Käyttösuunnitelman toteutuma Tekniset palvelut

Transkriptio

1 2016 Käyttösuunnitelman toteutuma Tekniset palvelut Kemijärven kaupunki Tekninen lautakunta

2 1 TEKNISET PALVELUT 1. Toiminta-ajatus Tekninen palvelualue rakentaa hyvää huomenta tuottamalla riittävät tekniset elämisen edellytykset kuntalaisille kustannustehokkaasti. Teknisten palvelujen palvelualue vastaa kaupungin maankäytön suunnittelusta ja kaavoituksesta, rakennusvalvonnasta, kunnallistekniikan palveluista, kaupungin kiinteistöomaisuuden hallinnasta, hoidosta ja kunnossapidosta sekä muista tukipalveluista; siivous- ja laitoshuolto, vaate- ja materiaalihuolto sekä ruokapalvelut. 2. Toiminnalliset tavoitteet Toiminnalliset tavoitteet Kaupunki-infran kunnon säilyttäminen ja kiinteistöjen kunnon parantaminen Riittävä tonttitarjonta Digitalisaation hyödyntäminen sähköisiä palveluja ja ohjelmia kehittämällä ja käyttökoulutuksella Toimenpiteet Mittarit Toteutuma Suunnitelmalliset pitkän tähtäimen ohjelmat peruskorjaukseen ja kunnossapitoon. Luopuminen tarpeettomista kiinteistöistä. Kaavoitusprosessien eteneminen, maanhankinta Järjestelmien päivitys ja koulutusohjelma. Siirrytään resurssien puitteissa osaksi sähköiseen asiointiin Korjausvelan määrä Kuntoluokka % Poistetut rakennukset (lukumäärä, m2) Vapaat tontit lkm Koulutuspäivät pv/vuosi Toimenpiteiden tulokset Kiinteistöohjelma esitetään teknisessä lautakunnassa syksyllä Pakollisia, sisäilmaongelmaisia peruskorjauksia käynnissä Kuntoluokka on alle 50%. On luovuttu yhdestä kiinteistöstä Keskustan yleiskaava laitetaan nähtäville syksyllä. Suomun yleiskaava on hyväksytty valtuustossa. Uusia ohjelmistoja on otettu käyttöön rakennusvalvonnassa ja maankäytössä. Koulutusta ei ole järjestetty.

3 2 3. Tunnusluvut Tunnusluvut TP 2014 TA 2015 TA 2016 TS 2017 TS 2018 TS 2019 Vakin. virat ja toimet Henkilöstömenot Muutos % 29 % 6 % -5 % -1 % -5 % Palvelujen ostot Muutos % 9 % -9 % -1 % 2 % 1 % Toimintakate /asukas Toimintaympäristö ja sen muutokset Palvelualueen haasteita lähitulevaisuudessa ovat: - talouden niukkuus suhteessa kunnossapidon ja kehittämisen tarpeisiin - henkilöstön eläköityminen ja sitä kautta osaamisen ja tiedon välittäminen - palvelujen järjestäminen edullisimmalla tavalla edellyttää yhä enemmän toimintojen tarkastelua ja kyseenalaistamista - säästötavoitteiden vuoksi myös palveluiden tasosta on tingittävä ja jopa luovuttava osista palveluja - rakennusten korjausvelka tulee kasvamaan huonosta taloustilanteesta aiheutuvan alimitoitetun investointitason vuoksi, mikä puolestaan lisää ongelmia rakennuksille (sisäilmaongelmat, vesivahingot ym..). Organisaatiouudistuksen I-vaiheessa laitoshuolto ja ruokahuolto ovat siirtyneet teknisen palvelualueen alaisuuteen ja vesihuolto on siirtynyt Kemijärven kaukolämpö Oy:hyn. Em. muutosten johdosta henkilöstö on kasvanut noin 40 henkilöllä. Palvelualueeseen liittyneet toimialat sopeutetaan tekniseen palvelualueeseen. Ympäristösuojelun viranomaistoimet hoidetaan kuluvan vuoden alusta lähtien ostopalveluina. 5. Toiminnan painopistealueet 2016 ja toteutuma Toiminnan yhtenä painopisteenä on organisaatiouudistuksen toisen vaiheen toteuttaminen tavoitteena hierarkiatasojen vähentäminen ja tätä myötä tuottavuuden parantaminen. Esimiestyön ja henkilöstön vaikutusmahdollisuuksia tulee kehittää toimintaympäristön muutoksessa. Tehtävien valmistelussa tulee mahdollistaa joustava päätöksenteko ja päätöksenteko yleensä. Esimiehen rooli tulee selkeyttää, niin että valta- ja vastuusuhteet ovat tasapainossa. Verkostoitumalla ja yhteistyöllä pyritään suoriutumaan välttämättömistä palveluista. Tuottavuutta nostetaan tuotteistamalla palvelut, ja näin myös vältytään epätietoisuudelta palvelujen kustannuksista ja prosessien toimivuudesta. Toiminnassa varmistetaan kehittämisen, laadun, turvallisuuden ja jäljitettävyyden seuranta ja valvonta jatkuvan parantamisen mallilla. Toiminnan kehittämisessä ja päätöksissä tulee huomioida tehtyjen ja tehtävien pitemmän tähtäimen selvitysten ja ohjelmien toimenpide-ehdotukset ( infran saneerausohjelmat, ruokapalvelun ulkoiset selvitykset, kiinteistöohjelma ym..). Yksityisteiden talviauraus turvataan siten, että suunniteltua 30 %:n omavastuuta ei peritä, vaan

