Suomi.fi-viestit. Infotilaisuus kunnille Tilaisuus nauhoitetaan

Transkriptio

1 Suomi.fi-viestit Infotilaisuus kunnille Tilaisuus nauhoitetaan

2 Viisi pointtia Viesteistä 1. Kokonaispalvelu viestintään asiakkaille niin digitaaliset viestit kuin kirjeetkin 2. KaPA-laki: Viestejä on käytettävä kaikkeen viranomaisviestintään asiakkaille 3. Digitaalinen viestintä edellyttää aina asiakkaan suostumusta 4. Kansalaisen asiointitili on sulautettu osaksi Viestit-palvelua 5. Viestien käyttöönotto on palveluiden liittämistä Viesteihin

3 1. Kokonaispalvelu Ei tarvita enää erillisiä digitaalisen viestinnän ja kirjepostituksen järjestelmiä omaa kirjepostisopimusta saa kuitenkin käyttää Myös yritykset tulevat mukaan saajiksi 2019 Käyttäjän suostumustieto sisällä palvelussa viraston ei tarvitse pitää kirjaa Digitaalinen lähettäminen ja vastanotto maksutonta kirjepostin maksaa lähettäjä käytetyn sopimuksen mukaisesti Osa Suomi.fi-palveluperhettä: Viestit-osio Suomi.fissä, tunnistaudutaan Suomi.fi-tunnistamisella ja voidaan valtuuttaa viestien lukemiseen Suomi.fi-valtuutuksilla

4 2. Kaikki viranomaisviestintä Tavoitetila: yksi palvelu kaikkien eri viranomaisten viestien seurantaan Voi hakea poikkeamislupaa VM:ltä, jos hukkainvestoinnin vaara Asiakasportaalit tai järjestelmien omat viestintäratkaisut voidaan kytkeä Viesteihin Myös yritykset voivat käyttää viestien lähettämiseen jos niille on osoitettu viranomaistehtäviä Viestit-palvelu korvaa turvapostit, Netpostin yms. Ei käytetä viranomaisten väliseen viestintään VM myöntää käyttöönottoon avustusta, jota on haettavissa asti

5 3. Suostumus ja tieto suostumuksesta Suomessa valittu linjaksi kansalaisen vapaaehtoisuus, ei tarvitse tehdä mitään, jos ei halua muutosta Suostumus koskee kaikkia julkisen hallinnon palveluita eikä ole rajattavissa palvelukohtaisesti Suostumusta voi vaihtaa koska vain halutessaan Millä saadaan kansalaiset tietoisiksi Viestit-palvelusta ja käymään antamassa suostumuksensa

6 4. Asiointitilin perintö Viesteihin siirtyi n. 150 organisaatiota ja n. 200 palvelua Asiointitilin n. puolta miljoonaa asiakasta ei voitu siirtää Viesteihin suostumuksen puuttumisen vuoksi Asiointitiliin liittyminen vapaaehtoista eikä se tarjonnut kirjepostitusmahdollisuutta Isoimpia palveluita Asiointitilillä olivat ulosotto ja terveydenhuollon tilaus- ja varausjärjestelmät Myös Viestit-palvelussa asiakas identifioidaan hetulla ja yritys Y- tunnuksella

7 5. Palveluiden liittyminen Viesteihin Viestit-palvelun käyttölupa myönnetään palvelulle ja sen tulisi olla julkinen tehtävä Palvelut näkyvät asiakkaille sekä lähettäjinä että kohteina Ideaali olisi että palvelujako ja kuvaus noudattaisi Palvelutietovarannon vastaavaa Tuotannossa olevat palvelut näkyvät Suomi.fissä Viestien palveluluettelossa (linkki Suomi.fi-viestejä käyttävät organisaatiot )

8 Viestit-ominaisuuksia Ilmoitus saapuneesta viestistä sähköpostiin (heräte) Mobiilisovellus, ios/android (Q2/18) Erityisviestityyppejä: todisteellinen tiedoksianto tapahtumaviesti (Q3/18) Yritysten viestintä: Pien/henkilöyritykset (Q4/18) Isot yritykset (2019) Elossaolotarkistus VTJ:stä (Q2/18)

9 Viestit-käyttöönoton viisi steppiä 1. Valitaan liitettävät palvelut ja liityntätapa (Virasto) 2. Haetaan käyttölupa (Virasto) 3. Teetetään tietoliikenneavaukset (Virasto, VRK) 4. Toteutetaan liittymä ja toimintatapa (Virasto) 5. Testataan palvelu ja julkaistaan se (Virasto)

