Ideatoiminnan säännöt / KAHLI-projekti Nastolan kunta, kuntalaisversio ( )

Transkriptio

1 Ideatoiminnan säännöt / KAHLI-projekti, kuntalaisversio ( ) 1. Ideatoiminnan tarkoitus Toiminnan tarkoitus on ideoiden synnyttäminen, esiin nostaminen ja siirtäminen sähköiseen järjestelmään. Halutaan lisätä niin kuntalaisten kuin kunnan henkilöstön osallistumista kunnan toiminnan kehittämiseen sekä edistää hyvää toimintakulttuuria ja luovuutta. Tavoitteena on saada ideoita ja käytännön vinkkejä tavoista, joilla n kunnan palveluita ja toimintaa saadaan parannettua. Toiminnan paino on ratkaisukeskeinen. Ideatoiminnan avulla pyritään: kehittämään nykyisiä palveluita kehittämään uusia palveluita parantamaan palveluiden laatua parantamaan tiedonkulkua parantamaan työtyytyväisyyttä kehittämään työmenetelmiä ja työolosuhteita parantamaan työturvallisuutta lisäämään yhteistyötä parantamaan työn tuottavuutta ratkaisemaan esille nousevia ongelmia ja asioita edistämään kuntastrategian toteutumista 2. Ideointi Ideointi on vapaata ja rajoittamatonta. Toiminnalla haetaan uusia ja erilaisia ideoita, jotka parantavat ja/tai tehostavat 1) palvelua kuntalaisen näkökulmasta 2) henkilöstön työhyvinvointia ja organisaation menestymistä Epäasialliset ja toisia ihmisiä loukkaavat ideat karsitaan.

2 3. Ideoiden esittämisoikeus Kuntalaisjärjestelmässä jokaisella kuntalaisella on ideoiden esittämisoikeus. Henkilöstön järjestelmässä idean voi esittää jokainen kuntaan työsuhteessa oleva henkilö, henkilöstöryhmä tai yhteisö. Molemmissa järjestelmissä ryhmällä tai yhteisöllä tulee olla yksi henkilö, joka kirjaa idean järjestelmään. 4. Idean esittäminen Idea esitetään sähköisesti Proveca-sovelluksen kautta. Nykyisiä ideoiden esittämistapoja ei lopeteta, ja nekin kirjataan Proveca-sovellukseen. Kuntalaiset voivat esittää ideoitansa mm. kirjaston tietokoneella. Kirjaston henkilöstö opastaa tarvittaessa ohjelman käytössä. Henkilöstö saa tukea ideoiden kirjaamisessa Proveca-sovellutukseen tarvittaessa esimiehiltä tai ohjelman käyttöön koulutetuilta tukihenkilöiltä. He ovat ideointiasioissa vaitiolovelvollisia. Henkilöstöjärjestelmässä idean Esittäjällä on oikeus pysyä täysin nimettömänä koko prosessin ajan, mutta tällöin hänelle ei voida myöntää mahdollista ideapalkkiota.

3 5. IDEAN KÄSITTELY SIDOSRYHMÄT JOHTORYHMÄ IDEAN KÄSITTELYN ALOITTAMINEN; PALAUTE ESITTÄJÄLLE; PALKITSEMINEN IDEAN KÄSITTELYN VASTUUHENKILÖ; PALAUTE ESITTÄJÄLLE KÄSITTELIJÄ Ideapankki IDEOIDEN TARKISTUS, IR:N KOKOONKUTSUMINEN ESIKÄSITTELIJÄ IDEARYHMÄ PALKKIONMAKSU IDEA IDEAN ESITTÄJÄ PALKKIONKÄSITTELIJÄ (kunnanjohtaja) Kuva 1: Idean käsittely n kunnan henkilöstön ideajärjestelmässä Idean Esittäjä kirjaa ideansa Proveca-sovellutukseen. Esikäsittelijä tarkistaa ideoiden määrän viikoittain ja kutsuu Idearyhmän koolle. Esikäsittelijä ohjaa esitetyt ideat Idearyhmän käsiteltäviksi ja hylkää epäasialliset ideat. Idearyhmä vastaa ideatoiminnan jatkuvuudesta. Ideatyöryhmä käsittelee kaikki ideat valiten jokaiselle idealle Käsittelijän (tarkempi kuvaus toimintatavoista on kohdassa 6). Ideatyöryhmä lähettää aina Esittäjälle palautteen idean käsittelytavasta ja päättää palkitsemisesta. Käsittelijä vastaa idean jatkokäsittelystä. Hän voi pyytää idean Esittäjää jalostamaan ideaa tai valita ryhmän, jossa ideaa kehitetään ja kokeillaan. Käsittelijä vastaa idean toteutuksesta tai ideapankkiin siirtämisestä, antaa Esittäjälle palautetta ja ehdottaa idean palkitsemista. Ideoita voidaan käsitellä yksikön normaalikokouksissa ja kehityskeskusteluissa.

