SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON PEREHDYTTÄMISOPAS
Sisällysluettelo 1 Johdanto 3 2 Mikä on Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto 4 3 Sosiaalityö ja perhepalvelut tulosalue 6 4 Sosiaalihuolto 8 4.1 Sosiaalihuollon palvelutehtävät 8 4.2 Sosiaalihuollon palveluprosessit 9 4.3 Sosiaalihuolto - Sosiaalipalvelut 10 4.4 Sosiaalihuollon asia 12 5 Asiakkuus ja asianhallinta 14 5.1 Sosiaalihuollon asiakkuus 14 5.2 Sosiaalihuollon palvelutehtävään asiakkuus 14 5.3 Palveluyksikön asiakkuus 15 5.4 Sosiaalihuollon asiakasasiakirja 15 6 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjoille annettavat metatiedot 16 7 Asiakasasiakirjojen laatiminen ja tallentaminen arkistoon 18 8 Asiakastietojen katselun erityinen syy 20 9 Määrämuotoinen kirjaaminen 22 10 Asiakasasiakirjojen haku ja katselu 23 11 Asiakirjojen luovutus ja valvonta 24 12 Omakanta-palvelu kansalaisten käytössä ja asiakkaan informointi 25 Lähteet 26 Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto on iso toiminnallinen muutos sosiaalihuollon toimijoille Layout: Jouko Keto Vaasan kaupunki Graa set palvelut
1 Johdanto Tässä oppaassa kuvataan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöön liittyviä toimintamalleja sosiaalihuollon ammattilaisen näkökulmasta. Perehdyttämisopas pohjautuu THL:n tekemään Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta-palveluissa sekä THL:n ohjeisiin ja määräyksiin asiakastiedon arkiston käyttöönottoon liittyen. Oppaassa on hyödynnetty Kansa-koulu hankkeen materiaalia asiakasasiakirjalain toimeenpanosta. Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista sääntelee asiakastyön kirjaamista ja asiakasasiakirjojen hallintaa sosiaalihuollossa. Opas sisältää myös organisaation antamaan ohjeistusta toimintamalleja koskien. Järjestelmäkohtaisissa ohjeissa taas kuvataan, miten eri toiminnallisuuksia toteutetaan asiakastietojärjestelmässä. Oppaassa huomioidaan Kanta I-vaiheen käyttöönottoon liittyvät toiminnallisuudet ja vaatimukset. Oppaan tarkoituksena on ohjata työntekijöitä uusien toimintamallien käytössä. Oppaan avulla ohjeistetaan yhtenäisten toimintatapojen käyttöön. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönoton yhteydessä organisaatiossa toiminta tulee olla kansallisten määräysten ja ohjeiden mukaista. Sosiaalihuolto on julkisen hallinnon organisoimaa toimintaa, joten siinä syntyvät asiakasasiakirjat ovat viranomaisen asiakirjoja. Viranomaisella on velvollisuus huolehtia asiakirjojen käytettävyydestä ja saatavuudesta. Organisaation tehtävänä on yhdenmukaistaa sosiaalihuollon asiakastiedot, palveluprosessit ja niihin liittyvät asiakasasiakirjat kansallisten määritysten mukaisiksi ja kouluttaa henkilökunta määrämuotoiseen sosiaalihuollon asiakastyön kirjaamiseen. 3
2 Mikä on Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto on valtakunnallisesti hallinnoitava ja toteutettava arkisto sosiaalihuollon asiakastiedoille ja asiakirjoille. Asiakastiedon arkisto toteuttaa sähköisten asiakasasiakirjojen keskitetyn arkistoinnin sekä tietojen aktiivisen käytön ja säilyttämisen. Sosiaalihuollon asiakastiedot tullaan arkistoimaan asiakasasiakirjoina Kanta-palveluihin pysyvästi. Asiakirjojen arkistointi. Kanta-palvelut muodostuvat sosiaalihuollon asiakastiedon arkistosta ja Omakannasta. Kela toteuttaa asiakastiedon arkiston teknisesti. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto otetaan käyttöön vaiheitta I-IV. THL määrittelee, mitä tietosisältöjä arkistoon viedään eri vaiheissa. Ensimmäisen vaiheen tuotantokäyttö alkaa Vaasa Sosiaalityö ja perhepalvelut osalta vuonna 2019. Vaasan lastensuojelun osalta tuotantokäyttö käynnistyy jo vuonna 2018. Kanta I vaiheen käyt- töönotossa arkistoitavat asiakirjat ovat käytettävissä ainoastaan organisaatioiden sisäisesti eikä luovutukset rekisterien välillä tai asiakirjojen katselu Omakannassa ole tässä vaiheessa mahdollista. Tulevaisuudessa sosiaalihuollon kirjaama asiakastieto on siis paremmin asiakkaiden ja työntekijöiden saatavilla sekä hyödynnettävissä. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen kontekstilla tarkoitetaan toimintaympäristöä, jossa asiakastietoja syntyy ja tallennetaan. Sosiaalihuollon toimintaa ja sosiaalipalveluja, joissa asiakasasiakirjoja laaditaan kuvataan kontekstitiedoilla. Kun jokainen asiakasasiakirjoja laativa ammattilainen huolehtii siitä, että kontekstitiedot ovat oikein, asiakirjat löytyvät asiakastiedon arkistosta silloin, kun niitä 4
tarvitaan. Kontekstitiedoista huolehtiminen helpottaa siten asiakastietojen tehokasta hyödyntämistä myös asiakastyössä. Työntekijöiltä edellytetään asiakas-asiakirjojen merkitsemistä kontekstitiedoilla. Mitä ovat kontekstitiedot? Sosiaalihuollon metatietomallissa asiakastietojen kontekstia kuvaavia tietoja ovat palvelunantajan tiedot, ammattihenkilön tiedot, asiakkaan tiedot sekä asian ja palvelutehtävän tiedot. Palvelunantajaa, ammattihenkilö ja asiakasta koskevat tiedot ovat luonteeltaan pääosin yksilöiviä. Keskeisiä asiakirjojen kontekstia kuvaavia luokituksia ovat - Sosiaalihuolto Sosiaalihuollon asia; - Sosiaalihuolto Palvelutehtävä; - Sosiaalihuolto Sosiaalihuollon palveluprosessi; sekä - Sosiaalihuolto Sosiaalipalvelut Sosiaalihuollon ammattilaiset käyttävät arkistoa oman asiakastietojärjestelmän kautta. Asiakastietoja käyttävien sosiaalihuollon ammattilaisten käyttäjärooleja ja oikeuksia asiakastietojen käsittelyyn hallitaan paikallisesti sosiaalihuollon organisaatiossa THL:n antaman käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista antaman määräyksen mukaisesti. Valtakunnalliseen sosiaalihuollon arkistoa tai muita Kanta-palveluita käytettäessä asiakastietojärjestelmään kirjaudutaan sosiaalihuollon varmentajan myöntämillä ammatti- ja henkilöstökorteilla. Kanta I vaihe PDF tallennus ja tiedon saatavuus rekisterinpitäjän omaan käyttöön. I vaihe = asian-, asiakkuuden-, sekä asiakirjahallintaan liittyviä toiminnallisuuksia. Tallennus ja haku tehdään omasta rekisteristä. Kanta I -vaiheen perustoiminnallisuus: - asiakasasiakirjojen metatietojen toteuttaminen - ammattihenkilön kirjautuminen varmenteella - asiakasasiakirjojen tallennus asiakas- tai ilmoitusrekisteriin - asiakasasiakirjojen tallennus palvelutehtävittäin - asiakasasiakirjojen haku omasta rekisteristä - käyttöoikeuksien toteuttaminen palvelutehtävittäin - asia-asiakirjan muodostaminen - asiakkuus-asiakirjan muodostaminen - asioiden avaaminen ja päättäminen - asiakkuuden hallinnan toteuttaminen ml. asiayhteyden todentaminen - asiakirjojen haut arkistosta asiakirjojen metatietojen perusteella - asiakastiedon koosteen palauttaminen - asiakirjojen allekirjoittaminen järjestelmä allekirjoituksella sekä - käyttölokien ja käyttöoikeuksien hallinta Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotossa on tavoitteena kaikkien asiakastietojen hallinta ja niiden käytettävyyden varmistaminen. 5
