Työn organisointi ja johtaminen Nina Granqvist Johtamisen perusteet 21A

Transkriptio

1 Työn organisointi ja johtaminen Nina Granqvist Johtamisen perusteet 21A Have you ever wanted to contribute to promoting sustainability, or stimulating innovation design? Would you like to earn 6 doing exactly this? Here is your opportunity! Aalto is participating in a large EU level project ( about consumer innovation for sustainability which will have an impact on EU policy. As part of that project we need your help. What do I have to do? It s simple! We want your feedback on some examples of innovation and innovation promotion. First read some short texts or information related to sustainability innovation. Then respond to the questions with your opinion or suggestions. The study is individual and computer-based. No previous knowledge is necessary, responses are anonymous and you will be rewarded with 6 for your participation. When and Where? We will run multiple sessions on the following days: Mon 7th & Fri 11th Otaniemi, Otakaari 1, Room U257 Tues 8th, Wed 9th, Thurs 10th Töölö, Main Building, Room C332 Sign up for a time that suits you More information? The texts and questions are in English. All data collected will be anonymous and used for the sole purpose of this research project. If you have any further doubts or questions please contact: Jennifer.goodman@aalto.fi Register now! doodle.com/poll/5t2mesib5vqhee xu 6 for 25 minutes of your time. We need YOU to help us make a difference 1

2 Päivä Oppimistapahtuman yleisteema Vierailijat Ma Johdanto kurssille Prof. Myrto Chliova, Prof. Pekka Pälli, Hertta Vuorenmaa To Yksilö organisaatiossa Merita Petäjä, psykologi, Aalto-yliopisto/ Businessteatteri Ma Työn organisointi Aikaa ryhmätöiden aiheiden työstämiselle To 3.3. Tulevaisuuden työ Prof. Liisa Välikangas, Hanken Hanno Nevanlinna, Director of Culture, Futurice Ma 7.3. Johtajuus ja roolit organisaatioissa Matti Alahuhta, puheenjohtaja, EK To Henkilöstön kehittäminen Eija Hakakari, henkilöstöjohtaja, Finnair Ma Liiketoimintastrategian luominen To Strategian jalkauttaminen ja johtamisjärjestelmät Ma Innovaatiot ja toimialojen murros Jani Kelloniemi, toimitusjohtaja/ strategiakonsultointi, Accenture Kirsi Piha, toimitusjohtaja, Ellun Kanat Mika Anttonen, hallituksen puheenjohtaja, St1 To Muutoksen johtaminen organisaatioissa Ma Ei luentoa, pääsiäinen To Yhteenveto Johtamistilanteiden dramatisoinnit Paneeli Johtamisen haasteet tulevaisuudessa Riku Oksman, Aalto-yliopisto Lauri Veijalainen, talousjohtaja, Stockmann Prof. Henri Schildt Prof. Kristiina Mäkelä Miki Kuusi, toimitusjohtaja, Wolt Terhi Koipijärvi, Executive Vice President, Global Responsibility, Stora Enso Lähestyvät deadlinet - Ilmoittaudu ryhmääsi MyCoursesissa su klo mennessä (vaihtoehdot A ja B) - Draamatehtävä (jos valitset ryhmätyövaihtoehdon C): - Ilmoittaudu mukaan to klo mennessä sähköpostilla kristina.tilev@aalto.fi - Ma klo ryhmien muodostus ja sparraus/ Merita Petäjä (Otakaari 1, Y347) - Ke klo : Petra Pälmä, Businessteatterin ohjaaja ohjaa ryhmiä (huone Y347) - Vapaaehtoinen: Mahdollisuus palautteeseen ryhmätyön aiheesta ja fokusoinnista Palauta suunnitelma MyCoursesissa erilliseen Palautetta ryhmätyöstä -kansioon su 6.3. klo mennessä. - Kurssipäiväkirjan ja ryhmätyöraportin viimeinen palautuspäivä on pe klo Tämän jälkeen toimitetut raportit hylätään. Tenttiajankohdat (muista ilmoittautua ajoissa): I: tiistai klo II: perjantai klo

3 Edellisellä luennolla 5 Tänään! Luento: Mitä ovat organisaatiot? Organisaatioiden keskeiset haasteet? Tauko Ryhmätyöaiheiden kehittelyä harjoitusten avulla ja vapaasti (Draamaryhmäläiset Meritan kanssa Y347) 6 3

