Varsinais-Suomen keskitetty asiakas- ja palveluohjaushanke Johanna Ritvanen, hankejohtaja KomPAssi- hanketiimi 30.1.2018 1
Sisällys 1. Hankkeen tausta... 3 2. Hankkeen eteneminen... 3 3. Viestintä... 4 4. Osallisuus... 5 5. Koulutukset... 6 6. Hankkeen työskentelymalli: arviointia... 6 7. Hankkeen projektien tavoitteet ja saavutetut tulokset... 7 7.1 Palveluohjauksen projekti... 7 7.2 Omaishoidon projekti... 10 8. Digitaaliset palvelut ja sähköinen alusta... 14 9. Yhteenvetotaulukko osaprojekteista... 17 Liitteet: Liite 1: Kysely omaishoitajille Liite 2: Hankkeen eteneminen suhteessa tavoitteisiin Liite 3: Ikäihmisten keskitetty asiakas- ja palveluohjauksen tavoitetila Liite 4: Omaishoidon äkillisiin kriisitilanteisiin varautuminen 2
1. Hankkeen tausta Sosiaali- ja terveysministeriö julkaisi 6.5.2016 hakujulistuksen kärkihankkeelle Kehitetään ikäihmisten kotihoitoa ja vahvistetaan kaikenikäisten omaishoitoa 2016 2018 (STM 2016:32). Rahoituksella rahoitettiin maakunnan tasoisia kokeiluja. Varsinais-Suomessa aloitettiin hankehakemuksen suunnittelu Varsinais-Suomen vanhustyön vastaavien verkoston johdolla kesällä 2016. Varsinais-Suomen hankesuunnitelman ja hakemuksen sisällöksi valikoitui KAAPO eli keskitetty alueellinen asiakas- ja palveluohjaustoimintamalli sekä iäkkäiden osalta omaishoidon vahvistamisen toimintamalli, erityisesti omaishoitajien jaksamisen vahvistamisen näkökulmasta. Merkittävänä osana hankesuunnitelmaa näyttäytyi sähköinen alusta, jonka tavoitteena on toimia maakunnan tasolla palvelujen tuottajien ja palvelujen käyttäjien kohtaamispaikkana sekä palveluohjaustyöntekijöiden työvälineenä ohjaten yhdenmukaiseen työskentelyyn. Hankehakemus jätettiin 31.8.2016 ja budjettisuunnittelun osalta sitä tarkennettiin vielä syyskuun alussa. Päätös valtionavustuksen myöntämisestä vastaanotettiin 12.10.2016. Hankkeen kokonaisbudjetti on hankesuunnitelmassa 2 967 816 euroa, johon valtionavustusta saatiin 2 374 253 euroa. Hankkeen omavastuuosuus jakautuu kunnille 75- vuotiaiden prosentuaalisessa suhteessa kuntien asukasmäärään. Hanke pääsi käynnistymään vuoden 2017 alusta. Hankkeen varsinaisen käynnistymisen myöhästyessä hallinnoiva kaupunki haki lisäaikaa hankkeeseen, jota myönnettiinkin marraskuun 2018 loppuun. Hankkeeseen osallistuvat kaikki Varsinais-Suomen kunnat, joita on yhteensä 27. Hankevastaavana kuntana toimii Turku. Turun hyvinvointitoimialan hallinnossa toimivat hankkeen 100% työntekijät; hankejohtaja, hankkeen prosessien koordinaattorit (palveluohjaus ja omaishoito) sekä projektisuunnittelija, -työntekijä ja sihteeri. Kolmannen sektorin asiantuntijuutta hanke saa projekti- ja ohjausryhmässä, johon osallistuvat Omaishoitajat ja Läheiset ry:n edustaja, Suomen Punaisen Ristin edustajat, Perhehoitoliiton edustaja, Muistiyhdistyksen edustaja sekä Turun Kaupunkilähetyksen edustaja ja Lähimmäispalveluyhdistyksen edustaja. Hankkeen ohjausryhmässä on edustus Varsinais-Suomen Yrittäjistä. 2. Hankkeen eteneminen KomPAssi- hankkeen keskeinen tavoite on; luoda keskitetty ikäihmisten asiakas- ja palveluohjauksen toimintamalli, jossa ikäihmisellä on mahdollisuus saada neuvoa, apua, tukea palvelujen saamiseksi. Mallin tavoitteena on koordinoida sekä sujuvoittaa palvelujen kohdentumista asiakkaiden palvelutarpeiden mukaisesti. Keskeistä on, että asiakas saa oikeat palvelut oikea-aikaisesti yhdellä yhteydenotolla huomioiden maakunnan monimuotoisuuden (saaristo ja ruotsinkielisyys). suunnata asiakas- ja palveluohjauksen toiminta samoin periaattein ja toimintatavoin. Tavoitteena ovat yhdenmukaiset toimintatavat sekä tiedot palveluista koko maakunnassa, jotta asiakkaat saavat tasavertaiset palvelut yhdenmukaisten kriteerien mukaisesti. Kriteerit perustuvat asiakaslähtöisesti tehtyyn asiakkaan tilannearvioon sekä validoiduilla menetelmillä tehtyyn toimintakykyarvioon. Tavoitteena on tukea asiakkaan valinnanvapauden parasta mahdollista toteutumista. kehittää palvelumuotoja maakunnassa omaishoidon asiakkaiden ja omaishoitajien jaksamisen tueksi laajentamalla ja monipuolistamalla palveluvalikoimaa muun muassa vapaapäivien mahdollistamisen avulla, terveyttä ja hyvinvointia tukemalla sekä vastaamalla omaishoitajan tilapäiseen poissaoloon paremmin ja kriisitilanteita paremmin hallitsemalla. suunnitella ja toteuttaa sähköinen palvelualusta, joka mahdollistaa tiedonvälityksen palveluista, niiden sisällöstä ja mahdollisista kriteereistä sekä toiminnasta maakunnan alueella iäkkäille maakuntalaisille. 3
Sähköisen alusta mahdollistaa työntekijöiden yhtenäinen toimintamalli palveluohjausprosessissa. käynnistää yhtenäisen viitekehyksen laatiminen maakunnan alueella palvelujen laadun arvioinnille. Tavoitteena on määritellä tietotarpeita laadun arvioinnille. 3. Viestintä Internet- sivut Hankkeella on oma sivustonsa Varsinais-Suomen maakunta- ja sote- uudistuksen Kimpassa-Allihopa - sivuston yhteydessä. Sivun osoite on https://kimpassa-allihopa.fi/sote/varsinais-suomen-maakunnallisia-sote-hankkeita/kompassi-varsinais-suomen-keskitetty-asiakas-ja-palveluohjaushanke/ Kuva: KomPAssi hankkeen internet-sivut Sivustolta löytyy keskeinen informaatio hankkeesta sekä esittelyvideo ja yhteystiedot. KomPAssi kysyy- palsta KomPAssi kysyy palstalla aiheena on ollut iäkkäiden asiakkaiden digitaalisten palvelujen käyttö. Vastauksissa todetaan että erityisesti varsin iäkkäät eivät käytä tietokonetta eivätkä sitä opi käyttämään. Todettiin myös, että osa ei halua tietokonetta käyttää. Jo puhelimen käyttö todetana hankalaksi. Tämän takia monikanavainen yhteydenotto mahdollistaa myös paikalle tulon tai puhelimen käytön. Toisaalta vastauksissa todettiin, että esimerkiksi sosiaalinen media mahdollistaa esimerkiksi sukulaisten ja tuttavien elämän seuraamisen, vaikka itse ei 4
