TYÖRYHMÄN ESITYS

Transkriptio

1 OULUN KAUPUNGIN, POHJOIS-POHJANMAAN SAIRAANHOITOPIIRIN JA OULUN SEUDUN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄN HANKINTAYHTEISTYÖN KEHITTÄMISTÄ SELVITTÄNEEN TYÖRYHMÄN RAPORTTI TYÖRYHMÄN ESITYS

2 Sisällys 1. Työryhmän toimeksianto Taustaa Nykytila Yhteenveto ja vaihtoehdot Työryhmän päätösehdotukset LIITTEET Liite 1 Työryhmä asiantuntijoineen Liite 2 Kumppanuuksia ja sopimuksia Liite 3 Henkilömääriä ja henkilötyövuosia Liite 4 Kokonais-spendi Liite 5 Vaihtoehtojen 1 ja 2 riskihyötyanalyysi Liite 6 Alustavaa sisältöä varastoitavista tuoteryhmistä Liite 7 Apteekkipalveluiden siirtymää koskevat tarvittavat selvitykset Liite 8 Hankinta- ja varasto- ja apteekkipalvelukeskuksen (vaihtoehto 1) palvelut, tavoitetila Liite 9 Alustava kartoitus kilpailutuksista 2

3 1. Työryhmän toimeksianto Apulaiskaupunginjohtaja Timo Kenakkala on asettanut työryhmän selvittämään Oulun kaupungin, Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin ja Oulun seudun koulutuskuntayhtymän hankintayhteistyön kehittämisen edellytyksiä toimintaehdotuksineen ja mahdollisuuksia perustaa yhteinen hankintaorganisaatio vuoteen 2013 mennessä. Työryhmän tehtävänä on selvittää hankintoja koskeva nykytilanne, voimassa olevat sopimukset, kilpailuttamista, hankintoja, ostotilaamista ja laskujenkäsittelyä koskevat käytännöt, käytössä oleva tietojärjestelmät, varastotilat ja muut toimitilat, kuljetus- ja varastotoimintojen käytännöt. Työryhmän kokoonpano asiantuntijahenkilöineen on esitetty liitteessä 1. Työryhmä on täydentänyt kokoonpanoaan ja kutsunut kokouksiinsa selvitystyön kohteena olevista organisaatioista varastoinnin, logistiikan, välinehuollon, apteekkialan ja hankintastrategian asiantuntijoita. Työryhmä on kokoontunut alkuperäisessä tai asiantuntijoilla täydennetyssä kokoonpanossa yhdeksän (9) kertaa. Työryhmän tekemää nykytilanteen kartoitusta hiottiin Talent Partners Public Consulting Oy:n konsulttien vetämillä work shop - kokoontumisilla. 2. Taustaa Hankintatoimen kehittämiseen vaikuttaa kansallisessa lainsäädännössä ja EU-lainsäädännössä tapahtuvat muutokset, jotka edellyttävät vahvaa osaamispohjaa. Julkisessa hankintatoimessa siirrytään entistä enemmän tavaroiden ostamisesta erilaisten palveluratkaisujen hankintaan. Uudenlaiset toiminta- ja hankintamallit edellyttävät kykyä uudenlaiseen ajatteluun ja uudenlaisia toimintatapoja, markkinoiden ja toimialojen tuntemusta ja uudenlaista suhdetta tavaroiden ja palveluiden toimittajiin. Hankinnat perustuvat entistä enemmän kumppanuuteen. Tavoitteista sovitaan yhdessä ja annetaan mahdollisuus erilaisille ja uusille palveluratkaisuille. Tarvitaan myös vahvaa etukäteissuunnittelua ja markkinoiden tuntemusta. Hankinnoille asetetaan myös entistä enemmän laatuun, ympäristöön ja sosiaalisiin näkökohtiin liittyviä erilaisia vaatimuksia. Hankintatoimessa juridisen osaamisen ja kilpailutusvaiheen toteuttamisen lisäksi tarvitaan vahvempaa hankintojen suunnittelua, toimittajakentän ja toimittajasuhteiden hallintaa, toimituksen hallintaa, uusien kilpailutusmallien ja sähköisten työvälineiden käytön osaamista ja uusia innovatiivisia ratkaisuja. Oulun kaupungin hankintapoliittiset linjaukset on hyväksytty yhdistymishallituksessa ja kaupunginhallituksessa Hankintapoliittisilla linjauksilla luodaan yhtenäinen perusta hankintatoimen johtamis-, ohjaus- ja kehittämistoimenpiteille sekä määritetään ne osaalueet ja toimenpiteet, joihin keskitytään. Lisäksi Oulun kaupungin talouden ja toiminnan kehittämisohjelmassa ja omistajapoliittisissa linjauksissa on ilmaistu selvä tahtotila hankintatoimen kehittämiselle ja yhteistyömahdollisuuksien selvittämiselle sekä alueellisesti että valtakunnallisesti. Sairaanhoitopiirillä ja koulutuskuntayhtymällä ei ole erillistä hankintastrategiaa, ohjaus- ja toimintatavat on kirjoitettu varsinaiseen strategia-asiakirjaan, toiminta- ja taloussuunnitelmaan sekä hankinta- sääntöihin ja ohjeisiin. Tätä työryhmätyötä on edeltänyt muita samansisältöisiä toimeksiantoja ja selvityksiä, joiden päätelmät eivät kuitenkaan kaikilta osin ole toteutuneet. Työryhmän työtä on esitelty neljä kertaa Oulun kaupungin ja sairaanhoitopiirin tukipalvelujen yhteistyön ohjausryhmässä sekä Oulun kaupungin henkilöstötoimikunnassa. Oulun kaupungin johto on keskustellut asiasta kahteen eri otteeseen Oulun seudun koulutuskuntayhtymän johtajan kanssa. Työryhmätyöstä on kerrottu ja asiasta keskusteltu selvitystyötä koskevan henkilökunnan työpaikkakokouksissa. 3

