AKTIA PANKKI OYJ KÄYTÄNNESÄÄNNÖT. Pankki Varainhoito Vakuutukset Kiinteistönvälitys

Transkriptio

1 AKTIA PANKKI OYJ KÄYTÄNNESÄÄNNÖT Pankki Varainhoito Vakuutukset Kiinteistönvälitys

2 Aktiassa työskenteleville Finanssialan toimijana Aktia on riippuvainen asiakkaiden ja markkinoiden liiketoiminnallemme osoittamasta luottamuksesta. Finanssiala on tiukasti säännelty, ja olemme Finanssivalvonnan valvonnassa. Siksi on erittäin tärkeää, että tunnet sinua Aktian työntekijänä koskevat säännöt ja noudatat niitä edistääksesi ja säilyttääksesi asiakkaiden, markkinoiden ja viranomaisten luottamuksen Aktiaan. Avuksesi olemme koonneet tärkeimmät säännöt, joita sinun tulee noudattaa työssäsi. Ne käsittelevät muun muassa työtiloihin pääsyä ja konsernin tietojärjestelmien käyttöä, rooliasi Aktian edustajana, omien ja lähipiiriisi kuuluvien henkilöiden asioiden hoitoa Aktiassa, sivutoimia ja luottamustehtäviä sekä Aktian liikesalaisuuksien suojaamista. Asiakassuhteet ovat liiketoiminnassamme kaikkein tärkeintä, ja pakettiin sisältyykin keskeisimmät salassapitoa ja asiakasvalitusten käsittelyä koskevat säännöt. Muista, että tarjotessamme palveluja asiakkaillemme meidän on noudatettava kaikkia kyseiseen palveluun liittyviä sääntöjä. Koska työskentelemme finanssialan konsernissa, jonka emoyhtiö on pörssinoteerattu, ja jossa voimme saada tietoomme muita pörssiyhtiöitä koskevia tietoja, esittelemme myös sisäpiirisääntelyyn liittyvät säännöt, jotka kaikkien työtehtävästä riippumatta tulee tuntea. Esittelemme lyhyesti myös rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen liittyvät säännöt. Rikkomukset konsernin tässä esitettyjä sääntöjä vastaan voivat johtaa Aktian seuraamusmenettelyn mukaisiin toimiin työnantajan puolelta. Jos olet epävarma jostakin, kysy ensin neuvoa omalta esimieheltäsi. Asiakkaansuojaan, markkinakäyttäytymiseen, valvontaan ja toimilupakysymyksiin sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen liittyvissä kysymyksissä voit kääntyä myös Compliance-toiminnon puoleen. Helsinki, Jussi Laitinen Toimitusjohtaja

3 Sisältö Tietoturva, salassapitovelvollisuus ja yksityisyyden suoja sekä viestintä 2 Pääsy työtiloihin, konsernin tietojärjestelmien käyttö Salassapitovelvollisuus Yrityssalaisuudet Henkilötietojen käsittely Aktiaa koskeva viestintä Sisäpiiriä ja henkilökohtaisia liiketoimia koskevat säännöt ja ilmoittaminen epäilyttävistä liiketoimista 4 Sisäpiiriläinen ja sisäpiirintieto Henkilökohtaiset liiketoimet ja Aktian osakkeilla käytävä kauppa Ilmoittaminen epäilyttävistä rahoitusvälineillä tehtävistä liiketoimista Eturistiriitojen käsittely, jääviyssäännöt ja asiakaspalautteen käsittely 6 Eturistiriidat Jääviyssäännöt Sivutoimet ja luottamustehtävät Asiakaspalautteen käsittely Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estäminen 7 Velvollisuus estää rahanpesu ja terrorismin rahoittaminen Rikkomuksia koskeva raportointi 8 Seuraamusmenettely 8 Compliance-toiminnon yhteystiedot 9 Aktia Pankki Oyj Käytännesäännöt 1

