Puheenjohtajana taloyhtiössä

Transkriptio

1 Puheenjohtajana taloyhtiössä Oulu Kristel Pynnönen Apulaispäälakimies Kiinteistöliitto Luennon idea Luennolla on tarkoitus käydä läpi erilaisia ongelmatilanteita, joita hallituksen puheenjohtajan eteen voi tulla toimikautensa aikana sekä antaa tarvittavat tiedot tällaisista ongelmatilanteista selviytymiseen. Luennolla asioita käydään läpi ongelmalähtöisesti, mikä edellyttää kuulijoiden aktiivista osallistumista. Tummennettuja kysymyksiä pohditaan ensin pareittain tai pienessä ryhmässä, jonka jälkeen vastauksista keskustellaan yhdessä. 1

2 Sisältö Hallituksen puheenjohtajan rooli taloyhtiössä ja hallitustyöskentelyssä hyvän puheenjohtajan ominaisuudet sekä puheenjohtajan ja isännöitsijän yhteistyö Hallituksen tehtävät ja toimivalta puheenjohtajan tehtävät Hallituksen kokous päätöksenteko ja esteellisyys Yhtiökokoukseen valmistautuminen Yhtiökokouksen puheenjohtajuus Hallituksen puheenjohtaja Jos hallituksessa on useita jäseniä, sille on valittava puheenjohtaja Kuka valitsee puheenjohtajan? Puheenjohtajan valitsee hallitus, jos hallitusta valittaessa ei ole päätetty toisin tai yhtiöjärjestyksessä ei määrätä toisin Suositus: hallitus valitsee puheenjohtajan hallituksen järjestäytymiskokouksessa joka pidetään heti hallituksen valinneen yhtiökokouksen jälkeen Voiko isännöitsijä toimia hallituksen puheenjohtajana? Lähtökohtaisesti ei. Isännöitsijä saa olla hallituksen puheenjohtajana vain, jos yhtiöjärjestyksessä niin määrätään tai kaikki osakkeenomistajat siihen suostuvat 2

3 Puheenjohtajan asema taloyhtiössä Puheenjohtaja on osa hallitusta, sen yksi jäsen Oikeudelliselta kannalta asema ei juurikaan poikkea muista hallituksen jäsenistä Asema ansaittava Voi vaikuttaa joissain tilanteissa vastuukysymyksiin Hallituksen johtava toimihenkilö merkittävä vaikutusvalta asioiden hoidossa Millainen on hyvä puheenjohtaja? Kiinnostus ja halu perehtyä taloyhtiön asioihin Yhteistyökyky halu yhdessä ajaa taloyhtiön etua Asuntoosakeyhtiön toiminnan ymmärtäminen ja halu oppia uutta 3

4 Millainen on hyvä puheenjohtaja? Paneutuminen yhtiön asioihin pohjatietoa tärkeämpää! Kyky huolehtia siitä, että hallituksessa päätetään asioista Toimiva yhteistyö isännöitsijän ja hallituksen puheenjohtajan välillä on talokohtainen asia roolit ja tehtävät sovittava selkeästi ja avoimesti Järjestäytymiskokous Hallituksen puheenjohtaja valinta on järjestäytymiskokouksen tärkein asia Hallitusjäsenten osaamisen ja kiinnostusten kartoittaminen tarpeiden mukaisesti Uusien hallituksen jäsenten perehdyttäminen Suunnitelmallisuus hallituksessa Työjärjestys Tahtotila 4

