Kohti suunnitelmallisia muutoksia

Transkriptio

1 KUOPION YLIOPISTON SELVITYKSIÄ E, YHTEISKUNTATIETEET 39 KUOPION UNIVERSITY OCCASIONAL REPORTS E. SOCIAL SCIENCES 39 Marika Toivanen, Irmeli Luukkonen, Anneli Ensio, Heidi Häkkinen, Pauliina Ikävalko, Juho Jaatinen, Liisa Klemola, Maritta Korhonen, Susanna Martikainen, Merja Miettinen, Anja Mursu, Päivi Röppänen, Ritva Silvennoinen, Tuula Tuomainen ja Marilla Palmén Kohti suunnitelmallisia muutoksia Opas terveydenhuollon tietojärjestelmien toimintalähtöiseen kehittämiseen

2

3 KUOPION YLIOPISTON SELVITYKSIÄ E, YHTEISKUNTATIETEET 39 KUOPION UNIVERSITY OCCASIONAL REPORTS E. SOCIAL SCIENCES 39 Marika Toivanen, Irmeli Luukkonen, Anneli Ensio, Heidi Häkkinen, Pauliina Ikävalko, Juho Jaatinen, Liisa Klemola, Maritta Korhonen, Susanna Martikainen, Merja Miettinen, Anja Mursu, Päivi Röppänen, Ritva Silvennoinen, Tuula Tuomainen ja Marilla Palmén Kohti suunnitelmallisia muutoksia Opas terveydenhuollon tietojärjestelmien toimintalähtöiseen kehittämiseen Tietojenkäsittelytieteen laitos Shiftec-tutkimusyksikkö HIS-tutkimusyksikkö Kuopion yliopisto Savonia Business Savonia-ammattikorkeakoulu KUOPIO 2007

4 Myynti: Kuopion yliopiston kirjasto PL 1627 FI KUOPIO Puh Fax Sarjan toimittajat: Jari Kylmä, FT Hoitotieteen laitos Markku Oksanen, VTT Sosiaalipolitiikan ja sosiaalipsykologian laitos Tekijän osoite: Marika Toivanen Tietojenkäsittelytieteen laitos Kuopion yliopisto PL 1672 FI KUOPIO Puh ISBN ISBN (PDF) ISSN Kopijyvä Kuopio 2007 Finland

5 Toivanen, Marika et al. Toward planned changes. Guide to the activity-driven development of health information systems. Kuopio University occasional reports E. Social sciences p. ISBN ISBN (PDF) ISSN Abstract Health care professionals need detailed information about patients as easily and quickly as possible to support their work. The delicate information of patients has to be faultless, and it requires strong data protection and patient assent for use of the information. In order for information systems and software to support work activity, analysts and designers have to understand the work activity of the people using their systems. The objective of the group of the ZipIT projects (ZipIT, ZipIT-ojo and ActAD-HIS), organized jointly by the University of Kuopio and Savonia University of Applied Sciences, is to narrow the distance between different worlds of work improvement and information system development. It was made by developing the model for activity-driven development of health information systems. With that model, it is possible to see the subject of development in context and effects of planned changes. The activity-driven information system development (ISD) model is made for health care organizations to specify needs and requirements for information systems. According to the activity-driven ISD model, the successful development presumes that the needs and the goal state of the system so that both software engineers and health care professionals can understand future systems in the same way. After all of that, it is possible to plan how to realize the goal state. Usually the development project needs information about the ensemble of the organization, even between several organizations, information about everyday staffer. The activity-driven ISD model is based on activity theory and pilot cases made during the ZipIT projects. In pilot cases, made in close cooperation with our partners, we explored, tried out, and developed various methods of activity theory, computer science, software engineering, and user interface and interaction design. Altogether there were ten pilot cases with different aims related, for example, to exploration of information needs in work activity, development of the new software product, selecting of the existing software, or changes in work activity caused by implementation of the new software. The work in the pilot projects are premised on the basis of existing methods of development and the revising and adapting of them. The research health information system development. As a conclusion it can be said that the activity-driven approach was an effective way to analyze complex work-activity and diverse elements of it. Medical Subject Headins (MeSH): Medical Informatics; Information Systems; Health Care Sector; Models; theoretical

6

7 Toivanen, Marika et al.. Kohti suunnitelmallisia muutoksia. Opas terveydenhuollon tietojärjestelmien toimintalähtöiseen kehittämiseen. Kuopion yliopiston selvityksiä E. 39. Yhteiskuntatieteet s. ISBN ISBN (PDF) ISSN Tiivistelmä Terveydenhuollon henkilöstö tarvitsee työnsä tueksi yksityiskohtaisia tietoja asiakkaistaan mahdollisimman helposti ja nopeasti. Nämä tiedot ovat usein arkaluonteisia ja edellyttävät siksi vahvaa tietosuojaa, tietojen virheettömyyttä ja asiakkaan suostumusta tietojen käyttämisestä. Jotta tietojärjestelmät ja tietotekniikka tukisivat työtoimintaa, järjestelmien suunnittelijoiden on ymmärrettävä tuotteidensa käyttäjien työtoimintaa. Kuopion yliopiston ja Savonia-ammattikorkeakoulun yhteisessä ZipIT-hankekokonaisuudessa laadittiin toiminnan ja tietojärjestelmien yhtäaikaista kehittämistä varten toimintalähtöinen tietojärjestelmien kehittämismalli, jonka avulla erilaisissa terveydenhuollon tietojärjestelmähankkeissa voidaan nähdä kehittämiskohteen sijoittuminen kontekstiinsa ja suunniteltujen muutosten vaikutukset. Mallin avulla voidaan suunnitella ja toteuttaa työn ja tietojärjestelmien kehittämiseen tähtääviä selvitys- ja vaatimusmäärittelytöitä. Toimintalähtöisen tietojärjestelmien kehittämismallin mukaan työtoimintaa onnistuneesti palveleva kehittäminen edellyttää nykytilan analysoimista kehittämistarpeiden tunnistamiseksi ja tavoitetilan suunnittelemista ja mallintamista niin, että kaikki osapuolet voivat ymmärtää kehittämistyön vaikutukset omaan työhönsä. Vasta sen jälkeen voidaan ryhtyä laatimaan käytännön suunnitelmaa siitä, miten tuo tavoite saavutetaan. Toisaalta kehittämishankkeen aikana asioita joudutaan usein tarkastelemaan monelta eri tasolta: kehittämistyöllä voi olla vaikutuksia koko organisaation ja jopa organisaatioiden rajat ylittävään toimintaan, päivittäistä työtä yhdessä tekevien ammattilaisten yhteistyöhön ja kunkin yksittäisen työntekijän työhön. Toimintalähtöinen tietojärjestelmien kehittämismalli perustuu toiminnan teoriaan ja ZipIThankekokonaisuuden aikana tehtyihin pilotteihin, joissa kokeiltiin, tutkittiin ja kehitettiin erilaisia toiminnan teorian, tietojärjestelmätieteen, ohjelmistotuotannon ja käyttöliittymäsuunnittelun menetelmiä yhteistyössä hankkeeseen osallistuneiden organisaatioiden kanssa. Mukana oli kaikkiaan kymmenen pilottikohdetta, joissa tehty työ liittyi esimerkiksi työtoiminnan tiedontarpeiden kartoittamiseen, uuden ohjelmiston suunnitteluun, valmiin ohjelmiston valitsemiseen tai käyttöönottoon liittyvään työtoiminnan kehittämiseen. Lähtökohtana olivat olemassa olevat menetelmät ja niiden muokkaaminen, kehittäminen ja täydentäminen. Tehty tutkimus oli luonteeltaan pääasiassa toimintatutkimusta, jossa käytännön kehityshankkeesta hankittuja kokemuksia käsitteellistämällä ja analysoimalla kehitettiin toimintalähtöistä menetelmää terveydenhuollon tietojärjestelmien suunnittelua varten. Pilottikohteet olivat varsin vaihtelevia sekä sisällöiltään että tavoitteiltaan, mutta yhteisenä johtopäätöksenä voidaan pitää sitä, että tässä toimintalähtöinen lähestymistapa auttoi jäsentämään kokonaisuutta ja siihen liittyviä osatekijöitä. Yleinen suomalainen asiasanasto: tietojärjestelmät; terveydenhuolto; kehittäminen; mallit; toimintatutkimus; toiminnan teoria

