Julkisen alan tiedottajat JAT ry:n toimintasuunnitelma vuodelle 2013

Transkriptio

1 Julkisen alan tiedottajat JAT ry:n toimintasuunnitelma vuodelle 2013 JAT ry:n toiminta-ajatus Yhdistyksen tarkoituksena on * kehittää jäsenistönsä ammattitaitoa * välittää uusinta ammattitietoa * vahvistaa jäsentensä ammatti-identiteettiä * edistää viestinnän tekijöiden verkostoitumista ja työskentelyn edellytyksiä julkisella sektorilla * pitää yhteyttä muihin tiedotus- ja viestintäalan järjestöihin kotimaassa ja ulkomailla. Vuoden tavoitteena on palvella jäsenistöä mahdollisimman hyvin toiminta-ajatuksen ja yhdistyksen hyvän kulttuurin mukaisesti. 1 Toiminnan suuntaviivat 2013 Toimintavuoden aikana JAT täyttää 20 vuotta. Vuoden aikana on hyvä tilaisuus katsoa menneisiin kahteenkymmeneen vuoteen, mutta suunnata tuleviin kymmeniin vuosiin. Vuoden 2013 painopisteinä ovat: - yhdistyksen tunnettuuden lisääminen - jäsenmäärän kasvattaminen - tutkimustiedon hyödyntäminen toiminnassa - jäsenviestinnän kehittäminen erityisesti verkkosivustoa uudistamalla ja yhteisömediapalvelujen käyttöä aktivoimalla Tavoitteena on, että kaikki julkisen sektorin viestintää tekevät kuuluvat JATiin. Tavoitteen saavuttaminen tukisi jäsenistön ammatillista verkostoitumista: mitä kattavammin JATissa on jäseniä julkisen sektorin (valtio, kunnat ja kuntayhtymät sekä kolmas sektori) organisaatioista, sitä suuremman vertaisverkoston se jäsenilleen tarjoaa. Mahdollisimman kattava jäsenverkosto lisää myös JATin yhteiskunnallista kosketuspintaa. Sen kautta ja tutkimuksilla saatua tietoa hyödyntämällä ja jalostamalla yhdistys voi omalta osaltaan edistää viestinnän ammattilaisten työskentelyn edellytyksiä julkisella sektorilla. Hallitus kehittää omaa toimintaansa muun muassa myöhemmin päätettävien verkkotyökalujen avulla. 2 Jäsenistö JATin vahvuus on se, että jäsenistö koostuu ammattiurallaan eri vaiheissa olevista ja eri puolilla julkista sektoria työskentelevistä viestinnän ammattilaisista. Tätä vahvuutta kehitetään monipuolisella jäsenhankinnalla. Rekrytoinnin tavoitteena on hyvä maantieteellinen kattavuus ja työpaikkojen laaja kirjo.

2 Jäsenhankintaa toteutetaan mielenkiintoisen, nimenomaan julkisen alan viestinnän tekijöille suunnatun toiminnan ja jäsenten verkostojen avulla. Pääkaupunkiseudun ulkopuolella työskentelevien JATin jäsenten alueellista verkottumista ja toimintaa kehitetään yhteistyössä paikallisen jäsenistön kanssa. Yksi tai useampi ansioitunut jäsen palkitaan JATin ansiomerkillä. Ansiomerkin saajista päättää hallitus. Jäsenistöä pyydetään tekemään esityksiä ansiomerkin saajiksi. JATin jäsenkriteerejä selkiytetään ja sääntöjä esitetään tältä osin tarvittaessa tarkastettavaksi. Yhdistyksen jäseneksi voidaan nykyisten sääntöjen mukaan hyväksyä valtion ja kuntien sekä niiden omistamien tai hallitsemien yhteisöjen ja yhtiöiden sekä muiden julkishallinnollisten organisaatioiden, tiedotusta hoitavat henkilöt. Käytännössä rajanveto-ongelmia on esiintynyt erityisesti kohdan muut julkishallinnolliset organisaatiot tulkitsemisessa. 