3 Sosiaalityö ja perhepalvelut tulosalue Vaasan kaupungin Sosiaalityö ja perhepalvelut tulosalueen tehtävänä on huolehtia sosiaalihuoltoon kuuluvista palveluista. Tulosalueen tehtävänä on asiakkaan voimavaroista ja tarpeista lähtien edistää ja tukea asiakkaan ja hänen perheensä toimintakykyä, vahvistaa ja parantaa itsenäistä suoriutumista ja kotoutumista, sosiaalista hyvinvointia, osallisuutta ja yhteisöllisyyttä sekä ehkäistä sosiaalisia ongelmia. Lapsi- ja perhesosiaalityö Tulosaluejohtaja Aikuisten sosiaalityö Vastaanotto ja arviointi Neuvonta, ohjaus, kiireellinen apu, palvelutarpeen arviointi Pohjanmaan sosiaalipäivystys Sosiaalityö, vammaispalvelut ja kotouttaminen Lastensuojelutyö Lastensuojelun laitos Perhehoito Vastaanotto ja arviointi Neuvonta, ohjaus, kiireellinen apu, palvelutarpeen arviointi Pohjanmaan tulkkikeskus Taloudellinen avustaminen (toimeentulot. yksikkö) Kuntouttava työtoiminta Sosiaalityö, vammaispalvelut ja kotouttaminen Aktivointi ja kuntoutus Vammaispalvelut ja kotouttaminen Lasten- ja perheiden palvelut Työikäisten palvelut Perhekeskus (Sos.palv.) Perheneuvola Perheoikeudelliset palvelut Lapsiperheiden kotipalvelu Perhetyö (ennaltaehkäisevä) Perhekeskustoiminta EhL:n mukainen iltapäivä- ja iltahoito EhL:n mukainen kuntoutus Kotouttamispalvelut Vaasan vastaanottokeskus Pohjanmaan sovittelutoimisto Kuva 1: Sosiaalityö ja perhepalvelut organisaatiokaavio Sosiaalinen kuntoutus ja TEOS Vammaisten päiväja työtoiminta Majakka Meritähti Avo- ja tuettu työtoiminta Arjen hallinnan tuki Kotikuntoutus Mt- ja päihdepäivä- ja työtoiminta Mielenterveys- ja päihdekuntoutuspalvelut Päihdekeskus Nuorisoasema Klaara Mielenterveys-ja riippuvuuskeskus Horisontti Asumispalvelut EhL asumispalvelut Kivikoto, Mäkihovi Näthemmet, Park-hemmet, Puro-hovi, Kotikulta / Kultapiha Mt- ja päihdekuntoutujien asumispalvelut Silmukoti Aaltokoti Ostopalvelu (5 yksikköä) 6
Taulukko 1. Vaasan sos.- ja terveystoimen sosiaalihuollon palveluyksiköt Lapsi ja perhesosiaalityön palvelualue Vaasan sos.- ja terveystoimi * Lapsi ja perhesosiaalityö * Lastensuojelu * Perhehoito * Pohjanmaan sosiaalipäivystys * Mäntykoti * Kortteeri * Omakoti * Pysäkki * Tehostettu perhetyö(sis. Väylä) Lasten ja perheiden palvelut Vaasan sos.-ja terveystoimi * Ankkurin iltahoito * Iltapäiväkoti Ankkuri * Iltapäiväkoti Revontulet * Kotomaja * Kuntoutusohjaus * Lapsiperheiden Kotipalvelu * Lasten ja perheiden palvelut * Perhetyö (Shl:n mukaan) * Perheneuvola * Perheoikeudelliset asiat Aikuisten sosiaalityön palvelualue, Vaasan sos.- ja terveystoimi *Aikuisten sosiaalityö *Kuntouttava työtoiminta Työikäisten palvelut Vaasan sos.- ja terveystoimi * Asumisyksikkö Aaltokoti * Asumisyksikkö Jansson-koti * Asumisyksikkö Kalliokoti * Avopäihdepalvelu * Avotyötoiminta * Hopearanta * Katkaisuhoito * Kivikoto, tilapäishoito * Kivikoto * Korvaushoito * Kotikuntoutus * Kotikulta * Kultapiha * Kuninkaantien asumispalvelu * Kuntouttava työtoiminta Aura * Kyläkeskus Kultanummi * *Aaltokoti Nuorisoasema Klaara * *Avopäihdepalvelu, Palvelukeskus Majakka * *Avotyötoiminta Puistokoti * *Hopearanta Purohovi * *Janssonkoti Päivätoiminta Meritähti * *Kalliokoti MT-työtoiminta Upseeri * *Katkaisuhoito, Mäkihovi * *Kivikoto, Maininki tilapäishoito * *Kivikoto Selviämishoito * *Korvaushoito Silmukoti * *Kotikulta Vammaisten kotiohjaus * *Kultapiha Verkkokoto * *Kuninkaantien Yhteisökuntoutus asumispalvelu *Kuntouttava asuminen *Kuntouttava työtoiminta Aura *Kyläkeskus Kultanummi Yksiköt on luotu siten, että yksikön nimi kertoo asiakkaalle, missä yksikössä kirjaus on tehty. Sosiaalityön yksiköt ovat laajoja palvelukokonaisuuksia ja laitokset, palveluasumisyksiköt ja toiminnalliset yksiköt omiaan. 7
4 Sosiaalihuolto Sosiaalihuoltoa kuvaamaan on laadittu useita eri luokituksia. Keskeisimpiä niistä ovat sosiaalihuollon palvelutehtäviä, niissä annettavia sosiaalipalveluja sekä palveluprosesseja kuvaavat luokitukset. Luokitus koostuu kolmesta erillisestä luokituksesta: 1. Palvelutehtävät 2. Palveluprosessit 3. Sosiaalipalvelut Palvelutehtävä Palveluprosessi Sosiaalipalvelu Yksittäinen asiakasasiakirjan ja kertomusmerkinnän tietorakenne 4.1 Sosiaalihuollon palvelutehtävät Sosiaalihuolto ja siinä asiakkaille annettavat sosiaalipalvelut toteutetaan palvelutehtävittäin, joita on yhteensä seitsemän. Palvelutehtävät on määritelty asiakasryhmittäin niin, että niiden sisällä pystytään tukemaan asiakkaaksi tulevaa kansalaista mahdollisimman monipuolisesti hänen tuen tarpeissaan. Palvelutehtävät perustuvat pääsääntöisesti sosiaalihuollon perus- ja erityislakeihin. Sosiaalihuollon palvelutehtävien luokitus perustuu THL:n antamaan määräykseen. Sosiaalihuollon peruspalveluilla tarkoitetaan sosiaalihuollon palvelutehtävien kokonaisuutta, jossa painopiste Kuva 2. Asiakasasiakirjoille annettavat kontekstitiedot on sosiaalisten ongelmien ehkäisemisessä sekä varhaisen tuen ja sosiaalipalvelujen tarjoamisessa sosiaalihuollon asiakkaille heidän hyvinvointinsa ja toimintakykynsä ylläpitämiseksi. Sosiaalihuollon erityispalveluilla tarkoitetaan sosiaalihuollon palvelutehtävien kokonaisuutta, jossa painopiste on sosiaalisten ongelmien vähentämisessä ja poistamisessa ja jonka tavoitteena on vastata sosiaalihuollon asiakkaiden tuen tarpeeseen silloin, kun sosiaalihuollon peruspalveluissa annettavat sosiaalipalvelut eivät ole riittäviä. ERITYISPALVELUT LASTENSUOJELU PERHEOIKEUDELLISET PALVELUT PERUSPALVELUT IÄKKÄIDEN PALVELUT PÄIHDEHUOLTO VAMMAISPALVELUT LAPSIPERHEIDEN PALVELUT TYÖIKÄISTEN PALVELUT Kuva 3. Perus- ja erityispalvelut sosiaalihuollossa 8
