TOIMITTAJA- OHJEET KUINKA LÄHETTÄÄ SÄHKÖISIÄ LASKUJA ELLE SYYSKUU 2018 Tutustu tähän ohjeeseen ja toimi ohjeen mukaan. pystyy tehostamaan ostosta maksuun prosessia. Laskut maksuun ajallaan, aikaa ja rahaa säästyy. Basware Corporation Copyright Basware Corporation All rights reserved
2 (14) Sisältö yhtiöiden uudet laskutusohjeet... 3 e-laskun vastaanottajana - erityisohjeet... 4 A. Verkkolaskujen ja PDF-e-laskujen osoitteet... 4 B. Verkkolaskun sisältö... 10 C. Lisätietoja ota huomioon seuraava... 11 D. Lähetä verkkolaskuja operaattorin kautta... 12 E. Lähetä PDF e-laskuja sähköpostitse... 13 F. Key-In portaalin palvelu saatavilla... 13 G. Paperilaskut... 14
3 (14) yhtiöiden uudet laskutusohjeet Hyvä toimittaja, siirtyy sähköiseen laskutukseen. Uusien laskutusohjeidemme mukaan, verkkolaskutus tulee jatkossa olemaan suositeltu ja siirtymäajan jälkeen ainoa tapa laskuttaa yhtiöitä. Olemme valinneet Baswaren yhteistyökumppaniksemme verkkolaskutuksessa. Toimittajat voivat jatkossa toimittaa laskuja seuraavasti: 1. Verkkolaskuna, lähetä laskut verkkolaskuoperaattorin kautta Lähetä lasku suoraan laskutusjärjestelmästäsi verkkolaskuoperaattorin kautta elle. Tämä dokumentti sisältää ohjeet koskien verkkolaskuosoitteita ja sisältövaatimuksia. 2. PDF-laskuna, rekisteröidy ja lähetä laskut sähköpostin liitteenä Käyttämällä Baswaren tarjoamaa ilmasta PDF-e-laskupalvelua voi lähettää PDF-laskut sähköpostina elle. Koska laskut luetaan sähköisesti, niiden on oltava koneella luettavassa muodossa. Laskut eivät voi olla käsin kirjoitettuja tai skannattuja. Aktivoi palvelu täältä: https://portal.basware.com/open/konepdf Lisätietoja löytyy tämän dokumentin osiosta E. 3. Luomalla laskun Baswaren Key-in portaalissa Rekisteröidy Baswaren portaalissa ja lähetä e-laskuja Baswaren web-pohjaisen Key-in portaalin kautta. Portaalin kautta voit kirjata laskun tiedot ja lähettää ne elle e-laskuna. Tämän ilmaisen palvelun voi aktivoida rekisteröitymällä Baswaren portaaliin tämän linkin kautta: https://portal.basware.com/open/koneportal Lisätietoja löytyy tämän dokumentin osiosta F. Ota yhteyttä, jos tarvitset lisätietoja uusiin laskutusohjeisiin liittyen: Yhteystiedot Yhtiö Basware Yhteystiedot laskutusohjeisiin tai laskun tilaan liittyen: Yhteystiedot Baswaren portaaliin rekisteröitymiseen liittyen: Yhteystiedot Suomi: ContactAP_FI@kone.com Yhteydenottopyyntö (englanniksi) Yhteistyöterveisin,
4 (14) e-laskun vastaanottajana - erityisohjeet A. Verkkolaskujen ja PDF-e-laskujen osoitteet Verkkolaskun lähettämistä varten tulee käyttää oikeaa verkkolaskuosoitetta. Verkkolaskuosoitteet ovat listattuna alla. yhtiö VAT-numero Verkkolaskuosoite Sähköpostiosoite PDF-laskuille (vaatii rekisteröitymisen) AUSTRALIA: KEP AU (Australia) KEP NZ (New Zealand) Holdings (Australia) Ltd. AUSTRIA: 47000142423 KEPAU201 kone.kep.au@email.basware.com 