osallistuisi julkaisemalla mitään. Internetissä olevien palvelujen hakemistoa toivottiin selkiytettävän. Todettiin, että moni asia on hajallaan, monimutkaisesti saatavilla ja tiedon etsiminen vaikeaa. Toivottiin, että hakemiston käyttö olisi helppoa, käyttö alahakemistoista ja esimerkiksi nuolinäppäimistä. Esimerkkinä käytettiin hakemistotekniikkaa, joka esimerkiksi kameroissa jo toimii. Todettiin että sisällön on oltava esteetön helppo hahmottaa sekä nähdä ja ymmärtää. Painotettiin iäkkäiden käyttämää kieltä. Uutiskirje KomPAssi hankkeen uutiskirje on lähtenyt ammattilaisille sekä muille aiheesta kiinnostuneille ajankohtaisine tilannekatsauksineen. Yleisen KomPAssi- uutiskirjeen tilaajia on ollut noin 350 henkilöä. Hankkeen työtilat ja muut viestintävälineet: Facebook- sivut avattu Hanke käyttää työtilana edelleen Turun kaupungin extranettia sekä twitteriä. Hankkeelle on avattu omat facebook-sivut joulukuussa 2017. Sivun löytää osoitteesta facebook.com/kompassi2018 sekä Fb: @kompassi2018 4. Osallisuus Ikääntyneet osallistuneet ovat osallistuneet KomPAssi- hankkeen kehittämistyöhön maakuntakierroksella (11 tilaisuutta) ja perhehoidon tilaisuuksissa maakuntalaisille (5 tilaisuutta seuduittain). KomPAssin arviontimenetelmiin kuuluu asiakkaiden osallisuus sekä asiakaskokemus. Lisäksi KomPAssi hanke on ollut erilaisissa iäkkäiden tilaisuuksissa maakunnassa; iäkkäiden seniorimessuilla kunnissa, ikäkeidas- tapahtumassa sekä K50 - festivaaleilla jne. KomPAssi hankkeen esittelyn lisäksi on ollut erilaisia teemoja. Esimerkiksi digitalisaation teemaa on käsitelty. Iäkkäät kokivat tutuimmaksi käsitteeksi internetin, mutta myös sähköinen palvelu oli tuttu ja kertoi palvelun muodosta. Palveluja oli runsaasti käytössä: pankkipalvelut, erilaisten lippujen varaus, aikataulujen selailuu, digilehti, TV-ohjelmaopas, palvelujen sijaintitiedot, puhelinnumerot ja aukioloajat, ruoan ja tavaroiden tilaus, pelaaminen, sähköposti, säätiedot, lääkärin ja laboratorion ym. ajanvaraus, some- kanavat sekä kirjastopalvelut. Ongelmia on ollut sivustojen toiminnassa jonkin verran. Sähköisten palvelujen piiriin toivottiin toimivia hakuja ja paikkaa, josta saisi keskitetysti tietoonsa palvelut. Oikean hakusanan keksimisen koettiin olevan haasteellista. Sivujen luoettavuutta mietittiin. Toivottiin myös tukea internetin käyttöön käyttäjälähtöisesti. Omaishoidon asiakasraadin lisäksi omaishoitajat osallistuivat hankkeen kehittämistoimenpiteisiin Omaishoitajat ja Läheiset ry järjestämällä risteilyllä. Hanke-esittelyn jälkeen käytiin useassa työryhmässä keskustelua hankkeen eri kehittämisteemoista. Lisäksi omaishoidon osuutta hankkeessa käytiin esittelemässä Raision vanhusneuvostossa. Hankkeessa tehtyä omaishoidon kehittämissä käytiin esittelemässä Turun omaishoitajien infotilaisuudessa 30.11. Paikalla oli yli 160 omaishoitajaa. Esittelyn ja yhteisen keskustelun lisäksi pyydettiin omaishoitajia täyttämään kysely hankkeen eri teemoista. Kyselyn tuloksia käytetään kehittämisen pohjana ja tukena. (Liite 1: Kysely omsaihoitajille) 5
5. Koulutukset Hankehenkilöstön koulutukset, verkostotapaamiset ja tapahtumat Hankkeen palveluohjausprojekti on osallistunut syksyn 2017 aikana Turun kaupungin 6Aika-hankkeen järjestämään Asiakasohjauskoulutuspaketin suunnitteluun muiden kaupungin toimialojen yhteisessä työryhmässä. Koulutusmateriaalia on hyödynnetty hankkeessa mm. KomPAssi WorkShopeissa, joissa on työstetty Kom- PAssi asiakasohjausprosessin arvoja, asiakasohjauksen ratkaisukeskeisyyttä sekä asiakkaiden monikanavaista asiointia. Hankehenkilökuntaa on osallitunut 7-8.9.2017 Lappeenrannassa pidettyihin SAS- ja kotiutushoitajapäiville. Lean valmennus hanketyöskentelyn tukena Hankkeen osaprojektien ja muun työskentelyn tukena on edelleen jatkanut keväällä 2018 Lean-sparrausta ja asiantuntijatyötä MIF Oy. Kullekin osaprojektille on sparrauksia ollut mahdollista saada yhteisen tilaisuuden (joka järjestettiin kesällä 2017) lisäksi kaksi. Palvelutarjoama osaprojektin kohdalla päädyttiin siihen, että työsryhmän työskentely oli vasta niin alussa, että sprarrauksista ei kyseisenä ajankohtana olisi hyötyä, joten toinen kerta peruutettiin. Palveluohjauksen osaprosessi 1 toinen Lean sparraus pidettiin 22.1.2018 yhdessä keväällä 2018 alkavan asiakasneuvonta ja ohjauksen kokeilun suunnitteluun osallistuvien kanssa. Tähän työryhmätyöskentelyyn osallistui 33 henkilöä eri kunnista. Lean valmennus on todettu hyödylliseksi ja hankkeen etenemistä tukevaksi, kun käytössä on lean menetelmät osaprojektien tuotoksia läpikäytäessä. RAI-koulutukset Yhtenäisen palvelutarpeen arvioinnin kokeiluun osallistuville 56 eri kunnan ammattilaiselle sekä KomPAssinhanketiimille pidettiin marras-joulukuussa 2017 kaksiosainen RAI-toimintakykymittarin käyttökoulutus. Koulutus sisälsi toimintakykymittariston käytön sekä tulosten arvioinnin. Kouluttajana toimi RAIsoft. Jokaisen kokeiluun osallistuvan työntekijän tuli osallistua kahteen koulutuspäivään. Ensimmäisen päivän aiheena oli arvioinnin sisältö ja toisen päivän aiheena asiakastason tulokset. Kokeilussa ammattilaiset käyttävät joko RAI Screener+ MNA tai RAI CA + MAPLe 5 + MNA arviointivälinettä. 6. Hankkeen työskentelymalli: arviointia Hanke on pääasiassa edennyt aikataulussa ja hankkeen tavoitteiden mukaisesti. Hankkeen tarkka eteneminen suhteessa hankkeen tavoitteisiin ja Varsinais-Suomen järjestämistyöryhmän alatyöryhmiin on esitetty liitteenä 2 olevassa taulukossa. Hanke on raportoinut säännöllisesti projekteittain rahoittajan hankesalkkuun sekä Turun kaupungin hankesalkkuun. Hankkeen ohjausryhmä on kokoontunut neljä kertaa. Työskentely on tukenut hankkeen etenemistä. KomPAssi- hankkeessa tehtiin osaprojektien työryhmille syyskuussa 2017 palautekysely ja osaprojektien työskentelymalli sai positiivista palautetta. Kysely työryhmille toistetaan tammi-helmikuussa 2018. Hankkeen yhteistyö toteutuu kuntien kanssa hankinta- ja yhteistyösopimuksen pohjalta. 6
