Julkisen alan tiedottajat JAT ry:n toimintakertomus vuodelta 2012

Transkriptio

1 Julkisen alan tiedottajat JAT ry:n toimintakertomus vuodelta 2012 Julkisen alan tiedottajat JAT ry:n 20. toimintavuosi oli aktiivinen ja monipuolinen. Järjestettyjen tapahtumien tavoitteena oli yhdistyksen toimintaperiaatteiden mukaisesti tukea jäsenistön ammatillista kehittymistä ja verkostoitumista. Hallituksen toiminta keskittyi perinteisten Tammibileiden, Viestintäpäivien, miniseminaarin ja muiden tapahtumien valmisteluun. Jäsenistölle järjestettiin vierailuja viestinnällisesti mielenkiintoisiin organisaatioihin. Syyskaudella hallitus osallistui Markkinointiviestinnän viikon ammattilaispäivien viestintäseminaarin suunnitteluun. Viestinnän ammattilaisten ja heidän esimiestensä näkemyksiä muutosviestinnästä kartoittava tutkimus aloitettiin toimintavuoden aikana. Jäsenrekisteri tarkistettiin ja sen ylläpito ulkoistettiin. Hallitus informoi jäsenistöä yhdistyksen toiminnasta ja markkinoi tulevia tapahtumia painettujen jäsentiedotteiden, sähköpostilistan jat.fi-verkkosivuston sekä Facebook-profiilin kautta. Jäsentiedotteet julkaistiin myös pdf-tiedostoina JATin verkkosivuilla. Vuoden 2012 aikana järjestettiin yhteensä 10 tilaisuutta ja tapahtumaa. Hallitus kokoontui vuoden aikana 10 kertaa eli kesä- ja heinäkuuta lukuun ottamatta kerran kuukaudessa. Yhdistyksen talous oli toimintavuoden aikana hyvä. 1. Jäsenistö Yhdistyksen jäsenrekisteri tarkistettiin kesällä 2012 lähettämällä kaikille yhdistyksen sähköpostilistalla olleille noin 480 henkilölle sähköinen kysely, jossa heitä pyydettiin ilmoittamaan ajantasaiset yhteystietonsa sekä laskutusosoite jäsenmaksujen perintää varten. Kysely liittyi kokonaisuudistukseen, jonka tavoitteena oli tietosisällöltään tarkistetun jäsenrekisterin perustaminen, rekisterin ylläpitotyön järkeistäminen ja jäsenmaksujen perinnän tehostaminen. Tietoja pyydettiin tarvittaessa myöhemmin useampaan kertaan uudelleen. Siitä huolimatta osa sähköpostilistalla olleista henkilöistä ei vastannut kyselyyn, vaikka viestit sinänsä näyttivät menevän heille perille. Lopulta hallitus päätyi poistamaan sähköpostilistalta kaikki sellaiset henkilöt, joihin ei joko saatu yhteyttä ollenkaan ja/tai jotka olivat jättäneet jäsenmaksunsa maksamatta kahtena vuonna peräkkäin. Vuoden 2012 lopussa tarkistetut jäsentiedot oli saatu yhteensä 406 henkilöltä. Sähköpostilistalla oli kuitenkin vielä toistaiseksi tätä suurempi joukko henkilöitä. Jäsentietojen tarkistusta jatketaan heidän osaltaan vielä vuonna Vuoden 2012 aikana hyväksyttiin 49 uutta jäsentä, ja yhdistyksestä eronneita oli 26. Eroamisen syynä oli useimmiten eläkkeelle siirtyminen. Muita syitä olivat mm. siirtyminen pois julkisen alan viestintätehtävistä. Yhdistyksen jäsenistä noin puolet työskentelee valtionhallinnossa ja noin 40 % kuntasektorilla. Noin 10 % jäsenistöstä toimi viestintätehtävissä yleishyödyllisissä yhdistyksissä, seurakunnissa tai yliopistoissa.

