ARVI -järjestelmän ohje koulutuksen järjestäjän pääkäyttäjälle Jaakko Okkeri 6.12.2012 SISÄLLYS Johdanto... 1 Uuden ARVI -tunnuksen luominen... 2 Varmista, onko käyttäjä entuudestaan Opalusermanagerissa... 2 Uuden tunnuksen luonti... 4 Sovelluksen sulkeminen... 5 Virhetilanteiden hoitaminen... 5 Johdanto TE -toimistojen ja koulutusorganisaatioiden käyttöön on luotu uusi sähköisen henkilöarvion välittämisen järjestelmä ARVI. Tämän järjestelmän avulla työvoimakoulutuksen kouluttaja/asiantuntija voi antaa sähköisesti ja suojatusti henkilökohtaisen arvion siitä, miten työvoimakoulutus on kehittänyt henkilön työnhakuvalmiuksia tai mitä työnhakuun tai koulutukseen liittyviä jatkosuunnitelmia kurssin aikana on syntynyt. Tämä tieto näkyy TE-toimistossa ko. henkilön tietoja päivittävälle virkailijalle URA -tietojärjestelmän kautta. Sähköisestä arvioinnin laadinnasta sovitaan ko. koulutuksen hankintavaiheessa. ARVI -järjestelmässä on tieto niistä koulutuksista, joiden aikana arviointeja tehdään. Arvio kirjataan sen koulutuksen yhteyteen, jossa arviointi tapahtuu. Arviointi kirjoitetaan tiiviissä tekstimuodossa. Sen maksimipituus on yksi A4 -arkki (3000 merkkiä). Laadittu arvio näytetään arvioinnin kohteena olevalle opiskelijalle. Opiskelija päättää, suostuuko hän siihen, että arviointi toimitetaan TE -toimiston käyttöön. Suostumus annetaan allekirjoittamalla tuloste arvioinnista. Allekirjoitettu tuloste arkistoidaan lausunnon antavan organisaation arkistoon. Tieto suostumuksesta merkitään ARVI -järjestelmään. Ne arvioit, joista suostumus on annettu ovat katsottavissa URA -tietojärjestelmässä ko. henkilön valmiudet -ikkunan kartoitus -kortilla. Tieto on nähtävissä URA -järjestelmässä määräajan (2 v) arvion tallettamisesta. Arvioinnin tekevällä henkilöllä (arvioinnin syöttäjällä) on käyttäjätunnus ja salasana, joilla hän kirjautuu ARVI -järjestelmään. Kullakin arviointeja tekevällä organisaatiolla tulee olla nimettynä arviointijärjestelmän (ARVI) pääkäyttäjä ja tarvittaessa muita arvioiden laatijoita. organisaation pääkäyttäjän tunnukset tilataan työ- ja elinkeinoministeriön ARVI -pääkäyttäjiltä. Organisaation pääkäyttäjä huolehtii siitä, että jokaisella arvion syöttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja asiaankuuluva käytön opastus. Työ- ja elinkeinoministeriön ARVI -järjestelmän pääkäyttäjät antavat tarvittaessa tukea ja opastusta järjestelmän käytössä. Pääkäyttäjillä on kaksi sähköpostiosoitetta: opal@avosto.net (ensisijainen osoite) ja opal@tem.fi (varaosoite). Tämä ohje kuvaa, millä tavalla koulutusorganisaation pääkäyttäjä voi luoda tunnuksen arvi käyttäjälle. ( - Arviointien syöttämisestä on erillinen ohje "ARVI -järjestelmän ohje arvioinnin syöttäjälle. Se löytyy OPAL aloitussivun linkistä Ajankohtaista.