Hankkeessa on jätetty kaksi maksatushakemusta vuodesta 2016 (hyväksytty) ja elokuussa 2017 (ei vielä hyväksytty). Hankkeessa on tehty yhteistyötä STM:n sekä THL:n kanssa. Hankkeessa on tehty tiivistä yhteistyötä OSSI hankkeen muiden KAAPO hankkeiden sekä ODA hankkeiden kanssa. Esimerkiksi suunnitteilla on Sodankylässä kehitetyn läheishoitajakyselyn kokeileminen myös Varsinais-Suomessa. 7. Hankkeen projektien tavoitteet ja saavutetut tulokset Hankkeessa on kolme projektia, joista kaksi (palveluohjaus ja omaishoito) ovat käynnistyneet aikataulun mukaisesti koordinaattorien johdolla. IT projekti aloitti työskentelyn keväällä 2017. 7.1 Palveluohjauksen projekti Syksy 2017 aloitettiin osaprojektien osalta elokuussa. Keväällä ja kesällä aloitettujen prosessien suunnittelua jatkettiin ja työskentelyä tiivistettiin. Työryhmätyöskentelyn tueksi saatiin Lean-sparrausta. Jokaisella osaprojektilla oli mahdollista saada kolme eri sparrauskertaa. Tämä toteutui yhtä osaprojektia lukuun ottamatta. Tämä toteutui tammikuussa 2018, jolloin sparraukseen osallistui myös tulevaan asiakasneuvonnan ja ohjauksen kokeiluun osallistuvat kunnat. Palveluohjausprojektin osaprojekteissa työskenteli yhteensä noin 60 ammattilaista. Alkusyksystä 2017 määriteltiin ja hyväksyttiin Keskitetty asiakas- ja palveluohjauksen tavoitetila (liite 3) sekä aloitettiin sen sisällä olevien osaprosessien; palvelutarpeen arviointiprosessi, asiakasneuvonta ja ohjauksen prosessi tavoitetilojen määrittely alkoi. Myös kotiutusprosessin suunnittelua aloitettiin. Sen jatkotyöstäminen siirrettiin loppuvuoteen 2017 sekä keväälle 2018, koska kuntien monet asiakas- ja potilastietojärjestelmät vaikeuttavat kotiutuksen keskittämistä. Kotiutukseen liittyvää asiakasturvallisuutta ja sujuvuutta ei voida toteuttaa ilman yhteistä toimintaa ja prosessia tukevaa järjestelmää. Tämän järjestelmän suunnittelu ja hankinta on aloitettu IT-projektin toimesta. Yhtenäisen palvelutarpeen arviointikokeilun kokeilusuunnitelma hyväksyttiin ohjausryhmässä jo elokuussa 2017 ja tämän jälkeen odotettiin päätöksiä (yhtenäisen arviointivälineen valinnasta), jonka jälkeen aloitettiin suunnittelemaan kokeilun tarkempaa aikataulua ja kokeiluun osallistuvien asiakasohjaajien koulutuksia ja kokeilun kick off-tilaisuuksia. Yhtenäisen palvelutarpeen arvioinnin työkaluksi ja välineeksi sekä päätöksenteon tueksi valittiin RAI toimintakykymittari. Ensivaiheessa sitä käytetään kokeilukunnissa, mutta tavoitteena onkäyttöönotto koko maakunnan alueella. RAI-mittari ei toimi yksistään palveluiden myöntämisen perustana, vaan päätöksenteko perustuu aina asiakkaan yksilölliseen arviointiin ja ammattilaisen tekemään tilannekohtaiseen arvioon. RAI-arviointiväline on Varsinais-Suomessa ollut käytössä aiemmin vain Turussa eli kyseessä oli aivan uusi arviointiväline muille kunnille. Projektisuunnittelijan ja -koordinaattorin toimesta koostettiin syksyn aikana käsikirjaa/manuaalia ammattilaisten tueksi marraskuussa 2017 alkavaan kokeiluun. Käsikirjan sisältö on pitkälti syksyn osaprojektien työryhmätapaamisten työskentelyn aiheita. Käsikirja on ollut kaikkien hankkeeseen osallistuneiden ammattilaisten (työryhmät, kokeiluun osallistuvat, projektiryhmän, ohjausryhmän) kommentoitavana ensimmäisen kokeilun alkamisesta (marraskuu 2017) lähtien. Käsikirja pitää sisällään seuraavat asiat:: palvelutarpeen arviointi (määritelmä) 7
omatyöntekijän määrittelyä palvelutarpeen arvioinnin kokeilussa käytettävä yhtenäinen toimintamalli ja siihen kuukuvat kotikäynnin suunnittelu, kotikäynti (sen suunnittelu, kotikäynnin tarkistuslista ja kotikäynnin sisältö) mitä tarkoittaa moniammatillinen palvelutarpeen arviointi asiakkaan uudelleenarviointi huoli herää erilaisten asiakassegmenttien tunnistamisen tueksi vihjeitä ja tarkempia mittareita tunnistamisen tueksi; kiireellisyyden arvioinnin tueksi asiakkaan aseman ja oikeudet (asiakkaan kieltäytyessä arvioinnista ja palveluista) etuudet päätökset asiakkaalle annetuista palveluista asiakassuunnitelma (lain määritelmä) asiakassuunnitelman sisältö ja rakenne jatko-ohjaus; sen sisältö ja rakenne palvelujen järjestäminen asiakkaalle Kokeilu 1. Yhtenäinen palvelutarpeen arviointi Kokeiluun ilmoitti osallistuvansa 14 Varsinais-Suomen kuntaa, kuntayhtymää tai yhteistoiminta-aluetta (Akseli (Masku, Nousiainen, Mynämäki), Kaarina, Koski TL, Lieto, Marttila, Naantali, Oripää, Paimio, Parainen, Raision ja Ruskon YTA, Salo, Turku, Uusikaupunki ja Vehmaa). Osallistuvia asiakasohjaajia on 56. Kokeilu aloitettiin pitämällä lokakuun 23 ja 30 pvä saman sisältöiset Kick off -tilaisuutta, joihin osallistui kokeilukuntien ammattilaisia. Tilaisuudessa käytiin läpi kokeiluun osallistuvat kunnat sekä kokeilusuunnitelma. Tämän jälkeen marraskuussa alkoivat osallistuvien asiakasohjaajien RAI-koulutukset. Koulutus piti sisällään kaksi koulutuspäivää. Ensimmäisen päivän aiheena olivat asiakasarvioinnin sisältö ja toisen päivän aiheena asiakastason tulokset. Koska kokeiluun osallistuvat kunnat jaettiin kahteen eri ryhmään (sen mukaan mitä RAI:n mittaria kokeilevat), niin koulutuspäivissä käytiin läpi sekä RAI Screener että RAI CA-mittaria. Tämän osa osallistujista koki jonkin verran sekoittavana tekijänä. Tähän päädyttiin lähes pelkästään tiukan aikataulun, mutta myös sen vuoksi, että vasta maakunnalle tehtävään esitykseen mennessä tullaan päättämään se, mitä mittaria tullaan