Jakelussa mainituille JOHDON KOKONAISPALKKAJÄRJESTELMÄ JA TYÖAIKA 1 Kokonaispalkka ja sen soveltaminen Kansliapäällikkö ja henkilöstöjohtaja ovat päättäneet johdon kokonaispalkkajärjestelmästä (Kp xx.xx.xxxx ja Hj yy.yy.yyyy). Palkkausjärjestelmää on tarkistettu vastaamaan uutta organisaatiota ja sen piirissä olevia tehtäviä. Kokonaispalkkajärjestelmää sovelletaan 1.6.2017 lukien: seuraavissa johtavien viranhaltijoiden tehtävissä: kansliapäällikkö, toimialajohtaja, palvelukokonaisuuden johtaja ja hallintojohtaja toimialalla, kaupunginkanslian osastopäälliköt, pelastuskomentaja, tarkastusjohtaja, Korkeasaaren eläintarhanjohtaja, liikelaitosten toimitusjohtajat, liikelaitosten toimitusjohtajien alaiset osastopäälliköt/ ylimmän organisaatiotason johtajat, pelastuslaitoksen osastopäälliköt toimialoilla palvelun päälliköiden tehtävissä: palvelun päälliköt ja hallinnon vastaavat päälliköt toimialoilla sekä kaupunginkanslian yksikön päälliköt. Kokonaispalkka sisältää kaikki palkanosat, kuten henkilökohtaisen lisän ja työkokemuslisän. Kokonaispalkka sisältää myös mahdollisen autoedun.
Jos kokonaispalkkaista tehtävää hoitavalla henkilöllä on oikeus kunnallisen yleisen virka ja työehtosopimuksen (KVTES) mukaiseen määrävuosilisään, sen suuruus säilyy palkanlaskentajärjestelmän tiedostossa. Tätä tietoa tarvitaan, jos henkilö myöhemmin siirtyy pois kokonaispalkkajärjestelmän soveltamispiiristä. Konaispalkkajärjestelmään kuuluvat tehtävät katsotaan työnantajatehtäviksi (KVTES 2017 II luku 17 ). Kokonaispalkasta ei tällöin neuvotella henkilöstöjärjestöjen edustajien kanssa vaan työnantaja määrittelee palkan. 2 Sovellettava virka ja työehtosopimus sekä työaika Kokonaispalkkajärjestelmän piirissä olevien henkilöiden palvelussuhteen ehtoihin sovelletaan kunnallista yleistä virka ja työehtosopimusta (KVTES). Poikkeuksena ovat kuitenkin ne virat, joiden kelpoisuusvaatimuksena on lääkärin tutkinto. Näissä viroissa sovelletaan kunnallista lääkärien virkaehtosopimusta (LS). Kokonaispalkkajärjestelmän piirissä olevissa tehtävissä (pl. hallinnon palvelun päälliköt ja kaupunginkanslian yksikön päälliköt) sovelletaan myös ns. kokonaistyöaikaa. Hallinnon palvelujen päälliköihin ja kaupunginkanslian yksikön päälliköihin sovelletaan virka ja työehtosopimusten mukaista toimistotyöaikaa tehtävien painottuessa asiantuntijarooliin. Kokonaistyöaika tarkoittaa virka ja työehtosopimusten määräysten osalta sitä, että johtavassa ja itsenäisessä asemassa olevalle henkilöille ei makseta sopimusten mukaisia työaikakorvauksia (KVTES 2017 III luku 23, 3 mom.). Johtavassa asemassa olevalla henkilöllä on taustatyöaikana kunnallisten virka ja työehtosopimusten mukainen työaika, jota voi seurata työaikajärjestelmissä henkilön niin halutessa. Päivittäinen ja viikoittainen työaika voi joustaa työtehtävien ja henkilön omien tarpeiden mukaan. 3 Tehtävien vaativuuden arviointi ja vaativuusluokka Kokonaispalkkajärjestelmään kuuluvat tehtävät arvioidaan HAY vaativuudenarviointijärjestelmää käyttäen. HAY järjestelmässä tehtävän vaativuuden pääkriteerit ovat:
tietotaito ongelmanratkaisu sekä vastuu ja vaikuttavuus. Tietotaidolla tarkoitetaan mm. tehtävässä edellytettävää osaamista, ammattitaitoa ja kokemusta sekä laajuuden että syvyyden osalta. Tietotaito kuvaa myös johtamiskentän itsenäisyyttä ja sen laajuutta ja haasteellisuutta sekä vuorovaikutustaitojen tärkeyttä. Ongelmanratkaisulla tarkoitetaan mm. ajattelua, jota vaaditaan tehtävään kuuluvien asioiden analysoinnissa, arvioinnissa, luomisessa ja päätösten tekemisessä. Siinä huomioidaan ongelmien ja haasteiden luonne sekä niiden ainutlaatuisuus. Tässä arvioidaan myös tehtävän operatiivisuutta ja strategisuutta. Vastuulla ja vaikuttavuudella tarkoitetaan tehtävään liittyviä toimintavapauksia, vastuun luonnetta ja sen taloudellista suuruutta. Kunkin tehtävän vaativuusluokka määräytyy HAY järjestelmän mukaisen arvioinnin perusteella. Kullekin vaativuusluokalle on määritelty euromääräinen palkkahaarukka, jonka sisällä kokonaispalkat voivat vaihdella. Arviointiprosessi HAYjärjestelmän mukainen vaativuudenarviointi toteutetaan muusta vaativuudenarviointityöstä poikkeavalla tavalla. Siinä ei laadita erillisiä tehtäväkuvauksia, vaan arviointi perustuu haastatteluun. Ulkopuolinen asiantuntija haastattelee arvioitavan johtotehtävän esimiestä ja selvittää em. kriteerien perusteella tehtävän vaativuutta. Haastattelun tuloksena HAY:n edustaja tuottaa ehdotuksen vaativuuden mukaisesta vaativuusluokasta (vaativuusluokat liitteessä). Tämän jälkeen arviointi yhteensovitetaan kaupungin muiden kokonaispalkkatehtävien kanssa. Kanslian henkilöstöosasto valmistelee yhteensovituksen kaupungin järjestelmään. Samalla varmistetaan haastatellun johtajan kanssa, että ao. organisaation tehtävät ovat oikeassa vaativuusjärjestyksessä toisiinsa nähden. HAY järjestelmästä saa lisätietoja esimerkiksi Hay Groupin kotisivuilta www.haygroup.com. 4
Kokonaispalkkojen määrittely ja tarkistaminen Vaativuusryhmien sisällä kokonaispalkat voivat vaihdella paljonkin palkkahaitarin ollessa 40 % alarajalta ylärajalle. Henkilölle maksettava palkka muodostuu sekä tehtävän vaativuuden että henkilökohtaisen työsuorituksen tai osaamisen perusteella. Henkilökohtaisesta osuudesta johtuen kokonaispalkat ovat luonteeltaan henkilökohtaisia. Kokonaispalkkaa määriteltäessä uuteen tehtävään lähtökohtana ovat vastaavan vaativat johtotehtävät ja ko. ammattialalla vallitseva palkkataso. Tehtävään valittavan henkilön aikaisempi kokemus, osaaminen ja työsuoritus voivat vaikuttaa hänelle määriteltävän kokonaispalkan suuruuteen ja poiketa siten nykyisestä kokonaispalkasta. Kokonaispalkka voidaan määritellä nykyistä alemmaksi tai korkeammaksi perustellusta syystä. Kokonaispalkkaa voidaan tarkistaa, kun tehtävien vaativuudessa tapahtuu olennaista muutosta. Kokonaispalkan nostaminen voi tapahtua myös henkilön työsuorituksen ja osaamisen perusteella. Kokonaispalkan tarkistaminen on myös mahdollista määräajaksi, kun tehtävä muuttuu tilapäisesti vaativammaksi, esimerkiksi kun henkilö vastaa kahden eri tehtävän hoitamisesta määräajan. Vaativuusluokituksen ala ja ylärajoja sekä kutakin henkilökohtaista kokonaispalkkaa tarkistetaan kulloinkin vähintään KVTES:n yleiskorotusta vastaavasti. Lääkärisopimuksen piirissä olevien henkilökohtaista kokonaispalkkaa tarkistetaan LS:n yleiskorotusten mukaisesti. Kokonaispalkkoja kehitetään myös valtakunnallisten järjestelyerien yhteydessä. Näihin tarkistuksiin käytetään vähintään KVTES:n järjestelyerää vastaava osuus laskettuna kokonaispalkkajärjestelmän soveltamispiiriin kuuluvien palkkasummasta. Kaupunginkanslia seuraa johdon palkkakehitystä verrokkialoilla yhteistyössä HAYgroupin kanssa. Muutaman vuoden välein tehdään analyysi yleisestä johdon palkkakehityksestä ja määritellään kokonaispalkkojen tarkistustarpeet. Mikäli analyysi osoittaa palkankorotustarpeita, päätetään erikseen mahdollisista korotuksista ja niihin käytettävissä määrärahasta. 5
Henkilökohtaisen työsuorituksen arviointi Työsuorituksen (TSA) arviointi on osa tulos ja kehityskeskusteluja. Työsuorituksen arvioinnin tarkoituksena on tukea johtajan kehittymistä johtajana ja käydä palautekeskustelua osaamisesta, tuloksista ja muista aikaansaannoksista. Tuloksia arvioidaan suhteessa asetettuihin tavoitteisiin ja siinä hyödynnetään käytössä olevia tulosmittareita. Myös laadullinen arviointi ja palautekeskustelu ovat välineitä arvioinnille. Palautekeskustelua on myös tärkeää käydä johtamistoimenpiteistä, joilla on edistetty strategisten tavoitteiden toteuttamista ja kannustettu henkilöstöä. Työsuorituksen arvioinnin tukena voidaan käyttää kaupungin johdolle tarkoitettua TSAlomaketta tai muuta arviointimenetelmää. TSAlomake on saatavissa kaupungin lomakevalikosta. 6 Kertapalkkio ja tulospalkkiot Kokonaispalkkajärjestelmän soveltamispiiriin kuuluville henkilöille voidaan myöntää kertapalkkioita. Kertapalkkioilla voidaan palkita erityisen hyvistä tuloksista, kuten esimerkiksi organisaation ja toimintamallien onnistuneesta uudistamisesta strategisten hankkeiden toteuttamisesta prosessien kehittämisestä työn tuloksellisuudesta tai tuottavuudesta tai muissa erityisen vaativista johtamistilanteista. Kertapalkkio on enintään saajan kokonaiskuukausipalkan suuruinen. Kokonaispalkkajärjestelmän soveltamispiiriin kuuluvat voivat saada tulospalkkiota kaupungin tulospalkkioperiaatteiden mukaisesti. Johdon tulospalkkio määräytyy johdon tulospalkkioperiaatteiden mukaan. 7 Avoimen tehtävän tai sijaisuuden kokonaispalkka ja hakuilmoitukset
Avoimen tehtävän sisältö, vaativuus ja kokonaispalkka määritellään kaupunginkansliassa ennen kuin tehtävää ryhdytään täyttämään. Jos tehtävän sisältö on muuttunut entisestä, tarkistetaan tehtävän vaativuus ja vaativuusluokka. Kokonaispalkan määrittelyssä otetaan myös huomioon edellisen haltijan henkilökohtainen palkka. Kokonaispalkan määrittelyssä voidaan ottaa huomioon myös valittavan henkilön aikaisempi kokemus, osaaminen ja tulokset. Hakuilmoituksessa ilmoitetaan tehtävän vaativuusluokan palkkahaarukka ja todetaan, että lopullinen kokonaispalkka määräytyy tehtävän sisällön ja valittavan henkilön kokemusten mukaan. 8 Autoetu Kansliapäälliköllä ja kaupunginkanslian osastopäälliköillä, toimialajohtajilla sekä toimialan palvelukokonaisuuksien johtajilla ja hallintojohtajilla, liikelaitosten toimitusjohtajilla, pelastuskomentajalla, Korkeasaaren johtajalla ja tarkastusjohtajalla on oikeus kokonaispalkkaan sisältyvään vapaaseen autoetuun hänen niin halutessaan. Kun henkilö valitsee autoedun, pienenee rahallinen kokonaispalkka autoedun verran. Kansliapäällikkö on päättänyt (xx.xx.xxxx) autoedun saajista ja autoetuun liittyvistä muista eduista, kuten edun enimmäisarvosta. Autoedusta verotetaan kulloinkin voimassa olevien säännösten mukaisesti. Mikäli henkilöllä on uuteen organisaatioon siirryttäessä autoetu, joka on liittynyt edelliseen tehtävään, voi kansliapäällikkö päättää autoedun jatkamisesta henkilön niin halutessa. Autoetu on mahdollista pitää auton elinkaaren loppuun saakka, kuitenkin kauintaan 31.12.2020 saakka. Autoedun arvo vähentää henkilölle maksettavaa säännöllistä kuukausipalkkaa autoedun verran. 9 Kokonaispalkkajärjestelmän hallinnointi ja päätöksenteko Kaupunginkanslian henkilöstöosasto pitää yllä tehtävien vaativuuden arviointia ja tehtävien sijoittumista vaativuusluokkiin. Tehtävien vaativuuden muuttuessa oleellisesti kaupunginkanslia tarkistuttaa vaativuuden arvioinnin ja vaativuusluokan.
Kaupunginkanslian henkilöstöosasto koordinoi myös mahdollisten palkantarkistusten toteuttamista ja pyytää toimialoilta ja liikelaitoksilta tätä varten tarvittavia tietoja. Hallintosäännön mukaan toimialajohtajien, palvelukokonaisuuden johtajien, pelastuskomentajan, eläintarhan johtajan ja liikelaitoksen johtajien vaativuusluokasta ja kokonaispalkasta päättää kansliapäällikkö. Muiden paitsi tarkastusjohtajan osalta päätökset tekee henkilöstöjohtaja. Tarkastusjohtajan kokonaispalkasta päättää tarkastuslautakunta. LIITE Liite 1: Vaativuusluokat ja palkkahaarukat JAKELU Toimialajohtajat ja liikelaitosten johtajat Hallintojohtajat Henkilöstöpäälliköt Paikallisjärjestöjen puheenjohtajat