Kuva Leena Harju RAAHEN KAUPUNGIN HENKILÖSTÖN PEREHDYTTÄMISOHJE

Transkriptio

1 Kuva Leena Harju RAAHEN KAUPUNGIN HENKILÖSTÖN PEREHDYTTÄMISOHJE Yhteistyötoimikunta Hallintolautakunta Kaupunginhallitus Kaupunginvaltuusto

2 SISÄLTÖ 1. JOHDANTO PEREHDYTTÄMISEN KOHDERYHMÄ JA VASTUUHENKIILÖT PEREHDYTTÄMISPROSESSIN KÄYNNISTÄMINEN TYÖSUHDEASIAT TYÖSOPIMUS / VIRKAMÄÄRÄYS PALKKA JA PALKANMAKSU TEHTÄVÄKUVAUS TYÖAJANSEURANTA POISSAOLOT HENKILÖSTÖETUUDET VAKUUTUKSET TIETOTURVA ETÄTYÖ SIVUTOIMI TYÖSUOJELU HENKILÖSTÖJÄRJESTÖT TYÖTERVEYSHUOLTO TYÖYHTEISÖVIESTINTÄ TYÖHÖN OPASTAMINEN HENKILÖSTÖN KANNALTA TÄRKEITÄ OHJEITA VIRKA- JA TYÖVAPAAT OHJE KEHITYSKESKUSTELUT KOULUTUSSUUNNITELMA VARHAINEN TUKI TYÖPAIKKAHÄIRINTÄ- JA KIUSAAMISTILANTEET PELISÄÄNTÖRIKKOMUKSET PÄIHDEOHJELMA LIITTEET MUITA OHJEITA

3 1. JOHDANTO Hyvin suunnitellulla ja toteutetulla perehdyttämisellä varmistetaan, että työntekijät saavat tietoonsa työnantajaan ja työsuhdeasioihin liittyvät perustiedot sekä valmiudet työskennellä työyhteisössä jossa voidaan tuottaa laadukkaasti niitä tuotteita tai palveluita, joita varten organisaatio on olemassa. Perehdytys saa työn ja palvelun sujumaan, auttaa oppimaan uutta ja vähentää tapaturmia ja työssä tulevia virheitä. Raahen kaupungilla noudatetaan asemaan ja tehtäviin katsomatta yleisiä hyvän käyttäytymisen periaatteita, käyttäydytään asiallisesti ja kohteliaasti toisia kohtaan sekä noudatetaan työnantajan ohjeita ja sopimuksia. Perehdyttäminen voidaan jakaa karkeasti kahteen osaan: perehdyttämiseen, jossa käydään läpi kaikille ammattiryhmille yhteiset perustiedot organisaatiosta, sen tavoitteista ja työoloista sekä työhön opastamiseen, joka on yksilöllisempää työntekijän tutustuttamista työtehtäviinsä, työmenetelmiin, työvälineisiin sekä turvallisiin toimintatapoihin. Työturvallisuuslain 14 määrää, että työntekijälle on annettava työn laadun ja olosuhteiden edellyttämä ohjaus sekä perehdyttäminen työhön ja työolosuhteisiin. Työsopimuslaissa ja laissa kunnallisesta viranhaltijasta määritellään työ-/virkasuhteeseen liittyviä säädöksiä sekä määritellään työnantajan että työntekijän velvollisuuksia. Tässä Raahen kaupungin henkilöstön perehdyttämisohjeessa esitetään perehdyttämisen periaatteet ja toteuttaminen yleisellä koko organisaation tasolla. Henkilöstöpalveluissa voidaan päivittää tätä ohjetta niiltä osin kuin muutokset eivät vaikuta asiasisältöön. Tässä perehdyttämisohjeessa mainituista asioista löytyy lisätietoja, ohjeita ja lomakkeita intrasta tai Raahen kaupungin nettisivuilta. 2. PEREHDYTTÄMISEN KOHDERYHMÄ JA VASTUUHENKIILÖT Perehdyttämisohjetta sovelletaan jo Raahen kaupungin palveluksessa oleviin sekä työhön tuleviin uusiin viran- ja toimenhaltijoihin, työllisyyslain perusteella työllistettyihin sekä pitkältä työlomalta tai virkavapaalta esimerkiksi äitiyslomalta, hoitovapaalta, vuorotteluvapaalta tai vastaavalta palaaviin henkilöihin. Myös lyhytaikaisessa työsuhteessa olevat, esimerkiksi kesätyöntekijät, sijaiset ja pysyvät varahenkilöt, perehdytetään. Perehdyttämistä tarvitaan myös siirryttäessä työskentelemään toiseen palvelukeskukseen tai työyksikköön ja työtehtävien muuttuessa. Työnantaja vastaa siitä, että kaikki voivat tehdä työtä turvallisesti. Esimies vastaa perehdyttämisen organisoimisesta. Työhön perehdyttämistä varten esimies voi tarvittaessa nimetä perehdyttäjän, joka yleensä on lähin esimies tai muu työtoveri. Työntekijällä on vastuu perehdyttämisen vastaanottamisessa ja ohjeistuksen noudattamisessa. 3