Uuden ARVI -tunnuksen luominen 2 Arvi -käyttäjätunnuksen luominen tapahtuu Opalusermanager -sovelluksessa. Kirjaudu tunnuksillasi opalusermanager järjestelmään. Linkki siihen löytyy sivulta OPALin Ajankohtaista - sivulta Opalusermanager aloitussivu näyttää tältä: Sinulla on mahdollisuus hakea oman koulutusorganisaatiosi kaikkia OPAL- tai ARVI -käyttäjiä sekä luoda uusia OPAL- tai ARVI -käyttäjätunnuksia ja muokata tai poistaa niitä. Tässä ohjeessa kuvataan ARVI -tunnusten luominen. OPAL -tunnuksista on oma erillinen ohje. Varmista, onko käyttäjä entuudestaan Opalusermanagerissa Varmistus tehdään niin, että haet ko. henkilöä järjestelmästä. Käytä hakuun henkilön nimeä tai sähköpostiosoitetta. Esim: Kirjoita sähköpostiosoite kenttään "Sähköpostiosoite" ja napsauta painiketta "Selaa" (ks kuva). Esimerkissä haetaan henkilöä jonka sähköpostiosoite on kalle.kouluttaja@luukku.com: Sähköpostiosoitteesta voi kirjoittaa alkuosan, % -merkki on usean merkin korvaaja. Kun olet napsauttanut "selaa" -painiketta näet vastauksen. Alla oleva kuva osoittaa, että käyttäjä on jo järjestelmässä: Nyt lisätään käyttäjälle ARVI -palautteen antajan oikeus. Napsauta vasemmassa reunassa olevaa painiketta "muokkaa", jolloin näet käyttäjän tiedot:
3 Käyttäjälle lisätään Arvi-palauterooli napsauttamalla välilehteä "Rooli". Alla oleva kuva osoittaa, että käyttäjällä on rooli "instructor". Uuden roolin lisäämiseksi napsautetaan painiketta "Lisää". Alasvetovalikosta valitaan rooli "Arvipalaute" ja napsautetaan OK: Nyt järjestelmä näyttää käyttäjällä uuden roolin: Tallennus ei ole vielä valmis. Tässä vaiheessa pitää napsauttaa uudelleen painiketta "OK": Seuraavaksi tullaan näkymään, joka sanoo päivityksen onnistuneen:
4 Talletus ei ole vieläkään valmis. Nyt pitää vielä napsauttaa painiketta "Hyväksy". Sivu palautuu takaisin hakunäkymään, vasta nyt talletus on loppuun suoritettu ja voit poistua sovelluksesta. Huom. Voit antaa Arvipapalaute - roolin käyttäjälle jolla on entuudestaan instructor (kouluttaja) - tai viewer (katselija) rooli. - Jos annat viewer -käyttäjälle Arvipalaute -roolin, sinun pitää liittää käyttäjän tietoihin myös sähköpostiosoite. Uuden tunnuksen luonti Mikäli käyttäjä ei ole entuudestaan opalusermanagerissa sinun pitää luoda uusi ARVI -palautteen antaja. Napsauta sinisessä valintapalkissa olevaa otsikkoa "Uusi". Saat seuraavan näkymän: Sinun pitää syöttää kenttiin tarvittavat tiedot: - käyttäjätunnus (jonka sinä luot) (Pakollinen) - salasana (jonka sinä luot)(pakollinen) - käyttäjän etunimi (Pakollinen) - käyttäjän sukunimi (Pakollinen) - käyttäjän asema organisaatiossa / titteli (ei pakollinen) - organisaatiokuvaus (koulutusorganisaation nimi; ei pakollinen) - käyttäjän puhelinnumero (Pakollinen) - mahdollinen toinen puhelinnumero ei pakollinen) - käyttäjän sähköpostiosoite (Pakollinen) - www-osoite (ei pakollinen) - katuosoite (Pakollinen) - Postilokero (Ei pakollinen) - Postinumero (Pakollinen) - Postitoimipaikka (Pakollinen) Kun tarvittavat käyttäjätiedot on syötetty, anna käyttäjälle rooli siirtymällä välilehdelle "Rooli". Uudella käyttäjällä ei ole vielä mitään roolia (ks. kuva alla).
5 Napsauta painiketta "Lisää" ja valita alasvetovalikosta vaihtoehto "Arvipalaute". Napsauta sen jälkeen OK Napsauta uudelleen OK Napsauta lopuksi vielä "Hyväksy". Nyt uusi käyttäjä on luotu ja voit ilmoittaa hänelle käyttäjätunnuksen ja salasana. Sovelluksen sulkeminen Sovellus suljetaan palaamalla "Takaisin" -painikkeella aloitussivulle. Siellä on painike "Järjestelmästä uloskirjautuminen". Ohjelma kysyy vielä "Kirjaudu ulos järjestelmästä, oletko varma?". Kun vastaat "Kyllä" kirjaudut ilos. Virhetilanteiden hoitaminen Ota yhteys ARVI -pääkäyttäjiin myös, mikäli sovelluksen toiminnassa on ongelmia. ARVI -pääkäyttäjät tavoitat sähköpostilla osoitteista opal@tem.fi ja opal@avosto.net.