ACUTE Kalenteri Käyttöohje
Sisällysluettelo 1 Johdanto... 1 2 Kalenterin asetukset... 1 3 Yksikön asetukset... 2 3.1 Ajantyypit... 2 3.1.1 Ajantyypin lisääminen... 3 3.2 Yksikön aikataulun poikkeus... 4 3.3 Lisäominaisuudet... 5 3.4 Oikeudet... 5 4 Kalenterin resurssit... 7 4.1 Uuden resurssin lisääminen... 7 4.2 Resurssin päättäminen... 7 4.3 Toimenpidehuoneen lisäys... 8 5 Kalenterin ryhmät... 9 6 Kalenterin aikataulu... 10 6.1 Aikataulumallit... 10 6.1.1 Aikataulumallin luominen... 11 6.2 Aikataulu... 12 7 Kalenterin käyttö... 14 7.1 Kalenterinäkymän päivitys... 15 7.2 Ajan varaaminen... 15 7.3 Kalenterin symbolit... 16 8 Erilaiset hakumahdollisuudet ja tulosteet... 16 8.1 Vapaan ajan haku... 16 8.2 Asiakkaan varaukset... 17 8.3 Resurssin varaukset... 17 8.4 Muut hakumahdollisuudet... 17
1/19 1 Johdanto Kalenteri on yksi keskeisimmistä osioista Acute järjestelmissä. Jokaisella ohjelman käyttäjällä tulee olla riittävät tiedot ja taidot Kalenterin sujuvaan hallintaan. Kalenterin käyttötarkoitus on hieman erilainen riippuen ammattiryhmästä ja toimenkuvasta. Yhdellä henkilöllä kalentereita on vain yksi vaikka hän työskentelisi useassa eri yksikössä. Kalenterin suunnitelma luodaan yhteen yksikköön (pääasiallinen työskentely-yksikkö) ja suunnittelussa kerrotaan milloin työskentelee missäkin yksikössä. 2 Kalenterin asetukset Kalenterin asetuksien kautta pääset asettamaan kalenterin perusasetuksia ja taustatietoja. Asetukset osio on näkyvissä vain niillä käyttäjillä, joille on annettu oikeudet asetusten ylläpitämiseen. Vasen valikko Kalenteri Asetukset 1. Näyttökuva: Kalenterin asetukset
2/19 3 Yksikön asetukset Kalenteri Asetukset Yksikön asetukset Ensimmäisenä valitaan haluttu yksikkö, jonka asetuksia halutaan asettaa. Alavetovalikosta voit valita halutun palveluyksikön. 2. Näyttökuva: Yksikön asetukset Seuraavaksi määritellään yksikön aukioloaika. Aukioloaika kannattaa määritellä tarpeeksi pitkäksi, jos tulee tarvetta varata kalenteriin resurssille aikaisempia tai myöhäisempiä aikoja kuin normaalit aukiolo ajat ilmoittavat. Esimerkiksi, jos yksikölle laitetaan aukiolo-ajaksi 8:00 16:00, tällöin kalenteriin ei voi varata aikoja klo 16:00 jälkeen. Kun yksikön asetukset ovat kunnossa, voivat resurssit tehdä muutoksia omiin kalentereihinsa. Kun, olet valinnut aukioloajan Tallenna 3.1 Ajantyypit Kalenteri Asetukset Yksikön asetukset Yksiköiden käytössä olevat ajantyypit määritellään tässä toiminnossa. Kaikki halutut ajantyypit väreineen tulee olla lisättynä tässä toiminnossa yksiköille. Erilaisia ajantyyppejä ovat esimerkiksi vastaanotto, puhelinaika ja muu toiminta. Ajantyyppien käytöstä yleensä sovitaan yhteinen käytäntö, jotta jokainen ajanvaraaja tietää aina heti jo kalenterissa olevasta väristä voiko siihen varata minkä tyyppisiä aikoja vaan vai onko niiden käyttö rajattu.
