1 Visma Econet Pro Arkistointi 1.1 Arkistointiajo Visma Econet Pro:n on lisätty ominaisuus, jolla tietokannassa olevista tiedoista voidaan ajaa arkistointiajo. Arkistointi luo määriteltyyn hakemistoon vuosikohtaisen aineistopaketin ajoon valitun yrityksen sen hetken tietokannan tilanteen mukaisesti. Arkistointiajo varaa Econet Pron resurssit ajon ajaksi, joten ohjelmaa ei voi käyttää arkistointi toiminnon aikana. Muodostettavat tiedostot ovat pdf, txt ja xml tiedostoja. Syntynyt arkistointi hakemisto voidaan polttaa esim. CD-levylle ja hakemistoa voidaan selata kuten mitä tahansa hakemistoa resurssien hallinnan kautta. Lisäksi Econet Pron päävalikkoon on integroitu toiminto arkiston katselua varten. Ennen toiminnallisuuden käyttämistä pitää käyttöympäristöön olla asennettuna käyttöjärjestelmään sopivat Pdf-ajurit (ei ASP ympäristössä). Arkistoajon aikana pdf tiedostojen syntyminen näkyy näytöllä. Asennusohje: Ajurit löytyvät Visma Econet Pron Työaseman asennusrompulta kansiosta: X:\Tools2005\EcPro_PDFajuri (jossa X on työasemasi CD levyasema). Asenna ajuri naputtamalla PDFX3SA_sm.exe (32-bit) tai PDFX3SA_sm_64.exe (64-bit) tiedostoa. Hyväksy oletusvalinnat. Rekisteröitymistä ei tarvitse tehdä. Ajurilla voi tulostaa vain suoraan ohjelmasta. Jos tulostuksiin tulee keltaiset mainosleimat, merkitse valinta Pdf-tulostus käytössä (Asetukset Perusasetukset Yleiset oletusarvot). Asennus pitää tehdä pääkäyttäjän tunnuksin. Toiminto vaatii lisenssilaajennuksen. 1.1.1 Yleistä Econet Pron päävalikkoon avautuu uusi toiminnallisuus päivityksen mukana. Kun lisenssiavain on otettu käyttöön, avautuvat Arkistointityökalun alavalikot. Muutoin ohjelma ilmoittaa käyttöoikeuksista. Mikäli järjestelmän käyttäjille on määritelty käyttöoikeuksia ohjelman eri osiin, pitää myös tämä toiminnallisuus huomioida käyttäjien oikeuksien määrityksissä Asetukset Perusasetukset Käyttäjät. Kun käyttö Arkistointityökaluun estetään, se ei näy tällaisen käyttäjän päävalikossa.
1.1.2 Arkistointityökalu Arkiston asetukset Arkistokansio Hakemisto, johon yrityskohtaiset arkistokansiot luodaan ASP ympäristössä määritellään, joko asiakkaan oman koneen V-levyltä kansio tai jos on hankittu Visman levytilaa, niin voidaan määrittää poluksi S:\arkistointi. Numero Yrityksen numero Econet järjestelmässä Yrityksen nimi Lista järjestelmän yrityksistä Listassa näytetään käyttäjälle määritellyt yritykset (rajattu yrityslista) sekä ne yritykset, joissa ei ole salasanasuojaus käytössä. Yrityskansio Oletuksena yrityksen nimilyhenne
Yrityskohtaisesti voidaan määritellä myös yleisestä arkistokansiomäärityksestä poikkeava hakemisto. Jos kansio poikkeaa yleisestä arkistokansiosta, polku näytetään yrityksen tietojen alla siirtoraportilla ajon jälkeen. Aktiiviset Oletusmääritys sille, arkistoidaanko yrityksen tiedot ajon aikana. Määritä oletuskansio Aktiiviseksi valitun yrityksen muutettu yrityskansio voidaan palauttaa käyttämään oletusta eli ylintä Arkistokansio määritystä. Raporttilista: Taseet Tuloslaskelmat Päiväkirja Pääkirja Kirjanpidon tositteet Alv-raportit Verotarkastustiedot Myyntireskontra Laskupäiväkirja Myyntireskontra Maksupäiväkirja Myyntireskontra laskupääkirja Kirjanpidon raporttien määritysten mukaiset raportit Kirjanpidon raporttien määritysten mukaiset raportit Kirjanpidon päiväkirjan Kirjanpidon pääkirja Tositteiden kuvat kuten tulostettuna ohjelmasta Kirjanpidon raporttien määritysten mukaiset raportit *.txt tiedostot kirjanpidon verotarkastusmäärityksistä Myyntireskontra Maksupääkirja Laskut Myyntilaskujen kuvat pdf tiedostoina. Econetin myyntilaskut muuttuvat Kuitti tulosteiksi, kun laskulle on kirjattu järjestelmään suoritus. Arkisoinnin puolella tällaiset laskut näytetään kuitenkin alkuperäisessä muodossa eli otsikolla Lasku. Ostoreskontra Laskupäiväkirja Ostoreskontra Maksupäiväkirja Ostoreskontra Laskupääkirja Ostoreskontra Maksupääkirja Ostolaskut Ostolaskut xml tiedostoina 1.1.2.1 Siirrä arkisto ja siirrä yrityskansio Arkiston hallinnointia ja muutoksia varten ovat painikkeet Siirrä arkisto ja Siirrä yrityskansio. Siirrä arkisto: Valitse uusi hakemisto, jonne kopioit koko oletusarkiston sisällön ja jota käytät jatkossa oletusarkiston sijaintina. Hyväksy siirto Kyllä painikkeella
