perehdyttämisohje yt-toimikunta 10.9.2018 henkilöstöjaosto 25.9.2018 1
Sisällysluettelo 1. JOHDANTO... 3 2. PEREHDYTTÄMISEN TARKOITUS JA TAVOITTEET... 3 3. VASTUU PEREHDYTTÄMISESTÄ... 4 4. PEREHDYTTÄMISEN SISÄLTÖ... 5 5. PEREHDYTTÄMISEN SEURANTA... 6 LIITTEET: Perehdyttämisen muistilista Tervetuloa töihin Iin kuntaan 2
1. JOHDANTO Perehdyttäminen tarkoittaa toimenpiteitä, joilla edistetään uuden työntekijän työnhallintaa sekä sopeutumista työhön ja työyhteisöön. Perehdyttämien käsittää Iin kunnan organisaatioon ja toimintaympäristöön tutustumisen, omiin tehtäviin, työturvallisuuteen ja työolosuhteisiin opastamisen sekä työyhteisöön, työtovereihin ja henkilöstöpalveluihin tutustumisen. Työturvallisuuslain mukaan on työntekijälle annettava työn laadun ja työolosuhteiden edellyttämä opetus ja ohjaus työssä sattuvan tapaturman sekä turvallisuutta tai terveyttä uhkaavan haitan tai vaaran välttämiseksi. Laissa nuorten työntekijäin suojelusta velvoitetaan työnantajaa huolehtimaan, että nuori työntekijä, jolla ei ole työhön tarvittavaa ammattitaitoa ja kokemusta, saa opetusta ja ohjausta työhönsä sekä työolojen, ikänsä ja muiden ominaisuuksiensa edellyttämää henkilökohtaista opastusta työssä niin, että hän välttyy aiheuttamasta tapaturman vaaraa itselleen tai muille. Huolellinen ja hyvä perehdyttäminen on luottamusta synnyttävää. Perehdyttäminen on suurelta osin viestintää. Avoimella viestinnällä luodaan edellytyksiä työelämän laadun parantamiselle. Se vaikuttaa myös työntekijän halukkuuteen olla osa Iin kunnan organisaatiota. Perehdyttämisen tarkoitus on siis motivoida ja sitouttaa työntekijä Iin kuntaan ja alkavaan tehtävään. Perehdyttäminen ja työnopastus pitää suunnitella ennakkoon. Eri aloilla on erilaiset perehdyttämistarpeet. Sisältö vaihtelee aina työtehtävän ja tilanteen mukaan. Uuden työntekijän perehdyttämisessä on tärkeää organisaatioon tutustuttaminen, tehtävistä toiseen siirtyvän henkilön kohdalla korostuu uusien työtehtävien vaatima ohjaus. Perehdyttämisen tavoitteena on antaa kuva Iin kunnan tavoitteista ja toiminnasta sekä työntekijän omasta osuudesta tässä kokonaisuudessa. Hyvä perehdyttäminen saa aikaan hyviä tuloksia, mikä tarkoittaa lisääntynyttä asiakastyytyväisyyttä, laatua, tehokkuutta, työturvallisuutta sekä hyvinvointia. Vuorovaikutteisuus perehdyttämisessä on mahdollisuus myös työyhteisölle ja perehdyttäjälle. Uusi työntekijä voi havaita asioita, joista työyhteisö voi oppia ja saada kehittämisideoita omaan toimintaansa, koska uudella työntekijällä on kyky arvioida toimintaa tuorein silmin. Perehdyttämisprosessi alkaa jo rekrytointivaiheessa, jolloin uusi työntekijä saa yleiskuvan Iin kunnasta ja tehtävästä. Perehdyttämisellä voidaan lisätä rekrytoinnin onnistuvuutta tai tuhota hyvinkin onnistunut rekrytointi. Rekrytoinnin jälkeen alkaa yksilöllisesti suunniteltu perehdyttäminen, johon kuuluu vastaanotto, alkuohjaus ja työnopastus. Hyvä perehdyttäminen sisältää aina myös uuden työtekijän omaa aktiivista työskentelyä, vaikka esimiehen rooli perehdyttämisessä onkin keskeinen. Perehdyttäminen on syytä jakaa tehtävään ja organisaatioon perehdyttämiseen. Tehtävään perehdyttäjänä voi luontevasti toimia myös osaava työntekijä. Tämä oppaan tarkoituksena on tukea Iin kunnan esimiehiä ja perehdyttäjiä tehtävässään. Olennaisena apuna perehdyttämisessä toimii myös sähköinen Tervetuloa töihin Iin kuntaan -opas sekä intranetin materiaali. Eri työyksiköillä voi olla lisäksi omia perehdytysmateriaalejaan, joista esimies on vastuussa. 2. PEREHDYTTÄMISEN TARKOITUS JA TAVOITTEET Kuntatyö voi olla tulokkaalle tuttua ainoastaan asiakkaan ominaisuudessa. Kunnallishallinnon erityispiirteet, 3