Taulukko 2. Sosiaalihuollon palvelutehtävät Sosiaalihuollon palvelutehtävät Iäkkäiden palvelut Lapsiperheiden palvelut Lastensuojelu Perheoikeudelliset palvelut Päihdehuolto Työikäisten palvelut Vammaispalvelut Määritelmä Sosiaalihuollon palvelutehtävä, jonka tavoitteena on edistää ja tukea iäkkäiden henkilöiden toimintakykyä ja itsenäistä suoriutumista sekä sosiaalista hyvinvointia ja turvallisuutta. Sosiaalihuollon palvelutehtävä, jonka tavoitteena on tukea lapsiperheitä ja vanhemmuutta sekä edistää lasten yksilöllistä kasvua ja myönteistä kehitystä. Sosiaalihuollon palvelutehtävä, jonka tavoitteena on turvata erityistä suojelua tarvitsevien lasten ja nuorten oikeus turvalliseen kasvuympäristöön sekä tasapainoiseen ja monipuoliseen kehitykseen. Sosiaalihuollon palvelutehtävä, jonka tavoitteena on turvata lasten oikeus huoltoon ja elatukseen, turvata puolisoiden oikeus elatukseen sekä tukea perheitä adoptioasioissa ja ristiriitatilanteissa. Sosiaalihuollon palvelutehtävä, jonka tavoitteena on ehkäistä ja vähentää päihteiden ongelmakäyttöä ja siihen liittyviä haittoja sekä parantaa päihteiden ongelmakäyttäjien ja heidän läheistensä toimintakykyä ja turvallisuutta. Sosiaalihuollon palvelutehtävä, jonka tavoitteena on tukea työikäisiä asiakkaita elämänhallintaan, työhön, toimeentuloon tai opiskeluun liittyvissä asioissa sekä vähentää eriarvoisuutta. Sosiaalihuollon palvelutehtävä, jonka tavoitteena on edistää vammaisten henkilöiden osallisuutta ja yhdenvertaisuutta yhteiskunnassa sekä ehkäistä ja poistaa vammaisuudesta johtuvia esteitä. 4.2 Sosiaalihuollon palveluprosessit Palvelutehtävän asiakkuus käynnistyy asian vireilletulosta ja etenee pääsääntöisesti asian vireilletulokäsittelystä palvelutarpeen arvioinnin ja asiakkuuden suunnittelun kautta palvelun järjestämiseen ja palvelun toteuttamiseen. Poikkeuksena on lastensuojelu, jonka asiakkuus alkaa, kun lastensuojelun tarve on todettu tai ryhdytään kiireellisiin lastensuojelun tukitoimiin. THL on julkaissut uuden ohjeen 4/2018 Lasta koskevat asiat, asiakkuudet ja määräajat sosiaalihuollossa. Palvelutehtävän asiakkuus Kiireellisen tuen tai täydentävän palvelun tarve Asiakassuunnitelma ilmeisen tarpeeton Tuen tarve Asian vireilletulokäsittely Palvelutarpeen arviointi Asiakkuuden suunnittelu Palvelun järjestäminen Asiakassuunnitelma tarkistamien Palvelun toteutus Asiakkuus päättyy Syy arvioida palvelutarve uudelleen Täydentävä palvelun tarve Kuva 4. Asian käsittely palvelutehtävän asiakkuudessa ja sen sisältämät palveluprosessit. 9
Taulukko 3. Sosiaalihuollon palveluprosessit Prosessin vaihe Asian vireilletulokäsittely Palvelutarpeen arviointi Asiakkuuden suunnittelu Palvelujen järjestäminen Palvelujen toteutus Määritelmä Sosiaalihuollon palveluprosessi, jossa sosiaalihuollon ammattilainen ottaa käsittelyyn henkilön tuen tarvetta koskevan, sosiaalihuollossa vireille tulleen asian. Sosiaalihuollon palveluprosessi, jossa sosiaalihuollon ammattihenkilö arvioi henkilön tuen tarvetta ja sen luonnetta, asiakkuuden edellytyksiä sekä sitä, millä sosiaalipalveluilla tarpeisiin pystytään vastaamaan. Asiakas voi myös pyytää arvioimaan palvelutarpeensa uudelleen. Sosiaalihuollon palveluprosessi, jossa sosiaalihuollon ammattihenkilö laatii yhdessä asiakkaan kanssa palvelutarpeen arvioon perustuvan asiakassuunnitelman asiakkaalle tarjottavista sosiaalipalveluista, muusta asiakkaan saamasta tuesta sekä hänen omista toimenpiteistään sosiaalisen hyvinvoinnin ja toimintakyvyn ylläpitämiseksi Sosiaalihuollon palveluprosessi, jossa sosiaalihuollon ammattihenkilö järjestää sosiaalihuollon asiakkaalle hänen tarvitsemansa sosiaalipalvelut ja muun tuen, tekee sosiaalipalveluja koskevat päätökset ja vastaa siitä, että sosiaalipalvelut toteutetaan tarvittavassa laajuudessa. Sosiaalihuollon palveluprosessi, jossa sosiaalihuollon asiakkaalle myönnetty sosiaalipalvelu toteutetaan. Palvelun toteutus sisältää toteuttamissuunnitelman laatimisen yhdessä asiakkaan kanssa asiakassuunnitelman pohjalta, suunnitelman mukaisen toiminnan, palvelun toteutuksen arvioimisen aika ajoin yhdessä asiakkaan kanssa sekä toteutuksen hallitun päättämisen. Sosiaalihuollon palveluprosessi -luokituksen avulla kuvataan asiakirjan syntyprosessia ja toimintaa, jonka yhteydessä asiakastieto syntyy. Sosiaalihuollon palveluprosessi on pakollinen kuvailutieto kaikille sosiaalihuollon asiakasasiakirjoille. Palveluprosessit on sosiaalihuollossa annettavaan sosiaalipalveluun liittyvä suunnitelmallinen toimintosarja. Asiakasasiakirjoja laaditaan eri palveluprosessissa. Palveluprosessikuvaus määrittää milloin asiakasasiakirja laaditaan. 4.3 Sosiaalihuolto - Sosiaalipalvelut Sosiaalipalvelujen tarkoituksena on edistää asiakkaan sosiaalista hyvinvointia ja toimintakykyä sekä ehkäistä, vähentää ja poistaa sosiaalisia ongelmia. Kukin palvelutehtävä koostuu joukosta kyseiselle asiakasryhmälle tarvittavia sosiaalipalveluja. Osa sosiaalipalveluista esiintyy useimmissa palvelutehtävissä, mutta sisällöllisesti ja työmenetelmiensä osalta ne saattavat erota toisistaan. Tavoitteena on, että kussakin palvelutehtävässä on käytettävissä sellainen palveluvalikoima, jonka avulla pystytään tukemaan asiakasta niissä tuen tarpeissa, jotka kuuluvat palvelutehtävän sisältöön. Sosiaalipalvelu on siis ehdollisesti pakollinen metatieto. Sillä kuvataan sitä palvelua, jota haetaan, suunnitellaan, järjestetään tai toteutetaan. Sosiaalipalvelu-metatieto on myös toistuva. Jos esimerkiksi hakemus koskee useampaa kuin yhtä sosiaalipalvelua, metatieto toistuu. 10
Taulukko 4. Sosiaalipalvelut Sosiaalihuollon asiakkuutta ohjaavat sosiaalipalvelut sosiaalityö sosiaaliohjaus omaishoidon tuki sosiaalipäivystys Omatoimisuutta tukevat sosiaalipalvelut asunnon muutostyö henkilökohtainen apu kotipalvelu liikkumista tukeva palvelu Sosiaalista hyvinvointia ja elämänhallintaa edistävät sosiaalipalvelut tukisuhdetoiminta vertaistukitoiminta lomanviettopalvelu päivätoiminta vammaisten henkilöiden työtoiminta sopeutumisvalmennus kuntoutusohjaus sosiaalinen kuntoutus kasvatus- ja perheneuvonta perhetyö tehostettu perhetyö kotoutumisen edistäminen Asumispalvelut tuettu asuminen palveluasuminen tehostettu palveluasuminen tilapäinen asuminen Lapsen etuun ja perheoikeuteen liittyvät sosiaalipalvelut adoptioneuvonta isyyden selvittäminen lapsen huollon ja tapaamisoikeuden turvaaminen lapsen elatusavun turvaaminen puolison elatusavun turvaaminen tapaamisten valvonta perheasioiden sovittelu lapsen yksityisen sijoituksen valvonta Taloudelliseen tilanteeseen liittyvät sosiaalipalvelut toimeentulotukipalvelu sosiaalinen luototus asiakkaan raha-asioiden hoitaminen Työllistymiseen liittyvät sosiaalipalvelut kuntouttava työtoiminta vammaisten henkilöiden työllistymistä tukeva toiminta (työsopimussuhde) vammaisten henkilöiden työhönvalmennus (tuki sekä asiakkaalle että työyhteisölle) Ympärivuorokautisen hoidon ja huolenpidon tarpeeseen vastaavat sosiaalipalvelut perhehoito ammatillinen perhehoito laitospalvelu perhekuntoutus ensikotipalvelu turvakotipalvelu Palvelutehtävien sosiaalipalvelujen ja palveluprosessien valtakunnallisesti yhtenäinen määrittely edesauttaa sekä kansallisesti vertailukelpoisen tiedon saamista palvelutuotannosta että asiakastietojen hallinnan organisoimisesta kansallisissa tietojärjestelmäpalveluissa. Sosiaalihuoltoa ohjaavat lait sisältävät palvelunjärjestäjälle velvoitteita järjestää tietyt sosiaalipalvelut tietyille kohderyhmille. Lakisääteisten palvelujen lisäksi palvelunjärjestäjä voi tukea tiettyä kohderyhmää myös muilla sosiaalipalveluilla. 11
