1 KOKOUSAIKA Maanantai 9.4.2018 klo 17.00 KOKOUSPAIKKA Torikadun Olohuone KUTSUTUT JÄSENET: MUUT: Kivistö Henna-Riikka Immonen Anna-Kaisa Järvenpää Keijo Kuukka Kari Lähdekorpi Anita Peltomäki Eveliina Rasa Markku Tuohela Sirpa Uusitalo Heikki Ylivakeri Paula Koskinen Markku Ilottu Ari Tuohimaa Taina Tassberg Anu puheenjohtaja, vs. kirkkoherra vara varapuheenjohtaja esteellinen kirkkovaltuuston puheenjohtaja kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja talousjohtaja sihteeri Käsiteltävät asiat: 44-56 ALLEKIRJOITUKSET: Henna-Riikka Kivistö puheenjohtaja Anu Tassberg sihteeri PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS: Pöytäkirja on tarkastettu Hämeenkyrössä / 2018 / 2018 _ PÖYTÄKIRJAN NÄHTÄVILLÄOLO: Pöytäkirja on yleisesti nähtävillä kirkkoherranvirastossa. Todistaa: Ilmoitustaulun hoitaja
2 KOKOUSKUTSU AIKA: Maanantai 9.4.2018 klo 17.00 PAIKKA: Torikadun olohuone KÄSITELTÄVÄT ASIAT: 44 KOKOUKSEN AVAUS, LAILLISUUDEN JA PÄÄTÖSVALTAISUUDEN TOTEAMINEN 45 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJAT 46 TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN 47 TARKASTETUN PÖYTÄKIRJAN NÄHTÄVILLÄOLO 48 VAALILAUTAKUNNAN ASETTAMINEN 49 KIRKOLLISVEROÄYRI 2019 50 TIETOSUOJAVASTAAVAN VALINTA 51 TALOUSPÄÄLLIKÖN VIRAN AUKI JULISTAMINEN 52 TOIMISTONHOITAJAN REKRYTOINTI 53 VIRANHALTIJAPÄÄTÖKSET 54 MUUT ASIAT 55 TIEDOKSI 56 OIKAISUVAATIMUSOHJE, VALITUSOSOITUS JA KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Henna-Riikka Kivistö vt. kirkkoherra, kirkkoneuvoston puheenjohtaja
3 44 KOKOUKSEN AVAUS, LAILLISUUDEN JA PÄÄTÖSVALTAISUUDEN TOTEAMINEN KJ 9:1 : Kokouksen kutsuu koolle puheenjohtaja kirkkoneuvoston päättämällä tavalla. Kn 10 /99: Kokouskutsu on toimitettava ille viimeistään kolme (3) päivää ennen kokousta. KL 7:4 : Seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet istä on saapuvilla. Todetaan kokous laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 45 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJAT Kn ohjesääntö 6 : Pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa tarkastajaa tai, jos kokous niin päättää, kirkkoneuvosto kokouksessaan. Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa, jotka toimivat myös ääntenlaskijoina. Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Sirpa Tuohela ja Markku Rasa. 46 TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN Esityslista päätösehdotuksineen hyväksytään työjärjestykseksi. Ehdotuksen mukaan
4 47 TARKASTETUN PÖYTÄKIRJAN NÄHTÄVILLÄOLO Tämän kokouksen tarkastettu pöytäkirja on yleisesti nähtävillä 14 päivää ajalla kirkkoherranvirastossa 10.4.-23.4.2018. Ilmoitus nähtävillä olosta on seurakunnan ilmoitustaululla. Ehdotuksen mukaan. 