4 Tietoturva, salassapitovelvollisuus ja yksityisyyden suoja sekä viestintä Älä luovuta avaimiasi tai käyttäjätunnuksiasi muille Älä vie ulkopuolisia henkilöitä työtiloihin Säilytä salassapidettävät aineistot niin, että ne ovat vain asianomaisten henkilöiden saatavilla Käytä tietojärjestelmiä sisäisten sääntöjen mukaisesti Pääsy työtiloihin, konsernin tietojärjestelmien käyttö Finanssikonserni Aktian työntekijänä sinulla on pääsy omiin työtiloihisi, ja olet saanut tunnukset niihin tietojärjestelmiin, joita esimiehesi arvion mukaan tarvitset työtehtävissäsi. Sinun tulee noudattaa Aktian turvallisuussääntöjä ja -käytäntöjä, jotka estävät asiattomien pääsyn asiakastietoihin tai Aktia-konsernia koskevaan tietoon. Kulkukortit ja -avaimet ovat henkilökohtaisia, eikä niitä saa luovuttaa kenellekään toiselle. Et saa päästää ulkopuolisia konsernin työtiloihin tai jättää heitä niihin yksin. Työtiloissa sinun tulee huolehtia siitä, että salassapidettävä aineisto säilytetään niin, ettei sisältö tule muiden tietoon. Tietojärjestelmien käyttöön tarvittavat käyttäjätunnukset, salasanat ja salakirjoitusavaimet ovat myös henkilökohtaisia, eikä niitä saa luovuttaa kenellekään toiselle. Tietojärjestelmiä käytetään vain työtehtävien suorittamiseen. Sinun odotetaan tutustuvan tietojärjestelmien käyttöä koskeviin ohjeisiin. Joitakin järjestelmiä saa erityisehtojen mukaisesti käyttää yksityisesti (esim. Internet), mutta tutustu ensin sisäiseen säännöstöön. Salassapitovelvollisuus Työntekijöitä, johtoa ja luottamushenkilöitä koskeva salassapitovelvollisuus on eräs finanssitoiminnan peruskivistä. On tärkeää, että asiakkaat voivat luottaa taloudellisten ja yksityisten asioidensa salassapitoon. Olet allekirjoittanut salassapitosopimuksen töihin tullessasi. Aktian henkilökunnalla on rajattu pääsy asiakastietoihin. Pääsy asiakkaiden ja muiden henkilöiden taloudellisiin ja muihin tietoihin on vain niillä toimihenkilöillä, joiden työtehtävät sitä vaativat. Pääsääntöisesti pankkisalaisuus tai vastaava salassapitovelvollisuus koskee kaikkia asiakkaan tietoja. Pankkisalaisuuteen kuuluu myös se, että et saa ilmoittaa sivullisille edes sitä, onko tietty henkilö pankin asiakas vai ei. Et myöskään saa hakea tai tarkastella salassa pidettäviä tietoja muuten kuin työtehtäviesi edellyttämässä laajuudessa. Pankkisalaisuus koskee myös yrityksiä ja yhteisöjä. Pankkisalaisuus koskee jokaista Aktia Pankin ja muun Aktia-konserniin kuuluvan pankin työntekijää. Salassapitovelvollisuus koskee myös työntekijöitä, jotka eivät työssään ole tekemisissä asiakkaiden ja asiakastietojen kanssa, kuten esimerkiksi henkilöstö- tai taloushallinnon ja sisäisten palvelujen työntekijöitä sekä siivoustyöntekijöitä. Henkilökohtainen salassapitovelvollisuus on voimassa myös työsuhteen päätyttyä. Työnantajan seuraa- 2 Aktia Pankki Oyj Käytännesäännöt