4 3. Nykytila Hankinnat ja kilpailuttaminen Oulun kaupungin hankintatoimi on järjestetty kaupunginhallituksen tekemän päätöksen mukaisesti ns. kolmijaon pohjalta siten, että virastoille ja laitoksille on annettu vahva vastuu ja päätösvalta ydintoimintoihinsa liittyvistä hankinnoista. Keskushallintoon on keskitetty hankintojen strateginen ohjaus ja konsernin kokonaisedun huomioimisen velvoite, joka käytännössä on toteutettu vasta osittain. Yhdistymishallitus on hyväksynyt Oulun kaupungin strategisen hankintatoiminnan vastuuttamisen konsernipalvelujen kehittämisen palvelualueella, strategisen hankintatoiminnan tehtävät sekä kehittämispäällikön kelpoisuusehdot ja tehtävänkuvan. Oulun Konttorin yhteyteen on alkaen muodostettu hankintalain mukainen seudullinen yhteishankintayksikkö, joka vastaa pääsääntöisesti keskistetysti kilpailutetuista hankinnoista (kausija erillishankinnat) ja tarjoaa niitä koskevia palveluja hankintayhteistyösopimuksessa (Yhteistoimintasopimus) mukana oleville kunnille ja Oulun seudun koulutuskuntayhtymälle. Liitteessä 2 on esitetty kolmen organisaation hankinnoissa, varastoinnissa tai logistiikassa mukana olevat kumppanit. Oulun seudun koulutuskuntayhtymän hankintaorganisaatio on matala ja hajautettu. Kokoaikaisia henkilöitä hankintatoimen asiantuntijatehtävissä on vain kaksi. Hallinnon hankintapalvelut - yksikkö koordinoi, konsultoi ja antaa asiantuntija-apua oppilaitosyksiköille, jotka toteuttavat hankinnat yksiköissä. Sairaanhoitopiirissä hankinnat tehdään pääsääntöisesti keskitetysti. Hallituksen hyväksymällä yleisellä hankintaohjeella ohjataan hankintoja sairaanhoitopiirissä. Varastot ja apteekki Oulun kaupungilla ja sairaanhoitopiirillä on yhteensä m 2 erilaisia varastotiloja hajasijoitettuna. Neliömäärässä ovat mukana Oulun teknisen liikelaitoksen logistiikan varasto (Riihitie), sairaanhoitopiirin Kontinkankaalla ja Oulaskankaalla sijaitsevat varastot sekä Haukiputaan varasto. Koulutuskuntayhtymällä ei ole varsinaisia varastotiloja. Yhteensä lasketut varastokustannukset ovat vuositasolla 2,1 miljoonaa euroa, josta varastotyökustannukset ovat 1,2 miljoonaa euroa (56 %) ja varastotilakustannukset 0,4 miljoonaa (23 %) euroa. Oulun teknisen liikelaitoksen Riihitien varastotilakustannukset vuonna 2010 olivat ja varastotyökustannukset Haukiputaan varaston tilakustannukset olivat ja työkustannukset Pohjois- Pohjanmaan sairaanhoitopiirin keskusvaraston tilakustannukset olivat ja työkustannukset Järjestelmäkustannukset ovat Oululla noin vuodessa ja sairaanhoitopiirillä /v. Vuonna 2010 tarvikevarastojen liikevaihto oli 65 miljoonaa euroa ja niihin sitoutuva pääoma 1,7 miljoonaa euroa. Varastoihin sitoutuvan pääoman korkokustannus (5 %) on vuositasolla noin euroa. Lääkehuollon toimipisteitä on neljä; kaksi Oulussa sijaitsevaa, yksi Oulaisissa ja yksi Haukiputaalla. Varastotilakapasiteetti on m2 ja lääkehuollossa työskentelee yhteensä 58 henkilöä, joista 17 farmaseuttia yliopistollisen sairaalan ja Oulaskankaan osastoilla. Vuonna 2010 lääkehuollon liikevaihto oli 29,9 miljoonaa euroa ja varastoihin sitoutuva pääoma keskimäärin 3,8 miljoonaa euroa. Velvoitevaraston osuus varaston arvosta on 2,2 miljoonaa euroa. Apteekkitoiminnan kustannukset ovat 2,4 miljoonaa euroa vuositasolla, josta työkustannusten osuus on 75 %. Vuonna 2010 lääkehuollon varastotilakustannukset olivat 14 % kokonaismenoista eli noin euroa. Lääkehuollon varastotilakustannuksia nostaa yliopistollisen sairaalan apteekin lääkkeenvalmistuksen puhdastilat ja viranomaisten määräykset lääkkeiden varastointitiloista. Lääkehuollon osalta on aikaisemmin tehty yhteistyöselvitys (2007), jossa on selvitetty mahdollisuutta perustaa kustannustehokas alueellinen perusterveydenhuollon lääkekeskus yliopistollisen sairaalan yhteyteen. Selvityksen tuloksena on myös tällöin todettu tilainvestointitarve, ja yhteinen apteekki kustannustehokkaimmaksi ratkaisuksi. 4

5 Kuljetuskalusto ja kuljetukset Oulun kaupungin hallintokuntien käytössä olevasta kuljetuskalustosta on tehty kartoitus. Kalusto (noin 280 ajoneuvoa, niistä 35 on hankittu leasingilla) on lähtien keskitetty Teknisen liikelaitoksen Koneyksikön hallinnoitaviksi, lukuun ottamatta Oulu Energian, Oulun Veden ja Oulu- Koillismaa pelastuslaitoksen kuljetuskalustoa. Logistiikkayksikön käytössä niistä on 27 autoa. Logistiikkayksikkö hankkii tarvitsemistaan kuljetuspalveluista noin 50 % ostopalveluna liikennöitsijöiltä, yrittäjiltä ja takseilta. Oulun kuljetusten kokonaiskysyntä kasvaa vuosittain noin 6 %. Logistiikkayksikön käytössä oleva kuljetuskalusto on 2000-luvulla hankittu omalla rahoituksella, jatkossa ollaan siirtymässä leasing-rahoitukseen. Sairaanhoitopiirin autokalusto on vähäistä ja toiminta suuntautuu pääosin OYS:n rakennuskannan sisäisiin kuljetuksiin (trukki, rullakko, vaunu) sekä lähettikuljetuksiin (posti, näytteet). Sairaanhoitopiiri on pääosin ulkoistanut omat kuljetuspalvelut ja kuljetukset suuntautuvat Oulun konsernin ulkopuolisille asiakkaille. Oulun kaupungin Teknisen liikelaitoksen kuljetukset suuntautuvat konsernin sisäisille asiakkaille. Kuljetuskalustoa eikä -palveluita ei yhteisesti kilpailuteta. Oulun seudun koulutuskuntayhtymän toimipisteet sijaitsevat laajalla alueella, joten kuljetus- ja logistiikkatoimintoja ei ole järjestetty keskitetysti. Tehtäviä hoidetaan yleensä osana vahtimestareiden toimenkuvaa. Osa kuljetuspalveluista ostetaan ulkoa tai toteutetaan opetukseen liittyvänä opiskelijatyönä. Kuljetuskalusto on opetuskäytössä tai sitä tukevissa toiminnoista. Uuden Oulun alueella kuljetuskalustoa on noin 40 ajoneuvoa. Kuljetuskalusto kilpailutetaan keskitetysti liikenne-, ajo- ja metsäalan koulutusta lukuun ottamatta. Välinehuolto Perinteisesti terveyskeskusten suun terveydenhuoltojen välinehuoltotoiminta on järjestetty niin, että jokaisen hammashoitolan yhteydessä on ollut välinehuolto. Oulun kaupungin suun terveydenhuolto on lopettanut pienimpien hoitoloiden välinehuollot viimeisten kolmen vuoden aikana. Toiminnat on keskitetty viiteen suurempaan välinehuoltoon, joihin välineet kuljetetaan pienemmistä hoitoloista. Välinehuollot ovat terveysasemilla. Oulun kaupungin välinehuoltojen kapasiteetista suun terveydenhuollon välineet muodostavat 75 % ja avoterveydenhuollon 25 %. Suun terveydenhuollon Aapistie 3:ssa olevien palveluyksikköjen (Aapistien hammashoitola, suun erikoishoidon yksikkö ja opetusterveyskeskus) välinehuolto ostetaan Oulun yliopistollisen sairaalan Aapistie 3:ssa olevasta välinehuollosta. Oulun kaupunginsairaala on ostanut välinehuollon Oulun yliopistollisen sairaalan välinehuoltokeskuksesta. Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin suurin välinehuoltoa käyttävä toiminta on leikkaussaleissa ja toimenpideyksiköissä. Sairaanhoitopiirillä on useita välinehuoltoyksiköitä, jotka kukin palvelevat eri toimintayksiköitä. Sairaanhoitopiirillä on suunnitelmissa keskittää välinehuoltoyksikköjä välinehuoltokeskukseen. Henkilöstö- ja osaaminen Selvitystyö koskee 185,5 henkilöä (liite 3). Hankintojen ja kilpailuttamisen tehtävissä työskentelee 24,5 henkilöä päätoimisesti. Edellisen lisäksi osana toimenkuvia kyseisiä tehtäviä hoidetaan henkilötyövuoden panoksella. Varastotehtävissä on 33 henkilöä ja apteekkitoiminnoissa 61. Apteekkitoimintojen henkilömäärä sisältää 20 osastofarmaseuttia (sairaanhoitopiiri 17 ja Oulun kaupunki 3). Kuljetusten henkilömäärä on 67 ja tehtävää hoitavat myös koulutuskuntayhtymän vahtimestaria osana toimenkuvaansa, josta kertyvää henkilötyöpanosta ei ole selvitetty. Edellä kerrotusta joukosta siirtyy vuosien aikana kymmenen henkilöä eläkkeelle. Hankintojen, varastoinnin ja logistiikan tehtävissä työskentelevän henkilöstön osaamiskartoitus on tehty, mutta ei vielä analysoitu. Tietojärjestelmät Toimijoiden käytössä olevat tietojärjestelmät on kartoitettu. Järjestelmien yhtenäistäminen on mahdollista pitemmän ajanjakson kuluessa. 5

