Yhteisjakelun tiedonsiirron ongelmakohteet, niiden laajuus ja kehitysehdotukset

Transkriptio

1 Jakelun kehittämisryhmän raportti V Yhteisjakelun tiedonsiirron ongelmakohteet, niiden laajuus ja kehitysehdotukset Olli Kuusisto Tilausmuutokset (postitusajo) Paino ja postitus Tilausmuutokset paperilla Kustantaja Tilausmuutokset Varhaisjakeluorganisaatio Tilausmuutokset Jakaja Korjaukset (seur. pnä) Virhe jakopiiri tai osoitetiedossa Korjatut Jakaminen Virheelliset Mahdollinen tarkistusajo Korjatut ja korjaamattomat Tilaaja Yhteydenotto kustantajaan Virheelliset Virhelista Mahdolliset reklamaatiot

2 Sisällysluettelo 1 JOHDANTO TAUSTA TAVOITE TOTEUTUS NYKYTILA JA MUUTOSTARPEET NYKYINEN TIEDONSIIRTO JA SEN ONGELMAKOHTIA Nykyinen tiedonsiirto Keskeisimmät ongelmakohteet OSOITEKÄYTÄNTÖ JA JAKELUN RAKENNETIEDOT RATKAISUMALLIT YHTEINEN JAKELU TAI OSOITEREKISTERI VOIMASSA OLEVIEN TILAUSTEN JAKELUTIETOJEN SIIRTÄMINEN PÄIVÄKOHTAISESTI JAKELUN OHJAUS PALVELUTOIMINTONA ONLINE PALVELUT TIEDONSIIRRON OSOITEKÄYTÄNNÖT JATKOSSA YHTEENVETO...12 LIITTEET: Liite 1. YJS:n tietuemallit osoitteelle Liite 2. Väestörekisterikeskuksen järjestelmä (kalvot Rolf Ahlforsin esityksestä 2001) Liite 3. JALAN projektissa kuvatut ratkaisumallit: Yhteinen jakelurekisteri ja yhteinen osoiterekisteri 2

3 1 Johdanto 1.1 Tausta Yhteisjakelusuositus ( laadittiin alunperin vuonna Yhteisjakelulla tarkoitetaan siinä varhaisjakelujärjestelmää, jossa on mukana usean eri kustantajan sanomalehtiä. Tavoitteena on ollut koota kaikki asiat ja säännöt, jotka ovat välttämättömiä joustavan ja taloudellisen jakelu ja kuljetusyhteistyön kehittämiseksi. Esimerkkinä siirrettävien tietojen tietosisällöt, esitystapa ja käytettävät tiedonsiirtojärjestelmät. Suositus on tarkoitettu systeemityöohjeeksi, jotta sekä valtakunnallisesti että myös kuntakohtaisesti saataisiin toimivia kokonaisuuksia ja yhdenmukaisia työskentelykäytäntöjä. Yhteisjakelusuosituksen tiedonsiirtoa koskevia käytäntöjä on päivitetty aina tarpeen tullen vastaamaan tiedonsiirron kehitystarpeisiin. Jakeluorganisaatiot ovat joutuneet pohtimaan uusia toimintamalleja mm. uusien lehtien tullessa jakeluun, kun niiden kustantajien järjestelmät eivät ole mahdollistaneet yhteisjakelusuosituksen mukaista tiedonsiirtoa. JALAN projektin aikana ovat myös tarkentuneet sähköisen jakokirjan ja ennustettujen muutosten asettamat vaatimukset organisaatioiden väliselle viestinnälle. Yhteisjakelusuosituksessa määritellyt tiedonsiirtokäytännöt pitäisi saada mahdollisimman laajasti käyttöön. Tällä hetkellä perustietojen siirrossa on vielä ongelmia eikä nykytaso ole riittävä. Tiedonsiirron kehitys ja automatisointihankkeet edellyttävät, että perustietojen tiedonsiirto on kunnossa. Automatisoidun tiedonsiirron lisääntyessä korostuu tiedonsiirron virheettömyys ja epäselvien tilanteiden nopea korjaaminen, mm. jo käytössä olevat tulostettavat jakokirjat vaativat tiedonsiirron toimivuutta. Toinen tärkeä aihealue on laadun ohjaus, mm. valitusten ja häiriötietojen välitys eri osapuolille sekä myös toiminta myöhäänjakotilanteissa, etteivät aina samat asiakkaat kärsi myöhästymisistä. Tämä vaatii tukea myös järjestelmiltä. Edelleen, myöhäänjakojen "tasaaminen" saattaa vaatia kuljetusjärjestyksen muuttamista. Useat organisaatiot ovat uusimassa omia järjestelmiään lähiaikoina, jolloin on sopiva ajankohta miettiä myös muutostarpeita nykykäytäntöihin ja malleihin, sekä päivittää tiedot liittymistä järjestelmien välillä. Osin käytössä on tai ollaan ottamassa varsinaisen tiedonsiirron sijasta järjestelmien tai niiden osien online käyttö, joka vaatii rajapintojen määrittelyä. 1.2 Tavoite Tehdään konkreettisia esimerkkejä sisältävä kartoitus, mistä nykyiset ongelmakohdat johtuvat, kuinka laajoja ne ovat ja ketä kaikkia osapuolia koskevat. Selvitetään käyttöönoton esteet ja toimenpiteet näiden poistamiseen, sekä mahdolliset organisaatiokohtaiset ratkaisut ja ehdotukset yleiseksi ratkaisumalliksi. Päivitetään yhteisesti sovitut toimintamallit yhteisjakelusuositukseen sekä sovitaan uusien käytäntöjen edistämisen vaatimista toimenpiteistä. Selvitetään, kuinka ja mitä eri kautta tiedonsiirtokäytäntöjä saadaan edistettyä. Kirjataan yhdenmukaisten toimintatapojen hyödyt kaikille osapuolille tilaajasta liikkeelle lähtien. Tiedonsiirron toimivuus mahdollistaa automatisointikohteita myös jakelupalvelujen ostajille. Ensisijaisena tavoitteena on saada nykyiset tietuemallit käyttöön. Läpikäydään tiedonsiirto vähintään seuraavassa listatuin osin: Tilausmuutostietojen välittäminen (Tilausmuutostietue, Nollatietue) Jakelussa tapahtuneiden häiriöiden välittäminen (Häiriötietue) Tilaajan antaman palautteen välittäminen (Palautetietue) Jakelussa olevan lehtimäärän tarkistaminen (Kappaleilmoitustietue) Viestit jakajalle (Tiedonantotietue) Jakamatta jääneiden tilausten välittäminen paikkaavalle organisaatiolle (Puutelehtitietue) OTS tietuemalli ja jakeluosoitteen lyhentämissuositukset (vrt. Osoitetunnus?) Sopimusjakeluiden laskutustietojen siirto Postille (Laskutustietojen siirto) Piirimuutosten ilmoittaminen (Piirimuutosilmoitus lomake) Lähiosoitteen muutokset (Osoitteen muutosilmoitus lomake) 3

