MUISTIO 1 Valmistelutoimielin (VATE)-projektiryhmä Kokous 3/2018 Aika torstai 15.2.2018 klo 9.00 10.55 Paikka Etelä-Karjalan liitto, kokoustila Koivikko Kutsutut Varsinainen jäsen Varajäsen x Gunnar Leena Kaakkois-Suomen ELY-keskus Jyrki Karhula x Heinonen Markku (saapui 9.48)Lappeenrannan kaupunki Markus Lankinen Hokkanen Erkki Etelä-Karjalan pelastuslaitos Ulf Westerstråhle x Karhula Tuula Eksote Merja Tepponen* x Kosonen Marja Eksote Merja Tepponen* x Kouvo Juha Kaakkois-Suomen TE-toimisto Tiia Piikki Kujansivu Alina Lappeenrannan kaupunki x Juha Willberg Mäkelä Johanna Kunnat x Pekka Reiman* x Mäkelä Satu Kaakkois-Suomen ELY-keskus Jyrki Pitkänen x Sarlomo Sirkku Imatran kaupunki Terhi Karttunen Siiskonen Keijo Eksote x Liisa Mänttäri x Stoor Jussi Kunnat Pekka Reiman* x Viialainen Matti Etelä-Karjalan liitto Satu Sikanen *toimivat kahden varsinaisen jäsenen varajäseninä Muut osallistujat x Eerola Niina työntekijöiden edustaja Anne Saikko Kopra Jukka maakuntahallituksen puheenjohtaja, Heikki Järvenpää poliittisen seurantaryhmän edustaja x Vesterinen Marja-Liisa (saapui 9.04) Eksoten hallituksen puheenjohtaja Pentti Salenius, poliittisen seurantaryhmän edustaja x Tuimala Aija muutosjohtaja, valmistelija x Liisa Mänttäri talousasiantuntija x Airaksinen Salla sihteeri 1. Kokouksen avaus ja läsnäolijoiden toteaminen Puheenjohtaja avaa kokouksen ja todetaan läsnäolijat. Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 9.00 ja todettiin läsnäolijat. 2. Kokouksen esityslistan hyväksyminen Hyväksytään kokouksen esityslista. Hyväksyttiin kokouksen esityslista.
MUISTIO 2 3. Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen 25.1.2018 kokouksen muistio on toimitettu esityslistan liitteenä 1. Tarkastetaan edellisen kokouksen pöytäkirja ja hyväksytään se kokouksen kulun mukaisena. Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja. Tarkennettiin 4 päätöksen lausetta naapurimaakuntien kanssa käytävän neuvottelun osalta muotoon: Parhaillaan naapurimaakuntien kanssa käydään neuvotteluja mahdollisesta yhteistyöstä TAHE ja ICT-palveluiden osalta. 10 poistetaan LUOVAa koskeva kirjaus. Leena Gunnar esittelee LUOVAn tilannetta tarpeen mukaan. 4. Maakuntauudistuksen valtakunnallinen viikkokatsaus 24.1. STM: Sote- koordinaattorin rahoituspäätös 142 777 euroa ajalle 1.1.2018 31.12.2019. Maksatushakemus tulee toimittaa 28.2. mennessä. 31.1. ICT-rahoituksen hakuohje on julkaistu. Haussa on rahoitus vuodelle 2018 ja maakunnilta odotetaan määrämuotoisia suunnitelmia hakemuksensa tueksi. Koko vuoden 2018 budjetti tulee kuvata hakemuksessa. Hakemus toimitetaan oman valinnan mukaan helmikuun tai maaliskuun loppuun. Etelä-Karjalassa rahaa on saatu keväälle jo ennakkoon hyvin, joten suunnitelmien tarkentuessa rahahakemus laaditaan maaliskuun hakuun. 5.2. Maakuntaverosta on julkistettu Tampereen yliopiston selvitys, jonka mukaan verotusoikeus kytkeytyy maakunnan tehtävien mittakaavaan 8.2. MMM on nimennyt selvitysmiehen (ylijohtaja Kari Pääkkönen) selvittämään maakuntahallinnossa tarvittavista vesitalouden asiantuntija-, tieto- ja tutkimuspalveluista. Hetli Oy:n toimintaan liittyvä kuuleminen pidettiin 1.2. Pääosin kuullut tahot olivat yhtiön lakkauttamispäätöksen takana. 12.2. Maakuntien tilakeskuksen tiedote- maakuntien kolme edustajaa mukaan hallitukseen, muutosjohtajia edustaa Aija Tuimala. Kannanottoja 24.1. TEHY:n kirje: Hoitotyön ammattilaisia johtoryhmiin Vesiensuojeluyhdistysten liiton kannanotto Tulevia tilaisuuksia 13.3. Valtiontalouden tarkastusviraston edustajat tutustuvat maakuntahallinnon valmisteluun Etelä-Karjalassa 14.3. Kasvupalveluiden ajankohtaistilaisuus Kanta- ja Päijät-Hämeen sekä Kymenlaakson ja Etelä-Karjalan yhteinen tilaisuus pidetään Kouvolassa. Kutsu ja ohjelma lähetetään lähempänä ajankohtaa. 3.5. pidetään Oma maakunta- tilaisuus Päivi Nergin johdolla. Aamupäivä on keskustelutilaisuus ja iltapäivällä suunnitellaan työpajoja. Ministeriön kanssa keskustellaan taustaksi virtuaalisesti maakunnan tilanteesta 16.2. klo 13 14.
