Työttömyyskassat, Vakuutuslaitokset ja näiden ATK palvelukeskukset sekä Kansaneläkelaitos Diaarinumero A49 /7101/2013

Transkriptio

1 VEROHALLINTO Ennakonpidätystiedot v VERO Työttömyyskassat, Vakuutuslaitokset ja näiden ATK palvelukeskukset sekä Kansaneläkelaitos Diaarinumero A49 /7101/2013 ENNAKONPIDÄTYSTIETOJEN LUOVUTTAMINEN VUODELLE 2014 Verohallinto voi verotustietojen julkisuudesta ja salassapidosta annetun lain (1346/1999) 17 :n mukaisesti pyynnöstä luovuttaa kaikista ylsesti verovelvollisista henkilöistä tarpeellisia tietoja ennakonpidätyksen toimittamista varten veronalaista sosiaali- ja työttömyysturvaa, vakuutusperustsia suorituksia sekä muita vastaavia etuuksia maksavalle taholle. Tiedot voidaan luovuttaa vain, jos tietojen pyytäjä on esittänyt hyväksyttävän selvityksen tietojen käytöstä ja valvonnasta. Tarpeettomat tiedot tulee hävittää ja hävittämisestä on ilmoitettava Verohallinnolle. Tietojen luovuttaminen Ennakonpidätystiedot luovutetaan joko CD levyllä tai suorasiirtona. CD-levyllä tiedot tilannlle annetaan tarkemmat ohjeet tietojen hakemisesta Verohallinnosta. Tietoturvasyistä Verohallinto luovuta tietoja postitse. Tietojen tilaaminen CD-levyllä luovutettavat ennakonpidätystiedot pyydetään Verohallinnolta ohsella tilauslomakkeella (liite 1) tai vapaamuotoisesti. Suorasiirtopyynnöt tulee tehdä Ilmoitin-palvelun tai Tyvi-palvelun kautta. Palveluista on kerrottu tarkemmin osoittssa ilmoitin.fi ja vero.fi / tyvi. Palvelun käyttämistä varten suorasiirtopyynnön tekijän tulee hankkia maksuton Katso-tunniste. Katsotunnistetta haetaan osoitteesta yritys.tunnistus.fi. Käytettäessä ennakonpidätystietoja ATK palvelukeskuksen välityksellä, voi ATK - palvelukeskus tehdä tilauksen keskitetysti palvelusta sopinden tahojen puolesta. Verohallinto

2 2(3) Tietosuojaa koskeva selvitys Ennakonpidätystietojen käyttäjien ja ATK-palvelukeskusten tulee antaa Verohallinnolle tietosuojaa koskeva selvitys. Selvitys tulee toimittaa vain, jos ette ole antanut selvitystä aiemmin tai antamissanne tiedoissa on tapahtunut olennaisia muutoksia. Selvityksen antamisessa voi käyttää hyväksi liittssä 2 (etuuksien maksajat) ja liitteessä 3 (ATK-palvelukeskukset) olevia lomakkta. Selvityksen voi antaa myös vapaamuotoisesti. Vapaamuotoisessa selvityksessä on kuitenkin vastattava lomakkssa oleviin skkoihin. Tilauksen ja tietosuojaselvityksen toimittaminen CD-tilaus ja mahdollinen tietosuojaselvitys tulee toimittaa Verohallinnolle mennessä osoitteella: Verohallinto VERO Suorasiirtopyynnöt on tehtävä mennessä Ilmoitin-palvelun tai Tyvipalvelun kautta. LUOVUTETTUJEN TIETOJEN KÄYTTÄMINEN Tietoja vastaanottavan on huomioitava seuraavat verotustietojen julkisuudesta ja salassapidosta annetun lain, viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain ja henkilötietolain asettamat velvoitteet: Ennakonpidätystä varten toimitetut tiedot ovat salassa pidettäviä. Salassapitovelvollisuus sisältää vaitiolovelvollisuuden ja hyväksikäyttökiellon. Salassapitovelvollinen saa paljastaa tietoja sivullisille kä käyttää tietoja omaksi tai toisen hyödyksi taikka toisen vahingoksi. Salassapitovelvollisia ovat: o ennakonpidätyksen toimittamisvelvolliset o näiden palveluksessa olevat o toimeksiantotehtävää suorittavat Salassapitovelvollisuuden rikkominen on rangaistavaa. Tietoja saa käyttää vain ennakonpidätyksen toimittamiseen. Tietojen käyttäminen muuhun tarkoitukseen on kiellettyä (kuten esim. suoramarkkinointiin, asiakastietojen tarkistamiseen tai työntekijöiden ennakonpidätyksen toimittamiseen). Verohallinto

3 3(3) Tietojen käyttämisen on oltava valvottua ja jälkikätsvalvonnalla on voitava selvittää: o kuka on käyttänyt annettuja ennakonpidätystietoja o kenen tietoja on kysytty o milloin tietoja on kysytty Luovutetut tiedot on hävitettävä, kun ne vät enää ole tarpeen ennakonpidätyksen toimittamista varten. LAINKOHDAT Laki verotustietojen julkisuudesta ja salassapidosta (1346/1999) 1, 4 ja 17 Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) 22 ja 23 Henkilötietolaki (523/1999) 5, 6, 7 ja 32 LISÄTIETOJA Lisätietoja tietojen tilaamisesta ja luovuttamisesta antaa ylitarkastaja Hdi Oikarinen puh / hdi.oikarinen(at)vero.fi). LIITTEET Liite 1: tietopyyntölomake Liite 2: selvityslomake etuuksien maksajille Liite 3: selvityslomake ATK palvelukeskuksille päällikkö Ulla-Maija Hkkilä Ylitarkastaja Hdi Oikarinen Verohallinto