3/19 3. Näyttökuva: Ajantyypit 3.1.1 Ajantyypin lisääminen Halutessasi lisätä uuden ajantyypin valitse painike Lisää. Avautuvasta ikkunasta pääset valitsemaan ajantyypit, jotka on lisätty kalenteriin. Kalenteri Asetukset Ajantyypit Kalenterin ajantyypit toiminnossa voidaan määritellä kalenteriin kaikki halutut ajantyypit, joita käyttäjien aikatauluihin voidaan valita. Ajantyypit täytyy olla luotuna tämän toiminnon kautta, jotta yksiköille voidaan lisätä ajantyypit. 4. Näyttökuva: Aikatyypit 5. Näyttökuva: Ajantyypin lisääminen Anna uudelle ajantyypille kuvaava nimi, valitse väri ja kirjaa oletuskesto ajantyypille. Jos ajantyypin oletuskesto on 30 minuuttia, kirjataan tällöin kesto muodossa 00:30. Ajantyypille voidaan valita onko aika vapaa aika vai ei käytettävissä. Jos valitset Ei käytettävissä ajantyypille, tällöin kyseiseen ajantyyppiin ei voida varata aikoja. Ei käytettävissä, valintaa käytetään esimerkiksi ruokataukojen merkitsemiseen.
4/19 3.2 Yksikön aikataulun poikkeus Jos yrityksessä on käytössä uusi internet ajanvaraus ja ajantyyppi, jota teet on varattavissa tätä kautta, täytyy ajantyypille valita valinta Webaika. Web-aika valinta mahdollistaa internet ajanvarauksen. Määriteltyäsi uuden ajantyypin tiedot, valitse Lisää-painike. Kalenteri Asetukset Yksikön asetukset Uudessa kalenterissa on valmiiksi kirjattu pyhäpäivät suljetuksi, mutta jos yksiköllä on tarvetta laittaa kalenteri kiinni esim. osaksi päivää tai vaikka koko päiväksi voidaan asetuksista tehdä aikataulun poikkeus. 6. Näyttökuva: Aikataulun poikkeus Lisää uusi poikkeus Lisää-painikkeella, määrittele päivämäärä, jolle poikkeus halutaan. 7. Näyttökuva: Uuden poikkeusajan lisääminen Jos yksikkö on kiinni koko päivän, tällöin rastita ruutu suljettu koko päivän. Voit myös valita sulkemisajan ja uudelleen avaamisajan, mikäli kyse on lyhyestä poikkeuksesta esim. iltapäivä - suljetaan klo 13 ja avataan jälleen klo 14. Lisää poikkeus määrittelyjen jälkeen Lisääpainikkeella. Määriteltyäsi poikkeusajan tiedot valitse Lisää-painiketta
5/19 3.3 Lisäominaisuudet Lisäominaisuudet toiminnossa voidaan määritellä erilaisia asetuksia kalenterin käytölle. 8. Näyttökuva: Lisäominaisuudet Optioissa voidaan sallia ylimenevät varaukset, päällekkäiset varaukset, varaukset ilman työnantajaa jne. Salli päivystysvaraus ja salli jonovaraukset, eivät ole vielä tällä hetkellä käytössä järjestelmässä. 3.4 Oikeudet Oikeudet -toiminnossa voidaan määritellä yksityiskohtaisesti, mihin kalenterin toiminnallisuuksin kullakin käyttäjäroolilla on oikeudet. Oikeuksia voidaan määritellä käyttäjärooli- ja ammattiryhmäkohtaisesti. 9. Näyttökuva: Oikeudet Lisää-painikkeesta saat määriteltyä uusia oikeuksia.
6/19 10. Näyttökuva: Oikeuksien lisääminen Aikataulumallien ylläpitäjä voi muokata kaikkia aikataulumalleja. Varausten omistajalle voidaan tehdä ajanvarauksia. Varausten ylläpitäjä voi muokata muiden käyttäjien tekemiä ajanvarauksia. Päivystysjonon ylläpitäjä Ei käytössä Jonojen ylläpitäjä Ei käytössä Aikataulujen ylläpitäjä voi muokata muiden käyttäjien aikatauluja. Varausten lukija voi lukea muiden käyttäjien tekemiä ajanvarauksia, mutta ei voi muokata niitä. Ensimmäisenä valitaan haluttu Käyttäjärooli ja tämän jälkeen Ammattiryhmä. Merkitään halutut oikeudet kyseiselle käyttäjäroolille ja ammattiryhmälle Lisää Pääset muokkaamaan jo annettuja oikeuksia klikkaamalla hiirellä oikeuden vasemmassa reunasta löytyvää kuvaketta. Voit myös poistaa kokonaan annetun oikeuden Poista -painikkeella.
