Pöytäkirja 9/2011 1(31) Koodistopalvelun johtoryhmän kokous Aika Maanantai klo 12.30 16.00 Paikka Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL), Monitoimi B Lintulahdenkuja 4, Helsinki Puheenjohtaja Hämäläinen Päivi THL (x) Jäsenet Eronen Marianne Kela (x) Hartikainen Kauko Suomen Kuntaliitto (x) Sij. Soile Paahtama (-) Härkönen Sampo Lääkärikeskus-Yhtymä (x) Iivari Annakaisa STM (-) edustaja nimeämättä Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri Junttila Kristiina HUS, Hoitotyö (-) Sij. Anne Vinkanharju (-) Kopra Kyösti HUS (-) Sij. Maisa Lukander (-) Kunnamo Ilkka Lääkäriseura Duodecim (-) Kälviä Minna Eksote, Sosiaalityö (x) Laatikainen Tiina THL (x) Leinonen Kirsiliina Helsingin kaupunki (x) Lindgren Marina Kela (-) Sij. Kari Toivola (x) Ripatti Sinikka KunTo-toimisto (-) Räsänen Maija Pietarsaaren kaupunki (-) Sahala Heli Tikesos-hanke (x) Tarhonen Timo HL7 Finland ry. (x) Toiviainen Hanna Valvira (x) Tuomola Pirjo THL, Tilastot (x) Virtanen Martti Nordic Casemix Center (x) OPER Virkkunen Heikki THL (x) TILU Palotie-Heino Tiina, siht. THL (x) KP-tiimi Alasaarela Mervi THL (x) Honkio Terhi THL (-) Kajander Ani THL (x) Lehtonen Jari THL (-) Meriläinen Outi THL (x) Mäkelä-Bengs Päivi THL (x) Peltonen Veli-Pekka THL (x) Esittelijät Ailio Erja Tikesos-hanke Asiakohta 6 (x) Laaksonen Maarit THL Asiakohta 4 (-) Puhakka Tiina THL Asiakohta 2 (x) Sahala Heli Tikesos-hanke Asiakohta 5 (x) Virkkunen Heikki THL Asiakohdat 3,7 (x)
Pöytäkirja 9/2011 2(31) Yhteenveto kokouksen päätöksistä Asia 3. Potilastietojen katselun erityinen syy koodisto: Valmisteluhankkeen avaus ja ehdotus koodiston hyväksymiskäsittelystä samassa kokouksessa Päätös: Hyväksyttiin valmisteluhankkeen avaus esitetyt kommentit huomioon ottaen. Varsinaiseen hyväksymiskäsittelyyn koodisto otetaan erikseen seuraavassa johtoryhmän kokouksessa xx.xx.201x. Asia 4. Tikesos: Sosiaalipalvelujen luokitus (aik. sosiaalihuollon tehtäväluokitus): Hyväksyttäväksi Sosiaalihuollon kansalliset luokitukset: 1. Sosiaalipalvelujen luokitus - Sosiaalihuollon palvelutehtävä 2. Sosiaalipalvelujen luokitus - Sosiaalipalvelu 3. Sosiaalipalvelujen luokitus - Sosiaalipalvelun toteutustapa 4. Sosiaalipalvelujen luokitus - Sosiaalihuollon palveluprosessi Päätös: Hyväksytään sosiaalihuollon luokitukset: 1. Sosiaalipalvelujen luokitus - Sosiaalihuollon palvelutehtävä, 2. Sosiaalipalvelujen luokitus - Sosiaalipalvelu 3. Sosiaalipalvelujen luokitus - Sosiaalipalvelun toteutustapa 4. Sosiaalipalvelujen luokitus - Sosiaalihuollon palveluprosessi seuraavilla huomautuksilla: luokituksille tulee perustaa asiantuntijaryhmä sen jälkeen, kun vastuu luokituksista on siirtynyt THL:lle Palvelutehtävä-luokituksen luokka 17 pitää muotoilla toisin, koska osa sosiaalihuoltolain mukaisista palveluista on jo omina luokkinaan selvitetään onko neuvonta kolmivaiheisena tarpeellinen selitteiden selkeys pitää vielä tarkistaa Asia 5. Sote-organisaatiorekisterin laajennus sosiaalihuoltoon: Hyväksyttäväksi Päätös: Hyväksyttiin kokeilukäyttöön asiantuntijaryhmä tukenaan. Asia 6. Tikesos: Taloudelliset tiedot-luokitus: Valmisteluhankkeen avaus Sosiaalihuollon kansalliset luokitukset: 1. Tuloluokitus 2. Varallisuusluokitus 3. Menoluokitus 4. Velkaluokitus Päätös: Hyväksytään sosiaalihuollon kansalliset luokitukset: 1. Tuloluokitus 2. Varallisuusluokitus 3. Menoluokitus 4. Velkaluokitus valmisteluhankkeeksi seuraavin huomautuksin: hankkeessa on otettava huomioon Kelan etuusterminologia luokitusten tulee olla asiakkaalle helposti ymmärrettävä oleellista on myös se, että kaikki toimijat käyttävät samaa terminologiaa.
Pöytäkirja 9/2011 3(31) 1. Osallistujat, asialistan hyväksyminen ja edellisen kokouksen pöytäkirja Puheenjohtaja avasi kokouksen kello 12.32. Todettiin läsnäolijat. Hyväksyttiin johtoryhmälle ennen kokousta toimitettu asialista. Keskusteltiin edellisen kokouksen (25.10.2011) pöytäkirjan uudesta rakenteesta ja asiasisällöstä. Pöytäkirjan rakennetta pidettiin hyvänä ja selkeänä, tämän lisäksi toivottiin vielä kehittämisehdotuksia pöytäkirjan rakenteeseen. Pöytäkirja hyväksyttiin ja se julkaistaan Koodistopalvelun verkkosivuilla. 2. Koodistopalvelun uusien verkkosivujen esittely Erikoissuunnittelija Tiina Puhakka (THL) esitteli johtoryhmälle Koodistopalvelun uusia verkkosivuja. Keskustelu. Käsittelyn yhteydessä käydyssä keskustelussa esitettiin seuraavia kysymyksiä ja kannanottoja, sekä annettiin seuraavaa lisätietoa: Todettiin, että koodistopalvelun verkkosivujen käytettävyydessä on ollut ongelmia. Lisäksi rakenteisiin on toivottu selkeyttä. Vanhat verkkosivut korvautuvat joulukuussa 2011. Saadun palautteen mukaan uudet koodistopalvelimen verkkosivut näyttävät loogisilta ja tiedon löytäminen on helpompaa. Kysyttiin, että käyttävätkö järjestelmätoimittajat koodistopalvelun sivustoa. Todettiin, että Jari Lehtonen pystyy vastaamaan parhaiten kysymykseen siitä käyttävätkö järjestelmätoimittajat koodistopalvelun sivustoja. Esitettiin ehdotus, että kun sivustot lanseerataan joulukuussa, niin myös järjestelmätoimittajille saadaan tieto sivustoista. Verkkosivujen osalta otettiin vastaan seuraavia parannusehdotuksia: valmisteluhankkeet tulisi olla sivustoilla omana kohtana, jolloin käyttäjä pystyy paremmin seuraamaan missä vaiheessa asian käsittely on. asiantuntijaryhmien ryhmittely sivustolle selkeämmäksi linkit ja ohjeet kunnossa helpottamaan käyttäjää ongelmatilanteissa Lisäksi toivottiin, että sivustojen julkaisun jälkeen kerätään palaute sivustojen käytettävyydestä yms. Lähetetään KP-joryn jäsenille sähköpostilla tieto siitä, mihin palautetta koodistopalvelun sivustoista voi laittaa. Tässä yhteydessä keskusteltiin myös koodistopalvelun versiopäivityksestä. Esille tuotiin seuraavia asioita: Kysyttiin millä aikataululla tuotanto ja testisivustot muuttuvat ja tiedetäänkö miten sivustot erotetaan tulevassa sivustossa.
