Tempus IV EACEA:n ja konsulttien koottuja vinkkejä hakemuksen laatimisesta ja tavanomaisista kompastuskivistä

Transkriptio

1 Tempus IV EACEA:n ja konsulttien koottuja vinkkejä hakemuksen laatimisesta ja tavanomaisista kompastuskivistä Dec- 10

2 Millainen on hyvä hanke? Kestävä: vaikutusten jatkuminen taataan itse hankkeen eliniän jälkeen Realistinen: hankkeen toteutuminen taattu; tunnistetaan paitsi kumppaneiden ja toimintaympäristön kyvyt, myös rajoitukset Alkaa hyvissä ajoin hankesuunnittelusta Huom. Uusi sähköinen E-Form auki joulukuussa 2010 mahdollisesti muutoksia

3 Tavoitteiden ankkuroiminen Hankesuunnittelun lähtökohtana oltava kumppanimaan tarve (osoita todelliset ihmiset ja ryhmät) Tempuksen/Euroopan komission tavoitteet Perehdy, analysoi ja viittaa; mm. Tempus-hakuohjeet, tiedot aiemmista Tempus-hankkeista; Korkeakoulupoliitiikka (Bolognan ja Lissabonin prosessit, reformit; Eur./kansallisilla/alueellisilla tasoilla); Korkeakoulujen ja muiden partnerien/ kohderyhmien/järjestöjen/yritysten strategiset tavoitteet

4 Tavoitteiden ankkuroiminen (2) Hanki tietoa kohderyhmän todellisista haasteista Vältä päällekkäisyydet muiden (Tempus-)hankkeiden kanssa; Havaitse mahdolliset synergiat Varmista yhteys ero tahojen strategioihin, tarpeisiin

5 Kansalliset prioriteetit / painopisteet Hanke sidottava pakollisesti kumppanimaan/alueen kehittämiskohteisiin (prioriteetti) Käyvät ilmi hakukuulutuksen liitteistä Yhteen maahan kohdistuvat: kansallinen painopiste Useaan maahan (samalla alueella) kohdistuvat: alueellinen painopiste (tai yhteinen kansallinen) Eri alueiden maita kattava: oltava yhteinen kansallinen pp. Ks. Ohjelmassa asetetut kehittämisalueet, teemat (themes) Ala/oppiaineeseen liittyvä rajaus koskee vain Curriculum Development -hanketyyppiä

6

7

8

9 Hankkeen suunnittelu ja LFM Project Cycle Management Euroopan komission 1993 kehittämä projektihallinnan työkalu Perustuu suunnittelun osalta LFA-ajatteluun (Logical Framework Approach, Looginen viitekehys) Auttaa mm. muotoilemaan hankkeen tavoitteet avarasti ja luomaan hanke-esitykselle vakuuttavan pohjan Huom. Syksyllä 2010 CIMOn järjestämä LFA-koulutus on verkon kautta vapaasti katsottavissa Ks. -> Tempus/Hakijalle

10 Looginen viitekehys Analyysivaihe Analysoidaan osallistujat ja kohderyhmät (osallisuus, vaikutusmahdollisuudet) Ongelman analysointi (keskeiset haasteet) Muunnetaan haasteet/ongelmat tavoitteiksi Muodostetaan hankestrategia Suunnitteluvaihe Tuotetaan suunnittelumatriisi (Logical Framework Matrix) Aikatauluttaminen (toimintojen ajoitus, järjestys; tehtävien jako partnereiden kesken; tuotetaan workplan ) Resurssi- ja budjettisuunnittelu

11 Kohderyhmien analyysi Perusongelma, johon vastataan Ryhmät, jotka tavalla tai toisella osallisia Kunkin roolit, intressit; toisaalta myös vaikutusvalta ja kapasiteetti ottaa osaa Mahdolliset konfliktit (eri näkökannat) ryhmien kesken Päätökset, kenet saatava mukaan tai keneen toiminnot on kohdistettava

12 Kohderyhmien analyysi Kolme kategoriaa: 1. Ensisijaiset (suorat) kohderyhmät (Hankkeen tai sen tavoitteiden keskiössä; hankkeen tulosten välittömät hyödyntäjät, joiden tulee olla toimintojen kohteena) 2. Epäsuorat kohderyhmät (hyötyvät pitkällä juoksulla; voivat vaikuttaa kestävyyteen; esim. eri ministeriöt, muut yliopistot,...) 3. Hankkeen kumppanit (joiden osallistuminen ja tuki välttämätön hankkeen tavoitteiden saavuttamiseksi)