oman työyksikön asema ja tehtävät koko organisaatiossa tuleekin sisällyttää perehdyttämiseen. Erityistä huomiota tulee kiinnittää ensimmäiseen kuntatyöpaikkaansa tulevien henkilöiden perehdyttämiseen. Perehdyttäminen on tärkeä osa henkilöstön kehittämistä ja työturvallisuustoimintaa. Kaikki työhön tulevat uudet työntekijät (myös harjoittelijat, kesätyöntekijät, työssäoppijat, lomittajat ja opinnäytetöiden tekijät), organisaation sisällä uusiin tehtäviin siirtyvät henkilöt sekä pitkään työstään poissa olleet henkilöt perehdytetään tehtäviinsä. Perehdyttämiseen kuuluvat toimenpiteet ennen palvelussuhteen alkua, henkilön vastaanotto, alkuohjaus työhön ja työympäristöön, työnopastus sekä seuranta. Perehdyttämisen tavoitteena työntekijän näkökulmasta on: selkeyttää tehtävänkuva ja tavoitteet ottaa haltuun toimintatavat saada kokemustietoa välttää vaarat hahmottaa fyysinen ja sosiaalinen toimintaympäristö organisaation arvoihin tutustuminen ja vertailu omiin arvoihin Perehdyttämisen tavoitteena organisaation kannalta: osaamisen hyödyntäminen, kehittäminen ja oikea suuntautuminen työtapaturmien ja työperäisten sairauksien vähäisyys työnjaon ja rajojen tuntemus arvojen hahmottuminen sopeutuminen toimintaympäristöön Seurauksena on realistinen käsitys työnteosta ja sen mahdollisuuksista, tehokas työskentely ja hyvä ammatillinen itsetunto, osallisuus ja hallinnan tunne, arvojen riidaton yhteiselo sekä pitkäaikainen työssä jaksaminen. 3. VASTUU PEREHDYTTÄMISESTÄ Lähimmällä esimiehellä on vastuu perehdyttämisen järjestämisestä. Jokaiselle uudelle työntekijälle nimetään oma perehdyttäjä, joka huolehtii työnopastuksesta. Käytännön perehdyttämiseen osallistuu usein moni muukin työyhteisön jäsen. Ihanteellista olisi, että perehdyttämiseen osallistuisi mahdollisimman moni. Näin kuormitus jakaantuu työyhteisössä tasaisesti, uusi työntekijä tutustuu henkilökohtaisen keskustelun välityksellä nopeammin työtovereihinsa ja saa monipuolisemman kuvan työstä ja työyhteisöstä. Vastuuta ei kuitenkaan voi siirtää. Esimiehen on varmistettava, että uusi työntekijä on saanut oikeassa ajassa tarpeelliset tiedot tehokkaaseen ja turvalliseen työskentelyyn. Rekrytoivan esimiehen on syytä muistaa myös muu työyhteisö. Uuden työntekijän saapumisesta ja hänen tehtävistään on etukäteen kerrottava työyhteisölle ja sovittava perehdyttämisen mahdollisesta jakamisesta työyhteisön jäsenten kesken. Työnopastuksesta huolehtiva perehdyttäjä voi olla tehtäviä aikaisemmin hoitanut henkilö, esimies tai joku muu työyhteisön jäsen, jolla on tarpeeksi tuntemusta perehdytettävän tulevista työtehtävistä. Perehdyttäjälle varataan riittävästi aikaa perehdyttämiseen. Uuden työntekijän vastaanottaminen ensimmäisenä päivänä on esimiehen tehtävä. Hän voi pyytää mukaan 4