MUISTIO 3 Merkitään tiedoksi ajankohtaiset asiat ja huomioidaan niiden vaikutukset valmisteluun. Todettiin, että: - Sote- koordinaattorirahoitusta saatiin vähemmän kuin haettiin. Sovittiin, että mikäli hyvän koordinaattorin palkkaus edellyttää hallintorahan käyttöä, on se mahdollista. Sote- koordinaattorihaastattelut pidetään viikon sisään ja päätös valinnasta tehdään liiton sääntöjen mukaan. Hakijoita oli 11. Haastatteluissa mukana ovat Tuula Karhula, Aija Tuimala ja Satu Sikanen. - ICT valmisteluvaiheen rahoituksen hakuohjeet ovat tulleet ja Etelä-Karjala hakee rahoitusta maaliskuun lopussa lähinnä syksyn VATE-toteutusvaihetta ajatellen. ICT-projektipäällikön paikka oli haussa ja paikkaa haki yhteensä 8 hakijaa. Haastatteluja sovitaan tuleville viikoille. - Yleiskatteellisen rahoituksen kokonaisarvio tulee maaliskuun alussa, jolloin verotusasiat tulevat nousemaan myös esille. Maakuntaveroa tarkastellaan tulevina vuosina. Etelä-Karjalan osalta kuntien taloustilanne vaikuttaa hyvältä, koska vuosikatteet ovat kokonaisuutena maakunnassa plussalla. - Hetlin lisäksi keskustelua on ollut Vimanasta ja sen roolista. Maakuntien digivalmistelijoiden kannanoton mukaan Vimanaa tarvitaan, mutta käyttövelvoitteen soveltaminen tuottaa ongelmia. Vimanasta toivotaan myös koordinoijaa valtiolta siirtyvien palvelujen tietojärjestelmien osalta. Samoin sen alle voitaisiin rakentaa tietojärjestelmien kokonaisuus ilman erillisiä yhtiöitä ministeriöaloittain. Kannanottoluonnos on toimitettu Valtiovarainministeriöön tiedoksi ja maakunnat voivat vielä ottaa siihen kantaa 23.2 mennessä. - Uusi työmarkkinasopimus (KVTES sekä valtion sopimus) on sovittu ja sen voimassaoloaika on maaliskuu 2020 eli uuden maakunnan aloittamisen taso on määritelty. Tämä rauhoittaa tilannetta ja lieventää maakunnan aloittamisen kustannuspainetta. - Valtiontalouden tarkastusviraston edustajat tutustuvat maakuntahallinnon valmisteluun Etelä-Karjalassa. Aija Tuimala, Liisa Mänttäri ja Olli Seppänen osallistuvat meiltä tilaisuuteen. - 21.5. pidetään Kuntaliiton maakuntapäivä Kehruuhuoneella. 5. Toiminnan ja talouden simulointi (VATE 25.1.2018) Valtion ja maakuntien tulevia neuvotteluja simuloivat keskustelut toiminnasta ja taloudesta pidetään keväällä 2018, jotta saadaan kokemuksia tulevan toimintatavan kehittämiseksi. Etelä-Karjalan simulointitilaisuudet ovat seuraavat 24.1. MMM simulointitilaisuus yhdessä 7 muun maakunnan kanssa, Mikkeli 8.2. Aluekehittämisen simulointitilaisuus, osallistujat nimetty
