MUISTIO 1 Valmistelutoimielin (VATE)-projektiryhmä Kokous 2/2018 Aika torstai 25.1.2018 klo 9.00 11.00 Paikka Etelä-Karjalan liitto, kokoustila Koivikko Kutsutut Varsinainen jäsen Varajäsen x Gunnar Leena Kaakkois-Suomen ELY-keskus Jyrki Karhula x Heinonen Markku Lappeenrannan kaupunki Markus Lankinen Hokkanen Erkki Etelä-Karjalan pelastuslaitos Ulf Westerstråhle x Karhula Tuula Eksote Merja Tepponen* x Kosonen Marja Eksote Merja Tepponen* x Kouvo Juha (saapui klo 9.06) Kaakkois-Suomen TE-toimisto Tiia Piikki Kujansivu Alina Lappeenrannan kaupunki x Juha Willberg (poistui klo 10.48) Mäkelä Johanna Kunnat Pekka Reiman* x Mäkelä Satu Kaakkois-Suomen ELY-keskus Jyrki Pitkänen Sarlomo Sirkku Imatran kaupunki Terhi Karttunen Siiskonen Keijo Eksote x Liisa Mänttäri x Stoor Jussi Kunnat Pekka Reiman* x Viialainen Matti Etelä-Karjalan liitto Satu Sikanen *toimivat kahden varsinaisen jäsenen varajäseninä Muut osallistujat x Eerola Niina työntekijöiden edustaja Anne Saikko Kopra Jukka maakuntahallituksen puheenjohtaja, x Heikki Järvenpää poliittisen seurantaryhmän edustaja x Vesterinen Marja-Liisa Eksoten hallituksen puheenjohtaja Pentti Salenius poliittisen seurantaryhmän edustaja x Tuimala Aija muutosjohtaja, valmistelija x Salla Airaksinen sihteeri x Liisa Mänttäri talousvalmistelija, 7 x Toni Suihko ICT-valmistelija, 6 (paikalla klo 9.16 10.20) x Piia Bräysy muutosvalmentaja, 8 (paikalla klo 10.08 10.28) x Olli Seppänen talousasiantuntija, 5, (paikalla klo 10.14 10.59) 1. Kokouksen avaus ja läsnäolijoiden toteaminen Puheenjohtaja avaa kokouksen ja todetaan läsnäolijat. Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 9.01. Todettiin läsnäolijat. Lappeenrannan kaupungin edustajana valmistelutoimielimessä toimii Juha Willberg ja hänen varajäsenenään Alina Kujansivu. Esitettiin Liisa Mänttärin nimeämistä asiantuntijaksi/varajäseneksi Talous- ja kiinteistöt työryhmään Johanna Mäkelän alkuvuoden poissaolon ajaksi.
MUISTIO 2 2. Kokouksen esityslistan hyväksyminen Hyväksytään kokouksen esityslista. Hyväksyttiin kokouksen esityslista. listan käsittelyä muutettiin siten, että 6 ja 8 käsiteltiin 4 jälkeen. 3. Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen 11.1.2018 kokouksen muistio on toimitettu esityslistan liitteenä 1. Tarkastetaan edellisen kokouksen pöytäkirja ja hyväksytään se kokouksen kulun mukaisena. Edellisen kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin. 4. Maakuntauudistuksen valtakunnallinen viikkokatsaus - 5.2. TEM pitää ajankohtaistilaisuuden kasvupalvelun järjestäjä-tuottaja- mallista - VM kutsuu 13.2. Maakunnan digipalvelut järjestämistehtävässä ja sote-tiedolla johtamisen suunnitteluhankkeiden yhteiseen kick-off työpajaan - Hallituksen reformiministerityöryhmä linjasi kokouksessaan 18. tammikuuta, että maakunta- ja sote-uudistusta koskevasta hallituksen esityksestä (HE 15/2017) poistetaan Hetli Oy:ta koskeva sääntely. Yhtiön lakkauttaminen päätettiin aloittaa. Päätöksen myötä talous- ja henkilöstöhallinnon tehokkuutta koskevien tavoitteiden saavuttaminen on ensisijassa tulevien maakuntien vastuulla. Reformiministerityöryhmän linjaus ei vaikuta maakunta- ja sote-uudistukseen sisältyvien muiden palvelukeskusten asemaan. Maakuntien tilakeskus Oy vastaa tulevien maakuntien toimitila- ja kiinteistöhallinnon palveluista ja Vimana Oy tieto- ja viestintäteknisistä palveluista. www.alueuudistus.fi - 12.1. Sisäministeriö sai noin 100 lausuntoa pelastuslain uudistuspaketista. Lausunnoissa