4 Johtoryhmä vastaa ideatoiminnasta ja käsittelee koko organisaatiota koskevia tai sitä suurempia ideoita. Johtoryhmä päättää tarvittaessa idean jatkokehittelystä ulkopuolisten toimijoiden kanssa. Sidosryhmät ovat n kunnan palveluntuotantoon läheisesti vaikuttavia toimijoita, joiden kanssa ideoita voidaan kehittää yhdessä. Idean Esittäjällä on oikeus pysyä täysin anonyyminä koko prosessin ajan, mutta tällöin hänelle ei voida myöntää mahdollista ideapalkkiota. 6. Idearyhmä Idearyhmä on ideoiden käsittelyn tärkein toimielin. Ryhmään kuuluu jäseniä yli hallintorajojen, myös luottamushenkilöitä. Tavoitteena ryhmässä on laaja ja moninainen edustus, jotta ryhmässä on kykyä arvioida esitettyjä ideoita jatkokäsittelyn kannalta. Idearyhmän koko on 5-7 henkilöä, jotta sen kokoontuminen olisi helppoa ja joustavaa. Idearyhmä voi kutsua asiantuntijoita kuultavaksi kokouksiin. Idearyhmän jäsenistä 2/3 vaihtuu vuosittain. Kuitenkin niin, että nykyinen idearyhmä toimii Kahli hankkeen projektivaiheen loppuun (kevät 2012). Idearyhmä käsittelee ideoita jollain seuraavista tavoista: valitsee idealle Käsittelijän ja laittaa idean hänelle jatkokäsittelyyn lähettää idean Esittäjälle palautteen sovellutuksen kautta pyytää lausuntoja idean esittäjältä tai haluamiltaan tahoilta jalostaa ideoita ja hyödyntää Ideapankkia kannustaa henkilöstöä ja kuntalaisia ideointiin pyytää ideoita ajankohtaisiin teemoihin seuraa ideoiden jatkokäsittelyä siirtää idean Ideapankkiin päättää palkitsemisesta Idearyhmään kuuluva Esikäsittelijä tarkistaa, että idea tai sen ratkaisu on eettisesti julkaisukelpoinen ja hyvien tapojen mukainen. Esikäsittelijät valitaan Idearyhmän toimesta. Kuntalaisten ja henkilöstön ideoissa toimivat omat esikäsittelijät, joilla on yhteinen varahenkilö.

5 7. Ideoiden palkitsemisperusteet. (päivitetty ) Henkilöstön ideajärjestelmässä Idearyhmä päättää palkitsemisesta käsitellessään ideoita. Toteuttamiskelpoisesta ja käyttöönotetusta ideasta myönnetään ideapalkkio. Palkitsemisperusteet on määritelty siten, että ne ovat suhteessa idean tuottamaan hyötyyn. Vaikuttavuuskriteerit, joiden avulla arvioidaan, miten idean toteuttaminen vaikuttaa n kunnan: - hyvinvointiin, - taloudellisuuteen, - asiakastyytyväisyyteen ja - kuntastrategian toteutumiseen. Kerran vuodessa -viikolla annetaan tunnustusta ja palkitaan henkilöitä ja yhteisöjä, jotka ovat osoittaneet ideatoiminnassa merkittävää aktiivisuutta kuluneen vuoden aikana. Idearyhmän esitysten pohjalta kunnan johtoryhmä päättää tunnustuspalkitsemisista ja niiden jakamisesta. Käyttöönotettu idea -tuote - kaikista käyttöönotetuista ideoista huomiointi suoritetaan heti - mahdollinen muu palkitseminen (merkittävä/erittäin merkittävä) suoritetaan erikseen Merkittävä idea - kaksi neljästä vaikuttavuuskriteeristä täyttyy HyvänOlon -seteli (paikallisiin hyvinvointi- ja kulttuuripalveluihin) Lahjakortti Ryhmäpalkitseminen enintään 250 arvosta Erittäin merkittävä idea - kolme neljästä vaikuttavuuskriteeristä täyttyy tai Idearyhmä arvioi idean erittäin merkittäväksi Kunniakirja ja rahapalkinto Palkitseminen heti ja muistaminen viikolla Palkinto on samansuuruinen riippumatta siitä onko idean takana yksi henkilö tai useampi Kunnanhallituksen erillisellä päätöksellä voidaan myöntää suurempikin palkkio huomioiden idean merkittävyys