MUISTIO 4 5.3. (klo 9-11) Pelastustoimen ja varautumisen simulointitilaisuus 5.3. Sote simulointitilaisuus 20.3. (klo 14:15-15:45) Maakuntalain 13 mukaisen neuvottelun simulointi Neuvotteluissa ja niihin valmistautumisessa pyritään saamaan kokemuksia tulevana syksynä ja v. 2019 toteutettavista varsinaisista neuvotteluista ja tunnistamaan kehittämiskohteita prosessissa, neuvotteluissa käytettävästä tietopohjasta ja toimintatavoissa niin maakunnassa kuin valtion puolella. Simulointikeskustelujen valmistelua jatketaan kuhunkin neuvotteluun erikseen valmistautuen. Ministeriöiden toiveet ja käytännöt valmistautumisessa ja keskustelujen toteuttamisessa ovat vaihdelleet merkittävästi kokonaisuuksien välillä. MMM-simuloinnin valmistelu ohjeistus on antanut mahdollisuuksia tulkinnalle. Muiden keskustelujen valmistelut ovat vielä vähintään osin käynnissä. ALKE-keskustelun jäsentyneesti edenneen kokonaisuuden valmistelu on loppusuoralla. Pelastustoimen ja varautumisen simulointiin valmistautumiseksi liittyen tiistaina oli maakunnille keskustelutilaisuus Helsingissä. Lisäksi on pyydetty maakunnilta pohjatietoja mm. toimintaympäristöstä, pelastustoimen palvelutasosta, ensihoitoyhteistyöstä, taloudesta ja maakunnan alueellisen varautumisen koordinoinnista. Sote-simulointiin valmistautumisesta saadaan lisätietoja tämän viikon aikana. Maakuntalain 13 mukaisen neuvottelun simulointiin saatiin kutsu ja ohjeistusta viime viikolla. Tuodaan terveiset MMM-simulointitilaisuudesta Nimetään Etelä-Karjalan osallistujat tuleviin simulointitilaisuuksiin Simulointitilaisuuksista ministeriöt vievät tietoa ja näkemyksiä eteenpäin julkisen talouden suunnitteluprosessiin. Valtioneuvostotasolla pyritään yhteen sovittamaan näkemyksiä. MMM:n simulointitilaisuus 24.1. oli lähetekeskustelutyyppinen tilaisuus. Substanssitasonkeskusteluja on kaavailtu loka-marraskuulle, jota ennen neuvotteluihin valmistaudutaan taustatietojen kokoamisella. Ministeriö valmistelee vuoden vaihteeseen mennessä kehysehdotuksen MMM:n osalta, joka menee kehysriiheen. Etelä-Karjalan saanto nojautuu ko. kehysehdotukseen. Tärkeää olisi saada nopeasti ratkaisuja maakuntien yhteistyöstä, jolloin saataisiin selville mahdolliset synergiahyödyt sekä lisäresurssien tarpeet. Pelastustoimen ja varautumisen osalta prosessi on käynnistynyt jo viime vuoden puolella. 5.3. on neuvottelutilaisuus, johon osallistujiksi nimettiin Matti Viialainen, Olli Seppänen, Aija Tuimala, Erkki Hokkanen, Johanna Franzén sekä ensihoidon päällikköä Jan-Erik Palviainen. Aluekehittämisen osalta valmistelut ovat jo pitkällä, koska tilaisuus pidetään 8.2. Maakuntalain 13 neuvotteluun on saapunut kutsu ja sen ajankohdaksi on ehdotettu 20.3. Neuvotteluun osallistujiksi nimettiin Matti Viialainen, Olli Seppänen, Aija Tuimala, Leena Gunnar, Liisa Mänttäri, Tuula Karhula, Erkki Hokkanen sekä Päivi Roine.