4 Muu tiedonsiirto, uusia sanomia? Tavoitteena on siis: 1. Tuoda ongelmat ja kehityspolku kaikkien osapuolten tietoon; lähinnä kustantajien ja järjestelmätoimittajien, mutta myös painojen 2. Saada ainakin kaikki varhaisjakeluun osallistuvat tahot mukaan sähköiseen tiedonsiirtoon 3. Saada yhteisesti hyväksytty tavoite tiedonsiirron kehittämiselle, mikä vaatii hyötyjen dokumentointia ja ainakin karkean tason kustannus hyöty analyysiä 4. Parantaa tiedonsiirtoa osoitteiden osalta Keskeinen haaste on tilaukset jakopiirille kohdistavien postitustietojen luominen, kun tilaustiedot sijaitsevat kustantajan järjestelmässä ja jakopiiritiedot jakeluorganisaation järjestelmässä. Myös varhais ja perusjakelun ristiinkäytön tulisi jatkossa olla nykyistä joustavampaa. Jo nykyisin on myös osoitteetonta perusjakelua. Yhteisjakelusuosituksessa otetaan jo nyt joiltakin osin otetaan kantaa myös perusjakelua koskeviin asioihin. Jatkossa on syytä käsitellä sanomalehtien jakelua yleensä. 1.3 Toteutus Hanke suunniteltiin toteutettavan seuraavasti: 1. Käydään läpi muutaman jakeluorganisaation / tietojen välittäjän ja muutaman kustantajan kanssa läpi nykyisen käytännön ongelmat, laajuus ja osapuolet nykyiset ja tulevat muutostarpeet sekä tiedonsiirtotavan että tietuemallien osalta ratkaisumallit em. kohtien osalta mahdollinen osoitetunnuksen käyttö osoitteen rinnalla haastattelut/kyselyt 2. Tehdään yhteenveto ja lähetetään se kommentoitavaksi jakeluorganisaatioille ja kustantajille. 3. Käydään kommentoitu yhteenveto läpi jakelun IT ryhmässä ja laaditaan toimenpide ehdotus siitä, miten asiaa saadaan edistettyä eri suunnissa, ja kirjataan yhdenmukaisten toimintatapojen hyödyt kaikille osapuolille tilaajasta liikkeelle lähtien. 4. Päätetään yhteisesti etenemisestä. 5. Luodaan yleiset ratkaisumallit ongelmien poistamiseen ja uusien toimintatapojen käyttöönottoon. 6. Päivitetään tiedonsiirtotavat ja välitettävät sanomat (tietuemallit) yhteisjakelusuositukseen. 7. Tiedotetaan tiedonsiirron muutoksista ja sen merkityksestä lehden toimitusketjussa. Asian edistäminen vaatii ensiksi, että etenemisestä saadaan muokattua yhteinen kanta. Tämän jälkeen asiasta on tiedotettava avainhenkilöille ja esittää selkeästi, mitä pitää tehdä, miksi ja mitä hyötyjä siitä on. 4

5 2 Nykytila ja muutostarpeet 2.1 Nykyinen tiedonsiirto ja sen ongelmakohtia Nykyinen tiedonsiirto Nykykäytäntö toimii seuraavasti: Asiakas ilmoittaa muutostiedon puhelimitse, kirjeitse tai netin kautta. Asiakaspalvelu vie edelleen valtaosan muutoksista kantaan tai joutuu usein tarkistamaan asiakkaan tietoja. Tiedot välitetään lehtipainoille suoraan tai välittäjäorganisaatioiden kautta, toisesta nipusta lehti saatetaan vähentää, toiseen lisätä, molemmissa tulostetaan tilausmuutostiedot jakajia varten. Jakeluorganisaatio päivittää jakelutietokantaansa. Jakaja päivittää jakolistaansa pääsääntöisesti käsin. Tilapäinen osoitteenmuutos tai lyhytaikainen tilaus aiheuttaa muutosten käsittelyn uusinnan, kun tilaus päättyy tai kun asiakas esimerkiksi palaa mökiltään. Virheosuus toimituksista on alle promillen luokkaa, mutta vaatii paljon sekä kustantajan että jakeluorganisaation manuaalista työtä. Lehdet jaetaan kohdistetusti pääosin ilman osoitemerkintöjä lehdissä, eri toimitusosoitteita on yli 3 milj./pv. Tilausmuutoksia on vuodessa arviolta 5 10 milj. kappaletta. Yksi muutos voi aiheuttaa jopa 5 10 päivitystä tai toimenpidettä. Jakeluverkko toimii ja tiedot päivittyvät 7 päivänä viikossa Jakelurakennekin voi vaihdella ja muuttua päivittäin Muutoksen saa toteutettua yön yli. Tiedonsiirto tapahtuu kahdenkeskisin yhteyksin. Kustantaja saa tietoja monelta eri jakeluorganisaatiolta ja vastaavasti jakeluorganisaatiot saavat tietoa monelta eri kustantajalta. Samaa tietoa ylläpidetään useissa rekistereissä. Kustantajilla ja jakeluorganisaatioilla on molemmilla omissa rekistereissään tilaus, osoite ja jakelutietoja (ks. kuva 1). Kustantajan ylläpitämiin tilaustietoihin kuuluvat toimitusosoite/ osoitteet. Jakeluorganisaation ylläpitämissä jakopiiritiedoissa listataan kuhunkin piiriin kuuluvat osoitteet. Muuttuneita tietoja päivitetään yhteisjakelusuosituksen mukaisin tietuemallein. Voimassa olevien tilausten jakelua varten tarvittavat tiedot siirretään kustantajalta jakeluorganisaatiolle kertaluonteisesti jakelun aloitusvaiheessa. Jatkossa tilausmuutokset päivitetään jakelupäivittäin tilausmuutostietueella tai jos muutoksia ei ole, niin lähetetään nollatietue. Osalla jakeluorganisaatioista on yhteisjakelurekisteri, jossa ylläpidetään eri lehtien tilausten jakeluun liittyviä tietoja. Jos jakeluorganisaatiolla ei ole yhteisjakelurekisteriä, asiakaslehti ilmoittaa piiri tai aluekohtaiset lehtimäärätiedot jakeluorganisaatiolle yhteisjakelusuosituksen kappalemäärän ilmoitustietueella. Koska rekisterit eivät käytännössä ole pysyneet yhteneväisinä, on käyttöön otettu kappaleilmoitustietue, jolla voidaan tarkistaa jakelussa oleva lehtimäärä kustantajan ja jakeluorganisaation välillä. 5