8

9 Esipuhe Tässä oppaassa esitellään toimintalähtöinen tietojärjestelmien kehittämismalli, joka on tarkoitettu sovellettavaksi erilaisissa terveydenhuollon tietojärjestelmien ja tietoteknisesti tuetun työtoiminnan kehittämishankkeissa. Sen tavoitteena on yhdistää terveydenhuollon ammattilaisten ja tietojärjestelmien suunnittelijoiden ja kehittäjien osaamista. Opasta kirjoitettaessa on ajateltu erityisesti niitä terveydenhuollon organisaatioiden tietohallinnon tai kehittämisyksiköiden edustajia, jotka asettavat ja vetävät tietojärjestelmien kehittämis- tai käyttöönottohankkeita. Kehittämismallin avulla voidaan kuvata ja analysoida tietoteknisesti tuetun toiminnan nykytila ja tunnistaa tiedonkulun ongelmakohtia, määritellä ja mallintaa tavoitetila ja suunnitella sen saavuttamiseksi tarvittavia konkreettisia toimenpiteitä. Oppaan ensimmäisessä luvussa määritellään tietoteknisesti tuetun työtoiminnan ja tietojärjestelmien kehittämisen näkökulmasta keskeisiä käsitteitä. Toisessa luvussa käydään läpi kehittämismallin teoriatausta ja itse malli vaihe vaiheelta. Kolmannessa luvussa esitellään kehittämisessä tarpeellisia tiedonkeruun, analysoinnin ja kuvaamisen menetelmiä ja neljännessä luvussa kerrotaan esimerkkejä kehittämismallin soveltamisesta omissa tutkimuskohteissamme. Tämä opas on tarkoitettu käytännön kehittämistyön avuksi. Tutkimukselliset tulokset on raportoitu erikseen. Terveydenhuollon toiminnan ja tietojärjestelmien rinnakkaista kehittämistä tutkivassa ZipIT-hankekokonaisuudessa ( ) on jatkettu aikaisemmissa tutkimushankkeissa aloitettua työtoiminnan tutkimuksen ja kehittämisen ActAD-mallin (Activity Analysis and Development) työstämistä. Se on muotoutumassa tässä oppaassa esiteltäväksi kehittämismalliksi. Kehittämismalli perustuu toiminnan teoriaan, ActAD-malliin ja ZipIT-hankekokonaisuuden aikana tehtyyn kymmeneen pilottiin, joissa kokeiltiin, tutkittiin ja kehitettiin erilaisia toiminnan teorian, tietojärjestelmätieteen, ohjelmistotuotannon ja käyttöliittymäsuunnittelun menetelmiä yhteistyössä hankkeeseen osallistuvien organisaatioiden kanssa. Hallinnollisesti ZipIT-hanke on jakautunut kolmeen osahankkeeseen: ZipIT: Toiminnan ja tietojärjestelmien rinnakkaisen kehittämisen vetoketjumalli (Tekes 40426/04, 40354/05, 40252/06), ZipIT-ojo: Toiminnan ja tietojärjestelmien rinnakkainen kehittäminen, prosessien organisointi ja johtaminen (Tekes 790/04, 644/05, 644/06) sekä ActAD-HIS: Toimintalähtöisen vaatimusmäärittelyn menetelmät: Työn, tietojärjestelmien ja ohjelmiston rinnakkain kehittäminen terveydenhuollossa (TSR ). Oppaan kirjoittamiseen on lisäksi osallistunut Työsuojelurahaston rahoittama Äippä-hanke, Terveydenhuollon työntekijät ja tiedonhallinnan muutos - Arjen valtaistaminen äitiyshuollossa (TSR ). Hankekokonaisuutta ovat rahoittaneet ja siihen ovat osallistuneet Tekesin FinnWell-ohjelma, Työsuojelurahasto, Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä, Pohjois- Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymä, Kainuun maakunta -kuntayhtymä, Kuopion kaupungin sosiaali- ja terveyskeskus, AtBusiness Communication Oyj, FD Systems Oy, Intensium Oy, Suomalainen lääkäriseura Duodecim, Mawell Oy, Medici Data Oy ja Oy ProWellness Ltd.

10 Kiitämme projektiin osallistuneita ja oppaan eri versioita kommentoineita hedelmällisestä yhteistyöstä sekä hyvistä ideoista ja näkökulmista. Lisäksi kiitämme arvokkaista kommenteista tutkimuspäällikkö Hannele Hyppöstä ja projektipäällikkö Jarmo Kärkeä, molemmat Stakesin sosiaali- ja terveysalan tietoyhteiskuntayksiköstä. Kuopiossa toukokuussa 2007, Tekijät

11 Sisällysluettelo 1 JOHDANTO Tietojärjestelmät suomalaisessa terveydenhuollossa Tietoteknisesti tuettu työtoiminta Osallistuminen kehittämiseen Tietojärjestelmän kehittäminen Käyttäjätarpeet ja vaatimusmäärittely Arkkitehtuurit 16 2 Toimintalähtöinen tietojärjestelmien kehittämismalli Teoriatausta Kehittämismalli Vaiheet Tasot Miten aloitan? Toiminta- ja tietokokonaisuuksien taso Yhteinen käsitys toiminta- ja tietokokonaisuuksien nykytilasta Yhteinen käsitys toiminta- ja tietokokonaisuuksien tavoitetilasta Suunnitelma konkreettisista toimenpiteistä toiminta- ja tietokokonaisuuksien tasolla Työnkulkujen ja tietovirtojen taso Yhteinen käsitys työnkulkujen ja tietovirtojen nykytilasta Yhteinen käsitys työnkulkujen ja tietovirtojen tavoitetilasta Suunnitelma konkreettisista toimenpiteistä työnkulkujen ja tietovirtojen tasolla Työtehtävien ja tietovälineiden taso Yhteinen käsitys työtehtävien ja niissä tarvittavien tietovälineiden nykytilasta ja kehittämistarpeista Yhteinen käsitys työtehtävien ja niissä tarvittavien tietovälineiden tavoitetilasta Suunnitelma konkreettisista toimenpiteistä työtehtävien ja tietovälineiden tasolla 35 3 Tiedonkeruu, analysointi ja kuvaaminen Kehittämistyön eri vaiheissa käytettävät menetelmät Nykytilan selvittäminen ja analysointi Tavoitetilan ideointi ja suunnitteleminen Konkreettisten toimenpiteiden suunnitteleminen Tutustumiskäynnit ja havainnointi Haastattelut 42

12 3.4 Työpajat ja ryhmätyöt Toimintatarina Seinätekniikka Rikastetut kuvat ja kaaviot Käyttötapaukset Käyttöliittymäkuvat ja -kuvasarjat Jäljitettävä mallinnusketju 55 4 Kokemuksia kehittämismallin soveltamisesta Hoitopalaute Röntgen Lääkehoidon sähköisen suunnittelun ja kirjaamisen kehittäminen Sähköisen potilastietojärjestelmän käyttöönotto Kotihoidon mobiilisovellus Teknologialla muutosta kotihoidon toimintaprosesseihin Toimenpidejärjestelmän hankinta ja uusiminen Käypä hoito -selvitys Selvitys silmänpohjakuvantamisesta Toimintalähtöinen tiedonhallinnan muutostuki Yhteenveto pilottikokemuksista 77 Lähdeluettelo Liite 1: Esimerkki ActAD-elementeistä johdetusta teemahaastattelulomakkeesta 81 Liite 2: Esimerkki osallistujien valinnasta ja roolien määräämisestä 83 Liite 3: Esimerkkipolut 84 Liite 4: Hankkeen aikana tuotetut julkaisut 86 Opinnäytteet 86 Kansainväliset artikkelit ja konferenssiesitykset 86 Kansalliset tieteelliset ja ammatilliset artikkelit sekä konferenssiesitykset 87 Selvitykset 88 Muut julkaisut 88

