KANNUKSEN ALUEEN KYLMÄNÄ KULJETETTAVIEN KOTIATERIOIDEN SOPIMUKSEN IRTISANOMINEN

Transkriptio

1 Peruspalvelulautakunta KANNUKSEN ALUEEN KYLMÄNÄ KULJETETTAVIEN KOTIATERIOIDEN SOPIMUKSEN IRTISANOMINEN Peruspalvelulautakunta 96 Jytalla on sopimus kylmänä kuljetettavista kotiaterioista Mainio Vire Oy:n kanssa. Sopimus on voimassa saakka ja sopimuskausi on al ka nut Tarjouspyynnössä oli kirjattuna liitteessä 1 kylmien ate rioi den kriteerit ja laatuvaatimukset, jotka toimittajan tulee täyttää. Tilaaja järjesti ensimmäisen sopimusneuvottelun Mainio Vi re OY:n kanssa, jolloin sovittiin sopimukseen liittyvistä käytännön asiois ta. Tapaamisessa sovittiin toimintaprosessin yksityiskohdista sekä käytiin läpi tarjouspyynnön liitteessä 1 olevia vaatimuksia, Mainio Vi re Oy:n tarjouksessa antamia laatulupauksia jne. Ensimmäisillä viikoilla toimituksessa oli puut tei ta. Ruoka ei tullut sovitusti, ateriavaihtoehtoja oli liian vähän siihen näh den mitä palvelun tuottaja oli tarjouksessaan luvannut ja ate riois sa oli liian lyhyet päiväykset. Tarjouspyynnössä vaatimuksena oli, että aterioiden on säilyttävä toimi tus päi väs tä laskettuna vähintään seitsemän (7) päivää. Tilaaja on sopimusneuvottelussa tarkentanut, että ateriaan tulee merkitä viimeinen käyttöpäivä, jonka tulee jonka tulee tarjouspyynnön ehdon mukaisesti ulottua aterian toimituksesta seitsemän päivää eteenpäin. Jytan kotihoidon esimies sekä Kannuksen kaupungin ravitsemispalvelupäällikkö ovat antaneet epäkohdista palautetta MainioVireelle useita kertoja, mutta palaute ei ole johtanut muutoksiin. Tilaajajohtaja pyysi virallista neuvottelua yrityksen johdon kanssa, jos sa puutteet todettaisiin yhdessä ja MainioVireellä olisi mahdollisuus vielä kor ja ta puutteellista palvelutasoa. Neuvottelu järjestyi puhelinneuvotteluna sovitun videoneuvottelun sijaan. Neu vot te lus sa käytiin läpi laatupoikkeamia. Erityisesti tilaajan puolelta nos tet tiin esiin ruoan säilyvyys ja käyttöpäivien vastaamattomuus kil pai lu tuk ses sa vaadittuihin vähimmäisaikoihin. MainioVirettä pyydettiin kor jaa maan toiminta tarjouspyynnössä vaaditun mukaisesti. Mai nio vi re Oy oli tarjousta tehdessään sitoutunut tarjouspyynnön vaa ti muk siin ja se sai myös täydet laatupisteet, koska palvelulupaus asia kir jois sa oli laadultaan korkea. Haasteet aterioiden päiväyksissä jatkuivat edelleen. Syksyn aikana Mai nio Vi re Oy:lle lähetettiin valokuvia pilaantuneista ruoista ja työn-