5 mustoimien lisäksi työntekijä voidaan tuomita salassapitorikoksesta sakkoihin tai korkeintaan vuodeksi vankeuteen tai salassapitorikkomuksesta sakkoihin. Luottolaitoslain pankkisalaisuutta koskevia määräyksiä täydentävät muihin lakeihin sisältyvät salassapitomääräykset, kuten esimerkiksi määräykset laissa rahoitus- ja vakuutusryhmittymien valvonnasta, arvopaperimarkkinalaissa, sijoituspalvelulaissa, rahastoyhtiölaissa ja arvo-osuusjärjestelmää koskevassa lainsäädännössä. Tietosuojalainsäädännössä, kuten henkilötietolaissa ja luottotietolaissa, on salassapitovelvollisuuteen vaikuttavia määräyksiä. Vakuutusyhtiössä työskenteleviä koskee vakuutussalaisuus. Vakuutussalaisuus vastaa pankkisalaisuutta. Salassapitovelvollisuus koskee kaikkia asiakkaan tietoja Asiakkaan tietoja voidaan luovuttaa asiakkaan suostumuksella tai lain mukaan esimerkiksi tietyille viranomaisille Salassapitovelvollisuuden noudattaminen on jokaisen omalla vastuulla Yrityssalaisuudet Kaikilla yrityksillä on yrityssalaisuuksia, joita työntekijät eivät saa paljastaa ulkopuolisille ilman lupaa. Aktia-konsernin yrityssalaisuuksiin kuuluvat esimerkiksi pankin kehitys- ja markkinointisuunnitelmat, konsernin taloudellista tilaa kuvaavat yksityiskohtaiset avainluvut, konsernin omistaman kiinteistön myynti, Aktian hallintoneuvostossa, hallituksessa ja johtoryhmässä käsiteltävät asiat sekä konsernin sisäiseen käyttöön tarkoitetut, myös asiakkaita koskevat, asiakirjat. Konsernin yrityssalaisuuksista saavat tiedottaa ainoastaan henkilöt, joilla asemansa perusteella on siihen oikeus tai jotka ovat saaneet siihen erillisen luvan. Tarkista, kuulutko tiedotusluvan saaneisiin henkilöihin. Lähtökohtana on, että kaikki aineisto, jota ei nimenomaan ole tarkoitettu julkiseen käyttöön, on tarkoitettu vain sisäiseen käyttöön. Työnantajan seuraamustoimien lisäksi työntekijä voidaan myös tuomita yrityssalaisuuden rikkomisesta sakkoihin tai korkeintaan kahdeksi vuodeksi vankeuteen. Yrityssalaisuuksia ei saa paljastaa ulkopuolisille ilman lupaa Pääsääntöisesti kaikki Aktiaa koskeva tieto on tarkoitettu vain sisäiseen käyttöön, ellei sitä nimenomaan ole tarkoitettu julkiseen käyttöön Henkilötietojen käsittely Finanssialalla käsitellään suuria määriä henkilötietoja. Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikenlaisia luonnollista henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavia merkintöjä, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään koskevaksi. Luottolaitos- ja vakuutusyhtiön toiminnassa tavallisimmin esiintyviä ovat tunnistustiedot, kuten nimi, osoite ja henkilötunnus, mutta henkilötietoihin kuuluvat myös tiedot henkilöt varallisuudesta, tuloista, veloista ja vakuutuksista. Henkilötunnusta ei saa käsitellä turhaan (sitä ei esimerkiksi tarvitse mainita kaikissa asiakasta koskevissa asiakirjoissa). Henkilötietojen käsittely on tarkkaan säänneltyä yksityisyyden suojan turvaamiseksi. Asiakaspalvelua ja markkinointia varten saa kerätä ainoastaan tarpeellisia tietoja. Henkilötietoja saadaan asiakkaalta itseltään, hänen edustajiltaan, viranomaisten pitämistä julkisista rekistereistä sekä luottotie- Aktia Pankki Oyj Käytännesäännöt 3

