LIITE 1 KULJETUSPALVELUKUVAUS

Transkriptio

1 Sivu 1/12 LIITE 1 KULJETUSPALVELUKUVAUS Koulukuljetusten ajamisesta Mäntsälän kunnalle (v )

2 Sivu 2/12 Sisällysluettelo 1 TARKOITUS JA SISÄLTÖ KULJETUSPALVELUN YLEISSISÄLTÖ LIIKENTEENHARJOITTAJAN TOIMINTA Tehtävät ja vastuut Kuljetushenkilöstö ja asiakaspalvelu Reitti- ja aikataulusuunnittelu, kuljetusvastaava ja tiedottaminen KULJETUSKALUSTO Auton varustetason vähimmäisvaatimukset RAPORTOINTI JA REKLAMAATIOT NOUDATETTAVAT OHJEET JA SÄÄNNÖT REKISTERINPITO, TIETOSUOJA JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY... 11

3 Sivu 3/12 1 TARKOITUS JA SISÄLTÖ Tässä palvelukuvauksessa on kuvattu liikenteenharjoittajalle ( LH ) annetut tehtävät ja vaatimukset kuljetuspalvelun tuottamisessa Mäntsälän kunnalle ( kunta ) Koulukuljetusten kohteet on jaettu 11:lle koululle seuraavasti: Kohde Alue 1. Arola-Hyökännummen alue 2. Nummisten alue 3. Ohkola-Hyökännummen alue 4. Pohjois-Mäntsälä-Kirkonkylän alue 5. Etelä-Mäntsälä-Kirkonkylän alue 6. Sääksjärven alue 7. Kirkonkylän alue 8. Hirvihaaran alue 9. Mäntsälä-Sipoo-Mäntsälä 10. Sälinkään alue 11. Saaren alue 2 KULJETUSPALVELUN YLEISSISÄLTÖ Kuljetuspalvelu sisältää pääasiassa koulukuljetuksia (ts. reitit rakentuvat koulukuljetusten perusteella). Koulukuljetuksiin kuuluvat kuljetusoikeuden saaneiden oppilaiden kuljetukset kodin/säännöllisen hoitopaikan ja koulun/esiopetuspaikan välissä sekä määräaikaiset kuljetukset esim. tapaturmista johtuen. Kuljetuspalvelu voi sisältää koulukuljetusten lisäksi myös muita kunnan tarvitsemia kuljetuspalveluita, kuten palveluliikennettä, koulujen, päiväkotien, perhepäivähoitajien, vanhusten tai työntekijöiden kuljetuksia. Kunta voi käyttää kuljetuspalvelua myös esim. kunnan sisäisen postin kuljettamiseen tai pieniin tavarakuljetuksiin. Kuljetuspalveluun sisältyy esimerkiksi oppilaiden suksien, luistimien ym. tavaroiden kuljettamista sekä oppilaiden avustamista. Vain tiedoksi

