Rautatieturvalaitteiden käyttöohjeiden hyväksyntä, jakelu ja arkistointi

Transkriptio

1 OHJE 1 (6) Vastaanottaja Säädösperusta Kohdistuvuus Korvaa LIVI/751/ /2016 ( ) Voimassa alkaen Asiasanat radanpito, käyttöohjeet, turvalaitteet Rautatieturvalaitteiden käyttöohjeiden hyväksyntä, jakelu ja arkistointi Liikennevirasto on hyväksynyt rautatieturvalaitteiden käyttöohjeiden hyväksyntää, jakelua ja arkistointia koskevan ohjeen. Ohje on tarkoitettu toimijoille, jotka tekevät uusia tai muuttavat olemassa olevia turvalaitteiden käyttöohjeita. Ylijohtaja Mirja Noukka Tekninen johtaja Markku Nummelin LISÄTIETOJA Veli-Matti Kantamaa Liikennevirasto puh Liikennevirasto PL 33 puh kirjaamo@liikennevirasto.fi HELSINKI etunimi.sukunimi@liikennevirasto.fi

2 LIIKENNEVIRASTO OHJE 2 (6) Sisällysluettelo 1 YLEISTÄ UUDEN KÄYTTÖOHJEEN LUOMINEN TAI VANHAN PÄIVITTÄMINEN Vaikutus muihin käyttöohjeisiin Vanhojen dokumenttien poistaminen KÄYTTÖOHJEEN HYVÄKSYTTÄMINEN KÄYTTÖOHJEEN JAKELU KÄYTTÖOHJEEN ARKISTOIMINEN YHTEYSTIEDOT Käyttöohjeiden hyväksyntä Käyttöohjeiden hallintapalvelu Liikenneviraston Hyvinkään arkisto... 6 LIITTEET Liite 1 Käyttöohjeiden hallinta prosessikuvaus

3 LIIKENNEVIRASTO OHJE 3 (6) 1 Yleistä Tällä ohjeella on tarkoitus selventää ja yhdenmukaistaa Liikenneviraston rautatieturvalaitteiden käyttöohjeiden hyväksymisen, jakelun ja arkistoinnin käytäntöjä. Ohjeessa on kuvattu käytännön menetelmät yleisellä tasolla ja esitetty viittauksia muihin Liikenneviraston ohjeisiin joissa yksityiskohtia on kuvattu tarkemmin. 2 Uuden käyttöohjeen luominen tai vanhan päivittäminen Uuden tai päivitetyn käyttöohjeen tulee sisältää soveltuvin osin RATO kohdassa vaaditut dokumentit. Uutta käyttöohjetta luotaessa kaikkiin dokumentteihin merkitään dokumenttinumero, joka koostuu toimittajakohtaisesta ns. paikkanumerosta, Liikenneviraston ohjeen Ratatekniset piirustusohjeet 14/2012 liitteen 3 mukaisesta lajinumerosta ja viisinumeroisesta piirustusnumerosta. Numerot varataan Liikenneviraston Hyvinkään arkistosta. Palveluntoimittajan yhteystiedot ovat kohdassa 6.3. Vanhoja käyttöohjeita päivitettäessä käytetään pääsääntöisesti vanhoja dokumenttinumeroita, jos ne ovat Ratateknisten piirustusohjeiden 14/2012 liitteen 3 mukaisia. Erityisesti on huomattava, ettei käytetä suunnitteluvaiheen piirustusnumeroita, joiden lajinumerot ovat 800-sarjaa, koska näiden piirustusten arkistointitapa on määritelty tilapäiseksi. Käyttöohjeen päivittäjä lähettää pyynnön päivitettävän käyttöohjeen muokattavista tiedostoista hallintapalvelulle osoitteeseen kayttoohjeet@liikennevirasto.fi. Pyynnössä tulee ilmoittaa selkeästi päivitettävän käyttöohjeen nimi ja numero, kunnossapitoalue, jolla käyttöohje sijaitsee. Lisäksi tulee ilmoittaa, mitkä tiedostot tarvitsee päivitettäväksi ja kyseisten tiedostojen dokumenttinumerot. Käyttöohjeiden hallintapalvelu toimittaa päivitettävien käyttöohjeiden muokattavat tiedostot, mikäli ne ovat olemassa. Hallintapalvelu merkitsee Ratatiedon Extranetiin tiedon siitä, että käyttöohjeen muutostyö on käynnissä. 2.1 Vaikutus muihin käyttöohjeisiin Käyttöohjeita laadittaessa tai päivitettäessä on huomioitava vaikutukset olemassa oleviin laitteistoihin ja niiden käyttöohjeisiin. Jos esim. asetinlaitteeseen liitetyn tasoristeyksen muutos aiheuttaa myös asetinlaitteen käyttöohjeen korjauksen tarvetta, niin asetinlaitteen käyttöohjeen korjaus on pyrittävä tekemään saman projektin osana. Käyttöohjeen päivittäjän tai laatijan tulee aktiivisesti selvittää muihin käyttöohjeisiin tarvittavat muutokset ja ilmoitettava niistä projektin Liikenneviraston vastuuhenkilölle mahdollisia jatkotoimenpiteitä varten, ellei sovittuun tehtävään suoraan kuulu niiden päivittäminen.

