Hämeenlinnan kaupunki Internet-järjestelmän sisällöllinen vaatimusmäärittely 21.12.2011
Sisältö 1. Johdanto... 4 2. Internet-palvelujen versiopäivityksen tavoitteet... 4 3. Internetpalvelun sisältö... 5 4. Uuden palvelun käyttöliittymäelementit... 8 5. Sisällönhallintajärjestelmän toiminnallisuudet... 11 5.1. Erillissivustot... 12 5.2. Sisältösivujen metatiedot... 13 5.3. Asiasanasto... 14 5.4. Sisältösivujen elementit... 14 5.5. Sisältöeditori... 14 5.6. Tiedostolistauksen sisältävä sivupohja... 15 5.7. OPTIO: Materiaalipankki... 15 5.8. Tiedotteet... 16 5.9. RSS-palvelu... 17 5.10. Etusivut... 17 5.11. Erillissivuston etusivu... 18 5.12. Lomakkeet ja palautteen käsittely... 18 5.13. Palveluhakemisto... 18 5.14. Sivukartta... 18 5.15. Yhteystiedot... 18 5.16. Tulostusversio... 18 5.17. Hakutoiminnot... 19 5.18. Kriisisivusto... 19 2
5.19. Kieliversiot... 19 5.20. Linkkien tarkistus... 19 5.21. Verkkopalvelun käytön seuranta... 19 5.22. Web-kamerasivu... 19 5.23. Mobiilisivut... 20 6. Tekniset ratkaisut... 20 6.1. Käyttäjähallinta... 20 6.2. Tietoliikenneyhteydet... 20 6.3. Järjestelmän toteutustapa... 20 6.4. Saavutettavuusvaatimukset... 20 6.5. Vasteajat ja kävijämäärät... 21 6.6. Selaimet... 21 6.7. Tietoturva... 21 6.8. Yhteydet muihin järjestelmiin... 22 3
1. Johdanto Tämä vaatimusmäärittelydokumentti kuvaa Hämeenlinnan kaupungin internetpalvelun (www.hämeenlinna.fi) versiopäivityksen tavoitteet, sisällön ja ylläpidon. Vaatimusmäärittely on tarkoitettu dokumentaatioksi, jonka avulla voidaan päivittää verkkosivujen nykyiset sisällöt ja muuttuvat osiot uudelleen EpiServer CMS7-versioon Toteutusprojektiin tarvittava tarkempi vaatimus- ja suunnitteludokumentaatio tuotetaan versiopäivitysprojektin toteuttajaksi valitun toimittajan kanssa. Uuden järjestelmäalustan versiopäivitys käynnistyy alkuvuodesta 2012 ja uudelle alustalle siirretyt sivut on tarkoitus julkaista syksyllä 2012. Vaatimusmäärittelydokumentti on luotu Hämeenlinnan kaupungin kehittämispalveluissa. Määrittelydokumentin aineisto on tuotettu soveltaen vuoden 2007 määrittelydokumentin pohjalta. Määrittelydokumenttia säilyttää ja ylläpitää kaupungin viestintäyksikkö (viestinta@hameenlinna.fi). 2. Internet-palvelujen versiopäivityksen tavoitteet Hämeenlinnan kaupungin internetsivut on tuotettu Episerver CMS 4 - sisällönhallintajärjestelmällä. Versiopäivityksessä nykyiset sisällöt siirretään uudelle järjestelmäalustalle EpiServer CMS7-versioon ja nykyiset sivupohjat tehdään tarvittavin osin uusiksi. Uudessa palvelussa tulee olla vähintään samat toiminnallisuudet kuin nykyisessä palvelussa. Uudistuksen yhteydessä muokataan nykyisten sivujen sisältöjä, rakennetta ja esittämistapoja nykyisin tiedossa olevien ongelmakohtien perusteella. Sivujen visuaalinen ilme muuttuu siltä osin kuinka kaupungin visuaalinen ilme uudistuu vuoden 2012 aikana ja uusi visuaalinen ilme tuotetaan yhdessä valitun toimittajan kanssa. Versiopäivityksen myötä pyritään ratkaisemaan nykyisestä verkkopalvelusta tiedossa olevia sisällöllisiä, rakenteellisia, käyttöliittymällisiä, ylläpidollisia ja teknisiä ongelmia. Hajautettu ylläpito-organisaatio jatkaa toimintaansa entisellä tavalla. Käyttäjätunnukset siirretään uuteen ympäristöön. Internetsivujen päivittäjiä on kaupungin hallinnossa 200. Palvelu-uudistuksessa keskeisimmät tavoitteet ovat: 4
Käyttäjälähtöisyys Verkkopalvelun navigaatio suunnitellaan todellisia kohderyhmiä ajatellen, näiden mieltämien asiakokonaisuuksien mukaisin jäsennyksin. Verkkosivujen rakenne ei nojaa toimialoihin tai organisatorisiin yksiköihin, vaan sisällöistä tunnistetaan todelliset palvelut, joita kaupunki tarjoaa. Etusivun päänavigaatio mietitään tarvittavin osin uudestaan esim. apunavigaation käyttö. Osioiden ja sivujen nimeämisessä, tekstien käsikirjoittamisessa, esitettävien tietojen valinnassa ja toimintalogiikassa päätökset perustuvat johdonmukaisesti siihen, mitä todelliset loppukäyttäjät tarvitsevat. Sisältöjen tiivistäminen Parin vuoden aikana muotoutuneet nykyiset verkkosivut kertovat hyvin laajasti aiheista ja osa tiedoista on vanhentunutta. Uudistuksen yhteydessä siirretään sivuille vain ajan tasalla olevat tiedot ja niitäkin tiivistetään nykyisestä. Epäloogisuudet karsitaan. Yhtenäisen käyttäjäkokemuksen säilyttäminen Ylläpitojärjestelmän ominaisuuksia