1. Mikä on Refworks viitteidenhallintaohjelmisto ja kuinka sitä käytetään?

1 1. Mikä on Refworks viitteidenhallintaohjelmisto ja kuinka sitä käytetään? 1.1 Mitä viitteellä tässä yhteydessä tarkoitetaan? Viite on standardin mukainen merkintätapa tiedonlähteen bibliografisista tiedoista, mm. tiedot tekijästä, otsikosta (nimeke), kustantajan kotipaikasta ja julkaisuajasta sekä sen lehden tai kokoomateoksen nimestä, jossa artikkeli tai teksti on ilmestynyt. Viite on siis kirjallisen dokumentin kuvailu tietokannoissa. Viitteessä voi olla myös muuta kuvailutietoa, esim. sisällönkuvailusanoja, nimeketiedot toisella kielellä tai tiivistelmäteksti. esim. Viitetietoa tarvitaan, kun tekstin laatija haluaa kertoa omalle lukijalleen, mitkä ovat olleet hänen käyttämät tiedonlähteensä. Minitiedot (tekijä, julkaisuvuosi ja mahd. sivunumerot) käytetyistä lähteistä merkitään paitsi tekstin sisään ajatuskokonaisuuksien tai kappaleiden loppuun, myös tekstin loppuun julkaisujen täydelliset tiedot sisältävän luettelon muotoon. Lähdeluettelon laadinnassa on tapana käyttää jotain standardoitua lähdeluettelomallia, jotta lukija saisi mahdollisimman selkeän kuvan käytetyistä tiedonlähteistä ja että hänen olisi mahdollista tarvittaessa jäljittää kirjoittajan käyttämät lähteet. Etsittäessä tiedonlähteitä systemaattisesti kootuista ja karttuvista tietojärjestelmistä (tietokannoista) tarvitaan jokin systemaattinen tapa tai työkalu, jolla kerätään ja säilötään tieto löydetyistä lähdeviitteistä. Tätä tarvetta varten on kehitetty tietokantojen omia kirjahyllyjä tai viitekoreja sekä erityisiä viitteidenhallintaohjelmistoja, joista yksi tunnetuin on Refworks.

2 1.2 RefWorks on verkossa selaimella toimiva viitteidenhallintaohjelma jolla voit: järjestää ja luoda oman henkilökohtaisen online-viitetietokannan muotoilla lähdeluettelon ja tekstiviitteet automaattisesti monen eri viittaustyylin mukaisesti siirtää viitetietoja automaattisesti useista viitetietokannoista suoraan, siirtää viitetietoja tekstitiedostoksi tallennuksen jälkeen tai tallentaa käsin julkaisun tiedot valmiin lomakkeen avulla omaan tietokantaan. etsiä tallentamiasi viitteitä tekijän, kuvailutermin ja sarjajulkaisun nimen mukaan voit luoda omaan viitetietokantaasi sisäänpääsyn myös toiselle henkilölle lähettämällä hänelle syvälinkin tietokantaasi. Silloin hänellä on mahdollisuus tehdä hakuja viitteistäsi, kopioida niitä tai luoda lähdelista niiden pohjalta, mutta viitteiden editoiminen tai poistaminen/lisääminen ei ole mahdollista (Read-only Access). 2. Refworks-ohjelman käyttöönotto 2.1 RefWorks-ohjelmaan Nelli-portaalin kautta Aloita menemällä Diakin Nelli-portaaliin ( www.nelliportaali.fi -> Diakonia-ammattikorkeakoulu -> kirjaudu sisään ).. Muista kirjautua portaaliin Diakin verkkotunnuksilla ennen viitteiden hakua. RefWorks -ohjelma löytyy Diakin Nelli-portaalista aineiston valinta -välilehden aakkosellisesta luettelosta kirjaimen R kohdalta tai voit kirjoittaa sanan refworks nimeke-ruutuun

3 2.2 Kirjautuminen Refworks-ohjelmaan ja oman tilin perustaminen (Your Refworks Account) RefWorks -ohjelman käyttö edellyttää henkilökohtaista kirjautumista ja oman tilin perustamista. Ensimmäisellä käyttökerralla täytä rekisteröitymislomake, johon pääset linkistä New to RefWorks? Sign up for an Individual Account. Tunnuksen ja salasanan voit muodostaa vapaasti. Klikkaa seuraavaksi sivun alareunan painiketta ja täytä lomakkeen pyytämät tiedot

4 Paina Create Account painiketta ja jos kaikki sujui hyvin, niin sinulla on oma Refworks-tili! 2.3 Käyttäjän tili Refworksissa Voit perustaa omia kansioita (folders) ja nimetä ne haluamallasi tavalla. Suluissa näet kansiossa olevien kerättyjen viitteiden määrän

5 Voit valita tavan, jolla viitteet näytetään (full view/ standard view / brief view) Full view näkymä näyttä myös linkit mahdollisiin kokoteksteihin