7/19 4 Kalenterin resurssit Kalenteri Asetukset Resurssit Kalenterin asetuksien resurssit toiminnossa lisätään yksikölle kaikki ne henkilöt, joille on tarve saada oma kalenteri käyttöön. 11. Näyttökuva: Kalenterin resurssit 4.1 Uuden resurssin lisääminen Resurssi voi olla henkilö, huone tai laite Valitse Lisää-painike 4.2 Resurssin päättäminen 12. Näyttökuva: Uuden resurssin lisääminen Kirjoita resurssille haluttu nimi ja kuvaus. Kytke oikea henkilö/huone/laite lisättävään resurssiin. Kolmen pisteen painikkeesta pääset hakuun, josta löytyy valitulle yksikölle kirjatut käyttäjät/huoneet/laitteet. HUOM! Mahdolliset huoneet/laitteet on oltava lisättynä palveluyksiköiden taustatiedoissa ennen kuin niitä voidaan lisätä kalenteriin ja tehdä aikataulut. Kalenteriresurssille voi antaa voimassaolon päättymispäivämäärän. Resurssin voi päättää, jos sillä ei ole tulevaisuudessa aktiivisia varauksia. Voimassaolon päättäminen estää sen, ettei kyseinen resurssi tulee näkyviin päättymispäivän jälkeen ajanvarausnäkymän resurssi
8/19 pudotusvalikkoon tai mihinkään henkilöhakuihin kalenterissa. Tarvittaessa resurssi voidaan palauttaa takaisin käyttöön, vanhat varaukset säilyvät kalenterissa normaalisti. 4.3 Toimenpidehuoneen lisäys 13. Näyttökuva: Resurssin päättäminen Ylläpito Oma organisaatio Yksikkötiedot Valitaan haluttu palveluyksikkö Hae Palveluyksikön tiedoissa valitaan välilehti Toimenpidehuoneet. 14. Näyttökuva: Toimenpidehuoneen lisäys yksikölle Lisää uusi-linkistä pääset lisäämään uuden huoneen. 15. Näyttökuva: Uusi toimenpidehuone Huonetta lisättäessä on huomioitava punaiset kentät, jotka on pakko täyttää, jotta huoneen/laiteen saa talletettua. Kun huone on lisätty palveluyksikön tietoihin, voidaan se lisätä resurssiksi kalenteriin aiemman ohjeen mukaisesti.
9/19 5 Kalenterin ryhmät Kalenteri Asetukset Ryhmät Ryhmien asetuksissa voidaan kytkeä eri resursseja ryhmiin, joita voidaan käyttää haettaessa vapaita aikoja. Esimerkiksi tietyn alueen yksiköiden erikoisalan osaajat voidaan kytkeä kuuluvaksi samaan ryhmään, jolloin ajanvarauksessa voidaan hakea resurssiryhmän yksittäisten jäsenten omia tai yhteisiä vapaita aikoja. 16. Näyttökuva: Ryhmät 17. Näyttökuva: Ryhmän lisääminen Lisätessä uutta ryhmää kalenteriin tulee ensimmäisenä antaa ryhmälle kuvaava nimi ja valita kotiyksikkö. Ryhmään kuuluvat henkilöt saat lisättyä Ryhmän jäsenet kohdassa. Hakukenttä on ennakoiva ja antaa kolmen kirjaimen jälkeen ehdotuksia henkilöistä. Voit hakea henkilöitä myös kolmen pisteen painikkeen kautta.