Ohjelma ilmoittaa kun siirto on tehty: Tarkista toiminnon jälkeen, että arkistot ovat ok. Siirrä yrityskansio: Toiminto kopioi oletusarkistokansiosta poikkeavien yritysten arkistokansiot uuteen hakemistoon ja muuttaa yrityskohtaisen arkistopolkumäärityksen. 1.1.3 Arkistointityökalu Siirrä raportit arkistoon Avautuva taulu on samanlainen kuin asetustenkin puolella. Oletuksena tuodaan asetuksissa määritellyt tiedot arkisto-ajoa varten (mitkä yritykset ja mitkä raportit). Oletusarvoja voidaan muuttaa ennen arkisto-ajoa joko manuaalisesti tai käyttämällä toiminto painikkeita. Taulussa voidaan näytettävien tietojen järjestystä muuttaa napauttamalla otsikkokenttiä. Aikaväli: määrittele miltä ajalta tiedostot luodaan arkistoon Kaikki: merkitsee kaikki yritykset mukaan arkisto-ajoon Pois kaikilta: poistaa kaikilta yrityksiltä arkistointi valinnan Valitse nykyinen valitsee aktiiviseksi vain sen yrityksen, josta avasit arkistointi-ohjelman Raporttilistan valinnat tulevat myös oletusasetuksista. Valintoja voidaan muuttaa joko manuaalisesti tai valitsemalla Kaikki painikkeella kaikki raportit arkistointiin mukaan. Valinnat voi tyhjentää Pois kaikilta painikkeella. Siirrä raportteja painike Käynnistää arkistointi-ajon yläpuolella valituilla määrityksillä.
Arkistointi-ajon aikana mahdollisesti tuleva ilmoitus: Tämä tarkoittaa, että arkistointiin määriteltyyn ohjelman osioon ei ole tehty kaikki tarpeellisia määrityksiä sen Yleiset Oletusarvot kenttiin (esim. tilitiedot, alv koodit jne.). Merkitsemällä Älä näyt tätä viestiä jatkossa ilmoitus ohitetaan seuraavalla kerralla. Kun arkistointi-ajo on valmis, siitä ilmoitetaan: Arkistoinnista syntyy siirtoraportti, jossa näytetään yrityskohtaisesti ajoon valittujen raporttien onnistuminen. Tarkista yrityskohtainen tilanne raportin perusteella, esim. ko. yrityksessä ei ole kirjanpidon tapahtumia, myyntilaskuja, ostolaskuja jne: 1.1.4 Arkistointityökalu Etsi ja nouda raportit Etsi ja nouda raportit toiminnallisuuden kautta voidaan tarkastella yrityskohtaisesti tietyn aikavälin tiettyjä raportteja tai yrityksen kaikkea arkistossa olevaa aineistoa.
Esim. ostolaskut: Taulu näyttää arkistosta valitun raportin nimen (lajin), raportin arkistotiedostonimen (alkuosan), tiedoston päivämäärätiedot, aineistoon kytketyn ulkoisen asiakirjan (esim. skannattu laskun kuva) ja yrityksen numeron Econet järjestelmässä. Kolmen pisteen painikkeilla voidaan katsella arkistoitua aineistoa sekä url kenttiin kytkettyjä ulkoisia aineistoja. Jos laskulla on sekä xml- että pdf linkit, ne näytetään valintaikkunassa ja tiedostoa näpäyttämällä ne voidaan esikatsella:
1.1.4.1 Pikakuvake arkiston katseluun (EI ASP ympäristössä!) Etsi ja nouda raporttisuodattimelle voi luoda myös oman pikakuvakkeen, jolloin toiminto avautuu suoraan esim. työpöydältä. Kopioi käyttämäsi Econet Pro:n pikakuva esim. työpöydälle ja nimeä sen Esim. Econet Pro Arkisto. Muuta hiiren oikean toimintonäppäimen takaa kuvakkeen ominaisuuksia seuraavasti: lisää käynnistyskuvakkeen Pikakuvake välilehden Kohde kenttään polun loppuun komento: /cmd MenuItem = 240;3 Tämä ohjelman osa ei voi olla auki yhtä aikaa pääohjelman Econet Pro kanssa.