6 to- ja asiakashäiriörekistereistä, ja ne tallennetaan Aktian asiakastietojärjestelmään. Vakuutustoiminnassa käsitellään asiakkaiden terveystietoja. On erittäin tärkeää, että terveystietoja käsitellään ja luovutetaan ainoastaan asiakkaan kirjallisella suostumuksella. Myös suoramarkkinointi on tarkkaan säänneltyä, esimerkiksi se, kenelle ja missä muodossa suoramarkkinointia saa kohdistaa, sekä milloin erillisestä henkilörekisteristä (markkinointi) on tehtävä ilmoitus tietosuojavaltuutetulle. Kaikki yksittäiseen henkilöön liittyvät tiedot ovat henkilötietoja Ainoastaan tarpeellisia henkilötietoja saa rekisteröidä ja käsitellä Aktiaa koskeva viestintä Aktia-konsernia ja sen toimintaa koskevassa ulkoisessa viestinnässä tulee noudattaa Aktia-konsernin sisäisiä sääntöjä. Pääperiaate on, että vain konserninjohdolla ja viestintäpäälliköllä on oikeus antaa Aktia-konsernia ja sen toimintaa koskevia lausuntoja. On tärkeää pitää Aktian edustajan ja yksityishenkilön roolit erillään, kun työntekijänä liikut sosiaalisissa medioissa. Ohjeista sosiaalisten medioiden käyttöön löydät käytännön neuvoja ja suosituksia siitä, mitä sinun tulee huomioida sosiaalisissa medioissa toimiessasi. Aktia-konsernia koskeviin asioihin liittyvä ulkoinen viestintä hoidetaan keskitetysti Säännöt oikeudesta edustaa Aktiaa koskevat myös sosiaalisia medioita Sisäpiiriä ja henkilökohtaisia liiketoimia koskevat säännöt ja ilmoittaminen epäilyttävistä liiketoimista Sisäpiiriläinen ja sisäpiirintieto Työtehtäviesi tai asemasi perusteella saatat olla yhteen tai useampaan sisäpiirirekisteriin rekisteröitävä henkilö. Vastaat itse siitä, että sisäpiirirekisterissä olevat tiedot ovat oikein ja että ne on ilmoitettu annettujen määräaikojen kuluessa. Muista, että sisäpiirintiedon tai muun luottamuksellisen tiedon hyödyntämisen kielto koskee kaikkia työntekijöitä riippumatta siitä, onko sinut rekisteröity sisäpiirirekisteriin vai ei. Jokaisen aktialaisen tietoon saattaa työsuhteen aikana tulla sisäpiirintietoa, ja hänen on tiedettävä sen merkitys. Sisäpiirintiedolla tarkoitetaan sellaista julkaisematonta tietoa, joka tullessaan yleisesti markkinoiden tietoon saattaisi vaikuttaa noteeratun rahoitusvälineen (esim. suomalaisen pörssiosakkeen) hintaan. Sellaisen tiedon käyttäminen ja sen ilmaiseminen toiselle henkilölle on rikoslaissa säädetyn rangaistuksen uhalla kielletty. Työnantajan seuraamustoimien lisäksi työntekijä voidaan tuomita sisäpiirintiedon väärinkäytöstä sakkoihin tai vankeusrangaistukseen. 4 Aktia Pankki Oyj Käytännesäännöt