2 Jäsenrekisterin ylläpito ulkoistettiin vuoden aikana. Rekisteriä pitää nyt Raila Luhtala Ajan tasalla Yhdistyspalvelut Oy:stä. Railalle ohjautuvat ensimmäisenä myös kaikki jäsenhakemukset ja muut jäsenasioita koskevat sähköpostiviestit. Hallitus päättää kuitenkin edelleen mm. uusien jäsenten ottamisesta sekä muista vastaavista jäsenasioista Railan lähettämien kuukausikoosteiden pohjalta. Uudistus, joka toivon mukaan näkyy myös jäsenistölle parempana palveluna, on parantanut merkittävästi hallituksen jäsenten mahdollisuuksia käyttää aikaansa jäsenistölle suunnattavan toiminnan kehittämiseen rutiinitehtävien sijasta. Käytännössä jäsenrekisteri sijaitsee sähköiseen taloushallintoon erikoistuneen ProCountor International Oy:n tietokannassa. Järjestelmän pääkäyttäjänä toimii tällä hetkellä Raila Luhtala. Myös JATin taloudenhoitajalla ja jäsenvastaavalla on tunnukset järjestelmään. Jäsenmaksulaskut lähetettiin syksyllä 2012 ensimmäistä kertaa tätä järjestelmää hyväksikäyttäen. 2. Vuosikokous 2012 Vuosikokous järjestettiin Tampere-talolla. Vuosikokoukseen osallistui 18 jäsentä. Hallituksen jäsen Seija Kauppinen ja varajäsen Marika Leed ilmoittivat eroavansa hallituksesta, joten heidän tilalleen valittiin viestinnän asiantuntija Mari-Anne Aronen Helsingin kaupungilta ja liikkuvan poliisin viestintäpäällikkö Jussi Pohjonen. Jäsenmaksun suuruudeksi vahvistettiin 30 euroa eli jäsenmaksu pysyi edellisten vuosien tasolla. Yhdistyksen toiminnantarkastajiksi valittiin Leena-Maija Jyllikoski valtiovarainministeriöstä ja Hannele Sallinen Valtiokonttorista sekä varatoiminnantarkastajiksi Aino-Marja Kontio Porvoon kaupungilta ja Erja Saraste Huoltovarmuuskeskuksesta. 3. JATin hallitus Varsinaiset jäsenet: Helena Berg, viestintäpäällikkö, Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus ARA Emmi Hyvönen, tiedottaja, Jyväskylän kaupunki Päivi Kari, viestintäpäällikkö, Kilpailuvirasto Seija Kauppinen, viestintäpäällikkö, Kela (maaliskuuhun 2012 saakka) Sirpa Lotsari, verkkopäätoimittaja, Elintarviketurvallisuusvirasto Evira Pirkko-Liisa Merikoski, tiedottaja, Espoon kaupunki, tekninen ja ympäristötoimi Katri Myllykoski, viestintäpäällikkö/ylitarkastaja, Liikenteen turvallisuusvirasto TraFi Eeva Penttilä, viestintäasiantuntija, Valtiokonttori Tuija Ruoho, tiedottaja, HSL Helsingin seudun liikenne Terhi Karhuniemi, viestintäpäällikkö, Vantaan kaupunki, sivistystoimi Tiina Vahtokari, viestintäpäällikkö, Hämeenlinnan kaupunki Hannu Waher, viestintäsuunnittelija, Turun kaupunki Varajäsenet: Mari-Anne Aronen, vastaava tiedottaja, Helsingin kaupunki, talous- ja suunnittelukeskus, kehittämisosasto (maaliskuusta 2012 alkaen) Marika Leed, verkkoviestinnän kehittämispäällikkö, Kela (maaliskuuhun 2012 saakka) Jussi Pohjonen, viestintäpäällikkö, Liikkuva poliisi (maaliskuusta 2012 alkaen) Hallituksen jäsenten vastuualueet: Puheenjohtaja Sirpa Lotsari Varapuheenjohtaja Katri Myllykoski Sihteeri Tuija Ruoho Taloudenhoitaja Päivi Kari