5 KYSYMYS: Puheenjohtajan toimivalta Olet hallituksen puheenjohtaja ja taloyhtiösi aktiivinen osakas on saanut kesän alla idean levittää kesäistä mieltä taloyhtiöösi hankkimalla ja laittamalla kukkaistutuksia yhtiön pihalle. Hän pyytää sinulta lupaa tähän? Hän myös tiedustelee olisiko kukkahankinta mahdollista tehdä taloyhtiön varoilla? Miten suhtaudut tähän? VASTAUS: Puheenjohtajan toimivalta Juridiselta kannalta puheenjohtaja on osa hallitusta eikä asema juurikaan poikkea muista hallituksen jäsenistä Ei laista tulevaa itsenäistä päätäntävaltaa Hallituksen sisäiset pelisäännöt / työjärjestys olisi hyvä vahvistaa järjestäytymiskokouksessa Mitä puheenjohtajalla on valtuus päättää ja mitä ei Hallituksen puheenjohtajan tunnettava oma yhtiönsä ja oman yhtiön toimintatavat Oletettavaa, että luvan kukkien istuttamiseen voi antaa Kukkien hankkiminen yhtiön varoin, voi olla suositeltavaa viedä hallituksen päätettäväksi 5

6 KYSYMYS: Puheenjohtajan rooli Osakas soittaa sinulle ja kertoo naapurista kuuluvien lasten äänien häiritsevän häntä. Lisäksi hän valittaa rappukäytävässä olevista lastenvaunuista. Miten hallituksen puheenjohtajana suhtaudut tähän? 11 VASTAUS: Puheenjohtajan rooli Taloyhtiön johdon on puututtava taloyhtiössä laissa tarkoitettuihin häiriötilanteisiin Hallitus tai isännöitsijä ei voi yhtiöoikeudellisesti puuttua naapureiden välisiin riitoihin Selvitettävä onko kyseessä objektiivisesti arvioiden häiriö vai tavanomaiseen elämään kuuluvat äänet Asian vieminen seuraavaan hallituksen kokoukseen suositeltavaa Lastenvaunuihin liittyvistä paloturvallisuusriskeistä informoitava taloyhtiön osakkaita ja asukkaita. Lastenvaunuja ei saa säilyttää rappukäytävässä. 12 6

7 Hallituksen tehtävät Hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä Isännöitsijä hoitaa yhtiön päivittäistä hallintoa hallituksen ohjeiden ja määräysten sekä isännöitsijäsopimuksen mukaisesti Hallitus huolehtii, että kirjanpito ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty Isännöitsijä huolehtii, että kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty Laissa tai yhtiöjärjestyksessä mainitut asiat Hallituksen tehtäviä Isännöitsijän valinta ja erottaminen Yhtiökokouksen koolle kutsuminen Yhtiökokouksen päätösten täytäntöönpano Tilinpäätöksen laatiminen ja allekirjoittaminen Talousarvion laatiminen Huoneiston hallintaanottomenettelyn käynnistys Osakeluettelosta huolehtiminen Kunnossapitotarveselvitys Osakkaan muutostöiden valvominen ja muutostyörekisterin ylläpitäminen HUOM! Käytäntö riippuu yhtiöstä ja esim. isännöitsijän kanssa tehdystä sopimuksesta 7

8 Hallituksen toimivallan rajat Hallitus tarvitsee yhtiökokouksen päätöksen toimiin, jotka epätavallisia tai laajakantoisia vaikuttavat olennaisesti osakehuoneiston käyttämiseen vaikuttavat olennaisesti yhtiövastikkeeseen tai muihin maksuihin Poikkeuksena kiireelliset toimenpiteet odottamisesta aiheutuisi olennaista haittaa kirjallinen ilmoitus osakkeenomistajille KYSYMYS: Hallituksen toimivalta Voiko hallitus päättää kokouksessa, että osakkeenomistajan olohuoneen lattian vajoamisesta aiheutuneen vahingon korjaaminen maksetaan taloyhtiön korjausmäärärahasta? talousarviossa ei varattu määrärahaa ko. korjaukseen korjausmääräraha riittäisi ko. huoneiston korjaamiseen 8