6 Kustantaja tilaustiedot osoitteet kuljetukset jättöpaikat jakelupiiritiedot lehtimäärät /piiri Tilausmuutokset (yjs; tilausmuutostietue /nollatietue) Uudet osoitteet ja niiden kuuluminen piireihin (yjs;lähiosoitemuutokset lomake) Piirimuutokset (yjs; piirimuutosilmoitus lomake) Jakeluorganisaatio piiri ja reittitiedot tilaustiedot jakelutiedot (tilaukset ja reitit) jakelun tilanne osoitteet (Jakelutiedot) Jakaja jakolista Lehtimäärän tarkistaminen asiakaslehden ja jakeluorg. välillä (kappaleilmoitustietue) Paino &postitus postitusajon tiedot osoitteet Jakelutiedot Jakeluorg.1 Kustantaja1 Postitusajon tiedot (mm. piirikohtaiset lehtimäärät), Jakelutiedotteet Kustantaja2 Jakeluorg.2 Kuva 1. Nykyinen tiedonsiirto tapahtuu kahdenkeskisin yhteyksin. Kuvassa on esitetty keskeiset tiedot so. ei täysin kattavasti kaikkea tiedonsiirtoa. Kustantaja saa tietoja monelta eri jakeluorganisaatiolta, ja vastaavasti jakeluorganisaatiot saavat tietoa monelta eri kustantajalta. Samoja tietoja ylläpidetään eri paikoissa Keskeisimmät ongelmakohteet Nykyisen tiedonsiirron ongelmakohtia selvitettiin muutamien kustantajien ja jakeluorganisaatioiden kanssa. Samalla tiedusteltiin nykyisiä ja tulevia muutostarpeita nykykäytäntöihin sekä tiedonsiirtotavan että tietuemallien osalta. Lisäksi selvitettiin mahdollisia ratkaisumalleja em. kohtien osalta. Kust. D Kust. E muutostiedot jakelutiedotteeseen Alueen "ykköskustantaja" C Postitus C niputustiedot postitukseen muutostiedot jakelutiedotteeseen muutostiedot jakelutiedotteeseen (B) Jakeluorganisaatio Jakaja Postitus A/B niputustiedot (A,B) muutostiedot (A) Kust. B muutostiedot jakeluorganisaatiolle (B) Kust. A Kustantaja A ei sähköistä tiedonsiirtoa jakeluorganisaatiolle, muutostiedot jakajalle A:n postituksen kautta (tulostetaan nippujen mukaan) Kustantaja B muutostiedot tietuemallilla jakeluorganisaatiolle, muutostiedot jakajalle jakeluorganisaation tai jakeluorganisaatiolta ykköskustantajan (C) postituksen kautta Kustantaja C välittää omat, D:n ja E:n muutostiedot jakeluorganisaatiolle, välittää omat, D:n, E:n (ja mahd. B:n) muutostiedot jakajalle C:n postituksen kautta Kuva 2. Tilaustietojen välittämisen käytännöt jakeluorganisaatiolla ja jakajalle. 6

7 Tilausmuutokset (postitusajo) Paino ja postitus Tilausmuutokset paperilla Kustantaja Tilausmuutokset Varhaisjakeluorganisaatio Tilausmuutokset Jakaja Korjaukset (seur. pnä) Virhe jakopiiri tai osoitetiedossa Korjatut Jakaminen Virheelliset Mahdollinen tarkistusajo Korjatut ja korjaamattomat Tilaaja Yhteydenotto kustantajaan Virheelliset Virhelista Mahdolliset reklamaatiot Kuva 3. Tällä hetkellä jakajalle (paperimuodossa) kulkeva tilausmuutostieto kulkee pääsääntöisesti eri kautta (punaiset nuolet) kuin kustantajan jakeluorganisaatiolle välittämät tiedot. Vaikka jakeluorganisaatiolla olisi korjattu jakopiiri tai osoitetieto, ei tilaaja saa lehteään postitusajon puutteiden vuoksi, koska jakajan tilausmuutostiedot kulkevat pääsääntöisesti lehtien mukana paperimuodossa. Keskeisimmät ongelmakohdat liittyvät tilausmuutosten välittämiseen järjestelmästä toiseen. Osittain puutteellisilla/virheellisillä muutostapahtumilla päivitetään rinnakkaisrekisteriä, jonka vuoksi rekisterit eivät pysy yhtenevinä. Mm. tulostettava ja sähköinen jakokirja vaatii luotettavaa tietoa, jotta tiedot saadaan siihen oikeaan kohtaan. Esilletulleita ongelmia olivat tarkemmassa tarkastelussa: 1. Jakopiirinumero on virheellinen, tai osoite on niin puutteellinen, ettei muutostapahtuma kohdistu oikealle piirille. Mm. osoitteen lyhentämistapauksissa on ongelmia. 2. Muutostapahtuman osoite on epätarkka tai niin erikoisen muotoinen, ettei se kohdistu vastaanottajan piirin oikeaan osoitteeseen. 3. Lähettäjän muutostapahtumissa on virheitä tai niitä puuttuu. 4. Tiedot lähetetään liian myöhään / kahteen kertaan / vastaanotto ei toimi Todettiin, että tiedonsiirron varmuus vaihtelee. Automaattiset lähetykset ja vastaanotot saattavat tuottaa puutteellisia tai epäselviä virhetietoja, virhelokeja ei seurata systemaattisesti tai niihin ei reagoida riittävän nopeasti tai tarkasti. Etenkin poikkeustilanteissa virheiden mahdollisuus kasvaa huomattavasti. Esim. haaste 1: Esim. haaste 2: Muutostietojen myöhästyessä menevätkö ne sitten seur. päivän tiedotteessa? Jos maanantain muutoksia välitetään jo viikolla, ja sunnuntaina lähetetään lisää, jäävät ne helposti pimentoon, jos maanantain päivitysajo tehdään jo lauantaina. 7