48 VAALILAUTAKUNNAN ASETTAMINEN KVJ 2:4 Vaalit toimittaa seurakunnan vaalilautakunta, joka tulee asettaa viimeistään vaalivuoden toukokuussa. Kirkkovaltuusto tai seurakuntaneuvosto nimeää vaalilautakunnan puheenjohtajan. Vaalilautakunta valitsee ensimmäisessä kokouksessaan varapuheenjohtajan. Vuoden 2018 seurakuntavaalit pidetään marraskuun 3. sunnuntaina, 18. marraskuuta. Vaalien toimittamisesta seurakunnassa huolehtii vaalilautakunta. Vaalilautakunnan asettaa kirkkovaltuusto. Vaalilautakunta tulee asettaa viimeistään 31.5.2018. Vaalilautakuntaan kuluu puheenjohtaja ja vähintään neljä muuta tä sekä vähintään yhtä monta varatä. Varaet on asetettava siihen järjestykseen, jonka mukaan he tulevat ten sijaan. (KL 23:19) Varaet eivät siis ole henkilökohtaisia. Koska myös puheenjohtaja on vaalilautakunnan, tulee varaiä olla vähintään viisi. Vaalilautakunnan ten ja varaten määrää arvioitaessa on syytä ottaa huomioon kokemukset aikaisempien vaalien toimittamisesta. Vaalilautakunnan et ovat kokousten lisäksi mukana vaalipäivinä, kotiäänestyksessä ja mahdollisesti ennakkoäänestyksessä. Tarvittaessa vaalilautakuntaan valitaan enemmän iä kuin laissa edellytetään ja riittävästi varaiä, jotta vaalikelpoisuuden menetys tai muut yllättävät tilanteet eivät vaikuta lautakunnan päätösvaltaisuuteen. Vaalilautakunnan ten määrään vaikuttaa myös se, päätetäänkö seurakunta jakaa äänestysalueisiin. Seurakunnan jakaminen äänestysalueisiin saattaa tulla harkittavaksi erityisesti silloin, kun seurakuntien yhdistymisen seurauksena seurakunnan alue on laaja ja kun alueella on useita entisten kuntien alueiden muodostamia keskuksia, joissa kussakin on myös oma kirkkonsa. Hämeenkyrö ei täytä näitä kriteerejä. Kirkkovaltuusto nimeää vaalilautakunnan puheenjohtajan. Vaalilautakunta valitsee ensimmäisessä kokouksessaan varapuheenjohtajan. (KVJ 2:4,1) Vaalilautakuntaan voidaan valita kristillisestä vakaumuksesta tunnettu 18 vuotta täyttänyt seurakunnan konfirmoitu, joka ei ole vajaavaltainen (KL 23:2,1). Ehdokas tai hänen puolisonsa, lapsensa, sisaruksensa tai vanhempansa ei voi olla vaalilautakunnan enä
5 eikä varaenä. Puolisolla tarkoitetaan aviopuolisoa sekä ehdokkaan kanssa avioliitonomaisissa olosuhteissa tai rekisteröidyssä parisuhteessa elävää henkilöä. (KL 23:19,4) Kirkkoherra ei ole enää virkansa perusteella automaattisesti vaalilautakunnan, mutta hänet on suositeltavaa valita siihen. Kirkkovaltuuston on valittava seurakunnalle vaalilautakunta viimeistään 31.5.2018. Kirkkovaltuusto nimeää vaalilautakunnalle puheenjohtajan sen jälkeen, kun se on valinnut vaalilautakunnan varsinaiset et. Kirkkoneuvosto ehdottaa kirkkovaltuustolle että: 1. Kirkkovaltuusto päättää, ettei seurakuntaa jaeta äänestysalueisiin. 2. Kirkkovaltuusto valitsee vaalilautakuntaan viisi varsinaista tä ja viisi varatä sekä nimeää vaalilautakunnalle puheenjohtajan. 3. Päätetään valita lehti, jossa tietyt vaaleihin liittyvät kuulutukset ja ilmoitukset sekä ehdokaslistojen yhdistelmät julkaistaan (KJ 23:2 :n 2 ja 3 mom). Ehdotuksen mukaan. 