Pöytäkirja 9/2011 4(31) Todettiin, että viisi koodistoa on vielä siirtämättä tuotantoon, mutta on mahdollista saada nämä siirrettyä jo tämän vuoden puolella. Vielä ei ole ratkaistu sitä, miten tuotanto ja testisivustot erotetaan tulevassa sivustossa. 3. Potilastietojen katselun erityinen syy koodisto:valmisteluhankkeen avaus ja ehdotus koodiston hyväksymiskäsittelystä samassa kokouksessa: Ylilääkäri Heikki Virkkunen (THL) esitteli johtoryhmälle Potilastietojen katselun erityinen syy koodiston valmisteluhankkeen avausta, sekä ehdotusta koodiston hyväksymiskäsittelystä samassa kokouksessa. Lisätietoa esitellystä koodistosta on liitteessä 1. Keskustelu. Käsittelyn yhteydessä käydyssä keskustelussa esitettiin seuraavia kysymyksiä ja kannanottoja, sekä annettiin seuraavaa lisätietoa: Todettiin, että koodistoa ei vielä ole yhteensovitettu perusterveydenhuollon palveluprosesseihin. Todettiin, että koodit eivät ole toisiaan täysin poissulkevia, eikä aina edes selitys anna vastausta siihen, mistä on kysymys. Pitäisi olla helppoa valita oikea koodi kuhunkin tilanteeseen. Kysyttiin, miten kirjataan, jos on esimerkiksi vahingossa menty katsomaan väärän potilaan tietoja? Todettiin asia ongelmalliseksi, koska lokitietoja ei voida mennä korjaamaan. Kysyttiin, ovatko tietojärjestelmät kypsiä tälle luokitukselle. Todettiin, etteivät ole, vaan jatkokehittämistä tarvitaan. Kysyttiin, voisiko joitakin koodeja yhdistellä ja tarvitaanko kohtaa Muu ollenkaan? Todettiin, että asiasta on päätettävä, ennen kuin koodisto tuodaan laaturyhmäkäsittelyyn. Päätösesitys: Ehdotetaan valmisteluhankkeen avaamista ja koodiston hyväksymistä käsittelyprosessiin. Päätös: Hyväksyttiin valmisteluhankkeen avaus esitetyt kommentit huomioon ottaen. Varsinaiseen hyväksymiskäsittelyyn koodisto otetaan erikseen seuraavassa johtoryhmän kokouksessa 16.12.2011. Liite 1
Pöytäkirja 9/2011 5(31) 4. Tikesos: Sosiaalipalvelujen luokitus (aik. sosiaalihuollon tehtäväluokitus): Hyväksyttäväksi: Sosiaalihuollon kansalliset luokitukset: 1. Sosiaalipalvelujen luokitus - Sosiaalihuollon palvelutehtävä 2. Sosiaalipalvelujen luokitus - Sosiaalipalvelu 3. Sosiaalipalvelujen luokitus - Sosiaalipalvelun toteutustapa 4. Sosiaalipalvelujen luokitus - Sosiaalihuollon palveluprosessi Nämä 4 erillistä luokitusta muodostavat yhdessä Sosiaalipalvelujen luokituksen kokonaisuuden. Projektipäällikkö Heli Sahala (THL) esitteli hyväksyttäväksi sosiaalipalvelujen luokitukset. Koodistopalvelun johtoryhmä avasi Sosiaalipalvelujen luokitus-koodiston valmisteluhankkeen 7.6.2010. Valmisteluhankkeen avauksen yhteydessä pyydettiin valmistelussa otettavan huomioon 1. yhteensopivuus sosiaali-hilmon kanssa 2. yhteensopivuus terveysalan palveluluokituksen kanssa 3. yhteensopivuus SOTE-organisaatiorekisterin kanssa 4. yhteistyö tietojärjestelmätoimittajien kanssa. Lisätietoa esitellystä koodistosta on liitteessä 2. Keskustelu. Käsittelyn yhteydessä käydyssä keskustelussa esitettiin seuraavia kysymyksiä ja kannanottoja, sekä annettiin seuraavaa lisätietoa: Kysyttiin onko tehty linkityksiä näiden luokituksien välille. Heli Sahala vastasi, ettei linkityksiä vielä ole tehty, mutta niitä tehdään myöhemmin. Palvelutehtävä-luokitus Kysyttiin onko tarpeen aloittaa kaikki koodien kuvaukset samalla pitkällä tekstillä, joka alkaa sanoilla 'luokitusta käytetään jne.? Kysyttiin olisiko käyttäjälle helpompaa, jos palvelutehtävän yhteydestä kävisi ilmi sen normipohja. Heli Sahala totesi, ettei kaikille tehtäville ole osoitettavissa selkeää lain kohtaa, mutta kaikkiin palvelutehtäviin voidaan liittää viite itse lakiin, jos se on tarpeen. Todettiin, että luokan 17 nimestä pitäisi käydä ilmi, että siihen kuuluvat ne palvelutehtävät, joita ei ole edellä eritelty. Luokituksen suhde Hilmo-tietoihin pitäisi selvittää ristiriitaisuuksien välttämiseksi. Todettiin, että kirjaamisvaikeuksia saattaa tulla silloin, kun tehtävä siirtyy sosiaalihuollosta terveydenhuollon puolelle. Todettiin, että vanhuspalvelu puuttuu luokituksesta, mikä johtuu siitä, ettei ikäperustetta ole laissa.
Pöytäkirja 9/2011 6(31) Toteutustapa-luokitus Toteutustavassa viisi luokkaa, joita käytetään toistaiseksi vain lastensuojelussa ja päihdepalvelussa. Samaa luokitusta käyttävät sekä julkiset että yksityiset palvelut. Todettiin, ettei aakkostus ei aiheuta ongelmia jatkossa. Palveluprosessi-luokitus Todettiin ongelmaksi kertaluontoisen tapahtuman kirjaaminen sekä se miten neuvonta kirjataan, jos sitä tapahtuu muiden palvelutapahtumien yhteydessä. Ongelmaksi nähtiin myös se, miten neuvonta erotetaan selvityksestä. Todettiin, että testauksen kautta saadaan tietoa, jonka avulla ongelmat voidaan selvittää. Päätösesitys: Ehdotetaan luokitusten hyväksymistä seuraavilla huomautuksilla: luokituksille tulee perustaa asiantuntijaryhmä sen jälkeen, kun vastuu luokituksista on siirtynyt THL:lle Palvelutehtävä-luokituksen luokka 17 pitää muotoilla toisin, koska osa sosiaalihuoltolain mukaisista palveluista on jo omina luokkinaan selvitetään onko neuvonta kolmivaiheisena tarpeellinen selitteiden selkeys pitää vielä tarkistaa Päätös: Hyväksytään sosiaalihuollon luokitukset: 1. Sosiaalipalvelujen luokitus - Sosiaalihuollon palvelutehtävä, 2. Sosiaalipalvelujen luokitus - Sosiaalipalvelu 3. Sosiaalipalvelujen luokitus - Sosiaalipalvelun toteutustapa 4. Sosiaalipalvelujen luokitus - Sosiaalihuollon palveluprosessi edellä mainituin huomautuksin. Liite 2 5. Sote-organisaatiorekisterin laajennus sosiaalihuoltoon: Hyväksyttäväksi Projektipäällikkö Heli Sahala (Tikesos-hanke) esitteli hyväksyttäväksi SOTEorganisaatiorekisteriin muutokset, jotka tarvitaan jotta sosiaalihuollon organisaatiot voidaan sisällyttää rekisteriin. SOTE-organisaatiorekisteri on alun perin suunniteltu sekä sosiaali- että terveydenhuollon käyttöön, mutta sitä on ensivaiheessa kehitetty vain terveydenhuollon tarpeisiin. Koodistopalvelun johtoryhmä totesi kokouksessaan 8.3.2010, että SOTE-organisaatiorekisterin rakennetta tulee sopeuttaa sosiaalihuollon tarpeita vastaavaksi. Valmisteluhanke asiasta avattiin 1.11.2010. Valmisteluhankkeen tulokset on koottu raporttiin "Sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatiorekisteri. Selvitys sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatiorekisterin hyödyntämisestä sosiaalialan valtakunnallisissa ratkaisuissa." (Tikesos 31.10.2011, heli.viinikainen@uef.fi)
