PAIKALLA: JÄSENET Jari Parkkonen, Päijät-Hämeen liitto Eetu Salunen, Päijät-Hämeen hyvinvointiyhtymä Sari Lahti, Päijät-Hämeen hyvinvointiyhtymä Timo Louna, Päijät-Hämeen hyvinvointiyhtymä Jarmo Paukku, Hämeen ELY-keskus Jaana Hokkanen, TE-toimisto Päivi Rahkonen, Hollola Rinna Ikola- Norrbacka, Asikkala Heimo Mattila, Kärkölä Minna Veistilä, Sysmä Sinikka Malin, Heinola Merja Saasmo, Päijät-Hämeen pelastuslaitos MUUT LÄSNÄOLLEET ASIANTUNTIJAT Riitta Turunen, Hämeen ELY-keskus Arja-Tuulikki Wilén, Päijät-Hämeen liitto Jari Paakkunainen, Päijät-Hämeen liitto Anu Mäkelä, Päijät-Hämeen liitto Ville Majala, Päijät-Hämeen liitto Sari Mertsalmi, Päijät-Hämeen liitto
ESITYSLISTA 1. KOKOUKSEN AVAUS Maakuntajohtaja Jari Parkkonen avasi kokouksen ja toivotti kaikki tervetulleeksi. Päijät-Häme pyrkii kiirehtimään organisoitumista ja siksi kokous järjestettiin syyslomien aikaan. Tällä hetkellä on tärkeää saada monille valmisteluvaiheen suunnitelmille ja tuleville prosesseille yhteinen näkemys. 2. PROJEKTISUUNNITELMAN NYKYTILANNE JA MAAKUNTAHALLITUKSEN PÄÄTÖS ORGANISOITUMISESTA Maakuntajohtaja esitteli projektisuunnitelmaa ja organisoitumismallia, joka on valtion tiekarttapohjan palvelukokonaisuuksien mukainen. Palveluosioihin on esitetty vastuuvalmistelijat, joihinkin kohtiin odotetaan vielä nimeämisiä. Osioiden muoto ei ole vielä lopullisen organisoitumisen mukainen. Muutokset kokonaisuuksiin tehdään vasta, kun saadaan jokaiselta työryhmältä täytetyt projektikortit. Projektikorteilla esitetään vastuualueen tehtävät, tulokset sekä aikataulu. Joulukuussa julkaistaan työryhmät, joita perustetaan pidentyneeseen esivalmisteluvaiheeseen sekä työryhmien koostumus. Kokouksessa todettiin, että tiettyihin kokonaisuuksiin on syytä perustaa alatyöryhmiä. Uudistuksen valmistelua on toteutettu nyt kesäkuisen organisoitumispäätöksen mukaisesti, mutta marraskuun maakuntahallitukseen viedään esitys uudelleen organisoitumisen muodosta. Uuteen organisaatioon ei ole tulossa isoja muutoksia. Tärkeintä on nimetä puheenjohtajisto. Heidät tulisi nimetä siirtyvistä organisaatioista. Puheenjohtaja Parkkonen tiedusteli kokouksessa kunnilta, pitäisikö mukana olla myös kuntien edustus. Kunnat voivat lähettää esitykset puheenjohtaja edustuksesta tulevan viikon aikana. Jos esityksiä ei tule, puheenjohtajisto koostuu siirtyvien organisaatioiden jäsenistä. Puheenjohtajien työnkuvasta saa lisätietoa maakuntajohtajalta. Muut jäsenet nimetään organisatorisesti. 2.1 PROJEKTISUUNNITELMAN PÄIVITTÄMINEN Kokouksessa tuotiin esiin, että projektisuunnitelmassa on vielä paljon päivitettävää. Ne asiat mitä pystytään tässä vaiheessa lisäämään ja korjaamaan tehdään mahdollisimman pian. Päivitetty versio toimitetaan vateryhmälle, jolla mahdollisuus vielä kommentoida sisältöjä. Projektisuunnitelman kommentoinnille sovitaan