10 Suomi.fi-viestit Miten kunta pääsee liikkeelle Suomi.fi-viestien käyttöönotossa? Keskiviikko

11 Agenda Viestit askarruttavat kunnissa Pienen kunnan tyypilliset piirteet Suuren ja keskikokoisen kunnan tyypilliset piirteet Kuntamme on kiinnostunut Viesteistä - miten lähteä liikenteeseen? Esimerkki: varhaiskasvatuksen tuloselvitys ja maksupäätös Esimerkki: vaalilautakunnan kutsujen lähetys Viesteihin liitettävän palvelun tunnusmerkkejä

12 Viestit askarruttavat kunnissa Pitäisi olla enemmän selkokielistä ja konkreettista materiaalia Kokonaiskuvan löytäminen on vaikeaa, koskettaa niin montaa toimialaa Meillä on niin pieni kunta ja niin vähän kirjeitä, ettei tällaiselle ole tarvetta Hallinto ei tiedä ICT:tä ja ICT ei tiedä hallintoa Ei ymmärretä, mitä tämä tarkoittaa meille konkreettisesti Kiinnostaa, mihin järjestelmiin Viestejä voisi ylipäätään lisätä

13 Pienen kunnan tyypilliset piirteet Pienillä kunnilla on omassa hallinnossaan vain keskeisimmät kuntalaisille suunnatut palvelut Kokonaisia toimialoja ulkoistettu ja/tai yhdistetty hallinnollisesti muiden kuntien kanssa. Kunnista riippuen erilaisia ratkaisuja kuten ns. isäntäkuntamalli tai kuntayhtymä (tyypillisesti SOTE) Oman hallinnon alaisia palveluita ovat usein ainakin varhaiskasvatus ja peruskoulu ICT-palvelut tyypillisesti ulkoistettu, kunnassa ei välttämättä ollenkaan tietoteknistä osaamista vaan osaaminen keskittyy hallinnon puolelle. Palveluiden digitalisaatio ei kuulu kenenkään vastuulle Resurssipula Monissa pienissä muuttotappiokunnissa väestö ikääntyy ja kuntalaisia ei nähdä keskeisenä kohderyhmänä sähköiselle viestinnälle Tyypillisesti VM:n antamaa tukea palvelun käyttöönotolle ei pidetä kiinnostavana tai riittävänä Vähän asukkaita ja pienet vuosittaiset kirjemäärät, joten ei nähdä hyödyllisenä panostaa sähköiseen viestintään eikä ymmärretä siitä saatavaa hyötyä

14 Suuren ja keskikokoisen kunnan tyypilliset piirteet Suurilla ja keskikokoisilla kunnilla on hallinnossaan paljon erilaisia palveluita ja ne saattavat tuottaa palveluita myös lähiseudun pienemmille kunnille Tyypillisesti oman hallinnon alainen palvelutarjonta laajempi kuin pienissä kunnissa Kirjeitä lähetetään merkittäviä määriä, käytössä on joko erillisiä postitusratkaisuja kuorituskoneineen tai palvelu (paperiset + sähköiset kirjeet) on ostettu ulkopuoliselta taholta kuten OpusCapitalta Kukaan ei tiedä mistä kaikista palveluista ja paljonko kirjeitä lähetetään vuosittain Tietohallinto on eriytetty muusta hallinnosta omaksi yksikökseen ja ICT-palveluita ostetaan ulkoistuksena usealta eri taholta Toimialojen hallinto ja tietotekniset ratkaisut toimivat omina erillisinä yksiköinään Monissa tietojärjestelmissä on jo valmiiksi oma viestiratkaisu, jota IT-toimittajat ovat sitoutuneet kehittämään Kunnan näkökulmasta keskitetylle Viestit-ratkaisulle ei nähdä tarvetta Eri toimialat ovat siiloutuneet omiksi yksiköikseen eikä kunnissa ole näkyvyyttä viestintäratkaisuihin kokonaisuutena Kunnalla on jo käytössään erilaisia sähköisiä palveluita eikä Viesteille välttämättä nähdä tarvetta. Aloittaminen koetaan vaikeaksi, koska kokonaisuutta ei hahmoteta.