hyödynnetään siihen, että verkkopalvelun eri osiot ja erillissivustotkin tarjoavat edelleen yhdenmukaisen, hallitun visuaalisen ulkoasun, käyttöliittymätoiminnot ja sisältöjen esitystavan. Tämä tukee myös palvelun käytettävyyttä ja opittavuutta. Saavutettavuuden parantaminen Esteettömyyteen ja saavutettavuuteen kiinnitetään huomiota julkishallinnon palveluilta edellytetyllä tavalla, ja palvelun soveltuvuus erilaisiin päätelaitteisiin tarkistetaan. Ylläpidon helpottaminen Ylläpitojärjestelmän teknisiä mahdollisuuksia hyödynnetään mahdollisimman kattavasti, jotta päivittäjien tarvitsee syöttää tieto vain yhteen paikkaan, ja jotta verkkosivut syntyvät mahdollisimman automaattisesti esim. meta-tietojen avulla. Teknisen kokonaisratkaisun synergiaedut Toiminnallisista ratkaisuista ja sovelluksista pyritään muodostamaan järkevä kokonaisuus, jossa ominaisuuksia voidaan hyödyntää skaalautuvasti ja modulaarisesti esimerkiksi intranetiä varten luotuja ratkaisuja olisi edullista hyödyntää myös internetpalvelun toteutuksessa. 3. Internetpalvelun sisältö Hämeenlinnan kaupungin tämänhetkisessä internetpalvelussa on sivuja noin 3800, joista suurin osa siirretään sisältöineen uuteen versioon. Kaikilla julkisen verkkopalvelun sisältösivuilla toistuvat samat vakioelementit, ja käyttöliittymälogiikka näyttää johdonmukaisesti käyttäjän sijainnin sivustolla. Vakiovalikot poistuvat ainoastaan erillissivustoilla, joilla käyttöliittymä muodostuu sivuston itsenäisistä sisällöistä, ja visuaalisessa ulkoasussa voidaan käyttää erottuvaa ilmettä. Käyttöliittymäelementit ovat näissä kuitenkin samoja, ja toimintalogiikka säilyy yhtäläisenä. 5
Kaikilla erillissivustoilla on identtinen paluulinkki Hämeenlinnan kaupungin etusivulle. Sivujen rakenne ja pääsisällöt voidaan jäsentää seuraavasti: Sivutyyppi Teemalliset sisältösivut (eli perussivut) Esittämistapa Kieliversiot Yhteystiedot Esittämistapa Kieliversiot Tiedotteet Esittämistapa Kieliversiot Esityslistat ja pöytäkirjat Esittämistapa Kaupungin organisaatioon ja toimintaan sekä kaupungin tarjoamiin palveluihin liittyvät esittelysivut (taskutieto, historia, liikuntapalvelut, koulutus, mielenterveyspalvelut, museot, virastot, kaupunginosat jne.). Sivut voivat sisältää editoitavan tekstin lisäksi kuvia, linkkejä ja liitetiedostoja. Hierarkkisen puurakenteen muodostavat sivut avautuvat selailtaviksi päänavigaation 6 8 pääkohdasta ja siitä edelleen teemallisiksi alavalikoiksi ainakin 4:nteen syvyystasoon. Englanti, ruotsi: tuotetaan keskeisimmistä sivuista, rakenne ei kuitenkaan ole sama kuin suomenkielisessä palvelussa. Vakiomuotoinen yhteystietokortti kaikista Hämeenlinnan kaupungin työntekijöistä ja osastoista, yksiköistä, virastoista ja vastaavista (nimi, titteli, toimipaikka, vastuualue, yhteystiedot). Tietoja ylläpidetään keskitetysti kaupungin puhelinvaihteen tietojärjestelmästä. Toteutustapa myös jatkossa CSV-tiedoston nouto FTP-palvelimelta. Listataan hakutuloksina käyttäjän tekemän haun mukaan. Toteutustapa samankaltainen kuin nykyversiossa. ei kieliversioita Erityinen dokumenttityyppi, joissa kerrotaan kaupungin palveluihin, hankkeisiin, tapahtumiin, julkaisuihin, päätöksiin jne. liittyvistä ajankohtaisasioista. Tiedotteita kertyy eri toimialoilta kausiluonteisesti, kuukausittain noin 15-20 kappaletta. Etusivulla listataan 3-10 tiedoteotsikkoa. Tiedotteet - hakemistosta löytyvät arkistona kaikki tiedotteet vuosittain ryhmiteltyinä. Listauksia voidaan tehdä myös eri osioiden etusivuille ja erillispalvelujen etusivuille. ei kieliversioita Verkkopalvelussa esitetään Hämeenlinnan kaupungin virallisen päätöksentekoon liittyviä dokumentteja ja näkymiä dokumentteihin Triplanin KuntaToimisto-tuotteella toteutetussa järjestelmässä olevalla verkkojulkaisutoiminnallisuudella. Työ tilataan edelleen KuntaToimisto-järjestelmän toimittajalta Linkit Kuntatoimiston näkymiin esitetään 6