4.4 Sosiaalihuollon asia Julkisessa sosiaalihuollossa vireille tulevat asiat ovat hallintoasioita ja niiden käsittely edellyttää usein hallintomenettelyä. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että asiakas saa tehdystä ratkaisusta kirjallisen päätöksen, johon voi yleensä hakea muutosta kirjallisesti. Kun henkilön sosiaalihuollon tarvetta koskeva asia tulee vireille, se otetaan käsittelyyn ja ratkaisu kirjataan päätökseen. Päätöksen täytäntöönpano tarkoittaa usein sosiaalipalvelujen käynnistämistä. Vireille tulleen asian ratkaisu ja täytäntöönpano merkitään metatiedoilla kuuluvaksi samaan asiaan. Sosiaalihuollossa asian käsitettä käytetään yksilöimään asiakkaan tuen tarpeisiin liittyviä toiminnallisia ja asiakirjallisia kokonaisuuksia. Useimmiten uusi asia syntyy vireillepanoasiakirjan, esimerkiksi hakemuksen tai ilmoituksen saavuttua palvelunjärjestäjälle. Palvelunjärjestäjä ottaa asian käsittelyyn ja tekee siitä palvelutarpeen arvion ja päätöksen. Jos päätöksellä myönnetään asiakkaalle sosiaalipalvelua tai taloudellista etuutta, päätöksen perusteella annettavat palvelut kuuluvat samaan sosiaalihuollon asiaan. Samaan asiaan kuuluvat asiakasasiakirjat merkitään samalla asian tunnuksella. Asian käsittely ei aina sisällä hallintomenettelyä. Esimerkiksi palvelunjärjestäjälle saapunut lastensuojeluilmoitus otetaan käsittelyyn ja siitä muodostuu oma asiansa, mutta jos ilmoitus perusteeton, siitä ei tehdä hallintopäätöstä eikä se johda toimenpiteisiin. Hallintoasian vireilletulo edellyttää hallintolain mukaan uuden asian avaamista. Jos asiakkaalla on voimassa oleva palvelupäätös, mutta hänen palvelujaan on syytä täydentää, avataan uusi asia. Siinä tehdyn päätöksen perusteella annettavat palvelut liitetään asiatunnuksella uuteen asiaan. Joskus palvelu jatkuu samana, vaikka asia vaihtuu. Esimerkiksi laitospalvelu voi jatkua keskeytyksettä silloinkin, kun avohuoltona laitokseen sijoitettu lapsi otetaan huostaan. Sijoitus jatkuu samassa yksikössä, mutta laitospalvelu liittyy siitä eteenpäin huostaanottoa ja sijaishuoltoa koskevaan asiaan. Tällöin palvelussa syntyvät asiakirjat varustetaan eri asiatunnuksella sen jälkeen, kun sijoituksen peruste ja sosiaalihuollon asia ovat muuttuneet. Hakemuksen saapuminen edellyttää aina uuden asian avaamista. Hakemuksella asiakas panee vireille asian, joka on otettava erikseen käsittelyyn ja ratkaistava. Asiakas voi esimerkiksi hakea hänelle annettavaa sosiaalipalvelua täydentävää palvelua uudella hakemuksella, jolloin avataan uusi asia. Kuitenkin silloin, kun asiakkaan saamasta palvelusta on tehty määräaikainen palvelupäätös, ja todetaan, että sosiaalipalvelua on syytä edelleen jatkaa, asiakkaan ei ole tarpeen tehdä uutta hakemusta, vaan samaan asiaan voi tehdä ns. jatkopäätöksen. Kuitenkin jos asiakas on alun perin hakenut palvelua vain määräajaksi, päätöstä ei voi tehdä ilman uutta hakemusta ajalle, jolle palvelua ei ole alun perin haettu. Uuden asian käsittely alkaa vireilletuloasiakirjan vastaanotosta. Asiakas voi tulla henkilökohtaisesti tapaamaan sosiaalihuollon ammattihenkilöä, jolloin he voivat sopia yhdessä uuden asian vireille saattamisesta siten, että ammattihenkilö kirjaa asian käsittelemiseksi tarvittavat tiedot tekemällä asian vireilletuloa koskevan asiakaskertomusmerkinnän. Ammattihenkilö voi myös saada muulla tavoin tietoonsa sen, että henkilö on tuen tarpeesta. Ammattihenkilö voi silloin perustellusta syystä saattaa henkilöä koskevan sosiaalihuollon asian vireille tekemällä tätä koskevan asiakaskertomusmerkinnän. Asia voi tulla vireille samanaikaisesti useita eri reittejä. Esimerkiksi lapsesta voi tulla lyhyen ajan sisällä useita lastensuojeluilmoituksia. Ammattihenkilön tulee silloin harkita, onko niissä kaikissa kyse samasta asiasta, jolloin saapuneen lastensuojeluilmoituksen voi liittää samaan asiaan aiemmin saapuneen ilmoituksen kanssa. 12
Sosiaalihuollossa asia on aina palvelutehtäväkohtainen. Esimerkiksi lapsiperheiden palveluissa tehty palvelupäätös ja sen perusteella annettavat palvelut kuuluvat samaan asiaan, mutta jos asiakas tarvitsee lastensuojelua, on aloitettava uusi asia. Silloin kun asiakasprosessissa ylitetään palvelutehtävän raja, siirrytään myös uuteen asiaan. Samalla tavoin lastensuojelussa voidaan tehdä päätös avohuollon tukitoimista, mutta silloin kun tukitoimia järjestetään lapsiperheiden palveluissa, siellä syntyy uusi asia. Näin aloitettu uusi asia voidaan kuitenkin varustaa metatiedoilla siitä, että se liittyy tiettyyn lastensuojelun asiaan. Joskus samaan asiaan liittyviä palveluja voidaan antaa asiakkaalle vuosien ajan. Esimerkiksi iäkäs henkilö saattaa asua samassa palveluasunnossa ja saadaan samoja asumista tukevat palveluja vuosien ajan saman päätöksen perusteella, jos palvelutarpeessa ei tapahdu muutoksia. Tarjottavat palvelut kuuluvat silloin samaan asiaan. Palvelutarpeen kasvaessa voidaan panna uusi asia vireille ja siinä tehdyn päätöksen mukaan lisätä palveluvalikoimaa. Kukin palvelu liitetään aina siihen asiaan, jossa sitä koskeva päätös on tehty. Samaan asiaan voidaan liittää myös eri organisaatiossa laadittavia asiakirjoja. Kun palvelunjärjestäjä ottaa asian käsittelyyn ja tekee siitä ratkaisun, samaan asiaan kuuluvat myös ne palvelut, joita palveluntuottaja toteuttaa päätöksen perusteella toisessa yksikössä. Palveluntuottaja merkitsee palveluissa syntyvät asiakirjat palvelunjärjestäjältä saamillaan asian metatiedoilla. Asiat ovat palvelunjärjestäjäkohtaisia. Jos asiakas siirtyy toisen palvelunjärjestäjän asiakkaaksi esimerkiksi muut-taessaan uudelle paikkakunnalle, asiakkaan asiat sulje- taan ja asiakkuus päättyy aiemmalla palvelunjärjestäjällä. Uusi palvelunjärjestäjä ryhtyy käsittelemään vireille tulevia uusia asioita. Asian avaamisen yhteydessä annettu asiatunnus merkitään kaikkiin asian käsittelyn vaiheissa syntyviin asiakirjoihin. Vasta sitten kun palvelupäätöksen mukainen palvelun toteutus lopetetaan, asia suljetaan. 13