4 Perehdyttäjän tehtävänä on varmistaa perehdytettävän henkilön kanssa käytävän keskustelun avulla, että hänellä on riittävästi tietoa siitä kokonaisuudesta, johon työ liittyy. Perehdyttämiseen on valmistauduttava huolella ja varattava riittävästi aikaa. Perehdyttäjän tulee valvoa, että kaikki perehdyttämistoimenpiteet suoritetaan ja dokumentoidaan. Esimiehen ja työtovereiden asennoitumisella on suuri merkitys sille, miten perehdytettävä kokee työpaikan yhteistyöhengen ja ilmapiirin. Suhtautumisen tulee olla asiallista ja ystävällistä. 3. PEREHDYTTÄMISPROSESSIN KÄYNNISTÄMINEN Perehdyttämisprosessi alkaa jo siinä vaiheessa kun rekrytointi-ilmoitus julkaistaan. Hakuilmoituksessa annetaan tietoja muun muassa tulevasta työpaikasta, työtehtävistä ja palvelussuhdeasioista. Kun työntekijä valitaan virkaan tai toimeen on esimiehen tehtävä huolehtia muutamista seikoista jo etukäteen: huolehditaan työpisteen ja muiden tilojen varustuksesta sekä työvälineiden hankinnasta (puhelimet, atk-laitteet, sähköpostiosoite, kellokortti, avaimet, nimikilpi ovelle, ohjelmien käyttäjätunnukset jne). Työsuhteen päätyttyä esimies vastaa luovutettujen työvälineiden asianmukaisesta palautuksesta sekä ilmoittaa asiasta myös puhelinvaihteeseen sekä ICT-palveluihin. suunnitellaan ja aikataulutetaan perehdytys: kuka tai ketkä siihen osallistuvat, mikä on kunkin osuus ja milloin. uuden työntekijän saapumisesta tiedotetaan: perehdyttäjälle, lähimmille työyksiköille/henkilöille, joiden kanssa tulokas työskentelee sekä puhelinvaihteeseen, vahtimestarille ja postista huolehtivalle henkilölle. Lisäksi tiedotetaan tarvittaessa viikkotiedotteessa tai intrassa. Henkilöstöpalvelut järjestää kaksi kertaa vuodessa tai tarpeen mukaan kaikille uusille työntekijöille tarkoitetun yleisperehdyttämisiltapäivän, jolloin syvennetään tietoja kaupungin toiminnoista. Palvelukeskukset voivat järjestää erikseen omaa toimintaa käsitteleviä perehdyttämistilaisuuksia esimerkiksi kesätyöntekijöille. 4. TYÖSUHDEASIAT Uudelle työntekijälle selvitetään palvelussuhteeseen liittyvät oikeudet ja velvollisuudet ja perehdytetään henkilöstöpolitiikan periaatteisiin, tavoitteisiin sekä olemassa oleviin ohjeistuksiin. Raahen kaupunki on savuton työpaikka. 4.1 TYÖSOPIMUS / VIRKAMÄÄRÄYS Esimies ilmoittaa työsuhteen alkamisesta ja päättymisestä Raahen kaupungin puhelinvaihteeseen sekä ICT-palveluihin. Työsuhteen päättymisestä ilmoitetaan irtisanoutumislomakkeella. Uudelle työntekijälle tehdään aina kirjallisesti joko työsopimus tai viranhoitomääräys, työn luonteesta riippuen. Sekä työsopimuksen että viranhoitomääräyksen tekemisestä vastaa esimies. Lisätietoja työsopimuksen ja viranhoitomääräyksen sisällöstä, koeajasta sekä tarvittavien todistusten esittämisestä löytyy Raahen kaupungin rekrytointiohjeesta. 4