7 Aktian sisäpiirisäännöt on julkaistu kahdessa määräyksessä, jotka osittain koskevat eri henkilöitä: Aktia Pankki Oyj on pörssiyhtiö, jonka sisäpiirisäännöt on tarkoitettu Aktia Pankki Oyj:tä koskevan sisäpiirintiedon väärinkäytösten ehkäisemiseen ja Aktia Pankki Oyj:n osakkeella käytävän kaupan rajoittamiseen. Sisäpiirisäännöt, jotka koskevat arvopaperimarkkinoilla toimivia sekä rahastoyhtiöitä ja jotka on tarkoitettu kattamaan kaikki noteeratut rahoitusvälineet ja niillä käytävä kauppa. Tutustu määräyksiin, niin saat tietoa sinua koskevista säännöistä ja rajoituksista ja siitä, miten sinun tulee toimia. Jos olet epävarma siitä, koskevatko määräykset sinua tai onko tietyllä rahoitusvälineellä tehtävä kauppa sallittu, voit kysyä esimieheltäsi tai ottaa yhteyttä Compliance-toimintoon. Jokainen vastaa itse siitä, että sisäpiirirekisteriin merkityt tiedot ovat ajan tasalla Yleinen sisäpiirintiedon hyödyntämisen kielto koskee kaikkia riippumatta siitä, onko henkilö sisäpiirirekisterissä vai ei Henkilökohtaiset liiketoimet ja Aktian osakkeilla käytävä kauppa Aktia Pankin varainhoitopalvelujen, sijoituspalvelua tarjoavien tytäryhtiöiden ja Aktia Rahastoyhtiön henkilökunnan ja johdon rahoitusvälineillä (yleensä arvopapereita) tehtäviä henkilökohtaisia liiketoimia koskevat erityiset kaupankäyntirajoitukset. Aktian pankkikonttoreissa nämä säännöt koskevat Private Banking -yksiköiden henkilökuntaa ja niitä sijoitusasiantuntioita, joiden tehtäviin kuuluu osakeneuvonta. Kaupankäyntirajoitusten tarkoituksena on estää asiakkaiden liiketoimia koskevan tiedon hyväksikäyttö ja eturistiriitojen välttäminen. Aktia Pankin henkilökuntaa ja johtoa koskevat myös erityiset Aktian osakkeiden kaupankäyntirajoitukset. Henkilökohtaiset liiketoimet on yleensä rajoitettu kuukauden määräajaksi, ns. lyhyen kaupan kielto. Jos henkilökohtaisten liiketoimien kaupankäyntirajoitukset koskevat sinua, samat määräajat koskevat aina myös alaikäisten lastesi ja määräysvaltayhteisöjesi kauppoja. Et myöskään saa kiertää kaupankäyntirajoituksia antamalla neuvoja jollekin toiselle, joka toteuttaa liiketoimen. Jos sinua koskevat Aktian osakkeilla käytävän kaupan rajoitukset, voimassa on ns. suljettu ikkuna, joka alkaa 21 vuorokautta ennen tilinpäätöstiedotteen tai osavuosikatsauksen julkistamista. Tämän määräajan kuluessa et saa käydä kauppaa Aktian osakkeilla. Henkilökohtaiset liiketoimet on ilmoitettava Compliance-toiminnolle, ellei toiminto saa tietoa automaattisesti ja liiketoimista pidetä rekisteriä. Joissakin tapauksissa kaupankäynti vaati esimiehen luvan etukäteen. Compliance-toiminto seuraa henkilökohtaisia liiketoimia koskevien sääntöjen noudattamista. Henkilökohtaisia liiketoimia ja Aktian osakkeella käytävää kauppaa koskevat erityiset kaupankäyntirajoitukset Lyhyen kaupan kielto Ilmoittaminen epäilyttävistä rahoitusvälineillä tehtävistä liiketoimista Epäilyttävä liiketoimi on sellainen, jossa on syytä epäillä sisäpiirintiedon väärinkäyttöä tai arvopaperin kurssin vääristämistä. Aktia Pankin, Aktia Investin ja Aktia Varainhoidon työntekijänä sinulla Aktia Pankki Oyj Käytännesäännöt 5

8 on henkilökohtainen vastuu siitä, että teet sisäisen ilmoituksen Compliance-toiminnolle epäilyttävistä rahoitusvälineillä tehtävistä liiketoimista. Ilmoitus on tehtävä aina, kun yleisen kokemuksesi mukaisesti havaitset liiketoimessa jotain tavanomaisesta poikkeavaa. Jokainen vastaa itse ilmoituksen tekemisestä Eturistiriitojen käsittely, jääviyssäännöt ja asiakaspalautteen käsittely Aktia huolehtii luottamuksestaan asiakkaiden keskuudessa ja markkinoilla ylläpitämällä korkeaa moraalia ja välttämällä eturistiriitoja. Aktian sisäisissä säännöissä annetaan eturistiriitoja, jääviyskysymyksiä, työntekijöiden sivutoimia ja luottamustehtäviä, rikkomuksista ilmoittamista ja asiakaspalautteen käsittelyä koskevat pelisäännöt. Eturistiriidat Aktia tarjoaa asiakkailleen erilaisia rahoitus-, sijoitus- ja muita taloudellisia palveluja. Niissä saattaa syntyä eturistiriita asiakkaan ja Aktian, Aktian henkilökunnan tai muun asiakkaan välille. Aktia soveltaa erilaisia eturistiriitojen ennaltaehkäisyyn tähtääviä menettelytapoja. Kaikki Aktian työntekijät ovat vastuussa eturistiriitojen tunnistamisesta ja raportoinnista. Kun tunnistat eturistiriidan tai epäilet sellaista, sinun tulee välittömästi ilmoittaa tilanteesta esimiehellesi ja Compliancetoiminnolle. Jääviyssäännöt Aktialla on kaikkia työntekijöitä koskevat jääviyssäännöt. Niiden tarkoituksena on ennaltaehkäistä mahdolliset työntekijöiden ja Aktian välille syntyvät eturistiriidat. Et saa hoitaa tai suorittaa tehtävää tai muulla tavalla osallistua sellaisen asian käsittelyyn, joka koskee sinua itseäsi, lähisukulaistasi tai sinua lähellä olevaa yhtiötä. Lähisukulaisella tarkoitetaan mm. lapsia, vanhempia, isovanhempia ja sisaruksia. Lähisukulaiseen samastetaan myös puoliso ja avopuoliso sekä näiden lapset, vanhemmat jne. Eturistiriidat on välittömästi raportoitava Compliance-toiminnolle Et saa hoitaa tai suorittaa tehtävää, joka koskee sinua itseäsi, lähisukulaistasi tai sinua lähellä olevaa yhtiötä Sivutoimet ja luottamustehtävät Aktian työntekijät ovat velvollisia ilmoittamaan sivutoimensa ja luottamustehtävänsä kirjallisesti lähimmälle esimiehelleen. Sivutoimella tarkoitetaan työsuhdetta, yksityisyrittäjyyttä, toimitusjohtajan toimea tai muuta tehtävää/sitoumusta, joka työntekijällä on Aktian työsuhteensa rinnalla. Sivutoimi voi olla tilapäinen tai pysyvä, palkattu tai palkaton. Luottamustehtävällä tarkoitetaan tehtävää hallituksen jäsenenä, hallintoneuvoston jäsenenä, varajäsenenä sekä muita tehtäviä, jotka antavat henkilölle huomattavan vaikutusvallan organisaatiossa. Ilmoitettavat sivutoimet ja luottamustehtävät määritellään tarkemmin sisäisissä säännöissä. Sivutointa tai luottamustehtävää saa harjoittaa vain kun se ei vaaranna Aktian tai Aktian työntekijöiden nauttimaa luottamusta asiakkaiden 6 Aktia Pankki Oyj Käytännesäännöt