Pöytäkirja 9/2011 7(31) Dokumentti on kuvaus SOTE-rekisterin soveltuvuudesta sosiaalihuollon tarpeisiin ja esitys tarvittavista muutoksista ja lisäyksistä. SOTE-organisaatiorekisterin määrityksiin esitetään seuraavat muutokset: Rekisterin kuvaus ja käyttötarkoitus päivitetään niin, että ne kattavat myös sosiaalihuollon organisaatiot. Rekisteriin lisätään 2 uutta pakollista kenttää: 29A: Sosiaalihuollon yksikkö (vastaa kenttää 17A: Terveydenhuollon toimintayksikkö), kenttä saa arvon True tai False sen mukaan onko kyseessä sosiaalihuollon toimintayksikkö. 30 A: Sos.palvelutehtävä, kenttään merkitään Palveluperusteessa (pääsääntöisesti sosiaalihuollon yleis- ja erityislait) kunnalle asetettu tehtävä sosiaalipalvelujen ja niihin kuuluvan taloudellisen tuen järjestämiseksi. Määrätään muut sosiaalihuollon organisaatioille pakolliset kentät liitteen 3 taulukon mukaisesti. PYR-määrityksiin esitetään 2 uutta kenttää (ei pakollisia) liitteessä 3 tarkemmin esitetyllä tavalla: Sosiaalipalvelut_ydinpalvelu Sosiaalipalvelut_palvelutarjonta Lisäksi PYR-määrityksiin esitetään muutoksia kohtiin: #38 Yksikön tyyppi #39 Palveluntuottaja #67 TOL-koodi Keskustelu. Käsittelyn yhteydessä käydyssä keskustelussa esitettiin seuraavia kysymyksiä ja kannanottoja, sekä annettiin seuraavaa lisätietoa: Todettiin että SOTE-organisaatiorekisterin käyttöä on tarpeen pilotoida paikallisesti tai alueellisesti. Sopivia kokeilualueita olisivat Etelä-Karjala ja Päijät-Häme, joissa on yhdistetty sosiaali- ja terveyspiiri. Koodistopalvelimelle sosiaalihuollon organisaatioiden tietoja voidaan viedä vasta kun ensimmäinen sosiaalihuollon toimintayksikkö liittyy KanSa-palveluihin. Valviran edustaja nosti esiin tarpeen yhdenmukaiseen rakenteeseen Valveri-rekisterin kanssa. Asia todettiin keskeisen tärkeäksi. Tavoitteena on, että yksityisten sosiaali- ja terveydenhuollon yksiköiden tiedot tulevaisuudessa päivittyisivät valvontarekisteristä automaattisesti SOTE-organisaatiorekisteriin, mikä edellyttää yhtenäisiä määrityksiä ja rakenteita. Todettiin, että TOPI-rekisterin ylläpitämistä jatketaan. Sitä hyödynnetään palveluhakemistojen kehittämisessä. Yhteenveto: SOTE-organisaatiorekisterin laajentamisessa sosiaalihuollon käyttöön on monia yksityiskohtia vielä selvitettävä pilotoimalla rekisterin käyttöä. THL asettaa asiantuntijaryhmän, joka ottaa vastaan palautetta ja hioo luokitusta. Välittömästi, ennen mitään pilotointia on huolehdittava yhteensovituksesta Valveri-rekisterin kanssa.
Pöytäkirja 9/2011 8(31) Päätösesitys: Esitettiin hyväksyttäväksi kokeilukäyttöön, kun ensin on tehty yhteensovitus Valveri-rekisterin kanssa ja asetettu SOTE-organisaatiorekisterin asiantuntijaryhmä. SOTE:n yhteys nykyiseen TOPI-koodistoon on selvitettävä asiantuntijaryhmässä mahdollisimman pian. Päätös: Hyväksyttiin kokeilukäyttöön asiantuntijaryhmä tukenaan. Liite 3 6. Tikesos: Taloudelliset tiedot-luokitus: Valmisteluhankkeen avaus 1. Tuloluokitus 2. Varallisuusluokitus 3. Menoluokitus 4. Velkaluokitus Projektipäällikkö Erja Ailio (Tikesos-hanke) esitteli Taloudelliset tiedot luokitus valmisteluhankkeen avausta. Keskustelu. Käsittelyn yhteydessä käydyssä keskustelussa esitettiin seuraavia kysymyksiä ja kannanottoja, sekä annettiin seuraavaa lisätietoa: Todettiin, että vaikka luokituksia ja luokkia on monta luokitusta, kaikkia luokkia ei aina tarvita, vaan luokkien käyttö riippuu kulloisestakin käyttötarkoituksesta Todettiin tärkeäksi se, että luokat ovat linjassa ensimmäisen etuushakemuksen luokitusten kanssa Jätettiin pohdittavaksi, mikä on se tarkkuustaso, jolla taloudellisia tietoja voidaan asiakkaalta kysyä? Valmisteluryhmälle esitettiin mietittäväksi pitäisikö luokkia ryhmittää. Valmistelussa tulee ottaa huomioon liittymä SADe-hankkeeseen. Päätösesitys: Esitetään luokitusten hyväksymistä valmisteluhankkeeksi seuraavin huomautuksin: hankkeessa on otettava huomioon Kelan etuusterminologia luokitusten tulee olla asiakkaalle helposti ymmärrettävä oleellista on myös se, että kaikki toimijat käyttävät samaa terminologiaa. Päätös: Hyväksytään sosiaalihuollon kansalliset luokitukset: 1. Tuloluokitus 2. Varallisuusluokitus 3. Menoluokitus 4. Velkaluokitus valmisteluhankkeeksi edellä mainituin huomatuksin. Liite 4
Pöytäkirja 9/2011 9(31) 7. Terveys ja hoitosuunnitelman määrittelyjen tilannekatsaus tiedoksi Johtoryhmälle annettiin tiedoksi Terveys ja hoitosuunnitelman määrittelyjen tilannekatsaus. Asian esitteli ylilääkäri Heikki Virkkunen (THL) Terveys- ja hoitosuunnitelman käytön pilotteja on lähdössä käyntiin. Kansalliset ratkaisut ovat kehittyneet ja kertomustietojen välille on kehitetty linkkejä muista tietosisällöistä, tässä suhteessa lomakeratkaisua ei pidetä parhaana mahdollisena ratkaisuna. Nyt on saatu palautetta rakenteesta ja tämän perusteella joitakin teknisiä ratkaisuja on korjattu. Tarve on kuitenkin saada nopeasti tietorakenteet koodistopalveluun potilastietojärjestelmien tueksi. TILU:ssa asiaa työstetty ja korjauksia viety eteenpäin, tarkoituksena on saada julkaisutoimikuntaan joulukuussa ja tietomäärittelyn julkaisu tammikuussa. 8. Koodistopalvelun ajankohtaiset asiat tiedoksi Puheenjohtaja esitteli lyhyesti Koodistopalvelussa edellisen kokouksen jälkeen tapahtuneet ajankohtaiset asiat. Asioista jaettiin pöydälle kooste, joka julkaistaan Koodistopalvelun verkkosivuilla pöytäkirjan yhteydessä. 9. Ennakkokatsaus seuraavan johtoryhmäkokouksen sisältöön Tikesos asioiden käsittely jatkuu, lisäksi kuullaan ICD-11 valmistelun tilanne. Myös johtoryhmän toimikauden 2012 2014 valmistelu ja kevään 2012 kokousaikataulut käydään läpi. Muu sisältö täsmentyy myöhemmin. 10. Muut asiat Ehdotettiin, että asiantuntijaryhmän jäsenten sähköpostiosoitteet halutaan näkyvän asiantuntijaryhmän sivustolla. Varmistetaan asia, kun asiantuntijaryhmät kokoontuvat seuraavan kerran, että voidaanko sähköpostiosoitteet laittaa näkyville. 11. Seuraava kokous ja kokouksen päättäminen Seuraava kokous pidetään perjantaina 16.12. klo 9.00 12.30. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.41 Osastojohtaja Puheenjohtaja Kehittämispäällikkö, yksikön päällikkö Sihteeri Liitteet 4 kpl Päivi Hämäläinen Tiina Palotie-Heino
Pöytäkirja 9/2011 10(31) Liite 1: Potilastietojen katselun erityinen syy koodisto: Taustaa: Sosiaali- ja terveysministeriön asetuksen potilasasiakirjoista (298/2009) 4 :ssä säädetään: Potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat saavat käsitellä potilasasiakirjoja vain siinä laajuudessa kuin heidän työtehtävänsä ja vastuunsa sitä edellyttävät. Terveydenhuollon toimintayksikössä työskentelevien käyttöoikeudet potilasasiakirjoihin sisältyviin tietoihin tulee määritellä yksityiskohtaisesti. Sähköisessä potilastietojärjestelmässä tulee olla käyttöoikeuksien hallintajärjestelmä, jonka avulla kullekin käyttäjälle voidaan määritellä tämän tehtävien mukaiset käyttöoikeudet potilasasiakirjoihin ja potilastietojärjestelmän eri toimintoihin. Sähköisten potilastietojärjestelmien käyttäjä tulee yksilöidä ja tunnistaa siten, että käyttäjä todennetaan yksiselitteisesti. Säädetyn edellytyksen täyttymisen varmistamiseksi tietojärjestelmiin määritellään potilashallinnon varmistusasiakirja, jolla varmistetaan potilaan ja hoitavan tahon välinen hoitosuhde sekä terveydenhuollon ammattihenkilön että yksikön tasolla. Hoitosuhde varmistetaan pääsääntöisesti teknisesti potilashallinnon merkintöjen ja käyttäjän käyttöoikeuksien pohjalta automaattisesti. Automaattisen varmennuksen edellytyksenä on, että potilas on kirjattu potilashallintoon (esim. ajanvaraus tai saapunut lähete) eri henkilön toimesta kuin tietoja hakeva henkilö. Tilanteissa, joissa automaattista varmistusta ei voida tehdä saman henkilön tekemän potilashallinnon merkinnän vuoksi (esim. yhden terveydenhoitajan neuvolat), kun käyttöoikeuksia ei voida yksiselitteisesti määritellä (esim. useissa yksiköissä työskentelevät hygienia- tai kipuhoitajat) tai hoitoon osallistumattomien henkilöiden kohdalla (esim. teknisen tuen henkilöt tai valvontatehtävissä asioivat henkilöt) tulee hoitosuhde voida varmistaa muulla tavoin. Näissä tilanteissa toimivaksi käytännöksi on määritelty käyttäjän tietojen katselulle kirjaama potilastietojen katselun erityinen syy, joka tallennetaan lokitietoihin. Perustelut koodiston tarpeelle: Tiedon yhtenäistämiseksi ja käytön seurannan sekä kirjaamisen helpottamiseksi potilastietojen katselun erityinen syy tulee kirjata luokiteltuna tietona, jota tarvittaessa voidaan tarkentaa vapaalla tekstillä.