Kieliversiot Etusivun uutisnostot Esittämistapa Kieliversiot Etusivun oikopolut Kieliversiot Erillissivustot Esittämistapa Kieliversiot Kartat Esittämistapa Kieliversiot HAKU-työkalut Esittämistapa Web-kamera sivupohja Tapahtumakalenteri verkkopalvelun etusivulla tai osiossa Päätöksenteko. ei kieliversioita Etusivulle nostetaan vaihtuvasti uutisaiheita verkkopalvelun sisältöhierarkiasta. Kuvallisessa nostopaikassa esitellään jokin ajankohtainen aihe tai teema, ja otsikkolinkistä käyttäjä ohjataan lukemaan aiheesta lisää palvelun sisältösivuilta (tai jostain muusta verkkopalvelusta). Etusivulla näytetään 0 8 uutisaihetta: kuva, otsikkolinkki ja ingressiteksti. Uutisnostot kertyvät vuoden ajalta arkistoon eli listaussivulle, josta löytyvät aiemmin etusivulla julkaistut nostot Ruotsi, englanti: tuotetaan soveltuvin osin Etusivun oikeassa reunassa kuvapainikkeina toteutetut linkit erillisiin asioihin, joita kaupungin sivuilta etsitään (rekrytointi, säätila, sähköinen ilmoitustaulu jne.). ei kieliversioita Laajempia kokonaisuuksia käsittelevät sisältösivut (terveyspalvelut, historiallinen museo, moottoritien kattaminen tms.) muodostavat itsenäisiä kokonaisuuksia, joilla käyttöliittymän muodostaa yksinomaan tämän teeman rakennehierarkia. Eheä, itsenäinen käyttöliittymäympäristö (omalla visuaalisella ilmeellään), josta löytyy paluulinkki Hämeenlinnan kaupungin etusivulle. (Logo) Englanti, ruotsi,: erillissivustojen ylläpitoresurssien mukaan Erillissovelluksen (jo käytössä oleva Tekla Xcity) avulla voidaan etsiä karttakäyttöliittymässä Hämeenlinnan seudun osoitteita, asuinalueita tai käyntikohteita. Ei ylläpitoa sisällönhallintajärjestelmässä. Eheä, itsenäinen käyttöliittymäympäristö (omalla visuaalisella ilmeellään), josta löytyy paluulinkki Hämeenlinnan kaupungin etusivulle. Kaupungin verkkopalvelussa voidaan näyttää linkkejä, jotka johtavat tietyn paikan osoittavaan karttanäkymään. Ruotsi, englanti: Linkki karttapalveluun näytetään, mutta käyttöliittymä on suomeksi Perushakuna toimii Google Site Search, Yhteystietohaku tapahtuu ladattavasta CSVtiedostosta, Päätöksenteon haku Kuntatoimistosta, Asiasanoista oma haku yhdistettynä perushakuun. Hämeenlinnan kaupungilla on käytössä webkameroita, joita halutaan streamata web-sivuille tietoturvallisesti. 7
OPTIO: Materiaalipankki Esittämistapa Asiasanasto www.hameenlinna.fi/ asiasanatietokanta Blogi-sivupohja Tapahtumakalenteri toteutetaan samalla tavalla kuin nykyratkaisussa, jossa tapahtumat voidaan määrittää palvelupisteittäin. Kalenterilistaus etusivulle pitää muodostua siten, että aina lähimpänä nykyhetkeä oleva tapahtuma näkyy ensimmäisenä, toiseksi lähimpänä oleva tapahtuma toisena jne Aputoiminnallisuus, joka helpottaa liitetiedostojen ja kuvatiedostojen jäsentämistä, järjestelyä ja päivitystä. Materiaalipankissa säilytettäviä kuvia ja liitetiedostoja näytetään tavallisilla sisältösivuilla. Osa materiaalipankin kuvista muodostaa julkisen kuvapankin, josta kuvia saa tilata käyttöönsä. Palvelun sivuilla on räätälöitynä asiasanasto, josta voi poimia asiasanoja sivuille. Sanastoa ylläpitää pääkäyttäjä. Palvelussa ylläpidettävä asiasanojen lista näkyy yhdenmukaisena hierarkkisena valintalistana kaikkien sisältödokumenttien ylläpitonäkymässä. Asiasanojen ylläpitotyökalussa on näkyvissä se, onko kyseistä asiasanaa yhdistetty sisältödokumentteihin vai ei. Blogi-sivupohja kommentointimahdollisuuksineen. 4. Uuden palvelun käyttöliittymäelementit Uuteen palveluun suunnitellut sisällöt toteutetaan käyttöliittymäelementein, joita on tässä dokumentissa havainnollistettu alustavilla mallinnuksilla. 8
KUVA 1: Etusivun mallinnus Mallikuvassa on esitetty palvelun navigointielementit (ylätunniste, kielivalikko, tukivalikko, toimintovalikko päänavigaatiovalikko, palveluvalikko ja alatunniste) sekä etusivun nostopalstat (uutisnostot, tiedotelistaukset, oikopolut ja kampanjapaikat). 9
KUVA 2: Perussisältösivun mallinnus Palvelun perussivulla rakennehierarkia esitetään kerrytettävänä sivuvalikkona, jossa kyseisen sivun paikka on selkeästi korostettu. Itse sisältöosio koostuu pääotsikosta ja muotoillusta tekstistä, jossa voi olla kuvia, linkkejä ja liitetiedostoja. Kaikilla julkisen verkkopalvelun sisältösivuilla toistuvat samat vakioelementit, ja käyttöliittymälogiikka näyttää johdonmukaisesti käyttäjän sijainnin sivustolla. Mallinnuksessa on havainnollistettu käyttöliittymäntoiminnallisuuksia: sivuvalikon ja murupolun kertymistä ja sivun sisältöosion muokkausta kuvan, tekstin ja väliotsikoiden avulla. 10