päivämäärät, jolloin suunnitelmaa valmistellaan Päijät-Hämeen liitossa ja suunnitelman valmisteluun pääsee osallistumaan. Sähköinen työkalu projektisalkku (Thinking portfolio) tulee kaikkien työryhmien käyttöön. Valmistelijat saavat työkaluun täydet oikeudet ja koulutuksen. Projektikortit tullaan siirtämään tähän työkaluun. Projektisalkusta järjestetään ensimmäinen koulutus projektitoimistolle 31.10.2017. 3. REKRYTOINNIN PELISÄÄNNÖT Puheenjohtaja esitteli rekrytoinnin periaatteet ja ne saivat ohjausryhmän hyväksynnän. Hyvänä linjauksena pidettiin, että kuntien työntekijöitä otetaan myös mukaan rekrytointeihin. Tähän syynä se, että ei voida vielä tietää mitkä kuntien palvelut tulevat olemaan varmasti siirtymässä. Rekrytoinnin pelisäännöt esitellään vielä henkilöstöfoorumissa 3.11.2017. Keskusteltiin pelisäännöt dokumentin viimeisestä kohdasta, jossa mainitaan, että valmistelutehtävään hakevan henkilön tulee varautua tehtävän hoitamiseen vuoden 2018 loppuun asti. Rekrytoinnin pelisäännöt hyväksytetään maakuntahallituksen kokouksessa 13.11.2017. 4. REKRYTOINNIN PROJEKTITOIMISTOON Tulevat rekrytoinnit tehdään pääsääntöisesti sisäisinä hakuina, jos sisäisessä haussa ei tehtävään löydy pätevää henkilöä niin käytetään ulkoista hakumenettelyä. Kukin siirtyvä organisaatio vastaa hakuilmoitusten asianmukaisesta tiedottamisesta omille työntekijöille. Osa tehtävistä tehdään palvelusopimuksilla, osa tehtävistä vaatii henkilön ottamaan virkavapaata omasta työstään. Kaikki tehtävät eivät ole kokoaikaisia tehtäviä. Tehtävät ovat määräaikaisia ja niiden on tarkoitus alkaa tammikuussa 2018. Listaus rekrytoineista jaetaan ohjausryhmälle kommentoitavaksi. Kokouksessa hyväksyttiin esitetty listaus rekrytoinneista ja tehtävien laitto hakuun maakuntahallituksen kokouksen jälkeen. LIITE: PH2020 Asiavalmistelu vastuuvalmistelijat ja rekrytoinnit 2017.10.24_LUONNOS
5. RAHOITUS 5.1. VALTIONAVUSTUKSEN HAKU MAAKUNTIEN PERUSTAMISEEN Päijät-Hämeen liitto on esittänyt väliaikaishallinnon kokonaiskustannuksiksi 31.12.2017 asti 650 000 EUR. Esitetyt kokonaiskustannukset eivät sisällä väliaikaishallinnon ICT- ja tietojärjestelmiin liittyviä kustannuksia. Päätös määrärahasta tulee valtionvarainministeriöstä kuluvan viikon aikana. LIITE: HAKULOMAKE MAAKUNTIEN PERUSTAMISEN ESIVALMISTELUVAIHEESEEN 5.2. ICT-VALMISTELUN RAHOITUSHAKU Rahoitushakemus on lähetetty syyskuussa ICT- ja tietojärjestelmiin liittyen. Hakemuksessa esitetyt kokonaiskustannukset on noin 288 000 euroa. Päätöksen saapumisesta ei ole vielä tietoa. Jatkossa ICTrahoitus perustuu tarpeeseen ja sitä voidaan hakea liukuvasti hyvin perusteltuihin ICTkehittämisprojekteihin. LIITE: ICT-RAHOITUSYHTEENVETO 6. MUUTOSJOHTAJAN VALINTA Johtaja Jarmo Paukku esitteli missä vaiheessa muutosjohtajan valintaprosessi on. Hakemuksia tehtävään tuli 14. Haastatteluihin kutsuttiin 8 henkilöä. Kaikki hakijat on haastateltu ja valintaprosessi etenee. Muutosjohtajan rekrytoinnista päättää maakuntahallitus kokouksessaan 13.11.2017, jonka jälkeen valinta julkaistaan. 7. MUUT ASIAT Kokouksessa ei tullut esille muita asioita. 7.1 VIESTINTÄASIAT Projektikoordinaattori Ville Majala kertoi ph2019.fi -sivuston päivityksistä ja tulevista muutoksista. Sivujen päivittämisestä vastaavat tällä hetkellä Ville Majala ja Sari Mertsalmi Päijät-Hämeen
liitosta sekä Jaakko Koivisto ELY-keskuksesta. Viestintään tarvitaan lisärekrytointeja. Viestintäryhmä tapaa ensimmäisen kerran 2.11.2017 Päijät-Hämeen liitossa. 8. SEURAAVA KOKOUS Seuraava kokous järjestetään torstaina 7.12.2017 klo 14.00. 9. KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 14.00.