15 Kuntamme on kiinnostunut Viesteistä - miten lähteä liikenteeseen? Viestien käyttöönotto edellyttää eri tahojen sitouttamista projektiin. Suunnittelu ja toteutus vaatii ymmärrystä hallinnosta, toimialasta, digitalisaatiosta ja tietojärjestelmästä! Selvitä nykyinen tilanne ja päätä sen pohjalta mikä järjestelmä olisi omalle kunnallesi fiksuin valinta Viesteihin liitettäväksi Miltä toimialoilta lähetätte eniten henkilökohtaisia osoitteellisia paperikirjeitä kuntalaisille Mitä tietojärjestelmiä kyseisillä toimialoilla on käytössä Ole yhteydessä tietojärjestelmätoimittajaan: monella toimittajalla on valmiina tai työn alla valmis liitäntä Viestitpalveluun Mitä sähköisiä viestintäpalveluita kunnallanne on käytössä (esim. ekirje, netposti tai sähköiset lomakkeet) Kuka on viestin vastaanottaja Sähköisten viestien pilotointi kannattaa kohdistaa sellaisiin kohderyhmiin, jotka käyttävät muutenkin sähköisiä palveluita (esim. sosiaalinen media, verkkopankki, digilehdet) Mieti teknisen toteutuksen lisäksi myös koko toimintaprosessi Ensisijaisten tavoitteiden tulisi olla kuntalaisen asioinnin helpottaminen Sähköisen viestinnän tarkoitus on vähentää manuaalista työtä, ei siirtää sitä prosessin toiseen vaiheeseen (esim. tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen)

16 Esimerkki: varhaiskasvatuksen tuloselvitys ja maksupäätös ESIMERKKI Toimintatapa nyt: Asukas vaihtaa työpaikkaa ja samalla hänen tulonsa muuttuvat, joten hänen täytyy pyytää varhaiskasvatuksen maksuun päivitystä. Hän menee tietokoneella kunnan kotisivuille, löytää tuloselvityslomakkeen, täyttää sen koneella ja tulostaa. Tulostetun paperin hän laittaa kirjekuoreen ja postittaa kunnalle. Viikkoa myöhemmin asukas saa puhelun, jossa virkailija kertoo toimitettujen liitteiden olevan puutteellisia ja pyytää niiden toimittamista. Pyynnöstä hän kopioi vaaditut liitteet ja toimittaa ne kirjeitse kunnalle. Virkailija skannaa saamansa hakemuksen liitteineen arkistoon ja syöttää saamansa tiedot järjestelmään, jotta maksupäätös saadaan laskettua. Virkailija tulostaa maksupäätöksen ja postittaa sen kuntalaiselle. ESIMERKKI Toimintatapa Suomi.fi-Viestien avulla Asukas vaihtaa työpaikkaa ja samalla hänen tulonsa muuttuvat, joten hänen täytyy pyytää varhaiskasvatuksen maksuun päivitystä. Hän menee tietokoneella Suomi.fi-palveluun, löytää kunnan palveluvalikoimasta tuloselvityslomakkeen, täyttää sen sähköisesti ja lähettää suoraan kunnalle. Paria päivää myöhemmin asukas saa vastauksen Viestien kautta, jossa virkailija kertoo toimitettujen liitteiden olevan puutteellisia ja pyytää niiden toimittamista. Pyynnöstä hän liittää pyydetyt liitteet vastausviestiin ja lähettää ne suoraan virkailijalle. Sähköisen lomakkeen tiedot ovat ohjautuneet automaattisesti kunnan tietojärjestelmään, joten varmistuttuaan liitteiden ja tietojen oikeellisuudesta, virkailija toimittaa maksupäätöksen kuntalaiselle vastausviestinä.

17 Esimerkki: vaalilautakunnan kutsujen lähetys ESIMERKKI Toimintatapa nyt: Vaalilautakunnan puheenjohtaja kirjoittaa ja tulostaa kutsun saapua lautakuntaan, vaalitoimitsijan ohjeet sekä henkilötietolomakkeen vastaanottajan täytettäväksi ja sulkee ne kirjekuoreen. Kirjekuoren päälle hän liimaa osoitetarran. Postitusta varten kirje viedään postitushuoneeseen, mistä kirjeet lähtevät kerralla vastaanottajille. Posti kuljettaa kirjettä vastaanottajalle kaksi arkipäivää, jonka jälkeen vastaanottaja saa kirjeen. Vaalipäivänä lautakunnan jäsen ottaa täyttämänsä paperisen henkilötietolomakkeen ja tulostamansa verokortin mukaan toimittaakseen ne vaalilautakunnan puheenjohtajalle. Puheenjohtaja kokoaa kaikkien jäsenten toimittamat paperit yhteen kirjekuoreen ja vie kirjekuoren kaupungin sisäiseen postiin, josta se toimitetaan eteenpäin palkkahallintoon. Palkkahallinnossa toimitetut paperit skannataan sähköistä arkistointia varten. ESIMERKKI Toimintatapa Suomi.fi-Viestien avulla, kun käytössä sähköpostiliitäntä: Vaalilautakunnan puheenjohtaja kirjoittaa saatekirjeen sähköpostiin ja liittää viestiin kutsun saapua lautakuntaan, vaalitoimitsijan ohjeen sekä henkilötietolomakkeen vastaanottajan täytettäväksi. Samalla hetkellä kun puheenjohtaja lähettää viestin, se saapuu jo vastaanottajalle. Vastaanottaja tallentaa liitteet työpöydälleen ja täyttää henkilötietolomakkeen sähköisesti. Lautakunnan jäsen vastaa saamaansa viestiin Suomi.fi verkkopalvelussa ja laittaa vastauksensa liitteeksi täyttämänsä henkilötietolomakkeen ja verokortin. Puheenjohtaja välittää saamansa dokumentit sähköisinä eteenpäin palkkahallintoon.