5 4.2 PALKKA JA PALKANMAKSU Palkkauksessa noudatetaan alakohtaisia työehtosopimuksia. Palkanmaksun perusteena on tehtävänkuva ja työnvaativuuden arviointi, jonka esimies laatii työtehtävän perusteella. Palkka maksetaan työntekijän ilmoittamalle pankkitilille. Työnantaja saa pääsääntöisesti palkansaajien verokorttitiedot sähköisesti suoraan Verohallinnosta, jos palvelussuhde on ollut voimassa edellisen vuoden viimeisenä päivänä. Verokortti tulee toimittaa työnantajalle erikseen mikäli palkansaaja valitsee B-vaihtoehdon tai palkansaaja hakee muutosverokortin kyseiselle vuodelle. Uudet palkansaajat (palvelussuhde alkaa 1.1. kyseisenä vuonna tai sen jälkeen) toimittavat verokortin palkanlaskentaan. Mikäli verokorttitietoja ei ole toimitettu, ennakonpidätys toimitetaan 60% mukaan. Työntekijä voi toimittaa palkkatoimistoon edellisten työsuhteiden todistukset, joiden perusteella tarkistetaan mahdollisuus saada työkokemuksen mukaan maksettavaa kokemuslisää. Työntekijä voi toimittaa palkkatoimistoon myös ammattiyhdistyksen jäsenmaksujen perintää varten valtakirjan. 4.3 TEHTÄVÄKUVAUS Työntekijälle tehdään kirjallinen tehtäväkuvaus, johon kirjataan tehtävän taustatiedot, yleiskuvaus tehtävästä, työehtosopimuksen soveltamisohjeiden määrittämät vaativuustekijät. Tehtäväkuvauksen laatimisesta vastaa lähiesimies (lomake löytyy intrasta). Työn vaativuustekijät voidaan lisäksi arvioida erikseen olemassa olevien kriteereiden mukaisesti. 4.4 TYÖAJANSEURANTA Työntekijän työajan seurannassa noudatetaan työaikalakia. Työaikaa seurataan ja suunnitellaan joko sähköisillä järjestelmillä tai työaika kirjataan muulla sovitulla tavalla. 4.5 POISSAOLOT Poissaolot anotaan aina sähköisen järjestelmän kautta omalta esimieheltä, joko etukäteen tai sairaustapauksissa välittömästi työhön paluun jälkeen, joskin äkilliseen poissaoloon tulee saada lupa esimieheltä muulla tavalla esimerkiksi soittamalla hänelle, tekstiviesti tai sähköposti ei käy. Raahen kaupungissa on laadittu erillinen virka- ja työvapaat ohjeistus virka- ja työvapaiden myöntämisestä. 4.6 HENKILÖSTÖETUUDET Raahen kaupungin henkilöstöllä on mahdollista ruokailla edullisesti työpaikkaruokailukohteissa. Työpaikkaruokailukohteet sekä ruokalistat löytyvät intrasta sekä Raahen kaupungin nettisivuilta. Raahen kaupungin henkilöstöllä on mahdollista tilata kulttuuri- ja liikuntaseteleitä (50 % omavastuuosuus). 5