KUVA 3: Erillissivun mallinnus Vakiovalikot poistuvat ainoastaan erillissivustoilla, joilla käyttöliittymä muodostuu sivuston itsenäisistä sisällöistä, ja visuaalisessa ulkoasussa voidaan käyttää erottuvaa ilmettä. Käyttöliittymäelementit ovat näissä kuitenkin samoja, ja toimintalogiikka säilyy yhtäläisenä. Kaikilla erillissivustoilla on identtinen paluulinkki Hämeenlinnan kaupungin etusivulle. 5. Sisällönhallintajärjestelmän toiminnallisuudet Hämeenlinnan kaupungin internetpalvelun sisältösivuja tuotetaan ja ylläpidetään wwwselainkäyttöisellä, suomenkielisellä sisällönhallintajärjestelmällä. Sisällönhallintatyökalulla hallinnoidaan kaikkia sivuja, jotka näytetään verkkopalvelun käyttöliittymän navigointivalikoissa, sekä niitä hierarkiarakenteita, joiden mukaan sivut näytetään valikoissa. Palvelun sisältöhierarkian ensimmäisellä tasolla ovat päähakemistot, joista tietyt 20 11
hakemistoa muodostavat julkisen verkkopalvelun päänavigoinnin. Lisäksi navigoinnin päätasoja voi julkisessa palvelussa olla erillisissä apuvalikoissa, työkaluvalikoissa tai tukivalikoissa. Valikkojen lopullinen sijainti ja valitun kohdan näyttötapa suunnitellaan käyttöliittymäsuunnittelun yhteydessä. Kustakin valikon kohdasta avautuu näkyviin tämän osion pääsivu sekä sivuvalikkona toisen tason navigointivalikko, jossa näkyvät automaattisesti valitun päähakemiston alakohdat. Vastaavasti avattaessa jokin kakkostason kohdista käyttäjälle ilmestyvät sivuvalikossa näkyviin tämän kohdan alakohdat kolmannen tason navigointivalikossa. Samalla tavoin käyttäjä voi selailla eri tasojen eri kohtia ainakin viidennelle tasolle asti yhtenäisessä sivuvalikossa. Verkkopalvelun ylläpidossa voidaan luoda, muokata ja poistaa kaikkia sisältönavigoinnin valikoita. Valikoiden ylläpito ei kuitenkaan tapahdu erillisellä rakenteen hallintatyökalulla, vaan rakenne muodostuu dynaamisesti sivustolle luotujen sisältösivujen ja niiden hierarkian perusteella. Valikossa näytetään kyseisen sivun otsikko. Käyttäjähallinnassa voidaan rajoittaa ylläpitäjien oikeuksia valikoiden luontiin ja poistoon. Mikäli sivu on luonnostilassa tai arkistoituna, sitä ei myöskään näytetä valikossa. Luotujen sivujen siirtämisen sisältörakenteen toiseen kohtaan tulee sujua jatkossakin helposti. Sisältösivujen ylläpidossa voidaan myös määritellä sivu navigaatioissa näkymättömäksi, jolloin siihen voidaan tehdä linkkejä muilta verkkopalvelun sivuilta, mutta tämä sivu näytetään käyttöliittymältään neutraalina eli ei minkään tietyn valikon alaosiona. 5.1. Erillissivustot Erillissivustot ovat erillisiä kokonaisuuksia, joita voidaan perustaa esimerkiksi tietyn toiminnon, projektin, yksikön tai palvelumuodon ympärille. Tällä hetkellä mm. terveyspalvelujen sivut on tehty erillissivuna www.hämeenlinna.fi/terveys tai moottoritien kattamishankkeen sivut www.hämeenlinna.fi/kate. Erillissivujen käyttöliittymä toimii muilta osin hämeenlinna.fi-palvelukonseptin mukaisesti, mutta visuaalisen ulkoasun elementit (esim. suuri tunnistekuva ja väripaletti) ovat tyylitiedoston tai muiden määrittelyjen avulla räätälöitävissä. Erillissivustoja ylläpidetään samanlaisin työkaluin ja toiminnallisuuksin kuin muitakin verkkopalvelun sisältösivuja, mutta ne muodostavat itsenäisiä sivustokokonaisuuksia. Navigointi on siis jokaisella erillissivustolla itsenäinen, vain sen oman hakemistorakenteen mukaan muodostuva. Erillissivustoille voidaan myös määritellä oma, ymmärrettävä wwwosoite ja oma verkkotunnus (domain). Oman navigaationsa sisältävä sivusto voi olla myös ulkoasultaan täysin yhtenevä muun hameenlinna.fi:n kanssa esim. http://www.hameenlinna.fi/opetus-ja-koulutus/ 12
Uuden versiopäivityksen yhteydessä kaupungin erillissivustot käydään läpi ja selvitetään mitkä niistä siirretään uuteen versioon. Samalla selvitetään onko tulossa uusia erillissivukokonaisuuksia kuten esim. Kanta-Hämeen pelastuslaitos www.pelastuslaitos.fi. Käytössä on kolme erillistä erillissivupohjaa, joissa voidaan muotoilla tyylitiedoston avulla tietyissä rajoissa esimerkiksi värejä ja bannerikuvia. 