13 11 1 JOHDANTO Terveydenhuollon henkilöstö tarvitsee työnsä tueksi yksityiskohtaisia tietoja asiakkaistaan mahdollisimman helposti ja nopeasti. Tietojen pitäisi olla hoitoon osallistuvien käytössä aina oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Toisaalta asiakkaiden hoitoon tai palveluun liittyvä tieto on arkaluontoista, ja sen käyttö edellyttää vahvaa tietosuojaa, tietojen virheettömyyttä ja lain ja asetusten mukaisesti asiakkaan suostumusta siitä, että hänen tietojansa käytetään. Jotta tietojärjestelmät ja tietotekniikka tukisivat työtoimintaa, tietojärjestelmien suunnittelijoiden on ymmärrettävä ohjelmistotuotteidensa käyttäjien työtä. Käyttäjillä puolestaan tulee olla keinoja osoittaa kehittämistarpeita. Terveydenhuollon ohjelmistojen suunnitteluun, käyttöönottoon ja käyttöön liittyy myös monia ristiriitaisia tavoitteita ja vaatimuksia (Gregory 2000, 1 25). Terveydenhuollon ja ohjelmistoalan ammattilaisten yhteistä kehittämisen työvälinettä tarvitaan. Terveydenhuollossa kehittämistoimintaa tehdään tilannekohtaisesti monella eri tavalla. Tutkimuksen mukaan julkisen sektorin tietojärjestelmähankinnoissa on puutteita hankinta- ja määrittelyosaamisessa (Sihvola 2006). Organisaatioista puuttuu kokemusta ja tietoa siitä, kuinka esimerkiksi tietojärjestelmien käyttöönottoprojekti viedään läpi ja mitä kaikkea olisi osattava ottaa huomioon sitä toteutettaessa tai siihen osallistuttaessa. Tietoa ei myöskään ole siitä, mitä mahdollisuuksia tietojärjestelmän kehittäminen tuo työn uudelleenorganisointiin. Vastaavasti ohjelmistotaloille on haasteellista kehittää terveydenhuoltoa aidosti tukevia ohjelmistoja. Tässä oppaassa tutkimusryhmä määrittelee ohjelmiston, tietojärjestelmän ja työtoiminnan suhteen niin, että ohjelmisto on osa tietojärjestelmää ja tietojärjestelmä osa työtoimintaa (kuva 1, vasen puoli). Työtoiminta on tavoitteellista toi- työtoiminta Ohjelmistotuotanto Tietojärjestelmän kehittäminen Työn kehittäminen Työn kehittäminen Tietojärjestelmän kehittäminen ohjelmisto(t) tietojärjestelmä Ohjelmistotuotanto Työtoiminta pitää sisällään tietojärjestelmän ohjelmistoineen. Silti niiden kehittäminen tapahtuu usein erillään. Tavoitteena on, että kehittämistä tehtäisiin rinnakkain eri osa-alueet huomioon ottaen. KUVA 1. Tutkimusryhmän määritelmä: työtoiminta sisältää tietojärjestelmän, joka sisältää ohjelmistot. Siksi näitä pitää kehittää yhteisesti.

14 12 mintaa jonkin yhteisen päämärän saavuttamiseksi. Tietojärjestelmällä tarkoitetaan kaikkia niitä elementtejä, jotka yhdessä varmistavat oikean tiedon saatavuuden oikeaan paikkaan oikeaan aikaan. Esimerkiksi tietoverkko, ohjelmistot, tietokoneet, työntekijät, muistiot, ilmoitustaulu, kännykät, potilaskansiot ja viestivihkot voivat muodostaa tietojärjestelmän. Ohjelmisto on tiettyyn tiedonkäsittelytarpeeseen tehty tietokoneella pyörivä ohjelma ja siihen liittyvä dokumentaatio. Vaikka ohjelmisto, tietojärjestelmä ja työtoiminta ovatkin keskenään sidoksissa, niiden kehittäminen tapahtuu useimmiten erillään. Kun pyritään tietoteknisesti tuetun työtoiminnan kehittämiseen, pitäisi tarkastella ohjelmistoja, tietojärjestelmää ja työtoimintaa osittain yhtä aikaa ja toinen toisensa huomioiden, koska niillä on yhteisiä osia (kuva 1, oikea puoli). Tässä oppaassa esitellään toimintalähtöinen tietojärjestelmien kehittämismalli, jonka avulla terveydenhuollon tietojärjestelmien kehittämishankkeissa nähdään kehittämiskohteen sijoittuminen ja muutoksen vaikutukset. Kehittämismalli on tarkoitettu erityisesti tukemaan palveluorganisaatioiden oman toiminnan suunnittelua ja sitä tukevien tietojärjestelmien vaatimusmäärittelyä, tilaamista ja hankkeiden suunnittelua. Lähtökohtana on tietojärjestelmän kehittäminen siten, että huomioidaan ympäröivä työtoiminta ja pyritään kehittämään tietojärjestelmää ja työtä yhtäaikaisesti siten, että ne tukevat toinen toisiaan. Tällainen tilanne käynnistyy useimmiten ohjelmistoja uusittaessa. Jos tietojärjestelmä muuttuu, muutoksia tulee väistämättä myös toimintatapoihin. Jos työ muuttuu, tietojärjestelmän on mukauduttava uusiin tarpeisiin. Nykyään tämä muutos on usein hal- litsematon : esimerkiksi uuden ohjelmiston aiheuttamia muutoksia työhön mietitään vasta sitten, kun ohjelmat on asennettu ja niitä pitäisi käyttää. ZipIT-hankekokonaisuudessa saatujen erilaisten pilottikokemusten pohjalta tähän oppaaseen on koottu kehittämismalli, joka hahmottaa muutostilanteissa tunnistettavia ja huomioitavia tekijöitä. Malli tukee myös kehittämistyöhön osallistumista ja antaa siten useille toimijoille mahdollisuuden vaikuttaa kehitteillä olevaan muutokseen ennen sen toteuttamista. Tämä opas pyrkii tarjoamaan eväitä henkilölle, jolla on edessään tietojärjestelmän kehittämishankkeen läpivieminen tai sellaiseen osallistuminen. Opas ei tarjoa valmiita reseptejä projektin läpiviemiseen. Projektioppaita, joissa kerrotaan projektien läpiviemisestä, aikatauluttamisesta ja resurssien suunnittelusta, on useita (mm. Pelin 2002; Ruuska 1999, 2006; Silfverberg 2001; Virtanen 2000). Tämä opas auttaa työn ja tietojärjestelmän yhtäaikaisen kehittämisen suunnittelussa. Lukijalle tarjotaan uusia näkökulmia ja muistilistoja kehittämisprojektissa huomioon otettaviin asioihin. Seuraavaksi käsitellään oppaan lähtökohtana olevia asioita ja keskeisiä käsitteitä. Luvussa 2 esitellään toimintalähtöinen tietojärjestelmien kehittämismalli aloittaen teoriataustasta. Lukuun 3 on koottu toimintalähtöistä tietojärjestelmien kehittämistä tukevia työtapoja ja tiedonkeruun, analysoinnin ja kuvaamisen menetelmiä, jotka perustuvat tutkimushankkeen aikana saatuihin kokemuksiin. Lukuun 4 on koottu kokemuksia kehittämismallin soveltamisesta erilaisissa terveydenhuollon organisaatioissa läpiviedyistä kehittämishankkeista.