10/19 6 Kalenterin aikataulu 6.1 Aikataulumallit Kalenterin aikataulut toiminnossa voidaan määritellä erilaisia käyttäjäkohtaisia, yksikkökohtaisia tai yleisiä aikataulumalleja kalenteri pohjaksi. Aikataulut toiminnosta löytyvät kohdat aikataulumallit ja aikataulu. Aikataulumallit toiminnossa voidaan lisätä, muokata ja poistaa aikataulumalleja. 18. Näyttökuva: Aikataulumallit Uusia aikataulumalleja saat lisättyä Lisää painikkeen kautta. Valitse Lisää painike haluamasi mallin kohdalta. Anna aikataulumallille nimi ja kuvaus jonka jälkeen paina Lisää. Lisäämäsi malli listautuu mallit listaan. Pääset muokkaamaan lisäämääsi aikataulumallia oikeassa reunassa olevista kuvakkeista. Voit muokata mallin nimeä ja kuvausta Voit poistaa kyseisen mallin Voit muokata jo luotua aikataulumallia tai luoda uudelle mallille uuden aikataulumallin
11/19 6.1.1 Aikataulumallin luominen Lisättyäsi aikataulumallin, voit luoda siihen mallin kalenteri painikkeesta. 19. Näyttökuva: Aikatalumalli Aikataulumallia pääset muokkaamaan kaksoisklikkaamalla halutusta päivästä ja ajankohdasta. 20. Näyttökuva: Aikataulumallin muokkaus Ensimmäisenä valitse yksikkö mihin aikaa tullaan varaamaan ja tämän jälkeen ajantyyppi. Jos samaa ajantyyppiä on jokaisena viikonpäivänä samaan aikaan, voidaan kerralla tehdä ajantyyppi jokaiselle päivälle. Kirjataan alkamisaika ja loppumisaika Talleta Käyttäjän tulee määritellä, milloin hän on paikalla ja milloin ei. Lisäksi jokainen käyttäjä määrittelee paikalla ollessaan tietyn ajantyypin.
12/19 6.2 Aikataulu Omassa aikataulussa kalenteria käyttävä henkilö määrittelee itselleen kalenterin, johon hänelle voidaan tehdä ajanvarauksia. Käyttäjä määrittelee milloin hän on paikalla ja milloin ei. Aikatauluissa voidaan käyttää pohjana jo aikaisemmin tehtyä aikataulumallia ja muokata tästä sopiva omaan käyttöön. Kun oma aikataulu on muokattu sopivaksi, tulee käyttäjän vielä vahvistaa kalenteri. Näin muut käyttäjät tietävät, että kalenteri vastaa omistajansa toiveita ajan käytöstä. 21. Näyttökuva: Aikataulu Valitse Resurssiin haluttu käyttäjä ja malliin aikaisemmin tehty aikataulumalli Käytä Tallenna 22. Näyttökuva: Aikataulun muokkaus
13/19 Voit muokata ajantyyppiä valitsemalla muokkaa painiketta ajantyypin kohdalta. Muokkaus painikkeen saat näkyviin valitsemalla kerran ajantyypistä. HUOMIO! Kun olet muokannut aikataulun sopivaksi, täytyy aikataulu vahvistaa halutulle ajalle. 23. Näyttökuva: Kalenterin vahvistaminen Kun olet vahvistanut kalenterin, muuttuu päivämääräpalkki punaisesta vihreäksi.
14/19 7 Kalenterin käyttö Kalenteri Kalenteri 24. Näyttökuva: Kalenterin käyttö Kalenterinäkymä on jaettu kahteen osaan. Näkymän yläpuolella on selkeät hakukentät yksikölle, resurssille, henkilölle, ryhmälle, huoneelle ja laitteelle. Näiden kenttien mukaan voit muokata kenen henkilön/huoneen/laitteen kalenterit näkyvät kalenterinäkymässä. Kalenteriin voidaan valita usea henkilö/huone/laite kerrallaan. Hakukenttien oikeassa reunassa näkyy valittujen resurssien nimet ja kalenterinäkymässä valitut kalenterit. 25. Näyttökuva: Kalenterin näkymän isontaminen Valittuasi haluttujen resurssien kalenterit näkyviin voit piilottaa yläpuolen näkymän saadaksesi mahdollisimman paljon näyttötilaa kalenterinäkymälle.
