Lappeenrannan uuden kaupunginteatterin esitystekniikan AV- ja valaistusurakoita koskevien hankintojen väliaikainen järjestäminen

Transkriptio

1 Kaupunginhallituksen konsernijaosto Kaupunginhallitus Lappeenrannan uuden kaupunginteatterin esitystekniikan AV- ja valaistusurakoita koskevien hankintojen väliaikainen järjestäminen 1029/ /2015 KONSJA 53 Lisätiedot Mikko Hietamies, toimitusjohtaja, Lappeenrannan Teatterikiinteistö Oy, p Asiakirjat Sopimusluonnokset esitystekniikan ESV- ja AVU-urakointia koskevien hankintojen väliaikaisesta järjestämisestä Lappeenrannan Teatterikiinteistö Oy:n kirje Taustaa Lappeenrannan kaupunginteatterin uuden teatterirakennuksen esitystekniset laitteet oli määrä hankkia kahdessa eri urakassa, jotka ovat esitysvalaistusurakka ESV sekä ääni- ja kuvatekniikkaurakka AVU. ESV -urakassa oli määrä hankkia Lappeenrannan kaupunginteatterin uuden teatterirakennuksen esitysvalaistuksen ohjausjärjestelmä, himmentimet, releyksiköt ja valonheittimet sekä tarvittavat oheisjärjestelmät laitteineen. ESV-urakka sisältää järjestelmien ja laitteiden hankinnan, laitetoimitukset ja asennukset käyttökuntoon, urakoitsijan työ- ja detaljisuunnittelun, tarvittavat mittaukset, käyttökoulutuksen sekä teknisen ja käyttödokumentoinnin laatimisen. AVU-urakka sisältää teatterin ääni- ja kuvateknisten järjestelmien sekä tiettyjen oheisjärjestelmien hankinnan, laitetoimitukset ja asennukset käyttökuntoon sekä urakoitsijan työ- ja detaljisuunnittelun, mittaukset, koulutuksen sekä teknisen ja käyttödokumentoinnin laatimisen. Hankintapäätökset ja niiden täytäntöönpano Lappeenrannan Teatterikiinteistö Oy:n hallitus on tehnyt hankintapäätökset uuden kaupunginteatterin esitystekniikan

2 urakoista (ESV ja AVU). Kummankin urakan toteuttajaksi valittiin Electro Waves Oy. Kilpailutukseen osallistunut Studiotec Oy teki hankintapäätöksistä oikaisupyynnöt Lappeenrannan Teatterikiinteistö Oy:lle ja jätti samanaikaisesti valitukset markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Studiotec Oy:n mukaan hankintayksikön olisi tullut pois sulkea hankintamenettelystä tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset ja tehdä uudet hankintapäätökset, joista AVU-urakan osalta valittajan tarjous olisi todettu ainoaksi tarjouspyynnön mukaiseksi tarjoukseksi. ESV-urakan osalta Studiotec Oy:n tarjous olisi tullut todeta kilpailun voittajaksi. Hankintayksikkö hylkäsi oikaisupyynnöt ja antoi vastineensa markkinaoikeudelle Hankintayksikkö esitti, että markkinaoikeus hylkäisi valittajan asiassa tekemät valitukset niissä esitettyine vaatimuksineen kokonaisuudessaan perusteettomana. Lisäksi hankintayksikkö pyysi markkinaoikeutta antamaan hankintayksikölle pikaisesti luvan jatkaa hankintamenettelyä sen välttämiseksi, ettei teatterin avaaminen vaarannu hankintojen viivästymisen vuoksi. Markkinaoikeudelle laadittiin lisäksi erillinen hakemus hankintapäätösten täytäntöönpanon sallimiseksi. Täytäntöönpanon sallimista perusteltiin mm. sillä, että Lappeenrannan Teatterikiinteistö Oy:n näkemyksen mukaan hankintapäätösten täytäntöönpanon lykkääntymisestä aiheutuu Lappeenrannan Teatterikiinteistö Oy:lle, Lappeenrannan kaupungille sekä yleisemminkin yleisen edun kannalta suurempaa haittaa kuin mitä hankintapäätösten täytäntöönpanon edut olisivat. Markkinaoikeus hylkäsi päivätyllä päätöksellään Lappeenrannan Teatterikiinteistö Oy:n vaatimuksen tehtyjen hankintapäätösten 3 ja 4 täytäntöönpanon sallimisesta. Hankintapäätökset koskevat kaupunginteatterin esitystekniikan AVUja ESV-urakoita. Hankinnan väliaikainen järjestäminen Hankintalain 93 :n mukaan hankintayksikkö voi järjestää hankinnan väliaikaisesti tilaamalla sen hankintamenettelyyn osallistuneelta tai aiemmalta toimittajalta, jos hankinnasta on tehty valitus markkinaoikeuteen ja jos hankintaa ei voida sen luonteen vuoksi lykätä markkinaoikeuden käsittelyn ajaksi. Hankintayksiköllä ei ole automaattisesti oikeutta järjestää hankintaa väliaikaisesti, kun sen hankintamenettelystä on valitettu markkinaoikeuteen. Hankintalakia koskevassa hallituksen