26-961-408 KEPNZ202 kone.kep.nz@email.basware.com ACN 003 986 436 ACN003986436 kone.holdings.au@email.basware.com AG ATU 14651205 ATU14651205 kone.ag@email.basware.com BAHRAIN: Bahrain SPC Elevators SPC BELGIUM: Belgium S.A. International N.V. CANADA: Inc. CKE Inc. CKQ CYPRUS: Elevators Cyprus Ltd. 99698-1 BH996981.Bahrain.SPC@email.basware.com 67721-1 BH677211.Elevators.SPC@email.basware.com BE0436407453 BE0436407453 kone.belgium.sa@email.basware.com BE0444307015 BE0444307015 kone.international.nv@email.basware.com 103753497 103753497CKE kone.inc.cke@email.basware.com 103753497 103753497CKQ kone.inc.ckq@email.basware.com 10100106J CY10100106J.Elevators.Cyprus.Ltd@email.basware.com
5 (14) CZECH REPUBLIC: a.s. CZ00176842 CZ00176842 kone.as@email.basware.com Industrial - koncern s.r.o. DENMARK: Elevator A/S EGYPT: CZ27111440 CZ27111440 kone.industrial.koncern@email.basware.com DK62953519 DK62953519 kone.elevator.as@email.basware.com LLC 67523 EG67523.LLC@email.basware.com ESTONIA: AS EE100085310 EE100085310 AS.@email.basware.com FINLAND: Oyj FI19274001 003719274001 kone.oyj@email.basware.com Industrial Oy Hissit Oy Export Oy FI18919760 DE814060910 FR07478053796 ATU58065827 IT00107459992 FI19042921 DE814060897 FR43484464441 HU26961046 996905829MVA HR42098860484 003718919760 kone.industrial.oy@email.basware.com 003719042921 kone.hissit@email.basware.com FI27784642 003727784642 kone.export.oy@email.basware.com FRANCE: KONÉ S.A. FR 06 592 052 302 GERMANY: FR06592052302 kone.sa@email.basware.com Montage GmbH GmbH, (Frontline) Holding GmbH DE260260937 DE260260937 kone.montage.gmbh@email.basware.com DE196233671 DE196233671 kone.gmbh@email.basware.com DE196233671 DE196233671KGM kone.holding.gmbh@email.basware.com
6 (14) Escalator SSC Europe GmbH Automatiktür en GmbH Servicezentr ale GmbH HONG KONG: Elevator (HK) Limited Ben Fung Machineries and Engineering Ltd HUNGARY: Felvonó Kft IRELAND: Ireland Limited ITALY: DE239780388 DE239780388 kone.escalator.slk.gmbh@email.basware.com DE220493160 DE220493160 kone.automatiktueren.gmbh@email.basware.com DE227883394 DE227883394 kone.servicezentrale.gmbh@email.basware.com 441616 HK441616 kone.elevator.hk@email.basware.com 28642 HK28642 kone.bfm.hk@email.basware.com 10851285-2-41 10851285241 kone.felvono@email.basware.com IE4815768T IE4815768T kone.ireland.limited@email.basware.com Slimpa S.p.A IT00192220127 IT00192220127 slimpa@email.basware.com Industrial S.p.A IT04160240968 IT04160240968 kone.industrial.spa@email.basware.com S.p.A IT12899760156 IT12899760156 kone.spa@email.basware.com KENYA: Kenya Limited LATVIA: SIA Lifti Latvija LITHUANIA: A02134566P A02134566P.Kenya.Limited@email.basware.com LV40003226874 LV40003226874 SIA..Lifti.Latvija@email.basware.com UAB LT234477811 LT234477811 UAB.@email.basware.com LUXEMBOURG: Luxembourg S.A.R.L. LU 1988 2405 675 LU19882405675 kone.luxembourg@email.basware.com