9 VASTAUS: Hallituksen toimivalta Ei liene epätavallinen eikä laajakantoinen Ei vaikuta asumiskustannuksiin olennaisesti Yhtiökokouksen päätöstä ei voitane odottaa aiheuttamatta yhtiön toiminnalle olennaista haittaa Hallitus voi ryhtyä toimiin, mutta ilmoitettava kirjallisesti osakkeenomistajille KYSYMYS: Hallituksen toimivalta Taloyhtiössä on sattunut laaja vesivahinko, jonka seurauksena 5 kylpyhuonetta on uusittava. talousarviossa ei olla varauduttu tähän hallituksella ei ole valtuuksia ylimääräisen vastikkeen keräämiseen Mitä hallituksen tulee tehdä? 9

10 VASTAUS: Hallituksen toimivalta Hallituksen on ryhdyttävä välttämättömiin korjaustöihin vahingon rajoittamiseksi Toimet vaikuttavat asumiskustannuksiin olennaisesti Ylimääräinen yhtiökokous on kutsuttava koolle mahdollisimman pian rahoituksesta päättämään KYSYMYS: Hallituksen toimivalta Yhtiössä on herännyt keskustelua taloyhtiön piha-alueella olevan puun kaatamisesta Puu on kasvanut niin, että se varjostaa joidenkin osakkaiden piha-aluetta Puu on terve, eikä ole vaaraksi rakennukselle Miten hallituksen tulisi asia kokouksessaan käsitellä? 10

11 VASTAUS: Hallituksen toimivalta Pääsääntöisesti toimivalta piha-asioissa on hallituksella. Jos puu vaikuttaa merkittävästi pihan ilmeeseen tai asia vaikuttaa herkältä, on suositeltavaa siirtää päätös yhtiökokoukselle Puun kaatoon voi tarvita myös viranomaisen luvan. Luvan hakee hallitus. Puiden kaatamiseen tarvittavaa lupaa kannattaa aina tiedustella etukäteen kaupungilta Hallituksen koollekutsuminen Puheenjohtaja kutsuu koolle isännöitsijällä ja hallituksen jäsenillä oikeus vaatia koolle jollei puheenjohtajaa valittu, hän on estynyt tai ei vaatimuksesta huolimatta kutsu koolle, isännöitsijä tai hallituksen jäsen voi kutsua Kutsu vapaamuotoinen tärkeää antaa kaikille mahdollisuuden osallistua yhtiöjärjestysmääräykset Läsnäolo-oikeus on henkilökohtainen valtuutus ei mahdollista hallitus voi sallia avustajan käytön Isännöitsijällä läsnäolo-oikeus ja oikeus käyttää puhevaltaa 11

12 KYSYMYS: Kutsu hallituksen kokoukseen Hallitukseen kuuluu 3 varsinaista jäsentä ja 2 varajäsentä. Yksi hallituksen jäsen asuu kesäkauden Espanjassa. Hallituksella on tarve kokoontua heinäkuussa. Miten kutsut kokouksen koolle? VASTAUS: Kutsu hallituksen kokoukseen Yhtiön yhtiöjärjestysmääräykset huomioitava, vain harvoin määräyksiä hallituksen koolle kutsumisesta Kutsu vapaamuotoinen, tärkeintä että tieto kokouksesta annetaan jokaiselle jäsenelle Kaikille päätöksentekoon osallistuville jäsenille annettava mahdollisuus osallistua Jos varsinainen jäsen ilmoittaa esteestä tai este on muuten tiedossa, on kutsuttava varajäsen Varajäsenet saa kutsua muutenkin (suositeltavaa) 12

13 Kokousmenettely Hallituksen kokouksen nauhoittaminen Nauhoittaminen sallittua Nauhan julkisuus sama kuin kokouspöytäkirjan julkisuus AOYL mahdollistaa päätösten tekemisen kokousta pitämättä Kyse käytännössä sähköpostitse tehtävästä päätöksestä tai ns. puhelinkokouksesta Päätös kirjattava, allekirjoitettava, numeroitava ja säilytettävä: joko seuraavaan hallituksen kokouksen pöytäkirjaan tai tehdään oma pöytäkirja 25 Päätöksenteko hallituksessa Päätösvaltainen läsnä enemmän kuin puolet valituista jäsenistä ellei yhtiöjärjestys määrää tiukempaa päätösvaltaisuutta Pääsääntöisesti asiat ratkaistaan enemmistöpäätöksin enemmän kuin puolet läsnä olevista kannattaa puheenjohtajan kanta, jos äänet tasan puheenjohtajan vaalissa tasatilanteessa arvonta 13