ehdottamaan yhtenäisen palvelutarpeen arvioinnin mittariksi. Kokeilun tuloksilla ja ammattilaisten näkemykset vaikuttavat tähän. Kokeilu aloitettiin työntekijäkohtaisesti ensimmäisen koulutuskerran jälkeen. Tämän jälkeen asiakasohjaajat ryhtyivät kokeilemaan uutta palvelutarpeen arviointimallia. Ensimmäiset arviointikäynnit tehtiin 16.11.2017. Kunnat jaettiin sattumanvaraisesti kahteen ryhmään ja sen perusteella kummassa ryhmässä kunta on, niin määritteli sen kumpaa RAI:in arviointivälinettä ammattilainen kokeilussa käyttää. Kokeilun tavoitteena on testata palvelutarpeen arvioinnin malli saada tietoa toimintamallin toimivuudesta tehdä esitys tulevasta mallista Varsinais-Suomen maakunnan tasolla esityksen pohjalta jatketaan kehittämistyötä ja hanketta Mitä kokeillaan? käsikirjaa (miten tukee ammattilaista palvelutarpeen arviointi-prosessin toteuttamisessa?, arvioidaan sisältöä ja sen toimivuutta) 8
ensitietoseulan toimivuutta (riskien varhainen tunnistaminen, palvelutarpeen kiireellisyyden toteaminen, ohjautuminen avoimiin palveluihin, ohjautuminen oikealle asiakasohjaajalle palvelutarpeen arviointiin) tietojen kerääminen asiakkaan yhteydenottotilanteessa riskien tunnistaminen ohjautuminen oikealle osaajalle asiakaslähtöinen palvelutarpeen arviointi prosessi yhtenäisin menetelmin suunnittelu kotikäynti (asiakkaan osallistuminen ja vaikuttaminen on keskiössä) toimintakykymittari (RAI + muut käytössä olevat) moniammatillisuus palvelutarpeen arvioinnissa iäkkäiden palvelukriteerit (palvelupäätös tehdään kunnan omien kriteerien mukaisesti, myös omaishoito) mahdolliset eroavaisuudet kunnan omien ja yhteisten kriteerien välillä raportoidaan asiakassuunnitelma palvelujen järjestäminen ja koordinointi asiakkaan uudelleen arviointi. Tuki, ohjeistus ja seuranta kokeilun aikana KomPAssi-hanke pitää 1x viikossa kokeiluun osallistuville työntekijöille Skype-palaverin (1h). Käytössä on ollut yhteinen työskentelytila; Extranet, jonne on tallennettu kaikkien käytössä oleva kokeilun tuen aineisto sekä viikoittaisiin palavereihin tarkoitettu kysymys / vastaus- tiedosto, jonne tallennettu niissä läpikäyty ongelmat, murheet, kehitysehdotukset. Käsikirjaan, kriteereihin sekä muuhun materiaaliin on ollut kaikilla mahdollisuus kommentoida. Palaverien tarkoitus on ollut suunnata toimintaa tavoitteen mukaisesti ratkaista ongelmia vahvistaa hyviä käytäntöjä varmistaa hyvälaatuinen raportointi Puhelinpalaverien lisäksi palveluohjausprosessiin projektisuunnittelija ja koordinaattori ovat olleet saavutettavissa puhelimitse, s-postitse. Kokeilun seuranta ja raportointi Kokeilun raportointi on jatkokehittämisen ja tulevan esityksen kannalta tärkeää ja kokeilun aikana ja sen jälkeen. Raportointiaika on kolme kuukautta ja päättyy helmikuun puolessavälissä. Raportointi ja seuranta ovat ensitieto (erillinen Webropol-kysely, YAMK-opinnäytetyö) asiakkaiden osallistuminen, asiakastyytyväisyys tammikuusta 2018 alkaen (Turun Ammattikorkeakoulu) työntekijöiden kokemukset, mielipiteet ja osallisuus, Webropol-kysely, helmi-maaliskuussa 2018 (Turun Ammattikorkeakoulu) asiakassuunnitelma ja jatkosuunnitelma helmi-maaliskuussa 2018 (Turun Ammattikorkeakoulu) erillinen Excel-raporttipohja mm. seuraavista asioita: asiakasvolyymit ajankäyttö moniammatillisuuden toteutuminen toimivuus 9
Muu työskentely RAI-mittarit, tiedon vastaavuus tulokseen kriteerit ja myönnetyt palvelut (kriteerien vastaavuus myönnettyihin palveluihin) Kokeilun aikana osaprojektit ovat kokoontuneet ja aloittaneet osaprojekti 1 johdolla suunnittelemaan seuraavaa kokeilua joka on Ikäihmisten keskitetyn asiakasneuvonnan ja -ohjauksen kokeilu. Tulevan kokeilun tavoitetila on määritelty joulukuussa 2017 ja sen pohjalta työstetty alustavaa kokeilusuunnitelmaa. Palveluohjausprosessin koordinaattori on osallistunut Turun kaupungin 6Aika-hankkeen järjestämään Asiakasohjauskoulutuspaketin suunnitteluun muiden kaupungin toimialojen yhteisessä työryhmässä ja tästä on ollut apua tulevan asiakasneuvonta ja ohjaus kokeilun suunnittelussa, erityisesti sen osalta, että minkälaista osaamista vaaditaan onnistuneen asiakaskohtaamisen toteutumiseksi. Osaprojekti 2 on hahmotellut KomPAssin asiakassegmenttejä uudelleen sen pohjalta, mikä on asiakkaan tarvitsevan avun ja palvelun luonne ja määrä. Asiakassegmenttejä käsitellään projektiryhmässä helmikuussa 2018. Tätä ennen ne tullaan katsomaan yhteen omaishoidon osaprojektin asiakassegmenttien kanssa. Osaprojekti 5 kokoontui kaksi kertaa IT-projektipäällikön johdolla. Tapaamisissa palveluja luokiteltiin ikäihmisen näkökulmasta tarkoituksena selkeyttää digitaalisten informaatiopalvelujen tarjoamaa ja toisella kertaa hahmoteltiin keskitettyä neuvonta- ja ohjausprosessia ja siihen liittyviä ongelmakohtia. Kun alustasta saadaan ensimmäinen versio, kehittämistyöhön otetaan mukaan ikääntyneitä maakunnasta. Kokeilu 2 osallistuvia kuntia kartoitettiin tammikuussa 2018 ja osallistuvien kuntien kanssa pidettiin 15 tammikuuta Skype-palaveri, jossa hankejohtaja esitteli alustavaan kokeilusuunnitelmaan. Kokeilusuunnitelman konkretia suunnitellaan yhdessä kokeiluun osallistuvien kanssa. Tarkempi suunnittelu aloitettiin kokeilunkuntien yhdyshenkilöiden ja esimiesten sekä osaprojekti 1 kanssa 22.1 päätöksentekoprosessin työstämisellä. Työskentelyn tukena oli MIF:in Lean-sparraus. Tämän jälkeen kuntien tulee kartoittaa oman kuntansa palvelut, osallistujien osaaminen, ehdottaa konkreettisesti oman osallistumisensa mahdollisuudet. Konkreettinen työskentely kokeilusuunnitelman osalta aloitetaan helmikuussa 2018 ja tavoitteena on, että kokeilu alkaisi maaliskuussa 2018. 