pääosin kannatettiin ehdotettuja muutoksia. Vuoden 2019 alusta tulisivat voimaan öljy- ja aluskemikaalivahinkojen torjuntatehtävän siirto ympäristöministeriöltä sisäministeriölle, väestönsuojarakentamista sekä sopimuspalokuntien koulutusta koskevat muutokset. Maakuntauudistuksen johdosta tehtävien muutosten on tarkoitus tulla voimaan vuoden 2020 alusta, kun pelastustoimen tehtävät siirtyvät maakunnille. - 16.1. Maakuntien valtakunnallisten palvelukeskusten asema sote- ja maakuntauudistuksessa arvioitava uudelleen: Yritysjuridiikan professori Petri Kuoppamäki on toimeksiannosta selvittänyt ehdotetun keskitettyjen tukipalveluiden tuotantomallin yhteensopivuutta kilpailulainsäädännön, EU:n valtiontukisäännösten ja hankintalainsäädännön kanssa. Palvelukeskukset ovat
MUISTIO 3 ongelmallisia sekä oikeudellisesti että markkinoiden toiminnan näkökulmasta. Myös sote- liikelaitoksen asema markkinaehtoisena palvelujen tuottajana oli selvityksen mukaan ongelmallinen. - 22.1. STM on toimittanut sote- uudistukseen liittyvän valinnanvapauslakiesityksen lainsäädännön arviointineuvostolle http://alueuudistus.fi Merkitään tiedoksi ajankohtaiset asiat ja huomioidaan niiden vaikutukset valmisteluun. Todettiin, että: - Järjestäjä tuottaja -asetelmaan on tartuttu valtakunnallisesti TEM:n johdolla ja siihen liittyen on tulossa infotilaisuuksia. Kasvupalveluiden osalta lähdetään pilotoimaan markkinoille menoa laajemmin jo syksystä 2018 alkaen. Keskusteluja käyty allianssimallista, kuinka se tullaan organisoimaan, niin että saadaan käytettyä hyväksi kuntien osaaminen ja tarjonta. Palvelujen järjestämisen työryhmän alaisuudessa valmistellaan sopimusmallin käyttöönottoa. Yrityspalveluiden osalta Kaakkois-Suomen seudullisten yrityspalveluiden kokous pidetään maanantaina 29.1., jossa keskustelua ko. asiasta avataan. Avainkysymys on miten saadaan asiakkaiden palvelupolut sellaisiksi, että ne ovat tehokkaita, järkeviä sekä roolit ovat selkeitä. Työllisyyden näkökulmasta yhteistyö soten ja kuntien sekä muiden keskeisten toimijoiden kanssa on tärkeässä asemassa. TE-toimiston siirtyessä maakuntaan. - Hetlin lakkauttamisen myötä talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmien toteuttamis- ja tehostamisvastuu on nyt maakunnilla. Parhaillaan naapurimaakuntien kanssa käydään neuvotteluja mahdollisesta yhteistyöstä TAHE ja ICT-palveluiden osalta. Hetlin lakkauttamisesta on kuulemistilaisuus 1.2. - Hetlin lisäksi on käyty keskustelua myös Vimanan ja maakuntien tilakeskuksen osalta. Päivi Nergin mukaan perusteet yhtiölle ovat kuitenkin eri asia, kuin Hetlin tilanteessa. Vimanan toimitusjohtajan on tarkoitus tehdä kierros maakuntiin. Myös Kasvupalvelut Oy:stä käytiin ajankohtaiskatsaus ja maakunnan näkökulmasta toiveena on, että mm. tietojärjestelmien ylläpidosta ja kehittämisestä vastaavien yhtiöiden ja roolien rakenne olisi selkeä. Maakunnissa tulisi olla yhteiset tietojärjestelmät ja tiedolla johtamisen tukivälineiden tulisi olla yhteensopivia. - Liikennejärjestelmä- ja maantielaki on tulossa lausunnolle. Liikenneasioista on käyty keskustelua itäisen Suomen osalta, jonne olisi tarkoitus saada mahdollisimman suuri liikennejärjestelmäalue, johon kuuluisi Etelä- ja Pohjois-Savo, Etelä- ja Pohjois-Karjala, Kymenlaakso ja Kainuu. Tienpidon osalta olisi loogista pysyä vanhassa tiepiirissä ja näin ollen alue voisi olla pienempi. Suurempi liikennejärjestelmäalue olisi merkittävä maakunnan alue- ja elinkeinorakenteen kannalta.