14 Hallituksen jäsenen esteellisyys Hallituksen jäsen ei saa ottaa osaa asian käsittelyyn, joka koskee sellaista hänen hallinnassaan olevan osakehuoneiston uudistusta tai muuta kuin välttämätöntä kunnossapitoa, joka poikkeaa muiden osakkeenomistajien hallinnassa olevien osakehuoneistojen kunnossapidosta tai uudistamisesta; taikka hänen osakehuoneistonsa ottamista yhtiön hallintaan. 27 Hallituksen jäsenen esteellisyys Hallituksen jäsen ei saa ottaa osaa asian käsittelyyn, joka koskee sopimusta tai muu oikeustoimea hänen ja taloyhtiön välillä tai yhtiön ja kolmannen välillä, jos olennaista etua, joka saattaa olla ristiriidassa yhtiön edun kanssa Koskee myös oikeudenkäyntiä tai muuta puhevallan käyttämistä näissä tilanteissa Moraalinen esteellisyys? Esteellisyys merkitään käytännössä myös pöytäkirjaan kyseisen päätettävän asian kohdalle 14

15 KYSYMYS: Päätöksenteko ja esteellisyys Hallitukseen kuuluu 4 henkilöä ja kaksi varajäsentä Kokouksessa on paikalla kaksi varsinaista jäsentä ja hallituksen puheenjohtaja sekä molemmat varajäsenet Puheenjohtajan asunnossa on tapahtunut vesivahinko Hallituksen kokouksessa pitäisi päättää korjaustöiden suorittamisesta. Ketkä osallistuvat päätöksentekoon? VASTAUS: Päätöksenteko ja esteellisyys Niin kauan kun kyse on välttämättömästä kunnossapidosta, pj ei ole esteellinen ja asiasta päättävät paikalla olevat hallituksen varsinaiset jäsenet ja yksi varajäsen Jos useampia varajäseniä, niin yhtiökokouksen tulisi päättää ensisijaisuus Pj on esteellinen, jos lähdetään päättämään kunnossapidosta, joka poikkeaa muiden osakkeenomistajien hallinnassa olevien osakehuoneistojen kunnossapidosta (esim. päätetään noudattaa C2, vaikka ennen ei ole näin tehty) Päätökseen osallistuvat kaksi varsinaista jäsentä ja kaksi varajäsentä 15

16 Hallituksen pöytäkirja Päätöspöytäkirja Päätökset Äänestykset Eriävät mielipiteet Allekirjoitettava Yhtiöjärjestyksen määräykset Vähintään pj ja yksi paikalla ollut jäsen/isännöitsijä Säilytettävä luotettavalla tavalla koko yhtiön olemassaolon ajan Ei julkinen, ei salainen Hallitus itse päättää Päätös liittyy osakkaan oikeuksiin/velvollisuuksiin -> oikeus saada tieto päätöksestä (esim. pöytäkirjanote) Yhteenveto - puheenjohtajan tehtävät Hallituksen koolle kutsuminen Hallituksen kokouksen johtaminen Hallituksen pöytäkirjan allekirjoittaminen Puheenjohtajan kanta ratkaisee hallituksen päätöksen tasatilanteessa (tarkista yhtiöjärjestys kanta vai arpa) Kirjoittaa yhtiön toiminimen yhtiöjärjestyksen perusteella Huolehtii isännöitsijän ja hallituksen välisestä yhteistyöstä ja tiedonkulusta 16