4 Organisaatiot Mikä on organisaatio? Mikä määrittää organisaatiota? - KY? - Aalto-yliopisto? - Kesätyöpaikat? - Harrastukset ja järjestöt? 8 4

5 Organisaation määrittelyä Sosiaalinen järjestelmä: ihmisten ryhmiä, jotka ovat organisaation jäseniä ja siksi kanssakäymisissä keskenään Yhteiset päämäärät: tavoitteita ei voida saavuttaa yksin Kontrolloitu suorittaminen Organisaation menestyminen määrittää sen selviytymistä Suorituksen seuraaminen: menestys, elinkelpoisuus, mittarit/ heuristiikka Uskomukset siitä, mikä on tavoiteltavaa, mikä on hyvä suoritus (hyvä tulos vs. selviytyminen) Resurssien allokointi eri osastoille, usein menestyksen tai potentiaalin perusteella Yksilöiden palkka ja eteneminen Jäsenten valinta 9 Organisaatiot - Historia, nykytilanne ja tulevaisuuden näkymät - Ulkoinen ympäristö ja sisäiset prosessit - Virallinen ja epävirallinen organisaatio/ kulttuuri - Valtasuhteet, erilaiset mielipiteet ja kilpailevat ajatukset 10 5

6 Virallinen vs. epävirallinen organisaatio VS. 11 Organisaatiorakenteet 6

7 Organisaatioiden haasteita - Kasvun hallinta - Organisaatiorakenne Hierarkiat ja komentosuhteet Maantieteellinen ja funktionaalinen hajautuneisuus itsenäisyys Integraation työkalut! 13 Yritysorganisaation kehitysvaiheet Organisaation koko Vaihe 1 Vaihe 2 Vaihe 3 Vaihe 4 Vaihe 5 Johtajuuskriisi Autonomiakriisi Kontrollikriisi Keskitetysti johdettu kasvu Byrokratiakriisi Koordinointiin perustuva kasvu Delegointiin perustuva kasvu Yhteistyöhön perustuva kasvu Luovuuteen perustuva kasvu Greiner 1972 Organisaation ikä 7

8 Keskityksen ja hajautuksen ongelman ratkaisu eri tavoin eri vaiheissa - Luovuuteen perustuva kasvu: yrittäjä ja hänen tiiminsä johtavat epämuodollisesti, kunnes koon kasvu synnyttää johtajuuskriisin - Se ratkaistaan keskittämällä johtoa ja lisäämällä työnjakoa ja ohjeistusta, mikä johtaa koon kasvun myötä autonomiakriisiin - Se ratkaistaan delegoimalla enemmän, mikä toiminnan kasvaessa johtaa kontrollikriisiin - Kontrollikriisi ratkaistaan lisäämällä koordinointia, mikä johtaa byrokratiakriisiin - Byrokratiakriisi ratkaistaan luomalla koordinaatiota erilaisen yhteistoiminnan kautta Greiner Työn organisointiajattelun päävaiheet - Klassiset opit (syntyivät luvuilla): - Julkisjohtamisen teoreettinen oppi: Weber - Tehdasyritysten käytännölliset johtamisopit/ tieteellinen liikkeenjohto: Taylor, Ford - Modernit opit (syntyivät luvuilla) - Ihmissuhdekoulukunta - Kontingenssiteoria - Työn ristikkäiset kehitystrendit keskustelu (syntyi 1970-luvulla) - Nykyiset pyrkimykset ja ilmiöt ja työn tulevaisuus (4. luento) 16 8

9 Kontingenssiteoria - Organisaatio sopeutettava tietoisesti kulloiseenkin tilanteeseen - Joan Woodward (1958), Tom Burns & George Stalker (1961), Alfred Chandler (1962) - Tilannetekijöitä mm. yrityksen teknologia, koko, ympäristön vakaus, strategia - Ääripäinä mekanistinen eli hierarkkinen tai orgaaninen eli joustava organisaatiomuoto 17 Kontingenssiteoria ( jatkuu) Vakaat ympäristöt - Rutiinitoiminnot - Tarkat komentoketjut ja auktoriteetti - Tarkkaan määritellyt vastuualueet Dynaamiset, nopeasti muuttuvat ympäristöt - Joustavuus - Taitojen ja osaamisen soveltaminen eri tilanteissa - Muuttuvat työrutiinit 18 9