5.2. Sisältösivujen metatiedot Palvelussa käytetään sivujen metatietoja niiden näyttämiseen sekä sivujen ajastettuun julkaisuun ja poistoon. Sivu voidaan myös kuvata sen sisällön mukaan. Kaikille sisältösivuille voidaan syöttää seuraavat metatiedot: Sivun otsikko Sivun valikkoteksti (oletuksena sama kuin sivun otsikko) Sivun lyhyt kuvaus (teksti) Selväkielinen www-osoite (suora aliosoite) Julkaisuajankohta (voidaan määritellä tulevaisuuteen automaattista julkaisua varten) Vanhentumisajankohta (siirretään ei-julkiseksi/arkistoidaan) Julkaisustatus (luonnos, julkinen, ei-julkinen, poistettava) Avainsanat (valittavissa kaupungin sanastosta) Lisäksi sivulle luodaan tallennuksen yhteydessä automaattisesti seuraavat metatiedot: Sijainti sivurakenteessa (muodostuu automaattisesti tallennuspaikan mukaan) Kieli (kieliversion mukaan) Viimeisin päivitysaika ja päiväys Viimeisimmän päivityksen tehnyt käyttäjä Julkisella puolella esitetään sivun päivityspäivämäärä automaattisesti viime tallennusajankohdan mukaan. Sivuille voidaan tarvittaessa myös määritellä ajankohta(päivämäärä ja kellonaika), jolloin ne siirtyvät julkisiksi. Samoin sivuille voidaan määritellä vanhentumisajankohta, jolloin ne siirtyvät ajastetusti ei-julkisiksi. Oletusarvoisesti sivuilla ei kuitenkaan ole vanhentumisaikaa. 13
Sivut voidaan merkata poistetuiksi, jolloin ne siirtyvät roskakoriin. Ne voidaan palauttaa roskakorista takaisin entiselle paikalleen. Kuukauden roskakorissa olleet sivut poistuvat automaattisesti, tai pääkäyttäjä voi tuhota ne roskakorista lopullisesti jo sitä ennen. 5.3. Asiasanasto Palvelun sivuille voidaan poimia asiasanoja kaupungin asiasanastosta, mitä varten palvelussa on helppokäyttöinen käyttöliittymä. Sivuilla olemassa olevat asiasanat siirretään uuteen versioon sekä asiasanatietokanta sellaisenaan erillisenä toimintona. Verkkopalvelun asiasanastoa varten palvelussa on sanaston ylläpitomahdollisuus (www.hämeenlinna.fi/asiasanatietokanta), jossa asiasanoja voi lisätä, muokata ja poistaa. Palvelussa ylläpidettävä asiasanojen lista näkyy yhdenmukaisena hierarkkisena valintalistana kaikkien sisältödokumenttien ylläpitonäkymässä. Asiasanat lisätään automaattisesti myös sivun metatietoihin, jolloin hakukoneet toimivat paremmin. 5.4. Sisältösivujen elementit Sisältöosuus koostuu muotoillusta tekstistä, joka voi sisältää väliotsikoita, listoja, taulukoita, kuvia, liitetiedostoja ja linkkejä. Jokaisella sisältösivulla näytetään automaattisesti päivämäärä, jolloin sivuun on viimeksi tehty muutoksia, asiasanat, tulosta-nappi, Google+1- ja Facebook -napit ja add this nappi. 5.5. Sisältöeditori Sivun sisältöosuus tuotetaan EpiServerin oletussisällönhallintatyökalulla sellaiseen muotoon, jossa tekstin ulkoasu, taulukoinnit ja muut muotoilut ovat mahdollisimman lähellä lopullista ulkoasua (ns. wysiwyg-muokkaus). Ylläpitäjältä ei vaadita teknistä tai HTML-osaamista, vaan sisältöeditori on yksinkertainen työkalu, joka sisältää helposti ymmärrettäviä muokkaustyökaluja. Editorilta vaadittavat ominaisuudet ovat seuraavat: HTML- muokkaus Tekstin muotoilu Linkit Halutessaan ylläpitäjä voi myös muokata sisältöosuutta suoraan HTML-lähdekoodiin, vaihtoehtona wysiwyg-editoinnille. Ylläpitäjällä on oltava sisältöeditorissa valittavissa vain rajattu valikoima tekstin muokkaustyylejä (esim. leipäteksti, väliotsikko, lihavointi, kursivointi), jotta sisällön ulkoasu pysyy yhtenäisenä. Editorilla tulee pystyä myös luomaan kohtalaisen yksinkertaisesti listauksia ja taulukoita. Mikäli ylläpitäjä luo sisälinkin, hän voi valita linkin kohteeksi haluamansa sivun poimimalla sen havainnollisesta hakemistopuusta sivustohierarkian 14
Kuvat Liitetiedostot Esikatselu näyttävällä työkalulla. Ulkoisia linkkejä tehdessään ylläpitäjä syöttää linkille WWW-osoitteen (esim. kopioiden sen omalta selaimeltaan) ja valitsee, avautuuko linkki uuteen vai samaan selainikkunaan (oletusarvoisena valintana on uusi selainikkuna). Julkisella puolella ulkolinkit näytetään automaattisesti eri tyylillä kuin sisälinkit Sivuille on voitava liittää suhteellisen yksinkertaisella tavalla kuvituskuvia (PNG-, GIF- ja JPEG-muodoissa). Kuvatiedostot poimitaan etupäässä ylläpidon materiaalipankista. Editorilla on voitava muokata kuvien sijoittelua sivulla, ja niille on voitava syöttää myös tekstivastine. Sisältösivuille voidaan liittää myös liitetiedostoja. Liitetiedostoja ylläpidetään materiaalipankissa ja niitä voidaan poimia sieltä sisältösivuilla näytettäväksi tai ne voidaan ladata järjestelmään ja materiaalipankkiin omalta työasemalta suoraan sisältösivun syöttönäkymässä. Luonnosteltuja sivuja on voitava katsella esikatselutilassa, joka näyttää mahdollisimman tarkasti sen, miltä sivu julkaistuna näyttäisi, navigointivalikot mukaan lukien. Mikäli muokkauksessa on parhaillaan julkaistuna oleva sivu, on esikatselussa pystyttävä tarkastelemaan muutoksia ilman niiden julkistumista. 