Projektinhallintaohjelmat

Transkriptio

1 Projektinhallintaohjelmat Korvaava tehtävä koulutusteknologian perusopintojen luennosta ja taitotyöpajasta Oulun yliopisto Tietojenkäsittelytieteiden laitos Riikka Suominen , Luonnontieteellinen tiedekunta, Tietojenkäsittelytieteiden laitos / Maisteriohjelma 2009 rsuomine@mail.student.oulu.fi

2 2 Johdanto Projektinhallintaohjelmia on olemassa niin asennettavina palvelinohjelmina ja työpöytäohjelmina kuin web-palveluina. Niiden käyttö soveltuu ohjelmasta riippuen niin yksilö-, ryhmä- ja koko organisaation käyttöön. (Brännfors Tolonen, 2010.) Keskityn tarkastelemaan tässä esseessäni ilmaisia web-pohjaisia projektinhallintaohjelmia. Projektinhallintaan käytettävät ohjelmina ja ympäristöinä toimivat erilaiset tehtävälistat, aikataulutusohjelmat ja kalenterit, wikit, blogit, mikroblogit, keskustelufoorumit, groupware- ja intranet-järjestelmät, tuntikirjanpito-ohjelmat, asiakkuudenhallintaohjelmat (CRM), henkilöresurssien hallintaohjelmat (HRMS) ja yrityksen johtamisjärjestelmät (ERP). (Brännfors Tolonen, 2010.) Web-pohjaiset projektinhallinta ohjelmat eivät ole minulle ennestään tuttuja. Wikispacea olen kyllä käyttänyt verkkokurssin ympäristönä jo ennen koutek-opintojakin, mutta varsinaisessa projektinhallinnassa se ei ole minulla ollut käytössä. Projektinhallinnan lähtökohtia Pirkko Hyvösen projektiopintoja koskevassa diasarjassa avataan projektikäsitettä. Dioista käy ilmi, että projektina ei voi pitää mitä tahansa työsuoritusta, vaan projektille on ominaista ainutkertaisuus, suunnitelmallisuus, tavoitteellisuus ja ongelmakeskeisyys. Projektit ovat työskentelytapa, jolla voidaan organisoida toimintaa sekä prosessoida ongelmanratkaisua ja oppimisprosesseja. (Hyvönen, 2010.) Projekti on kokonaisuus, joka muodostuu osista. Näitä osia ovat alaprojekti, tehtävälista, tehtävä ja aktiviteetti. Kullakin osalla on vastuuhenkilö. Eri osien välillä voi olla myös riippuvuussuhteita. Osien edistymistä voidaan seurata tuntimäärinä, prosentteina tai aikajanana. (Brännfors Tolonen, 2010.) Vaikka projekteja leimaa ainutkertaisuus, niitä yhdistää samankaltainen projektinhallinta (Hyvönen, 2010). Projektinhallintaohjelmien ominaisuuksia Projektinhallintaohjelmissa voi olla muun muassa seuraavia ominaisuuksia: projektin seurantasivu, projektien ja käyttäjien hallinta, tehtävälistat, aikataulutus, kalenteri, projektin tilanteen kuvaaja, tiedostohakemisto, muistiot, wikisivut, keskustelualueet, käyttäjien viestit, muistutus- ja päivitysilmoitustoiminto, kokoukset, resurssikirjanpito, jne. (Brännfors Tolonen, 2010.)

3 3 Vertailua projektinhallintaohjelmista Suoritin projektinhallintaohjelmista vertailun, jonka pohjana käytin muiden opiskelijoiden pienryhmissä tekemiä esityksiä. Vertailin ohjelmistoja niiden ominaisuuksien pohjalta, jotka itse koen tarpeellisiksi ominaisuuksiksi, kun työstän ryhmissä opintoihini liittyviä projekteja. Lisäksi luin muiden koulutusteknologian opiskelijoiden blogikirjoituksia liittyen projektinhallintaohjelmiin. Näiden pohjalta täydensin taulukkoon tietoja, joihin en löytänyt vastausta ryhmien tekemistä esityksistä. Suoritettuani vertailun muiden esittelyjen pohjalta päätin itse tutustua tarkemmin vielä muutamiin projektinhallintaohjelmista. Ensin tarkastelin Lumo Flow ta. Ohjelma vaikutti monipuoliselta, koska tässä vaiheessa vertailuani sillä oli eniten rukseja taulukossani. Minua kiinnosti myös nähdä tarkemmin, millainen tämä suomalaisten kehittämä projektinhallintatyökalu on. Lumo Flow vaikutti lupaavalta myös siirryttyäni projektinhallintaohjelman wwwsivuille. Lumo Flow mainostaa ympäristöä yhteisöllisenä työtilana, joka motivoi ihmisiä osallistumaan. Yhteisöllisyys kiinnostaa itseäni erityisesti, koska etsin sopivaa ympäristöä ryhmässä toteutettavalle projektille. Innokkuuteni Lumo Flow ta kohtaan alkoi kuitenkin hiipua nopeasti, kun löysin sivulta tiedon kokeile 21 päivää veloituksetta. Lisäsin tästä tiedon taulukkooni punaisella. Ohjelman käyttö on siis ilmaista vain kolme viikkoa. Tuona aikana ohjelmaa ehtisi toki testata perusteellisesti, mutta kyseisessä ajassa ohjelmaa ei ehtisi hyödyntää kokonaisen projektin ajan. Päätin olla rekisteröitymättä ohjelmaan ja luottaa pienryhmien esittelyihin. Seuraavaksi siirryin tutustumaan Zoho Projectiin, jonne myös rekisteröidyin. Zoho Project osoittautui erittäin monipuoliseksi projektinhallintaohjelmaksi. Ohjelmasta löytyy kaikki vertailuni kannalta oleelliset toiminnot. Lisäksi löysin ohjelmasta muun muassa kokoustoiminnon, dokumenttien hallinnan ja wikin. Zoho Projectissa voi käyttää ilmaiseksi aikarajoituksetta yhtä projektia kerrallaan. Halutessaan ohjelmalta vielä enemmän sen voi päivittää maksulliseksi versioksi. Seuraavaksi tarkastelin Producteev-ohjelman www-sivuja, koska sen hetkisen taulukkoni perusteella ohjelmalta tuntui puuttuvat oleellisia ominaisuuksia kuten tehtävätlistat. Producteevin www-sivuilta selviää features-sviulta, että ohjelma sisältää kaikki taulukkooni kirjaamat ominaisuudet. Tarkastin vielä Basecampin sivuilta, että ohjelma sisältää käyttäjähallinnan. Sivuilta löytyi myös tieto, että Basecamp on käännetty useille kielille myös suomeksi! Lisäsin ruksin myös Basecampille myös sarakkeeseen tilastot ja raportit. Tarkalleen en Basecampin www-sivujen quick tourin avulla saanut selville, millaiset raportointimahdollisuudet ohjelmassa on, mutta ainakin ajankäyttöä siellä pystyy seuraamaan ja onhan sekin vähintään jonkinlaista tilastointia.