7 (14) LUMICO SARL MALAYSIA: Elevator (M) Sdn. Bhd B 138491 LUB138491 kone.lumico@email.basware.com 1707311104 MY1707311104 kone.elevator.my@email.basware.com MEXICO: Mexico S.A. de C.V. Industrial S.A. de C.V. KME880401DZ8 KME880401DZ8 N/A KIN050429782 KIN050429782 N/A Industrial Servicios S.A. de C.V. NETHERLANDS: KIS050429B79 KIS050429B79 N/A Holland B.V. 1657902 NL1657902 kone.holland@email.basware.com B.V. 1190994 NL1190994 kone.bv@email.basware.com Hissi B.V. 810356995 NL810356995 hissi.bv@email.basware.com Nederland Holding B.V. Deursystem en B.V. Kone Finance Holding BV 810540678 NL810540678 kone.nederland.holding@email.basware.com 008132148 NL008132148 kone.deursystem@email.basware.com 807557316 NL807557316 kone.finance.holding@email.basware.com NORWAY: Aksjeselskap AS 918 201 548 MVA NO918201548MVA kone.aksjeselskap.as@email.basware.com OMAN: Assarain LLC 1149803 OM1149803.Assarain.LLC@email.basware.com POLAND: Sp.zo.o. PL 521-053-45-32 PL5210534532 kone.sp.zoo@email.basware.com
8 (14) PORTUGAL: Portugal - Elevadores Lda QATAR: Elevators LLC RUSSIA: 46630 R3 PT46630R3 kone.portugal@email.basware.com 32647 QA32647.Elevators.LLC@email.basware.com CJSC Lifts SAUDI ARABIA: 7704186604 RO7704186604 N/A Areeco Ltd SINGAPORE: 4030093714 SA4030093714.Areeco.Ltd@email.basware.com Pte. Ltd. 197801381N 197801381N kone.pte.ltd@email.basware.com SLOVAKIA: s.r.o. SK2020336417 SK2020336417 kone.sro@email.basware.com SSC s.r.o. SLOVENIA: 2021862315 SX2021862315 kone.ssc@email.basware.com d.o.o. SI 94615225 SI94615225 kone.doo@email.basware.com SOUTH AFRICA: Elevators South Africa (Pty) Ltd. SPAIN: Elevadores S.A. Marvi Ascensores SL SWEDEN: 4850103047 ZA4850103047.South.Africa.Pty.Ltd@email.basware.com A28791069 A28791069 kone.elevadores@email.basware.com B60600897 B60600897 marvi.ascensore@email.basware.com Ab SE556234463901 SE556234463901 kone.ab@email.basware.com SWITZERLAND: (Schweiz) AG CHE-114.993.455 MWST CHE114993455MWST kone.schweiz@email.basware.com
9 (14) TURKEY: Kone Asansör Sanayi ve Ticaret A.S. UGANDA: 8340057092 TR8340057092 N/A Uganda Limited UNITED ARAB EMIRATES: 1003964115 UG1003964115.Uganda.Limited@email.basware.com Middle East LCC 59446 AE59446.Middle.East.LCC@email.basware.com UNITED KINGDOM: Plc. GB 222 2799 69 GB222279969 kone.plc@email.basware.com (NI) Ltd. USA: GB 222 2269 79 GB222226979 kone.ni.ltd@email.basware.com Inc. 36-2357423 US362357423MKO kone.inc@email.basware.com Marine Elevators LLC 84-1679224 US841679224MUS marine.elevators.llc@email.basware.com Mikäli et pysty lähettämään elle verkkolaskuja tai laskuja jossain edellä kuvatussa muodossa, ole yhteydessä ContactAP_FI@kone.com. Muut dokumentit: Kaikki muut dokumentit kuten mainosmateriaalit, pankkitakaukset, alkuperätodistukset ja tiliotteet ja vastaavat tulee lähettää postiosoitteeseen.