8 Esim. haaste 3: Erityisesti erikoispyhät vaativat aina eri osapuolten päivitysajojen ja lähetysajoitusten tarkistamista. 2.2 Osoitekäytäntö ja jakelun rakennetiedot Osoitteita käytetään varhaisjakelussa seuraavasti: Jakeluorganisaatio määrittelee jakelureitit ja välittää nämä tiedot kustantajalle, joka puolestaan kohdistaa tilaukset oikealle jakelureitille tai jakopiirille postitusajoa varten. Postitusajon tekee pääsääntöisesti kustantaja. Jakeluorganisaatio ilmoittaa kustantajille vanhojen osoitteiden jakopiirimuutoksista ja uusien osoitteiden kohdistumisesta jakopiireihin lähiosoitemuutos lomakkeella. Piirimuutokset ilmoitetaan piirimuutosilmoitus lomakkeella. Jakeluorganisaatio kohdistaa sille välitetyt tilaukset oikealle jakopiirille niiden osoitteiden perusteella. Jakaja saa pääsääntöisesti jakopiirin muutostiedot paperille tulostetun jakelutiedotteen välityksellä. Saman tilauksen jakopiiri saattaa vaihdella arkena ja viikonloppuna suoritettavissa jakeluissa. Tilaaja Virallinen osoite muuta tilaajakohtaista tietoa, esim. kesäosoite/muut osoitteet Jakeluosoite: luukku/laatikko laatikko/laatikkoryhmä heittolaatikko 1 heittolaatikko 2 Jakopiiri Kuva 4. Perustietojen liittyminen toisiinsa. Jakeluosoite voi olla sama kuin tilaajan virallinen osoite tai se voi olla esim. kulmatalossa kulkureitin mukaan nimettynä eri kuin virallinen osoite. Edelleen lehti voidaan toimittaa (yhteis) laatikkoon tai laatikkoryhmään, joka sijaitsee muussa kuin virallisessa osoitteessa. Useilla paikkakunnilla lehti toimitetaan viikonloppuisin ns. heittolaatikkoon, joka voi vielä olla eri lauantaina ja sunnuntaina. (HUOM. Tilaukseen voi liittyä monta osoitetta ja osoitteeseen voi liittyä monta jakopiiriä!) Levikkijärjestelmien osoitetietoja ylläpidetään nykyisin kuntien, väestörekisterikeskuksen ja Postin tietojen pohjalta sekä kustantajien oman ylläpidon kautta. Tavat saattavat vaihdella ydinlevikkialueen ja koko maan osalta. Tilaustietojen yhteydessä välitetään osoitetieto jakeluorganisaatioille pääsääntöisesti YJS suosituksen mukaisesti (ks. liite 1), jolloin samalla (kulma)osoitteella voi olla jopa 4 eri ulkoasua. Osoitteen yksilöivää osoitetunnusta ei käytetä tiedonsiirrossa. Kustantajilla ja jakeluorganisaatioilla ei tällöin ole täysin yhtenevää käsitystä osoitteista. Kunnat ovat velvollisia toimittamaan rakennusosoitteiden päivitystiedot VRK:lle. Kaikkien kuntien rakennusosoitteet eivät kuitenkaan vielä ole 100 % ajan tasalla, kuntakohtaista tarkkuustilastoa rakennustyypeittäin on saatavissa VRK:lta. Kuntien ylläpitämä ja VRK:n käyttämä rakennusosoitetunnus on kuntapohjainen (ks. liite 2), ilmeisesti alun perin siksi, että kunnat siten voivat toisistaan riippumatta päivittää omia tietojaan. VRK:n osoitetunnuksen heikkona kohtana on juuri sen kuntasidonnaisuus, joka aiheuttaa isot päivitykset kuntaliitosten yhteydessä. Osa toimijoista on ratkaissut asian niin, että vastaava luukkukoodi on sisäisesti yksikäsitteinen. Posti päivittää osoitetietojaan oman organisaation kautta sekä mm. yhteistyössä kuntien ja VRK:n kanssa. Posti vastaa myös postinumeroiden antamisesta ja ylläpidosta. Postinumeroiden muutokset (lakkautetut ja uudet postinumerot) ilmoitetaan, sen sijaan osoitteiden siirroista postinumerosta toiseen ei tieto aina kulje riittävän hyvin kustantajille. Tätä varten ei YJS:ssa ole tietuemallia, mutta tiedon välittämiseen on tehty lähiosoitemuutosilmoitus lomake ( Postinumeroiden muutoksiin tarvitaan aina lisäksi muutospäivämäärä. Tästä on maininta myös vuonna 2005 päivitetyssä JHSsuosituksessa. Koska osoite on tiedonsiirrossa keskeinen haaste, on keskusteltu eri osoitemuotojen käsittelystä ja mm. yhteisen osoitetunnuksen määrittelemisestä. Maassa on virallinen postiosoitestandardi (JHS), joka tulee ottaa 8