MUISTIO 4-5. Toiminnan ja talouden simulointi Valtion ja maakuntien tulevia neuvotteluja simuloivat keskustelut toiminnasta ja taloudesta pidetään keväällä 2018, jotta saadaan kokemuksia tulevan toimintatavan kehittämiseksi. Etelä-Karjalan simulointitilaisuudet ovat seuraavat 24.1. MMM simulointitilaisuus yhdessä 7 muun maakunnan kanssa, Mikkeli 8.2. Aluekehittämisen simulointitilaisuus, osallistujat nimetty 5.3. (klo 9-11) Pelastustoimen ja varautumisen simulointitilaisuus 5.3. Sote simulointitilaisuus 20.3. (klo 14:15 15:45) Maakuntalain 13 mukaisen neuvottelun simulointi Neuvotteluissa ja niihin valmistautumisessa pyritään saamaan kokemuksia tulevana syksynä ja v. 2019 toteutettavista varsinaisista neuvotteluista ja tunnistamaan kehittämiskohteita prosessissa, neuvotteluissa käytettävästä tietopohjasta ja toimintatavoissa niin maakunnassa kuin valtion puolella. Simulointikeskustelujen valmistelua jatketaan kuhunkin neuvotteluun erikseen valmistautuen. Ministeriöiden toiveet ja käytännöt valmistautumisessa ja keskustelujen toteuttamisessa ovat vaihdelleet merkittävästi kokonaisuuksien välillä. MMM-simuloinnin valmistelu ohjeistus on antanut mahdollisuuksia tulkinnalle. Muiden keskustelujen valmistelut ovat vielä vähintään osin käynnissä. ALKE-keskustelun jäsentyneesti edenneen kokonaisuuden valmistelu on loppusuoralla. Pelastustoimen ja varautumisen simulointiin valmistautumiseksi liittyen tiistaina oli maakunnille keskustelutilaisuus Helsingissä. Lisäksi on pyydetty maakunnilta pohjatietoja mm. toimintaympäristöstä, pelastustoimen palvelutasosta, ensihoitoyhteistyöstä, taloudesta ja maakunnan alueellisen varautumisen koordinoinnista. Sote-simulointiin valmistautumisesta saadaan lisätietoja tämän viikon aikana. Maakuntalain 13 mukaisen neuvottelun simulointiin saatiin kutsu ja ohjeistusta viime viikolla. Tuodaan terveiset MMM-simulointitilaisuudesta Nimetään Etelä-Karjalan osallistujat tuleviin simulointitilaisuuksiin Simulointitilaisuuksista ministeriöt vievät tietoa ja näkemyksiä eteenpäin julkisen talouden suunnitteluprosessiin. Valtioneuvostotasolla pyritään yhteen sovittamaan näkemyksiä. MMM:n simulointitilaisuus 24.1. oli lähetekeskustelutyyppinen tilaisuus. Substanssitasonkeskusteluja on kaavailtu loka-marraskuulle, jota ennen neuvotteluihin valmistaudutaan taustatietojen kokoamisella. Ministeriö valmisitelee vuoden vaihteeseen mennessä kehysehdotuksen MMM:n osalta, joka menee kehysriiheen. Etelä-Karjalan saanto nojautuu ko. kehysehdotukseen. Tärkeää olisi saada nopeasti ratkaisuja maakuntien yhteistyöstä, jolloin saataisiin selville mahdolliset synergiahyödyt sekä lisäresurssien tarpeet. Pelastustoimen ja varautumisen osalta prosessi on käynnistynyt jo viime vuoden puolella. 5.3. on neuvottelutilaisuus, johon osallistujiksi ehdotettiin Matti Viialaista,