2 te ki jät laittoivat säännöllisesti palautetta MainioVireen Ateriaaliin. Kuvis sa oli homehtuneita ruokia ja ruokia, joissa käymisprosessi oli käyn nis ty nyt. Tämä voitiin todeta pullistuneista rasioista. MainioVire Oy:n kanssa järjestettiin uusi neuvottelu ja neuvottelussa käy tiin läpi aterioiden säilyvyyttä ja liian lyhyitä käyttöpäiviä, jotka eivät edelleenkään vastanneet tarjouspyynnössä vaadittua, vaikka asias ta oli uudelleen huhtikuun jälkeen neuvoteltu heinäkuussa. Loka kuun neuvottelussa Tilaaja ilmoitti MainioVireelle, että Tilaaja tulee pur kamaan sopimuksen, koska MainioVire Oy ei lukuisista kehotuksista huolimatta ole korjannut menettelyään eikä palvelutaso tai palvelun laatu vastaa tarjouspyynnön ehtoja. Sopimusrikkomus on ollut ollut toistuva ja jatkuva palautteesta huolimatta. Toimittaja kertoi neuvottelussa, että heillä ei ole tietoa mistä ongelmat voivat johtua eivätkä he oikein ymmärrä pa laut teen sisältöä, koska heidän mukaansa muista kohteista ei ole tul lut vastaavaa palautetta. Palvelun tuottaja on ilmoittanut, että pitäytyy konseptinsa mukaisessa ruokien päiväysmenettelyssä, koska muut palvelun ostajat noudattavat heidän käyttämäänsä ateriointipäivään sidottua päiväysmenettelyä. MainioVire Oy:n päiväyskäytäntö kuitenkin poikkeaa siitä, mitä Tilaaja on tässä sopimuksessa ja tarjouspyynnössä edellyttänyt. Näin ollen toimitettu tuote ei vastaa Tilaajan tarkoittamaa tuotetta ja on näin ollen tarjouspyynnön ja hankintasopimuksen vastainen. Aterioiden liian lyhyet päiväykset ovat olleet haasteena koko so pimus kau den. Tilaaja on koonnut esimerkkejä päiväysongelmasta ja seitsemän säilyvyyspäivän säännön ehtoon verrattuna liian vanhan ruuan toimituksesta. Esimerkkejä marraskuulta: - Ateriat toimitettiin Kannukseen , aterioilla viimeinen käyt tö päi vä Ateriat toimitettu , viimeinen käyttöpäivä Ateriat toimitettu , viimeinen käyttöpäivä ateriat toimitettu , viimeinen käyttöpäivä Virheet ovat olleet toistuvia eikä virheellistä prosessia ole korjattu lukuisista vaatimuksista huolimatta. Alihankkijoiden käyttö Tarjouspyynnön mukaisesti tarjouksessa tuli yksilöidä palvelun tarjoa jan käyttämät alihankkijat ja / tai kaikki tarjousryhmittymän osal liset. Kunkin alihankkijan / osallisen suorittamat osuudet ja työt on selvästi il moi tet ta va tarjouksessa. Mahdollisia alihankkijoita ei voida so pi mus kau den aikana vaihtaa ilman tilaajan lupaa. Mainio Vire oy on il moit ta nut omassa tarjouksessaan seuraavasti:

3 "Mainiovireellä ei ole suunnitelmissa käyttää tarjouspyynnön mu kaisten palvelujen tuottamiseen alihankintaa. " Edellä mainitusta huolimatta MainioVire Oy:n Ateriaali Oy:n ajo listois ta on nähtävissä, että se käyttää tarjouksestaan poiketen Feelian ruo kia. Esimerkiksi17.7 broilerkeitto, 21.7 siskonmakkarakeitto, 24.7 jau he li ha keit to, 4.8 hernekeitto, 28.8 broilerkeitto ja silakkalaatikko, 11.9 lihakeitto, 18.9 merimiespata, 25.9 lihakeitto, 22.9 broilerkeitto, 29.9 lohikeitto, 9.10 broilerkeitto, hernekeitto Lihakeitto, sis kon mak ka ra keit to, jauhelihakeitto ovat olleet Feelian valmis ruo kia, jotka Mainiovire Oy on toimittanut tilaajalle eli Jytalle vastoin tarjouksessa luvattua palvelulupausta. Sama toistuu säännöllisesti viikosta toiseen. Viimeinen puhelinneuvottelu MainioVireen toimitusjohtajan ja tilaajajohtajan kesken käy tiin Tällöin esiin nostettiin nämä tarjouspyynnöstä ja pal ve lu lu pauk ses ta poikkeavat valmisruoat.toimitusjohtaja ilmoitti puhelimessa, ettei hän ole tietoinen asiasta. Puhelinneuvottelun jälkeen Mai nio Vi re oy on jättänyt toimittamatta toimitusten mukana ajolistat, joista asia voitaisiin edelleen todentaa. Neuvottelun jälkeiset toimituslistat ovat olleet aiemmasta poiketen erikseen kirjoitettuja, joissa ei ole yk si löi ty ruoan toimittajan tietoja. Ennen sopimuskauden alkua huhtikuun 2015 ensimmäisessä neuvottelussa MainioVire Oy:n edus ta jat vakuuttivat, että heidän toimittamansa ateriat ovat itse tehtyjä lu kuun ot ta mat ta kappaletavaraa, kuten jauhelihapihvejä. Näin ei kui ten kaan ajolistojen mukaan todistettavasti ole ollut. Tilaaja on painottanut asian merkitystä koko hankintaprosessin ajan. Tilaajalla on ollut perusteltu ja ilmeinen syy todeta, että MainioVire Oy:n toimittama ruoka ei vastaa tarjouksessa ilmoitettua laatua ja toimittajan ilmoitus, ettei se käytä alihankintaa ruuan valmistuksessa, ei ole toteutunut sopimuksen aikana. Asiakaspalaute kotiaterioiden käyttäjiltä ja heidän läheisiltään on ollut huonoa ja ateriapalveluasiakkaat ovat vähentyneet merkittävästi sopimuskauden aikana. Ate ria pal ve lui den tavoite on taata kotona asuvien ikäihmisten hyvä ra vit se mus ja sitä kautta turvata heidän kotona asumisensa mah dol li sim man pitkään. Kun kotiateriat kilpailutettiin keväällä 2015 oli tar jous pyyn nös sä optio myös toisten alueen kuntien ottamisesta mu kaan toimintaan ja tavoitteena oli laajentaa toimintaa entisestään. Täl lä hetkellä voidaan todeta, että tämä tavoite ei ole täyttynyt, vaan ti lan ne on mennyt erittäin huolestuttavaan suuntaan. Nykyisellä pal ve lul la tavoitteita ei voida saavuttaa ja se vaikuttaa suoraan koko ikä ih mis ten hoitoketjuun. Vanhusasiakkaat ovat luopuneet heikkolaatuisen ruuan vuoksi