7.2 Omaishoidon projekti Omaishoidon prosessin tavoitteena on omaishoitajien jaksamisen tukeminen monipuolistamalla palveluja sekä äkillisiin kriisitilanteisiin vastaaminen. Hankesuunnitelman mukaisesti kehittämistoimet ovat erityisesti kohdennettu 65 vuotiaille ja sitä vanhemmille Syksyn 2017 aikana tavoitteita työstävät omaishoidon osaprojektien (palvelujen monipuolistaminen, hyvinvointi- ja terveystarkastukset, yhtenäiset kriteerit, vertaistuki, ohjaus ja valmennus ja äkillisiin kriisitilanteisiin varautuminen) työryhmät kokoontuivat säännöllisesti. Työryhmiin osallistujia yli 50 ammattilaista. Yhteensä eri osaprojektin kokoontumisia oli 17 kertaa. Syksyn aikana aloitettiin ensimmäiset omaishoidon kokeilut. Osana yhtenäistä palvelutarpeen arvioinnin kokeilua on kokeiltavana myös omaishoidon yhtenäiset kriteerit sekä asiakassuunnitelman yhteydessä tehtävä kriisitilanteisiin varautumisen suunnitelma. Lisäksi kokeiltavana on omaishoitajien hyvinvointi- ja terveystarkastusten yhtenäinen malli. Omaishoidon palvelujen monipuolistaminen Tavoitteena on tukea omaishoitajien jaksamista monipuolistamalla palveluja ja lisäämällä eri palvelujen hyödyntämistä. Hankesuunnitelmassa oli mukana mm. perhehoito, kotiin vietävä omaishoidon tuki, toimeksiantosopimuksen perustuva sijaishoito ja päivätoiminta. Syksyn 2017 aikana on tarkennettu näitä erilaisia tuki- 10
muotoja oamishoiodn tukena sekä ja tapoja niiden hyödyntämisen lisäämiseksi. Lisäksi on työstetty segmentointia omaishoidon osalta. Kehittämisessä ovat mukana Varsinais-Suomen kunnista Uusikaupunki, Kaarina, Raisio, Turku, Loimaa, Aura, Somero ja Naantali. Lyhytaikainen perhehoito omaishoidon tukena Tavoitteena on lisätä lyhytaikaista perhehoitoa Varsinais-Suomessa erityisesti omaishoidon tukena. Varsinais- Suomessa on ikäihmisten jatkuvaa perhehoitoa, mutta tarve on lisätä lyhytaikaista perhehoitoa. Yhteistyössä Perhehoitoliiton kanssa järjestettiin syksyn aikana Varsinais-Suomessa viisi infotilaisuutta. - 22.8 Parainen - 25.9 Turku - 9.10 Salo - 24.10 Laitila - 31.10 Loimaa Infotilaisuukissa kuultiin tietoa lyhytaikaisesti perhehoidosta sekä kokemuksia Pirkanmaalta, jossa lyhytaikaisesta perhehoidosta on kokemuksia. Lisäksi tilaisuuksissa kuultiin perhehoitajien kokemuksia lyhytaikaisesta perhehoidosta ja eri tavoista toteuttaa sitä käytännössä. Kaiken kaikkiaan tapahtumat keräsivät yli 60 ammattilaisia Varsinais-Suomen alueelta. Kaikille avoimet infotilaisuudet keräsivät osallistujia esimerkiksi kuntalaisista, vanhusneuvostoista ja omaishoidon järjestöistä. Tapahtumista tehtiin jutut Vakka-Suomen Sanomiin ja Loimaan Seutuun. Perhehoidon infotilaisuuksien jatkoksi järjestettiin työpaja 4.12 yhteistyössä Perhehoitoliiton kanssa. Työpajassa työstettiin lyhytaikaisen perhehoidon prosessikuvausta sekä mietittiin tapoja perhehoiyajien rekrytoinnin tehostamiseen. Keväällä 2018 on tavoitteena kokeilla erityisesti lyhytaikaisen perhehoitoon suunnattua valmennusta. Omaishoitajien hyvinvointi- ja terveystarkastukset Omaishoitajien hyvinvointi- ja terveystarkastusten osalta hankkeessa tavoitteena on luoda Varsinais-Suomeen yhtenäinen malli tarkastusten toteuttamiseen ja laatia prosessikuvaus yhtenäisen mallin toteuttamiseen tulevaisuudessa. Hankkeen alussa, alkuvuonna 2017, hyvinvointi- ja terveystarkastuksia tehtiin 15 kunnassa Varsinais-Suomen alueella. Tarkastukset oli suurimmaksi osaksi otettu käyttöön kunnissa 2016. Tarkastuksiin kutsuminen ja kohderyhmä vaihtelivat kunnittain esimerkiksi tarkastukseia tehtiin heti omaishoitajuuden alussa, 2-3 vuoden omaishoitajana toimimisen jälkeen sekä tarkemmalla segmentoinnilla. Syksyn aikana hyvinvointi- ja terveustarkastusten yhtenäinen malli saatiin valmiiksi ja sen kokeilu aloitettiin 13.11.2017. Tarkemmin kokeilussa on tarkastuksen yhtenäinen sisältälomake, yhtenäiset mittarit mukaan lukien COPE indeksi, tarkastuksista asiakkaalle annettava yhteenveto sekä asiakkaan tarkastuksen jälkeen täytettävä palautelomake. Kokeiluun osallistuivat Varsinais-Suomen kunnista ne, jotka olivat kehittämässä yhtenäistä mallia eli Uusikaupunki, Naantali, Marttila, Lieto, Raisio, Turku, Laitila, Paimio, Loimaa ja perusturvakuntayhtymä Akseli. Hyvinvointi- ja terveystarkastuksissa käytävät asiat on koottu otsikoiden alle, näitä ovat perustiedot, toimintakyvyn osalta fyysinen, psyykkinen, sosiaalinen, kogniitivinen, elämäntavat, ohjaus ja neuvonta. Tarkastuksissa kaikille käytettävät mittarit ovat COPE indeksi ja SPPB. Lisäksi paino, pituus, RR. Tarvittaessa käytettäviä mittareita ovat IADL, GDS-15, MMSE, Audit. 11
Kokeilun arviointi kokeiluun osallistuvien ammattilaisten täyttämä seurantataulukko asiakkaille tarkastuksen jälkeen täytettävä palautelomake kysely kokeiluun osallistuville ammattilaisille kysely kokeiluun osallistuville omaishoitajille kokeiluun osallistuvien omaishoitajien haastattelu (opinnäytetyö) Omaishoitajien hyvinvointi ja terveystarkastusten yhtenäisen mallin mukaisia tarkastuksia 13.11.2017-12.1.2018 oli tehty 64. Tarkastuksista kieltäytyi 2 ja 4 jätti tulematta. Kokeilun tarkempi arviointi toteutaan kokeilun raportointijakson päätyttyä 11.2 jälkeen. Elämäntavat Palveluohjaus Kognitivinen toimintakyky Psyykkinen toimintakyky Fyysinen toimintakyky Perustiedot 0 10 20 30 40 50 60 70 Kuvio: Hyvinvointi- ja terveystarkastuksissa käsitellyt teemat, annettu ohjaus ja neuvonta selä edelleen ohjaus Omaishoidon yhtenäiset myöntämisperusteet Edelleen ohjaus Ohjaus- ja neuvonta Käyty läpi Osaprojektin tavoitteena on laatia yhtenäiset asiakaslähtöiset omaishoidon kriteerit Varsinais-Suomeen. Tavoitteena ovat yhtenäiset arviointikäytännöt ja prosessi. Lisäksi tavoitteena on tehdä käytännön käsikirja työntekijöille yhtenäisen toiminnan varmistamiseksi. Varsinais-Suomeen alueella