49 KIRKOLLISVEROPROSENTTI 2019 ESITTELIJÄ: talousjohtaja Seurakunnan varoja ja tuloja saadaan käyttää ainoastaan seurakunnan tehtävien hoitamiseen. Seurakunnan ten tulee osallistua näiden varojen hankkimiseen. Se määrä, mikä kirkkovaltuuston vuosittain hyväksymän talousarvion mukaan muiden tulojen lisäksi tarvitaan menojen suorittamiseen, kootaan varainhoitovuoden kirkollisverona. (KL 15:1-2) Veroprosentti on Hämeenkyrössä hyvin pitkään ollut 1,5. Viime vuosien aikana on verotulojen kasvu pysähtynyt ja määrän vähenemisestä johtuen myös verotulot kääntyvät väistämättä ennen pitkää laskuun. Seurakuntien yhteistyöselvityksessä todettiin, että itsenäisen seurakunnan hallinto on hieman kalliimpi toteuttaa kuin nyt kolme vuotta Ylöjärven seurakunnalta hankittuna on ollut arvonlisäverollisenakin. Seurakunnan toimitilakysymys on edelleen ratkaistava asia. Lisäksi yhteistyöselvityksessä tuli ilmi, että seurakunnalla on edessään hautausmaan laajennusinvestointi arkkuhautauksen ollessa selvästi yleisempi hautaustapa. Tämänhetkiset sijoitetut rahavarat tuottavat vuosittain suhteellisen vakaata tuottoa, joten tuleviin investointeihin on viisasta varautua etukäteen siten, ettei investointien rahoitukseen tarvitse kotiuttaa pitkäaikaisia sijoituksia eikä toisaalta ottaa myöskään velkaa. Metsänmyynnistä on vuositasolla keskimäärin tuloutettavissa n. 50.000 euroa nettona. Vuosien 2014 ja 2015 toteutettujen isompien hakkuiden tulot ovat sijoitettuna pidempiaikaisesti ja siten säilyneet.
6 Hämeenkyrön kirkollisveroprosentti on ollut seudun alhaisin, mutta tilinpäätökset ovat olleet selvästi alijäämäisiä vuonna 2015 ja 2016 johtuen kiinteistöihin kohdistuneista mittavista poistoista. Vuoden 2017 päätyi ylijäämäiseksi lähinnä sijoitusomaisuuden positiivisten arvonmuutosten takia. Itsenäisen seurakunnan oman hallinto-organisaation ylläpitämiseen, toiminnan nykymuotoisena säilyttämiseen sekä tuleviin investointien varautumiseen on tarpeen korottaa veroprosentti tasolle 1,7. Näin nykykustannuksilla talous pysynee tasapainossa seuraavat kolme vuotta. Tämän kolmivuotiskauden aikana on mahdollisuus harkita toiminnan tarvitseman henkilöstön määrää ja sopeuttaa sitä tarvittaessa vastaamaan toiminnallisia tarpeita. Kirkkoneuvosto päättää esittää kirkkovaltuustolle, että Hämeenkyrön seurakunnan kirkollisveroprosentiksi varainhoitovuodelle 2019 vahvistetaan 1,7 %. Ehdotuksen mukaan. 50 TIETOSUOJAVASTAAVAN VALINTA ESITTELIJÄ: talousjohtaja EU:n tietosuoja-asetus astuu voimaan 25.5.2018. Julkishallinnon organisaatioiden, kuten seurakuntien, tulee valita tietosuojavastaava. Hämeenkyrön seurakunnan on mahdollista valita IT alueelta tehtävään lupautunut ja asiaan perehtynyt toimihenkilö. Tietosuojavastaavan tehtävänä on organisaation erityisasiantuntijana auttaa rekisterinpitäjää tai tietojen käsittelijää saavuttamaan hyvä henkilötietojen käsittelytapa ja lainsäädännön edellyttämä korkea tietosuojan taso, jonka avulla voidaan turvata yksityiselämän suojan toteutuminen sekä rakentaa ja säilyttää luottamus rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä. Hämeenkyrön seurakunnan tietosuojavastaavaksi valitaan Tampereen ev. lut. seurakuntayhtymän tietohallinnon kehityspäällikkö Jukka Nyrhinen. Ehdotuksen mukaan.