4 Sivu 4/12 Säännöllisiä koulukuljetuksia hoidetaan lukuvuoden jokaisena koulupäivinä. Koulun lukuvuoteen sisältyy noin 190 koulupäivää. Työ- ja loma-ajat vahvistetaan vuosittain ja ne ovat luettavissa kunnan kotisivuilla. Lähes 750:lla mäntsäläläisellä oppilaalla on oikeus maksuttomaan koulukuljetukseen. Kuljetuspalvelun muutoksista: opetustoiminnan luonteesta johtuen voi kuljetuksiin liittyviä muutoksia tulla jopa päivittäin. Muutokset ovat monesti ennalta arvaamattomia eikä niistä pystytä aina tiedottamaan liikennöitsijälle hyvissä ajoin etukäteen. Kunta valvoo liikenteenharjoittajien toimintaa ja mahdollisiin poikkeamiin puututaan välittömästi. 3 LIIKENTEENHARJOITTAJAN TOIMINTA 3.1 Tehtävät ja vastuut LH:lla pitää olla henkilöliikennelupa Kuljetussopimuksen mukaiseen liikenteen harjoittamiseen sopimuskauden alkaessa. Tarvittaessa taksiliikenneluvan haltija tekee tarvittavan ilmoituksen tavarankuljetuksista liikennelupaansa (50 ). LH: vastaa siitä, että kuljetukset sujuvat asianmukaisesti koko sopimuskauden ajan ja että kuljetuksissa noudatetaan sopimuksessa ja siihen liitetyissä asiakirjoissa määriteltyjä ehtoja ja ohjeita. LH tulee ilmoittaa ajovuoroissa käytettävän kalustonsa sopimuksen liitteessä 3 (Kalustoluettelo) LH vastaa, että kuljetuspalvelussa noudatetaan annettuja aikatauluja ja asiakkaat haetaan ajallaan niin kuin on sovittu. LH:lla on velvollisuus ilmoittaa Kunnalle aikataulujen tai reittien toteuttamiseen liittyvistä mahdollisista ongelmista ja asiakaspalautteista sekä osallistua toiminnan kehittämiseen asiakaslähtöisesti ja kustannustehokkaasti. LH:lla on varajärjestelmä hoitamiaan kuljetuksia ja siihen liittyviä eri toimintoja varten. Varajärjestelmän voi järjestää LH itse tai useampi LH voi sopia varajärjestelmistä keskenään. LH käynnistää itse varajärjestelmän tarvittaessa esim. autorikon tai kuljettajan sairastumisen yhteydessä. Varajärjestelmän tarve ja muut poikkeamat palvelun laadussa on aina viivytyksettä saatettava Kunnan tietoon. Vain tiedoksi

5 Sivu 5/12 Myös varajärjestelmän tulee täyttää sopimuksen ehdot. Ainoastaan perustellusta syystä tästä voidaan KUNNAN suostumuksella tilapäisesti poiketa. LH huolehtii varakaluston saatavuudesta sekä varakuljettajan huolellisesta perehdyttämisestä, jotta ajot sujuvat ongelmitta myös näissä tilanteissa. Kalustotyypin vaihtamisesta on sovittava kirjallisesti Kunnan kanssa. Kunta varmistaa, ettei yksittäinen kaluston muutos vaaranna ko. koulun asiakaspalvelua. LH vastaa siitä, että kuljetuspalvelun tuottamiseen käytettävä henkilöstö on sopimuksen mukainen, ja että henkilöstö noudattaa voimassa olevia lakeja, asetuksia ja muita viranomaisten antamia määräyksiä, sekä tietoturvallisuusohjeistusta ja ohjeita. LH vastaa kuljetuspalvelua tuottavasta henkilökunnastaan ja siitä että henkilökunta noudattaa sopimuksen mukaisia palvelun laatuvaatimuksia. LH vastaa henkilo sto o nsä liittyen mm. työvälineistä työn johtamisesta ja työn valvonnasta henkilökunnan palvelussuhteen ehdoista, työsopimuksen solmimisesta ja palkanmaksusta sekä kaikkien lakisääteisten tyo nantajamaksujen suorittamisesta lomakorvaukset mukaan lukien työntekijöiden perehdyttämisestä ja tarpeelliseksi katsottavan lisäkoulutuksen järjestämisestä sen varmistamisesta, etta henkilo kunta noudattaa saä nto ja seka muutenkin olosuhteiden edellytta ma a huolellisuutta siita, etta henkilo kunta tarjoaa hyvaä asiakaspalvelua sijaisja rjestelyista mahdollisten sairaustapausten tai muiden yllaẗta vien poissaolojen varalle salassapitovelvollisuuden ohjeistamisesta ja vastuusta henkilo kunnan riitta va sta kielitaidosta siita, etta henkilo kunta kohtelee vakuutettuja asiallisesti ja kohteliaasti seka ottaa huomioon kunkin vakuutetun erityiset tarpeet. LH:n henkilöstön on täytettävä koko sopimuskauden ajan Sopimuksessa ja Palvelukuvauksessa esitetyt vaatimukset. Henkilöstön on osaamiselta ja kokemukseltaan vastattava sitä laatutasoa, mitä LH on ilmoittanut Kunnalle. LH tai hänen henkilöstönsä ei ole työ- tai virkasuhteessa Kuntaan hoitaessaan Sopimuksen mukaisia tehtäviä. LH:lla säilyy käyttämänsä henkilöstön työnjohto- ja valvontavastuu. LH:n on hoidettava kaikkien erilaisten asiakkaiden kuljetukset tilanteen vaatimalla tavalla ja tilauksen edellyttämällä varustuksella (esim. vammaiset, liikuntarajoitteiset ja alle kouluikäiset lapset).