4 LIIKENNEVIRASTO OHJE 4 (6) Käyttöohjeiden hallintapalvelu toimittaa samaan turvalaitteeseen vaikuttavien muutoshankkeiden yhteystiedot käyttöohjeiden laatijoille. Mikäli muutoksia laatii useampi taho samanaikaisesti, heidän on koordinoitava muutokset keskenään, ennen kuin käyttöohje lähetetään Liikennevirastoon hyväksyttäväksi. Jokainen käyttöohjeen laatija vastaa osaltaan myös muutosten yhteensovittamisesta. 2.2 Vanhojen dokumenttien poistaminen Jos turvalaitoksen alueelle on tehty uusi käyttöohje tai vanhaa käyttöohjetta on muutettu niin että ko. alueelta jää esim. purettujen laitteistojen vuoksi tarpeettomia piirustuksia tai käyttöohjeita, käyttöohjeen laatijan on toimitettava käyttöohjeen mukana kattava luettelo poistettavista piirustuksista tai käyttöohjeista sekä käyttöohjeen hyväksyjälle että käyttöohjeiden hallintapalvelulle sähköisessä muodossa. 3 Käyttöohjeen hyväksyttäminen Käyttöohje tai sen muutettu osa toimitetaan hyvissä ajoin ennen laitteiston käyttöönottoa Liikennevirastoon hyväksyttäväksi (Osoitetiedot kohdassa 6.1). Päivitetystä käyttöohjeesta toimitetaan paperikopiona postitse Liikennevirastoon hyväksyttäväksi ainoastaan kansilehti ja dokumenttiluettelo. Piirustukset ja muut dokumentit toimitetaan hyväksyttäväksi pdf-muodossa sähköpostitse. Piirustusten on oltava muuutettu pdf-muotoon mustavalkoisina oikeassa mittakaavassa. Hyväksyttäväksi toimitettavien käyttöohjeiden piirustusten on oltava mustavalkoisia paperikopioita. A4-kokoiset ohjetekstit kuvineen tai monitorikuvat voivat olla myös värillisiä. Värit on valittava niin, ettei dokumenttien luettavuus mustavalkoiseksi kopioitaessa heikkene siten, että siitä voisi aiheutua vääriä tulkintoja. Käyttöohjeen mukana toimitetaan dokumenttiluettelo, jossa on esitetty kaikki käyttöohjeeseen kuuluvat dokumentit numeroineen, nimineen, sivunumeroineen, versiomerkintöineen ja päivämäärineen. Uusitut dokumentit esitetään dokumenttiluettelossa lihavoidulla tekstillä. Dokumenttiluettelossa on lisäksi oltava käyttöohjeen laatijan oma hyväksymismerkintä allekirjoituksineen, nimenselvennyksineen ja päivämäärineen. Vastaava tila varataan Liikenneviraston hyväksyjän allekirjoitukselle, nimen selvennykselle ja hyväksynnän päivämäärälle. Tarkastuksen helpottamiseksi käyttöohjeen mukana suositellaan toimitettavaksi käyttöohjeesta erilliset piirustukset joissa värein tai muin merkinnöin on esitetty purettavat ja uudet laitteet. Liikenneviraston kirjaamo merkitsee hyväksyttäväksi tulleen käyttöohjeen kansilehteen diaarinumeron ja toimittaa ohjeen tarkastaville / hyväksyville henkilöille. Mikäli käyttöohjeen tarkastuksessa havaitaan hyväksynnän estäviä virheitä tai puutteita, käyttöohje palautetaan laatijalle korjattavaksi.