15 Tietojärjestelmät suomalaisessa terveydenhuollossa Tietojärjestelmien kehittämiseen terveydenhuollossa vaikuttavat useat tekijät. Lainsäädännöllä ohjeistetaan tietojen käyttöä, luovutusta, tietosuojaa sekä asiakkaan ja henkilökunnan oikeuksia. Myös palvelujärjestelmän muutokset, uudet hoitokäytännöt sekä toiminnan seuraamisen velvoitteet on huomioitava kehittämistyössä (Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992, Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä 559/1994, Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjojen laatimisesta sekä niiden ja muun hoitoon liittyvän materiaalin säilyttämisestä 99/2001). Järjestelmien kehittäminen yksittäisen asiakasorganisaation ja tietojärjestelmän toimittajan yhteistyöstä on laajentunut usean asiakkaan ja toimittajan väliseksi kehittämistyöksi. Myös kansallista julkista rahoitusta ohjataan tänä päivänä laajoihin kehittämisprojekteihin. (Sosiaali- ja terveysministeriö 2002, Sosiaali- ja terveysministeriö 2004.) Kehittämistyö keskittyy sähköisen potilaskertomuksen ympärille. Vuonna 2004 laaditun selvityksen mukaan sähköinen potilaskertomusjärjestelmä oli käytössä erikoissairaanhoidossa 13 sairaanhoitopiirissä (N=21). Lisäksi kolmessa sellainen oli kokeiluvaiheessa ja viidessä suunnitteluvaiheessa. Perusterveydenhuollossa sähköinen terveyskertomus oli käytössä 93,6 % terveyskeskuksista. Kysymyksiin vastasi 100 % sairaanhoitopiireistä ja 69,2 % terveyskeskuksista. (Kiviaho, Winblad & Reponen 2004.) Kehittämistyön tavoitteena on aikaansaada laajalti käyttökelpoisia tietojärjestelmiä potilaan hoitamisen, toiminnan ohjauksen, tilastoinnin ja raportoinnin avuksi. Järjestelmiltä edellytetään yhä laajempien toimintakokonaisuuksien kattamista. Käytännön toiminnassa (esim. potilastietojen kirjaus) tuotettua tietoa edellytetään hyödynnettäväksi toiminnan ohjauksessa (esim. johtajan tietovarasto) kerran kirjattavan tiedon perustetta noudattaen. Toiminnan seurannan tietojen erillisestä työstämisestä toivotaan päästävän kertaalleen kirjatun tiedon hyödyntämiseen eri tarkoituksessa. Jotta tietoja voitaisiin käyttää useampaan tarkoitukseen tai useammassa organisaatiossa esimerkiksi alueellisten järjestelmien kautta, tulee mm. potilaskertomuksen tietosisällöissä käyttää kansainvälisesti sovittuja normeja ja standardeja, kuten ISO-standardia. Kansallisessa terveyshankkeessa on tavoitteena, että Suomessa käytössä olevissa potilaskertomuksissa hyödynnetään ydintietoja eli yhdenmukaisesti määriteltyjä rakenteisia tietoja, jolloin kirjaaminen edellyttää standardoitujen termistöjen käyttöä. (Häyrinen, Porrasmaa, Komulainen & Hartikainen 2004.) Potilaskertomustiedon yhtenäistäminen ja käytön lisääminen sekä organisaatioiden sisällä että organisaatioiden välillä on edellytys hoitoketjujen joustavalle toteutumiselle. Tietojärjestelmien lisääntyvä toiminnallisuuden vaatimus on vaikuttanut ohjelmistojen vaatimusmäärittelyiden merkityksen korostumiseen, ja erityisesti järjestelmien käyttäjien mukaanotto toimintaa tukevien järjestelmien aikaansaamiseksi on välttämätöntä. Toisaalta, jotta tietotekniikan ja tietojärjestelmien käyttöönotosta voidaan saada varsinaista hyötyä, tarvitaan muutoksia toimintaprosesseissa Tietoteknisesti tuettu työtoiminta Työtoiminta on systeeminen kokonaisuus, joka koostuu jonkun yhteisen kohteen ja päämäärän parissa työskentelevästä joukosta ihmisiä. Nämä ihmiset eivät välttämättä työskentele samaan aikaan tai samassa paikassa he eivät aina edes tiedä toistensa olemassaolosta. Esimerkiksi odottavaa äitiä palvelee raskauden eri vaiheissa joukko eri organisaatioiden palveluksessa olevia, eri koulutuksen saaneita ja eri toimipisteissä työskenteleviä ihmisiä. Tietoteknisesti tuettua työtoiminta on silloin, kun työn tekemisessä käytetään tietoteknisiä välineitä tai palveluja. Tällaisia välineitä voivat olla esimerkiksi erilaiset työvälineohjelmat, tietoverkot ja niiden palvelut. Parhaimmillaan väline toimii varsinaisen työtehtävän apuna eikä välineen käyttö vaadi ylimääräistä ponnistelua. Tällöin työntekijä voi keskittyä varsinaiseen työ-

16 14 tehtäväänsä. Tietoteknisesti tuettu työtoiminta on käsitteenä laajempi kuin tietokoneavusteinen työskentely, josta ryhdyttiin puhumaan 1980-luvulla, kun tietokoneiden käyttö erilaisissa tehtävissä alkoi yleistyä. Sillä tarkoitettiin tietokoneiden käyttämistä työvälineenä vanhojen, manuaalisten välineiden sijaan. Esimerkiksi insinööri tai arkkitehti työskenteli tietokoneavusteisesti käyttäessään tietokonetta suunnittelun apuvälineenä sen sijaan, että olisi piirtänyt suunnitelmansa tusseilla kuultopaperille piirustuspöydän ääressä. Nyt tietokoneista ja -verkoista on tullut osa lähes kaikkien ammattialojen työvälineitä. Käytön ja käyttöympäristöjen ymmärtäminen on se tekijä, joka erottaa menestyneet teknologiaprojektit epäonnistuneista. Jo 1970-luvulla tehtiin tutkimus, jossa vertailtiin satoja onnistuneita teknologiaprojekteja epäonnistuneisiin ja huomattiin, että ainoat merkittävät erot olivat käyttäjien tarpeiden ymmärtämisessä ja projektien sisäisen kommunikaation laadussa. (Esim. Coombs, Saviotti & Walsh 1987.) ZipIT-hankekokonaisuudessa saatujen kokemusten ja muiden suomalaisten tutkimusten mukaan (Miettinen, Hyysalo, Lehenkari & Hasu 2003) käytön ymmärtäminen on yhä tuotekehityksen heikoin lenkki Osallistuminen kehittämiseen Kun terveydenhuollon organisaatiossa päätetään kehittämistoiminnan käynnistämisestä, on kehittämiseen osallistuvien henkilöiden valinta, osallistaminen ja sitouttaminen tärkeää. Jos työntekijät eivät ole sitoutuneita uuden ohjelmiston käyttöön, ei siitä saada suunniteltuja hyötyjä. Organisaation toimijoilla itsellään on arvokasta tietoa toiminnan kehittämiseksi (Lumijärvi 1994, McDonagh & Coghlan 2001). Sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstöstä suurin osa haluaa yleensä olla mukana aktiivisesti kehittämässä omaa työtään (Elovainio & Lindström 1993). Tietojärjestelmän kehittämisen tuomaan muutokseen on helpompi sitoutua, kun on ollut sitä itse suunnittelemassa. Yleensäkin vaikutusmahdollisuus oman työn kehittämiseen motivoi työntekijöitä. Tietojärjestelmien kehittäminen johtaa muutoksiin työtoiminnassa, joten sen muutokset tulee ottaa huomioon kehittämistyössä. Organisaation kaikkien toimijoiden on oltava valmiita sitoutumaan tietojärjestelmän aiheuttamaan muutokseen toimintatavoissa (Martola & Santala 1997). Sitoutumista voidaan edistää osallistumisen lisäksi myös tiedottamalla tietojärjestelmän käyttöönoton sisällöstä ja tavoitteista (Turpeinen & Taskinen 2004). Yksilön kannalta tämä tarkoittaa sitä, että hän näkee itsensä osana kokonaisuutta ja samalla sen, mihin kaikkeen hänen työnsä vaikuttaa. Terveydenhuollon toiminnan kehittämisen onnistumisen kannalta on tärkeää, että organisaation ylin johto sitoutuu uudistuksiin ja tukee niitä aktiivisesti (Juuti & Lindström 1995, Stakes 1999). Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että esimerkiksi huolehditaan resurssien riittävyydestä. Lisäksi organisaation johdon on toimittava muutoksissa esikuvana (Stakes 1999, Whittaker 1999, Salmimies 2001). Muutosprosessin toteuttamiseen vaikuttaa se, kuinka organisaation eri toimijat havaitsevat muutoksen tarpeen ja ovat halukkaita toteuttamaan sen (Virkkunen, Engeström, Pihlaja & Helle 1999).

