YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 1 Kokousaika Torstaina 22.3.2018 kello 18.00 Kokouspaikka Vanajan seurakuntakoti, Vanajanraitti 5, Hämeenlinna Läsnä Aulis Ansaharju varapuheenjohtaja Käsitellyt asiat 1-15 Allekirjoitukset Puheenjohtaja Aulis Ansaharju Sihteeri Kai Kauppinen Pöytäkirjan Tarkistus Paikka ja aika Hämeenlinna.. 2018 Allekirjoitukset Pöytäkirja Yleisesti Nähtävänä Paikka ja aika Hämeenlinnan kirkkoherranvirasto.2018 Todistaa Talousjohtaja Kai Kauppinen Otteen Oikeaksi Todistaa:
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 2 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avaa kokouksen. 2 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokouskutsu ja esityslista on lähetetty jäsenille sähköpostilla ja kirjepostina maanantaina 19.3.2018. Yhteisen kirkkoneuvoston kokous todetaan laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 3 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Kokouksen työjärjestykseksi hyväksytään esityslistan mukainen järjestys. 4 Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta Valitaan pöytäkirjantarkastajat ja ääntenlaskijat. 5 Ilmoitusasiat Kirkkohallituksen yleiskirje nro 19 / 2017 Sisällissodan muistovuosi Kirkkohallituksen yleiskirje nro 20 / 2017 Piispainkokouksen päätös muun kirkon jäsenen osallistumisesta ehtoolliselle Kirkkohallituksen yleiskirje nro 1 / 2018 Vuoden 2018 seurakuntavaalit Kirkkohallituksen yleiskirje nro 2 / 2018 Varhaiskasvatuksen yhteistyö seurakunnan ja kunnan välillä Kirkkohallituksen yleiskirje nro 3 / 2018 Laskennallinen osuus kattamattomasta eläkevastuusta 31.12.2017
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 3 Kirkkohallituksen yleiskirje nro 4/ 2018 Harkinnanvaraisten avustusten hakeminen 2018 Kirkkohallituksen yleiskirje nro 5 / 2018 Kansallinen veteraanipäivä 27.4.2018 Kirkkohallituksen yleiskirje nro 6 / 2018 Uskonnonvapaus varhaiskasvatuksessa Hauhon seurakuntaneuvoston kokouspöytäkirjat 5 / 2017 ja 1 / 2018 Hämeenlinna-Vanajan seurakuntaneuvoston kokouspöytäkirja 1 / 2018 Kalvolan seurakuntaneuvoston kokouspöytäkirjat 7 / 2017 ja 1 2 / 2018 Lammin seurakuntaneuvoston kokouspöytäkirjat 8 / 2017 ja 1 / 2018 Tuuloksen seurakuntaneuvoston kokouspöytäkirja 11 / 2017 Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan kokouspöytäkirjat 6 / 2017 ja 1 / 2018 Yhteistyötoimikunnan kokouspöytäkirjat 3 4 / 2017 Seurakuntayhtymän johtoryhmän kokousmuistiot 1 2 / 2018 Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee ilmoitusasiat tiedoksi. 6 Viranhaltijoiden päätösluettelot Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja ja talousjohtaja pitävät tekemistään viranhaltijapäätöksistä päätösluetteloja ja heidän on toimitettava päätösluettelot yhteiselle kirkkoneuvostolle tiedoksi seuraavaan kokoukseen (Hml srkyn yhteisen kirkkoneuvoston ohjesääntö 22 ). Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja ei ole tehnyt viranhaltijapäätöksiä. Talousjohtajan päätökset numerot 45-48 / 2017 ja 1-8 / 2018 ovat nähtävillä kokouksessa. Yhteinen kirkkoneuvosto 1. hyväksyy talousjohtajan päätösluettelot 2. ei käytä otto-oikeuttaan päätöksiin.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 4 7 Yhteisen kirkkovaltuuston päätökset n liitteenä 1 on yhteisen kirkkovaltuuston kokouspöytäkirja 14.12.2017. Kirkkolain 10 luvun 1 :n 1 momentin 4 kohdan mukaan yhteisen kirkkoneuvoston tehtävänä on huolehtia yhteisen kirkkovaltuuston päätösten täytäntöönpanosta ja 6 :n mukaan valvoa yhteisen kirkkovaltuuston päätösten laillisuutta. Yhteinen kirkkoneuvosto toteaa, että yhteisen kirkkovaltuuston kokouksessaan 14.12.2017 tekemät päätökset ovat täytäntöönpanokelpoisia. 8 Seurakuntayhtymän verotulokertymä ja tuloslaskelma helmikuu 2018 Liitteenä 2 on seurakuntayhtymän kirkollisveron tilitykset ja tuloslaskelma ajalta 1.1.- 28.2.2018. Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee asian tiedoksi. 9 Seurakuntayhtymän vuoden 2017 tilinpäätös Talous- ja henkilöstöjaosto 2 / 15.3.2018 / 22 Hämeenlinnan seurakuntayhtymän taloussäännön 22 :n mukaan yhteinen kirkkoneuvosto huolehtii tilinpäätöksen laatimisesta kirkkojärjestyksen 15 luvun 5 :n mukaisesti. Tilinpäätös on laadittava maaliskuun loppuun mennessä ja sen allekirjoittavat päätösvaltainen yhteinen kirkkoneuvosto ja taloushallinnosta vastaava viranhaltija. Tilinpäätös koostuu tasekirjasta ja tilinpäätöstä varmentavista asiakirjoista ja se laaditaan kirkkohallituksen antaman ohjeen mukaisesti. Tasekirja sisältää tilinpäätöslaskelmat (tuloslaskelma, tase, rahoituslaskelma), toimintakertomuksen, talousarvion toteutumisvertailun, tilinpäätöksen liitetiedot, allekirjoitukset ja tilinpäätösmerkinnän sekä kirjanpitokirjoja ja tositteita koskevat luettelot ja selvitykset. Allekirjoitettu tilinpäätös luovutetaan tilintarkastajille sen valmistuttua ja yhteisen kirkkovaltuuston on hyväksyttävä tilinpäätös kesäkuun loppuun mennessä. Tasekirja, jonka sivut on numeroitu ja joka on sidottu, säilytetään pysyvästi. Tilintarkastuskertomus liitetään yhteiselle kirkkovaltuustolle esitettäviin tilinpäätösasiakirjoihin. Hämeenlinnan seurakuntayhtymän tilinpäätös oli ylijäämäinen 897.473,31 euroa (vuonna 2016 ylijäämä 489.431,60). Talousarviossa ylijäämäksi ennustettiin 7.433,00 euroa. Ennustettua suurempi ylijäämä johtui ennen kaikkea säästöistä henkilöstömenoissa, säästöissä toimintamenoissa sekä rahoitustuotoista. Myös puun myyntituotot olivat arvioituja suuremmat.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 5 Kirkollisveroja tilikaudella kertyi 10.862.424 (11.023.667) euroa ja valtionkorvausta 1.326.183 (1.329.264) euroa. Yhteisöverosta aiemmilta vuosilta kertyi maksettavaa -5.104 (201.223) euroa. Kirkollisverotuloja kertyi noin 173.000 euroa vähemmän kuin mitä talousarviossa ennustettiin ja noin 161.000 euroa vähemmän kuin vuonna 2016. Toimintatuotot (ilman sisäisiä eriä) olivat 1.843.540 (2.080.817) euroa. Toimintakulut olivat - 11.649.465 (-12.119.842) euroa. Rahoitustuottoja kertyi tilikauden aikana 474.543 (147.326) euroa. Suunnitelman mukaiset poistot olivat tilikaudelta -714.604 (-886.829) euroa. Tilikauden aikana investoinneista merkittävin oli Hämeenlinnan kirkkoon hankittu flyygeli, hankintahinta 95.000 euroa. Rahoituslaskelma osoittaa, että seurakuntayhtymän rahavarat ovat tilikauden aikana lisääntyneet 1.588.120 (1.304.725) euroa. Yhtymällä oli tilinpäätöshetkellä noteeratuissa arvopapereissa ja pankkitileillä yhteensä 12.533.332 (10.945.213) euroa. Seurakuntayhtymän noteeratut sijoitukset ja rahoitusarvopaperit on kirjattu hankinta-arvoon tai sitä alempaan markkina-arvoon. Lyhytaikaista vierasta pääomaa oli 1.739.957 (1.510.978) euroa, josta 918.653 (970.05) euroa on lomapalkkavelkoihin liittyviä jaksotuksia. Pitkäaikaista vierasta pääomaa ei seurakuntayhtymällä ole. Liitteenä 3 on seurakuntayhtymän tasekirja vuodelta 2017. Talous- ja henkilöstöjaosto käsittelee seurakuntayhtymän vuoden 2017 tilinpäätöksen ja tasekirjan liitteineen sekä lähettää aineiston edelleen yhteisen kirkkoneuvoston käsiteltäväksi ja allekirjoitettavaksi. Päätösesitys hyväksyttiin. Yhteinen kirkkoneuvosto Liitteenä 3 on seurakuntayhtymän tasekirja vuodelta 2017. Yhteinen kirkkoneuvosto käsittelee, hyväksyy ja allekirjoittaa seurakuntayhtymän vuoden 2017 tilinpäätöksen ja tasekirjan liitteineen sekä luovuttaa aineiston edelleen tilintarkastajille. 10 Lausunto Tuuloksen seurakunnan liittämisestä Lammin seurakuntaan Tampereen hiippakunnan tuomiokapituli teki kokouksessaan 22.11.2017 457 aloitteen Hämeenlinnan seurakuntayhtymän sisäisen seurakuntajaon muuttamisesta siten, että Tuuloksen seurakunta liitetään Lammin seurakuntaan vuoden 2019 alusta. Samaisessa yhteydessä tuomiokapituli päätti asettaa Forssan seurakunnan kirkkoherra, lääninrovasti Esa Löytömäen selvitysmieheksi. Selvitysmiehen tuli antaa ehdotuksensa tuomiokapitulille, Hämeenlinnan seurakuntayhtymän seurakuntaneuvostoille
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 6 ja yhteiselle kirkkovaltuustolle 31.3.2018 mennessä. Sittemmin määräaikaa tarkennettiin 19.3.2018 mennessä. Päätöksensä perusteluissa tuomiokapituli totesi, että Tuuloksen seurakunnassa 10. 12.2.2017 pidetyssä piispantarkastuksessa oli kiinnitetty huomiota Tuuloksen seurakunnan vahvaan paikallisidentiteettiin. Samalla oli keskusteltu seurakunnan niukoista resursseista ja punnittu erilaisia vaihtoehtoja seurakunnan tulevaisuuden suhteen. Tuuloksen seurakunnan henkilöstö on 1,5. Pois lukien kirkkoherran ja osa-aikaisen kanttorin työpanos kaikki muu työpanos tulee seurakuntayhtymästä tai naapuriseurakunnasta, pääasiassa Lammin seurakunnasta. Vapaaehtoisten työpanos seurakunnan elämässä on toki merkittävä. Tuomiokapitulin näkemyksen mukaan Tuuloksen seurakunta ei täytä kirkkolain ja järjestyksen itsenäisen seurakunnan kriteerejä. Suoriutuakseen seurakunnan perustehtävästä sen on turvauduttava toisten tuottamiin palveluihin. Perusteluissaan tuomiokapituli toteaa, että yhteistyösopimukset Lammin seurakunnan kanssa ovat toimineet hyvin ja Lammin seurakunnan työntekijät ovat tulleet Tuuloksessa tutuiksi ja hyväksytyiksi. Talouden kiristyessä Lammin seurakunnan mahdollisuudet tarjota jatkossa entisenlaista tukea ovat rajalliset. Tuomiokapitulin arvion mukaan Tuuloksen seurakunnan toiminta ja palvelut toteutuisivat parhaiten osana suurempaa hallinnollista rakennetta. Tuuloksen omaleimainen seurakuntaelämä ei sen mukaan tarvitse toteutuakseen itsenäistä hallinnollista asemaa. Kirkkoherran ja seurakuntalaisten työpanosta vapautuisi näin aitoon yhteisöllisyyden rakentamiseen. Piispantarkastuksen keskusteluissa oli esitetty erilaisia vaihtoehtoja, joista itsenäisyyden säilyttäminen, liittyminen Lammin seurakuntaan tai Hauhon, Lammin ja Tuuloksen seurakuntaliitos olivat eniten esillä. Tuomiokapituli katsoo, että tarkoituksenmukaisin ratkaisu Tuuloksen paikallisen seurakuntaelämän turvaamiseksi olisi seurakunnan liittäminen osaksi Lammin seurakuntaa. Tekemässään selvityksessä selvitysmies Esa Löytömäki liittyy tuomiokapitulin aloitteessaan kirjaamiin perusteluihin Tuuloksen seurakunnan pienistä henkilöstöresursseista mainiten Tuuloksen seurakunnan ja Lammin seurakunnan väliset yhteistyösopimukset, joita on lapsi- ja perhetyössä, nuorisotyössä, kirkkoherranviraston hoidossa ja papin työssä. Löytömäki korostaa myös Tuuloksen seurakunnan omaleimaisuutta, vapaaehtoisten suurta työpanosta ja vahvaa yhteisöllisyyttä. Piispantarkastuksen yhteydessä toteutetussa strategiatyöskentelyssä nousi esiin seurakunnan vahva identiteetti ja tuuloslaisten halu rakentaa omaa seurakuntaansa. Selvityksessään Löytömäki tarkastelee myös Tuuloksen seurakunnan jäsenkehitystä ja viime vuosien tilastoja ja toteaa niiden pohjalta, että jäsenpohja ei anna mahdollisuuksia toiminnan vahvistamiseen tai tarpeellisten virkojen lisäämiseen odotettavissa kun on seurakunnan jäsenmäärän hiljainen lasku edelleen. Selvityksensä tueksi selvitysmies piti erilaisia neuvotteluja, oli yhteydessä eri tahoihin sekä tutustui saatavilla oleviin dokumentteihin Tuuloksen
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 7 seurakunnasta. Selvitysmiehen pitämiä kuulemis- ja keskustelutilaisuuksia olivat seuraavat: - 12.1.2018 tapaaminen Tuuloksen kirkkoherra Petri Laineen, Lammin kirkkoherra Heli Ulvisen sekä Hauhon kirkkoherra, lääninrovasti Tapani Vanhasen kanssa - 12.1.2018 tapaaminen seurakuntayhtymän johdon, yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja Timo Kalajan ja talousjohtaja Kai Kauppisen kanssa - 8.2.2018 Lammin ja Tuuloksen seurakuntaneuvostojen yhteinen kokous ja kuuleminen. Tilaisuudessa oli mukana myös lääninrovasti Tapani Vanhanen. - 25.2.2018 seurakuntalaisille suunnattu kuulemis- ja keskustelutilaisuus Tuuloksen seurakuntakeskuksessa. Mukana oli myös kirkkoherra Heli Ulvinen. Kaikissa edellä mainituissa tilaisuuksissa selvitysmies esitteli tuomiokapitulin aloitteen perusteluineen sekä eri yhteyksissä vuosien varrella esiin nousseita vaihtoehtoja Tuuloksen seurakunnan tulevaisuudelle. Selvityksessään selvitysmies toteaa, että tuomiokapitulin ehdotus Tuuloksen seurakunnan liittämisestä Lammin seurakuntaan on selväpiirteinen ratkaisu, joka perustuu tilanteen arviointiin ja seurantaan pitkällä ajalla. Hän piti kuitenkin kokonaisuuden kannalta tarkoituksenmukaisena vielä käydä läpi eri vaihtoehdot Tuuloksen seurakunnan kohdalla. Vaihtoehtoina hän nosti keskusteluun seuraavat: a. itsenäinen