MUISTIO 5 Olli Seppästä, Aija Tuimalaa, Erkki Hokkasta, Johanna Franzénia sekä ensihoidon päällikköä Jan-Erik Palviaista. Aluekehittämisen osalta valmistelut ovat jo pitkällä, koska tilaisuus pidetään 8.2. Maakuntalain 13 neuvotteluun on saapunut kutsu ja sen ajankohdaksi on ehdotettu 20.3. Neuvotteluun osallistujiksi ehdotettiin Matti Viialaista, Olli Seppästä, Aija Tuimalaa, Leena Gunnaria, Liisa Mänttäriä, Tuula Karhulaa, Erkki Hokkasta sekä Päivi Roinetta. Soten neuvottelusta ei ole tullut vielä tarkempaa tietoa. Osallistujiin palataan, kun saadaan tarkempaa ohjeistusta. 6. ICT-valmistelu Etelä-Karjalassa ICT- järjestelmien suunnittelu on käynnissä sekä valtion että maakunnan tasolla. Samalla valtakunnan tasolla organisoidutaan eri tietojärjestelmien hallinnan ja kehittämisen näkökulmasta. Lainsäädännössä esitetään valtakunnallisen palvelukeskus Vimanan perustamista. Lisäksi sote-kehittämiseen on perustettu SoteDigi Oy. Muiden valtakunnallisten järjestelmien ympärille on mietinnässä erillisiä yhtiöitä tai yhdistämisratkaisuja uusiin yhtiöihin. Etelä-Karjalassa suunnitellaan omaa kokonaistiedonhallintaa ja selvitetään erilaisia mahdollisuuksia koota tietoa ja integroida tietojärjestelmiä toisiinsa eli toteuttaa maakunnalle tarpeelliset migraatiot. SOTE- järjestelmissä yhteistyö on tiivistä ERVA-alueella ja yhteissuunnittelua jatketaan edelleen. Muiden palveluiden osalta tarvitaan kokonaisnäkemys tietojärjestelmien kokonaisarkkitehtuurista sekä tietojärjestelmien käytöstä maakuntien johtamisen tueksi. VM:n ICT-rahoitus viime vuodelle käsitti maakuntien perustamiseen liittyvän esisuunnitteluvaiheen. Kevään 2018 rahoitus kohdentuu jatkosuunnitteluun ICT-ohjelmatyön voimin. Sote- palveluiden työskentely on käynnistynyt projektien perustamisella ja muiden maakunnan toimijoiden käynnistyskokous on 6.2. Jälkimmäisen ryhmän kanssa käytetään aikaa myös valtakunnallisen tilanteen selvittämiseen, koska moni järjestelmä on jo nyt valtakunnallinen. Valtakunnallinen esiselvitys valmistuu kevään aikana. Rahoitushaku ICT-suunnitelmien toteuttamiseen käynnistyy kevään aikana. ICT- suunnittelu tähtää siihen, että syksyllä 2019 on valmius aloittaa maakunnan toiminta tietojärjestelmämielessä. ICT- rakenteeseen vaikuttaa merkittävästi myös johtamisjärjestelmä ja sen rakenteet, jotka määritellään tulevassa maakunta ja sote- uudistusta koskevassa lainsäädännössä. Lainsäädännön pohjalta tarkentuu maakunnan oma johtamisrakenne valtuuston alaisuudessa alkuvuonna 2019. Johtamisrakenteen lisäksi valinnanvapautta koskevilla ratkaisuilla on suuri merkitys tulevan maakunnan ICT-ratkaisuihin, vaikka suunnittelu lähteekin realistisesti nykyiseltä pohjalta. Kuullaan Toni Suihkon katsaus ja merkitään se tiedoksi ja liitetään muistion liitteeksi 2.