4 3 auraukseen varattu määräraha toteutetaan entisen mallin mukaan teknisen osaston sisäisenä järjestelynä. Toteutuma Organisaatiomuutoksen toisen vaiheen ratkaisut tehty. Palvelujen tuotteistaminen on käynnissä ruokapalveluissa ja laitoshuoltopalveluissa.

5 4 6. Määrärahat TP 2014 TA 2015 TA 2016 Toimintamenot Toimintatulot Toimintakate *vuodet eivät ole verrannollisia organisaatiomuutosten vuoksi 6.1. Toteutuma Tekniset palvelut TA 2016 Toteutuma Poikkeama Käyttö% MENOT ,2 TULOT ,9 NETTOMENO ,9

6 5 TILAPALVELUT 1. Toiminta-ajatus Tilapalvelut jakaantuu 6 erilliseen tehtäväalueeseen: - isännöinti (kiinteistöjen hallinta) - rakennuttaminen - kiinteistönhoito - kunnossapito - laitos- materiaali- ja vaatehuoltopalvelut - ruokahuolto Tilapalvelut vastaa kaupungin suoraan omistamista rakennuksista ja niiden kiinteistönhoidosta, kunnossapidosta ja rakentamisesta. Tilapalvelut tuottaa edellä mainituille tiloille ylläpito- ja perussiivouspalveluita sekä tuottaa ruokapalveluja. Tilapalvelut tuottaa materiaali- ja vaatehuoltopalveluita eri yksiköihin sekä myy varastotuotteita tytäryhtiöille. Lisäksi tilapalvelut myy em. tuotteitaan muille kunnallista palvelua tuottaville yhteisöille. Ruokapalvelut muodostavat kaksi aluekeittiötä, yhden valmistuskeittiön sekä seitsemän palvelu- ja jakelukeittiötä. Asiakkaita palvellaan kaikissa elämänkaaren vaiheissa. Tarjottavat ateriat suunnitellaan vastaamaan kunkin ikäkauden mieltymyksiä siten, että ruoalla on myönteinen vaikutus asiakkaiden hyvinvointiin. Ruokalistaa on uudistettu asiakastyytyväisyyden pohjalta huomioiden ikäluokkien ravintosuositukset. Pyrimme lisäämään lähiruokatarjontaa nykyisestä. Tavoitteenamme on vastata taloudellisesta ja asiakaslähtöisestä toiminnasta ja sen kehittämisestä yhteistyössä tilaajan, asiakkaiden ja henkilöstöryhmien kanssa. Toimipisteiden ajatusta tuetaan säilyttämällä eri asiakasryhmien erityispiirteet. 2. Toiminnalliset tavoitteet Toiminnalliset tavoitteet Toimenpiteet Mittarit Toteutuma Kiinteistöjen korjausvelan lyhentäminen Korjausvelan määrä Kuntoluokka % Tilatehokkuuden parantaminen Sisäilmaolosuhteiden hallinta Tarpeettomista kiinteistöistä luopuminen. Kiinteistöjen salkutus, ja sen saattaminen päätöksentekoon. Toimitilaohjelman laatiminen hallintokuntien kanssa. Kuntoarviot käytössä olevista rakennuksista ja kuntoarviotoimenpiteiden toteuttaminen. Laaditaan ilmastointilaitteiden ja järjestelmien hoitosuunnitelma. Tilankäytön tunnusluvut Korjatut kohteet Korjaamattomat kohteet Myyty yksi kiinteistö. Korjausvelka 38 M Kuntoluokka ALLE 50 %. Kiinteistöohjelma päätöskäsittelyssä. Hyvinvointipalvelujen vastuualueiden kanssa selvitetään tilankäyttöä. Kaupungintalon sisäilmakorjaukset on suoritettu. Sairaala Lapponian sisäilmakorjaukset käynnistyvät lokakuun alussa