omaishoidon myöntämisperusteiden ja kriteereiden välillä on paljon vaihtelua mm. palkkioluokkien osalta. Omiashoidon kriteereitä on työstämässä Uusikaupunki, perusturvakuntayhtymä Akseli, Naantali, Lieto, Laitila, Raisio, Turku, Salo, Kaarina, Parainen ja Koski TL. Omaishoidon yhtenäisten kriteerien kokeilu alkoi 18.12. Kriteerit pohjautuvat Varsinais-Suomen nykytilanteeseen, työryhmän työskentelyyn sekä muilla alueilla tehtyihin yhtenäisiin kriteereihin. Kokeilussa on nyt ns. ennaltaehkäisevä tukiluokka, kaksi omaishoidon luokkaa sekä eristyismaksuluokka. Suurin osa kritereitä työstäneistä työryhmään osallistuvista ammattilaista osallistuu myös yhtenäisen palvelutarpeen arvioinnin kokeiluun ja RAI käyttöönottoon. Nyt kokeilussa olevat kriteerit ovat myös RAI pohjaiset. Myöntämisperusteita on työstetty myös laajemmin työryhmän toimesta ja kokeilun arvoinnin jälkeen kevään aikana on tulossa ehdotus Varsinais-Suomen 65-vuotiaiden ja sitä vanhempien omaishoidon tuen myöntämisperusteista. 12
Omaishoitajien vertaistuki ja valmennus Tavoitteena on maakunnallinen ohjausmalli ja ohjelma omaishoitoperheen vertaistukeen ja valmennukseen. Tavoitteena on omaishoitajien tarpeista lähtevää maakunnallisesti tasavertaista ja laadusta tietoa, tukea ja ohjausta yksilöllisesti. Syksyn aikana on työstetty omaishoitajien valmennuksen palvelukuvausta sekä sähköisen vertaistuen kokeulua. Mukana kehittämässä ovat olleet Uusikaupunki, Raisio, Turku, Paimio, Laitila, Loimaa ja Somero. Asiantuntijoina työryhmässä ovat Omaiset ja läheiset ry, SPR sekä Muistiyhdistys. Syksyn aikana on suunniteltu keväällä 2018 toteutettavaa omaishoidon sähköisen vertaistuen kokeilua. Kokeilun tavoitteet - vertaistuen kokemisen mahdollisuus ilman sitoutumista asuinpaikkaan - kokeillua uusia toimintatapoja ikääntyneiden omaishoitajien palveluissa - helppo saavutettavuus sähköiseen toimintaan ei tarvitse huolehtia kuljetuksista omaishoidettavan osapäivähoidosta - mahdollisyys anonyymiin osallistumiseen ryhmässä osallistuja jakaa itsestään sen mitä haluaa kertoa - maksuttomuus asiakkaalle maksutonta toimintaa - ryhmä määrittelee itse sisällön omaishoitajuus ei välttämättä ole toiminnan keskiössä, vaikka osallistujat ovat omaishoitajia Suunnitteilla on kaksi ryhmää, omaishoitajuuden keston perusteella. Osallistumismahdollisuus kaikkilla Varsinais-Suomeen alueilla. Kokeilun arvioinnista on tulossa opinnäytetyö. Hankkeessa on valmisteltu omaishoitajien valmennuksen palvelukuvausta. Lisäksi on aloitettu valmennuksen seudullisen kilpailutuksen prosessi. Kilpailutuksessa on mukana yli kymmenen kuntaa Varisnais-Suomessa. Tavoitteena on omaishoitajien monimuotoinen valmennus. Monimuotoisuudella tarkoitetaan valmennuksen toteuttamista esimerkiksi lähi- ja etävalmennuksena myös erilaisia sähköisiä välineitä hyödyntäen. Tarkoituksena on tarjota valmennusta erilaisille omaishoitoperheille, mahdollistaa paremmin omaishoitajien osallistuminen valmennuksiin sekä huomioida Varsinais-Suomen alueen erityispiirteet, kuten ruotsinkielisyys, maantieteelliset etäisyydet sekä saaristoalueet. Kilpailtuksen tukena käytetään hankeessa työstettyä palvelukuvausta. Työryhmätyöskentelyn lisäksi valmennuksen osalta on käyty keskusteluja omaishoitajien kanssa heidän toiveistaan niin sisällön kuin käytännön arjen toteutuksen suhteen omaishoitajien asiakasraadissa. Omaishoitajien äkillisiin kriisitilanteisiin varautuminen Tavoitteena on luoda Varsinais-Suomeen yhtenäinen toimintamalli omaishoidon äkillisiin kriisitilanteisiin. Toimintamalli (liite 4) sisältää yhtenäisten käytäntöjen luomisen kriisitilanteisiin varautumisessa, omaishoitotilanteen tunnistamisessa kriisin aikana sekä mallin kriisin jälkeiseen toimintaan. Lisäksi tavoitteena on Varsinais-Suomen kriisipaikkonen kartoittaminen ja niiden organisoinnin sekä paikkahallinnan suunnittelu tuleviasuudessa. Kriisitilanteisiin varautumista on yhdessä ollut tekemässä Varsinais-Suomen alueelta Kustavi, Raisio, Turku, Taivassalo, Sauvo, Pöytyä, Oripää, Kemiönsaari ja Salo. Syksyn 2017 aikana aloitettiin kriisitilanteisiin varautumisen suunnitelman kokeilu sekä kehitettiin malli kriisitilanteiden jälkeiseen toimintaan. Omaishoidon äkillisiin kriisitilanteisiin varautuminen Omiashoidon äkillisiin kriistilanteisiin varautumista työstettiin yhdessä omaishoitajien kanssa. Omaishoitajien näkemyksiä kriisitilanteisiin varautumisesta käytiin kuulemassa esimerkiksi Turun seudun Omaishoitajat ja Läheiset ry:n asiakasraadissa. Asiakasraadissa omaishoitajat toivat esille mm, että mahdollisten kriisitilanteiden läpikäynti ja eri osapuolien toiminnan määrittely kriisitilanteissa loisi lisää turvallisuuden tunnetta. Omaishoitajielle suunnattussa kyselyssä koskien omaishoidon kehittämisen kohteita, nousi selkeästi esille hoitajien tarve 13
tiedosta miten toimia jos he tai heidän hoidettavansa sairastuu. Tämä korostaa äkillisten kriisitilanteisiin varautumisen kehittämisen tärkeyttä Kokeilussa omaishoitoperheiden kanssa tehdään suunnitelma kriisitilanteisiin varautumisesta, joka kirjataan asiakassuunnitelmaan sekä tunnistamiseen liittyen levitetään kattavasti Omaishoitajakorttia omaishoitotilanteiden tunnistamisen parantamiseksi eritysesti kriisitilanteissa. Lisäksi kokeillaan sosiaalista verkostokarttaa työvälineenä yhteystahojen määrittelyn. Varautumissuunitelman kokonaisuudet: tieto omaishoitajuudesta kirjataan (kunnat omat järjestelmät) vastuutyöntekijä on nimettu ja kirjattu suunnitelmaan yhteystiedot ja yhteysnumerot tiedossa niin virka-aikana kuin sen ulkopuolella ensisijaisen tai toissijaisen yhteyshenkilön nimeäminen Omaishoitajakortti lähtetty ja käydään läpi käynnillä/lähetetään ohjeistus Keskustelu erilaisista