10 Organisaatiorakenne - Kuinka työ organisoidaan? - Kuka raportoi kenelle, mitkä ovat viralliset viestintä- ja vaikutuskanavat, kuinka erilaiset henkilöt ja toiminnot ovat linkittyneet toisiinsa - Erikoistuminen ja sen vastavoimana integraatio 19 Organisaatiorakenteita 10

11 Kaksi yleistä organisaatiomallia: 1) Mekanistinen - Korkea horisontaalinen ja vertikaalinen erikoistuminen - Formaalit ja standardoidut toimintamallit ja prosessit - Keskittynyt päätöksenteko ja tiukka valvonta - Vertikaalinen kommunikaatio, viralliset kanavat - Selkeästi määritellyt toimenkuvat, tarkasti määritellyt vastuut ja roolit Vahvuudet: - Hyvä vakaassa toimintaympäristössä: kustannusten minimointi ja tehokkuuden maksimointi Heikkoudet: - Jäykkyys, vaikea muuttaa - Huono innovoinnissa ja nopeassa reagoinnissa - Lannistaa aloitteellisuutta 21 Caterpillar luvulla erittäin keskittynyt päätöksenteko, kaikki hinnoittelupäätökset tehtiin pääkonttorissa USA:ssa - Pääkonttorilta puuttui ajankohtainen tieto siitä mitä tytäryhtiöissä tapahtuu -> tehottomuus ja hitaus - Menetti markkinaosuuksia kilpailijoille (esim. Komatsu) - Radikaali uudelleenorganisointi 1990-luvulla -> merkittävä tulosparannus 22 11

12 Kaksi yleistä organisaatiomallia: 2) Orgaaninen - Joustava ja hajautettu, epäformaali - Professionaalinen kokemus ja osaaminen edellä, vähän valvontaa - Kompleksi horisontaalinen ja vertikaalinen integrointi - Joustava tilannekohtainen, monensuuntainen kommunikointi - Työntekijöillä laajemmat toimenkuvat 23 Orgaaninen rakenne Vahvuudet: - kannustaa aloitteellisuuteen ja innovointiin - osaamisen laaja soveltaminen - toimii muuttuvassa ympäristössä Heikkoudet: - johtaminen vaikeaa - tehottomuus - koordinoinnin ongelmat 24 12

13 3M - Lähes 100 tulosyksikköä - Jokainen divisioona on kuin pieni yritys - Jokainen divisioonan johtaja itsenäinen ja tulosvastuullinen - Kun yksikkö kasvaa liian suureksi ja tuote on kannattava, tuotteesta luodaan oma tulosyksikkö - Ketteryys, pienen yrityksen tunnelma ja kulttuuri 25 Organisaatioiden haaste: hajautuneisuus! 26 13

14 Erikoistuminen vs. integraatio - Tehokas toiminta vaatii, että toiminnot on hajautettu erikoistuneisiin alayksiköihin pystyy kohtaamaan ympäristön erilaiset vaatimukset ja monimutkaisemman sisäisen rakenteen - Toisaalta, tehokas koordinointi vaatii yksiköiden välistä integraatiota muuten organisaatio hajoaa!! - Lisääntyvä erikoistuminen (esim. johtamiseen lisätasoja) vaatii uusia integroinnin keinoja (esim. lisää koordinointia) 27 Vertikaalinen erikoistuminen 28 14

15 Horisontaalinen eli funktionaalinen erikoistuminen - Organisaation toiminnot eriytyvät eri osastoihin - Esimerkiksi seuraavat tyypillisiä teollisuusorganisaatiossa: Myynti Tuotekehitys Tuotanto 29 Integraatio - Samaan suuntaan vievä toiminta eri yksiköiden välillä (Lawrence & Lorsch, 1967) - Mitä enemmän eri toiminnot eriytyvät, sitä enemmän konflikteja ja vastakkaisia intressejä nousee esiin -> fragmentoituminen - Jokainen yksikkö näkee asiat omasta perspektiivistään tarve integraatiolle! - JAETTU PÄÄMÄÄRÄ? Myynti Tuotekehitys Tuotanto 30 15