Pöytäkirja 9/2011 11(31) Koodiston käyttö: Hoitosuhteen varmentaminen tarvitaan KanTa-arkiston luovutuksiin, sairaanhoitopiirin yhteisrekisterin sekä oman organisaation tietojen käyttöön. Osa vaihtoehdoista koskee ainoastaan omien tietojen käyttöä. Nämä on luokituksessa eroteltu tarkentimilla. Koodistoa käytetään ainoastaan kun potilastietojärjestelmä ei pysty tuottamaan automaattista hoitosuhteen varmennusta. Sen lisäksi vaaditaan, että potilaalla on aiemmin ollut hoitosuhde kyseiseen organisaatioon sekä että KanTa-luovutusten osalta potilaalta on suostumus tietojen luovutukselle. Koodiston määrittely: Koodiston määrittelyssä on käytetty Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin käytössä olevaa koodistoa sekä yliopistollisten sairaaloiden käytössä olleiden erityisten syiden koodien koostetta. Koodistosta on pyydetty kommentteja Viila-pajan kautta sekä koodisto on käsitelty Viila-pajassa, jonka kannanoton mukaan koodisto esitetyssä muodossa soveltuu käyttötarkoitukseensa. Viila-pajassa ovat edustettuina sairaanhoitopiirien, yliopistollisten sairaaloiden, tietojärjestelmätoimittajien, yksityisen terveydenhuollon sekä kansallisten toimijoiden, kuten Valvira, THL, Kuntaliiton edustus. Koodisto: 1 Potilaan hoito tai hoidon järjestäminen K 2 Konsultaatio/Hoidon tarpeen arviointi K 3 Potilaspuhelu K 4 Potilasasiakirjan tarkastus, täydennys tai korjaus K 5 Hoidon seuranta 6 Opetus 7 Tieteellinen tutkimus 8 Valvonta tai tarkastusoikeuden käyttö 9 Tekniset ylläpitotehtävät K 10 Asiakirja hallinnolliset tehtävät 11 Lausunto 12 Hätähaku K 13 Muu syy? Koodisto esitetään liitteen mukaisesti (Excel) Helsingissä 16.11.2011 Heikki Virkkunen Heikki Virkkunen, ylilääkäri Terveyden ja hyvinvoinnin laitos Sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallinnon operatiivisen ohjauksen yksikkö heikki.virkkunen@thl.fi puh: +358 20 6107169 gsm: +358 40 1609643
Pöytäkirja 9/2011 12(31) Liite 2: Tikesos: Sosiaalipalvelujen luokitus (aik. sosiaalihuollon tehtäväluokitus) Esittelymuistio Koodistopalvelun johtoryhmälle : sosiaalihuollon koodistot 4 kpl hyväksyttäviksi Tausta Sosiaalihuollon tiedonhallintaa kehitetään sosiaali- ja terveysministeriön organisoimassa Sosiaalialan tietoteknologiahankkeessa (josta käytetään jatkossa nimeä Tikesos-hanke). Työ toteutetaan Itä-Suomen yliopiston, Itä-Suomen sosiaalialan osaamiskeskuksen, Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen, Kuntaliiton ja Sanastokeskus TSK:n moniammatillisena yhteistyönä. Vuonna 2008 Tikesos-hankkeessa aloitettiin sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen tietosisältöjen yhtenäistäminen. Tuotoksena syntyy sosiaalihuollon asiakastietomalli, jolla esitetään sosiaalihuollon asiakastyössä tarvittavien tietojen yhtenäistä käsitteellistä sisältöä kuvaavien tietokomponenttien määrittelyt. Sen lisäksi Tikesos-hankkeessa mallinnetaan sosiaalihuollon palvelutehtävissä tarvittavien asiakasasiakirjojen sisällöt ja rakenteet. Tuotoksena syntyvät sisällölliset asiakirjarakenteet ja tekniset asiakirjarakenteet. Tikesos-hankkeen ja sen tulevien sosiaalihuollon koodistotarpeiden esittely on hyväksytty Koodistopalvelun johtoryhmässä 28.8.2009. Hyväksyttävät luokitukset: Sosiaalihuollon kansalliset luokitukset: 1. Sosiaalipalvelujen luokitus - Sosiaalihuollon palvelutehtävä 2. Sosiaalipalvelujen luokitus - Sosiaalipalvelu 3. Sosiaalipalvelujen luokitus - Sosiaalipalvelun toteutustapa 4. Sosiaalipalvelujen luokitus - Sosiaalihuollon palveluprosessi Nämä 4 erillistä luokitusta muodostavat yhdessä Sosiaalipalvelujen luokituksen kokonaisuuden. Maarit Laaksonen, projektipäällikkö Sosiaalialan tietoteknologiahanke Terveyden ja hyvinvoinnin laitos Puh. 040 1408 389 maarit.laaksonen.2@thl.fi
Pöytäkirja 9/2011 13(31) Sosiaalipalvelujen luokitus Sosiaalipalvelujen luokitus on luokitusperhe, joka koostuu neljästä erillisestä luokituksesta, jotka on esitelty omina luokituksinaan alempana muistiota. Jokainen luokitus toimii erillisenä luokituksenaan mutta yhdessä ne muodostavat luokitusperheen, joilla on määritelty suhde toisiinsa. Luokitus voidaan esittää toiminnallisen ja säädännöllisennäkökulman jatkumona oheisen kuvan mukaisesti. Koodistopalvelun johtoryhmä avasi Sosiaalipalvelujen luokitus-koodiston valmisteluhankkeen 7.6.2010. Valmisteluhankkeen avauksen yhteydessä pyydettiin valmistelussa otettavan huomioon 5. yhteensopivuus sosiaali-hilmon kanssa 6. yhteensopivuus terveysalan palveluluokituksen kanssa 7. yhteensopivuus SOTE-organisaatiorekisterin kanssa 8. yhteistyö tietojärjestelmätoimittajien kanssa. Luokituksen kehittäminen avaushankkeen jälkeen Tietojärjestelmätoimittaja- ja kuntatoimijayhteistyön vahvistamiseksi Tikesos-hanke järjesti 18.10.2010 Sosiaalipalvelujen luokitusta koskevan työpajan, johon osallistui n.85 pääosin kuntatoimijaa ja tietojärjestelmätoimittajia eri puolilta Suomea. Työpajassa hyödynnettiin osallistujien näkemyksiä luokituksesta ja kerättiin palautetta mm. luokituksen rakenteesta ja sen toimivuudesta eri käyttötarkoituksiin. Lisäksi luokitusta on esitelty useissa eri tapahtumissa (mm. Itä-Suomen sosiaalityön päivät 2010, Sosiaalialan osaamiskeskuspäivät 2010, Terveydenhuollon ATK-päivät vuosina 2010 ja 2011 ja Sosiaalialan asiantuntijapäivät 2011) ja erillisissä tapahtumissa kuntatoimijoiden kanssa (mm. Kouvola, Iisalmi, Kajaani, Kuopio, Mäntsälä, Imatra ja Lahti). Myös tietojärjestelmätoimittajia on tavattu ja konsultoitu luokitukseen liittyvissä asioissa kulloisenkin tarpeen mukaan. Tikesos-hanke ja terveysalan palveluluokituksen asiantuntijaryhmä tapasivat yhteensä 3 kertaa luokitusten rajapintojen tunnistamiseksi ja yhteensovittamiseksi. Työskentelyn lopputuloksena kuitenkin päädyttiin siihen, että luokitukset eivät ole yhteen sovitettavissa, ja että tämä ei myöskään ole välttämätöntä. Molemmilla luokituksilla on omat käyttötarpeensa ja luokittelulogiikkansa ja ne palvelevat eri toimialoja ja palvelukokonaisuuksia. Myös terveyssosiaalityön nimikkeistön, terveysalan palveluluokituksen ja