kriisien mahdollisuuksista omaishoitajien sosiaalinen verkostokartta täytetään tarkistetaan (tarvittaessa) onko tehty hoitotahto, edunvalvontavaltuutus Varautumissuunnitelman kokeilu aloitettiin 20.11 ja suunnitelmaa kokeillaan niissä kunnissa, jotka ovat ollet mallia kehittämässä. Varautumissuunnitelma tehdään asiakassuunnitelman yhteydessä niin ensimmäisellä kerralla kuin sen päivittämisen yhteydessä. Kokeilussa 20.11 26.1.2018 välisenä aikana varautumissuunnitelmia oli tehty 93, joista 29 tehtiin uusille omaishoitajille ja 64 seurantakäynnin yhteydessä. Kokeilun arviointi kokeiluun osallistuvien ammattilaisten täyttämä seurantataulukko kysely kokeiluun osallistuville ammattilaisille kysely kokeiluun osallistuville omaishoitajille ja kokeiluun osallistuvien omaishoitajien haastattelu (opinnäytetyö) Omaishoidon kriisitilanteiden jälkihoito Kriisitilanteiden jälkihoitoon työstettiin syksyn aikana mallia. Toimintamalliin kuuluu yhteydenotto ja tarkistuslista läpikäytävistä asioista sekä edelleen ohjaus luopuville omaishoitajille. Toimintamalli (hoidettavan menehtyessä) sisältää yhteydenoton, arvioinnin kotikäynnistä/kotikäynnin, tarkastuslistan yhdessä omaishoitajan kanssa läpikäytävistä asioista, ohjausta ja neuvontaa sekä materiaalipaketin. Muihin kriisitilanteisiin (esimerkiksi hoidettavan tilan muutoksissa, omaishoidettavan sairastuessa laaditaan prosessikuvaus yhtenäisestä toiminnasta, työnjaosta ja ohjauksesta. Esimerkiksi yhteys yhtenäiseen palvelutarpeen arvioinnin prosessiin. 8. Digitaaliset palvelut ja sähköinen alusta KomPAssin IT-projektin tavoitteena on testata ja käyttöönottaa, asiakkaan tahtotilan mukaisesti toteutettu, Varsinais-Suomen alueella toimiva internet-palvelu. ICT-ratkaisut mahdollistavat keskitetyn ikäihmisten, omaishoitajien ja hoitoalan ammattilaisten asiakas- ja palveluohjauksen maakunnassa. Projektissa viestintäpalvelut, kuten puhe-, ääni- ja kuvayhteydet ovat hankkeen yksi osa. Projektin tavoitteena on myös harmonisoida IT-palvelu toimimaan kaikille käyttäjille valinnanvapauden ja yhdenvertaisen kohtelun periaatteita noudattaen. Kerätä ensimmäinen palaute käyttäjiltä, koota projektikokemukset ja kommunikoida ne kehittäjien avuksi. Oleellista on myös, että projekti siirtyy menestyksekkäästi tuotantovaiheesta ylläpitovaiheeseen sekä jatkuvien 14
tukipalveluiden piiriin maakunnassa. Vuoden 2018 loppuun mennessä projektissa on valittu hankkeen toiseen kokeiluun tarvittavat tekniset ratkaisut, joiden perusteella saadaan kokemusta maakunnallisesta toiminnasta sekä varmistetaan, että toimittajien kilpailutukseen ja järjestelmän toteutukseen on tarvittavat tiedot ja oikeanlaiset spesifikaatiot. Tämän oleellisen osan tarkoitus on parantaa tuotantokäyttöön otettavien järjestelmien laatua, säästää kokonaiskustannuksia ja nopeuttaa varsinaisen järjestelmän toteutustyötä. Seuraava kuva identifioi järjestelmät ja niiden funktiot 2. koilussa. Käyttöliittymäsuunnittelu on saanut hyväksynnän sekä myönteistä palautetta ja sitä jatketaan eteenpäin. Tuotantortkaisun kokonais- ja järjestelmäarkkitehtuuria on suunniteltu IT-projektissa, mutta lopullista etenemistapaa ei ole edelleenkään löytynyt. Suurin este on ollut se, että palvelualustaa, jota käytettäisiin maakunnassa ja joka vastaisi KomPAssin tarpeisiin, ei ole löytynyt. Maakunnan vaihtoehtona oleva E- asiointi-portaali on ollut paras vaihtoehto, mutta sitä ei ole järkevää lähteä käyttämään projektissa. Haluamme määrittää keskeiset prosessit ja työvälineet asiakkuuksien ja palveluiden hallinnalle sekä mahdollistaa modulaarisen laajentamisen tuleviin kansallisiin ratkaisuihin, kuten ODA, Virtuaalisairaala ja UNA. Lisäksi haluamme, että Kompassin tekemiset hyödyttävät Varsinais-Suomen järjestäjän prosessien ja tietojärjestelmien tavoitetilan määrittelyä. E- asioinnin laajennettavuus on niiden osalta epäselvää. Tavoitteena on edelleen täyttää hankesuunnitelman mukainen sähköinen alusta. Järjestelmäarkkitehtuurin osalta olemme siis edelleen suunnitteluvaiheessa ja haasteita on paljon. Maakunnan mahdollinen tuleva IT toimittaja on luvannut tukea KomPAssi-hanketta, antamalla resursseja KomPAssi-spesifiseen ratkaisuun, jolla saisimme toteutettua modulaarisen ja helpposti varsinaiseen maakunnan alustaan sovitettavan ratkaisun. Tuon ratkaisun suunnittelu on kuitenkin edelleen kesken. Alla olevassa kuvassa on Kom- PAssi-hankkeen tämän hetken järjestelmäarkkitehtuuri (alustaratkaisu sis. prosessimoottorin on edelleen avoinna). 15
Digitaalisia työvälineitä on mallinnettu myös suhteessa STM:n pelkistettyyn KAAPO toimintamallin tukeen. Alla esitetty KomPAssi- hankkeen suunnitteilla olevat kokonaisuudet suhteessa STM:n kuvioon. 16
9. Yhteenvetotaulukko osaprojekteista Osaprojektin sisältö Ikäihmisten keskitetty asiakas- ja palveluohjausmalli Kotiutuksen asiantuntijaryhmä Asiakassegmentointi Palveluohjauksen työkalut Keskeiset tuotokset syksy 2017 Keskitetyn asiakas- ja palveluohjausprosessi on määritelty (tavoitetila). Pääprosessin sisällä olevien osaprosessien; palvelutarpeen arviointiprosessi, ohjaus- ja neuvontaprosessi tavoitetilat on määritelty. Maakunnallisesti keskitetyn kotiutuksen prosessin määrittely aloitettiin. Kotiutusta pohtimaan ja sen prosessia työstämään koottiin asiantuntijaryhmä niistä ammattilaisista jotka omassa kunnissaan työskentelevät kotiutusten parissa Kotiutuksen prosessin suunnittelua osaprojekti 1 alustuksen pohjalta Palvelutarpeen arvioinnin kokeiluun huoli herää-ohjeistus (apuväline mahdollisten asiakassegmenttien tunnistamiseen ja kiireellisyyden arviointiin) Ensitietolomakkeen sisällön viimeistely (jota on suunniteltu ja työstetty osaprojektissa 3). Jatkosuunnitelman sisältö (asiakkaille, jotka