6 Muutos: Kunnanhallituksen päätös päättää, että - ideoista, joista on osoitettavissa euromääräinen säästö, maksetaan 10 %:n ideapalkkio idean nettohyödystä kuitenkin niin, että palkkio on enintään palkkio maksetaan kun idea on toteutunut ja - yli tuhannen euron palkkion myöntää edelleen kunnanhallitus Kunnanhallituksen päätös päättää tarkentaa tekemäänsä idearummun ideapalkkioperustepäätöstään seuraavasti: - kertaluontoisen säästön määrästä vähennetään ko. säästötoimenpiteen toteuttamisesta kunnalle aiheutuvat kulut ja 10 %:n palkkio lasketaan tästä nettosäästöstä. - pysyvästä (säästövaikutus jatkuu vuosittain eteenpäin vähintään kolme vuotta) säästöstä ei vähennetä ko. säästötoimenpiteen toteuttamisesta kunnalle aiheutuvia kuluja kuin siinä tapauksessa jos toteuttamiskulut ylittävät puolet vuosittaisesta säästömäärästä. Tällöin säästöstä vähennetään 1/3 siitä kuluosuudesta, mikä ylittää puolet vuosittaisen säästön määrästä (kulut jaksotettu 3 vuodelle) ja 10 %:n palkkio lasketaan tästä nettosäästömäärästä. Muutos: Laatukriteerit ideoiden käsittelylle ja ideatoiminnan sääntöjen muutos Idearumpuun tulleiden ideoiden käsittelyajat ovat vaihdelleet huomattavasti ja vastausten antaminen idean tehneelle henkilölle on venynyt usein pitkää. Tarkoituksenmukaista on määritellä ideoille käsittelyajat ja sen myötä myös aika, minkä kuluessa idean tehneelle henkilölle ilmoitetaan idean tuloksista. Samalla on hyvä määritellä ideoiden vaikuttavuuskriteerien mukaiset käsittely- ja toteuttamistavat. Ideoiden vaikuttavuuskriteerien mukaiset ideoiden toteuttamistavat: 1. Erittäin merkittävä idea/merkittävä idea a) Idean mukainen toimenpide/mukaiset toimenpiteet toteutetaan välittömästi edellyttäen, että idean toteuttaminen ei vaadi uutta määrärahaa talousarvioon vaan se voidaan toteuttaa olemassa olevilla määrärahoilla ja tarvittaessa käyttösuunnitelman muutoksella - täytäntöönpanoaika on 1 pv-3 kk riippuen tarvittavista toimenpiteistä ja päätöksistä b) Mikäli toteuttaminen edellyttää uutta määrärahaa valtuustolta, tehdään talousarviomuutosehdotus tai jos ajankohta on 1.9. jälkeen siirretään määrärahakysymys seuraavan vuoden talousarvion ja käyttösuunnitelman yhteydessä ratkaistavaksi - täytäntöönpanoaika on 2-6 kk 2. Muut käyttöön otettavat ideat

7 a) Idean mukainen toimenpide/mukaiset toimenpiteet toteutetaan nopeasti - idea voidaan laittaa täytäntöön ilman toimielin käsittelyä - täytäntöönpanoaika on 1 pv-2 kk b) Idean mukainen toimenpide/mukaiset toimenpiteet toteutetaan mahdollisimman nopeasti - idean täytäntöönpano edellyttää toimielimen päätöksen - täytäntöönpanoaika on 1-3 kk 3. Ei toteutettavissa oleva idea - Todetaan idearyhmässä heti, ettei idea ole toteuttamiskelpoinen/ei toteuteta, eikä viedä enää erilliseen jatkokäsittelyyn - Kaikissa edellä mainituissa tavoissa ideaesitys käsitellään idearyhmässä 1 kuukauden sisällä (poikkeuksena aika, jolloin käsittely elokuussa) idean tekemisestä. Tavoitteena on tehdä idearyhmässä päätös idea toteuttamisesta tai siitä, että se ei ole toteuttamiskelpoinen yhdellä kertaa ja välttää idean lähettämistä lausuntokierrokselle. Tarvittaessa idearyhmä voi pyytää asiaa koskevia asiantuntijoita kokoukseensa. Ideantekijälle ilmoitetaan idearyhmän käsittelyn jälkeen 1-3 pv:n kuluessa idean käsittelyn tuloksista. Mikäli idean toteuttaminen edellyttää hallinnollista käsittelyä ilmoitetaan tämän käsittelyn jälkeen välittömästi ideantekijälle käsittelyn lopputulos. 8. Idean / aloitteen käyttöoikeus Idean käyttöoikeus siirtyy n kunnalle, kun ideapalkkio on maksettu. Tämän jälkeen n kunnalla on oikeus yksin päättää idean käyttöönotosta ja käytön laajuudesta. Varsinaiset keksinnöt, jotka saattavat johtaa patenttiin tai ovat muuten huomattavia toimintaa parantavia aloitteita, käsitellään erikseen voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. 9. Ideatoiminnan ohjaus ja valvonta Ideatoiminnan kehittämisestä vastaavat Idearyhmä yhdessä kunnan Yhteistyöryhmän kanssa. Seurannasta ja vaikuttavuuden arvioinnista vastaa kunnan johtoryhmä yhdessä Yhteistyöryhmän kanssa. Idearyhmä valvoo toimintansa laatua itsearvioinnin keinoin. Jokaisen esimiehen vastuualueeseen kuuluu ohjata, rohkaista ja innostaa omaa henkilöstöänsä uusien ideoiden tuottamiseen. Idearyhmän jäsenet nimeää Yhteistyöryhmä. 10. Sääntöjen hyväksyminen ja muuttaminen

8 Ideatoiminnan säännöt ja niihin mahdolliset tehtävät muutokset käsitellään kunnan yhteistyöryhmässä. 11. Sääntöjen voimaantulo Näitä sääntöjä sovelletaan alkaen. - Hyväksytty kunnanhallituksessa