6 Sivu 6/12 KUNTA hankkii mahdolliset tarvittavat turvaistuimet, jollei sellaista ole saatavilla esimerkiksi kuljetettavan matkustajan huoltajalta. LH vastaa omalla kustannuksellaan siitä, että kuljettajat saavat riittävän perehdytyksen ennen varsinaisen kuljetustoiminnan alkamista ja tarvittaessa myös sopimuskauden aikana. LH:n tulee kuljetuspalvelua tuottaessaan ottaa huomioon ja täyttää työturvallisuuteen, työsuojeluun ja noudatettaviin työehtoihin liittyvät velvoitteet. LH:n on otettava huomioon kuljettajien lakisääteiset lepoajat kaikissa kohteissa. LH:lla on tietotekniset perustaidot ja se pystyy toimittamaan ja vastaanottamaan asiakirjoja sähköisesti (esim. ecel, word, pdf). LH sitoutuu toimintamallien ja järjestelmien kehittämiseen yhteistyössä KUNNAN kanssa. 3.2 Kuljetushenkilöstö ja asiakaspalvelu Henkilökuljetusten yksityiskohdista sovitaan KUNNAN, LH:n sekä kuljettajan kanssa ennen kuljetusten aloittamista. Kaikissa kuljetuksissa noudatetaan asiakasturvallisuutta. LH:lla on käytössään ammattitaitoista ja kohteen kuljetusten hoitamiseen soveltuva henkilöstö. KUNNALLA on oikeus vaatia LH:aa vaihtamaan kohteen kuljettajan, mikäli kuljettajan toiminta ei ole Sopimuksen mukaista. Kuljettajien käyttäytymisen on oltava hyvää ja asiallista sekä heidän on toimittava esimerkkinä kuljetettaville oppilaille. Asiakaspalvelussa on huomioitava asiakaskunnan erityistarpeet, koska kuljetuspalvelun matkustajina on lapsia ja erityisoppilaita, joilla on erilaisia erityistarpeita. Kuljettajalla tulee olla ongelmanratkaisukykyä ja halua haastavissakin tilanteissa. Kuljettaja perehtyy kuljetuspalvelukohteeseen hyvissä ajoin ennen palvelun alkamista. Kuljettajan on hallittava sujuva suomen kieli asiakkaiden palvelemiseksi ja ohjaamiseksi. Vain tiedoksi

7 Sivu 7/12 Kuljettajien suomen kielen vähimmäiskielitaitovaatimuksena on Yleisten kielitutkintojen taitotasoa 5 vastaavat taidot. Kunta pidättää oikeuden hankintamenettelyn sekä sopimusaikana haastatella tarjouksessa/sopimuksessa mainitut kuljettajat selvittääkseen näiden suomen kielen suulliset taidot. Kuljettajan on huolehdittava matkustajien ohjeistamisesta. Asiakaspalvelussa työskentelevien tulee käsitellä salassa pidettäviä tietoja laissa säädetyllä ja asiaankuuluvalla tavalla. Kuljettajalla tulee olla ensiapukurssi EA1 suoritettuna sopimuskauden alkaessa ja sen tulee olla voimassa koko sopimuskauden ajan. Kuljettajalla tulee olla ajoneuvoluokan edellyttämä ammatillinen pätevyys ja se tulee pystyä tarvittaessa osoittamaan. Kuljettaja noudattaa liikennesääntöjä sekä muutenkin olosuhteiden edellyttämää huolellisuutta ja varovaisuutta vaaran ja vahingon välttämiseksi. Kuljettaja käyttäytyy asiakasta kohtaan asiallisesti ja kohteliaasti ja ottaa huomioon asiakkaan erityiset tarpeet. Kuljettajan pukeutuminen on asianmukaista. Kuljettajan tulee varmistaa asiakkaan turvallinen autoon tulo ja siitä poistuminen ja tarjota hänelle hänen tarvitsemaansa apua. Kuljettaja noudattaa vaitiolovelvollisuutta asiakkaan yksityisyyden turvaamiseksi, eikä antaa asiakkaiden henkilötietoja ulkopuolisille. Kuljettajan on vuoron päätepisteessä otettava talteen autoon jääneet löytötavarat. Kuljettajan on tarkistettava jokaisen reitin jälkeen, että auto on tyhjä. Tupakointi autoissa on kokonaan kielletty. Tupakointia tulee välttää myös auton välittömässä läheisyydessä. 3.3 Reitti- ja aikataulusuunnittelu, kuljetusvastaava ja tiedottaminen LH tekee yksityiskohtaisen reitti- ja aikataulusuunnitelman ja hyväksyttää sen KUNNALLA. KUNTA ilmoittaa pohjatiedot kuljetuksista LH:lle mahdollisimman ajoissa siten, että suunnittelu Vain tiedoksi