3 Viestintä 3.1 Jäsenviestintä Jäsenviestinnän kanavina toimivat sähköpostilista Jatinfo painettu Jäsenviesti Jat.fi-verkkosivusto JATin ryhmät Facebook- ja LinkedIn-yhteisöpalveluissa sekä erilaiset tilaisuudet ja tapahtumat. Vuonna 2013 jäsenviestinnän kanavat profiloidaan. Vuonna 2013 toteutetaan sähköinen uutiskirje, jolloin sähköpostilistan kautta välitettävät viestit voidaan toteuttaa JATin ilmeen mukaisina Jäsenkirje Painetun JATin jäsenviestin julkaisemista jatkettaneen ainakin vuoden 2013 loppuun asti, ja julkaisua hyödynnetään jäsenhankinnassa. Sisältösuunnittelusta ja toimitustyöstä vastaa pääosin hallitus. Taitto, painatus ja postitus ostetaan ulkopuolelta. Satunnaisesti voidaan ostaa myös artikkeleita ulkopuolisilta kirjoittajilta. Jäsenviesti julkaistaan kokonaisuudessaan myös pdf-muodossa JATin verkkosivuilla. Painetun Jäsenviestin ilmestymiskertoja voidaan harventaa tai se voidaan lakkauttaa kokonaan, jos sähköiset viestintävälineet saadaan toimimaan riittävän tehokkaasti. Sähköistä viestintää lisäämällä voidaan vähentää painatus- ja postituskuluja Jat.fi Vuonna 2013 kehitetään verkkosivuston rakennetta ja ajantasaisuutta. Myös julkaisujärjestelmä uudistetaan. Uudistuksen toteuttamisessa käytetään tarvittaessa ulkopuolista apua. JATin verkkoviestinnässä tavoitteena on, että yhdistyksen sivusto on ajantasainen, mielenkiintoinen ja jäsenistöä hyödyttävä. Verkkosivustolla julkaistaan ajankohtaista tietoa toiminnasta ja tapahtumista, ja sinne kootaan sekä linkitetään muun muassa kyselytuloksia ja tutkimuksia. Lisäksi Jat.fi-sivustolla julkaistaan kolumneja ja kommentteja, sekä JATin monikasvoisesta jäsenistöstä kertovia henkilökuvia. Painettu Jäsenviesti, sähköpostilistan viestit sekä uusi sähköinen uutiskirje (siitä tarkemmin alla) kertovat asioista ydinkohdat, herättävät kiinnostusta ja johdattavat lisätiedon luokse JATin nettiin. Jat.fi-sivustoa täydentävät yhdistyksen Facebook ja LinkedIn -ryhmät. Toimintavuoden aikana

3 aktivoidaan Facebook- ja LinkedIn-ryhmien toimintaa Sähköpostilista Yksittäisiä sähköpostiviestejä lähetetään jäsenistölle tarpeen mukaan jatinfo-sähköpostilistalla. Tällaisia viestejä voivat olla myös jäsenten, yhteistyökumppaneiden ja myös muiden tahojen välitetyt viestit, esimerkiksi ilmoitukset avoimista viestintätyöpaikoista, seminaarikutsut tai muu jäsenistöä kiinnostava tieto julkisen sektorin tai viestinnän tutkimuksen ajankohtaisista tapahtumista sekä tapahtumista, jotka liittyvä fyysisen ja henkisen työkyvyn ylläpitoon ja virkistykseen. Sähköpostilistalla voidaan välittää myös tietoa maksullisesta koulutuksesta, mikäli koulutuksen järjestäjä tarjoaa JATin jäsenistölle alennusta normaalihinnasta Sähköinen uutiskirje Hallitus toteuttaa toimintavuonna 2013 jäsenistölle suunnatun sähköisen uutiskirjeen. Tavoitteena on vähentää yksittäisten sähköpostiviestien lähettämistä, keskittää ajantasaista tiedonkulkua ja ohjata jäsenet Jat.fi-sivustolle uutiskirjeen kautta. 