5 Asiakkuus ja asianhallinta 5.1 Sosiaalihuollon asiakkuus Sosiaalihuollon asiakkuus alkaa, kun hakemusta tai muulla tavoin vireille tullutta sosiaalihuollon asiaa ryhdytään käsittelemään. Käytännössä sosiaalihuollon asiakkuus alkaa aina jonkun palvelutehtävän asiakkuutena. Sosiaalihuollon asiakkuutta koskevat perustiedot tallennetaan asiakkuusasiakirjaan. Perustietoja asiakkuudesta ovat esimerkiksi tiedot palvelunantajasta, tiedot palvelusta vastaavasta ammattihenkilöstä, tiedot palvelujärjestäjäkohtaisen asiakkuuden alkamisesta ja päättymisestä. Poikkeuksena on lastensuojelu, jonka asiakkuus alkaa, kun lastensuojelun tarve on todettu tai ryhdytään kiireellisiin lastensuojelun tukitoimiin. Käytännössä ammattihenkilö ei voi etukäteen tietää, onko yhteyttä ottava henkilö jo asiakkaana vai ei. Niinpä prosessissa tarkastetaan ensin asiakkuuden olemassaolo ja uusi asiakkuus muodostetaan vain, jos sitä ei ole olemassa etukäteen. Henkilö on sosiaalihuollon asiakas silloin, kun hän on asiakkaana yhdessä tai useammassa palvelutehtävässä. Eri palvelutehtäviin avataan uusia asioita sen mukaan, missä palvelutehtävissä annettavista sosiaalipalveluista asiakkaan nähdään hyötyvän. Sosiaalihuollon asiakkuus on voimassa niin kauan kuin asiakas saa sosiaalipalveluja vähintään yhdessä palvelutehtävässä. Sosiaalihuollon asiakkuus päättyy, kun viimeinenkin palvelutehtävän asiakkuus on päätetty. 5.2 Sosiaalihuollon palvelutehtävään asiakkuus Palvelutehtävän valitseminen edellyttää asiakkaan kokonaistilanteen hahmottamista, jotta hänen asiansa Palvelutehtävän asiakkuus : Työikäisten palvelut 1.1.-31.5. Palvelutehtävän asiakkuus : Päihdehuolto 1.2.-31.3. Palvelutehtävän asiakkuus : Vammaispalvelut 1.5.-30.6. Sosiaalihuollon asiakkuus : 1.1.-30.6. Kuva 5 Sosiaalihuollon asiakkuus osataan liittää siihen palvelutehtävään, jossa tuen tarpeisiin pystytään parhaiten vastaamaan. Yleensä asian vireilletulo tarkoittaa myös palvelutehtävän asiakkuuden aloittamista. Palvelutehtävän asiakkuus aloitetaan sosiaalihuollon ammattihenkilön tietoisella päätöksellä siinä palvelutehtävässä, johon asian käsittely kuuluu. Asiakkuus myös päättyy sosiaalihuollon ammattihenkilön tietoisella päätöksellä perusteluineen, kun palvelutarve siinä päättyy. Eri palvelutehtäviin avataan uusia asioita sen mukaan, missä palvelutehtävissä annettavista sosiaalipalveluista asiakkaan nähdään hyötyvän. Asiakkaalla voi siis olla samanaikaisesti olla asiakkuus yhdessä tai useammassa palvelutehtävässä. Sosiaalihuollon asiakkuus on olemassa aina, kun asiakkaalla on voimassa vähintään yksi palvelutehtävän asiakkuus. Palvelutehtävä on pakollinen metatieto kaikille asiakasasiakirjoille. Kaikki sosiaalihuollon asiakasasiakirjat on liitettävä johonkin palvelutehtävään. Palvelutehtäväluokitus on tarkoitettu käytettäväksi asiakastietojärjestelmissä kuvaamaan sitä palvelutehtävää, jonka järjestämisen ja tuottamisen yhteydessä asiakirja on syntynyt. 14
5.3 Palveluyksikön asiakkuus Kun asia tulee vireille, henkilölle perustetaan asiakkuus siihen palvelunjärjestäjän palveluyksikköön, jossa sosiaalihuollon asiaa käsitellään tai sosiaalipalvelun saamiseen tietyssä palveluyksikössä. Asian vireilletulo tarkoittaa aina samalla palveluyksikön asiakkuuden muodostamista, ellei asiakas ole entuudestaan asiakkaana siinä palveluyksikössä, jossa asiaa ryhdytään käsittelemään. Palveluyksikön asiakkuuden aloittaminen mahdollistaa henkilötietojen käsittelyn, sillä palveluyksikön asiakkuutta käytetään asiakkaan ja työntekijän välisen asiayhteyden todentamiseen. Asiakastietojen käsittely on luvallista vain silloin, kun tietojen käsittelijällä on asiallinen yhteys asiakkaaseen. Palveluyksikkö on pakollinen metatieto. 5.4 Sosiaalihuollon asiakasasiakirja Sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja ovat kaikki sosiaalihuollossa syntyneet, asiakkaiden henkilötietoja sisältävät asiakirjat. Lisäksi käsite sosiaalihuollon asiakasasiakirja kattaa sosiaalihuoltoon vastaanotetut asiakirjat, jotka liitetään asiakkaan asiaan. Asiakirjat ryhmitellään asiakirjatyyppeihin. Sosiaalihuollossa tavallisia asiakasasiakirjoja ovat muun muassa hakemukset, suunnitelmat, arviot ja päätökset. Erillisten asiakirjojen lisäksi sosiaalihuollossa laaditaan paljon päivittäiskirjauksia asiakkaan asiakaskertomukseen. Tarkennetut asiakirjatyypit ovat siis asiakasasiakirjojen nimiä. Ne on ryhmitelty joko palvelutehtäväkohtaisiksi tai sosiaalipalvelukohtaisiksi asiakirjoiksi. Lisäksi on asia- kirjoja, joita voi laatia useammassa kuin yhdessä palvelutehtävässä. Osa asiakasasiakirjoista on vireilletuloasiakirjoja. Niillä tarkoitetaan asiakirjoja, joilla saatetaan asia vireille ja käynnistetään samalla asiankäsittelyprosessi. Myös asiakaskertomukseen kuuluva merkintä asian vireilletulosta on vireilletuloasiakirja. Kertomusmerkintä on sosiaalihuollon asiakasasiakirja, johon palvelunantaja kirjaa tietoa sosiaalihuollon asiakkaan tilanteesta tai hänen sosiaalihuollon asiansa kannalta merkittävistä tapahtumista ja toiminnoista. Asiakaskertomusmerkintöihin kirjataan lakisääteisiä tai muita olennaisia asiakastietoja, joita ei ole tallennettu muihin sosiaalihuollon asiakasasiakirjoihin. Jokaisesta sosiaalihuollon asiakasasiakirjasta tulee käydä ilmi, minkä asian hoitamisen yhteydessä se on laadittu. Kun asia tulee vireille, vireillepanoasiakirja liitetään asiaan asiatunnuksen avulla. Kaikki kyseisen asian käsittelyssä ja toimeenpanossa syntyvät asiakirjat merkitään kuvailutietojen avulla kuuluvaksi tähän samaan asiaan. Asiakasasiakirjaan ja kertomusmerkintään asiakastiedot kirjataan yhtenäisten, kansallisesti määriteltyjen asiakasasiakirjarakenteiden mukaisesti. Palveluyksikkötietoja käytetään asiakasasiakirjojen hallinnan lisäksi asiayhteyden todentamiseen. 15
6 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjoille annettavat metatiedot Asiakirjojen liittäminen kontekstiinsa auttaa seuraamaan asioiden käsittelyä sosiaalihuollossa tukee asiakastyön prosessia ja sosiaalipalvelujen toteutusta tuottaa vertailukelpoista tietoa sosiaalihuollosta tukee asiakastiedon hallintaa ja hyödyntämistä Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen hallinta valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen avulla edellyttää valtakunnallisesti yhtenäisen metatietomallin käyttöä. Näkökulma on toiminnassa syntyvien asiakasasiakirjojen varustaminen tarvittavilla kontekstia kuvaavilla - Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen kontekstilla tarkoitetaan toimintaympäristöä, jossa asiakastietoja syntyy ja tallennetaan. Jokaisesta sosiaalihuollon asiakasasiakirjasta tulee käydä ilmi, minkä asian hoitamisen yhteydessä se on laadittu. Kun asia tulee vireille, vireillepanoasiakirja liitetään asiaan asiatunnuksen avulla. Kaikki kyseisen asian käsittelyssä ja toimeenpanossa syntyvät asiakirjat merkitään kuvailutietojen avulla kuuluvaksi tähän samaan asiaan. Vireilletuloasiakirja Onko kyse uuden asian vireille tulosta vai onko asia jo vireillä Missä palvelutehtävässä asia tulee käsitellä? Missä palveluyksikössä asiakirja on vastaanotettu ja asian käsittely aloitetaan? Missä palveluprosessissa asiakirja on laadittu tai vastaanotettu? Liittyykö asiakirja yhteen tai useampaan sosiaalipalveluun? Onko kyse palvelun hakemisesta? LIITÄ ASIAAN LIITÄ PALVELU- LIITÄ PALVELU- LIITÄ PALVELU- LIITÄ SOSIAALI- A TEHTÄVÄÄN B YKSIKKÖÖN C PROSESSIIN D PALVELUUN E Muu asiakasasiakirja Minkä asian käsittelyyn asiakirja kuuluu? Mihin palvelutehtävään liitettyssä asiassa asiakirja on laadittu? Missä palveluyksikössä asiakirja on laadittu? Missä palveluprosessissa asikirja on laadittu tai vastaanotettu? Liittyykö asiakirja jonkun sosiaalipalvelun suunnitteluun järjestämiseen tai toteutukseen? Kuva 6. Asiakasasiakirjan liittäminen kontekstiin 16