Pöytäkirja 9/2011 14(31) sosiaalipalvelujen luokituksen rajapinnat tunnistettiin ja luokitusten käyttökohteet tunnistettiin. Yhteistyö ja lopputulokset on raportoitu tarkemmin sosiaalipalvelujen luokituksen soveltamisoppaassa. Myös sosiaali-hilmon ylläpitäjien kanssa tehtiin yhteistyötä rajapintojen tunnistamiseksi ja luokitusten yhteensovittamiseksi. Yhteistyön lopputuloksena on laadittu muuntotaulukko sosiaali-hilmon palvelulala ja jatkohoito luokitusten osalta. Muuntotaulukot löytyvät sosiaalipalvelujen luokituksen soveltamisoppaasta. Sosiaalipalvelujen luokituksen ja sosiaalihilmon välinen kehittämistarve ja yhteensovittaminen on tunnistettu merkittäväksi kehittämishaasteeksi myös THL:n sisällä ja toimenpiteet tämän työn edistämiseksi on kirjattu THL:n tulevien vuosien toimintasuunnitelmaan. SOTE-organisaatiorekisterin laajennustarpeet sosiaalihuollon tarpeisiin esitellään koodistopalvelun johtoryhmässä omana kokonaisuutena. Yhteenvetona voidaan kuitenkin todeta, että organisaatiorekisterissä tullaan tarvitsemaan sosiaalipalvelujen luokituksesta yksittäisinä luokituksina sosiaalihuollon palvelutehtävä ja sosiaalipalvelu luokituksia. Nyt esitetty sosiaalipalvelujen luokitus tukee sellaisenaan SOTEorganisaatiorekisterissä tunnistettuja tarpeita. Avaushankkeen jälkeen Sosiaalipalvelujen luokituksen kokonaisuutta on kehitetty yllä esitettyjen koodistopalvelun johtoryhmän esittämien toiveiden lisäksi myös muilta osin. Sosiaalipalvelujen luokitukseen liittyvää sanastotyötä jatkettiin ja sanastotyön yhteydessä sekä muiden Tikesos-määritysten edetessä sosiaalipalvelujen luokitusta on edelleen kehitetty ja sen rakennetta tarkennettu saatujen palautteen perusteella. Sosiaalipalvelujen luokituksen käytöstä ja soveltamisesta on laadittu myös erillinen Sosiaalipalvelujen luokituksen soveltamisohje, jolla tuetaan luokituksen käyttöönottoa kunnissa. Lisäksi luokitukseen liittyy sanasto, joka on laadittu terminologisen sanastotyön menetelmällä yhteistyössä Sanastokeskus TSK:n terminologien kanssa. Sanaston ja luokituksen osalta järjestettiin myös 2. lausuntokierros keväällä 2011 ja tässä luokituksessa on huomioitu lausuntokierrokselta saatu palaute. Sosiaalipalvelujen luokituksen sanasto sisältää nyt kaikki sosiaalipalvelujen luokituksessa esiintyvät käsitteet määritelmineen ja huomautuksineen ja käsitekaavioineen. Seuraavana esitellään luokituskohtaiset muutokset sosiaalipalvelujen luokituksessa avaushankkeen jälkeen ja täsmennetään kunkin luokituksen käyttötarvetta. 1. Sosiaalihuollon palvelutehtävä Luokitus kuuluu ryhmään sosiaalihuollon kansalliset luokitukset. Luokituksella kuvataan sosiaalihuollon lakisääteisiä palvelutehtäviä, jotka ovat kunnan lakisääteistä toimintaa ja asetettu sosiaalihuollosta vastaavan toimielimen tai muun vastaavan toimielimen hoidettavaksi, ja jotka ovat Sosiaali- ja terveysministeriön hallinnan alaa. Tähän perustuen esimerkiksi talous- ja velkaneuvonta ja sovittelutoiminta eivät ole luokituksessa mukana, vaikka kunnassa nämä tehtävät on usein organisoitu sosiaalitoimelle. Sosiaalihuollon palvelutehtävää käytetään valtakunnallisella tasolla sosiaalihuollon henkilörekisterien muodostamisen periaatteiden yhdenmukaistamiseen. Tehtävä on myös Sähke2 määräyksen mukainen pakollinen metatieto asiakasasiakirjoissa ja palvelutehtävä luokitus vastaa sellaisenaan tähän tarpeeseen. Palvelutehtävä toimii myös asiakirjojen ryhmittelyn perusteena kansallisessa arkistossa ja siten on myös yksi keskeinen hakuparametri arkistohauissa. Palvelutehtävää käytetään myös sosiaalihuollon käyttövaltuuksien ja pääsynvalvonnan määrittelyissä sekä järjestelmä että työntekijäkohtaisten määritysten tukena. Palvelutehtävä on tietojärjestelmäpalveluissa yksi
Pöytäkirja 9/2011 15(31) keskeisimmistä rakennetta luovista määrityksestä. Palvelutehtävä on myös SOTEorganisaatiorekisterin yksi kerättävistä tiedoista. Avaushankkeen jälkeen luokitukseen on tehty seuraavat muutokset: Poistetut luokat Lapsen huollon ja tapaamisoikeuden täytäntöönpanosovittelu Rikoksesta epäillyn nuoren tilanteen selvittäminen 2. Sosiaalipalvelu Lisätyt luokat Ei lisättyjä luokkia Uudelleen nimetyt luokat Lapsen huollon ja tapaamisoikeuden varmistaminen Lapsen huollon ja tapaamisoikeuden turvaaminen Toimeentulotuen myöntäminen Toimeentulotuki Sosiaalihuoltolain mukainen laitoshoito, Sosiaalihuoltolain mukainen perhehoito, Sosiaalihuoltolain mukainen sosiaalityö, Sosiaalihuoltolain mukaiset asumispalvelut yhdistetty yhdeksi luokaksi: Sosiaalihuoltolain mukaiset palvelut Sosiaalihuollon palvelutehtävät-koodisto sisältävät 21 luokkaa. Sosiaalihuollon palvelutehtävät -koodisto esitetään hyväksyttäväksi liitteen mukaisesti (Koodistopalvelu_sosiaalipalvelujenluokitus.xlsx, ensimmäinen välilehti). Luokitus kuuluu ryhmään sosiaalihuollon kansalliset luokitukset. Luokituksella kuvataan palvelutehtävissä annettavia palveluja, joita toteutetaan asiakkaalle palveluprosessissa. Sosiaalipalvelu on palvelu, jonka tarkoituksena on edistää asiakkaan sosiaalista hyvinvointia ja toimintakykyä sekä ehkäistä, vähentää ja poistaa sosiaalisia ongelmia. Sosiaalipalvelu-luokituksen tavoitteena on jäsentää sosiaalihuollon organisaatioissa käytännössä esiintyvät erilaiset palvelut yleisiin palvelutyyppeihin. Sosiaalipalveluluokitusta käytetään myös valtakunnallisella tasolla sosiaalihuollon henkilörekisterien muodostamisen periaatteiden yhdenmukaistamiseen tarkentamaan palvelutehtävän mukaista rekisterijakoa tietyissä tapauksissa. Esimerkiksi Lastensuojelun palvelutehtävässä tarvitaan oma henkilörekisteri Koulukuraattoripalvelulle (sosiaalipalvelu). Sosiaalipalvelu toimii myös asiakirjojen ryhmittelyn perusteena kansallisessa arkistossa ja on yksi hakuparametri arkistohauissa. Sosiaalipalvelua käytetään myös sosiaalihuollon käyttövaltuuksien ja pääsynvalvonnan määrittelyissä sekä järjestelmä että työntekijäkohtaisten määritysten tukena. Esimerkiksi käyttöoikeudet voidaan rajata jonkun palvelutehtävän tiettyyn palveluun, kuten Kotipalveluiden kuljetuspalveluun. Sosiaalipalvelu on määritelty sosiaalihuollon sähköisten asiakasasiakirjojen pakolliseksi metatiedoksi. Palvelutehtävän tavoin sosiaalipalvelu on tietojärjestelmäpalveluissa yksi keskeisimmistä rakennetta luovista määrityksestä ja sitä tarvitaan myös SOTEorganisaatiorekisterissä palvelutietoja kuvaavana luokituksena. Sekä sosiaalipalvelu- että palvelutehtävä luokituksia on hyödynnetty JHS 145-suosituksen valmistelussa ja niitä voidaan hyödyntää sähköisen asioinnin kehittämisessä mm. palveluhakemiston pohjana sosiaalipalveluissa. Avaushankkeen jälkeen luokitukseen on tehty seuraavat muutokset