7 51 TALOUSPÄÄLLIKÖN VIRAN AUKI JULISTAMINEN ESITTELIJÄ: talousjohtaja Hämeenkyrön seurakunnan ja Ylöjärven seurakunnan välillä on solmittu keväällä 2015 yhteistyösopimus taloushallinnon tehtävistä ja perustettu talousjohtajan yhteisvirka. Taloustoimiston muut tehtävät on sopimuksen perusteella hoitanut Ylöjärven palkkaama henkilöstö. Myöhemmin sopimukseen liittyivät vielä kiinteistöpäällikön ja seurakuntapuutarhurin tehtävät ostopalveluna. Näin eri asiantuntemusta tarvittavat tehtävät jakautuivat pienillä osa-aikaisuusprosenteilla kuudelle eri henkilölle Ylöjärvellä. Hämeenkyrössä ainut tukipalvelujen ja hautaustoimen kokoaikainen henkilö oli työnjohtaja, joka hoiti sellaisia tehtäviä, jotka tavanomaisesti kuuluvat osaksi talouspäällikön tehtävää. Näitä ovat esimerkiksi työsuojelupäällikön tehtävät, hautaus- ja kiinteistötoimen esimiestehtävät ja työvuorosuunnittelu. Työnjohtajan lähtiessä toisen työnantajan palvelukseen, kun tavoitteena on itsenäinen seurakunta, on välttämätöntä ratkaista tyhjäksi jääneiden tehtävien hoito. Osaaikaisen talousjohtajan työhön eivät nämä tehtävät mahdu eikä toisaalta ole työntekijöiden kannalta mielekästä, että esimies on osa-aikainen ja kerran tai kaksi kertaa viikossa läsnä. Siten talouspäällikön rekrytointi olisi viisasta toteuttaa mahdollisimman pikaisesti. ESITTELIJÄN EHDOTUS: 1. Kirkkoneuvosto päättää julistaa haettavaksi talouspäällikön viran 24.4.2018 klo 15:00 mennessä. Hakuilmoitus julkaistaan MOL:in, Hämeenkyrön seurakunnan sekä kirkon avoimien työpaikkojen sivustoilla. Viran kelpoisuusehtona on soveltuva korkeakoulututkinto, ekonomin tai merkonomin tutkinto taikka tätä vastaava koulutus. Lisäksi viranhaltijalla tulee olla perehtyneisyyttä taloudellisten ja hallinnollisten asioiden sekä kirjanpidon hoitamisesta. Virkaan valittavan on oltava ev.lut. seurakunnan ja Suomen kansalainen. Hänen on esitettävä ennen viran vastaanottamista lääkärintodistus, ettei hänellä ole viranhoitoa haittaavaa sairautta tai vammaa. Virkaan valittavalla odotetaan olevan kokemusta seurakunnan hallinnosta, seurakuntaelämän tuntemusta sekä hyvät vuorovaikutus- ja esimiestaidot. Koska talouspäällikkö vastaa myös kiinteistö- ja hautaustoimesta, on kokemus näiltä osa-alueilta tarpeen. Viran palkkaus määräytyy KirVESTES:n ylintä johtoa koskevan palkkausjärjestelmän J20 hinnoitteluryhmän mukaan ja on tehtävän alussa 4.200 euroa/kk. 2. Kirkkoneuvosto nimeää haastatteluryhmän, jonka tehtävänä on valita hakijoiden joukosta haastateltavat henkilöt. Haastattelun tavoitteena on löytää virkaan
8 parhaiten soveltuva kelpoisuusehdot täyttävä henkilö. Haastattelut suoritetaan 26.4. ja/tai 3.5.2018. Virka on otettava vastaan mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään 1.7.2018. 3. Kirkkoneuvosto päättää kokouksessaan 7.5.2018 tehdä esityksen valittavasta henkilöstä kirkkovaltuustolle 14.5.2018 kokouksessa käsiteltäväksi. Kohta 1: Esityksen mukaan. Kohta 2: Kirkkoneuvosto nimeää haastatteluryhmään Heikki Uusitalon, Markku Koskisen ja Anna-Kaisa Immosen sekä talousjohtajan ja kirkkoherran. Kohta 3: Esityksen mukaan. 