7 6 Kiinteistöille suoritetaan IVjärjestelmien perustarkastus ja kunnostus. Automaatio- ja tietotekniikan järjestelmien kehittäminen ja osaamisen parantaminen Energiasäästötoimenpitei den jatkaminen Ruokahuoltopalvelun ja tuotannon prosessien kehittämisellä parannetaan asiakastyytyväisyyttä resurssien puitteissa. Varmistetaan ruokahuoltopalvelujen ja tuotannon laatu ja hallinta sekä jäljitettävyys. Järjestelmien päivitys ja kouluttautuminen. Tohmon koulun kylmilleen laitto, lämmönvaihtimien purkaminen Suoritukset Toteutetut toimenpiteet Ei ole päivitetty eikä koulutusta tapahtunut resurssipulan vuoksi. Koulun laitto kylmilleen käynnissä Työmäärämitoitukset Päivitetyt mitoitukset Jatkuva prosessi Palvelukuvaselvitys, työajan seuranta, sisäinen laskutus Materiaalihuollossa asiakas tilaa suoraan varasto-ohjelmalla tuotteet varastosta. Sonet-ohjelman oikeudet yksiköihin Ruokalistan uudistaminen: -koulutusten ruokaohjeita kokeillaan tuotantoon ja vakioidaan ruokaohjeiksi - kyselyt päiväkodeille, hoivalle ja henkilökunnalle Päivitetään omavalvontasuunnitelmat. Työyksiköissä suoritetaan sovitut toimenpiteet lämpötilojen mittauksien ja seurannan osalta. Tehdyt toimenpiteet Reklamaatioiden määrä Siivouspalvelun sopeuttaminen asiakkaan toimintaan. Laitoshuollon tuotteistaminen INNO- Kemijärvi koulutuksessa Päällekkäisyyksien poistaminen materiaalihuollossa. Asiakastyytyväisyyskyselyjen tulokset Omavalvontasuunnitel mat: - palvelukeittiö - tuotannon keittiö Ovaportohjausjärjestelmän raportit Palvelukuvaselvitys käynnissä, pilottina hammashoitola henkilöstövajauksen vuoksi vaiheessa/ myöhässä Kyselyt on suoritettu keväällä Tulosten pohjalta on uudistettu ruokalistaa. Salaattibuffet Jamixannoskortilla. Omavalvontasuunnitelma palvelukeittiöiden osalta valmis. Tuotannon keittiön päivitys on vaiheessa. Ohjausjärjestelmä käytössä. Henkilöstöresurssien tasapuolinen, ennakoiva ja suunnitelmallinen toteuttaminen. Kokeiluja Varmistetaan osaaminen ja varamiesjärjestelyt. jatketaan henkilöstön Työvuorosuunnitelmat Titania, työvuorosuunnitelma käytössä koko ruokapalvelussa.

8 7 jatketaan toiminnan kehittämiseksi. kiertoa ja kokeiluja. hyödynnetään työaikajärjestelmän laajennus ja suunnitellaan vuosilomat hyvin. Vuosilomasuunnitelm at valmistellaan maaliskuun loppuun mennessä. Vuosilomasuunnitelmat Vuosilomasuunnitelma tehty, huomioiden vuoden 2016 lomat. Tavoite on pitää lomat huhtikuun 2017 loppuun mennessä. Lähiruoan lisääminen ruokalistalle ja yhteistyön jatkaminen yhteistyökumppaneiden kanssa. Lähiruokateemaa toteutetaan 4 x kuuden viikon ruokalistalla. Toteuman seurantaraportti Lähiruoka tarjontaa on lisätty kokopäivähoidon listalla 1 x vko. Kouluilla ja päiväkodilla 5 krt / 6 vkon listalla. Suunnitelma ensi vuoden lähiruoka tarpeesta on tehty. 3. Tunnusluvut Tunnusluvut TP 2014 TA 2015 TA 2016 TS 2017 TS 2018 Rakennusten korjausvelka ( M ) 46,5 42,2 38,4 40,0 42,0 Rakennusten pintaala Muutos % -5 % -17 % -5 % -3 % Kuntoluokka; käytössä olevat 52 % 51 % 51 % 50 % 48 % Muutos % -2 % 0 % -2 % -4 % Sisäiset pääomavuokrat Sisäiset hoitomenovuokrat Muutos % (sisäiset vuokrat) -14 % -4 % -1 % 0 % Siivouspinta-ala pois lukien Lapponia Siivouskustannus /m2/kk 2,02 2,06 1,96 1,96 1,96 Materiaalivaraston kierto (krt/a) Asiakastyytyväisyys ruokapalveluissa 3,5 3,5 3,8 4 4,5 Sairauspoissaolojen vähentymien ruokapalveluissa (hlö/a)