5.6. Tiedostolistauksen sisältävä sivupohja Liitetiedostot listaava sivupohja on muuten samanlainen kuin perussivupohja, mutta siihen on mahdollista listata halutun liitetiedostokansion liitetiedon perusteella. Liitetiedostot esitetään visuaalisesti erottuvalla tavalla ja liitetiedostolinkkien perään tulostuu liitteen tarkennus, esimerkiksi tiedostomuoto, tiedostokoko, muokkauspäivämäärä ja yleisimpien tiedostotyyppien ikonityypit (pdf, doc, docx, ppt, pptx, xls, xlsx). 5.7. OPTIO: Materiaalipankki Materiaalipankki on aputoiminnallisuus, joka helpottaa liitetiedostojen ja kuvatiedostojen jäsentämistä, järjestelyä ja päivitystä. Materiaalipankki on liitteille ja kuville tarkoitettu hierarkkinen hakemisto, jonka nimeämislogiikan ansiosta on helppoa löytää kuvia tietystä aiheesta tai liitedokumenttien oikeat versiot. Materiaalipankkia käytetään siis sekä kuvien ja liitteiden varastointihakemistona että selailtavana kuvapankkihakemistona verkkopalvelussa. Julkisessa palvelussa esitettävästä kuvapankista voi tilata itselleen käyttöön kuvia Hämeenlinnan kaupungista. Materiaalipankin ominaisuudet ovat seuraavat: Hierarkinen hakemistorakenne Aineistot Materiaalipankki muodostuu hierarkkisesti sille määriteltyjen päähakemistojen alle, ja nämä voivat saada alihakemistoja, jotka jälleen voivat saada alihakemistoja. Hakemistoja voidaan luoda, nimetä uudelleen ja poistaa. Hakemistot sisältävät kuvituskuvina käytettäviä 15
Kuvien selaus ja käyttö Kuvien ja liitteiden sijainti Kuvien lisääminen Metatiedot Julkiset näkymät kuvatiedostoihin (kuvapankki) kuvatiedostoja (PNG-, GIF-, TIFF- ja JPEG-muodoissa) sekä sisältösivuille linkitettyjä liitetiedostoja (tyypillisesti toimistoohjelmistoilla tuotettuja tiedostoja, kuvatiedostoja ja PDFliitteitä, mahdollisesti ääni- ja animaatiotiedostoja). Materiaalipankissa sijaitsevia kuvia ja liitetiedostoja voidaan ylläpidossa liittää sisältösivuille. Tiedosto on kopioitu fyysisenä tiedostona järjestelmään vain kertaalleen, vaikka se olisi esitetty liitteenä lukuisilla sisältösivuilla. Sisältösivuja päivitettäessä sisältöosuuden tekstin sekaan voidaan hakea kuvituskuva materiaalipankista selailemalla sen hakemistoja ja hakemistoissa olevien kuvien esikatselukuvia (ns. thumbnail-kuva). Kuva tai liitetiedosto saa linkityskelpoisen, ehjänä pysyvän WWW-osoitteen materiaalipankin hakemistorakenteesta (esim. http://www.hameenlinna.fi/materiaalit/kuvitus/logot/tunnus.gif). Ylläpitäjät voivat viedä ( upload ) materiaalipankin hakemistoihin dokumentteja omalta työasemaltaan. Hakemistoihin sisältyviä dokumentteja voi poistaa, niitä voi muokata tallentamalla muokatut dokumentit samannimisinä tai niitä voi siirtää toisiin hakemistoihin. Metatiedoilla valitaan, mitkä kuvista näytetään kuvapankin julkisissa näkymissä. Lisäksi metatiedoilla asiasanoitetaan ja kuvataan kuvapankissa näytettävien kuvien sisältöjä hakuja varten. Muita metatietoja: kuvaaja, käyttöoikeuksien rajaukset. Julkisella sivustolla näytetään kuvapankkinäkymänä kuvapankkiin kuuluvaksi merkityt kuvat. Kuvia voi selailla kategorioittain. Kuvia voidaan hakea hakusanahaulla. Kuvista (hakutuloksista) näytetään esikatselukuva (thumbnail), jota klikkaamalla nähdään täysikokoinen kuva. Kuvan yhteydessä esitetään lomake, jonka avulla kuvan käyttöoikeutta voi hakea. 5.8. Tiedotteet Tiedotteilla esitetään kaupungin päätöksiä, tietoja päätöksenteon etenemisestä, ajankohtaisasioita ja markkinoitavia tapahtumia. Muista sisältösivuista poiketen tiedotteille ei määritellä paikkaa hakemistorakenteessa, vaan ne kertyvät automaattisesti tiedotehakemistoon. Tiedotetta julkaistessa voi valita kyseisen julkaisulistan lisäksi myös muita listoja, jossa haluaa tiedotteen julkaista. Lisäksi tiedotetta julkistaessa voi määrittää haluamansa sähköpostiryhmän tiedotteen vastaanottajaksi. Sähköpostiryhmä saa tallennettua julkaisujärjestelmään. Verkkopalvelun etusivulla listataan automaattisesti viisi uusinta tiedoteotsikkoa (julkaisupäivämäärä ja tiedotteen otsikko linkkinä itse tiedotedokumenttiin). Samanlaista listausta voidaan käyttää esimerkiksi tietyn osion tai erillissivuston pääsivulla: opetuspalveluiden etusivulla voidaan vaikkapa näyttää viisi uusinta opetus-aiheista tiedotetta. 16