4 hoidollisesti merkittävästä ruokapalvelu-tukipalvelusta, jolloin sosiaalihuollon palvelusta vastaavalla viranomaisella ei ole mahdollisuutta vastata vanhuksen hoidosta kotona. Ateriapalvelun piirissä olevien vanhusasiakkaiden määrä on lyhyessä ajassa puolittunut ja monen palvelun käyttäjän ongelmana on nyt uhka aliravitsemuksesta, sillä kotiin tuotu ruoka jää makuongelman vuoksi syömättä. Tällä hetkellä maksullinen kotiateria ei nykyisellä laatutasolla vastaa arvoltaan asiakkaan maksamaa hintaa. Nykyisellä ostopalvelun laadulla Tilaaja ei pysty varmistamaan vanhustenhuollon tukipalveluille edellytettyä hoidollista tarkoitusta. Tilanne on huolestuttava, koska Mainio Vire Oy ei monista ke ho tuksis ta huolimatta ole korjannut palvelua sopimuksessa vaaditun mukai sek si. Tarjouspyynnössä on mainittu sopimuksen irtisanomisesta seu raavaa "Mikäli palvelun laatu toistuvasti alittaa tarjouspyynnössä asetetun vaa ti mus ta son tai palveluntarjoaja muulla tavoin rikkoo sopimusta, on tilaajalla oikeus purkaa sopimus ilman, että palveluntarjoajalla on oi keut ta vaatia vahingonkorvausta tai muuta korvausta.

5 Sopimusvelvoitteiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensi si jai ses ti sopijapuolten välisin neuvotteluin, joissa pyritään so pimaan välittömästä virheen oikaisemisesta, yhteisesti hyväksytystä so pi muk sen tulkinnasta sekä osoitetun vahingon korvaamisesta toisel le sopijapuolelle. Sopimustoimittajalla ei ole oikeutta minkäänlaisiin korvauksiin, mikäli pur ka mi nen tapahtuu heikkoon palvelutasoon / toimimattomaan palve luun vedoten. Purkamisperusteeksi riittää tilaajan toimesta to dennet tu sovitun palvelutason toistuva alitus, jos palvelun tarjoaja ei ole huo mau tuk sis ta huolimatta nostanut palvelutasoaan sopimuksen mu kai sel le tasolle." Palvelun laatuongelmaa on pyritty ratkomaan useissa neuvotteluissa. Palvelun käyttäjät ovat lähettäneet virallisten johdon kesken käytyjen neuvottelujen lisäksi jatkuvaa palautetta MainioVire Oy:n palautejärjestelmään yrityksen ohjeistuksen mukaisesti. Palaute tai neuvottelut eivät kuitenkaan ole tuottaneet muutosta palvelun laatuun. Palvelun tuottajalla on ollut aikaa korjata puutteet. Näin ollen Tilaaja katsoo, että sillä on tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti perusteltu syy purkaa sopimus jatkuvien ja toistuvien sopimusrikkomusten vuoksi. Tilaajajohtajan esitys Keski-Pohjanmaan erikoissairaanhoito- ja pe rus pal ve lu kun ta yh tymän peruspalvelulautakunta päättää purkaa Kannuksen alueen ko tiate rioi ta koskevan sopimuksen Mainio Vire Oy:n kanssa vä lit tö mäs ti. MainioVireen kanssa sovitaan erikseen viimeinen toi mi tus päivä siten, että korvaava palvelu saadaan järjestettyä. Sopimuksen purkamisen syynä ovat toistuvat sopimuksenvastaiset laiminlyönnit ja heikko palvelun laatu eikä MainioVire Oy ole vaatimuksista huolimatta korjannut menettelyä. Päätös: Todettiin, että MainioVire Oy on esittänyt sopimuksen purkua yhteisymmärryksessä. Kummallakaan osapuolella ei ole vaatimuksia asian suhteen. Sopimus on purettu ja lautakunta merkitsi asian tiedoksi.