Mitä jokaisen päättäjän tulisi tietää yhteyspalveluista

Transkriptio

1 Mitä jokaisen päättäjän tulisi tietää yhteyspalveluista

2 Kalaverkoilta verkkokauppaan - tarina menneestä maailmasta Kautta historian kun kaksi ihmistä on kohdannut, on vaihdettu tietoa. Sen ohella myös tavarat ja palvelut ovat vaihtaneet omistajaa. Kaupankäynti siirtyi toreilta ja kujilta ajan myötä kauppahalleihin ja liikehuoneistoihin. Hypermarkettien vyöryttyä kauas kaupunkien keskustoista, muuttuivat kivijalkojen kaupat perässä. Kaupankäynti tapahtui pääsääntöisesti vielä kasvotusten, paikan päällä. Kuten tavarat ja palvelut, myös tieto on kulkenut ajan saatossa erilaisia reittejä. Paperilta se päätyi puhelinlinjoille, kunnes Internet teki informaation saatavuudesta rajatonta ja reaaliaikaista. Siinä, missä tieto aikanaan siirtyi vain kohdatessa suullisesti, olemme tulleet tilanteeseen, jossa kaikki voivat olla yhteydessä kaikkialle, kaiken aikaa. Viestintä on vain vuosisadassa siirtynyt kahdenkeskisistä kohtaamisista globaaleihin tietoverkkoihin. Mistä oikein on kysymys? Olemme laatineet tämän oppaan auttaaksemme suomalaisia yrityksiä ymmärtämään mistä yhteyspalveluissa on kyse ja mitä jokaisen niiden ostamista harkitsevan tulisi tietää ennen ostopäätöksen tekemistä. Opas kertoo lyhyesti ja ytimekkäästi, miksi yrityksen kannattaa edelleen esimerkiksi panostaa kiinteisiin verkkoyhteyksiin ja mitä seikkoja yhteyspalveluja hankkivan on syytä käydä läpi ennen sopimuksen allekirjoitusta. Oppaan tarkoituksena on antaa sinulle selkokielellä kirkas kokonaiskuva verkkopalveluista ilman turhaa IT-kapulakieltä. Toisinaan asioista on syytä keskustella lähemmin kahden kesken. Varaa tällöin tapaaminen asiantuntijamme kanssa. Heihin saat yhteyden esitteen lopussa. Pätkivä verkkoyhteys on päänsärky. Kiinteät valokuituyhteydet verkottavat yrityksesi vahvasti ja luotettavasti. Menestyvä yritys on vahva myös verkossa Kysymys luotettavien yhteyspalveluiden roolista nykymaailmassa voisi verrata tilanteeseen, jossa kivijalkakaupan ainoa ovi on salpautunut pakkasella umpeen. Kauppias joutuisi tällaisessa tilanteessa seuraamaan voimattomana kiukkuisten asiakkaiden värjöttelyä liikkeen ulkopuolella, ainakin siihen saakka, kunnes naapurin kilpailijan hyvin huollettu ja rasvattu ovipumppu alkaa laulaa. Täysin samanlainen tilanne on verkkokauppiaalla, jonka ainoat sisääntuloväylät ovat tukossa ja liikenne seisoo. Siinä, missä kivijalkakauppiaan oven eteen saattaa vielä jonoakin muodostua, verkkokaupassa potentiaalisen asiakkaan kääntyvät kilpailijan puoleen muutamassa sekunnissa, jos asiointi ei etene toivotulla tavalla ja nopeudella. Voidaan kysyä, kuinka kauan on koko liiketoimintaa, jos verkossa sitä ei ole. Nopea ja luotettava kiinteä verkko on jatkuvasti kasvavan mobiiliverkkokäytön aikanakin verkkokauppiaan kivijalka.