Pöytäkirja 9/2011 16(31) Poistetut luokat Huoltajan järjestäminen Kehitysvammaneuvonta Kuntouttava hoito Lapsen huollon ja tapaamisoikeuden täytäntöönpanosovittelu Päivähoito Tuki- ja intervallihoito Tulkkipalvelu Lisätyt Luokat Asiointipalvelu Asumiskokeilu Asumisen järjestäminen Harrastus- ja kerhotoiminta Itsenäistymisvarojen hoitaminen Korvaushoito Leikkitoiminta Palveluneuvonta Perhepäivähoito Päiväkotihoito Päihdehuollon avokuntoutus Päihdehuollon laitoskuntoutus Päihdehuollon polikliininen toiminta Terapiapalvelu Tilapäisasumispalvelu Yksityisen sijoituksen valvonta Uudelleen nimetyt luokat Adoptioneuvonta Adoptioneuvontapalvelu Asiakkaan aseman ja oikeuksien vahvistaminen Sosiaaliasiamiespalvelu Isyyden selvittäminen Isyyden selvittämispalvelu Kasvatus- ja perheneuvonta Kasvatus- ja perheneuvontapalvelu Kuljetus- ja saattajapalvelu Kuljetuspalvelu ja Saattajapalvelu omina luokkinaan Palveluasuminen Osavuorokautinen palveluasuminen ja Ympärivuorokautinen palveluasuminen omina luokkinaan Perheasioiden sovittelu Perheasioiden sovittelupalvelu Sosiaalinen luototus Sosiaalisen luototuksen palvelu Toimeentulotuen myöntäminen Taloudellisen tuen palvelu Vertaisryhmätoiminta Vertaistukitoiminta Sosiaalipalvelu-luokitus sisältää 61 luokkaa. Sosiaalipalvelu luokitus esitetään hyväksyttäväksi liitteen mukaisesti (Koodistopalvelu_sosiaalipalvelujenluokitus.xlsx, toinen välilehti).
Pöytäkirja 9/2011 17(31) 3. Sosiaalipalvelun toteutustapa Luokitus kuuluu ryhmään sosiaalihuollon kansalliset luokitukset. Luokituksen nimi oli avaushankkeessa Palvelumuoto mutta tästä nimityksestä luovuttiin, koska se koettiin saadun palautteen perusteella vaikeasti ymmärrettäväksi ja nimi todettiin useissa yhteyksissä harhaanjohtavaksi sen sisältöön nähden. Luokituksen nykyinen nimi on Sosiaalipalvelun toteutustapa. Sosiaalipalvelun toteutustapa on tapa, jolla sosiaalipalvelu järjestetään sosiaalihuollon asiakkaalle. Nyt luokituksessa mukana olevat toteutustavat liittyvät myös tiettyyn sosiaalihuollon palvelutehtävään. Luokituksessa mukana olevien toteutustapojen lisäksi on tunnistettu myös muita toteutustapoja, joita ei kuitenkaan toistaiseksi ole sisällytetty luokitukseen perustelluista syistä. Tällaisia ovat mm. sosiaalipäivystys, kriisipalvelu, oma palvelu, ostopalvelu, makusitoumuspalvelu, palveluseteli, toimeksiantosopimus ja intervallihoito. Näistä on tarkemmat kuvaukset soveltamisoppaassa. Nyt esitettävään luokitukseen on sisällytetty sellaiset toteutustavat, jotka tunnistettiin keskeisimmiksi hakutiedoiksi arkistosta. Toteutustapoja tarvitaan myös kansallisten tilastojen tuottamiseksi, jolloin asiakastiedon tulee olla mahdollisimman helposti löydettävissä. Nyt mukana oleviin toteutustapoihin liittyy myös toiminnasta nousevia tarpeita. Esimerkiksi lastensuojelussa annettava laitoshuolto vaatii tarkenteen siitä, onko kyseessä avo-, sijais- vai jälkihuollon laitoshuolto kyseessä olevan palvelun järjestämiseksi. Toteutustapa on myös pakollinen metatieto sosiaalihuollon sähköisissä asiakasasiakirjoissa. Avaushankkeen jälkeen luokitukseen on tehty seuraavat muutokset Poistetut luokitukset Palvelun saaja-luokitus Palveluasumisen toteutustapa-luokitus Lasten päivähoidon toteutustapa-luokitus Adoptioneuvonnan toteutustapa-luokitus Laitoshoidon kesto-luokitus Laitoshoidon järjestämisaika-luokitus Perhepäivähoidon järjestämistapa-luokitus Lasten päivähoidon hoitomuoto-luokitus Lisätyt Luokat Ei lisättyjä luokkia Uudelleen nimetyt luokat Lastensuojelun toteutustapa-luokitus sisälsi luokat avohoito, sijaishuolto ja jälkihuolto. Uudet näitä vastaavat luokat ovat o lastensuojelun avohuolto o lastensuojelun sijaishuolto o lastensuojelun jälkihuolto. Päihdehuollon toteutustapa-luokitus sisälsi luokat avohoito ja laitoshoito. Uudet näitä vastaavat luokat ovat o päihdehuollon avopalvelu o päihdehuollon laitospalvelu. Termi hoito päätettiin poistaa, ettei se sotkeentuisi sosiaalipalveluna olevan laitoshoidon kanssa.
Pöytäkirja 9/2011 18(31) Sosiaalipalvelun toteutustapa sisältää 5 luokkaa. Sosiaalipalvelun toteutustapa-luokitus esitetään hyväksyttäväksi liitteen mukaisesti (Koodistopalvelu_sosiaalipalvelujenluokitus.xlsx, kolmas välilehti). 4. Sosiaalihuollon palveluprosessi Luokitus kuuluu ryhmään sosiaalihuollon kansalliset luokitukset. Sosiaalihuollon palveluprosessi on tiettyyn palvelutarpeeseen liittyvien palvelutapahtumien muodostama suunnitelmallinen toimintosarja. Palveluprosessi koostuu vaiheista. Palveluprosessin vaihe on palveluprosessin osa, joka muodostuu yhdestä tai useammasta palvelutapahtumasta. Palveluprosessi on hierarkkinen luokitus, joista palveluprosessi vastaa ensimmäisen tason luokkaa ja palveluprosessin vaihe toisen tason luokkaa. Palveluprosessi ja palveluprosessin vaihe ovat pakollisia metatietoja sosiaalihuollon sähköisissä asiakasasiakirjoissa. Prosessi on myös Sähke2-mukainen pakollinen metatieto ja palveluprosessi vastaa sellaisenaan tähän tarpeeseen. Myös palveluprosessia ja tarvittaessa palveluprosessin vaihetta käytetään käyttövaltuuksien ja pääsynvalvonnan attribuutteina tarkentamaan ja yksilöimään asiakastietojen käyttöä. Palveluprosessit ovat pohja asiakastiedon elinkaaren haltuun ottamiseksi. Nyt tunnistetut palveluprosessit tarkennetaan työnkulkutasolle organisaatiokohtaisesti. Avaushankkeen jälkeen luokitukseen on tehty seuraavat muutokset Poistetut luokat Huoltajan järjestäminen lapselle-prosessi Adoption järjestäminen-prosessi Lisätyt luokat Ei lisättyjä luokkia Uudelleen nimetyt luokat Nimeämisperiaatteet uudistettiin siten, että prosessi on lyhyt ilmaisu ja vaihe minen päätteinen. Esimerkiksi käsittely on prosessi ja käsitteleminen on vaihe. Kaikki prosessit ja vaiheet tarkennettiin ja muutettiin tarvittaessa vastaamaan periaatetta. Sosiaalihuollon palveluprosessi-luokitus sisältää 40 luokkaa. Sosiaalihuollon palveluprosessi luokitus esitetään hyväksyttäväksi liitteen mukaisesti (Koodistopalvelu_sosiaalipalvelujenluokitus.xlsx, neljäs välilehti).