52 TOIMISTONHOITAJAN REKRYTOINTI ESITTELIJÄ: kirkkoherra Seurakunnan asiakaspalvelu, mm. omaisten vastaanottaminen on hoidettu vuoden 2017 alusta lukien maanantaisin ja torstaisin auki olleessa kirkkoherranvirastossa. Taloushallinnon tehtävät on hoidettu Ylöjärvellä. Luottamuselinten sihteerin tehtäviä on hoitanut oman toimensa ohella diakoni. Väestökirjanpidon tehtävät on hoidettu Tampereen seurakuntayhtymän ja Ylöjärven seurakunnan kanssa yhteisellä sopimuksella seurakuntayhtymän palveluksessa olevalla henkilöstöllä. Käytäntö on osoittanut, että tarvetta olisi paremmalle tavoitettavuudelle. Itsenäisen seurakunnan vaatima hallinto- ja asiakaspalveluresurssi on kokoaikainen talouspäällikkö sekä toimistonhoitaja, joka hoitaa asiakaspalvelun sekä taloushallinnon käytännön tehtäviä. Seurakunnan palveluksessa oli määräaikaisessa työsuhteessa Erja Kiviniemi, joka tuntee tehtävässä oleellisessa osassa olevan hautatoimen käytännössä tehtyään koko hautakirjojen ja korttien tallentamisen tietojärjestelmään. Lisäksi hän vei loppuun kirkonkirjojen digitoinnin tarkastuksen. Työsuhteidensa aikana hän sai kokemusta Hämeenkyrön seurakunnan toiminnasta ja työntekijöistä. Hänellä on taloushallinnon koulutus ja perustietämys Kirkon palvelukeskuksen käyttämistä ohjelmistoista. Toimistonhoitajan tehtävänkuva on laaja ja selkiytyy vielä käytännön myötä. ESITTELIJÄN EHDOTUS:
9 Rekrytoidaan Erja Kiviniemi toimistonhoitajan vakinaiseen työsuhteeseen alkaen mahdollisimman pian. Tehtävän vaativuusryhmä on 501. Tehtävässä noudatetaan 4 kk koeaikaa. Esityksen mukaan. 53 VIRANHALTIJAPÄÄTÖKSET Viranhaltijapäätökset tuodaan tiedoksi seuraavassa kokouksessa. 54 MUUT ASIAT Muita asioita ei ollut. 55 TIEDOKSI KIRKKOHERRANVAALIN VAALITAVAN VALINTA Tampereen hiippakunnan tuomiokapituli on pyytänyt Hämeenkyrön seurakunnan kirkkovaltuustolta lausuntoa kirkkoherranviran täyttämisestä. Lausunto tulee antaa tuomiokapitulille 1.6.2018 mennessä. Lausunnossa valtuusto pyytää tuomiokapitulia julistamaan Hämeenkyrön kirkkoherranviran haettavaksi. Lausunnon tulee sisältää - esitys vaalitavasta. Kirkkoherra valitaan ensisijaisesti välittömällä vaalilla, jossa äänioikeus on 18 vuotta täyttäneillä seurakunnan illä (kirkkoherran välitön vaali). Kirkkovaltuuston pyynnöstä tuomiokapituli voi kuitenkin päättää, että kirkkoherra valitaan vaalilla, jonka toimittaa kirkkovaltuusto (kirkkoherran välillinen vaali). - jos kirkkovaltuusto esittää välillistä vaalia, esitys tulee perustella (KL 23:11 ) - lausunto Hämeenkyrön seurakunnan kirkkoherran viran erityisistä tarpeista (KJ 6:13 ) - tuleeko virkaan valitun esittää rikosrekisterilain 6 :n mukainen rikosrekisteriote (KL 6:33 ). Ote tulisi vaatia vain silloin, kun kirkkoherran virkaan pysyväisluonteisesti ja olennaisesti kuuluu työskentelyä lasten kanssa. - koska ensisijaisesti kirkkoherran virka laitetaan haettavaksi verkkolomakkeella (KirkkoHR), tulee seurakunnan lausunnossa käydä ilmi: 1) kuka antaa lisätietoja täytettävästä kirkkoherran virasta (nimi, puhelinnumero, sähköposti),
10 2) viran palkkaus ja 3) organisaatiokuvaus (lyhyt kuvaus seurakunnasta) Lausunnon antaminen tulee kirkkovaltuuston tehtäväksi 14.5.2018 kokouksessa. Neuvosto käsittelee asiaa 7.5.2018 kokouksessaan 56 OIKAISUVAATIMUSOHJE, VALITUSOSOITUS JA KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Puheenjohtaja antoi oikaisuvaatimusohjeen ja päätti kirkkoneuvoston kokouksen klo 18.47.