Henkilöstöjohtaja Kirsi Jordan Yhteydenpyynnöt ja tiedustelut: Krista Selander (Business Partner, Recruitment), HR- Helpdesk,

Transkriptio

1 REKISTERISELOSTE Henkilötietolain (523/99) 10 mukainen rekisteriseloste REKISTERINPITÄJÄ Digia Oyj Valimotie Helsinki REKISTERIN VASTUUHENKILÖ JA REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT Henkilöstöjohtaja Kirsi Jordan Yhteydenpyynnöt ja tiedustelut: Krista Selander (Business Partner, Recruitment), HR- Helpdesk, 1. REKISTERIN NIMI Elbit Skills, rekrytointikanta 2. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN / REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS Rekisterin käyttötarkoitus on kerätä ja hallinnoida yrityksemme ulkoiseen ja sisäiseen rekrytointiin käytettävää tietoa työnhakijoista, jotka ovat lähettäneet yrityksellemme hakemuksensa Internet-sivujemme kautta. Rekisterin pitäminen on tarpeellista avointen paikkojen täyttämistä varten. Rekisterissä olevia tietoja luovutetaan rekrytoiville esimiehille rekrytointitarpeen mukaan. 3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN / REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE Henkilöt, joiden tietoja rekisterissä säilytetään, ovat hakemuksensa lähettäessään samalla antaneet luvan henkilötietojensa säilyttämiseen tietojärjestelmässämme rekrytointitarkoituksiin. Henkilö itse on määritellyt tietojen säilytysajan 1 6 kuukautta. 4. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ Käsiteltävät henkilötiedot ovat rekrytoinnin kannalta tarpeellisia ja hakijan omaan ilmoitukseen perustuvia. Vanhentuneiden tehtävien käsittely vältetään siten, että hakemukset poistuvat automaattisesti tietojärjestelmästä henkilön asettaman ajan jälkeen. Arkaluonteisia tietoja ei käsitellä tai säilytetä, sillä niitä ei hakemusvaiheessa kysytä. Hakijoiden henkilötunnuksia ei kysytä taikka käsitellä.

2 5. REKISTERIN TIETOLÄHTEET / SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET Rekisteri koostuu hakijoiden itse ilmoittamistaan nimi- ja osoitetiedoista sekä työnhaun kannalta merkityksellisistä koulutuksellisista ja työkokemuksellisista tiedoista (hakemukseen liitetyissä hakemuskirjeessä sekä ansioluettelossa). Haastateltavien hakijoiden kanssa tiedot käydään työhaastattelussa läpi. 6. HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET / SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET Rekisterissä olevia tietoja käsitellään salassa pidettävinä. Tietoja ei ole tarpeen luovuttaa millekään ulkopuoliselle taholle. Henkilötietoja luovutetaan rekisteristä rekrytointitarpeen mukaan niille esimiehille, jotka kyseistä rekrytointia ovat toteuttamassa. Tiedot luovutetaan avaamalla rekisteristä näkyvyys yksittäiselle rekrytoivalle esimiehelle. Jokainen tietoja käsittelevä henkilö on tietoinen vaitiolovelvollisuudestaan liittyen tietoihin, joita tietokantaa käsitellessä saa tietoonsa. Mikäli henkilö on antanut tallentaessaan tietojaan luvan käyttää hänen hakemustaan myös muissa Digia konsernin avoimissa paikoissa, näkyy CV kaikille Digia konsernin esimiehille. Muille henkilöille tai muista kuin rekrytointisyistä tietoja rekrytointitietokannasta ei luovuteta. 7. REKISTERIEN SISÄINEN KÄYTTÖ Rekisterissä olevia tietoja käytetään vain rekrytointitarkoituksiin. Rekisteriä käyttävät henkilöt ovat tietoisia vaitiolovelvollisuudesta koskien tietoja, joita he rekisteriä käsitellessään ovat saaneet tietoonsa. Tietoja käsitellään erityistä huolellisuutta noudattaen. Tiedot säilytetään teknisesti siten, ettei niihin ole pääsyä muilla kuin tietoja tehtävissään tarvitsevilla henkilöillä. Rekisterin käsittelyssä on huomioitu henkilötietolain tarkoittamat käyttötarkoitussidonnaisuus, vaitiolosidonnaisuus, huolellisuusvelvoite ja tietojen asianmukainen suojaaminen. 8. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET Rekisteri on toteutettu Elbit Skills tietojärjestelmän avulla. Käytössä on Elbit Skills järjestelmän tarjoamat tietoturvasuojaukset. Rekisteriä ei voi käyttää ilman henkilökohtaisia tunnuksia ja käyttöoikeuksia. Rekisterissä käytetään yrityksen voimassaolevaa tunnus- ja salasanapolitiikka. Lähtökohta on, ettei kenelläkään ole pääsyä kantaan. Oikeudet annetaan henkilöstöhallinnon hyväksynnän jälkeen yksittäisille käyttäjille. Rekisterin käytöstä tallentuu valvontatieto dokumenttitasolla, jota voidaan myöhemmin käyttää väärinkäytösten selvittämiseen. IT-osaston Elbit Skills -vastaavalla on pääsy kannan valvontatietoihin. Kaikissa tietoturva-asioissa noudatetaan yrityksen voimassaolevaa tietoturvapolitiikkaa.