16 Integraation työkaluja 1. Hierarkkiset raportointisuhteet - Kaikki yksiköt raportoivat säännöllisesti toimitusjohtajalle 2. Suora henkilökohtainen kontakti - Eri osastojen jäsenet keskustelevat suunnitelmista keskenään 3. Määrätyt yhdyshenkilöt - Tiedon välittäjät eri osastojen välillä 4. Task forces/ työryhmät - Ryhmät, jotka koostuvat eri osastojen tai toimintojen päälliköistä, kokoontuvat säännöllisesti keskustelemaan avainasioista 5. Integroivat roolit - Kahden eri alayksikön johdossa yksi henkilö 6. Osastojen tai toimintojen integrointi - Joillakin osastoilla on tehtävänä koordinoida useiden eri osastojen toimintoja 31 Matriisiorganisaatio 32 16

17 Organisaatiokulttuuri Miten kulttuuri tulee mukaan kuvaan? - Suuret yritykset ovat kulttuurisesti fragmentoituneet, eli useita maita, toimintoja, tuoteperheitä, - Johtamisen monikulttuuristuminen: - Kulttuurien hajatuneisuus lisää kulttuurisen osaamisen merkitystä - Henkilöstön globaalit virtuaalitiimit - Myös johdon ja omistajien kansainvälistyminen - Alakulttuurit - laajempi ymmärrys siitä, mitä kulttuuri tarkoittaa ja missä se vaikuttaa 34 17

18 Mitä on organisaation kulttuuri? Kulttuuri on usein näkymätön ja itsestään selvä - Näin meillä on aina tehty. - Jaetut näkemykset ja odotukset - Normit, arvot, uskomukset ja odotukset, jotka vaikuttavat siihen kuinka ajattelemme, koemme asiat ja toimimme tietyissä tilanteissa - Ilmaistaan esineiden (rakennukset, laitteet) ja symbolien (brändit) välityksellä - Organisaation DNA Kulttuurin merkitys korostuu silloin kun sääntöjä rikotaan! 35 Apinat ja banaanit 36 18

19 Hofstede: Kulttuurin eri dimensiot 37 Hofstede: Dimensiot 38 19

20 Hofstede: Vertailut 39 Mikä kulttuuri? Anneli Valpola 40 20

21 Kulttuurit ja alakulttuurit Yhteiskunnallinen kulttuuuri Organisaatioiden alakulttuurit Organisaatiokulttuuri (yhteiskunnalliset alakulttuurit) 41 Kulttuurit ja alakulttuurit - Työ- ja ammattikulttuurit (R&D, laki, markkinointi) - Työryhmät (tiimit, tytäryhtiöt, pääkonttori) - Hierarkkinen (ylin johto, tehdastyöntekijät) - Aikaisemmat affiliaatiot (esim. ennen yrityskauppaa tai fuusiota) - Kansallinen (maa ja maakunnat tai eri alueet) Schein: erilaiset alakulttuurit rule!

22 Schein: Kulttuurin tasot Source: Schein, E.H. Organizational Culture and Leadership, Jossey-Bass, San Francisco, 1992, 43 Figure 9. Kulttuurin näkyvät elementit Source: Hatch, Mary Jo Organization Theory: Modern, Symbolic, and Postmodern Perspectives. Oxford University Press

23 Kulttuurin johtaminen - Organisaatiot valitsevat kulttuuriin sopivia ihmisiä, ja suodattavat pois ne, jotka eivät sopeudu tai halua sopeutua kulttuuriin - Ne, jotka jäävät, omaksuvat organisaation arvot koulutusten, viestinnän ja toimintamallien kautta - Rituaalit, symbolit, tarinat ja sankarihahmot - Päämäärä on saavuttaa paras yhteensopivuus organisaatioiden arvojen ja työntekijöiden identiteettien kesken - Arvojen kirjo on yleensä melko kapea (asiakasfokus, palvelun tai tuotteen laatu, innovaatio-orientaatio, jne.) 45 The Google people Well basically, you end up spending the majority of your life eating Google food, with Google coworkers, wearing Google gear, talking in Google acronyms, sending Google s on Google phones, and you eventually start to lose sight of what it s like to be independent of the big G, and every corner of your life is set up to reinforce the idea that you would be absolutely insane to want to be anywhere else. Period. Google vs Apple After that visit, some days later I went to the Apple headquarter in Cupertino, where another friend of mine was working. The impression was really different: simple building, not so many people around and a restaurant cafè where you have to pay. But isn t Apple the super strict and reserved company? And isn t Google a super cool and colorful company? Yes. Their buildings are a perfect copy of the company culture