Asia liitä asiakirja asiaan liitä asiakirja palvelutehtävään liitä asiakirja palveluprosessiin liitä asiakirja sosiaalipalveluun liitä asiakirjat sosiaalipalveluun Asiakirja Kun uusi vireilletuloasiakirja otetaan käsittelyyn, vireille tulleelle asialle annetaan asian yksilöivä tunnus. Vireille tulleelle asialle muodostetaan asiakastietojärjestelmässä asiaasiakirja. Asiakirja siis a) liitetään asiatunnuksella tähän avattuun asiaan. Seuraavaksi on ratkaistava b) mihin palvelutehtävään vireille tullut asia kuuluu. Ensiksi on hyvä selvittää, missä palvelutehtävässä asiakkaalla entuudestaan on asiakkuus, onko hänelle osoitettu palveluista vastaava työntekijä ja missä palvelutehtävässä hänen palvelujensa kokonaisuutta koordinoidaan. Jos kyseessä on uusi asiakas, valitaan palvelutehtävä, jonka palvelujen painopiste lähinnä vastaa asiakkaan elämäntilannetta ja vireille tulleen asian sisältöä. Sen jälkeen asiakirja c) liitetään metatiedolla palveluprosessiin, jossa asiakirja laaditaan. Palveluprosessiksi merkitään "asian vireilletulokäsittely", kun kyse on uuden asian vireilletulosta. Uuden asian avaaminen kuuluu aina tähän palveluprosessiin. Lopuksi tarkastetaan, d) onko asian vireilletulossa kyse tietyn sosiaalipalvelun tai tiettyjen sosiaalipalvelujen hakemisesta. Asiakirja liitetään metatiedolla yhteen tai useampaan sosiaalipalveluun. Sosiaalipalvelu on siis ehdollisen pakollinen metatieto. Sosiaalipalvelu metatieto on myös toistuva. Kun ryhdytään järjestetään palvelutarpeen arvioinnissa tarpeelliseksi todettuja sosiaalipalveluja Asian käsittelyn edetessä syntyvät asiakirjat kuuluvat aina a) samaan asiaan ja b) samaan palvelutehtävään vireilletuloasiakirjan kanssa. Asiaan liitettävä asiakirja c) merkitään kuuluviksi siihen palveluprosessiin, jonka yhteydessä se laaditaan. Jos vireilletuloasiakirja on liitetty yhteen tai useampaan sosiaalipalveluun, asiaan liitettävät asiakirjat kuuluvat d) joko samoihin sosiaalipalveluihin tai johonkin niistä Kun jokainen asiakasasiakirjoja laativa ammattilainen huolehtii siitä, että kontekstitiedot ovat oikein, asiakirjat löytyvät asiakastiedon arkistosta silloin, kun niitä tarvitaan. Kontekstitiedoista huolehtiminen helpottaa siten asiakastietojen tehokasta hyödyntämistä myös asiakastyössä. 17
7 Asiakasasiakirjojen laatiminen ja tallentaminen arkistoon Tässä luvussa käsitellään valtakunnallisen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käytön kannalta keskeisiä asiakasasiakirjojen käsittelyn periaatteita, joiden toimivuus jokaisen sosiaalihuollon palveluyksikön ja ammattihenkilön tulee varmistaa. Valtakunnallisen arkiston käyttöönotto ei lähtökohtaisesti muuta asiakirjojen käsittelytapoja, mutta edellyttää sitä, että sosiaalihuollon toimintayksiköissä toimitaan määriteltyjen menettelytapojen mukaisesti. Kaikki sosiaalihuollon asiakasasiakirjat talletetaan yhteen palvelunjärjestäjäkohtaiseen sosiaalihuollon asiakas- tai ilmoitusrekisteriin. Henkilön tiedot tallennetaan sosiaalihuollon asiakasrekisteriin, kun häntä koskeva asia tulee vireille. Henkilölain mukaan henkilötietojen käsittely on mahdollista, kun henkilöllä on asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan. Sosiaalihuollossa asiayhteys todetaan palveluyksikön asiakkuuden avulla. Asiakastiedot tallennetaan valtakunnalliseen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon oman asiakastietojärjestelmän kautta. Asiakirjojen arkistoinnissa tulee muodostaa asiakkuus ja asia, johon asiakirjat kuuluvat. Asiakirjojen käyttöoikeudet ja tallennus tapahtuvat palvelutehtävien mukaisesti asiakas- ja ilmoitusrekisteriin. Asiakirjat tallennetaan asiakastiedon arkistoon metatietoineen, jolloin ne ovat käytettävissä myös myöhemmissä käyttöönoton vaiheissa. Asiakastietojen tallentaminen määräajassa. Asiakasasiakirjalaissa säädetään aikarajoista, joiden puitteissa tietyt asiakirjat on laadittava. Asiakasasiakirjalakiin on kirjattu, että asiakirjamerkinnät tulee tehdä viipymättä sen jälkeen, kun asiakkaan asia on käsitelty. Osa merkinnöistä on kuitenkin kirjattava lähes välittömästi tällaisia ovat esimerkiksi kiireellisiin lastensuojelutoimenpiteisiin liittyvät kirjaukset. Asiakasasiakirjalain mukaiset aikarajat on syytä ottaa huomioon sosiaalihuollon toimintaprosesseissa. Organisaation tulee ohjeistaa ja valvoa aikarajojen toteutumista. Sosiaalityö ja perhepalvelut tulosalueen johtoryhmän kokouksessa 17.4.2018 päättänyt kirjaamisen aikarajoista eli viipymättä, kuitenkin viimeistään 7 työpäivän kuluessa v 2020 alkaen asiakas näkee merkittävän osan asiakasasiakirjoistaan Omakanta -palvelussa. Asiakkaan henkilöllisyyden varmistaminen. Asiakkaan henkilöllisyys tulee varmentaa asioinnin yhteydessä, jotta Kantaan tallentuvat tiedot tallentuvat oikealle henkilölle ja asiakastietojärjestelmästä ja sosiaalihuollon asiakastiedon arkistosta katsotaan oikean henkilön tietoja. Asiakkaan henkilöllisyys todetaan pääsääntöisesti henkilöllisyystodistuksen perusteella. Puhelinkontaktissa asiakkaan henkilöllisyys voidaan tarkentaa tarkentavien kysymysten avulla. Tilapäinen yksilöintitunnus. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon viedään myös sellaisten henkilöiden asiakasasiakirjoja, joilla ei ole henkilötunnusta vaan tilapäinen yksilöintitunnus. Vaikka näitä tietoja ei arkistosta voida luovuttaa muille organisaatioille, tiedot on kuitenkin vietävä arkistoon pitkäaikaisarkistoinnin toteuttamiseksi. Kun henkilö saa myöhemmin saa pysyvän henkilötunnuksen, korjataan virallinen henkilötunnustieto myös arkistoiduille asiakirjoille. Korjaaminen tapahtuu samoin kuin ennen valtakunnallisen arkiston käyttöönottoa, eli järjestelmä huolehtii korjatun tiedon tallentamisesta valtakunnalliseen arkistoon. Tilapäinen yksilöintitunnus on aina organisaatio- ja järjestelmäkohtainen. 18