4 LIITE 2 Selvitys tietojen käytöstä, valvonnasta ja suojauksesta Dnro A49/7101/2013 TIETOSUOJASELVITYS Verotustietojen julkisuudesta ja salassapidosta annetun lain (1346/1999) 17 :n mukainen selvitys siitä miten ennakonpidätystä varten luovutettujen tietojen käyttöä valvotaan ja miten turvataan se, ett tietoja käytetä muuhun kuin ennakonpidätyksen toimittamiseen. 1. Selvityksen antaja Organisaation nimi Yhteyshenkilö Päivämäärä 2. Kuka on tiedon välittäjä (ATK palvelu keskus)? Tietoja välitetä ATK keskuksen kautta 3. Millaisin toimenpitn varmistetaan, että annettuja tietoja käytetään vain etuuksien maksamisessa? 4. Onko huolehdittu käytön ja kyselyn seuraamisesta (loksta)? Onko jälkikäteen selvitettävissä kuka tietoja on kysellyt, kenen tietoja on kyselty ja koska tietoja on kyselty? Onko henkilökunta tietoinen seurannasta? Muuta lokiseurannasta 5. Onko organisaatiossa vastuuhenkilö, joka valvoo tietojen laillista käyttämistä? 6. Onko tietojen käyttöä ja käyttöoikeuksia koskevat periaatteet määritelty käyttäjien ohjssa? 7. Onko henkilöstö allekirjoituksellaan vahvistanut perehtyneensä salassapitovelvollisuuteen ja sen rikkomisesta aiheutuviin seuraamuksiin?

5 8. Onko tietojenkäsittelyn ja varmuuskopioiden fyysinen suojaus järjestetty siten, ett ulkopuolisilla ole pääsyä asianomaisiin tiloihin 9. Miten edellisen vuoden tarpeettomat ennakonpidätystiedot hävitetään? Voidaanko tarpeettomat tiedot poistaa täydellisesti vai jääkö niistä varmuuskopioita? Milloin tiedot hävitetään? 10. Päiväys sekä lomakkeen täyttäjän allekirjoitus ja nimenselvennys Päiväys Allekirjoitus Nimenselvennys Selvitys pyydetään toimittamaan tietopyynnön ohessa tai erikseen osoitteeseen: VEROHALLINTO VERO

6 LIITE 3 Selvitys tietojen käytöstä, valvonnasta ja suojauksesta dnro A49/7101/2013 TIETOSUOJASELVITYS / ATK PALVELUKESKUKSET Verotustietojen julkisuudesta ja salassapidosta annetun lain (1346/1999) 17 :n mukainen selvitys siitä miten ennakonpidätystä varten luovutettujen tietojen käyttöä valvotaan ja miten turvataan se, ett tietoja käytetä muuhun kuin ennakonpidätyksen toimittamiseen. 1. Selvityksen antaja Organisaation nimi Yhteyshenkilö Päivämäärä 2. Mille tahoille ennakonpidätystietoja välitetään? Millaisin toimenpitn varmistetaan, että annettuja tietoja välitetään vain ennakonpidätyksen toimittamiseksi? 4. Onko huolehdittu käytön ja kyselyn seuraamisesta (loksta)? Onko jälkikäteen selvitettävissä kuka tietoja on kysellyt, kenen tietoja on kyselty ja koska tietoja on kyselty? Onko henkilökunta tietoinen seurannasta? Muuta lokiseurannasta 5. Onko organisaatiossa vastuuhenkilö, joka valvoo tietojen laillista käyttämistä? 6. Onko tietojen käyttöä ja käyttöoikeuksia koskevat periaatteet määritelty käyttäjien ohjssa?

7 7. Onko henkilöstö allekirjoituksellaan vahvistanut perehtyneensä salassapitovelvollisuuteen ja sen rikkomisesta aiheutuviin seuraamuksiin? 8. Onko tietojenkäsittelyn ja varmuuskopioiden fyysinen suojaus järjestetty siten, ett ulkopuolisilla ole pääsyä asianomaisiin tiloihin 9. Miten edellisen vuoden tarpeettomat ennakonpidätystiedot hävitetään (tiedot, joita ole käytetty)? Voidaanko tarpeettomat tiedot poistaa täydellisesti vai jääkö niistä varmuuskopioita? Milloin tiedot hävitetään? 10. Päiväys sekä lomakkeen täyttäjän allekirjoitus ja nimenselvennys Päiväys Allekirjoitus Nimenselvennys Selvitys pyydetään toimittamaan tietopyynnön ohessa tai erikseen osoitteeseen: VEROHALLINTO VERO

8 Tilauslomake Ennakonpidätystiedot 2014 dnro A49/7101/2013 TILAAJA Tilaajan nimi Yhteyshenkilö Y-tunnus Yhteyshenkilön sähköpostiosoite Osoite Yhteyshenkilön puhelinnumero TIETOJEN TILAAMINEN Etuuksien maksaja tilaa tiedot itse Tilaus on tehty seuraavien tahojen valtuuttamana: ENNAKONPIDÄTYSTIETOJEN KÄYTTÖTARKOITUS TIEDOT TOIMITETAAN CD -LEVYLLÄ SELVITYS ENNAKONPIDÄTYSTIETOJEN KÄYTÖSTÄ JA VALVONNASTA Selvitys on toimitettu aiemmin Selvitys on tietopyynnön liitteenä Selvitys toimitetaan erikseen PÄIVÄYS SEKÄ TILAAJAN EDUSTAJAN ALLEKIRJOITUS JA NIMENSELVENNYS Päiväys Allekirjoitus Nimenselvennys Lomake pyydetään toimittamaan allekirjoitettuna osoitteeseen: VEROHALLINTO VERO