varsinaisena perehdyttäjänä ja työnopastajana toimivia henkilöitä. Yhdessä heidän kanssaan tehdään myös perehdyttämissuunnitelma. Siinä sovitaan, miten perehdytys hoidetaan, kuka tai ketkä siihen osallistuvat sekä mikä on kenenkin osuus. Suunnitelma käydään uuden työntekijän kanssa läpi. Henkilöstöpalveluista saa tarvittaessa tukea perehdyttämisen toteuttamiseen. 4. PEREHDYTTÄMISEN SISÄLTÖ Perehdyttämisen lähtökohtana on, että työntekijälle selvitetään hänen tehtävänsä painottaen sen merkitystä työyksikön toiminnan kannalta. Perehdyttämisen ensimmäinen vaihe on työpaikkailmoitus. Siinä annetaan jo tietoa organisaatiosta ja tehtävästä sekä sen edellyttämistä taidoista. Työhönottohaastattelu on seuraava tärkeä vaihe. Siinä työnhakijat saavat perustiedot työstä, organisaatiosta ja palvelussuhteen ehdoista. Haastattelun jälkeen ennen työn aloittamista on usein erilaisia yhteydenottoja, jotka vaikuttavat vahvasti työnhakijan mielikuvaan tulevasta työnantajasta. Jokainen viesti kertoo Iin kunnan tavasta, johon uuden työntekijän odotetaan myös sopeutuvan. Samalla kun hakijalle ilmoitetaan valinnasta, hänelle toimitetaan Tervetuloa töihin Iin kuntaan -opas. Tervetuloa töihin Iin kuntaan -oppaan sisältö Hallintojohtajan tervetulotoivotus Kuvaus Iin kunnasta: historia, perusfaktat, tavoitteet, organisaatio ja asukkaat Kunnan arvot ja strategia Palvelussuhteen perusasiat Työturvallisuus Työterveyshuolto Osaamisen kehittäminen ja työkyvyn ylläpito Yhteistoiminta Työpaikalla nimetään perehdyttäjä, tarkistetaan työtilat ja työvälineet sekä tiedotetaan työyhteisön jäsenille uuden henkilön tulosta. Tarvittavat avaimet, käyttöoikeudet ja laitteet tulee tilata ajoissa. Ensimmäisenä työpäivänä uudelle työntekijälle kerrotaan hänen työstään ja työpaikastaan. Hänelle esitellään työympäristö ja työkaverit. Usein myös työsopimus/virkamääräys tehdään ensimmäisenä työpäivänä. Tällöin käydään lyhyesti läpi keskeiset oikeudet ja velvollisuudet sekä varmistetaan, että työntekijä tietää, mitkä työja verkaehtosopimukset ja mahdolliset paikalliset sopimukset koskevat hänen palvelussuhdettaan. Perehdyttäjä käy työntekijän kanssa läpi Tervetuloa töihin Iin kuntaan -oppaassa olevia asioita. Seuraavien työpäivien aikana uusi työntekijä käy yhteistyössä perehdyttäjänsä kanssa läpi työtehtäviensä eri vaiheita ja siirtyy yhä itsenäisempään työskentelyyn. 5
Tehtäväkohtainen työnopastus on perehdyttämisen keskeisin osa. Varsinainen työ ja siihen liittyvät koneet ja apuvälineet turvallisuusmääräyksineen käydään läpi. Turvallisten ja terveellisten työtapojen ja ergonomian opastus on tärkeää perehdyttämisessä. Samoin käydään läpi työhön liittyvät tietotekniset laitteet ja ohjelmistot sekä niihin liittyvät tietoturvamääräykset. Asiantuntija- ja palvelutehtävissä tietosuojaan ja henkilötietojen käsittelyyn liittyviä asioita on käsiteltävä riittävästi. Palvelutehtäviin liittyy niin asiakkaita kuin työtovereitakin koskevia suojattavia asioita. Esimies- ja asiantuntijatehtävissä korostuu myös eri tietolähteiden äärelle opastaminen. Työnopastuksen sisältö ja menetelmät sopeutetaan työtehtävien laatuun ja uuden työntekijän aikaisempiin työkokemuksiin. Uudelle työntekijälle on myös annettava tilaisuus itsenäisesti perehtyä työhönsä ja kunnan hallintoon liittyvään aineistoon. Uusi työntekijä saa yleistietoa Iin kunnasta ja sen hallinnosta Tervetuloa töihin Iin kuntaan -oppaan lisäksi kunnan kotisivulta. Ajankohtaista ja ajan tasalla olevaa tietoa koskien henkilöstöä löytyy intranetistä. Työehtosopimukset, työaika ja sen seurantatapa, palkka ja sen