VERSIO KÄYTTÖOPAS 16-BITTINEN WINDOWS

Transkriptio

1 VERSIO KÄYTTÖOPAS 16BITTINEN WINDOWS TM

2 Vastuuvapautuslauseke Novell Incorporated ei takaa, että tämän oppaan tiedot ja ohjeet ovat virheettömiä, ja torjuu nimenomaiset tai oletetut takuut tuotteen soveltuvuudesta kaupankäynnin kohteeksi tai sen sopivuudesta johonkin tiettyyn tarkoitukseen. Lisäksi Novell Incorporated pidättää itsellään oikeuden tehdä julkaisuun sisältöä koskevia muutoksia milloin tahansa ilmoittamatta muutoksista kenellekään fyysiselle tai juridiselle henkilölle. Novell Incorporated ei takaa, että Novellin ohjelmistojen tiedot ja ohjeet ovat virheettömiä, ja torjuu nimenomaiset tai oletetut takuut tuotteen soveltuvuudesta kaupankäynnin kohteeksi tai sen soveltuvuudesta johonkin tiettyyn tarkoitukseen. Lisäksi Novell Incorporated pidättää itsellään oikeuden tehdä Novellin ohjelmistoon sisältöä koskevia muutoksia milloin tahansa ilmoittamatta muutoksista kenellekään fyysiselle tai juridiselle henkilölle. Novell ja GroupWise ovat Novell Incorporatedin rekisteröityjä tavaramerkkejä Yhdysvalloissa ja muissa maissa. C3PO, Client 32, Envoy ja GroupWise 5 ovat Novell Incorporatedin tavaramerkkejä. WordPerfect ja WordPerfect Office ovat Corel Corporationin rekisteröityjä tavaramerkkejä Yhdysvalloissa ja muissa maissa. QuickMenu on Corel Corporation Limitedin tavaramerkki. Franklin Day Planner on Franklin Quest Corporationin rekisteröity tavaramerkki. Word Pro on Lotus Development Corporationin tavaramerkki. Windows on Microsoft Corporationin rekisteröity tavaramerkki. Excel ja Windows 95 ovat Microsoft Corporationin tavaramerkkejä. Xerox on Xerox Corporationin rekisteröity tavaramerkki. 1 Sisällys Versio Novell Incorporated Kaikki oikeudet pidätetään. Painettu Yhdysvalloissa Mitään tämän julkaisun osaa ei saa jäljentää, kopioida, tallentaa hakupalvelimelle, levittää tai kääntää millekään kielelle ilman julkaisijan kirjallista lupaa. Novell Incorporated 1555 N. Technology Way Orem, Utah USA

3 Sisällys Aloittaminen GroupWisen käyttäminen Tervetuloa GroupWisen käyttäjäksi... 2 Tietoja tästä oppaasta... 3 GroupWisen asentaminen... 4 Ohjeiden etsiminen... 5 Ajanvaraus... 9 Ajanvarausasetukset Ajanvarausten aikamääritysten tekeminen Arkistoi Asetukset Avaa näkymä Delegoiminen Etsiminen Fontti GroupWisen Näkymäeditori Hakeminen Hylkääminen Hylly Hyväksyminen Hälytyksen asettaminen Ikkunan piilottaminen Ikkunavalikko Ilmoitusten käyttöönotto toiminnon asetukset Indeksoija Info Järjestelmän värit Kalenteri Kansioluettelon asetukset Kansiot Katseluohjelma Kiertävä viesti Kirjoittimen asetukset Kätke valikko Leikepöytä Liitetiedostot Lisäasetukset Lopettaminen Lukeminen Lähetetytkansio Lähettäminen Lähetysmääritykset Lähetä edelleen Sisällys 2

4 3 Sisällys Makro...86 Merkitseminen tehdyksi...90 Merkitseminen yksityiseksi...91 Muistio...92 Muistion asetukset...94 Notify...95 Näkymän tallentaminen...97 Näkymän vaihtaminen...97 Ohje...98 Oikoluku OLE Oletusnäkymien asetukset Omat osoitteet Osoitekirja Painikepalkki Pikaluettelo Poistaminen Poistoasetukset Posti Postisanomien ja puhelinviestien asetukset Puhelinviesti Päivittäminen Päivämäärien ero Päivämäärän asettaminen Päivämäärän ja kellonajan asetukset Päiväyskaava Pääikkuna Resurssit Roskakori Ryhmä Saapuneet Salasanaasetukset Siirry päivämäärään Sovellusten käynnistäminen Suodatin Säännöt Tallentaminen Tehtävä Tehtävän asetukset Thesaurus Tiedostojen sijaintiasetukset Tulosta kalenteri Tulostaminen Tähän päivään siirtyminen Uudelleenlähettäminen Valtuuksien antaminen Valtuuksien käyttäminen Vapaan ajan etsinnän asetukset...194

5 GroupWisen etäkäyttö Vapaan ajan etsintä Vastaaminen Ympäristömääritykset Ääni GroupWisen etäkäyttö GroupWisen etäkäytön levykkeet Aloitustoimien tarkistuslista GroupWisen etäkäytön vaatimukset Kuinka GroupWisen etäkäyttö toimii Yhteyden luominen GroupWisepostitoimistoon Määritystaulukko GroupWisen etäkäytön asentaminen GroupWisen etäkäytön käyttökuntoon asettaminen Modeemiyhteyden luominen Verkkoyhteyden (suora yhteys) luominen TCP/IPyhteyden luominen Yhteyksien testaaminen Tietojen hakeminen Viestien lähettäminen Etäkäytön määritysten muuttaminen Aikavyöhykkeen asettaminen tai muuttaminen Hakemisto Sisällys 4

6 Aloittaminen 5 Sisällys

7 Tervetuloa GroupWisen käyttäjäksi Novell GroupWisen avulla voit käydä kirjeenvaihtoa muiden saman sovelluksen käyttäjien kanssa. Voit myös sopia tapaamisia muiden käyttäjien kanssa sekä tehdä merkintöjä omaan kalenteriisi ja käsitellä niitä. Pääikkuna Voit tarkastella saapuneita ja lähetettyjä viestejä Saapuneet ja Lähetetytkansioiden avulla. Kun käynnistät GroupWisen ensimmäisen kerran, näyttöön tulee pääikkuna. Pääikkunassa voit avata muita ikkunoita lähetettyjen ja saapuneiden viestien tarkastelemista varten. Voit myös avata kalenterinäkymiä ajankäytön suunnittelua varten sekä näkymiä sähköpostin, ajanvarausten, tehtävien, muistioiden ja puhelinviestien lähettämistä varten. Voit tarkastella poistamiasi viestejä Roskakorin avulla. Kalenterin avulla voit avata kalenterinäkymiä. Ponnahdusvalikkojen avulla voit valita kuvakkeesta avattavan näkymän. Hyllyn avulla voit sijoittaa näkymiä, makroja tai sovelluksia pääikkunaan, josta voit avata ne nopeasti. Viestinäkymien kuvakepainikkeiden avulla voit avata sähköpostiviestejä, ajanvarauksia, tehtäviä, muistioita tai puhelinviestejä. GroupWisenäkymät Näkymien avulla voit tarkastella tietoja. GroupWisessa on kolme erilaista näkymätyyppiä. Kalenterinäkymän avulla voit nähdä haluamasi tapahtumat sekä niille määritetyt alkamispäivät ja määräpäivät. Kalenterinäkymässä voi olla oma ajanvarausluettelo, tehtäväluettelo, muistioluettelo, kuukausikalenteri sekä saapuneet ja lähetetyt viestit. Ryhmänäkymän avulla voit lähettää postisanoman, ajanvarauspyynnön, muistion, tehtävän tai puhelinviestin yhdelle tai usealle käyttäjälle. Voit esimerkiksi määrittää useita käyttäjiä ja resursseja samalle ajanvaraustapahtumalle. Oman näkymän avulla voit määrittää ajanvarauksia, muistioita tai tehtäviä kalenteriisi. Voit esimerkiksi luoda merkintöjä tehtäväluetteloosi. Tervetuloa GroupWisen käyttäjäksi 2

8 GroupWisen Näkymäeditorin avulla voit luoda omia näkymiä. Voit luoda kalenterinäkymiä, joissa näkyvät eniten käyttämäsi toiminnot, kuten ajanvarausluettelo, Saapuneetkansio tai Lähetetytkansio. Voit luoda myös omia näkymiä tai ryhmänäkymiä, jotka sisältävät yrityksesi tunnuksen, grafiikkaa, liikkuvaa kuvaa, painikkeita, ponnahdusluetteloita tai valintaruutuja. Lisäksi voit luoda mukautetun sanomaruudun. Vakionäkymä vai mukautettu näkymä? GroupWisen mukana asennetaan oletus eli vakionäkymät. Ne sijaitsevat verkossa ja näkyvät kaikkien käyttäjien ponnahdusluetteloissa. Jos luot omia näkymiä, ne näkyvät ponnahdusluettelossa erotinviivan alapuolella. Saapuneetkansio ja Lähetetytkansio Saapuneet ja Lähetetytkansioiden avulla voit tarkastella lähettämiäsi ja vastaanottamiasi viestejä. Saapuneetkansiosta voit avata vastaanotetut viestit ja poistaa viestit, joita et enää tarvitse. Lähetetytkansiosta voit peruuttaa lähettämäsi viestin tai tarkistaa, onko viesti esimerkiksi avattu, hyväksytty, hylätty tai poistettu. Kalenteri Tietoja tästä oppaasta Kalenterinäkymien avulla voit hallita aikatauluasi. Voit tarkastella päivän ajanvarauksia, tehtäviä sekä muistioita ja selvittää, mitä olet hyväksynyt ja mitä et. Jos sinulle on käsittelyä odottava viesti, voit avata ja lukea sen. Voit sitten joko hyväksyä tai hylätä viestin. Jos hylkäät viestin, se poistuu kalenteristasi ja siirtyy roskakoriin. Tässä oppaassa kuvataan kaikki GroupWisen toiminnot. Toiminnot ovat aakkosjärjestyksessä, joten ne on helppo löytää. Merkintätavat Kuvakkeet Kaikkien GroupWisen kuvakkeiden nimet eivät näy käyttöliittymässä. Vaiheittaisissa toimintaohjeissa on sen kuvakkeen kuva, joka sinun on valittava tehtävän suorittamiseksi. Seuraava vaihe on esimerkki oppaan sisällöstä. 1 Valitse Valtuuksien käyttö ja valitse sitten valtuuksien antajan nimi. Lihavoidut sanat Lihavoidut sanat vaiheissa tai selityksissä osoittavat, mitä pitää valita kussakin vaiheessa. Seuraavassa vaiheessa on esimerkki tällaisesta. 1 Valitse Tiedostovalikosta Aseta. 3 Tietoja tästä oppaasta

9 GroupWisen asentaminen Tarvitset tämän jakson tietoja aloittaessasi GroupWisen käytön. Windowstyöaseman järjestelmävaatimukset Seuraavassa taulukossa on järjestelmävaatimukset, kun GroupWisea käytetään Windows 3.1 käyttöjärjestelmää käyttävässä työasemassa. Laitteisto/ohjelmisto Prosessori Windowsversio Muisti Kiintolevytila Vaatimukset 80486/25 tai tehokkaampi 3.1 tai uudempi 8 megatavua Työasemassa 2 megatavua, täydelliseen asennukseen 20 megatavua Asennusohjelman suorittaminen Ennen kuin voit käyttää GroupWisea, sinun täytyy käynnistää GroupWisen asennusohjelma. Kysy järjestelmän vastuuhenkilöltä, mistä voit käynnistää asennuksen. Asennuksen polku voi olla esimerkiksi N:\GRPWISE5\SETUP.EXE 1 Valitse Järjestelmänhallinnasta tai Tiedostonhallinnasta Tiedosto ja Käynnistä. Kirjoita sitten SETUP.EXEtiedoston hakemistopolku. TÄRKEÄÄ: On erittäin suositeltavaa, että käytät GroupWisen asennusohjelmaa. Näin voit varmistaa, että kaikki oletushakemistot ja tiedostot asennetaan oikein. 2 Valitse kieliversio ja valitse sitten OK. 3 Valitse asennustyyppi. GroupWisen asentaminen 4

10 Jos käytät määriteltävää asennusta, voit valita asennettavat tiedostot ja paikan, mihin ne asennetaan. Kun asennus on valmis, ohjelma pyytää sinua valitsemaan ryhmän, johon haluat GroupWisen kuvakkeiden tulevan. GroupWise 5 on jo omana ohjelmaryhmänään Järjestelmänhallinnan ryhmäruudussa. Jos haluat sijoittaa GroupWisen kuvakkeet johonkin muuhun ryhmään, kirjoita uusi ryhmän nimi. 4 Valitse OK. 5 Valitse Kyllä, jos haluat tarkastella Lueminut (Readme) tiedostoa. Kun olet lukenut haluamasi tiedot, jatka seuraavaan vaiheeseen valitsemalla Sulje. GroupWisen käynnistäminen Windowsissa Ohjeiden etsiminen GroupWisen ohjetoiminto Cool Solutions verkkolehti GroupWisen käynnistäminen 1 Kaksoisnapsauta GroupWisekuvaketta. Jos GroupWisen käytössä ilmenee ongelmia, voit saada apua useista lähteistä. GroupWisen ohjetoiminnosta löydät apua nopeasti, eikä sinun tarvitse ottaa esille erillistä käyttöopasta. Voit käyttää ohjetoimintoa aina, kun käytät GroupWisea. Seuraavassa luetellaan joitakin ohjetoiminnon monista ominaisuuksista. Lisätietoja on jaksossa Ohje. Jokaisessa valintaikkunassa on Ohjepainike, jota napsauttamalla saat tarkat tiedot kustakin valintaikkunasta. Etsivalintaikkunassa voit hakea ohjeen aiheita avainsanojen avulla. Valitse Ohje ja valitse sitten Etsi ohje aiheesta. Miten teen toiminnolla voit valita ohjeen aiheita yleisimpien tehtävien luettelosta. Valitse Ohje ja Miten teen. Luotsit auttavat sinua suorittamaan yleisiä tehtäviä vaiheittain. Valitse Ohje ja Luotsit. Cool Solutions on sähköinen englanninkielinen verkkolehti, joka auttaa sinua GroupWisen käytössä. Lehdestä löydät hyödyllisiä vihjeitä ja artikkeleita GroupWisen toimintojen käyttämisestä. Voit kopioida käyttöösi resursseja, kuten QuickStartpikaohjeita ja esittelyohjelmia, jotka auttavat sinua GroupWisen käytön aloittamisessa. Seuraavassa on esimerkki verkkolehden käytöstä. 5 Ohjeiden etsiminen

11 Valitse Basics, jos haluat perustietoa GroupWisesta. Cool Solutions verkkolehden avaaminen 1 Kirjoita verkkoselaimeesi Valitse The Vault, jos haluat lukea lehden edellisiä numeroita. Valitse Notify Me, jos haluat, että sinulle ilmoitetaan, kun uusia artikkeleita on saatavana. Valitse Talk to Us, jos haluat lähettää palautetta GroupWisesta. Kysymysten lähettäminen GroupWiseasiantuntijoille Ask the Experts sivulla voit esittää GroupWisea koskevia kysymyksiä. Jos jonkin GroupWisetoiminnon ohjetta ei löydy käyttöoppaista, lähetä sitä koskeva kysymys asiantuntijoille. 1 Kirjoita verkkoselaimeesi 2 Valitse Ask the Experts ja valitse sitten Ask Us. 3 Napsauta Ask the Cool Solutions Experts. 4 Kirjoita yhteystietosi ja kysymyksesi. 5 Valitse Send. Ohjeiden etsiminen 6

12 Resurssien hakeminen Cool Solutions verkkolehdestä Downloadablessivulla on monia resursseja, joita voit kopioida ja käyttää yrityksessäsi. Voit hakea muun muassa esittelyohjelmia, jotka opastavat sinua GroupWisen käytössä, verkkolehden erikoisartikkeleita tai vaikkapa QuickStartpikaohjeen. 1 Kirjoita verkkoselaimeesi 2 Valitse Downloadables. 3 Valitse tuote, jonka haluat hakea, ja noudata ohjeita. Lisäapu Jos tarvitset ohjetoiminnon, tämän käyttöoppaan ja Cool Solutions verkkolehden lisäksi muuta apua, ota yhteys yrityksesi mikrotukihenkilöön tai järjestelmän vastuuhenkilöön. Jos nämä eivät voi ratkaista ongelmaasi, he voivat ottaa yhteyden tekniseen tukeen. 7 Ohjeiden etsiminen

13 GroupWisen käyttäminen Ohjeiden etsiminen 8

14 Ajanvaraus Käsitteitä Ajanvarausten avulla saat tietoja kokouksista, voit ilmoittaa kokouksista muille ja varata tarvittavat resurssit, kuten huoneen ja piirtoheittimen. Ajanvaraus lähetetään melkein samalla tavalla kuin mikä tahansa muu viesti. Ainoastaan yksittäisiin viesteihin liittyvät määritykset, kuten ajanvarauksen päivämäärän varaaminen, vaihtelevat. Tässä jaksossa selvitetään vain ajanvarauksiin liittyvien määritysten käyttöä. Jos haluat lisätietoja tehtävän lähettämisestä, katso jaksoa Lähettäminen. Ryhmäajanvaraukset Voit lähettää kokouskutsun eli ryhmäajanvarauksen itsellesi tai jollekin muulle GroupWisen käyttäjälle. Ryhmäajanvaraus tulee Lähetetytkansioosi, kun lähetät sen, ja kalenteriisi ja Saapuneetkansioosi, kun vastaanotat sen. Kun vastaanotat kokouspyynnön, voit hyväksyä tai hylätä sen. 9 Ajanvaraus

15 Omat ajanvaraukset Oma ajanvaraus on aikatauluun sovitettu tapahtuma, joka sijoitetaan vain omaan kalenteriisi. Sitä ei ole Lähetetytkansiossasi eikä muiden käyttäjien Saapuneetkansioissa. Oma ajanvaraus eroaa ryhmäajanvarauksesta siinä, että osoiteruudut eivät ole näkyvissä. Resurssien varaaminen Vapaiden aikojen tarkistaminen 1 Valitse pääikkunan Ajanvarauksetponnahdusluettelosta kokouskutsu tai muu ryhmälle lähetettävä näkymä. 2 Avaa osoitekirja valitsemalla Osoitteet. 3 Avaa resurssiluetteloruutu valitsemalla Resurssit. 4 Kaksoisnapsauta resursseja, jotka haluat varata kokousta varten. 5 Sulje osoitekirja ja palaa viestinäkymään valitsemalla OK. Valitsemasi resurssit ja käyttäjien nimet tulevat Jakeluruutuun. Jos olet varannut neuvotteluhuoneen, jonka järjestelmän vastuuhenkilö on määrittänyt paikaksi, sen kuvaus tulee Paikkaruutuun. 1 Valitse pääikkunan Ajanvarauksetponnahdusluettelosta kokouskutsu tai muu ryhmälle lähetettävä näkymä. 2 Valitse ajanvaraukseen liittyvät henkilöt ja resurssit. 3 Valitse Vapaana? Lisätietoja vapaan ajan etsimisen määrityksistä on jaksossa Vapaan ajan etsiminen. 4 Valitsemalla OK saat näkyviin osoiteruuduissa lueteltujen henkilöiden ja resurssien vapaat ajat. 5 Siirrä Yhteenvetorivillä oleva ruutu sopivaan ajankohtaan. Voit venyttää ruutua, jos ajanvaraus on pitkä. 6 Valitse OK. Kellonaika ja päivämäärä tulevat näkyviin Aloituspäivämääräruutuihin. Ajanvaraus 10

16 Päivämäärän, kellonajan ja tapahtuman keston määrittäminen itse Napsauta päivämäärää, jolle haluat tehdä ajanvarauksen. Voit siirtyä kuukauden eteen tai taaksepäin painikkeilla, joissa on yksi nuolisymboli. Voit siirtyä vuoden eteentai taaksepäin painikkeilla, joissa on kaksi nuolisymbolia. Jos tiedät ajanvarauksen ajankohdan eikä sinun tarvitse etsiä vapaata aikaa, voit kirjoittaa päivämäärän, kellonajan ja tapahtuman keston suoraan Aloituspäivämääräruutuihin. Voit valita päivämäärän ja ajankohdan myös Aseta päivä ja Aikavälin valinta valintaikkunoiden avulla. Aseta päivä 1 Valitse näkymässä Aseta päivämäärä painike. Kellonajan syöttäminen Tämä päivä palauttaa päivämääräksi nykyisen päivän. Päiväyskaavalla voit ajoittaa toistuvia kokouksia yhdellä ajanvarauksella. 1 Valitse Aikavälin valinta painike näkymässä. Määritä alkamisaika vetämällä vasemmanpuoleista nuolta. Harmaa alue osoittaa Määritä päättymisaika vetämällä oikeanpuoleista nuolta. Alkaen, Päättyen ja Kesto osoittavat, mitä näkymän vastaaviin ruutuihin tulee. Oman ajanvarauksen luominen 1 Valitse pääikkunan Kalenteriponnahdusluettelosta Päivä. 2 Valitse ajankohta Ajanvarauksetluettelosta vetämällä. 3 Kirjoita kuvaus. Kun aloitat kirjoittamisen, näyttöön tulee tekstiruutu. 4 Ajanvaraus siirtyy kalenteriisi, kun napsautat jotakin kohtaa tekstiruudun ulkopuolella. 5 Jos haluat muokata kuvausta, kaksoisnapsauta ajanvarausta, jolloin omien ajanvarausten näkymä avautuu. 11 Ajanvaraus

17 Ajanvarauksen hyväksyminen Lisätietoja 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Saapuneet tai Kalenteri. Oletusarvon mukaan omat ajanvaraukset eivät näy Saapuneetkansiossasi. 2 Kaksoisnapsauta odottavaa ajanvarausta viestiluetteloruudussa tai ajanvarausten luetteloruudussa. 3 Valitse Hyväksy. Lisätietoja on jaksoissa Hyväksyminen ja Hylkääminen. Ajanvarausilmaisimet Ajanvarauskuvakkeista tai Saapuneetkansiossasi ja kalenterissasi näkyvästä tekstistä voit nähdä ajanvarauksen tilan seuraavasti: Ilmaisin (Vain Saapuneetkansio) Tila Et ole vielä avannut ajanvarausta. (Vain Saapuneetkansio) Tehtävän teksti on kursivoitu (vain kalenteri). Olet avannut ajanvarauksen. Tämä on ryhmäajanvaraus, jota et ole vielä hylännyt tai hyväksynyt kalenteriisi. Tämä on ryhmäajanvaraus, jonka olet hyväksynyt. (Vain ajanvarausluettelo) Ajanvaraus on merkitty yksityiseksi. Kun hylkäät ajanvarauksen, viesti siirtyy roskakoriin. Jos haluat myöhemmin hyväksyä aikaisemmin hylkäämäsi ajanvarauksen, voit palauttaa sen roskakorista ja hyväksyä sen sitten. Lisätietoja on jaksoissa Hyväksyminen, Hylkääminen ja Roskakori. Ajanvarausten delegoiminen Kun järjestelmän käyttäjä varaa sinulta ajan jotakin tilaisuutta varten, voit delegoida ajanvarauksen jollekin toiselle käyttäjälle. Kun delegoit ajanvarauksen, sekä vastaanottaja että alkuperäinen lähettäjä saavat tiedon siirrosta. Lisätietoja on jaksossa Delegoiminen. Ajanvarausten muuttaminen Voit määrittää ajanvarauksen ajankohdaksi toisen päivän tai ajankohdan tai muuttaa ajanvarauksen kestoa, jos olet sen alkuperäinen määrittäjä. Lisätietoja on jaksossa Kalenteri. Toistuvat ajanvaraukset Voit tehdä toistuvat ajanvaraukset samassa ajanvarausnäkymässä. Päiväyskaavatoiminnolla voit esimerkiksi luoda määrityksen, joka ajoittaa ajanvarauksen joka kuukauden kolmannelle perjantaille. Lisätietoja on jaksossa Päiväyskaava. Ajanvaraus 12

18 Ajanvarausasetukset Asetuksettoiminnon ajanvarauksen lähetysmääritysten avulla voit määrittää, millaisina ajanvarauksesi lähetetään. Voit halutessasi muuttaa määrityksiä yksittäisen ajanvarauksen osalta. Lisätietoja on jaksossa Lähetysmääritykset. Ajanvarauksen lähetysmääritysten asettaminen Tässä määrittämäsi tilatiedot tulevat näyttöön, kun avaat infoikkunan seurataksesi ajoittamiasi ajanvarauksia. Määritä tässä, haluatko saada ilmoituksen, palautusviestin tai molemmat 1 Valitse Tiedostovalikosta Aseta. Ajanvarausten aikamääritysten tekeminen 2 Avaa Ajanvarauksen lähetysmääritykset valintaikkuna kaksoisnapsauttamalla Ajanvaraus. Viestiluettelossa oleva viestin kuvake on punainen viestin ollessa tärkeä, oletusvärinen tärkeyden ollessa normaali ja harmaa, jos tärkeys on pieni. Voit määrittää vastaanottajille tulemaan ilmoituksen, kun lähetät viestin. Vastaanottajilla tulee olla Notify käynnissä, jotta tämä asetus toimisi. 3 Valitse haluamasi määritykset, valitse OK ja sulje Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Sulje. Ajanvarausten aikamääritysten avulla voit määrittää ajanvarausnäkymien oletusaikaasetukset, oletushälytysasetukset ja kalenterinäkymien Ajanvarauksetluettelon oletusasetukset. Ajanvarausten aikamääritysten valitseminen 1 Avaa Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Tiedostovalikosta Aseta. 13 Ajanvarausasetukset

19 Voit valita, että ajanvarausnäkymissä näytetään ajanvvarauksen kestotai päättymisaika. Voit määrittää, että hälytys asetetaan automaattisesti jokaiselle hyväksymällesi ajanvaraukselle sekä miten kauan ennen ajanvarausta hälytys tapahtuu. 2 Kaksoisnapsauta Ajanvarausten ajat, jolloin Ajanvarausten aikamääritykset valintaikkuna avautuu. Voit määrittää ajoittamiesi ajanvarausten oletuspituuden. Voit määrittää Päivän aloitusaika ruutuun ajanvarausluettelon alkamisajan kalenterinäkymissäsi. Voit määrittää Näyttötiheyden minuutteina. 3 Valitse haluamasi määritykset. Valintaikkunan vaihtoehdot kuvataan seuraavassa taulukossa. Ajanvarauksen aikamääritys Kesto Lopetusajankohta Varauksen oletuskesto Käytä hälytystä ennen varauksen alkua Kuvaus Valitse Kesto, jos haluat, että ajanvarausnäkymissä näkyy ajanvarauksen kesto asettamastasi alkamispäivämäärästä ja kellonajasta lähtien. Valitse Lopetusajankohta, jos haluat, että ajanvarausnäkymissä näkyy ajanvarauksen tarkka päättymisaika keston sijasta. Voit määrittää ajanvaraukselle keskimääräisen keston. Näin kesto tarvitsee määrittää erikseen näkymässä vain, jos se poikkeaa oletuskestosta. Asettaa hälytyksen jokaista hyväksymääsi ajanvarausta varten. Tuntia Minuuttia Vaikka Käytä hälytystä ennen varauksen alkua asetusta ei ole valittu, voit asettaa hälytykset tietyille ajanvarauksille, kun olet hyväksynyt ne. Tuntia ja Minuuttiakohtiin asettamasi aika on oletusarvo sille, kuinka kauan ennen varauksen alkamista Notify antaa hälytysäänen. Ajanvarausten aikamääritysten tekeminen 14

20 Arkistoi Käsitteitä Oman arkistohakemiston luominen Kellonaikojen näyttö Päivän aloitusaika Näyttötiheys Jos et valitse kellonaikojen näyttöä, näet vain kalenterissa olevien ajanvarausten ajankohdat. Voit tehdä kalenterinäkymiisi ensimmäiset merkinnät. Ajanvarauksetluettelossa on ensimmäisenä tähän tekstiruutuun määrittämäsi kellonaika. Voit määrittää Ajanvarauksetluettelossa näkyvien kellonaikojen näyttövälin. 4 Valitse OK ja sulje sen jälkeen Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Sulje. Jos teet muutoksia Ajanvarausten näyttö ryhmäikkunassa kalenterin ollessa avoinna, muutokset toteutuvat vasta, kun kalenteri suljetaan ja avataan uudelleen. Arkistoitoiminnolla voit siirtää viestit postilaatikosta arkistotietokantaan. Arkistoimalla viestit voit säästää tilaa verkkopalvelimella niin, ettei sinun tarvitsee poistaa tärkeitä tietoja. Tiedostopalvelimen tilan säästäminen Voit arkistoida viestejä kiintolevyllä, levykkeellä tai verkossa olevaan arkistohakemistoon, eikä sinun siis tarvitse poistaa tärkeitä tietoja. Tietoturvan lisääminen Voit lisätä viestien tietoturvaa arkistoimalla ne. Valtuutetut käyttäjät eivät esimerkiksi voi avata kiintolevyllesi arkistoituja viestejä muualta kuin sinun työasemastasi. 1 Valitse pääikkunan Tiedostovalikosta Aseta. 2 Valitse Tiedostojen sijainti. 3 Kirjoita polku Arkistotekstiruutuun. TAI Avaa hakemiston valintaikkuna valitsemalla valitse sitten OK.. Valitse arkistohakemisto ja 4 Valitse OK ja sulje sen jälkeen Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Sulje. Viestin arkistoiminen 15 Arkistoi 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Saapuneet, Lähetetyt tai Kalenteri ja valitse viesti.

21 2 Valitse Käsittelevalikosta Arkistoi. GroupWise poistaa viestin Saapuneetkansiosta, Lähetetytkansiosta tai Kalenterista ja sijoittaa sen arkistotietokantaan. Arkistoviestin lukeminen Viestin poistaminen arkistosta Lisätietoja 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Saapuneet, Lähetetyt tai Kalenteri. 2 Valitse Tiedostovalikosta Avaa arkisto. TÄRKEÄÄ: Arkistopostilaatikossa et voi lähettää viestejä tai luoda sääntöjä. Arkistotietokannan sisältö näkyy viestiluetteloruudussa tai ajanvaraus, tehtävätai muistioluettelossa. 3 Valitse arkistoitu viesti ja avaa se valitsemalla Käsittelevalikosta Lue. 4 Valitse Sulje, kun olet lukenut viestin. 5 Sulje arkisto ja palaa postilaatikkoosi valitsemalla Tiedostovalikosta Avaa arkisto. 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Saapuneet, Lähetetyt tai Kalenteri. 2 Valitse Tiedostovalikosta Avaa arkisto. Arkistoidut viestisi näkyvät viestiluetteloruudussa tai ajanvaraus, tehtävä tai muistioluettelossa. 3 Valitse tai avaa viestit. 4 Valitse Käsittelevalikosta Arkistoi. TÄRKEÄÄ: Aiemmin arkistoitu viesti palautetaan arkistosta. GroupWise siirtää viestin sen alkuperäiseen kansioon. 5 Sulje arkisto ja palaa postilaatikkoosi valitsemalla Tiedostovalikosta Avaa arkisto. Valtuutetut ja arkistointivaltuudet Valtuutetuille käyttäjille ei kannata myöntää valtuuksia arkistoida sinulle saapuneita tai sinun lähettämiäsi viestejä. Jos kuitenkin myönnät arkistointivaltuudet, valtuutettu pystyy arkistoimaan postilaatikkosi viestit myös omalle kiintolevylleen, jolloin et enää voi käsitellä niitä. Jos haluat jakaa arkistohakemiston valtuutettujesi kanssa, voit käyttää yhteistä verkkoresurssia. Lisätietoja arkistotietokannan sijainnin määrittämisestä on jaksossa Tiedostojen sijaintiasetukset. Arkistoi 16

22 Asetukset Asetusten määrittäminen Arkistoinnin ja tallennuksen erot Arkistoitoiminnolla voit varastoida viestit GroupWisemuodossa tietokoneesi kiintolevylle tai johonkin verkkohakemistoosi. Arkistoitu viesti siirtyy postilaatikostasi määrittämääsi arkistohakemistoon. Tallennatoiminnolla voit tallentaa viestit tekstitiedostoina kiintolevylläsi tai verkossa olevaan hakemistoon. Tallennatoiminto jättää viestin Saapuneetkansioon tai Lähetetytkansioon ja tallentaa siitä lisäkopion tekstitiedostona määrittämääsi paikkaan. Arkistoviestit ovat GroupWisemuodossa, ja niitä voi lukea vain GroupWisen avulla. Suojaamattomia tekstitiedostoja voivat kaikki käyttäjät lukea minkä tahansa tekstinkäsittelyohjelman avulla. Arkistoviestin poistaminen Kun poistat arkistoidun viestin, se siirretään arkiston roskakoriin, joka täytyy erikseen tyhjentää. Asetusten avulla voit muuttaa muun muassa kielen, tiedostomuodon, tiedostojen sijainnin, arkiston, käyttöympäristön ja salasanan oletusasetuksia. 1 Avaa Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Tiedostovalikosta Aseta. Jokainen Asetuksetvalintaikkunan kuvake avaa eri valintaikkunan, jossa voit mukauttaa GroupWisea. 2 Kaksoisnapsauta haluamaasi kuvaketta, valitse haluamasi asetukset näyttöön tulevasta valintaikkunasta ja valitse sitten OK. Käyttöoppaan vastaavista osista löytyvät kaikkien asetusten selitykset. 3 Sulje Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Sulje. 17 Asetukset

23 Avaa näkymä Näkymän avaaminen Voit valita luomasi oman näkymän tai ohjelmanäkymän Avaa näkymä vaihtoehdon avulla. 1 Valitse Tiedostovalikosta Avaa näkymä. Delegoiminen Viestin delegoiminen 2 Kirjoita näkymän nimi Tiedostonimiruutuun. Jos et tiedä näkymän nimeä, voit valita tiedoston Tiedostonimiluetteloruudusta tai pikaluettelosta. 3 Voit tarkastella luomaasi omaa näkymää valitsemalla Avaa. Kun haluat delegoida tehtävän tai sinulle lähetetyn ajanvarauksen toiselle henkilölle, voit käyttää delegointitoimintoa. Voit delegoida myös muistioita sekä kiertäviä viestejä. Osastonjohtaja voi delegoida osastolle nimetyn viestin jollekin käyttäjälle tai ryhmälle Delegoitoiminnolla. 1 Kaksoisnapsauta Saapuneet tai avaa kalenterinäkymä ja valitse sen jälkeen viesti, jonka aiot delegoida. 2 Avaa Delegoivalintaikkuna valitsemalla Käsittelevalikosta Delegoi. 3 Avaa osoitekirja valitsemalla Osoite. 4 Kaksoisnapsauta sen käyttäjän nimeä, jolle haluat delegoida tehtävän tai ajanvarauksen. Sulje osoitekirja valitsemalla OK. 5 Kirjoita selitys uudelle vastaanottajalle. 6 Valitse Lähetä. Avaa näkymä 18

24 Kun käyttäjä on hyväksynyt delegoimasi viestin, viestin alkuperäinen lähettäjä voi tarkistaa sen tilan Infoikkunan avulla. Delegoidun tehtävän suorittaminen 1 Kaksoisnapsauta Saapuneet tai avaa kalenterinäkymä ja valitse sen jälkeen itsellesi delegoitu viesti. 2 Kun olet suorittanut delegoidun tehtävän, valitse Valmisvalintaruutu ja sen jälkeen Sulje. TÄRKEÄÄ: Delegoidun viestin alkuperäinen lähettäjä saa tietoja viestin tilasta valitsemalla Lähetetytkansiosta Info. Viestin lähettäjä voi esimerkiksi selvittää, kuka vastaanotti tai delegoi viestin ja suoritti sen sisältämän tehtävän, sekä kaikkien tapahtumien päivämäärän ja kellonajan. Lisätietoja Etsiminen Käsitteitä Delegoiminen sääntöjen avulla Säännöttoiminnon avulla voit delegoida sellaiset itsellesi lähetetyt tehtävät ja ajanvaraukset, jotka täyttävät tietyt tehtävän tai viestin tärkeyteen sekä lähettäjään liittyvät ehdot. Lisäksi voit luoda säännön, joka delegoi esimerkiksi loman aikana saamasi viestit. Lisätietoja on jaksossa Säännöt. Etsitoiminnolla voit etsiä Saapuneet, Lähetetyt, Roskakori ja Kalenterikansiosta tietynlaisia viestejä. Hakuteksti Tekstiä, jonka sijainti halutaan selvittää, sanotaan hakutekstiksi. Hakutekstissä voi olla välilyöntejä, kirjaimia, numeroita ja muita näppäimistön merkkejä (esimerkiksi &, % tai +) vapaasti valittavassa järjestyksessä. 19 Etsiminen

25 GroupWise ei tee eroa isojen ja pienten kirjaimien välillä. Jos haluat esimerkiksi etsiä kaikki muistiot, voit kirjoittaa hakutekstiksi "muistio" sen sijaan, että kirjoittaisit tietyn muistion nimen tarkalleen siinä muodossa kuin se on näytössä. Viestin etsiminen 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Saapuneet, Lähetetyt, Roskakori tai Kalenteri. 2 Valitse kansiot, joista haluat etsiä. Valitse sen jälkeen Viestiluetteloruudusta ensimmäinen viesti. TAI Jos avoinna on kalenterinäkymä, valitse ne ajanvaraus, muistio tai tehtäväluettelot, joista haluat etsiä. Jos mitään kansiota ei valita, GroupWise etsii kaikista pääkansion viesteistä. 3 Avaa Etsivalintaikkuna valitsemalla Muokkaavalikosta Etsi. 4 Jos avasit Saapuneetkansion, kirjoita tiedot lähettäjätiedot ylimpään ruutuun. Jos avasit Lähetetytkansion, kirjoita vastaanottajatiedot ylimpään ruutuun. Kirjoita sen jälkeen tarvittavat tiedot asia ja sanomatekstistä etsittävät tekstit. 5 Voit etsiä hakutekstiä viestin jälkeen tulevasta tekstistä valitsemalla Etsi seuraava ja valittua viestiä edeltävästä tekstistä valitsemalla Etsi edellinen. Näyttöön tulee valintaikkuna, joka ilmoittaa, että etsintä on käynnissä. Voit keskeyttää etsinnän, jos haluat. GroupWise valitsee ensimmäisen hakuehdot täyttävän viestin. Jos haluat etsiä muita hakuehdot täyttäviä viestejä, valitse Muokkaavalikosta Etsi seuraava (jos haluat jatkaa etsintää eteenpäin) tai Etsi edellinen (jos haluat jatkaa etsintää taaksepäin). Tekstin etsiminen viestistä 1 Avaa viesti, josta haluat etsiä tekstiä, ja napsauta Sanomaruutua. 2 Valitse Muokkaavalikosta Etsi. 3 Kirjoita etsittävä teksti Sanomaruutuun ja valitse Etsi seuraava. GroupWise näyttää seuraavan etsittävän tekstin esiintymän korostettuna. Etsiminen 20

26 Lisätietoja Yleismerkkien käyttäminen hakutekstissä Hakuteksteissä voi käyttää kirjainten sijasta seuraavia yleismerkkejä: Fontti Käsitteitä Merkki Nimi Selitys * Tähti Vastaa tyhjää tilaa tai mitä tahansa merkkejä.? Kysymysmerkki Vastaa yhtä merkkiä.! Eimerkki Eimerkin avulla voit etsiä tekstiä, jossa ei ole tiettyä sanaa tai tiettyjä sanoja. Jos etsit Saapuneetkansiosta hakutekstillä!timo, GroupWise etsii kaikki viestit, jotka eivät ole Timon lähettämiä., tai Taimerkki Taimerkin avulla voit sisällyttää haettavaan merkkijonoon useita määritteitä, joiden paikkaa voi vaihtaa. Jos kirjoitat Lähettäjäruutuun Marjatta ja Sanomaruutuun Sami Suvi, näyttöön tulevat viestit, joiden lähettäjä on Pirkko ja joiden sanomassa esiintyy sana Sami tai Suvi. & tai Jamerkki välilyönti Jamerkin avulla voit yhdistää etsintään kaksi hakutekstiä. Jos kirjoitat Aiheruutuun Henri & Piia, GroupWise etsii viestit, joiden Aiheruudussa esiintyy teksti Henri ja teksti Piia. Voit muuttaa fonttimäärityksiä Fonttivalikon avulla. Näyttötekstin muuttaminen Fonttitoiminnon avulla voit vaihtaa lähtevien ja saapuvien, GroupWiseikkunoiden (esimerkiksi Saapuneet, Lähetetyt ja Roskakorikansion) ja kalenterinäkymien luetteloruuduissa näkyvien viestien fonttia, tyyliä ja kokoa. Huomaa kuitenkin, että lähtevien viestien fontin vaihtaminen ei vaikuta viestien ulkoasuun vastaanottajan näytössä. Vastaanottajan näytössä näkyy fontti, jonka hän on valinnut saapuville viesteille. Vaikka fontti ei ehkä ole sama, muut valitsemasi tekstinmääritteet, esimerkiksi lihavointi ja alleviivaus näkyvät. 21 Fontti

27 Viestin fontin valitseminen 1 Valitse pääikkunan ponnahdusluettelosta uusi viesti. 2 Siirry Sanomaruutuun ja valitse Muokkaavalikosta Fontti ja uudestaan Fontti. 3 Valitse fontti, fonttityyli sekä koko Fonttivalintaikkunan Fontti, Fonttityyli ja Kokoluetteloruuduista. Näet valitsemasi fontin, fonttityylin ja koon malliruudussa. 4 Sulje Fonttivalintaikkuna valitsemalla OK. Sanomaruutuun kirjoittamassasi tekstissä käytetään valitsemaasi fonttia, fonttityyliä ja kokoa. Näytön fontin valitseminen WPmerkkien valitseminen 1 Avaa ikkuna tai näkymä, johon haluat valita uuden fontin, fonttityylin tai fonttikoon. 2 Avaa Fonttivalintaikkuna valitsemalla Muokkaavalikosta Fontti. 3 Valitse fontti, fonttityyli sekä koko Fonttivalintaikkunan Fontti, Fonttityyli ja Kokoluetteloruuduista. 4 Sulje Fonttivalintaikkuna valitsemalla OK. GroupWisesovelluksessa on yli merkkiä ja symbolia, jotka on järjestetty 15 ryhmään. Kukin numeroitu merkkiryhmä koostuu tietyn merkkityypin merkeistä. Esimerkiksi ryhmä 0 koostuu ASCIImerkeistä ja ryhmä 8 koostuu kreikkalaisista merkeistä. Useimmat näistä merkeistä on lueteltu WordPerfectin merkit valintaikkunassa. Myös merkkivalikoimat on numeroitu. Jokaisen merkin oma tunnusnumero muodostuu ryhmän numerosta ja merkin numerosta. Esimerkiksi liiran ( ), Italian rahayksikön symbolin, tunnusnumero 4,61 muodostuu ryhmän numerosta (4) ja merkin numerosta (61). Fontti 22

28 Kuvassa valittuna olevan merkin (rivin 60 ja sarakkeen 1) numero on 61, joten merkin arvo on 461 Jos tiedät sen merkin tunnusnumeron, jota haluat käyttää asiakirjassasi, voit kirjoittaa tunnusnumeron WordPerfectin merkit valintaikkunan Numeroruutuun. Merkkien lisääminen Aihe tai Sanomaruutuun 1 Vie kohdistin siihen kohtaan tekstiä, johon haluat lisätä merkin. Valitse Muokkaavalikosta Fontti ja valitse sen jälkeen WP:n merkit. Valitse merkistö tästä Määritä merkin numero tähän. Valitse merkki. 2 Valitse Merkistöluettelo ja valitse sen jälkeen haluamasi WordPerfectmerkkiryhmä. 3 Valitse haluamasi merkki ja sen jälkeen Lisää ja sulje. TAI Valitse haluamasi merkki, valitse Lisää ja sen jälkeen seuraava merkki. VIHJE: Voit lisätä merkin myös kaksoisnapsauttamalla sitä. Joihinkin merkkiryhmiin ei kuulu kaikkia merkkejä. Asiakirjaikkunassa näkyvän merkkiryhmän merkkivalikoiman laajuus vaihtelee käyttämäsi fontin mukaan. "Puuttuvien" merkkien paikalla on tyhjä neliö. Merkit kuitenkin tulostuvat, jos kirjoitin tukee grafiikkaa. 23 Fontti

29 GroupWisen Näkymäeditori GroupWisen Näkymäeditorin avulla voit luoda ryhmäviestinäkymiä, omien viestien näkymiä ja kalenterinäkymiä. GroupWisen Näkymäeditori ja GroupWise ovat erillisiä sovelluksia. Käsitteitä Näkymän luominen GroupWisen Näkymäeditorin käyttäminen Kun postisanoma, ajanvaraus, tehtävä, muistio, puhelinviesti tai kalenteri avataan, avautuu jokin näkymä. Näkymä on pohja, jonka avulla kirjoitetaan viestejä muille tai omaan käyttöön. Näkymä voi toimia myös pohjana, jonka avulla voit tarkastella saamiasi viestejä. Esimerkiksi kalenteri on tällainen pohja. GroupWisen Näkymäeditorin avulla voit luoda omia näkymiä, joita voit lähettää muille käyttäjille ja joiden avulla voit tarkastella kalenteria. GroupWisen Macintosh ja Windowsversioiden käyttäjille lähetetyt viestit näyttävät samanlaisilta. Sen sijaan GroupWisen DOSversion käyttäjälle lähetetty viesti näkyy vakiopostisanomanäkymässä. Tässä on joitakin esimerkkejä Näkymäeditorin käyttötavoista: Voit liittää yrityksesi logon viestinäkymään. Voit luoda kalenterinäkymän, jossa näkyy ajanvaraus, tehtävä ja muistioluettelon lisäksi Saapuneetkansio. Voit luoda viestejä, joissa käytät esimerkiksi valintaruutuja, ponnahdusluetteloita ja avattavia luetteloita. Voit liittää viestiin OLEobjektin, jonka voit päivittää aina, kun lähetät viestin. Voit käyttää myös viestinäkymiä. 1 Avaa GroupWisen Näkymäeditori. 2 Valitse Tiedostovalikosta näkymätyyppi, jonka haluat luoda. 3 Valitse välinetaulusta työkalut esimerkiksi viivojen, muotojen ja tekstin luomista varten. GroupWisen Näkymäeditori 24

30 4 Kun olet luonut näkymän valmiiksi, avaa Tallenna nimellä valintaikkuna valitsemalla näkymän Tiedostovalikosta Tallenna. 5 Kirjoita näkymän nimi Tiedostonimiruutuun ja valitse Tallenna. GroupWisen Näkymäeditori tallentaa luomasi näkymän Tiedostojen sijainnin asetuksissa määritettyyn hakemistoon. Lisätietoja on jaksossa Tiedostojen sijaintiasetukset. 6 Nimeä näkymä valitsemalla viestinäkymän valikkorivin Tiedostovalikosta Ominaisuudet, kirjoittamalla nimi ja valitsemalla OK. Näkymälle antamasi nimi näkyy pääikkunan ponnahdusluettelossa, kun seuraavan kerran avaat GroupWisen. 7 Sulje näkymä ja GroupWisen Näkymäeditori valitsemalla GroupWisen Näkymäeditorin valikkorivin Tiedostovalikosta Lopeta. TAI Sulje näkymä niin, että GroupWisen Näkymäeditori jää avoimeksi valitsemalla ohjausvalikkoruutu ja Sulje. Lisätietoja 25 GroupWisen Näkymäeditori GroupWisen Näkymäeditorin ohjeet Käytönaikaisessa ohjeessa on yksityiskohtaisia tietoja myös GroupWisen Näkymäeditorin käyttämisestä. Voit käyttää käytönaikaista ohjetta milloin tahansa, kun työskentelet GroupWisen Näkymäeditorilla. Saat lisätietoja käytönaikaisen ohjeen käyttämisestä jaksosta Ohje. Välinetaulujen käyttämiseen liittyvät ohjeet Näkymiä luodessasi voit katsoa tarkempia välinetauluun tai sen työkaluihin liittyviä ohjeita. 1 Valitse välinetaulu napsauttamalla jotakin työkalua. 2 Paina Vaihto+F1 ja napsauta sen jälkeen mitä tahansa välinetaulun kohtaa. 3 Valitse käyttämäsi välinetaulutyyppi. Näyttöön tulee ohjeen aihe ja välinetaulun kuva. 4 Kun napsautat jotakin ohjeen aiheen työkalua, näyttöön tulee lyhyt työkalun kuvaus. Saat välinetauluun liittyviä ohjeita myös valitsemalla Ohjevalikosta Sisällys, valitsemalla Lisäohjeita ja Välinetaulut. Ohjepainikkeiden käyttäminen Kaikkiin valintaikkunoihin liittyy juuri niitä koskevia ohjeita. Oletetaan, että tarvitset esimerkiksi Näkymän ominaisuudet valintaikkunaan liittyviä ohjeita. 1 Valitse Tiedostovalikosta Ominaisuudet. 2 Valitse Ohjepainike.

31 Ohjeen aiheessa kerrotaan Ominaisuudetvalintaikkunan asetusten vaihtoehdoista. Etsinnän käyttäminen Ohjeen aiheita etsitään avainsanojen avulla. Oletetaan, että haluat esimerkiksi tietää, miten näkymässä olevan viestin täytteen väri vaihdetaan. 1 Valitse Ohjevalikosta Etsi ohje aiheesta. 2 Kirjoita tekstiruutuun avainsana "väri" ja valitse Näytä. Etsivalintaikkunan alaosaan tulee kolme väriin liittyvää ohjeen aihetta. 3 Valitse Viivaväripainike ja valitse sen jälkeen Näytä. Ohjeen sulkeminen Voit sulkea ohjeikkunan milloin haluat. 1 Napsauta ohjeikkunan yläosassa olevaa Suljepainiketta. Hakeminen Käsitteitä Tiedoston hakeminen viestiin Haetoiminnon avulla voit avata tekstitiedoston viestin Sanomaruutuun. Voit esimerkiksi hakea tekstinkäsittelyohjelmalla luodun tekstitiedoston viestisi sisällöksi. Haetoiminnon ja Liitätoiminnon erot Hae ja Liitätoiminnot tarjoavat eri mahdollisuuksia GroupWisessa. Haetoiminnon avulla voit tuoda tekstitiedoston viestin Sanomaruutuun. Tämän ansiosta voit luoda sanoman erillisellä tekstinkäsittelyohjelmalla. Osa muotoilukoodeista saattaa kuitenkin kadota. Liitätoiminnon avulla voit sisällyttää tiedoston lähettämääsi sanomaan, mutta liitteen sisältö ei näy viestin Sanomaruudussa. Liitetyssä tiedostossa säilyvät kuitenkin kaikki muotoilukoodisi. Jos haluat lukea saamasi liitetiedoston, voit avata tiedoston, ja samalla käynnistyy myös siihen kytketty sovellus. Lisätietoja on jaksossa Liitteet. 1 Valitse haluamasi näkymä mistä tahansa pääikkunan viestinäkymien ponnahdusluettelosta. Hakeminen 26

32 Voit kirjoittaa tiedostonimen sille varattuun 2 Avaa Haevalintaikkuna valitsemalla Tiedostovalikosta Hae. Voit tuoda tiedoston näyttöön valitsemalla Katso, ennen kuin haet sen sanomaruutuun Voit valita muita vaihtoehtoja avattavasta l l l Hylkääminen Käsitteitä 3 Valitse haluamasi tiedosto kirjoittamalla sen nimi Tiedostonimitekstiruutuun tai valitse tiedosto Tiedostonimiluetteloruudun avulla. 4 Siirrä tiedosto Sanomaruutuun valitsemalla Avaa. Voit peruuttaa sovitun ajanvarauksen, tehtävän tai muistion hylkäämistoiminnolla. Jos joudut torjumaan viestin, voit lähettää viestin lähettäjälle selityksen hylkäämistoiminnolla. Hyväksymistä odottavat viestit Voit hyväksyä tai hylätä ajanvarauksen, tehtävän tai muistion, jonka toinen käyttäjä on merkinnyt aikatauluusi. Viesti näkyy kalenterissasi kursiivilla kirjoitettuna ja kysymysmerkillä merkittynä, kunnes hyväksyt tai hylkäät sen. Kun hyväksyt viestin, se näkyy kalenterissasi normaalilla tekstillä kirjoitettuna. Jos hylkäät viestin, GroupWise poistaa sen Saapuneet sekä Kalenterikansiosta ja sijoittaa sen Roskakoriin. Tätä viestiä ei ole hyväksytty. 27 Hylkääminen

33 Viestin hylkääminen Lisätietoja Hylly 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Saapuneet tai Kalenteri, ja avaa sen jälkeen viesti kaksoisnapsauttamalla sitä. 2 Avaa Hylkää ja vastaa valintaikkuna valitsemalla Hylkää. 3 Kirjoita selitys, jos haluat, ja valitse OK. GroupWise sulkee hylkäämäsi viestin ja poistaa sen Saapuneet ja Kalenterikansioista sekä sijoittaa sen Roskakoriin. Roskakori ja hylkääminen GroupWise sijoittaa hylkäämäsi viestin Roskakoriin. Jos haluat myöhemmin hyväksyä hylätyn viestin, voit poistaa sen Roskakorista ja hyväksyä sen. Viesti täytyy kuitenkin poistaa Roskakorista, ennen kuin Roskakori tyhjennetään. Viestin hylkääminen avaamatta sitä Jos tiedät viestiä lukematta, että aiot hylätä sen, valitse viesti Saapuneet tai Kalenterikansiosta. Valitse sen jälkeen Käsittelevalikosta Hylkää. Näin saat selville, onko lähettämäsi viesti hylätty GroupWisessa on kaksi tapaa selvittää, onko vastaanottaja hylännyt lähettämäsi viestin. Toinen näistä on palauteviestin käyttäminen. Viestin asetusten avulla voit pyytää GroupWisea lähettämään sinulle palauteviestin, jos vastaanottaja hylkää viestissä tekemäsi varauksen. Jos haluat saada palauteviestin vain jostakin tietystä ajanvarauksesta tai tehtävästä, voit määrittää tämän Lähetysmääritysten avulla, kun lähetät viestiä. Jos viestisi vastaanottaja liittää hylkäämäänsä viestiin selityksen, se näkyy sekä palauteviestissä että Lähetetytkansion Infoikkunassa. Myös Infoikkunan avulla voit selvittää, kuka on hylännyt ajanvarauksen, tehtävän tai muistion. Avaa Lähetetytkansio ja kaksoisnapsauta viestiä, jonka tiedot haluat tuoda näyttöön. Infoikkunassa näkyy luettelo ajanvarauksesi, tehtäväsi tai muistiosi hyväksyneistä ja hylänneistä käyttäjistä sekä niistä, jotka eivät ole vastanneet. Jos vastaanottaja on kirjoittanut kommentin, sekin tulee näyttöön. Lisätietoja on jaksossa Info. Hyllyn avulla voit automatisoida osan tehtävistäsi. Voit sijoittaa Hyllylle näkymiä, sovelluksia, makroja ja tiedostoja, jolloin voit avata ne nopeasti. Voit vetää minkä hyvänsä kuvakkeen pääikkunasta Hyllylle. Hylly 28

34 Käsitteitä Näkymän sijoittaminen hyllylle Miten Hyllyä käytetään? Hylly toimii melkein samalla tavalla kuin Windowsin Järjestelmänhallinta. Hyllyn avulla voit asettaa eniten käyttämäsi sovellukset, komentotiedostot, GroupWisen makrot ja näkymät paikkaan, josta ne ovat helposti käytettävissä. Jos esimerkiksi haluat luoda tärkeät sanomat tekstinkäsittelyohjelmalla mieluummin kuin GroupWisella, voit sijoittaa sovelluksen Hyllylle, josta sen voi helposti ottaa käyttöön. Jos sinulla on kaksi kalenterinäkymää, joihin viittaat usein, voit yhdistää ne Hyllyllä niin, että voit avata ne molemmat yhtä aikaa. 1 Vedä Saapuneet tai Lähetetytkansion kuvake Hyllylle. TAI Valitse näkymä mistä tahansa pääikkunan viestinäkymien ponnahdusluettelosta ja vedä sitten pääikkunan kuvake Hyllylle. Sulje avautunut näkymä. Kun pudotat kuvakkeen Hyllylle, se muuttuu hyllykuvakkeeksi. Sen jälkeen voit avata näkymän kaksoisnapsauttamalla hyllykuvaketta. Kuvakkeen poistaminen Hyllyltä Näkymien yhdistäminen Hyllyllä 1 Napsauta hiiren kakkospainikkeella hyllykuvaketta, jolloin saat esiin pikavalikon, ja poista sitten kuvake Hyllyltä valitsemalla Poista. Kun yhdistät kaksi näkymää Hyllyllä, voit avata molemmat näkymät samaan aikaan kaksoisnapsauttamalla niiden kuvaketta. Voit esimerkiksi yhdistää Saapuneet ja Lähetetytkansiot, jolloin näet nopeasti sekä saapuneet että lähettämäsi viestit. 1 Avaa vähintään kaksi ikkunaa tai näkymää. 2 Aseta ikkunat siten kuin haluat niiden avautuvan avatessasi tietokoneen työpöydän. 3 Pienennä näkymät niin, että ne näkyvät työpöydälläsi kuvakkeina. 4 Vedä yksi näkymäkuvake Hyllylle. 29 Hylly

35 5 Vedä toinen näkymäkuvake Hyllyllä olevan kuvakkeen päälle. 6 Sulje työpöydälläsi olevat näkymäkuvakkeet. Kun kaksoisnapsautat hyllykuvaketta ensimmäisen kerran, näkymät tulevat näyttöön pienennettyinä kuvakkeina. Kaksoisnapsauta jokaista pienennettyä kuvaketta ja sulje avoinna olevat näkymät. Kun kaksoisnapsautat hyllykuvaketta seuraavan kerran, molemmat näkymät avautuvat. Sovelluksen lisääminen Hyllylle Voit sijoittaa Hyllylle tiedostoja, esimerkiksi sovelluksia (.exe), komentotiedostoja (.bat) ja makrotiedostoja (.wcm), jolloin ne voidaan helposti käynnistää tarvittaessa. 1 Avaa Windowsin Tiedostonhallinta. 2 Vedä ja pudota tiedosto Hyllylle. Lisätietoja on jaksossa Sovellusten käynnistäminen. Hyllykuvakkeiden ominaisuuksien muuttaminen 1 Valitse se hyllykuvake, jonka ominaisuuksia haluat muuttaa. 2 Napsauta hiiren kakkospainikkeella kuvaketta, jolloin saat esiin pikavalikon, ja avaa sitten Hyllykuvakkeen määritys valintaikkuna valitsemalla Ominaisuudet. Hylly 30

36 3 Tee haluamasi muutokset hyllykuvakkeeseen ja sulje sitten Hyllykuvakkeen määritys valintaikkuna valitsemalla OK. Palaa pääikkunaan. Toisen käyttäjän kalenterin asettaminen Hyllyllesi Jos sinulla on valtuudet toisen käyttäjän tietoihin ja haluat hallita tämän käyttäjän ajanvarauksia, voit luoda hyllykuvakkeen, joka avaa automaattisesti käyttäjän Saapuneetkansion tai Kalenterikansion. Lisätietoja on jaksossa Resurssit. 1 Avaa kalenterinäkymä pääikkunasta. 2 Napsauta Valtuuksien käyttö painiketta ja avaa sitten Valtuuksien käyttö valintaikkuna valitsemalla Valtuuksien käyttö. 3 Kirjoita käyttäjän tunnus, jos jo tiedät sen. TAI Avaa osoitekirja valitsemalla Käyttäjät ja liitä sitten haluamasi käyttäjätunnus Käyttäjätunnustekstiruutuun Valtuuksien käyttö valintaikkunassa. 4 Valitse OK. 5 Pienennä valtuusnäkymä niin, että se näkyy kuvakkeena työpöydälläsi. 6 Vedä valtuusnäkymäkuvake Hyllylle. 7 Sulje valtuusnäkymän kuvake. Kun kaksoisnapsautat hyllykuvaketta ensimmäisen kerran, toisen käyttäjän kalenteri tulee näkyviin pienennettynä kuvakkeena. Kaksoisnapsauta pienennettyä kuvaketta ja sulje avoinna oleva näkymä. Kun kaksoisnapsautat hyllykuvaketta, käyttäjän Kalenteri avautuu. Suodatettujen viestien luettelon tallentaminen 31 Hylly 1 Kaksoisnapsauta Saapuneet tai Lähetetyt. 2 Valitse Näytävalikko ja avaa sitten viestien suodatuksen valintaikkuna valitsemalla Suodata. Lisätietoja on jaksossa Suodatin. 3 Valitse haluamasi suodatinmääritykset ja sulje sitten suodatuksen valintaikkuna valitsemalla OK. 4 Pienennä suodatettu Saapuneet tai Lähetetytkansiota niin, että se näkyy kuvakkeena työpöydälläsi. 5 Vedä Saapuneet tai Lähetetytkansion pienennetty kuvake Hyllylle. 6 Sulje Saapuneet tai Lähetetytkansion pienennetty kuvake. Kun kaksoisnapsautat hyllykuvaketta ensimmäisen kerran, Saapuneet tai Lähetetytkansio tulee näyttöön pienennettynä kuvakkeena. Kaksoisnapsauta pienennettyä kuvaketta ja sulje sitten avoinna oleva Saapuneet tai Lähetetytkansio. Kun kaksoisnapsautat hyllykuvaketta, suodatettu Saapuneet tai Lähetetytkansio avautuu.

37 Saapuneet tai Lähetetytkansioosi kuuluva suodatin ei vaikuta mihinkään muuhun Saapuneet tai Lähetetyt kansion kuvakkeeseen. Käynnistyskuvakkeen luominen Lisätietoja Voit sijoittaa Käynnistysnimisen kuvakkeen Hyllyllesi. Tähän kuvakkeeseen voit sisällyttää haluamasi määrän näkymiä. Kun käynnistät GroupWisen, kaikki Käynnistyskuvakkeen sisältämät näkymät avautuvat. 1 Vedä Hyllylle näkymä, jonka haluat käynnistää, kun käynnistät GroupWisen. 2 Avaa Hyllykuvakkeen määritys valintaikkuna valitsemalla Tiedostovalikosta Ominaisuudet. 3 Kirjoita Otsikkotekstiruutuun Käynnistys. 4 Sulje Hyllyikkunan määritys valintaikkuna ja palaa pääikkunaan valitsemalla OK. Hyllyn laajentaminen Jos haluat nähdä enemmän kuvakkeita, voit laajentaa Hyllyä napsauttamalla pääikkunan oikean yläkulman suurennuspainiketta. Palautuspainike korvaa suurennuspainikkeen, kun ikkunan koko on suurin mahdollinen Kun haluat palauttaa Hyllyn alkuperäiseen kokoonsa, valitse Palauta. Pienennetty kuvake Voit pienentää minkä tahansa avattavan näkymän napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella sen kuvaketta Hyllyllä ja valitsemalla sitten Ominaisuudet. Valitse Muokkaa ja valitse sitten Suorita kuvakkeena. Hyväksyminen Hyväksytoiminnolla voit tiedottaa viestin lähettäjälle, että olet vapaa ajanvarauksen, muistion tai tehtävän ajankohtana. Hyväksyminen 32

38 Ajanvarauksen, tehtävän tai muistion hyväksyminen Lisätietoja 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Saapuneet tai Kalenteri. 2 Kaksoisnapsauta odottavaa ajanvarausta, tehtävää tai muistiota viestiluetteloruudussa tai ajanvaraus, tehtävä tai muistioluettelossa. 3 Valitse Hyväksy. TAI Jos haluat lähettää kommentin lähettäjälle, valitse ensin Käsittele ja sitten Hyväksy ja vastaa. Kirjoita vastauksesi kommenttitekstiruutuun ja valitse OK. 4 Jos viesti on kirjoitettu päiväyskaavojen avulla ja haluat hyväksyä kaikki päiväyskaavan esiintymät, valitse Kaikki esiintymät. Jos haluat hyväksyä vain yksittäisen ajankohdan, valitse Tämä esiintymä. Lähettäjän Infoikkunassa näkyy viestin kohdalla teksti Hyväksytty ja mahdollisesti lisäämäsi kommentit. Lisätietoja on jaksossa Info. Kalenterissasi oleva sanomateksti muuttuu kursivoidusta normaaliksi, kun hyväksyt viestin. Viesti poistuu Saapuneetkansiostasi. Lisätietoja on jaksossa Suodatin. Lähetetyn viestin hyväksynnän tai hylkäämisen selvittäminen GroupWise voi ilmoittaa lähettämiesi viestien hyväksymisestä kahdella tavalla. Näistä toinen tapa on palauteviesti. Asetuksettoiminnon avulla voit määrittää GroupWisen lähettämään sinulle palauteviestin aina, kun vastaanottaja hyväksyy ajanvarausviestisi. Jos haluat saada palauteviestin vain jostakin tietystä ajanvarauksesta tai tehtävästä, voit määrittää tämän Lähetysmääritysten avulla, kun lähetät viestiä. Jos ajanvarausviestisi vastaanottaja liittää viestiin kommentin hyväksyessään viestin, kommentti tulee näkyviin palauteviestissä ja Lähetetytkansion Infoikkunassa. 33 Hyväksyminen

39 Myös Infoikkunan avulla voit saada selville, kuka on hyväksynyt ajanvarauksen, tehtävän tai muistion. Avaa Lähetetytkansio ja kaksoisnapsauta viestiä, jonka tiedot haluat tuoda näyttöön. Infoikkunassa näkyy luettelo ajanvarauksesi, tehtäväsi tai muistiosi hyväksyneistä ja hylänneistä käyttäjistä sekä niistä, jotka eivät ole vastanneet. Jos vastaanottaja on kirjoittanut kommentin, sekin tulee näyttöön. Lisätietoja on jaksossa Info. Hälytyksen asettaminen Aseta hälytys toiminnon avulla voit asettaa ajanvarauksen äänihälytyksen. Jos olet valinnut ajanvarausten aikaasetuksen Käytä hälytystä ennen varauksen alkua, sinun ei tarvitse asettaa hälytystä erikseen jokaiselle hyväksymällesi ajanvaraukselle. TÄRKEÄÄ: Notifyn tulee olla käynnissä, jotta hälytykset toimisivat. Hälytyksen asettaminen Voit muuttaa tuntimärää 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Kalenteri ja kaksoisnapsauta sitten jo hyväksymääsi ajanvarausta. 2 Valitse Käsittelevalikosta Aseta hälytys. Voit muuttaa minuuttimäärää 3 Kirjoita, kuinka monta tuntia ennen ajanvarausta haluat siitä tiedon. 4 Kirjoita, kuinka monta minuuttia ennen ajanvarausta haluat siitä tiedon. Jos esimerkiksi haluat tiedon kymmenen minuuttia ennen ajanvarausta, kirjoita 0 tuntia 10 minuuttia. Hälytyksen asettaminen 34

40 5 Sulje Aseta hälytys valintaikkuna valitsemalla OK ja palaa ajanvaraukseen. Hälytyksen asettaminen käynnistämään ohjelman Ikkunan piilottaminen Pääikkunan piilottaminen Ikkunavalikko Voit määrittää, että tietty tiedosto avautuu tai ohjelma käynnistyy hälytyksen yhteydessä. Voit esimerkiksi asettaa ajanvarauksen, joka tekee tiedostoistasi varmuuskopion, kun olet poissa mutta tietokoneesi on käynnissä. 1 Valitse Ajanvarausponnahdusluettelosta oma ajanvaraus. 2 Täytä kaikki tiedot, mukaan luettuna päivämäärä ja kellonaika, jolloin haluat ohjelman käynnistyvän. Lisätietoja on jaksossa Ajanvaraus. 3 Avaa Aseta hälytys valintaikkuna valitsemalla Käsittelevalikosta Aseta hälytys. 4 Kirjoita Hälytyksen yhteydessä käynnistettävä ohjelma tekstiruutuun haluamasi ohjelman täydellinen hakemistopolku. TAI Avaa Tiedoston valinta valintaikkuna napsauttamalla tekstiruudun vieressä olevaa kansion kuvaketta. 5 Valitse ohjelma, jonka haluat käynnistää, ja sulje sitten Valitse tiedosto valintaikkuna valitsemalla OK. 6 Sulje Aseta hälytys valintaikkuna valitsemalla OK ja luo sitten ajanvaraus valitsemalla uudelleen OK. Voit käynnistää myös makroja kirjoittamalla makron nimen käynnistettävän ohjelman nimeksi. Voit poistaa pääikkunan näytöstä väliaikaisesti Kätke ikkuna toiminnolla. 1 Varmista, että pääikkunan lisäksi jokin näkymä on avoinna. 2 Valitse pääikkunan Tiedostovalikosta Kätke ikkuna. 3 Voit palauttaa pääikkunan näyttöön valitsemalla Ikkunavalikosta Pääikkuna. Voit Ikkunavalikon avulla avata pääikkunan, Saapuneet, Lähetetyt, Kalenteritai Roskakorikansion tai tuoda minkä tahansa avoimen näkymän etummaiseksi. Sen avulla voit myös järjestää ikkunoita ja kuvakkeita. 35 Ikkunan piilottaminen

41 Käsitteitä Näkymän avaaminen Ikkunoiden ja kuvakkeiden järjestäminen Voit käyttää Järjestä kuvakkeet, Pienennä toimisto ja Sulje kaikki toimintoja työpöydän järjestämisessä. Ikkunavalikon Määritykset Järjestä kuvakkeet (vain pääikkuna) Pienennä toimisto (pääikkuna ja viestinäkymät) Sulje kaikki (pääikkuna ja viestinäkymät) Kuvaus Järjestää Hyllyn kuvakkeet tasaisin välimatkoin Pienentää kaikki avatut GroupWisenäkymät, pääikkuna mukaanluettuna Sulkee muut GroupWisenäkymät, mukaan luettuna pienennetyt näkymät, paitsi pääikkunan Monta avointa näkymää Jos sinulla on enemmän kuin yhdeksän GroupWisenäkymää avoinna, toiminto Lisää on näkyvissä Ikkunavalikon alalaidassa. Valitsemalla Lisää saat näkyviin Valitse ikkunat valintaikkunan, jossa on luettelo kaikista avoimista näkymistä. Valitsemalla yhden luettelon näkymistä ja valitsemalla OK saat haluamasi näytön etualalle. 1 Valitse Ikkunavalikko ja valitse sitten Pääikkuna, Saapuneet, Lähetetyt, Kalenteri tai Roskakorikansio. Avaamasi ikkunan nimi ei ole näkyvissä Ikkunavalikossa. Jos esimerkiksi valitset Ikkunavalikon pääikkunasta, Pääikkuna ei ole näkyvissä valikossa. Jos valitset Ikkunavalikon mistä tahansa viestinäkymästä, Pääikkuna on näkyvissä valikossa. Näkymän tuominen etualalle Jokainen avaamasi uusi näkymä löytyy myös Ikkunavalikosta. 1 Tuo avoin näkymä etualalle valitsemalla Ikkunavalikosta haluamasi näkymä. Ilmoitusten käyttöönotto toiminnon asetukset Ilmoitusten käyttöönotto toiminnon avulla voit saada tiedon toisen käyttäjän vastaanottamista viesteistä ja hälytyksistä. Voit saada näitä tietoja vain, jos kyseinen käyttäjä on myöntänyt sinulle valtuudet. Lisätietoja on jaksossa Valtuuksien antaminen. Ilmoitusten käyttöönotto toiminnon asetukset 36

42 Käsitteitä Ilmoitusten tilaaminen Valitsemalla Tilaa ilmoitukset saat ilmoituksen valitun käyttäjän saamista uusistaviesteistä Valitsemalla Tilaa hälytykset saat hälytykset ennen valitun käyttäjän ajastettujen viestien Notify Voit saada ilmoituksen, jos Notify on käynnissä tietokoneessasi. Lisätietoja on jaksossa Notify. Kenen viesteistä voit saada ilmoituksen? Voit ottaa käyttöön tietyn käyttäjän ilmoitukset vain, jos hän on antanut sinulle valtuudet vastaanottaa ilmoituksia. Kun olet saanut käyttäjältä valtuudet vastaanottaa hänen ilmoituksensa, sinun ei tarvitse lisätä tätä käyttäjää valtuutusluetteloosi, jotta saisit ilmoituksen. 1 Avaa Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Tiedostovalikosta Aseta. 2 Avaa Tilaa ilmoitukset valintaikkuna kaksoisnapsauttamalla Ilmoitusten käyttöönotto. 3 Avaa osoitekirjasi valitsemalla Lisää käyttäjä. 4 Kaksoisnapsauta niiden käyttäjien käyttäjätunnuksia, jotka ovat antaneet sinulle valtuudet vastaanottaa heidän ilmoituksensa, ja valitse sitten OK. Käyttäjätunnukset lisätään Käyttäjätluetteloruutuun. 5 Valitse käyttäjätunnus Käyttäjätluetteloruudusta. 6 Valitse Tilaa ilmoitukset, jos haluat ilmoituksen siitä, että valittu käyttäjä vastaanottaa viestin. 7 Valitse Tilaa hälytykset, jos haluat saada ilmoituksen siitä, että käyttäjää muistutetaan tulevasta ajanvarauksesta. 8 Toista vaiheet 5 7 kaikkien Ilmoitusluetteloruudussa näkyvien käyttäjätunnusten kohdalla. 9 Sulje Tilaa hälytykset valintaikkuna valitsemalla OK. 10 Sulje Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Sulje. Valitsemalla Poista käyttäjä voit poistaa käyttäjätunnuksen luettelosta TÄRKEÄÄ: Voit tilata vain sellaisen käyttäjän ilmoitukset tai hälytykset, joka on samassa postitoimistossa kuin sinä. 37 Ilmoitusten käyttöönotto toiminnon asetukset

43 Indeksoija Käsitteitä Indeksoijan indeksin luominen Indeksoijan avulla voit tehdä indeksejä valituista asiakirjoista ja etsiä nopeasti ne asiakirjat, jotka sisältävät tietyt sanat. Indeksoijalla voit myös etsiä tiedostoja tiedostonimen tai hakurungon avulla. Indeksoijan indeksi Indeksoijan indeksi on aakkosellinen luettelo kaikista määrittämissäsi tiedostoissa ja hakemistoissa esiintyvistä sanoista. Tämä indeksitiedosto sisältää myös tietoja siitä tiedostosta, jossa kukin sana sijaitsee. Indeksoijan indeksiä ei voi tulostaa tai tarkastella, vaan se on tiivistetyssä muodossa ja tarkoitettu ainoastaan Indeksoijan käyttöön. WordPerfectasiakirjojen ja muiden asiakirjojen indeksointi Indeksoijalla voi indeksoida tiedostoja, jotka ovat WordPerfect muodossa tai ASCIImuodossa. Indeksoijalla voi indeksoida myös useimpia.wpgmuotoisia tekstitiedostoja. Indeksoija käsittelee muita tiedostomuotoja ASCIImuotoisina tekstitiedostoina ja indeksoi niiden sisältämät sanat. Tiedostojen jättäminen pois indeksistä Jos et halua Indeksoijan indeksoivan jotain tiedostoja, voit jättää nämä tiedostot pois Indeksoijan indeksistä. Lisätietoja on tämän jakson kohdan Lisätietoja kohdassa Tiedostot, joita ei indeksoida. 1 Valitse Indeksoija mistä tahansa hakemistoikkunasta, kuten Liitteen lisäystai Haevalintaikkunasta. 2 Valitse Etsi. Jos et ole määrittänyt indeksitiedostoille hakemistoa, valitse haluamasi hakemisto ja valitse sitten OK. 3 Valitse Tee. 4 Kirjoita indeksille nimi ja valitse OK. Nimenä voi olla kuvaus, jonka avulla tunnistat indeksoidut tiedostot helposti (esimerkiksi "Asiakastiedotteet"). 5 Määritä indeksoitava tiedosto tai hakemisto Lisää hakemisto tai tiedosto tekstiruutuun. Voit indeksoida vain osan hakemiston tiedostoista määrittämällä tiedostotunnisteen (esimerkiksi C:\Raportit\*.dmb). Saat nykyisen hakemiston kaikki tiedostot näkyviin valitsemalla Selaa. Indeksoija 38

44 6 Voit indeksoida kaikkien alihakemistojen tiedostot valitsemalla Myös alihakemistot indeksoidaan. 7 Voit lisätä indeksoitavan tiedoston tai hakemiston valitsemalla Lisää. 8 Toista vaiheita 5 7, kunnes olet lisännyt kaikki tiedostot ja hakemistot, jotka haluat indeksoida. 9 Valitse Indeksoi. Kun hakemisto on valmis, valitse OK. 10 Palaa hakemistovalintaikkunaan valitsemalla Sulje kahdesti. Indeksin päivittäminen tai luonti uudelleen Jos teet muutoksia indeksiin kuuluviin tiedostoihin, sinun kannattaa päivittää hakemisto tai luoda se uudelleen. Voit myös määrittää indeksin päivitettäväksi automaattisesti joka päivä tiettyyn aikaan Kickoffapuohjelman avulla. Tavallisesti indeksin päivittäminen on nopeampaa kuin sen luominen uudelleen, koska päivitettäessä uudet tiedot vain lisätään viimeksi luotuun indeksitiedostoon. Jos päivittäminen vie paljon aikaa, indeksi kannattaa luoda uudelleen. Uusien tai muokattujen tiedostojen päivittäminen indeksiin 1 Valitse Etsi mistä tahansa hakemistoikkunasta, kuten esimerkiksi Liitteen lisäys tai Haevalintaikkunasta. 2 Valitse Indeksoija ja valitse sitten päivitettävä indeksi Indeksien nimet luetteloruudusta. 3 Valitse Tee, valitse Päivitä indeksi uusilla tai muuttuneilla tiedostoilla ja valitse sitten OK. 4 Kun indeksi on valmis, valitse OK. 5 Palaa hakemistovalintaikkunaan valitsemalla Sulje kahdesti. Indeksin luominen uudelleen Voit luoda indeksin uudelleen indeksoimalla kaikki indeksin tiedostot uudelleen. 1 Valitse Indeksoija mistä tahansa hakemistoikkunasta, kuten esimerkiksi Liitteen lisäys tai Haevalintaikkunasta. 2 Valitse Indeksoija ja valitse sitten päivitettävä indeksi Indeksien nimet luetteloruudusta. 3 Valitse Tee, valitse Indeksoi kaikki tiedostot ja valitse sitten OK. 4 Kun indeksi on valmis, valitse OK. 5 Palaa hakemistovalintaikkunaan valitsemalla Sulje kahdesti. 39 Indeksoija

45 Indeksin muokkaaminen Indeksin poistaminen Indeksin siirtäminen tai nimeäminen uudelleen Voit muuttaa indeksiin sisältyviä kansioita, tiedostoja tai indeksointiasetuksia. 1 Valitse Etsi mistä tahansa hakemistoikkunasta, kuten esimerkiksi Liitteen lisäys tai Haevalintaikkunasta. 2 Valitse Indeksoija ja valitse sitten muokattava indeksi Indeksien nimet luetteloruudusta. 3 Valitse Muokkaa. 4 Määritä hakemistoon lisättävä tiedosto tai kansio Lisää hakemisto tai tiedosto tekstiruutuun ja valitse sitten Lisää. Lisätietoja on tämän jakson kohdassa Indeksoijan indeksin luominen. 5 Valitse Indeksoitavat hakemistot luetteloruudusta ne tiedostot tai kansiot, jotka haluat poistaa indeksistä ja valitse sitten Poista. 6 Voit määrittää muokattavan indeksin ominaisuudet valitsemalla Määritykset. Lisätietoja on tämän jakson kohdan Lisätietoja kohdassa Indeksoijan asetukset. 7 Kun lopetat indeksin muokkaamisen, valitse Indeksoi. 8 Valitse Päivitä indeksi uusilla tai muuttuneilla tiedostoilla ja valitse sitten OK. TAI Valitse Indeksoi kaikki tiedostot ja valitse sitten OK. 9 Kun indeksi on valmis, valitse OK. 10 Palaa hakemistovalintaikkunaan valitsemalla Sulje kahdesti. 1 Valitse Etsi mistä tahansa hakemistoikkunasta, kuten Liitteen lisäys tai Haevalintaikkunasta. 2 Valitse Indeksoija ja valitse sitten indeksi, jonka haluat poistaa. 3 Valitse Käsitteleponnahdusluettelo, valitse Poista ja valitse sitten Kyllä. 1 Valitse Etsi mistä tahansa hakemistoikkunasta, kuten Liitteen lisäys tai Haevalintaikkunasta. 2 Valitse Indeksoija ja valitse sitten siirrettävä tai uudelleennimettävä indeksi. 3 Valitse Käsitteleponnahdusluettelo ja valitse sitten Siirrä tai Vaihda nimi. 4 Jos siirrät indeksin, kirjoita uusi polku ja tiedostonimi Uusi tiedostonimi tekstiruutuun ja valitse OK. TAI Jos nimeät indeksin uudelleen, kirjoita indeksin uusi nimi ja valitse sitten OK. Indeksoija 40

46 Etsiminen tiedostoista ja indekseistä Indeksoijan avulla voit nopeasti etsiä tiedostot ja hakusanat tiedostoista ja Indeksoijan indekseistä. 1 Valitse Etsi mistä tahansa hakemistoikkunasta, kuten esimerkiksi Liitteen lisäys tai Haevalintaikkunasta. 2 Valitse Etsitäänponnahdusluettelosta Hakemistosta tai Myös alihakemistoista sen mukaan, mistä haluat etsiä tiedostoja. TAI Voit etsiä tiedostoja kaikista levyn hakemistoista valitsemalla Levyltä. TAI Valitse indeksi, josta haluat etsiä, valitsemalla Indeksoijan indeksistä. 3 Jos haluat etsiä tiedostonimen rungon perusteella, kirjoita nimen runko Polut/nimirungottekstiruutuun. Voit etsiä tietyntyyppisiä tiedostoja myös yleismerkkien avulla. Voit määrittää useita hakurunkoja kerrallaan Polut/nimirungottekstiruutuun (esimerkiksi c:\asiak\*.doc,*.txt, f:\sovellus\*.let, d:\pohjat\*.wpg). 4 Jos haluat etsiä sanoja tai lauseita, kirjoita etsittävä sana tai lause Hakusanattekstiruutuun. Voit tarkentaa hakua valitsemalla Operaattorit tai Käsitteet. Lisätietoja on tämän jakson kohdan Lisätietoja alakohdissa Etsintäehtojen määrittäminen ja Indeksoijan etsintöjen laajentaminen. 5 Voit kohdistaa etsinnän vain WordPerfectillä luotuihin tiedostoihin valitsemalla Vain WordPerfectasiakirjat. 6 Halutessasi voit etsiä päivämäärän mukaan kirjoittamalla päiväysrajat Välillätekstiruutuihin. TAI Määritä päiväysrajat valitsemalla kalenterikuvakkeet. 7 Valitse Etsi. Etsintätuloksetvalintaikkunassa on luettelo tiedostoista, jotka sisältävät etsityn rungon, sanan tai lauseen. Voit tallentaa luettelon toista etsintää varten valitsemalla Tallenna etsinnän tulokset. Voit tarkastella tiedoston sisältöä valitsemalla tiedoston ja valitsemalla sitten Näytä. Voit kopioida, siirtää, poistaa tai nimetä uudelleen tiedostoja, muuttaa määritteitä tai tulostaa löydettyjen tiedostojen luettelon valitsemalla haluamasi vaihtoehdon Tiedostoparametritponnahdusluettelosta. 8 Voit jatkaa tiedostojen etsimistä valitsemalla Indeksoijan ja toistamalla vaiheita 1 7. Jos uusia tiedostoja löytyy, voit lisätä ne alkuperäiseen tulosluetteloon valitsemalla Lisää vastaavat tiedostot etsintätuloksiin. 41 Indeksoija

47 VIHJE: Halutessasi voit tarkentaa etsintää valitsemalla Indeksoija ja valitsemalla sitten Etsitäänponnahdusluettelosta Etsintätulosten luettelosta. Tämä vaihtoehto on valittavissa ensimmäisen etsinnän jälkeen. Näin voit määrittää uuden etsinnän ja etsiä vain niistä tiedostoista, jotka löytyivät edellisessä etsinnässä. 9 Palaa hakemistovalintaikkunaan valitsemalla Sulje kahdesti. Etsintöjen tallentaminen ja uudelleenkäyttö Voit tallentaa etsinnät tulevaa käyttöä varten, poistaa nykyisen etsinnän tai ladata aiemmin tallennettuja etsintojä. Etsintäkenttien tyhjentäminen 1 Valitse Indeksoijan Käsitteleponnahdusluettelosta Tyhjennä. Etsintäehtojen tallennus 1 Määritä etsintäehdot tiedostonimen rungon tai sanarungon tai mahdollisten operaattoreiden avulla. 2 Valitse Indeksoijan Käsitteleponnahdusluettelosta Tallenna kysely. 3 Kirjoita kyselylle nimi ja valitse sitten Tallenna. Etsintäehtojen uudelleenkäyttö 1 Valitse Indeksoijan Käsitteleponnahdusluettelosta Hae kysely. 2 Valitse haluamasi kysely ja valitse sitten Hae. Etsintäehtojen poisto 1 Valitse Indeksoijan Käsitteleponnahdusluettelosta Poista kysely. 2 Valitse kysely, jonka haluat poistaa, ja valitse sitten Poista. Edellisen etsinnän tulosten hakeminen 1 Voit hakea edellisen Etsintätuloksetluettelon valitsemalla Indeksoijan Määrityksetponnahdusluettelosta Edellisen etsinnän tulokset. Kun haet tämän luettelon, sinun kannattaa hakea myös kyseisessä etsinnässä käytettyä kysely. Lisätietoja Indeksoinnin nopeuttaminen Seuraavassa luettelossa on ohjeita, joiden avulla voit nopeuttaa Indeksoijan indeksien luontia. Lisätietoja on tämän jakson kohdassa Indeksoijan asetukset. Valitse laaja indeksointitaso, esimerkiksi Asiakirja tai Kappale. Käynnistä Indeksoija erillisenä ohjelmana (älä pidä muita sovelluksia tällöin käynnissä). Luo indeksi, jossa on vain asiakirjan yhteenvedon kenttiä. Indeksoija 42

48 Jätä pois niin monta tiedostotyyppiä kuin voit. Älä sisällytä numeroita indeksointiin. Jos olet indeksoimassa suurta määrää pieniä tiedostoja, muuta indeksoinnin edistymistietojen näytön tiheyttä suuremmaksi. Indeksitiedoston tiedot Voit tuoda näyttöön tiedot indeksitiedoston määrityksistä sekä siitä, mitkä tiedostot ja hakemistot indeksitiedostoon sisältyvät, milloin se on luotu ja kuinka suuri se on. 1 Valitse indeksi, josta haluat tiedot, ja valitse sitten Indeksoijavalintaikkunasta Käsittele. Lisätietoja tämän valintaikkunan tuomisesta näyttöön on tämän jakson kohdan Indeksoijan indeksin luominen vaiheissa 1 ja 2. 2 Valitse Info. Muiden tekemien Indeksoijan indeksien käyttö Voit käyttää myös muiden tekemiä indeksejä indeksin tuontitoiminnon avulla. 1 Valitse Indeksoijavalintaikkunassa Käsittele. Lisätietoja tämän valintaikkunan tuomisesta näyttöön on tämän jakson kohdan Indeksoijan indeksin luominen vaiheissa 1 ja 2. 2 Valitse Tuo. 3 Valitse Indeksoijan indeksitiedosto, jonka tunniste on.idx ja valitse sitten Tuonti. Jos ohjelma kysyy indeksin nimeä, kirjoita nimi ja valitse sitten OK. Sinulla on indeksiin vain etsintävaltuudet. Et voi tehdä muutoksia tähän indeksiin. Indeksoijan asetukset Indeksoijan asetuksilla voit määrittää, miten indeksi luodaan ja mitä se sisältää. Voit määrittää yksittäisen hakemiston tai kaikkien hakemistojen asetukset. Useimmat asetuksista vaikuttavat myös indeksin luonnin nopeuteen. Lisätietoja on tämän jakson kohdassa Indeksoinnin nopeuttaminen. Voit muuttaa kaikkien uusien indeksien asetuksia seuraavasti: 1 Valitse Indeksoijavalintaikkunasta Käsittele ja valitse sitten Aseta. 2 Saat lisäasetukset näkyviin valitsemalla Muut. Asetukset kuvataan seuraavassa taulukossa. Voit muuttaa tietyn indeksin asetuksia seuraavasti: 3 Valitse indeksi, jonka asetuksia haluat muuttaa, ja valitse sitten Muokkaa. 4 Valitse Määritykset. 43 Indeksoija

49 Määritykset kuvataan seuraavassa taulukossa. Määritys Indeksoinnin edistymistiedot aina x tiedoston jälkeen Indeksitiedostojen sijainti Yhteisten indeksitiedostojen sijainti Selaustila Indeksin muokkaus valintaikkunassa Toiminta Määrittää, miten monta tiedostoa indeksoidaan ennen kuin edistymistietorivi päivitetään. (Vaikuttaa kaikkiin indekseihin.) Määrittää indeksitiedostojen oletushakemiston. (Vaikuttaa kaikkiin indekseihin.) Määrittää yhteisten indeksitiedostojen oletushakemiston verkossa. (Vaikuttaa kaikkiin indekseihin.) Määrittää, minkälaisina Indeksin muokkausja Indeksin teko valintaikkunat näytetään. Jos valitset tämän vaihtoehdon, tiedostonimi, asemat ja hakemistot näytetään joka kerta, kun valintaikkuna avataan. (Vaikuttaa kaikkiin indekseihin.) Pois jätettävät tiedostot Määrittää indeksoinnin ulkopuolelle jätettävät tiedostot. Oletusarvon mukaan.exe,.com ja.dlltunnisteiset tiedostot ohitetaan. Vain WordPerfectasiakirjat Indeksin sisältö Indeksointitaso Määrittää, että vain WordPerfect versioilla 5.1/ luodut tiedostot indeksoidaan (mutta ei WordPerfect versiolla 4.2 luotuja tiedostoja). Määrittää, mitkä osat asiakirjoista indeksoidaan. Määrittää, mistä asiakirjan osista määritettyjä hakusanoja etsitään (esimerkiksi samalta riviltä tai samasta kappaleesta). Numerot indeksoidaan Määrittää, että myös numerot indeksoidaan kirjainten lisäksi. Indeksoija 44

50 Laajennetun merkistön Määrittää, miten muissa muodoissa esiintyviä merkit muissa kuin WPlaajennetuasiakirjoissa indeksoinnissa. Jos olet indeksoimassa merkistön merkkejä käsitellään Windowsissa laadittua asiakirjaa, valitse ANSImerkkeinä. Jos indeksoit DOSissa laadittua asiakirjaa, valitse ASCIImerkkeinä. Jos indeksoitavana on molempia asiakirjoja tai et ole varma asiakirjojen alkuperästä, valitse Ei käsitellä. Indeksoijan lokitiedostot Indeksoijan lokitiedosto luodaan, kun Indeksoija yrittää indeksoida avattuna olevaa tai salasanalla suojattua tiedostoa. Lokitiedosto tallentuu samaan hakemistoon ja samalla nimellä kuin indeksitiedosto, mutta sen tunniste on.log. Etsintäehtojen määrittäminen Seuraavien operaattoreiden ja käsitteiden avulla voit luoda sanan hakurungon Indeksoijavalintaikkunassa. Lisätietoja on tämän jakson kohdassa Etsiminen tiedostoista ja indekseistä. Operaattoreiden edessä ja jäljessä on oltava välilyönti. Järjestys määrittää, mitkä operaattorit käsitellään ensin. Indeksoijassa järjestys on: EI, JÄRJESTYS, JA, TAI. Operaattori Käyttö Tulokset Ja (&) kissa & koira kissa JA koira kissa koira Jota seuraa (..) kissa.. Ryhmä ( ) koira Ei (!) kissa! (/Ensimmaiset_sivut (/Rivi aihe organisaatio) "Matti Virtanen" YritysX) koira kissa EI koira Tiedostot, joissa ovat sanat "kissa" ja "koira". Tiedostot, jotka sisältävät molemmat sanat, niin että "kissa" on ennen "koiraa". Tiedostot, joiden ensimmäisellä sivulla on sanat "aihe" ja "organisaatio" ja jossa "Matti Virtanen" ja "YritysX" ovat samalla sivulla. Tiedostot, joissa on "kissa", mutta ei "koiraa". 45 Indeksoija

51 Tai ( ) kissa koira kissa TAI koira Tiedostot, joissa on "kissa" tai "koira" tai molemmat. Ei yleismerkkejä /Ei_yleismerkkia Tähti ja kysymysmerkki tulkitaan tavallisiksi merkeiksi eikä yleismerkeiksi. Oletusarvo on /Wildcard. Sama alkukirjain /Etumerkki Sanat, joilla on samat alkukirjaimet. Poista selaus käytöstä /Ei_selausta Estää Indeksoijaa suorittamasta selausta. Vastaavuus Käyttö Tulokset Mikä tahansa määrä merkkejä, tyhjä mukaan lukien (*) Mikä tahansa yksittäinen merkki (?) Isoja ja pieniä kirjaimia ei tulkita eri merkeiksi Isot ja pienet kirjaimet tulkitaan eri merkeiksi Prefixtila pois kissa* kissa? Tiedostot, joissa esiintyy sanoja, jotka alkavat merkeillä "kissa". Esimerkiksi kissa, kissat ja kissanruoka. Tiedostot, joissa on sana "kissa" sekä yksi muu merkki (esimerkiksi kissat). /Ei_kirjaintasoa Sanat, jotka vastaavat etsintäehtoja kirjainkoosta välittämättä. Tämä on oletusasetus. /Kirjaintaso Sanat, jotka vastaavat etsintäehtoja isoja ja pieniä kirjaimia myöten. /Ei_etumerkkia Poistaa Prefixtilan käytöstä. Sama alkukirjain /Etumerkki Sanat, joilla on samat alkukirjaimet. Sanojen sijainti Käyttö Tulokset Asiakirja /Asiakirja Samassa asiakirjassa olevat sanat (tämä asetus määrittää muut tasot uudelleen). Kenttä /Kentta Samassa kentässä olevat sanat. Tätä asetusta kannattaa käyttää Indeksoija 46

52 tietokantapohjaisissa tiedostoissa, kuten yhdistelytiedostoissa. Tätä toimintoa ei voi käyttää indeksistä etsimiseen. Sama sivu /Uusi_sivu Samassa osassa olevat sanat erotettuna uusilla sivuilla. Rivi /Rivi Nykyisten muotoilujen mukaan samalla rivillä olevat sanat. Sivu /Sivu Nykyisten muotoilujen mukaan samalla sivulla olevat sanat. Kappale /Kappale Samassa kappaleessa olevat sanat. Lause ("") " " Lainausmerkkien sisään kirjoittamaasi yhdistelmää vastaavat lauseet. Tietue /Tietue Samassa tietueessa olevat sanat. Tätä asetusta kannattaa käyttää tietokantapohjaisissa tiedostoissa, kuten yhdistelytiedostoissa. Tätä toimintoa ei voi käyttää indeksistä etsimiseen. Virke /Virke Samassa lauseessa olevat sanat. Etäisyys n sanaa /n Sanat, jotka ovat enintään määritetyn etäisyyden päässä toisistaan. Esimerkiksi /2 etsii sanat, jotka ovat asiakirjassa kahden sanan päässä toisistaan. Ei etäisyysmääritystä / Poistaa Etäisyys n merkkiä asetuksen käytöstä. 47 Indeksoija

53 Komponentit Parametri Tulokset Kaikkialla /Koko Koko asiakirjasta ja sen yhteenvetotiedoista löytyneet. Tämä on oletusparametri. Ensimmäinen sivu /Ensimmaiset_ sivut Asiakirjan tekstin ja yhteenvetotietojen ensimmäiseltä sivulta löytyneet. Vain yhteenveto /Yhteenveto Asiakirjan yhteenvetotiedoista löytyneet. Vain teksti /Vain_teksti Asiakirjan tekstistä löytyneet, mukaan lukien ylä ja alatunnisteet sekä asiakirjan yhteenvedot. Yhteenvetokentät /Yhteenveto=niMäärittämästäsi asiakirjan mi yhteenvetokentästä löytyneet. Kentän nimi voi korvata kentän tai numeron. Lisätietoja on kohdassa /nimi Etsiminen asiakirjan tai yhteenvetokentistä. /Yhteenveto=n Indeksoija 48

54 Yhteenveto Parametri Tulokset (yhteenvetokentän nimi) /(yhteenvetokentän nimi) (operaattori) Esimerkki: /Tekijä= Määritetyssä asiakirjan yhteenvetokentässä olevat etsintäperusteet. Lisätietoja on tämän jakson kohdassa Etsiminen asiakirjan yhteenvetokentissä. Muu Parametri Tulokset Ei selausta /Ei_selausta Estää Indeksoijaa suorittamasta selausta. Ei yleismerkkejä /Ei_yleismerkkia Tähti ja kysymysmerkki tulkitaan tavallisiksi merkeiksi eikä yleismerkeiksi. Oletusarvo on /Yleismerkki. Yleismerkit käytössä /Yleismerkki Tähti ja kysymysmerkki tulkitaan yleismerkeiksi. VIHJE: Jotkin etsintäoperaattorit eivät toimi kaikissa etsintäkentissä. Esimerkiksi /Rivi ja Yhteenvetooperaattoreita ei voi käyttää etsittäessä vain tiedostonimen perusteella. Voit ryhmitellä kyselyn sulkeiden avulla. Esimerkiksi (/Firstpage (/Line aihe organisaatio) "Matti Virtanen" YritysX) etsii kaikki tiedostot, joiden ensimmäisellä sivulla ovat sanat aihe ja organisaatio, ja joissa Matti Virtanen ja YritysX ovat myös samalla sivulla. VIHJE: Kirjoita parametrit ennen niitä sanoja, joihin haluat niiden vaikuttavan. Indeksoijan etsintöjen laajentaminen Concept Builderin avulla voit laajentaa indeksoijan etsintöjä lisäämällä sanojen vaihtoehtoisia muotoja, kuten konjugaatioita, synonyymeja ja muita kirjoitusasuja. Concept Builderin käyttäminen 1 Valitse Etsi mistä tahansa hakemistoikkunasta, kuten Liitteen lisäys tai Haevalintaikkunasta. 2 Kirjoita etsittävät sanat ja valitse Käsitteet. 3 Valitse termi, jolle haluat lisätä sanoja. 49 Indeksoija

55 4 Valitse seuraavista vaihtoehdoista: Vaihtoehto Taivutusmuodot Thesaurus Thes >Taivutusmuodot Kirjoitusvirhe Foneettinen Toimintatapa Lisää hakuun valitun sanan konjugaatiot, monikot, adjektiivi ja adverbimuodot. Lisää hakuun valitun sanan synonyymit Thesauruksesta. Lisää hakuun valitun sanan konjugaatiot, monikot, adjektiivi ja adverbimuodot sekä synonyymit. Lisää hakuun valitun sanan mahdolliset väärin kirjoitetut muodot sekä ne sanat, joiden väärin kirjoitettu muoto valittu sana saattaa olla. Lisää hakuun valitun sanan foneettiset kirjoitusmuodot, jotka kuulostavat samalta kuin valittu sana. 5 Valitse alkuperäiset ja vaihtoehtoiset sanat, joita et halua käyttää ja valitse Jätä pois. (Voit ottaa ohitetut sanat uudelleen käyttöön valitsemalla Ota mukaan.) 6 Lisää käytössä olevat vaihtoehtoiset sanat etsintään valitsemalla OK. 7 Aloita etsintä, jossa myös vaihtoehtoiset sanat ovat mukana, valitsemalla Etsi. Etsiminen asiakirjan yhteenvetokentistä Voit ulottaa etsinnän myös muihin asiakirjan yhteenvetokenttiin valitsemalla Koko asiakirja ja yht.vedon kentät tai Vain yhteenvedon kentät valinnan indeksin luonnin aikana. Lisätietoja on tämän jakson kohdan Lisätietoja kohdassa Indeksoijan asetukset. Voit etsiä määritettyjä sanoja tai yhdistelmiä kaikista käytettävissä olevista asiakirjan yhteenvetokentistä, kun etsit tietoja aseman tiedostoista. Voit etsiä asiakirjan yhteenvetokentistä seuraavasti: 1 Avaa Indeksoija mistä tahansa hakemistovalintaikkunasta. 2 Valitse Käsitteleponnahdusluettelosta Kaikki yhteenvetokentät. VIHJE: Jos haluat etsiä myös yhteenvedosta valitsemistasi yhteenvetokentistä, valitse Oletusyhteenvetokentät. Indeksoija 50

56 Näyttöön tulee Asiakirjan yhteenvedon kentät luetteloruutu. Voit vierittää kenttien aakkostettua luetteloa vierityspalkin avulla. Vieritä muut kentät näkyviin 3 Kirjoita etsittävät teksti tai sanarunko yhteenvetokentän vieressä oleviin tekstiruutuihin. TAI Valitse Käsittele, valitse Kaikki yhteenvetokentät ja valitse sitten vieritettävästä luettelosta haluamasi yhteenvetokenttä. Kirjoita teksti, jota haluat etsiä yhteenvetokentästä. 4 Valitse Etsi. Jos piilotat Asiakirjan yhteenvedon kentät tekstiruudut valitsemalla Käsitteleponnahdusluettelosta Ei yhteenvetokenttiä, Indeksoija ei käytä etsinnässä asiakirjan yhteenvetokenttien tekstiruutuihin kirjoittamaasi tekstiä. VIHJE: Jos käytät etsinnässä useita yhteenvetokenttiä, kaikkien etsintäehtojen pitää toteutua. Tiedostot, joita ei indeksoida Indeksoija ei indeksoi väliaikaisia tiedostoja, avoimia tiedostoja tai salasanalla suojattuja tiedostoja. Oletusarvon mukaan Indeksoija ei indeksoi käynnistettäviä tiedostoja (esimerkiksi.exe,.dll ja.comtunnisteisia). Voit määrittää indeksoinnista pois jätettävät tiedostot Pois jätettävät tiedostot vaihtoehdon avulla. Lisätietoja on tämän jakson kohdassa Indeksoijan asetukset. Indeksoijan indeksien tallentaminen Indeksoija tallentaa indeksit niiden luonnin jälkeen. Nimeät tiedoston luodessasi indeksiä, ja Indeksoija tallentaa indeksit.idxtunnisteisina tiedostoina (esimerkiksi MUISTIO92.IDX). Vaiheittain kasvavat indeksitiedostot tallennetaan.inctunnisteisina. Virheilmoitukset tallennetaan.logtunnisteisiin tiedostoihin. Indeksoijan asetukset valintaikkunan Indeksitiedostojen sijainti asetuksen avulla voit määrittää, mihin indeksit tallennetaan. Indeksoijan suorittaminen erillisenä sovelluksena Voit suorittaa Indeksoijan erillisenä sovelluksena, kun avaat sen kaksoisnapsauttamalla Windowsin Järjestelmänhallinnan Indeksoijakuvaketta. 51 Indeksoija

57 Info Käsitteitä Saapuneita viestejä koskevien tietojen hankkiminen Infotoiminnon avulla voit seurata lähettämiesi viestien tilaa ja saat tietoja sinulle lähetetyistä viesteistä. Infon käyttäminen Lähettäjän on toisinaan tarpeellista tietää, onko vastaanottaja saanut ja avannut viestin. Jos viesti on ajanvaraus, tehtävä tai muistio, tiedoista näkee, onko viesti hyväksytty vai hylätty. Jos esimerkiksi olet määrännyt kokouksen ajankohdan, haluat ehkä katsoa Infosta, ketkä ovat hyväksyneet ja ketkä hylänneet ajanvarauksen. Jos joku käyttäjä on hylännyt ajanvarauksen ja liittänyt mukaan selityksen, selitys näkyy hylkäysilmoituksen alapuolella. Kun saat viestin, voit katsoa Infosta, keitä muita vastaanottajia on merkitty Jakelu ja Tiedoksiruutuihin. Infoikkunan asetukset Infoikkunassa näkyvät myös sekä lähetettyjen että saapuneiden viestien luomisen yhteydessä valitut asetukset. Asetuksetosasta saat tietoja viestin asetuksista. 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Saapuneet tai Roskakori ja valitse viesti. 2 Avaa Infoikkuna valitsemalla Käsittelevalikosta Info. Viestin vastaanottajat sinun lisäksesi. Piilokopion vastaanottajia ei näytetä. Viestin lähetyksessä käytetyt määritykset. 3 Sulje Infoikkuna kaksoisnapsauttamalla ohjausvalikkoruutua. Info 52

58 Lähetettyjen viestien seuranta 1 Avaa Infoikkuna kaksoisnapsauttamalla ensin Lähetetytkansiota ja sitten jotakin Viestiluetteloruudussa olevaa viestiä. 2 Sulje Infoikkuna kaksoisnapsauttamalla ohjausvalikkoruutua. Infon tarkastelutavan muuttaminen 1 Avaa Infoikkuna kaksoisnapsauttamalla Saapuneet tai Lähetetytkansiota ja sitten jotakin viestiluettelossa olevaa viestiä. 2 Napsauta Infoikkunaa hiiren kakkospainikkeella, valitse Näytä ja sitten Luonnos, Normaali tai Esikatselu. Järjestelmän värit Järjestelmän värit toiminnon avulla voit määrittää, hallitseeko Windowsin Ohjauspaneeli GroupWisen valintaikkunoiden värejä vai tekeekö ohjelma itse sen. Jos esimerkiksi käytät Windowsin Ohjauspaneelitoimintoa valintaikkunoiden ja ikkunoiden näyttämiseen sinisellä värillä, myös GroupWisen ikkunat ja valintaikkunat ovat sinisiä. Järjestelmävärit näkyvät oletusarvon mukaisina. Jos haluat poistaa järjestelmävärit, toimi seuraavasti: 1 Valitse viestinäkymä pääikkunan ponnahdusluettelosta. 2 Poista toiminto valitsemalla Näytävalikosta Järjestelmän värit. Jos haluat myöhemmin ottaa järjestelmän värit jälleen käyttöön, valitse Näytävalikosta Järjestelmän värit. 53 Järjestelmän värit

59 Kalenteri Käsitteitä Kalenterin avulla voit hallita ajanvarauksia, kuten tapaamisia, kansioita tai projekteja, muistioita ja tehtäviä. Kalenterin toiminta Kalenterinäkymä voi sisältää ajanvarausluettelon, kansio tai projektiluettelon, muistioluettelon, tehtäväluettelon, kuukausikalentereita, tekstiruutuja, OLEobjekteja, grafiikkaa, liikkuvaa kuvaa ja viestiluetteloita. Lisätietoja on jaksoissa OLE ja GroupWisen Näkymäeditori. Ajanvaraukset Muistiinpanot Kuukausikalenterit Tehtävät Valtuuksien käyttö ponnahdusluettelo Voit tarkastella kalenteriasi päivä, viikko, vuosi, projekti tai kansiomuodossa, tai voit luoda oman mukautetun kalenterinäkymäsi. Kalenteriponnahdusluettelosta voit valita haluamasi näkymän. Kalenteriponnahdusluettelon avulla voit tarkastella ajoitettuja Viestin lukeminen Voit lukea viestejä kaikista näkymistä paitsi vuosinäkymästä. 1 Valitse pääikkunan Kalenteriponnahdusluettelosta haluamasi kalenterinäkymä. 2 Kaksoisnapsauta viestiä, jonka haluat avata. Kalenteri 54

60 Viestien ajoituksen muuttaminen 1 Valitse pääikkunasta Kalenteriponnahdusluettelo ja valitse sitten mikä tahansa kalenterinäkymä, joka sisältää ajanvarausluettelon ja kuukausikalenterin. Voit siirtyä uuteen päivämäärään kuukausikalenteri n avulla. Voit muuttaa viestien ajoitusta eri päiville kalenterinäkymissä, kuten Päivän projektityöt näkymässä. 2 Valitse ajanvarauksen päivämäärä kuukausikalenterista. 3 Valitse uudelleenajoitettava viesti ajanvarausten, tehtävien tai muistioiden luettelosta. 4 Vedä ja pudota viesti toisen päivämäärän kohdalle kuukausikalenterissa. TAI Muuta ajanvarauksen aikaa vetämällä tapahtuma eri kellonajan kohdalle ajanvarausten luettelossa. Lisätietoja on tämän jakson kohdassa Ajanvarauksen keston muuttaminen. Jos ajoitat omaa viestiä, GroupWise siirtää viestin uuteen päivään. Jos ajoitat ryhmäviestiä, näkyviin tulee valintaikkuna, josta voit valita vapaan ajan etsinnän tai viestin muokkaamisen. Jos valitset Kyllä, GroupWise avaa ajanvarausnäkymän, jossa voit tehdä muutoksia tai etsiä vapaan ajan uudelle ajanvaraukselle valitsemalla Vapaana? Kun valitset Lähetä, GroupWise ajoittaa viestin uudelleen kaikille vastaanottajille. Varaamasi käyttäjät voivat sitten hyväksyä tai hylätä uuden ajankohdan. Jos valitset Ei, GroupWise lähettää ajanvarauksen kaikille automaattisesti. TÄRKEÄÄ: Ryhmäviestin voi ajoittaa uudelleen vain sen alkuperäinen lähettäjä. Lisätietoja Ajanvarauksen keston muuttaminen Voit muuttaa ajanvarauksen kestoa (esimerkiksi tunnista kahteen tuntiin) ajanvarausten luetteloruudussa. Muuta ajanvarauksen kestoa vetämällä 55 Kalenteri

61 ajanvarauksen lopussa olevan kahvan hiirellä uuden päättymisajankohdan kohdalle. Voit pidentää ajanvarausta vetämällä ajanvarauksen lopussa olevan kahvan uuteen päättymisaikaan. Vuosikalenteri Vuosikalenterinäkymässä kalenterisi näkyy vuosimuodossa. Päivien kohdalle on merkitty, liittyykö niihin tapahtumia. Voit tarkastella tietyn päivän tapahtumia kaksoisnapsauttamalla haluamaasi päivää, jolloin oletuskalenterinäkymä tulee näkyviin. Vuoden vieressä olevien nuolien avulla voit tuoda näyttöön uuden vuoden. Kalenteri 56

62 Kansioluettelon asetukset Kansioluettelon avulla voit määrittää, millä tavoin kansiot näkyvät Saapuneetkansiossa, Lähetetytkansiossa ja kalenterinäkymissä. Käsitteitä Vaikka Saapuneetkansion, Lähetetytkansion ja kalenterinäkymien Kansioluetteloruudussa näkyvät samat kansiot, voit valita kansioiden järjestyksen kussakin ikkunassa Kansioluettelon oletusasetusten avulla. Voit myös muuttaa kansioiden näyttämistä tilapäisesti avaamalla ja sulkemalla Saapuneetkansion, Lähetetytkansion ja kalenterinäkymien kansioita. Lisätietoja on jaksossa Kansiot. Kansioluettelon asetusten määrittäminen 1 Avaa Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Tiedostovalikosta Aseta. 2 Avaa Kansioluetteloiden oletusmuodot valintaikkuna kaksoisnapsauttamalla Kansioluettelot. Tuo näyttöön kaikki kansiot ja alikansiot. Tuo näyttöön vain juurikansion ja ensimmäisen tason Tuo näyttöön kaikki kansiot sellaisina kuin ne olivat viimeksi käyttäessäsi GroupWisea. Muuttaa kansioluettelon asetukset takaisin 3 Valitse jokaisesta ryhmäruudusta yksi vaihtoehto. 4 Sulje Kansioluetteloiden oletusmuodot valintaikkuna valitsemalla OK. Sulje Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Sulje. Kansiot Kansioiden avulla voit järjestellä saapuneita, lähetettyjä ja yksityisiä viestejä ja tallentaa ne. Käsitteitä Kansioiden käyttäminen Jos saat useita tiettyihin aiheisiin, projekteihin tai henkilöihin liittyviä viestejä, niitä varten kannattaa luoda kansiot. Kansioiden avulla kirjeenvaihdon järjestyksen ylläpitäminen helpottuu ja löydät tarvitsemasi viestin vaivattomasti. 57 Kansioluettelon asetukset

63 Voit helpottaa kirjeenvaihdon organisointia luomalla sääntöjä, joiden mukaan postisi lajitellaan. Säännöt järjestelevät viestejä kansioihin aiheen, lähettäjän (saapuneet viestit) tai vastaanottajan (lähetetyt viestit) mukaan. Halutessasi voit liittää säännön tiettyyn kansioon. Voit luoda esimerkiksi arkistointikansion: kun pudotat yhden tai useampia viestejä kansioon, arkistointisääntö arkistoi viestit. Lisätietoja on jaksossa Säännöt. Viestien yhdistäminen kansioon Samassa kansiossa voi säilyttää saapuneita, lähetettyjä ja yksityisiä viestejä. Tämän ominaisuuden ansiosta voit järjestää esimerkiksi samaan projektiin, henkilöön tai aiheeseen liittyvät viestit samaan kansioon. Kansiorakenne Voit luoda kansioille alikansioita, jolloin muodostuu hierarkkinen järjestelmä. Kaikki luomasi kansiot ovat pääkansion alikansioita. Käytössäsi ovat aina samat kansiot. Toisin sanoen kansioluettelo ei muutu, mutta voit näyttää sen erilaisena Saapuneetkansiossa, Lähetetytkansiossa ja kalenterinäkymässä. Tässä jaksossa kuvattujen vaiheiden mukaan voit luoda kansioita sekä muokata niitä avaamalla Saapuneet tai Lähetetytkansioiden sijasta kalenterinäkymän. Juurikansio Kirjekuorikansiokuvake ilmaisee, että kansio sisältää avaamattoman viestin. Alikansio Kullekin hierarkkiselle tasolle luomasi kansiot järjestyvät aakkosjärjestykseen. Jos kansiolla on alikansioita, sen vasemmalle puolelle tulee painike, jossa on plusmerkki (+) tai miinusmerkki (). Kun napsautat pluspainiketta, GroupWise tuo kansion seuraavan tason alikansiot näyttöön. Voit avata kansion kaikkien tasojen alikansiot painamalla Ctrlnäppäintä samalla kun napsautat pluspainiketta. Voit sulkea kansion ja piilottaa kaikki sen alikansiot napsauttamalla miinuspainiketta Oletuskansiot GroupWisesovelluksessa on neljä oletuskansiota. Kansio, johon on merkitty nimesi, on kansiohierarkian ylikansio. Postilaatikkokansioon tallennetaan kaikki lähettämäsi tai vastaanottamasi uudet viestit. Kalenterikansiossa ovat sinulle lähetetyt ajanvaraukset, muistiot ja tehtävät. Kaappikansiossa säilytetään luomiasi kansioita. Oletuskansioita ei voi poistaa. Kansiot 58

64 Kansion luominen 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Saapuneet tai Lähetetyt. 2 Avaa Kansiotvalintaikkuna valitsemalla Tiedostovalikosta Kansiot. "Emokansio" on mikä tahansa kansio, joka sisältää muita kansioita. 3 Valitse se ylemmän tason kansio, jolle haluat luoda alikansion. Jos et valitse mitään kansiota, uudesta kansiosta tulee pääkansion alikansio. 4 Avaa Kansion nimi valintaikkuna valitsemalla Luo kansio. 5 Kirjoita kansion nimi Kansion nimi ruutuun. Kun valitset OK, kansio tulee näkyviin Kansiotvalintaikkunan kansioluetteloon. 6 Palaa Saapuneet tai Lähetetytkansioon valitsemalla OK. Viestien siirtäminen kansioon 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Saapuneet tai Lähetetyt. 2 Avaa kansioita napsauttamalla niiden vieressä olevaa pluspainiketta tarvittaessa. 3 Valitse viesti luettelosta. Vedä ja pudota se siihen kansioon, johon haluat siirtää sen. Viestin linkittäminen useisiin kansioihin Kun linkität viestin johonkin kansioon, voit tarkastella viestiä useammasta kuin yhdestä kansiosta. Esimerkiksi sekä markkinointiin että henkilöstöön liittyvän viestin voi sijoittaa Markkinointikansioon ja linkittää Henkilöstökansioon. Tällöin voit avata viestin kummasta kansiosta tahansa. 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Saapuneet tai Lähetetyt. 2 Paina Ctrlnäppäintä samalla, kun vedät viestin toiseen kansioon. 59 Kansiot

65 Voit poistaa viestin linkit painamalla Altnäppäintä samalla, kun vedät viestin kansioon. Kansioiden avaaminen ja sulkeminen Kansion tai sen sisällön poistaminen Lisätietoja 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Saapuneet tai Lähetetyt. 2 Jos haluat tuoda näyttöön kansion alikansiot, napsauta kansion vieressä olevaa pluspainiketta. 3 Valitse kansio, jolloin sen sisältämät viestit tulevat näkyviin Viestitluetteloon. GroupWise näyttää valitun kansion sisältämät viestit. 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Saapuneet tai Lähetetyt. 2 Napsauta poistettavaa kansiota hiiren kakkospainikkeella ja avaa Kansioiden poistaminen valintaikkuna valitsemalla pikavalikosta Poista. Voit valita useita kansioita painamalla vaihtonäppäintä samalla, kun valitset. 3 Valitse Vain sisältö, jos haluat poistaa vain kansion sisältämät kansiot ja viestit. TAI Valitse Kansiot ja sisältö, jos haluat poistaa sekä kansion että sen sisältämät kansiot ja viestit. 4 Sulje Kansiopoistovalintaikkuna valitsemalla OK. TÄRKEÄÄ: Kansiota, johon on liitetty sääntö, ei voi poistaa. Jos haluat poistaa tällaisen kansion, sinun on ensin poistettava sääntö tai muokattava sitä. Kansiot ja säännöt Voit helpottaa viestien järjestelemistä kansioihin Säännötominaisuuden avulla. Voit luoda esimerkiksi säännön, joka sijoittaa tietyn henkilön lähettämät viestit yhteen kansioon. Sen jälkeen voit luoda säännön, joka sijoittaa tälle henkilölle lähettämäsi viestit samaan kansioon. Tällä tavoin koko tähän henkilöön liittyvä kirjeenvaihto on samassa kansiossa. Lisätietoja on jaksossa Säännöt. Pikavalikon vaihtoehdot Kun napsautat kansiota hiiren kakkospainikkeella, näyttöön tulee pikavalikko, jossa on joitakin seuraavista komennoista. Komentovalikoima vaihtelee kansion mukaan. Kansiot 60

66 Komento Tee Poista Vaihda nimi Avaa Avaa kaikki kansiot Sulje kaikki kansiot Sulje kansio Valitse kaikki Pikaohje Selitys Luo alikansion valittuna olevalle kansiolle. Poistaa valittuna olevan kansion, ellei se ole pääkansio. Nimeä uudelleen komennon avulla voit vaihtaa kansion nimen (ei koske pääkansiota). Avaa valitun kansion. Avaa valitun kansion ja sen alikansiot. Sulkee valitun kansion ja sen kaikki alikansiot. Sulkee valitun kansion alikansiot heti alemman tason kansioita lukuun ottamatta. Valitsee pääkansion ja kaikki alikansiot. Pikaohje antaa tilannekohtaisia ohjeita. Useiden kansioiden näyttäminen Voit tuoda useita kansioita näyttöön yhtä aikaa painamalla vaihtonäppäintä tai Ctrlnäppäintä samalla, kun valitset kansioita. Valitse luettelon ensimmäinen näyttöön tuotava kansio ja paina vaihtonäppäintä samalla, kun napsautat viimeistä näytettävää kansiota. Painamalla Ctrlnäppäintä samalla, kun valitset kansioita, voit valita sellaisia kansioita, jotka eivät ole peräkkäin. Kaikki korostetut kansiot tulevat näyttöön. Jaetut kansiot ja etsinnän tulosten kansiot GroupWisen Windows 95 TM versiossa on kansioita, jotka voidaan jakaa useiden käyttäjien kesken, sekä kansioita, jotka käynnistävät määritetyn etsinnän aina avattaessa. Näitä kansioita ei ole GroupWisen Windows 3.1 versiossa. Katseluohjelma Käsitteitä Katseluohjelman avulla voit katsella tiedoston sisältöä niin, ettei tiedostoa tarvitse hakea sovellukseen. Katseluohjelmaa käytetään kahdella tavalla: tiedoston katselemiseen hakemistovalintaikkunassa (kuten silloin, kun olet hakemassa tai liittämässä tiedostoa) tai viestiin liitetyn tiedoston katselemiseen. Katseluohjelman käyttäminen Katseluohjelma on suunniteltu: 61 Katseluohjelma

67 etsimään tietty tiedosto nopeasti, etenkin niissä tapauksissa, kun tiedät jotakin tiedoston sisällöstä auttamaan sinua viestien luomisessa kopioimalla tarkastelemasi tiedoston osia viestiin indeksietsinnän löytämien tiedostojen tarkastelemiseen eri tavoilla (lisätietoja on jaksossa Indeksoija) katseluohjelmien määrittämiseen tietynlaisille tiedostoille tiedoston tarkastelemiseen tai kuuntelemiseen ennen sen käyttämistä viestissä, jota olet lähettämässä tiedoston tai sen osan tulostamiseen niin, ettei tiedostoa haeta sovellukseen liitetiedoston tarkastelemiseen niin, ettei mitään toista sovellusta tarvitse avata. Jos katseluohjelman ikkuna on näkyvissä, saat näkyviin tiedoston sisällön valitsemalla tiedoston nimen tai liitteen. Katseluohjelman toiminta Katseluohjelman avulla pääset nopeasti tarkastelemaan tiedoston sisältöä. Sen avulla voit tarkastella tekstiä, grafiikkaa, koodeja ja fakseja. Se toistaa myös audiovisuaalisia tiedostoja ja äänitiedostoja. Toiminnan nopeuttamiseksi katseluohjelma on suunniteltu esittämään tiedoston sisältö, mutta ei sen koko muotoilua. Jos tiedosto sisältää sekä tekstiä että grafiikkaa, katseluohjelman ikkunassa on näkyvissä pelkkä teksti. Katseluohjelma ei siis tarjoa täydellistä tiedostojen sisällön WYSIWYGtarkastelua. Hakemistovalintaikkunan tekstitiedoston katseleminen 1 Avaa hakemistovalintaikkuna tai indeksoidun etsinnän tulosten luettelo. Hakemistovalintaikkunat tulevat näkyviin käyttäessäsi Hae, Tallenna ja Liitä tiedosto toimintoja ja muita toimintoja, jotka edellyttävät sinun määrittävän tiedoston tai hakemiston. 2 Valitse tiedostoluettelosta tekstitiedosto, jota haluat tarkastella. Katseluohjelma 62

68 3 Valitse Katso. 4 Sulje katseluohjelman valintaikkuna kaksoisnapsauttamalla ohjausvalikkoruutua. Liitetiedostojen tarkasteleminen 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Saapuneet tai Lähetetyt. 2 Valitse viesti, joka sisältää liitteen, ja valitse sitten Tiedostovalikosta Avaa. 3 Avaa katseluohjelma liitetiedoston tarkastelua varten kaksoisnapsauttamalla Liitteetruudussa liitettä. TAI Jos näkymä ei sisällä Liitteetruutua, valitse Liitteet katseluohjelma valitsemalla Näytä., valitse liite ja avaa Jos viesti sisältää enemmän kuin yhden liitteen, siirry seuraavaan liitteeseen painamalla sarkainnäppäintä tai edelliseen liitteeseen painamalla vaihto+sarkain. 4 Sulje katseluohjelma kaksoisnapsauttamalla ohjausvalikkoruutua. 63 Katseluohjelma

69 Heksadesimaalinäyttö Katseluohjelmatoiminnon käyttäminen tekstitiedostoihin Katseluohjelman määritysten avulla voit muuttaa tapaa, jolla katseluohjelma esittää tekstitiedostot, tulostaa tiedostot, etsii tekstin ja kopioi tekstin Leikepöydälle. Voit muuttaa katseluohjelman määrityksiä seuraavasti: 1 Napsauta katseluohjelman ikkunaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse haluamasi vaihtoehto. Katseluohjelman määritysvaihtoehdot selitetään seuraavassa taulukossa. Kaikki seuraavassa luetellut vaihtoehdot eivät ole näkyvissä yhtä aikaa, ja muitakin vaihtoehtoja voi olla näkyvissä. Vaihtoehdot riippuvat tarkasteltavan tiedoston tyypistä ja muista katseluohjelmassa tekemistäsi valinnoista. Vaihtoehto Vaihda katseluohjelmaa Katseluikkunan tiedot Toimintatapa Voit valita tiedostolle katseluohjelmatyypin. Eri katseluohjelmatyypeissä on erilaisia toimintoja, tai ne tukevat erilaisia tiedostotyyppejä. Esimerkiksi asiakirjan/tekstinkatseluohjelmassa on rivitystoiminto. Esittää tiedoston heksadesimaalimuodossa tai palauttaa tiedoston alkuperäiseen muotoonsa. Näyttää nykyiset katseluohjelma ja tiedostotyypin mukaiset oletusasetukset. Etsi Etsi eteen tai Etsi taakse Fontti Tulosta Korostaa etsityt sanat tai sanaryhmät tiedostossa. Lisätietoja on jaksossa Tekstin etsiminen katseluohjelmalla. Etsii seuraavan tai edellisen sivun, jolla katseluohjelman avulla etsitty teksti esiintyy. Nämä määritykset tulevat näkyviin vasta käytettyäsi Etsitoimintoa. Näyttää koko asiakirjan tekstin yhtä fonttityyppiä ja kokoa käyttäen. Lisätietoja on tämän jakson kohdassa Näyttöfontin vaihtaminen. Mahdollistaa koko asiakirjan tai sen osan tulostamisen, kirjoittimen valinnan, fontin vaihtamisen ja marginaalien määrittämisen. Katseluohjelma 64

70 Asiakirja Kopioi Leikepöydälle Rivitys käytössä Rivitys ei käytössä Poista korostukset Luonnostila näyttää asiakirjan kirjoitettuna oletusfontilla. Teksti rivittyy siten, että se mahtuu katseluohjelman ikkunaan. Normaalitilassa asiakirjan fontti on mahdollisimman samanlainen kuin alkuperäinen. Teksti rivittyy siten, että se mahtuu katseluohjelman ikkunaan. Esikatselutilassa näkyvät kaikki tuetut muotoilut. Teksti voi vaakatasossa jatkua ikkunan ulkopuolelle. Mahdollistaa valitun tekstin kopioinnin katseluohjelmasta Leikepöydälle. Voit valita yhden tai useamman peräkkäisen rivin. Jos valittu teksti sisältää osan taulukosta, koko taulukko kopioidaan. Rivittää asiakirjan tekstin niin, että se mahtuu katseluohjelman näyttöikkunaan ikkunan koosta riippumatta. Jos on välttämätöntä, grafiikkaruudut ja taulukot rajataan ikkunan reunaan, vaikka rivitys olisi käytössä. Teksti ei rivity niin, että se mahtuu katseluohjelman näyttöikkunaan. Voit liikuttaa tekstiä oikealle ja vasemmalle ikkunan alalaidassa olevan vaakavierityspalkin avulla. ASCIIteksti tiedostot tulevat näyttöön ilman, että ne rivitetään. Poistaa Etsitoiminnon katseluohjelmatiedostoon asettamat korostukset. Tämä vaihtoehto tulee näkyviin vasta kun olet käyttänyt Etsitoimintoa. Tekstin etsiminen katseluohjelmalla 1 Napsauta katseluohjelman ikkunaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Etsi. 2 Kirjoita etsittävä teksti ja valitse Etsi seuraava. Katseluohjelma näyttää ensimmäisen kohdan asiakirjasta, jossa etsitty teksti esiintyy ja korostaa kyseisen tekstin. 3 Hae muut sivut, joilla etsittävä teksti esiintyy, valitsemalla Etsi eteen tai Etsi taakse. Jos käytät katseluohjelmaa hakemistovalintaikkunasta (kuten Hae), voit mukauttaa etsintää seuraavien määritysten avulla: 4 Voit lisätä yleismerkkejä (kuten "*" tai "?"). 65 Katseluohjelma

71 5 Voit lisätä sanaryhmän alkuun ja loppuun lainausmerkit. 6 Voit poistaa Vain koko sanan vastaavuus valinnan, jolloin ohjelma etsii sanan sisältä löytyvää tekstiä (kuten ala sanasta salainen). 7 Voit etsiä Isot ja pienet kirjaimet erillisenä toiminnolla sanoja, joissa on käytetty isoja kirjaimia samalla tavalla kuin Etsitekstiruutuun kirjottamassasi tekstissä. Näyttöfontin vaihtaminen Tekstitiedostosta tulostaminen Faksitiedoston tarkasteleminen 1 Napsauta katseluohjelman ikkunaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Fontti. 2 Valitse fontti ja koko. 3 Valitse Lihavoi tai Kursivoi, jos haluat koko katseluohjelmatiedoston näkyvän lihavoituna tai kursivoituna. Jos yksittäiset sanat on lihavoitu tai kursivoitu alkuperäisessä asiakirjassa, katseluohjelma säilyttää nämä määritykset näkyvissä fontista riippumatta. 4 Valitse OK. TÄRKEÄÄ: Kun vaihdat asiakirjan katseluikkunaan, näytössä näkyvä fontti on lähellä tulostuvaa fonttia. 1 Napsauta katseluohjelman ikkunaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Tulosta. Jos tarkastelet liitetiedostoa, liitteen tulostus alkaa. Jos tarkastelet hakemistovalintaikkunan tiedostoa, jatka vaiheiden 2 6 mukaisesti. 2 Valitse haluamasi vaihtoehto Tulosta alue ryhmäruudusta. 3 Valitse tulostin valitsemalla Aseta. 4 Valitse Näyttöfontti, jos haluat käyttää näyttöfonttia tulostuksessa. TAI Valitse Tietty fontti, valitse Vaihda, valitse tulostuksen fontti sekä pistekoko ja valitse sitten OK. 5 Valitse mittayksiköksi Tuumat tai Senttimetrit. Määritä sitten tulostuksen vasen, oikea, ylä ja alamarginaali. 6 Valitse Tulosta. 1 Avaa hakemistovalintaikkuna tai etsinnän tulosten luettelo. Hakemistovalintaikkunat tulevat näkyviin käyttäessäsi Hae, Tallenna ja Liitä tiedosto toimintoja ja muita toimintoja, jotka edellyttävät sinun määrittävän tiedoston tai hakemiston. Katseluohjelma 66

72 2 Valitse tiedostoluettelosta faksitiedosto, jota haluat tarkastella. 3 Valitse Näytä. 4 Sulje katseluohjelman valintaikkuna kaksoisnapsauttamalla ohjausvalikkoruutua. Katseluohjelman ominaisuuksien käyttäminen faksitiedostoissa Katseluohjelman määritysten avulla voit muuttaa tapaa, jolla katseluohjelma näyttää faksitiedostot. Pääset muuttamaan katseluohjelman faksitiedostomäärityksiä seuraavasti: 1 Napsauta katseluohjelman ikkunaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse haluamasi vaihtoehto. Katseluohjelman määritysvaihtoehdot selitetään seuraavassa taulukossa. Kaikki seuraavassa luetellut vaihtoehdot eivät ole näkyvissä yhtä aikaa, ja muitakin vaihtoehtoja voi olla näkyvissä. Vaihtoehdot riippuvat tarkasteltavan tiedoston tyypistä ja muista katseluohjelmassa tekemistäsi valinnoista. Vaihtoehto Käänteinen Pyöritä Toimintatapa Mahdollistaa näytön värien muuttamisen siten, että mustasta tulee valkoista ja päinvastoin. Sivua voidaan pyörittää 180 astetta. Zoomaa Näytössä olevaa faksia voidaan suurentaa 200 prosenttiin asti. Grafiikka, kohdistintai kuvaketiedoston tarkasteleminen Audiovisuaalisen tiedoston katseleminen tai äänitiedoston soittaminen 1 Avaa hakemistovalintaikkuna tai QuickFinderetsinnän tulosten luettelo. Hakemistovalintaikkunat tulevat näkyviin käyttäessäsi Hae, Tallenna ja Liitä tiedosto toimintoja sekä muita toimintoja, jotka edellyttävät sinun määrittävän tiedoston tai hakemiston. 2 Valitse tiedostoluettelosta grafiikka, kohdistin tai kuvaketiedosto, jota haluat tarkastella. 3 Valitse Katso. 4 Sulje katseluohjelman valintaikkuna kaksoisnapsauttamalla ohjausvalikkoruutua. 1 Avaa hakemistovalintaikkuna tai etsinnän tulosten luettelo. 2 Valitse tiedostoluettelosta audiovisuaalinen tiedosto tai äänitiedosto, jota haluat tarkastella. 3 Valitse Katso. 67 Katseluohjelma

73 4 Voit käyttää paikkaohjaimia tiedostojen toistamiseen, eteen tai taaksepäin kelaamiseen tai tiedostojen alkuun tai loppuun siirtymiseen. Voit myös vetää vieritysikkunan toiseen kohtaan, kun haluat siirtyä tiedostossa toiseen kohtaan, tai katsella audiovisuaalista tiedostoa kuva kuvalta. Katseluohjelma näyttää äänitiedoston pituuden ja senhetkisen paikan. 5 Sulje katseluohjelman valintaikkuna napsauttamalla ohjausvalikkoruutua. Lisätietoja Katseluohjelman tiedostotyypit Katseluohjelman avulla voit tarkastella seuraavantyyppisiä tiedostoja: WordPerfectasiakirjat (joiden muoto on 4.2, 5.x, 6.x tai 7.0) WordPerfect.wpggrafiikkatiedostot (.wpg) äänitiedostot (Waveform, MIDI) monet eiwordperfect asiakirjat ja laskentataulukot (mukaan luettuna Word for Windows ja Ami Pro asiakirjat sekä Lotus 123 laskentataulukot) monet grafiikkatiedostomuodot monet laskentataulukko ja tietokantamuodot faksitiedostot (DCXmuoto ja jotkin TIFFmuodot) ZIPtiedoston sisältämien tiedostojen tiedostoluettelo. Katseluohjelmien ja tiedostotyyppien tarkasteleminen Saat selville katseluohjelmien soveltuvuuden tiettyjen tiedostotyyppien katseluun Katseluikkunan tiedot toiminnolla. 1 Napsauta hiiren kakkospainiketta katseluohjelman ikkunassa ja valitse Katseluikkunan tiedot. 2 Näyttöön tulee katseluohjelmien luettelo, kun valitset Katseluohjelmat. TAI Näyttöön tulee tiedostotyyppien luettelo, kun valitset Tiedostotyypit. 3 Valitse se katseluohjelma, jonka näyttämiä tiedostotyyppejä haluat tarkastella. TAI Valitse tiedostotyyppi, jonka kanssa yhteensopivia katseluohjelmia haluat tarkastella. 4 Valitse Sulje. Katseluohjelma 68

74 Kiertävä viesti Käsitteitä Kiertävän viestin luominen Kiertävä viesti toiminnon avulla voit lähettää tehtävän tai postisanoman kiertämään vastaanottajalta toiselle. Miten käytetään Kiertävä viestitoimintoa? Voit kirjoittaa kirjeen, liittää sen viestiin ja sitten kierrättää sen toimittajallasi, lähimmällä esimiehelläsi ja osastonjohtajallasi saadaksesi heiltä siihen tarvittavat muutokset, kommentit ja hyväksynnät. Kun lisäät itsesi viimeiseksi kiertoluetteloon, saat viestin ja liitteen lopullisen tarkistetun version. Kiertävät viestit ovat hyödyllisiä, sillä kun viestin vastaanottaja merkitsee sen valmiiksi, viesti siirtyy automaattisesti luettelon seuraavalle henkilölle. Koska olet kiertävän viestin alkuperäinen lähettäjä, voit tarkastella viestin kierroksen edistymistä Lähetetytkansion Infoikkunasta. 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Postin lähetys tai Tehtävät. 2 Valitse Lähetävalikosta Kiertävä viesti. Jakeluruutu muuttuu Reitti 3 Jos haluat, että jokainen viestin vastaanottaja joutuu kirjoittamaan salasanansa merkitessään viestin valmiiksi, valitse Lähetävalikosta Lähetysmääritykset. Valitse Lisämääritykset ja valitse sitten Vaadi salasana kiertävän viestin kuittaamiseksi. Valitse OK ja valitse sitten uudelleen OK. 4 Avaa osoitekirja valitsemalla Osoitteet. 5 Kaksoisnapsauta käyttäjien käyttäjätunnuksia siinä järjestyksessä, jossa haluat viestin kiertävän, ja valitse OK. 6 Muokkaa viesti valmiiksi ja valitse Lähetä. 69 Kiertävä viesti

75 Kiertävän viestin merkitseminen valmiiksi Liitteen lisääminen kiertävään viestiin Lisätietoja 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa ensin Saapuneet tai Kalenteri ja kaksoisnapsauta sitten kiertävää viestiä. Kiertävä viestivalintaikkuna avautuu. Jatka valitsemalla OK. 2 Valitse Käsittelevalikosta Merkitse tehdyksi. Jos lähettäjä on määrittänyt, että viestin merkitseminen valmiiksi edellyttää salasanan kirjoittamista, ohjelma kysyy sinulta salasanaa. GroupWise lähettää viestin kiertoluettelon seuraavalle vastaanottajalle. 3 Sulje viesti valitsemalla Sulje. 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Saapuneet tai Kalenteri ja avaa sitten kiertävä viesti kaksoisnapsauttamalla sitä. 2 Valitse liite Liitäruudusta ja valitse sitten Tiedostovalikosta Avaa. Liitetiedostoon yhdistetty sovellus käynnistää ja avaa liitteen. 3 Tee haluamasi muutokset tiedostoon ja tallenna se. Tiedosto tallennetaan kiintolevysi tilapäistiedostojen hakemistoon. Älä muuta tiedoston hakemistopolkua, sillä tällöin GroupWise ei pysty tallentamaan muokattua tiedostoa kiertävään viestiin. 4 Lopeta sovellus ja lähetä muokattu liite seuraavalle käyttäjälle valitsemalla kiertävän viestin tilariviltä Valmis. Kiertävän viestin poistaminen Jos haluat poistaa kiertävän viestin, valintaikkunan teksti kertoo, että viesti on kiertävä. Jos haluat poistaa viestin siitä huolimatta, viesti ei siirry seuraavalle käyttäjälle. Ennen viestin poistamista sinun tulee merkitä se valmiiksi, ellet halua keskeyttää sen kulkua. Kiertävä viesti 70

76 Tilatietojen tarkistaminen Jos haluat tarkistaa, onko kiertävän tehtäväpyynnön vastaanottaja suorittanut tehtävän, avaa Infoikkuna kaksoisnapsauttamalla viestiä Lähetetytkansiossasi. Tarkista ikkunan Tilasarakkeesta viestin tila (Jakelu, Avattu, Valmis ja niin edelleen). Lisätietoja on jaksossa Info. Brad on merkinnyt viestin Judith ei ole vielä vastaanottanut Richard on vastaanottanut Kirjoittimen asetukset Jos joku kiertävän viestin vastaanottajista käyttää WordPerfect Office versiota 4.0 aikaisempaa versiota, GroupWise toimittaa tälle käyttäjälle kopion viestistä, merkitsee viestin valmiiksi ja reitittää viestin seuraavalle vastaanottajalle. Kirjoittimen asetusten avulla voit määrittää, mitä kirjoitinta haluat GroupWisen käyttävän sekä minkälaiset marginaalit haluat tulostettaville sivuille. Nämä asetukset vaikuttavat tulostettaviin viesteihin. Lisätietoja kalenterin tulostamisesta on jaksossa Tulosta kalenteri. Käsitteitä Kirjoittimen asetukset Tulostakomennon avulla voit tulostaa postisanomia, puhelinviestejä, ajanvarauksia, tehtäviä, muistioita ja liitteitä. Sinun on kuitenkin valittava käytettävä kirjoitin Kirjoittimen asetusten avulla, ennen kuin voit tulostaa GroupWisesta. 71 Kirjoittimen asetukset

77 Kirjoittimen valitseminen 1 Avaa Kirjoittimen asetukset valintaikkuna valitsemalla Tiedostovalikosta Kirjoittimen asetukset. 2 Jos haluat käyttää Windowsin asennuksessa määritettyä kirjoitinta, valitse Oletuskirjoitin. TAI Voit valita toisen kirjoittimen valitsemalla Muu kirjoitin ja valitsemalla sitten haluamasi kirjoittimen avattavasta luettelosta. 3 Sulje Kirjoittimen asetukset valintaikkuna valitsemalla OK. Marginaalien asettaminen Lisätietoja Asettamalla marginaalit voit määrittää, kuinka paljon tyhjää tilaa jää tulostettavan sivun reunoihin. Voit määrittää marginaalien leveydet senttimetreinä tai tuumina. Jos asetat marginaalit ja muutat sitten niiden mittayksikköä, GroupWise muuntaa marginaalit uuden mittayksikön mukaisiksi. 1 Avaa Kirjoittimen asetukset valintaikkuna valitsemalla Tiedostovalikosta Kirjoittimen asetukset. 2 Valitse haluamasi mittayksikkö valitsemalla Senttimetrit tai Tuumat. 3 Aseta marginaalit kirjoittamalla haluamasi leveydet ruutuihin tai Vasemmalle, Oikealle, Ylhäällä ja Alhaallatekstiruutujen vieressä olevien nuolten avulla. 4 Sulje Kirjoittimen asetukset valintaikkuna valitsemalla OK. Liitteiden tulostaminen Voit tulostaa liitteen sovelluksella, jolla liite on luotu. Valitse Kirjoittimen asetukset valintaikkunasta Käytä tulostuksessa liitetyyppiin yhdistettyä sovellusta. Lisätietoja on jaksossa Sovellusten käynnistäminen. Jos esimerkiksi Käytä tulostuksessa liitetyyppiin yhdistettyä sovellusta on valittu ja haluat tulostaa viestiin liitetyn Quattro Pro laskentataulukon, se tulostetaan Quattro Prosta eikä GroupWisesta. Kirjoittimen asetukset 72

78 Kätke valikko Pudotusvalikkorivin piilottaminen Leikepöytä Käsitteitä Muita tulostusmäärityksiä Saat lisää tulostusasetuksia näkyviin valitsemalla Kirjoittimen asetukset valintaikkunasta Aseta tai Fontit. Asetukset muuttuvat sen mukaan, minkä kirjoittimen olet valinnut Kirjoittimen asetuksissa. Saat lisätietoja valitsemalla Windowsin valintaikkunoista Ohje. Voit poistaa pudotusvalikon ja ikkunan kuvauksen avoinna olevasta kalenterinäkymästä Kätke valikko komennon avulla. Voit käyttää Kätkekomentoa esimerkiksi silloin, kun haluat tuoda näyttöön pienen ajanvarausluettelon, mutta et halua muuttaa luetteloa mitenkään. 1 Valitse pääikkunan Kalenteriponnahdusluettelosta haluamasi kalenterinäkymä. 2 Poista pudotusvalikkorivi avoimesta näkymästä valitsemalla Näytävalikosta Kätke valikko. Jos haluat palauttaa valikkorivin avoimeen näkymään, tuo QuickMenuvalikko näyttöön napsauttamalla näkymän taustaa tai tilariviä hiiren kakkospainikkeella. Valitse Kätke valikko. Leikepöydän avulla voit tallentaa tekstin yhdestä tekstiruudusta ja liittää sen toiseen tekstiruutuun. GroupWise käyttää Windowsin Leikepöytää, jossa voit kopioida ja liittää tietoja sovelluksesta toiseen. Viestien säilyttäminen Leikepöytä on muistialue, jossa tietoja voidaan säilyttää väliaikaisesti. Kun käytät Liitätoimintoa, teksti jää edelleen Leikepöydälle ja voit liittää sen niin monta kertaa kuin haluat, kunnes leikkaat tai kopioit jonkin muun tekstin. Kun leikkaat tai kopioit muuta tekstiä, se korvaa Leikepöydällä aiemmin säilytetyt tiedot. Kun luot lähetettävää viestiä, voit leikata tai kopioida tekstin Leikepöydälle myöhempää käyttöä varten. Liitätoiminnolla voit noutaa tekstin Leikepöydältä ja lisätä sen lisäyskohtaan näytössä. Voit liittää tekstiä mihin tahansa viestin kenttään. 73 Kätke valikko

79 Tekstin liittäminen Liitetiedostot Käsitteitä Tiedoston liittäminen Leikkaatoiminto siirtää tekstin Leikepöydälle, ja voit liittää sen sieltä haluamaasi paikkaan. Kopioitoiminto jättää alkuperäisen tekstin paikalleen ja sijoittaa sen kopion Leikepöydälle. 1 Valitse leikattava tai kopioitava teksti. 2 Valitse Muokkaavalikosta Leikkaa tai Kopioi. 3 Valitse tekstiruutu, johon haluat kopioida, ja valitse sitten Muokkaavalikosta Liitä. Voit sisällyttää viestiin minkä tahansa tiedoston tai sanoman ja upottaa tai linkittää viestiin OLEobjekteja. Lisätietoja on jaksossa OLE. Vaihtoehdot Liitetiedostoa voi tarkastella ja sen voi tulostaa, avata tai tallentaa. Liitetiedoston voi myös lisätä tai poistaa. Lisäksi sitä voi muokata. Voit sisällyttää viestiin esimerkiksi tekstitiedostoja, grafiikkaa, ohjelmia, laskentataulukkoja ja äänitiedostoja. Saapuneetkansiossa viestin kuvakkeen vieressä oleva viestiluetteloruudun paperiliitinkuvake ilmaisee, että viesti sisältää liitteen. Ääniliitteitä sisältävien tai GroupWisen PhoneAccessohjelman kautta lähetettyjen viestien kuvakkeen vieressä näkyy kaiutinkuvake. Liitteiden käytön ja hakemisen erot Hae ja Liitätoiminnot soveltuvat eri tarkoituksiin GroupWisessa. Liitätoiminnon avulla voit sisällyttää tiedoston lähettämääsi sanomaan, mutta liitteen sisältö ei näy viestin Sanomaruudussa. Liitetyssä tiedostossa säilyvät kuitenkin kaikki muotoilukoodit. Kun avaat liitteen, sen tiedostomuotoon yhdistetty sovellus käynnistyy. Lisätietoja on jaksossa Sovellusten käynnistäminen. Haetoiminnon avulla voit tuoda tekstitiedoston sisällön viestin Sanomaruutuun. Näin voit siis luoda sanoman erillisellä tekstinkäsittelyohjelmalla. Jotkin muotoilukoodit saattavat kuitenkin hävitä tiedostoa haettaessa. 1 Valitse pääikkunassa jonkin viestityypin avattava luetteloruutu ja valitse sitten luettelosta liiteruudun sisältävä viestinäkymä. Liitetiedostot 74

80 2 Avaa Viestin liitteet valintaikkuna valitsemalla Liitä. 3 Avaa Liitä tiedosto valintaikkuna valitsemalla Liitä tiedosto. 4 Kirjoita tiedoston nimi Tiedostonimitekstiruutuun tai valitse tiedosto luetteloruudusta. 5 Jos haluat tarkastella liitetiedostoa, valitse tiedosto ja valitse Katso. Katso antaa sinun tarkastella tiedostoa ennen sen liittämistä 6 Sulje katseluikkuna kaksoisnapsauttamalla ohjausvalikkoruutua. 7 Sulje Liitteen lisäys valintaikkuna valitsemalla OK. Liitetty tiedosto näkyy Liitteetluetteloruudussa. 8 Sulje Viestin liitteet valintaikkuna ja palaa pääikkunaan valitsemalla Sulje. Liitetiedoston avaaminen Jos haluat tarkastella liitettä avaamatta sitä, katso lisätietoja tämän jakson kohdasta Liitteen tarkasteleminen. 1 Avaa liitteen sisältävä viesti. 2 Valitse Tiedostovalikosta Liitteet. 3 Valitse liite ja valitse sitten Avaa. Tiedostomuotoon yhdistetty ohjelma avaa tiedoston. Jos tiedosto ei avaudu, tiedostomuodon ja sen avaavan sovelluksen yhteys pitää määrittää. Lisätietoja on jaksossa Sovellusten käynnistäminen. 75 Liitetiedostot

81 Liitteen tarkasteleminen Vastaanottamiesi liitteiden tulostaminen 1 Avaa liitteen sisältävä viesti. 2 Avaa katseluohjelma liitetiedoston tarkastelua varten kaksoisnapsauttamalla liitettä. Lisätietoja katseluohjelmasta on jaksossa Katseluohjelma. Lisätietoja liitteen tallentamisesta on jaksossa Tallentaminen. 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Saapuneet. 2 Kaksoisnapsauta liitteen sisältävää viestiä viestiluetteloruudussa. 3 Avaa Tulostusvalintaikkuna valitsemalla Tiedostovalikosta Tulosta. Viesti ja kaikki sen liitteet näkyvät Osatruudussa. Voit valita tämän tekstiruudun, jos haluat tulostaaliitteen siinä Lisätietoja Lisäasetukset 4 Valitse tulostettava viesti Osatruudusta ja valitse sitten Tulosta. TÄRKEÄÄ: Jos näkyviin tulee Sovelluksen käynnistäminen valintaikkuna, kirjoita sovelluksen nimi Käynnistettävä sovellus tekstiruutuun. Kun olet valmis, valitse OK. Liitteen vetäminen Voit vetää tiedoston kuvakkeen Windowsin Resurssienhallinnasta ja liittää sen viestiin pudottamalla sen viestin näkymään. Liitteen lähettäminen kiertävänä viestinä Kiertävä viesti toiminnon avulla voit lähettää liitteen usealle vastaanottajalle toinen toisensa jälkeen. Käyttäjät voivat avata liitteen, tehdä siihen muutoksia, tallentaa sen ja valita lopuksi Valmis, jolloin viesti lähetetään kierron seuraavalle käyttäjälle. Lisätietoja on jaksossa Kiertävä viesti. Lähetysten lisäasetusten avulla voit määrittää oletusasetukset lähetettäville viesteille. Voit esimerkiksi määrittää asetuksen, joka piilottaa viestin aiheen, määrittää viestin toimittamiselle viiveen, liittää viestiin tietosuojamerkinnän tai määrittää, että lähettämäsi viestit eivät jää Lähetetytkansioon. Lisäasetukset 76

82 Lisäasetusten tekeminen Lisää lähettämäsi viestit Lähetetyt Peittää aiheen niin, ettei Notify näytä sitä. Antaa sinun määrittää, että vastaanottajan pitää antaa postilaatikkonsa salasana, jotta nämä voivat merkitä lähettämäsi kiertävät viestit Lopettaminen Lukeminen Viestin lukeminen 1 Valitse Tiedostovalikosta Aseta. 2 Avaa Lisämäärityksetvalintaikkuna kaksoisnapsauttamalla Lähetyksen lisämääritykset. 3 Valitse haluamasi määritykset ja valitse sitten OK. 4 Sulje Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Sulje. Voit sulkea GroupWisesovelluksen Lopetatoiminnon avulla. 1 Valitse pääikkunan Tiedostovalikko. 2 Valitse Lopeta. Viivyttää viestin jakelua määrittämäsi määrän päiviä. Asettaa suojausotsikon Sanomaruutuun. Tietosuoja ei muunna viestiä salakielelle. Antaa sinun muuntaa yhdyskäytävän kautta lähettämäsi liitteet. Luetoiminnon avulla voit tarkastella kalenterinäkymän, Saapuneetkansion, Lähetetytkansion tai Roskakorin viestien sisältöä. 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Saapuneet, Lähetetyt, Roskakori tai Kalenteri. 77 Lopettaminen

83 Lähettäjän nimi tulee Lähettäjäruutuun 2 Kaksoisnapsauta viestiä Saapuneetkansiossa, Roskakorissa tai kalenterinäkymässä. TAI Valitse viesti Lähetetytkansiosta, valitse sitten Käsittelevalikosta Lue. Käyttäjätunnuksesi tulee johonkin kolmesta Sanoma tulee Sanomaruutuun Kun vastaanotat alkuperäisen viestin tai tiedoksi annetun viestin, käyttäjätunnuksesi tulee näkyviin Jakeluruutuun tai Tiedoksiruutuun. Jos käyttäjätunnuksesi näkyy Peitetystiruudussa, vain sinä ja viestin lähettäjä tiedätte, että olet saanut kopion viestistä. Nimesi näkyy Lähettäjäruudussa, jos olet viestin lähettäjä. 3 Valitse Sulje, kun lopetat viestin lukemisen. Lisätietoja Lähetetytkansio Käsitteitä Useiden viestien lukeminen Jos haluat lukea kaikki viestisi, avaa seuraava viesti valitsemalla Käsittelevalikosta Lue seuraava tai avaa edellinen viesti valitsemalla Käsittelevalikosta Lue edellinen. Viestin tekstin kopioiminen Et voi muokata vastaanottamasi viestin tekstiä. Voit kuitenkin kopioida valitsemasi tekstin osoiteruuduista, Aiheruudusta tai Sanomaruudusta Leikepöydälle, jos haluat liittää sen toiseen viestiin tai sovellukseen. Voit tarkastella, lukea ja peruuttaa muille käyttäjille lähettämiäsi viestejä sekä seurata näiden viestien tietoja. GroupWisen postilaatikko Kaikki lähettämäsi ja vastaanottamasi viestit tallennetaan verkossa olevaan GroupWisepostilaatikkoosi. GroupWisepostilaatikon voi jakaa kolmeen osaan: lähetetyt viestit, saapuvat viestit ja yksityiset viestit. Voit tarkastella lähetettyjä viestejä Lähetetytkansiossa. Lähetetytkansio 78

84 Lähetetytkansion luetteloruudut Lähetetytkansiossa on kaksi luetteloruutua. Toinen on viestejä varten ja toinen kansioita varten. Viestiluetteloruudussa voit tarkastella lähettämiäsi viestejä. Kansioluetteloruudussa näkyvät kaikki kansiosi. Voit järjestellä kirjeenvaihtoasi siirtämällä viestejä kansioihin. Lisätietoja on jaksossa Kansiot. Kansioluette l Viestiluettelo Luettelo vastaanottajista Kuvakkeet osoittavat Viestin Asiaruudun Viestiluetteloruudun sarakkeet Viestiluetteloruudussa on tietoja lähettämistäsi viesteistä. Voit valita haluamasi viestiluettelon tarkastelutavan muokkaamalla sarakkeita. Lisätietoja on tämän jakson kohdassa Lisätietoja. Päivämäärä ja kellonaika, jolloin viesti lähetettiin Lähetetyn viestin tyyppi Viestin lukeminen Viestin lähettäminen uudelleen 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Lähetetyt. Uudet lähetetyt viestit sijoitetaan postilaatikkokansioon. Kun avaat Lähetetytkansion, postilaatikkokansio on valittuna. 2 Valitse viesti ja valitse sitten Käsittelevalikosta Lue. 3 Kun olet lopettanut viestin lukemisen,valitse Sulje. 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Lähetetyt. Uudet lähetetyt viestit sijoitetaan postilaatikkokansioon. Kun avaat Lähetetytkansion, postilaatikkokansio on valittuna. 2 Valitse viesti, jonka haluat lähettää uudelleen. 3 Avaa viesti valitsemalla Lähetävalikosta Lähetä uudelleen. Voit halutessasi muokata viestiä. Voit esimerkiksi muuttaa osoitteita, aihetta, sanomaa sekä alkamis ja päättymisaikoja. 4 Valitse Lähetä. Näyttöön tulee Lähetä uudelleen valintaikkuna, jossa kysytään, haluatko peruuttaa alkuperäisen viestin. 79 Lähetetytkansio

85 5 Valitse Kyllä, jos haluat peruuttaa alkuperäisen viestin, tai Ei, jos et halua peruuttaa alkuperäistä viestiä. Kun olet valinnut Kyllä tai Ei, muutettu viesti lähetetään. Peruutetut postisanomat ja puhelinviestit voi poistaa vastaanottajan Saapuneetkansiosta vain, jos niitä ei ole vielä avattu. Ajanvaraukset, tehtävät ja muistiot voi peruuttaa milloin tahansa. Viestin seuraaminen Viestin peruuttaminen 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Lähetetyt. Uudet lähetetyt viestit sijoitetaan postilaatikkokansioon. Kun avaat Lähetetytkansion, postilaatikkokansio on valittuna. 2 Kaksoisnapsauta viestiä, jota haluat seurata. Infoikkunassa näkyy, kenelle viesti on lähetetty ja vastaanottajien viestille suorittamat toimet (kuten avaaminen, valmiiksi merkitseminen tai poistaminen). Lisätietoja on jaksossa Info. 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Lähetetyt. Uudet lähetetyt viestit sijoitetaan postilaatikkokansioon. Kun avaat Lähetetytkansion, postilaatikkokansio on valittuna. 2 Valitse viesti, jonka haluat peruuttaa. 3 Avaa Poista viesti valintaikkuna valitsemalla Käsittelevalikosta Poista. 4 Voit poistaa viestin vastaanottajan Saapuneetkansiosta ja säilyttää sen omassa Lähetetytkansiossa valitsemalla Saapuneista. TAI Voit poistaa viestin vastaanottajan Saapuneetkansiosta ja omasta Lähetetytkansiostasi valitsemalla Kaikilta. TÄRKEÄÄ: Vastaanottajien avaamia postisanomia ja puhelinviestejä ei poisteta. Ajanvaraukset, muistiot ja tehtäväpyynnöt voi peruuttaa milloin tahansa. 5 Peruuta viesti ja sulje Viestin poisto valintaikkuna valitsemalla OK. Lähetetytkansio 80

86 Lisätietoja Sarakeotsikoiden käsitteleminen Voit lajitella viestiluetteloruudun sarakkeet eri ehtojen mukaan, muuttaa lajittelujärjestystä tai poistaa sarakkeita. Tehtävä Vaiheet Vihjeet Lajittelu toisen sarakkeen mukaan Lajittelujärjestyksen muuttaminen Sarakkeen siirtäminen Sarakkeen leventäminen Sarakkeen poistaminen Poistettujen otsikoiden palauttaminen Avaa Viestien lajittelu Oletusasetus on valintaikkuna Lajittele päivän valitsemalla Näytävalikosta Lajittele. mukaan. Valitse viesti, jonka mukaan haluat lajitella, ja valitse sitten OK. Avaa Viestien lajittelu valintaikkuna valitsemalla Näytävalikosta Lajittele. Valitse Laskeva ja sulje Viestien lajittelu valintaikkuna valitsemalla OK. Vedä sarakkeen otsikko haluamaasi otsikkorivin kohtaan. Vedä kahden sarakkeen välissä olevaa viivaa, kunnes sarake on leveämpi. Vedä sarakeotsikko pois otsikkoriviltä. Napsauta hiiren kakkospainikkeella sitä otsikkorivin kohtaa, josta sarakeotsikko puuttuu. Valitse sitten palautettava sarakeotsikko pikavalikosta. Oletusasetus on nousevassa järjestyksessä (ensimmäisestä viimeiseen). Kun siirrät kohdistimen viivan päälle, sen muuttuu kaksinuoliseksi kohdistimeksi. Poistetut otsikot palautetaan. Muita muutoksia, kuten lajittelujärjestystä tai sarakkeen leveyttä, ei palauteta oletusarvoiksi. 81 Lähetetytkansio

87 Jakopalkki Voit leventää kansio tai viestiluetteloruutua vetämällä jakopalkkia. Jakopalkilla voit leventää kansioluetteloruutua tai Viestien suodattaminen Voit suodattaa viestit niin, että vain tietyn tyyppiset viestit näytetään. Voit esimerkiksi näyttää vain lähettämäsi ajanvaraukset. Lisätietoja on jaksossa Suodatin. Oletuskansiot GroupWiseen kuuluu neljä oletuskansiota. Nimelläsi merkitty kansio sisältää kaikki muut kansiot. Postilaatikkokansioon tallennetaan kaikki lähettämäsi tai vastaanottamasi uudet viestit. Kalenterikansiossa ovat sinulle lähetetyt ajanvaraukset, muistiot ja tehtävät. Kaappikansiossa säilytetään luomiasi kansioita. Oletuskansioita ei voi poistaa. Lähettäminen Viestin lähettäminen Lähetätoiminnon avulla voit lähettää postisanoman tai puhelinviestin, varata tapaamisen, antaa tehtävän tai lähettää muistion. Kaikki viestityypit lähetetään suunnilleen samalla tavalla. Erot näkyvät määrityksissä, jotka vaihtelevat viestin mukaan, kuten esimerkiksi ajanvarauksen päivämäärän varaaminen tai puhelinviestin Soittajatekstiruudun täyttäminen. Lisätietoja eri viestityypeistä on kutakin viestityyppiä koskevassa jaksossa. Jaksosta näet myös viestityypin yksilölliset määritykset. 1 Valitse pääikkunasta viesti, jonka haluat lähettää. Voit joko kaksoisnapsauttaa haluamaasi kuvaketta tai valita näkymän kuvakkeen alla olevasta ponnahdusluettelosta. Molemmat tavat avaavat viestinäkymän. 2 Jos et tiedä vastaanottajien käyttäjätunnuksia, avaa osoitekirja valitsemalla Osoitteet. Siirrä nimet Jakeluruutuun kaksoisnapsauttamalla niitä ja valitse sitten OK. TAI Jos tiedät käyttäjätunnukset, kirjoita ne Jakeluruutuun pilkuilla erotettuina. 3 Kirjoita kuvaus Aiheruutuun. 4 Kirjoita oma viestisi Sanomaruutuun. Lähettäminen 82

88 Lähetysmääritykset Lähetysmäärityksen valitseminen 5 Jos viestiin liittyy muitakin määrityksiä, kuten Tärkeys, Aloituspäivämäärä tai Lopetuspäivämäärä, täytä myös niihin liittyvät ruudut. Lisätietoja viestityyppien sisältämistä vaihtoehdoista on jaksoissa Ajanvaraus, Tehtävä, Muistio ja Puhelinviesti. 6 Jos haluat liittää tiedoston, valitse Tiedostovalikosta Liitä tiedosto. Valitse tiedosto Tiedostonimiluetteloruudusta ja valitse sitten OK. Lisätietoja on jaksossa Liitteet. 7 Jos haluat muuttaa lähetysmäärityksiä, valitse Lähetävalikosta Lähetysmääritykset. Määritä viestille haluamasi lähetysmääritykset ja valitse sitten OK. Lisätietoja on jaksossa Lähetysmääritykset. 8 Kun olet saanut viestin valmiiksi, valitse Lähetä. Lähetävalikon Lähetysmääritysten avulla voit kumota Asetuksissa valitsemasi lähetysmääritykset. Vain juuri käsittelemäsi viestin asetukset muuttuvat. Asetuksetikkunassa valitsemasi oletusarvoasetukset pysyvät ennallaan. 1 Avaa viestinäkymä pääikkunasta. 2 Avaa näkymän Lähetysmäärityksetvalintaikkuna valitsemalla Lähetävalikosta Lähetysmääritykset. Avautuva valintaikkuna vaihtelee avoinna olevan näkymän mukaan. Voit valita seuraavat viestimääritykset: Määritys Vaikutuskohde Kuvaus Tilatiedot Kaikki viestit Voit määrittää seuraavat tilat: Ei tilatietoa, Jakelu, Jakelu ja luku ja Kaikki tiedot. Määrittämäsi tilatiedot näkyvät, kun avaat Infoikkunan seurataksesi muille käyttäjille lähettämiäsi viestejä. 83 Lähetysmääritykset

89 Tärkeysaste Kaikki viestit Voit määrittää tärkeyden Korkeaksi, Normaaliksi tai Matalaksi. Suuren lähetystärkeyden viestien kuvakkeet näkyvät viestiluetteloruudussa punaisina, normaalin tärkeyden viestien kuvakkeet valitsemasi oletusvärin mukaisina ja pienen tärkeyden viestien kuvakkeet harmaina. Vanhenemisaika Automaattinen poisto Ilmoita vastaanottajille Palaute vastaanottajan toimista Vastauspyyntö Postisanomat, puhelinviestit Postisanomat, puhelinviestit Kaikki viestit Kaikki viestit Postisanomat, puhelinviestit Voit valita vanhenemisajaksi Ei vanhenemisaikaa tai määrittää, että viesti poistuu Lähetetytkansiostasi ja vastaanottajan Saapuneetkansiosta tietyn ajanjakson jälkeen, jos vastaanottaja ei ole vielä avannut viestiä. Valitse Automaattinen poisto, jos haluat, että lähettämäsi viesti siirtyy automaattisesti Roskakoriin, kun kaikki vastaanottajat ovat poistaneet sen ja hävittäneet sen Roskakoristaan. Tämän määrityksen avulla vastaanottajat saavat ilmoituksen, kun lähetät viestin. Vastaanottajien Notifyohjelman tulee olla käynnissä, jotta tämä määritys toimisi tehokkaasti. Lisätietoja on jaksossa Notify. Voit saada ilmoituksen, kun lähettämäsi viesti avataan, hylätään tai poistetaan tai kun se on valmis. Ponnahdusluetteloiden avulla voit määrittää, haluatko saada ilmoituksen, postisanoman vai molemmat. Jos valitset postisanoman, kaikki hyväksyttyjen tai hylättyjen viestien lisäkommentit näkyvät palauteviestin Sanomaruudussa sekä Lähetetytkansiosi Infoikkunassa. Voit valita jonkin näistä määrityksistä, jos haluat vastauspyynnön tulevan näkyviin lähettämiesi viestien Sanomaruutuun. Halutessasi voit myös määrittää päivien määrän. Jos valitset Ei vastauspyyntöä, Sanomaruutuun ei tule vastauspyyntöä. Lähetysmääritykset 84

90 Lisämääritykset Kaikki viestit Lähetyksen lisämääritykset ovat jaksossa Lähetyksen lisämääritykset. 3 Kun olet tehnyt kaikki määritykset, sulje Lähetysmäärityksetvalintaikkuna valitsemalla OK. Lähetä edelleen Viestin lähettäminen edelleen Lähetä edelleen komennon avulla voit lähettää saamasi viestin muille käyttäjille. Kun lähetät viestin edelleen, GroupWise avaa postinäkymän ja liittää edelleen lähetettävään viestiin saamasi viestin ja sen liitteet liitteenä. 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Saapuneet tai Kalenteri, ja avaa sen jälkeen viesti kaksoisnapsauttamalla sitä. 2 Valitse Lähetävalikko ja avaa postinäkymä valitsemalla Lähetä edelleen. Aihe pysyy samana lukuun ottamatta sitä, että sen loppuun lisätään 3 Avaa osoitekirja valitsemalla Osoite. 4 Valitse haluamasi käyttäjätunnukset ja napsauta sen jälkeen Jakelu, Tiedoksi ja Peitetystiruutuja sen mukaan, ketkä ovat viestin varsinaisia vastaanottajia ja keille haluat lähettää sen tiedoksi tai peitetysti. Sulje osoitekirja valitsemalla OK. 5 Kirjoita viestisi Sanomaruutuun. 6 Valitse Lähetä. 85 Lähetä edelleen

91 Lisätietoja Lähettäminen edelleen sääntöjen avulla Lähtiessäsi liikematkalle voit luoda säännön, joka tuo saamasi viestit näyttöön ja lähettää ne edelleen muille vastattavaksi. Lisätietoja on jaksossa Säännöt. Kiertävä viesti Kun saat kiertävän viestin, ei Lähetä edelleen toimintoa tarvitse käyttää. GroupWise lähettää viestin seuraavalle henkilölle automaattisesti, kun merkitset viestin luetuksi. Lisätietoja on jaksossa Kiertävä viesti. Makro Makron nauhoittaminen Makron toistaminen Makrojen avulla voit nauhoittaa komentoja, jotka suorittavat toimintoja automaattisesti. Voit esimerkiksi luoda makron, joka päivittää yrityksen viikkomuistion tai joka lähettää asiakastiedotteen kaikille työntekijöille. Makrokieli GroupWisen makrokieli perustuu komentoihin. GroupWise nauhoittaa siis näppäimillä tai hiirellä tehtyjen valintojen tulokset pelkkien näppäinpainallusten asemesta. Kun esimerkiksi valitset Kouluttajathenkilöstöryhmän, GroupWise ei nauhoita kaikkia hiiren painikkeiden napsautuksia, vaan tallentaa pelkän komennon TextSetTo(ToText:"Kouluttajat"). Näitä komentoja kutsutaan tuotekomennoiksi. GroupWisen makrokielessä on myös ohjelmointikomentoja. Näiden komentojen avulla voit luoda makroja, jotka toimivat käyttäjän antaman syötteen perusteella. 1 Valitse Välineetvalikosta Makro ja valitse sitten Nauhoita. 2 Kirjoita tallennettavalle makrolle nimi Tiedostonimiruutuun. GroupWise lisää tiedostonimeen automaattisesti.wcmtunnisteen. 3 Aloita makron nauhoittaminen valitsemalla Nauhoita. 4 Käytä GroupWisea tavalliseen tapaan. GroupWise nauhoittaa annetut komennot, näppäimistöllä kirjoitetun tekstin sekä hiiren avulla tehdyt valinnat. Jos kohdistin muuttuu ylivedetyksi ympyräksi, yrittämäsi toiminnot on suoritettava näppäimistön avulla hiiren asemesta. 5 Voit lopettaa nauhoituksen valitsemalla Välineetvalikosta Makro ja valitsemalla sitten Lopeta. Kun toistat makron, ohjelma suorittaa nauhoittamasi toiminnot uudelleen. 1 Valitse Välineetvalikosta Makro ja valitse sitten Toteuta. Makro 86

92 2 Kirjoita toistettavan makron nimi Tiedostonimitekstiruutuun tai valitse haluamasi makro Asemat, Hakemistot ja Tiedostonimiluetteloista. 3 Valitse Toista. VIHJE: Voit toistaa makron myös kaksoisnapsauttamalla makron tiedostonimeä tiedostoluettelossa. Makron muokkaaminen Voit käsitellä GroupWisen makroja samalla tavalla kuin tavallisia tekstitiedostojakin. Voit kirjoittaa tiedostoihin, muokata niitä ja tallentaa ne. Vaikka GroupWisessa ei ole omaa muokkausohjelmaa makrojen muokkaamista varten, voit muokata makroja kaikissa näkymissä Sanoma tai Huomautustekstiruutujen avulla. GroupWisen makroja voi muokata kätevästi esimerkiksi laajennetussa postinäkymässä, koska siinä on suuri sanomaruutu. Jos käytössäsi on WordPerfect version 6.0 tai uudemman Windows tai DOSversio, voit käyttää sen makronmuokkaustoimintoja makrojen kirjoittamisessa ja muokkaamisessa. 1 Valitse pääikkunan Postin lähetys ponnahdusluettelosta Pitkä postisanoma. 2 Valitse Tiedostovalikosta Hae. 3 Kirjoita muokattavan makron nimi Tiedostonimitekstiruutuun tai valitse haluamasi makro Asemat, Hakemistot ja Tiedostonimiluetteloista. Kirjoittamalla Tiedostonimitekstiruutuun *.wcm saat tiedostoluetteloon näkyviin vain makrot. 4 Valitse Avaa. Makro lisätään sanomaruutuun, vaikka kohdistin olisi Lähettäjä tai Jakeluruudussa. 5 Kirjoita uusia komentoja tai muokkaa makrossa olevia komentoja. VIHJE: Voit helpottaa makron lukemista muotoilujen, kuten välilyöntien, lihavointien ja alleviivausten avulla. Nämä muotoilut eivät vaikuta makron toimintaan. 87 Makro

93 Kun nauhoitat makron, GroupWise lisää automaattisesti sovelluskomennot. Tämä komento määrittää, että makron komennot suoritetaan GroupWisessa. Komennot voidaan suorittaa myös jossain muussa sovelluksessa, mutta se on määritettävä erikseen. 6 Voit tallentaa makron valitsemalla Tiedostovalikosta Tallenna. Varmista, että makron nimessä on.wcmtunniste. 7 Kirjoita makron nimi Tiedostonimitekstiruutuun ja valitse OK. Valitse Kyllä, jos haluat korvata aiemmin luodun makron. VIHJE: WordPerfectin Windowsversiossa 6.0 tai uudemmassa voit muokata GroupWisen makroa hakemalla makron asiakirjaikkunaan. Makron kääntäminen Lisätietoja Kääntäjällä makrot käännetään sellaiseen muotoon, että GroupWise voi toistaa niitä. Makrot käännetään, kun ne toistetaan. Makron kääntämisen aikana näyttöön voi tulla virhesanoma. Voit sulkea valintaikkunan valitsemalla Peruuta käännös tai voit tarkistaa, onko makrossa muita virheitä, valitsemalla Jatka käännöstä. Kummassakaan tapauksessa makroa ei voi toistaa, ennen kuin kaikki siinä olevat virheet on korjattu. Lisätietoja on kohdassa Makron muokkaaminen. Makroongelmien ratkaiseminen Kääntäjän avulla voit korjata makroissa olevia virheitä. Jos kääntäjä löytää virheen, näyttöön tulee valintaikkuna, jossa on yleistietoja ongelmasta. Makron kääntäjä voi kuitenkin vain yrittää tulkita, mitä makron on suunniteltu tekevän. Tämän takia kääntäjän virheilmoitukset eivät aina määritä virheen syytä tarkkaan, vaan antavat yleisiä ohjeita mahdollisista virheen syistä. Makro 88

94 Makrojen ohje GroupWiseen sisältyy makrojen ohje. Voit käyttää ohjettavalitsemalla Ohjevalikosta Makrot. Ohjeessa on tietoja makrokomennoista ja niiden syntakseista sekä lisäohjeita ja esimerkkejä makrojen käyttämisestä. Makrokomennot ja syntaksi Jos luot makron valitsemalla nauhoitettavat toiminnot hiiren avulla, komennot lisätään automaattisesti oikeassa muodossa. Jos valitset nauhoitettavat toiminnot näppäimistön avulla, makrokomentojen ja niiden osien on oltava oikeassa järjestyksessä, jotta makro toimisi oikein. Tätä järjestystä kutsutaan syntaksiksi. Makro on tehty syntaktisesti oikein, kun makrokomennoissa ei ole kirjoitusvirheitä ja kun makrokomennot sisältävät kaikki pakolliset parametrit ja erottimet oikeassa järjestyksessä. Makrokomennoissa on kolme osaa: komennon nimi, parametrit ja erottimet. Komennon nimi Komennon nimi ilmaisee, minkä toiminnon komento aktivoi. Joskus pelkkä komennon nimi riittää toiminnon suorittamiseen. Esimerkiksi CloseWindow() on täydellinen makrokomento, koska GroupWise ei tarvitse muita tietoja komennon suorittamiseen. Komento sulkee aktiivisena olevan ikkunan. Esimerkki: CloseWindow() Parametrit Jos GroupWise tarvitsee enemmän tietoja kuin komennon nimen, parametrit ovat pakollisia. Komennon nimi vastaa toimintoa. Parametrit vastaavat toiminnon ominaisuuksia, joita voi muuttaa, tai valintoja, joita voi tehdä. Esimerkiksi Retrievekomento tarvitsee parametrin, joka ilmoittaa haettavan tiedoston. Parametrit kirjoitetaan aina sulkeisiin. Esimerkki: Retrieve (Filename: "C:\Faksi.wcm") Erotinmerkit Joissakin makrokomennoissa on useita pakollisia parametreja. Parametrit on yleensä laitettava oikeaan järjestykseen (paitsi määritettäessä parametrien nimet) ja ne on erotettava toisistaan erotinmerkillä. Parametrit on erotettava toisistaan puolipisteillä (;) ja koko parametrijonon on oltava sulkeissa. Esimerkiksi ViewOpenedNamedkomennolla on kaksi pakollista parametria: näkymän nimi ja näkymän tyyppi. Esimerkki: ViewOpenedNamed (ViewName: "Expanded Mail"; ViewType: MAIL!)) 89 Makro

95 Merkitseminen tehdyksi Lisätietoja on makrojen käytönaikaisen ohjeen aiheessa Macro Basics. Voit käyttää ohjetta valitsemalla Ohjevalikosta Makrot. Lisätietoja kaikkien GroupWisen makrokomentojen syntakseista ja pakollisista parametreista on makrojen ohjeen Macro Commands Index luettelossa. Voit merkitä tehtäviä tai kiertäviä viestejä valmiiksi Merkitse tehdyksi toiminnolla. Tehtävän merkitseminen tehdyksi Voit merkitä tehtävät, kun ne valmistuvat. Kun merkitset tehtävän tehdyksi, se ei enää siirry kalenterissa seuraavan päivän kohdalle. Jos merkitset tehtävän tehdyksi ja huomaatkin sitten, että jotakin jäi vielä tekemättä, voit poistaa merkinnän. Merkitsemättömät tehtävät siirtyvät kalenterissa kuluvan päivän kohdalle. 1 Valitse Kalenteriponnahdusluettelosta näkymä, jossa on tehtäväluettelo. 2 Napsauta tehtävän vieressä olevaa valintaruutua, jossa ei ole valintamerkkiä. Valintaruutuun tulee valintamerkki, joka kertoo, että tehtävä on tehty. Tehty tehtävä Jos haluat poistaa tehdyksi merkityn tehtävän valintamerkin, napsauta valintaruutua uudelleen. Kiertävän viestin merkitseminen tehdyksi Kun merkitset kiertävän viestin tehdyksi, se lähetetään kiertoluettelossa seuraavana olevalle henkilölle. TÄRKEÄÄ: Tehdyksi merkityn kiertävän viestin merkintää ei voi poistaa. 1 Avaa kiertävä viesti Saapuneetkansiosta tai kalenterinäkymästä, jossa on viestiluetteloruutu tai tehtäväluettelo. 2 Valitse Käsittelevalikosta Merkitse tehdyksi. Merkitseminen tehdyksi 90

96 Lisätietoja Merkitseminen yksityiseksi Viesti lähetetään kiertoluettelon seuraavalle vastaanottajalle. 3 Sulje viesti valitsemalla Sulje. Tilatietojen tarkistaminen Jos haluat nähdä, onko vastaanottaja, jolle tehtävä on määritetty tai delegoitu, saanut tehtävän valmiiksi, valitse viesti Lähetetytkansiosta ja valitse sitten Käsittelevalikosta Info. Tarkista viestin tila (Jakelu, Avattu, Valmis ja niin edelleen) Infoikkunan viimeisestä sarakkeesta. Lisätietoja on jaksossa Info. Avaamattoman tehtävän merkitseminen valmiiksi Jos haluat merkitä tehtävän valmiiksi viestiluetteloruudussa avaamatta viestiä, valitse tehtävä. Valitse Käsittelevalikosta Merkitse tehdyksi. Merkitsemällä viestin yksityiseksi voit estää valtuuttamattomia käyttäjiä avaamasta lähettämiäsi ja vastaanottamiasi viestejä. Valtuutetut käyttäjät eivät voi käsitellä yksityiseksi merkittyjä viestejä, ellet anna käyttäjille valtuuksia Valtuutetutluettelossa. Lisätietoja on jaksossa Valtuuksien antaminen. Jos viestiä lähettäessäsi merkitset viestin yksityiseksi, sitä eivät voi avata valtuuttamasi henkilöt eivätkä vastaanottajan valtuuttamat henkilöt ilman tarvittavia valtuuksia. Jos merkitset saamasi viestin yksityiseksi, valtuuttamasi henkilöt eivät voi lukea viestiä ilman tarvittavia valtuuksia, mutta lähettäjän valtuuttamat henkilöt voivat. Lähettämiesi viestien merkitseminen yksityisiksi 1 Avaa uusi viestinäkymä pääikkunan viestinäkymäponnahdusluettelosta. 2 Valitse Käsittelevalikosta Merkitse yksityiseksi. Merkitse yksityiseksi komennon viereen tulee valintamerkki 3 Tee viesti valmiiksi ja valitse Lähetä. 91 Merkitseminen yksityiseksi

97 Vastaanotettujen viestien merkitseminen yksityisiksi Muistio Käsitteitä 1 Kaksoisnapsauta ensin Saapuneet tai Kalenteri ja kaksoisnapsauta sitten viestiä. 2 Valitse Käsittelevalikosta Merkitse yksityiseksi. Käsittelevalikon Merkitse yksityiseksi vaihtoehdon viereen tulee valintamerkki. 3 Valitse Sulje, kun lopetat viestin lukemisen. Muistion avulla voit lähettää muistutuksen tietystä päivästä. Kun lähetät muistion itsellesi tai toiselle käyttäjälle, GroupWise liittää muistion määrittämääsi päivämäärään. Muistio voi näkyä muistutuksena tiettynä päivänä (kuten syntymäpäivänä ja eräpäivänä). Muistion lähettäminen tapahtuu suurelta osin samalla tavalla kuin minkä tahansa muun viestin lähettäminen. Ainoastaan yksittäisiin viesteihin liittyvät määritykset, kuten muistion päivämäärän määrittäminen, vaihtelevat. Tässä osassa selvitetään vain muistioihin liittyvien määritysten käyttöä. Jos haluat lisätietoja tehtävän lähettämisestä, katso jaksoa Lähettäminen. Muistiot Voit lähettää muistion itsellesi tai jollekin muulle GroupWisen käyttäjälle. Muistio lisätään Lähetytkansioosi, kun lähetät sen, ja kalenteriisi ja Saapuneetkansioosi, kun vastaanotat sen. Oma muistio Oma muistio sijoitetaan ainoastaan omaan kalenteriisi. Se ei näy Saapuneet tai Lähetetytkansiossa, ellet käytä suodatusta. Lisätietoja on jaksossa Suodatin. Oman muistion erottaa ryhmämuistiosta siitä, että siinä ei ole osoiteruutuja. Muistio 92

98 Päivämäärän määrittäminen itse Nuolipainikkilla voit siirtyä eteen ja taakepäin kuukauden Kaksoisnuolipainikkeilla voit siirtyä eteen ja taaksepäin vuoden Voit kirjata muistion kalenteriisi tietyn päivän kohdalle. Saat Aseta päivämäärä valintaikkunan näkyviin seuraavasti: 1 Valitse pääikkunasta Muistiot ja valitse sitten muistionäkymä. 2 Napsauta Aseta päivämäärä painiketta. Voit napsauttaa päivää, jolloin haluat varata i Tämä päivä palauttaa päiväksi kuluvan päivän. 3 Valitse haluamasi päivämäärä ja valitse sitten OK. 4 Kirjoita muistio valmiiksi ja valitse Lähetä. Oman muistiinpanon luominen Lisätietoja 1 Valitse pääikkunan Kalenteriponnahdusluettelosta Päivä. 2 Napsauta Muistiinpanotluetteloa ja kirjoita haluamasi teksti. Kun aloitat kirjoittamisen, tekstiruutu tulee näkyviin. 3 Muistio siirtyy kalenteriisi, kun napsautat tekstiruudun ulkopuolella. 4 Jos haluat muokata muistiota, kaksoisnapsauta muistiota, jolloin oma muistionäkymä avautuu. Muistioilmaisimet Saapuneetkansiossa tai kalenterissa olevat muistioilmaisimet ilmaisevat kunkin muistion tilan seuraavassa taulukossa esitetyllä tavalla. Ilmaisin (Vain Saapuneetkansio) (Vain Saapuneetkansio) Tehtävän nimi on kursivoitu (vain kalenteri). Kuvaus Et ole vielä avannut muistiota. Olet avannut muistion. Ryhmämuistio, jota ei ole vielä hyväksytty tai hylätty. 93 Muistio

99 Muistion asetukset Muistion määritysten tekeminen Määrittämäsi tilatiedot näkyvät lähettämiesi muistioiden Ponnahdusluetteloiden avulla voit määrittää, haluatko saada ilmoituksen, palauteviestin tai ei Tehtävä, jossa on tavallista tekstiä (pelkkä kalenteri). (Vain muistioluettelo) Ryhmämuistio, jonka olet hyväksynyt. Muistio on merkitty yksityiseksi. Kun hylkäät muistion, viesti siirtyy roskakoriin. Jos haluat myöhemmin hyväksyä jo aikaisemmin hylkäämäsi muistion, voit palauttaa sen ja sitten hyväksyä sen. Lisätietoja on jaksoissa Hyväksyminen, Hylkääminen ja Roskakori. Muistion ajoituksen muuttaminen Voit muuttaa muistion ajankohdan toiseen päivään, jos olet muistion ajoituksen alkuperäinen määrittäjä. Lisätietoja on jaksossa Kalenteri. Muistion delegoiminen Kun käyttäjä määrittää muistion sinulle, voit delegoida muistion toiselle käyttäjälle. Kun delegoit muistion, sekä vastaanottaja että alkuperäinen lähettäjä saavat tiedon siirrosta. Lisätietoja on jaksossa Delegoiminen. Toistuvat muistiot Voit käyttää yhtä muistionäkymää toistuvien muistioiden ajankohtien määrittämiseksi. Päiväyskaavatoiminnolla voit esimerkiksi luoda määrityksen, joka sijoittaa muistion joka kuukauden kolmanteen perjantaihin. Lisätietoja on jaksossa Päiväyskaava. Asetuksissa olevien muistion lähetysmääritysten avulla voit määrittää, millaisena muistio lähetetään. Kun valitset muistiota luodessasi Lähetysmääritykset, määritykset koskevat ainoastaan kyseistä muistiota. 1 Valitse Tiedostovalikosta Aseta. 2 Kaksoisnapsauta Muistiot, jolloin Muistion lähetysmääritykset valintaikkuna avautuu. 3 Valitse haluamasi määritykset. 4 Sulje Muistion lähetysmääritykset valintaikkuna valitsemalla OK. 5 Sulje Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Sulje. Viestiluettelon viestikuvae on punainen, jos viestin tärkeys on korkea, oletusvärinen, jos tärkeys on normaali, ja harmaa, jos tärkeys on matala Voit määrittää, että vastaanottajille ilmoitetaan lähettäessäsi viestin. Vastaanottajille tulee olla Notify käynnissä, Muistion asetukset 94

100 Notify Notify ilmoittaa, kun Saapuneetkansioon tulee viesti tai kun ohjelma antaa hälytyksen. Notify voi antaa ilmoituksen kahdella tavalla: antamalla äänimerkin tai tuomalla näyttöön valintaikkunan, kun Saapuneetkansiossa on uusi viesti. Voit saada jonkun toisenkin käyttäjän ilmoitukset, jos tämä antaa sinulle siihen valtuudet. Voit halutessasi vastaanottaa hälytykset ja ilmoitukset ilmoitusluetteloon. Lisätietoja on jaksoissa Ilmoitusten käyttöönotto toiminnon asetukset ja Valtuuksien antaminen. Notifyn käyttäminen Notify on suunniteltu ajettavaksi pienennettynä taustalla muiden ohjelmien käytön aikana. Kun postilaatikkoosi saapuu viesti, Notify havaitsee sen ja muuttuu aktiiviseksi. Jos et saa ilmoitusta, Notify ei välttämättä ole käytössä. Notifytoiminnon käynnistäminen 1 Kaksoisnapsauta Windowsin Järjestelmänhallinnassa GroupWisen ohjelmaryhmässä olevaa Notifykuvaketta. Notify käynnistyy pienennettynä työpöydällä. Notifyn käynnistäminen, kun Windows käynnistetään 1 Vedä Notifykuvake GroupWisen ohjelmaryhmästä Käynnistysohjelmaryhmään. Aina kun käynnistät Windowsin, Notify käynnistyy pienennettynä työpöydällä. Jos lopetat Notifyn, sinun täytyy avata Käynnistysohjelmaryhmä ja kaksoisnapsauttaa Notifykuvaketta tai käynnistää Windows uudelleen. Ilmoitusasetusten tekeminen Ilmoitustyyppiryhmäruudun avulla voit helposti määrittää kunkin viestityypin ilmoitusasetuksen tärkeydeksi suuren, normaalin tai pienen. Voit tarvittaessa määrittää annettavan äänimerkin ja Notifyvalintaikkunan kunkin viestin suurta, normaalia ja pientä tärkeyttä varten. Voit esimerkiksi määrittää tärkeydeltään suurille ja pienille viesteille erilaiset ilmoitukset. 1 Napsauta hiiren kakkospainikkeella Windowsin Järjestelmänhallinnan GroupWiseohjelmaryhmän Notifykuvaketta ja valitse sitten Aseta. 2 Valitse Ilmoitusvälilehti (kaikki uudet viestit), Hälytyksetvälilehti tai Tilan palauttaminen välilehti (lähetettyjen viestien ilmoitukset. 3 Valitse viestityyppi tai valitse Käytä samoja asetuksia kaikille tyypeille. 4 Valitse jokaiselle tärkeydelle, tuodaanko näyttöön valintaikkuna, annetaanko äänimerkki vai käynnistetäänkö jokin ohjelma. 5 Voit pienentää Notifyn valitsemalla Tyhjennä. 95 Notify

101 6 Yleistävälilehden avulla voit määrittää kyselyvälin eli sen, kuinka usein Notify tarkistaa, onko postilaatikossa uusia viestejä. Voit myös määrittää, kuinka kauan Notifyvalintaikkuna on näytössä, kun ilmoitetaan hälytyksestä tai viestistä. Jos määrität kyselyväliksi vain muutaman sekunnin, verkkotietoliikenteen määrä kasvaa. Voit määrittää kyselyvälin pidemmäksi, jos uusista viesteistä ei tarvitse ilmoittaa usein. Tämä myös vähentää verkkotietoliikennettä. 7 Voit tallentaa asetukset ja sulkea Notifyn Asetukset valintaikkunan valitsemalla OK. Lisätietoja Miksi Notify ei toimi? Jos Notify ei toimi, tarkista seuraavat asiat. Varmista, että Notify on käynnissä Tarkista, että Notifykuvake on Windowsin työpöydällä (pienennä Järjestelmänhallinta tarvittaessa). Jos kuvake ei ole työpöydällä, Notify ei ole käynnissä. Voit vastaanottaa ilmoituksia vasta, kun olet käynnistänyt Notifyn. Voit määrittää Notifyn käynnistymään GroupWisen käytön aloituksen yhteydessä sijoittamalla Notifykuvakkeen Windowsin Käynnistysohjelmaryhmään. Tarkista, että käyttäjänimi on oikein Jos et käytä samaa käyttäjänimeä tai samoja nimikirjaimia GroupWisessa ja Notifyssa, Notify ei toimi kunnolla. Voit tarkistaa käyttäjänimen avaamalla Notifyn, napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella työpöydän Notifykuvaketta ja valitsemalla Tietoja. Varmista, että käyttäjätunnus on oikein ja että se on sama kuin Tietoja GroupWisesta valintaikkunassa oleva käyttäjätunnus. Jos käyttäjänimi ei ole sama, sulje Notify, käynnistä GroupWise ja käynnistä sitten Notify. Jos tämä ei ratkaise ongelmaa, valitse Käynnistysohjelmaryhmästä Notifykuvake ja paina sitten Alt+Enter. Kirjoita komentorivin loppuun /u= ja käyttäjätunnus ja valitse sitten OK. Tarkista Notifyn asetukset Jos saat ilmoituksia vain joistakin viestityypeistä etkä kaikista, avaa Notifyn Asetukset (lisätietoja on aiempana kohdassa Ilmoitusasetusten tekeminen). Valitse jokainen viestityyppi ja varmista, että Näytä valintaikkuna ja Soita ääni vaihtoehdot on valittu. Ilmoitusten tilaaminen Et välttämättä ole tilannut ilmoituksia. Valitse pääikkunasta Tiedosto ja Aseta. Kaksoisnapsauta Ilmoitusten käyttöönotto. Jos nimesi ei ole näkyvissä käyttäjien luettelossa, valitse Lisää käyttäjä, valitse oma nimesi osoitekirjasta ja valitse sitten OK. Uudelleenasennus Jos ongelma toistuu edelleen, asenna GroupWise uudelleen ja käynnistä tietokone uudelleen. Jos ongelma jatkuu, ota yhteys Notify 96

102 Näkymän tallentaminen järjestelmän vastuuhenkilöön. Varmista, että GroupWise on sijoitettu työhakemistoon. Tallenna näkymä toiminnon avulla voit tallentaa usein lähettämäsi viestin tai vastaanottamasi näkymän. Näkymän tallentaminen 1 Valitse viestinäkymä pääikkunan ponnahdusluettelosta. 2 Täytä näkymän tiedot, lisää näkymään liite ja valitse haluamasi määritykset. 3 Valitse Tiedostovalikko ja avaa sitten Tallenna näkymä valintaikkuna valitsemalla Tallenna näkymä. Tällä voit tallentaa oman näkymän tekstiruutujen tekstin Tällä voit tallentaa oman näkymän ilman tekstiruutujen tekstiä Näkymän vaihtaminen 4 Kirjoita nimi Tiedostonimitekstiruutuun tai valitse jo aiemmin käytetty nimi Tiedostonimiluetteloruudusta. 5 Valitse OK. Jos valitsemasi näkymän tiedostonimi on jo käytössä, näyttöön tulee valintaikkuna, jossa kysytään, haluatko korvata näkymän. Jos haluat korvata näkymän, valitse Kyllä. Jos haluat antaa näkymälle uuden nimen, valitse Ei. 6 Kirjoita näkymän nimi Nimitekstiruutuun. Tämä nimi tulee näkyviin pääikkunan ponnahdusluetteloon. 7 Valitse OK. 8 Sulje viestinäkymä kaksoisnapsauttamalla ohjausvalikkoruutua. Vaihda näkymää toiminnon avulla voit vaihtaa toiseen näkymään, vaikka sinulla olisi viestinäkymä tai kalenterinäkymä avoinna. 97 Näkymän tallentaminen

103 Näkymien vaihtaminen, kun kirjoitat viestiä 1 Avaa näkymä kaksoisnapsauttamalla viestinäkymän kuvaketta pääikkunassa. 2 Avaa Näkymän vaihto valintaikkuna valitsemalla Näytävalikosta Vaihda näkymä. 3 Valitse Lähetettävä tai Oma viesti. 4 Valitse haluamasi näkymätyypin vieressä oleva valintapainike, valitse näkymä Näkymien nimet luetteloruudusta ja valitse sitten OK. Kaikki alkuperäiseen viesti tai kalenterinäkymään kirjoittamasi tieto siirretään valitsemaasi uuteen näkymään. Lisätietoja Ohje Näkymien vaihtaminen, kun luet viestiä Voit myös vaihtaa näkymää, kun luet viestiä, mutta voit vaihtaa ainoastaan toiseen saman tyypin näkymään. Jos käyttäjä esimerkiksi lähettää sinulle postisanoman, voit vaihtaa muihin postinäkymiin mutta et tehtävänäkymään. Kalenterinäkymien vaihtaminen Voit vaihtaa näkymää, kun sinulla on kalenterinäkymä avattuna, mutta voit vaihtaa ainoastaan toiseen kalenterinäkymään. Kun avaat Näkymän vaihto valintaikkunan, kaikki viestityyppien valintapainikkeet himmenevät. Käytönaikaisen ohjeen ansiosta saat tietoja GroupWisesta ilman, että sinun tarvitsee selailla ohjekirjoja. Ohje 98

104 Ohjevalikon käyttäminen Tuo näyttöön luettelon Ohjetoiminnon Mahdollistaa tilannekohtaisen ohjeen Tuo näyttöön luettelon 1 Valitse Ohjevalikosta haluamasi vaihtoehto. Mahdollistaa sanan tai sanaryhmän etsimisen. Tuo näyttöön yleisten tehtävien luettelon. Avaa GroupWisen Tuo näyttöön tietoja GroupWise Ohjeikkunan painikkeiden käyttäminen Tuo näyttöön luettelon Ohjetoiminnon Sulkee GroupWisen Ohjeen ja palaa GroupWiseen. Mahdollistaa sanan tai sanaryhmän etsimisen. Ohjeikkunan painikkeiden avulla pääset helposti tarkastelemaan ohjeen aiheita. 1 Valitse haluamasi painike. Näyttää luettelon nykyisessä istunnossa avatuista aiheista. Tulostaa nykyisen ohjeen Mahdollistaa siirtyminen taaksepäin nykyisessä istunnossa avatuissa aiheissa. 2 Kun olet valmis, sulje ohjeikkuna valitsemalla Sulje. Hyppytermien käyttäminen Hyppytermit ovat yhtenäisellä alleviivauksella merkittyjä sanoja tai ilmauksia. Kun valitset hyppytermin, ohjenäkymä siirtyy aiheeseen, jossa on tietoja kyseisestä sanasta tai ilmauksesta. 99 Ohje

105 1 Kun valitset hyppytermin, näet muita siihen liittyviä aiheita. 2 Jos haluat palata edelliseen ohjeikkunaan, valitse Takaisin. Ponnahdusmääritelmien käyttäminen 1 Voit tuoda ponnahdusmääritelmän näyttöön valitsemalla pisteviivalla alleviivatun sanan tai ilmauksen. Voit tuoda ponnahdusmääritelmän näyttöön valitsemalla pisteviivalla 2 Luettuasi määritelmän voit sulkea sen napsauttamalla hiirtä missä tahansa. Tilannekohtaisen ohjeen käyttäminen Viestinäkymistä, ikkunoista ja muista GroupWisen sijainneista voit avata haluamaasi aihetta koskevia tilannekohtaisia ohjeita. Voit avata myös himmennettyjen (passiivisten) viestien ja asetusten tilannekohtaisia ohjeita. 1 Valitse Ohjevalikosta Mikä on? Ohje 100

106 Hiiriosoitin muuttuu nuoleksi, jonka vieressä on kysymysmerkki. Jos osoitin muuttuu nuoleksi, jonka päällä on vinoviiva, asetukseen ei liity tilannekohtaisia ohjeita. 2 Tuo ohjeen aihe näyttöön napsauttamalla valikkokomentoa, valintaikkunan vaihtoehtoa tai mitä tahansa ikkunan osaa. Voit käyttää.tilannekohtaista ohjetta hiiriosoittimen avulla. Saat lisätietoja kaikista valintaikkunoista valitsemalla Ohje. Luotsien käyttäminen Oikoluku Voit halutessasi käyttää GroupWisesovellusta yksityiskohtaisten pienoisohjeiden avulla. 1 Valitse Ohjevalikosta Luotsit. 2 Valitse luotsi ja sen jälkeen OK. 3 Toimi kehotteiden mukaisesti. Oikoluvun avulla voit tarkistaa, onko lähettämäsi viestin tekstiruudussa väärin kirjoitettuja sanoja, samoja sanoja kaksi kertaa peräkkäin tai epäsäännöllisesti käytettyjä isoja kirjaimia. Voit itse valita sanastot, joita kussakin oikoluvussa käytetään. Miten Oikoluku etsii sanastoja Oikoluku etsii kahdentyyppisiä sanastotiedostoja: pääsanastoja ja täydennyssanastoja. Kun oikoluet asiakirjan, Oikoluku tarkistaa ensin, onko sana tai lause löydettävissä erikseen valituista täydennyssanastoista, jotka olet luonut ja mukauttanut. Jos sanaa ei löydy täydennyssanastoista, Oikoluku käy läpi valitsemiesi pääsanastojen sanaluettelot tai säännöt. Pääsanastot GroupWiseen liittyvä pääsanastotiedosto on *.LEXtiedosto. Lisätietoja on tämän jakson kohdan Lisätietoja alakohdassa Sanastojen tiedostonimet. Voit ketjuttaa jopa yhdeksän yhteensopivaa pääsanastotiedostoa pääsanastoon. Lisätietoja on tämän jakson kohdan Lisätietoja alakohdassa Sanastojen ketjuttaminen. 101 Oikoluku

107 Täydennyssanastot Voit luoda täydennyssanastoja, jotka sisältävät avainsanoja ja lauseita, jotka haluat Oikoluvun ohittavan tai korvaavan tai joille haluat sen esittävän tiettyjä vaihtoehtoja. Voit myös lisätä sanoja ja lauseita täydennyssanastoon, vaikka oikolukuohjelma olisi käynnissä. Esimerkiksi kun Oikoluku pysähtyy sanaan, jonka tiedät olevan oikein kirjoitettu (kuten nimesi), voit lisätä tuon sanan käyttämääsi täydennyssanastoon. Viestin oikeinkirjoituksen tarkistaminen Oikoluvun valitsema sana tai Oikoluvun valitsemat korvaavat sanat tai sanaryhmät 1 Siirrä kohdistin tekstiruutuun, jonka haluat tarkistaa. 2 Valitse Välineetvalikosta Oikoluku. 3 Valitse tarkistettava teksti, käytettävät sanastot ja muut määritykset, joita haluat käyttää Tarkista, Sanastot ja Määrityksetvalikoista. VIHJE: Tarkista, Sanastot ja Määrityksetvalikoista yhteen oikolukukertaan tekemäsi valinnat ovat voimassa muillakin oikolukukerroilla, kunnes muutat ne. Lisätietoja on tämän jakson kohdissa Tarkistettavan tekstin valitseminen, Sanastojen valitseminen oikolukuun ja Oikoluvun määritysten käyttö. 4 Valitse Lisääponnahdusluettelosta täydennyssanasto, johon haluat lisätä sanoja oikoluvun aikana. 5 Valitse Käynnistä. Oikoluvun aikana käytettävät vaihtoehdot 6 Valitse joku seuraavassa taulukossa olevista määrityksistä, kun Oikoluku valitsee sanan tai lauseen. VIHJE: Voit myös napsauttaa valitsemaasi sanaa tai lausetta tekstiruudussa ja jatkaa sitten oikolukua valitsemalla Jatka. 7 Kun oikoluku on valmis, lopeta Oikolukutoiminto valitsemalla Kyllä tai lopeta toiminto ennen oikoluvun valmistumista valitsemalla Sulje. Oikoluku 102

108 Määritys Korvaa Ohita nyt Toimintatapa Korvaa sanan tai lauseen Millä korvataan tekstiruudussa olevalla tekstillä. Voit valita jonkin Ehdotuksetluetteloruudun viesteistä tai muokata sanaa tai lausetta tekstiruudussa. Ohittaa sanan tai lauseen yhden esiintymän. Ohita aina Ohittaa sanan tai lauseen kaikki esiintymät käynnissä olevan oikoluvun aikana. Lisää Ehdota Jatka Lisää sanan tai lauseen Lisääponnahdusluettelossa valitsemaasi sanastoon. Esittää lisää sanoja tai lauseita, jos niitä on, Ehdotuksetluetteloruudussa. Jatkaa keskeneräistä oikolukua. Pikakorjaus Toiminnon avulla voit lisätä väärin kirjoitetun sanan tilalle toisen sanan. Lisätietoja on jaksossa Pikakorjaus. Oikoluettavan tekstin valitseminen Sanastojen valitseminen oikolukuun Voit määrittää sen osan tekstiruudusta, jonka haluat oikolukea, valitsemalla haluamasi tekstin ennen kuin valitset Oikoluku. 1 Avaa Oikoluku. 2 Valitse Oikolukuvalikosta Sana tai Tekstikenttä. Sanatoiminto tarkistaa kohdistinta lähinnä olevan sanan. Tekstikenttätoiminto tarkistaa koko tekstiruudun. VIHJE: Lause, Kappale, Sivu, Asiakirja, Asiakirja loppuun ja Sivuttoiminnot eivät kuulu GroupWisen määritysvaihtoehtoihin. Voit valita pääsanastojen ja täydennyssanastojen ketjun, jota haluat Oikoluvun käyttävän sanojen etsimiseen oikolukukerran aikana. 1 Valitse tekstiruutu ja valitse sitten Välineetvalikosta Oikoluku. 2 Valitse Sanastotvalikosta Pääsanasto. TAI Valitse Sanastotvalikosta Täydennyssanasto. 3 Valitse Kieli, valitse haluamasi kieli ja valitse sitten OK. Jos sinulla ei ole pääsanaston.lextiedostoa valitsemallesi kielelle, et voi luoda sanastoketjua tuolle kielelle. 103 Oikoluku

109 4 Valitse Sanastot hakujärjestyksessä luetteloruudusta paikka, johon haluat lisätä sanaston, valitse Lisää, valitse sanaston tiedostonimi Tiedostonimiluetteloruudusta ja valitse sitten OK. TAI Valitse sanaston tiedostonimi Sanastot etsintäjärjestyksessä luetteloruudusta ja poista sitten tuo tiedostonimi ketjusta valitsemalla Poista. Tämä toiminto ei poista tiedostoa siitä hakemistosta, jossa säilytät sanastotiedostojasi. 5 Valitse Sulje. Tiedostonimien järjestys Sanastot etsintäjärjestyksessä luetteloruudussa määrittää järjestyksen, jota Oikoluku noudattaa, kun se käy läpi sanastoketjua. Voit muuttaa hakujärjestystä pyyhkimällä pois ja lisäämällä uudelleen tiedostonimiä luetteloruutuun. Uusien täydennyssanastotiedostojen luominen Voit luoda uusia täydennyssanastotiedostoja siihen sanastovalintaikkunaan, jota käytät oikoluvussa käyttämiesi sanastotiedostojen valitsemiseen ja ketjuttamiseen. 1 Valitse tekstiikkuna ja valitse sitten Välineetvalikosta Oikoluku. 2 Valitse Sanastotvalikosta Täydennyssanasto. 3 Valitse Sanastot etsintäjärjestyksessä luetteloruudusta se kohta, johon haluat lisätä luomasi uuden sanastotiedoston. 4 Valitse Tee, kirjoita uusi tiedostonimi Tiedostonimitekstiruutuun ja valitse sitten OK. Lisätietoa sanojen ja lauseiden lisäämisestä uusiin ja jo tallennettuihin täydennyssanastotiedostoihin on jaksossa Täydennyssanaston muokkaaminen. Täydennyssanaston muokkaaminen Voit poistaa, muokata tai lisätä sanoja ja lauseita täydennyssanastoon. 1 Valitse tekstiruutu ja valitse sitten Välineetvalikosta Oikoluku. 2 Valitse Sanastotvalikosta Täydennyssanasto. 3 Valitse täydennyssanastotiedosto ja valitse sitten Muokkaa. 4 Valitse Avainsanatluetteloruudusta sana tai lause, jonka haluat poistaa, valitse Poista ja valitse sitten Kyllä. TAI Valitse Avainsanatluetteloruudusta sana tai lause, jota haluat muokata, valitse Muokkaa, määritä haluamasi muutokset ja valitse OK. TAI Valitse Lisää, kirjoita sana tai lause, jonka haluat lisätä täydennyssanastoon. Valitse sitten haluamasi vaihtoehto. Voit määrittää korvauksia ja vaihtoehtoja. Kun olet valmis, lisää uusia sanoja tai lauseita valitsemalla Käytä tai lopeta valitsemalla OK. Oikoluku 104

110 5 Valitse Sulje. Lisätietoja Muokkaa sanaa/lausetta ja Lisää sana/lause valintaikkunoiden sisältämistä määrityksistä on jaksoissa Ohitettavien sanojen määrittäminen, Korvaavien sanojen ja lauseiden määrittäminen ja Vaihtoehtojen määrittäminen. Ohitettavien sanojen määrittäminen Korvaavien sanojen ja lauseiden määrittäminen Voit määrittää sanat, jotka haluat Oikoluvun ohittavan oikolukukerran aikana lisäämällä ne täydennyssanastoon. Voit esimerkiksi määrittää yrityksesi tuotenimiä ja henkilönimiä ohitettaviksi sanoiksi. Voit myös määrittää tietyn sanan alkukirjaimen käytön määrittämällä sen ohitettavaksi sanaksi. Lisätietoja on tämän jakson kohdan Lisätietoja alakohdassa Isojen alkukirjainten erottaminen. 1 Valitse tekstiruutu ja valitse sitten Välineetvalikosta Oikoluku. 2 Valitse Sanastotvalikosta Täydennyssanasto. 3 Valitse haluamasi lisäsanasto, valitse Muokkaa ja valitse sitten Lisää. 4 Valitse Ohita ja määritä sitten avainsana tai lause, jonka haluat oikolukuohjelman ohittavan Sanatekstiruudussa. 5 Lisää sanoja tai lauseita lisäsanastoon valitsemalla Käytä tai poistu valintaikkunasta valitsemalla OK. Jos kirjoitat usein väärin yksittäisen sanan tai lauseen, voit korvata sen määrittämällä oikein kirjoitetun sanan tai lauseen täydennyssanastoon. Voit esimerkiksi määrittää taisanan korvaamaan tiasanan. Voit myös määrittää sanoille lyhennyksiä tai akronyymejä, jotka korvaavat kokonaisia sanoja tai lauseita. Voit esimerkiksi määrittää Toimitusjohtajanimikkeen korvaamaan lyhenteen TJ. 1 Valitse tekstiruutu ja valitse sitten Välineetvalikosta Oikoluku. 2 Valitse Sanastotvalikosta Täydennyssanasto. 3 Valitse haluamasi lisäsanasto, valitse Muokkaa ja valitse sitten Lisää. 4 Valitse Korvaus. 5 Kirjoita Avainsanatekstiruutuun sana tai lause, jonka haluat oikoluvun korvaavan. 6 Kirjoita Korvaustekstiruutuun sana tai lause, jonka haluat Oikoluvun ehdottavan vaihtoehtoiseksi tekstiksi. 7 Lisää uusia sanoja tai lauseita täydennyssanastoon valitsemalla Käytä tai poistu valintaikkunasta valitsemalla OK ja valitse sitten Sulje. 105 Oikoluku

111 VIHJE: Voit määrittää Oikoluvun pyytämään sinua tekemään määritetyt korvaukset itse tai valitsemaan, että Oikoluku tekee nämä korvaukset automaattisesti oikolukukerran aikana. Valitse Määrityksetvalikosta Automaattinen korvaus, jos haluat, että Oikoluku tekee korvaukset automaattisesti. Vaihtoehtojen määrittäminen Oikoluvun määritysten käyttäminen Jos haluat välttää tiettyjen sanojen ja lauseiden käyttöä, voit määrittää vaihtoehtoisten sanojen ja lauseiden luetteloita täydennyssanastoihin. Oikoluku näyttää määritetyt vaihtoehdot ehdotuksina, kun se löytää oikolukukerran aikana sanoja, joita haluat välttää. Jos esimerkiksi haluat välttää sellaisten sukupuoleen viittaavien termien käyttöä, kuten puhemies, voit määrittää sille neutraalimpia vaihtoehtoja, kuten puheenjohtaja. Voit myös määrittää tekstin, jonka haluat oikoluvun esittävän kommenttina (kuten "tämä sana on sukupuoleen viittaava ja sitä tulisi välttää"). 1 Valitse tekstiruutu ja valitse sitten Välineetvalikosta Oikoluku. 2 Valitse Sanastotvalikosta Täydennyssanastot. 3 Valitse haluamasi täydennyssanasto, valitse Muokkaa ja valitse sitten Lisää. 4 Valitse Vaihtoehdot. 5 Kirjoita Avainsanatekstiruutuun sana tai lause, jolle haluat Oikoluvun esittävän vaihtoehtoja. 6 Määritä vaihtoehtoinen sana tai lause Vaihtoehtotekstiruutuun ja valitse sitten Lisää. Toista tämä vaihe niin monta kertaa, että kaikki haluamasi vaihtoehdot luetellaan vaihtoehtojen luettelossa. 7 Lisää sanoja tai lauseita täydennyssanastoon valitsemalla Käytä tai poistu valintaikkunasta valitsemalla OK. 1 Valitse tekstiruutu, jonka haluat oikolukea. 2 Valitse Välineetvalikosta Oikoluku ja valitse sitten Määritykset. 3 Valitse tai poista valinta seuraavassa olevan taulukon vaihtoehdoista. Vaihtoehto Toimintatapa Sanat, joissa numeroit Valitsee numeroita sisältävät sanat mahdollisiksi virhesanoiksi. Kaksoissanat Isojen kirjainten Valitsee toistuvat sanat, kuten ja ja, mahdollisiksi virheiksi ja ehdottaa korvaavaksi tekstiksi yhtä sanaa. Valitsee mahdollisiksi virheiksi sanat, joissa on pienten kirjainten sisällä isoja kirjaimia, kuten Oikoluku 106

112 käyttö Automaattinen korvaus Automaattinen käynnistys Pikakorjauksen sanasto Äänimerkki sekä. Suorittaa automaattisesti valituissa täydennyssanastoissa määritetyt korvaukset. Kun korvaat sanan tai lauseen oikoluvun aikana, oikoluku korvaa automaattisesti kaikki tuon sanan esiintymät käsiteltävästä tekstistä. Käynnistää oikoluvun automaattisesti, kun aktivoit oikoluvun. Jos olet jo valinnut tekstin, oikolukeminen käynnistyy automaattisesti, vaikka et olisi valinnut Automaattista aloitusta. Käynnistää Pikakorjaussanaston, jotta Oikoluku voi käyttää Pikakorjausluetteloa oikoluvun aikana. Antaa äänimerkin, kun Oikoluku valitsee sanan, jota ei löydy. VIHJE: Kattava tarkistus, Tarkista uudelleen ja Asiakirjan sanasto liittyvät WordPerfectin asiakirjoihin eivätkä kuulu GroupWiseohjelmaan. Lisätietoja Lisää sana/lause pikakuvake Voit avata Lisää sana/lause valintaikkunan myös pikakuvakkeen avulla ja lisätä sitten sanoja täydennyssanastoon. Ennen kuin aloitat oikoluvun valitsemalla Käynnistä, valitse Lisääponnahdusluettelosta sanasto, johon haluat lisätä sanoja, ja valitse Lisää. Lisätietoja on tämän jakson kohdassa Täydennyssanaston muokkaaminen. Oikoluku ja kieliopilliset virheet Oikoluku ei tunnista virhetapauksia, joissa oikein kirjoitettu sana on väärässä kontekstissa. Jos esimerkiksi kirjoitat their house sijasta there house, Oikoluku ei tunnista tätä kielioppivirhettä, koska their ja there ovat molemmat olemassa olevia sanoja ja oikein kirjoitettuja. Isojen alkukirjainten erottaminen Voit määrittää tietyn sanan kirjoitettavaksi isoilla tai pienillä kirjaimilla tai molemmilla määrittämällä täydennyssanastossa sanan (kirjoitettuna haluamillasi kirjaimilla) sanaksi, joka tulee ohittaa. Lisätietoja on tämän jakson kohdassa Ohitettavien sanojen määrittäminen. Jos määrittämääsi sanaa käytetään asiakirjassa eri kirjaimin kirjoitettuna kuin mitä olet määrittänyt, oikoluku valitsee sanan kirjaineroksi. 107 Oikoluku

113 Sanastojen ketjuttaminen Oikolukuohjelmassa voit luoda pääsanastoketjuja ja täydennyssanastoketjuja, jotka sisältävät jopa kymmenen sanastoa ketjua kohti. Lisätietoja on tämän jakson kohdassa Sanastojen valitseminen oikolukuun. Voit ketjuttaa pääsanastoon jopa yhdeksän yhteensopivaa sanastoa. Jos esimerkiksi työskentelet lääketieteen alalla, voit liittää sopivan lääketieteen sanaston pääsanastoketjuusi. Sanaluetteloita ja algoritmejä sisältävät sanastot Oikoluvun pääsanasto on saatavissa kahdentyyppisenä. Se voi olla joko sanaluettelo tai algoritminen sanasto. Sanaston tyyppi määräytyy kielen perusteella. Sanaluetteloon perustuvan pääsanaston avulla voit tarkistaa oikeinkirjoituksen vertaamalla asiakirjasi jokaista sanaa sanaston sanaluetteloon. Algoritmeihin perustuva sanasto käyttää sääntöjä sanojen asemesta oikeinkirjoituksen tarkistamiseen. Sanastojen tiedostonimet Pääsanastot ovat *.LEXtiedostoja. Yleinen.LEXtiedostonimi voi näyttää tältä: YYXX.LEX, jossa XX on kielikoodi ja YY on sovelluskoodi. Esimerkiksi WPUS.LEX on amerikanenglannin versio GroupWisen mukana toimitetusta sanastosta. WPES.LEX on espanjankielinen versio. Oikolukuohjelman mukana tulevan täydennyssanaston tiedostonimi on YYSPELXX.SUP, jossa XX on kieli ja YY on sovelluskoodi. Kun nimeät muita täydennyssanastotiedostoja,.suppäätteen käyttö voi osoittautua hyödylliseksi. Jos työskentelet verkossa, täydennyssanaston tiedostonimi on seuraavan kaltainen: XXXXX.SUP (XXXXX esittää käyttäjätunnustasi). Kansainväliset sanastot Pääsanasto on *.LEXtiedosto, joka sisältyy kielimoduuliin. Kielimoduuleja on saatavana seuraavista kielistä: Englanti, Amerikan (US) Englanti, Australian (OZ) Englanti, IsoBritannian (UK) Englanti, Kanadan (CE) Espanja (ES) Hollanti (NL) Islanti (IS) Italia (IT) Katalaani (CA) Norja (NO) Voit hankkia kielimoduulin valtuutetulta jälleenmyyjältä. Portugali (PO) Portugali, Brasilian (BR) Ranska (FR) Ranska, Kanadan (CF) Ruotsi (SV) Saksa (DE) Saksa, Sveitsin (SD) Suomi (SU) Tanska (DK) Oikoluku 108

114 Jos haluamasi kielen kielimoduulia ei ole saatavilla, voit luoda itse täydennyssanastosi. Lisätietoja on tämän jakson kohdissa Uusien täydennyssanastotiedostojen luominen ja Täydennyssanaston muokkaaminen. OLE Käsitteitä Uuden objektin liittäminen OLEtoiminnolla (objektien linkittäminen ja upottaminen) voit liittää muissa Windowssovelluksissa luotuja tietoja yhteen GroupWisen viestinäkymään tai kalenteriin. GroupWisen OLEtoiminnon avulla voit liittää viesteihin kaavioita, grafiikkaa, laskentataulukoita, äänitallenteita ja monia muunlaisia tietoja. OLEtoiminnon käyttäminen? GroupWise toimii OLEsäilönä ja tukee OLEtoimintoa kahdella tavalla. Voit liittää OLEtietoja mihin tahansa luomaasi viestiin. Voit myös luoda oman GroupWisen näkymän, jossa on kehys erityisesti OLEtietoja varten. OLEtoiminnon avulla voit sisällyttää viestiin myös tiedostoja, joita sinä tai vastaanottaja voi päivittää. Voit esimerkiksi liittää OLEobjektin kiertävään postisanomaan linkkinä. Kukin vastaanottaja voi muokata objektia ja lähettää sen sitten eteenpäin. Sinulla oleva objektin kopio päivittyy aina, kun joku käyttäjistä muokkaa sitä. Näin sinun ei tarvitse odottaa, että postisanoma palautuu takaisin sinulle. TÄRKEÄÄ: Sovellukset saattavat käsitellä OLEobjekteja eri tavoilla. Esimerkiksi WordPerfect 6.0 sijoittaa objektin paikalle kuvakkeen. OLEvaatimukset Jotta vastaanottajat voivat tarkastella ja muokata OLEobjekteja, seuraavien ehtojen on toteuduttava: Vastaanottajan on käytettävä GroupWisen Windowsversiota. Esimerkiksi GroupWisen DOSversion käyttäjä ei voi tarkastella OLEobjekteja. Jos vastaanottaja haluaa päivittää objektin, hänen on voitava käyttää alkuperäistä tiedostoa. Tiedoston on siis oltava verkossa ja tiedoston polun on oltava täsmälleen sama sekä sinulla että vastaanottajalla, aseman kirjain mukaan luettuna. 1 Valitse viestinäkymä pääikkunan viestinäkymäponnahdusluettelosta. 2 Valitse Muokkaavalikosta Liitä objekti. Käytettävissä olevat objektityypit näkyvät Liitä objekti valintaikkunassa. Tämän luettelon sisältö vaihtelee asennettujen sovellusten mukaan. 109 OLE

115 Voit liittää OLEobjektin valitsemalla Liitä Voit liittää OLElinkin valitsemalla Liitä linkki 3 Valitse objektityyppi ja avaa lähdesovellus valitsemalla Liitä uusi. 4 Luo objekti tai lisää aiemmin luotu tiedosto. Lisätietoja on lähdesovelluksen käyttöoppaissa. 5 Palaa viestinäkymään valitsemalla Tiedostovalikosta Lopeta. Tämä vaihe voi olla erilainen sen mukaan, mitä lähdesovellusta käytät. Lisätietoja on lähdesovelluksen käyttöoppaissa. 6 Päivitä objekti ja upota se viestinäkymään valitsemalla Kyllä. 7 Kirjoita viesti valmiiksi ja valitse Lähetä. OLEkehyksen luominen näkymässä Objektin sijoittaminen OLEkehykseen 1 Avaa GroupWisen Näkymäeditori. 2 Valitse Tiedostovalikosta haluamasi viestityyppi. 3 Valitse taulusta OLE ja vedä se haluamasi kokoiseksi. Saat lisätietoja GroupWisen Näkymäeditorista valitsemalla Ohjevalikosta Sisällys. 4 Lisää näkymään haluamasi ohjaukset, tallenna näkymä ja lopeta sitten GroupWisen Näkymäeditorin käyttö. Objektin liittäminen ja objektin lisääminen OLEkehykseen eroavat siinä, että vastaanottaja näkee todellisen objektin avatessaan viestin, kun objekti on OLEkehyksessä. 1 Avaa OLEviestinäkymä. 2 Napsauta OLEkehystä ja valitse sitten Muokkaavalikosta Lisää objekti. 3 Valitse objektityyppi ja valitse sitten OK. Objektityypin luomiseen käytettävä sovellus avautuu. 4 Luo objekti tai lisää aiemmin luotu tiedosto. Lisätietoja on lähdesovelluksen käyttöoppaissa. 5 Sulje lähdesovellus. Objekti lisätään OLEkehykseen. Jos haluat lähettää objektin näkymässä useita kertoja, sinun kannattaa tallentaa näkymä. Lisätietoja on jaksossa Hylly. Jos et OLE 110

116 halua, että vastaanottaja pystyy muokkaamaan näkymää, valitse Muokkaavalikosta Muunna pysyväksi. Uuden objektin linkittäminen Linkin yhdistäminen uudelleen 1 Avaa OLEpalvelinsovellus ja viestinäkymä, johon haluat linkittää objektin (esimerkiksi WordPerfect for Windows ja GroupWisen viestinäkymä). 2 Valitse OLEpalvelinsovelluksessa ne tiedot, jotka haluat linkittää viestinäkymään ja kopioi ne Leikepöydälle. Lisätietoja on jaksossa Leikepöytä. 3 Avaa viestinäkymä ja liitä objekti Leikepöydältä valitsemalla ensin Muokkaavalikosta Liitä objekti ja sitten Liitä Leikepöydältä ja Liitä linkki. Jos Muokkaavalikon Liitä linkki vaihtoehto näkyy himmeänä, OLEpalvelinsovelluksen tiedosto ei salli tietojen liittämistä linkkinä. Lisätietoja on OLEpalvelinsovelluksen käyttöoppaissa. Objekti on nyt lisätty viestinäkymään. Linkki katkeaa tavallisesti silloin, kun muutat objektin tiedostonimeä tai kun sinulla ja viestin lähettäjällä on erilainen tiedostopolku. Kun linkki katkeaa, näyttöön tulee viestinäkymässä ilmoitus "Osa tämän näkymän OLElinkitetyistä tiedoista ei ollut käytettävissä. Muokataanko linkkejä nyt?" Jotta linkki voidaan yhdistää uudelleen, sinun täytyy muuttaa GroupWisessa tiedostonimeä, johon objekti on linkitetty. 1 Avaa viesti, joka sisältää linkkinä liitetyn objektin. Viesti, jossa linkkinä liitetty objekti on, näkyy viestinä, jossa on liite. 2 Saat Linkitvalintaikkunan näkyviin valitsemalla Muokkaavalikosta Linkit. 3 Valitse objekti, jonka haluat yhdistää uudelleen, ja valitse sitten tiedostonimi, johon haluat yhdistää sen, valitsemalla Muuta linkki. Linkin päivittäminen 111 OLE Voit päivittää linkitetyn objektin itse tai automaattisesti. GroupWisen oletusarvona on automaattinen päivitys. Kun päivität tiedoston OLEpalvelinsovelluksessa, myös viestissä oleva objekti päivitetään. Jos linkki määritetään käyttäjän päivitettäväksi, lähdesovelluksessa tiedostoon tehdyt muutokset eivät näy, kun objektia tarkastellaan GroupWisessa. Muutokset näkyvät vasta sitten, kun avaat objektin tai muokkaat sitä. Voit päivittää linkin itse seuraavasti: 1 Avaa Saapuneetkansiosta viesti, jossa jo on linkitetty objekti. Viesti, jossa on linkitetty objekti, näkyy viestinä, jossa on liite. 2 Saat Linkitvalintaikkunan näkyviin valitsemalla Muokkaavalikosta Linkit. 3 Valitse objekti, jonka haluat päivittää, ja valitse sitten Päivitä nyt.

117 Oletusnäkymien asetukset 4 Palaa viestinäkymään valitsemalla OK. Määritä jokaisen ryhmäviestityypin ja oman viestityypin oletusnäkymä Oletusnäkymättoiminnon avulla. Ryhmänäkymän valitseminen Kun valitset Lähetävalikon, viesti avautuu määrittämässäsi oletusnäkymässä. Valitse sen jälkeen viestityyppi, esimerkiksi Uusi posti. Valitsemaasi oletusnäkymää käytetään myös vakionäkymässä lähetettyjen viestien näyttämiseen. 1 Avaa Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Tiedostovalikosta Aseta. 2 Avaa Oletusnäkymätvalintaikkuna kaksoisnapsauttamalla Oletusnäkymät. 3 Valitse Näkymätyyppiryhmäruudusta Postisanoma, Ajanvaraus, Tehtävä, Muistio, Puhelinviesti, tai Kalenteri. 4 Valitse haluamasi näkymä Näkymien nimet luetteloruudusta. 5 Määritä valittu näkymä oletusarvoksi valitsemalla Käytä oletuksena. GroupWise lisää tähtisymbolin (*) valitsemasi näkymän nimen viereen. 6 Toista kohdissa 3 5 kuvatut vaiheet, kunnes jokaisen näkymätyypin oletusnäkymä on määritetty. 7 Valitse OK ja sulje sitten Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Sulje. Oman näkymän valitseminen Oma oletusnäkymäsi avautuu, kun kaksoisnapsautat ajanvaraus, tehtävä tai muistioluettelon tyhjää kohtaa. 1 Avaa Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Tiedostovalikosta Aseta. 2 Avaa Oletusnäkymätvalintaikkuna kaksoisnapsauttamalla Oletusnäkymät. Oletusnäkymien asetukset 112

118 3 Valitse Näkymätyyppiryhmäruudusta Tehtävä, Ajanvaraus tai Muistio ja sen jälkeen Oma viesti ruutu. 4 Valitse haluamasi näkymä Näkymien nimet luetteloruudusta. 5 Määritä valittu näkymä oletusarvoksi valitsemalla Käytä oletuksena. GroupWise lisää tähtisymbolin (*) valitsemasi näkymän nimen viereen. 6 Toista kohdissa 3 5 kuvatut vaiheet, kunnes jokaisen näkymätyypin oletusnäkymä on määritetty. 7 Valitse OK ja sulje sen jälkeen Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Sulje. Lisätietoja Omat osoitteet Oletusnäkymän vaihtaminen pääikkunan avulla Jos haluat vaihtaa näkymää, joka avautuu kaksoisnapsauttaessasi jotakin pääikkunan viestikuvaketta, voit tehdä sen myös painamalla Altnäppäintä samalla, kun valitset näkymän ponnahdusluettelosta. Oletusnäkymät Jos valitset Lähetävalikosta Ajanvaraus, Tehtävä tai Muistio, GroupWise avaa sen määrittämässäsi ryhmän oletusnäkymässä oman näkymän sijaan. GroupWise avaa valitsemasi oman näkymän, kun painat Insert tai Enter tai kaksoisnapsautat missä tahansa kalenterinäkymässä ajanvaraus, tehtävä tai muistioluettelon tyhjää aluetta. Osoitekirjan omien osoitteiden joukkoon voit lisätä tarvitsemiasi henkilöiden ja ryhmien osoitteita ja järjestellä niitä. Osoitteet tallennetaan yhteen luetteloon, jolloin niitä ei tarvitse etsiä koko osoitekirjasta. 113 Omat osoitteet

119 Ulkoisen osoitteen lisääminen omien osoitteiden luetteloon Järjestelmän osoitetietojen kopioiminen omien osoitteiden luetteloon Oman osoitteen muokkaaminen Oman osoitteen poistaminen Osoitekirja 1 Valitse pääikkunan Lähetävalikosta Osoitekirja. 2 Valitse Omat osoitteet. 3 Valitse Lisää. 4 Täytä kaikkien kenttien tiedot. Sinun on kirjoitettava vähintään nimi ja sähköpostiosoite. 5 Napsauta kahdesti OK. Jos antamasi nimi on jo käytössä, GroupWise pyytää sinua muuttamaan nimeä niin, että siitä tulee yksilöllinen. 1 Valitse pääikkunan Lähetävalikosta Osoitekirja. 2 Valitse Käyttäjät, Resurssit tai Yhteiset ryhmät. 3 Valitse nimi. 4 Vedä nimi Omat osoitteet painikkeeseen. 5 Valitse OK. 1 Valitse pääikkunan Lähetävalikosta Osoitekirja. 2 Valitse Omat osoitteet. 3 Valitse nimi ja valitse sitten Muokkaa. 4 Muokkaa tietoja. 5 Valitse kahdesti OK. 1 Valitse pääikkunan Lähetävalikosta Osoitekirja. 2 Valitse Omat osoitteet. 3 Valitse nimi, resurssi tai ryhmä. 4 Valitse Poista ja valitse sitten Kyllä. 5 Valitse OK. Käytä osoitekirjaa, kun et ole varma käyttäjätunnuksesta, kun sinun täytyy lähettää viesti usealle käyttäjälle tai kun haluat luoda oman ryhmän. Voit lisätä usein käyttämäsi käyttäjätunnukset ja resurssit omaan osoitekirjaan. Lisätietoja on jaksossa Omat osoitteet. Osoitekirja 114

120 Osoitekirjassa on luettelo käyttäjistä, Jakelu, Tiedoksi ja Peitetystiruudut. Voit järjestää käyttäjät etunimen, sukunimen tai käyttäjätunnuksen mukaan. Voit valita käyttäjät, joille haluat lähettää viestin, ja sijoittaa heidän käyttäjätunnuksensa sopivaan ruutuun. Kun valitset OK, GroupWise siirtää käyttäjätunnuksen vastaavaan osoiteruutuun viestissä. Usein käytetyt osoitteet Ulkoisen osoitteen komentopainike Jakeluruutu Luetteloruutu Tiedoksiruutu Peitetystiruutu Käsitteitä Osoiteruudut GroupWisessa on kolme osoiteruutua: Jakelu, Tiedoksi ja Peitetystiruutu. Niiden käyttötarkoitukset kuvataan seuraavassa. Jakeluruutua käytetään viestin lähettämiseen ensisijaisille vastaanottajille. Tähän ruutuun on sijoitettava vähintään yksi nimi, jotta viesti voidaan lähettää. Jakeluruudussa mainitut käyttäjät saavat viestin lähetysmuodossa. Tiedoksiruudussa mainitut vastaanottajat saavat viestin tiedoksi. He ovat käyttäjiä, joille on hyötyä viestin tiedoista mutta joita viestin aiheuttamat toimenpiteet eivät varsinaisesti koske. Tiedoksiruutuun määritetyt käyttäjät saavat kopion ensisijaisille vastaanottajille lähetetystä viestistä. Peitetystiruudussa mainitut vastaanottajat saavat viestin peitetysti. He saavat kopion ensisijaisille vastaanottajille lähetetystä viestistä. Ainoastaan lähettäjä ja peitetyn kopion saaneet vastaanottajat tietävät, että viestistä on lähetetty peitetty kopio. Peitetyn kopion vastaanottajat eivät saa tietää, keille kaikille viestistä on lähetetty kopio peitetysti. Ryhmät GroupWisessa on kaksi ryhmätyyppiä, joilla viestin vastaanottajat voidaan määrittää: yhteiset ryhmät ja omat ryhmät. Yhteiset ryhmät ovat järjestelmän vastuuhenkilön luomia, eikä niitä voi muokata. Omia ryhmiä voit luoda itse. Voit myös muokata niitä tai poistaa ne. Lisätietoja on jaksossa Ryhmä. 115 Osoitekirja

121 Resurssit Resurssit ovat yhteiskäytössä ja varattavissa olevia tiloja tai laitteita. Ne voivat olla esimerkiksi huoneita, piirtoheittimiä tai autoja. Järjestelmän vastuuhenkilö määrittää resurssit antamalla niille nimet ja omistajan, joka on joku käyttäjistä. Käyttäjä, joka omistaa resurssin, voi käyttää valtuuksiaan resurssiin. Hän vastaanottaa kaikki resurssin varauspyynnöt ja hyväksyy tai hylkää ne. Viestin vastaanottajien määrittäminen Kiertävän viestin vastaanottajien määrittäminen 1 Valitse lähetettävä viesti pääikkunassa olevasta viestinäkymien ponnahdusluettelosta. 2 Kirjoita käyttäjätunnukset Jakelutekstiruutuun. Erota käyttäjätunnukset toisistaan pilkuilla (esimerkiksi SAMIK,PIRKKOV). Siirry vaiheeseen 7. TAI Jos et tiedä käyttäjätunnusta, siirry vaiheeseen 3 ja valitse nimi osoitekirjan avulla. 3 Avaa osoitekirja valitsemalla Osoitteet. 4 Kirjoita käyttäjän nimi siten, että erotat etunimen ja sukunimen toisistaan välilyönnillä, tai etsi vieritystoiminnon avulla henkilö, jolle haluat lähettää viestin. Kun vedät vieritysruutua, siihen tulee kirjaimia, jotka ilmaisevat luettelon kohdan. 5 Valitse käyttäjätunnus ja valitse JAKELU. Jos haluat lähettää viestin toiselle käyttäjälle tiedoksi tai peitetysti, valitse haluamasi käyttäjän tunnus ja valitse sitten Tiedoksi tai Peitetysti. Jos haluat poistaa nimen Jakelu, Tiedoksi tai Peitetystiruudusta, kaksoisnapsauta poistettavaa nimeä. 6 Sulje osoitekirja ja palaa viestiin valitsemalla OK. Käyttäjätunnukset tulevat niille määritettyihin osoiteruutuihin. 7 Voit muokata Lähettäjäruutua lisäämällä tekstiä joko oman nimesi eteen tai jälkeen. Nimesi näkyy sulkeissa, kun viesti vastaanotetaan. 8 Kirjoita viesti valmiiksi ja valitse Lähetä. 1 Valitse haluamasi ryhmänäkymä Postin lähetys tai Tehtävätponnahdusvalikosta. 2 Valitse Lähetävalikosta Kiertävä viesti. 3 Avaa osoitekirja valitsemalla Osoitteet. Osoitekirja 116

122 4 Kaksoisnapsauta käyttäjien nimiä siinä järjestyksessä, jossa haluat käyttäjien vastaanottavan viestin. 5 Sulje osoitekirja ja sijoita nimet viestin Reittiruutuun valitsemalla OK. 6 Kirjoita viesti valmiiksi ja valitse Lähetä. Viestin vastaanottajaryhmän määrittäminen 1 Valitse lähetettävän viestin tyyppi jostakin pääikkunassa olevasta viestinäkymien ponnahdusluettelosta. 2 Avaa osoitekirja valitsemalla Osoitteet. 3 Valitse Ryhmät tai Omat osoitteet. Järjestelmän vastuuhenkilö luo yhteiset ryhmät, mutta omia ryhmiä voit luoda itse. Lisätietoja on jaksossa Ryhmä. Yhteiset Omat osoitteet 4 Siirrä ryhmä Jakeluruutuun kaksoisnapsauttamalla ryhmää. 5 Sulje osoitekirja ja palaa viestinäkymään valitsemalla OK. Ryhmä tulee näkyviin viestinäkymän Jakeluruutuun. 6 Kirjoita viesti valmiiksi ja valitse Lähetä. Resurssien ajanvaraukset 117 Osoitekirja 1 Valitse pääikkunan Ajanvarauksetponnahdusluettelosta Kokouskutsu. 2 Avaa osoitekirja valitsemalla Osoitteet. 3 Avaa resurssiluetteloruutu valitsemalla Resurssit. 4 Kaksoisnapsauta resursseja, jotka haluat varata kokousta varten. 5 Sulje osoitekirja ja palaa viestinäkymään valitsemalla OK. Valitsemasi resurssit tulevat käyttäjineen Jakeluruutuun. Jos olet varannut neuvotteluhuoneen, jonka järjestelmän vastuuhenkilö on määrittänyt paikkaresurssiksi, sen kuvaus tulee Paikkaruutuun.

123 Lisätietoja Painikepalkki Painikepalkkien luominen tai muokkaaminen Käytä valitsemaasi ohjelmatoimintoa Ulkoinen osoite Valitse osoitekirjasta tämä painike, kun lähetät viestejä toisten postijärjestelmien käyttäjille yhden tai useamman yhdyskäytävän kautta. Jos esimerkiksi haluat lähettää viestin Internetin välityksellä, valitse Ulkoinen osoite ja kirjoita sitten Internetin käyttäjän yhdyskäytäväosoite. Lisätietoja käyttämästäsi yhdyskäytävästä on GroupWise Gateway Guide oppaassa. Tietoja Tietojatoiminnon avulla voit tarkastella osoitekirjaan kirjatun käyttäjän tietoja. Kun haluat tarkastella käyttäjän tietoja, valitse käyttäjä osoitekirjasta ja avaa sitten Käyttäjän tiedot valintaikkuna valitsemalla Tietoja. Painikepalkkiin voit valita usein käyttämiäsi käskyjä, makroja ja sovelluksia, jolloin ne ovat nopeasti käytettävissä. Kussakin näkymätyypissä voi olla erilainen painikepalkki. 1 Varmista, että painikepalkki on näkyvissä, ja valitse Näytävalikosta Painikepalkkiasetukset. Voit myös napsauttaa painikepalkkia hiiren kakkospainikkeella ja valita sitten Painikepalkkiasetukset. 2 Valitse Tee, kirjoita painikepalkin nimi ja valitse OK. TAI Valitse painikepalkki Painikepalkitluetteloruudusta ja valitse sitten Muokkaa. Toista kirjoittamasi näppäilysarja Käynnistä jokin ohjelma. Toista valitsemasi makro. Erota painikkeet toisistaan vetämällä painikeerottimia Voit valita, mitä mikäkin painike tekee ja muuttaa sen esitystapaa painikepalkissa. Painikepalkki 118

124 3 Valitse Ohjelmatoiminto, valitse toimintoryhmä, valitse haluamasi toiminto ja valitse sitten Lisää painike. TAI Valitse Näppäilysarjan toteutus, kirjoita näppäilysarja, jonka haluat painikkeen toistavan, ja valitse sitten Lisää painike. TAI Valitse Ohjelmakäynnistys, valitse Valitse tiedosto, valitse ohjelman käynnistävä tiedosto ja valitse sitten OK. TAI Valitse Makron toteutus, valitse Valitse makro, määritä sen makron tiedostonimi ja sijainti, jonka haluat painikkeen toistavan, ja valitse sitten OK. Kun lisäät painikkeita enemmän kuin näyttöön mahtuu, saat loput painikkeet näkyviin vieritysnuolten avulla. 4 Toista vaihetta 3, kunnes olet lisännyt painikkeet kaikille toiminnoille, merkkijonoille, ohjelmille ja makroille, jotka haluat painikepalkissa olevan. TÄRKEÄÄ: Joudut ehkä siirtämään painikepalkkieditorin valintaikkunaa nähdäksesi koko painikepalkin. Painikepalkkieditorin valintaikkunan on oltava avoinna, kun seuraavat vaiheet suoritetaan. 5 Siirrä painiketta painikepalkissa vetämällä se haluamaasi paikkaan. 6 Poista painike painikepalkista vetämällä se palkin ulkopuolelle. 7 Siirrä erotin painikepalkkiin vetämällä se haluamaasi paikkaan. 8 Kun olet saanut painikepalkin valmiiksi, poistu painikepalkkieditorista valitsemalla OK. Painikepalkin tuominen näyttöön ja piilottaminen 119 Painikepalkki Voit tuoda painikepalkin näyttöön tai piilottaa sen missä tahansa näkymässä tai ikkunassa. 1 Valitse Näytävalikosta Painikepalkki. Kun olet tuonut painikepalkin näyttöön, voit napsauttaa mitä tahansa painiketta, joka ei ole harmaa. Nykyinen painikepalkki näkyy ikkunassa tai näkymässä, kunnes valitset painikepalkin uudelleen. Jos lopetat GroupWisen ja käynnistät sen uudelleen,

125 nykyinen painikepalkki on edelleen näkyvissä. Kussakin ikkunassa tai näkymässä näkyy juuri siihen soveltuva painikepalkki. Voit halutessasi mukauttaa näitä painikepalkkeja. Painikepalkin valitseminen Painikkeiden muokkaaminen Määritä painikkeessa näkyvä 1 Varmista, että painikepalkki on näkyvissä ja valitse Näytävalikosta Painikepalkkiasetukset, jolloin Painikepalkkiasetuksetvalintaikkuna avautuu. GroupWise näyttää vain nykyiseen näkymään tai ikkunaan liittyvät painikepalkit. 2 Valitse luettelosta sen painikepalkin nimi, jota haluat käyttää, ja valitse sitten Valitse. Voit muokata painikepalkin painikkeiden tekstiä ja grafiikkaa. Voit muokata myös painikkeisiin liittyviä ohjetekstejä. 1 Varmista, että painikepalkki on näkyvissä, ja valitse Näytävalikosta Painikepalkkiasetukset. VIHJE: Voit myös napsauttaa painikepalkkia hiiren kakkospainikkeella ja valita sitten Painikepalkkiasetukset. 2 Valitse haluamasi painikepalkki ja valitse sitten Muokkaa. TÄRKEÄÄ: Joudut ehkä siirtämään painikepalkkieditorin valintaikkunaa nähdäksesi koko painikepalkin. 3 Kaksoisnapsauta painiketta, jota haluat muokata. Määritä ohjeteksti, joka tulee näyttöön, kun hiiriosoitin viedään Muuta painikkeen kuvaa valitsemalla 4 Kirjoita Painikkeen teksti ruutuun teksti, jonka haluat näkyvän painikkeessa. 5 Kirjoita teksti Toiminnan kuvaus tekstiruutuun teksti, jonka haluat näkyvän ohjekehotteena. 6 Voit muuttaa painikkeen kuvaa valitsemalla Muokkaa painikerivin kuvaeditorissa. Lisätietoja on kohdassa Painikepalkin kuvan muokkaaminen. 7 Valitse OK ja Sulje, kunnes olet poistunut painikepalkkieditorista. Painikepalkki 120

126 Painikepalkin kuvan muokkaaminen Kaikilla painikkeilla on oletuskuva. Voit mukauttaa tätä bittikarttakuvaa tai luoda oman bittikarttakuvan. 1 Varmista, että painikepalkki on näkyvissä, valitse Näytävalikosta Painikepalkkiasetukset ja valitse sitten painikepalkki, jota haluat muokata. 2 Valitse Muokkaa, kaksoisnapsauta painiketta, jota haluat muokata, ja valitse sitten uudelleen Muokkaa. Kopioi kopioi kuvan Leikepöydälle. Muuta bittikarttakuvaa valitsemalla Mallipainike tuo näyttöön tekemäsi viisi viimeistä muutosta.. Liitä liittää Leikepöydän sisällön kuvaeditoriin. Kumoa kumoaa muutokset. Tyhjennä poistaa koko kuvan, minkä jälkeen voit käsitellä tyhjää Piirto muuttaa kuvaa yhden ruudun kerrallaan. 3 Muokkaa oletuskuvaa tai luo uusi kuva. 4 Valitse OK ja Sulje, kunnes olet poistunut painikepalkin asetuksista. Sovelluksen käynnistysominaisuuksien asettaminen Voit määrittää komentorivin ja työhakemiston painikkeille, jotka käynnistävät sovelluksia. 1 Varmista, että painikepalkki on näkyvissä ja valitse Näytävalikosta Painikepalkkiasetukset. 2 Valitse haluamasi painikepalkki ja valitse sitten Muokkaa. 3 Kaksoisnapsauta sen sovelluksen painiketta, jonka käynnistysominaisuudet haluat asettaa. 4 Valitse Ominaisuudet ja määritä sovellukselle komentorivi. 5 Määritä sovelluksen työhakemisto. Täyttö täyttää yksivärisen alueen eri värillä. 6 Valitse Suorita kuvakkeena, jos haluat, että sovellus avataan pienennettynä. 7 Valitse OK ja Sulje, kunnes olet poistunut painikepalkin asetuksista. Näppäilysarjojen muokkaaminen Voit muokata näppäilysarjojen tekstiä painikkeissa, joihin tällainen sarja on määritetty. 121 Painikepalkki

127 1 Varmista, että painikepalkki on näkyvissä, valitse Näytävalikko ja valitse sitten Painikepalkkiasetukset. 2 Valitse haluamasi painikepalkki ja valitse sitten Muokkaa. 3 Kaksoisnapsauta sitä näppäilysarjapainiketta, jota haluat muokata. 4 Valitse Ominaisuudet ja muokkaa sitten tekstiruudun tekstiä. 5 Valitse OK ja Sulje, kunnes olet poistunut painikepalkin asetuksista. Painikepalkin ulkoasun määrittäminen 1 Varmista, että painikepalkki on näkyvissä ja valitse Näytävalikosta Painikepalkkiasetukset. 2 Valitse Määritykset. 3 Valitse painikkeissa käytettävä fontti Fonttiluetteloruudusta. 4 Valitse painikkeissa käytettävä fonttikoko Kokoluetteloruudusta. 5 Määritä, haluatko painikerivillä näkyvän vain tekstin tai kuvan vai molemmat. 6 Sijoita painikepalkki näyttöön valitsemalla jokin vaihtoehto Sijaintiryhmäruudusta. Vasemmalla sijoittaa painikepalkin pystysuoraan näytön vasempaan Oikealla sijoittaa painikepalkin pystysuoraan näytön oikeaan Ylhäällä sijoittaa painikepalkin vaakasuoraan näytön ylälaitaan valikkorivin alapuolelle. Alhaalla sijoittaa painikepalkin vaakasuoraan näytön alalaitaan. Taulu sijoittaa kaikki painikkeet ikkunaan, jota voi siirtää ja jonka kokoa voi muuttaa. 7 Määritä, kuinka monen painikepalkin rivin tai sarakkeen haluat näkyvän näytössä kirjoittamalla luku Rivien/sarakkeiden määrä tekstiruutuun. Enimmäismäärä on kolme. Mitä useampia rivejä tai sarakkeita määrität, sitä enemmän tilaa painikepalkki vie näytössä. Jos valitset Taulu, tämä vaihtoehto muuttuu harmaaksi. 8 Valitse OK ja Sulje, kunnes olet poistunut painikepalkin asetuksista. Painikepalkki 122

128 Pikaluettelo Pikaluettelon luominen tai lisääminen pikaluetteloon Pikaluettelon käyttäminen Pikaluettelon avulla voit luoda luettelon, jossa ovat usein käyttämäsi tiedostot ja hakemistot. Voit käyttää pikaluetteloa, kun haluat käyttää tai muokata näitä tiedostoja ja hakemistoja. 1 Varmista, että hakemistovalintaikkuna on avattuna (esimerkiksi Liitteen lisäys tai Haevalintaikkuna). 2 Jos pikaluettelo ei ole näkyvissä, valitse Pikaluettelo ja valitse sitten joko Näytä pikaluettelo tai Näytä molemmat. 3 Valitse Pikaluettelo ja valitse sitten ###Lisää tiedosto tai hakemisto/add Item. VIHJE: Voit myös napsauttaa pikaluetteloa hiiren kakkospainikkeella ja valita sitten Tee kohta. 4 Jos lisäät hakemiston, määritä hakemisto Hakemisto/tiedostonimitekstiruutuun. TAI Jos lisäät tiedoston, kirjoita sen polku ja tiedostonimi. Voit lisätä tietyntyyppisiä tiedostoja yleismerkkien avulla. Lisätietoja on tämän jakson kohdan Lisätietoja alakohdassa Yleismerkit. 5 Kirjoita hakemiston tai tiedostonimen kuvaus Kuvaustekstiruutuun (esimerkiksi Liikekirjeet tai Diaesitykset). 6 Lisää kohde pikaluetteloon valitsemalla OK. 7 Voit lisätä muita kohtia toistamalla vaiheet 3 6 ja valitsemalla sitten OK. 1 Jos pikaluettelo ei ole näkyvissä, kun avaat hakemistovalintaikkunan (esimerkiksi Liitteen lisäys tai Haevalintaikkunan), valitse Pikaluettelo ja valitse sitten Näytä pikaluettelo tai Näytä molemmat. VIHJE: Voit myös napsauttaa Hakemistotluetteloa hiiren kakkospainikkeella ja valita jommankumman vaihtoehdon. 2 Valitse pikaluettelosta kohde, jota haluat käyttää. Jos luettelossa on useita kohteita, voit etsiä haluamasi kohteen nopeasti napsauttamalla Pikaluetteloluetteloruutua ja kirjoittamalla sitten etsittävän kohteen nimestä muutaman ensimmäisen kirjaimen. 3 Jos pikaluettelon kohde vastaa hakemistoa, voit tarkastella sen tiedostoja kaksoisnapsauttamalla kohdetta. 123 Pikaluettelo

129 Tämä vastaa hakemistoa c:\novell\grpwise\ofviews 4 Valitse haluamasi tiedosto. Pikaluettelon kohdan muokkaaminen Pikaluettelon kohdan poistaminen Lisätietoja 1 Tarkista, että hakemistovalintaikkuna (kuten Liitä liite tai Haevalintaikkuna) on avattuna ja että olet jo luonut pikaluettelon. 2 Jos pikaluettelo ei ole näkyvissä, valitse Pikaluettelo ja valitse sitten joko Näytä pikaluettelo tai Näytä molemmat. 3 Valitse pikaluettelosta kohta, jota haluat muokata. 4 Valitse Pikaluettelo ja valitse sitten Muokkaa kohtaa. VIHJE: Voit myös napsauttaa pikaluetteloa hiiren kakkospainikkeella ja valita sitten Muokkaa kohtaa. 5 Muuta haluamiasi tietoja Hakemisto/tiedostonimi ja Kuvaustekstiruuduissa ja valitse sitten OK. 1 Tarkista, että hakemistovalintaikkuna (kuten Liitä liite tai Haevalintaikkuna) on avattuna ja että olet jo luonut pikaluettelon. 2 Jos pikaluettelo ei ole näkyvissä, valitse Pikaluettelo ja valitse sitten joko Näytä pikaluettelo tai Näytä molemmat. 3 Valitse kohta, jonka haluat poistaa. 4 Valitse Pikaluettelo ja valitse sitten Poista kohta. VIHJE: Voit myös napsauttaa pikaluetteloa hiiren kakkospainikkeella ja valita sitten Poista kohta. 5 Vahvista poisto valitsemalla Kyllä. Yleismerkit Voit lisätä tietyntyyppisiä tiedostoja yleismerkkien avulla. Kirjoittamalla esimerkiksi c:\lokakuu\*.rpt voit lisätä kaikki C:levyn LOKAKUUhakemistossa Pikaluettelo 124

130 olevat.rpttunnisteiset tiedostot. Kirjoittamalla c:\lokakuu\*.* voit lisätä kaikki LOKAKUUhakemistossa olevat tiedostot. Pikaluettelon tulostaminen Voit tulostaa pikaluettelon napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten Tulosta pikaluettelo ja sitten Tulosta. Poistaminen Viestin poistaminen Tekstin poistaminen Lisätietoja Poistaa viestin vain Lähetetyt Poistaa viestin Lähetetytkansiostasi ja kaikkien niiden vastaanottajien postilaatikoista, jotka eivät ole vielä avanneet viestiä.. Poistatoiminnon avulla voit poistaa viestin tai tekstiä Kalenteri, Saapuneet, Lähetetyt tai Hyllykansiosta tai liitetiedostosta. 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Saapuneet, Lähetetyt tai Kalenteri. 2 Valitse viesti, jonka haluat poistaa. 3 Valitse Muokkaavalikosta Poista. GroupWise sijoittaa Saapuneetkansiosta tai kalenterista poistetun viestin Roskakoriin. Jos Lähetetytkansiosta poistetaan viesti, näyttöön tulee Viestin poisto valintaikkuna. 4 Valitse haluamasi vaihtoehto ja sijoita viesti Roskakoriin valitsemalla OK. TÄRKEÄÄ: Jos valitset Saapuneista tai Kaikilta, Lähetetytkansiosta poistamasi ajanvaraus, tehtävä tai muistio poistetaan kaikkien käyttäjien kalentereista, vaikka jotkut olisivat jo avanneet ja hyväksyneet kyseisen viestin. Voit poistaa tekstiä viestistä, jota parhaillaan kirjoitat. 1 Valitse teksti, jonka haluat poistaa. 2 Valitse Muokkaavalikosta Poista. Poistaa viestin kaikkien niiden vastaanottajien postilaatikoista, jotka eivät ole vielä avanneet Useiden viestien poistaminen Voit poistaa useita viestejä kerrallaan painamalla vaihtonäppäintä tai Ctrlnäppäintä samalla, kun valitset viestin. Valitse luettelosta ensimmäinen poistettava viesti. Valitse sen jälkeen viimeinen poistettava viesti painamalla samalla vaihtonäppäintä. Ensimmäisen ja viimeisen viestin lisäksi kaikki niiden välissä olevat viestit poistetaan. Painamalla Ctrlnäppäintä samalla, kun valitset viestejä, voit valita poistettavaksi useita viestejä, jotka eivät ole peräkkäin. 125 Poistaminen

131 Viestien vetäminen Roskakoriin Vedä poistettava viesti Saapuneetkansiosta, Lähetetytkansiosta tai kalenterinäkymästä ja pudota se pääikkunan Roskakorikuvakkeen päälle. Lisätietoja on jaksossa Roskakori. Poistoasetukset Poistomääritysten valitseminen Asetusvalikon poistomääritysten avulla voit määrittää, kuinka kauan avattuja viestejä säilytetään Saapuneetkansiossa, Lähetetytkansiossa, kalenterissa tai roskakorissa. 1 Avaa Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Tiedostovalikosta Aseta. 2 Avaa Viestien poistomääritykset valintaikkuna kaksoisnapsauttamalla Viestien poisto. Poistoasetukset 126

132 Poistomääritykset kuvataan seuraavassa taulukossa. Poistomääritys Poisto ja arkistointi käsin Automaattinen poisto _ vrk Kuvaus Viestit säilyvät Saapuneetkansiossa, Lähetetytkansiossa ja kalenterissa, kunnes poistat tai arkistoit ne itse. Poistaa avatut viestit Saapuneetkansiosta, Lähetetytkansiosta ja kalenterista tekstiruudussa määrittämäsi päivien määrän kuluttua. Automaattinen arkistointi _ vrk Arkistoi avatut viestit Saapuneetkansiosta, Lähetetytkansiosta ja kalenterista tekstiruudussa määrittämäsi päivien määrän kuluttua. Hävitys käsin Automaattinen hävitys _ vrk Säilyttää viestejä roskakorissa, kunnes poistat ne itse Tyhjennä roskakori tai Tyhjennä valitut viestit toiminnolla. Poistaa tekstiruudussa määrittämäsi päivien määrän ajan roskakorissa olleet viestit. 3 Valitse jokaisesta ryhmäruudusta yksi poistovaihtoehto. 4 Sulje Viestien poistomääritykset valintaikkuna valitsemalla OK. 5 Sulje Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Sulje. Posti Postin avulla voit lähettää viestejä, liitteitä, ääniä ja liikkuvaa kuvaa muille GroupWisekäyttäjille. 127 Posti

133 Käsitteitä Postinäkymä Postinäkymissä on erilaisia työkaluja, joiden avulla voit laatia ja lähettää viestin. Valtuuksien käytön kuvake Liitäpainike Postin lähettäminen 1 Valitse pääikkunan Postin lähetys ponnahdusluettelosta haluamasi postinäkymä. 2 Avaa osoitekirja valitsemalla Osoitteet. 3 Kaksoisnapsauttamalla haluamiasi käyttäjätunnuksia voit siirtää ne Jakeluruutuun. 4 Jos haluat lähettää viestin käyttäjälle tiedoksi tai peitetysti, valitse käyttäjä ja valitse sitten Tiedoksi tai Peitetysti. Voit poistaa nimen Jakelu, Tiedoksi tai Peitetystiruudusta kaksoisnapsauttamalla nimeä. 5 Voit sulkea osoitekirjan ja siirtää nimet näkymän osoiteruutuihin valitsemalla OK. GroupWise lisää nimet viestin vastaaviin osoiteruutuihin. 6 Kirjoita viestin selitys Aiheruutuun. 7 Kirjoita teksti Sanomaruutuun. 8 Jos haluat muuttaa postisanoman lähetysmäärityksiä, valitse Lähetävalikosta Lähetysmääritykset. Tee haluamasi määritykset ja valitse sitten OK. Lisätietoja on jaksoissa Lähetysmääritykset ja Postisanomien ja puhelinviestien asetukset. Postisanomaan voi liittää myös tiedostoja ja äänitallenteita. Lisätietoja on jaksoissa Liitteet ja Ääni. 9 Valitse Lähetä. GroupWise lisää viestin osoiteruudussa olevien käyttäjien Saapuneetkansioihin ja lähettäjän Lähetetytkansioon. Posti 128

134 Postisanoman lukeminen 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Saapuneet. Kaikki vastaanotetut viestit sijoitetaan postilaatikkokansioon. Kun avaat Saapuneetkansion, postilaatikkokansio on valittuna. Postisanomat on merkitty kirjekuorikuvakkeella. Kun postisanoma on avattu, kirjekuorikuvake muuttuu avatuksi kirjekuoreksi. Avattu viesti Avattu viesti, jossa liitteitä Avaamaton viesti Postisanomien ja puhelinviestien asetukset 2 Kaksoisnapsauta postisanomaa, jonka haluat lukea. 3 Kun olet lukenut sanoman, voit sulkea sen valitsemalla Sulje. Voit määrittää postisanomien ja puhelinviestien lähetystavan postisanomien ja puhelinviestien asetusten avulla. Voit ohittaa nämä asetukset luodessasi postisanomaa tai puhelinviestiä Lähetysmääritysten avulla. Postisanomien ja puhelinviestien asetuksiin määrittämäsi oletusasetukset otetaan käyttöön kaikissa uusissa postisanomissa ja puhelinviesteissä. Postisanomien ja puhelinviestien lähetysmääritykset 1 Valitse Tiedostovalikosta Aseta. 2 Kaksoisnapsauta Posti/puhelinviestit, jolloin postisanomien ja puhelinviestien lähetysmääritysten valintaikkuna avautuu. Voit valita seuraavat postisanomien ja puhelinviestien asetukset: 129 Postisanomien ja puhelinviestien asetukset

135 Asetus Tilatiedot Tärkeysaste Vanhenemisaika Automaattinen poisto Selitys Voit määrittää seuraavat tilat: Ei tilatietoa, Jakelu, Jakelu ja luku sekä Kaikki tiedot. Määrittämäsi tilatiedot näkyvät, kun avaat Infoikkunan seurataksesi muille käyttäjille lähettämiäsi postisanomia tai puhelinviestejä. Voit määrittää tärkeyden korkeaksi, normaaliksi tai matalaksi. Niiden viestien kuvakkeet, joiden lähetystärkeys on korkea, näkyvät viestiluetteloruudussa punaisina. Jos lähetystärkeys on normaali, kuvakkeet käyttävät valitsemaasi oletusväriä, ja jos lähetystärkeys on matala, kuvakkeet ovat harmaita. Voit valita vanhenemisajaksi Ei vanhenemisaikaa tai määrittää, että viesti poistuu Lähetetytkansiostasi ja vastaanottajan Saapuneetkansiosta tietyn ajanjakson jälkeen, jos vastaanottaja ei ole vielä avannut viestiä. Voit valita Automaattisen poiston, jos haluat, että lähettämäsi viesti siirtyy automaattisesti Roskakoriin, kun kaikki vastaanottajat ovat poistaneet sen ja hävittäneet sen Roskakoristaan. Ilmoita vastaanottajille Kun tämä on valittuna, vastaanottajat saavat ilmoituksen, kun lähetät viestin. Vastaanottajien Notifytoiminnon tulee olla aktiivinen, jotta tämä määritys toimisi tehokkaasti. Lisätietoja on jaksossa Notify. Palaute vastaanottajan toimista Voit saada ilmoituksen, kun lähettämäsi viesti avataan tai poistetaan tai kun se on valmis. Ponnahdusluetteloiden avulla voit määrittää, haluatko saada ilmoituksen tai postisanoman vai molemmat. Postisanomien ja puhelinviestien asetukset 130

136 Vastauspyyntö Voit valita yhden näistä määrityksistä, jos haluat vastauspyynnön tulevan lähettämiesi viestien Sanomaruutuihin. Voit määrittää myös päivien määrän. Jos valitset Ei vastauspyyntöä, vastauspyyntö ei tule Sanomaruutuun. 3 Kun olet tehnyt kaikki haluamasi määritykset, sulje postisanomien ja puhelinviestien lähetysmääritysten valintaikkuna valitsemalla OK. 4 Sulje Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Sulje. Puhelinviesti Puhelinviestin lähettäminen Soittajan tietojen Puhelinviestin avulla voit tallentaa ja lähettää tietoja puhelinsoitosta tai vierailusta. Puhelinviestinäkymässä on teksti ja valintaruutuja. 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Puhelinviesti. Viestin Sanomaruutu Valtuuksien käytön kuvake Osoitepainike Liitepainike 2 Avaa osoitekirja valitsemalla Osoitteet. 3 Siirrä haluamasi käyttäjätunnus Jakeluruutuun kaksoisnapsauttamalla sitä, sulje osoitekirja ja lisää nimi puhelinviestin Jakeluruutuun valitsemalla OK. 4 Kirjoita tarvittavat tiedot soittajasta niille varattuihin ruutuihin. 5 Valitse viestiä koskevat valintaruudut. 6 Kirjoita viesti Sanomaruutuun ja valitse sitten Lähetä. Viesti tulee Jakeluruudussa olevien käyttäjien Saapuneetkansioihin. Se lisätään myös Lähetetytkansioosi. 131 Puhelinviesti

137 Puhelinviestin lukeminen 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Saapuneet. Puhelinviestit on merkitty puhelinkuvakkeella. Kun viesti on avattu, puhelinkuvakkeessa oleva puhelimen kuuloke nousee pois puhelimen päältä. Tämä puhelinviesti on avattu Tätä puhelinviestiä ei ole avattu 2 Kaksoisnapsauta puhelinviestiä, jonka haluat avata. 3 Kun olet valmis, valitse Sulje. Lisätietoja Päivittäminen Päivämäärien ero Puhelinviestin säilyttäminen yksityisenä Jos et haluat, että valtuuttamasi henkilöt lukevat puhelinviestisi, valitse Käsittelevalikosta Merkitse yksityiseksi, kun luot tai vastaanotat puhelinviestin. Valtuuttamasi henkilöt voivat lukea yksityisiä viestejäsi vain, jos annat heille siihen valtuudet Valtuuksien antaminen toiminnon avulla. Lisätietoja on jaksossa Valtuuksien antaminen. Tiedostojen ja äänien liittäminen Voit liittää puhelinviestiin haluamasi määrän tiedostoja ja äänitallenteita. Lisätietoja on jaksoissa Liitteet ja Ääni. Päivitystoiminnon avulla voit päivittää minkä tahansa avoimen ikkunan näyttämään uudet viestit. 1 Kaksoisnapsauta Saapuneet, Lähetetyt tai Roskakori tai valitse Kalenteri. Valitse sitten kalenterinäkymä. 2 Päivitä avoimet ikkunat valitsemalla Näytävalikosta Päivitä. Voit määrittää säännöllisen Päivitystiheyden Käyttöympäristön määrityksistä. Lisätietoja on jaksossa Ympäristömääritykset. Voit laskea kahden päivämäärän välisten päivien määrän Päivämäärien ero toiminnon avulla. Päivittäminen 132

138 Kahden päivämäärän välisten päivien laskeminen Päivämäärien välinen ero tulee Päivämäärien ero ruutuun. Voit siirtyä kuukauden eteen tai taaksepäin napsauttamalla nuolisymboleita. 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Kalenteri. 2 Avaa Päivämäärien ero valintaikkuna valitsemalla Näytävalikosta Päivämäärien ero. Voit siirtyä vuoden eteen tai taaksepäin napsauttamalla kaksoisnuolisymboleita. 3 Valitse haluamasi aloituspäivä Alkupäivämääräkalenteriruudusta napsauttamalla sitä. 4 Valitse haluamasi lopetuspäivä Loppupäivämääräkalenteriruudusta napsauttamalla sitä. 5 Voit tuoda näyttöön alku ja loppupäivämäärien väliin jäävien päivien määrän valitsemalla Laske päivämäärien ero. 6 Sulje Päivämäärien ero valintaikkuna valitsemalla Peruuta. Lisätietoja Päivämääriä koskevat rajoitukset GroupWiseen on määritetty tietty ajanjakso, johon valittavien päivämäärien täytyy sisältyä. Ajanjakson ensimmäinen päivä on ja viimeinen päivä on Voit avata kalenterinäkymän Alkupäivämäärä tai Loppupäivämääräruutuun merkityn päivän kohdalta valitsemalla Alkupvm tai Loppupvm. Valitsemalla Laske loppupvm saat tietää päivämäärän, joka saadaan lisäämällä Päivien lukumäärä ruutuun kirjoitettu luku aloituspäivämäärään. Valitsemalla Laske alkupvm saat tietää päivämäärän, joka saadaan vähentämällä Päivien lukumäärä ruutuun kirjoitettu luku lopetuspäivämäärästä. Päivämäärän asettaminen 133 Päivämäärän asettaminen Aseta päivämäärä toiminnon avulla voit valita päivämäärän kokousta, muistiota tai tehtävää varten. 1 Avaa pääikkunasta ajanvaraus, muistio tai tehtävänäkymä. 2 Avaa Aseta päivämäärä valintaikkuna valitsemalla Lähetävalikosta Päiväys. Tämä päivä vaihtoehdolla voit valita nykyisen päivän kuukausikalenterissa

139 Voit valita päivän napsauttamalla sitä Kaksoisnuolipainikkeilla voit valita edellisen tai tulevan vuoden Päiväuskaavavaihtoehdolla voit ajoittaa ajanvaraukset, muistiot ja tehtävät Nuolipainikkeilla voit valita edellisen tai tulevan kuukauden Päivämäärän ja kellonajan asetukset 3 Valitse haluamasi päivämäärä ja sulje sitten Aseta päivämäärä valintaikkuna valitsemalla OK. Päivämäärä tulee näkyviin. 4 Kun olet täyttänyt kaikki tiedot, valitse Lähetä tai OK. Päivämäärän ja kellonajan asetusten avulla voit määrittää, miten GroupWise näyttää päivämäärät ja kellonajat. Päivämäärän ja kellonajan esitystavan asettaminen 1 Avaa Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Tiedostovalikosta Aseta. 2 Avaa Päivämäärän ja kellonajan muoto valintaikkuna kaksoisnapsauttamalla Päiväyksen ja kellonajan muoto painiketta. Seuraavassa luetellaan painikkeet ja niiden vaikutusalat. Painike Päiväys Aika Postilaatikoissa Infoikkunassa Painikkeen vaikutusala Ajanvaraus, tehtävä ja muistionäkymien aloitus ja lopetuspäivämäärät, esimerkiksi Päivämäärien ero valintaikkuna ja Infoikkunan luontipäivämäärä. Kalenterin ajanvarausluettelo, ajanvarausten Aloituspäivämäärä ja Lopetuspäivämääräruudut ja Infoikkunan luontipäivämäärä. Saapuneetkansiossa, Lähetetytkansiossa ja Roskakorissa olevien viestien ajankohta. Infoikkunan tilailmoituksiin liittyvät ajat (esimerkiksi viestin avausajankohta). Päivämäärän ja kellonajan asetukset 134

140 Tiedostoinfossa Infoikkunassa ilmoitettu tiedoston luontipäivämäärä ja kellonaika. 3 Avaa Päiväyksen muoto valintaikkuna valitsemalla Päiväys. Valitse haluamasi päivämäärän esitystapa Valmiit muodot luettelosta. Valmiiksi määritettyjen ponnahdusluetteloiden avulla voit valita eri esitystavoista. Mallikentässä näkyy valitsemasi ajan näyttötapa. Valmiit muodot ponnahdusluetteloin avulla voitvalitaeri esitystavoista. Mallikentässä näkyy valitsemasi ajan näyttötapa. 4 Sulje Päiväyksen muoto valintaikkuna valitsemalla OK. 5 Avaa Kellonajan muoto valintaikkuna valitsemalla Aika. Valitse haluamasi kellonajan esitystapa Valmiit muodot ja Kellonajan koodit ponnahdusluetteloista. Kellonajan koodit ponnahdusluettelosta voit valita tuntien ja minuuttien yhdistelmät. 6 Sulje Kellonajan muoto valintaikkuna valitsemalla OK. Voit määrittää Postilaatikoiden, Infoikkunan sekä Tiedostoinfon päivämäärän ja kellonajan asetukset Päiväysmuodot tiedon sijainnin mukaan ryhmäruudun avulla. 7 Kun olet määrittänyt kaikki haluamasi asetukset, sulje Päiväyksen ja ajan esitysmuodot valintaikkuna valitsemalla OK. 8 Sulje Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Sulje. Päiväyskaava Päiväyskaavojen avulla voit varata ajankohdan toistuvia ajanvarauksia, tehtäviä ja muistioita varten. 135 Päiväyskaava

141 Käsitteitä Viikon päivät tilassa voit varata esimerkiksi joka kuukauden ensimmäisen tiistain. Päiväyskaavatapahtumat Päiväyskaavatoiminnolla voit ajoittaa ajanvarauksen, tehtävän tai muistion usealle eri päivälle. Kun lähetät päiväyskaavaviestin, GroupWise kopioi sen ja sijoittaa yhden määritetyistä päivämääristä kuhunkin viestin kopioon. Jos esimerkiksi määrität tapahtumalle viisi päivämäärää, GroupWise tekee viestistä viisi kopiota, yhden kopion kutakin päivämäärää varten. Jos lähetät viestin muille käyttäjille, Lähetetytkansiossa on viisi viestiä, joissa kussakin on yksi päiväyskaavan arvo. Jos taas viestit ovat tulossa sinulle, Saapuneetkansiossasi on viisi kopiota saapuvasta viestistä, ja kussakin kopiossa on varaus eri päivälle. Esitystapa GroupWisessa voit valita päiväyskaavamäärityksille jonkin kolmesta esitystavasta: Ehdot, Kaava ja Päivät. Voit käyttää tapoja erikseen tai yhdessä. Ehdot Voit määrittää säännöllisesti toistuvien tapahtumien sovituksen aikatauluun. Määrityksen voi tehdä viikon päivien, kuukauden päivien tai jaksotuksen mukaan. Kuukauden päivät tilassa voit varata esimerkiksi kuukauden 15. tai viimeisen Jaksotustilassa voit määrittää ajanvarauksen säännöllisin väliajoin kuten 12 Kaava Voit kirjoittaa ja muokata päiväyskaavamäärityksiä päiväyskaavatoimintojen avulla. Päiväyskaava 136

142 Päivät Voit luoda päiväyskaavamäärityksen epäsäännöllisesti toistuville tapahtumille. Kun valitset Päivätesitystavan, vuosikalenteri tulee näkyviin. Voit määrittää päiväyskaavan valitsemalla ne päivämäärät, jotka haluat sisällyttää kaavaan. Päiväyskaavan luominen kuukauden päivien mukaan Alkaaruudussa voit määrittää tapahtuman Kuukaudetruudussa voit valita tapahtuman Ehdotesitystapa ajoittaa päiväyskaavaesiintymät viikon kuukauden päivien ja kuukauden päivämäärien mukaan. Voit esimerkiksi ajoittaa muistion kaikille palkkapäivillesi määrittämällä aikavälin maanantaista perjantaihin kunkin kuukauden 15. ja viimeiseen päivään asti. 1 Valitse ajanvaraus, tehtävä tai muistio pääikkunan ponnahdusluettelosta. 2 Valitse Lähetävalikosta Päiväyskaava. Päättyyruudussa voit määrittää tapahtuman Tässä ponnahdusvalikossa voit valita Viikon päivät, Kuukauden päivät tai Jaksotuksen. 3 Valitse päivämäärä Alkaakenttään, valitse tapahtuman alkamispäivämäärä ja valitse sitten OK. 137 Päiväyskaava

143 4 Valitse päivämäärä Loppukenttään, valitse tapahtuman loppumispäivämäärä ja valitse sitten OK. TAI Valitse Päättyyponnahdusluettelo, valitse Toistoja ja kirjoita Toistojatekstiruutuun, kuinka monta tapahtumakertaa haluat kaavaan. VIHJE: Esiintymien enimmäismäärä on 365. Jos valitset aikavälin ja asetat päiväyskaavan, joka luo enemmän kuin 365 esiintymää, esiintymiä luodaan joka tapauksessa vain Valitse kuukaudet, joille tapahtuma ajoitetaan. TAI Varaa esiintymille kaikki kuukaudet kaksoisnapsauttamalla Kuukaudetruutua. 6 Valitse Viikon päivät ponnahdusluettelo ja valitse sitten Kuukauden päivät. Päivien avulla voit valita, miksi viikonpäiviksi tapahtuma voidaan ajoittaa. Avattavan Kohdallaluettelon avulla voit ajastaa tapahtuman päivämäärän kohdalle, ennen tai jälkeen tai 7 Valitse ne viikon päivät, joille tapahtuma voidaan ajoittaa. 8 Napsauta niitä kalenterin päivämääriä, joille tapahtuma voidaan ajoittaa. 9 Valitse Kohdallaponnahdusluettelo ja valitse sitten päivien ja päivämäärien välinen suhde. Valitsemasi päivät tulevat Kohdallaluettelon vasemmalle Valitsemasi päivämäärät tulevat Kohdallaluettelon vasemmalle Seuraavassa taulukossa kuvataan Kohdallaponnahdusluettelon vaihtoehtoja. Päiväyskaava 138

144 Vaihtoehto Tapahtuman ajankohta on Kohdalla Ennen päivinä, jolloin valittu päivä ja päivämäärä ovat samat. valittu päivä, joka edeltää valittua päivämäärää. Esimerkki ma Kohdalla 15 määrityksen mukaan GroupWise ajoittaa tapahtuman kaikille maanantaille, jotka osuvat 15. päiväksi. ma Ennen 15 määrityksen mukaan GroupWise ajoittaa tapahtuman maanantaiksi, joka edeltää 15:ttä päivää. Jos maanantai on 15. päivä, tapahtuman päivä on edellinen maanantai eli 8. päivä. Asti Jälkeen Alkaen Lähinnä päivinä, jolloin valittu päivä ja päivämäärä ovat samat tai jolloin valitun viikonpäivän ensimmäinen esiintymä edeltää valittua päivämäärää. valittua päivämäärää seuraava valitun viikonpäivän ensimmäinen esiintymä. ma Asti 15 määrityksen mukaan GroupWise ajoittaa tapahtuman kaikille maanantaille, jotka osuvat 15. päiväksi tai 15:ttä päivää edeltäville maanantaille. ma Jälkeen 15 määrityksen mukaan GroupWise ajoittaa tapahtuman ensimmäiselle maanantaille, joka seuraa 15:ttä päivää. Jos 15. päivä on maanantai, tapahtumapäivä on maanantai 22. päivä. päivinä, jolloin valittu päivä ja ma Alkaen 15 määrityksen päivämäärä ovat samat, tai mukaan GroupWise ajoittaa valitun viikonpäivän tapahtuman kaikille ensimmäinen esiintymä seuraa maanantaille 15. päivä tai valittua päivämäärää. ensimmäiselle 15:ttä päivää seuraavalle maanantaille. valittua päivämäärää lähinnä ma Lähinnä 15 määrityksen oleva valittu päivä. Päivä voi mukaan GroupWise ajoittaa olla ennen päivämäärää tai sen tapahtuman 15:ttä päivää jälkeen. lähinnä olevalle maanantaille. Jos 15. päivä on keskiviikko, tapahtumapäivä on maanantai 13. päivä. 139 Päiväyskaava

145 Lähinnä /kohdalla päivinä, jolloin valittu päivä ja ma Lähinnä/kohdalla 15 päivämäärä ovat samat tai määrityksen mukaan valittua päivämäärää GroupWise ajoittaa lähimpänä päivänä. Päivä voi tapahtuman kaikille olla ennen päivämäärää tai sen maanantaille 15. päivä tai jälkeen. 15:ttä päivää lähinnä oleville maanantaille. 10 Lisää päiväyskaavamääritys ajanvaraukseesi, muistioosi tai tehtävääsi ja sulje Päiväyskaavavalintaikkuna valitsemalla OK. 11 Kun olet kirjoittanut viestin tiedot, ajoita päiväyskaavaesiintymät valitsemalla omissa viesteissäsi OK tai ryhmäviesteissä Lähetä. Päiväyskaavan luominen viikon päivien mukaan Voit avata Siirtymäpäivätvalintaikkunan valitsemallajonkin Viikon päivät valinnan tehtyäsi voit ajoittaa tiettynä viikonpäivänä tapahtuvan tapahtuman valituille kuukausille. Voit esimerkiksi sovittaa aikatauluun kokouksen, joka pidetään kunkin kuukauden toisena tiistaina ja viimeisenä perjantaina. 1 Avaa oma tai ryhmälle lähetettävä ajanvaraus, tehtävä tai muistio. 2 Valitse Lähetävalikosta Päiväyskaava. 3 Määritä päiväyskaavan aikaväli tai toistojen määrä. 4 Valitse kuukaudet, joille tapahtuma ajoitetaan. 5 Varmista, että Viikon päivät on valittu. 6 Valitse esiintymät Päivätruudusta. Jos esimerkiksi valitset tiriviltä 2., määrität ajankohdaksi kuukauden toisen tiistain. Jos valitset perivillä Viim., määrität ajankohdaksi kuukauden viimeisen perjantain. 7 Voit valita siirtymäpäivän nuolipainikkeiden avulla. Valitsemalla nuolien välissä olevan päiväpainikkeen voit avata Siirtymän asetus valintaikkunan ja määrittää siirtymän siinä. Jos kokous esimerkiksi pidetään kuukauden toista tiistaita edeltävänä maanantaina, valitse toinen tiistai ja aseta siirtymäpäiväksi sitä edellinen päivä. Vasen nuoli siirtää päivät ennen valittua päivää. Oikea nuoli siirtää päivät valitun päivän jälkeen. Päiväyskaava 140

146 8 Kun olet saanut päiväyskaavamäärityksen valmiiksi, voit käyttää sitä ajanvarauksessasi, muistiossasi tai tehtävässäsi ja sulkea sitten Päiväyskaavavalintaikkunan valitsemalla OK. 9 Kun olet kirjoittanut viestin tiedot, ajoita päiväyskaavaesiintymät valitsemalla OK omissa viesteissäsi tai Lähetä ryhmäviesteissä. Jaksotetun päiväyskaavamäärityksen luominen Jaksotusvalinnan tehtyäsi voit määrittää tapahtumien väliin jäävien päivien määrän. Jos sinulla esimerkiksi on kokous joka perjantai, voit määrittää aikavälin alkupäivämääräksi seuraavan kokouksen päivämäärän ja määrittää sitten jakson pituudeksi seitsemän päivää. 1 Avaa oma tai ryhmälle lähetettävä ajanvaraus, tehtävä tai muistio. 2 Valitse Lähetävalikosta Päiväyskaava. 3 Määritä päiväyskaavan aikaväli tai toistojen määrä. 4 Valitse kuukaudet, joille tapahtuma ajoitetaan. 5 Valitse Viikon päivät ponnahdusluettelo ja valitse sitten Jaksotus. 6 Kirjoita tapahtumien väliin jäävien päivien määrä Jaksotus n päivää tekstiruutuun. Päiväyskaavaesiintymät ajoitetaan näin monen päivän välein alkaen Alkaaruudun päivämäärästä. Esiintymät jatkuvat Päättyypäivämäärään asti tai niin monta kertaa kuin olet määrittänyt. 7 Kun olet saanut päiväyskaavamäärityksen valmiiksi, voit käyttää sitä ajanvarauksessasi, muistiossasi tai tehtävässäsi ja sulkea sitten Päiväyskaavavalintaikkunan valitsemalla OK. 8 Kun olet kirjoittanut viestin tiedot, ajoita päiväyskaavaesiintymät valitsemalla OK omissa viesteissäsi tai Lähetä ryhmäviesteissä. Päiväyskaavan kirjoittaminen 1 Avaa oma tai ryhmälle lähetettävä ajanvaraus, tehtävä tai muistio. 2 Valitse Lähetävalikosta Päiväyskaava. 141 Päiväyskaava

147 3 Valitse Kaava. Alkaaruudussa voit määrittää, milloin Päättyyruudussa voit määrittää, milloin tapahtuma Toistojaruudussa voit määrittää, miten monta kertaa tapahtuma 4 Määritä päiväyskaavan aikaväli tai esiintymien määrä. Valitse Päättyyponnahdusluettelo, valitse Toistoja ja kirjoita Toistojatekstiruutuun, kuinka monta tapahtumakertaa haluat kaavaan sisältyvän. 5 Kirjoita kaava Kaavatekstiruutuun. Lisätietoja on tämän jakson kohdan Lisätietoja alakohdassa Päiväyskaavojen toiminta. 6 Kun olet saanut päiväyskaavamäärityksen valmiiksi, tallenna se ja sulje Päiväyskaavavalintaikkuna valitsemalla OK. 7 Kun olet kirjoittanut viestin tiedot, ajoita päiväyskaavaesiintymät valitsemalla OK omissa viesteissäsi tai Lähetä ryhmäviesteissä. Epäsäännöllisten tapahtumien päiväyskaavan luominen Vuoden oikealla ja vasemmalla puolella olevien nuolten avulla voit muuttaa vuosikalenterin ättä ää tt Joillekin tapahtumille ei voi luoda päiväyskaavamääritystä, koska ne toistuvat epäsäännöllisin välein. Tällaisille tapahtumille voit valita haluamasi toistot Päivätesitysmuodon vuosikalenterista. Voit esimerkiksi merkitä kaikki juhlapäivät, kuten joulupäivän tai uudenvuodenpäivän. 1 Avaa oma tai ryhmälle lähetettävä ajanvaraus, tehtävä tai muistio. 2 Valitse Lähetävalikosta Päiväyskaava. 3 Valitse Päivät. Valitsemalla Palauta voit tyhjentää kaikki kalenterin Päiväyskaava 142

148 4 Valitse päivämäärät, joille haluat ajoittaa tapahtumat. 5 Kun olet saanut päiväyskaavamäärityksen valmiiksi, voit käyttää sitä ajanvarauksessasi, muistiossasi tai tehtävässäsi ja sulkea sitten Päiväyskaavavalintaikkunan valitsemalla OK. 6 Kun olet kirjoittanut viestin tiedot, ajoita päiväyskaavaesiintymät valitsemalla OK omissa viesteissäsi tai Lähetä ryhmäviesteissä. Päiväyskaavamääritysten yhdistäminen Joskus voi olla tarpeen määrittää päiväyskaava, jolla ajoitetaan sekä säännöllisiä että epäsäännöllisiä tapahtumia. Voit määrittää säännöllisesti toistuvat tapahtumat Ehdotesitystavan mukaan, siirtyä sitten Päivätesitystapaan ja merkitä epäsäännölliset tapahtumat. Kaavaesitystavassa voit muokata kaavatekstiä. Ehdotesitystavan mukaan voit esimerkiksi määrittää palkkapäiväsi ja Päivätesitystavan mukaan merkitä poikkeukset, kuten palkkapäiväksi osuvat juhlapäivät. 1 Avaa oma tai ryhmälle lähetettävä ajanvaraus, tehtävä tai muistio. 2 Valitse Lähetävalikosta Päiväyskaava. 3 Määritä tapahtumien toistot Ehdotesitystavassa. Lisätietoja on tämän jakson kohdissa Päiväyskaavan luominen kuukauden päivien mukaan, Päiväyskaavan luominen viikon päivien mukaan ja Jaksotetun päiväyskaavamäärityksen luominen. 4 Kun olet määrittänyt päiväyskaavan, valitse Päivät, jolloin näyttöön tulevat Ehdotesitystavan mukaan luodut esiintymät vuosikalenterissa. TAI Valitse Kaava, jolloin Kaavatekstiruutuun tulee näkyviin Ehdotesitystavan mukaan määritetty kaava. Päivätvalinta tuo näyttöön Ehdottilassa määritetyt Jos valitsit Kaavaesitystavan, valintaikkuna voi olla seuraavan valintaikkunan kaltainen. 143 Päiväyskaava

149 Kaavavalinta tuo näyttöön Ehdottilassa määritetyn kaavan. 5 Jos valitsit Päivät, muuta vuosikalenterissa valittuja päivämääriä. TAI Jos valitsit Kaava, muokkaa kaavaa Kaavatekstiruudussa. 6 Kun olet saanut päiväyskaavamäärityksen valmiiksi, voit käyttää sitä ajanvarauksessasi, muistiossasi tai tehtävässäsi ja sulkea Päiväyskaavaikkunan valitsemalla OK. 7 Kun olet kirjoittanut viestin tiedot, ajoita päiväyskaavaesiintymät valitsemalla OK omissa viesteissäsi tai Lähetä ryhmäviesteissä. Päiväyskaavaviestien hyväksyminen Päiväyskaavaviestien poistaminen Kun vastaanotat päiväyskaavaviestin toiselta käyttäjältä, saat ilmoituksen vain ensimmäisestä päiväyskaavamäärityksellä ajoitetusta viestistä. Kaikki viestit kuitenkin näkyvät Saapuneetkansiossasi. Kun hyväksyt viestin, voit hyväksyä vain nykyisen viestin tai kaikki päiväyskaavaviestit. VIHJE: Voit hyväksyä viestin toimimalla seuraavien ohjeiden mukaan. Samalla tavalla voit myös hylätä viestin, kun korvaat Hyväksyvaihtoehdon Hylkäävaihtoehdolla. 1 Avaa päiväyskaavaviesti Saapuneetkansiossa tai Notifyvalintaikkunassa. 2 Valitse Hyväksy. Valintaikkuna avautuu, ja ohjelma pyytää sinua hyväksymään nykyisen päiväyskaavaviestin tai kaikki päiväyskaavaviestit. 3 Hyväksy vain nykyinen viesti valitsemalla Tämä esiintymä. TAI Hyväksy kaikki päiväyskaavaviestit valitsemalla Kaikki esiintymät. Kun poistat päiväyskaavamääritykseen kuuluvan viestin, voit poistaa yhden esiintymän tai kaikki esiintymät. 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Saapuneet, Lähetetyt tai Kalenteri. 2 Valitse päiväyskaavaviesti ja valitse sitten Käsittelevalikosta Poista. Päiväyskaava 144

150 Valintaikkuna avautuu, ja ohjelma pyytää sinua poistamaan nykyisen päiväyskaavaviestin tai kaikki päiväyskaavaviestit. 3 Poista vain nykyinen viesti valitsemalla Tämä esiintymä. TAI Poista kaikki päiväyskaavaviestit valitsemalla Kaikki esiintymät. 4 Jos poistat päiväyskaavaviestiä Lähetetytkansiosta, valitse Poistavaihtoehto Lähetetyistä, Saapuneista tai Kaikilta. Lisätietoja on jaksoissa Poistaminen ja Lähetetytkansio. Viesti tai viestit poistetaan ja sijoitetaan roskakoriin. Lisätietoja Päiväyskaavamäärityksen muokkaaminen Voit palata Päiväyskaavavalintaikkunaan ja muokata määritystä, jos et ole vielä lähettänyt päiväyskaavaviestiä. Voit avata Päiväyskaavavalintaikkunan uudelleen valitsemalla Lähetävalikosta Päiväyskaava. Kun olet lähettänyt viestin, et enää voi muokata määritystä, mutta voit siirtää päiväyskaavaviestin kalenteriisi kuten minkä tahansa ajoitetun viestin. Lisätietoja on jaksossa Kalenteri. Päiväyskaavojen toiminta Jokaisella päiväyskaavatoiminnolla on määritetty tärkeys. Kun GroupWise lukee päiväyskaavaa, se suorittaa toiminnot tärkeysjärjestyksessä. (Lisätietoja toimintojen ryhmittämisestä tärkeyden mukaan on tämän jakson kohdassa Operaattoreiden ryhmittäminen.) Alla olevassa taulukossa ovat toiminnot ja niiden tärkeydet. Toiminto Tärkeys Välilyönti (tärkeä Andoperaattori) 1 Plus tai + 2 Minus tai 2 To tai : 3 Every... Starting... 4 Every... Ending... 4 Before 5 On/Before 5 After 5 On/After 5 Near 5 Near/After 5 Or tai, Päiväyskaava

151 Not tai! 6 And tai & (tärkeydeltään pieni Andoperaattori) Edellä luetellut toiminnot ja ryhmitysoperaattorit (sulkeissa) kuvataan seuraavassa luettelossa tärkeysjärjestyksessä tärkeimmästä alkaen. TÄRKEÄÄ: Päiväyskaavan kaikkien osien toiminnot on kirjoitettava täsmälleen oikein. GroupWise ymmärtää esimerkiksi tekstin "Tue" mutta ei tekstiä "Tues". (GroupWise ei tee eroa suurten ja pienten kirjaimien välillä. Kaavoissa ei siis tarvitse käyttää isoja kirjaimia.) Ryhmittävät operaattorit ( ) Joissakin kaavoissa sulkumerkkejä käytetään operaattoreiden ryhmittämiseen eli toimintojen suoritusjärjestyksen muuttamiseen tai toimintojen ryhmittämiseen selvyyden vuoksi. Haluat esimerkiksi ehkä ajoittaa kaikki tiistait ja torstait heinä ja elokuussa. Voit kokeilla seuraavaa kaavaa: tue,thu jul,aug. Koska tärkeä Andoperaattori (välilyönti) on tärkeämpi kuin Oroperaattori (pilkku), kaava suoritetaan ikään kuin sulkeet olisi asetettu seuraavasti: (tue),(thu jul),(aug). Tämä kaava ajoittaa kaikki aikavälin tiistait, kaikki heinäkuussa olevat torstait ja kaikki elokuun päivät. Huomaa, että merkitys muuttuu sulkeita lisättäessä, kuten seuraavassa kaavassa. (tue,thu) (jul,aug) Tässä kaavassa kaikkien ajoitettujen päivien tulee olla heinä tai elokuun tiistai tai torstaipäiviä. Tällöin ainoastaan heinä ja elokuun tiistait ja torstait ajoitetaan. Jos et ole täysin selvillä operaattoreiden tärkeysjärjestyksestä ja kaavan arvojen määrityksestä, käytä sulkeita, niin kaava varmasti toimii haluamallasi tavalla. Siirtymätoiminnot Plus (+), Minus () Plus tai Minustoiminnolla voit lisätä siirtymän toiseen toimintoon tai toimintoryhmään. Voit esimerkiksi ajoittaa tapahtuman ajankohdaksi päivän, joka on kolme päivää ennen helmikuun ensimmäistä torstaita joka vuosi. Voit kirjoittaa tätä varten seuraavan kaavan: thu(1) jul 3 Jos haluat ajoittaa tapahtuman päivämääräksi päivän, joka on kaksi päivää kunkin tammikuun 25. päivän jälkeen, käytä seuraavaa kaavaa: jan 25 plus 2 Päiväyskaava 146

152 Aikaväli To (:) Aikavälitoiminnolla voit määrittää aikavälin päivinä. Jos haluat esimerkiksi ajoittaa tiistain, keskiviikon ja torstain joka vuosi ja joka viikko, voit kirjoittaa seuraavan kaavan: tue:thu Jaksotustoiminnot Every, Starting, Ending Voit käyttää Everyoperaattoria Aikaväliruudun vaihtoehtojen yhteydessä ja ajoittaa säännöllisesti toistuvien tapahtumien ensimmäisen päivämäärän tai tapahtumamäärän. Jos esimerkiksi haluat ajoittaa viikoittain toistuvan tapaamisen alkaen ja jatkuen asti, voit määrittää aikavälin ja käyttää seuraavaa kaavaa: every 7 Suhteelliset toiminnot Before, On/Before, After, On/After, Near, On/Near Näiden toimintojen avulla voit ajoittaa päiviä suhteessa tiettyyn päivämäärään. Voit esimerkiksi ajoittaa tapahtuman marraskuun 20. päivää lähinnä olevaksi torstaiksi useina vuosina, kun kirjoitat seuraavan kaavan ja pidennät aikavälin useiksi vuosiksi: thu on/near nov 20 Or (,) Oroperaattoria voit käyttää silloin, kun jommankumman toiminnon tai toimintoryhmän arvon on oltava tosi, jotta päivät voidaan ajoittaa. Jos haluat esimerkiksi ajoittaa tapaamisen joka kuun 15. päiväksi, mutta vain jos 15. päivä on tiistai tai torstai, voit käyttää seuraavaa kaavaa: 15 (tue,thu) Not (!) Nottoiminto kumoaa sitä seuraavan toiminnon. Jos haluat esimerkiksi ajoittaa kaikki joulukuun päivät paitsi tiistait ja torstait, voit käyttää seuraavaa kaavaa: dec!tue!thu Tärkeydeltään pieni And (And tai &) Tärkeydeltään pieni Andoperaattori on toiminnoista vähiten tärkeä. Kuten välilyöntiä, myös tärkeydeltään pientä Andtoimintoa voit käyttää silloin, kun molempien muiden toimintojen arvon on oltava tosi. Kaava ti,to hei,elo esimerkiksi merkitsee, että ajoitettujen päivien pitää olla tiistaita, heinäkuun torstaita tai elokuun päiviä. Jos korvaat tärkeän Andoperaattorin (välilyönti) tärkeydeltään pienellä Andoperaattorilla, kaava tue,thu and jul, aug merkitsee, että ajoitettujen päivien pitää olla tiistaita tai torstaita heinä tai elokuussa. Ensimmäisessä kaavassa Andtoiminto käsitellään ennen Ortoimintoa. Toisessa kaavassa Andtoiminto käsitellään Ortoiminnon jälkeen. Last Lasttoiminnolla ei ole tärkeyttä. Sen avulla voidaan määrittää kunkin kuukauden viimeinen päivä, kun sitä käytetään yksin, tai kunkin kuukauden viimeinen viikonpäivä (sunnuntaista lauantaihin), kun sitä käytetään 147 Päiväyskaava

153 Pääikkuna Käsitteitä Roskakorista voit katsella poistamiasi viestejä. Saapuneet ja Lähetetytkansioista voit katsella saapuneita jalähetettyjäviestejä Kalenterissa voit avata kalenterinäkymiä Uuden viestin avaaminen Palaaminen pääikkunaan viikonpäivän tunnuksen yhteydessä. Kunkin kuukauden viimeisen sunnuntain voi esimerkiksi ajoittaa seuraavan kaavan avulla: last sun Pääikkunasta voit helposti avata Saapuneetkansion, Lähetetytkansion, Roskakorin, minkä tahansa kalenterinäkymän ja minkä tahansa uuden postisanoma, ajanvaraus, tehtävä, muistio tai puhelinviestinäkymän. Sijoittamalla näkymiä tai sovelluksia pääikkunan hyllykuvakkeeseen voit automatisoida kirjeenvaihtoa. Kuvakkeiden ja ponnahdusluetteloiden käyttäminen Kun aloitat GroupWisen käytön, näyttöön tulee pääikkuna. Voit käyttää monia GroupWisen toimintoja pääikkunan kuvakkeiden ja ponnahdusluetteloiden avulla. Voit sijoittaa makroja, näkymiä tai sovelluksia Hyllyyn ja avata ne sieltä nopeasti Ponnahdusluetteloiden avulla voit valita ryhmänäkymän tai oman näkymän, joka avataan viestinäkymän kuvakkeen avulla. Kuvakkeiden alapuolella olevissa ponnahdusluetteloissa näkyvät niiden näkymien nimet, jotka voidaan avata kuvakkeen avulla. Jos esimerkiksi Kalenteriponnahdusluettelossa näkyy Viikko, saat viikkonäkymän näkyviin kaksoisnapsauttamalla Kalenterikuvaketta. Voit halutessasi valita ponnahdusluettelosta jonkin muun näkymän. Näiden kuvakepainikkeiden avulla voit avata 1 Voit avata uuden näkymän valitsemalla haluamasi viestin pääikkunan viestinäkymäponnahdusluettelosta. TAI Avaa nykyinen näkymä kaksoisnapsauttamalla viestinäkymän kuvaketta. Vaikka avattuna on useita viestejä, voit palata pääikkunaan helposti. 1 Kun sinulla on avattuna mikä tahansa viesti, valitse Ikkunavalikosta Pääikkuna. Pääikkuna 148

154 Pääikkuna tulee näkyviin avoinna olevien viestien päälle. Resurssit Käsitteitä Resurssin varaaminen Resurssittoiminnon avulla voit varata esimerkiksi kokoustiloja, diaprojektoreita tai videolaitteita kokouksia varten. Jos olet resurssin omistaja, olet vastuussa siihen kohdistettujen pyyntöjen hyväksymisestä tai hylkäämisestä. Mitä resurssit ovat? Resurssit ovat yhteiskäyttöisiä ja varattavissa olevia tiloja tai laitteita. Ne voivat olla mitä tahansa, esimerkiksi kokoushuone, piirtoheitin tai auto. Järjestelmän vastuuhenkilö määrittelee resurssit antamalla niille nimen ja määrittämällä jonkun käyttäjän resurssin omistajaksi. Kun järjestelmän vastuuhenkilö luo määrityksen resurssille, sen omistaja saa täydet valtuudet resurssiin. Näiden valtuuksien avulla omistaja saa ilmoituksen ajanvarauksista sekä voi hyväksyä tai hylätä niitä. 1 Valitse pääikkunan Ajanvarauksetponnahdusluettelosta Kokouskutsu. 2 Valitse Osoitteet. 3 Valitse haluamasi käyttäjät Jakelu, Tiedoksi tai Peitetystiruutuihin. 4 Valitse Resurssit, jos haluat nähdä resurssiluettelon, kaksoisnapsauta haluamiasi resursseja. Valitse OK, kun olet valmis. Resurssien luetteloruutu 5 Kun olet täyttänyt viestin loppuun, valitse Lähetä. Resurssin valtuuksien käyttäminen 1 Valitse pääikkunan Tiedostovalikosta Valtuuksien käyttö, jolloin Valtuuksien käyttö valintaikkuna avautuu. 2 Avaa osoitekirja valitsemalla Käyttäjät ja valitse sitten Resurssit, jolloin saat näkyviin resurssiluettelon. 149 Resurssit

155 3 Kaksoisnapsauta niitä resursseja, joihin sinulla on valtuudet, sulje sitten osoitekirja valitsemalla OK ja palaa Valtuuksien käyttö valintaikkunaan. Voit käyttää valtuuksiasi vain niihin resursseihin, jotka sijaitsevat postitoimistossasi. 4 Sulje Valtuuksien käyttö valintaikkuna ja lisää resurssi valtuusluetteloosi valitsemalla OK. Resurssiilmoitusten vastaanottaminen Resurssipyyntöjen hyväksyminen ja hylkääminen 1 Valitse Tiedostovalikosta Aseta. 2 Kaksoisnapsauta Ilmoitusten käyttöönotto ja avaa osoitekirja valitsemalla Lisää käyttäjä. 3 Valitse Resurssit, jolloin saat näkyviin resurssiluettelon. 4 Siirrä omistamasi resurssi Jakeluruutuun kaksoisnapsauttamalla sitä, sulje sitten osoitekirja ja siirrä resurssi Käyttäjätluetteloruutuun valitsemalla OK. 5 Valitse Tilaa ilmoitukset, jos haluat ilmoituksen käyttäjien resurssiin kohdistamista pyynnöistä. 6 Valitse Tilaa hälytykset, jos haluat ilmoituksen resurssin ajanvarauksista. 7 Kun olet valmis, sulje Ilmoitusten käyttöönottovalintaikkuna valitsemalla OK ja sulje Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Sulje. 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Saapuneet. 2 Valitse Valtuuksien käyttö ja sulje sitten resurssi. 3 Kaksoisnapsauta viestiä viestiluetteloruudussa, valitse Hyväksy tai Hylkää ja valitse sitten uudelleen Hyväksy tai Hylkää näyttöön tulevassa valintaikkunassa. Resurssit 150

156 Automaattisen hyväksymis tai hylkäämissäännön luominen Jos olet resurssin omistaja, sinulla on siihen täydet valtuudet. Voit siis asettaa resurssille määrityksiä. Seuraavat säännöt hyväksyvät tai hylkäävät resurssikohtaisia pyyntöjä. Hyväksymissääntö hyväksyy pyynnön automaattisesti, jos resurssille ei ole muita varauksia kyseisenä ajankohtana. Hylkäyssääntö hylkää pyynnön, jos ajanvarauksissa on päällekkäisyyksiä. 1 Avaa Valtuuksien käyttö valintaikkuna valitsemalla pääikkunan Tiedostovalikosta Valtuuksien käyttö. 2 Valitse resurssi, jolle haluat luoda säännön, ja sulje sitten Valtuuksien käyttö valintaikkuna valitsemalla OK. 3 Avaa sääntöluettelo valitsemalla Välineetvalikosta Säännöt. 4 Avaa Tee sääntö valintaikkuna valitsemalla Tee. 5 Kirjoita Säännön nimi ruutuun Hyväksy, jos haluat luoda hyväksymissäännön. TAI Kirjoita Säännön nimi ruutuun Hylkää, jos haluat luoda hylkäämissäännön. 6 Valitse Ehdot viestin tyypille ryhmäruudussa Ajanvaraus ja valitse sitten Lisäehdot. 7 Valitse Ei päällekkäisiä ajanvarauksia Viestin tila ryhmäruudusta hyväksymisviestiä varten. TAI Valitse Päällekkäisiä ajanvarauksia Viestin tila ryhmäruudusta hylkäämisviestiä varten. 8 Sulje Säännön lisäehdot valintaikkuna valitsemalla OK. 9 Avaa Hyväksy ja vastaa valintaikkuna valitsemalla Lisääponnahdusvalikosta Hyväksy. TAI Avaa Poista/hylkäävalintaikkuna valitsemalla Lisääponnahdusvalikosta Poista/Hylkää. 10 Halutessasi voit kirjoittaa vastauksen Kommenttiruutuun. Lisää sitten Hyväksy tai Poista/Hylkäätoiminto Toimenpiteetluetteloruutuun valitsemalla OK. 151 Resurssit

157 11 Tallenna sääntö valitsemalla Tallenna ja sulje sitten Säännötvalintaikkuna valitsemalla Sulje. Roskakori Roskakoritoiminnon avulla voit palauttaa viestit, jotka olet poistanut Saapuneet, Lähetetyt, Hylly tai Kalenterikansioista. Kun poistat viestit, ne siirtyvät Roskakoriin. Viestin poistaminen 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Saapuneet, Lähetetyt tai Kalenteri. 2 Valitse viesti ja valitse Käsittelevalikosta Poista. 3 Jos olet Lähetetytkansiossa, poista sinun kopiosi viestistä valitsemalla Lähetetyistä, poista vain vastaanottajan kopio valitsemalla Saapuneista tai poista kaikkien kopiot valitsemalla Kaikilta. 4 Valitse OK. GroupWise poistaa viestin Saapuneet, Lähetetyt tai Kalenterikansiosta ja sijoittaa sen Roskakoriin. Poistetun viestin lukeminen Viestin palauttaminen Valittujen viestien poistaminen Roskakorista 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Roskakori. 2 Lue viesti kaksoisnapsauttamalla sitä. 3 Sulje viesti valitsemalla Sulje. 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Roskakori. 2 Valitse viesti ja valitse Muokkaavalikosta Palauta. Valittu viesti palautetaan kansioon, josta se poistettiin. Jos kansiota, josta viesti poistettiin, ei enää ole, palautetaan viesti juurikansioon. 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Roskakori. 2 Valitse viestit, jotka haluat poistaa ja valitse sitten Muokkaavalikosta Hävitä valitut viestit. 3 Hävitä valitut viestit valitsemalla Kyllä. Valitut viestit poistuvat järjestelmästä, eikä niitä voi enää palauttaa. Roskakori 152

158 Roskakorin tyhjentäminen 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Roskakori. 2 Valitse Muokkaavalikosta Tyhjennä Roskakori. GroupWise 5 valintaikkuna tulee näkyviin ja ohjelma kysyy haluatko poistaa kaikki viestit Roskakorista. 3 Tyhjennä Roskakori valitsemalla Kyllä tai palaa Roskakoriikkunaan valitsemalla Ei. Jos valitset Kyllä, kaikki roskakorin viestit poistetaan järjestelmästä eikä niitä voi palauttaa. Lisätietoja Ryhmä Käsitteitä Roskakoriikkunan mukauttaminen Sarakkeiden otsikot, luetteloruutu ja Roskakoriikkunan kuvakkeet toimivat kuten Saapuneet ja Lähetetytkansioissakin. Voit siirtää otsikoita, luokitella niitä eri sarakkeiden mukaan, vaihtaa luokittelujärjestyksen päinvastaiseksi ja niin edelleen. Lisätietoja on jaksoissa Saapuneetkansio ja Lähetetytkansio. Poistaminen vetämällä Voit myös poistaa viestejä viestiluetteloruudusta, kalenteriluetteloruudusta tai Hyllystä vetämällä viestien kuvakkeet pääikkunan Roskakoriin. Linkitettyjen viestien poistaminen Jos haluat poistaa kaikki linkit viestistä, joka on linkitetty useisiin kansioihin, voit vetää viestin Roskakoriin painamalla Altnäppäintä samalla, kun vedät ja pudotat viestin Roskakoriin. Kaikki linkit häviävät, mutta Roskakorissa on maininta jokaisesta poistamastasi linkistä. Ryhmä muodostuu määritetystä joukosta käyttäjätunnuksia ja resursseja. Ryhmän avulla voit lähettää viestin tietylle käyttäjäjoukolle vaivattomasti, eikä sinun tarvitse valita jokaisen käyttäjän nimeä erikseen. Omat ryhmät ja yhteiset ryhmät GroupWisesovelluksessa voi käyttää kahdenlaisia ryhmiä: omia ryhmiä ja yhteisiä ryhmiä. Omat ryhmät ovat omaan käyttöön luotuja ryhmiä. Ryhmän määritykset säilytetään omassa postilaatikossasi, joten vain sinä voit käyttää niitä. 153 Ryhmä

159 Järjestelmän vastuuhenkilö luo yhteiset ryhmät. Niitä säilytetään palvelimella, joten kaikki käyttäjät voivat käyttää niitä, mutta ainoastaan järjestelmän vastuuhenkilö voi muokata yhteisiä ryhmiä. Ryhmien koostumus Ryhmä voi koostua käyttäjistä, resursseista ja muista ryhmistä. Voit kirjoittaa ryhmään liitettäviä käyttäjätunnuksia ja resursseja Jakelu, Tiedoksi ja Peitetystiruutuihin. Tällä tavoin määrität, saako käyttäjä tai resurssi ryhmälle lähetettävän viestin alkuperäisenä vai kopiona. Jos esimerkiksi haluat lähettää esimiehellesi kopion jokaisesta tekemästäsi ajanvarauksesta, voit merkitä hänen käyttäjätunnuksensa Tiedoksiruutuun ryhmää luodessasi. Tällöin esimiehesi saa Tiedoksiviestin jokaisesta ryhmälle lähettämästäsi viestistä. Oman ryhmän luominen 1 Valitse Lähetävalikosta Osoitekirja. 2 Valitse Tee/Muokkaa ryhmää>>. 3 Valitse haluamasi käyttäjätunnukset ja siirrä ne sen jälkeen Jakelu, Tiedoksija Peitetystiruutuihin valitsemalla Ensisijainen vastaanottaja, Tiedoksi ja Peitetystipainikkeet. 4 Jos haluat sisällyttää ryhmään resursseja, valitse Resurssit ja kaksoisnapsauta haluamiasi resursseja. 5 Jos haluat sisällyttää ryhmään omaan osoitekirjaasi merkittyjä nimiä tai ryhmiä, valitse Omat osoitteet ja kaksoisnapsauta haluamiasi osoitetietoja. 6 Valitse Tallenna ryhmä, kirjoita ryhmän nimi näyttöön tulevaan Oman ryhmän tallennus valintaikkunaan. Sulje valintaikkuna valitsemalla OK. 7 Valitsemalla Omat osoitteet voit tuoda omien ryhmien luettelon näyttöön ja varmistaa, että ryhmä on lisätty luetteloruutuun. Luomasi omat ryhmät tulevat luetteloruutuun. 8 Sulje osoitekirja valitsemalla OK. Ryhmä 154

160 Oman ryhmän muokkaaminen Viestin osoittaminen ryhmälle 1 Valitse Lähetävalikosta Osoitekirja. 2 Valitse Tee/Muokkaa ryhmää>>. 3 Valitse Omat osoitteet. Valitse luetteloruudusta muokattava oma ryhmä ja valitse sen jälkeen Muokkaa. 4 Kaksoisnapsauta niitä Jakelu, Tiedoksi ja Peitetystiruutuihin merkittyjä käyttäjätunnuksia, jotka haluat poistaa. 5 Valitse Käyttäjät ja valitse sitten lisättävät käyttäjätunnukset. Siirrä käyttäjätunnukset Jakelu, Tiedoksi ja Peitetystiruutuihin napsauttamalla Ensisijainen vastaanottaja, Tiedoksi tai Peitetystipainikkeita. 6 Valitse Tallenna ryhmä ja kirjoita ryhmän nimi Oman ryhmän tallennus valintaikkunaan. Valitse OK. Jos Ryhmän nimi ruutuun kirjoittamasi nimi on jo käytössä, näyttöön tulee tästä varoittava ilmoitusikkuna. Valitse Kyllä, jos haluat korvata vanhan ryhmän. Valitse Ei, jos haluat antaa omalle ryhmälle eri nimen. VIHJE: Voit myös vetää ja pudottaa käyttäjiä osoiteruudusta toiseen. Jos esimerkiksi esimiehesi käyttäjätunnus on Tiedoksiruudussa, mutta haluat vastedes lähettää hänen viestinsä peitetysti, valitse hänen käyttäjätunnuksensa ja pudota se Peitetystiruutuun. 1 Valitse jokin ryhmälle lähetettävä viestityyppi pääikkunan viestinäkymäluetteloista. Avaa osoitekirja valitsemalla Osoitteet. 2 Valitse Yhteiset ryhmät tai Omat ryhmät. 3 Kaksoisnapsauta ryhmää, jolloin se siirtyy Jakeluruutuun. Ryhmäpainike Omat osoitteet painike Osoitekirjaluetteloruutu. 4 Sulje osoitekirja ja palaa viestinäkymään valitsemalla OK. 155 Ryhmä

161 Lisätietoja Saapuneet Käsitteitä Omien ryhmien lähettäminen muille käyttäjille Haluat ehkä toisinaan jakaa aiemmin luomasi oman ryhmän muiden käyttäjien kanssa. 1 Avaa haluamasi postinäkymä kaksoisnapsauttamalla pääikkunan Postin lähetys painiketta. 2 Valitse Osoitteet ja sitten Omat osoitteet. 3 Valitse oma ryhmä ja siirrä ryhmän käyttäjätunnukset Jakeluruutuun valitsemalla Muokkaa. 4 Palaa postinäkymään valitsemalla OK. 5 Valitse kaikki Jakeluruudussa olevat nimet ja valitse Muokkaavalikosta Kopioi. 6 Siirrä kohdistin Sanomaruutuun ja valitse Muokkaavalikosta Liitä. 7 Lähetä ryhmä kaikille ryhmän jäsenille valitsemalla Lähetä. TAI Muokkaa Jakeluruutua sijoittamalla siihen kaikki haluamasi vastaanottajat ja valitse Lähetä. Kun vastaanottajat ovat saaneet viestisi, heidän täytyy tehdä seuraavat toimet. 1 Avaa postisanoma. 2 Valitse käyttäjät Sanomaruudusta. Valitse Muokkaavalikosta Kopioi ja valitse sitten Sulje. 3 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Postin lähetys ja valitse Muokkaavalikosta Liitä. 4 Valitse Osoite ja valitse sitten Tallenna ryhmä. Nimeä ryhmä ja valitse OK. Oma ryhmä tallennetaan. Saapuneetkansion avulla voit avata, lukea ja poistaa saamiasi viestejä sekä vastaanottaa niitä koskevia tietoja. GroupWisen postilaatikko Kaikki lähettämäsi ja vastaanottamasi viestit tallennetaan verkossa olevaan GroupWisepostilaatikkoosi. GroupWisepostilaatikon voi jakaa kolmeen kansioon: lähteviin, saapuviin ja yksityisiin viesteihin. Voit tarkastella saapuneita viestejä Saapuneetkansion avulla. Saapuneet 156

162 Saapuneetkansion luetteloruudut Saapuneetkansiossa on kaksi luetteloruutua. Toinen on viestejä varten ja toinen kansioita varten. Vastaanottamasi viestit näkyvät Viestiluetteloruudussa. Kansioluetteloruudussa näkyvät kaikki kansiosi. Voit järjestellä kirjeenvaihtoasi siirtämällä viestejä kansioihin. Lisätietoja on jaksossa Kansiot. Keneltäsarakkeessa näkyy viestin lähettäjä. Kuvakkeet ilmaisevat viestin tyypin. Viestiluetteloruudun sarakkeet Viestiluetteloruudun sarakkeissa on tietoja saamistasi viesteistä. Voit valita haluamasi viestiluettelon tarkastelutavan muokkaamalla sarakkeita. Lisätietoja on tämän jakson kohdassa Lisätietoja. Asiasarakkeessa näkyy viestin aihe. Päiväyssarakkeessa näkyy viestin saapumispäivämäärä. Viestin lukeminen 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Saapuneet. GroupWise sijoittaa kaikki saapuneet viestit Postilaatikkokansioon. Kun avaat Saapuneetkansion, Postilaatikkokansio on valittuna. 2 Kaksoisnapsauta viestiä, jonka haluat lukea. 157 Saapuneet

163 3 Kun olet lukenut viestin, valitse Sulje. GroupWise sulkee automaattisesti viestit, jotka hyväksyt tai hylkäät, ja suodattaa ne Saapuneetkansiosta. Lisätietoja on jaksoissa Hyväksyminen, Hylkääminen ja Suodatin. Viestin poistaminen Lisätietoja 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Saapuneet. 2 Valitse viesti, jonka haluat poistaa. Valitse Käsittelevalikosta Poista. Viesti poistetaan Saapuneetkansiosta. Viesti on kuitenkin edelleen luettavissa Roskakorista. Viesti poistetaan vasta, kun tyhjennät Roskakorin. Saapuneetkansion symbolit Saapuneetkansiossa käytetään symboleja, jotka ilmoittavat viestin tyypin sekä viestille tehdyt toimet. Seuraavassa luettelossa ovat symbolit ja niiden merkitykset. Symboli ja ja ja ja ja Punainen viestikuvake Harmaa viestikuvake Kaksipäinen nuoli Merkitys Avaamaton/avattu postisanoma Avattu/avaamaton ajanvaraus Avattu/avaamaton tehtävä Avattu/avaamaton muistio Avattu/avaamaton puhelinviesti Liitetiedosto Äänitallenne liitteenä Tärkeys on suuri Tärkeys on pieni Vastausta pyydetään Viestiä koskevien tietojen saaminen Saat tietää, milloin viesti on lähetetty, keille muille se lähetettiin ja mitä Infoikkunan asetuksia viestin lähettäjä valitsi. Lisätietoja on jaksossa Info. Sarakeotsikoiden käsitteleminen Viestiluettelon sarakkeita voi lajitella erilaisten perusteiden mukaan, sarakkeiden järjestyksen voi kääntää ja sarakkeita voi poistaa. Saapuneet 158

164 Tehtävä Vaiheet Vihjeet Lajittelu toisen sarakkeen mukaan Lajittelujärjestyksen kääntäminen Sarakkeen siirtäminen Sarakkeen leventäminen Sarakkeen poistaminen Poistettujen otsikoiden palauttaminen Avaa Viestien lajittelu Luettelo lajitellaan valintaikkuna valitsemalla valitsemasi Näytävalikosta Lajittele. sarakeotsikon mukaan. Valitse viesti, jonka mukaan haluat lajitella, ja valitse sitten OK. Avaa Viestien lajittelu valintaikkuna valitsemalla Näytävalikosta Lajittele. Valitse Laskeva ja sulje Viestien lajittelu valintaikkuna valitsemalla OK. Vedä sarakkeen otsikko haluamaasi otsikkorivin kohtaan. Oletusasetus on nouseva järjestys (ensimmäisestä viimeiseen). Vedä kahden sarakkeen välissä Kun siirrät kohdistimen olevaa viivaa, kunnes sarake onviivan päälle, kohdistin aiempaa leveämpi. muuttuu kaksipäiseksi nuoleksi. Vedä sarakkeen otsikko pois otsikkoriviltä. Napsauta hiiren Poistetut otsikot kakkospainikkeella sitä palautetaan. Muita otsikkorivin kohtaa, josta seikkoja koskevat sarakeotsikko puuttuu. Valitse muutokset, esimerkiksi pikavalikosta sarakeotsikko, sarakkeen leveys ja jonka haluat palauttaa. lajittelujärjestys säilyvät ennallaan. Viestien suodattaminen Voit suodattaa viestit siten, että vain tietyntyyppiset viestit näytetään. Voit esimerkiksi tuoda näyttöön viestit, joita et ole avannut etkä hyväksynyt. Lisätietoja on jaksossa Suodatin. 159 Saapuneet

165 Jakopalkki Voit leventää kansio tai viestiluetteloruutua napsauttamalla ja vetämällä jakopalkkia. Jakopalkin avulla voit leventää kansio tai viestiluetteloruutua. Oletuskansiot GroupWisesovelluksessa on neljä oletuskansiota. Kansio, johon on merkitty nimesi, on ylimmän tason kansio, ja kaikki muut kansiot sisältyvät siihen. Postilaatikkokansioon tallennetaan kaikki lähettämäsi tai vastaanottamasi uudet viestit. Kalenterikansiossa ovat sinulle lähetetyt ajanvaraukset, muistiot ja tehtävät. Kaappikansiossa säilytetään luomiasi kansioita. Oletuskansioita ei voi poistaa. Salasanaasetukset Salasanan määrittäminen Valitse Kysytään vain muilta, jos haluat, että salasanaa kysytään vain, kun muut käyttäjät kirjautuvat sisään Salasanaasetusten avulla voit määrittää sisäänkirjautumisessa käytettävän salasanan. Salasanan asetus valintaikkunan avulla voit määrittää salasanasi tai muuttaa sitä. 1 Avaa Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Tiedostovalikosta Aseta. 2 Kaksoisnapsauta Salasana, jolloin Salasanan asetus valintaikkuna avautuu. 3 Kirjoita salasana Uusi salasana tekstiruutuun ja valitse OK. Salasanoja kirjoitettaessa on otettava huomioon isojen ja pienten kirjainten merkitysero. Jos kirjoitat salasanan kokonaan isoilla kirjaimilla, sinun on kirjoitettava se isoilla kirjaimilla myös silloin, kun ohjelma pyytää salasanaa. 4 Kirjoita uusi salasana uudelleen Toista salasana tekstiruutuun ja valitse OK. Tätä salasanaa on kaikkien niiden käyttäjien käytettävä, jotka haluavat kirjautua postilaatikkoosi. Jos haluat salasanaa käytettävän vain silloin, kun muut käyttäjät kirjautuvat postilaatikkoosi, valitse Kysytään vain muilta valintaruutu. Salasanaasetukset 160

166 TÄRKEÄÄ: Jos asetat salasanan ja unohdat sen myöhemmin, et voi tarkastella viestejäsi. Salasanan poistaminen tai muuttaminen Lisätietoja Siirry päivämäärään Tiettyyn päivämäärään siirtyminen Voit siirtyä tiettyyn päivään napsauttamalla sitä kuukausikalenterissa. Kaksoisnuolipainikkeilla voit valita edellisen tai tulevan vuoden. 1 Avaa Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Tiedostovalikosta Aseta. 2 Kaksoisnapsauta Salasana, jolloin Salasanan asetus valintaikkuna avautuu. 3 Kirjoita nykyinen salasanasi Syötä vanha salasana tekstiruutuun ja valitse OK. 4 Kirjoita uusi salasana Uusi salasana tekstiruutuun ja valitse sitten OK. TAI Jos et halua enää käyttää salasanaa, jätä tekstiruudut tyhjiksi ja valitse OK. 5 Kirjoita uusi salasana uudelleen Toista salasana tekstiruutuun ja valitse OK. TAI Jos et halua enää käyttää salasanaa, jätä tekstiruudut tyhjiksi ja valitse OK. TÄRKEÄÄ: Jos asetat salasanan ja unohdat sen myöhemmin, et voi tarkastella viestejäsi. Salasanat ja valtuuksien käyttäjät Kun määrität postilaatikon salasanan, se ei estä valtuuttamiasi käyttäjiä käyttämästä postilaatikkoasi. Valtuutetun käyttäjän mahdollisuudet käyttää postilaatikkoasi määräytyvät niiden valtuuksien perusteella, jotka olet määrittänyt Valtuuksien antaminen toiminnolla. Lisätietoja on jaksossa Valtuuksien antaminen. Siirry päivämäärään toiminnon avulla voit tuoda näyttöön tietyn päivän ajanvaraukset, muistiot tai tehtävät. 1 Valitse pääikkunan Kalenteriponnahdusluettelosta haluamasi kalenterinäkymä. 2 Avaa Siirry päivämäärään valintaikkuna valitsemalla Näytävalikosta Siirry päivään. Tämä päivä palauttaa sinut nykyiseen päivään Nuolipainikkeella voit valite edellisen tai seuraavan kuukauden. 161 Siirry päivämäärään

167 3 Valitse haluamasi päivämäärä ja sulje Siirry päivämäärään valintaikkuna valitsemalla OK. Päivämäärä tulee kalenterinäkymään. Sovellusten käynnistäminen GroupWise valitsee liitetiedoston avaamisessa käytettävän sovelluksen liitetiedoston tiedostomuodon perusteella. Käsitteitä Tiedostotunnisteen lisääminen tai muokkaaminen Voit poistaa tiedostotyypin tunnistuksen valitsemalla sen ja valitsemalla Poista. Voit valita tämän valintaruudun, jos haluat, että näyttöön tulee kehote ennen sovelluksen käynnistämistä. Tiedostomuodon lisääminen Tiedostotyyppi Voit yhdistää tiedoston tunnisteen tai tiedostomuodon ja siihen liittyvän sovelluksen. Kun avaat liitetiedostoa, GroupWise etsii avaamiseen sopivan sovelluksen tiedostotunnisteen perusteella. Jos tämä ei onnistu, GroupWise etsii sopivan sovelluksen liitetiedoston tiedostomuodon perusteella. Kun sovellus on löytynyt, GroupWise avaa liitetiedoston kyseisessä sovelluksessa. Jos tiedostoon ei ole liitetty sovellusta tai jos olet tehnyt asetuksen, jonka mukaan ohjelma pyytää aina sinulta vahvistusta, GroupWise pyytää kirjoittamaan sen sovelluksen polun, jossa liitetiedosto voidaan avata. GroupWise valitsee liitetiedoston avaamiseen tarvittavan sovelluksen liitetiedoston tiedostotunnisteen perusteella. 1 Avaa Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Tiedostovalikosta Aseta. 2 Avaa Sovellusten käynnistysasetukset valintaikkuna kaksoisnapsauttamalla Sovellusten käynnistys. 3 Kirjoita tunniste Tiedostotunnistetekstiruutuun. Jos haluat etsiä tiedostoa, voit avata tiedostonvalintaikkunan napsauttamalla kansiokuvaketta. 4 Kirjoita tunnisteeseen liitettävän sovelluksen polku Sovellustekstiruutuun. 5 Valitse OK ja sulje Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Sulje. GroupWise voi valita liitetiedoston avaamiseen tarvittavan sovelluksen myös liitetiedoston tiedostomuodon perusteella. Sovellusten käynnistäminen 162

168 1 Valitse Tiedostovalikosta Aseta. 2 Avaa Sovellusten käynnistysasetukset valintaikkuna kaksoisnapsauttamalla Sovellusten käynnistys. 3 Valitse tiedoston tyyppi avattavasta Tiedostomuotoluettelosta. 4 Kirjoita tiedostotyyppiin liitettävän sovelluksen polku Sovellustekstiruutuun. 5 Valitse OK ja sulje sitten Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Sulje. Lisätietoja Suodatin Käsitteitä Vahvistuksen pyytäminen ennen sovelluksen käynnistämistä Jos haluat mahdollisuuden avata tiedoston muussa kuin Käynnistysasetuksissa valitsemassasi sovelluksessa, valitse Sovellusten käynnistysasetukset valintaikkunassa Vahvistus ennen käynnistystä. Jos valitset tämän toiminnon, ohjelma pyytää sinulta vahvistusta joka kerran, kun yrität avata liitetiedoston. Pyynnön valintaikkunassa näkyy alun perin valittu sovellus, jonka voit halutessasi muuttaa. Suodattimen avulla voit määrittää, mitkä viestit haluat näyttöön. Voit esimerkiksi luoda suodattimen niiden viestien näyttämistä varten, jotka olet jo avannut ja hyväksynyt. Suodattimen käyttäminen Jos saat monia viestejä joka päivä tai jos joudut säilyttämään vastaanottamiasi viestejä Saapuneetkansiossa, viestien etsiminen on vaivalloista. Suodattimien avulla voit tuoda viestejä näyttöön määrittämiesi perusteiden mukaan. Niiden avulla voit myös piilottaa viestejä, jotka ovat turhaan näkyvissä. Hyvä esimerkki suodattimen käytöstä on Saapuneetkansion oletussuodatin. Suodatin piilottaa luetut ja hyväksytyt viestit, jotta ne eivät täyttäisi Saapuneetkansiotasi. Tällä tavoin tärkeiden viestien etsiminen helpottuu. Viestien suodattaminen Suodatin tuo näyttöön määrittämiesi perusteiden mukaiset viestit. Se ei poista eikä siirrä viestejä. Vaikka viesti ei olisikaan näkyvissä, se voi silti sijaita yhä postilaatikossasi. Voit määrittää suodattimen uudelleen niin, että se näyttää kaikki viestit. Viestit, jotka eivät tällöin näy, on poistettu, arkistoitu tai siirretty johonkin toiseen kansioon. 163 Suodatin

169 Luetteloruudun suodattaminen Voit suodattaa Saapuneet ja Lähetetytkansion, Roskakorin sekä Ajanvaraus, Tehtävä ja Muistioluettelon. Suodatin toimii yleensä vain valitsemassasi luetteloruudussa. Jos valitset Suodatinvalintaikkunassa Käytä kalenterinäkymän kaikissa osissa, suodatinta käytetään kaikkiin kalenterinäkymän ruutuihin riippumatta siitä, onko ruutu viestiluetteloruutu vai tehtävä, muistio tai ajanvarausluettelo. Jos suodatat Saapuneita, Lähetettyjä tai Roskakoria, Käytä kalenterinäkymän kaikissa osissa valintaruutu näkyy himmeänä. Suodattimen asetusten määrittäminen Voit valita suodatettavassa luetteloruudussa näkyvät viestit Suodatinvalintaikkunan avulla. Suodattimen avulla voit myös tuoda näyttöön viestit, joita yhdistää jokin peruste, esimerkiksi tietty lähettäjä, tietty vastaanottaja, liitteet tai se, ettei viestin määrittämää tehtävää ole vielä suoritettu. Osoiteruutuja ja päivämääräalueita lukuun ottamatta voit valita viestejä valitsemalla haluamasi valintaruudut. Seuraavassa luettelossa kuvataan valintojen perusteet. Näkyvät viestityypit Viestityypin avulla voit määrittää, mitkä viestit haluat näyttöön. Kun valitset yhden tai useampia viestityyppejä, GroupWise näyttää vain valintamerkillä merkityt viestit. Osoiteruudut Voit kirjoittaa osoiteruutuihin ne käyttäjätunnukset, joihin liittyvien viestien haluat näkyvän luetteloruudussa. GroupWise tuo näyttöön vain ne viestit, jotka sisältävät vastaaviin ruutuihin kirjoitettuja käyttäjätunnuksia. GroupWise ei ota tyhjiä ruutuja huomioon viestien suodatuksessa. Voit tarkentaa tai laajentaa suodatusperusteita käyttämällä suodattimen tekstiruuduissa loogisia operaattoreita & ja. Joissain viesteissä on enemmän kenttiä kuin toisissa. Kun valitset vain tällaisen viestin, esimerkiksi puhelinviestin, GroupWise tuo näyttöön myös muut suodattimen määrittelemisessä käytettävät tekstiruudut. Puhelinviestin lisätekstiruudut Suodatin 164

170 Alla olevassa taulukossa luetellaan viestit, joihin kuuluu lisätekstiruutuja. Viesti Lisätekstiruudut Kuvaus Ajanvaraus Paikka Tuo näyttöön tiettyyn paikkaan sovitut ajanvaraukset. Tehtävä Tärkeys Tuo tehtävät näyttöön niiden tärkeyden perusteella. Puhelinviesti Soittaja Yritys Puhelinnumero Tuo näyttöön tietyltä henkilöltä, tietystä yrityksestä tai numerosta tulleet puhelinviestit. Päiväys Avattavan Päiväysluettelon avulla voit määrittää aikavälin, johon sisältyvät viestit haluat nähdä. Jos haluat esimerkiksi tarkastella kaikkia itsellesi lähetettyjä ajanvarauksia, jotka koskevat kuluvan päivän jälkeistä aikaa, voit valita Jälkeen ja kirjoittaa haluamasi ajanjakson ensimmäisen päivän. Määrittäessäsi haluamaasi aikaväliä Päiväystoiminnon avulla, voit valita seuraavista vaihtoehdoista: Ei rajoitettu, Ennen, Kohdalla, Jälkeen ja Välillä. Päiväysvaihtoehto Ei rajoitettu Ennen Kohdalla Jälkeen Välillä Kuvaus Viestien lähetysaika tai niissä suunnitellun tapahtuman aika ei vaikuta viestien näyttämiseen. Tuo näyttöön viestit, jotka on lähetetty ennen määritettyä päivää tai joissa suunnitellun tapahtuman ajankohta on ennen määritettyä päivää. Tuo näyttöön viestit, jotka on lähetetty tiettynä päivänä tai joissa suunnitellun tapahtuman ajankohta on tiettynä päivänä. Tuo näyttöön viestit, jotka on lähetetty määritetyn päivän jälkeen tai joissa suunnitellun tapahtuman ajankohta on määritetyn päivän jälkeen. Tuo näyttöön viestit, jotka on lähetetty tietyllä aikavälillä tai joissa suunnitellun tapahtuman ajankohta sijoittuu tietylle aikavälille. 165 Suodatin

171 Viestin sijainti Viestin sijainnin avulla voit määrittää, näytetäänkö saapuneet vai lähetetyt viestit. Kun suodatetaan Saapuneet tai Lähetetytkansiota, tämä valinta on jo tehty. Omatvaihtoehdon avulla voit tuoda näyttöön yksityiset viestisi, kuten tehtävät, ajanvaraukset ja muistiot. Viestin tila Viestin tila toiminnon avulla voit tuoda näyttöön viestit, joita on käsitelty tietyllä tavalla. Voit tuoda näyttöön esimerkiksi viestit, jotka on avattu mutta joita ei ole hyväksytty. Viestin tilaan liittyvät määritteet on järjestetty pareiksi: Avattu ja Avaamatta, Hyväksytty ja Hyväksymättä, Tehty ja Kesken, Yksityinen ja Ei yksityinen. Jos parin määritteistä ei ole valittu kumpaakaan, GroupWise tuo näyttöön molemmat vaihtoehdot. Jos toinen valitaan, GroupWise jättää toisen valitsematta. Ainoat Lähetetytkansion suodattamisessa käytettävät viestin tilan asetukset ovat Yksityinen ja Ei yksityinen. Liitetyyppi Liitetyyppiasetuksen avulla voit tuoda näyttöön viestit, joihin on liitetty tietynlainen liitetiedosto. Jos mikään liitetyyppi ei ole valittuna, GroupWise valitsee viestit ottamatta huomioon, sisältävätkö ne liitteitä vai ei. Lähettäjän määrittämä tärkeysaste Tärkeysastetoiminnon avulla voit valita näyttöön tuotavat viestit lähettäjän määrittämän tärkeyden perusteella. Voit esimerkiksi tuoda näyttöön vain viestit, joiden tärkeys on suuri. Käsittelytoivomus Käsittelytoivomustoiminnon avulla voit valita näyttöön tuotavat viestit niihin liittyvien käsittelyä koskevien pyyntöjen perusteella. Voit esimerkiksi tuoda näyttöön vain ne viestit, joiden lähettäjä pyytää vastausta. Käsittelypyyntöihin liittyvät määritteet on järjestetty pareiksi: Vastauspyyntö ja Ei vastauspyyntöä, Kiertävä viesti ja Ei kiertoa. Vastausta pyydetään toiminnon avulla lähettäjä voi pyytää vastausta vastaanottajalta. Jos valitset Suodatinvalintaikkunassa Vastauspyyntö, ainoastaan postisanomat ja puhelinviestit tulevat näyttöön, koska muihin viesteihin ei voi liittää vastauspyyntöä. Kiertävä viesti vaihtoehdon avulla voit valita näyttöön joko ne saapuneet tai lähteneet viestit, joihin on liitetty kiertävä viesti, tai ne, joihin ei ole liitetty kiertävää viestiä. Viestien suodattaminen 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Saapuneet, Lähetetyt, Roskakori tai Kalenteri. Valitse luettelo, jonka haluat suodattaa. 2 Avaa Suodatinvalintaikkuna valitsemalla Näytävalikosta Suodata. 3 Valitse viestit ja asetukset, joiden haluat näkyvän luettelossa. Suodatin 166

172 Jos haluat tallentaa suodattimen, avaa Suodattimen tallennus valintaikkuna valitsemalla Tallenna. Kirjoita haluamasi nimi Tiedostonimiruutuun ja valitse OK. 4 Sulje Suodatinvalintaikkuna valitsemalla OK. Suodattimen hakeminen 1 Kaksoisnapsauta Saapuneet, Lähetetyt, Roskakori tai Kalenteri ja valitse suodattettava luetteloruutu. 2 Avaa Suodatinvalintaikkuna valitsemalla Näytävalikosta Suodatin. 3 Avaa Suodattimen haku valintaikkuna valitsemalla Hae. 4 Valitse Tiedostonimiluetteloruudusta suodatin, jonka haluat hakea, tai kirjoita suodattimen tiedostonimi Tiedostonimiruutuun. Valitse OK. Suodatin tulee näkyviin viestien suodatuksen valintaikkunaan. 5 Sulje viestien suodatuksen valintaikkuna valitsemalla OK. Suodatetun näkymän sijoittaminen Hyllyyn Hyllyyn tallennettuna suodatettu näkymä on helposti saatavilla. 1 Kaksoisnapsauta Saapuneet, Lähetetyt, Roskakori tai Kalenteri ja valitse suodatettava luettelo. 2 Valitse Näytävalikko ja avaa Suodatinvalintaikkuna valitsemalla Suodatin. 3 Valitse haluamasi Suodattimen asetukset ja sulje Suodatinvalintaikkuna valitsemalla OK. 4 Pienennä suodatettu näkymä, minkä jälkeen se näkyy kuvakkeena työpöydällä. 5 Tee suodatetun näkymän kuvakkeesta hyllykuvake vetämällä se Hyllyyn. 6 Sulje suodatetun näkymän kuvake. 167 Suodatin

173 Kun kaksoisnapsautat hyllykuvaketta ensimmäisen kerran, suodatettu näkymä tulee näyttöön pienennettynä kuvakkeena. Kaksoisnapsauta pienennettyä kuvaketta ja sulje avoinna oleva näkymä. Kun kaksoisnapsautat hyllykuvaketta, suodatettu näkymä avautuu. Hyllykuvake Lisätietoja Kalenterinäkymä Kalenterinäkymässä voit liittää yhteen luetteloruutuun eri suodattimia. Jos haluat suodattaa vain valitun ruudun, varmista suodatinta asettaessasi, ettei Käytä kalenterinäkymän kaikissa osissa ole valittuna. Ajanvarauksetluetteloruutu on suodatettu siten, että siinä näkyvät kaikki ajanvaraukset. Tehtäväluetteloruutu on suodatettu siten, että siinä näkyvät vain korkean tärkeysasteen tehtävät. Suodattimen palauttaminen alkutilaan Kun suljet näkymän tai ikkunan, GroupWise palauttaa suodattimen alkutilaansa automaattisesti. Voit palauttaa suodattimen oletusasetukset myös valitsemalla viestien suodatuksen valintaikkunassa Palauta. Mallisuodattimet Seuraavassa esitellään joitakin tavallisia suodattimia. Kuvista näet, millaisia valintoja voit tehdä suodatinta määrittäessäsi. Suodatin 168

174 Saapuneetkansion oletussuodatin Saapuneetkansion oletussuodatin aktivoituu aina, kun Saapuneetkansio avataan. Se tuo näyttöön kaikki viestit lukuun ottamatta jo hyväksymiäsi viestejä. Hyväksytty viesti poistetaan viestiluetteloista. Se näkyy kuitenkin edelleen kalenterinäkymien viestiluetteloissa. Kiertävien viestien suodatin Kiertävien viestien suodattimen avulla voit seurata niitä lähettämiäsi viestejä, joihin on liitetty kiertävä viesti. Jos liität tämän suodattimen Lähetetytkansioon, löydät helposti ne lähettämäsi viestit, joihin olet liittänyt kiertävän viestin. Avattuasi Infoikkunan näet, kenellä viesti parhaillaan on, ja voit seurata viestin etenemistä. Projektin kaikki kokoukset Jos työskentelet projektissa, johon liittyy useita eri päivinä pidettäviä kokouksia, voit liittää kalenterinäkymään suodattimen, joka tuo näyttöön vain kokouspäivät. 169 Suodatin

175 Kirjoita Lähettäjäruutuun kokousten ajankohdan määrittäneen henkilön nimi samassa muodossa, kuin se on viestin Lähettäjäruudussa. Jos et ole varma, kuka kokouksen ajankohdan on määrännyt, kirjoita kaikkien kyseeseen tulevien henkilöiden nimet ja erota ne toisistaan pilkulla. Jos kokousten aihe on sama, voit kirjoittaa kokouksen aiheen lähettäjän sijasta tai sen lisäksi. Jos valitset Käytä kalenterinäkymän kaikissa osissa, voit suodattaa myös tehtävät ja muistiot, jotka sopivat valintaperusteisiin. Kaikki kokoukset tämän päivän ja määräpäivän välillä Päiväysruudun avulla voit tarkastella kaikkia Saapuneetkansiossa olevia ajanvarauksia, jotka sijoittuvat kuluvan päivän ja määritetyn tulevan päivän välille. Valitse Päiväysluettelo ja tuo Päiväystekstiruudut näyttöön valitsemalla Välillä. Kirjoita alku ja loppupäivämäärä. Valitse viestityypiksi Ajanvaraus ja poista Hyväksymättävalintaruudun valinta. Säännöt Sääntöjen avulla voit määrittää joukon ehtoja sekä toimintoja, jotka ohjelma suorittaa, kun jokin viesti täyttää määritetyt ehdot. Voit määrittää toiminnoksi esimerkiksi viestin siirtämisen johonkin kansioon, viestin lähettämisen edelleen ja viestin poistamisen. Säännöt voivat auttaa postilaatikon pitämisessä järjestyksessä, Säännöt 170

176 postilaatikon automatisoimisessa poissaollessasi tai eitoivottujen viestien poistamisessa. Käsitteitä Säännön luominen Miten Säännöttoimintoa käytetään? Säännöt voivat suorittaa monia tehtäviä automaattisesti riippumatta siitä, onko tietokoneesi käynnissä tai sammutettuna. Seuraavassa on muutamia esimerkkejä sääntöjen suorittamista tehtävistä: viestien siirtäminen kansioihin esimerkiksi lähettäjän, vastaanottajan ja aiheen perusteella eitoivottujen viestien poistaminen ennen kuin ne pääsevät Saapuneetkansioosi tehtävien ja ajanvarausten delegoiminen, kun itse olet lomalla päällekkäisten ajanvarauksien hylkääminen kaikkien kansiossa olevien viestien arkistoiminen. Sääntöjen suoritusjärjestys GroupWise tarkistaa ja suorittaa säännöt siinä järjestyksessä, jossa ne näkyvät Säännötvalintaikkunassa. Kun luot uuden säännön, se lisätään luettelon loppuun. Jos haluat, että se tarkastetaan ja suoritetaan aikaisemmassa vaiheessa, voit vetää säännön ylemmäksi luettelossa. 1 Avaa Säännötvalintaikkuna valitsemalla Välineetvalikosta Säännöt. 2 Avaa Luo sääntö valintaikkuna valitsemalla Tee. 3 Kirjoita nimi Säännön nimi tekstiruutuun. 4 Valitse Tapahtumaponnahdusvalikosta tapahtuma, jonka haluat käynnistävän säännön. 171 Säännöt

177 Seuraavassa taulukossa on tapahtumien kuvaus ja jokaisen tapahtuman määritykset. Tapahtuma Kuvaus Liittyvät määritykset Uusi viesti Viestin siirto Sääntö käynnistyy, kun GroupWisepostilaatikkoosi sijoitetaan uusi viesti. Saapuva (viesti sijoitettiin Saapuneetkansioosi), Lähtevä (viesti sijoitettiin Lähetetytkansioosi) tai oma (loit itse viestin itsellesi ja se sijoitettiin kalenteriisi). Sääntö käynnistyy, kun viesti Valitse kansio sijoitetaan tiettyyn kansioon. Kansion avaus Sääntö käynnistyy, kun avaat Valitse kansio tietyn kansion. Kansion sulkeminen Käynnistys Lopetus Itse käynnistettävä Sääntö käynnistyy, kun suljetvalitse kansio tietyn kansion. Sääntö käynnistyy, kun käynnistät GroupWisen. Sääntö käynnistyy, kun lopetat GroupWisen. Voit käynnistää säännön vain valitsemalla sen Säännötvalintaikkunassa ja valitsemalla Käynnistä. Ei määrityksiä Ei määrityksiä Ei määrityksiä 5 Jos valitsit Uusi viesti, Käynnistys, Lopetus, tai Itse käynnistettävä, määritä viestin alkuperä valitsemalla Saapuva, Lähtevä tai Oma viesti. 6 Jos valitsit Viestin siirto, Kansion avaus tai Kansion sulkeminen, saat kansion nimen näkyviin Valitse kansio ruudussa napsauttamalla kansion kuvaketta ja valitsemalla OK. Jos valitset kansion, sääntö vaikuttaa vain niissä viesteissä, jotka siirrettiin kansioon, kun se avattiin tai suljettiin. Jos et valinnut kansiota, sääntö vaikuttaa aina, kun viesti siirretään johonkin kansioon tai kun mikä tahansa kansioista avataan tai suljetaan. Säännöt 172

178 Ehdot viestin tyypille ryhmäruudusta voit valita viestityypit, joihin sääntö vaikuttaa. Päivämäärä/kellonaikaponnahdusluettelosta voit valita viestien aikamääritykset 7 Ehdot viestin tyypille ryhmäruudusta voit valita viestityypit, joissa haluat säännön vaikuttavan. Lisäehdotruudussa voit avata valintaikkunan, jossa on viestin määrityksiä Ehdot viestin sisällölle ryhmäruudussa voit kirjoittaa tekstin, jonka viestin tulee sisältää, jotta sääntö vaikuttaisi viestiin Viestin tilan tulee olla sama kuin määrittämäsi tilan, jotta sääntö vaikuttaisi viestiin Viestin tulee sisältää määrittämäsi liitetyyppi, jotta sääntö vaikuttaisi viestiin 8 Voit valita lisää määrityksiä valitsemalla Lisäehdot ja sitten täsmentää ominaisuudet, jotka säännön vaikutusalueeseen kuuluvilla viesteillä on oltava. Viestin tärkeyden tulee olla sama kuin määrittämäsi tärkeys, jotta sääntö vaikuttaisi viestiin 9 Sulje Lisäehdotvalintaikkuna valitsemalla OK. 10 Määritä viestin sisältö kirjoittamalla käyttäjätunnus, aihe ja muut tiedot Ehdot viestin sisällölle ryhmäruutuun. 11 Jos haluat, että sääntö vaikuttaa vain aikatauluun liittyviin viesteihin tietyllä ajanjaksolla, valitse nämä Ehdot viestin tyypille osassa ja poista sitten valinta kohdista Posti ja Puhelinviestit, jos ne on valittu. Valitse Päivämäärä/kellonaikaponnahdusvalikosta aikaväli ja kirjoita sitten kenttiin päivämäärä ja aika. 12 Valitse Lisää ja valitse sitten toiminto, jonka haluat säännön suorittavan. Seuraavassa taulukossa on kuvaus jokaisesta toiminnosta ja vaiheista, jotka tarvitaan säännön toiminnan valmistelemiseen. Jos viesti ei toteuta sekä tapahtumalle että viestin tyypille ja sisällölle asetettuja ehtoja, toimintoja ei suoriteta. Kun viesti täyttää määrittämäsi ehdot, GroupWise suorittaa määrittämäsi toiminnon. 173 Säännöt

179 Jos sääntö esimerkiksi käynnistyy, kun vastaanotat tietyn henkilön lähettämän viestin, ja jos säännön suorittama toiminta on Poista, GroupWise poistaa viestin pyytämättä ensin sinulta vahvistusta. Toiminto Tulos Vaiheet Lähetä postisanoma Lähetä edelleen Delegoi Vastaa Hyväksy Lähettää ennalta valmistelemasi postisanoman, kun viesti täyttää kaikki ehdot. Lähettää seuraavalle käyttäjälle jokaisen viestin, joka täyttää kaikki ehdot. Määrittää uudelleen joka ajanvarauksen, tehtävän, muistion tai kiertävän viestin, joka täyttää kaikki ehdot. Lähettää vastauksen joka viestin lähettäjille, kun viesti täyttää kaikki ehdot. Hyväksyy jokaisen ajanvarauksen, tehtäväpyynnön tai muistion, joka täyttää kaikki ehdot. Uusi postisanoma valintaikkuna avautuu. Kirjoita tiedot, mukaan lukien osoite ja viesti. Voit myös sisällyttää viestiin liitteitä. Tallenna viesti ja lisää Toimenpiteetluetteloon Uusi viesti toiminto valitsemalla OK. Lähetä edelleen valintaikkuna avautuu. Kirjoita tiedot, mukaan lukien osoite ja viesti. Voit myös sisällyttää viestiin liitteitä. Tallenna viesti ja lisää Toimenpiteetluetteloon Lähetä edelleen toiminto valitsemalla OK. Delegoivalintaikkuna avautuu. Kirjoita sen käyttäjän tunnus, jolle haluat delegoida tehtävän, muistion tai kiertävän viestin, ja kirjoita sitten viesti Kommentti lähettäjälle ja Kommentti saajalle tekstiruutuihin. Lisää Toimenpiteetluetteloon Delegoikomento valitsemalla OK. Vastaavalintaikkuna avautuu. Valitse Vastaa lähettäjälle tai Vastaa kaikille (lähettäjälle ja vastaanottajille) ja valitse sitten OK. Kirjoita viesti näyttöön tulevaan ruutuun. Voit liittää Tiedoksi tai Peitetystiosoitteita, mutta et Jakeluosoitetta. Voit myös sisällyttää liitteitä. Tallenna viesti ja lisää Toimenpiteetluetteloon Vastaakomento valitsemalla OK. Kirjoita viesti Hyväksy ja vastaa valintaikkunaan ja lisää sitten Toimenpiteetluetteloon Hyväksykomento valitsemalla OK. Säännöt 174

180 Poista/hylkää Hylkää jokaisen ajanvarauksen, tehtäväpyynnön tai muistion, joka täyttää kaikki ehdot. Hävitä viesti Hävittää viestin roskakoristasi. Siirrä kansioon Kytke kansioon Arkistoi Merkitse yksityiseksi Siirtää valitsemaasi kansioon jokaisen viestin, joka täyttää kaikki ehdot. Kytkee valitsemaasi kansioon jokaisen viestin, joka täyttää kaikki ehdot. Kirjoita viesti Hylkää ja vastaa valintaikkunaan ja lisää sitten Toimenpiteetluetteloruutuun Poista/hylkääkomento valitsemalla OK. Ei mitään Siirtää arkistohakemistoon Ei mitään jokaisen viestin, joka täyttää kaikki ehdot. Uusia viestejä ei voi arkistoida, joten tämä toiminto ei ole käytössä, jos olet valinnut Tapahtumatponnahdusluettelosta vaihtoehdon Uusi viesti. Merkitsee yksityiseksi jokaisen viestin, joka täyttää kaikki ehdot. Siirrä viesti kansioon valintaikkuna avautuu. Valitse kansio, jonne haluat viestin siirrettävän, ja Toimenpiteetluetteloruutuun Siirrä kansio komento valitsemalla Siirrä. Kytke kansioon toiminnon valintaikkuna avautuu. Valitse kansio, jonne haluat viestin kytkettävän ja lisää sitten Toimenpiteetluetteloruutuun Kytke kansio komento valitsemalla Kytke. Ei mitään 13 Tallenna muutokset ja sulje Tee sääntö valintaikkuna valitsemalla Tallenna. 14 Sulje Säännötvalintaikkuna valitsemalla Sulje. 175 Säännöt

181 Säännön ottaminen käyttöön Sääntö täytyy ottaa käyttöön ennen kuin tapahtuma voi käynnistää sen. Käyttöön otetussa säännössä on valintamerkki. Sääntö, joka ei ole käytössä Sääntö, joka on käytössä Kun valitset säännön, joka ei ole käytöstä, painikkeessa on teksti Aktivoi. Kun valitset käytössä olevan säännön, painikkeessa on teksti Estä. 1 Avaa Säännötvalintaikkuna valitsemalla Välineetvalikosta Säännöt. 2 Valitse sääntö, jonka haluat käynnistää, ja valitse Aktivoi. Valintamerkki tulee näkyviin säännön viereen. Säännön poistaminen käytöstä Säännön käynnistäminen itse Säännön muuttaminen Kun poistat säännön käytöstä, se ei toimi. Sääntö on kuitenkin edelleen Säännötvalintaikkunan luettelossa, joten sen voi ottaa uudelleen käyttöön tarvittaessa. 1 Avaa Säännötvalintaikkuna valitsemalla Välineetvalikosta Säännöt. 2 Valitse sääntö, jonka haluat poistaa käytöstä ja valitse Estä. Valintamerkki poistuu säännön vierestä. Kun käynnistät säännön itse, valitse ensin Saapuneet tai Lähetetytkansioissa, roskakorissa tai kalenterinäkymässä ne viestit tai kansiot, joiden yhteydessä haluat säännön toimivan. 1 Kaksoisnapsauta Saapuneet, Lähetetyt tai Roskakori. 2 Valitse viestiluettelosta viestit tai kansioluettelosta kansiot, joihin haluat sääntöä käytettävän. 3 Avaa Säännötvalintaikkuna valitsemalla Välineetvalikosta Säännöt. 4 Valitse sääntö, jonka haluat käynnistää. Voit käynnistää säännön itse, oli se sitten otettu käyttöön tai sen käyttö estetty. 5 Käynnistä sääntö valitsemalla Käynnistä. 1 Saat Säännötvalintaikkunan näkyviin valitsemalla Välineetvalikosta Säännöt. 2 Valitse sääntö, jota haluat muokata. 3 Valitse Kopioi, jos haluat säästää alkuperäisen säännön. Säännöt 176

182 Tallentaminen Viestin tallentaminen 4 Valitse Muokkaa ja tee sitten haluamasi muutokset Muokkaa sääntöä valintaikkunassa. Lisätietoja on jaksossa Säännön luominen. 5 Tallenna muutokset ja sulje Muokkaa sääntöä valintaikkuna valitsemalla Tallenna. 6 Sulje Säännötvalintaikkuna valitsemalla Sulje. Tallennatoiminnon avulla voit tallentaa viestejä ja liitteitä tiedostomuodossa kiintolevylle, omaan verkkohakemistoon tai levykkeelle. Kun tallennat viestin, Tallennatoiminto jättää viestin Saapuneetkansioon tai Lähetetytkansioon ja tallentaa viestin kopion tekstitiedostona määrittämääsi paikkaan. Jos tallennat viestin, jota olet parhaillaan kirjoittamassa mutta jota et ole lähettänyt, viesti tallennetaan tekstitiedostona (liitteitä ei tallenneta). 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Saapuneet tai Lähetetyt. Voit myös tallentaa uusia viestejä, joita kirjoitat parhaillaan, ja viestejä Roskakorista. 2 Valitse viesti viestiluetteloruudusta. 3 Valitse Tiedostovalikko ja avaa sitten Viestin osien tallennus valintaikkuna valitsemalla Tallenna. Tekstitiedoston nimi on sama kuin viestin nimi, jos et määritä muuta nimeä Saatat joutua valitsemaan Vaihda avataksesi toisen hakemiston tai palvelimen Hakemiston valitseminen valintaikkunasta 4 Valitse Vaihda, jos haluat tallentaa tiedoston toiseen hakemistoon tai toiselle palvelimelle. 5 Valitse OK, jos et halua määrittää tiedostolle uutta tiedostonimeä. TAI Kirjoita uusi tiedostonimi ja valitse sitten Tallenna. 177 Tallentaminen

183 Mikäli samanniminen tiedosto on jo tallennettu, näyttöön tulee valintaikkuna, jossa kysytään, haluatko korvata tallennetun tiedoston. Valitse Kyllä, jos haluat korvata vanhan tiedoston, tai Ei, jos haluat antaa uudelle tiedostolle eri nimen. 6 Sulje Viestin osien tallennus valintaikkuna valitsemalla Sulje. Liitteen tallentaminen 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Saapuneet tai Lähetetyt. 2 Valitse ne liitteitä sisältävät viestit, jotka haluat tallentaa. Liitteitä sisältävät viestit on merkitty paperiliitintä esittävällä kuvakkeella ja viestin kuvakkeella. Jos haluat valita monta luettelossa peräkkäin olevaa viestiä tai liitettä, valitse niistä ensimmäinen, paina vaihtonäppäintä ja valitse sitten viimeinen viesti. Jos haluat valita monta viestiä tai liitettä, jotka eivät ole peräkkäin, paina Ctrlnäppäintä ja valitse haluamasi viestit. 3 Avaa Viestin osien tallennus valintaikkuna valitsemalla Tiedostovalikosta Tallenna. Liitteet näkyvät valintaikkunan luettelossa plusmerkillä (+) merkittyinä niiden viestien alla, joihin ne liittyvät. Tavallinen viesti Liitetiedosto 4 Valitse liite Valitut viestit luetteloruudusta. Tiedoston nimi tulee näkyviin Tiedostonimitekstiruutuun. 5 Jos haluat määrittää tiedostolle eri nimen, valitse vanha tiedostonimi ja kirjoita sitten uusi tiedostonimi. Jos määrittämäsi tiedostonimi on jo olemassa, näyttöön tulee valintaikkuna, jossa pyydetään vahvistus tiedoston korvaamiselle. Jos haluat korvata nykyisen tiedoston, valitse Kyllä. Jos haluat palata Viestin osien tallennus valintaikkunaan ja muuttaa tiedostonimen, valitse Ei. 6 Valitse Tallenna ja sulje sitten Viestin osien tallennus valintaikkuna valitsemalla Sulje. Tallentaminen 178

184 Tehtävä Käsitteitä Tehtävätoiminnon avulla voit lisätä tehtäviä omaan tai toisen käyttäjän tehtäväluetteloon. Tehtävän lähettäminen tapahtuu suurelta osin samalla tavalla kuin minkä tahansa muun viestin lähettäminenkin. Toiminnon määritykset vaihtelevat hieman viestityypin mukaan. Esimerkiksi tehtävää lähetettäessä voidaan määrittää tehtävän tärkeys. Tässä jaksossa selvitetään, miten voit käyttää tehtävän yksilöllisiä määrityksiä. Jos haluat lisätietoja tehtävän lähettämisestä, katso kohtaa Lähettäminen. Ryhmätehtävät Voit sijoittaa ryhmätehtävät omaan kalenteriisi ja lähettää ne muille GroupWisekäyttäjille. Tehtävä sijoitetaan Lähetetytkansioosi, kun lähetät sen, ja Kalenterisekä Saapuneetkansioosi, kun vastaanotat sen. Vastaanottaessasi tehtävän toiselta käyttäjältä sinulla on mahdollisuus hyväksyä tai hylätä se. Omat tehtävät Omat tehtävät sijoitetaan ainoastaan omaan kalenteriisi. Niitä ei sijoiteta Saapuneetkansioon, Lähetetytkansioon eikä kenenkään muun käyttäjän GroupWisepostilaatikkoon. Oma tehtävä eroaa lähetettävästä tehtävästä siinä, että siinä ei ole osoiteruutuja. 179 Tehtävä

185 Päivämäärien asettaminen itse Tehtävän aloituspäivämäärä on päivämäärä, jolloin tehtävä tulee ensimmäisen kerran vastaanottajan kalenteriin. Jos tehtävää ei ole suoritettu, se näkyy normaalina tekstinä arvioituun valmistumispäivämäärään saakka. Arvioidun valmistumispäivämäärän jälkeen keskeneräinen tehtävä näkyy punaisella tekstillä. Päivämäärät asetetaan seuraavasti. 1 Valitse pääikkunan Tehtävätponnahdusluettelosta näkymä. 2 Tuo näkyviin joko Aloituspäivämäärä tai Valmistumispäivämääräruutu napsauttamalla Aseta päivämäärä painiketta. Voit napsauttaa päivää, johon haluat ajoittaa ajanvarauksen. Nuolipainikkeella voit siirtyä kuukauden eteen ja taaksepäin Kaksoisnuolipainikkeella voit siirtyä vuoden eteen ja taaksepäin Tämä päivä vaihtoehdolla voit palauttaa päiväksi nykyisen päivän Päiväyskaava vaihtoehdolla voit määrittää toistuvia tapaamisia yhdellä ajanvarauksella. (katso Päiväyskaava) Tehtävien tärkeyden asettaminen Tehtävien tärkeydellä on kaksi tasoa. Ensimmäinen taso on aakkosten mukainen ja toinen on numeerinen. Mahdollisia tehtävien tärkeyksiä ovat esimerkiksi A, A1, A2, B, B1, 1 ja 2. 1 Valitse pääikkunan Tehtävätponnahdusluettelosta näkymä. 2 Kirjoita Tärkeysruutuun tehtävän tärkeys. Omien tehtävien luominen 1 Valitse Kalenteriponnahdusluettelosta Päivä. 2 Napsauta tehtäväluetteloa ja kirjoita kuvaus tehtävästä. Kun aloitat kirjoittamisen, tekstikenttä tulee näkyviin. 3 Kun olet valmis, paina sarkainnäppäintä. 4 Kun haluat muokata tehtävän kuvausta tai lisätä tärkeyden, avaa oma tehtävänäkymä kaksoisnapsauttamalla tehtävää. Tehtävän merkitseminen tehdyksi 1 Valitse Oma kalenteri ponnahdusluettelosta näkymä, jossa on tehtäväluettelo. 2 Napsauta tehtävän vieressä olevaa valintaruutua. Tehtävä 180

186 Tehtävän tehtymerkinnän voi poistaa samalla tavalla. Osoitin muuttuu valintamerkiksi, kun viet sen valintaruudun yli Jos toinen käyttäjä oli määrittänyt tehtävän sinulle, GroupWise päivittää lähettäjän tietoruudun merkiksi siitä, että olet suorittanut tehtävän. Lisätietoja on jaksossa Info. Lisätietoja Toistuvat tehtävät Voit käyttää samaa tehtävää toistuvien tehtävien ajoittamiseen. Päiväyskaavatoiminnolla voit esimerkiksi luoda määrityksen, joka ajoittaa tehtävän joka kuukauden kolmannelle perjantaille. Lisätietoja on jaksossa Päiväyskaava. Tehtäväilmaisimet Tehtäväkuvakkeet ja Saapuneetkansiossasi oleva teksti ilmaisevat kunkin tehtävän tilan. Seuraavassa luettelossa selitetään näiden merkitykset. Ilmaisin Saapuneet kansiossa olevaa tehtävää ei ole vielä avattu. Tehtävän nimi on kursivoitu (vain kalenteri). Tehtävä, jossa on tavallista tekstiä (vain kalenteri). Kuvaus Saapuneetkansiossa oleva tehtävä on avattu. Ryhmätehtävä, jota ei ole vielä hyväksytty tai hylätty. Ryhmätehtävä, jota ei ole hyväksytty. Merkitty yksityiseksi. Näkyvissä vain sinun tehtäväluettelossasi. Tehtävän delegoiminen Kun joku käyttäjä määrittää sinulle tehtävän, voit delegoida tehtävän toiselle käyttäjälle. Tehtävää delegoitaessa GroupWise ilmoittaa delegoinnista lähettäjälle tehtävän Infoikkunassa. Lisätietoja on jaksossa Delegoiminen. 181 Tehtävä

187 Lähetysten tärkeys Tärkeyden lisäksi voit määrittää tehtävälle myös lähetystärkeyden. Valittavanasi on suuri, normaali tai pieni lähetystärkeys. Suuren lähetystärkeyden viestien kuvakkeet näkyvät viestiluetteloruudussa punaisina, normaalin lähetystärkeyden viestien kuvakkeet valitsemasi oletusvärin mukaisina ja pienen lähetystärkeyden viestien kuvakkeet harmaina. Tehtävän lähetystärkeys ei ole yhteydessä tehtävän tärkeyteen. Lisätietoja on jaksoissa Tehtävän asetukset ja Lähetyksen määritykset. Tehtävän ajoituksen muuttaminen Voit muuttaa tehtävän ajankohdan toiseen päivään tai kellonaikaan määrittämällä sen uudelleen, jos olet sen alkuperäinen määrittäjä. Voit vetää tehtävän toisen päivämäärän kohdalle Kalenterikansiossa. Lisätietoja on jaksossa Kalenteri. Tehtävän lähettäminen kiertävänä viestinä Määrittäessäsi tehtävälle vastaanottajia voit luoda kiertävän viestin. Voit määrittää kunkin henkilön toimenpiteet kyseisen tehtävän osalta Sanomaruutuun. Tehtävä siirtyy seuraavalle kiertävän viestin osoiteluettelossa mainitulle henkilölle sitä mukaa, kuin kukin merkitsee tehtävän omalta osaltaan suoritetuksi. Näet omasta Lähetetytkansiostasi, ketkä ovat jo suorittaneet tehtävän ja ketkä yhä työskentelevät sen parissa. Lisätietoja on jaksossa Kiertävä viesti. Tehtävän asetukset Määritä tehtävien lähetystapa Asetuksettoiminnon Tehtävän lähetysmääritykset valintaikkunassa. Jos valitset tehtävää laatiessasi lähetysmääritykset, määritykset koskevat ainoastaan kyseistä tehtävää. Tehtävän määritysten asettaminen Tilatiedot tulevat Tilatiedotikkunaan Voit valita niin, että saat ilmoituksen, kun lähettämäsi viesti avataan, hylätään, hyväksytään tai merkitään tehdyksi 1 Valitse Tiedostovalikosta Aseta. 2 Kaksoisnapsauta Tehtävät, jolloin Tehtävän lähetysmääritykset valintaikkuna avautuu. Punainen viestikuvake merkitsee korkeaa tärkeyttä, oletusvärinen normaalia ja harmaa matalaa tärkeyttä Tehtävänäkymässä näkyy Valmistumisen kesto ruutu, jossa ilmaistaan monenko päivän kuluessa tehtävä on tehtävä valmiiksi tai Valmistusmisajankohtaruutu, jossa on tarkka Tällä asetuksella voit määrittää, että vastaanottajille ilmoitetaan, kun lähetät tehtävän. Vastaanottajille on oltava Notify käytössä, jotta tämä toimisi. Tehtävän asetukset 182

188 Thesaurus Käsitteitä 3 Tehtyäsi kaikki haluamasi määritykset sulje Tehtävän lähetysmääritykset valintaikkuna valitsemalla OK. 4 Sulje Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Sulje. Voit käyttää Thesaurusta, kun etsit viestisi tekstiruudussa oleville englanninkielisille sanoille synonyymejä tai antonyymejä. Thesaurus on itsenäinen sovellus. Voit avata sen GroupWisen tai Windowsin Järjestelmänhallinnan kautta. Pääsanat, viittaukset ja alaryhmät Thesaurus luokittelee esittelemiensä sanojen vaihtoehdot pääsanoihin, viittauksiin ja alaryhmiin. Pääsana Alaryhmä Viittaus Pääsana on sana, jota voidaan etsiä Thesauruksen avulla. Pääsanojen alla olevia sanoja kutsutaan viittauksiksi ja ne on jaettu substantiiveihin (s), verbeihin (v), adjektiiveihin (a) ja antonyymeihin (ant). Viittaus, jonka perässä on luettelomerkki ( ), on pääsana, jonka valitsemalla saa näkyviin muita viittauksia. Viittaukset voidaan jakaa edelleen alaryhmiin, jotka vastaavat pääsanan eri merkityksiä. Alaryhmät ovat nähtävissä pääsanojen alla. Sanojen etsiminen Thesauruksen avulla 1 Siirrä kohdistin siihen sanaan, johon haluat kohdistaa etsinnän. 2 Valitse Välineetvalikosta Thesaurus. 3 Valitse mikä tahansa Thesaurusvalintaikkunassa luetelluista vaihtoehdoista. Valintaikkunan vaihtoehdot selitetään seuraavassa taulukossa. 183 Thesaurus

189 Vaihtoehto Sanasto Muokkaa Historia Ohje Korvaa Etsi Toiminta Vaihtaa Thesaurussanastoa. Muuttaa Sanatekstiruudun sisällön. Voit leikata tai kopioida valitsemaasi tekstiruudun tekstiä Leikepöydälle tai liittää tekstiä Leikepöydältä tekstiruutuun. Valitse kaikki valitsee koko tekstiruudun tekstin. Kumoa peruuttaa uusimman muutoksen, jonka teit tekstiruutuun. Näyttää tällä hetkellä aktiiviset pääsanat. Käynnistää Thesauruksen ohjeen. Korvaa asiakirjasi sanan Thesauruksen tarjoamalla sanalla. Etsii valitun pääsanan tai tekstiruutuun kirjoitetun sanan. 4 Voit etsiä toisen sanan valitsemalla sen viittausluettelosta. 5 Jos haluat poistua Thesauruksesta ja palata omaan asiakirjaasi, valitse Sulje. Lisätietoja Liikkuminen sarakkeesta toiseen Voit liikkua sarakkeesta toiseen napsauttamalla Thesaurusvalintaikkunan vasemmassa alanurkassa olevia vasemmalle ja oikealle osoittavia nuolia. Saat vieritettyä sanaviittauksia eteenpäin sarakkeiden oikeassa laidassa olevien vierityspalkkien avulla. Etsi pääsana kaksoisnapsauttamalla sitä. Sanaa ei löydy Jos etsimääsi sanaa ei ole Thesauruksessa, valintaikkunan alalaitaan tulee näkyviin "Sanaa ei löydy" viesti. Kansainvälinen Thesaurus Varsinainen.thsmuotoa oleva Thesaurustiedosto sisältyy myös kansainvälisiin paketteihin ja kielimoduuleihin. Thesaurus 184

190 Tiedostojen sijaintiasetukset Voit määrittää arkistoitujen tiedostojen, mukautettujen ja tallennettujen näkymien sekä liitteiden sijainnin tiedostojen sijaintiasetusten avulla. 1 Avaa Tiedostojen sijainti valintaikkuna valitsemalla Tiedostovalikosta Aseta ja kaksoisnapsauttamalla sitten Tiedostojen sijainti painiketta. Tähän hakemistoon tallennetaan arkistotietokannat.. Tähän hakemistoon tallennetaan GroupWisen Näkymäeditorissa luomasi näkymät. Tulosta kalenteri Kalenterin tulostaminen 2 Kirjoita hakemistopolut. TAI Jos et tiedä, minne haluat tallentaa tiedostot, avaa Valitse hakemisto valintaikkuna napsauttamalla tekstiruutujen vieressä olevaa painiketta, jossa on kansiokuvake. Valitse ensin haluamasi hakemistot ja sitten OK. 3 Sulje Tiedostojen sijainti valintaikkuna valitsemalla OK ja sulje Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Sulje. Tulosta kalenteri toiminnon avulla voit tulostaa ajanvaraukset, tehtävät ja muistiot eri muodoissa ja erikokoisille sivuille. 1 Avaa Kalenterin tulostus valintaikkuna valitsemalla Tiedostovalikosta Tulosta kalenteri. 185 Tiedostojen sijaintiasetukset

191 Tällä vaihtoehdolla kalenteri tulostetaan tiedostoon kirjoittimen sijaan Tällä vaihtoehdolla kalenteri lähetetään suoraan Tällä vaihtoehdolla kalenteri lähetetään kirjoittimelle määrittämässäsi yhdyskäytävässä 2 Valitse kalenterityyppi Tyyppiryhmäruudusta. Tyyppiryhmäruudun oikealla puolella olevasta malliruudusta näet, miltä kalenteri näyttää. 3 Valitse haluamasi koko Tulostuskokoryhmäruudusta. Osa valinnoista näkyy himmeinä sen mukaan, mikä kalenterityyppi on valittuna. 4 Määritä ensimmäinen tulostettava päivä Aloituspäivätekstiruutuun. 5 Kirjoita tulostettavien päivien, viikkojen tai kuukausien määrä vastaavaan tekstiruutuun. 6 Valitse sopivat määritevaihtoehdot. Osa vaihtoehdoista näkyy himmeänä sen mukaan, mikä kalenterityyppi on valittuna. Määritevaihtoehdot selitetään seuraavassa taulukossa: Määritevaihtoehto Ohita viikonloput Varjosta varatut ajat Kuvaus Lauantaita ja sunnuntaita ei tulosteta. Varaamasi ajat näkyvät varjostettuina. Vain yksi päivä sivulle Tulostaa kunkin päivän viestit omalle sivulleen, kun kalenterityyppi on ASCIIluettelo. Tulosta tyhjät päivät Viereiset kuukaudet otsikkoriville Otsikko Tulostaa päivät, joissa ei ole yhtään ajanvarauksia (vain ASCIIluettelo). Tulostaa edellisen ja seuraavan kuukauden kalenterin pienenä (vain Kuukausi). Tulostaa ensimmäisen sivun yläosassa otsikon (jonka kirjoitat tekstiruutuun). Tulosta kalenteri 186

192 Alatunniste Tulostaa jokaisen sivun alaosassa alatunnisteen (jonka kirjoitat tekstiruutuun). 7 Valitse ajanvarauksille, tehtäville tai muistioille sopivat sisältövaihtoehdot. Osa vaihtoehdoista ei ole valittavissa sen mukaan, mikä kalenterityyppi on valittuna. Sisältövaihtoehdot kuvataan seuraavassa taulukossa: Sisältövaihtoehto Paikat Päättymisajat Erotinviivat Selitykset Aikarajat Tulosta valmiit tehtävät Kuvaus Tulostaa paikan, johon ajanvaraus on tehty. Tulostaa ajan, jolloin ajanvarauksen on suunniteltu päättyvän. Tulostaa Ajanvarauksetluetteloon ajanjaksot erottavat viivat. Tulostaa ajanvarausten, tehtävien tai muistioiden Sanomaruudussa olevan tekstin. Tulostaa tehtävien määräpäivän ja kellonajan. Tulostaa tehtävät, jotka on merkitty valmiiksi. 8 Kun olet tehnyt haluamasi valinnat, valitse OK. Tulostaminen tiedostoon Tulostaminen Valittujen viestien tulostaminen Luo WPtiedosto komento tulostaa kalenterin tiedostoon kirjoittimen asemesta. 1 Avaa Kalenterin tulostus valintaikkuna valitsemalla Tiedostovalikosta Tulosta kalenteri. 2 Valitse Tee WPasiakirja. 3 Kirjoita polku ja tiedostonimi Luo WPtiedosto tekstiruutuun. 4 Kun olet tehnyt haluamasi valinnat, valitse OK. Tulostakomennon avulla voit tulostaa näytössä olevan viestin, esimerkiksi postisanoman, ajanvarauksen, tehtävän, muistion, puhelinviestin tai liitteen. Voit myös tulostaa aikataulusi. Lisätietoja on jaksossa Tulosta kalenteri. 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Saapuneet, Lähetetyt, Roskakori tai Kalenteri. 187 Tulostaminen

193 2 Valitse tulostettavat viestit ja avaa Tulostavalintaikkuna valitsemalla Tiedostovalikosta Tulosta. Jos viestissä on liitteitä, ne näkyvät viestiluetteloruudussa viestin alapuolella. Tähän päivään siirtyminen Jos käytössäsi on sovellus, jolla liite on luotu, voit liitteen tulostusta varten valita vaihtoehdon Käytä liitetyyppiin yhdistettyä sovellusta. Kun tulostat liitteen, sen luomisessa käytetty sovellus käynnistetään ja liite tulostetaan. Tämän jälkeen GroupWiseohjelma palautetaan näyttöön. Tiedosto saatetaan vain avata sovelluksessa, jos et ole määrittänyt tulostusta käynnistysparametreilla. 3 Valitse tulostettavat viestit, tulosta valitut viestit valitsemalla Tulosta ja sulje sitten Tulostavalintaikkna. Voit siirtyä kuluvaan päivään päivä, viikko tai vuosinäkymässä Tämä päivä toiminnolla. Käsitteitä Siirry tähän päivään komennon valitseminen Oletuskalenterinäkymä Kuluva päivä tulee näyttöön oletusarvon mukaan kaikissa kalenterinäkymissä. Vaikka suljet kalenterinäkymän valittuasi näyttöön jonkin muun kuin kuluvan päivän, kuluva päivä tulee näyttöön, kun näkymä avataan seuraavan kerran. 1 Valitse Kalenteriponnahdusluettelosta haluamasi kalenterinäkymä. 2 Valitse päivämäärä, jonka haluat vaihtaa kalenterinäkymään, jotta voit lisätä ajanvarauksen, muistion tai tehtävän tai vaihtaa jonkin näistä jonkin toisen päivän kohdalle. 3 Tuo kuluva päivämäärä uudelleen kalenterinäkymään valitsemalla Näytävalikosta Tämä päivä. Tähän päivään siirtyminen 188

194 Uudelleenlähettäminen Lähetä uudelleen toiminnolla voit lähettää jo aikaisemmin lähettämäsi viestin uusille vastaanottajille. 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Lähetetyt ja valitse viesti, jonka haluat lähettää uudelleen. 2 Avaa jo lähetetty viesti valitsemalla Lähetävalikosta Lähetä uudelleen. Valtuuksien antaminen 3 Muokkaa viestiä ja valitse Lähetä. Näyttöön tulee valintaikkuna, jossa kysytään, haluatko todellakin peruuttaa alkuperäisen viestin. 4 Valitse Kyllä, jos haluat peruuttaa alkuperäisen viestin ja lähettää muokatun viestin. TAI Valitse Ei, jos haluat säilyttää alkuperäisen viestin ja lähettää muokatun viestin. Postisanomia ja puhelinviestejä ei voi peruuttaa, jos ne on avattu. Ajanvaraukset, muistiot ja tehtäväpyynnöt voidaan peruuttaa milloin tahansa. Valtuuksien antaminen valintaikkunassa voit antaa muille postitoimiston käyttäjille valtuudet luoda, lukea ja käsitellä postilaatikkosi viestejä ja työkaluja (kuten sääntöjä). Käyttäjistä, joille myönnät valtuudet, tulee valtuutettujasi. Käsitteitä Valtuudet GroupWisessa voit myöntää valtuuksia toisille käyttäjille, minkä jälkeen he voivat vastaanottaa ja lähettää viestejä puolestasi. Voit esimerkiksi antaa jollekin käyttäjälle valtuudet hyväksyä ja tehdä ajanvarauksiasi. Tämä henkilö voi myös saada ilmoituksen ajanvarauksistasi, jos pidät sitä tarpeellisena. Saat itsekin ilmoituksen. Valtuutettusi hyväksymät viestit sekä hänen tekemänsä 189 Uudelleenlähettäminen

195 ajanvaraukset tulevat näkyviin Saapuneet ja Lähetetytkansioissasi sekä kalenterissasi. Voit myöntää valtuutetullesi valtuudet kaikkiin postilaatikossasi oleviin viesteihin tai voit rajoittaa hänen luku ja kirjoitusvaltuuksiaan vain yhteen tai kahteen viestityyppiin, kuten sähköpostiin tai muistioihin. Valtuuksien määrittäminen esitellään pääpiirteissään seuraavassa kohdassa. Valtuuksien antaminen luettelon luominen 1 Avaa Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Tiedostovalikosta Aseta. 2 Avaa Valtuuksien antaminen valintaikkuna kaksoisnapsauttamalla Valtuuksien antaminen. 3 Avaa osoitekirjasi valitsemalla Käyttäjät. 4 Kaksoisnapsauta luetteloruudussa niiden käyttäjien nimiä, jotka haluat valtuuttaa käyttämään postilaatikkoasi. Heidän nimensä siirtyvät Jakeluluetteloon. 5 Sulje osoitekirja ja lisää nimet Valtuutetutluetteloon valitsemalla OK. 6 Valitse käyttäjätunnus Valtuutetutluettelosta, valitse myönnettävät valtuudet ja valitse sitten Sovella. Voit valita useita nimiä ja antaa valitsemasi valtuudet kaikille käyttäjille yhdellä kertaa. Jos valitset useita käyttäjiä, harmaat ruudut osoittavat, että asetukset koskevat yhtä tai useampaa käyttäjää mutta eivät kaikkia. Seuraavassa taulukossa kuvataan valtuudet, jotka voit myöntää valtuutetuille. Valtuus Luku Kirjoitus Valtuutettu voi lukea saapuneet viestit. Voit rajoittaa lukuvaltuudet koskemaan postisanomia, puhelinviestejä, ajanvarauksia, muistioita tai tehtäviä. luoda ja lähettää viestejä nimissäsi. Voit rajoittaa nämä valtuudet koskemaan postisanomia ja Valtuuksien antaminen 190

196 Oikeus hälytysteni käyttöönottoon puhelinviestejä, ajanvarauksia, muistioita tai tehtäviä. vastaanottaa saman ajanvarauksen hälytysilmoituksen kuin sinäkin. Valtuutetut eivät saa hälytyksiä, ellei Ilmoitusten käyttöönotto toiminnon Tilaa hälytykset vaihtoehto ole valittuna. Valtuus Oikeus ilmoitusteni käyttöönottoon Asetusten, sääntöjen ja ryhmien muutosoikeus Valtuutettu voi saada ilmoituksen, kun sinulle tulee viesti. Valtuutettu ei saa ilmoitusta, ellei Ilmoitusten käyttöönotto toiminnon Tilaa ilmoitukset vaihtoehto ole valittuna. muokata postilaatikkosi asetuksia. Valtuutettu voi muuttaa GroupWisen asetuksia ja lisätä toisia käyttäjiä valtuutettujen luetteloon, poistaa heitä tai muuttaa heidän valtuuksiaan. Valtuutettu voi myös luoda, muokata ja poistaa sääntöjä ja henkilöryhmiä sekä käynnistää postilaatikkosi sääntöjä. Jos annat valtuutetulle valtuuden muuttaa Valtuuksien antaminen valintaikkunan asetuksia, hän voi myös muuttaa salasanasi ja estää sinulta pääsyn ohjelmaan. Arkiston käsittelyoikeus sijoittaa viestit arkistointihakemistoon ja noutaa ne sieltä. Jos annat valtuutetulle valtuudet arkiston käsittelyyn, hän voi arkistoida viestejäsi omalle kiintolevylleen. Et ehkä pääse käsittelemään valtuutetun arkistoimia viestejä. Yksityisten viestien lukuoikeus lukea kaikki yksityiseksi merkityt viestit. 7 Sulje Valtuuksien antaminen valintaikkuna ja palaa Asetuksetvalintaikkunaan valitsemalla OK. Lisätietoja Valtuutetut ja arkistointi Jos myönnät valtuutetullesi arkistointivaltuudet, haluat ehkä määrittää hänen arkistohakemistonsa sijainnin. Jos valtuutettusi arkistohakemisto sijaitsee hänen tietokoneessaan, et voi käsitellä hänen arkistoimiaan viestejä. Voit ratkaista ongelman siten, että pyydät valtuutettuasi sijoittamaan arkiston verkkohakemistoon, johon teillä molemmilla on valtuudet. Lisätietoja on jaksoissa Arkisto ja Tiedostojen sijaintiasetukset. 191 Valtuuksien antaminen

197 Valtuuksien käyttäminen Vähimmäisvaltuudet Kun avaat Valtuuksien antaminen valintaikkunan, huomaat, että GroupWise merkitsee valtuutettujen luetteloon kohdan Vähimmäisvaltuudet. GroupWise myöntää määrittämäsi vähimmäisvaltuudet kaikille GroupWisejärjestelmän käyttäjille. Tästä on hyötyä, jos haluat luoda kaikille käyttäjille perusvaltuudet GroupWisepostilaatikkoosi. Vaikka Vähimmäisvaltuudettoiminto myöntää valtuudet kaikille käyttäjille, sinun täytyy ensin määrittää ne valtuudet, jotka haluat kaikilla käyttäjillä olevan. Voit määrittää valtuudet kaikille käyttäjille valitsemalla ensin Vähimmäisvaltuudet ja sitten haluamasi valtuudet samaan tapaan kuin määrittäisit valtuuksia yhdelle käyttäjälle. Voit käyttää toisen käyttäjän postilaatikkoa Valtuuksien käyttö komennon avulla, jos käyttäjä on antanut sinulle postilaatikkonsa valtuudet. Käsitteitä Käyttäjän lisääminen valtuusluetteloon Valtuuksien käyttäminen Jos toimit hallinnossa tai sihteerinä, sinua voidaan pyytää hyväksymään, perumaan ja sopimaan tapaamisia tai käsittelemään postia jonkun muun puolesta. Henkilö, jonka valtuutettuna toimit, voi määrittää sinulle tarvittavat valtuudet. Esimiehesi voi antaa sinulle valtuudet esimerkiksi ajanvarauksiensa lukemiseen ja kirjoittamiseen, mutta ei valtuuksia postinsa lukemiseen. Jos useat käyttäjät ovat myöntäneet sinulle valtuuksia, jokaisen käyttäjän viestejä varten voi olla oma ikkuna avattuna. Jollet käytä GroupWisea client/servertilassa, voit toimia valtuutettuna vain, jos käytät samaa postitoimistoa kuin henkilö, joka on myöntänyt sinulle valtuudet. Valtuutetun käyttäjän määrittäminen Jos haluat jonkun toimivan valtuutettunasi, sinun on annettava hänelle valtuudet Valtuuksien antaminen valintaikkunan avulla. Henkilön, joka toimii valtuutettunasi, on lisättävä nimesi omaan valtuusluetteloonsa. Lisätietoja on jaksossa Valtuuksien antaminen. Viestityypit näkyvät, vaikka et anna valtuuttamallesi henkilölle luku tai luontivaltuuksia. Jos esimerkiksi annat valtuuttamallesi henkilölle luku ja luontivaltuudet kaikkiin muihin viesteihin paitsi ajanvarauksiin, hän näkee ajanvaraukset viestiluetteloruudussa, mutta ei voi lukea niitä. Jos et anna valtuuksia merkitä viestejä yksityiseksi, valtuuttamasi henkilö ei näe postilaatikossa olevia yksityiseksi merkittyjä viestejä. Voit valita missä tahansa ikkunassa Tiedostovalikosta Valtuuksien käyttö tai napsauttaa useimmissa näkymissä tai ikkunoissa Valtuuksien käyttö painiketta. Valtuuksien käyttäminen 192

198 1 Napsauta Valtuuksien käyttö painiketta, ja avaa sitten Valtuuksien käyttö valintaikkuna valitsemalla Valtuudet uudelleen. Tunnustekstiruutuun voit kirjoittaa käyttäjän, mikäli tiedät hänen tunnuksensa 2 Avaa osoitekirja valitsemalla Käyttäjät. Osoitekirjan luetteloissa näkyvät vain postitoimistossasi olevat käyttäjät. Et voi toimia sellaisen henkilön valtuutettuna, joka ei ole samassa postitoimistossa kuin sinä. 3 Valitse sinulle valtuudet antaneen käyttäjän käyttäjätunnus. Viimeksi valitsemasi käyttäjä näkyy Tunnustekstiruudussa. 4 Sulje Valtuuksien käyttö valintaikkuna valitsemalla OK. TÄRKEÄÄ: Jos henkilö, jonka valtuutettuna toimit, ei ole antanut sinulle valtuuksia lisäämällä sinua valtuuksien käyttöluetteloon, näyttöön voi tulla ilmoitus, että käyttäjällä ei ole valtuuksia. Valtuusluetteloon lisäämäsi käyttäjän käyttäjänimi näkyy otsikkorivillä, ja voit tarkastella hänen viestejään vain aktiivisena olevassa ikkunassa. Voit lisätä kaikki käyttäjänimet, jotka ovat antaneet sinulle valtuudet. Käyttäjänimet säilyvät valtuusluettelossa siihen asti, kunnes lopetat GroupWisen käytön. Toimiminen valtuutettuna Voit valita missä tahansa ikkunassa Tiedostovalikosta Valtuuksien käyttö tai, jos olet jo käyttänyt jonkun käyttäjän antamia valtuuksia, voit valita käyttäjän napsauttamalla Valtuudetpainiketta. 1 Napsauta Valtuuksien käyttö painiketta melkein missä tahansa näkymässä tai ikkunassa ja valitse sitten käyttäjä, jonka valtuutettuna haluat toimia. 193 Valtuuksien käyttäminen

199 Jos haluat avata saman näkymän useille käyttäjille, avaa kullekin oma näkymä ja valitse niihin eri käyttäjät toistamalla vaihetta 1. Valtuuksien käyttö luettelo on aina ikkunan tai näkymän vasemmassa alakulmassa. 2 Kun haluat palata omaan postilaatikkoosi, napsauta Valtuuksien käyttö painiketta uudelleen ja valitse sitten oma käyttäjätunnuksesi. Lisätietoja Viestien arkistoiminen Yleensä kannattaa välttää toisen käyttäjän viestien arkistoimista. Jos kuitenkin arkistoit toisen käyttäjän viestejä, ne arkistoidaan hänen postilaatikostaan sinun omaan arkistokansioosi. Tällöin käyttäjä ei voi lukea arkistoituja viestejä. Jos sinun on arkistoitava toisen käyttäjän viestejä, sinun kannattaa sijoittaa arkistointikansiosi sellaiseen asemaan, johon sekä sinulla että henkilöllä, jonka valtuutettuna toimit, on valtuudet. Lisätietoja on jaksossa Tiedostojen sijaintiasetukset. Valtuuksien käyttäminen 194

200 Vapaan ajan etsinnän asetukset Vapaan ajan etsinnän asetusten avulla voit tehdä ajanvarauksen kestoa, aikaväliä, etsinnän rajausta ja viikonpäiviä koskevia oletusasetuksia. Vapaan ajan etsinnän asetusten tekeminen Ajanvarauksen pituus ruudusa voit määrittää ajanvarauksen vähimmäispituuden. Kun vlitset tämän valintaruudun, saat tarkemmat tiedot käyttäjien ajanvarauksista, mikäli sinulla on siihen tarvittavat valtuudet. Vapaan ajan etsintä 1 Avaa Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Tiedostovalikosta Aseta. 2 Avaa Vapaan ajan etsintä valintaikkuna kaksoisnapsauttamalla Vapaan ajan etsintä. Valintamerkki ( x) tekstiruudussa päivän kohdalla tarkoittaa sitä, että päivä on mukana etsinnässä. Laajuusruudussa voit määrittää etsittävien päivien määrän. Alkaen ja Päättyenruuduissa voit määrittää etsittävän kellonaikaalueen. 3 Tee haluamasi asetukset, valitse OK ja sulje Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Sulje. Neuvotteluajan varaaminen on hankalaa, jos ei tiedä etukäteen, ketkä pystyisivät tulemaan paikalle määritettynä ajankohtana. Vapaan ajan etsintä toiminnon avulla voit tarkistaa osanottajien aikataulun ja varaamattomat ajankohdat. Toiminto merkitsee ajankohdan, jona käyttäjä on jo varattu toiseen neuvotteluun tai jossa on oma ajanvaraus. Voit myös hakea ainoastaan niitä ajankohtia, jolloin haluaisit järjestää tapaamiseen. Jos voit järjestää neuvottelun ainoastaan tiistaina, keskiviikkona tai perjantaina klo 10 15, on turha hakea aikoja esimerkiksi maanantailta ja torstailta tai muina päivinä kello Voit myös laajentaa etsinnän koskemaan useampaa kuin kolmea kuukautta. Ajanvarauksen ajan etsiminen 1 Valitse pääikkunan Ajanvarauksetponnahdusluettelosta Kokouskutsu. 2 Avaa osoitekirja valitsemalla Osoitteet. 3 Siirrä käyttäjätunnukset luetteloruudusta Jakeluruutuun kaksoisnapsauttamalla niitä, sulje osoitekirja ja palaa ajanvaraukseen valitsemalla OK. VIHJE: Voit siirtyä Vapaan ajan etsintä valintaikkunaan myös pääikkunan Lähetävalikosta. Ajanvarauksen ei tarvitse olla avoinna, jotta voisit suorittaa vapaan ajan etsinnän. 195 Vapaan ajan etsinnän asetukset

201 Käyttäjänimet näkyvät ajanvarauksen Jakeluruudussa. 4 Avaa Vapaan ajan etsintä valintaikkuna valitsemalla Vapaana? Aloituspvmtekstiruudussa voit määrittää ensimmäisen päivän, josta vapaata aikaa etsitään. Alkaen ja Päättyentekstiruuduissa voit määrittää kellonaikarajat, joiden sisältä vapaata aikaa etsitään. Tilaviesti poistuu, kun etsintä on päättynyt. Yhteenveto näyttää ajat, joina käyttäjät tai resurssit ovat vapaita tai varattuja. Etsinnän rajaus ruudussa voit määrittää etsittävien päivien määrän. Näytä tarkat varaustiedot ruudussa voi käyttäjä, jolla on valtuudet toisen käyttäjän kalenteriin, nähdä, miksi tämä ei voi osallistua kokoukseen. 5 Kirjoita ajanvarauksen kesto Kestotekstiruutuun, jos se ei ole sama kuin oletuskesto. 6 Kirjoita aloituspäivämäärä, aika ja aikaväli Etsinnän rajaus ryhmäruutuun. 7 Valitse haettavat päivät Viikonpäivätryhmäruudusta ja avaa Varauksen ajankohdan valinta valintaikkuna valitsemalla OK. Käyttäjän nimi näkyy harmaana, kunnes tiedot löytyvät. Jos käyttäjän nimi on yliviivattu, hänen etsintätietonsa eivät ole käytettävissä. Tämä auttaa sinua muistamaan, mitä Yhteenvedon varjostetut ruudut tarkoittavat. Tämä kuvio tulee Yhteenvetoruutuun, kun GroupWise ei pysty käyttämään käyttäjät tai resurssin aikataulua. 8 Siirry ruudun vapaan päivämäärän ja kellonajan kohdalle napsauttamalla vieritysnuolia ja valitse sitten haluamasi ajankohta Yhteenvetoriviltä. Varauksen ajankohdan valinta valintaikkunan ylimmällä rivillä on kaikkien käyttäjien varattujen aikojen yhdistelmä. 9 Sulje Varauksen ajankohdan valinta valintaikkuna valitsemalla OK ja kirjoita päivämäärä ja kellonaika Aloituspäivämäärätekstiruutuihin. Lisätietoja Ajanvaraustietojen näyttäminen Jos valitset Vapaan ajan etsintä valintaikkunassa Näytä tarkat varaustiedot, voit tarkastella omia tai valtuuttajasi ajanvaraustietoja. Voit tarkastella niiden käyttäjien varaustietoja, joiden nimien vieressä on ympyröity ikirjain. Kun Vapaan ajan etsintä 196

202 napsautat haluamaasi ajankohtaa, Ajanvarauksen ajan valitseminen valintaikkunan alaosaan tulevat näkyviin osoiteruudut, aihe, päivämäärä, kellonaika ja kesto. Jos sinulla ei ole kyseisen henkilön myöntämiä lukuvaltuuksia, valintaikkunassa näkyy vain henkilön nimi ja ajanvarauksen päivämäärä, kellonaika ja kesto. Pitkäkestoinen vapaan ajan etsintä Voit pienentää Ajanvarauksen ajan valitseminen valintaikkunan ja suorittaa muita toimintoja pitkäkestoisen vapaan ajan etsinnän aikana. Kuvakkeen teksti osoittaa, kuinka monen käyttäjän aikataulut on käyty läpi (esimerkiksi 6/10). Tiimalasi pysyy näkyvissä, kunnes etsintä päättyy. Vastaaminen Vastaaminen Vastaatoiminnon avulla voit vastata suoraan vastaanottamasi viestin lähettäjälle. Kun vastaat, GroupWise avaa uuden postinäkymän ja osoittaa sen henkilölle, jolle haluat vastata. 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Saapuneetkansiota tai Kalenterikansiota ja valitse sitten viesti, johon haluat vastata. 2 Valitse Lähetävalikosta Vastaa, jolloin Viestiin vastaaminen valintaikkuna avautuu. 3 Valitse Vastaa lähettäjälle, jos haluat vastata vain lähettäjälle. TAI Valitse Vastaa kaikille (lähettäjälle ja vastaanottajille), jos haluat vastata sekä lähettäjälle että kaikille henkilöille, joille alkuperäinen viesti on osoitettu. 4 Jos haluat liittää alkuperäisen viestin, valitse Alkuperäinen sanoma mukaan. 5 Valitse OK, kirjoita oma viestisi ja valitse sitten Lähetä. Lisätietoja Vastauksen osoitteiden ja Aiheruudun muokkaaminen Voit muokata vastauksen osoite ja Aihetekstiruutuja. Jos haluat vastata kaikille alkuperäisen viestin vastaanottajille yhtä tai kahta henkilöä lukuun ottamatta, voit poistaa heidän nimensä Jakeluruudusta. Voit myös leikata käyttäjiä Jakelutekstiruudusta ja liittää ne Tiedoksi tai Peitetystiruutuihin. Lisätietoja on jaksossa Leikepöytä. 197 Vastaaminen

203 Ympäristömääritykset Voit mukauttaa GroupWisen ympäristömääritysten avulla. Kielen valitseminen Näkymien määrittäminen Avaa lähetyksen jälkeen uuden näkymän seuraavan viestin lähetystä varten. Jos käytössäsi on useita kielimoduuleja, voit valita GroupWisen näytön kielen. Kielen valitseminen vaikuttaa ainoastaan käyttöliittymään eikä esimerkiksi käyttäjätunnukseen eikä lähteviin ja saapuviin viesteihin. 1 Avaa Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Tiedostovalikosta Aseta. 2 Avaa Ympäristövalintaikkuna kaksoisnapsauttamalla Käyttöympäristö. 3 Valitse haluamasi kieli Kielivalikosta. 4 Valitse OK ja sulje sen jälkeen Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Sulje. Valitsemasi kieli otetaan käyttöön, kun käynnistät GroupWisen uudelleen. Voit määrittää näkymien esitystavan GroupWisessa Näkymien määritysten avulla. 1 Valitse Tiedostovalikosta Aseta. 2 Avaa Ympäristövalintaikkuna kaksoisnapsauttamalla Käyttöympäristö. Esittää näkymät käyttäen värejä, jotka on määritetty Windowsin Järjestelmänhallinnan Väritohjauspaneelissa. Tuo näyttöön seuraavan viestin, kun hyväksyt, hylkäät tai poistat viestin. 3 Valitse haluamasi näkymän määritykset. Valitse sen jälkeen OK ja Sulje. Makrojen suojauksen asettaminen Makrojen käsittely toiminnon avulla voit määrittää, että makro käynnistyy automaattisesti viestin avaamisen yhteydessä, se ei käynnisty lainkaan tai se pyytää käynnistämiskehotusta. 1 Avaa Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Tiedostovalikosta Aseta. 2 Avaa Käyttöympäristövalintaikkuna kaksoisnapsauttamalla Käyttöympäristö. Ympäristömääritykset 198

204 3 Valitse haluamasi Makrojen käsittely asetukset ja sulje Käyttöympäristövalintaikkuna valitsemalla OK. 4 Sulje Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Sulje. Viikon ensimmäisen päivän asettaminen Päivitystiheyden muuttaminen Voit vaihtaa GroupWisen kalenterinäkymän ensimmäisen viikonpäivän Kalenterin määritysten avulla. 1 Avaa Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Tiedostovalikosta Aseta. 2 Avaa Käyttöympäristövalintaikkuna kaksoisnapsauttamalla Käyttöympäristö. 3 Valitse haluamasi päivä Viikon aloituspäivä luettelosta ja sulje Käyttöympäristövalintaikkuna valitsemalla OK. 4 Sulje Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Sulje. Päivitystiheyden avulla voit määrittää, kuinka usein GroupWise tarkistaa, onko postilaatikkoosi tullut uusia viestejä, ja näyttää ne Saapuneet tai Kalenterikansiossa. Mitä suurempi tiheys, sitä useammin GroupWise tarkistaa postilaatikon. Tämä lisää verkkoliikennettä ja vaikuttaa siten myös muihin saman isäntäkoneen käyttäjiin. 1 Avaa Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Tiedostovalikosta Aseta. 2 Avaa Käyttöympäristövalintaikkuna kaksoisnapsauttamalla Käyttöympäristö. Voit määrittää minuutit ja sekunnit askelluspainikkeiden 3 Kirjoita uudet ajat minuuttia ja sekuntiakenttiin. Sulje Käyttöympäristövalintaikkuna valitsemalla OK. 4 Sulje Asetuksetvalintaikkuna ja palaa pääikkunaan valitsemalla Sulje. 199 Ympäristömääritykset

205 Ääni Puhepostin lähettäminen Ääniliitteiden avulla voit liittää ääntä tai digitaalisesti käsiteltyjä äänitiedostoja viestiin. Voit myös kuunnella vastaanottamiisi viesteihin liitettyjä äänitallenteita äänitoiminnolla. Jotta voisit hyödyntää kaikkia Äänitoiminnon tarjoamia mahdollisuuksia, sinulla on oltava asennettuna tarkoituksenmukaiset laitteet ja niiden ohjaimet. Jos haluat luoda äänitallennetiedostoja, tarvitset mikrofonin tai vastaavan syöttölaitteen. 1 Valitse pääikkunan viestinäkymän ponnahdusluettelosta ryhmänäkymä. 2 Vedä Äänikuvake tilariviltä ja pudota se mihin tahansa harmaaseen viestinäkymän alueeseen. Heti kun pudotat äänikuvakkeen, Ääninauhurin ikkuna avautuu. VIHJE: Jos vedät äänikuvakkeen muualle kuin viestinäkymän harmaalle alueelle, osoitin muuttuu ilmaisemaan, ettet voi sijoittaa äänikuvaketta sinne. 3 Valitse Äänitäpainike ja puhu selvästi mikrofoniin. 4 Kun lopetat äänityksen, sulje Ääninauhurin ikkuna ja palaa viestinäkymään kaksoisnapsauttamalla ohjausvalikkoruutua. Näyttöön tulee valintaikkuna, jossa kysytään, haluatko tallentaa tiedoston. 5 Valitse Kyllä ja valitse sitten Lähetä. Vastaanottaja voi kuunnella viestiin liitetyn äänen kaksoisnapsauttamalla äänikuvaketta. Lisätietoja Ääniliitteen nimeäminen Jos et anna nimeä äänitallenteellesi, käytetään oletusarvoisia nimiä Äänitallenne 1, Äänitallenne 2 ja niin edelleen. Ääni 200

206 GroupWisen etäkäyttö 201 Ääni

207 GroupWisen etäkäyttö GroupWisen etäkäytön levykkeet Aloitustoimien tarkistuslista GroupWisen etäkäytön Windowsversion avulla voit suorittaa monia GroupWisetoimintoja ollessasi poissa työpaikaltasi. Nämä toiminnot sisältävät postin lähettämisen ja vastaanottamisen, ajanvarausten ja muistiinpanojen tekemisen sekä tehtävien määrittämisen. GroupWisen etäkäyttö jakso on suunniteltu auttamaan sinua etäkäytön asentamisessa, määrittämisessä ja käyttöönotossa. Yleisimpien GroupWisetoimintojen ohjeet löydät jaksosta GroupWisen käyttäminen. GroupWisen Windowsversion mukana on toimitettu CDasennuslevy. Tämän CDlevyn avulla järjestelmän vastuuhenkilö voi tehdä levykkeitä, joita voit käyttää GroupWisen etäkäytön asentamisessa. Voit asentaa GroupWisen etäkäytön myös verkosta. Tämä tarkistuslista kertoo lyhyesti GroupWisen etäkäytön aloitustoimien vaiheet. Tehtävät ovat peräkkäisiä ja Sivusarakkeessa esitetään niiden sivujen sivunumerot, joilla niistä kerrotaan tarkemmin. Tehtävä Varmista, että tietokoneesi vastaa GroupWisen etäkäytön edellyttämiä järjestelmän vähimmäisvaatimuksia. Lue Kuinka GroupWisen etäkäyttö toimii. Tässä jaksossa selitetään termejä ja käsitteitä, jotka tulisi ymmärtää ennen GroupWisen etäkäytön asentamista tai käyttöä. Täytä taulukko (ellei järjestelmän vastuuhenkilö ole jo täyttänyt sitä). Sivu Asenna GroupWisen etäkäyttö. 209 Käynnistä GroupWisen etäkäyttö ja tee tarvittavat määritykset. 211 GroupWisen etäkäyttö 202

208 Muodosta modeemiyhteys. 214 Muodosta verkkoyhteys (tarvittaessa). 217 Muodosta TCP/IPyhteys (tarvittaessa). 219 Testaa yhteys. 220 Hae tiedot (viestit, Osoitekirja ja niin edelleen) pääpostilaatikostasi. Lähetä viestit (sanomat, ajanvaraukset ja niin edelleen) muille GroupWisekäyttäjille GroupWisen etäkäytön vaatimukset Laitteisto ja ohjelmistovaatimukset Etäkäyttö asettaa tietokoneelle seuraavan luettelon mukaiset laitteisto ja ohjelmistovaatimukset. Laitteisto/ohjelmisto Tietokone Windowsversio Muisti Levytila Vaatimukset 80486/25 tai nopeampi 3.1 tai uudempi 8 megatavua megatavua Etäkäytön tiedostoille Järjestelmävaatimukset Termit, jotka sinun tulisi tietää Etäkäyttö edellyttää, että sinulla on GroupWisepostitoimistossa postilaatikko (pääpostilaatikkosi). Pääpostilaatikolle tulee olla määritetty salasana. Ota yhteys järjestelmän vastuuhenkilöön, jos sinulla ei ole pääpostilaatikkoa eikä salasanaa. etäkäyttö tai GroupWisen etäkäyttö GroupWiseohjelma etäkäyttötietokoneessasi. etäpostilaatikko Postilaatikko, joka sijaitsee etätietokoneessasi GroupWisen etäkäytössä. hakeminen Tietojen siirtäminen pääpostilaatikosta etäpostilaatikkoon. jakelualue Joukko postitoimistoja; postitoimistosi kuuluu tiettyyn jakelualueeseen. lähettäminen Tietojen siirtäminen etäpostilaatikosta pääpostilaatikkoon. 203 GroupWisen etäkäytön vaatimukset

209 Kuinka GroupWisen etäkäyttö toimii modeemiyhteys Modeemiyhteys etäkäyttötietokoneesi ja GroupWisepostitoimistosi välillä. postitoimisto Joukko postilaatikkoja; pääpostilaatikkosi kuuluu tiettyyn postitoimistoon. pyynnöt GroupWisen etäkäyttö tekee pyynnön, kun se tarvitsee tietoja GroupWisepostitoimistosta. Pyynnöt välittyvät GroupWisepostitoimistoon. Tämä yleensä johtaa GroupWisepostitoimiston vastaukseen, jonka voi hakea myöhemmin. pääjärjestelmä tai GroupWisepostitoimisto GroupWisejärjestelmä, jossa pääpostilaatikkosi sijaitsee. pääpostilaatikko GroupWisepostitoimistossa oleva GroupWisepostilaatikkosi. vastaukset GroupWisepostitoimistosta saapuneet tietopaketit, jotka sisältävät päivitetyt viestit, kansiot, säännöt ja ryhmät. Nämä vastaukset päivittävät etäpostilaatikkosi pääpostilaatikon mukaiseksi. verkkoyhteys Verkkoyhteys etäkäyttötietokoneesi ja GroupWisepostitoimistosi välillä. viestit Posti, ajanvaraukset, tehtävät, muistiot ja puhelinviestit. Jotta voisit käyttää GroupWisen etäkäyttöä, sinulla tulee olla pääpostilaatikko verkkokäytössä olevassa GroupWisejärjestelmässä. GroupWisen etäkäyttö vaihtaa viestejä ja tietoja pääpostilaatikkosi ja etäkäyttötietokoneesi postilaatikon välillä. Kun esimerkiksi otat yhteyden GroupWisepostitoimistoon, jossa pääpostilaatikkosi sijaitsee, GroupWisen etäkäyttö kopioi pääpostilaatikkosi kaikki viestit etäpostilaatikkoosi. GroupWisen etäkäytöstä lähettämäsi viestit kopioidaan pääpostilaatikkoosi. Pyyntöjen luominen Etäkäyttö luo pyynnön aina, kun suoritat toiminnon, joka edellyttää tietojen lähettämistä etäpostilaatikosta pääpostilaatikkoon. Pyyntö syntyy aina, kun teet seuraavaa: lähetät, lähetät edelleen tai delegoit viestin tai vastaat viestiin luot oman viestin, kansion, ryhmän tai säännön avaat, poistat, haet tai palautat viestin tai tyhjennät Roskakorin pyydät viestien, kansioiden tai muiden tietojen hakemista pääpostilaatikostasi. siirrät viestit kansioon poistat kansion poistat säännön. Kuinka GroupWisen etäkäyttö toimii 204

210 Kaikki pyynnöt näkyvät pääpostilaatikkoon jonottavat pyynnöt valintaikkunassa. Pyyntöjen lähettäminen Kun otat yhteyden GroupWisepostitoimistoosi, kaikki luettelon "Odottaa lähetystä" tilassa olevat viestit lähetetään pääpostilaatikkoosi. GroupWisepostitoimisto käsittelee pyynnön, kun se on lähetetty pääpostilaatikkoosi. Vastausten hakeminen Monet lähettämistäsi pyynnöistä luovat vastauksia. Oletetaan, että olet lähettänyt pyynnön viestien hakemiseksi pääpostilaatikostasi. Käsiteltyään pyyntösi GroupWisepostitoimistosi luo vastauksen, joka sisältää pyytämäsi viestit. Etäkäyttö voi tämän jälkeen hakea ja käsitellä vastauksen. Yhteyden luominen GroupWisepostitoimistoon Jotta voisit käyttää pääpostilaatikkoasi tietojen lähettämiseen tai hakemiseen, sinun on muodostettava yhteys GroupWisepostitoimistoon joko modeemilla, verkon kautta (suoraan) tai TCP/IPyhteyden avulla. Modeemiyhteys Verkkoyhteys (suora yhteys) Useimmiten yhteys Groupwisepostitoimistoon muodostetaan modeemilla yhdyskäytävän kautta. Modeemi käyttää Modeemiyhteysvalintaikkunan tietoja yhdistäessään sinut pääpostilaatikkoosi. Etäkäyttö voi käyttää myös verkkoyhteyttä muodostaessaan yhteyden GroupWisepostitoimistoosi. Jos esimerkiksi tietokoneessasi on yhteys pääpostilaatikkosi ja postitoimiston sisältävään asemaan, etäkäyttö voi käyttää tätä verkkoyhteyttä pyyntöjen lähettämiseen ja vastausten hakemiseen pääpostilaatikostasi. VIHJE: Pääset käyttämään pääpostilaatikkoasi muodostamalla yhteyden mihin tahansa GroupWisepostitoimistosi postitoimistoon. Sinun ei tarvitse ottaa yhteyttä siihen postitoimistoon, jossa pääpostilaatikkosi sijaitsee. Verkkoyhteys on erittäin hyödyllinen, kun haet pääpostilaatikkosi ja osoitekirjan etätietokoneeseesi ennen kuin siirryt työskentelemään pois toimistostasi, koska se siirtää tietoa nopeammin kuin modeemiyhteys. Sen avulla voidaan säästää puhelukuluja, kun haetaan pääpostilaatikko tai suuria käyttäjäluetteloita. 205 Yhteyden luominen GroupWisepostitoimistoon

211 TCP/IPyhteys Määritystaulukko Jos käytät GroupWisea client/servertilassa, voit muodostaa yhteyden GroupWisepostitoimistoosi TCP/IPyhteyden avulla. TCP/IPyhteydet käyttävät IP (Internet Protocol)osoitetta ja porttia. Jos tarvitset tietoa IP:stä, ota yhteys järjestelmän vastuuhenkilöön. Jos käytät maksutonta Internetpalvelutoimittajaa ollessasi poissa työpaikalta, voit välttää puhelumaksut TCP/IPyhteyden avulla. Tällöin sinun ei myöskään tarvitse poistua mahdollisesta Internetyhteydestä eikä katkaista puhelua voidaksesi muodostaa yhteyden GroupWisepostitoimistoon modeemin kautta. Voit käyttää samaa Internetyhteyttä yhteyden muodostamisessa GroupWisepostitoimistoon. Seuraava taulukko auttaa sinua keräämään kaikki GroupWise etäkäytön määrittämisessä tarvittavat tiedot. Se on jaettu aihealueittain kuuteen osaan. GroupWisepostitoimistosi vastuuhenkilö voi auttaa sinua taulukon täyttämisessä. Käyttäjän tiedot Täydellinen nimi Käyttäjätunnus Pääpostilaatikon salasana Järjestelmän tiedot Jakelualue Postitoimisto Määritystaulukko 206

212 Modeemin tiedot Kuvaus (nimi) Tietoliikenneportti Siirtonopeus (saattaa riippua GroupWisepostitoimiston yhdyskäytävämodeemista). Jos sinulla on synkronoinnin kanssa ongelmia, kokeile pienempää siirtonopeutta. Aikavyöhykkeen tiedot Etäkäyttäjän aikavyöhyke Onko kyseisellä aikavyöhykkeellä käytössä kesäaika? Kyllä Ei Modeemiyhteyden tiedot Yhteyden nimi Yhdyskäytävän puhelinnumero Yhdyskäytävän käyttäjätunnus Yhdyskäytävän salasana Yhteyssääntö (nimi ja sijainti tarvittaessa) 207 Määritystaulukko

213 Yhteyden katkaisutapa* Uusintasoittojen määrä* Oletus = 5 Kun kaikki päivitykset on vastaanotettu Älä odota vastauksia Itse Uusintasoittojen aikaväli* Oletus = 1 minuutti Verkkoyhteyden tiedot Yhteyden nimi Postitoimiston polku Yhteyden katkaisutapa* Kun kaikki päivitykset on vastaanotettu Älä odota vastauksia Itse TCP/IPyhteyden tiedot Yhteyden nimi IPosoite IPportti Yhteyden katkaisutapa* Kun kaikki päivitykset on vastaanotettu Älä odota vastauksia Itse * Yhteyden katkaisutavalla, uusintasoittojen määrällä ja uusintasoittojen aikavälillä on oletusasetuksensa. Käytä ensin oletusasetuksia, ellei järjestelmän vastuuhenkilö pyydä sinua tekemään toisin. Voit muuttaa asetuksia myöhemmin. Määritystaulukko 208

214 GroupWisen etäkäytön asentaminen Voit asentaa GroupWisen etäkäytön levykkeiltä tai verkosta. Asentaminen levykkeiltä Asentaminen verkosta Oletusasennuksen, minimiasennuksen tai määriteltävän asennuksen valitseminen 1 Pyydä asennuslevykkeet järjestelmän vastuuhenkilöltä. 2 Aseta Levyke 1 tietokoneesi Aasemaan. 3 Avaa Suoritavalintaikkuna valitsemalla Windowsin Järjestelmänhallinnan Tiedostovalikosta Suorita. 4 Kirjoita Komentoriviruutuun a:rmsetup.exe ja valitse OK. 5 Valitse asennettava kieli ja valitse OK. 6 Ohita seuraava kohta nimeltä Asentaminen verkosta ja siirry kohtaan Oletusasennus, Minimiasennus tai Määriteltävä asennus. Sinun täytyy tietää RMSETUP.EXEohjelmatiedoston hakemistopolku, jotta voit suorittaa asentamisen verkosta. Saatat joutua kysymään hakemiston sijaintia järjestelmän vastuuhenkilöltä. 1 Avaa Suoritavalintaikkuna valitsemalla Windowsin Järjestelmänhallinnan Tiedostovalikosta Suorita. 2 Kirjoita Komentoriviikkunaan RMSETUP.EXEohjelmatiedoston täydellinen hakemistopolku. Sisällytä RMSETUP.EXE polkuun, esimerkiksi X:\POSTOFF\OFWIN40\RMSETUP.EXE, jossa POSTOFF on postitoimistohakemistosi. 3 Valitse OK. 4 Valitse asennettava kieli ja valitse OK. 5 Siirry oletusasennuksen, minimiasennuksen tai määriteltävän asennuksen valitsemiseen. Voit valita oletusasennuksen, minimiasennuksen tai määriteltävän asennuksen. Jokainen vaihtoehto kuvataan valintaikkunassa. Oletusasennus tai minimiasennus Oletusasennus asentaa kaikki GroupWisen etäkäytön tiedostot kiintolevyllesi. Minimiasennus asentaa ainoastaan ne tiedostot, jotka ovat välttämättömiä GroupWisen etäkäytön toimimiseksi. Näitä ovat ohjelmatiedostot, yhteiset ohjelmatiedostot, katseluohjelman tiedostot ja TrueTypefontit. 1 Aloita asennus valitsemalla Oletusasennus tai Minimiasennus. 209 GroupWisen etäkäytön asentaminen

215 Näyttöön tulee Oletusasennusvalintaikkuna, josta voit seurata asennuksen etenemistä. Kun kaikki tiedostot on asennettu, Ohjelmaryhmän määritys valintaikkuna tulee näkyviin. 2 Valitsemalla OK hyväksyt GroupWise sen ryhmän nimeksi, jossa Etäkäyttö sijaitsee. 3 Kirjoita toinen nimi Ohjelmaryhmäruutuun ja valitse sitten OK. GroupWisen asennus on valmis valintaikkuna tulee näkyviin, kun GroupWisen asennus on päättynyt. Sulje valintaikkuna valitsemalla OK ja siirry kohtaan GroupWisen etäkäytön käyttökuntoon asettaminen. Määriteltävä asennus Tämän vaihtoehdon avulla voit valita itse, mitä GroupWisen etäkäytön tiedostoja asennetaan kiintolevyllesi. 1 Avaa Määriteltävä asennus valintaikkuna valitsemalla Määriteltävä asennus. 2 Valitse Lähde. 3 Hyväksy näytössä näkyvä lähdeasema ja hakemisto valitsemalla OK. TAI Kirjoita haluamasi lähdeaseman ja hakemiston nimi ja valitse sitten OK. 4 Avaa Hakemistotvalintaikkuna valitsemalla Hakemistot. 5 Hyväksy näytössä näkyvät kohdeasemat ja hakemistot valitsemalla OK. TAI Kirjoita haluamasi kohdeasemien ja hakemistojen nimet ja valitse sitten OK. GroupWisen etäkäytön asentaminen 210

216 6 Avaa Tiedostojen valinta valintaikkuna valitsemalla Tiedostot. Suurin osa Tiedostojen valinta valintaikkunan vaihtoehdoista on valmiiksi valittu. 7 Poista niiden tiedostojen valinnat, joita et halua asentaa, palaa sitten Määriteltävä asennus valintaikkunaan valitsemalla OK. 8 Valitse Aloita asennus. Näyttöön tulee Määriteltävä asennus valintaikkuna, josta voit seurata asennuksen etenemistä. Kun kaikki tiedostot on asennettu, Ohjelmaryhmän määritys valintaikkuna tulee näkyviin. 9 Valitsemalla OK hyväksyt ryhmän, jossa Etäkäyttö sijaitsee, nimeksi GroupWise. TAI Kirjoita toinen nimi Ohjelmaryhmäruutuun ja valitse sitten OK. GroupWise asennus on valmis valintaikkuna tulee näkyviin, kun GroupWisen asennus on päättynyt. Sulje valintaikkuna valitsemalla OK ja siirry kohtaan GroupWisen etäkäytön käyttökuntoon asettaminen. GroupWisen etäkäytön käyttökuntoon asettaminen 1 Käynnistä GroupWisen etäkäyttö kaksoisnapsauttamalla GroupWisen etäkäyttö kuvaketta. Kun käynnistät Etäkäytön ensimmäistä kertaa, näkyviin tulee valintaikkuna, josta näet mitä tietoja sinun tulee antaa, ennen kuin voit käyttää etäkäyttöä. Tarvittavat tiedot löydät taulukostasi. 211 GroupWisen etäkäytön käyttökuntoon asettaminen

217 2 Avaa Etäkäytön määritykset valintaikkuna valitsemalla OK. Saat lisätietoja GroupWisen etäkäytön käyttämisestä valitsemalla Ohje 3 Kirjoita täydellinen nimesi ja taulukosta löytyvä GroupWisekäyttäjätunnuksesi. 4 Avaa Salasanan syöttäminen valintaikkuna valitsemalla Salasana. TAI Jos sinulla ei ole salasanaa pääpostilaatikkoon, valitse Peruuta kahdesti, luo pääpostilaatikon salasana ja käynnistä Etäkäyttö uudelleen. 5 Kirjoita pääpostilaatikon salasanasi ja valitse sitten OK. 6 Kirjoita salasanasi uudelleen ja palaa Etäkäytön määritykset valintaikkunaan valitsemalla OK. 7 Kirjoita jakelualueesi ja postitoimistosi nimet. 8 Avaa Modeemin käyttö valintaikkuna valitsemalla Modeemi. 9 Avaa Modeemitvalintaikkuna valitsemalla Modeemi. 10 Valitse taulukostasi löytyvä modeemi ja palaa sitten Modeemin käyttö valintaikkunaan valitsemalla Valitse. Jos modeemiasi ei löydy luettelosta, sinun tulee luoda uusi modeemin kuvaus. Valitse Tee. Saat lisätietoja valitsemalla Ohje. GroupWisen etäkäytön käyttökuntoon asettaminen 212

218 11 Avaa Porttiasetukset valintaikkuna valitsemalla Portti. 12 Kirjoita Comportti ja Siirtonopeusruutuihin tarvittavat tiedot ja palaa sitten Modeemin käyttö valintaikkunaan valitsemalla OK. 13 Palaa Etäkäytön määritykset valintaikkunaan valitsemalla OK. 14 Avaa Aikavyöhykevalintaikkuna valitsemalla Aikavyöhyke. 15 Avaa Aikavyöhykkeen valitseminen valintaikkuna valitsemalla Valitse aikavyöhyke. 16 Valitse haluamasi aikavyöhyke ja palaa sitten Aikavyöhykevalintaikkunaan valitsemalla Valitse. TÄRKEÄÄ: Kesäaika on käytössä oletusarvoisesti. Jos kesäaika ei ole käytössä aikavyöhykkeelläsi tai jos kesä ja talviajan ero on jokin muu kuin yksi tunti, sinun tulee muokata Kesäaikaasetuksia. Lisätietoja on jakson Aikavyöhykkeen asettaminen tai muuttaminen kohdassa Kesäajan muokkaaminen. VIHJE: Muista asettaa etäkäyttötietokoneesi kello vastaamaan valitsemaasi aikavyöhykettä. Lisätietoja on jakson Aikavyöhykkeen asettaminen tai muuttaminen kohdassa Tietokoneen kellon asettaminen. 17 Palaa Etäkäytön määritykset valintaikkunaan valitsemalla OK. 213 GroupWisen etäkäytön käyttökuntoon asettaminen

219 18 Avaa Etä ja pääpostilaatikoiden sisältöjen sovittaminen valintaikkuna valitsemalla Postilaatikot. Näiden asetusten avulla voit poistaa etäpostilaatikosta pääpostilaatikostasi poistetut viestit tai päivittää pääpostilaatikossa muuttuneet viestit etäpostilaatikkoon Modeemiyhteyden luominen 19 Tee haluamasi määritykset ja palaa Etäkäytön määritykset valintaikkunaan valitsemalla OK. Viimeinen vaihe GroupWisen etäkäytön käyttökuntoon asettamisessa on yhteyksien määrittäminen GroupWisepostitoimistoosi. 20 Jätä Etäkäytön määritykset valintaikkuna avoimeksi ja siirry Modeemiyhteyden luominen jaksoon. Voit luoda modeemiyhteyden, verkkoyhteyden (suoran yhteyden) ja TCP/IPyhteyden ja käyttää näitä tarpeidesi mukaisesti. Tässä jaksossa käsitellään vaiheet modeemiyhteyden luomiseksi. TÄRKEÄÄ: Voit vaihtaa toiseen yhteysmuotoon, vain siinä tapauksessa, että yhteydessä, josta siirryt, ei ole jonottavia pyyntöjä. 1 Jos siirryit tähän jaksoon kohdasta GroupWisen etäkäytön käyttökuntoon asettaminen, Etäkäytön määritykset valintaikkunan tulisi olla avoinna. Jos se ei ole avoinna, valitse pääikkunan Tiedostovalikosta Aseta ja valitse sitten Etäkäyttö. 2 Avaa Yhteydetvalintaikkuna valitsemalla Yhteydet. Jos et ole asettanut mitään yhteyttä käyttökuntoon, näyttöön tulee yhteyden määrityksen valintaikkuna. 3 Jos olet jo luonut yhteyksiä, avaa yhteyden määrityksen valintaikkuna valitsemalla Yhteydetvalintaikkunasta Lisää. Modeemiyhteyden luominen 214

220 4 Varmista, että Modeemi on valittuna, ja avaa sitten Modeemiyhteyden määrittäminen valintaikkuna valitsemalla OK. 5 Kirjoita Yhteyden nimi ruutuun yhteyden nimi. 6 Kirjoita yhdyskäytävän puhelinnumero Puhelinnumeroruutuun. TÄRKEÄÄ: Kun kirjoitat pilkun numeroiden väliin, syntyy sekunnin tauko numeroiden valinnassa (esimerkiksi 0, (05) ). Nolla ennen varsinaista numeroa saa puhelun kytkeytymään sisäisen puhelinverkon ulkopuolelle. Pilkku saa aikaa yhden sekunnin tauon, ja näin se antaa aikaa verkkoon kytkeytymiselle ennen varsinaisen numeron valitsemista. Muut merkit, kuten viivat, välilyönnit ja sulkeet, jäävät huomiotta, ja niitä voi siis kirjoittaa puhelinnumeroon (esimerkiksi (05) ). 7 Kirjoita yhdyskäytävän kirjautumistunnus. 8 Avaa Salasanan syöttäminen valintaikkuna valitsemalla Salasana ja kirjoita sitten yhdyskäytävän salasana. 9 Valitse OK, kirjoita salasana uudelleen ja valitse OK. Etäkäyttö tukee yhteyssääntötiedostoja. Jos tarvitset kyseisen tiedoston, ota yhteys järjestelmäsi vastuuhenkilöön ja lue tämän jakson kohta Lisätietoja. Modeemin tiedot tulevat tähän 10 Valitse Yhteyden katkaisutapa ryhmäruudusta katkaisutapa. Eri katkaisutavat selitetään seuraavassa taulukossa. Tapa Kun päivitykset on vastaanotettu Kuvaus Katkaisee yhteyden, kun hakupyynnöt on lähetetty ja vastaukset ovat saapuneet (tai katkaisee yhteyden automaattisesti, kun järjestelmän vastuuhenkilön määrittämä enimmäisaika on kulunut). 215 Modeemiyhteyden luominen

221 Vastauksia ei odoteta Itse Katkaisee yhteyden heti, kun pyynnöt on lähetetty ja jonottavat vastaukset on vastaanotettu. Odottavat vastaukset ovat vastauksia, jotka odottavat GroupWisepostitoimistossa. Sallii yhteyden katkaisemisen itse (tai katkaisee yhteyden automaattisesti, kun järjestelmän vastuuhenkilön määrittämä enimmäisaika on kulunut). Järjestelmän vastuuhenkilö määrittää enimmäisajan, jonka etäkäyttäjät voivat olla kytkettynä GroupWisepostitoimistoon. Jos valitset katkaisutavaksi Kun päivitykset on vastaanotettu tai Itse, tämä aikarajoitus saattaa katkaista yhteyden odotettua aikaisemmin. Jos yhteys katkeaa usein, kun nämä tavat ovat käytössä, ota yhteys järjestelmän vastuuhenkilöön. Voit määrittää Etäkäytön automaattisesti suorittamien uusintasoittojen määrän, kun linja on varattu. Voit myös määrittää soittoyritysten välisen aikavälin. 11 Muuta uudelleensoittoyritysten oletusarvoja antamalla uudet arvot Yritysten määrä ja Uusintasoiton väliaika ruutuihin. 12 Palaa Yhteydetvalintaikkunaan valitsemalla OK. 13 Valitse yhteys, valitse Valitse ja palaa sitten Etäkäytön määritykset valintaikkunaan valitsemalla Sulje. 14 Palaa pääikkunaan valitsemalla OK. Modeemiyhteytesi on nyt määritetty. Lisätietoja Uusien modeemiyhteyksien luominen Voit luoda useamman kuin yhden modeemiyhteyden. Jos esimerkiksi GroupWisepostitoimistosi yhdyskäytävään on monta puhelinnumeroa, joihin voit soittaa, voit luoda modeemiyhteyden jokaiseen numeroon. Ottaessasi yhteyden GroupWisepostitoimistoosi tämän jälkeen, voit valita monesta modeemiyhteydestä. Modeemiyhteyden muokkaaminen Kun olet luonut modeemiyhteyden, voit muuttaa sitä Modeemiyhteysvalintaruudun avulla. 1 Avaa Tietojen siirtäminen valintaikkuna valitsemalla pääikkunan Etäkäyttövalikosta Tietojen siirto. 2 Avaa Yhteydetvalintaikkuna valitsemalla Yhteydet. 3 Valitse modeemiyhteys, jota haluat muokata, ja avaa sitten Modeemiyhteysvalintaruutu valitsemalla Muokkaa. Modeemiyhteyden luominen 216

222 Verkkoyhteyden (suora yhteys) luominen 4 Tee haluamasi muutokset ja palaa Yhteydetvalintaikkunaan valitsemalla OK. 5 Valitse Valitse ja palaa sitten pääikkunaan valitsemalla Sulje. Yhteyssääntöjen määrittäminen Etäkäyttö tukee yhteyssääntöjen määrittämistä. Voit käyttää yhteyssääntötiedostoa, kun Etäkäyttö vaihtaa tietoja pääjärjestelmäsi kanssa ennen yhteyden ottamista GroupWisepostitoimistoosi. Voit esimerkiksi luoda yhteyssäännön, joka toimittaa etäjärjestelmälle tiedot, joiden avulla Etäkäyttö pääsee pääjärjestelmän turvajärjestelmän läpi tai modeemisarjaan. 1 Varmista, että olet Modeemiyhteden määrittäminen valintaikkunassa ja kirjoita sitten Yhteyssäännötruutuun yhteyssäännön hakemistopolku ja tiedoston nimi. Oletuspolkumäärityksenä on etäkäytön ohjelmahakemisto. TAI Jos haluat valita jo aiemmin luodun yhteyssäännön, avaa Valitse tiedosto valintaikkuna napsauttamalla Modeemiyhteyssääntöruudun vieressä olevaa kansiota ja kaksoisnapsauta sitten yhteyssääntötiedostoa. Jos valitset jo aiemmin luodun yhteyssääntötiedoston, yhteyssäännön määrittäminen on nyt valmis. Jos taas haluat luoda yhteyssäännön, jatka eteenpäin seuraavat kolme vaihetta. 2 Avaa Yhteyssääntöjen muokkaaminen valintaikkuna valitsemalla Muokkaa sääntöjä. 3 Kirjoita tilanteeseen sopivat yhteyssääntökomennot Saapuva komento ja Vastausruutuun. Saat lisätietoja valitsemalla Yhteyssääntöjen muokkaaminen valintaikkunassa Ohje. 4 Valitse Tallenna ja palaa sitten Modeemiyhteyden määrittäminen valintaikkunaan valitsemalla Sulje. Tietokoneesi täytyy olla yhteydessä verkossa olevaan postitoimistohakemistoon, jotta voisit muodostaa verkkoyhteyden (suoran yhteyden). 1 Avaa Tietojen siirtäminen valintaikkuna valitsemalla pääikkunan Etäkäyttövalikosta Tietojen siirto. 2 Avaa Yhteydetvalintaikkuna valitsemalla Yhteydet ja valitse sitten Lisää. 3 Valitse Suora yhteys ja avaa sitten Verkkoyhteyden määrittäminen valintaikkuna valitsemalla OK. 217 Verkkoyhteyden (suora yhteys) luominen

223 Katkaisee yhteyden, kun kaikki pyynnöt on lähetetty ja kaikki vastaukset pyyntöihin on saatu 4 Kirjoita Yhteyden nimi ruutuun yhteyden nimi. 5 Kirjoita Postitoimiston hakemisto ruutuun koko polku mihin tahansa postitoimistohakemistoon GroupWisejärjestelmässä. 6 Valitse haluamasi yhteyden katkaisutapa. Katkaisee yhteyden heti, kun kaikki pyynnöt on lähetetty ja odottavat vastaukset on vastaanotettu Antaa sinun valita yhteyden katkaisemisen itse 7 Sulje Verkkoyhteyden määrittäminen valintaikkuna valitsemalla OK. Huomaa, että Yhteysluettelosi Tyyppisarakkeeseen tulee näkyviin Verkko. Jos aiot käyttää verkkoa ensin (kuten tiedon hakemiseen pääpostilaatikostasi ollessasi vielä pääjärjestelmässäsi), valitse Verkko yhteysasetukseksi. Jos aiot käyttää modeemiyhteyttäsi ensin, valitse yhteys, jonka Tyyppisarakkeessa lukee Modeemi. 8 Valitse Valitse ja palaa sitten pääikkunaan valitsemalla Sulje. Lisätietoja Verkkoyhteyden muokkaaminen Kun olet luonut verkkoyhteyden, voit muuttaa sitä Suora yhteys valintaruudun avulla. 1 Avaa Tietojen siirtäminen valintaikkuna valitsemalla pääikkunan Etäkäyttövalikosta Tietojen siirto. 2 Avaa Yhteydetvalintaikkuna valitsemalla Yhteydet. 3 Valitse verkkoyhteys, jota haluat muokata, ja avaa sitten Verkkoyhteyden määrittäminen valintaikkuna valitsemalla Muokkaa. Verkkoyhteyden (suora yhteys) luominen 218

224 TCP/IPyhteyden luominen 4 Tee haluamasi muutokset ja palaa Yhteydetvalintaikkunaan valitsemalla OK. 5 Valitse verkkoyhteys, valitse Valitse ja valitse Sulje niin monta kertaa, että palaat pääikkunaan. 1 Avaa Tietojen siirtäminen valintaikkuna valitsemalla pääikkunan Etäkäyttövalikosta Tietojen siirto. 2 Avaa Yhteydetvalintaikkuna valitsemalla Yhteydet ja valitse sitten Lisää. 3 Valitse TCP/IP ja avaa sitten TCP/IPyhteysvalintaikkuna valitsemalla OK. 4 Kirjoita Yhteyden nimi ruutuun yhteyden nimi. 5 Kirjoita IPosoite IPosoiteruutuun. 6 Kirjoita IPportti IPporttiruutuun. 7 Kirjoita haluamasi yhteyden katkaisutapa. 8 Sulje TCP/IPyhteysvalintaikkuna valitsemalla OK. Huomaa, että Yhteysluettelosi Tyyppisarakkeeseen tulee näkyviin TCP/IP. 9 Palaa pääikkunaan valitsemalla Sulje. Lisätietoja 219 TCP/IPyhteyden luominen TCP/IPyhteyden muokkaaminen Kun olet luonut TCP/IPyhteyden, voit muuttaa sitä TCP/IPyhteysvalintaruudun avulla. 1 Avaa Tietojen siirtäminen valintaikkuna valitsemalla pääikkunan Etäkäyttövalikosta Tietojen siirto. 2 Avaa Yhteydetvalintaikkuna valitsemalla Yhteydet.

225 Yhteyksien testaaminen 3 Valitse TCP/IPyhteys, jota haluat muokata, ja avaa sitten TCP/IPyhteysvalintaruutu valitsemalla Muokkaa. 4 Tee haluamasi muutokset ja palaa Yhteydetvalintaikkunaan valitsemalla OK. 5 Valitse TCP/IPyhteys, valitse Valitse ja valitse Sulje niin monta kertaa, että palaat pääikkunaan. Ennen kuin yrität hakea tietoja pääpostilaatikostasi tai lähettää viestejä muille GroupWisekäyttäjille, sinun pitää varmistua, ettei luomissasi yhteyksissä esiinny ongelmia. Modeemiyhteyden testaaminen Varmistuaksesi, että modeemiyhteytesi toimii, sinun pitää ottaa yhteys GroupWisepostitoimistoosi. 1 Avaa Tietojen siirtäminen valintaikkuna valitsemalla pääikkunan Etäkäyttövalikosta Tietojen siirto. 2 Valitse modeemiyhteytesi avattavasta Käytettävä yhteys luettelosta. Älä hae mitään tietoja vielä tässä vaiheessa, koska vasta kokeilet modeemiyhteyttä. Tietojen hakemista käsitellään seuraavassa Tietojen hakeminen jaksossa. 3 Poista Viestitruudun valinta, jotta tietoja ei haeta. 4 Alusta yhteys valitsemalla Avaa yhteys. VIHJE: Etäkäyttötietokoneesi modeemi antaa valintaäänen, joka muuttuu kirkuvaksi ääneksi kun yhteys yhdyskäytävän modeemiin syntyy. Tämä saattaa kestää useita minuutteja sen mukaan, kuinka monta uusintasoittopyyntöä modeemi suorittaa ennen yhteyden saamista ja kuinka monta pyyntöä ja vastausta sen täytyy siirtää. Jos yhteys toimii, Yhteyden tila valintaikkunaan tulee näkyviin Yhteyden tila: Yhteys luotu. Yhteyksien testaaminen 220

226 5 Jos yhteyden katkaisutavaksi on valittu Itse, lopeta yhteys ja sulje Suora yhteys valintaikkuna kaksoisnapsauttamalla ohjausvalikkoruutua. Jos testi onnistui, voit siirtyä jaksoon Tietojen hakeminen. Jos testi ei onnistunut, näyttöön saattaa tulla GroupWisevirhevalintaikkuna. 6 Valitse GroupWisevirhevalintaikkunassa OK ja valitse sitten Yhteyden tila valintaikkunassa Sulje. 7 Valitse Tiedosto ja valitse sitten Aseta. 8 Avaa Etäkäytön määritykset valintaikkuna valitsemalla Etäkäyttö. 9 Avaa Modeemin käyttö valintaikkuna valitsemalla Modeemi. 10 Avaa Porttiasetuksetvalintaikkuna valitsemalla Portti. Tarkista taulukostasi, että asetukset ovat oikein. Saat kuvauksen määrityksistä valitsemalla Ohje. 11 Sulje kaikki valintaikkunat ja testaa yhteys uudelleen toistamalla vaiheet 1 5. Jos yhteys ei edelleenkään toimi, ota yhteys järjestelmän vastuuhenkilöön. Verkkoyhteyden testaaminen Varmistuaksesi, että verkkoyhteytesi toimii, sinun pitää ottaa yhteys GroupWisepostitoimistoosi. 1 Avaa Tietojen siirtäminen valintaikkuna valitsemalla pääikkunan Etäkäyttövalikosta Tietojen siirto. 2 Valitse verkkoyhteytesi avattavasta Käytettävä yhteys luettelosta. Älä hae mitään tietoja vielä tässä vaiheessa, koska vasta kokeilet verkkoyhteyttä. Tietojen hakemista käsitellään Tietojen hakeminen jaksossa. 3 Poista Viestitruudun valinta, jotta tietoja ei haeta. 4 Alusta yhteys valitsemalla Avaa yhteys. Jos yhteys toimii, valintaikkunaan tulee näkyviin Yhteyden tila: Yhteys avoin. 5 Jos yhteyden keskeytystavaksi on valittu Itse, sulje Yhteyden tila valintaikkuna. 221 Yhteyksien testaaminen

227 Jos testi onnistui, voit siirtyä jaksoon Tietojen hakeminen. Jos testi ei onnistunut, näyttöön saattaa tulla GroupWisevirhevalintaikkuna. 6 Valitse GroupWisevirhevalintaikkunassa OK ja valitse sitten Yhteyden tila valintaikkunassa Sulje. 7 Valitse Etäkäyttö ja valitse sitten Tietojen siirto. 8 Avaa Yhteydetvalintaikkuna valitsemalla Yhteydet. 9 Valitse verkkoyhteytesi ja avaa sitten Suora yhteys valintaikkuna valitsemalla Muokkaa. 10 Tarkista taulukostasi, että Postitoimiston polku ruudun hakemistopolku on oikein. 11 Jos polku on oikea eikä testisi vieläkään onnistu, ota yhteys järjestelmän vastuuhenkilöön. TAI Kirjoita taulukostasi löytyvä oikea hakemistopolku ja valitse sitten OK. 12 Palaa Tietojen siirtäminen valintaikkunaan valitsemalla Sulje ja testaa yhteys uudelleen valitsemalla Avaa yhteys. TCP/IPyhteyden testaaminen Varmistuaksesi, että TCP/IPyhteytesi toimii, sinun pitää ottaa yhteys GroupWisepostitoimistoosi. 1 Avaa Tietojen siirtäminen valintaikkuna valitsemalla pääikkunan Etäkäyttövalikosta Tietojen siirto. 2 Valitse TCP/IPyhteytesi avattavasta Käytettävä yhteys luettelosta. Älä hae mitään tietoja vielä tässä vaiheessa, koska vasta kokeilet TCP/IPyhteyttä. Tietojen hakemista käsitellään Tietojen hakeminen jaksossa. 3 Poista Viestitruudun valinta, jotta tietoja ei haeta. 4 Alusta yhteys valitsemalla Avaa yhteys. Jos yhteys toimii, valintaikkunaan tulee näkyviin Yhteyden tila: Yhteys avoin. 5 Jos yhteyden keskeytystavaksi on valittu Itse, sulje Yhteyden tila valintaikkuna. Jos testi onnistui, voit siirtyä jaksoon Tietojen hakeminen. Jos testi ei onnistunut, näyttöön saattaa tulla GroupWisevirhevalintaikkuna. 6 Valitse GroupWisevirhevalintaikkunassa OK ja valitse sitten Yhteyden tila valintaikkunassa Sulje. 7 Valitse Etäkäyttö ja valitse sitten Tietojen siirto. Yhteyksien testaaminen 222

228 Tietojen hakeminen Viestien hakeminen 8 Avaa Yhteydetvalintaikkuna valitsemalla Yhteydet. 9 Valitse TCP/IPyhteytesi ja avaa sitten TCP/IPyhteysvalintaruutu valitsemalla Muokkaa. 10 Tarkista taulukostasi, että oikea IPosoite ja IPportti on kirjoitettu niille varattuihin ruutuihin. 11 Jos IPosoite ja IPportti ovat oikein eikä testisi vieläkään onnistu, ota yhteys järjestelmän vastuuhenkilöön. TAI Kirjoita taulukostasi löytyvä oikea IPosoite ja IPportti ja valitse sitten OK. 12 Palaa Tietojen siirtäminen valintaikkunaan valitsemalla Sulje ja testaa yhteys uudelleen valitsemalla Avaa yhteys. Testattuasi yhteytesi toimivuuden voit hakea tietoja pääpostilaatikostasi etäpostilaatikkoosi. 1 Avaa Tietojen siirtäminen valintaikkuna valitsemalla Etäkäyttövalikosta Tietojen siirto. Viestitpainike Viestien valintaruudut 2 Varmista, että Viestitvalintaruutu on valittuna, ja avaa sitten Haettavien viestien valitseminen valintaikkuna valitsemalla Viestitpainike. Jos et halua pävivittää kansiota, poista sen valinta 3 Määritä seuraavassa selitetyt päivitettävät viestit, viestin koon rajoitukset ja aikarajoitusasetukset. 223 Tietojen hakeminen

229 Asetus Viestityypit Hae vain otsikkorivi Hae sisältö koosta riippumatta Hae sisältö kokorajoituksin Edeltävät päivät Seuraavat päivät Kuvaus Ponnahdusluetteloiden avulla voit määrittää haettavien viestien tyypit. Voit esimerkiksi määrittää, että haluat hakea postisanomat ja puhelinviestit, joita ei ole avattu, sekä tehtävät, joita ei ole vielä merkitty valmiiksi. Jos haet usein paljon viestejä, tämän toiminnon avulla voit säästää aikaa ja puhelinkuluja hakemalla vain kunkin viestin otsikkorivin. Lisätietoja on tämän jakson kohdan Lisätietoja alakohdassa Valittujen viestien hakeminen. Hakee kaikki pääpostilaatikossasi olevat viestit. Hakee kaikki viestit, jotka vastaavat asettamiasi kokorajoituksia. Sanomatekstin ja liitteiden oletuskoko on 30 kilotavua, ja Jakelu, Tiedoksi ja Peitetystiruutujen oletuskoko on 5 kilotavua. Lisätietoja on tämän jakson kohdan Lisätietoja alakohdassa Valittujen viestien hakeminen. Mahdollistaa aikavälin, määrittämisen päivinä ennen kuluvaa päivää ja sen jälkeen. Vain aikavälille osuvat viestit haetaan. 4 Palaa Tietojen siirtäminen valintaikkunaan valitsemalla OK ja siirry kohtaan Osoitekirjan hakeminen. Osoitekirjan hakeminen Osoitekirjasi voi olla hyödyllinen, kun olet epävarma käyttäjätunnuksista, resurssien tai yhteisten ryhmien nimistä tai kun osoitat viestin usealle käyttäjälle. Jos haluat käyttää osoitekirjaa etäkäytössä, sinun tulee hakea se GroupWisepostitoimistostasi. Jos et halua hakea osoitekirjaasi, siirry alla olevaan kohtaan Yhteyden luominen GroupWisepostitoimistoon. VIHJE: On suositeltavaa, että haet osoitekirjasi verkkoyhteyden avulla ollessasi pääjärjestelmässäsi, sillä hakeminen saattaa kestää. 1 Varmista, että Tietojen siirtäminen valintaikkuna on avoinna. 2 Napsauta Osoitteetvalintaruutua ja avaa sitten Osoitekirjasuodatinvalintaikkuna napsauttamalla Osoitteetpainiketta. Tietojen hakeminen 224

230 3 Valitse haluamasi vaihtoehto ja kirjoita tarvittaessa jakelualueen ja postitoimiston nimet niille varattuihin ruutuihin. 4 Palaa Tietojen siirtäminen valintaikkunaan valitsemalla OK ja siirry kohtaan Yhteyden muodostaminen GroupWisepostitoimistoon. VIHJE: Voit hakea myös kansioita, sääntöjä,yhteisen ryhmän jäseniä ja omia ryhmiä. Lisätietoja kaikista näistä vaihtoehdoista saat valitsemalla Tietojen siirtäminen valintaikkunassa Ohje ja valitsemalla sitten aiheen, josta tahdot tietoja. Yhteyden muodostaminen GroupWisepostitoimistoon Kun otat yhteyden GroupWisepostitoimistoosi, ohjelma lähettää sinne niin monta viestiä kuin Tietojen siirtäminen valintaikkunasta on nähtävissä. Postitoimisto myös hakee viestejä pääpostilaatikostasi etäkäyttöpostilaatikkoosi määrityksissä määrittämiesi rajoitusten mukaisesti. Yhteyden alustaminen 1 Varmista, että Tietojen siirtäminen valintaikkuna on avoinna ja että olet valinnut kaikki tiedot, jotka haluat hakea. 2 Valitse haluamasi yhteys avattavasta Käytettävä yhteys luettelosta, alusta yhteys ja avaa sitten Yhteyden tila valintaikkuna valitsemalla Avaa yhteys. Tässä on teksti "Yhteys luotu", kun yhteys on luotu Tietojen siirto on valmis, kun tässä lukee "0 pyyntöä odottamassa" VIHJE: Käyttäessäsi modeemiyhteyttä etäkäyttötietokoneesi modeemi antaa valintaäänen, joka muuttuu kirkuvaksi ääneksi kun kontakti yhdyskäytävän modeemiin syntyy. Tämä saattaa kestää useita minuutteja sen mukaan, kuinka monta uusintasoittopyyntöä modeemi suorittaa ennen yhteyden saamista ja kuinka monta pyyntöä ja vastausta sen täytyy siirtää. Pienentää valintaikkunan vaikuttamatta tiedonsiirtoon Näyttää kaikki yhteystiedot 225 Tietojen hakeminen Yhteystietojesi kirjautuminen Etäkäyttö voi kirjata tietoja Yhteyden seuranta valintaikkunaan ja seurantatiedostoon (REMOTE1.LOG, REMOTE2.LOG tai REMOTE3.LOG) kiintolevyllesi. Voit nähdä täydellisimmät yhteystiedot valitsemalla Yhteyden seuranta. Nämä koostuvat modeemin tunnistuskäskyistä, yhteyden kestosta,

231 Lisätietoja Viestien lähettäminen virheilmoituksista ja muusta sellaisesta. Yhteyden seuranta toiminto on hyödyllinen, kun etsit vikaa yhteysongelmista. Yhteyden katkaiseminen GroupWisepostilaatikkoosi Voit katkaista yhteyden GroupWisepostitoimistoosi milloin tahansa valitsemalla Yhteyden tila valintaikkunassa Sulje. Jos haluat pitää Yhteyden tila valintaikkunan avoimena, mutta keskeyttää yhteyden, valitse Katkaise yhteys. Näin voit nähdä ikkunan tiedot vielä katkaistuasi yhteyden GroupWisepostitoimistoosi. Huomaa, että painikkeeseen tulee teksti Avaa yhteys, kun katkaiset yhteyden. Voit muodostaa yhteyden GroupWisepostitoimistoosi uudelleen valitsemalla Avaa yhteys. Valittujen viestien hakeminen Kun olet hakenut viestejä pääpostilaatikostasi, voit poistaa viesteille mahdollisesti Hae valitut viestit toiminnon avulla asettamasi kokorajoitukset. Oletetaan, että valitsit Viestin kokorajoitukset kohdassa Hae vain otsikkorivi, mutta luettuasi otsikkorivit haluatkin lukea myös sisällöt. Hae valitut viestit toiminnon avulla voit ottaa uuden yhteyden pääpostilaatikkoosi ja hakea valitsemiesi viestien sisällöt. 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Saapuneet, Lähetetyt tai Kalenteri sen mukaan, mistä viesti, jonka haluat lähettää, löytyy. 2 Valitse viestit, jotka haluat hakea. 3 Valitse Etäkäyttö ja valitse sitten Hae valitut viestit. 4 Valitse Avaa yhteys. Etäkäyttö muodostaa yhteyden GroupWisepostitoimistoosi käyttäen samaa yhteyttä kuin viimeksi muodostamasi yhteys. Voit halutessasi vaihtaa yhteyttä Hae valitut viestit valintaikkunassa. 5 Jos Yhteyden katkaisutavaksi on valittu Itse, valitse Yhteyden tila valintaikkunassa Sulje, kun kaikki viestit on haettu etäpostilaatikkoosi. 6 Lue haluamasi viestit ja palaa sitten pääikkunaan kaksoisnapsauttamalla ohjausvalikkoruutua. Kun olet hakenut viestisi ja osoitekirjan, olet valmis lähettämään viestejä muille käyttäjille. Seuraavat vaiheet opastavat, kuinka postisanoma lähetetään. Se tapahtuu pitkälti samoin kuin ajanvarausten, tehtävien, muistioiden ja puhelinviestien lähettäminen. 1 Valitse pääikkunan Postin lähetys ponnahdusluettelosta haluamasi postinäkymä. Viestien lähettäminen 226

232 2 Avaa osoitekirja valitsemalla Osoitteet. 3 Kaksoisnapsauttamalla haluamiasi käyttäjätunnuksia voit siirtää ne Jakeluruutuun. 4 Jos haluat lähettää viestin käyttäjälle tiedoksi tai peitetysti, valitse käyttäjä ja valitse sitten Tiedoksi tai Peitetystipainike. 5 Voit sulkea osoitekirjan ja siirtää nimet postinäkymän osoiteruutuihin valitsemalla OK. 6 Kirjoita Aiheruutuun sanoman kuvaus. 7 Kirjoita sanoma Sanomaruutuun. 8 Jos haluat muuttaa postisanoman lähetysmäärityksiä, valitse Lähetävalikosta Lähetysmääritykset. Tee haluamasi määritykset ja valitse sitten OK. 9 Valitse Lähetä. Postisanoma on nyt pyyntöjonossa. Viesti lähtee eteenpäin heti muodostettuasi yhteyden GroupWisepostitoimistoon. Yhteyden muodostaminen GroupWisepostitoimistoon 1 Avaa Tietojen siirtäminen valintaikkuna valitsemalla Etäkäyttövalikosta Tietojen siirto. 2 Valitse haluamasi yhteys avattavasta Käytettävä yhteys luettelosta, alusta yhteys ja avaa sitten Yhteyden tila valintaikkuna valitsemalla Avaa yhteys. VIHJE: Käyttäessäsi modeemiyhteyttä etäkäyttötietokoneesi modeemi antaa valintaäänen, joka muuttuu kirkuvaksi ääneksi kun kontakti yhdyskäytävän modeemiin syntyy. Tämä saattaa kestää useita minuutteja sen mukaan, kuinka monta uusintasoittopyyntöä modeemi suorittaa ennen yhteyden saamista ja kuinka monta pyyntöä ja vastausta sen täytyy siirtää. 227 Viestien lähettäminen

233 Kun yhteys on luotu onnistuneesti, teksti Yhteys luotu on näkyvissä Tiedonsiirto on valmis, kun tässä on teksti 0 pyyntöä odottamassa Pienentää valintaikkunan niin, ettei se vaikuta tiedonsiirtoon Tuo näyttöön yhteyden kaikki tiedot Yhteyden katkaiseminen GroupWisepostitoimistoon Etäkäytön määritysten muuttaminen Voit katkaista yhteyden GroupWisepostitoimistoosi milloin tahansa valitsemalla Yhteyden tila valintaikkunasta Sulje. Jos haluat pitää Yhteyden tila valintaikkunan avoimena, mutta katkaista yhteyden, valitse Katkaise yhteys. Näin voit nähdä ikkunan tiedot vielä katkaistuasi yhteyden GroupWisepostitoimistoosi. Huomaa, että painikkeeseen tulee teksti Avaa yhteys, kun katkaiset yhteyden. Voit muodostaa yhteyden GroupWisepostitoimistoosi uudelleen valitsemalla Avaa yhteys. Voit muuttaa kaikkia Etäkäytön määrityksissä tekemiäsi määrityksiä käyttäjä ja järjestelmätietoihin, oletusasetuksiin ja yhteysmäärityksiin. TÄRKEÄÄ: Jos muutat käyttäjätunnuksesi, jakelualueen tai postitoimiston, menetät kaikki tiedot etäpostilaatikostasi. 1 Valitse pääikkunan Tiedostovalikosta Aseta. 2 Tuo Etäkäytön määritykset valintaikkuna näkyviin kaksoisnapsauttamalla Etäkäyttö. 3 Tee haluamasi muutokset ja valitse OK. Jos muutit käyttäjätunnuksen, jakelualueen tai postitoimiston, näkyviin tulee ruutu, jossa näkyvät muuttamasi tiedot ja joka varoittaa sinua siitä, että kaikki etäpostilaatikkosi tiedot häviävät. Jos haluat jatkaa valitse K, muuten E. Valitse Peruuta, jos et halua tallettaa muutoksia. 4 Palaa pääikkunaan valitsemalla Asetuksetvalintaikkunassa Sulje. Aikavyöhykkeen asettaminen tai muuttaminen Kaikkien Kalenterikansiossasi olevien viestien ajankohdat on määritetty Etäkäytön määrityksissä asettamasi aikavyöhykkeen mukaisesti. Jos matkustat aikavyöhykkeeltä toiselle ja sinulla on GroupWise etäkäytössä, voit vaihtaa järjestelmääsi toisen aikavyöhykkeen. Jos vaihdat aikavyöhykkeen, kaikkien viestien ajankohdat muuttuvat aikavyöhykkeiden erojen mukaan. Etäkäytön määritysten muuttaminen 228

234 Oletetaan esimerkiksi, että olet valinnut ensin Etäkäytön määrityksissä aikavyöhykkeeksi Yhdysvaltojen itärannikon aikavyöhykkeen ja olet nyt tilapäisesti töissä länsirannikon aikavyöhykkeellä. Jos muutat etäkäytön aikavyöhykkeeksi länsirannikon aikavyöhykkeen, kello 15:ksi tekemäsi ajanvaraus näkyy etäkäytössä kello 12:n tapaamisena. Varmista, että etätietokoneesi kellonaika vastaa uuden aikavyöhykkeen aikaa vaihtaessasi etäkäytön aikavyöhykettä. Lisätietoja on tämän jakson kohdassa Tietokoneen kellon asettaminen. 1 Valitse pääikkunan Tiedostovalikosta Aseta. 2 Avaa Etäkäytön määritykset valintaikkuna kaksoisnapsauttamalla Etäkäyttö. 3 Avaa Aikavyöhykevalintaikkuna valitsemalla Aikavyöhyke. 4 Avaa Aikavyöhykkeen valitseminen valintaikkuna valitsemalla Valitse aikavyöhyke. 5 Valitse uusi aikavyöhyke, valitse Valitse ja sulje sitten Aikavyöhykevalintaikkuna valitsemalla OK. 6 Valitse Etäkäytön määritykset valintaikkunassa OK ja palaa sitten pääikkunaan valitsemalla Asetuksetvalintaikkunassa Sulje. Kesäajan muokkaaminen Tietokoneen kellon asettaminen Määritä kesä ja talviajan alkamisaika Muokkaa kesäaikaa toiminnolla. 1 Valitse Tiedostovalikosta Aseta. 2 Avaa Etäkäytön määritykset valintaikkuna kaksoisnapsauttamalla Etäkäyttö. 3 Valitse Aikavyöhyke, valitse sitten Muokkaa kesäaikaa. 4 Jos kesäaika ei ole käytössä aikavyöhykkeelläsi, poista Kesäaika käytössä valintaruudun valinta. 5 Valitse Ehdot tai Päivämäärät. 6 Määritä kesä ja talviajan alkamisajankohdat ponnahdusluetteloiden avulla. 7 Määritä, montako tuntia ja minuuttia kellosi ajan pitää muuttua, ja valitse sitten OK. 8 Sulje Aikavyöhykevalintaikkuna valitsemalla OK. 9 Valitse Etäkäytön määritykset valintaikkunassa OK ja palaa sitten pääikkunaan valitsemalla Asetuksetvalintaikkunassa Sulje. Muuta etätietokoneesi kellonaika aina vaihtaessasi etäkäytön aikavyöhykkeen. Näin varmistut kaikkien uuden aikavyöhykkeesi ja tietokoneesi kellon välisestä viestien ajanvarusten samanaikaisuudesta. 229 Aikavyöhykkeen asettaminen tai muuttaminen

235 1 Kaksoisnapsauta Windowsin Järjestelmänhallinnassa Ohjauspaneeli ja kaksoisnapsauta sitten Päivämäärä/Aika. 2 Tee haluamasi muutokset ja valitse OK. VIHJE: Et ehkä halua vaihtaa aikavyöhykettä matkustaessasi. Jos olet esimerkiksi New Yorkissa ja teet ajanvaruksen Los Angelesiin kello 15:ksi ja lennät sitten Kaliforniaan ja päätät olla muuttamatta aikavyöhykettä Etäkäytössä, ajanvaraus on yhä näkyvissä kello 15:00. Aikataulusi ei siis muutu. VIHJE: Jos tiedät tekeväsi töitä toisella aikavyöhykkeellä pitkään, kannattaa yleensä muuttaa etäkäytön aikavyöhyke. Aikavyöhykkeen asettaminen tai muuttaminen 230

236 Hakemisto 231 Hakemisto

237 Hakemisto..LEXtiedostot, 104.Logtiedostot, 44.SUPtiedostot, 105.Thstiedosto, 195 A Aikataulu katso omat, tehtävät, 2 oman tulostaminen, 180 Aikavyöhykkeet muuttaminen, 222 Ajan varaaminen omassa aikataulussa katso omat ajanvaraukset, 2 Ajanvaraukset aikamääritysten asetukset, 13 ajoittaminen, 9 arkistoiminen, 15 delegoiminen, 18 hylkääminen, 26 hyväksyminen, 11 hälytykset, asettaminen, 33 ilmaisimet, 11 katso suodattimet, 158 kestojen muuttaminen, 54 kursivoidut, 12 liitetiedostot, 71 lukeminen, 52; 74 lähettäminen edelleen, 82 lähettäminen uudelleen, 76 muuttaminen, 53 määritykset, 13 palauttaminen, 148 peruuttaminen, 77 poistaminen, 121 päivämäärät, asettaminen, 129 resurssit, 113 tallentaminen, 172 tekstitiedostojen hakeminen, 25 tietoja aiheesta, näyttäminen, 190 toistuvien ajoittaminen, 131 tulostaminen, 180; 182 vapaan ajan etsintä, 189 vastaaminen, 191 Ajoittaminen toistuvat viestit, 131 vapaan ajan etsintä, 189 Alikansiot, 56 Aloitustoimien tarkistuslista (etäkäyttö), 196 Antonyymit etsiminen, 178 Arkistoidut viestit, 186 valtuutetun tietokannassa, 188 Arkistoiminen, 15 säännöt, 170 valtuudet, 16 Arkistointi erot tallennukseen, 16 Asentaminen asennusohjelman suorittaminen, 4 etäkäyttö, 196; 203 GroupWise työasemiin, 4 Asettaminen aikavyöhykkeet, 222 päivämäärät, 129 tietokoneen kello, 223 Asetukset, 17 ajanvarauksen aika, 13 ajanvaraus, 13 kansioluettelo, 55 kirjoitin, 68 lisäasetukset, 73 muistio, 91 Notify, 92 näkymät, määritykset, 192 oletusnäkymät, 108 poistaminen, 122 posti, 81; 125 puhelinviesti, 125 päivämäärän ja kellonajan esitystapa, 129 salasana, 155 tiedostojen sijainti, 180 tiedostomuoto, 157 vapaan ajan etsintä, 189 Asetusten, sääntöjen ja ryhmien muutosvaltuudet, 185 Asiakirjan yhteenveto indeksointi Indeksoijan avulla, 47; 48 Asiakirjat katseleminen, sisällöt, 59 oikoluku, 98 Automatisointi katso makrot, 83 Avaamattomat postikuvakkeet, 125 Avaaminen kansiot, 58 liitteet, 72 näkymät, 18 posti, 125 Avattu viestin avatun tilan selvittäminen katso viestien seuranta, 2 Avatut kuvakkeet, 125 C Cool Solutions verkkolehti, 5 D Delegoiminen katso myös Valtuuksien antaminen luettelo, 2 säännöt, 169 Delegointi tehtävät, 176 viestit, 18 E Edelleenlähettäminen säännöt, 169 Ehdotesitystapa, 132 Erikoismerkit, 22 Hakemisto 232

238 Erottimet makrokomennot, 86 Esittely GroupWise, 2 Esitystapa päivämäärä ja kellonaika, 130 Etsi, 19 Etsiminen ajanvarausten ajat, 189 etsi, 19 katseluohjelman sanat ja sanaryhmät, 63 katseluohjelmassa olevien asiakirjojen sanat, 63 katso Indeksoija, 37 sähköisessä muodossa olevat tiedostot, 37 Etsinnän tulosten kansiot, 59 Etsintäoperaattorit (Indeksoija), 44 Etäkäyttö viestit, 198 Etäkäyttö, 196; 198 aikavyöhykkeet, muuttaminen, 222 aloitustoimien tarkistuslista, 196 asentaminen, 203 järjestelmävaatimukset, 197 katkaisutavat, 209 kesäaika, muokkaaminen, 223 käyttökuntoon asettaminen, 205 levykkeet, 196 modeemiyhteydet, 199; 208; 210 määritykset, muuttaminen, 222 määritystaulukko, 200 postilaatikko (määritelmä), 197 pyyntöjen luominen, 198 TCP/IPyhteydet, 200; 213 termit, 197 tietojen hakeminen, 217 tietokoneen kello, asettaminen, 223 vaatimukset, 197 verkkoyhteydet (suorat yhteydet), 211 verkkoyhteys (suora yhteys), 199 viestien lähettäminen, Hakemisto yhteyden katkaiseminen GroupWisepostitoimistoon, 221 yhteyden luominen GroupWisepostitoimistoon, 199 yhteyden muodostaminen GroupWisepostitoimistoon, 219; 221 yhteyksien testaaminen, 214 yhteyssääntöjen määrittäminen, 211 F Faksitiedosto tarkasteleminen, 64 Fontti, 21 vaihtaminen katseluohjelmassa, 63 G Grafiikka tarkasteleminen, 64 GroupWise asentaminen työasemiin, 4 käynnistäminen, 5 yleiskatsaus, 2 GroupWisen etäkäyttö katso etäkäyttö, 196 GroupWisen käynnistäminen, 5 GroupWisen lopettaminen, 74 GroupWisen Näkymäeditori, 3; 23 OLEkehyksen luominen, 106 GroupWisepostitoimisto (etäkäyttö), 198 yhteyden katkaiseminen, 221 yhteyden luominen, 199 yhteyden muodostaminen, 219; 221 H Hakeminen etäkäyttö, vastaukset, 199 etäkäyttötiedot, 217 etäkäyttöviestit, 220 etäkäytön tiedot, 197 omat näkymät, 18 osoitekirja (etäkäyttö), 218 QuickStartpikaohjeet, 7 suodattimet, 162 tekstitiedostot, 26 Hakemistot katso myös pikakatselu, 2 pikaluetteloiden luominen usein käytettyjä varten, 119 Heksadesimaalimuoto tiedostojen tarkastelu, 61 Historia Thesaurus, 179 Huoneet katso resurssit, ajanvaraukset, 2 Hylkääminen resurssipyynnöt, 146 säännöt, 170 viestit, 26 Hylly asentaminen ja hallinta, 28 kuvakkeiden ominaisuuksien muuttaminen, 29 laajentaminen, 31 näkymien sijoittaminen, 28 suodatettu näkymä, sijoittaminen Hyllyyn, 162 Hyllyn laajentaminen, 31 Hylättävät viestit katso poistaminen, 2 Hyppytermit (käytönaikainen ohje), 96 Hyväksyminen, 31 ajanvaraukset, 11 päiväyskaavan avulla luodut viestit, 140 resurssipyynnöt, 146 säännöt, 169 Hälytykset asettaminen, 33 toisen käyttäjän hälytysten vastaanottaminen, 35 I Ikkuna piilottaminen pääikkuna, 34 värit, 51 Ikkunavalikko, 34 Ilmaisimet ajanvaraus, 11 muistio, 90 tehtävä, 176

239 Ilmoittaminen vastaanottajille (lähetysmääritys), 81; 126 Ilmoitukset katso ilmoittaminen vastaanottajille, 2 katso myös muistiot, 158 katso palauteviesti, 2 Ilmoitus lukuilmoitus, määrittäminen, 126 toisen käyttäjän vastaanottaminen, 35 Ilmoitusasetukset, 92 Ilmoitusten käyttöönotto asetukset, 35 Ilmoitusten vastaanottaminen, 145 Indeksit asiakirjan yhteenveto, 48 Indeksoija, 37; 119 asiakirjan yhteenvedot, etsiminen, 48 asiakirjojen yhteenvedot, etsiminen, 47 etsintäoperaattorit, 44; 46 indeksin luomisen nopeuttaminen, 41 indeksit, etsiminen, 40 indeksit, luominen, 37 indeksit, muokkaaminen, 39 indeksit, poistaminen ja nimeäminen uudelleen, 39 indeksit, päivittäminen ja uudelleenluominen, 38 Indeksoijan asetukset, 42 Info tiedot, 50 tila, 50 Infoikkuna, 27; 33; 50 Internet osoitteet, 110 verkkolehti, Cool Solutions, 5 Isot kirjaimet epäsäännöllisyyksien tarkistaminen, 98 J Jaetut kansiot, 59 Jakelu (osoiteruutu), 111 Jakelualue (etäkäyttö), 197 Jakopalkki luetteloruutujen leventäminen, 79; 155 Järjestelmä vaatimukset (etäkäyttö), 197 värit, 51 Jäteastia katso roskakori, 2 K Kaappikansio, 56 Kaavaesitystapa, 132 Kaksoissanat tarkistaminen, 98 Kalenteri, 52 kansio, 56 kuvaus, 3 poistoasetukset, 122 tehtävät, suorittaminen, 175 viestien hylkääminen, 27 viikon ensimmäisen päivän asettaminen, 193 Kalenterinäkymä kuvaus, 2 Kalenterinäkymät hyllyllä, 30 katso suodattimet, 158 Kansainvälinen Thesaurus, 195 Kansainväliset sanastot, 105 Kansiohierarkia, 56 Kansioluettelon asetukset, 55 Kansiorakenne, 56 Kansiot avaaminen, 58 etsinnän tulos, 59 hierarkia, 56 jaetut, 59 Kaappi, 56 Kalenteri, 56 luominen, 57 näyttöasetukset, 55 oletus, 56 poistaminen, 58 postilaatikko, 56 QuickMenuvalikot, 58 selitys, 55 sulkeminen, 58 säännöt, 58 viestien linkittäminen, 57 viestien siirtäminen, 57 Katkaisutavat (etäkäyttö), 209 Katseleminen tiedostojen sisällöt, 59 Katselemistoiminto katso katseluohjelma, 59 Katseluohjelma, 59; 66 määritykset, 61 näyttöfontti, vaihtaminen, 63 tiedoston tulostaminen, 63 tuetut muodot, 65 äänet, kuunteleminen katseluohjelmassa, 65 Kellonajan ja päivämäärän asetukset, 129 Kesäaika muokkaaminen, 223 Kieli valitseminen, 192 Kiertävät viestit, 66 delegoiminen, 18 liitteet, 73 luominen, 66 merkitseminen valmiiksi, 67; 86 tilan tarkistaminen, 68 vastaanottajien määrittäminen, 113 Kirjekuorikuvakkeet, 125 Kirjoitin asetukset, 68 Kirjoittimet valitseminen, 68 Kirjoitusvaltuudet, 185 Kirjoitusvirheet tarkistaminen, 98 Kokouspaikat katso resurssit, ajanvaraukset, 2 Komentopohjainen kieli (makrot), 83 Komiteat katso ryhmät, 2 Kopioiminen etäkäyttötiedot, 217 Hakemisto 234

240 Korvaavat sanat/lauseet määrittäminen oikolukua varten, 102 Kuluva päivä siirtyminen, 183 Kuluvaan päivään palaaminen, 183 Kuluvan päivän tuominen uudelleen näyttöön, 183 Kursivoidut viestit muistiot, 90 Kuukausittaiset ajanvaraukset katso päiväyskaavat, 2 Kuvaketiedosto tarkasteleminen, 64 Kuvakkeet ajanvaraus, 11 Hyllylle lisääminen, 28 kirjekuori, 125 kuvat käyttöoppaissa, 3 poistaminen Hyllyltä, 28 pääikkuna, 143 saapuneet, 153 Kyselyt Indeksoija, 44 Kysymykset lähettäminen Novellin asiantuntijoille, 6 Käsitteleminen vastaanottajien jäljittäminen, 51 Käsittelypyyntö (suodattimen asetus), 161 Kätkeminen valikot, 69 Käynnistysnäkymä asettaminen, 31 Käyttäjät ryhmien muodostaminen, 149 Käyttöopas rakenne, 23 Käyttöönotto hälytykset, 185 Käytönaikainen makroopas, 85 ohje, yleistä, 95 Käytönaikainen ohje katso Indeksoija, Hakemisto L Laitteistovaatimukset (etäkäyttö), 197 Leikepöytä, 70 Leikkaaminen, 70 Levykkeet asentaminen, etäkäyttö, 196 Lihavoidut sanat ohjeissa, 3 Liitetiedostojen käyttö ero hakemiseen, 71 Liitetiedostot, 71 Liitetyyppi (suodattimen asetus), 161 Liitteet avaaminen, 72 kiertävät, 73 tallentaminen, 173 tarkasteleminen, 72 tulostaminen, 72 ääni, 193 Liittäminen, 70 OLEobjektit, 106 Linkitetyt viestit poistaminen, 195 Linkittäminen objektit ja OLE, 107 viestit kansioihin, 57 Linkkien päivittäminen, 107 Lisääminen tiedostomuoto, 157 tiedostotunnisteet, 157 valtuutetut, 187 Loma, viestien delegoiminen loman aikana katso Valtuuksien antaminen luettelo, 2 katso valtuutetut, 2 Luetteloiminen katso omat, tehtävät, 2 Luettelomerkit Thesauruksessa, 178 Lukeminen arkistoviestit, 15 kalenterin viestit, 52 lähetetyt viestit, 76 poistetut viestit, 148 posti, 125 saapuneet viestit, 152 Lukuilmoitus (lähetysmääritys), 81; 126 Lukuvaltuudet, 185 Luominen kansiot, 57 kiertävät viestit, 66 modeemiyhteydet, 208; 210 näkymä, 24 omat ajanvaraukset, 11 omat muistiot, 90 omat ryhmät, 149 painikepalkit, 114 pyynnöt (etäkäyttö), 198 salasanat, 155 TCP/IPyhteydet, 213 Valtuuksien antaminen luettelot, 184 verkkoyhteydet (suorat yhteydet), 211 Lähetetyt sarakeotsikot, käsitteleminen, 78 viestien lukeminen, 76 viestien lähettäminen uudelleen, 76 viestien poistaminen, 122 viestin peruuttaminen, 77 Lähetetyt viestit katso suodattimet, 158 Lähetetytkansio kuvaus, 3 poistoasetukset, 122 viestin tilan tarkistaminen, 77 Lähettäjän määrittämä tärkeys (suodattimen asetus), 161 Lähettäminen, 79 etäkäyttöviestit, 220 etäkäytön tiedot, 197 kiertävät viestit, 66 posti, 124 puheposti, 194 pyynnöt (etäkäyttö), 199 vastaukset, 191 Lähettäminen edelleen, 82 Lähetysmääritykset, 80 Lähetä edelleen, 82

241 M Makrojen kääntäminen, 85 Makron toistaminen, 83 Makrot, 83; 123 komennot, syntaksi, 85 kääntäminen, 85 lisäyskohta, siirtäminen, 83 muokkaaminen, 84 nauhoittaminen, 83 opas, käytönaikainen, 85 toistaminen, 83 virheilmoitukset, 85 Marginaalit tulostusasetukset, 69 Merkintätavat, ohjeet, 3 Merkitseminen useat poistettavat viestit, 122 valmis, 86 yksityinen, 87 Merkitseminen valmiiksi kiertävät viestit ja tehtävät, 87 Merkitseminen yksityiseksi säännöt, 170 Mikä on (tilannekohtainen ohje), 97 Minimiasennus (etäkäyttö), 203 Modeemiyhteydet (etäkäyttö), 197; 199 luominen, 208; 210 muokkaaminen, 210 testaaminen, 214 Muistion asetukset, 91 Muistiot arkistoiminen, 15 delegoiminen, 18 hylkääminen, 26 ilmaisimet, 90 kursivoidut kuvaukset, 90 liitetiedostot, 71 lukeminen, 52; 74 lähettäminen, 88 lähettäminen edelleen, 82 lähettäminen uudelleen, 76 lähetysmääritykset, 80 palauttaminen, 148 peruuttaminen, 77 poistaminen, 121 päivämäärät, asettaminen, 129 selitys, 89 tallentaminen, 172 tekstitiedostojen hakeminen, 25 tilan tarkistaminen, 50; 77 toistuvien ajoittaminen, 131 tulostaminen, 180; 182 vastaaminen, 191 Muistutukset katso omat muistiot, luominen, 2 Mukauttaminen näkymät, 23 Muokkaaminen hyllykuvakkeen käynnistysparametrit, 29 kesäaika, 223 modeemiyhteydet, 210 näppäilysarjat, 118 oma osoite, 110 omat ryhmät, 150 painikepalkit, 114 painikkeet, 116 päiväyskaavamääritykset, 140 TCP/IPyhteydet, 213 tiedostotunnisteet, 157 verkkoyhteydet (suorat yhteydet), 212 Muuttaminen aikavyöhykkeet, 222 etäkäytön määritykset, 222 salasanat, 156 Määriteltävä asennus (etäkäyttö), 203 Määritykset ajanvaraus, 13 etäkäyttö, muuttaminen, 222 hakeminen, etäkäyttö, 217 Ikkunavalikko, 34 Infoikkuna, 50 katseluohjelma, 61 muistiot, 91 oikoluku, 103 oletusnäkymät, 108 poistaminen, 122 päivämäärän ja kellonajan esitystapa, 129 taulukko (etäkäyttö), 200 tehtävät, 177 työasema, 4 vapaan ajan etsintä, 189 ympäristö, 192 N Nauhoittaminen makrot, 83 Neuvotteluhuoneet katso resurssit, 2 katso resurssit, ajanvaraukset, 2 Neuvottelut katso ajanvaraukset, 2 Notify, 91; 93 hälytykset, 33 vianmääritys, 92 Näkymien suunnitteleminen, 23 Näkymien vaihtaminen, 95 Näkymä määritykset, 192 Näkymäeditori, 23 esittely, 3 OLEkehysten luominen, 106 Näkymät avaaminen, 18 avaaminen käynnistettäessä, 31 kuvaus, 2 mukauttaminen, 23 oletukset, valitseminen, 108 sijoittaminen hyllylle, 28 tallentaminen, 93 valitseminen pääikkunasta, 144 yhdistäminen Hyllyllä, 28 Näppäilysarjat katso makrot, 83 muokkaaminen, 118 Näytöt päivittäminen, 128 O Objektien linkittäminen ja upottaminen (OLE), 105 kehysten luominen näkymissä, 106 objektien sijoittaminen kehyksiin, 106 Objektien upottaminen OLEtoiminnon avulla, 105 Hakemisto 236

242 Odottavat viestit, 26 Ohje käytönaikainen, 95 Ohjeiden käyttö ja rakenne, 3 Ohjelma, asennusohjelman suorittaminen, 4 Ohjelmat lisääminen hyllylle, 29 Ohjelmien käynnistäminen hälytyksestä, 34 Ohjelmistovaatimukset (etäkäyttö), 197 Ohjelmointikomennot (makrot), 83 Oikeinkirjoitus sanastot, tyypit, 104 Oikoluku, 35; 98 määritykset, 103 ohitettavat sanat, määrittäminen, 101 oikoluettava teksti, määrittäminen, 99 oikoluku, suorittaminen, 98 sanakirjat, määrittäminen, 100 sanastot, käyttö, 98 täydennyssanastot, 100; 101 vaihtoehtoiset sanat, määrittäminen, 102 Oletukset hakemistot, 180 kirjoittimen käyttäminen, 69 Oletus asetukset, 17 kansiot, 56 näkymien asetukset, 108 Oletusasennus (etäkäyttö), 203 Oma muistio, 90 tehtävät, 175 Oma näkymä kuvaus, 2 Omat ajanvaraukset, 9; 11 näkymät, avaaminen, 18 osoitteet, 110 Omat näkymät valitseminen, Hakemisto Omat ryhmät jakaminen, 151 luominen, 149 muokkaaminen, 150 Omien ryhmien jakaminen, 151 Ominaisuudet hyllykuvakkeen muuttaminen, 29 Ongelmien ratkaiseminen kysymysten lähettäminen, 6 Opas käytönaikainen makroopas, 85 rakenne, 3 Osoitekirja, 111 hakeminen, etäkäyttö, 218 omat osoitteet, 110 Osoitteet muokkaaminen, 110 omat, 110 ulkoinen, 114 P Paikallistaminen katseluohjelman sanat, 63 katso Indeksoija, 37 Painikepalkki, 114 tuominen näyttöön ja piilottaminen, 116 Painikkeet muokkaaminen, 116 ohjeikkuna, 96 Palautettavat viestit katso lähetettyjen viestien peruuttaminen, 2 Palauteviesti (lähetysmääritys), 27; 32 Palauttaminen valikkorivi, 70 Parametrit makrokomennot, 86 Peitetysti, 111 Peruutettavat (palautettavat) sanomat katso lähetettyjen viestien peruuttaminen, 2 Peruuttaminen lähetetyt viestit, 77 Piilottaminen ikkunat, 34 Pikaluettelo, 119 Poistaminen kansiot, 58 katso myös poistomääritykset, 2 katso myös vanheneminen, 2 linkitetyt viestit, 149 lähetetyt viestit, 77 omat osoitteet, 110 päiväyskaavan avulla luodut viestit, 140 Roskakorin viestit, 147 saapuneet viestit, 153 Saapuneetkansion sarakkeet, 154 säännöt, 170 teksti, 122 viestit, 121 Poistettavat viestit katso roskakori, 2 Poistetut viestit lukeminen, 148 Poistoasetukset, 122 Ponnahdusluettelot pääikkuna, 143 Postiasetukset, 125 Postilaatikkokansio, 56 Postisanomat katso suodattimet, 158 kiertävän viestin merkitseminen tehdyksi, 86 kiertävät, 66 lukeminen, 74; 125 lähettäminen, 124 lähettäminen edelleen, 82 lähettäminen uudelleen, 76 lähetysmääritykset, 80 peruuttaminen, 77 poistaminen, 121 tallentaminen, 172 tekstitiedostojen hakeminen, 25 tulostaminen, 182 vastaaminen, 191 ääni, 194 Postisanomat palauttaminen, 148

243 Postitoimisto (etäkäyttö), 198 Projektit, seuranta katso seuranta, viestit, 2 Puhelin katso puhelinviestit, 2 Puhelinsanomat palauttaminen, 148 Puhelinviestiasetukset, 125 Puhelinviestit, 127 liitetiedostot, 71 lukeminen, 74; 127 lähettäminen, 127 lähettäminen edelleen, 82 lähettäminen uudelleen, 76 lähetysmääritykset, 80 peruuttaminen, 77 poistaminen, 121 tallentaminen, 172 tekstitiedostojen hakeminen, 25 tulostaminen, 182 vastaaminen, 191 Puheposti lähettäminen, 194 Pyynnöt, 198 luominen, 198 lähettäminen (etäkäyttö), 199 Päivittäminen, 128 tiheys, muuttaminen, 193 Päivämäärien eron laskeminen, 128 Päivämäärien erot, laskeminen, 128 Päivämäärien etsiminen, 156 Päivämäärän/kellonajan asetukset, 129 Päivämäärät asettaminen, 129 asettaminen itse, 175 asetukset, 129 ero, laskeminen, 128 rajoitukset, 129 siirtyminen tiettyyn, 156 suodattimen asetus, 160 vaihtaminen, 156 Päivätesitystapa, 132 Päiväyskaava, 131 määritykset, yhdistäminen, 138 viestit, poistaminen, 140 Päiväyskaavat toiminta, 141 Pääikkuna, 2; 34 Hylly, 28 kuvaus, 143 piilottaminen ja näyttäminen, 34 Pääjärjestelmä (etäkäyttö), 198 Päällekkäiset ajanvaraukset, tarkasteleminen katso vapaan ajan etsintä, 2 Pääpostilaatikko (etäkäyttö), 198 Pääsanat (Thesaurus), 178 Q Quickmenukansiot, 58 Quickstartpikaohjeet hakeminen, 7 R Resurssien valtuuksien käyttäminen, 145 Resurssipyynnöt hyväksyminen ja hylkääminen, 146 Resurssit, 144 ajanvaraukset, 113 ilmoitusten vastaanottaminen, 145 kuvaus, 112 säännöt, luominen, 146 valtuudet, 145 vapaan ajan etsintä, 189 Roskakori, 147 hylätyt viestit, 27 katso suodattimet, 158 poistoasetukset, 122 tyhjentäminen, 148 viestien palauttaminen, 148 viestien vetäminen, 122 Roskakorin tyhjentäminen, 148 Roskien vienti katso roskakori, tyhjentäminen, 2 Ryhmittäminen katso kansiot, 2 Ryhmä ajanvaraukset, 9 tehtävät, 174 Ryhmänäkymä kuvaus, 2 Ryhmänäkymät valitseminen, 108 Ryhmät määrittäminen viestin vastaanottajaksi, 113 omien luominen, 149 omien muokkaaminen, 150 viestien osoittaminen, 150 yhteiset ja omat, 149 S Saapuneet viestien poistaminen, 122 Saapuneet viestit katso suodattimet, 158 Saapuneetkansio kuvaus, 3 poistoasetukset, 122 Saapuneetkansion sarakkeiden leventäminen, 154 Saapuneetkansion sarakkeiden poistaminen, 154 Salasana kysyminen vain muilta, 155 Salasanaasetukset, 155 Sanastot, 98 Sanat etsiminen (Thesaurus), 178 ohittaminen oikoluvun aikana, 101 tietyn sanan sisältävien tiedostojen etsiminen, 40 Sanojen ohittaminen oikoluvun aikana, 101 Sanoman lähettäminen säännöt, 169 Sanomat katso muistiot, 2 katso postisanomat, 2 katso puhelinviestit, 2 Sarakeotsikoiden käsitteleminen, 154 Sarakkeet otsikoiden käsitteleminen, 78 Sarakkeiden lajittelu, 154 Hakemisto 238

244 Seuraaminen viestit, 77 Seuranta katso myös palauteviesti, 2 katso myös palauteviesti (lähetysmääritys), 2 viestit, 50 Siirry päivämäärään, 156 Siirtäminen viestit kansioihin, 57 Sijainen katso Valtuuksien antaminen luettelo, 2 katso valtuutetut henkilöt, 2 Sovelluksen käynnistysominaisuudet, 117 Sovellukset käynnistäminen hälytyksestä, 34 lisääminen hyllylle, 29 Sovellusten käynnistäminen, 157 Sulkeminen GroupWise, 74 kansiot, 58 Suodatettujen viestien luettelo tallentaminen, 30 Suodattimet, 158; 161 asetukset, 161 hakeminen, 162 mallit, 163 määritykset, 159 Suorat yhteydet (etäkäyttö), 199 luominen, 211 muokkaaminen, 212 Suorittaminen delegoidut tehtävät, 19 Synonyymit etsiminen, 178 Syntaksi makro, 85 Sähköisessä muodossa olevien tiedostojen etsiminen katso Indeksoija, 37 Sähköpostiviestit arkistoiminen, 15 liitetiedostot, 71 Säännölliset ajanvaraukset katso päiväyskaavat, Hakemisto Säännöt, 165; 172 kansiot, 58 luominen, 166 ottaminen käyttöön, 171 poistaminen käytöstä, 171 resurssin luominen, 146 sammuttaminen, 171 Sääntöjen käynnistäminen, 171 T Tallentaminen, 172 näkymät, 93 suodatetut viestit, 30 Tarkasteleminen liitteet, 72 Tarkistuslista aloitustoimet (etäkäyttö), 196 Taulukko etäkäytön määritykset, 200 TCP/IPyhteydet (etäkäyttö), 200 luominen, 213 muokkaaminen, 213 testaaminen, 216 Tehtävien päättäminen katso täydentäminen, kiertävät viestit & tehtävät, 2 Tehtävien uloskuittaaminen katso täydentäminen, kiertävät viestit & tehtävät, 2 Tehtävän tärkeys, 177 Tehtäväpyynnöt tekstitiedostojen hakeminen, 25 Tehtävät arkistoiminen, 15 delegoiminen, 18 hylkääminen, 26 ilmaisimet, 176 katso makrot, 83 katso suodattimet, 158 kiertävät, 66 liitetiedostot, 71 lukeminen, 52; 74 luominen, 174 lähettäminen edelleen, 82 lähettäminen uudelleen, 76 lähetysmääritykset, 80 merkitseminen valmiiksi, 86 palauttaminen, 148 peruuttaminen, 77 poistaminen, 121 päivämäärät, asettaminen, 129 suorittaminen, 19 tallentaminen, 172 tilan tarkistaminen, 50; 77 toistuvien ajoittaminen, 131 tulostaminen, 180; 182 vastaaminen, 191 Teksti etsiminen, 19 fontit, valitseminen, 22 leikkaaminen ja liittäminen, 70 poistaminen, 122 Thesaurus, 178 Tiedostojen sisällöt katseleminen, 59 Tiedostomuoto lisääminen, 157 Tiedostot hakeminen viesteihin, 25 kalenterin tulostaminen tiedostoon, 182 liittäminen, 71 pikaluetteloiden luominen usein käytettyjä varten, 119 sanojen etsiminen, 40 sisällöt, katseleminen, 59 tallentaminen, 172 Tiedostotunnisteet lisääminen, 157 Tietokone määritykset, 4 Tietokoneen kello asettaminen, 223 Tietty päivämäärä etsiminen, 156 Tila katso seuranta, viestit, 2 katso väliaikaiset lähetysasetukset, 2 tiedot (lähetysmääritys), 80; 125 valmiiden viestien tarkistaminen, 68 valmistuneiden viestien tarkistaminen, 87 Tilannekohtainen ohje, 97

245 Toiminnot vastaanottajien seuraaminen, 77 Toistetut sanat tarkistaminen, 98 Toistuvien tehtävien automatisointi katso makrot, 83 Tulostaminen, 182 kalenteri, 180 katseluohjelmasta, 63 liitetiedosto siihen liittyvällä sovelluksella, 183 liitteet, 72 Tuotekomennot (makrot), 83 Tyhjentäminen Roskakori, 148 Tyyliopas oikoluvun käyttäminen, 102 Työasemat määritykset, 4 vaatimukset, asennus, 4 Tähän päivään siirtyminen, 183 Tämä päivä siirtyminen, 183 Tärkeys lähetysmääritykset, 80; 126 lähetä vastaan tehtävä, 177 tehtävien asettaminen, 175 tehtävä, 177 Tärkeysjärjestys katso tärkeys, 2 Täydennyssanastot, 98; 100; 101 U Ulkoiset osoitteet painike, 114 Useat viestit, poistaminen, 122 Useita katso ryhmät, 2 Uudelleenlähettäminen, 183 katso lähetä edelleen, 2 V Vaatimukset etäkäyttö, 197 OLE, 105 työasemat, 4 Vaihtaminen päivämäärät, 156 Vainmääritys Notify, 92 Valikko Ikkuna, 34 rivi, piilottaminen ja näyttäminen, 69 Valikkorivin palauttaminen (568), 166 Valikot ohje, 95 Valintaikkunat värit, 51 Valmis, tehtävien merkitseminen katso täydentäminen, kiertävät viestit ja tehtävät, 2 Valtuudet, 185 kuvaus, 184 määrittäminen, 184 Valtuudet, myöntäminen valtuutetuille, 185 Valtuuksien antaminen postilaatikko, 184 Valtuuksien antaminen luettelo vähimmäisvaltuudet, 186 Valtuuksien käyttö toimiminen valtuutettuna, 186 Valtuuksien myöntäminen, 184 Valtuutetut ajanvaraustiedot, näyttäminen, 190 arkistointivaltuudet, 16 lisääminen, 187 toimiminen valtuutettuna, 188 vähimmäisvaltuudet, 186 Valvonta kiertävän viestin tila, 68 Vanhenemisaika (lähetysmääritys), 81; 126 Vanhojen viestien poistaminen katso roskakori, tyhjentäminen, 2 Vapaan ajan etsintä, 189 asetukset, 189 Vapaat ajat katso vapaan ajan etsintä, 2 Varatut ajat katso vapaan ajan etsintä, 2 Vastaaminen, 191 säännöt, 169 Vastaanottajalle tiedoksi, 111 Vastaanottajat, ryhmittäminen katso omat ryhmät, 2 Vastaukset, 198 hakeminen, etäkäyttö, 199 Vastausta pyydetään (lähetysmääritys), 81; 126 Vastausten pyytäminen, 81; 126 Verkkoyhteydet (etäkäyttö), 198 luominen, 211 muokkaaminen, 212 testaaminen, 215 Viesteihin vastaaminen katso hyväksyminen, 2 katso vastaaminen, 2 Viestien ajoituksen muuttaminen, 53 Viestien jakelu varmistaminen, 50 Viestien jakelun tarkistaminen, 50 Viestien jakelun varmistaminen, 50 Viestien kopioiminen useisiin kansioihin, 57 Viestien kumoaminen katso lähetettyjen viestien peruuttaminen, 2 Viestien luokitteleminen katso kansiot, 2 Viestien määrittäminen katso delegoiminen, 2 Viestien näyttäminen näyttämistiheyden määrittäminen, 193 Viestien palauttaminen roskakorista, 148 Viestien pelastaminen katso palauttaminen roskakorista, 2 Viestien poistaminen katso poistaminen, 2 Viestien poistaminen arkistosta, 16 Viestien siirtäminen, 220 Viestien torjuminen katso hylkääminen, 2 Hakemisto 240

246 Viestien uudelleen määrittäminen katso delegoiminen, 2 Viestilähde (suodattimen asetus), 160 Viestin peitetysti saavat vastaanottajat, 111 Viestin tila (suodattimen asetus), 161 Viestin vastaanottajien määrittäminen, 112 Viestit ajanvaraukset, 9 ajoituksen muuttaminen, 53 arkistoiminen, 15 etäkäyttö, 198 hakeminen etäkäytössä, 220 hakeminen, etäkäyttö, 217 kiertävät, 66 liitetiedostot, 71 lukeminen, 52; 74; 76; 152 lähettäminen edelleen, 82 lähettäminen etäkäytössä, 220 lähettäminen uudelleen, 76 lähetysmääritykset, 80 palauttaminen, 148 poistaminen arkistosta, 16 suodattaminen, 161 toistuvien ajoittaminen, 131 vastaaminen, 191 Viestityyppi (suodattimen asetus), 159 Viikottaiset ajanvaraukset katso päiväyskaavat, 2 Wordperfect merkit, 22 WPmerkit, 22 Cool Solutions verkkolehti, 5 Vähimmäisvaltuudet (Valtuuksien antaminen luettelo), 186 Välinetaulu (näkymäeditori), 24 Välit päivitys, 193 Värit järjestelmä, 51 Y Yhteyden katkaiseminen GroupWisepostitoimistoon, 221 Yhteyden luominen GroupWisepostitoimistoon (etäkäyttö), 199 Yhteyden muodostaminen GroupWisepostitoimistoon (etäkäyttö), 219; 221 Yhteydet GroupWisepostilaatikko (etäkäyttö), 219 modeemi, 199 TCP/IP, 200; 213 testaaminen, etäkäyttö, 214 verkko, 199; 211 Yhteyden katkaiseminen GroupWisepostitoimistoon, 221 Yhteyssääntöjen määrittäminen, 211 Yksityinen merkitseminen, 87 Yksityisten viestien lukuvaltuudet, 186 Yleiskatsaus GroupWise, 2 Yleismerkit, 20 Ympäristömääritykset, 192 Ä Äänet kuunteleminen katseluohjelmassa, 65 Ääni, 194 Äänitallenteet liittäminen, 194 Äänittäminen puhesanomat, Hakemisto