Arviointikertomus vuodelta 2011 / selvitykset ja toimenpiteet

Transkriptio

1 Kaupunginhallitus Tarkastuslautakunta Kaupunginvaltuusto Arviointikertomus vuodelta 2011 / selvitykset ja toimenpiteet 57/02/02/02/2012 KH 547 Valmistelijat: Tekninen johtaja Pauli Piiparinen, puh , palvelussuhdepäällikkö Sirpa Hannula, puh , kaupunginlakimies Ben Weizmann, puh ja rahoitusjohtaja Seija Bexar, puh Kaupunginvaltuusto on käsitellyt vuoden 2011 arviointikertomusta ja päättänyt merkitä arviointikertomuksen tiedoksi ja saattaa sen kaupunginhallitukselle tiedoksi ja toimenpiteitä varten. Kaupunginhallitus on valtuuston päätösten toimeenpanopäätöksessä päättänyt lähettää arviointikertomuksen hallintokunnille tiedoksi ja jatkotoimenpiteitä varten ja että toimenpide-ehdotukset tulee toimittaa kaupunginkanslialle syyskuun loppuun mennessä. Kaupunginvaltuusto päätti 1 kehottaa kaupunginhallitusta ryhtymään toimenpiteisiin arviointikertomuksessa esitettyjen havaintojen ja johtopäätösten osalta 2 pyytää erityisesti seuraavista arviointikertomuksessa esitetyistä havainnoista kaupunginhallitukselta selvitykset siten, että ne voidaan käsitellä kaupunginvaltuuston kokouksessa mennessä - perustetaanko työryhmä selvittämään tuotteistamisen organisointi, resurssointi ja aikataulutus? - valmistuuko hallintosääntö aikataulussaan? - investointimäärärahojen priorisointi peruskorjaukseen todellisen korjausvelkatarpeen mukaisesti sekä tiedon lisääminen investointien kustannusvaikutuksista pitemmällä aikajänteellä - kaupungin poistosuunnitelman tarkistaminen Kir-janpitolautakunnan kuntajaoston uudistaman yleisohjeen mukaiseksi - sisäisen valvonnan ohjeistuksen päivittäminen (KH vahvistanut ) sekä sisäisen valvonnan puutteet mm. vuosilomailmoituskäytännön osalta,

2 WebTallennus- ohjelma kattavasti käyttöön - tarvitaanko päätösten pöydällepanoesitykselle kannatusta? - konsulttipalveluiden käytön harkintaa on syytä painottaa Selvitykset ja toimenpide-ehdotukset Tuotteistaminen Tuotteistamiseen on perustettu työryhmä, johon kuuluvat toimialajohtajat, talouspäälliköt ja rahoitusjohtaja puheenjohtajana. Työryhmän tehtävänä on selvittää toimialakohtaisesti tuotteistettavat palvelut, resurssitarve sekä vastata työn etenemisestä. Vuonna 2012 on jatkettu mm. ruokapalvelujen tuotteistamista. Lisäksi on palveluiden tuottamistapoja vertailtu kustannuslaskelmien sekä kuntakohtaisten yksikköhintavertailujen avulla. Hallintosäännön valmistuminen Kaupunginvaltuusto on hyväksynyt hallintosäännön ja se tulee voimaan Investointimäärärahojen priorisointi sekä tiedon lisääminen investointien kustannusvaikutuksista pitemmällä aikajänteellä Rakennusinvestoinnit on priorisoitu yhdessä käyttäjätoimialojen kanssa talousarvioesityksessä. Priorisoinnissa on otettu huomioon samanaikaisesti tekninen korjausvelka ja käyttäjien lisätilatarpeet. Talousarvion yhteydessä on laskettu arvioita tulevien vuosien uudisja laajennusrakentamisen investointien vaikutuksista käyttö- ja pääomakustannuksiin. Viime vuosina kaupungin väkiluvun kasvu on lisännyt investointitarvetta palvelujen kysynnän kasvaessa. Lisäksi sisäilmaongelmat ovat lisänneet peruskorjaustarvetta huomattavasti, joten välttämättömätkin investoinnit on ollut pakko priorisoida. Uusia rahoitusmalleja selvitetään mm. Torkinmäen koulun rakentamiseen. Kaupungin poistosuunnitelman tarkistaminen Kirjanpitolautakunnan kuntajaoston uudistaman yleisohjeen mukaiseksi Kirjanpitolautakunnan kuntajaosto on tarkistanut yleisohjettaan suunnitelman mukaisista poistoista mm. lisäämällä loppuun