6 Raahen kaupungin henkilöstöllä on mahdollista vuokrata henkilöstön käyttöön tarkoitettuja lomaosakkeita Rokualla sekä Vuokatissa. Raahen kaupungin henkilöstöä muistetaan henkilöstön muistamisohjeen mukaisesti. 4.7 VAKUUTUKSET Raahen kaupunkiin työsuhteessa olevat henkilöt ovat lakisääteisen tapaturmavakuutuksen piirissä. Tapaturmista tulee tehdä ilmoitus viikon kuluessa intrassa olevan sähköisen linkin kautta. Lakisääteinen tapaturmavakuutus ei ole voimassa vapaa-aikana. Raahen kaupungilla on palveluksessaan olevia viranhaltijoita ja työntekijöitä koskeva ryhmähenkivakuutus, josta voidaan viranhaltijan tai työntekijän kuolemantapauksessa maksaa ryhmähenkivakuutuskorvausta viranhaltijan/ työntekijän omaisille. 4.8 TIETOTURVA Työntekijälle luovutetaan työn tekemistä varten tarvittavat työkalut, esim. avaimet, puhelin, tietokone ja käyttäjätunnukset tarvittaviin ohjelmiin. Esimies huolehtii edellä mainittujen tilaamisesta ja työntekijä vastaa niiden asianmukaisesta käytöstä, säilyttämisestä ja palauttaa ne esimiehelle työsuhteen päätyttyä. Henkilöstön jatkuvaa tietosuoja- ja tietoturvaosaamista ylläpidetään sähköisen koulutusjärjestelmässä tapahtuvan itsenäisen verkko-opiskelun avulla. Itsenäisen verkko-opiskelun lisäksi voidaan järjestää tarpeen mukaan koulutustapahtumia ja tietoiskuja eri käyttäjäryhmille. Linkki sähköiseen koulutusjärjestelmään löytyy intrasta. Raahen kaupungissa on laadittu ohjeet tietoturvaperiaatteista ja Raahen kaupungin tietosuoja- ja tietoturvapolitiikasta. 4.9 ETÄTYÖ Raahen kaupungin palveluksessa on mahdollista tehdä etätyötä, jos työ on luonteeltaan etätyönä tehtävää, työ ei ole nimenomaisesti työantajan työpaikkaan sidottua ja tarve henkilökohtaiseen kanssakäymiseen tai työn välittömään seurantaan on vähäinen. Etätyö perustuu työnantajan ja työntekijän yhteisen luottamukseen ja etätyöstä tulee laatia erillinen etätyösopimus SIVUTOIMI Sivutoimesta tulee aina tehdä ilmoitus tai hakea lupaa kaupunginjohtajalta ennen sivutoimen aloittamista. 6

7 4.11 TYÖSUOJELU Työsuojelun toimintasuunnitelma laaditaan vuosittain, ja laadinnasta vastaa työnantaja. Suunnitelma laaditaan yhteistyössä työsuojelupäällikön ja työsuojeluvaltuutettujen kanssa, ja se käsitellään työsuojelutoimikunnassa HENKILÖSTÖJÄRJESTÖT Henkilöstöjärjestöjen yhteystiedot löytyvät intrasta. 5. TYÖTERVEYSHUOLTO Työterveyshuoltosopimus kattaa lakisääteisen ennaltaehkäisevän työterveyshuollon, työhöntulotarkastukset, terveystarkastukset ikäkausittain, työhön liittyvät sairaudet, tapaturmat, muut määräaikaistarkastukset, työkyvyn tukemisen, kuntoutussuunnitelmat, työyhteisötyön ja työpaikkaselvitykset. 6. TYÖYHTEISÖVIESTINTÄ Työyhteisöviestinnällä tarkoitetaan kaupungin organisaation sisällä tapahtuvaa tietojen kulkua kaikkiin suuntiin. Periaatteessa työyhteisöviestintää on kaikki tiedotteiden lukemisesta päivittäiseen vuorovaikutukseen työpaikalla. Työyhteisöviestintä on sekä työväline että osa työelämätaitoja, vuorovaikutusta ja arkista tiedonkulkua, sillä jotta kaupungin henkilöstö voisi tehdä työnsä, on sen käytössä oltava riittävästi tietoa kaupungin toiminnasta ja päätöksenteosta. Kaupungin sisäisen tiedonkulun on oltava selkeää ja sen on tavoitettava koko henkilöstö. Työyhteisöviestintä voi olla suullista, kirjallista tai sähköistä. Hyvän työyhteisöviestinnän lähtökohtana on aina hyvä käytös ja toisen ihmisen kunnioittaminen. 7. TYÖHÖN OPASTAMINEN Työhön opastaminen on varsinaista työtehtäviin perehdyttämistä, jossa varmistetaan, että työntekijä hallitsee työtehtävän, käytettävät koneet ja työvälineet sekä osaa toimia myös häiriö- ja poikkeustilanteissa. Suositellaan, että kaikki tulosalueet /-yksiköt tekisivät omat suunnitelmat työhön opastamiseen. 8. HENKILÖSTÖN KANNALTA TÄRKEITÄ OHJEITA Raahen kaupungilla on laadittu ohjeita, periaatteita ja sääntöjä joissa ohjeistetaan tarkemmin henkilöstöön ja työntekoon liittyvistä asioista. Ohjeita päivitetään tarpeen mukaan. Käytössä olevat ohjeet ja lomakkeet löytyvät intrasta tai Raahen kaupungin nettisivuilta. 7