9 8 4. Toimintaympäristö ja sen muutokset Sote-palveluiden siirtyminen itsehallintoalueille vuonna 2019 merkitsee tilapalveluille, että yli puolet kaupungin toimitiloista ei enää ole oman organisaation käytössä. Itsehallinto-alueiden tilojen hallinta ja tarve ovat vielä selvittämättä ja tilapalveluille ja tilapalveluihin kuuluville tukipalveluille se edellyttää varautumista tulevaan muutokseen. Muutos tuo lisääntyvän tarpeen palvelujen tuotteistamiselle palvelujen kaupallistuessa. Kaupungin säästötoimenpiteiden vuoksi toimitilojen korjausvelka tulee lähivuosina kasvamaan, ja kaupunkitasolla laskennallinen kuntoluokka laskee alle 50 %:n (<50 %:n kuntoluokka= huonokuntoinen rakennus). Kaupungin rakennuskanta on laajalti peruskorjausiässä. Pyrkimyksenä tulisi olla pitkän tähtäimen peruskorjaussuunnitelma, joiden avulla pyritään välttymään heikkenevän kuntoluokan aiheuttamista ongelmista. Ruokahuollon osalta perusopetuksen ja ammatillisen koulutuksen oppilasmäärien aleneminen on vaikuttanut toimintaan ja tuonut muutoksia palvelun ja tuotannonprosessiin. Suunnittelussa on pyritty keskittämään toimintoja tehokkaimmiksi. Henkilöstöresurssit ovat minimissä. Kehittämisprojekteja on ollut koko vuoden ajan, ja niitä jatketaan toiminnan muutosten mukaan. 5. Toiminnan painopistealueet 2016 ja toteutuma Tilapalvelut ja palveluyksikköön kuuluvat muut tukipalvelut toimivat kunnassa nettobudjetointiperiaatteella. Yksikön menosäästö merkitsee siis muiden palvelualueiden laskutuksen pienenemistä. Palvelujen tuottaminen etsitään kaiken aikaa erilaisia tapoja tuottaa palveluja: oma tuotanto tai ostopalvelut. Palvelurakenteen muutoksessa tulisi säilytettävien palvelujen laatu säilyttää ja säästötarpeet kohdistaa mielummin palvelujen/tilojen vähentämiseen. Omistaja-, toimitila ja kiinteistöstrategia tulisi ottaa kaupungin rakennuskannan kehittämisen lähtökohdaksi. Ruokapalveluissa prosessiselvitystyön asteittainen käyttöönotto jatkuu ja kokeilut jatkuvat kehittämisprojektien avulla toiminnan tehostamiseksi. Jamix-tuotannon ohjausjärjestelmällä on tehty tuotteistamista kolmelle ruokalistalle. Toteutuma Rekrytointivaikeudet estävät suunnitelmallisen toiminnan tuottaa palveluja. Palvelujen laatu on kärsinyt, eikä esim. ennakoivaan huoltotyöhön löydy resursseja. Varsinkin kiinteistöjen ylläpito ei vastaa niille annettuja tavoitteita. Henkilöstösuunnitelman toteutuminen Talousarviossa ja käyttösuunnitelmassa vakinaisen henkilöstön määrä arvioitiin 81,5 henkilöksi. Raportointijaksolla oli 2,5 henkilön vajaus käyttösuunnitelmaa.

10 9 Henkilöstömäärä Tilapalvelut Määräaikainen Vakinainen Kaikki yhteensä Määrärahat Tilapalvelut (Yksikkötaso) MENOT TULOT NETTOMENO Tot. Tot. Ero TA 2015 TA Muutos Muutos +MUUT 2016 % , , , Yksikön käyttösuunnitelma Tilapalvelut TP TA TA KS Tot. Tot. Ero Myyntituotot Maksutuotot -200 Tuet ja avustukset Muut toimintatuotot TOIMINTATUOTOT Palkat ja palkkiot Henkilösivukulut Henkilöstökulut Asiakaspalvelujen ostot Muiden palvelujen ostot Palvelujen ostot Aineet, tarvikkeet ja tavarat Muut toimintakulut TOIMINTAKULUT TOIMINTAKATE/JÄÄMÄ