maksaminen, poissaoloista ilmoittaminen sekä lomat ja niiden määräytyminen ovat tärkeimmät palvelussuhteen ehtoihin liittyvät aiheet. Toimintaan ja työntekijän työhön liittyvät säädökset ja sopimukset kerrotaan ja niiden tallennuspaikka intranetissä opastetaan. Sähköinen tai kirjallinen aineisto ei saa kuitenkaan korvata henkilökohtaista suullista opastusta. Perehdyttämistä edellyttävät tilanteet ja erityispiirteet vaihtelevat tapauskohtaisesti perehdytettävästä työntekijästä riippuen. Uuden työntekijän perehdyttämisessä on tärkeää tutustuminen toimialan ja työyksikön palvelutehtävään sekä uuden työntekijän rooliin kokonaisuuden osana. Erityisesti esimiestehtäviin perehdyttäminen vaatii taustakseen tietoa koko Iin kunnan organisaatiosta sekä kunnan toiminnasta, taloudesta ja asukkaista. Työyhteisöä ja työntekijää lähimmin koskettavia perehdytysalueita ovat organisaation tavoitteet, rakenne ja henkilöstö. Työyksikön sidosryhmät ja vastuut ovat osa rakenteita. Johtamisjärjestelmä, menettelytavat ja pelisäännöt kertovat Iin kunnan omasta tavasta toimia. Iin kunnan sisällä työtehtävää vaihtavalle on myös laadittava perehdyttämisohjelma. Kunnan eri yksiköissä perehdyttäminen voi vaatia erilaisia painotuksia, sillä eri toimialojen kulttuurierot ja toimintatavat voivat poiketa toisistaan. Työn vaihtajalta odotetaan itsenäisempää otetta omaan perehdyttämiseensä. Perehtyminen voi olla mm. alan lainsäädäntöön ja muihin materiaaleihin tutustumista. Toisaalla perehdyttäminen voi olla hyvinkin sosiaalista, johon kaikki yhteisön jäsenet osallistuvat. Perehdyttäjän on tunnettava kunnan toimialat riittävän hyvin, jotta hän voi esitellä oman yksikkönsä poikkeavat piirteet. Esimerkiksi viestintäkanavat, kokouskäytännöt ja ennen kaikkea työvälineet voivat poiketa uuden työntekijän aiemmista kokemuksista. Pitkän sairaus- tai muun poissaolon jälkeen voi osittainen perehdyttäminen ja työnopastus olla tarpeen. Palaavan työntekijän kanssa on syytä käydä läpi kaikki työyhteisössä ja -ympäristössä tapahtuneet muutokset. Esimerkiksi työmenetelmät, -laitteet ja ohjelmat, säännöt ja sopimukset sekä organisaatio ja vastuut ovat saattaneet muuttua. Kesätyötekijöille ja harjoittelijoille ei voida järjestää laajaa perehdyttämistä. Hyvänä apuna toimiikin juuri tähän tarkoitukseen laadittu perehdyttämismateriaali. 5. PEREHDYTTÄMISEN SEURANTA Uudelle työntekijälle annetaan joko erikseen häntä varten tai laajempaa käyttöä varten laadittu perehdyttämisohjelma, jonka avulla hän itse voi seurata miten perehdyttäminen toteutuu. Ohjelman tulee perustua 6
liitteenä olevaan perehdyttämisen muistilistaan. Perehdyttämisen loppuvaiheessa esimiehen tulee käydä työntekijän kanssa keskustelu, jossa käydään läpi koulutus- ja kehittymismahdollisuuksia, työnkuvaa ja sen kehittämistä sekä tarkistetaan, että perehdyttämissuunnitelma on toteutunut. Palaute kannattaa ottaa avoimin mielin vastaan, sillä sen avulla turvataan seuraavien uusien työntekijöiden onnistunut perehdyttäminen. Kehityskeskustelu on myös luonteva paikka tehdä tarkistuksia perehdyttämisen vaikutuksesta. Seurannassa kiinnitetään huomiota seuraaviin asioihin: onko perehdyttäminen toteutunut ohjelman mukaan? onko eri vaiheiden kesto ja ajoitus ollut oikea? mihin asioihin tulisi kiinnittää enemmän huomiota? mitä pitäisi lisätä ohjelmaan? mitä pitäisi poistaa ohjelmasta? 7