8 Sivu 8/12 ja ajot ovat kohtuudella toteutettavissa. LH:lla on velvollisuus osallistua suunnitteluun ja tehdä yhteistyötä KUNNAN kanssa kuljetuksien ja niihin liittyvien oheispalveluiden sujuvuuden varmistamiseksi. LH:n on varauduttava vähintään yhteen (1) ajopäivään/auto sekä yhteen (1) tapaamiseen KUNNAN tiloissa ennen lukuvuoden alkua. Em. varautuminen voi tarkoittaa esim. uuden LH:n tai kuljettajan tai kaluston esittelyä viikolla 21 tai 22. Kuljetusten suunnittelu ja toteuttaminen vaatii yhteistyötä osin myös koulujen loma-aikoina, erityisesti kesäkuussa sekä heinäkuun lopulta koulujen alkuun. LH ilmoittaa sopimusta tehtäessä KUNNALLE kuljetusvastaavan, joka huolehtii kuljetuksia koskevasta tiedonkulusta KUNNAN kanssa. Kuljetusvastaavan tulee olla tavoitettavissa virka-aikana. LH nimeää kuljetusvastaavalle myös sijaisen. LH:n tulee ilmoittaa välittömästi ja kirjallisesti KUNNALLE, jos kuljetusvastaava tai sijainen vaihtuu kesken sopimuskauden. LH sitoutuu hoitamaan yhteydenpidon ja tiedottamisen suoraan loppuasiakkaalle (matkustajille/oppilaiden huoltajille) ja muille tarpeellisille osapuolille. Jos kuljetuksessa tapahtuu tilaajasta riippumaton viive tai muu ongelmatilanne, on tiedotusvastuu kaikille asianosaisille ensisijaisesti LH:lla. LH vastaa tarvittaessa reittitietojen viennistä yleiseen rajapintaan (RAE/NAP). Tällaisia reittitietoja ovat esim. koulukuljetusten ohella päivän aikana ajettavat kaikille avoimet vuorot/palveluliikenne. 4 KULJETUSKALUSTO 4.1 Auton varustetason vähimmäisvaatimukset Auton on oltava Suomen tieliikenteeseen hyväksytty ja katsastus on voimassa. Auton on oltava ominaisuuksiltaan, kunnoltaan ja varustukseltaan asianmukainen. Auton vakuutus tulee olla voimassa. Vain tiedoksi