9 huomioon. Uusi JHS suositus julkaistiin kesäkuussa Tämän lisäksi on mm. kuntien, väestörekisterikeskuksen (VRK) ja Postin yhteisprojekteina käynnissä mm. kulma, saari ja liikehuoneisto osoitteita täsmentäviä julkisia määrittelyprojekteja. Näiden lisäksi, tai muiden mahdollisten standardista puuttuvien kohtien osalta voidaan toimittaa ehdotuksia jo toimiville osoitestandardointiryhmille. 9

10 3 Ratkaisumallit Tulevaisuuden visiona nähdään, että asiakkaat tekevät osoitteenmuutokset yhä enemmän kerralla oikein itsepalveluna. Nämä tiedot välittyvät automaattisesti jakeluorganisaatiolla ja jakajalle, jolloin synnytetään lähes reaaliaikainen dialogi asiakkaan ja jakajan välille Kaikki em. toimenpiteet tallentuvat mahdollista analysointia ja oppimista varten tietojärjestelmiin. Valittavassa ratkaisumallissa tilauksen (osoite)tiedot tulisi tarkistaa siinä vaiheessa, kun asiakas tilaa lehden. Myös kaikkien jakelurakenteiden tulisi olla vastassa heti eli jo siinä vaiheessa pitäisi saada kuittaus osoitteen oikeellisuudesta, jolloin varmistuu, että se kohdistuu sekä oikealle piirille että sen sisällä oikeaan kohtaan. Mahdolliset puutteet tulisi selvittää ennen kuin tieto menee eteenpäin. Tiedot tulisi saada mahdollisimman pitkälle alkuperäisrekistereistä. Jatkossa eräs mahdollisuus on, että jakelumuotona on päiväjakelu, kunnes tiedossa on riittävän tarkka osoite. Pakollisia tietoja varhaisjakelua varten ovat käytännössä postinumerollinen osoite ovinumeroineen. Osoitteellisista lehdistä ei yleensä toimiteta tapahtumatietoja jakeluorganisaatiolle, eivätkä käytössä olevat tilausjärjestelmät välttämättä edes tue tällaista mahdollisuutta. Esitettyjä, osittain vaihtoehtoisia, ratkaisumalleja ovat: 1. Keskitetty/hajautettu yhteinen tilaus ja jakelun rakennetiedot (ja osoitetiedot) sisältävä rekisteri 2. Keskitetty/hajautettu yhteinen osoitetiedot sisältävä osoiterekisteri 3. Voimassa olevien tilausten jakelutietojen siirtäminen joka päivä 4. Jakelun ohjaus palvelutoimintona 5. Online yhteyksien käyttö tilaus tai jakelutietojen tarkistuksessa 3.1 Yhteinen jakelu tai osoiterekisteri Kohtien 1 ja 2 osalta on JALAN projektissa tehdyt tarkemmat kuvaukset esitetty liitteessä 3. Valtakunnallisen tai alueellisten yhteisjakelurekisterien hyvänä puolena olisi, että tietoja säilytettäisiin yhdessä paikassa, eikä olisi tarvetta päivittää useita rekistereitä. Kaikilla toimijoilla olisi rekisteriin pääsy omien tietojensa osalta. Reitti ym. päivityksiä valtakunnallisesti tai alueellisesti keskitettyyn järjestelmään voitaisiin tarvittaessa tehdä vaikka päiväkohtaisesti. Keskitetty ratkaisu epäilyttää ainakin toistaiseksi monia kustantajia strategisista ja teknisistä syistä. 3.2 Voimassa olevien tilausten jakelutietojen siirtäminen päiväkohtaisesti Uutena mahdollisuutena on esitetty voimassa olevien tilausten osoite /jakelutietojen siirtämistä päivittäin, jolloin ei myöskään tarvittaisi eri tilauslajeille eri merkintöjä (esim. arki ja viikonlopputilaus). Tämä vaatisi, että koko tilauskannan jakelutiedot välitettäisiin päivittäin kustantajilta jakeluorganisaatioille. Kaikkien tilausten osoite /jakelutietojen siirtäminen vaatii nopean, luotettavan ja suorituskykyisen laitteiston, tiedonsiirron aikarajojen määrittelyn, sekä backup järjestelmän, mikäli syntyy ongelmia. Jakelun ohjaus palvelutoimintona Toinen kustantaja tai jakeluorganisaatio voi tehdä kustantajalle jakelun ohjaustiedot postitusajoa varten, jolloin täytyy varmistua, että paino/kustantaja saa ao. tiedot ilman aikaviivettä yhtä nopeasti kuin ennenkin. Tällöin kustantajan ei tarvitse välttämättä ylläpitää jakelun rakennetietoja omassa järjestelmässään. Jakopiiritietojen lisäksi kustantaja tarvitsee myös mm. kuljetustietoja, mikä tulee myös huomioida. Nykyisin jakeluorganisaatio välittää mm. piiri /reittinumeroiden muutokset manuaalisesti, mistä toimintamallista aiheutuvat puutteet ja/tai virheet myös poistuisivat uudessa toimintamallissa. Esimerkiksi Uudellamaalla muiden varhaisjakeluun osallistuvien lehtien ei tarvitse ylläpitää omaa jakelunohjausrekisteriä, vaan varhaisjakeluun osallistuvat lehdet voivat välittää HS:n jakelunohjausrekisterin kautta 10

11 tilausmuutostietojen mukana osoitetiedot ovinumeron tarkkuudella. Välitetyt osoitetiedot tarkistetaan ja kohdistetaan mm. jakolistoihin. Ilman omaa ohjausrekisteriä toimivien lehtien virheelliset tiedot palautetaan ja heille välitetään myös tarvittavat ohjaustiedot kuten piirien kappaletiedot postitusajoa varten. Palautteena välitetyt ohjaustiedot pitää lähettäjän päässä vielä yhdistää muuhun postitusdataan tai vaihtoehtoisesti postitusajon tulisi pitää sisällään kaikki käytettävät jakelukanavat ja postitusjärjestelmän ohjaustiedot. Vastaavanlaista toimintatapaa kehitetään myös Postin välineelle (LehtiNet) niillä alueilla, joilla Posti hoitaa varhaisjakelua, jatkossa myös sopimusjakeluiden osalta. Osoitteen, tuotteen jakelupäivän ja palvelutason pohjalta välitetään tiedot postitusajoa varten. Toimintamallissa on sovittavissa, mitä tietoja kustantaja saa. Lehtipuutteet voidaan paikata pääosin perusjakelussa. 3.3 Online palvelut Muutamat kustantajat tarjoavat jakeluorganisaatiolle extranet tms. palveluna esimerkiksi tilaustietojen tarkistusmahdollisuutta. 3.4 Tiedonsiirron osoitekäytännöt jatkossa Ohjauskäytäntöjen kehittämisen ensi askel on, että kustantajien järjestelmissä yhä selkeämmin eriytetään asiakastiedot, osoitteet ja jakelun ohjaustiedot toisistaan. Asiakkaan yhteystiedot ovat toisaalta kustantajan tärkeä omaisuus. Vaikka osoiterekisteri olisikin omassa järjestelmässä, voi se silti olla kopio tai otos jostain isommasta rekisteristä. Osoitetunnusta voitaisiin käyttää osoitteen yksiselitteiseen linkittämiseen oikeaan osoitetietoon. Postin osalta OTS järjestelmään kuvataan kaikkia jakelupisteet, Postin käyttämä osoitetunnus määrittää jakelupisteen yksiselitteisesti. Jakelupistetiedon hyödyntämisestä Postin ulkopuolella on meneillään pilottihanke. VTJ:ssä on kaikki maan rakennus ja huoneistotiedot ja HS:n jakelunohjausrekisterissä on sanomalehtijakelun ohjausta varten kaikki tarvittavat maan osoitteet. HS:n osoitetunnus on valtakunnallisesti yksikäsitteinen, VTJ:n rakennus ja huoneistotunnus kuntakohtaisesti yksikäsitteinen. 11

12 4 Yhteenveto Nykyprosessin toimivuus perustuu siihen, että virheellisistäkin tiedoista huolimatta jakeluorganisaatio valtaosin selvittää tilauksen oikean osoitteen tai piirin, ja jakaja tämän perusteella pystyy toimittaman lehden perille. Jakeluorganisaatioiden asiakaspalveluajattelu on kehittynyt niin, että pyritään toimittamaan perille vajaallakin tiedolla varustetut osoitteet tämä on tähän asti onnistunut suhteellisen hyvin. Esimerkiksi pelkällä nimellä varustettu osoite saattaa hyvin löytää perille, mutta vaatii jakeluorganisaatiolta selvittämistä, mihin lehti pitää toimittaa. Nykyprosessissa jakeluorganisaatioiden "liian hyvä asiakaspalvelu" poistaa virheet näkyvistä, eikä kohdista palvelusta aiheutuvia kustannuksia niiden aiheuttajille. Järjestelmiä automatisoitaessa nykyinen käytäntö, jossa puutteelliset osoitteet kohdistetaan manuaalisesti oikeaan kohtaan oikealle piirille, ei enää onnistu. Varhaisjakelussa on painetta siirtyä yhä tehokkaampaan prosessiin. Tämä vaatii tiedonsiirtokäytäntöjen kehittämistä nykyisestä. Keskeisimmät nykykäytännön ongelmakohdat liittyvät tilausmuutosten välittämiseen järjestelmästä toiseen. Vaikka käytettäisiin sovittuja käytäntöjä, virheellisten tapahtumatietojen lähettämisen (käyttäjän virhe, järjestelmävika) ja osoitetietojen puutteellisuuden vuoksi rekisterit eivät pysy keskenään yhtenevinä. Postittamista varten tarvitaan postitusjärjestelmätietojen lisäksi sekä jaettavat tuotetiedot että jakelurakennetiedot mm. piiritiedot, jotta oikea määrä lehtiä voidaan toimittaa jakeluun oikeaan paikkaan. Käytännössä tiedonsiirron muutokset vaativat muutoksia myös järjestelmiin. Useat kustantajat ovat lähiaikoina uusimassa levikkijärjestelmiään, minkä vuoksi on hyvä pohtia juuri nyt myös uusia käytäntöjä. Tiedonsiirron kehittämis ja automatisointihankkeet vaativat nykyistä virheettömämpää prosessia. Vaikka jakeluvirheitä tapahtuu nykyisin alle promillen verran, vaatii siihen pääsy jakeluorganisaatioilta ja kustantajilta paljon manuaalista työtä. Prosessin kehittämisellä voidaan vaikuttaa jakelun hintapaineisiin, ja toisaalta myös lisätä jakelun joustavuutta; manuaalisesti tehtävät tarkistukset voidaan jättää pois, jakelun laatu paranee ja henkilöstön tyytyväisyys kasvaa, tietojen oikeellisuus mahdollistaa myös sähköisen jakokirjan käytön ja tarvittaessa nopeidenkin piirimuutosten teon. Tavoitteena on päästä eroon muutostapahtumilla tapahtuvasta päivittämisestä. Ratkaisuvaihtoehtoina on selvitetty mm. jakelu /osoitetietojen yhteistä rekisteriä, yhteisen osoitetunnuksen käyttöä tai kaikkien voimassaolevien tilausten siirtämistä päivittäin. Vaikka eri käytäntöjen kirjo onkin supistumaan päin, ei kaikille yhteistä näkemystä etenemiseen ei ainakaan toistaiseksi ole löytynyt. Samaan aikaan on kuitenkin luotu uusia prosessia parantavia toimintamalleja, mm. alueen ykköslehti tai jakeluorganisaatio voi välittää muille samalla alueella jakelussa oleville lehdille postitusajotiedot niiden lähettämien tilaustietojen pohjalta. Liite 1. YJS:n tietuemallit osoitteelle Liite 2. Väestörekisterikeskuksen järjestelmä (kalvot Rolf Ahlforsin esityksestä 2001) 12