10 (14) Palveluntarjoajan tiedot Kaikki elle lähetettävät verkkolaskut ohjataan Baswaren verkon kautta. Baswaren rooli on vastata siitä, että vastaanottaa kaikki laskut oikeassa muodossa, joka puolestaan mahdollistaa laskuautomaation ella. Palvelun tarjoaja Operaattorin ID Lisätietoja Basware BAWCFI22 https://www.basware.com/ B. Verkkolaskun sisältö Alla oleva taulukko osoittaa mitä tietoja verkkolaskulla tulee olla. Muut laskun sisältövaatimukset perustuen lakiin ja sopimukseenne en hankinnan kanssa. Tieto tyyppi Kommentit Toimittajan verkkolaskuosoite Toimittajan nimi Toimittajan osoite Toimittajan VAT Toimittajan pankkitili / IBAN muodossa Toimittajan pankki ja SWIFT / BIC koodi VAT numero Verkkolaskuosoite () Katso osio A. yhtiön nimi yhtiön osoite Laskun numero Laskun päivämäärä Laskun eräpäivä Laskun kokonaissumma Laskun nettosumma Valuutta Ostotilausnumero () Viite () SEPA maksut vaativat oikean IBAN muotoisen tilinumeron.. SEPA maksut vaativat oikean BIC koodin. Laskulla on selkeästi ilmaistava mitä yhtiötä lasku koskee Laskun eräpäivä on oltava selkeästi näkyvillä. Valuutta (koodi) tulee ilmasta selkeästi. Jos lasku perustuu ostotilaukseen, en ostotilausnumero on mainittava laskulla. en vaatima viite esim. yhteyshenkilö tai kustannuspaikka.
11 (14) C. Lisätietoja ota huomioon seuraava 1. Muut dokumentit: Kaikki muut dokumentit kuten mainosmateriaalit, pankkitakaukset, alkuperätodistukset ja tiliotteet ja vastaavat tulee lähettää postiosoitteeseen tai email osoitteeseen ContactAP_FI@kone.com. 2. Käytämme viitenumeroa, jolla automatisoidaan laskujen käsittelyä: On tärkeää, että mainitset antamamme viitetiedon laskulla. Viitetiedon tulee olla identtisessä muodossa kentässä Ostotilaus numero ja Viite () annettujen tietojen kanssa. Älä lisää tai poista mitään numerosta tai nimestä. 3. Liitteet tulee toimittaa verkkolaskun kanssa: sisällytä liitteet verkkolaskuihisi. Erikseen toimitetuja laskuja ja liitteitä ei hyväksytä. 4. Yksittäiset vs koontilaskut: Laskut tulee mieluiten toimittaa yksittäisenä laskuna. Tällä varmistetaan automatisoidut prosessit, laskut automaattinen käsittely ja että laskut saadaan maksuun nopeammin. 5. Toimittajakohtaiset erityisvaatimukset: Joiltakin toimittajilta saatetaan vaatia tässä dokumentissa esitettyjen vaatimusten lisäksi lisätietoja laskuille. Nämä lisätiedot on eritelty toimittajan kanssa tehdyssä sopimuksessa. 6. Laskujen muoto: Voimme vastaanottaa laskuja kaikissa standardeissa xml formaateissa. Tässä dokumentissa oletetaan viimeisen version _XML format_ käyttöä. Tarkemmissa formaattiin liittyvissä asioissa, ota yhteyttä Baswareen tai verkkolaskuoperaattoriisi. 7. Laskuliitteet: Kaikki laskuliitteet (enclosed invoice images) tulee toimittaa joko PDF- tai TIFF-tiedostona. Mikäli laskun kuvaa ei ole liitteenä Basare generoi standardoidun laskun kuvan. Baswaren muodostama laskun kuva ei välttämättä sisällä kaikkea tietoa mitä haluaisitte toimittaa elle. Siksi on suositeltavaa, että liitätte mukaan PDF/TIFF kopion laskustanne.
12 (14) D. Lähetä verkkolaskuja operaattorin kautta Jos lähetät yli 500 laskua kuukaudessa ja yritykselläsi on jo sopimus verkkolaskuoperaattorin kanssa suositeltava laskutustapa on lähettää laskut suoraan laskutusjärjestelmästäsi. VAIHE 1. Ota yhteyttä verkkolaskuoperaattoriisi Jos yritykselläsi jo on verkkolaskuoperaattori varmista, että he ovat yhteydessä Baswareen. Baswaren operaattoripartnerit on listattu täällä: (https://www.basware.com/en-us/solutions/network-services/interoperability-partners). Jos operaattorisi ei ole listalla, toimita Operator Questionnaire palveluntarjoajallesi. Documentin voi ladata täällä: https://kb.basware.com/sites/default/files/basware_operator_questionaire.pdf. Autamme mielellämme, jos ette tällä hetkellä pysty lähettämään verkkolaskuja tai ette ole yhteydessä verkkolaskuoperaattoriin ota yhteyttä Baswareen www.basware.com/en-gb/contact-us. VAIHE 2. Laskun sisältö Laskun tulisi kattaa sisältövaatimukset, jotka on listattu tässä dokumentissa, jotta voi automatisoida laskun käsittelyn. VAIHE 3. Ala lähettämään verkkolaskuja Laskut tulee lähettää Baswaren serverille bt.basware.com. Pyydä palveluntarjoajaasi toimittamaan verkkolaskut Baswaren kautta elle. Ilmoita elle kun olet lähettänyt ensimmäisen verkkolaskun lähettämällä viesti osoitteeseen ContactAP_FI@kone.com. Valvomme, että lasku saapuu perille moitteettomasti. Testilaskuja ei tarvitse lähettää. Epäselvissä tilanteissa voit myös pyytää operaattoriasi varmistamaan, että lasku on toimitettu Baswarelle.