6 Yhteistyö ja sopimukset Lääkehankinnoissa sairaanhoitopiiri ja Oulun kaupunki tekevät jo yhteistyötä. Oulun kaupunki on mukana sairaanhoitopiirin lääkehankintarenkaassa. Renkaaseen kuuluvat omien yksiköiden lisäksi Oulun Yliopistollisen sairaalan erityisvastuualueen sairaanhoitopiirien (KPSHP, LPSHP, LSHP ja Kainuun maakunta) ja niissä sijaitsevien kuntien kaikki lääkehuollon yksiköt, yhteensä 27 lääkehuollon yksikköä. Sairaanhoitopiirien kanssa on toistaiseksi voimassa oleva hankintasopimus, muiden lääkehankintarenkaan yksiköiden kanssa sopimus on voimassa hankintakauden ajan ( ). Lääkehankintayhteistyön lisäksi Oulun Yliopistollisen sairaalan sairaala-apteekki toimittaa apteekkipalvelut Peltolassa sijaitseville Oulun kaupungin mielenterveysosastoille Oulun kaupungin sosiaali- ja terveystoimen Palvelutuotannon kanssa tehdyn sopimuksen perusteella. Lisäksi Oulun Yliopistollisen sairaalan apteekilla ja Oulaskankaan sairaalan lääkekeskuksella on sopimukset palveluiden tuottamisesta yhdeksän Oulun alueen kunnan kanssa. Sosiaali- ja terveystoimen ja sairaanhoitopiirin välillä on sopimus laboratoriopalveluista. Laboratoriopalveluiden ostaminen perustuu alkaen toistaiseksi voimassa olevaan puitesopimukseen. Sosiaali- ja terveystoimen palvelutuotannon ja sairaanhoitopiirin välillä on sopimus röntgenpalvelujen tuottamisesta. Röntgenpalvelut ovat siirtyneet sairaanhoitopiirin tuottamaksi vuoden 2011 alusta. Apuvälinepalvelut samoin siirtyivät sairaanhoitopiirin tuottamaksi vuoden 2011 alusta. Sosiaali- ja terveystoimen tilaaja on tehnyt sopimuksen sairaanhoitopiirin kanssa apuvälinepalveluista. Sairaanhoitopiiri on tuottanut Oulun kaupunginsairaalan ateriapalvelut vuonna Sopimus laajenee vuoden 2011 aikana. Lisäksi sairaanhoitopiiriin on siirtynyt Oulun Serviisin puhtaanapitopalveluhenkilöstö kaupunginsairaalasta, päihdeklinikalta ja vaativan hoidon osastolta 3 sekä akuuttiosastolta liikkeenluovutusperiaatteella. Oulun kaupungin keskitetyssä kilpailutuksessa olevista tuotteista selvityksen tekohetkellä vain diabetesliuskat sekä vaipat ja vuoteensuojat kilpailutettiin yhteistyössä sairaanhoitopiirin kanssa. Oulun kaupungin ja Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin keskitetyt hankintapalvelut ovat aloittaneet kilpailuttamiensa tuotteiden tuoteryhmäkohtaisen selvityksen, jonka tarkoituksena on poistaa päällekkäiset kilpailutukset ja jakaa ne volyymien ja osaamisvahvuuksien mukaan. Koulutuskuntayhtymä käyttää Oulun kaupungin keskitetyn kilpailutuksen sopimuksia. Analyysia hankinnoista ja varastoista Työryhmä aloitti hankintojen kokonaismenojen tarkastelun spend-analyysin avulla, jossa tarkastellaan kolmen organisaation ulkoisten menojen jakaantumista asiakaspalveluhankintoihin, palveluhankintoihin, materiaalihankintoihin sekä muihin toimintakuluihin (maksuja, korvauksia, osuuksia). Kolmen organisaation menot olivat vuonna 2010 yhteensä 434,9 miljoonaa euroa. Em. summasta organisaatioiden ulkoa ostamien asiakaspalveluhankintojen määrä oli 69,6 miljoonaa euroa, palveluhankintoihin eli suoritetuotantoon käytettiin 150,2 miljoonaa euroa ja tarvikkeiden ostoihin 129,3 miljoonaa euroa ja muihin toimintakuluihin 85,6 miljoonaa euroa. Asiakaspalveluhankinnat eivät sisällä Oulun kaupungin asiakaspalveluostoja sairaanhoitopiiriltä, jotka olivat vuonna 2010 noin 116 miljoonaa euroa (konsernin sisäinen meno). Liitteessä 4 on esitetty kolmen ja organisaation kokonais-spendi sekä palveluhankinnat ja tarvikeostot kustannuslajeittain ryhmiteltyinä. Nämä luvut ovat suuntaa antavia. Palvelu- ja tavarahankinnat eivät sisällä investointeja eivätkä sisäisiä menoja. Suomen valtion hankinnoista tehdyn tutkimuksen (Karjalainen, Kivioja, Pellava 2008 sekä Karjalainen 2009) johtopäätöksenä keskitetty toimintamalli hankintatoimessa tuottaa valtiolle noin 20,5 % yhteenlaskettuja säästöjä hankintahinnoissa ja kilpailutusprosessikustannuksissa (ei huomioitu muita prosessikustannuksia) hajautettuun toimintamalliin verrattuna. Vuosittaiset säästöt hankintahinnoissa arvioitiin 7 23 % välille ja kilpailutuskustannuksissa % välille. Muissa aikaisemmissa tutkimuksissa keskitetyn toimintamallin säästöiksi on arvioitu noin %. Valtion hankinnoista tehty tutkimus tuki näitä arvioita hyvin. Lisäksi muiden suurten organisaatioiden kehittämisprojektien tuloksena hankintojen yhteisesti koordinointi on tuottanut maksimissaan kymmenien prosenttien kustannussäästöt. Kustannushyötyjä syntyy keskittämällä 6