8 8.1 VIRKA- JA TYÖVAPAAT OHJE Ohje virka- ja työvapaista sisältää työehtosopimukseen pohjautuvat periaatteet vapaiden myöntämisestä soveltamisohjeineen. 8.2 KEHITYSKESKUSTELUT Raahen kaupungin henkilöstöllä on mahdollisuus käydä vuosittain kehityskeskustelu oman lähiesimiehensä kanssa. Keskustelussa käydään läpi mennyttä vuotta sekä suunnitellaan tulevaa vuotta kaupungin arvojen ja strategian sekä työyksikön ja työntekijän omien tulevaisuuden näkymien, vahvuuksien ja osaamistarpeiden kehittämisen näkökulmista 8.3 KOULUTUSSUUNNITELMA Raahen kaupungin henkilöstöpalveluissa laaditaan vuosittain koko henkilöstön ammatillista osaamista kehittävän koulutuksen pohjaksi koulutussuunnitelma, jossa olemassa olevaa osaamista sekä tulevia osaamis- ja koulutustarpeita arvioidaan tulosyksikkötasolla. Kehityskeskusteluissa ilmenneiden koulutustarpeiden pohjalta esimies laatii oman tulosyksikkönsä koulutussuunnitelman. Koulutukseen hakeutumisesta on laadittu oma ohje. 8.4 VARHAINEN TUKI Raahen kaupungissa on käytössä varhaisen tuen ohje, joka on työväline erilaisten työhön liittyvien ongelmien havaitsemiseen, ratkaisemiseen sekä tukemiseen, ennen kuin havaittu ongelmatilanne on saanut aikaan myöhempää työuraa ja elämänlaatua heikentäviä vaikutuksia. 8.5 TYÖPAIKKAHÄIRINTÄ- JA KIUSAAMISTILANTEET Raahen kaupungissa on olemassa toimintaohjeet työpaikkahäirintä- ja kiusaamistilanteiden varalta. 8.6 PELISÄÄNTÖRIKKOMUKSET Raahen kaupungissa on olemassa toimintaohjeet pelisääntörikkomusten käsittelystä. Pelisäännöllä tarkoitetaan tässä yhteydessä joko lakiin tai sopimuksiin perustuvaa määräystä tai ohjetta sekä paikallista sopimusta toimintatavasta tai tietyn ohjeen soveltamisesta. 8.7 PÄIHDEOHJELMA Raahen kaupungin tavoitteena on työnantajana turvata henkilöstölleen päihteetön, turvallinen työyhteisö. Raahen kaupungissa on käytössä päihteettömyyttä tukeva ohjelma, Raahen kaupungin henkilöstön päihdeohjelma. 8

9 9. LIITTEET Liite 1 Perehdyttämisen tarkistuslista Liite 2 Tervetuloa Taloon Liite 3 Raahen kaupungin visio ja strategiset päämäärät Liite 4 Organisaatiokaavio (2 kpl) 10. MUITA OHJEITA Kaupunkistrategia vuosille Ohjeet kaupungin palveluksessa olevan henkilöstön muistamisesta merkkipäivänä Menettelytapaohjeet näyttöpäätetyöhön tarkoitettujen erityislasien hankkimiseksi Raahen kaupungin etätyöperiaatteet Raahen kaupungin hallintosääntö Raahen kaupungin henkilöstön koulutussuunnitelma (laaditaan vuosittain) Koulutukseen hakeutumisen ohje Raahen kaupungin henkilöstön palkkio- ja matkustussääntö Raahen kaupungin henkilöstön päihdeohjelma Raahen kaupungin Kehityskeskusteluohje Raahen kaupunki - savuton työpaikka Raahen kaupungin Rekrytointiohje Raahen kaupungin Tietosuoja- ja tietojärjestelmäpolitiikka Tietoturvaohjeistus Raahen kaupungin viestintäsuunnitelma Tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelma Toimintaohjeet työpaikkahäirintä- ja kiusaamistilanteissa Työsuojelun toimintaohjelma (laaditaan vuosittain) Raahen kaupungin varhaisen tuen ohje Raahen kaupungin yhteistoimintaohje Virka- ja työvapaat, ohje virka- ja työvapaiden myöntämisestä 9