9 Sivu 9/12 Autojen tulee olla huollettuja ja siistejä. Ajoneuvoluokkien M1-M3 päästöluokka on oltava vähintään EURO V (2009). Liikennöintiin käytettävän kaluston tulee tarjouspyynnön vähimmäisten mukainen ja olla ajoneuvoteknisen lainsäädännön mukaista Kuljetuspalvelun voi sopimuskauden alkaessa aloittaa alemmankin euroluokituksen omaavalla kalustolla (joka muuten täyttää vaaditut vähimmäisvaatimukset), mutta LH sitoutuu saattamaan kaluston ten mukaiseksi ensimmäisen palveluvuoden aikana. LH:n tulee puolen vuoden kuluttua sopimuksen allekirjoittamisesta esittää selvitys siitä, että kalusto tulee viimeistään ensimmäisen sopimusvuoden täyttyessä täyttämään vaaditun euroluokituksen. Sopimusaikana voidaan käyttää tilapäisesti myös LH:n muun kokoista ajokalustoa kaluston käyttökapasiteetin optimoimiseksi. Mikäli kaluston käyttökapasiteettia optimoidaan, tulee LH:n hyväksyttää käytettävä kalusto KUNNALLA. Optimointi tulee olla perusteltua ja siinä tulee ensisijaisesti huomioida ympäristönäkökohdat, kaluston tehokas käyttö sekä logistisesti, toiminnallisesti ja taloudellisesti järkevän kokonaisuuden muodostaminen. Kaikissa autoissa tulee olla alkolukko (laki alkolukon käytöstä koulu- ja päivähoitokuljetuksissa). Kaluston osalta tulee myös noudattaa voimassa olevaa liikenne- ja viestintäministeriön asetusta koulu- ja päivähoitokuljetusten kuormitus- ja turvallisuusjärjestelyistä. Autoissa on oltava autokohtaiset puhelimet/puhelinnumerot KUNNAN ja loppuasiakkaiden soittojen ja viestien vastaanottamiseksi. Puhelimen kustannuksista vastaa LH. 5 RAPORTOINTI JA REKLAMAATIOT Tarjoajalla on viimeistään sopimuskauden alkaessa toimintasuunnitelma henkilökuljetusten energiatehokkuuden parantamiseksi ja ympäristövaikutusten pienentämiseksi sekä rutiinit näiden seurannalle ja raportoinnille. Vain tiedoksi

10 Sivu 10/12 Valitun palveluntuottajan tulee toimittaa toimintasuunnitelma tai muu vastaava dokumentaatio sopimuskauden alkaessa. LH sitoutuu käyttämään jatkuvasti KUNNAN kuljetuspalvelujen ajoissa KUNNAN määrittelemää tapaa paikannuksessa ja ajodatan keräämisessä KUNNAN ohjeiden mukaisesti. Tämä voi tarkoittaa esim. kuljettajan käyttöön ladattavaa matkapuhelinsovellusta, josta ei tule LH:lle kustannuksia. KUNTA vastaa paikannuksen tai ajodatan keräämisen aiheuttamista kustannuksista. LH:n järjestelmän käytön laiminlyöntiä voidaan pitää sopimusrikkomuksena. LH:n tulee pyydettäessä toimittaa ajolistat oppilastietoineen KUNNALLE. LH on velvollinen raportoimaan KUNNALLE kuljetuksissa tapahtuvista poikkeamista kuukausittain laskutuksen yhteydessä. Jos LH laiminlyö raportointivelvoitteen, KUNTA on oikeutettu raportoinnin laiminlyönnistä/laskun oikaisusta johtuen lisäkorvaukseen, jonka suuruus on 50 euroa. Raportoinnin laiminlyöntiä voidaan myös pitää sopimusrikkomuksena. KUNTA välittää tietoonsa tulleet LH:aa koskevat reklamaatiot LH:lle viipymättä sähköisen järjestelmän kautta. Asiakkailta tuleva palaute on tarvittaessa huomioitava toiminnassa ja saatettava aina myös KUNNAN tietoon. LH:n tulee vastata reklamaatioon järjestelmän kautta kahden (2) arkipäivän kuluessa. Reklamaatiot käydään vuosittain läpi LH:n ja KUNNAN välisissä tapaamisissa. LH:n on laatutason puute-, virhe- ja reklamaatiotilanteissa viipymättä korjattava toimintaansa lakien, viranomaisohjeiden ja tämän sopimuksen mukaiseksi ja ilmoitettava tehdyistä korjauksista sekä niiden sisällöstä sähköisessä järjestelmässä KUNNALLE. LH:n tulee ilmoittaa KUNNALLE korjaustoimenpiteet, jos LH:n toiminnassa ilmenee reklamaatioiden tai muiden palautteiden kautta puutteita. Raportissa ilmoitetaan myös tiedot mahdollisista korjaavista toimenpiteistä tai muista palautteiden edellyttämistä seikoista, joilla kehitetään kuljetuspalvelun laatua.