3 9. REKISTERIEN YHDISTÄMINEN Rekisteriä ei ole tarpeellista yhdistää. 10. HENKILÖREKISTERIEN JA REKISTERITIETOJEN INFORMOINTI, SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN Työnhakijoiden tietoja säilytetään tietokannassa henkilön itsensä määrittelemä aika. Hakijoille ilmoitetaan hakemuksen lähettämisen vaiheessa, että säilytämme hakemuksia tietokannassamme henkilön itsensä määrittämän ajan ja että tietoja käytetään rekrytointitarkoituksiin. Säilytysaikajakson jälkeen tietoja ei arkistoida vaan ne tuhoutuvat automaattisesti pysyvästi. 11. REKISTERÖIDYN TARKASTUSOIKEUS Hakijan pyynnöstä hänelle voidaan esittää tiedot, joita rekisterissämme hänestä on. Tarkastusoikeus voidaan toteuttaa kahden viikon määräajassa pyynnön esittämisestä. Jokainen tarkastuspyyntö käsitellään yksittäisenä tapauksena ja organisoidaan tilanteen mukaan. Tarkastuspyynnön voi jättää seuraavalla periaatteilla: Hakijan on esitettävä yksilöity tarkastuspyyntö Digian henkilöstöosastolle. Tarkastuspyyntö tulee esittää omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa. Tarkastuspyyntöä ei voi tehdä puhelimitse. Tietoja tarkastusoikeuden nojalla pyytävä voi esittää tarkastuspyynnön myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Tällöin tulee valmistautua todistamaan henkilöllisyytensä, sillä rekisterinpitäjä saa antaa tiedot vain rekisteröidylle itselleen. Tietoja pyydettäessä on ilmoitettava tiedon etsimiseksi ja toimittamiseksi tarpeelliset seikat. Niitä ovat esim. nimi, osoite ja tarvittaessa esim. syntymäaika, mihin asiaan liittyviä tietoja halutaan tarkastaa sekä halutaanko tarkastaa kaikki tiedot vai tiedot esimerkiksi joltain tietyltä ajanjaksolta. Rekisteröidyn kannattaa ottaa itselleen jäljennös rekisterinpitäjälle esittämästään pyynnöstä mahdollista jatkokäsittelyä varten.tarkastuspyyntöä ei voi tehdä asianajajan tai muun asiamiehen välityksellä, vaan se on tehtävä itse henkilökohtaisesti. Edunvalvoja voi pyytää tietoja, jos tarkastusoikeuden käyttäminen sisältyy hänelle annettuun määräykseen. Tarkastuspyynnön voi esittää rekisteriselosteen liitteenä olevalla lomakkeella. 12. TIEDON KORJAAMINEN Rekisterissä olevat virheet korjataan viipymättä, mikäli sellaisia ilmenee. Virheellisistä tiedoista voi ilmoittaa Digia Oyj:n henkilöstöosastolle Rekisterissä olevat virheet korjataan enintään kahden viikon kuluessa ilmoituksesta.

4 13. SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS Rekisterin käytöstä annetaan perehdytys ja tarpeelliset ohjeet jokaiselle rekrytoivalle esimiehelle. Muutoksista kannassa tiedotetaan aina erikseen.

5 LIITE 1 Vastaanottajan (rekisterinpitäjän) nimi: Osoite: REKISTERITIETOJEN TARKASTUSPYYNTÖ Pyydän saada tietää, mitä tietoja minusta on talletettu ylläpitämäänne rekisteriin. Haluan tarkistaa kaikki tietoni Haluan alla luetellut asiakirjat/tiedot Haluan tarkastaa ajanjaksolla olevat tiedot. Peruste: Henkilötietolaki (523/99) 26. Omakätinen allekirjoitus:.. Pvm: Nimen selvennys: / 200 Tarvittavat yksilöintitiedot: Osoite: Puhelinnumero. Mikäli rekisterinpitäjä epää tarkastusoikeuteni, asiasta tulee rekisterinpitäjän antaa henkilötietolain 28 :n mukaisesti kirjallinen kieltäytymistodistus. Kieltäytymistodistuksessa on mainittava myös kieltäytymisen syy.