6 3. Viitteiden vienti RefWorksiin Oman viitetietokannan voi luoda usealla tavalla. Viitteitä voidaan siirtää suoraan RefWorksiin Nelli-portaalin hakutuloksista ja useimmista tietokannoista, esim. EbscoHostin-ja PubMed tietokannoista. 3.1 Kotimaisesta tietokannasta:, esimerkkinä ARTO yliopistojen artikkeliviitetietokanta tehdään haku merkitään haluttu viite/viitteet ja siirretään ne RefWorksiin. RefWorksissa viitteet tallentuvat automaattisesti Last Imported -kansioon. Seuraavan kerran uusia viitteitä siirrettäessä ne poistuvat automaattisesti Not in a Folder -kansioon ellei niitä ole siirretty johonkin omaan kansioon. RefWorksin sisällä voi myös tehdä hakuja ja siirrellä viitteitä käytä References-välilehteä tai Last Imported kansiota

7 3.2 Nelli-portaalista omaan kirjahyllyyn kerättyjen viitteiden vienti Refworksiin voit viedä viitteitä yksitellen tai kerätä haluamasi tietueet Nellin oma kirjahylly toiminnolla ryppääksi, jonka viet kerralla Refworksiin

8 3.3 Tietokannasta löydettyjen viitteiden vienti Refworksiin (esim. Ebsco Academic Premier) Tee haku ja valitse haluamasi viitteet toiminnalla Lisää kansioon add to folder

9 Seuraavaksi folder yläreunasta merkitse haluamasi viitteet select ja paina Export

10 Valitse direct export to Refworks Kaikista Refworks-yhteensopivista tietokannoista viitteiden siirtyminen Refworksiin tapahtuu samalla tavalla: Kun painat Save systeemi lähtee viemään viitteitä refworksiin. Jos olet kirjautuneena Nelliportaaliin, seuraavaksi ruudulle tulee refworks-ohjelma, joka on tunnistanut Diakin Nelli-portaalin ja kysyy seuraavaksi oman tilisi tunnukset.

11 Tässä vaiheessa kirjaudu omalle Refworks tilillesi (Refworks tunnuksilla) Ja sitten viitteet menevät refworksiin omalle tilillesi last imported kansioon. Tässä kohdin voit myös poistaa mahdollisesti syntyneet tuplaviitteet painamalla View

12 4 Oman Refworks tietokannan hallinnointi 4.1 Viitteiden vienti haluttuun kansioon Uuden kansion voit perusta Create folder painikkeesta Seuraavaksi valitut (rasti ruutuun) viitteet last imported kansiosta SOCIAL CAPITAL kansioon.

13 Paina kansion kuvaa ja valikoi se kansio, johon haluat merkitsemäsi viitteet viedä Kulloisellakin tarkastelussa olevalla kansiolla on erilaisia työkaluja (voit liikkua kansioiden välillä klikkaamalla organize & share folders ja valikoimalla alleviivatun kansion. työkalut avaavat valintalomakkeen, jossa voit muokata tietokantaasi eri tavoin: global edit tee muutoksia kaikkiin viitteisiin kerralla delete print remove from folder

14 4.2 Viitteiden muokkaaminen omalla tilillä Yksittäistä viitettä on mahdollista muokata, jos huomaat siinä jotain korjattavaa. Esimerkissä viite on poimittu tietokannasta, joka järjestää moniosaiset nimet poikkeavasti ja jos halutaan sukunimi ensin, on tehtävä korjaus. ks. esim. Ref ID27. poimitussa tietuessa sukunimeksi on mennyt Anne ja etunimiksi Birgitta Yeung. Edit reference lomakkeella voit korjata oikeaan muotoon Yeung, Anne Birgitta

Korjaus edit reference -lomakkeen Authors -kenttään 15

16 5 Lähdeluettelon laatiminen Refworksissa Valitse Bibliography valikosta Create tai vaihtoehtoisesti paina Create bibliography - painiketta Valitse sitten tyyli eli joku kansainvälisistä lähdeviitteiden merkintästandardeista

17 Seuraavaksi valitse se kansio, jonka sisällöstä haluat lähdeluettelon laatia ja paina Create Bibliography painiketta ruudun alareunassa Jos systeemi ei pysty automaattisesti avaamaan tekstinkäsittelyohjelmaa (usein syynä on ponnahdusikkunoiden esto), sivun alareunaan ilmestyy apupainike. Painamalla Click here valintasi mukaan saat lähdeluettelon haluamallasi tavalla; joko lataamalla tiedoston ja avaamalla sen ltallennetuista tiedostoistasi tai lähettämällä sen sähköpostiisi.

Valmis Word-tekstinkäsittelyohjelmaan auennut lähdeluettelo: 18

19 6 Share-toiminto 6.1 Oman tietokannan tai kansion jakaminen Share-toiminnolla Organize & Share Folders-välilehdellä luodaan ja hallitaan kansioita jaetaan kansioita tai kokonaisia RefWorks-tietokantoja

20 Refworks sallii viitelistojen jakamisen mm. lähettämällä syvälinkin sähköpostissa.tai jakamalla sen sosiaalisen median foorumeilla

21 6.2 Share-toiminnolla vastaanotetun tiedoston käsittely Linkin takaa aukeaa vastaanottajalle jaettu viitelistaus:

Vastaanottaja voi myös muokata tietueiden näkymää haluamakseen: 22

Ja laatia lähdeluettelon 23

24 Vastaanottajan avaama jaettu lähdeluettelo (avattu vastaanottajan tekstinkäsittelyohjelmalla): 12.2.2012 Marketta Fredriksson / Diakonia-ammattikorkeakoulu