11 Sivu 11/12 6 NOUDATETTAVAT OHJEET JA SÄÄNNÖT Koulukuljetuksissa on noudatettava koulu-, esiopetus- ja erityispäivähoidon kuljetusten osalta liikenne- ja viestintäministeriön päätöstä koulu- ja päivähoitokuljetusten kuormituksesta ja turvallisuusjärjestelyistä. Kuljetusjärjestelyissä noudatetaan perusopetuslakia (32 ) sekä KUNNAN kasvatus- ja koulutuslautakunnan päättämiä koulukuljetusperiaatteita ja -ohjetta. laki liikenteen palveluista (320/2017, liikennepalvelulaki ) laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, hankintalaki ), tieliikennelaki (267/1981) ja -asetus (182/1982), liikenne- ja viestintäministeriön asetus koulu- ja päivähoitokuljetusten kuormituksesta ja turvallisuusjärjestelyistä (553/2006), laki alkolukon hyväksymisestä liikenteessä (1109/2010), laki ajoneuvon energia- ja ympäristövaikutusten huomioon ottamisesta julkisissa hankinnoissa (1509/2011). KUNNAN omat päätökset kuljetuspalvelujen tarjoamisesta, muut palvelutarpeeseen vaikuttavat tekijät sekä esimerkiksi kuljetettavien henkilöiden terveydentila. 7 REKISTERINPITO, TIETOSUOJA JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY LH huolehtii siitä, että sen palveluissa käyttämät laitteet sekä palvelutuotannon tilat on asianmukaisesti suojattu tietoturvariskejä vastaan ja että suojaukseen ja tiedonvarmistukseen liittyviä menettelyjä noudatetaan. LH vastaa siitä, että se toteuttaa omalta osaltaan ennen tietojen käsittelyyn ryhtymistä tekniset ja hallinnolliset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi asiattomien pääsyltä tietoihin ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä taikka muulta luvattomalta käsittelyltä.

12 Sivu 12/12 LH sitoutuu säilyttämään asiakkaiden tiedot hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja huolehtimaan tietojen ylläpidosta KUNNAN lukuun, joka vastaa sekä matkan toteuttamisen sekä korvaamisen kannalta välttämättömien tietojen luovuttamisesta LH:lle ennen asiakkaan matkan tekemistä. LH ja sen henkilöstö sitoutuvat noudattamaan vaitiolo- ja salassapitosäännöksiä. LH sitoutuu siihen, että LH ja sen henkilöstö ei paljasta Sopimuksen mukaisen palvelun toteuttamisen yhteydessä mitään asiakkaista saamiaan tietoja Sopimuksen ulkopuolisille tahoille. Vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus on voimassa tämän sopimuksen tai tehtävän päättymisen jälkeenkin. LH vastaa siitä, että tietoja käsittelevät ja niihin pääsevät vain henkilöt, joiden työtehtävien kannalta se on välttämätöntä. LH:n tietosuojan ja tietoturvan tulee olla vähintään itse auditoitua ja dokumentoitua. Mikäli LH tekee kuljetuspalveluunsa liittyviin prosesseihin sellaisia muutoksia, joilla voi olla vaikutusta toimitettavien tietojen rakenteeseen tai järjestelmän tietoturvaan, on muutosten teosta ilmoitettava ja neuvoteltava etukäteen KUNNAN kanssa. LH saattaa KUNNAN saataville kaikki tiedot, jotka ovat tarpeen tietosuoja-asetuksen 28 artiklassa säädettyjen velvollisuuksien noudattamisen osoittamista varten, ja sallii KUNNAN tai muun KUNNAN valtuuttaman auditoijan suorittamat auditoinnit, kuten tarkastukset, sekä osallistuu niihin. LH:n on välittömästi ilmoitettava KUNNALLE, jos LH katsoo, että KUNNAN antama ohjeistus rikkoo tietosuoja-asetusta tai muita unionin tai Suomen kansallisia tietosuojasäännöksiä. Kelan rekisterinpitäjien velvoitteiden täyttämiseksi LH sitoutuu välittömästi kirjallisesti ilmoittamaan KUNNALLE tietoturvaloukkauksista ja muista rekisteröityjen asemaan ja oikeuksiin vaikuttavista häiriö- tai ongelmatilanteista.