3 suosituksen poistoaikojen alarajojen käyttämisestä, ellei pidemmän poistoajan käyttämiseen ole erityistä hyödykekohtaista perustetta. Tarkistettu suositusta tulee noudattaa viimeistään tilivuodesta 2013 alkaen. Kunnissa on yleisesti käytössä liian pitkiä poistoaikoja tai liian pieniä poistoprosentteja, mistä seurauksena on, että poistot eivät riitä kattamaan korvausinvestointeja eivätkä keskimääräisiä poistonalaisten investointien omarahoitusmenoja. Kokkolassa on käytetty pääsääntöisesti Kirjanpitolautakunnan suosituksen mukaisia poistoaikoja. Joidenkin hyödykkeiden poistoaika on ylittänyt suositusrajan, mikä perustunut on silloisen kokemusperäiseen tietoon hyödykkeen taloudellisesta pitoajasta. Kuntaliiton päivätyn muistion "Poistosuunnitelmien tarkistamisesta" mukaan poistosuunnitelman päivitystarve lähtee poistojen tarkoituksesta, että hyödyke tulee poistetuksi sen taloudellisena pitoaikana. Poistosuunnitelman muutoksen tulee perustua hyödykkeestä tai hyödykeryhmästä itsestään aiheutuviin tulontuottamis- tai palvelutuotantokykyyn kirjanpitolain ja kuntajaoston yleisohjeen mukaisesti. Sitä ei voitane perustella pelkästään yleisohjeen suosituksella käyttää sen liitteessä esitettyjä alarajoja, jos nykyinen poistosuunnitelma ei noudata alarajasuosituksia. Koko kuntakentässä tilanne on Kila:n suosituksessa esitettyjen poistoaikojen muutosten suhteen epäselvä eikä läheskään kaikilla kunnilla ole valmiutta tarkistaa poistosuunnitelmiaan vuodelle Kokkolassa selvitystyö poistosuunnitelman muuttamisesta tarkis-tetun suosituksen mukaiseksi on käynnissä. Selvitystyö on osoit-tautunut arvioitua työläämmäksi, ja niin ollen aiemmin arvioitu aikataulu, jonka mukaan olennaisimpien omaisuuserien poistoajat olisi ehditty tarkistaa vuoden 2013 talousarvioon, on epärealistinen. Poistosuunnitelma tarkistetaan vuoden 2013 aikana siten, että se voidaan ottaa käyttöön Sisäisen valvonnan ohjeistuksen päivittäminen sekä sisäisen valvonnan puutteet mm. vuosilomien ilmoitukset Sisäinen valvonnan ohjeistus Kuntalain uudet säännökset velvoittavat kunnat järjestämään kunnan ja kuntakonsernin sisäisen valvonnan, riskienhallinnan ja konsernivalvonnan sekä raportoimaan niiden tuloksellisuudesta. Valtuuston hyväksymään hallintosääntöön on otettu määräykset sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta. Kaupunginhallitus on hyväksynyt riskienhallinnan periaatteet tammikuussa 2012.