17 Hallituksen täydentäminen Hallituksen jäsen voi erota kesken toimikauden Yhtiökokous voi erottaa (ei hallitus) Hallitusta tulee täydentää eli kutsua koolle yhtiökokous valitsemaan uusi jäsen, jos hallitus ei jäljellä olevine jäsenineen (ja varajäsenineen) ole enää päätösvaltainen KYSYMYS: Kuka voi lain mukaan toimia hallituksen jäsenenä? Hallituksen jäsen on myynyt asunto-osakkeet ja muuttanut pois. Voiko hän toimia hallituksen jäsenenä? Kyllä Voiko isännöitsijä toimia hallituksen jäsenenä? Kyllä Voiko tilintarkastaja / toiminnantarkastaja toimia hallituksen jäsenenä? Ei 17

18 KYSYMYS: Hallituksen jäsen eroaminen Taloyhtiön hallitukseen kuuluu kolme varsinaista jäsentä ja yksi varajäsen. Yksi varsinainen jäsen eroaa. Pitääkö hallitusta täydentää? Ei Näin valmistaudut yhtiökokoukseen 18

19 Valmistaudu olemaan rohkeasti esillä Lähtökohtaisesti yhtiökokouksen avaa kokouksen koollekutsujan nimeämä henkilö, tyypillisesti hallituksen puheenjohtaja Kokouksen avaamisen jälkeen yhtiökokous valitsee kokouksen puheenjohtajan, tyypillisesti hallituksen puheenjohtaja Valmistaudu olemaan yhtiökokouksen puheenjohtaja Tunne yhtiökokousta koskevat säännöt ja määräykset Asunto-osakeyhtiölaki sama kaikille Yhtiöjärjestys taloyhtiökohtainen asunto-osakeyhtiön sisäinen laki sitoo kaikkia yhtiön osakkaita ja hallintoelimiä voimassa, kunnes päätetyt muutokset rekisteröity 19

20 Muista nämä yhtiöjärjestysmääräykset Kutsuaika ja tapa Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Äänimäärä ja äänileikkuri Kunnossapitovastuu Vastikeperuste Hallituksen jäsenten lukumäärä Tilin- /toiminnantarkastajien lukumäärä Milloin yhtiöjärjestys on rekisteröity KYSYMYS: Osakkaan puhe- ja kyselyoikeus Yhtiön varsinaisessa yhtiökokouksessa eräs osakas pitää pitkän puheenvuoron tilinpäätöksen vahvistamista edeltävässä keskustelussa ja kyselee paljon myös yhtiön taloudellisesta asemasta muutenkin. Voidaanko osakkaan puheenvuoroa rajoittaa ja pitääkö osakkaan kysymyksiin vastata? Pitää, koska osakkailla on yhtiökokouksessa kyselyoikeus ja yhtiön johdolla siten myös tiedonantovelvollisuus. Kyselyoikeus koskee käsiteltävänä olevan asian arviointiin vaikuttavia asioita sekä yhtiön taloudellista asemaa laajemminkin silloin, kun kokouksessa käsitellään tilinpäätöstä. Mitä, jos osakkaan kysymykseen ei pystytä vastaamaan heti? Vastaus on annettava 2 viikon kuluessa kirjallisesti. Vastaus toimitetaan kysymyksen esittäneelle osakkaalle sekä sellaiselle osakkaalle, joka sitä pyytää. 20