Pöytäkirja 9/2011 19(31) Liite 3: Sote-organisaatiorekisterin laajennus sosiaalihuoltoon Esittelymuistio Koodistopalvelun johtoryhmälle : Sosiaalihuollon koodistot 1 kpl hyväksyttäväksi Esa Paakkanen & Heli Sahala 14.11.2011 Tausta Sosiaalihuollon tiedonhallintaa kehitetään sosiaali- ja terveysministeriön organisoimassa Sosiaalialan tietoteknologiahankkeessa (josta käytetään jatkossa nimeä Tikesos-hanke). Työ toteutetaan Itä-Suomen yliopiston, Itä-Suomen sosiaalialan osaamiskeskuksen, Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen, Kuntaliiton ja Sanastokeskus TSK:n moniammatillisena yhteistyönä. SOTE-organisaatiorekisteri on alun perin suunniteltu sekä sosiaali- että terveydenhuollon käyttöön, mutta sitä on kehitetty vain terveydenhuollon tarpeisiin. Tikesos-hankkeen ja Koodistopalvelun yhteistyönä on tehty ehdotus sosiaalihuollon tietotarpeiden huomioimiseksi SOTE-organisaatiorekisterissä. Koodistopalvelun johtoryhmä on kokouksessaan 8.3.2010 todennut, että SOTEorganisaatiorekisterin rakennetta tulee sopeuttaa sosiaalihuollon tarpeita vastaavaksi. Hyväksyttävät luokitukset: Sosiaali- ja terveydenhuollon kansalliset luokitukset: 5. SOTE-organisaatiorekisteri Sisältöä koskevat lisätiedot: Esa Paakkanen, projektipäällikkö Sosiaalialan tietoteknologiahanke HIS tutkimus ja kehitys Tietojenkäsittelytieteen laitos Kuopion kampus Itä-Suomen yliopisto Puh. 040 355 2793 esa.paakkanen@uef.fi
Pöytäkirja 9/2011 20(31) 5. SOTE-organisaatiorekisterin muutosten hyväksyminen Koodistopalvelun johtoryhmän kokouksessa 1.11.2010 päätettiin käynnistää sosiaalihuollon organisaatioiden tietojen lisäämisen selvittämiseksi valmisteluhanke, jonka tarkoituksena on tarkentaa niitä toimenpiteitä, joita tarvitaan sosiaalihuollon organisaatioiden ottamiseen osaksi SOTE-organisaatiorekisteriä. Samassa yhteydessä todettiin, että laki yksityisten sosiaalipalvelujen valvonnasta on uudistumassa ja tämä tulee ottaa huomioon valmistelussa. SOTE-organisaatiorekisterin asiantuntijatyöryhmä tulee perustaa. Sosiaalihuollossa rekisteriä tarvitaan tulevaan kansalliseen sähköiseen sosiaalihuollon asiakasasiakirja-arkistoon (KanSa-arkisto) liittyvien ja asiakirjoja tuottavien ja käyttävien tahojen yksilöintiin ja tunnistamiseen. Palveluyksikkötietoa käytetään lisäksi asiakasasiakirjojen sisällössä (kontekstiosa), asiakasasiakirjojen metatiedoissa (mm. rekisterinpitäjä, aktiivi rekisterinpitäjä, palvelun järjestäjä, palvelun tuottaja, palveluyksikkö -kentissä) ja arkistoon liittyvässä viestinvälityksessä. Lisäksi rekisteriä voidaan hyödyntää sosiaalihuollon asiakkaille ja ammattilaisille suunnatussa palveluhakemistossa. Valmisteluhankkeen avauksen yhteydessä esiin nousi seuraavia kysymyksiä: - Suurin työ tässä kokonaisuudessa tulee olemaan ohjeistuksen laatimisessa. - Valmistelussa tehtiin ehdotuksia ohjeistuksen parantamiseksi - Kenttien muuttaminen ei ole hyvä vaihtoehto. Rinnakkaiskenttä on turvallisempi ratkaisu. - Kenttien muuttamisen sijaan kenttiä lisättiin sosiaalihuollon tietotarpeiden huomioimiseksi. Lisäksi joidenkin kenttien käyttöön liittyen esitettiin vaihtoehtoisia ratkaisumalleja. - Sairaanhoitopiirit ovat koordinoineet alueensa tiedonkeruuta terveyspuolella. Miten sosiaalihuollossa on ajateltu toimittavan? - Tulevat sosiaali- ja terveyspiirit ovat ehkä ratkaisu tähän. Käytännössä asian organisointi on edelleen auki vuonna 2011 ja siihen on etsittävä toimiva yhteistyörakenne. Yksi toimija voisivat olla sosiaalialan osaamiskeskukset - Miten lainsäädäntö tulee muuttumaan sosiaali- ja terveydenhuollon yhteistoimintojen suhteen? - Valmistelun aikana oleellisia lakimuutoksia ei ole tehty. Muutokset merkitsevät lisäystarpeita koodiston kuvaukseen ja käyttötarkoituksen kuvaukseen. Alla nykyiset kuvaukset ja esitetyt muutokset Nykyinen Kuvaus: SOTE-organisaatiorekisteriin kootaan tiedot terveydenhuollon organisaatioista, joita tarvitaan kaikista KanTa-arkkitehtuuriin liittyvistä terveydenhuollon toimintayksiköistä ja toimintayksiköiden palveluyksiköistä ("toimipaikat","suorituspaikat"). Lisäksi rekisterissä on yksilöity Y-tunnuksen omistava organisaatioyksikkö.