13 Kumppanien valinta ja perustelu Kuka koordinoi: Varmista ja osoita resurssit, organisaation tuki, kokemus kv. hankkeista (voi olla tärkeää valinnoissa!) Kuka kumppanina Asiantuntemus ja osaaminen Moninaisuus ja alueellinen ulottuvuus Uudet Tempus-hankkeet aiempaa laajempia ja budjetti suuri kattava (maantieteellinen) edustus (esim. pienet ja suuret kaupungit), riittävästi partnereita Myös muu kuin korkeakoulusektori

14 LFA, ongelma-analyysi ja tavoiteanalyysi Tukee mm. hankkeen tarpeen kuvaamista vakuuttavasti Ongelmapuu Tavoitepuu (ks. LFA-koulutus): Ongelman rajaaminen ja muotoilu riittävän väljästi Syiden ja seurausten, tai yleisten ja hankkeen välittömien tavoitteiden, erottaminen toisistaan Hankkeen strategian valinta: Priorisoi tavoitteet valitse hankkeeseen sisällytettäväksi ongelma, joka osallisille tärkein Valitse Tempus-ohjelman ja kumppanimaiden kansallisten prioriteettien kannalta tärkeä tavoite

15 Loogisen viitekehyksen matriisi (LFM) Pakollinen liite (pohja Tempus-sivuilta) keskeinen Kattaa hankkeen kaikki keskeiset tekijät koko hankekaudelta Kiteyttää ja asettaa koetteelle hankkeen sisäisen logiikan, strategian ja toteutettavuuden Seurataan ja päivitetään hankkeen kuluessa Vertikaalinen ja horisontaalinen logiikka (miten tavoitteet tuodaan hankkeen toimintoihin; vaikutukset, millaisilla resursseilla ja miten seuraamalla) Ks. CIMOn LFA-koulutus (> > Tempus > Hakijalle)

16 LFM Yleiset / täsmälliset tavoitteet (LFA): Yleiset: hanke vaikuttaa niihin pääsemiseen (mutta ei yksin) Viittaus Tempus-ohjelman yleisiin/erityisiin tavoitteisiin, teemoihin ja prioriteetteihin Täsmälliset (suorat): hankkeen tuottamat edut Oltava linjassa Tempus-ohjelman ja kumppanimaan asettamien prioriteettien kanssa Oltava realistisia ja aikasidonnaisia

17 LFM Tuotokset ja tulokset Tuotokset ja tulokset (Outputs / Outcomes): johtavat loogisesti hankkeen tavoitteisiin Matriisissa huomioitava erikseen tulokset/tuotokset esimerkiksi hankkeen kestävyyden, laadunvarmistuksen, monitoroinnin, hallinnon, levittämisen osalta Tuotokset mielellään numeerisessa muodossa

18 LFM Toiminnot ja panokset Activities: Toiminta, joka on edellytyksenä aiottujen tulosten/tuotosten tuottamiseen Suunnitellaan ja esitetään kronologisessa järjestyksessä Inputs: Toimintojen kannalta välttämättömät taloudelliset, inhimilliset, laiteresurssit

19 LFM Riskianalyysi (Assumptions and Risks) Yksilöidään riskit ja keinot vähentää niitä testaa hankkeen toteuttamiskelpoisuuden Riskin tärkeys/todennäköisyys > väh. rakennetta muuttamalla Ei riitä, että riskit yksilöidään matriisissa Riskien hallinta tulee sisällyttää hankesuunnitteluun ja hankkeen rakenteen tulisi heijastaa pyrkimystä vähentää mahdollisia riskejä Vastatoimet pyrittävä yksilöimään/kuvaamaan projektin toiminnoissa Erityisen tärkeä osa-alue kestävyys (sustainablility) Olosuhteet, resurssit, teknologia; Poliittinen tuki; Rahoitus; kumppanien/osallisten sitoutuneisuus, kyky jatkaa tuotettuja palveluja projektin jälkeen; sosio-kulttuuriset ja sukupuolisidonnaiset seikat;

20 LFM Hankkeen edistymisen indikaattorit Pohja edistymisen/laadun tarkkailulle, monitoroinnille jne Tähdätty määrä/laatu, virstanpylväät, deadlinet Esim. kuinka monta koulutettua henkilöä; kuinka monen tyytyväisyys; kuinka monta kurssia, missä ajassa; akkreditointi, milloin hankkeen elinkaaressa; Huomioitava myös tiedon keruun ja analysoinnin kulut Indikaattorit (Indicators of Progress) Voivat olla laadullisia tai määrällisiä Täsmällisiä ja objektiivisesti mitattavia Realistisia, mutta kunnianhimoisia Mittaaminen / lähteet Olemassa olevat (mm. tilastot) / projektin keräämät (+miten?)