3 Kiinteä vai kulkeva? Hyviä syitä panostaa kiinteään verkkoon! Luotettavuus. Perinteiseen kiinteään verkkoon verrattuna mobiiliverkko ei ole toistaiseksi osoittautunut yhtä luotettavaksi eikä sen kautta voi käyttää vielä kaikkia samoja palveluita. Kapasiteetti. Informaatiota jaellaan yhä enemmän verkon välityksellä. On arvioitu, että erilaisten tiedostojakojen osuus kiinteissä verkoissa Euroopassa ja Aasiassa on jo n. 30 % kaikesta verkkoliikenteestä. Nopeus. Yritysten toiminnassaan tarvitsemien sovellusten ja palveluiden siirtyessä yhä enemmän tarjottavaksi pilvipalveluina verkkoon, vaaditaan myös verkkoyhteyksiltä vakautta ja nopeutta. Runsaasti kaistatilaa vaativien, verkossa tapahtuvien teräväpiirtoneuvotteluiden ohella jo normaalien toimistoohjelmien kuten sähköpostin käyttäminen verkon yli vaatii yrityksen verkkoyhteyksiltä huomattavasti enemmän suorituskykyä, koska käyttäjät liikuttelevat yhä suurempia tietomääriä. Tietoturva. Kiinteä verkkoyhteys tarjoaa mobiiliverkkoon verrattuna korkeamman tietoturvatason. Kiinteiden verkkoyhteyksien oheen on mahdollista hankkia myös kattavia lisäpalveluita, kuten yritysverkkoratkaisuja. Yhteyspalvelut ovat monen tekijän summa Yhteyspalvelut koostuvat tiedonsiirtoon tarvittavista liittymäpalveluista, verkon tietoturvapalveluista eli palomuureista, eri toimipisteet yhdistävistä yritysverkkoratkaisuista sekä verkkolaitteiden hallinta- ja valvontapalveluista. Liittymäpalvelut. Liittymäpalveluilla asiakkaan toimipisteet kytketään globaaliin Internet-verkkoon. Toimittaja tarjoaa valtakunnanlaajuisesti kaikkia keskeisiä nopeuksia ja yhteystyyppejä oman runkoverkkonsa avulla sekä yhteistyössä muiden operaattoreiden kanssa. Toimittajan runkoverkko mahdollistaa edullisesti erittäin nopeat ja ruuhkattomat yhteydet. Runkoverkko on kytketty kotimaiseen Internet- verkkoon useiden yhdysliikennepisteiden kautta sekä globaaliin Internet- verkkoon useiden kansainvälisten TIER1 -liikennetoimittajien kautta. Yritysverkkoratkaisut. Yritysverkkoratkaisuilla voidaan yhdistää kustannustehokkaasti kahden tai useamman liittymän, konesalin tai toimipisteen sisäverkko yhdeksi tietoturvalliseksi kokonaisuudeksi ja välittää liikennettä näiden välillä. Yhdistetty verkko toimii ja näkyy sovelluksille yhtenä suurena sisäverkkona. Se alentaa kustannuksia ja mahdollistaa esimerkiksi yrityksen sisäiset puhelut veloituksetta ja vaikka videoneuvottelut. Palomuuri. Palomuuri on tietojärjestelmäarkkitehtuurin komponentti, joka on pakollinen tietoturvan näkökulmasta. Erityisen tärkeää on eriyttää internet ja yrityksen sisäverkko toisistaan riittävän tehokkaalla mutta kuitenkin taloudellisella suojauksella. Hallinta- ja valvontapalvelut. Hallintapalveluiden avulla valvotaan, että verkkolaitteet toimivat kuten on tarkoitus ja reagoidaan mahdollisiin vikatilanteisiin.