17 Tietojärjestelmän kehittäminen Yhteistä ohjelmistotuotantoprosessille ja asiakkaan tietojärjestelmän kehittämiselle on, että molempiin kuuluu esiselvitys- ja vaatimusmäärittelyvaihe. Vaatimusmäärittelyssä kartoitetaan asiakkaan tarpeet ja toiveet sekä asiakasvaatimukset toteutettavan tai hankittavan järjestelmän suhteen. Ohjelmistotalossa asiakasvaatimukset tarkennetaan ohjelmistovaatimuksiksi, joiden mukaisesti kehitetään uusi ohjelmisto. Asiakasorganisaatiossa asiakasvaatimusten avulla kuvataan ohjelmiston tarjoajille, mitä halutaan, ja tarjouksia verrataan asiakasvaatimuksiin ohjelmistoa valittaessa. Näin ollen myös vaatimusmäärittelyn muoto ja tarkkuus eroavat toisistaan. Ohjelmistojen hankkiminen markkinoilta valmiina tarkoittaa sitä, että ohjelmistot perustuvat muuhun kuin varsinaisen asiakkaan tuottamaan vaatimusmäärittelyyn, jossa kuvataan asiakkaan ja käyttäjien tarpeet ja toiveet. Hankinnan jälkeen on huolehdittava uuden ohjelmiston käyttäjien koulutuksesta sekä ohjelmiston käyttöönotosta. Koska ohjelmisto tulee osaksi organisaation tietojärjestelmää, jota käytetään työtoiminnan tukena, tietojärjestelmän ja työtoiminnan muutkin osat on huomioitava. Uusi ohjelmisto tuo muutoksia niin työkäytäntöihin kuin tiedonkulkuunkin, ja nämä muutokset on suunniteltava. Aina koko prosessia ei käydä kerralla läpi esiselvityksestä uuden ohjelmiston tuotantokäyttöön saakka, vaan ohjelmiston kehittäminen tapahtuu pienissä erissä, palanen kerrallaan. Voidaan esimerkiksi tehdä pelkkä esiselvitys kehitystarpeista ja päättää tulosten perusteella, miten edetään: mitä muutoksia ohjelmistoon, tietojärjestelmään tai työn järjestämiseen tarvitaan. Suuren organisaation osastoilla voidaan yhteisen ohjelmiston käyttöönotto toteuttaa vaiheittain, jolloin edellisestä vaiheesta saatuja kokemuksia hyödynnetään seuraavissa vaiheissa Käyttäjätarpeet ja vaatimusmäärittely Tietoväline (esim. ohjelmisto), joka tulee osaksi työtoimintaa, on parhaimmillaan käyttäjälleen työkalu, joka tukee saumattomasti työtä ja työstä nousevia tiedon tarpeita. Siksi ohjelmistoa hankittaessa tai kehitettäessä on keskeisin tehtävä selvittää sen tulevat käyttäjät sekä heidän työtoiminnasta nousevat tarpeensa. Tätä vaihetta kutsutaan ohjelmistotuotannossa vaatimusmäärittelyksi ja sillä tarkoitetaan usein koko sitä prosessia, jonka tarkoituksena on kartoittaa asiakasorganisaation tarpeet ja toiveet kattavasti toteutettavan järjestelmän suhteen. Vaatimusmäärittely voidaan nähdä myös prosessina, jossa tulevien käyttäjien tarpeista johdetaan formaaleja käyttäjävaatimuksia. (Sommerville 2001.) Vaatimusmäärittelyllä tarkoitetaan eri asioita riippuen siitä, kuka sen laatii: asiakasorganisaatio vai ohjelmistotoimittaja. Usein asiakasorganisaatio ohjelmistoa hankkiessaan laatii vaatimusmäärittelyn itse tai käyttää ulkopuolista konsulttia. Asiakasorganisaation laatima vaatimusmäärittely-dokumentti kuvaa organisaation tarpeita hankittavalle tietojärjestelmälle ja sisältää olemassa olevan tietoteknisen infrastruktuurin, toiminnalliset tavoitteet hankittavalle tietojärjestelmälle (käyttäjätarpeet) sekä rajaukset. Siinä voi olla mukana myös ei-toiminnallisia tavoitteita, kuten suorituskykyä, ylläpidettävyyttä ja tukipalvelujen saatavuutta koskevia vaatimuksia. Näitä kaikkia ominaisuuksia yhdessä kutsutaan myös asiakasvaatimuksiksi. Ohjelmistotoimittaja yleensä tarkentaa tätä asiakkaan laatimaa vaatimusmäärittelyä järjestelmän tietoteknisillä ratkaisuilla (palvelimet, ohjelmistot, työtavat jne.) sekä vielä tarkennetuilla toiminnallisilla vaatimuksilla. (Kettunen 2002.) Ohjelmistovaatimuksia kuvataan usein esimerkiksi käyttötapauskuvausten ja tietoluetteloiden avulla. Hankittaessa ohjelmistoa asiakasorganisaation itse tekemän vaatimusmäärittelyn tärkeys korostuu siinä, että sen perusteella toimittajat laativat tarjouksensa projektin läpiviemiseksi. Mitä parempi vaatimusmäärittely asiakasorganisaatiossa on laadittu, sitä parempia ja vertailukelpoisempia tarjouksia voidaan olettaa saatavan toimittajilta. Näiden tarjousten pohjalta asiakas tekee valintansa toimittajasta. (Kettunen 2002.)

18 16 Useimmiten ohjelmistoa kehitettäessä, olipa kyseessä uuden tuotteen tai olemassa olevan kehittäminen, vaatimusmäärittelyn laatii ohjelmistotoimittaja yhteistyössä asiakkaidensa kanssa. Tällöin ohjelmistotoimittajan työtä ohjaavat helposti jo olemassa olevat tekniset ratkaisut, ja asiakasorganisaation vastuulle jää, että eri yksiköiden ja toimijoiden tarpeet tulee määritettyä riittävän tarkasti. Käyttäjien tarpeita pidetään ensimmäisenä ja epävirallisimpana käyttäjävaatimusten lähteenä. Käyttäjätarpeet siis muodostavat pohjan, johon tuotekehitys perustuu. Käyttäjällä on tiedon käsittelyyn liittyviä tarpeita ja velvoitteita. Tarve ilmenee selvimmin päätöksentekotilanteessa, esimerkiksi silloin, kun lääkäri tarvitsee tietoa potilaan lääkeaineallergioista määrätessään hänelle uutta lääkitystä. Tiedon tarve on usein myös tiedon käsittelyn automatisoinnin tarvetta. Esimerkiksi sairaanhoitaja tarvitsee tietoa potilaalle annettavan lääkeliuoksen kokonaisvahvuudesta, ja sen sijaan, että hän laskisi kokonaisvahvuuden käsin tai laskimella, ohjelmiston tulisi tuottaa tieto vahvuudesta automaattisesti. Kehittämistyössä on huomioitava myös toissijaisten käyttäjäryhmien tarpeet (mm. tilastointi ja raportointi). Terveydenhuollon toimialalla tiedon kirjaamisen velvoite on laissa määrätty. Ilman lakisääteistä velvoitettakin käyttäjän on kirjattava tietoa, sillä vain kirjattua tietoa voidaan hyödyntää tietovälineiden avulla Arkkitehtuurit Arkkitehtuurilla tarkoitetaan abstraktia kuvausta jostakin kokonaisuudesta, ja sillä kuvataan yleisesti osat, osien väliset suhteet ja toiminnan pääperiaatteet. Tietotekniikkaan liittyviä arkkitehtuurin alalajeja ovat esimerkiksi laite-, ohjelmisto-, tietoliikenne- ja tietoarkkitehtuuri. Arkkitehtuuri voidaan myös nimetä esimerkiksi käyttöjärjestelmän tai tekniikan mukaan kuten Windows-, Mac-, Bluetooth- tai GPRS-arkkitehtuuri. (Tietotekniikan termitalkoot 2006.) Arkkitehtuurikuvausten avulla on mahdollista ymmärtää ja jäsentää tulevan systeemin toimintaa, tarpeita ja rajoituksia jo suunnitteluvaiheessa. Arkkitehtuurin kuvaamisessa voidaan tarvittaessa käyttää eri näkökulmia. Esimerkiksi Herzum & Sims (2000) ovat määritelleet neljä ohjelmistotuotantoa, erityisesti ohjelmistoteknistä toteutusta ja kehittämistyötä, palvelevaa näkökulmaa seuraavasti: Tekninen arkkitehtuuri käsittää tekniset ominaisuudet, jotka tarvitaan ohjelmiston kehittämisessä ja suorittamisessa; esimerkiksi suoritusympäristö, työkalut ja käyttöliittymäkehykset. Ohjelmistoarkkitehtuuri sisältää päätökset käytetyistä arkkitehtuureista ja suunnittelumalleista, ohjeistuksesta sekä standardeista, joita tarvitaan perustoimintojen, kuten virheenkäsittelyn tai tietokannan käsittelyn, toteuttamiseen edellä lueteltujen teknisten asioiden lisäksi. Projektinhallinta-arkkitehtuuri kuvaa ohjelmistosuunnittelussa käytettävät yleiset suunnitteluperiaatteet eli ne asiat, jotka mahdollistavat suuren tiimin kustannustehokkaan yhteistyön komponenttipohjaisen ohjelmiston tuottamiseksi. Toiminnallinen arkkitehtuuri käsittää systeemin toiminnallisuuden, joka toteuttaa toiminnalliset vaatimukset. Käytännössä esiselvityksissä esille tulevia arkkitehtuuriin liittyviä ja tuleviin ratkaisuihin vaikuttavia asioita ovat esimerkiksi laitteistot: nykytilakartoitus tai tavoitetila olemassa olevat tietoliikenneverkot ja niitä koskevat vaatimukset nykyisin käytössä olevat ohjelmistot: mitkä halutaan korvata, mitkä taas säilyttää ja integroida uuteen organisaatiotason strategiat ja linjaukset: esim. onko suunnitteilla yhdistää yksiköitä, jolloin tietojärjestelmien yhteensovittaminen on huomioitava alueelliset tai valtakunnalliset strategiat ja linjaukset: esim. alueellinen arkisto, valtakunnallinen potilastietojärjestelmä. Tietoarkkitehtuurilla kuvataan esimerkiksi tiedon tarkoitus, sisältö, ryhmittely sopiviksi tietopaketeiksi, sijainti sekä käyttäjät (käyttäjäryhmät, käyttöoikeudet; tietoturva). Arkkitehtuurikuvauksessa on huomioitava, mitkä asiat ovat todennäköisesti pysyviä, sillä sellaiset aiheuttavat rajoituksia uuden systeemin suunnittelulle.

19 17 2 TOIMINTALÄHTÖINEN TIETOJÄRJESTELMIEN KEHITTÄMISMALLI Kaikissa kehittämistyön vaiheissa on tärkeää saavuttaa yhteinen ymmärrys eri osapuolten välille. Useiden tietojärjestelmähankkeiden epäonnistumiset johtuvat siitä, että suunnittelun eri osapuolet (esim. kliinisen työn tekijät, tietohallinnon edustajat ja ohjelmistosuunnittelijat) eivät ole ymmärtäneet suunnitelmia samalla tavalla. Esimerkiksi perinteiseen tapaan kirjoitettuja vaatimusmäärittelydokumentteja voidaan tulkita varsin monin tavoin, eivätkä nämä erilaiset tulkinnat tule välttämättä esiin määrittelytyön aikana. Sen vuoksi lopullinen ohjelmisto saattaa olla täysin sopimaton aiottuun tarkoitukseen. Näitä väärinymmärryksestä johtuvia ongelmia pyritään esiteltävässä kehittämismallissa ehkäisemään toisaalta mallintamalla nykyistä työtoimintaa tietohallintoa ja ohjelmistotaloja varten, toisaalta esittämällä suunnitelmat tulevista tietojärjestelmistä ja niiden käytöstä mahdollisimman havainnollisesti ja konkreettisesti. Miten ohjelmistoja tullaan käyttämään? Mitä työtoiminnan muutoksia niiden käyttöön ottaminen edellyttää? Yhteisen ymmärryksen syntyminen edellyttää tietysti myös, että näitä työtoiminnan kuvauksia ja tulevan tietojärjestelmän suunnitelmia käydään yhdessä läpi. Tässä luvussa esiteltävän kehittämismallin avulla voidaan suunnitella ja toteuttaa työn ja tietojärjestelmän kehitykseen tähtääviä selvityksiä ja vaatimusmäärittelyjä. Yhtenä keskeisenä ideana on, että samoja tuloksia voidaan käyttää niin työn kuin tietojärjestelmänkin kehittämiseen. Näin vältetään päällekkäistä suunnittelua. Kehittämismalliin kuuluu vahvasti osallistaminen, eli tietoa kohdealueelta kerätään ja työstetään yhdessä kohdealueen työntekijöiden kanssa (esim. tulevan tietojärjestelmän tai ohjelmiston käyttäjät). Tällöin tietojärjestelmän kehittämishankkeessa mukana olevat työntekijät pääsevät vaikuttamaan tuleviin muutoksiin ja voivat nähdä myös työnkehittämisen mahdollisuuksia prosessin aikana. Tietojärjestelmän kehittämistarpeen taustalla on työtoiminnan tarjoaman palvelun parantaminen, esimerkiksi terveydenhuollon palvelun tehostaminen ja paremman palvelun tuottaminen asiakkaille tai potilaille. Työtä voidaan kehittää tuomalla avuksi tietotekniikkaa, mutta se ei välttämättä ole ainoa tai oikea ratkaisu. Nykytilaa selvittämällä ja analysoimalla löydetään kehittämistarpeet ja ymmärretään niiden liittyminen työtoiminnan kokonaisuuteen. Tämän perusteella voidaan suunnitella työtoiminnan osaksi parhaalla mahdollisella tavalla soveltuvat ratkaisut, jotka mallinnetaan tavoitetilakuvauksessa. Nykytilan ja tavoitetilan peilaamisella pystytään suunnittelemaan tarvittavat muutokset. Jotta tietojärjestelmä ja ohjelmisto tukisivat aidosti työtoimintaa, tulee kehittämisen kohteena olla tietojärjestelmän ohella myös työtoiminta, sen sijaan että keskityttäisiin yksittäiseen ohjelmistoon tai muuhun tekniseen työvälineeseen. Siksi kehittämismalli pohjautuu toimintalähtöisyyteen, jonka taustat nousevat toiminnan teoriasta. Jos kehityskohdetta ympäröiviä elementtejä ei oteta huomioon, voivat kehittämisen vaikutukset jäädä huomioimatta: esimerkiksi käyttöön otettu ohjelmisto ei tue tiedon siirtymistä työprosessista toiseen. Siksi kehittämisessä on tarkasteltava asioita useammasta näkökulmasta ja eri tasoilta, keskityttävä välillä johonkin yksityiskohtaan ja palattava taas tarkastelun yleisemmälle tasolle. Toiminnan teoria antaa tähänkin hyvän perustan.