3.2 Ulkoinen viestintä ja yhteiskunnallinen osallistuminen JATin verkkosivuston kehittämistä jatketaan. Sivuston sisältöä laajennetaan ja monipuolistetaan, ja monikasvoista jäsenistöä tuodaan entistä paremmin esiin myös verkkosivuilla. Tavoitteena on, että Jat.fi-sivuston ajantasainen ja mielenkiintoinen sisältö palvelee hyvin jäsenistöä, sekä toimii mahdollisimman tehokkaasti yhdistyksen käyntikorttina ja rekrytointikanavana. Yhdistys pyrkii mahdollisuuksien mukaan osallistumaan julkisen alan viestintää ja viestinnän tekijöiden asemaa käsittelevään keskusteluun. Hallitus julkaisee tarvittaessa kannanottoja ja osallistuu viestintää koskevaan keskusteluun. Jäsenvierailuilla ja tapahtumissa hyödynnetään aktiivisesti markkinointimateriaalia eli Sinustako jattilainen? esitettä, kirjanmerkkiä ja Jäsenviestiä sekä yhdistyksen roll-upia. Vuonna 2013 hallitus jatkaa yhdistyksen aktiivista läsnäoloa Facebookissa ja tehostaa LinkedInprofiilin hyödyntämistä. 4 Koulutus- ja jäsentilaisuudet Toimikauden aikana järjestetään jäsentilaisuuksia noin kerran kuukaudessa, paitsi heinäkuussa: vierailuja, seminaareja sekä virkistys- ja verkostoitumistilaisuuksia. Vierailuilla tutustutaan viestinnän kysymyksiin eri organisaatioissa ja vieraillaan viestinnän kannalta kiinnostavissa kohteissa. Vuonna 2013 pyritään järjestämään ainakin yksi jäsentilaisuus pääkaupunkiseudun ulkopuolella. Tilaisuus toteutetaan yhteistyössä paikallisen jäsenistön ja mahdollisesti myös muiden viestintäjärjestöjen kanssa. 4.1 Tammibileet, Viestintäpäivät ja vuosikokous Vuoden alkajaisiksi järjestetään perinteiset Tammibileet Kansallisteatterissa Helsingissä: JATin tarjoama illallinen ja teatteriesitys, johon jäsenet lunastavat JATin kiintiöstä lipun. JATin vuosittainen päätapaaminen ja tärkein koulutustilaisuus, Viestintäpäivät, järjestetään Helsingissä aiheina Kansanvalistuksesta SoMeen - propagandasta palvelumuotoiluun ja Viestintä ammattina muutakin kuin tiedotteita?.

4 Sääntömääräinen vuosikokous järjestetään Viestintäpäivien yhteydessä Ulkomaan opintomatka Opintomatka ulkomaille järjestetään loppuvuonna Kohteena on JATin Facebook-sivuilla järjestetyn jäsenäänestyksen tuloksen mukaisesti Amsterdam. Hallitus pyrkii aktivoimaan jäsenistöä osallistumaan matkan suunnitteluun. 4.3 Jäsentapahtumat ja -vierailut Noin kerran kuussa järjestetään jäsenistölle vierailu viestinnällisesti mielenkiintoiseen organisaatioon. Vaihtoehtoisesti kuukauden tilaisuutena voi olla virkistys- ja verkostoitumistilaisuus esimerkiksi johonkin ajankohtaiseen kulttuurikohteeseen. Kevään 2013 tapahtumat: Tammikuu: sosiaali- ja terveysministeriö ja Tammibileet Helmikuu: Päivälehden museo Maaliskuu: Viestintäpäivät Huhtikuu: Suomen ASH Toukokuu: Suomen Akatemia, CIMO ja Opetushallitus Muut vierailut tarkentuvat vuoden kuluessa. Niistä kerrotaan jäsenistölle jatinfo-sähköpostilistalla, Jäsenviestissä, Jat.fi-sivustolla sekä JATin Facebook- ja LinkedIn-ryhmissä. 