seurakunta; ei edellytyksiä b. yhdistyminen Lammi, Tuulos, Hauho 12-tien seurakunnat, sekä Lammin että Hauhon seurakunnat suhtautuvat tähän mahdollisuuteen torjuvasti. Ne eivät näe sitä nykyisellään mahdollisena, eivätkä näe siihen taloudellista tarvetta c. yhdistyminen Lammi ja Tuulos; taustalla monia yhteistyösopimuksia, joita Lammilla ei ole edellytyksiä jatkaa, mikäli se joutuu luopumaan kolmannesta papin virastaan. Lammin luottamushenkilöt ja kirkkoherra ovat tuoneet esille valmiutensa seurakuntaliitokseen. Lammi saisi papin työpanosta ja jonkin verran kanttorinkin. d. yhdistyminen Tuulos ja Hämeenlinna; seurakuntien välillä ei ole varsinaista toiminnallista yhteistyötä eikä vaihtoehdoista ole ollut aloitteita. e. yksi seurakunta Hämeenlinnassa; Tämä vaihtoehto ei ole tämän selvityksen asia. Tulevaisuudessa tämä vaihtoehto voi nousta esiin. Ehdotuksensa johtopäätöksenä selvitysmies Esa Löytömäki esittää, että Tuuloksen seurakunta liitetään Lammin seurakuntaan 1.1.2019 alkaen. Liitos turvaa parhaiten seurakunnallisen toiminnan Tuuloksen alueella. Liitoksen aikataulu mahdollistaa seurakuntavaalien käymisen uuden seurakuntarakenteen mukaan. Kirkkoherra Petri Laine siirretään Lammin
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 8 seurakuntaan perustettavaan kappalaisen virkaan entisin eduin (KL 13 luku 3 ). Kanttori Aaro Alaspää siirretään Lammin seurakuntaan perustettavaan osa-aikaiseen (50%) kanttorin virkaan entisin eduin (KL 13 luku 2 ). Edellä mainittujen työntekijöiden virkapaikat selvitysmies ehdottaa pidettäväksi Tuuloksessa. Alueen omat työntekijät antavat kasvot seurakunnalle. Vaihtelua tulee lomittamisen ja sijaistamisen kautta. Työtä voidaan tehdä entistä laajemmin ilman erillisiä sopimuksia. Tiimityö, vertaistuki ja vastuun jakaminen mahdollistuvat työssä. Lisäksi Tuuloksen kirkkoherran aikaa vapautuu lisää seurakuntatyöhön. Selvitysmies pitää tärkeänä, että liitoksessa Tuuloksen identiteettiä tuetaan. Hänen mukaansa Tuuloksen seurakuntatyön koordinointiin tarvitaan toimielin, joksi hän esittää vastuuryhmää tai alueneuvostoa, jonka toimintaa säätelee toimintasääntö. Lisäksi selvitysmies esittää, että Lammin seurakunnan strateginen suunnittelu päivitettäisiin siten, että Tuulos otetaan strategiassa huomioon. Seurakuntayhtymän näkökulmasta Tuuloksen seurakunnan liittäminen Lammin seurakuntaan ei ole vaikutukseltaan suuri. Liitoksella ei ole vaikutusta tulon- tai omaisuudenjakoon. Kuitenkin yhtymän perussääntö, yhteisen kirkkoneuvoston ohjesääntö ja kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan johtosäännöt käydään läpi ja päivitetään tarpeellisin osin. Yhteisen kirkkovaltuuston paikkajako muuttuu, koska Kirkkolain 11 luvun 7 mukaan seurakuntakohtaisten paikkojen määrä putoaa kymmenestä kahdeksaan. Liitoksella ei ole vaikutusta Tuuloksen ja Lammin seurakuntien alueilla toimivan seurakuntayhtymän henkilöstön asemaan, eikä myöskään seurakuntien alueilla oleviin rakennuksiin, hautausmaihin, kiinteistöihin tai muihin tiloihin. Seurakuntayhtymän näkökulmasta selvitysmiehen esitys on hyvin perusteltu ja