7 hankintoja, päällekkäisyyksien purkamisilla ja toimintoprosessien jne. kehittämistoimilla sekä sopimusehtojen parantumisella. Työryhmätyössä käytetyn konsultin käytännön havaintojen mukaan hankintahinnoissa on mahdollista saavuttaa yksittäisissä tavararyhmissä useiden prosenttien hintahyötyjä ja kokonaiskustannuksissa arviolta muutaman prosentin (2-3 %) hintasäästöjä. Todennäköisintä on kokonaiskustannusten kohoamisen hillitseminen. Säästöt edellyttävät, että organisaatiot eivät toteuta omia kilpailutuksia yhteishankintojen piiriin kuuluvista tuotealueista, jotta saavutetaan säästöt kilpailutuksissa ja muissa hankintaprosessin kustannuksissa. Lisäksi hankinnat täytyy toteuttaa yhteisten puitesopimusten kautta. Toiseksi keskitetysti kilpailutettuja sopimuksien osalta täytyy valvoa, että hintataso säilyy edullisena suhteessa markkinahintoihin. Oulun kaupungin, sairaanhoitopiirin ja koulutuskuntayhtymän keskitetyn toimintamallin säästöjä hankintahinnoissa arvioitiin tiettyjen tavararyhmien osalta. Tarkasteltujen tavararyhmien osalta hintasäästöiksi arvioitiin yhteensä reilut 2 miljoonaa euroa (säästöt arvioitu 5 %:n mukaan). Lisäksi keskittämisellä on mahdollista saavuttaa toimintatapamuutoksista saatavia prosessihyötyjä. Näitä hyötyjä on haasteellista laskea, koska esim. uusia toimintatapoja tukevia tiloja ei ole olemassa Karkeasti arvioiden kaupunki ja sairaanhoitopiiri tekivät 41 päällekkäistä kilpailutusta vuonna 2009, kun tarkasteltiin vain Oulun kaupungin keskitetyssä kilpailutuksessa olevia tuotteita. Euromääräisesti arvioiden näiden päällekkäisyyksien purkamisessa saavutetaan säästöt kilpailutusprosessikustannuksissa. Varastoja on paljon ja niissä on toiminnallista päällekkäisyyttä. Varastojen materiaalivirrat ovat ohuita johtuen toimittajien ja toisaalta varastoasiakkaiden suurista määristä. Varastotilat ovat epäkäytännöllisiä eikä mikään nyt tarkastelluista varastotiloista ole tarvittavien lavapaikkojen ja varastohyllymetrien määrillä mitaten riittävä varastotoimintojen yhdistämistä ajatellen. Nykyisten varastotilojen epäkäytännöllisyys on myös este toimintamallien kehittämiselle ja henkilöresurssien tehokkaalle käytölle. Esimerkkejä toimintamalleista Työryhmä toteutti toimintamallivertailun varastojen ja hankinnan osalta. Varastojen ja kuljetusten osalta toimintamallivertailussa olivat Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri Turussa, Turun kaupungin keskushallinnon yhteydessä oleva Hankinta- ja logistiikkakeskus ja Tampereen kaupungin liikelaitosmalli (Tampereen logistiikka). Hankintojen osalta toimintamallivertailussa olivat Tampereen kaupungin liikelaitosmalli (Tampereen Logistiikka), osakeyhtiömuotoiset Kuntien hankintapalvelut KuHa Oy Nokialla sekä IS-Hankinnat Oy Kuopiossa. Sairaanhoitopiireistä toimintamallivertailussa hankintojen osalta olivat Pirkanmaan sairaanhoitopiiri (Tampereen yliopistollinen sairaala TAYS) ja Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri (Kuopion yliopistollinen sairaala KYS). Turussa Hankinta- ja logistiikkakeskus kilpailuttaa Turun kaupungin kaikki kilpailutettavat hankinnat lukuun ottamatta rakennusurakoita. Kaupungin asiakkaina on kunta-asiakkaita sekä säätiöitä. Logistiikkapalveluihin kuuluvat varastointi, kuljetus ja kalustonhallinta. Turun kaupungin sosiaali- ja terveystoimi tilaa hoitotarvikkeet Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiriltä, joka toimittaa tilaukset kaupungin varastoon. Varastossa hoitotarvikkeet yhdistetään muuhun tavaraan ja kaupunki hoitaa kuljetukset asiakkaille. Varasto toimittaa kaiken tavaran Turun kaupungin hallintokuntiin. Tampereen Logistiikan palvelukokonaisuuteen kuuluvat henkilöliikenne, sisäiset ja ulkoiset kuljetukset (maansiirtoa ja raskaita kuljetuksia lukuun ottamatta) sekä posti, Tampereen kaupungin yhteishankintojen (tavarat ja palvelut) kilpailuttaminen sekä kaupungin yksiköiden käyttöön tavaraja palveluhankintojen kilpailuttaminen, materiaalihuolto ja konevuokraus. Suunnitelmissa on ottaa myös pienhankinnat palvelujen piiriin. Tampereen logistiikka antaa hankintoihin liittyvää koulutusta ja konsultointia. Tampereen Logistiikka ja Pirkanmaan sairaanhoitopiiri eivät tee hankintoihin liittyvää yhteistyötä. Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy on Kangasalan, Lempäälän, Nokian, Oriveden, Pirkkalan, Vesilahden ja Ylöjärven yhteishankintayksikkö, joka toimii voittoa tavoittelemattomana osakeyhtiönä. Yhtiön toiminta käynnistyi ja siihen siirtyi aikaisemman yhteishankintayksikön Hankintatoimisto KuHan toiminta liikkeenluovutuksella. Yhtiön tarjoama palvelupaketti sisältää yhteishankinnat, hankintakoulutuksen, toimialakohtaiset hankinnan täsmä 7

8 koulutukset ja hankintaohjeistuksen. Lisäksi omistajat voivat jatkossa valita maksullisia lisäpalveluita esimerkiksi kunnan erillishankinnan kilpailuttaminen ja projektiluontoiset hankintakonsultoinnit hankinnan tiettyyn osaan tai kokonaisuuteen liittyen. IS-Hankinta Oy on aloittanut toimintansa Yhtiö on 21 kunnallisen toimijan (kuntia, kuntayhtymiä, osakeyhtiöitä ja säätiö) omistama hankintayhtiö Kuopion seudulla (HALO-yhteisöt). Yhtiö tarjoaa asiakaslähtöisesti hankintojen ohjauspalvelun (mm. ostovolyymin keräys, yhteis- ja erillishankinnat, juridiikka) ja tilaus-toimitusprosessin ohjauspalvelun, logistiikan kokonaisuuden ohjauksen sekä materiaalitoimenjärjestelmien toiminnallisen sisällön. Kokonaisprosessi käsittää hankinnat hankintastrategiasta sopimusten hallintaan. Itä-Suomen huoltopalvelut liikelaitos kuntayhtymä hoitaa operatiivisen kuljetuksen, varaston, laitoshuollon, ravintohuollon ja kiinteistöhuollon vuoden 2012 alusta. Toimintamallivertailussa olevista organisaatioista Kuopion kaupungilla ja Pohjois-Savon sairaanhoitopiirillä on laajin yhteistyötoiminta. Toimintamallivertailu osoitti, että mm. toimintaympäristön muutoksesta (esim. painopisteen siirtyminen tavarakilpailutuksesta palvelujen kilpailutukseen) johtuva asiakastarpeen muuttuminen asettaa muutospaineita perinteiselle hankintayhteistyölle. Lisäksi halutaan entistä kattavampia palvelukokonaisuuksia sekä asiakaskohtaisia erityspalveluja, eikä perinteinen tavarakilpailutus enää riitä. Asiakaslähtöinen toimintatapa nousi voimakkaasti esille liikelaitoksena toimivassa Tampereen Logistiikassa ja osakeyhtiö IS-Hankinta Oy:ssä. Vaikka tehtävät määritellään selkeästi ja palvelut tuotteistetaan, toiminnan oleellisin lähtökohta on käytännön asiakastarpeen täyttäminen ja palveluasenne. Kehityskaarta liikelaitos- tai isäntäkuntamallista osakeyhtiömalliin perusteltiin osakeyhtiön toiminnan joustavuudella, talouden läpinäkyvyydellä ja kustannusten oikeudenmukaisuudella verrattuna isäntäkuntamalliin. Osakeyhtiömallisen toiminnan odotettiin tukevan paremmin toiminnan kehittämistä (mm. joustavampi rekrytointi) osakkaiden tarpeiden muuttuessa. Lisäksi osakkaiden suoraa vaikutusmahdollisuutta hallitustyöskentelyn kautta pidettiin hyvänä verrattuna isäntäkuntamalliin. Kuopiossa kaupungin ja sairaanhoitopiirin apteekki toiminnot on yhdistetty niin, että sairaanhoitopiiri myy palvelut kaupungille. Aluksi kaupungin lääkekeskus jatkoi toimintaansa sairaanhoitopiirin apteekin yksikkönä vanhoissa kaupungin tiloissa. Tilat sijaitsivat noin 200 metriä KYS:n apteekin tiloista. Noin 5 vuotta sitten yksiköt yhdistettiin, myös fyysesti, ja kaikki toiminta keskitettiin KYS:n apteekin tiloihin. Apteekki on sairaanhoitopiirin taseyksikkö. Pirkanmaalla apteekkitoiminnot on keskitetty sairaanhoitopiirin apteekkiin, joka on ollut osa Apteekki- ja laboratorio liikelaitosta (organisaatio muuttumassa). Toiminnat on keskitetty niin, että toimipisteitä on tällä hetkellä 2 kappaletta. TAYS:n alueella sijaitsee ns pääapteekki ja toinen piste sijaitsee kaupungin sairaalaan rakennetuissa tiloissa (sairaanhoitopiiri vuokralla kaupungin tiloissa). TAYS:n yksikkö palvelee etupäässä erikoissairaanhoitoa ja niitä perusterveydenhuollon yksiköitä, jotka käyttävät lääkkeiden annosjakelupalvelua (annosajakelulaite TAYS:n apteekissa) ja kaupungin sairaalan yksiköstä toimitetaan lääkkeet pääasiassa perusterveydenhuoltoon. Toimintojen yhdistämisen etuina on mm. ollut henkilöstön resursointi ja joustava sijaistaminen kahden toimipisteen välillä (fyysinen etäisyys 5 km). Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin alueella Turun kaupungilla ja sairaanhoitopiirillä on molemmilla omat itsenäiset sairaala-apteekit. Sairaanhoitopiirin apteekki kuuluu VSSHP:n Tyks-Sapa liikelaitokseen. Sairaanhoitopiirin apteekille valmistuu vuonna 2012 uudet tilat uudisrakennukseen, jonka jälkeen sairaanhoitopiirin eri yksiköiden apteekkitoiminnot keskitetään samoihin tiloihin. Asiakastarvemäärittely Asiakastarvemäärittelyssä on ollut mukana Oulun kaupungin keskeisten toimialojen johtoa, uuden Oulun valmistelutyössä olevia ympäristökuntien edustajia sekä sairaanhoitopiirin ja koulutuskuntayhtymän edustajia. Oulun kaupungin hankintatoiminnassa on havaittavissa toimintaympäristöstä ja asiakkaiden palvelutarpeiden lisääntymisistä ja muutoksista johtuvia haasteita, jotka näkyvät myös muualla kuntasektorilla. 8