Pöytäkirja 9/2011 21(31) Käyttötarkoitus: Rekisteriä tarvitaan potilasasiakirjojen tallentamiseen ja luovuttamiseen kansallisesta arkistosta. Rekisteriä tarvitaan myös KanTa-järjestelmää käyttävien osapuolten tunnistamiseen. Rekisterin käyttöalueet on kuvattu STM:n Kantajatkomäärittelyn ydindokumentin versiossa 1.0. Tiedot on myös mainittu Ydindokumentti 1.0:n liitteessä 6. Rekisterin tietomallin rakentamisen perustana ovat kansallisessa lainsäädännössä määritellyt käsitteet. Ylläpito- ja kehittämisvastuu: Ylläpidosta vastaavat terveydenhuollon toimintayksiköt ja THL. Kehittämisestä vastaavat palveluyksikköasiantuntijaryhmä (PYR), terveydenhuollon toimintayksiköt ja THL. Ehdotus Kuvaus: SOTE-organisaatiorekisteriin kootaan tietoja kaikista KanTa-arkkitehtuuriin liittyvistä terveydenhuollon toimintayksiköistä ja toimintayksiköiden palveluyksiköistä ("toimipaikat", "suorituspaikat").sekä sosiaalihuollon yksiköistä. Lisäksi rekisterissä on yksilöity Y-tunnuksen omistava organisaatioyksikkö. Käyttötarkoitus: Terveydenhuollossa rekisteriä tarvitaan potilasasiakirjojen tallentamiseen ja luovuttamiseen kansallisesta arkistosta. Rekisteriä tarvitaan myös KanTa-järjestelmää käyttävien osapuolten tunnistamiseen. Rekisterin käyttöalueet on kuvattu STM:n Kanta-jatkomäärittelyn ydindokumentin versiossa 1.0. Tiedot on myös mainittu Ydindokumentti 1.0:n liitteessä 6. Rekisterin tietomallin rakentamisen perustana ovat kansallisessa lainsäädännössä määritellyt käsitteet. Sosiaalihuollossa rekisteriä tullaan tarvitsemaan yksiköiden tunnistamiseen, palveluhakemistojen sisällön tuottamiseen ja sosiaalihuollon sähköiseen arkistoa käyttävien osapuolten tunnistamiseen. Lisäksi rekisteriä tullaan tarvitsemaan sähköisen reseptin käytössä, kun sosiaalihuollon toimintayksiköt liittyvät reseptikeskuksen käyttöön. Ylläpito- ja kehittämisvastuu: Ylläpidosta vastaavat terveydenhuollon ja sosiaalihuollon toimintayksiköt ja THL. Kehittämisestä vastaavat palveluyksikköasiantuntijaryhmä (PYR), terveydenhuollon ja sosiaalihuollon toimintayksiköt ja THL. Rekisterin kenttien muutokset esitetään hyväksyttäväksi liitteeden mukaisesti (docx). Sote-organisaatiorekisterin laajennus sosiaalihuoltoon Selvityksen tarkoitus SOTE-organisaatiorekisteri: Sosiaali- ja terveydenhuollon tarpeisiin on suunniteltu otettavaksi käyttöön yhteinen organisaatiorekisteri, mutta toistaiseksi rekisterissä on huomioitu vain terveydenhuollon tarpeet SOTE:n SO-osuuden huomioimiseksi Koodistopalvelun valmisteluhanke 2010 -> Dokumentti on kuvaus SOTE-rekisterin soveltuvuudesta sosiaalihuollon tarpeisiin ja esitys tarvittavista muutoksista ja lisäyksistä Dokumentin sisällysluettelo 1 Johdanto 2 SOTE-organisaatiorekisteri 2.1 Käyttötarkoitus 2.2 SOTE-organisaatiorekisterin kehitys ja nykytilanne
Pöytäkirja 9/2011 22(31) 2.3 SOTE-organisaatiorekisterin rakenne 3 Sosiaalialan tarpeet organisaatiorekisterille 4 SOTE-rekisteriin liittyvän hallinnoinnin organisointi 5 Kehitystarpeet sosiaalialan näkökulmasta 6 Huomioita ohjeistuksesta 7 Yhteenveto 7.1 Jatkotoimenpiteet Liite 1: Taulukko teknisen ohjeen version 1.1 sisältömäärityksessä käytettävistä tietokentistä ja niiden soveltuvuus sosiaalihuollon tarpeisiin Liite 2: Taulukko PYR-rekisterin tietokentistä Esitykset laajennukseksi: muutoksia ja lisäyksiä Sisältömäärityksen uudet kentät: 1. 29 A: Sosiaalihuollon yksikkö T (True) niin organisaatioyksikkö on sosiaalihuollon yksikkö ja muuten F (False) niin organisaatioyksikkö ei ole toimintayksikkö. Pakollinen tieto. 2. 30 A: Sos.palvelutehtävä Palveluperusteessa (pääsääntöisesti sosiaalihuollon yleis- ja erityislait) kunnalle asetettu tehtävä sosiaalipalvelujen ja niihin kuuluvan taloudellisen tuen järjestämiseksi. Pakollinen tieto. PYR-määrityksen uudet kentät 1. Sosiaalipalvelut_ydinpalvelu Sosiaalipalvelujen luokituksen avulla ilmaistava yksikön tarjoama pääasiassa käytetyin palvelu, joka kuvataan luokituksen palvelutehtävän ja sosiaalipalvelun koodin yhdistelmänä. Erotinmerkkinä palvelutehtävän ja sosiaalipalvelun välissä toimii piste: palvelutehtävä1.sosiaalipalvelu1 Esim.: Lastensuojelu.laitoshoito Sosiaalihuollossa voidaan soveltaa Sosiaalipalvelujen luokitusta (koodit). Tietoa voidaan hyödyntää palveluhakemistossa. Pakollisuus: Yksikkö voi ilmoittaa tämän tiedon 2. Sosiaalipalvelut_palvelutarjonta Sosiaalipalvelujen luokituksen avulla ilmaistavat muut sosiaalipalvelut, joita yksikkö tarjoaa. Erotinmerkkinä palvelutehtävän ja sosiaalipalvelun välissä toimii piste, ja palvelutehtävän ja sosiaalipalvelun muodostamien kokonaisuuksien erotinmerkkinä pilkku: palvelutehtävä1.sosiaalipalvelu1, palvelutehtävä1.sosiaalipalvelu2
Pöytäkirja 9/2011 23(31) Esim.: Lastensuojelu.laitoshoito, Kotipalvelut.kodinhoitoapu Sosiaalihuollossa voidaan soveltaa Sosiaalipalvelujen luokitusta (koodit). Tietoa voidaan hyödyntää palveluhakemistossa. Pakollisuus: Yksikkö voi ilmoittaa tämän tiedon PYR muutosehdotukset 1 #38 Yksikön tyyppi Tällä hetkellä kentässä ilmoitetaan, onko yksikkö lakisääteinen, hoitoyksikkö, hoidollinen tukiyksikkö vai muu yksikkö. Vaihtoehdot sosiaalihuollon tarpeet huomioimiseen: 1. Sosiaalihuollon tarpeet kentän tietosisällön suhteen huomioidaan lisäämällä vastaavat yksikkötäsmennykset. Tämä on tarpeellista kuitenkin vain siinä tilanteessa, että yksikön tyyppiä halutaan käyttää yksiköiden erittelyyn. Tälle ei toistaiseksi ole esitetty tarpeita sosiaalihuollossa. 2. Tietokentän kuvausta muutetaan siten, että se huomioi myös sosiaalihuollon piirissä toimivat yksiköt, ja käytetään kategorisesti "Muu yksikkö" koodia sosiaalihuollossa. 3. Kentän pakollisuutta muutetaan siten, että sitä ei vaadita (sosiaalihuollon) kaikilta yksiköiltä. PYR muutosehdotukset 2 #39 Palveluntuottaja Palveluntuottaja on organisaation ylin taso, ja jolla on oma y-tunnus. Kentän tarpeellisuus ja käyttökelpoisuus sosiaalihuollossa on kyseenalaista. Vaihtoehdot: 1. Tietokentän kuvausta ja soveltamista muutetaan siten, että se huomioi myös sosiaalihuollon piirissä toimivat yksiköt (esimerkiksi TRUE palvelun järjestämisestä vastaavalla taholla) 2. Tietokentän nimeä muutetaan esim. "palvelunjärjestäjä", "palvelun järjestäjä 3. Sosiaalihuoltoa varten luodaan erilliset kentät palvelunjärjestäjää ja palveluntuottajaa varten PYR muutosehdotukset 3 #67 TOL koodi Yksikön toimiala tilastokeskuksen toimialaluokituksen mukaan, JHS121 Sovellettavissa, mikäli on tarpeen esim. ilmoittaa TOL-luokituksen luokan "Q Terveys- ja sosiaalipalvelut" aliluokkia "87 Sosiaalihuollon laitospalvelut" tai "88 Sosiaalihuollon avopalvelut". Sosiaalihuollon palveluluokituksella (Sosiaalipalvelujen luokitus 2009) ei ole suoraa suhdetta TOL-luokitukseen. Ehdotus: Sosiaalihuollon osalta otetaan käyttöön sosiaalipalvelujen luokitus (Laaksonen ym. 2010) Jatkotyö
Pöytäkirja 9/2011 24(31) Huomioidaan tulevat lainsäädännön muutokset sosiaali- ja terveydenhuollon yhteistoimintojen suhteen Sosiaalihuollon tietosisältöjen kenttätestaaminen pilotoinnilla Sosiaalihuollon tietojen keräämisvastuusta sopiminen keskusteltu vaihtoehdoista (THL - aluehallintovirastot kunnat vai THL osaamiskeskukset - kunnat). kustannusten arviointi eri vaihtoehtojen osalta Tarkennetaan kerättävien tietojen laajuus Valmistellaan tarvittavat täydennykset rekisteriin liittymisen ja tietojen ylläpidon ohjeistukseen Tietosisältöjen vakiintumisen jälkeen: Aloitetaan rekisteritietojen kokoaminen sosiaalihuollon kunnallisten, yksityisten ja kolmannen sektorin palvelujen osalta yhteistyössä Tikesos-hankkeen tuotoksia hyödyntävien palvelunantajien kanssa, kooten ja vahvistaen rekisterin tietotarpeita ja tarkentaen käytäntöä rekisteritietojen laajempaan kokoamiseen ja ylläpitoon.