MUISTIO 5 Soten neuvottelusta ei ole tullut vielä tarkempaa tietoa. Osallistujiin palataan, kun saadaan tarkempaa ohjeistusta. ---------- Viime kokouksen jälkeen on saatu lisäohjeistusta sote- neuvottelun valmistautumiseen, pelastustoimen ja varautumisen sekä maakuntalain 13 mukaiseen neuvotteluihin. Sote- neuvottelun osallistujat piti ilmoittaa pikaisesti ja niminä ilmoitettiin Olli Seppänen, Marja Kosonen, Liisa Mänttäri, Niina Ovaska, Sanna Natunen ja Aija Tuimala. Neuvottelujen valmistelut on aloitettu ja valmistelukokoukseen 13.2. osallistuu myös Tuula Karhula. Pelastustoimessa ministeriön pyytämä etukäteisdokumentaatio on laadittu ja toimtettu ja valmistelupalaveri maakunnan edustajien kanssa pidetään 23.2. 8.2. aluekehittämisen neuvottelu sujui erittäin hyvin. Saimme kiitosta mm. valmistautumisesta sekä näkemyksistä ja sidosryhmien osallistamisesta. Neuvotteluprosessin seuraava vaihe on kokemusten kokoaminen ja läpikäyntien ministeriöiden ja maakuntien edustajien kesken 24.4. Maakuntalain 13 mukainen neuvottelu kokoaa muissa neuvotteluissa esille nousseita teemoja. Keskeisin teema näissä neuvotteluissa on kuitenkin maakunnan talouden kokonaiskuva. Lisätietoa neuvottelun kulusta ja sisällöstä on saatu neuvottelujen valmistautumisen käynnistämisen tueksi. (Katso liite 2). Todetaan sote- neuvottelun osallistujat ja merkitään katsaus neuvottelujen etenemisestä tiedoksi. Maakuntalain 13 mukaisiin neuvotteluihin valmistaudutaan 22.2 VATEn kokouksen sijaan sekä 8.3. klo 8-9 pidettävin valmistelukokouksin VM toimittaman asialistan pohjalta. ICT- kustannustietoa sekä digitalisaatio -osaamista kaivataan keskusteluun, joten mikäli Toni Suihko pääsee paikalle, vaihdetaan hänet Päivi Roineen tilalle, koska enimmäisosallistujamäärä on määritelty ministeriön toimesta. Simulointia varten on aiemmin perustettu pienryhmä, jossa oli mukana Jussi Stoor, Olli Seppänen, Aija Tuimala, Hanna Kailasta ja Liisa Mänttäri. Simulointiin valmistaudutaan palvelukokonaisuuksittain, joten koontia ei valmisteluun VATEn lisäksi tarvita. Hyväksytään ryhmän lakkauttaminen. 6. Varautumisen valmistelutilanne VATEssa on hyväksytty varautumisen työryhmän perustaminen. Johanna Franzén on valmistellut maakunnan varautumisen työryhmän perustamista, josta kuvausta tarkemmin liitteessä 3. Hyväksytään työryhmän kokoonpano liitteen mukaisesti ja nimetään Johanna Franzén ryhmän puheenjohtajaksi.
MUISTIO 6 Hyväksyttiin ryhmä valmistelemaan maakunnan omaa varautumista. Seuraavassa kokouksessa Johanna Franzén kutsutaan esittelemään valmistelua laajemmin. Samalla toivotaan esittelyä EKTurvan toiminnasta. Ryhmää päivitetään tarpeen mukaan seuraavan kokouksen käsittelyssä. 7. Johtamisrakenneluonnoksen valmistelu 9.2. pidettiin koko päivän työseminaari VATEn asiantuntijoiden, poliittisen ohjausryhmän sekä epävirallisen yt-elimen kesken. Seminaarissa käytiin läpi maakuntahallinnon johtamisen rakenteita. 12.2. seurantaryhmän kokous pidettiin työkokouksena, jossa jatkettiin samaa valmistelua kuitenkin niin, että yleiskommentoinnin lisäksi pohdittiin sidosryhmäyhteistyötä. Yhteenveto saaduista kommenteista ja esityksistä kootaan kokoukseen mennessä ja käydään yhdessä läpi. Yhteenveto liitetään kokousmuistioon liitteeksi 4. Johtamisrakenteen luonnoskuvaa tarvitaan maaliskuun alussa julkaistavaan maakuntavaaliehdokkaille tarkoitettuun esiteluonnokseen, johon kirjataan selkeästi myös maakuntavaltuuston päättävä rooli. Valmistelua jatketaankin tarkempien tehtävien määrittelyjen luonnostelulla sekä taloustietojen kokoamisella. Lisäksi tulevan maakuntavaltuuston esityksessä huomioidaan lainsäädännön lopullinen muoto sekä muut kansalliset linjaukset ja näkemykset. Esimerkiksi järjestämistehtävästä on valmisteilla kesällä julkaistava käsikirja. Saadun palautteen pohjalta todetaan keskeiset huomioitavat asiat ja muokkauksista pohjaluonnokseen. Varsinaisesta johtamisrakenteesta päättää maakuntavaltuusto. Työseminaarin ajatusten pohjalta päädyttiin seuraaviin johtopäätöksiin Rakenteen tulee olla selkeä ja tiivis. Maakuntavaltuustossa on 59 jäsentä ja valtuusto voi sopia omista valmistelukokoonpanoistaan. Maakuntahallituksen jäsenmäärän tulisi olla pariton luku (11). Lautakuntien tehtävät mietityttävät järjestäjä- tuottaja- mallissa. Maakunnan tehtävät voisi koota kahteen lautakuntaan: Hyvinvointi- ja elinvoimalautakuntiin. Hallituksen varapuheenjohtajat voisivat toimia lautakuntien puheenjohtajina. Sote- liikelaitoksen valitsee maakuntavaltuusto ja sen jäsenmäärä voisi olla esimerkiksi 7. Pela- liikelaitos voisi toimia jopa 5 jäsenen voimin. Muita liikelaitoksia ei nähdä esim. kasvupalveluissa tarpeen pienelle maakunnalle. Eksote luonnostelee liikelaitosta omasta näkökulmastaan keskustelun pohjaksi. Maakunnan viranhaltijahallinto kootaan kolmeen kokonaisuuteen: hallintoon, hyvinvoinnin ja elinvoiman järjestämiseen. Henkilöstöpolitiikka kuuluu hallitukselle.