11 10 MAANKÄYTTÖ 1. Toiminta-ajatus Ylläpidämme turvallista ja viihtyisää ympäristöä kunnostamalla liikenneväylät, torit, puistot ja liikunta-alueet meille kaikille. Tuotamme maankäytöllisten ostojen, myyntien ja kaavoituksen avulla kartta-, lupa- ja valvontaprosessien kautta edellytykset hyvän huomisen elinympäristön rakentamiseksi. 2. Toiminnalliset tavoitteet Toiminnalliset tavoitteet Riittävä liike- ym. tonttien saatavuus Kaupunki-infran kunnon säilyttäminen Valmistautuminen rakennusvalvonnan uudistamiseen Toimenpiteet Mittarit Toteutuma Kaavoitusprosessit; aktiivinen maanhankinta, myös muut maanhankintakeinot kuin vapaaehtoiset maakaupat strategisilla alueilla Riittävät saneerausresurssit. Katuvalaistuksen saneerausta jatketaan hyväksytyn saneerausohjelman mukaan. Sähköisen lupaprosessin käyttöönotto. Yhteistyöneuvottelut naapurikuntien kanssa. Vapaat liiketontit eri tarpeisiin Kuntoluokka Korjausvelan määrä Saneerausohjelmien toteutuminen Rakennusvalvonnan toteutustapa Tonttialuetta hankittu Pohjolankadun varrelta. Saneeraustyötä toteutettu suunnitelmien mukaisesti. Kaupunkikuvan, puistojen ym. puutteelliset ylläpitoresurssit rumentavat kaupunkikuvaa. Siirrytty uuteen valvontaohjelmistoon. Sähköinen lupajärjestelmä vuoden 2016 lopulla käyttöön. 3. Tunnusluvut Vapaat rakennuspaikat, kpl - loma-asuntotontit - asuntotontit - teollisuustontit Vahvistetut asemakaavat, kpl Hyväksytyt TP 2014 TA 2015 TA 2016 TS 2017 TS

12 11 yleiskaavat, kpl Avustettavia yksityisteitä, km Ylläpidettävä katuverkosto, km Ylläpidettävä latuverkosto, km Ylläpidettävä moottorikelkkareitistö, km Ylläpidettävä venereitistö, km Koneiden käyttöaste, % Toimintaympäristö ja sen muutokset Kaupunginvaltuusto on talousarviokokouksessaan päättänyt, että yksityistieavustuksiin kohdennettu :n säästö haetaan muualta palvelualueen sisältä. E.m säästövaatimus katetaan seuraavilla toimenpiteillä: 1. Katujen hoitotasoa alennetaan niin, että tonttikatujen auraus aloitetaan 10 cm lumella (nykyisin 5 cm), säästö Katualueiden vuotuisista kukkaistutuksista luovutaan, säästö Keskusta-alueen katuvaloille yösammutus klo ajalle, säästö Alle 20 pituisten pihateiden aurauksen rahallisesta avustamisesta luovutaan, säästö Puunmyyntituloja lisätään Toiminnan painopistealueet 2016 ja toteutuminen Kaupunki-infran saneeraus tulee säilyttää vähintään nykyisellä tasollaan. Muussa tapauksessa seurauksena on infran rapautuminen, käyttökustannusten lisääntyminen ja korjausvelan kasvu. Rakennuslupa-asioissa siirrytään sähköiseen asiointiin. Toteutuma Saneerausohjelmassa on edetty suunnitelmien mukaisesti. Kaupunkikuva on kärsinyt puistojen yms. osalta resurssipulan vuoksi. Rakennusluvan käsittelyaika 3-4 kk. Henkilöstösuunnitelman toteutuminen Henkilöstösuunnitelma toteutunut suunnitelmien mukaan Henkilöstömäärä Maankäyttö Määräaikainen Vakinainen Kaikki yhteensä

13 12 6. Määrärahat Tot. Tot. Ero TA 2015 TA Muutos Muutos Maankäytön palvelut (Yksikkötaso) +MUUT 2016 % , MENOT , TULOT , NETTOMENO 7. Yksikön käyttösuunnitelma TP TP TA KS Tot. Tot. Ero Maankäytön palvelut Myyntituotot Maksutuotot Muut toimintatuotot TOIMINTATUOTOT Palkat ja palkkiot Henkilösivukulut Henkilöstökulut Muiden palvelujen ostot Palvelujen ostot Aineet, tarvikkeet ja tavarat Avustukset Muut toimintakulut TOIMINTAKULUT TOIMINTAKATE/JÄÄMÄ