3 Jäsensihteeri ja jäsenistön sähköpostilistan ylläpitäjä Emmi Hyvönen Verkkosivuston päätoimittaja Eeva Penttilä Jäsenviestin toimitussihteeri Emmi Hyvönen Vuonna 2011 hallitus kokoontui 10 kertaa: 9.2. Espoon kaupungin Teknisessä keskuksessa, Elintarviketurvallisuusvirasto Evirassa, Valtiokonttorissa, Kilpailuvirastossa, Vantaan kaupungin, Sivistysvirastossa, 6.9. HSL:ssä, Trafissa, Helsingin kaupungin Talous- ja suunnittelukeskuksessa, Espoon kaupungin Teknisessä keskuksessa ja Ravintola Lasipalatsissa. Varapuheenjohtaja Katri Myllykoski hoiti puheenjohtajan tehtäviä puheenjohtaja Sirpa Lotsarin sairausloman ajan loppuvuonna Jäsentoiminta 2012 JAT järjesti vuonna 2012 jäsenistölleen erilaisia viestinnän kannalta mielenkiintoisia tapahtumia ja vierailuita. Tilaisuudet pyrittiin suunnittelemaan viestinnän ammattilaisten tarpeita ajatellen ja ajankohtaisia asioita painottaen verkostoitumista ja muiden kokemuksista oppimista unohtamatta. Edellisvuosien tapaan vuoden päätapahtumia olivat Tammibileet, kaksipäiväiset Viestintäpäivät maaliskuussa, osallistuminen Markkinointiviestinnän viikon ammattilaistapahtumaan ja uutuutena syksyn media-aiheinen miniseminaari. 4.1 Tammibileet Vuosi käynnistyi perinteiseen tapaan Tammibileillä, joita vietettiin Helsingin uudessa Musiikkitalossa. Päivälliselle osallistui 60 jäsentä; illan konserttiin onnistuttiin saamaan 50 lippua. Tammibileiden suosio jatkui: maksimimäärä ilmoittautuneita kertyi heti ilmoittautumisen alettua. 4.2 Viestintäpäivät Viestintäpäivät järjestettiin Tampereella. Seminaari pidettiin Tampere-talolla ja illanvietto teatteriravintola Palatsissa, jossa päivällisen lisäksi tarjottiin musiikkiteatteria Simply the Best esityksen muodossa. Päivien teemana oli Muutoksen moninaiset muodot. Kuulimme Tampereen strategisista projekteista ja niiden viestinnästä sekä tämän vuoden asuntomessujen valmisteluun liittyvästä viestinnästä, kuten myös viestinnän roolin muutoksesta julkisessa terveydenhuollossa Pirkanmaan sairaanhoitopiirin kokemana. Pekka Haaviston presidentinvaalikampanjan päällikkö Riikka Kämppi kertoi, miten kampanjoida minimaalisella budjetilla kun kampanjalle yllättäen tulee kaksi viikkoa jatkoa. Lisäksi hän kertoi sosiaalisen median ja talkoistamisen hyödyntämisestä. Median murroksesta kertoi Aamulehden päätoimittaja Jouko Jokinen ja viestinnän vaikeudesta teatterinjohtaja Riku Suokas. Dosentti Elisa Juholin avasi työyhteisöviestinnän muutosta ja Jouni Kivikoski kertoi Viestinnän ammattilaiset tutkimuksen tuloksista. Viestintäpäiville osallistui yhteensä 74 jäsentä, ja he antoivat tilaisuudesta erittäin myönteistä palautetta. 4.3 Markkinointiviestinnän viikko JAT osallistui Helsingin Wanhassa Satamassa järjestettyyn Markkinointiviestinnän viikon ammattilaistapahtumaan. Tapahtuma oli tänä vuonna jaettu kahteen teemapäivään: ensimmäinen päivä oli suunnattu johtotehtävissä oleville ja toinen päivä kaikille viestinnän ja markkinoinnin parissa työskenteleville.