MUISTIO 6 ICT-ohjelmatyön etenemisestä kuullaan seuraavan kerran maaliskuun alun kokouksessa. Toni Suihko esitteli katsauksen ICT-ohjelmatyön etenemisestä. Menossa on kolme erilaista työkokonaisuutta, jossa maakuntaan siirtyvien organisaatioiden tietojärjestelmiä migroidaan ja yhdistellään, niin, että tuleva maakunta pystyy käyttämään järjestelmiä. Järjestelmien rakentamisen kanssa yhtä aikaa täytyy rakentaa myös käytön tuki. Lisäksi valmistellaan valinnanvapaus ja siihen liittyvät tietotekniset ratkaisut, johon on tarkoitus hakea laajennettua pilottivaiheen rahoitusta. Etelä-Karjalan uudistuksen KATTO-ohjelma koordinoi kaikkia projekteja ja ohjelmapäälliköksi on kiinnitetty Minna Inkinen Fujitsulta. VATE toimii ohjelman ohjausryhmänä ja sen tehtävänä on muun muassa hyväksyä hankkeen budjetti. Projekteja on noin 25 ja ne käynnistettiin 1.12. Tammikuussa pidettiin uusi aloituskokous sotelle pidettiin 12.1 ja muille pidetään 6.2. Aloituskokouksissa kiinnitetään vastuutahot projekteille. Ohjelman toteutumisesta raportoidaan VATElle kuukausitasolla, seuraavan kerran ohjelma ja sen eteneminen raportoidaan maaliskuussa. 7. Talousvalmistelu Valtiovarainministeriö on ilmoittanut kirjeessään 19.1. esivalmisteluavustuksen hakemisesta ja väliraportoinnista vuoden 2017 rahoituksesta. Vuoden 2018 rahoitus 40 Meur jaetaan siten, että kevään esivalmisteluun jaetaan 13 Meur ja syksyn väliaikaishallintoon jää 27 Meur. Aiemmin myönnetty rahoitus on käytettävissä esivalmisteluvaiheen loppuun saakka. Mikäli sitä jää käyttämättä, palautuu se jaettaviksi varoiksi Valtiovarainministeriöön. Vuoden 2018 jakoperusteena käytetään 20 % kokonaissummasta maakuntien tasajakona ja loput 80 % asukasmäärän suhteessa. Etelä-Karjalan rahoitusosuus on näillä tekijöillä noin 395 keur valtiolta (90 %) ja omarahoitusosuutta liitolta on varattuna 44 keur. Syksylle arvioitu rahoitusosuus väliaikaishallintoon on noin 810 keur. Valtiovarainministeriö kokoaa parhaillaan 5.2. mennessä maakuntien taloustilanteesta erilistä selvitystä saadakseen selville mahdolliset erityisen tuen tarpeet ko. siirtymäaikana. Mm. palkkojen harmonisoinnista tai ICT-investoinneista voi tulla merkittäviä kustannuseriä. Tätä valmistellaan kootusti yhteistyössä Kuntaliiton kanssa. Talousvalmistelijoiden verkosto kokoontuu 30.1. ja valmistelee tätä asiaa vielä yhdessä, koska on tärkeää, että maakunnilla on käytössään yhteiset pohjaoletukset. Talous- ja kiinteistöt ryhmä kokoaa parhaillaan taloustietoja siirtyvistä organisaatioista. Tämän tueksi tarvitaan laajennus Eksoten tietojärjestelmään, jonka hankinnasta laaditaan liitossa erillinen päätös. Talousryhmä on lisäksi luonnostellut organisaatiorakennepohjaista mallia, jolla voidaan simuloida eri muutosten vaikutuksia maakunnan tulevaan talouteen. Aija Tuimala esittelee muutosprojektin taloustilanteen. Liisa Mänttäri kertoo tulevan maakunnan talousvalmistelusta ja rakenneluonnoksesta, joka liitteessä 3 a.