18 Viesteihin liitettävän palvelun tunnusmerkkejä Keskeisinä kriteereinä palveluiden viestivolyymit, järjestelmien yhtenäisyys ja kypsyysaste Suomalaisten tai laajasti Suomen kuntakentällä toimivien IT-toimittajien valmisohjelmistot Räätälöidyn järjestelmän liittäminen on usein kalliimpaa ja hitaampaa Liitettävä järjestelmä voisi olla esimerkiksi (mainitut tietojärjestelmät ovat esimerkkejä yleisesti kunnissa käytetyistä järjestelmistä): Sähköpostiliitäntä: Outlook Asianhallintajärjestelmät: Dynasty ja Triplan Tweb Varhaiskasvatus ja opetus: Daisy, Effica, Wilma, Abilita Viestit-palvelun käyttölupia on haettu seuraaviin palveluihin: Viranomais- ja toimielinpäätöksien, kunnanhallituksen ja -valtuuston pöytäkirjanotteiden toimittaminen Hakemusten, ilmoittautumisten ja päätösten toimittaminen koskien päivähoito- ja varhaiskasvatuspaikkoja ja - maksuja Viestintä päiväkodin/koulun ja kodin välillä Rakennus- ja ympäristövalvonnan kunnallistekniikan toimenpidelupien tiedottaminen, neuvonta ja hakeminen sekä päätösten toimittaminen Erilaisia hakemuksien toimittaminen: kesätyöpaikat, tieavustukset, yms Sosiaali- ja potilasasiamiehen viestinvälitys

19 Kiitos! Käyttöönottojen viestinvaihto ja tiedustelut Viestit-palvelusta: Yleisesti Suomi.fi-palveluista: Tietoa virastoille Viestit-palvelusta: Käyttöönoton tuki:

20 Suomi.fi-viestit Mitä teknistä liityntätapaa kannattaa käyttää? Pertti Suomela

21 Suomi.fi-viestien liityntätavat Kunta Asianhallinta- tai sähköpostijärjestelmä Web Service Sähköposti ipost (SFTP/WS) Lomake (POST) VIA-liityntäpalvelu VRK Suomi.fi Viestit Suomi.fi Kirjepostitus Mobiilisovellus Kansalainen

22 Suomi.fi-viestien liityntätapavertailu Digitaalinen toimitus Kirjepostitus Tieto vastaanottajan tilistä Tieto viestin toimituksesta ja avauksesta Kaksisuuntaisuus (vastaaminen) Web Service X X X X X Sähköposti X X X ipost (SFTP, WS) X X X* Web Service -liityntätavalla kunta pystyy toteuttamaan kattavimman ja monipuolisimman viestintäpalvelun ja siksi suosittelemme sitä kaikille Sähköposti-liityntä toimii nyt vain pienelle osalle kuntalaisista, koska viestejä ei toimiteta perille kirjepostissa ipost-liityntä sopii vain tiedottamiseen, koska kuntalainen ei voi vastata * = tieto ainoastaan, jos epäonnistuu

23 Viestit-palvelun toteutus asianhallintajärjestelmissä Useat järjestelmätoimittajat ovat toteuttamassa järjestelmiinsä liityntää Suomi.fi-viesteihin. Triplan Tweb -toteutus valmis. Kuntien on syytä ottaa yhteyttä asianhallintajärjestelmiensä toimittajiin ja ryhtyä suunnittelemaan heidän kanssaan viestintäratkaisuja, jotka kytkeytyvät Suomi.fi-viesteihin ja tähän tarvittavia liityntöjä Useita palveluita ja asianhallintajärjestelmiä voidaan liittää rinnakkain