4 Aikataulut /kalenteri Tehtävä-lista Tehtävien vaiheistus Käyttäjähallinta, salasanasuojaus Viestintä Pikaviestin Tiedostojen jako/tallennus Tilastot, raportit Ilmaisuus 4 Scrumy x x x ilmainen, mahdollisuus päivittää laajempaan maksulliseen versioon Wikispaces x x x x ilmainen Producteev x x x x x x x x ilmainen, kun käyttäjiä on max 2. Basecamp x x x x x x x x ilmainen 30 pv Lumo Flow x x x x x x x x ilmainen 21 pv Zoho Projects x x x x x x x x ilmainen, kun käyttää yhtä projektia kerrallaan PBWORKS x x x x x x yrityksille 14 pv, yksityisille ilmeisesti ilmainen Taulukko 1. Vertailu web-pohjaisista ilmaisista projektinhallintaohjelmista. Pohdinta Projektinhallintaan on olemassa monipuolisia web-pohjaisia työkaluja. Useat näistä on kuitenkin ilmaisia vain rajoitetun ajan, joten niiden hyödyntäminen kokonaisen projektin ajan ei ole mahdollista. Ilmaisia vaihtoehtoja kuitenkin löytyy myös ja vertailustani puuttuu esimerkiksi GanttProject. Vertailuni perusteella Zoho Projectia voisi pitää parhaana projektinhallintaohjelma, kun lähtökohtana on löytää ilmainen web-pohjainen työkalu. Myös Lumo Flow, Basecamp ja Producteev saivat kaikkiin sarakkeisiin ruksit, mutta Lumo Flow n ja Basecampin ilmaista käyttöä on rajoitettu ja Producteevin ilmaisversiossa voi olla enintään kaksi käyttäjää. Producteev voisi kyllä soveltua yksilö- tai parityön hallintaan, mutta jos projektilleen tarvitsee hallintatyökalua, niin oletettavasti käyttäjiä olisi enemmän. Näin ollen julistan Zoho Projectin tämän epävirallisen vertailuni voittajaksi. Kaikesta huolimatta en itse ihastunut tähän ohjelmaan. Zoho Project on kyllä ominaisuuksiltaan erinomainen, mutta testailuni perusteella se vaikutti olevan varsin raskas ohjelma. Itse en ottaisi Zoho Projectia käyttöön kuin erittäin laajan projektin hallintaan tai sellaisen projektin, jossa on huomatta määrä osallistujia.

5 Lähtökohtani vertailun teolle oli tarkastella ohjelmia siltä pohjalta, mikä niistä soveltuisi opintoihin liittyvien projektien hallintaan. Tällä hetkellä kiinnostuin eniten Wikispacesista, joka on minulle jossain määrin tuttu entuudestaan. Wikispace toimisi varmasti hyvin projektinhallinnassa. Sen rinnalle voisi tarvittaessa ottaa käyttöön esimerkiksi Googlen kalenterin ja yhteisöllisen kirjoittamisen apuna voisi käyttää Etherpadia, josta löytyy myös pikaviestin. Wikispaceen suoritan kuitenkin syvällisemmän tarkastelun toisella kertaa. 5 Lähteet Brännfors M., Tolonen J. (2010). Luento projektinhallinta Lainattu , saatavilla: Hyvönen P. (2010). Luento projektiopinnot Lainattu , saatavilla: Vertailun pohjalla käytettyjä materiaaleja: Basecamp. (2010). Basecamp - Tour Lainattu , saatavilla: Koutek-perusopintojen ryhmätyöt (2010). Ryhmätyöt taitotyöpaja Lainattu , saatavilla: _aloitusluento_2010.pdf Koutek-perusopintojen opiskelijoiden blogit (2010), Lainattu , saatavilla: LumoFlow. (2010). LumoFlow Lainattu , saatavilla: Producteev. (2010). Producteev - Features Lainattu , saatavilla: Zoho Project. (2010). Zoho Project Lainattu , saatavilla: