Prosessimallinnus organisaatioissa - Kooste SOLEA-hankkeessa tehdystä kyselytutkimuksesta

Transkriptio

1 Prosessimallinnus organisaatioissa - Kooste SOLEA-hankkeessa tehdystä kyselytutkimuksesta Cs-seminaari Irmeli Luukkonen Kuopion yliopisto, HIS-yksikkö

2 SISÄLTÖ Yleistä SOLEA-hankkeesta Kysely taustat, tavoite & toteutus Poimintoja kyselyn tuloksista 2

3 Service-Oriented Locally Adapted Enterprise Architechture, SOLEA palvelupohjainen paikallisesti sovitettava kokonaisarkkitehtuuri Kesto 5/2008-5/2011 Hankkeessa tutkitaan ja kehitetään palvelukeskeisen arkkitehtuurin (SOA) hyödyntämistä osana organisaatioiden kokonaisarkkitehtuuria (EA). 3

4 SOLEA 4

5 Osapuolet ja yhteistyörganisaatiot Osapuolet TEKES SoberIT / TKK Ohjelmistoliiketoiminnan ja tuotannon laboratorio HIS / Kuopion Yliopisto Terveydenhuollon tietojärjestelmien tutkimus- ja kehittämisyksikkö Terveyspalvelujen tuottajat Helsingin ja Uudenmaan shp, Medbit / Varsinais-Suomen shp, Pohjois-Savon shp, Satakunnan shp Teollisuusyritykset ja palvelutuottajat Konecranes, Metso, Osuuspankkikeskus, Raha-automaattiyhdistys Järjestelmä- ja teknologiatoimittajat ja IT-integraattorit Commit;, Datawell, Fujitsu Services, Intersystems, Itella, Logica, Mawell, Prowellness Yhteistyöorganisaatiot Tieke, HL7, (Kela, STM, Kunta-IT, Valt-IT, OPM) 5

6 Käyttäjähallinta EA ja SOA Governance EA- ja SOA-menetelmät ja välineet SOA roadmap ja SOA kehitysmallit SOA ja integraatio Standardit ja SOA SOLEA tutkimus Paikallinen, alueellinen, valtakunnallinen arkkitehtuuri / terveydenhuolto Prosessikuvausten yhteiset mallit 6

7 Prosessikuvausten yhteiset mallit SOLEA-hankkeessa Prosessimallintaminen SOA-kehittämisen tukena ja osana kokonaisarkkitehtuuria Koostedokumentti, jossa prosessimallintamisen Käsitteitä Tavoitteet Tasot Näkökulmat Menetelmiä E.m. linkitys toisiinsa Prosessimallintamisen rajapinnat johtamismalleihin, kokonaisarkkitehtuurin kehittämiseen 7

8 KYSELY 8

9 Kyselyn taustaa: Prosessimallintaminen Prosessimallintaminen yleistä; eri tarkoituksiin; usein projektiluontoista (osallistujat!) onnistumista arvioidaan usein tuloksena syntyneiden kuvausten kautta Onnistumiseen vaikuttaa mm käytettävissä olevat resurssit, työtavat ja osaaminen, annetut suositukset, ohjeet jne. Suosituksia ja ohjeita saatavana, ei yleensä oteta kantaa mistä näkökulmasta prosesseja tulisi kuvata, millaisia kuvauksia eri tavoitteisiin tarvitaan, kenen mallinnukseen pitäisi osallistua, tai miten mallinnukseen tarvittavat tiedot kerätään

10 Tavoitteena selvittää Taustat ja toteutus Prosessimallintamisen nykytila organisaatioissa? Mallinnukseen eri rooleissa osallistuvien näkemykset Toteutus: Sähköinen kyselylomake; SOLEA-osapuolille sähköpostilistalla + laajalle yleisölle SoTeTiTesähköpostilistalla, TeleHealth-seuran uutisbitissä ja Sytykkeen Mallinnus OSY:n sivulla Kysely avoinna

11 Käytetyt kysymys/vastaustyypit Monivalinta Kysymykset 5-portainen asteikko (kuinka usein, kuinka tärkeä ) Tekstimuotoinen 37 kysymystä, useissa alakohtia 11

12 Kysymysten taustalla toimintalähtöinen lähestymistapa: Prosessimallintaminen toimintana Tavoite ohjaa Kommunikointi, yhteistyön välineet Osallistujat Edeltävät toiminnat Välineet Prosessi Kohde Tulos Toiminta = Prosessimallintaminen Tuotos 12

13 Mallinnusta edeltävät toiminnot Mallintamisen tarkoitus ja tavoitteet Mallintamisen kohde Osallistujat Mallintamisprosessi Teemat tiedonkeruu, välineet, kommunikointi, kehityskohdat, validointi Mallintamisen tuotokset Mallintamisen kehittäminen kysely 13

14 POIMINTOJA TUOLOKSISTA 14

15 Vastaajat (yht.21) toimialoittain 15

16 Vastaajien roolit mallinnuksessa Vastaajat osallistuneet keskim. 11 mallinnusprojektiin 16

17 3 yleisintä mallinnusta edeltävää toimintaa Johdon päätös projektin käynnistämisestä Projektisuunnitelman tekeminen Projektiryhmän kokoaminen Esikartoitus Asiakas- tai kumppanitapaaminen Käytettävien notaatioiden valinta Välineiden hankinta Rekrytointi prosessien mallintamista varten Muu Konsultin palkkaaminen 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 17

18 Mallintamisen valmistelu Mihin pitäisi kiinnittää enemmän huomiota mallintamisen valmisteluissa Esikartoitus Projektisuunnitelman tekeminen Käytettävien notaatioiden valinta Johdon päätös projektin käynnistämisestä Asiakas- tai kumppanitapaaminen Projektiryhmän kokoaminen Muu* Rekrytointi prosessien mallintamista varten Välineiden hankinta Konsultin palkkaaminen 0 % 5 % 10 % 15 % 20 % 25 % 30 % 35 % 40 % 45 % 50 % Keskimäärin 2,3 valintaa/vastaaja 18

19 Nykyisen toiminnan pullonkaulojen tai kehityskohtien löytäminen Uuden ohjelmisto- tai ohjelmistokomponenttituotteen suunnittelu tai määrittlely Prosessien mittaaminen ja tehostaminen Laatujärjestelmä Uusi tuote tai palvelu Esikartoitus ennen varsinaisen projektin aloittamista Muu laatutyö Organisaatiomuutos (esim. sulauttaminen, omistajavaihdos tms.) Räätälöidyn ohjelmiston suunnittellu tai määrittely Prosesimoottorin käyttöönotto tai hyödyntäminen Käyttönottosuunnittelu ohjelmistohankinnan jälkeen Orgnisaatiossa on tehty päätös hankkia uusi ohjelmistotuote tai sen osa Lainsäädännön vaatimukset Miksi mallinnetaan Miksi mallinnetaan? 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % Keskimäärin 5,2 vastausta / vastaaja 19

20 MALLINTAMISEN TAVOITTEET. Kuinka usein mallinnuksen tavoiteltuna tuotoksena on (1= ei koskaan 5=Aina) Mallinnuksen tuloksena on Prosessikaaviot Sanalliset toiminnan kuvaukset, esim. toimintatarinat Käyttötapauskaaviot ja -kuvaukset Tapahtumien (event) kuvaukset Tietovirtakaaviot Ohjelmiston arkkitehtuurikuvaukset Tietokuvaukset Prosessikartta Prosessien seurantaan tai mittaukseen käytettävien 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % Harvoin Joskus Yleensä 20

21 Mallintamisen tavoitteiden selkeys. Onko alusta asti selvää, millaisia tuotoksia tavoitellaan? Ilmaistaanko mallintamisen tavoitteet selkeästi Aina Ei koskaan 1 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 21

22 22

23 OSALLISTUJAT. Missä rooleissa seuraavat ryhmät toimivat mallinnusprojekteissa Osallistujaryhmät a) Organisaation johto b) Prosessin omistaja c) Projektin sponsori d) Prosessin asiakas e) Prosessin suorittaja f) Prosessin suorittajan lähiesimies g) Organisaation oma tietohallinnon asiantuntija h) Ohjelmistokehittäjä i) Konsultti Roolit: Mallinnustyöstä vastaava taho Tietolähde Tiedon kerääjä Mallintaja Tiedon hyödyntäjä Ei roolia mallinnustyössä Muu, mikä 23

24 Tärkeimmät osallistujaryhmät, roolit ja tekijät Osallistujaryhmät: prosessin omistaja, prosessin suorittaja ja organisaation oma tietohallinnon asiantuntija Roolit ja tekijät: Tietolähteet: Prosessin suorittaja, prosessin omistaja, prosessin suorittajan lähiesimies ja oman organisaation tietohallinnon asiantuntija. Tiedon kerääjät: prosessin suorittaja, konsultti tai tietohallinnon asiantuntija Mallintajat: oman organisaation tietohallinnon asiantuntija, konsultti, prosessin suorittaja tai ohjelmistokehittäjä. Tiedon hyödyntäjät: prosessin suorittajan lähiesimies, ohjelmistokehittäjä, prosessin omistaja, prosessin suorittaja, ja oman organisaation tietohallinnon asiantuntija 24

25 MALLINTAMISEN KOHDE. Mitä seuraavan tyyppisiä prosesseja mallinnetaan? Organisaation sisällä, mutta yksikköjen välisiä Organisaatioyksikön sisäisiä Ohjelmistojen välisiä Käyttäjän ja ohjelmiston välisiä Työryhmän tai tiimin yhteisiä proseseja Organisaatioiden välisiä prosesseja Yksilön prosesseja Ohjelmistojen sisäisiä Muita, mitä Mallinnettavat prosessityypit 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % Valintoja keskim. 4,5 kpl/vastaaja 25

26 käytetyt menetelmät Mallinnuksessa käytetään seuraavia menetelmiä Asteikko: 1= ei koskaan; 5= aina Työpaja/aivoriihi Haastattelut Olemassa olevien dokumenttien tarkastelu Havainnointi Tekninen tapahtumadata 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % Harvoin Joskus Yleensä 26

27 Mallintamisessa käytetyt välineet Prosessimallinnusohjelmistot 75% (3-5) QPR Process Guide (7) Rational (2), Flowcharter (2), ARIS(2) Muu piirto-ohjelmisto n.30% Visio (7) PowerPoint (3) Prosessimallinnusohjelmistolla saadaan tehtyä kaikki tavoitteen mukaiset kuvaukset? (1= Ei lainkaan 5= Kaikki): n.60% vastauksista alueella 4-5 Paperi & kynä (14); Seinätekniikka (16) Alkukartoitusvaiheen luonnokset; kommunikointi, määrittelyvaiheessa ydinkohtien löytäminen 27

28 Mitä kehitettävää mallinnuksen välineissä on? (vastausprosentti 38%) "Mallivarasto"; yhteinen työskentelyalue kommunikointiin; valmiiden esimerkkien löytyminen, Mallien versionhallinta, Linkitys eri mallien ja eri kuvattavien seikkojen välillä, Termien määrittely, Helppokäyttöisyys, ruudun koko ja skaalautuvuus, symbolien luominen, ei saisi kaatua kesken työskentelyn Eri tilanteisiin sopii eri välineet. 28

29 Kommunikointi Yhteiset palaverit tärkeimpiä sekä työstämisettä valmiin esittelyvaiheissa; myös sähköposti & tiedostojen jako Kommunikoinnissa haasteellisinta: yhteisen ymmärryksen löytäminen (tavoite, fokusointi, mallinnustasot; myös eri näkökulmien huomioiminen) aikaongelma 29

30 Mallintamisprosessin yleisimmät ongelmakohdat (21) Vaihtoehdot KPL Rajaus 13 Mallinnusosaamisen puute 12 Puutteellinen tietämys kohdealueesta 12 Kommunikointi 10 Motivaation puute 6 Puutteellinen tietämys mallinnusvälineistä tai niiden 5 käytöstä Tietolähteiden valinta 5 Aikataulut 4 Mallinnusvälineet 4 Olemassa olevien dokumenttien saanti 3 * Muu* Tarvittavien asiantuntijoiden ajan riittävyys 1 Keskim.3,5 valintaa/ vastaaja 30

31 Mallintamisprosessin yleisimmät ongelmakohdat (100%) Eniten ongelmia esiintyy Rajaus Puutteellinen tietämys kohdealueesta Mallinnusosaamisen puute Kommunikointi Motivaation puute Tietolähteiden valinta Puutteellinen tietämys mallinnusvälineistä tai niiden käytöstä Mallinnusvälineet Aikataulut Olemassa olevien dokumenttien saanti Muu* 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % Keskimäärin 3,6 vastausta /vastaaja * Tarvittavien asiantuntijoiden ajan riittävyys 31

32 Mallintamisen kehittäminen Miten ovat muuttuneet: Prosessimallinnustehtävät Lisääntynyt 13 Vähentynyt 2 Helpottunut 1 Vaikeutunut 2 Ei muutosta 6 Henkilöstö Lisääntynyt 10 Vähentynyt 3 Kehittynyt 4 Vaihtunut 5 Ei muutosta 5 32

33 Prosessimallinnuksen tavoitteet Ennallaan (12) Muuttuneet (8): On todettu mallinnuksen haasteet ja mahdollisuudet. Mallinnusta lisätään työn kehittämiseksi laadukkaammaksi Tavoitteena on luoda ja ylläpitää yhtenäiset prosessien hallinnan menettelyt, joita käytetään koko organisaatiossa. Tavoite nyt tuotanto-ohjelmiston hankinta ja toimintajärjestelmän luominen, aikaisemmin ainoastaan toimintajärjestelmän luominen. Pyritään kehittämään toimintaa ja kuvaamaan tavoitetila, eikä pelkästään nykytila Muuttuvat hankekohtaisesti; hyvin eri tyyppisiä tavoitteita eri hankkeissa On pyritty löytämään sopivaa kuvaustarkkuutta. Eri osahankkeilta on myös tullut uusia vaatimuksia kuvaukseen. Suuret kehittämishankkeet vaativat paljon mallinnusta ja rajaamista 33

34 Mallintamisen kehittäminen. Missä asioissa on mielestäsi eniten kehittämistä? (6) Tärkeää on ymmärtää mitä mallintamisella tavoitellaan. Tavoitteet ovat hyvin erilaisia mallintamisen ja mallien soveltamisen eri vaiheissa. Liiketoiminnan auttaminen. Prosessit palvelemaan asiakasta, prosesseille vastuulliset omistajat. Mallien implementointi 1) Prosessien hallinnan elinkaariajattelu, 2) Mallinnustyön organisointi, 3) Prosessin omistajan rooli, 4) Prosessimittarien ja organisaation tulosyksikön mittarien ero (prosessijohtaminen vs. organisaation johtaminen) Yhteisten mallinnuskäytäntöjen sopiminen ja työtä tukevien työkalujen hankkiminen/käyttöönotto. Asiantuntijoiden ajan varaaminen tietämyksen jakamiseen Työskentelyssä käytettävän tiedon sopivan kuvaustason löytäminen 34

35 Mallintamisen kehittäminen. Mitkä asiat ovat mielestäsi onnistuneet hyvin? (4) 1) Prosessikulttuuri on herännyt; hyväksyntä ja ymmärrys yhtenäisten prosessien tarpeesta on kasvanut, 2) Verkostoituminen on saanut uutta puhtia, 3) Prosessikarttojen rooli kokonaiskuvan hahmottamisessa on korostunut, 4) Koko organisaation kattavat yhtenäiset prosessimallinnuksen työ- ja toimintatapoja kuvaavat käytännöt luotu, joita on sovellettu koko organisaatiossa. Tunnistettu myös kehitystarpeita. Mallintamiseen liittyvä terminologia on jonkin verran yhtenäistynyt. Kuvaamisstandardit ja tekniikka ylipäänsä. Eri kuvausmenetelmien käyttö tarkoituksenmukaisesti 35

36 Alustavat johtopäätökset Prosessimallintamisen 'kypsyystaso' kehittynyt: Prosessimallinnus välineet Termistö, standardit, toimintatavat Mallintamisprojektien kipupisteitä mm.: Resurssointi (mm. aikataulut, mallinnusosaaminen) Tavoitteen määrittely, kohteen rajaus, kuvausten tarkkuustasoista päättäminen Liiketoimintahyötyjen näkyväksi tekeminen => motivointi 36

37 Jatkotoimet Tuloksia hyödynnetään SOLEA-hankkeen Prosessimallintamisen tasot ja näkökulmat -oppaassa, mm. Nyt jo materiaalia mm. prosessien 4-tasomalli (mitä?), SOApalveluiden prosessilähtöinen tunnistaminen (miten?), tavoitteiden ja tasojen linkitystä => tarkennuksia, painopisteitä Esiselvitysvaiheen tukeminen (mallinnusmenetelmät ja niiden linkittäminen, tavoitteen mukainen rajaus ja mallintamisen suunnittelu) Tulokset raportoidaan tieteellisenä artikkelina 37

38 Kiitokset kuuntelijoille! Lisätietoja: 38