24 Beware of the groupthink! /Lammasajattelu! Tehdään huonoja tai epärationaalisia päätöksiä - Liika konsensus ja yhdenmielisyys, painostus - Haavoittumattomuuden tunne ja ylimielisyys - Varoitusmerkkien huomiotta jättäminen - Moraaliset näkökulmat jäävät huomiotta - Stereotyypit vihollisista - Itsesensuuri 47 Ryhmäajattelun lähteet - Halu ylläpitää positiivista minäkuvaa - Vahva koheesio - Ryhmän eristyminen tai eristäytyminen muista - Aikaisemmat menestykset - Suuri arvovalta - Vahva johto 48 24

25 OPTIMAL CONFLICT Konflikti (sopivassa määrin) on hyvä asia!! Source: Hatch, Mary Jo Organization Theory: Modern, Symbolic, and Postmodern Perspectives. Oxford University Press. Tauko 25

26 Ryhmätöiden suunnittelu Tehokas tiimityö Yhteiset päämäärät, jotka on helppo ymmärtää - Päämäärät voivat myös kehittyä ja täsmentyä työn etenemisen myötä - Monimutkaisten ongelmien ratkaisu Sopikaa pelisäännöt eli kuinka tavoitteet saavutetaan tiiminä Projektin hallinta Ei joku tekee tai tehdään vaan kuka tekee ja mihin mennessä! Pidetään kiinni sopimuksista! 52 26

27 Merita viime luennolla:..tavallinen tiimi. u Ryhmän päämäärä epäselvä, erimielisyyttä u Osallistuminen, muutamat dominoivat, huonoa kuuntelua u Ei huomioida tunteita u Ongelmanratkaisutyyli: hypätään suoraan hakemaan ratkaisuja u Ei hyödynnetä kaikkien resursseja Kypsä ja tehokas tiimi u Päämäärä selkeä, jonka kaikki hyväksyvät u Osallistuminen, kaikki mukana, kuunnellaan hyvin u Käsitellään tunteita u Pohditaan ongelmanratkaisukeinoja ennen käsittelyä u Maksimaalinen kaikkien resurssien hyödyntäminen 53 Merita: Tarpeellisia rooleja TUTKIVA: perehtyminen, miksi? AJATTELIJA: kokonaisnäkemys, miten? ORGANISAATTORI: päämäärä, mitä? HUOLEHTIJA: kuuntelu, kuka? INNOSTAJA: tilannetietoisuus, milloin? REALISTI: resurssitietoisuus, mistä? 54 27

28 55 Lämmittely - Kertokaa keskimääräisestä tai tavanomaisesta aikaisemmasta ryhmä- tai tiimityökokemuksesta kauppiksella tai muussa organisaatiossa - Mikä toimi? Miksi? - Mitä tekisit eri tavalla? Miksi? - Kukin ryhmäläinen kertoo vuorollaan n. 3 min (pienissä ryhmissä 5 min) - Muistakaa arvostava kuuntelu (Merita) ja syventävät kysymykset 56 28

29 Ryhmätöiden kehittäminen Kehittäkää ryhmätyöaihetta, kolme 5 min rundia eri rooleissa. Valitse myös joitakin rooleja, jotka eivät ehkä sinulle tutuimpia Tutkiva mitä tehtäisiin ja miksi, mikä tässä on oikeasti kiinnostavaa, mitä on taustalla, mistä tässä on kyse, miksi tehtäisiin noin, miksi perusteltua? Realisti fokus resursseissa, onko meillä aikaa?, mitä kannattaa tehdä että tulee hoidettua?, saadaanko tarpeeksi tietoa? Innostaja inspiroi ja kannustaa muita ja vie ideoita eteenpäin, hyvä ajatus, sitä voisi tehdä näin, kiinnostavaa, kerro lisää tuosta, palatakseni X:n ajatukseen Organisaattori Päämäärä ja prosessi, Kuka tekee?, Kuinka tehdään?, Missä järjestyksessä? Mihin mennessä? Huolehtija ovatko kaikki saaneet sanoa kantansa, kuullaanko kaikkia, otetaanko ilmaistut kannat huomioon Mitä sinä ajattelet?, Olisiko joitakin muita tapoja lähestyä tätä? 57 Vapaata pohdintaa Kysymyksiä Ninalle? 29