9 Oulun kaupungin toimintamalli on hajakeskitetty, mutta toiminta on huomattavasti hajautetumpi kuin vertailussa olevilla kaupungeilla. Toimintamallivertailu ja asiakastarvemäärittely osoittivat selkeästi, että tarve toimintamallien ja organisointitapojen muutoksille on olemassa. 4. Yhteenveto ja vaihtoehdot Hankintayhteistyötä selvittänyt työryhmä toteaa, että organisaatioilla on toiminnallista päällekkäisyyttä ja keskittämisellä on saavutettavissa synergiaetuja. Hankinnoissa on selkeää päällekkäistä kilpailuttamista ja tuotteita. Yhteisen kilpailutuksen kautta saatavien volyymietujen suhteellinen suuruus riippuu siitä, miten laajasti eri tuotekategorioita tai palveluita kilpailutetaan yhdessä. Jos kolmen organisaation todellista kokonaisvolyymia hyödynnetään laaja-alaisesti (esim. asiantuntijapalvelut, vakuutukset, koulutukset jne.) hyödyt ovat suuremmat kuin yksittäisten tuoteryhmien kohdalla (esim. sairaanhoidon ja terveydenhuollon tarvikkeet). Henkilöstön osalta kustannukset voivat mahdollisesti nousta keskitetyssä mallissa. Henkilöstön osalta kustannustekijät eivät ole ensisijainen lisäarvon lähde, etenkin apteekki- ja hankintatoiminnoissa. Apteekkien osalta on jo viranomaishuomautus henkilöresurssien riittämättömyydestä. Hyödyt saavutetaan mm. keskitetyn johtamisen, ohjauksen ja valvonnan kautta, resurssien käytettävyyden parantumisessa sekä etenkin osaamisen kehittämisessä ja koulutuksessa. Merkittäviä lisäarvon lähteitä nämä ovat siksi, koska paineet palvelutason nostamiseen asiakkaan resurssien vapauttamiseksi ovat selkeät ja painopisteen muuttuminen tavarakilpailutuksesta palveluiden kilpailutukseen asettaa vahvan osaamishaasteen. Prosesseissa on kehittämispotentiaalia. Keskittämisellä on mahdollista saavuttaa toimintatapamuutoksista saatavia prosessihyötyjä. Näitä hyötyjä on haasteellista laskea, koska esim. uusia toimintatapoja tukevia tiloja ei ole olemassa. Hajallaan olevat epäkäytännölliset tilat ovat etenkin varaston ja apteekkitoiminnon sekä myös välinehuollon kehittämisen este. Prosessien kehittämisen ja tilojen parantamisella voidaan mahdollisesti toimia vähemmällä henkilöstöllä, mutta täydennyskoulutuksella ja palvelutarpeen kasvun vuoksi työpaikat voidaan taata. Tilakustannusten osalta tilainvestointeja joudutaan tekemään riippumatta siitä, keskitetäänkö toimintaa yhdessä vai kukin oman organisaation sisällä. Yhteiset varasto- ja apteekkitila- ja tekniikkainvestoinnit erityisesti apteekin kohdalla (kalliit puhdastilat) tehtäisiin yhden kerran ja vaikuttavuus kattaa ainakin Oulun seudun kunnat. Apteekkitiloista on saatu viranomaishuomautus. Yhteiskuljetuksista saadaan lisäarvoa ja kustannusetuja, jos apteekki sijaitsee lähekkäin hoito- ja tarvikevaraston kanssa. Tietojärjestelmissä voidaan saavuttaa synergiaetua pitkällä aikavälillä. Työryhmä on tarkastellut hankintayhteistyön kehittämisen edellytyksiä neljän vaihtoehdon kautta. Vaihtoehdoista 1 ja 2 on tehty riskihyötyanalyysi (liite 5). Vaihtoehto 1. Hankinta- ja varasto- ja apteekkipalvelukeskus Vaihtoehdossa 1. yhdistetään hankinta-, varasto- ja apteekkitoiminnot. Toiminnan tehokkuuden ja apteekkien osalta myös viranomaismääräysten vuoksi tarvitaan hankinta-, varasto- ja apteekkitilat (laki velvoittaa varastoimaan lääkkeet erillisissä tiloissa). Tilat on järkevä sijoittaa Kontinkankaan alueelle. Henkilöstöä hankinta-, varasto-, apteekki- ja kuljetustoiminnoissa on yhteensä 185. Tarkemmat henkilömäärät ja henkilötyövuodet on esitetty liitteessä 3. Henkilöstöä koskee yhdistymissopimuksen mukainen muutossuoja. Henkilöstö siirtyy liikkeenluovutusperiaatteella vanhoina työntekijöinä. Hankinnat Hankinnoista yhdistetään nykyinen Oulun kaupungin keskitetty kilpailutus (Oulun Konttorin hankintapalvelut) ja Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin hankintapalvelut. Organisaatio toimii myös hankintalainmukaisena yhteishankintayksikkönä. Keskitettyjen hankintojen ja kilpailuttamisen tehtävissä työskentelee 22,5 henkilöä päätoimisesti (sairaanhoitopiiri 17 ja Oulun kaupunki 5,5). Oulun kaupunki, sairaanhoitopiiri ja koulutuskuntayhtymä vastaavat omasta strategisesta 9

10 hankintatoiminnasta. Kaikki keskitetysti kilpailutettavaksi päätetyt ja soveltuvat tuotteet ja palvelut kilpailutetaan hankinta- ja varasto- ja apteekkipalvelukeskuksessa. Keskitettyyn kilpailutukseen soveltuvat tuotteet ja palvelut selvitetään laajasti. Hankinta-, varasto- ja apteekkipalvelukeskukselle on mahdollisuus antaa erillisiä toimeksiantoja, esim. Oulun kaupungin hallintokunnilla/asiakkailla on mahdollisuus antaa kilpailutustoimeksiantoja omaan ydintoimintaan liittyvistä kilpailutuksista tai kilpailuttaa ne itse, mikäli niitä ei ole päätetty keskitetysti kilpailutettavaksi. Alustava luonnos hankinta- ja varasto- ja apteekkipalvelukeskuksen palvelutavoitteista on liitteessä 8. Vaihtoehdossa 1. kaikki kolme toimijaa sitoutuvat yhteiseen hankinta- ja varasto- ja apteekkipalvelukeskukseen. Uuden Oulun ulkopuoliset kunnat (esimerkiksi nykyiset hankintayhteistyökunnat) sekä sairaanhoitopiirin jäsenkunnat ostavat hankinta-, varasto- ja apteekkipalvelukeskuksen tuottamia palveluita. Varasto Varastotoiminnoista yhdistetään Oulun kaupungin teknisen liikelaitoksen logistiikan varasto (Riihitie) ja sairaanhoitopiirin varasto. Varastotehtävissä on 32 henkilöä (sairaanhoitopiiri 17 sekä Oulun kaupunki 9 ja Haukipudas 3). Varasto sisältää sairaan- ja terveydenhoidontarvikkeet ja ns. yhteiset yleistarvikkeet (esim. puhdistusaineet ja tarvikkeet, pehmopaperit, toimistotarvikkeet). Liitteessä on alustavaa sisältöä varastoitavista tuoteryhmistä (liite 6). Varaston nimikkeet määräytyvät organisaatioiden tarpeiden mukaan. Varasto ei sisällä teknisen toimialan tuotteiden varastointia (mm. työ- ja suojavaatteet, työkengät, hiekat ja sorat, koneiden ja laitteiden varaosat jne.). Teknisen toimialan tuotteiden varastointi on selvitettävä erikseen. Selvityksessä huomioidaan yhteistyön mahdollisuuden Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin ja Oulun seudun koulutuskuntayhtymän kanssa. Apteekki Apteekkitoiminnot ja tilat yhdistetään (apteekki perusterveydenhuollolle ja erikoissairaanhoidolle). Apteekkitoiminnasta vastaa sairaanhoitopiiri. Oulun kaupungin apteekkitoiminta (4 henkilöä) ja Haukiputaan nykyinen henkilöstö (1 henkilö, määräaikainen) siirtyy hallinnollisesti sairaanhoitopiiriin, ja Oulun kaupunki ostaa palveluita apteekkipalveluista tehdyn sopimukseen perustuen. Lisäksi Oulun kaupungin osastofarmaseutit (3 henkilöä) siirtyvät Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiriin ja Oulun kaupunki ostaa osastofarmasiapalveluita sopimukseen perustuen. Tavoitteena on toimittaa palvelut kaikille asiakkaille sairaanhoitopiirin apteekista. Tämä ei kuitenkaan ole mahdollista fyysisesti ennen kuin sairaanhoitopiirin apteekki saa viranomaismääräysten mukaiset toimitilat. Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri on käynnistänyt tilasuunnitteluselvityksen Apteekkitoiminnot voidaan ennen tilojen valmistumista yhdistää sairaanhoitopiirin apteekkiin, jolloin toimipisteitä olisi Oulun alueella kolme: sairaanhoitopiirin apteekki, Kontinkangas ja Haukiputaan terveyskeskus. Ennen yhdistymistä tulee selvittää Fimean kanta Oulun kaupungin tiloihin; voidaanko niissä toimia siihen asti kunnes uudet tilat valmistuvat. Hallinnollinen yhdistyminen tapahtuu vuoden 2013 alusta ja fyysinen yhdistyminen erillisen myöhemmin tarkentuvan aikataulun mukaisesti. Yhdistymistä ja sopimusmallin valmistelua varten perustetaan työryhmä. Siirtymää koskevat tarvittavat selvitykset ovat liitteessä 7. Työryhmällä tulee olla esitys valmis kesäkuuhun loppuun 2012 mennessä. Sopimus hyväksytään viimeistään elokuussa Lääkkeiden annosjakelupalvelun laajentamista koskien Oulun laitoshuollon ja Pohjois- Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kehitysvammahuollon potilaita on sovittava erikseen. Kuljetukset Kuljetusten osalta osapuolten toimintakenttä poikkesi merkittävästi toistaan, joten laajan yhteistyön mahdollisuudet ovat tällä hetkellä rajatut. Oulun kaupunki ja sairaanhoitopiiri ovat sisäisissä kehittämissuunnitelmissaan huomioineet kuljetuksissa päällekkäiset toiminnot ja yhteistoiminnan tarkastelua tehdään jatkuvasti. Osapuolten sisäiset kehittämissuunnitelmat ovat valmiit ja päällekkäisyydet puretaan. 10

11 Mahdollisessa yhteisessä organisaatiossa kuljetustoimintojen järjestelyn ja yhteistyön onnistuminen on olennainen edellytys hyötyjen saamiseksi, joten kuljetuslogistiikan hoitaminen on tarkoituksenmukaista vastuuttaa sille osapuolelle, joka vastaa hankinta-, varasto- ja apteekkipalveluista. Tavoitteet ja hyödyt Tavoitteena yhteiseen uuteen toimintamalliin siirtymiselle on tehostaa huomattavasti omistaja- ja asiakasorganisaatioiden keskitettyä kilpailuttamista sekä nostaa hankintaosaamisen tasoa hyödyntämällä kolmen organisaation erityisosaamista. Lisäksi päämääränä on riittävästi resursoitu palvelukeskus, joka ottaa vahvasti vastuuta omistajien strategisista päätöksistä aina käytännön toteutukseen asti. Palvelukeskuksen toiminta vastaa oikeaan loppuasiakkailta tulevaan tarpeeseen (asiakaspalvelu- ja ratkaisulähtöinen toimintatapa) ja hankinta-asioiden osaamisen keskittäminen luo edellytykset tarjota jatkossa asiakkaille räätälöityjä palveluja, mikä vapauttaa asiakkaan resursseja ydintoimintojen hoitamiseen. Vaihtoehdossa 1. saavutetaan keskittämisellä tehokkuuteen ja taloudellisuuteen liittyvät hyödyt hankinta-, varasto- ja apteekkitoimintojen osalta. Hyötyjä ovat tilojen käyttökustannusten aleneminen hajautettuun malliin verrattuna, päällekkäisen työn vähentäminen ja muu resurssien käytön tehostuminen, osaamistason nostaminen, prosessien kehittäminen laajemmin kuin erillisten organisaatioiden sisäisten prosessien osalta ja työntekijöiden motivaation lisääminen. Vaihtoehto mahdollistaa palvelutason nostamisen esimerkiksi hyllytyspalvelun kehittämisellä, jolloin esim. sairaanhoitajien työaikaa voidaan kohdentaa logistisista tehtävistä ydin tehtäviin. Kuljetuslogistiikka ja suunnitelmallisuus tehostuvat, kun samaan kuljetukseen saadaan nykyistä enemmän tavararyhmiä ja mahdollisuus integroida laboratorio/näytekuljetukset. Hiilijalanjälki pienenee sisään tulevien ja lähtevien toimitusten osalta. Apteekkitoiminnalle saada lain edellyttämät tilat ja hyödynnetään toiminnalliset edut. Investoinnit tehdään vain kerran (esim. kalliit puhdastilat). Mahdollisuus sijoittaa yhteisiin laitteisiin, esimerkiksi lääkkeiden koneellinen annosjakelu ja järkevä varastoautomaatio. Yhteiskuljetuksista saadaan lisäetuja ja kustannussäästöjä, kun apteekki sijaitsee lähekkäin hoito- ja tarvikevaraston kanssa. Vaihtoehto 2. Varasto- ja apteekkikeskus sekä hankintojen järjestäminen Vaihtoehdossa 2. varasto- ja apteekkitoiminnot ja tilat yhdistetään kuten vaihtoehdossa 1. Keskitetyt hankintapalvelut säilyvät erillisinä organisaatioina. Hankinnat ja kilpailuttaminen hoidetaan lisäämällä nykyistä yhteistyötä siten, että kilpailutettavat tuoteryhmät jaetaan kunkin organisaation vahvimpien osaamisalueiden mukaan. Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin hankintaorganisaatio kilpailuttaa terveyden- ja sairaanhoidontarvikkeet ja Oulun kaupungin keskitettyä kilpailuttamista hoitava organisaatio ns. yleistarvikkeet. Tämä vaihtoehto edellyttää, että on olemassa selkeä sopimus siitä miten kilpailuttamisen rajaus tehdään. Tuoteryhmien jakamiseen löytyy selkeät kriteerit ja tahtotila. Liitteessä 9 on alustava kartoitus keskinäisestä työnjaosta. Organisaatiot sitoutuvat käyttämään toistensa tekemiä hankintasopimuksia eikä kilpailuta toisen tekemiä sopimuksia uudelleen jaettujen tuoteryhmien osalta. Oulun seudun koulutuskuntayhtymä ostaa ja/tai vuokraa logistiikkakeskuksen palveluja myöhemmin tarkennettavassa laajuudessa. Hankintojen ja kilpailuttamisen osalta Oulun seudun koulutuskuntayhtymä, uuden Oulun ulkopuoliset kunnat (esimerkiksi nykyiset hankintayhteistyökunnat) sekä sairaanhoitopiirin jäsenkunnat jatkavat nykyisellä toimintamallilla tai ostavat Oulun kaupungin hankintapalveluiden tai sairaanhoitopiirin hankintapalveluiden tuottamia palveluita. Kuljetukset kuten vaihtoehdossa 1. Hyödyt kuten vaihtoehto 1 lukuun ottamatta hankintapalvelujen yhdistämistä. Vaikuttavuus asiakkaiden kokemaan laatuun hankintojen osalta riippuu organisaatioiden tahtotilasta ottaa huomioon perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon erityispiirteet kilpailutuksissa. Molempiin organisaatioihin jää oma keskitetty hankintaorganisaatio, mutta päällekkäiset kilpailutukset poistuvat jaettujen tuoteryhmien osalta. Tämä mahdollistaa henkilötyöresurssien laajemman hyödyntämisen/vapautumisen muihin hankinnantehtäviin. 11

12 Vaihtoehto 2 ei estä yhteistyön kehittämistä Oulun kaupungin ja Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin välillä muidenkin palvelujen ja kilpailutuksien osalta. Teknisen ja muiden toimialojen tuotteiden ja palvelujen kilpailuttamisen osalta yhteistyötä voidaan syventää samalla aikataululla kuin muiden hankintojen osalta tässä mallissa. Hankintatoiminnassa pidemmän aikavälin tavoitteena on organisaatioiden vahva hankintaosaamisen keskittymä. Vaihtoehto 2 toteuttaminen mahdollistaa etenemisen vaihtoehto 1 mukaiseen yhteistoimintaan ja organisaatioon. Vaihtoehto 3. Yhteiset apteekkitoiminnot ja -tilat Vaihtoehdossa 3 apteekkitoiminnot ja -tilat yhdistetään (apteekki perusterveydenhuollolle ja erikoissairaanhoidolle) kuten vaihtoehdossa 1 apteekin osalta. Vaihtoehto 4. Nykytila Jokainen osapuoli vaihtoehdossa 4 säilyttää omat hankinta-, varasto- ja logistiikka- sekä apteekkitoiminnot. Organisaatiot keskittyvät pääasiassa oman toimintansa kehittämiseen. Yhteistyötä Oulun kaupungin, sairaanhoitopiirin ja koulutuskuntayhtymän kanssa tehdään erikseen sovittavien yksittäisten hankkeiden osalta kuten tälläkin hetkellä. Kilpailuttaminen ja hankinnat voidaan järjestää vaihtoehto 2 mukaisesti. 5. Välinehuoltoa koskeva erillisselvitys Suuntaus terveyskeskuksissa on toimintatapojen muutoksesta johtuen yhä suurempiin hammashoitolayksiköihin ja välinehuoltoihin tavoitteena parempi tehokkuus ja tuottavuus sekä välinehuolloissa automaation kehittäminen. Sekä Oulun kaupungin että sairaanhoitopiirin välinehuollon kehittämispaineet ovat samansuuntaisia toiminnan kasvaessa. Kyse on siitä, kehittääkö kumpikin organisaatio välinehuoltoaan omissa organisaatioissaan vai ottaako sairaanhoitopiiri vastuulleen välinehuoltotoiminnan. Kuntaliitokset ja etäisyydet on välinehuoltotoiminnan kehittämisessä otettava huomioon. Suuremmissa yksiköissä välinehuollon toiminta on osoittautunut tehokkaammaksi. Keskittäminen mahdollistaa automaation ja tuotannonohjauksen kehittämisen perinteisesti työvoimavaltaisessa työssä. Täysin keskitetty toimintamalli vaatii noin kaksin-kolminkertaisen instrumenttien määrän hajautettuun välinehuoltotoimintaan verrattuna. Pitkällä aikavälillä instrumenttien lisähankinnat eivät juurikaan lisää kustannuksia. Instrumenttien käyttöikä pitenee, koska aikayksikköä kohti instrumentteja käytetään vähemmän. Käyttäjien erilaiset tarpeet, instrumentaation erilaisuus ja instrumenttien erilaiset käyttötarkoitukset ovat täysin keskitetyn toimintamallin haasteita. Välinehuoltotoiminta on tukipalvelua, jonka tulee tukea ydintoimintaa eli potilaiden hoitoa. Keskittäminen lisää välineiden kuljettamista. Kuljettamisesta aiheutuvat kulut tulee saada takaisin suurempien välinehuoltojen tehokkaammalla toiminnalla. Kuljetusjärjestelyjen onnistumisella (mm. reititys, aikataulujen pitävyys) on merkittävä vaikutus keskitetyn toimintamallin onnistumiselle. Keskittäminen vaatii terveydenhuollon toimipisteissä purku- ja lastaustilat. Nämä täytyy rakentaa. On huomattava, että hoitohenkilökunnan aikaa kuluu purkuun ja lastaukseen sekä välineiden jakeluun hoitoloissa. Tämän työ on ollut välinehuollon vastuulla, jos välinehuolto sijaitsee samassa rakennuksessa kuin hoitola. Vaihtoehto A: Sekä Oulun kaupunki että sairaanhoitopiiri kehittävät omaa välinehuoltoa Tässä vaihtoehdossa Oulun kaupunki ja sairaanhoitopiiri pitävät välinehuoltotoiminnat omina toimintoinaan ja kehittävät niitä itsenäisesti. Oulun kaupungin suun terveydenhuollon toimintojen mahdollinen keskittäminen yhä enemmän Kontinkankaan suunnalle, avaa mahdollisuuden myös uuden Oulun oman välinehuollon keskittämiselle Kontinkankaalle. Tässä vaihtoehdossa sairaanhoitopiirin nyt omistaman Aapistie 3 välinehuollon toiminta on syytä siirtää kaupungin omistukseen, koska kaupunki käyttää kokonaan ko. välinehuollon kapasiteetin. Oulun kaupunginsairaalan välinehuolto on syytä tällöin myös siirtää kaupungin omaksi toiminnaksi. Jos Oulun yliopistollisen sairaalan hammas- ja suusairauksien klinikka tulee jatkossa sijaitsemaan Aapistie 3:ssa, Oulun kaupunki myy tässä vaihtoehdossa 12