21 KYSYMYS: Kokouksen puheenjohtajan esteellisyys Sinut hallituksen puheenjohtaja on valittu myös yhtiökokouksen puheenjohtajaksi ja kokouksessa tulee eteen vastuuvapaudesta päättäminen. Eräs osakas vastustaa kärkkäästi vastuuvapauden myöntämistä hallitukselle, oletko sinä estynyt toimimaan kokouksen puheenjohtajana? Esteellisen puheenjohtajan olisi suositeltavaa jäävätä itsensä vastuuvapaudesta päättämisen ajaksi ja tilalle valitaan esteetön puheenjohtaja ko. asiakohdan käsittelyn ajaksi KYSYMYS: Äänestykset - tasatilanne Yhtiökokouksessa on esitetty, että tilintarkastajan rinnalle valittaisiin myös toiminnantarkastaja. Mahdolliseksi toiminnantarkastajaksi on ehdolla kaksi henkilöä. Miten tilanne ratkeaa, jos äänestykset päättyvät tasatilanteeseen? Päätös siitä, valitaanko yhtiölle tilintarkastajan lisäksi myös toiminnantarkastaja, ratkeaa sen mukaan, kumpaa kantaa yhtiökokouksen puheenjohtaja kannattaa, koska kyse on asiakysymyksestä Päätös siitä, kumpi ehdokas valitaan toiminnantarkastajaksi, ratkeaa puolestaan arvalla, koska kyse on vaalista 21

22 Johtohenkilön vahingonkorvausvelvollisuus Korvattava vahinko, jonka tehtävässään asuntoosakeyhtiölakia tai yhtiöjärjestystä rikkomalla tahallaan tai huolimattomuudesta aiheuttanut yhtiölle, osakkeenomistajalle tai muulle henkilölle Tuottamusolettama johdon osoitettava huolellisuus Poikkeus: jos rikottu ainoastaan asunto-osakeyhtiölain 1 luvun säännöksiä toiminnan keskeisistä periaatteista ei tuottamusolettamaa Vahingonkorvausta vaativan osoitettava aiheutunut vahinko ja syyyhteys Yhtiöoikeudellinen vahingonkorvausvelvollisuus Puheenjohtaja, hallitus ja isännöitsijä ovat korvausvelvollisia yhtiölle toimessaan tahallisesti tai tuottamuksellisesti aiheuttamastaan vahingosta osakkeenomistajaa tai muuta henkilöä kohtaan, jos vahinko aiheutettu lakia tai yhtiöjärjestystä rikkomalla Huolellisuusvelvoite - arvostelu objektiivista: miten vastaavassa asemassa olevan henkilön voidaan vaatia toimivan yhtiön etujen mukaisesti 22

23 Huolellisuusvelvoite Huolellisuusvaatimus korostuu Päätökseen tai toimeen liittyvän riskin kasvaessa AsOy:n johtoon kuuluville asetettavat vaatimukset ovat käytännössä lievemmät kuin liiketoimintaa harjoittavissa yhtiöissä Ammatillinen osaaminen ja ajankäyttö Yhtiökokouspäätökset ja talousarvio Vastuuta ei synny, jos johtoon kuuluvat on toiminut normaaliin asunto-osakeyhtiöiden hallinnointitapaan verrattaessa huolellisesti Vastuun mitoitus Yksimielinen päätös aiheuttaa vastuun kaikille, myös poissaoleva jäsen voi olla vastuussa, jos tietoinen päätöksestä tai ollut syytä epäillä päätöksen syntyvän Joka äänestää vastaan (merkintä pöytäkirjaan) on lähtökohtaisesti vastuusta vapaa Eroaminen hallituksesta, ei taannehtivaa vaikutusta Vastuuseen ei sinänsä vaikuta puuttuva ammattitaito, eikä se, maksetaanko tehtävästä palkkiota 23

24 Oletko hallituksen puheenjohtajana: perehtynyt oman taloyhtiösi yhtiöjärjestykseen? tietoinen taloyhtiösi yhtiövastikeperusteista? tietoinen onko korjaus- ja kunnossapitovastuun osalta päätetty taloyhtiössäsi jotain poikkeavaa? varma kaupparekisteritietojen ajantasaisuudesta? tietoinen keskeisimmistä taloyhtiön sopimuksista? varma kiinteistön vakuutusturvan riittävyydestä? Taloyhtiön hallituksen jäsenen check-lista - tarkista taloyhtiösi tilanne! => KIITOS!