TOIMITTAJA- OHJEET VERKKOLASKUJEN LÄHETYS PALVELUNTARJOAJAN KAUTTA. Noudatattehan näitä ohjeita MARRASKUU Tehostamme ostosta maksuun -prosessia

Transkriptio

1 SÄHKÖISEN LASKUTUKSEN 1 (12) TOIMITTAJA- OHJEET VERKKOLASKUJEN LÄHETYS PALVELUNTARJOAJAN KAUTTA MARRASKUU 2018 Noudatattehan näitä ohjeita Tehostamme ostosta maksuun -prosessia Basware Oyj Copyright Basware Oyj Kaikki oikeudet pidätetään Laskut maksuun ajallaan säästät aikaa ja rahaa.

2 SÄHKÖISEN LASKUTUKSEN 2 (12) Sisältö KONEen yhtiöiden uudet laskutusohjeet...3 A. Verkkolaskujen lähetys operaattorin kautta...3 KONE verkkolaskun vastaanottajana erityisohjeet...4 B. Verkkolaskujen osoitteet...4 C. Laskun sisältö...4 D. Lisätietoja ota huomioon seuraavat...6 Lisätuki ja yhteystiedot...6 Liite 1...7

3 SÄHKÖISEN LASKUTUKSEN 3 (12) KONEen yhtiöiden uudet laskutusohjeet Hyvä toimittaja, Siirrymme KONEella sähköiseen laskutukseen. Verkkolaskutus on jatkossa suositeltava ja siirtymäajan jälkeen ainoa tapa laskuttaa KONEen yhtiöitä. Olemme valinneet yhteistyökumppaniksemme Baswaren. Näiden ohjeiden avulla voit lähettää jäsennellyt laskutiedot suoraan laskutusjärjestelmästäsi palveluntarjoajasi kautta KONEelle. Ohje sisältää lisäksi sähköisen laskutuksen sähköpostiosoitteet sekä sisältöä koskevat vaatimukset. A. Verkkolaskujen lähetys operaattorin kautta Kaikki KONEelle lähetettävät verkkolaskut ohjataan Baswaren verkon kautta. Baswaren tehtävänä on vastata siitä, että KONE vastaanottaa kaikki laskut sellaisessa muodossa, että ne voidaan käsitellä automaattisesti: Palvelun tarjoaja Operaattorin ID Lisätietoja Basware BAWCFI22 VAIHE 1. Ota yhteyttä verkkolaskuoperaattoriisi Jos yritykselläsi on jo verkkolaskuoperaattori, varmista, että sillä on yhteys Baswareen. Baswaren operaattorikumppanit on listattu täällä: ( Jos palveluntarjoajasi ei ole listassa, toimita sille Baswaren operaattorilomake. Lomakkeen voi ladata täältä: Jos et tällä hetkellä pysty lähettämään verkkolaskuja tai sinulla ei ole yhteyttä verkkolaskuoperaattoriin, ota yhteyttä Baswaren myyntiin. Yhteystiedot ovat täällä: VAIHE 2. Laskun sisältö Jotta KONE voi automatisoida laskun käsittelyn, laskun tulee täyttää näissä toimittajaohjeissa esitetyt sisältövaatimukset (katso osa C, Laskun sisältö).

4 SÄHKÖISEN LASKUTUKSEN 4 (12) VAIHE 3. Aloita verkkolaskujen lähettäminen Laskut tulee lähettää Baswaren palvelimeen osoitteessa bt.basware.com. Pyydä palveluntarjoajaasi toimittamaan verkkolaskut KONEelle Baswaren kautta. Testilaskuja ei tarvitse lähettää. Epäselvissä tilanteissa voit myös pyytää operaattoriasi varmistamaan, että lasku on toimitettu Baswarelle. KONE verkkolaskun vastaanottajana erityisohjeet B. Verkkolaskujen osoitteet Verkkolaskun lähettämistä varten tulee käyttää oikeaa verkkolaskuosoitetta. Verkkolaskuosoitteet ovat listattuna alla. Kaikkien maiden verkkolaskuosoitteet ovat liitteessä 1. KONEen yhtiö Alv-numero Verkkolaskuosoite SUOMI: KONE Oyj FI KONE Industrial Oy KONE Elevators Oy FI DE FR ATU IT FI DE FR HU MVA HR KONE Export Oy FI C. Laskun sisältö Verkkolaskun tulee sisältää alla olevassa taulukossa luetellut tiedot. Lisäksi laskun tulee sisältää mahdolliset lain edellyttämät tai KONEen kanssa erikseen sovitut tiedot.