MUISTIO 7 Merkitään tiedoksi talousvalmistelun tilanne. Haetaan valmisteluun rahoitusta laskennallisen maksimin mukaisesti ja päivitetään kevään budjetti huomioiden saatu rahoitus. Sovitaan, että kaikki maakuntaan siirtyvät organisaatiot toimittavat sovitun rakenteen mukaisesti tarvittavat tuloslaskelman kustannus- ja tuottoerät erikseen vuosilta 2018 ja 2019 talousarvion ja taloussuunnitelman mukaisina. Ensi viikolla talousryhmä toimittaa kirjaamisohjeet ja pohjan, jonka eri organisaatiot täyttävät 21.2. mennessä. Jokaiselle organisaatiolle nimetään taloushallinnon yhteyshenkilö, jonka kanssa tarvittavat tiedot saadaan koottua maakunnan rahoitusvertailuksi. Rahoitusvertailulla pyritään vertaamaan maakunnan organisaatioiden yhdistettyä tuotto- ja kustannustietoa VM:n myöntämään rahoitukseen maakunnalle vuonna 2020. Talous- ja kiinteistöt -työryhmä on perehtynyt kaikkien siirtyvien organisaatioiden talouteen. Maaliskuun seminaariin (23.3) saadaan karkea käsitys siitä, millaisista summista puhutaan. Talous- ja kiinteistöt -työryhmälle tarvitaan yhteyshenkilö kunnilta ja ELYltä, jonka kanssa talousasioita voidaan käydä läpi ja työstää kokonaisuutta eteenpäin. Järjestelmäsimulointia varten on perustettu kanta, FPM, johon kootaan nykykustannustietoa sekä arvioidaan siirtymäkustannuksia erikseen. Kannan perustamisen kulut noin 6000 euroa katetaan VATEn budjetista. 5.2. mennessä ministeriössä odotetaan arviota vuosien 2020-2024 ylimääräisistä siirtyvistä kustannuksista maakunnittain. Valtion tason järjestelmät eivät ole vielä valmiina, joten päällekkäisiä järjestelmiä tulee olemaan. Siirtymäkustannuksiin tulevat mukaan myös uudet tehtävät mm. järjestämisen tueksi. Tilakeskusselvityksen ja vuokratasoarvioiden odotetaan valmistuvan toukokuussa. Sotessa on nyt toteutettu kahden vuoden toiminnallisia muutoksia, joilla säästetään tämän hetken kustannuksia, mutta ne tulevat maksettavaksi tulevina vuosina. Vahvistetaan muistion liitteen 3 b mukainen taloussuunnitelma muutosprojektin osalta. Syksyltä 2017 siirtyi reilu 300 000 euroa käytettäväksi tälle vuodelle. Kevään budjetti on reilu 700 000 euroa. Syksyn budjetti on noin 800 000 euroa, mutta se on 2 kuukautta pidemmälle ajalle kuin keväällä ja lisäksi syksylle tulee maakunnan perustamiseen liittyviä tietojärjestelmäkustannuksia maksettavaksi. Kevään osalta mahdolliset käyttämättä jääneet rahat palautuvat VM:lle. 8. ESR hanke Tuottavuutta ja työhyvinvointia Etelä-Karjalassa ESR-hanke on käynnistynyt alkuhaastattelujen ja ohjausryhmän ensimmäisten kokousten merkeissä. Kevään aikana toteutetaan valmennukseen liittyvien ostopalvelujen kilpailutus. Kilpailutusten jälkeen alkava esimiesvalmennus ajoittuu pääosin syyskaudelle 2018. Työkierto, joka mahdollistaa tutustumisen eri organisaatioiden välillä, on tarkoitus aloittaa jo kevään aikana. Muutosvalmentaja Piia Bräysy esittelee asiaa kokouksessa ja esitys on liitteenä 4.