24 Viestit-palveluun liittyminen Viranomainen VRK Valtori VIA 1 * Suunnittelee palvelun, osallistuu aloituspalaveriin * Järjestää aloituspalaverin, konsultoi palvelun ja liitynnän suunnittelussa 2 * Täyttää ja lähettää käyttölupahakemuksen Selvittää hakemuksen asiat, myöntää käyttöluvan 3 Täyttää ja lähettää tietoliikennelomakkeen, toteuttaa tietoliikenneavaukset * Lähettää tietoliikennelomakkeen, välittää pyynnön, koordinoi Toteuttaa tietoliikenneavaukset 4 Täyttää ja lähettää asiakastietolomakkeen * Lähettää lomakkeen, tarkistaa ja tallentaa tiedot palveluun, kertoo palvelutunnukset 5 * Toteuttaa ja testaa Viestit-liitynnän Tukee testaamista: Vastaa teknisiin kysymyksiin, ratkoo testauksessa löytyneitä ongelmia Ratkoo testauksessa löytyneitä ongelmia 6 * Pyytää tuotantoon siirtymistä Tallentaa tiedot palveluun, tiedottaa Kansalaisneuvontaa VRK neuvoo asiakasta joka vaiheessa ja huolehtii prosessin etenemisestä * osoittaa kunkin vaiheen aloittajaa Vaiheet 1-4 voivat tapahtua eri järjestyksessäkin Kuvan ulkopuolella: Viranomainen voi anoa avustusta VM:ltä

25 Suomi.fi-viestien käyttöönoton valtiontuki Erityisasiantuntija Katja Väänänen, JulkICT-osasto

26 Mahdollisuus hakea tukea palvelun käyttöönottoon Asiakasorganisaatiolla on mahdollisuus hakea tukea Suomi.fi-viestit käyttöönottoon Kunnille tuki myönnetään valtiontukena Ohjeet, kriteerit ja hakemusta sekä maksatusta varten tarvittavat materiaalit löytyvät 26

27 Valtionavustushaun välittömät ehdot Tuen hakija on sopinut käyttöönoton aikataulusta Väestörekisterikeskuksen kanssa Tukea on haettava kirjallisesti klo 14:00 mennessä Tuki on käytettävä Suomi.fi-viestit palvelun käyttöönottoon Tuetut käyttöönotot toteutetaan tuen käyttöajan puitteissa, Tukea myönnetään vain kerran kutakin julkishallinnon organisaatiota kohti, vaikka tukisumma jäisikin alle maksimin. 27

28 Valtionavustuksen määräytyminen Valtionavustusta myönnetään 75 % yhteenlasketuista käyttöönottojen kokonaiskustannuksista kuitenkin niin, että maksimiavustussumma ei ylity. Tuki maksetaan jälkikäteen toteutuneiden kustannusten perusteella. Tuen saajan on raportoitava käyttöönottojen kustannukset myös omarahoituksen osalta. Valtiovarainministeriö tekee yhteisen valtionavustus-päätöksen seuraavan kuukauden kuluessa edellisen kuukauden viimeiseen päivään mennessä saapuneiden hakemusten perusteella. (viimeinen syyskuun 2018 aikana elokuun 2018 viimeiseen päivään mennessä saapuneiden hakemusten perusteella.) 28

29 Valtionavustuksen määräytyminen Kunnilla maksimiavustuksen määrä määräytyy kunnan asukasmäärän ( ) perusteella. Jos kunnat ovat yhdistyneet jälkeen, maksimiavustuksen määrä katsotaan yhdistyneiden kuntien yhteenlasketun asukasmäärän ( ) perusteella. Kuntayhtymillä maksimiavustuksen määrä määräytyy kuntayhtymän henkilöstömäärän ( ) perusteella. Jos kuntayhtymät ovat yhdistyneet jälkeen, maksimiavustuksen määrä katsotaan yhdistyneiden kuntayhtymien yhteenlasketun henkilöstömäärän ( ) perusteella. 29

30 Valtionavustuksen maksimiavustussummat: kunnat Kokoluokka Asukkaita min Asukkaita max Maksimiavustu ssumma

31 Valtionavustuksen maksimiavustussummat: kuntayhtymät Henkilöstön määrä Maksimiavustussumma Henkilöstön määrä Maksimiavustussumma Yli

32 Katja Väänänen Erityisasiantuntija JulkICT-osasto Valtiovarainministeriö