20 Teoriatausta Toimintalähtöinen kehittämismalli perustuu toiminnan teoriaan (Leontjev 1978, Engeström 1987, Kuutti 1991, Engeström 1999, Korpela, Mursu, Soriyan, Eerola, Häkkinen & Toivanen 2004), koska työtoiminnan kehittämistä pidetään tietojärjestelmien ja -tekniikan kestävän kehityksen lähtökohtana. Kehittämismallin perustuminen edellä mainittuihin lähteisiin on kerrottu tarkemmin artikkelissa (Mursu, Luukkonen, Toivanen ja Korpela 2007), tässä oppaassa teoriataustalla pyritään valaisemaan työtoiminnan käytännöllistä ymmärtämistä. Toiminnan teorialla on pitkät historialliset juuret, ja sitä on sovellettu monilla tieteenaloilla, myös tietojärjestelmätieteessä (esimerkiksi Bødker 1997, Bertelsen & Bødker 2000, Mwanza 2001). Toiminnan teorian mukaan toiminnan yhtenä ominaispiirteenä on jatkuva muutos, toiminta ei koskaan ole stabiili, muuttumaton olotila. Tämä muutosprosessi tapahtuu tietyssä sosiaalisessa kontekstissa, jossa yksilön ja yhteisön vuorovaikutus on oleellinen tekijä. Tässä oppaassa esiteltävässä toimintalähtöisessä tietojärjestelmien kehittämismallissa toiminta on työtoimintaa, ja sosiaalinen konteksti on työpaikka, organisaatio, tai mikä tahansa työtoiminnan tapahtumapaikka. Teoriataustan voi kehittämismallissa nähdä työtoiminnan tasoittaisessa tarkastelussa, jossa sovelletaan toiminnan teoriaan perustuvaa ActAD-mallia (Activity Analysis and Development; Työtoiminnan tutkimus ja kehittäminen). ActAD-mallia on kehitetty ja sovellettu Kuopion yliopistossa usean vuoden ajan eri tutkimusprojekteissa (Korpela, Soriyan & Olufokunbi 2000, Mursu 2002, Häkkinen 2003, Toivanen, Eerola & Korpela 2003). ActAD-mallin mukaan työtoiminta nähdään kolmentasoisena: yksilön toimintana, ryhmän toimintana ja sosiaalisen verkoston toimintana. Vastaavasti tietotekniikkaa välineenä voidaan käyttää kolmella tasolla: työvälineenä, ryhmän välisenä koordinoinnin ja kommunikoinnin välineenä sekä sosiaalisena verkoston toimintavälineenä. Sama tietoväline voi näkyä kaikilla tasoilla eri tehtävissä. Esimerkiksi sähköinen potilastietojärjestelmä on yksittäisen toimijan työväline työtehtävässä (hoitaja kirjaa mittaustuloksen potilaan tietoihin), ryhmän keskinäisen kommunikoinnin ja koordinoinnin välineenä (lääkäri katsoo aiemmin kirjattuja tietoja, joiden perusteella tekee päätöksen hoitotoimenpiteestä) sekä toimintaverkoston työvälineenä (potilas siirtyy toiselle osastolle, jossa käytetään samaa sähköistä potilastietojärjestelmää). ActAD-mallia voidaan käyttää ikään kuin muistilistana työtoiminnan eri elementtien analysoimiseksi eri toiminnan tasoilla. Kuvassa 2 on esitetty koko malli. TYÖTOIMINTA. Mallin keskeinen tarkastelun kohde on työtoiminta, joka sitoo ihmisten toiminnan ja tekemisen kontekstiin ja antaa merkityksen eri tekojen ja toimenpiteiden sarjoille. Toiminnalla on kohde ja tarkoitus, työnjaolla toiminta jaetaan pienempiin yksittäisiin tekoihin, joita yksittäiset ihmiset suorittavat. Työtoiminta on siis työntekijöiden välistä kollektiivista toimintaa yhteisen kohteen hyväksi ja yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi, joka voidaan jakaa yksittäisiin tekoihin ja operaatioihin. Työtoiminnan sanotaan olevan kulttuurillisesti välittynyttä, eli toiminta määritellään siinä kontekstissa, jossa se tapahtuu. Toiminnan kehittyminen nykypäivään on myös tapahtunut tietyssä kontekstissa. Välttämättä ei ole helppoa tehdä selvää jakoa siitä, mikä on toimintaa ja mikä on yksittäisiä tekoja. Tärkeintä on kuitenkin tunnistaa keskeiset toiminnat, niiden kohteet ja tavoitteet, sekä yksittäisten ihmisten tekemät toimenpiteet ja teot. Tärkeää on tunnistaa niissä käytetyt tietovälineet ja muodostaa kuva käytetystä tietojärjestelmästä. Nykyisten tietojärjestelmien tukemassa työtoiminnassa on joskus vaikea määritellä itse toiminta, koska ihmiset voivat tehdä työtään eri paikoissa, eri aikaan ja jopa tietämättä toisistaan. TYÖTOIMINNAN RAKENNE. Mallin mukaan työtoiminta voidaan rakenteellisesti määritellä sen eri elementtien mukaan. Kuvassa voidaan erottaa yksittäinen ihminen, työntekijä, toimija, joka tekee työtään kohteen hyväksi käyttäen erilaisia työvälineitä, tietoja ja taitoja. Työntekijät yhdessä muodostavat kollektiivisen ryhmän, jonka yhteistä tekemistä sanotaan toiminnaksi. Oleellista on, että yksittäinen teko saa merkityksensä, kun sitä

21 19 Kuva 2. Työtoiminnan elementit, ActAD-malli (Korpela ym. 2004) tarkastellaan osana kollektiivista toimintaa. Tämä toiminta tarvitsee keinoja ja välineitä työn koordinointiin ja keskinäiseen kommunikointiin. Työtoiminnan prosessissa kohde muutetaan tulokseksi tavoitteellisen toiminnan avulla. Prosessia voidaan tarkastella monella tasolla, riippuen siitä, ollaanko kiinnostuneita yksilön tekemistä toimenpiteistä vai kollektiivisen ryhmän keskinäisestä toiminnasta. Yksilötasolla prosessissa tarkkaillaan ihmisen tekemiä toimenpiteitä sekä sitä, mitä tietovälineitä hän niissä käyttää hyväkseen ja miten. Kehittämismallissa puhutaan tällöin työtehtävien ja tietovälineiden tasosta. Ryhmätasolla analysoidaan ryhmän työnjakoa ja työnkulkua eri ihmisten välillä, tietovälineiden käyttöä ja tiedon jakamista sekä kommunikointia. Kehittämismallissa puhutaan työnkulkujen ja tietovirtojen tasosta. Kuvassa 3 on esitelty työnkulkukaavion elementit.

22 20 Teon keinot ja välineet Puuttuvat keinot ja välineet Toimija A Toimija B Toimija C Teko Koordinoinnin keinot eri tekojen välillä Aika Verkottumisen keinot toimintojen välillä Kuva 3. Työnkulkukaavio (Korpela ym. 2004) TYÖTOIMINNAN MUOTO. Työtoiminta noudattaa tiettyä mallia tai muotoa, se on kokonaisuus, joka on muodostunut ajan saatossa tietyssä kontekstissa. Työtoiminnan eri elementit ovat hioutuneet sopiviksi toistensa kanssa, esimerkiksi kommunikaatio noudattaa niitä rakenteita, joita organisaatioon on muodostettu. Kun tässä kokonaisuudessa tapahtuu muutos, olkoon se seurausta ristiriidasta, välttämättömästä kehityksestä, innovaatiosta tai mistä tahansa uudesta työn muodosta, täytyy työtoimintaa katsoa kokonaisuutena. Tärkeää on huomata, mihin tapahtunut muutos vaikuttaa. Siksi esimerkiksi uuden tietoteknisen työkalun käyttöönotto ei koske vain sitä toimenpidettä, mihin se on tarkoitettu, vaan koko toimintaa. Työtoiminnan muodossa on huomioitava, että se sisältää sekä pysyviä että muuttuvia rakenteita. Muun muassa työ-, organisaatio- ja ammattikulttuuri sekä arvot ja etiikka ovat niitä suhteellisen pysyviä rakenteita, joita tulisi kunnioittaa kehittämistyössä. Siksi on tunnistettava nykytila sekä sen rakenne ja historia, jotta pystyttäisiin määrittelemään kehityksen realistiset tavoitteet. Paine työtoiminnan muutokseen voi tulla monelta tasolta ja monelta taholta. Pitäisikin pystyä tunnistamaan, tuleeko syy muutokseen yksittäisen työvälineen kehityksestä, sisäisestä muutospaineesta tavoitteen suhteen, ulkopuolisista tietovälinevaatimuksista, organisaation toimintatapojen muutoksista, ympäristön muutoksista vai mistä. TOIMINTOJEN VERKOSTO. Työtoiminta on harvoin niin itsenäinen kokonaisuus, että se ei olisi jollain tavoin riippuvainen muista toiminnoista. Eri toiminnat jakavat tietoa, jakavat kohteen, antavat syötteitä ja ottavat niitä vastaan (kuva 2). Tämä kaikki tarvitsee keinoja, joilla verkosto toimii. Osa näistä keinoista voi olla tietoteknisiä. Tällä tasolla kehittämismallissa puhutaan toiminta- ja tietokokonaisuuksista. Tuloksen saavuttamiseksi esim. terveydenhuollon palveluissa tarvitaan usein toimintaketjua. Tämä ketju muodostaa kokonaisuuden, joka voi olla jakautunut eri organisaatioihin. Voidaankin puhua organisaatiotason toiminnan tarkastelusta. Joskus muutos voi kohdistua tähän palveluketjuun, jolloin vaikutukset näkyvät sen kaikissa toiminnoissa. Verkostoa voi tarkastella vielä suhteessa sosiaaliseenympäristöön,maakuntaan,lainsäädäntöön, valtakunnan tason tavoitteisiin ja kehitysohjelmiin sekä jopa globaalisti. Näiltä korkeammilta tasoilta tulevat monesti ne kehitystavoitteet ja muutospaineet, jotka näkyvät toiminta- ja jopa yksilötasolla. Siksi kaikkien näiden eri tasojen tunnistaminen on tärkeää, jotta työtoiminnan kehittämisessä tehtäisiin realistisia ja järkeviä ratkaisuja. Eri tasot ovat riippuvaisia toisistaan, vaikuttavat toisiinsa ja peilaavat toisiaan. TIETOTEKNISESTI TUETTU TYÖTOIMINTA. ActAD-mallin mukaisesti tietotekniikka voidaan hyödyntää kolmella tasolla työtoiminnan mukaisesti: yksilötason työvälineenä, kollektiivisen tason koordinointi- ja kommunikointivälineenä sekä organisaatiotason verkostoitumisvälineenä. Näitä eri tasoja ei aina voi erotella kovin yksiselitteisesti, vaan tärkeintä kaikilla tasoilla on se, että tietotekniikka tukee niitä tavoitteita, joita työssä ja organisaatiossa on asetettu. Tosiasia kuitenkin on se, että tietotekniikka tulee yhä enemmän hallitsemaan tieto-orientoitunutta työtä, ja tietotekniikan käyttöönotto tulee olemaan yhä useammin syynä työtoiminnan muutokseen. Siksi olisi tärkeää pitää mielessä, että työtoiminnan kehittäminen on ensisijainen toimenpide tietojärjestelmän käyttöönotossa.

23 Kehittämismalli Tässä oppaassa jäsennetään tietojärjestelmän ja työtoiminnan yhtäaikaista kehittämistä jakamalla se kolmeen vaiheeseen kehittämishankkeen etenemisen mukaan. Työtoimintaa onnistuneesti palvelevan tietojärjestelmän kehittäminen edellyttää sekä 1.) nykytilanteen analysoimista kehittämistarpeiden tunnistamiseksi että 2.) tavoitetilan suunnittelemista ja mallintamista niin, että kaikki osapuolet voivat ymmärtää kehittämistyön vaikutukset arkiseen työtoimintaansa. Vasta sen jälkeen voidaan ryhtyä laatimaan 3.) käytännön suunnitelmaa siitä, miten tuo tavoitetila saavutetaan. Toisaalta kehittämishankkeen aikana asioita joudutaan useimmiten tarkastelemaan monelta eri tasolta; kehittämistyöllä voi olla vaikutuksia koko organisaation ja jopa organisaatioiden väliset rajat ylittävään toimintaan, päivittäistä työtä yhdessä tekevien ammattilaisten yhteiseen ja kunkin yksittäisen työntekijän työhön. Tietoteknisesti tuetun työtoiminnan kehittämisen voidaan ajatella jakautuvan kuvassa 4 esitetyn mukaisesti kolmeen vaiheeseen (vasemmalta oikealle), jossa kutakin vaihetta tarkastellaan kolmelta eri tasolta (ylhäältä alas). Erilaisissa kehittämishankkeissa on erilaisia tavoitteita, ja sisällölliset painotukset luonnollisesti vaihtelevat niiden mukaan. Joissain hankkeissa on tärkeää keskittyä pieniin ohjelmiston yksityiskohtiin, toisissa ratkaisu löytyy vaikkapa työprosesseja parantamalla tai tekemällä hallinnollisia päätöksiä esimerkiksi käytettävistä yhteistyön välineistä. Siksi tätä opasta ei ole kirjoitettu vaihe vaiheelta eteneväksi käyttöohjeeksi, jonka mukaan työskentelemällä voisimme taata kehittämistyön onnistumisen. Yksinkertaistaen voidaan sanoa, että kehittämismalli on kolmevaiheinen ja että toimintaa sekä siinä tarvittavaa tietoa ja tietovälineitä voidaan tarkastella kolmella tarkkuustasolla. Selvityskohteen ja projektin tavoitteen mukaan voidaan keskittyä eri vaiheisiin ja eri tasoihin. Aika Nykytila Tulevaisuus Kuvaukset Yksityiskohdat Yleiskuva Toiminta- ja tietokokonaisuuksien taso Työnkulkujen ja tietovirtojen taso Työtehtävien ja tietovälineiden taso 1. Yhteinen käsitys nykytilasta 2. Yhteinen käsitys tavoitetilasta Arviointi, hyväksyminen, päätös 3. Suunnitelma konkreettisista toimenpiteistä Kuva 4. Toimintalähtöisen tietojärjestelmien kehittämismallin vaiheet ja tasot.