MUISTIO 7 Mallin toimivuus on tärkeää myös henkilöstövalintojen kannalta. Suunnitelma prosessista on laadittava hyvissä ajoin: Mitkä tehtävät täytetään ulkoa? Mitä osaamista on hankittava mm. järjestäjän tueksi? Keskusteltiin lisäksi liikelaitoksen johtamismallista sekä muista ratkaisuista mm. delegoinnin osalta. Myös yhteistyörakenteet ja rajapinnat muihin toimijoihin on kuvattava. Päivi Ilves luonnostelee hallintosääntöä Kuntaliiton maaliskuussa valmistuvalle pohjalle huomioiden tehdyt linjaukset. 8. Aikataulujen tarkentaminen Valtiovarainministeriö on toimittanut koonnin muutoksen toimeenpanon keskeisistä aikatauluista (liite 5). Päivämääriä on päivitetty lakiluonnoksiin, mutta niitä ei ole vielä julkaistu, joten tämä koonti on tärkeä kaikille valmistelijoille ja työryhmille. Etelä-Karjalan työskentely rytmittyy kevään työseminaarien 23.3. ja 25.5. välille. Seurantaryhmä kokoontuu huhtikuun alkupuolella ja siitä informoidaan VATEa tarkemmin. VATEn oman kevään aikataulun osalta on sovittu, että kokousvaraus tehdään viikoittain. Mikäli kokoustarvetta ei joka viikko ole, perutaan kokous kalenterivaraus poistamalla ja asiasta tiedottamalla. Työryhmiltä on pyydetty myös ehdotuksia oman teeman esittelystä VATElle. Päivitetty aikataulu käydään läpi kokouksessa. Merkitään tiedoksi ja sovitaan alustavasta kevään kokousteemoituksesta. VATEn kokokouksia ei pidetä viikoilla 8 ja 9. Päätettiin, että kokouksia ei pidetä viikolla 8 ja 9 (22.2. ja 1.3.). Kokouksia ei myöskään pidetä 29.3., 3.5. eikä 10.5. Maaliskuun kokouspäivistä jokin varataan työpajalle järjestämisestä, aika ilmoitetaan tarkemmin. Kalenteriin lisätään 2.8. tapaaminen. 9. Muut asiat Talous 2020 2024 arvio on toimitettu sanallisena Valtiovarainministeriöön määräajassa 5.2. Lukuina siirtymäajan ylimääräisiä kustannuksia mm. palkkojen harmonisointia oli mahdoton arvioida. Vuoden 2018 rahoitushakemus on jätetty määräajassa. 31.5. asti haettiin valtiolta 410 000 euroa (90 % rahoitus) ja loppuvuodeksi haettiin 810 000 euroa (100 %). Samalla toimitettiin raportti syksyn 2017 kuluista, joiden arvioitiin olevan noin 465 000 euroa. SOTE- koordinaattorin ja ICT-projektipäällikön hakuajat ovat päättyneet ja haastattelut pidetään viikon 9 loppuun mennessä.
MUISTIO 8 Esittely Tampereen Tesoman allianssikokeilusta järjestetään Eksotessa (toimistotalo Ruori neuvotteluhuone C6, 6. krs) 21.2.2018 klo 11. Paikan päälle esittelyyn mahtuu noin 20 henkeä. Esittelyyn voi osallistua myös skypen/lyncin välityksellä. Ilmoittautuminen sähköpostitse esittelyyn: anni.laihanen@ekarjala.fi. Vaaliaikataulu on päivitetty sisäministeriön sivuilla ja Alina Kujansivu esittelee asiaa seuraavassa kokouksessa 8.3. 10. Kokouksen päättäminen Kokous päättyi klo 10.55