5 LIIKENNEVIRASTO OHJE 5 (6) Samaan aikaan, kun käyttöohjeen laatija / päivittäjä toimittaa ohjeen hyväksyttäväksi Liikennevirastoon, tulee hänen lähettää kaikki uudet/päivitetyt tiedostot (myös kansilehti ja dokumenttiluettelo) sähköisesti pdf-muodossa ja muokattavassa muodossa hallintapalvelulle osoitteeseen kayttoohjeet@liikennevirasto.fi. 4 Käyttöohjeen jakelu Tarkastetun ja hyväksytyn käyttöohjeen kansilehti ja dokumenttiluettelo allekirjoituksineen ja diaarinumerolla varustettuna skannataan Liikenneviraston käyttöohjeiden hyväksyjän toimesta ja lähetetään sähköpostitse käyttöohjeiden hallintapalveluun. Samalla lähetetään tieto hyväksynnästä käyttöohjeen laatijalle / päivittäjälle. Saatuaan skannatun allekirjoitetun, diaarinumerolla varustetun kansilehden ja dokumenttiluettelon Liikennevirastolta ja uudet tai muokatut tiedostot pdf-muodossa käyttöohjeen laatijalta / päivittäjältä, hallintapalvelu kokoaa uuden tai päivitetyn käyttöohjeen ja huolehtii sen jakelusta. Hallintapalvelu huolehtii käyttöohjeen jakelusta RATO kohdan mukaisesti. Jakelu tehdään vain sähköisesti, ellei perusteltua tarvetta paperiseen versioon ole. Hallintapalvelu ylläpitää jakelulistaa, johon merkitään erikseen, jos on tarvetta paperijakeluun. Paperiversiot tarvitaan lähinnä laitetiloihin ja JKV-tukipalveluun. Hallintapalvelu lähettää myös yhden paperisen version käyttöohjeen uusista / päivitetyistä tiedostoista Liikenneviraston Hyvinkään arkistoon. Voimassaoleva jakeluluettelo on nähtävillä Liikenneviraston ratatiedon extranet-sivustolla kohdassa "Turvalaitteiden käyttöohjeet -> Alueiden yhteiset ohjeet -> Jakelulista". 5 Käyttöohjeen arkistoiminen Saatuaan käyttöohjeiden hallintapalvelulta hyväksytyn paperimuotoisen käyttöohjeen Liikenneviraston Hyvinkään arkisto liittää sen käyttöohjeiden arkistoon. Käyttöohjeen laatija vastaa siitä, että käyttöohjeen piirustuksista toimitetaan taittamattomat arkistokelpoiset kopiot Liikenneviraston Hyvinkään arkistoon. Hallintapalvelu tallentaa ohjeen pdf-muodossa Liikenneviraston Ratatiedon extranet-sivuille. Hallintapalvelu poistaa Ratatiedon extranetistä käyttöohjeen laatijan / päivittäjän ilmoittamat tarpeettomaksi käyneet dokumentit (kohta 2.2) ja ilmoittaa niistä myös Liikenneviraston Hyvinkään arkistoon.