realistinen. Lisäksi seurakuntayhtymä tukee selvitysmiehen esitystä, että vastuuryhmä tai alueneuvosto on hyvä tapa organisoida Tuuloksen alueen seurakuntatyön koordinointi. Liitteenä 4 on selvitysmies Esa Löytömäen lausunto. Yhteinen kirkkoneuvosto esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että lausuntonaan yhteinen kirkkovaltuusto yhtyy selvitysmies Esa Löytömäen esitykseen Tuuloksen seurakunnan liitämisestä Lammin seurakuntaan 1.1.2019 alkaen, koska liitoksella turvataan parhaiten seurakunnallinen toiminta Tuuloksen alueella.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 9 11 Tietosuojavastaavan ja tietosuojaryhmän nimeäminen Kirkkohallitus on julkaissut 27.2.2017 yleiskirjeen nro 6/2017 Varautuminen Euroopan Unionin yleiseen tietosuoja-asetukseen. Euroopan unionin henkilötietojen käsittelyä sääntelevä yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679) tulee sovellettavaksi 25.5.2018 lukien. Asetus tulee sovellettavaksi sekä julkisella että yksityisellä sektorilla, ja se korvaa vuoden 1995 henkilötietodirektiivin sekä sen kansalliseksi täytäntöön panemiseksi annetun henkilötietolain (523/1999) säännökset niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely kuuluu asetuksen soveltamisalaan. Seurakuntien viranomaistehtävät keskusrekisterissä sekä hautatoimessa sisältävät laajaa henkilötietojen käsittelyä. Henkilötietojen käsittely myös muissa yhteyksissä on merkittävä osa seurakuntien toiminnan mahdollistamista. EU tietosuoja-asetuksen mukaisesti jokaiseen organisaatioon on nimitettävä tietosuojavastaava. Seurakunnat voivat nimetä yhteisen tietosuojavastaavan tai jokainen voi nimetä erikseen oman tietovastaavansa omasta organisaatiostaan. Hämeenlinnan seurakuntayhtymä toimii osana Tampereen IT-yhteistyöaluetta ja kokouksessaan 1.11.2017 7 ITyhteistyöalueen johtokunta nimesi tietohallinnon vs. kehityspäällikkö Jukka Nyrhisen Tampereen IT-alueen tietosuojavastaavaksi. Jukka Nyrhinen on pitkäjänteisesti paneutunut tietosuojaan liittyviin erityiskysymyksiin ja hän on käytettävissä myös Hämeenlinnan tietosuojavastaavana. Tietosuojaryhmän kokoonpanoa on syytä vielä harkita sen mahdollisimman tarkoituksenmukaiseksi muotoutumiseksi. Valmisteluprosessin edetessä seurakuntayhtymän johtoryhmä nimeäisi henkilöt tietosuojatyöryhmän. Hämeenlinnan seurakuntayhtymän nimettynä tietosuojavastaavana toimii Tampereen seurakuntayhtymän tietohallinnon vs. kehityspäällikkö Jukka Nyrhinen ja seurakuntayhtymän johtoryhmä nimeää hänelle tueksi 5-7 työntekijän tietosuojaryhmän eri työmuotojen henkilöstöstä.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 10 12 Muut asiat 13 Seuraava kokous Seuraava yhteisen kirkkoneuvoston kokous pidetään torstaina 26.4.2018 klo 18.00 Vanajan seurakuntakodilla. 14 Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus Pöytäkirjaan liitetään Kirkkolain 24 luvun 3-5 :n mukaiset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemisestä sekä todetaan pöytäkirjan pykälät, joista oikaisuvaatimusta eikä valitusta voida tehdä. 15 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päättää kokouksen.