13 Liite 1. YJS:n tietuemallit osoitteelle OTS tietuemalli Sanomalehtien suositus Kadunnimi 50 merkkiä 50 merkkiä Talotunnus talonumero 1 talojakokirjain 1 talovälimerkki talonumero 2 talojakokirjain 2 *) pienaakkosin. 5 merkkiä 1 merkki * 1 merkki 3 merkkiä 1 merkki* yhteensä 11merkkiä 11 merkkiä (sama kokonaispituus kuin OTS mallissa, mutta eri tiedoille ei ole kiinteitä paikkoja) Huoneistotunnus 1) porrastunnus 2) huoneiston numero huoneiston jakokirjain. 1 merkki 3 merkkiä 1 merkki. 2 merkkiä 3 merkkiä 1 merkki 1. Kun OTS:in yhteydessä puhutaan huoneistotunnuksesta, sisällytetään siihen myös porrastunnus; lehtitaloissa huoneistotunnuksella tarkoitetaan yleensä vain huoneiston numeroa ja mahdollista jakokirjainta. 2. Varsinaiselle porrastunnukselle riittää käytännössä 1 merkki, mutta jos porrastunnus puuttuu, tarvitaan lyhenne as (= 2 merkkiä). Kun OTS:ssa porrastunnus on blankko, osoitteeseen tulostetaan 'as'. Postitoimipaikka OTS tietuemalli Postinumero 5 merkkiä Postitoimipaikka 12 merkkiä (nimi lyhennetään, jos 12 merkkiä ei riitä) 30 merkkiä kaksikielisissä kunnissa; nimi suomeksi ja ruotsiksi vinoviivalla erotettuna Postin ohjausmerkintöinä voidaan massapostituksessa käyttää lisäksi jakelureitin numeroa.

14 Liite 2. Väestörekisterikeskuksen järjestelmä (kalvot Rolf Ahlforsin esityksestä 2001) Väestörekisterikeskuksessa ylläpidetään tietoja seuraavasti kuntien ilmoitusten pohjalta: Kiinteistötunnus (14 merkkiä + tarkistusmerkki) kunta / kaup.osa / kortteli / tontti esim X Rakennusnumero (3 merkkiä juoksevasti) monesko rakennus kiinteistöllä, myös puretut! Kielitunnus (1 merkki?) suomi tai ruotsi, katujen vastaavuustaulu KatuS KatuR (100 merkkiä) Huoneistotunnus (5 merkkiä) = huoneistonumero esim. A001A Kiinteistötunnus + rakennusnumero = rakennustunnus. Rakennustunnuksella on 4 ilmenemismuotoa (JHS suosituksen mukaista osoitetta) / kieli kaduilla vastaavuustaulu KatuS KatuR => Kiinteistötunnus + Rakennusnumero (+ Kielitunnus) + Huoneistotunnus yksilöi osoitteen! Rakennustunnus on JHS 104:n mukainen. Katuosoitteet saadaan suoraan kunnista. Väestörekisterissä on talousmääriä (=huoneistomääriä), tilastokeskuksessa asuntokuntia. koordinaatit Kiinteistötunnus Rakennusnumero katuosoite postinumero Kielitunnus osoitteen standardimuodot Huoneistotunnus luukku laatikko/laatikkoryhmä heittolaatikko 1 heittolaatikko 2 mahd. muuta huoneistokohtaista tietoa 2

15 Liite 2. Väestörekisterikeskuksen järjestelmä (kalvot Rolf Ahlforsin esityksestä 2001) Population Information System ADDRESS SYSTEM Real Estate Building Dwelling Person Coordinates Area Codes Address Dwelling number Name Voting district Postal Area Rolf Ahlfors Paljaspää 6 D TURKU Rolf Ahlfors Leading Expert in Population Registration ADDRESS CODES Mr. John Smith Trainstreet 2 A3 FIN HELSINKI Finland 1. Municiplatity Street/Road Build.no Dwelling A Real estate code Build. no Dwelling (in Finland) A Coordinates for the building Dwelling A 003 Rolf Ahlfors Leading Expert in Population Registration 3