9 keskuudessa tai markkinoilla. Sivutoimet ja luottamustehtävät eivät myöskään saa olla ristiriidassa Aktian etujen kanssa, aiheuttaa eturistiriitoja tai haitata työntekijän työtehtäviä Aktiassa. Eturistiriitoja ei saa aiheutua myöskään työntekijän lähipiiriin kuuluvan henkilön ja Aktian tai Aktian asiakkaan välillä. Aktian jääviyssääntöjä on noudatettava. Mahdolliset sivutoimet on ilmoitettava lähimmälle esimiehelle Sivutointa saa harjoittaa vain, kun se ei vaaranna Aktian tai Aktian työntekijöiden nauttimaa luottamusta asiakkaiden keskuudessa tai markkinoilla Asiakaspalautteen käsittely Aktian työntekijät voivat työtehtäviä suorittaessaan saada sekä positiivista että negatiivista palautetta asiakkailta. Negatiivisen asiakaspalautteen käsittely sijoituspalveluja tarjoavassa yrityksessä on tarkasti säännelty, ja käsittelyn tulee olla kohtuullista ja nopeaa. Finanssialalla on tärkeää, että asiakkaiden luottamus Aktian toimintatapaan säilyy. Siksi Aktiassa käsitellään kaikki asiakaspalautteet yhtenäisellä tavalla. Sinun tulee ottaa vastaan asiakaspalaute positiivisella, avoimella ja asiallisella tavalla, kuunnella asiakasta, hoitaa asiakaspalaute nopeasti ja tehokkaasti, eikä sinun pidä kyseenalaistaa tai vähätellä asiakkaan ongelmia tai pallotella hänen asiaansa. Tarjottavan ratkaisun tulee tyydyttää sekä asiakasta että Aktiaa, ja jos asiakkaalle on aiheutunut taloudellista haittaa, on hänelle annettava oikeudenmukainen ja asiallinen korvaus. Sinun tulee tarvittaessa rekisteröidä, dokumentoida ja raportoida asiakaspalautteet sekä tehdä niistä insidenttiraportti. Käsittele kaikki asiakaspalautteet asiallisesti Anna tarvittaessa asiakkaalle korvaus Aktian asiakaspalautepolitiikan mukaisesti Tee tarvittaessa insidenttiraportti Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estäminen Velvollisuus estää rahanpesu ja terrorismin rahoittaminen Aktian tulee korkean liikemoraalin ja sisäisen valvonnan avulla estää se, että konserni tarkoituksella tai vahingossa osallistuu suoraan tai epäsuorasti laittomaan toimintaan, kuten rahanpesuun tai terrorismin rahoittamiseen. Asiakkaan ja tämän liiketoiminnan tunnistamisen ja tuntemisen avulla sekä asiakkaan tilitapahtumien seurannalla huolehdimme, että konserniyhtiöitä tai konsernin palveluja ei käytetä rahanpesutarkoituksiin tai terrorismin rahoittamiseen. Yritysasiakkaiden osalta on selvitettävä tosiasialliset edunsaajat. Asiakkaan tuntemistiedot on dokumentoitava asianmukaisesti. Kun asiakkaalla havaitaan normaalista poikkeavia liiketoimia, ne tulee selvittää ja tarvittaessa ilmoittaa niistä konsernin rahanpesun estämisen yhteyshenkilölle, joka päättää rahanpesuilmoituksen tekemisestä.. Tunnista ja tunne asiakkaasi.. Raportoi epäilyttävät liiketoimet Aktia Pankki Oyj Käytännesäännöt 7

