Tiedotussuunnitelma Keski-Suomen Työpajayhdistys ry. Keski-Suomen Työpajayhdistys ry.
1 1. Lähtökohdat... 2 2. Tiedottamisen tarpeet... 2 3. Tiedottamisen tavoitteet... 2 4. Sisäinen tiedotus... 3 5. Ulkoinen tiedotus... 4 6. Tiedottamisen vastuuhenkilöt... 5 7. Aikataulu... 5 8. Tiedottamisen kustannukset... 5 9. Seuranta ja arviointi... 5
2 1. Lähtökohdat Yhdistyksen tehtävänä on lisätä työpajatoiminnan tunnettavuutta Keski- Suomessa ja edistää työpajojen välistä yhteistyötä. Roolissaan yhdistys tukee pajatoiminnan ja palvelujen kehittämistä. Yhdistyksen toiminta-alue on koko maakunta. Toiminnassaan yhdistys painottaa verkostojen yhteistyötä, joka tarkoittaa monialaista ja moniammatillista otetta syrjäytymisen ehkäisemisessä, työmarkkinavalmiuksien parantamisessa ja muussa kehittämisessä. Yhdistys järjestää lisäksi tapaamisia ja koulutustilaisuuksia sekä edistää keskustelua työpajatoiminnan strategisesta kehittämisestä. Keskeiset yhteistyötahot työpajojen lisäksi ovat Valtakunnallinen työpajayhdistys, kunnat, viranomaiset, oppilaitokset ja yritykset. Yhteistyötahoihin päin yhdistys on aloitteellinen työpajatoiminnan kehittämiseksi ja resurssien turvaamiseksi. 2. Tiedottamisen tarpeet Viestintä ja tiedotus ovat keskeinen osa pajatoimintaa. Viestinnän ja tiedotuksen tehtävänä on varmistaa oikea kuva pajatoiminnasta asiakkaille ja sidosryhmille Viestintä ja tiedotus rakentavat sisäistä ja ulkoista ilmapiiriä ja imagoa Lisätä näkyvyyttä, tunnettavuutta ja avoimuutta Lisätä asiakkaiden tietoisuutta ja tiedon saatavuutta Vahvistaa olemassa olevia yhteistyösuhteita ja -verkostoja Edistää kokemusten vaihtoa eri toimijoiden välillä. 3. Tiedottamisen tavoitteet Kehittäminen ja strategiset tavoitteet: myönteisen imagon luominen pajatoiminnalle ja palveluille tunnettavuuden lisääminen sidosryhmien ja kansalaisten keskuudessa yhteistyön lisääminen pajojen ja sidosryhmien kesken
3 Toiminnalliset tavoitteet: toiminta tutuksi tarjottavat palvelut vuorovaikutuksen lisääminen 4. Sisäinen tiedotus Kohderyhmät: Sisäisen tiedotuksen tarkoituksena on kertoa yhdistyksen jäsenille ja maakunnan pajoille mitä heille tarjotaan ja mitä odotetaan. Sisäisen tiedotuksen avulla on tarkoitus lisätä vuorovaikutusta yhteisön/verkoston sisällä. Maakunnan pajojen lisäksi sisäisessä tiedotuksessa on keskeisellä sijalla valtakunnallinen työpajayhdistys. Välineet ja keinot: Perinteinen media Petinteisen median merkitys sisäisessä tiedotuksessa on varsin vähäinen. Sisäiselle tiedotukselle merkityksellistä on maakunnan lehdistön huomioiminen palveluista kerrottaessa. mediaviestintä (lehdistö, radio, TV) Sähköinen media Yhdistyksen verkkosivusto uudistetaan. Sivuston laajuutta lisätään ja käytettävyyttä korostetaan sisäisen viestinnän tarkoituksiin. Verkkosivuston ylläpito ja ajantasaisuus ovat lähtökohtia viestinnän sujuvuudelle. Sähköposti näyttelee sisäisessä tiedotuksessa merkittävää roolia nopeana ja ajantasaisena välineenä. verkkoviestintä (netti, sähköposti)
Sosiaalinen media tarjoaa nopean ja monisuuntaisen keinon tiedonvälitykseen. Yhdistyksen tiedotuksessa harkitaan sosiaalisen median mahdollisuudet. sosiaalinen media (facebook yms.) 4 Tilaisuudet Sisäisen tiedotuksen kannalta erilaiset tilaisuudet tarjoavat merkittävän foorumin. Yhdistyksen hallituksen kokoontuminen eri pajoilla on tuonut hyviä kokemuksia. Tätä tulee jatkaa edelleen. Muita hyödynnettäviä tilaisuuksia ovat avoimet ovet, seminaarit, koulutustilaisuudet jne. avoimet ovet, seminaarit, kokoukset, messut jne 5. Ulkoinen tiedotus Kohderyhmät: Ulkoisen tiedotuksen tarkoituksena on informoida toiminnan kannalta tärkeitä sidosryhmiä ja yhteistyökumppaneita. Keskeisiä tahoja tässä mielessä ovat oppilaitokset, yritykset, kunnat ja viranomaiset. Välineet ja keinot: Perinteinen media Ulkoisessa tiedotuksessa keskeinen hyödynnettävä on perinteinen media. Onnistuneella mediaviestinnällä voidaan tavoittaa tehokkaasti ja laajasti sidosryhmää. Keskeisellä sijalla mediaviestinnässä on paikallinen ja maakunnallinen lehdistö. mediaviestintä (lehdistö, radio, TV) Sähköinen media Yhdistyksen verkkosivuilla lisätään yleistä tietoa pajatoiminnasta ja pajojen tarjoamista palveluista. Verkossa esitettävien tietojen ajantasaisuus on edellytys onnistuneille kontakteille. Sähköposti toimii nopeana ja ajantasaisena välineenä sidosryhmätiedotuksessa. verkkoviestintä (netti, sähköposti)
Sosiaalinen media toimii avoimena foorumina sekä sisäisessä että ulkoisessa tiedotuksessa. Sosiaalisen median tarjoamat mahdollisuudet on hyödynnettävä harkiten. sosiaalinen media (facebook yms.) 5 Tilaisuudet Eri tyyppiset tilaisuudet tarjoavat välittömän kontaktin ja palautteen. Sidosryhmille suunnattavat avoimet ovet, infotilaisuudet jne. ovat tehokas tapa kertoa palveluista ja saada aikaan onnistuneita kontakteja avoimet ovet, seminaarit, kokoukset, messut jne 6. Tiedottamisen vastuuhenkilöt Yhdistyksen asioita hoitaa ja toiminnasta vastaa hallitus. Tiedottamisen käytännön toteutus tapahtuu hallituksen puheenjohtajan johdolla. Toimenpiteiden valmistelussa ja toteuttamisessa on mukana mm. alu-koordinaattori. 7. Aikataulu Tiedotussuunnitelman toteuttamisesta laaditaan yksityiskohtainen vuosikalenteri. 8. Tiedottamisen kustannukset Yhdistyksen talousarviossa määritellään vuositasolla tiedottamiseen kohdistuvat kustannukset. 9. Seuranta ja arviointi Yhdistyksen hallituksen tehtävänä on seurata tiedotuksen ja viestinnän toteutumista vuoden kuluessa. Hallitus tarkentaa tarvittaessa käytettäviä toimenpiteitä. Tiedotussuunnitelma liitetään osaksi vuosisuunnitelmaa ja vuosikertomusta.