4 JAT oli mukana Viestintä-seminaarin ohjelman suunnittelussa ja lisäksi yhdistyksellä oli tapahtumassa oma messuosasto, jolla esiteltiin JATin toimintaa. Kuntaliiton viestintäjohtaja Jari Seppälä toimi JATin edustajana tuloksellisuutta käsittelevän seminaariosuuden puheenjohtajana. Tapahtuman järjestivät Helsingin Messut Oy ja Markkinointiviestintätoimistojen liitto MTL yhteistyössä JATin, ProComin sekä Viesti ry:n kanssa. JAT tiedotti tapahtumasta jäsenistölle jäsenkirjeessä, sähköpostilistalla ja verkkosivustollaan. 4.4 Miniseminaari Uutena toimintamuotona järjestettiin marraskuussa seminaari, jonka aiheena oli ubiikki journalismi ja median murros. Asiasta alusti tutkija Turo Uskali Jyväskylän yliopistosta; kommenttipuheenvuoron esittivät vastaava päätoimittaja Atte Jääskeläinen YLEstä ja toimituspäällikkö Jaakko Lähteenmaa Helsingin Sanomista. Seminaarin pohjustukseksi käytiin seuraamassa Uutisvuodon nauhoituksia YLEssä. Seminaari sai erittäin hyvän vastaanoton: seminaaripaikat täyttyivät nopeasti ja jonotuslistallekin riitti väkeä. 4.5 Opintomatka Syksyn opintomatkan kohteeksi ehdittiin JATin Facebook-sivuilla järjestetyn jäsenäänestyksen perusteella valita Amsterdam. Matkan toteutus jouduttiin jättämään seuraavaan vuoteen. 4.6 Jäsentilaisuudet Vuonna 2012 järjestettiin 10 jäsenvierailua, jotka suuntautuivat monipuolisesti erilaisiin viestinnän kannalta mielenkiintoisiin kohteisiin. Jäsentilaisuuksien osallistujamäärät vaihtelivat tusinasta reilusti yli seitsemäänkymmeneen. Vierailuja ja muita jäsentapahtumia järjestettiin noin kerran kuukaudessa. Jäsentilaisuudet ja osallistujamäärät vuonna 2012: Tammibileet, päivällisellä 60 ja konsertissa vierailu YLEen, Viestintäpäivät Tampereella, vierailu UM:n julkisuusdiplomatian yksikköön, vierailu Viestintävirastoon, vierailu Alvar Aallon Riihitien taloon ja Tiilimäen toimistoateljeehen, vierailu Santahaminaan, Markkinointiviikon ammattilaistapahtuma osallistuminen Uutisvuodon nauhoituksiin ja semimaari, Uutisvuoto 28, seminaari vierailu Elokuvasäätiöön, 12 5 Jäsenviestintä Jäsenviestinnässä käytettiin useita kanavia: verkkosivusto painettu jäsenkirje, sähköpostilista, Facebook-ryhmä sekä erilaiset tilaisuudet. Vuoden aikana JATille perustettiin myös oma profiili LinkedIn-yhteisöpalveluun Painetusta jäsentiedotteesta julkaistiin vuoden aikana neljä numeroa. Nelivärinen jäsenkirje postitettiin kaikille jäsenille. Lisäksi jäsenkirjeen pdf-versio julkaistiin verkkosivustolla. Jäsenkirjeen sisältö tuotettiin suurimmaksi osaksi hallituksen voimin. Jäsenkirjeen taitosta sekä painatuksen ja postituksen koordinoinnista vastasi Emmi Hyvönen. Painatus- ja postituspaikkana toimi Vidois Oy Heinolassa. Yhteistyökumppaneilla on mahdollisuus lähettää Jäsenviestin mukana esitteitä tai muuta materiaalia korvausta vastaan. Korvaussumma käytetään Jäsenviestien painatus- ja postituskustannusten kattamiseen. Vuoden aikana maksullisia liitteitä lähetettiin jäsenviestin mukana viisi kappaletta.