3 esityksessä (HE 190/2009) todetaan, että Hankinnan järjestäminen edellyttäisi arviota siitä, onko hankinnan tarve välitön vai voidaanko hankinta lykätä muutoksenhaun ajaksi. Tarve hankinnan välittömälle järjestämiselle olisi lähtökohtaisesti esimerkiksi tilanteessa, jossa hankintayksiköllä on lakisääteinen velvollisuus palvelun järjestämiseen tai hankinnassa on kyse sellaisesta tavara- tai palveluhyödykkeestä, jota hankintayksikkö tarvitsee tehtäviensä hoitamisessa. Hankinnan arvolla ei lähtökohtaisesti olisi merkitystä arvioinnissa. Hankintayksikön oman toiminnan lisäksi vastaavin edellytyksin voitaisiin ottaa huomioon hankintayksikön asiakkaiden tarpeet esimerkiksi tilanteessa, jossa lain 11 :ssä tarkoitettu yhteishankintayksikkö vastaa kilpailuttamisesta. Hallituksen esityksen mukaan Hankintayksikkö voisi järjestää hankinnan väliaikaisesti vain hankintamenettelyyn osallistuneelta ehdokkaalta tai tarjoajalta tai aiemmalta toimittajalta, vaikka tämä ei olisi osallistunut muutoksenhaun kohteena olevaan hankintamenettelyyn. Hankinnan väliaikaista järjestämistä koskevaa menettelyä ei säänneltäisi muutoin. Hankintayksikkö voisi kussakin yksittäistapauksessa hankinnan luonne huomioon ottaen valita toimittajan tarkoituksenmukaisella tavalla. Vaihtoehtoisesti hankintayksikkö voisi harkita hankinnan järjestämistä suorahankintana, jos suorahankinnalle laissa asetetut edellytykset täyttyisivät. Hankintayksiköllä on siten laaja harkintavalta valita hankinnan väliaikaisen järjestelyn toimittaja. Oikeuskirjallisuudessa (Mm. Pekkala, Pohjonen, 2015 s. 651) on myös katsottu, että koska lainsäädännössä viitataan ainoastaan hankintamenettelyyn osallistuneeseen ehdokkaaseen tai tarjoajaan, hankintayksikkö voi rajoitetun menettelyn jälkeen tehdä väliaikaisen hankinnan myös sellaiselta ehdokkaalta, jota se ei ole hyväksynyt tarjouskilpailuun. Väliaikainen hankinta voidaan tehdä myös aikaisemmalta toimittajalta, vaikka tämä ei olisi osallistunut markkinaoikeusprosessin kohteena olleeseen hankintamenettelyyn. Hankintalaissa ei ole säädetty ehdoista, joilla hankintayksikkö voi toteuttaa hankinnan väliaikaisen järjestämisen. Näin ollen hankintayksikkö ja sen valitsema taho voivat vapaasti sopia väliaikaisen hankinnan ehdoista. Jos väliaikainen hankinta tehdään joltakin hankintamenettelyyn osallistuneelta ehdokkaalta tai toimittajalta, väliaikaisessa sopimuksessa ei tarvitse noudattaa samoja hintoja tai muita ehtoja kuin kyseisen tarjoajan tarjouksessa on ollut. Hankintalain 93 :n mukaan Hankinnan väliaikainen järjestäminen ei saa estää sitä, että valittajan vaatimuksesta markkinaoikeuden päätöksellä voidaan:

4 1) hankintayksikön päätös kumota osaksi tai kokonaan; 2) kieltää hankintayksikköä soveltamasta hankintaa koskevassa asiakirjassa olevaa virheellistä kohtaa tai muuten noudattamasta virheellistä menettelyä; tai 3) velvoittaa hankintayksikköä korjaamaan virheellisen menettelynsä Hallituksen esityksen mukaan hankinnan väliaikainen järjestäminen edellyttäisi, että hankintayksikkö rajoittaisi väliaikaisjärjestelyn päättymään tuomioistuimen antamaan ratkaisuun, tai viimeistään silloin, kun virhe aiemmassa hankintamenettelyssä on muutoksenhaun vuoksi annetun ratkaisun perusteella korjattu. Hallituksen esityksen mukaan olisi suositeltavaa, että hankinnan väliaikaista järjestämistä koskevien sopimusehtojen mukaan sopimus voitaisiin irtisanoa päättymään markkinaoikeuden ratkaisun vuoksi. Vaihtoehtoiset etenemistiet Lappeenrannan Teatterikiinteistö Oy on arvioinut vaihtoehtoisia etenemistapoja seuraavasti: 0-vaihtoehto: Ei tehdä mitään, jäädään odottamaan markkinaoikeuden päätöksiä Toiminnan käynnistäminen uudessa rakennuksessa täydessä laajuudessaan viivästyy kuukausilla. Henkilökunnan tilat ja yleisökäyttöön tarkoitetuista tiloista pieni näyttämö ja yleisölämpiö olisi mahdollista saada toimintakuntoon. Pienen näyttämön esitystekniikka koostuu suurimmaksi osaksi vanhalta teatterilta siirretystä laitteistosta, mutta joitain pienehköjä hankintoja, jotka sisältyvät valituksenalaisiin päätöksiin, joudutaan tekemään. 1-vaihtoehto: Järjestetään hankinta väliaikaisesti tilaamalla se hankintamenettelyyn osallistuneelta toimittajalta Järjestetään hankinta väliaikaisesti tilaamalla se hankintamenettelyyn osallistuneelta ja kilpailutuksen voittaneelta Electro Waves Oy:ltä. Sopimusehdot on mahdollisuus laatia sellaisiksi, että hankintapäätösten jäädessä lainvoimaisiksi, sopimuksen perusteella suoritettu laitteiden ja järjestelmien toimitus sekä maksetut vuokrat voidaan katsoa osaksi lainvoimaisten hankintapäätösten mukaista toimitusta. Riskinä on, että mahdollisessa uudelleenkilpailutustilanteessa laitteet ja

5 järjestelmät puretaan pois ja maksetut vuokrat koituvat lisäkuluksi. 2-vaihtoehto: Järjestetään hankinta väliaikaisesti tilaamalla se aiemmalta toimittajalta tai vuokraamalla tarvittavat laitteet ja järjestelmät alalla toimivalta yritykseltä Lappeenrannan Teatterikiinteistö Oy:llä ei varsinaisesti ole aiempia toimittajia, joten hankinnan toteuttaminen sellaisen kanssa ei ole mahdollista. Mikäli tarvittavat laitteet ja järjestelmät hankittaisiin vuokraamalla alalla toimivalta yritykseltä, ei se mahdollista sitä, että hankinnasta voisi tulla osa esitystekniikan toimitusta. Näin ollen vuokramenot olisivat puhtaasti aitoa lisäkulua. Lappeenrannan Teatterikiinteistö Oy:n näkemyksen mukaan 1-vaihtoehto olisi tarkoituksenmukaisin etenemistapa esitystekniikan urakoiden järjestämisessä. Yhtiön arvion mukaan tarve hankinnan välittömälle järjestämiselle on olemassa, koska hankinnassa on kyse sellaisesta tavara- tai palveluhyödykkeestä, jota hankintayksikkö tarvitsee tehtäviensä hoitamisessa. Mikäli Lappeenrannan Teatterikiinteistö Oy:n omistamassa uudessa kaupunginteatterissa ei ole asian-mukaisia ääni- ja kuvateknisiä laitteita tai valonheittimiä ohjausjärjestelmineen ja oheisjärjestelmineen, ei päätoimijalla eli Lappeenrannan kaupunginteatterilla ole edellytyksiä toimia uudessa kaupunginteatterissa. Myöskään vanhassa kaupunginteatterissa ei ole enää edellytyksiä toimia, sillä vanha teatteri on jo ajettu alas kevätnäytäntökauden päätyttyä. Lisäksi osa uudelle teatterille siirtyvästä teknisestä laitteistosta on jo purettu ja asennukset uuteen teatteriin aloitettu. Lappeenrannan Teatterikiinteistö Oy on valmistellut Electro Waves Oy.n kanssa sopimukset AVU-urakointia ja ESV-urakointia koskevien hankintojen väliaikaisesta järjestämisestä. Sopimusluonnosten mukaan hankintayksikkö (Lappeenrannan Teatterikiinteistö Oy) vuokraa toimittajalta (Electro Waves Oy) Lappeenrannan kaupunginteatteriin sijoitettavat, esitystekniikkaan (AVU ja ESV) liittyvät laitteet ja järjestelmät käyttökuntoon asennettuna. Järjestelmät ja laitteet on yksilöity kumpaankin sopimukseen liitettävässä liitteessä. Vuokra-aika alkaa Hankinnan väliaikaisen luonteen vuoksi hankintayksikkö voi irtisanoa sopimuksen 30 vuorokauden irtisanomisajalla. Vuokra-aika päättyy siten 30 vuorokauden kuluttua irtisanomisesta, kuitenkin niin että hankintayksikön tekemä irtisanominen voi teatterin kevätesityskauden 2016 ohjelmistosta/esityksistä ja toiminnan luonteesta johtuen tapahtua