10 Rikkomuksia koskeva raportointi Aktian työntekijänä vastaat itse siitä, että noudatat kaikkia sinua koskevia sääntöjä. Siksi on tärkeää, että tunnet työtehtäviisi liittyvät säännöt. Sen lisäksi että itse noudatat sääntöjä, kehotamme sinua ottamaan yhteyttä, jos sinulla on syytä epäillä jonkun toisen rikkovan näitä käytännesääntöjä tai Aktia-konsernin muita sääntöjä. Voit kertoa asiasta esimerkiksi omalle esimiehellesi, jollekulle toiselle Aktia-konsernissa toimivalle esimiehelle, Compliance-toiminnolle tai sisäiselle tarkastukselle. Jos sinusta tuntuu, ettet voi ilmoittaa epäilyistäsi normaalin prosessin mukaisesti, voit tehdä ilmoituksen luottamuksellisesti ja halutessasi myös nimettömänä. Aktiassa on syksystä 2014 lukien ns. Whistleblowing-kanava, jonka kautta voit ilmoittaa epäillyistä rikkomuksista finanssimarkkinoiden sääntöjä ja määräyksiä vastaan. Huomaa, että Whistleblowing-kanava ei ole tarkoitettu HR-asioissa havaituista väärinkäytöksistä ilmoittamiseen. Näissä tapauksissa voit ottaa yhteyttä omaan esimieheesi tai HR-yksikköön. Raportoi, jos sinulla on syytä epäillä rikkomusta finanssimarkkinoiden sääntöjä vastaan Seuraamusmenettely Työsuhde Aktia-konsernissa perustuu työntekijän ja työnantajan molemminpuoliseen luottamukseen. Työntekijänä sinun on hoidettava vastuualueeseesi kuuluvat tehtävät annettujen tavoitteiden mukaisesti. Sinun tulee noudattaa sääntöjä ja ohjeita ja myötävaikuttaa avoimen ja rakentavan yhteishengen ja hyvän työilmapiirin ylläpitämiseen. Jos työntekijän ja työnantajan välinen luottamus jostain syystä joutuu kyseenalaiseksi, noudatetaan ns. seuraamusmenettelyä. Seuraamusmenettely koskee kaikkia Aktia-konsernin työntekijöitä. Seuraamusmenettelyyn kuuluvat esimiehen ja työntekijän välinen keskustelu, huomautus, ohjauskeskustelu ja kirjallinen varoitus, työsuhteen päättäminen yksilöllisin perustein ja työsopimuksen purku. Menettelytapaa valitessa huomioidaan kyseisen tapauksen olosuhteet. Erityisen vakavassa laiminlyöntitapauksessa saattaa esim. kirjallinen varoitus tulla kyseeseen jo ensimmäisen keskustelun yhteydessä. Työsuhde perustuu molemminpuoliseen luottamukseen Jos luottamus jostain syystä joutuu kyseenalaiseksi, noudatetaan seuraamusmenettelyä 8 Aktia Pankki Oyj Käytännesäännöt

11

12 Yhteystiedot Aktia Pankki Oyj PL 207 Mannerheimintie 14, Helsinki Puh Faksi Verkkopalvelut: Yhteys: Sähköposti: Y-tunnus: BIC/S.W.I.F.T: HELSFIHH