15/19 7.1 Kalenterinäkymän päivitys Kalenteri ei pysty päivittämään itseään koko ajan reaaliajassa ja tätä varten kalenteriin on lisätty mahdollisuus, jotta jokainen käyttäjä pystyy päivittämään kalenteri näkymän itse ja asettamaan ajan kuinka usein järjestelmä päivittää näkymän. 7.2 Ajan varaaminen 26. Näyttökuva: Kalenterinäkymän päivitys Valitse yksikkö ja oikea resurssi, jolle aikaa halutaan varata. Valitse kalenterista oikea kellonaika ja valitse aika oikean kellonajan kohdalta. 27. Näyttökuva: Ajan varaaminen Ajanvarauksessa voit vielä muuttaa päivämäärää ja kellonaikaa, mihin ajanvarausta luodaan. Asiakkaan ja varauksen tiedot otsikon alta pystyt hakemaan asiakasta kenelle varausta tehdään. Hakukenttä on ennakoiva ja antaa asiakasehdotuksia kolmen kirjaimen jälkeen. Voit myös lisätä uuden asiakkaan Uusi-painikkeen kautta, mikäli asiakasta ei ole vielä lisätty järjestelmään.
16/19 7.3 Kalenterin symbolit Ajanvaraukselle täytyy valita ajanvaraussyy. Ajanvarauksen voi tehdä ilman asiakasta, mutta tällöin varaukseen tulee olla täytettynä ajanvaraussyy ja kuvaus. Varaustiedot täytettyäsi voit tulostaa asiakkaalle muistilapun varauksesta painikkeesta Tulosta muistilappu. Muista tallettaa ajanvaraus täytettyäsi varauksen tiedot. Kalenterin ajanvarauksessa käytetään symboleita, joilla voidaan muokata ja tarkastella kyseistä ajanvarausta. Ajanvarauksen siirtäminen Ajanvarauksen tarkemmat tiedot Asiakas on kirjattu ilmoittautuneeksi vastaanotolle Asiakkaan valitseminen fokukseen Asiakkaan tapahtumakertomustiedot 8 Erilaiset hakumahdollisuudet ja tulosteet 8.1 Vapaan ajan haku Kalenteri Etsi Kalenterissa on mahdollista tarkastella ja tulostaa erilaisia ajanvarauslistoja käyttäjälle tai asiakkaalle. Vapaan ajan haussa pystyt hakemaan vapaita aikoja aikavälin, yksikön, resurssin, ajantyypin, varaussyyn tai ajanpituuden mukaan. 28. Näyttökuva: Vapaan ajan haku Täytä haluamasi hakukentät ja valitse painike Hae vapaat ajat. Jos olet valinnut resurssi kenttään usean resurssin, voit tällöin hakea heidän yhteiset vapaat ajat painikkeella Hae yhteiset vapaat ajat.
17/19 8.2 Asiakkaan varaukset Tulostusnäkymä painikkeesta saat tulostettua hakemasi listan. Asiakkaan varaukset osiossa voit hakea tietyn asiakkaan tehdyt varaukset. Voit hakea varauksia aikavälin, yksikön, resurssin ja asiakkaan perustella. Asiakas ja aikaväli ovat pakollisia valintoja toiminnallisuudessa. 8.3 Resurssin varaukset 29. Näyttökuva: Asiakkaan varaukset Resurssin varaukset osiossa voit hakea tietyn resurssin tehdyt varaukset. Varauksia voi hakea aikavälin, resurssin ja yksikön mukaan. 8.4 Muut hakumahdollisuudet 30. Näyttökuva: Resurssin varaukset Etsi valikosta pystyt myös hakemaan alustavat varaukset ja perutut varaukset. Hakua on mahdollista tehdä aikavälin, yksikön, resurssin ja asiakkaan mukaan. Kaikissa hauissa pystyt myös tulostamaan listauksen erillisestä Tulostusnäkymä painikkeesta.