4 Kahden vaiheilla: monitoimittajaympäristö vai keskitetty ratkaisu? Yrityksen IT-ympäristö voi perustua joko useasta eri osa-alueesta erikseen vastaavasta kumppanista, tai sitten koko yrityksen IT-ympäristö ja tuotanto on yksissä ulkoistetuissa käsissä, keskitettynä ratkaisuna. Molemmissa vaihtoehdoissa on luonnollisesti omat hyvät ja huonot puolensa. Monitoimittajaympäristössä asiakas voi valita parhaan toteuttajan osa-aluekohtaisesti, mutta samalla kokonaisuuden sopimushallinta saattaa muodostua erityisesti kokemattomammalle ostajalle helposti taakaksi. Esitämme seuraavassa tiivistetysti molempien mallien plussat ja miinukset. Monitoimittajaympäristö Erikoistuminen. Monitoimittajaympäristö mahdollistaa sen, että osakokonaisuuksista vastaamaan voidaan valita juuri tähän erityiskysymykseen erikoistunut palveluntarjoaja. Kilpailutus. Osa-aluekohtainen kilpailutus saattaa mahdollistaa kokeneelle ostajalle avaimet käteen tyyppistä kokonaisratkaisua edullisemmat tarjousehdot. Sopimushallinta. Useasta eri osapuolesta koostuva IT-ympäristö on vaativa hallita sen sijaan, että kaikki on yksissä käsissä. Samalla riskit kasvavat. Ei sovi kaikille. Kokemattoman ostajan ei kannata kilpailuttaa asioita, joista ei voi olla täysin varma, mitä oikein on ostamassa ja mihin tarkoitukseen. Riskienhallinta. Monitoimittajaympäristö merkitsee samalla myös riskien hajauttamista. Keskitetty ratkaisu Helppo sopimushallinta. Keskittäminen merkitsee selkeää yhden sopimuksen mallia, jossa vastuut ja velvoitteet määritelty ja rajattu selkeästi. Vastuu. Keskitetyssä ratkaisussa palveluntarjoaja kantaa itsenäisesti kokonaisvastuun koko hankkeesta. Kompromissi. Kaikkien munien keskittäminen yhteen koriin voi olla kompromissi. Kaikilla osa-alueilla voi olla hyvä, muttei välttämättä loistava. Riski. Kuten substanssiosaamisen kohdalla, voi yhden toimittajan malli olla myös jatkuvuus- ja kustannusriski. Selkeys. Yhden kumppanin malli on vastuurajoiltaan selkeä ja helppo hallita. Kun yksi kumppani vastaa kaikesta, vähenee myös asioiden aikaa vievä junailu ja pallottelu.

5 Kahden vaiheilla: monitoimittajaympäristö vai keskitetty ratkaisu? Nyrkkisääntö. Osta lopputulosta, älä teknologiaa. Oikea koko. Oikean kumppanin löytyminen yhteyspalveluiden tarjoajaksi saattaa toisinaan tuntua hakuammunnalta tarjooman vaikuttaessa lähes identtiseltä. On tilanteita, joissa palveluntarjoaja ei yksinkertaisesti pysty toimittamaan (asiakas liian iso) tai sitten se ei priorisoi asiakastaan lainkaan (asiakas liian pieni). Asiakas saattaa olla toki merkittävä, mutta ei kuitenkaan ylitse muiden. Kysy rohkeasti toimittajakandidaatiltasi mihin kategoriaan kuuluisit kokosi puolesta. Vakavaraisuus. Kumppanin kassa on asiakkaan riskienhallinnan ja asiakkuuden jatkuvuuden kannalta kriittinen seikka. Tutustu siis huolellisesti kumppanikandidaatin tunnuslukuihin kilpailutusvaiheessa. Sopimusseikat. Varmista aina ennen sopimuksen solmimista, mihin olet sitoutumassa. Vaikka sopimuksen kesto olisi selkeästi ilmaistu, saattaa eteesi ilmaantua tilanne, jossa sopimus on syytä purkaa nopeallakin aikataululla. Varmista jo alkuvaiheessa, kuinka voit halutessasi siirtyä pois palvelusta tai vaihtaa toimittajaa niin a. juridisesti kuin b. teknisesti. Pyydä toimittajaltasi kuvaus tilanteesta, miten yrityksessä menetellään sopimuspurun yhteydessä ja kuinka teknisesti palvelut voidaan siirtää muualle. Palvelutasot. Mitä tarkemmin määrittelet tarpeesi, sitä helpompaa kumppaniehdokkaiden on tarjota niihin vastaavat palvelut. Varmista, että kumppanin taholta luvataan jokin tietty ratkaisuaika häiriötilanteissa kaikille liittymille. Tukipalvelut. Kiinnitä kuitenkin huomiota myös kumppaniehdokkaan tarjoamiin tukipalveluihin ongelmatilanteiden varalta. Saatko sitä tarvittaessa omalla äidinkielelläsi, vuorokauden ympäri? Vastaako tämä oman liiketoiminnan aukioloaikoja ja tarvetta? Kokeile soittaa yrityksen asiakaspalvelunumeroon ja laske, kuinka kauan vastaamiseen meni aikaa! Laatu. (QoS, Quality of Service) Yhteyspalvelun laatu on eräs sen kriittisimmistä mittareista. Selvitä, millä tavalla kumppaniehdokkaasi menettelee verkon ruuhka-aikoina. Verkkoliikennettä on mahdollista ruuhka-aikoina priorisoida eli voidaan valita, että jokin asiakkaan liikenne menee verkon ruuhkatilanteissa muun liikenteen edelle. Tällöin voidaan esimerkiksi taata, että puheyhteys tai videoneuvottelun kuva ei takkuile vaikka verkossa muuten olisi hetkittäistä ruuhkaa. Piirun verran enemmän. Onko kumppaniltasi saatavilla myös vaativampia asiantuntijapalveluita ja saatko tarvittaessa yrityksellesi nimetyn asiantuntijan? Varmista, minkälaisia palveluita sisältyy sopimuksen peruspakettiin ja mitä taas on saatavilla lisämaksusta. Skaalautuvuus. Pyri ennustamaan myös yrityksesi tulevaisuuden tarpeita: valitse sellainen toimittaja, joka voi vastata tarpeisiisi joustavasti myös tulevaisuudessa. Tietoturva. Palveluntarjoaja on vastuussa siitä, että verkon tietoturva on kunnossa (palomuurit). Varmista, että kumppaniehdokkaallasi on riittävää verkon tietoturvaan liittyvää osaamista. Osta lopputulosta, älä teknologiaa.