13 (14) E. Lähetä PDF e-laskuja sähköpostitse Jos yritykselläsi ei ole verkkolaskuoperaattoria, voit toimittaa laskut elle sähköisessä muodossa rekisteröitymällä PDF-e-laskupalveluun ja lähettää e-laskuja sähköpostilla. Tämä palvelu on toimittajille ilmainen. Katso lyhyt rekisteröitymisvideo (rekisteröinti video) ja aktivoi palvelu. Rekisteröidy täällä: https://portal.basware.com/open/konepdf Kuinka käyttää PDF e-laskupalvelua: 1. Rekisteröidy palveluun sähköpostiosoitteella. 2. Saat vahvistussähköpostin 3. Avaa vahvistussähköposti ja täydennä rekisteröityminen. 4. Mene sähköpostiisi tai laskutusohjelmaasi ja liitä PDF-lasku sähköpostiviestiisi ja lähetä lasku en e-laskujen sähköpostiosoitteeseen, jotka ovat listattu kohdassa A. Lisätietoja löytyy käyttöoppaasta (englanniksi). 5. Koska laskut luetaan sähköisesti PDF-laskun tulee olla koneluettavassa formaatissa käsinkirjoitettuja ja skannattuja laskuja ei voida lukea sähköisesti. F. Key-In portaalin palvelu saatavilla Jos lähetät vähemmän kuin 100 laskua vuodessa voit käyttää myös ilmaista laskujen Key-In palvelua Baswaren portaalissa. Key-In palvelua varten yrityksen tulee rekisteröityä web-pohjaisessa portaalissa, jonka jälkeen voit luoda ja lähettää e- laskuja elle. Rekisteröidy täällä: https://portal.basware.com/open/koneportal Kuinka käyttää Key-In-palvelua: 1. Rekisteröidy palveluun sähköpostiosoitteella. 2. Saat vahvistussähköpostin ja voit vahvistaa sähköpostiosoitteen, 3. Täydennä rekisteröityminen 4. Noudata linkin takana olevia ohjeita luodaksesi laskun elle täällä.
14 (14) G. Paperilaskut Huomioittehan, että postilokerot ovat muuttuneet. Nämä postilokerot ovat tarkoitettu vain ja ainoastaan laskuille. Kaikilla en yhtiöillä ei vielä ole uutta postilokeroa. en laskutuksen ensisijaiset vaihtoehdot ovat verkkolaskut, PDF e-laskut ja Key-in portaalipalvelu. yhtiö Oyj Industrial Oy Hissit Oy Ab PO BOX PL 964, 00026 BASWARE PL 965, 00026 BASWARE PL 966, 00026 BASWARE FE779, 107 77 Stockholm, Inc PO BOX 42608, Indianapolis, IN 46242 GmbH, (Frontline) Automatiktüren GmbH Elevator A/S Aksjeselskap AS Plc. (NI) Ltd. Po box 4601, 12678 Berlin Po box 4602, 12678 Berlin +++70720+++, 7996 Fakturaservice PO. Box 251, Økern 0510, Oslo NORWAY PO Box 760, NORTHWICH, CW9 9TG PO Box 761, NORTHWICH, CW9 9TH Pte. Ltd. Jurong Point Post Office, PO Box 657, Singapore 916422