MUISTIO 8 Merkitään katsaus tiedoksi. Lisäksi sovitaan, että alkuhaastatteluja täydennetään siirtyvien organisaatioiden johdolle järjestettävillä työpajoilla, jotka sovitaan erikseen organisaatioiden kanssa. Jokaisesta organisaatiosta nimetään yhteyshenkilöt, joiden kanssa sovitaan organisaation osallistujista muutosvalmennukseen ja työkiertoon. Merkitään katsaus tiedoksi. Hankkeen puitteissa jokaisesta organisaatiosta on tavattu henkilöitä- johtoa ja henkilöstön edustajia. Hankkeen ohjausryhmä on kokoontunut kaksi kertaa. Esimiesvalmennuksen kilpailutusta valmistellaan. Valmennusryhmät aloittavat syksyllä ja ne jatkuvat keväälle 2019. Työkierto toteutetaan vuoden 2018 aikana. Kevään aikana käydään johto/esimiestapaamiset henkilöstösiirtojen kohteena olevien organisaatioiden kanssa. Tapaamisissa käydään keskustelu organisaation tilanteesta sekä organisaatiokohtaisista tuen tarpeista. Hankkeelle tarvitaan yhteyshenkilö jokaisesta organisaatiosta. 9. Maakuntavaaleihin valmistautuminen Alueuudistus-sivuilla on tietoa vaaleista, osallistumisesta ja vaikuttamisesta. Hallitus on linjannut, että maakuntavaalit järjestettäisiin sunnuntaina 28.10.2018. Lainsäädäntöä ei kuitenkaan vielä ole, koska vaaleja koskeva lait sisältyvät maakunta- ja soteuudistuksen lakipakettiin. Vaaleja valmistellaan sekä hallinnon että viestinnän näkökulmasta. Viestintäryhmän ensimmäinen tehtävä on tuottaa esite, jossa kuvataan vaaleihin ehdolle lähteville henkilöille maakunnan tehtävät ja rakenne sekä vaalikelpoisuuteen liittyvät asiat. Maakuntavaalilautakunta vastaa ehdokasasettelusta sekä tuloksen vahvistamisesta. Muilta osin vaalien operatiivinen hoitaminen on kuntien vastuulla ja ne saavat tehtävään valtion rahoituksen. Alina Kujansivu on sekä viestintäryhmän että hallinnollisen vaalien järjestämisen vastuuhenkilö. Maakuntavaalilautakunnan sihteeri vastaa maakuntavaalilautakunnan alaisesta toiminnasta. Vaalilain pykälien mukaan ehdokashakemukset tulee toimittaa 11.9.2018 mennessä ja maakuntavaalilautakunnan tulee laatia ehdokaslistojen yhdistelmä 20.9.2018 mennessä. Kevään aikana tarkentuva ohjeistus vahvistaa yksityiskohtaisesti aikataulut ja menettelyt. Aiemmin käytettävissä olleita lakipykäliä on koottu liitteeseen 5. Merkitään tiedoksi vaaleihin liittyvät menettelyt ja aikataulut. Puolueiden edustajat kutsutaan neuvonpitoon vaaleihin valmistautumisesta maaliskuussa. Tarkempi yleisen vaaliviestinnän suunnitelma sekä luottamushenkilöesite valmistellaan helmikuun aikana ja esitellään VATElle maaliskuun alussa. Todetaan, että: Päivi Ilves siirtyy 1.2.2018 alkaen 70 % työosuudella maakuntauudistuksen valmisteluun. Päivi siirtyy 100 %:sti maakuntauudistuksen valmisteluun sen jälkeen, kun vs. ohjelmajohtaja on aloittanut työssä. Päivin tehtävänä on valmistella maakuntavaaleja ja toimia keskusvaalilautakunnan sihteerinä.
MUISTIO 9 Vaaliasia on jaettu kahteen pientyöryhmään: vaaliviestintää hoidetaan viestintä työryhmän alaisessa pienessä työryhmässä ja hallinnollista vaalien toteuttamista hallinto- ja henkilöstötyöryhmässä. Tämänhetkisen tiedon mukaan 11.9. mennessä puolueiden tulee nimetä ehdokkaat ja 20.9. vaalilautakunta laatii ehdokaslistat. Poliittiselle ohjausryhmälle esitellään vaaliesitteen tekstiluonnokset 19.2.. Maaliskuussa sovitaan puolueiden tapaamiset vaaleihin liittyen. 10. Muut asiat Kuntien ympäristönsuojelun palvelujen järjestäminen maakuntauudistuksen toteutuksen yhteydessä, selvitys on valmistunut ja 31.5.2018 mennessä valmistellaan yhteistyösopimusta kuntien kesken. Toimitilaratkaisut uuden maakunnan toimintojen sijoittamiseksi valmistellaan käsittelyyn maaliskuulla. Merkitään tiedoksi kooste VATEn itsearvioinnista, joka koski työskentelyä kokouksissa ja seminaareissa. Aikataulut: Pidetään maaliskuusta eteenpäin joka viikko kokousvaraukset. Hiihtolomaviikon torstaina 1.3. ei pidetä kokousta. Seuraava kokous pidetään 15.2. Päivitetyt sopimusliitteet toimitetaan tarkastettavaksi ja allekirjoitettavaksi. Seminaaripäivien osalta on päätetty korvata VATEn kautta nimettyjen henkilöstön edustajan osallistumisen kulut eri tilaisuuksiin. 11. Kokouksen päättäminen Kokous päättyi klo 11.14