4 Sisäisen valvonnan ohje tullaan päivittämään muiden säännösten ajantasaistamisen yhteydessä. Vuosilomien ilmoitukset Web Tallennuksen pääkäyttäjä on kouluttanut usean vuoden ajan esimiehiä työyksiköissä. Lisäksi Web -ohjelma vuosilomien osalta käytiin koulutuksenomaisesti keväällä esimiesfoorumeissa läpi. Esimiesten Web Tallennuksen -koulutusta ja kertausta on jatkuvasti tarjolla. Vuosilomat ilmoitetaan nykyisin aika kattavasti Web Tallennus ohjelmalla. Tarvitaanko päätösten pöydällepanoesitykselle kannatusta Pöydällepanoesitys liitetään kokousmenettelyä koskevien säännösten mukaisesti asian käsittelyn keskeyttämiseen tai sen lykkäykseen. Sillä ei ole merkitystä itse asiaratkaisun osalta. Puheenvuoron käyttäjä tai esityksen tekijä esittää päätösasian siirtämistä myöhemmin ratkaistavaksi. Normaalitilanteessa pöydällepanosta äänestetään, jollei toimielin ole yksimielinen asian käsittelyn keskeyttämisestä. Äänestyksestä kunnallisessa toimielimessä määrätään kuntalain 59 :ssä, jossa todetaan vastaehdotuksen edellyttävän aina kannatusta. Näin ollen myöskin esitys asian käsittelyn keskeyttämisestä edellyttäisi kannatusta, vaikka lainkohdan sanamuodon ahdas tulkinta tarkoittaakin ainoastaan asiaratkaisua koskevaa esitystä. Koska kysymys ei ole kuitenkaan asiaratkaisusta, on toimielimellä itsellään oikeus päättää asian käsittelemistä koskevista käytännöistä (vrt. esim valtuuston työjärjestys). Jollei toimielin ole päättänyt edellä mainitulla tavoin keskeyttämismenettelystä, on keskeyttämisestä äänestettävä ja näin ollen esitys pöydällepanostakin edellyttäisi kannatusta. Konsulttipalveluiden käytön harkintaa on syytä painottaa Kaupunginhallitus käsitteli vuoden 2012 säästötoimenpiteitä , jolloin konsulttien käytöstä todettiin seuraavaa: "Konsultteja on yleensä käytetty joko kertaluonteisten tai laajojen selvitysten tekemiseen sekä tasaamaan volyymia. Sivistystoimi käyttää hyvin vähän konsultteja ja laajatkin suunnitelmat on valmisteltu omana virkatyönä. Talonsuunnittelun tekeminen täysin omana työnä edellyttäisi useiden henkilöiden lisäresurssia. Koska työmäärä lisäksi vaihtelee, ei ole tehokasta pitää resurssia omana, vaan ostaa tarpeen mukaan." Lisäksi Tekpa on esittänyt, että konsulttipalvelujen käyttöä on tarkasteltu ja esimerkiksi Suntin lisäveden hankkimisen

5 selvittelytyöhön 2012 budjetoitu 70 t jätetään tekemättä konsulttityönä ja se tehdään omana työnä Tekpa:n toimesta. Kaupunginjohtaja Kaupunginhallitus päättää hyväksyä vuoden 2011 arviointikertomuksen johdosta esitetyt selvitykset ja toimenpiteet ja lähettää ne tarkastuslautakunnalle ja valtuustolle tiedoksi. Kaupunginhallitus hyväksyi päätösesityksen. tark Kaupunginhallitus on kokouksessaan pykälässä 547 käsitellyt arviointikertomusta vuodelta Tarkastuslautakunta on perehtynyt kaupunginhallituksen arviointikertomuksen johdosta antamiin selvityksiin ja toimenpiteisiin. esitys puheenjohtajan selostuksen pohjalta Tarkastuslautakunta merkitsee arviointikertomuksen käsittelyn kaupunginhallituksessa tiedoksi ja ottaa esitetyt selvitykset ja toimenpiteet huomioon jälkiarvioinnissaan. Tarkastuslautakunta hyväksyi päätösesityksen. VSTO 87 Kaupunginhallitus Kaupunginvaltuusto päättää merkitä tiedoksi vuoden 2011 arviointikertomuksen johdosta esitetyt selvitykset ja toimenpiteet. Kaupunginvaltuusto hyväksyi päätösesityksen.