5 SÄHKÖISEN LASKUTUKSEN 5 (12) Tieto Pakollinen Kommentit Toimittajan verkkolaskuosoite P Verkkolaskuosoitteesi Toimittajan nimi P Yrityksesi nimi Toimittajan osoite P Yrityksesi osoite Toimittajan Alv-numero P Yrityksesi Alv-numero (Euroopan maat) tai verotunniste (Euroopan ulkopuoliset maat) Toimittajan pankkitili IBANmuodossa P SEPA-maksut edellyttävät oikeaa IBAN-numeroa Toimittajan pankin nimi ja SWIFT-/BIC-tunnus P SEPA-maksut edellyttävät oikeaa BIC-tunnusta KONEen verkkolaskuosoite P Katso osio _B._Verkkolaskuosoitteet KONEen yhtiön nimi P Laskusta täytyy käydä selkeästi ilmi, mille yritykselle se on kohdistettu KONEen yhtiön osoite P Ostotilauksessa tai sopimuksessa ilmoitettu yrityksen virallinen osoite Laskun numero P Laskun päivämäärä P Laskutyyppi P Lasku/hyvityslasku Laskun eräpäivä P Laskun eräpäivän täytyy näkyä laskussa Laskun kokonaissumma P Kokonaissumma sis. alv:n Laskun nettosumma P Summa ilman alv:tä Valuutta P Valuutan (koodin) täytyy käydä selkeästi ilmi Ostotilausnumero (KONE) P1 Jos lasku perustuu ostotilaukseen, laskussa on mainittava KONEen ilmoittama tilausnumero Kustannuspaikka P1 KONE ilmoittaa tämän Viite (KONE) P1 KONEen pyytämä viite, esimerkiksi KONEen yhteyshenkilö tai kustannuspaikka P = pakollinen P1= laskussa on oltava yksi näistä kolmesta kentästä

6 SÄHKÖISEN LASKUTUKSEN 6 (12) D. Lisätietoja ota huomioon seuraavat 1. Muut asiakirjat: Kaikki muut asiakirjat, kuten mainokset, pankkitakaukset, alkuperätodistukset, tiliotteet ja muut vastaavat asiakirjat on lähetettävä laskutiedusteluiden sähköpostiosoitteeseen (katso osio Lisätuki ja yhteystiedot). 2. Käytämme viitenumeroa, jolla automatisoidaan laskujen käsittely. On tärkeää, että mainitset antamamme viitetiedon laskulla. Viitetiedon tulee olla samassa muodossa kuin kentässä Ostotilausnumero ja Viite (KONE) annetut tiedot. Älä lisää tai poista mitään numerosta tai nimestä. 3. Liitteet tulee toimittaa verkkolaskun kanssa: Sisällytä liitteet verkkolaskuihin. Erikseen toimitettuja laskuja ja liitteitä ei hyväksytä. 4. Yksittäiset vs. koontilaskut: Laskut tulee mieluiten toimittaa yksittäin. Näin voidaan varmistaa automatisoidut prosessit, laskujen automaattinen käsittely sekä se, että laskut saadaan maksuun nopeasti. 5. Toimittajakohtaiset erityisvaatimukset: Joiltakin toimittajilta saatetaan vaatia tässä asiakirjassa esitettyjen vaatimusten lisäksi joitakin lisätietoja laskuissa. Nämä lisätiedot on eritelty toimittajan kanssa tehdyssä sopimuksessa. 6. Laskujen muoto: Voimme vastaanottaa laskuja kaikissa xml-vakiomuodoissa. Tässä asiakirjassa oletetaan, että käytössä on _XML-muodon_ uusin versio. Saat tarkan kuvauksen tarvittavasta muodosta Baswarelta tai verkkolaskuoperaattoriltasi. 7. Liitteenä olevat laskun kuvat: Kaikki laskuun sisältyvät kuvat tulee toimittaa PDF- tai TIFFtiedostoina. Jos liitteenä ei ole laskun kuvaa, Basware luo vakiomuotoisen laskun kuvan. Baswaren luoma laskun kuva ei välttämättä sisällä kaikkia tietoja, jotka haluat toimittaa KONEelle. Siksi on suositeltavaa, että liität mukaan PDF- tai TIFF-muotoisen kopion laskusta. Lisätuki ja yhteystiedot Jos sinulla on kysyttävää laskusi tilanteesta, voit ottaa meihin yhteyttä seuraavilla tavoilla: KONE Laskun maksun tilaa, muistutuksia tai tiliotteita koskevat kysymykset Suomi: ContactAP_FI@kone.com Basware Linkit: KONE Kysymykset, jotka koskevat laskujen lähettämistä oman palveluntarjoajan kautta Tietoja muista sähköisen laskutuksen vaihtoehdoista Yhteydenottopyyntö (englanniksi)