Tiedotteet kertyvät automaattisesti hakemistoon Tiedotteet, jossa niille muodostuu julkaisuvuosien mukaan kertyvä arkisto. Tiedotteesta pääsee aina tiedotelistaus-sivulle. Lisäksi järjestelmä lähettää uuden tiedotteen automaattisesti RSS-palveluun 5.9. RSS-palvelu Verkkopalvelussa tarjotaan käyttäjille RSS-syötteitä, joilla nämä saavat tuoreimmat tiedotteet haluamansa aihepiirin uutislistauksesta (kulttuuritapahtumat, liikunta, hallinto tms.) työpöydälleen omalla asiakasohjelmistollaan. Julkisen palvelun käyttöliittymässä näytetään etusivulla sekä muulla tiedotelistauksen sisältävällä sivulla RSS-painike, josta saa auki aina kyseisen RSS-syötteen. Jokainen RSS-listaus lisää myös kyseisen tiedotelistauksen metatietoihin toiminteen RSSsyötteen avaamista varten esim. suoraan selaimen RSS-painikkeesta. 5.10. Etusivut www.hämeenlinna.fi Verkkopalvelun etusivu on erityinen sivu, jonka ylläpitoon ja elementtien hallintaan päivittäjillä on enemmän mahdollisuuksia. Etusivulla voidaan ylläpitää ainakin tällaisia elementtejä: Kuvituskuva(t) nykyisenkaltaisena diakuvasarjana (toteutustapa JavaScript) Tiedotteet Kuvalliset uutisnostot Oikopolut (oikeassa reunassa olevat käsivalintaiset linkit) Palvelun asiasanoitus ja lyhyt kuvaus metatietoihin hakukoneita varten Tapahtumakalenteri Tiedotelistaukseen tulevat automaattisesti tiedot uusimmista tiedotteista, mutta ylläpitäjä pystyy myös määrittelemään tietyn tiedotteen etusivulta pois tai tietyn näkymään etusivulla huolimatta siitä, mikä näiden julkaisuajankohta on. Etusivun kuvalliset uutisnostot Etusivulla kuvalliset uutisnostot ovat esittelypaikkoja, joihin voidaan nostaa vaihtelevasti uutisaiheita verkkopalvelun sisältöhierarkiasta tai ulkoisista verkkopalveluista. Nostoja on kaksi, ja niissä esitellään kuvituskuva, seliteteksti sekä otsikko, joka toimii jatkolinkkinä asiasta syventävämpään tietoon Nostojen alapuolella esitetään myös linkki Lisää uutisia, joka johtaa listaussivulle, jossa näkyvät aiemmat kuvalliset uutisnostot. 17
5.11. Erillissivuston etusivu kts. kohta Erillissivustot 5.12. Lomakkeet ja palautteen käsittely Käytetään EpiServerin vakiomuotoista lomakejärjestelmää, joka on muokattu toimimaan sivuston sivupohjassa. Lomakkeiden sisältöjä ei siirretä uuteen järjestelmään pienen määrän takia. Vanhat lomakesisällöt otetaan talteen ja niiden perusteella luodaan uudet lomakkeet uuteen järjestelmään. 5.13. Palveluhakemisto Palveluhakemisto toteutetaan samalla tavalla kuin nykyversiossa. Käyttäjille on tarjottu verkkopalvelussa helppo tapa selailla ja löytää tietoja tietystä aihepiiristä tai asiasanasta. Palvelussa on aakkosellinen palveluhakemisto, jonka päivitys on hoidettu ilman ylläpitotyötä. Verkkosivuilla käytössä olevista asiasanoista on muodostunut automaattinen, aakkosellinen listaus, jossa asiasanojen perään on tulostunut myös niitä vastaavien dokumenttien lukumäärä palvelussa. Kukin asiasana toimii linkkinä, jota klikattaessa käyttäjä saa näkyviin kaikki ne palvelun sivut, joille tämä asiasana on merkattu. Dokumentin otsikko toimii linkkinä kyseiselle sivulle. 5.14. Sivukartta Sivukartta toteutetaan EpiServerin oletussivupohjana. 5.15. Yhteystiedot Toteutetaan samalla tavalla kuin nykyisessä versiossa. Verkkopalvelussa esitellään kaikkien kaupungin työntekijöiden yhteystiedot selailtavina ja haettavina. Yhteystiedoista löytyvät myös osastot, toimipaikat ja vastaavat tahot, joille halutaan ohjata käyttäjien yhteydenottoja. Henkilöhakemiston yhteystiedot siirretään järjestelmään Elisa Oyj:n Hämeenlinnan kaupungin vaihteeseen toimittamasta tietokannasta. Henkilöhakemistoon siirretään seuraavat tiedot: Nimi, Virkanimike, Toimipaikka, Yhteystiedot (puhelin, sähköposti, osoite) ja Vastuualue Henkilöiden yhteystietojen julkisessa näyttämisessä on sähköpostiosoite muodostettu siten, etteivät hakumoottorit pysty tunnistamaan osoitteita roskapostin lähettämistä varten. 5.16. Tulostusversio Kaikilla sisältösivuilla näytetään automaattisesti linkki kyseisen sivun tulostusversioon. Tulostusversiossa esitetään sivu ilman käyttöliittymän navigointielementtejä ja linkkiblokkeja. Tulostusversiota ei ylläpidetä erikseen, vaan järjestelmä tuottaa sen automaattisesti. 18