Sosiaalihuollossa syntyvien potilastietojen kirjaaminen ja tallentaminen. Sosiaalihuollossa syntyy sosiaalihuollon asiakastietoja ja myös sosiaalihuollon potilastietoja (asiakkaan terveydentila, tutkimusta ja hoitoa koskeva tieto). Sosiaalihuollon potilastietoa ei toistaiseksi tallenneta (ei saa tallentaa) potilastiedon arkistoon eikä se kuulu sairaanhoitopiirin kunnallisen terveydenhoidon yhteisrekisteriin. Sosiaalihuollon potilastiedot tulee erottaa sosiaalihuollon asiakastiedoista ja säilyttää omana osarekisterinään sosiaalihuollon asiakasrekisterissä. Terveydenhuollon ammattihenkilön työnantaja ja yksikkö, jossa terveydenhuollon toimenpiteitä toteutetaan, vaikuttavat siis siihen mihin rekisteriin potilasasiakirjat tallennetaan. I-vaiheessa sosiaalihuollon yksikössä laadittuja potilasasiakirjoja ei tallenneta Kanta-palveluihin. Asiakirjan hyväksyminen Kantaan. Arkistoon viedään asiakirja, jonka asiakastietojärjestelmä koostaa käyttäjän tekemistä, valmiista merkinnöistä. Keskeneräiset tai luonnoksena olevat merkinnät tulee hyväksyä ennen arkistoon vientiä. Tarvittaessa asiakirjat voidaan tallentaa valtakunnalliseen arkistoon välittömästi merkinnän valmistumisen jälkeen, jotta tiedot ovat heti käytössä tarvittaessa. Virheellisten asiakasasiakirjamerkintöjen korjaaminen ja korvaaminen. Arkistoon vietyä asiakirjaa ei voi muuttaa (asiakirjan muuttumattomuus), mutta tarvittaessa asiakirjaa voidaan korjata tai se voidaan korvata kokonaan toisella asiakirjalla. Jos asiakasasiakirjoilla on virheellistä tai tarpeetonta tietoa, on virheelliset ja tarpeettomat tiedot oikaistava, poistettava tai täydennettävä ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai asiakkaan perustellusta vaatimuksesta. Asiakasasiakirjojen korjauksia voidaan tehdä teknisten virheiden, kuten kirjoitusvirheiden, tai asiakkaan vaatimuksen johdosta, samalla tavalla kuin ennen valtakunnallisen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoa. Päätöksen kohdalla virheen sisältävä asiakirja voidaan myös ratkaista uudestaan ja korvata virheellinen asiakirja uudella asiakirjalla. Korjaukset tehdään asiakastietojärjestelmässä ja korjauksesta vastaa asiakirjan laatinut palvelunantaja. Asiakirjan mitätöinti. Asiakirja mitätöidään, jos asiakirja on tallennettu väärälle henkilölle, väärään asiaan, väärään asiakirjaryhmään tai on laadittu väärä asiakirja tai asiakasasiakirjan sisällössä on virhe. Asiakirjan mitätöinti tarkoittaa, että arkistoon tallennettu asiakirja poistetaan käyttäjän saatavilta siten kuin sitä ei olisi koskaan ollutkaan. Mitätöidyn asiakirjan voi kuitenkin hakea arkistonhoitajan käyttöliittymän kautta. Asiakirjan korjaamisesta ja mitätöinnistä vastaa asiakirjan tuottanut sosiaalihuollon palvelujen antaja. Lähtökohtana on, että korjauksen tekee alkuperäisen merkinnän tehnyt henkilö taikka, jos tämä ei tule kysymykseen esimerkiksi sen vuoksi, että hän ei ole enää toimintayksikön palveluksessa, sosiaalihuollon toimintayksikön palvelutehtävästä vastaava henkilö. Korjausmerkinnät tulee tehdä siten, että alkuperäinen ja korjattu merkintä ovat myöhemmin luettavissa. Järjestelmätoimittaja ja sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto huolehtivat teknisen korjauksen toteutuksesta ja versioinnista siten, että asiakirjan uusin, korjattu versio näytetään seuraaville käyttäjille. Asiakirjan vanha versio siirretään tausta-arkistoon, missä arkistonhoitaja voi tarvittaessa etsiä sen. 19
8 Asiakastietojen katselun erityinen syy Kun sosiaalihuollon ammattihenkilö ryhtyy käsittelemään tietyn asiakkaan asiakastietoja, asiakastietoja käsittelevän järjestelmän on ensiksi tarkastettava asiayhteyden olemassaolo. Jos asiayhteyttä ei ole, tietojen käsittely on mahdollista ainoastaan perustelemalla se erikseen Asiakastietojen katselun erityinen syy -luokituksella. Asiayhteyden todentamisen mahdollistamiseksi sosiaalihuollon organisaatioiden on kuvattava henkilöstönsä työtehtävien sijoittuminen eri palveluyksiköihin yhteneväisellä tavalla sen kanssa, miten palveluyksiköt ilmoitetaan valtakunnallisessa sote-organisaatiorekisterissä. Hoidon tai kiireellisen tuen tarpeen arviointi tai järjestäminen: Asiakastietojen katselu hoidon tai kiireellisen tuen tarpeen arvioimiseksi tai järjestämiseksi silloin, kun hoitosuhdetta tai asiayhteyttä ei voi teknisesti todentaa. Sosiaalihuollossa asiayhteyden todentamiseksi asiakkaalla tulee olla palveluyksikön asiakkuus samassa yksikössä, johon ammattihenkilön työtehtävät sijoittuvat. Tekniset ylläpitotehtävät: Asiakastiedon katselu, kun on kyse pääkäyttäjän tehtävien suorittamisesta (esim. tietoteknisten ongelmien selvitys). Asiakirja- ja arkistohallinnolliset tehtävät: Asiakastiedon katselu, kun on kyse asiakirjojen tulostuksesta tai tietojen luovutuksesta asiakirjatilauksen tai tiedonsaantipyynnön perusteella tai asiakirjojen yhdistämisestä toimintayksikköjen yhteydessä. 20
Lausunnon laatiminen: Asiakastietojen katselu lausunnon laatimiseksi (esim. erillisestä pyynnöstä), kun asiakkuus tai hoitosuhde on päättynyt eikä hoitosuhdetta tai asiayhteyttä siksi voi teknisesti todentaa. Asiakkaan läheistä henkilöä koskevan tiedon tarve asiakkaan tuen tarpeen arvioimiseksi: Asiakkaalle läheisen henkilön asiakastietojen katselu silloin, kun asiakkaan tuen tarpeen arvioiminen edellyttää myös läheisen henkilön elämäntilanteen ja tuen tarpeen huomioon ottamista eikä asiayhteyttä läheiseen henkilöön voi teknisesti todentaa. Huom. Asiakkaan läheinen voi olla esimerkiksi lapsen vanhempi, huoltaja tai muu hoidosta vastaava henkilö. Asiakastyö tai hoitotilanne: Asiakastietojen katselu asiakastyössä tai hoitotilanteessa silloin, kun hoitosuhdetta potilaaseen tai asiayhteyttä asiakkaaseen ei voida teknisesti todentaa, koska ammattihenkilö osallistuu hoidon tai palvelun toteuttamiseen tilapäisesti, palveluyksikön asiakkuutta ei ole muodostettu sosiaalihuollon asiakastietoja käsittelevään järjestelmään tai potilashallinnon merkintää ei ole esim. kiireellisessä tapauksessa vielä tehty. Asiakas-tai hoitopuhelu: Asiakastietojen katselu asiakkaan tai potilaan soittaessa ammattihenkilölle silloin, kun asiakkuus tai hoitosuhde on päättynyt, tai kun hoitosuhteen tai asiayhteyden teknisen todennuksen mahdollistavaa merkintää ei ole vielä ehditty tehdä. Huom. asiakas- tai hoitopuhelu ei tarkoita yhteydenottoa palvelutarpeen tai hoidon tarpeen arvioimiseksi. Asiakas- tai potilasasiakirjan tarkastus, täydennys tai korjaus: Asiakastietojen katselu silloin, kun asiakasasiakirjaa täydennetään, korjataan tai sen oikeudellisuutta tarkistetaan, kun asiakkuus tai hoitosuhde on päättynyt eikä hoitosuhdetta tai hoitosuhdetta tai asiayhteyttä voi siksi teknisesti todentaa. Tieteellinen tutkimus: Asiakastietojen katselu tiedon hakemiseksi tieteelliseen tutkimukseen. Huom. Koodin käyttö vaatii tutkimusnumeron tai tutkimuksen nimen erilliseen selitekenttään. Valvonta tai tarkastusoikeuden käyttö: Asiakastietojen katselu tiedon hakemiseksi oikaisuvaatimus-, kantelu- ja valitusasioissa, tietosuojaselvityksen tekoa varten tai asiakkaan käyttäessä tarkastusoikeuttaan. Muu syy: Asiakastietojen katselu muusta syystä. Vaatii aina tekstimuotoisen selityksen erilliseen selityskenttään. 21
