaisjakelu 100 000 60 000 15 000 5 000 10 000 5 000 5 000 LT-kokonaislevikki 80 000 Digilehden Esimerkki 3: Osoitteettomasti jaettavan kaupunkilehden keskimääräinen jakelu painetun lehden osalta on tarkastusjakson aikana 100 000 kappaletta. Lehden levikkiä ei voida tarkastaa. Lehden digitaalinen versio on vapaasti tarjolla, jolloin sen jakelua ei voida tarkastaa. Lehden kokonaisjakelu raportoidaan tällöin seuraavasti: Pelkän painetun lehden levikki Levikki-kelpoiset yhdistelmätilaukset* Pelkän digilehden levikki Painetun lehden Yhdistelmätilausten* Painetun lehden Yhdistelmätilausten* JT-kokonaisjakelu 100 000 0 0 0 100 000 0 0 LT-kokonaislevikki 0 Digilehden * Yhdistelmätilauksilla tarkoitetaan tilauksia, jotka sisältävät lehden saman numeron sekä painettuna lehtenä että digilehtenä. 15