5.17. Hakutoiminnot Sivuston perushaku toteutetaan lähtökohtaisesti Google Site Searchillä. Pääpiirteissään toteutus on sama kuin nykyversiossa. Verkkopalvelun tietojen löydettävyyden parantamiseksi järjestelmän täytyy sisältää hyvät hakutoiminnot. Vaadittavat hakuominaisuudet ovat seuraavat: Pikahaku Haun kohdistus Haku kuvapankista (OPTIO) Haku ylläpitopuolella Hakutulokset Kaikilla sivuilla on esillä pikahaku, joka sisältyy hakukenttänä käyttöliittymässä kaikkiin sivuihin. Haulla on voitava etsiä yksittäistä sanaa, hakulausetta tai hakusanan osaa (ns. pattern matching). Pikahaku kohdistuu julkisina oleviin sisältöihin, ja se etsii hakua vastaavia tekstejä sisältösivuilta, metatiedoista, liitetiedostoista, yhteystiedoista, materiaalipankista, asiasanoista ja tiedotteista. Kuvapankin kuvia voidaan hakea erillisellä hakuliittymällä, joka kohdistuu materiaalipankin julkisiksi merkittyihin kuviin, niiden otsikoihin, metatietoihin ja kuvaajatietoihin. Ylläpitojärjestelmässä käytetään EpiServerin omia toiminnallisuuksia. Erona on se, että haut kohdistuvat myös luonnostilassa oleviin ja arkistoituihin dokumentteihin. Hakutuloksissa esitetään listaus Googlen ja EpiServerin oletushakutuloksista. 5.18. Kriisisivusto Järjestelmässä on tarvittaessa voitava julkaista normaalin verkkopalvelun sijasta staattisista HTML-sivuista koostuva, kevyt kriisisivusto. Tämän tarkoituksena on varmistaa palvelun toimivuus tilanteissa, joissa käytön määrä jostakin syystä kasvaa poikkeuksellisen suureksi. 5.19. Kieliversiot Palvelusta on tuotettu kevyet ruotsin-, ja englanninkieliset versiot, jotka ovat toisistaan riippumattomia erillisiä kokonaisuuksia. Kunkin kieliversion rakennetta ja dokumentteja voidaan siis ylläpitää erikseen, ja käyttöliittymän kielivalikossa olevat linkit johtavat aina kieliversion etusivulle. 5.20. Linkkien tarkistus Käytetään EpiServerin oletustoimintoja, jossa järjestelmä varoittaa, jos on katkaisemassa sisäistä linkkiä. 5.21. Verkkopalvelun käytön seuranta Käytetään Google Analyticsiä. Jokaiseen sivupohjaan laitetaan tarvittava koodielementti. 5.22. Web-kamerasivu Tehdään web-kamerasivupohja, jolle pystytään Hämeenlinnan kaupungin sisäverkon kautta hakemaan web-kamerapalvelimilta http-liikenteellä haluttuja kuvia, jotka julkaistaan tietyllä frekvenssillä EpiServer-palvelimen kautta. Tällöin vältytään siltä, että asiakkaat pääsisivät suoraan kameran palvelimeen. 19
5.23. Mobiilisivut Sivuista tehdään mobiilisti selattava versio. Sivuina ovat vähintään etusivu ja etusivun tiedotteet. 6. Tekniset ratkaisut Käyttöpalvelut ovat osa versiopäivityksen kilpailutusta. 6.1. Käyttäjähallinta Käyttäjätunnistus toteutetaan Hämeenlinnan kaupungin Active Directorya vasten. Käyttäjien hallinta tapahtuu Hämeenlinnan kaupungin Active Directoryssa. Päivitysympäristöön pääsy tapahtuu vain hallintoverkosta. AD-tunnistautuminen tulee tapahtua tietoturvallisesti. 6.2. Tietoliikenneyhteydet Käyttäjät käyttävät verkkopalveluita salaamattomilla HTTP-yhteyksillä. Ylläpitoyhteydet on kuvattu tarkemmin dokumentissa Intranetin, ekstranetin ja internetsivujen tekninen ja toiminnallinen vaatimusmäärittely. 6.3. Järjestelmän toteutustapa Hämeenlinnan kaupungin tavoitteena on edelleen toteuttaa Internet-palvelut tuotepohjaisesti, mahdollisimman vähällä räätälöintityöllä. Tuotepohjaista toteutusta pyritään hyödyntämään mahdollisimman kustannustehokkaasti. Vaatimusmäärittely tarkennetaan valitun toimittajan kanssa EpiServerin ominaisuudet mahdollisimman tehokkaasti hyödyntäviksi. Sovelluskehityksessä ja rajapinnoissa on käytettävä yleisesti käytössä olevia ja avoimia standardeja teknologioita ja ratkaisuja (esim. W3C:n ja IEEE:n standardit ja suositukset). 6.4. Saavutettavuusvaatimukset Palvelu-uudistuksessa tavoitellaan nopeasti latautuvaa, saavutettavaa (eli suhteellisen esteetöntä) ja mahdollisimman päätelaiteriippumatonta käyttöliittymäratkaisua. Saavutettavuuden takaamiseksi käyttöliittymän lähdekoodia luotaessa noudatetaan seuraavia periaatteita: Tyylimäärittelyt Ei tekstejä kuvina Visuaalista ulkoasua (palstoitusta ja graafisia elementtejä) ei taiteta HTML-taulukoin, vaan ulkoasu muodostetaan tyylitiedostojen avulla. Käyttöliittymän tekstejä ei toteuteta kuvina, vaan ratkaisut ovat mahdollisimman pitkälle tekstipohjaisia. Mahdollisesti yhteystiedoissa sähköpostiosoite voidaan laittaa kuvana, tai ainakin osa siitä 20