9 Määrämuotoinen kirjaaminen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttö edellyttää valtakunnallisesti yhtenäisen kirjaamisrakenteen käyttöä. Kanta-palveluiden käyttö ja hyödyntäminen edellyttää, että sosiaalihuollossa siirrytään määrämuotoiseen kirjaamiseen. Tämä tarkoittaa, että asiakasta koskevat tieto kirjataan yhteisesti sovitulla tavalla. Yhdenmukainen kirjaaminen perustuu - lakiin sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista - asiakirjarakenteisiin - palveluprosesseihin. THL antaa määräyksen pakollisista tietorakenteista, joita organisaatioiden ja ammattilaisten on noudatettava kirjaamisessa. Rakenteet tukevat ammattilaisen työtä tarjoamalla otsikoita, luokituksia tai koodistoja tiettyjen asioiden kirjaamiseen. Määrämuotoista tietoa täydennetään tarvittaessa vapaalla tekstillä. Kirjaamista ohjataan rakenteiden avulla mutta asiakastiedon kirjaaja päättää, mitkä tiedot ovat tarpeellisia ja välttämättömiä kyseessä olevan asiakkaan kohdalla. Asiakastietojen käyttäminen eri organisaatioiden välillä edellyttää sitä, että tiedot on rakenteisesti kirjattu käyttäen yhteisesti sovittuja käsitteitä ja luokituksia. Jo tietoa tallennettaessa on siis otettava huomioon tietojen mahdollinen käyttötarve jatkossa. Rakenteisuuden avulla kertaalleen kirjattua tietoa voidaan hyödyntää eri tavoin ja myös muissa organisaatioissa, mikä osaltaan vähentää tarvetta tietojen manuaaliseen kopiointiin. Asiakasasiakirjaan ja kertomusmerkintään asiakastiedot kirjataan yhtenäisten, kansallisesti määriteltyjen asiakasasiakirjarakenteiden mukaisesti. Asiakirjoihin tulee merkitä asiakkaan hyvän hoidon/palvelun järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan ja valvonnan kannalta tarpeelliset sekä laajuudeltaan riittävät tiedot määrämuotoisina asiakirjoina ja tallentamaan ne. Merkintöjen tulee olla selkeitä ja ymmärrettävää. Merkintöjä tehdessä saa käyttää vain yleisesti tunnettuja ja hyväksyttyjä käsitteitä ja lyhenteitä. Asiakasasiakirjojen laatimista koskevia säännöksiä (asiakasasiakirjalaki) kuvataan tarkemmin, mitä tietoja asiakasasiakirjoihin tulee merkitä. Asiakastietoja on voitava hyödyntää asiakasprosessissa sekä toiminnan suunnittelussa, arvioinnissa, johtamisessa, valvonnassa, tilastoinnissa ja tutkimuksessa Myös Omakanta kansalaisten palveluna muuttaa toimintaympäristöä ja on huomioitava kirjaamisessa. 22
10 Asiakasasiakirjojen haku ja katselu Asiakirjoja voidaan hakea Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistosta. Tietojen hakeminen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistosta edellyttää aina asiakassuhdetta tai muuta asiallista yhteyttä asiakkaaseen. Asiakassuhde varmistetaan teknisesti asiakastietojärjestelmässä asiakashallinnon merkintöjen avulla. Jos tarvittavia asiakashallinnon merkintöjä ei löydy, perustellaan tietojen käyttöä erikseen. Tavoitteena on ehkäistä väärinkäytöstilanteita ja helpottaa lokivalvontaa, ei estää tai vaikuttaa tietojen asianmukaista käyttöä. Aktiiviarkistossa on tieto työntekijän saatavilla 15+2 vuotta. käsitellään. Sosiaalihuollon ammattilaiset käyttävät kirjautumisessa sote-ammattikorttia, joka on henkilökohtainen ja sidottu sosiaalihuollon ammattilaisen ammattioikeuteen. Ammattikortti mahdollistaa luotettavan tunnistamisen. Tietosuojan ja tietoturvan toteutuminen Kanta-palveluissa edellyttää vahvaa sähköistä tunnistamista. Arkistoon tallennetut asiakastiedot ovat tallentaneen rekisterinpitäjän käytettävissä ilman suostumusta. Työntekijällä, joka tietoja tarvitsee, tulee olla käyttöoikeudet siihen palveluyksikköön, jossa asiakkaan asiaa 23
11 Asiakirjojen luovutus ja valvonta Asiakirjojen luovutuksesta on kyse silloin, kun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistosta haetaan asiakirjoja, jotka on tuottanut toinen sosiaalihuollon toimintayksikkö. Kanta I -vaiheessa ei toteuteta tietojen luovutusta. Rekisterinpitäjän tehtävänä on valvoa, että asiakastietoja käytetään vain siihen käyttötarkoitukseen, johon ne on kerätty. Asiakastietojen käsittelystä tulee kirjata käyttöloki ja tietojen käyttöä tulee valvoa säännöllisesti. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistosta luovutettujen asiakastietojen käyttöä seurataan lokivalvonnan avulla paikallisissa asiakastietojärjestelmissä, samalla tavalla kuin omassa organisaatiossa syntyneiden tietojen käyttöä. Valvontaa toteutetaan organisaation valvon- tasuunnitelman mukaisesti. Erityisesti on hyvä seurata erityiseen syyhyn perustuvaa asiakirjojen käyttöä. On tärkeää muistaa, että asiakastietojen käytön tulee aina olla perusteltavissa sillä, että tietoja tarvitaan asiakkaan asian hoitamiseen. Jos väärinkäytöksiä havaitaan, suositeltavaa on ilmoittaa niistä sekä asiakkaalle että niille rekisterinpitäjille, joiden rekisteriin kuuluvia asiakastietoja on väärin käytetty. Palvelun kautta näytetään toimintayksikkötasolla lokitiedot kansallisesta arkistosta tehdyistä luovutuksista. 24
Muutos on toteutunut vasta, kun henkilöstö toteuttaa sitä työssään, ja kun organisaatiossa toimitaan uuden toimintatavan mukaisesti. 12 Omakanta-palvelu kansalaisten käytössä ja asiakkaan informointi Omakanta on Kelan ylläpitämä Internetpalvelu, jonka kautta kansalaiset voivat tarkastella omia tietojaan. Kanta I vaiheen mukaan tallennettuja tietoja ei anneta asiakkaalle sähköisesti Omakannan kautta. Kanta I vaiheessa tallennetut asiakirjat eivät näy Omakannassa. Asiakas näkee hänestä laaditut asiakasasiakirjat vuoden 2020 jälkeen. Omakanta on henkilökohtainen asiointipalvelu, johon kirjautuminen edellyttää verkkopankkitunnuksia, sähköistä henkilökorttia tai mobiilivarmennetta. Asiakasta tulee informoida Kanta-palveluista ja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallennetuista tiedoista. Sosiaalihuollon toimintayksikössä asiakkaiden informointi Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistosta aloitetaan, kun toimintayksikkö on liittynyt arkiston käyttäjäksi. Informointi toteutetaan asiakastapaamisen yhteydessä. Asiakkaalle annetaan kirjallinen esite Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistosta. Kela huolehtii kansalaisviestinnästä ja huolehtii kansalaisille annettavista esitteistä. 25