4.4 Markkinointiviestinnän viikon ammattilaistapahtuma JAT jatkaa yhteistyötä Helsingin Messut Oy:n, Markkinointiviestintätoimistojen liiton MTL:n ja muiden viestintäjärjestöjen kanssa Markkinointiviestinnän viikon ammattilaistapahtumassa. Se järjestetään Wanhassa Satamassa Helsingissä Ensimmäinen tapahtumapäivä keskittyy strategiseen markkinointiviestintään tulevaisuuden, tuloksellisuuden ja johtamisen näkökulmasta. Päivä on suunnattu johtoportaan edustajille sekä strategista suunnittelua tekeville. Toisen tapahtumapäivän 9.10 teemoina ovat tulevaisuus, tuloksellisuus ja brändääminen. Ohjelma on räätälöity alan asiantuntijoille. 4.5 Syysseminaari/työpaja Seminaari tai työpaja ajankohtaisesta ja jäsenistöä kiinnostavasta aiheesta järjestetään syksyllä Seuraavan vuoden toiminnan suunnittelu Toimintavuoden aikana aloitetaan vuoden 2014 toiminnan, erityisesti Tammibileiden ja viestintäpäivien suunnittelu. 5 Tutkimustoiminta JAT juhlistaa tulevaa 20. toimintavuotta julkistamalla julkisen sektorin viestinnän onnistumista muutostilanteessa kartoittaneen, ns. pomo-tutkimuksen tulokset. Vuonna 2013 toteutetaan viestinnän ammattilaiset -tutkimus yhteistyössä muiden tiedottajajärjestöjen kanssa. Tutkimukset palvelevat jäsenistöä antamalla heille eväitä oman työn jäsentämiseen ja yhteisöjen sisäisen viestintäasenteen ja -tietoisuuden muokkaamiseen. Tutkimusten tuloksista tiedotetaan, ja niitä hyödynnetään toiminnan suunnittelussa ja sisältöjen laatimisessa niin viestintäkanaviin kuin tapahtumiinkin.

5 6 Yhteistyö Suomessa JAT jatkaa yhteistyötä muiden viestintäjärjestöjen kuten ProComin, Viesti ry:n ja MTL:n kanssa. Lisäksi kehitetään jäsenistöä hyödyttävällä tavalla yhteistyötä muiden kotimaisten tiedotus- ja viestintäalan yhteisöjen kanssa sekä alan koulutusta tarjoavien yritysten ja yhteisöjen kanssa. Tavoitteena on saada jäsenistölle mahdollisuuksia korkeatasoiseen mutta kustannuksiltaan kohtuulliseen koulutukseen sekä verkostoitumiseen ja myös virkistäytymiseen yhdessä kollegoiden kanssa. 7 Kansainvälinen toiminta JATin toiminnan painopiste on kotimaassa. Tilaisuuden tullen hallitus edistää mahdollisuuksiensa mukaan yhteistyötä pohjoismaisten sisarjärjestöjen ja muiden alan yhdistysten kanssa. Perspektiiviä suomalaiseen yhteisöviestintään haetaan Amsterdamiin suuntautuvalla opintomatkalla, jolla tutustutaan viestinnän kannalta mielenkiintoisiin kohteisiin. 8 Resurssit JATin hallitus toimii luottamuselimenä, vapaaehtoispohjalta ja ilman erillistä korvausta. Hallitus vastaa sekä toiminnan että siihen liittyvän viestinnän suunnittelusta ja valtaosin myös toteutuksesta. Hallituksen oma työ muodostaa suurimman resurssin. Jäsenistö on JATille merkittävä resurssi. Vierailut toteutetaan aktiivisten jäsenten kutsusta, ja jäsenistöä aktivoidaan osallistumaan myös muuhun toimintaan: suunnittelemaan opintomatkaa, keskustelemaan JATin yhteisömediasivuilla ja kirjoittamaan jäsenviestiin ja verkkosivuille. Yhdistyksen talous on vakaa, mikä mahdollistaa jonkin verran viestinnän toteutusta ostotyönä, esimerkiksi jäsenkirjeen taiton, sen painatuksen ja postituksen osalta. Viestintäpäivillä ja ulkomaan opintomatkalla voidaan myös ostaa toteutuksen tekniset järjestelyt ulkopuoliselta taholta.