6 Kahden vaiheilla: monitoimittajaympäristö vai keskitetty ratkaisu? Sopimusseikat. Kiinnitä tarkkaan huomiota palvelusopimuksen sisältöön ja vastuurajauksiin. Erityisen tärkeää on selvittää sopimuksen purkuun liittyvät ehdot. Kumppanikandidaatilta tarvitaan selkeä kuvaus sopimuksen purusta ja uudelle palveluntarjoajalle siirtymiseen liittyvistä käytännön seikoista: miten palveluvaihto tehdään, mitä se maksaa, kuka sen tekee jne. Luo lista siitä, mitä pitää tehdä itse ja mikä jää palveluntarjoajan vastuulle. Vaadi siirtoa koskien aina sitova toimitusaikataulu. Hinta. Sopimusta solmittaessa on syytä selvittää, mistä palvelun hinta muodostuu. Vaadi aina selkeää hinnoittelua. Tällöin tiedät, mistä maksat. Onko sopimuksessa mahdollisesti hinnankorotuspykäliä, mistä veloitetaan erikseen ja mitkä ovat veloitusperusteet? Vaadi palveluntarjoajalta sitoutumista toimittamaan kokonaisuus annetulla hinnalla. Vaadi, että myös tarjous tulee sopimuksen liitteeksi. Pyydä halutessasi myös esimerkkilaskua. Lopulta on hyvä muistaa, että halvin hinta on usein myös laadullisesti huonoin. Kiinnitä siksi huomiota sinulle luvattuun palvelutasoon. Ostamisen osaaminen. Mitä monimutkaisemmista kokonaisuuksista on kysymys, sitä enemmän kokemusta ja ostamisen osaamista vaaditaan. Pyydä siksi apua myös tarjoavalta osapuolelta siihen, mitä tarjouspyynnössäsi pitää toimittajan kannalta huomioida, jotta tarjous vastaisi mahdollisimman tarkasti liiketoimintasi tarpeita.

7 Nebula parasta palvelua kotimaisista palvelinkeskuksista Nebula on suomalainen, voimakkaasti kasvava ICT-palveluyritys, jonka palvelut mahdollistavat asiakkaille huipputurvallisen ja luotettavan IT-ympäristön muuttuvan liiketoiminnan tarpeisiin joustavasti mukautuen. Nebula on tarjonnut asiakkailleen kotimaisia kapasiteetti-, toimisto-, yhteys- ja käyttöpalveluja pilvipalveluina jo vuodesta Hallussamme olevaa tietoa ei missään vaiheessa siirretä ulkomaille, vaan se säilyy turvatuissa, vuorokauden ympäri miehitetyissä omissa palvelinkeskuksissa Suomessa. Yhteyspalveluittemme asiakkaana on yli 5000 Suomalaista yritystä ja organisaatiota. Miksi Nebula? Sopivaa kumppania valittaessa kannattaa toisinaan kysyä neuvoa muilta. Löydät tositarinoita siitä, kuinka olemme asiakkaitamme auttaneet osoitteesta nebula.fi/fi/nebula/referenssit Miten me voisimme auttaa Sinua? yhteystiedot Heikkiläntie 2, Helsinki myynti (ark. 9 17) myynti@nebula.fi