saavat kielteisen päätöksen kriteerillisiin palveluihin). Kehitetyn ensitiedon toimivuutta arvioidaan ja jatkosuunnitelman laadintaa kokeillaan palvelutarpeen arvioinnin kokeilussa KomPAssin asiakassegmenttien laadinta Ensitietolomake (kehitetyn ensitiedon toimivuutta arvioidaan ja sitä kokeillaan palvelutarpeen arvioinnin kokeilussa). Iäkkäiden palvelukriteerit. Tavoitteet keväälle 2018 Osaprojekti osallistuu kokeiluun 2 (asiakasneuvonta ja ohjaus) osallistuvien kuntien kanssa kokeilusuunnitelman laadintaan. Osaprojektissa mukana olevia ammattilaisia osallistuu kokeiluun 2 Ensimmäisen kokeilun; yhtenäisen palvelutarpeen arvioinnin toimintamallin-kokeilun (marraskuu 2017-helmikuu 2018) tulosten arviointi ja mallin jatkokehittäminen Kokoontuu tarvittaessa Keskitetyn kotiutuksen prosessin suunnittelu. Kotiutusta suunnitellaan yhdessä kotiin tuotavien palveluiden asiantuntijatyöryhmän kanssa. Asiakassegmentit käsitellään projektiryhmässä 2 / 2018 ja sen jälkeen ohjausryhmässä ja niiden antaman arvion ja palautteen perusteella hiominen ja jatkotyöstäminen jatkuu. Asiakasneuvonta ja ohjauskokeilun (keväällä 2018) tuloksien perusteella asiakassegmenttien mahdolliset muutokset, asiakassegmenttien tunnistamisen lisäohjeistus Ensitiedon jatkokehittäminen yhteistyössä YAMK-opiskelijan kanssa (osana opinnäytetyötä) Kokeilusta saatujen tulosten arvioiminen ja analysointi (kriteerien osalta). Kriteerien työstäminen saatujen tulosten pohjalta. 17
Palveluohjausmallin johtaminen ja laadunseuranta Palvelutarjoama Omaishoidon palvelujen monipuolistaminen Kriteereitä verrataan kokeilussa 1 kuntien nykyisiin kriteereihin. Asiakassuunnitelman sisältö ja sen laadinnan ohjeistus Kuvata tarvittavat henkilöstöresurssit tavoiteprosessissa Selvittää mahdollisimman kattavasti asiakaskasvolyymit palveluohjauksessa Kuvata toiminnasta tarvittava seurantatieto sekä raportointimahdollisuudet Kuvata palveluohjauksessa toimivien osaamisvaatimusten Määritellä viranhaltijoiden päätöksenteon laajuus Laadunseurannassa tarvittavat indikaattorit sekä tietosisällöt Palvelualustan suunnittelu yhdessä IT-projektipäällikön kanssa ATSORIn toimivuuden kannalta tärkeiden kohtien arviointi ja aukikirjoittaminen Lyhytaikaisen perhehoidon seudulliset infotilaisuudet ja työpajat Lyhytaikaisen perhehoidon prosessikuvaus Lyhytaikaisen perhehoidon tiedotus Omaishoitoa tukevien palvelujen kuvaaminen, hyvien mallien kartoittaminen Palvelujen järjestäminen asiakaslähtöisesti. Asiakkaan valinnanvapauden tukeminen palvelupäätöksen jälkeen ja ennen sitä Palvelualustan suunnittelu > ikäihmisten palautteen perusteella (vanhusneuvoston tilaisuus) Lyhytaikaisen perhehoidon valmennuspaketti Lyhytaikainen perhehoito osa palveluvalikkoa Koulutuskokonaisuus asiakasohjaajille:tietoa omaishoitoa tukevista palveluista Tietoa palveluista sähköiselle alustalle Osallistumisen ja hyödtämisen lisääminen Omaishoitajien hyvinvointi- ja terveystarkastukset Omaishoidon segmentointi Yhtenäinen hyvinvointi- ja terveystarkastuksen malli, mukaan lukien yhtenäinen sisältö, asiakkalle tarkastuksesta annettava yhteenveto sekä asiakkaalle annettava palautelomake. Yhtenäisen mallin parantaminen kokeilun arvioinnin tulosten perusteella Yhtenäisen mallin levittäminen koko Varsinais- Suomen alueelle 18
Omaishoidon yhtenäiset kriteerit Omaishoitajien vertaistuki, ohjaus ja valmennus Äkillisiin kriisitilanteisiin vastaaminen (erityisesti omaishoidon osalta) Yhtenäiset kriteerit määritelty ja otettu kokeiluun. Sähköisen vertaistuen kokeilu suunniteltu Omaishoitajien valmennuksen palvelukuvauus Omaishoitajien seudullisen kilpailutuksen prosessi aloitettu Omaishoidon äkillisiin kriisitilanteisiin varatumisen suunnitelma valmis ja kokeiluun Yhtenäisen mallin parantaminen kokeilun arvioinnin tulosten perusteella Ehdotus yhtenäisistä omaishoidon myöntämisperusteista 65 vuotiaille. Sähköisen vertaistuen kokeilu ja arviointi Prosessi vertaistuen piiriin ohjautumisesta maakunnallisesti Kriisitilanteisen varautumisen suunnitelman parantaminen kokeilun arvioinnin tulosten perusteella ja levittäminen koko Varsinais-Suomen alueelle Omiashoidon kriisitilanteiden erilaistet jälkihoidot kuvattu Omaishoidon kriisitilanteiden jälkihoitomalli hoidettavan menehtyessä Omiashoidon kriisitilanteiden erilaisten jälkihoidon prosessikuvaukset Kriisitilanteisen jälihoitomallin parantaminen kokeilun arvioinnin tulosten perusteella ja levittäminen koko Varsinais-Suomen alueelle Digitaaliset palvelut ja sähköinen alusta Omaishoidon kriisipaikkojen kartoitus KomPAssin IT-kehityksessä on kattavasti mukana maakunnan ICT, Turun konserninhallinto, Turun kaupungin IT, useat toimittajat sekä sisarhankkeet, kuten esim. LAPE MedBit on luvannut tukea KomPAssin projektispesifisiä ratkaisuj Järjestelmän käyttäjänäkymien suunnittelu on edennyt erinomaisesti Matalan kynnyksen keskitetty neuvontapalvelu sekä ammattilaisten monialainen tiimiviestintä on mahdollista Omaishoidon kriisipaikkojen sisältä määritelty, kriispaikkojen paikkahallinta ja täyttöaste KomPAssin järjestelmäarkkitehtuurin hyväksyntä ennen kilpailutusta. Käytännössä tämä on Kom- PAssin modulaarinen ja joustava ratkaisu, joka on siirrettävissä maakunnan palvelualustalle. Sen on myös täytettävä KomPAssin hankesuunnitelman tavoitteet. IT-järjestelmäratkaisujen kilpailutus järjestelmäarkkitehtuurin, käyttöliittymien ja 2. kokeilun tuotosten pohjalta. Järjestelmätoteutuksesta 25% tehty ennen juhannusta 19
toteuttaa tietoturvallisesti ja toimittajat toteuttavat ratkaisuja Asiakasohjaajan Työn Seuranta, Ohjaus ja Raportointijärjestelmä (ATSOR) on toteutusvaiheessa ( beta-release ) Raisoft Oy:n kanssa on määritelty rajapintoja KomPAssiin 20