21 Toimintojen ajoittaminen ja workplan Ks. LFA Tyypillisiä haasteita aiempina vuosina toiminnoissa ja tuloksissa/tuotoksissa: Opiskelijoiden osallisuus liian vähäinen projektin kokonaisuudessa Kohderyhmät määritelty liian epämääräisesti / yleisesti ( määrät) Projektin toiminnot/metodologia yleinen /epämääräinen (mitä, kuka, missä, miten?) Partnereiden epätasaiset / epäselvät roolit (paino kumppanimaissa; kiintiö-/haamukumppanit)

22 Workplan (E-Form workpackages) Varattava riittävästi aikaa toiminnalle ja suunnittelulle Harkittava hyvin ajoitukset, toimintojen paikka ja sisältö Esitetään hankkeen eteneminen Workplanissa ml.: lyhyt valmisteluvaihe > kehittämisvaihe, pilotit liittyen tärkeimpiin tuloksiin/tuotoksiin (hankkeen aikana!) > arviointi Toimintojen looginen eteneminen/ajoitus toisiinsa nähden Tyypillisiä haasteita: Täyteentungettu tai tyhjä (varo myös liiallisuutta!) Ei osoita määrätietoista, jatkuvaa etenemistä Toimintojen ja tuotosten suhde edellisiin/seuraaviin epäselvä Liikaa aikaa esim. analyseille, jotka tulisi olla jo ennen aloitusta

23 Tulosten levittäminen Tiedon levittämistä tuloksista / kestävyyden takaamista Näkyvyys (jo EU-rahoituksen ehto); ml. visuaalinen identiteetti Projektin ulkopuoliset multipliers Poliittisten ym. päättäjien tuki Palvelujen / tuotosten aktiivinen tarjoaminen kohderyhmille Huomioitavaa: Laajuus; ks. kohderyhmien/osallisten analyysi (esim. opiskelijoiden rekr. uuteen ohjelmaan mutat myös yleiset hyvät käytänteet) Täsmennä mitä levitetään/voidaan levittää; Täsmennä kenelle Aloitettava mahdollisimman aikaisin! Aktivoi verkostot, järjestöt, viranomaiset, yritykset, päättäjät, Hyödynnä monenlaisia työkaluja

24 Kestävyys (sustainability) Hyödyt jatkuvat hankekauden jälkeen; pitkäaikainen vaikutus Taloudellinen (> uusien rahoituslähteiden avulla?) Institutionaalinen (sisäisiä rakenteita ja prosesseja) Poliittinen (laajemmin, poliittisesti, alueellisesti, kansallisesti..) Varmistetaan sitoutuneisuus/tuki/talous (riippuen eri näkökulmista / osallisista tahoista) Esimerkiksi opinto-ohjelman akkreditoinnista huolehtiminen; kumppanuuksiin liittyvien sopimusten ym. järjestelyjen valmistelu; taloudellisen jatkosuunnitelman laatiminen tai taloudelliseen jatkuvuuteen liittyvien sopimusten valmistelu yritysten kanssa

25 Kestävyys (2) Pääasiallisten tuotosten/tulosten tulisi olla kestäviä : Luodut rakenteet (esim. korkeakouluhallinnossa), verkostot Uudet mallit, lait, uudistukset, hallinnolliset määräykset Kehitetyt palvelut, ohjelmat jne. Muut käynnistetyt toiminnot (tapahtumat, vaihto tms.)

26 Hankkeen monitorointi ja laadunarviointi Miten seurataan ja mitä toimenpiteitä tarvittaessa? Monitorointi on jatkuvaa hankkeen edistymisen seuraamista Sisäinen velvoite; kaikilla hallinnon tasoilla Raportointia & epämuodollista tiedonkeruuta Kuinka usein, kuka, kenelle tiedoksi? Missä tarkastellaan? Säännöllisyys Mitkä välineet, foorumit Laaduntarkkailu/-arviointi on hankkeen tulosten ja tuotosten sekä koko hankkeen tehokkuuden, vaikuttavuuden jne ajoittaista, laadullista arviointia Selkeät periaatteet esim. akateemisen laadun arvioimiselle Kaikki osalliset mukaan! Ml. puolueeton ulkopuolinen taho (aihepiirin asiantuntija, organisaatio tms.)