16 Liite 3. JALAN projektissa kuvatut ratkaisumallit: Yhteinen jakelurekisteri ja yhteinen osoiterekisteri Tulevaisuuden ratkaisumalli I yhteinen osoiterekisteri Ratkaisumallissa osoitetiedot ovat yhteisessä, koko maan kattavassa osoiterekisterissä, jossa jokaisella osoitteella on oma yksilöllinen osoitetunnus. Tätä yhteistä osoitetunnusta käytetään kaikkien jakelun osapuolten järjestelmissä osoitteen yksilöintiin. Kustantaja ylläpitää tilaustietoja ja jakeluorganisaatio piiri ja reittitietoja, jakelutietoja, sekä jakelun tilannetietoja. Osoitetietojen hallinta tapahtuu yhteisessä osoiterekisterissä, josta kaikki osapuolet voivat sopimusten pohjalta tarkistaa osoitetietojen oikeellisuuden. Ratkaisumallissa jakeluorganisaatio saa tarvitsemansa tilaustiedot kustantajien järjestelmistä. Yhteisjakelurekisterin tiedot luodaan dynaamisesti tietojen välityksen yhteydessä. Käytännössä päivityksiä voidaan tehdä pitkin päivää, jotta voidaan tasata kuormitusta. Ratkaisumallissa on myös oletettu, että käytössä on viestinvälityssovellus, joka mahdollistaa painon, kuljetuksen, jakeluorganisaation ja jakajien välisen monipuolisen häiriö ja tilanneviestien, sekä palautteiden välittämisen. Lisäksi jakokirjan tiedot välitetään automaattisesti jakajan sähköiseen jakokirjaan. Kuljetukset saavat tietonsa kultakin jakeluorganisaatiolta erikseen. Kuljetuksen ja jakelun etenemistieto on nähtävissä. Jakajalla on käytössä sähköinen jakokirja sekä viestinvälityssovellus. Viestinvälityssovellus mahdollistaa monipuolisen viestinvälityksen eri tahojen välillä, esimerkiksi ryhmäviestien lähettämisen. Yhtenäisen osoitetunnuskäytännön avulla eri lähteistä (kustantajan asiakaspalvelu, jakeluorganisaation jakelupäivystys, web sivut) tulleet tilaajan kyselyt ja palautteet voidaan kytkeä yksiselitteisesti tiettyyn osoitteeseen. Tällöin kukin osapuoli voi osoitetunnus "avaimena" kysellä reaaliaikaisesti jakelun päiväkohtaisia toteutumatietoja. Pidemmän aikavälin tilastotiedot ovat saatavissa joko osoite tai aluekohtaisesti. Laatikoissa olevat tiedot: Sinisellä merkityt kohdat kertovat, missä tieto ensisijaisesti ylläpidetään ja tarjotaan muiden saataville Uusia tietoja järjestelmiin Asiakas Web sivut Kunta tai muu sovittu taho rakennusten ja kiinteistöjen virallinen osoite Yhteinen osoite rekisteri osoite osoitetunnus Posti postinumero Kustantaja1 Kustantaja2 Osoiterekisteri Kustantaja1 (sis. asiakaspalvelu) tilaustiedot osoitetunnus jakelutapatieto jakeluorganisaatio Jakaja Sähköinen jakokirja (osoite, jakelutiedot ja tilaajan nimi) Viestinvälityssovellus Jakeluorganisaatio1 Jakeluorganisaatio2 Paino &postitus tuotannon tilanne Kuljetus kuljetuksen tilanne Jakeluorganisaatio1 piiri ja reittitiedot jakelutiedot jakelulaji jakotapa jakelupisteen sijainti osoitetunnus tilaustunnus kpl määrä jakelun tilanne Kuva 1. Kaavioesitys tiedonsiirron osapuolista ja eri tietojen sijainnista (yhteinen osoiterekisteri, muuten hajautettu).

17 Liite 3. JALAN projektissa kuvatut ratkaisumallit: Yhteisen jakelurekisterteri ja yhteinen osoiterekisteri Tulevaisuuden ratkaisumalli II yhteinen osoite ja jakelurekisteri Tässä ratkaisumallissa osoitetiedot ovat yhteisessä osoiterekisterissä, kuten edellisessäkin ratkaisuvaihtoehdossa. Yhteinen jakelurekisteri puolestaan sisältää tiedot eri jakelulajeista (päivä/varhais/joku muu) ja niiden reiteistä, jakotavoista (luukku/laatikko/yhteislaatikko) sekä mahdollisesti laatikkojen sijainneista. Tämän lisäksi se sisältää ns. yhteisjakelurekisterin eli tiedot jakeluorganisaatioista, jaettavista tuotteista sekä tilaustunnuksista. Jakeluorganisaatiot päivittävät em. tietoja yhteiseen jakelurekisteriin. Rekisteri sisältää myös tuotteiden ilmestymispäivät. Osoite ja jakelutiedot voivat sijaita samassa tai eri paikoissa. Jakeluorganisaatio saa tilaustiedot kustantajien järjestelmistä. Yhteisjakelurekisterin tiedot luodaan dynaamisesti tietojen välityksen yhteydessä. Käytännössä päivityksiä voidaan tehdä pitkin päivää, jotta voitaisiin hajottaa kuormitusta. Kustantaja välittää lisäksi postitustiedot joko suoraan tai jakeluorganisaation kautta painoon. Ratkaisumallissa on oletettu, että käytössä on viestinvälityssovellus, joka mahdollistaa painon, kuljetuksen, jakeluorganisaation ja jakajien välisen monipuolisen häiriö ja tilanneviestien, sekä palautteiden välittämisen. Lisäksi jakokirjan tiedot välitetään automaattisesti jakajan sähköiseen jakokirjaan. Jakelun aikaisen viestinnän osalta toiminta yhteisen osoiterekisterin ja vastaavasti yhteisen osoiterekisterin ja yhteisen jakelurekisterin tapauksissa on hyvin samantapainen. Erona on, että tässä vaihtoehdossa sekä jakajat että kuljetus saavat tietonsa yhteisestä jakelurekisteristä. Kuljetuksen ja jakelun etenemistieto on nähtävissä. Jakajalla on käytössä sähköinen jakokirja sekä viestinvälityssovellus. Viestinvälityssovellus mahdollistaa monipuolisen viestinvälityksen eri tahojen välillä, esimerkiksi ryhmäviestien lähettämisen. Laatikoissa olevat tiedot: Sinisellä merkityt kohdat kertovat, missä tieto ensisijaisesti ylläpidetään ja tarjotaan muiden saataville Uusia tietoja järjestelmiin Asiakas Web sivut Kustantaja1 (sis. asiakaspalvelu) tilaustiedot osoitetunnus jakelutapatieto jakeluorganisaatio Paino &postitus tuotannon tilanne Kunta tai muu sovittu taho rakennusten ja kiinteistöjen virallinen osoite Posti postinumero Kuljetus kuljetuksen tilanne Yhteinen osoiterekisteri osoite osoitetunnus Jakeluorg. 1 Jakeluorg. 2 Jakeluorg. 3 n Yhteinen jakelurekisteri Sisältää tiedot eri jakeluista (perus/varhais/ joku uusi) ja niiden sisältämistä reiteistä, jakotavoista, laatikoiden sijainneista. Yhteinen yhteisjakelurekisteri sisältäen tiedot jakeluorganisaatiosta, jakotavasta, jaettavista tuotteista, tilaustunnus, kustantaja Lehtien ilmestymispäivät Osoiterekisteri Kustantaja1 Kustantaja2 Jakaja Sähköinen jakokirja (osoite, jakelutiedot ja tilaajan nimi) Viestinvälityssovellus Jakeluorganisaatio1 Jakeluorganisaatio2 Kuva 2. Kaavioesitys tiedonsiirron osapuolista ja eri tietojen sijainnista (yhteinen osoiterekisteri ja yhteinen jakelurekisteri). 2