7 SÄHKÖISEN LASKUTUKSEN 7 (12) Liite 1 KONEen yhtiö Alv-numero Verkkolaskuosoite AUSTRALIA: KEP AU (Australia) KEPAU201 UUSI-SEELANTI: KEP NZ (Uusi-Seelanti) KEPNZ202 ITÄVALTA: KONE AG ATU ATU BAHRAIN: KONE Bahrain SPC BH KONE Elevators SPC BH BELGIA: KONE Belgium S.A. BE BE KONE International N.V. BE BE KANADA: KONE Inc. CKE CKE KONE Inc. CKQ CKQ KYPROS: KONE Elevators Cyprus Ltd J CY J TŠEKIN TASAVALTA: KONE a.s. CZ CZ KONE Industrial - koncern s.r.o. CZ CZ TANSKA:

8 SÄHKÖISEN LASKUTUKSEN 8 (12) KONE Elevator A/S DK DK EGYPTI: KONE LLC EG67523 VIRO: AS KONE EE EE SUOMI: KONE Oyj FI KONE Industrial Oy KONE Elevators Oy FI DE FR ATU IT FI DE FR HU MVA HR KONE Export Oy FI RANSKA: KONÉ S.A. FR FR SAKSA: KONE Montage GmbH DE DE KONE GmbH, (Frontline) DE DE KONE Holding GmbH DE DE KGM KONE Escalator SSC Europe GmbH DE DE KONE Automatiktür en GmbH DE DE KONE Servicezentr ale GmbH DE DE

9 SÄHKÖISEN LASKUTUKSEN 9 (12) HONGKONG: KONE Elevator (HK) Limited HK Ben Fung Machineries and Engineering Ltd HK28642 Shan On Engineering Company Ltd HK34041 UNKARI: KONE Felvonó Kft IRLANTI: KONE Ireland Limited IE T IE T ITALIA: Slimpa S.p.A IT IT KONE Industrial S.p.A IT IT KONE S.p.A IT IT KENIA: KONE Kenya Limited A P A P LATVIA: SIA KONE Lifti Latvija LV LV LIETTUA: UAB KONE LT LT LUXEMBURG: KONE Luxembourg S.A.R.L. LU LU LUMICO SARL B LUB MALESIA: KONE Elevator (M) Sdn. Bhd MY MEKSIKO: KONE Mexico S.A. de C.V. KME880401DZ8 KME880401DZ8 KONE Industrial S.A. de C.V. KIN KIN KONE Industrial Servicios S.A. de C.V. ALANKOMAAT: KIS050429B79 KIS050429B79 KONE Holland B.V NL

10 SÄHKÖISEN LASKUTUKSEN 10 (12) KONE B.V NL Hissi B.V NL KONE Nederland Holding B.V NL KONE Deursystem en B.V NL Kone Finance Holding BV NL NORJA: KONE Aksjeselskap AS MVA NO MVA OMAN: KONE Assarain LLC OM PUOLA: KONE Sp.zo.o. PL PL PORTUGALI: KONE Portugal - Elevadores Lda R3 PT46630R3 QATAR: KONE Elevators LLC QA32647 VENÄJÄ: CJSC KONE Lifts RO SAUDI-ARABIA: KONE Areeco Ltd SA SINGAPORE: KONE Pte. Ltd N N SLOVAKIA: KONE s.r.o. SK SK

11 SÄHKÖISEN LASKUTUKSEN 11 (12) KONE SSC s.r.o SX SLOVENIA: KONE d.o.o. SI SI ETELÄ-AFRIKKA: KONE Elevators South Africa (Pty) Ltd ZA ESPANJA: KONE Elevadores S.A. A A Marvi Ascensores SL B B RUOTSI: KONE Ab SE SE SVEITSI: KONE (Schweiz) AG TURKKI: CHE MWST CHE MWST Kone Asansör Sanayi ve Ticaret A.S TR UGANDA: KONE Uganda Limited UG ARABIEMIIRIKUNNAT: KONE Middle East LCC AE59446 ISO-BRITANNIA: KONE Plc. GB GB KONE (NI) Ltd. GB GB YHDYSVALLAT: KONE Inc US MKO Marine Elevators LLC US MUS

12 SÄHKÖISEN LASKUTUKSEN 12 (12)