27 Projektihallinto Projektihallinto tukee hankkeen toteutusta ei saa ylikorostua, tulla hallitsevaksi osaksi toimintaa! Kuka vastaa ja tekee tärkeät päätökset Tarvittaessa ohjausryhmän perustaminen Päätöksentekomekanismit / periaatteet (konfliktitilanteet?) Huom. perustoimintoja ei saa ulkoistaa / jakaa! Kumppanien tasapaino; paikall. vastaavat ; muut osalliset Tiedotus/tiedonkulku; Raportointi; Taloussuunnittelu; Työntekijähallinto Tavallisia ongelmia: Epäselvä tai monimutkainen hallinto/-päätöksentekorakenne; puuttuvat tiedot; Painottuu koordinaattorille / yhdelle ihmiselle; Päätöksenteon ja tiedonkulun sekoittaminen; Perusteeton hallinnon ulkoistaminen; ylisuuret kulut

28 Budjetti Paras mahdollinen kustannustehokkuus on oleellinen valintaperuste kannattaa pyrkiä todistamaan Vaikka hanke hyväksytään, budjettia voidaan leikata Tarkista Tempus-ohjelman taloudelliset ehdot; omavastuuosuus, katot, kululajit Kumppaneiden yhteistyö suunnittelussa tärkeää Lähtökohtana kuitenkin kulut, ei tasajako tms. Muistettava paino kumppanimaissa Yleisiä haasteita: Harkinta ja perustelu työntekijäkuluissa, laitehankinnoissa Liikkuvuusjaksojen perusteet ja tehokas hyödyntäminen Päivätaksat: työn mukaan, ei yli maksimien (todelliset /instit.!)

29 Varmista hakemuksen kelpoisuus! Mikäli ehdot eivät täyty, hakemus ei etene arviointiin! Joka vuosi kymmeniä hakemuksia diskataan Supporting documents Huomioi mm: Muotovaatimukset, pohjat, ohjeet Leimat ja päiväykset Allekirjoitusoikeudet Vastaavuus hakemustekstiin nähden! Jätä hyvissä ajoin! E-Form: mahdolliset päivitykset ja tekniset ongelmat; dl Brysselin aikaa, ml. paperikopio postiin

30 Hakemuksen kelpoisuus (kokoonpano) Kumppanit Usein eniten hylkäyksiä ollut tästä syystä! Huomioi mm.: Tarkista hanketyypin vähimmäiskokoonpano ja partnerien status! Tyypillisiä virheitä: Partnerina laitoksia/henkilöitä; oltava riittävästi (virallisia) kk:ja? SM: Opetusministeriön sijaan muu ministeriö, johon aihe ei liity Useisiin partnerimaihin kohdistuvat hankkeet: partnerimäärä esim. ulkopuolisten asiantuntijoiden oltava ulkopuolisia (ei omasta organisaatiosta) ja tuotava lisäosaamista

31 Hakemuksen ulkoasu Hakemuksen kielen ja tiedon laatu Selkeys, kielenhuolto Yhtenäinen asu läpi hakemuksen (ei copy-paste) Vastaa arvioitsijalle, mitä tietoa arvioija tarvitsee / odottaa Huomioi kaikki kysymykset / osa-alueet (kuten yllä) Täsmällisyys: kuka tekee, milloin, miten? Hyödynnä kuvioita ja taulukoita Keskeisten käsitteiden avaaminen Hakemusten osittainenkin kopioiminen johtaa hylkäämiseen

32 Mitä ulkopuolinen arvioitsija katsoo? Valintakriteerit (Award criteria; ks. Hakukuulutus) Pisteytys Lisäksi Hankkeiden keskeisten henkilöiden osaaminen (supporting documents) Onko hakemuksen eri osissa annettu tieto johdonmukaista (kuvaava osa, kulut, jne. ml. tukevan dokumentaation antamat lisätiedot) Hanke-esitykset käyvät läpi myös konsultaatiovaiheen kumppanimaissa

33 Lisätietoa > Ohjelmat > Tempus IV Päivi Pihlaja, Ohjelma-asiantuntija Centre for International Mobility CIMO Korkeakouluyhteistyö etunimi.sukunimi[at]cimo.fi