5 Verkkosivustolla julkaistiin tietoja JATin toiminnasta. Myös jäsenistön yhteystietojen päivittäminen onnistuu verkon kautta. Toiminnasta kiinnostuneet pystyvät lähettämään netin kautta jäsenhakemuksen. Sivuston päivittämisestä vastasi päätoimittajana Eeva Penttilä sekä nettiryhmän jäsen Tiina Vahtokari. Sivusto sijaitsee East Oy:n palvelimella. Jäsenistön sähköpostilistan kautta tiedotettiin tilaisuuksista ja muista ajankohtaisista asioista tarpeen mukaan. Listalle lähetettiin viestejä, joihin koottiin tietoa ajankohtaisista tapahtumista ja tilaisuuksista. Käytössä oli myös hallituksen jäsenten oma sähköpostilista. Listojen ylläpito hankittiin Planeetta Internet Oy:ltä. 6. Viestinnän merkitys muutostilanteessa -tutkimus Vuoden 2012 lopussa aloitettiin yhteistyössä viestintätoimisto Pohjoisrannan kanssa tutkimushanke, jonka tavoitteena on selvittää julkisen sektorin muutosviestinnän onnistumista. Tutkimus toteutettiin kyselynä viestintäpäälliköille ja -johtajille, ja haastatteluna heidän esimiehilleen. Tutkimus täydentää joka toinen vuosi toteutettavaa viestinnän ammattilaiset tutkimusta. Tulokset päätettiin julkistaa vuoden 2013 viestintäpäivillä. 7. Talous JATin talous oli vuonna 2012 hyvä. Jäsenmaksuja saatiin kerättyä hyvin, ja viestintäpäiviltä kertyi ylijäämää. Lisäksi joitakin hankkeita siirrettiin toteutettavaksi myöhemmin, jolloin menot eivät toteutuneet suunnitellussa laajuudessa. Tulos vuodelta 2012 oli negatiivinen, -1677,29 euroa. Alijäämä oli kuitenkin merkittävästi pienempi kuin talousarviota tehtäessä oletettiin. Syynä noin euron poikkeamaan talousarvion loppusummassa oli mm. se, että vuodelle suunniteltu www-julkaisujärjestelmän uudistus ei toteutunut, sekä se, että ansiomerkkien ja liikelahjojen hankinta siirtyi seuraavalle vuodelle. Jäsenmaksuja kertyi enemmän kuin koskaan aikaisemmin, euroa. Ero edelliseen vuoteen oli yli 1500 euroa. Jäsenrekisterin ylläpidosta ja jäsenmaksujen perinnästä ulkopuolisille palveluntuottajille maksetut korvaukset (yhteensä euroa) maksoivat siten heti ensimmäisenä vuonna itsestään takaisin lähes puolet. Samalla luotiin hyvä pohja jäsenistöä aiempaa paremmin palvelevalle ja hallituksen jäsenten rutiinityötä olennaisesti vähentävälle toimintamallille myös tulevien vuosien toimintaa ajatellen. Koulutusesitteiden postituksesta jäsenesitteiden postitusten yhteydessä kertyi euroa. Myös korkotuottoja kertyi syksyllä 2011 tehdystä euron määräaikaisesta talletuksesta johtuen merkittävästi, 522,85 euroa. Uutta määräaikaista talletusta ei tehty, koska korkoprosentit ovat alhaalla. Osallistumisesta Uutisvuodon nauhoitukseen yhdistykselle maksettiin 168 euron korvaus. Viestintäpäivistä jäi alhaisesta osallistumismaksusta (350 ) huolimatta ylijäämää (n ), koska tilaisuuteen osallistui ennätysyleisö (74 osallistujaa) ja koska Tampereen kaupunki halusi yllättäen tukea yhdistystä maksamalla merkittävän osan järjestelykustannuksista. Taseen loppusumma (46 700,50 ) osoittaa, että yhdistyksen taloudellinen asema on edelleen hyvä. Yhdistyksen rahat ja pankkisaamiset kasvoivat vuoden aikana 1 673,78 eurolla, ja olivat vuoden vaihteessa euroa. Yhdistyksen rahavaroja säilytetään kahdella käyttötilillä, joista toista käytetään pääosin jäsenmaksujen perinnässä. Tähän jälkimmäiseen tiliin on lukuoikeus myös ProCountor taloushallinnon yrityksellä ja jäsenmaksuasioita hoitavalla Raila Luhtalalla. Jäsenmaksutilin saldo oli vuoden vaihteessa ,37 euroa ja toisen käyttötilin saldo ,63 euroa.

6 Yhdistyksen taloudenhoitajalle hankittiin keväällä 2012 tunnusluvulla varustettu luottokortti, jolla voidaan tarvittaessa maksaa esimerkiksi jäsentilaisuuksien tarjoilukuluja ja verkkokaupasta tehtäviä hankintoja. Yhdistyksen tilinpäätöksen laati monien edellisten vuosien tapaan Tuulikki Ranta Taiteilijoiden Tili- ja Lakiasiaintoimisto Oy:stä.