6 aikaisintaan niin, että vuokra-aika päättyy irtisanomisen johdosta Sopimusehdoissa todetaan, että jos valitukseen annettavan tuomioistuimen lainvoimaisen ratkaisun lopputulos on se, että hankintayksikön hankintapäätös kumotaan, eikä Electro Waves Oy tule valituksi AV-urakoinnin/ESV-urakoinnin toimittajaksi myöskään mahdollisessa uudessa kilpailutuksessa, on toimittaja velvollinen irrottamaan ja purkamaan pois kaikki asennetut järjestelmät ja laitteet 30 vuorokauden kuluessa vuokra-ajan päättymisestä. Jos hankintapäätös puolestaan jää valituksesta huolimatta lainvoimaiseksi, tai mikäli mahdollisessa uudessa kilpailutuksessa on lainvoimaisella päätöksellä AV- tai ESV-urakoinnin toimittajaksi valittu Electro Waves Oy, katsotaan ao. sopimuksen perusteella suoritettu järjestelmien ja laitteistojen toimitus osaksi lainvoimaisten hankintapäätösten mukaista toimitusta. Vastaavasti ao. sopimuksen perusteella maksetut vuokrat katsotaan osaksi toimituksesta maksettavaksi sovittuja suorituksia. Toimitus suoritetaan puuttuvilta osin loppuun lainvoimaisen hankintapäätöksen mukaisesti. Toimitusaikataulusta osapuolet sopivat tällöin erikseen. Toimittaja ei ole kuitenkaan missään tilanteessa velvollinen palauttamaan osaakaan sille maksetuista vuokrista. Lappeenrannan Teatterikiinteistö Oy saattaa asian kaupungin käsiteltäväksi sen arvioimiseksi, onko kaupungin toimintojen näkökulmasta tarve hankinnan välittömälle järjestämiselle olemassa vai voidaanko hankinta lykätä muutoksenhaun ajaksi. Yhtiö esittää Lappeenrannan kaupungille, että kaupunki hyväksyisi menettelyn, jolla sovitaan kaupunginteatterin esitystekniikan ESV- ja AVU-urakointia koskevien hankintojen väliaikaisesta järjestämisestä edellä vaihtoehtoa 1 koskevien periaatteiden mukaisesti. (JA) Kj Konsernijaosto päättää esittää kaupunginhallitukselle, että se toteaa, että kaupungin toimintojen näkökulmasta tarve hankinnan välittömälle järjestämiselle on olemassa, eikä hankintaa voida lykätä muutoksenhaun ajaksi ja hyväksyy kaupunginteatterin esitystekniikan ESV- ja AVU-urakointia koskevien hankintojen väliaikaisen järjestämisen yhtiön esityksen mukaisesti. Konsja Hyväksyttiin. Merkittiin, että strategia- ja rahoitusjohtaja Olli Naukkarinen saapui kokoukseen tämän asian käsittelyn alkaessa klo

7 Merkittiin, että Lappeenrannan Teatterikiinteistö Oy:n toimitusjohtaja Mikko Hietamies oli saapunut kokoukseen esittelemään tätä asiakohtaa. Hietamies paikalla klo KH 362 Esteellisyydet: kaupunginlakimies Eero Immonen ei osallistunut asian käsittelyyn ja poistui kokouksesta asian käsittelyn ajaksi, hallintolaki kohta (yhteisöjäävi). Valmistelija/lisätiedot: Toimitusjohtaja Mikko Hietamies, Lpr:n Teatterikiinteistö Oy, puh Konsernihallinnon lakimies Johanna Alatalo, puh Sopimusluonnokset esitystekniikan ESV- ja AVU-urakointia koskevien hankintojen väliaikaisesta järjestämisestä ovat nähtävänä asiakirjoissa. (JA) Kj Kaupunginhallitus päättää todeta, että kaupungin toimintojen näkökulmasta tarve hankinnan välittömälle järjestämiselle on olemassa, eikä hankintaa voida lykätä muutoksenhaun ajaksi ja hyväksyä kaupunginteatterin esitystekniikan ESV- ja AVU-urakointia koskevien hankintojen väliaikaisen järjestämisen yhtiön esityksen mukaisesti. Kh Hyväksyttiin.