6 LIIKENNEVIRASTO OHJE 6 (6) 6 Yhteystiedot Voimassa alkaen toistaiseksi 6.1 Käyttöohjeiden hyväksyntä Liikennevirasto Kirjaamo / Veli-Matti Kantamaa Raatimiehenkatu LAPPEENRANTA puh sähköposti veli-matti.kantamaa@liikennevirasto.fi 6.2 Käyttöohjeiden hallintapalvelu Proxion Plan Oy Mikael Nevaharju PL 30 (Myllykatu 12) Pieksämäki puh sähköposti kayttoohjeet@liikennevirasto.fi 6.3 Liikenneviraston Hyvinkään arkisto VR Track Suunnittelu Riku Honkanen Kerkkolankatu HYVINKÄÄ puh sähköposti ratapiirustusarkisto@vr.fi

7 Käyttöohjeiden päivitysprosessi Liite 1 1/1 Hallintapalvelu Käyttöohjeen laatija/päivittäjä Liikennevirasto Käyttöohjeen päivittäjä lähettää selkeästi s eritellyn pyynnön käyttöohjeenn päivitettävistä tiedostoista hallintapalveluun osoitteeseen kayttoohjeet@liikennevirasto.fi Hallintapalvelu lähettäää muokattavatt dokumentit,, jos käyttöohjeesta sellaiset vain löytyy, niiden pyytäjälle ja merkitsee Ratatiedon Extranettiin ko. ohjeen kohtaan Muutostyö käynnissä. Mikäli muokattavaan käyttöohjeeseen kohdistuu useita yhtäaikaisia päivityspyyntöjä, hallintapalveluh u toimittaa pyynnön tekijöille toistensa yhteystiedot ja heidän tulee koordinoida muutokset projektien kesken. Käyttöohjeen laadinta tai päivitys. Käyttöohjeen laatija/päivittäjä lähettää muokatut tiedostot pdf ja muodossa muokattavassa formaatissa hallintapalvelulle. Kansilehden ja dokumenttiluettelon toimitus paperisena postitse Liikenneviraston kirjaamoon: Liikennevirasto Kirjaamo /Veli Matti Kantamaa, Raatimiehenkatu 23, Lappeenranta Päivitetyt tiedostot pdf sähköpostitse Veli muodossa Matti Kantamaalle: veli nevirasto.fi matti.kantamaa@liiken Kirjaamo lisää käyttöohjeeseen diaarinumeron ja lähettää sen edelleen Veli Matti Kantamaalle. Veli Matti Kantamaa hyväksyy uuden tai päivitetynn käyttöohjeen ja allekirjoittaa kansilehden dokumenttiluettelon. Jos löytyy korjattavaa, takaisin käyttöohjeen laatijalle /päivittäjälle. Hyväksytyn käyttöohjeen allekirjoitetun, diaarinumerollisen kansilehden ja dokumenttiluettelon skannaus ja lähetys sähköpostitse hallintapalvelulle. Tieto hyväksynnästä käyttöohjeen laatijalle/päivittäjälle. Hallintapalvelu kokoaa k päivitetyn tai uuden käyttöohjeen. Tallennus Ratatiedon Extranettiin. Poistetaan Muutostyö käynnissä teksti. Sähköinen jakelu jakelulistan mukaan. Käyttöohjeen päivitettyjen / uusien dokumenttien paperinen jakelu jakelulistan mukaan mm. Hyvinkään arkistoon, laitetiloihinn ja JKVtukipalveluun.

8 Lista allekirjoittajista Tämä asiakirja on allekirjoitettu Allekirjoittaja Todennus