13 hammas- ja suusairauksien klinikalle sen tarvitsemat välinehuollon palvelut. Jos kaupunki keskittää välinehuollon toiminnan Kontinkankaalle, välienhuollon tarvitseman höyryn tuotanto täytyy ratkaista. Keskitetyn välinehuollon sijainti OYS:iin nähden ratkaisee sen, ostetaanko höyry sairaanhoitopiiriltä, vai hankitaanko välinehuoltoon laitteistot, jotka itse tuottavat höyryn. Oulun kaupungin välinehuollon täydellinen keskittäminen vaatii uusien tilojen rakentamista tai niiden saneerausta olemassa oleviin tiloihin. Keskittämisessä on huomioitava kuntaliitokset ja liittyvien kuntien hoitoloiden sijainti. Ratkaistavaksi tulee, mennäänkö kaikkien liittyvien kuntien osalta täydelliseen välinehuoltotoiminnan keskittämiseen vai ei. Sairaanhoitopiirin toiminta vaatii omat välinehuollon toiminnot palvelemaan leikkaussalitoimintaa ja toimenpideyksiköitä. Sairaanhoitopiirin välinehuoltoa tullaan jatkossa nykyisestä keskittämään. Näin voidaan paremmin palvella yksiköitä, ja palvelun saatavuus voidaan taata ympäri vuorokauden. Keskittäminen vaatii uusien välinehuollon tilojen rakentamisen. Sairaalalla on oma höyryn tuotanto, joka palvelisi myös uusia tiloja ilman höyryjärjestelmäinvestointeja. Sairaanhoitopiiri on tehnyt hankintapäätöksen välinehuollon tuotannonohjausjärjestelmästä, jolla hallitaan instrumenttien kiertoa, dokumentointia, jäljitettävyyttä ja raportointia. Järjestelmä kattaa koko tuotannon. Vaihtoehto A huomioi toiminnan ja instrumenttien erilaisuuden (kaupungilla hampaiden ja suunhoitoinstrumentit, sairaanhoitopiirillä leikkausinstrumentit). Vaihtoehdossa A kumpikin organisaatio investoi omiin tiloihin, laitteisiin ja ohjelmistoihin. Kummallakin on oma henkilöstö. Mikäli Oulun kaupungin välinehuollon koko kasvaa sisäisesti keskittämällä riittävän suureksi, voi olla tehokkainta toiminnan ja välineistön erilaisuudesta johtuen pitää välinehuollot organisaatioiden omana toimintana. Vaikka välinehuoltotoiminta jäisi Oulun kaupungin omaksi toiminnaksi, jää mahdollisuus myöhemmin yhdistää kaupungin ja sairaanhoitopiirin välinehuoltotoiminta. Vaihtoehto B: Välinehuoltotoiminnan vahva keskittäminen yhteen paikkaan sairaanhoitopiirin vastuulle Vaihtoehdossa B välinehuoltotoiminta keskitetään yhteen paikkaan sairaanhoitopiirin alaisuuteen. Sairaanhoitopiirin tilastrategiassa on varattu tilat välinehuollolle Kontinkankaan alueelle. Sairaanhoitopiirillä on tarve rakentaa uudet välinehuollon tilat jo pelkästään omiin tarpeisiin. Tässä yhteydessä tilat voidaan tarvittaessa suunnitella niin, että sieltä on mahdollisuus myydä palveluja myös Oulun kaupungille. Oulun kaupungin suun terveydenhuollon käyttämä resurssi välinehuoltoon on noin 10 % sairaanhoitopiirin välinehuollon resurssista. Tavoitteena keskitetyssä mallissa tulisi olemaan, että volyymituotteet (80 %) saadaan samaan huoltoprosessiin ja erikoisvälineille (20 %) selvitetään tarkoituksenmukainen käytäntö. Vaihtoehdossa B höyryn tuotanto ei edellytä erillisiä investointeja, koska nykyisestä sairaalan höyryntuotannosta voidaan päivittää linjat uusiin tiloihin. Tässä vaihtoehdossa oletetaan, että tuotannonohjausjärjestelmä soveltuu molempien organisaatioiden käyttöön. Vaihtoehdon B etuja on henkilöstöresurssien parempi hyödynnettävyys ja yhteiset investoinnit laitteisiin, automaatioon sekä ohjelmistoihin. Lisäksi yhteiset tilat esimerkiksi varastotilojen yhteyteen luo mahdollisuudet logistisille eduille. Vaihtoehdon B haasteena on asiakaslähtöisen ja ratkaisukeskeisen toiminnan toteutuminen hallinnollisesta ja toiminnan painopisteiden erilaisuudesta johtuen. Haasteen ratkaisuna voisivat olla palvelun laatutasosopimukset, jotka käytännössä määrittelevät tarvittavien palveluiden raamit. Myös vaihtoehdossa B on huomioitava kuntaliitokset ja liittyvien kuntien hoitoloiden sijainti. Jos välinehuoltotoiminta on uudessa Oulussa sairaanhoitopiirin vastuulla, ratkaistavaksi jää mentäisiinkö kaikkien liittyvien kuntien osalta täydelliseen välinehuoltotoiminnan keskittämiseen vai ei. Oulun kaupungin terveyskeskuksessa on tehty useita välinehuollon selvityksiä. Työryhmän mielestä asiasta on saatava selkeä linjaratkaisu vaihtoehtojen A ja B väillä viimeistään siinä vaiheessa, kun uuden Oulun terveydenhuollon palveluverkosta on tehty linjaukset. Työryhmän näkemys on, että kumpikin malli saadaan toimimaan. Investoinneissa ja henkilöstössä voi olla kustannuseroja, mutta näitä ei voi etukäteen täysin tarkasti määritellä. 13

14 5. Työryhmän päätösehdotukset Oulun kaupungin, Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin ja Oulun seudun koulutuskuntayhtymän hankintayhteistyön kehittämistä selvittänyt työryhmä esittää, että jatkotyön pohjaksi valitaan vaihtoehto 2 siten, että hankintatoiminnassa pidemmän aikavälin tavoitteena on organisaatioiden vahva hankintaosaamisen keskittymä. Vaihtoehto 2 toteuttaminen mahdollistaa etenemisen vaihtoehto 1 mukaiseen yhteistoimintaan ja organisaatioon. Vaihtoehtoon 2 sisältyy toimenpideehdotukset varasto- ja apteekkitoiminnan yhdistämisestä sekä keskitetyn hankintatoiminnan ja kuljetusten kehittämisestä seuraavasti: Hankinnat Keskitetyt hankintapalvelut säilyvät erillisinä organisaatioina. Hankinnat ja kilpailuttaminen hoidetaan lisäämällä nykyistä yhteistyötä siten, että kilpailutettavat tuoteryhmät jaetaan kunkin organisaation vahvimpien osaamisalueiden mukaan. Kilpailutettavien tuoteryhmien jakamisesta sairaanhoitopiirin ja Oulun kaupungin välillä tehdään erillinen sopimus. Tuoteryhmien jakamiseen löytyy selkeät kriteerit ja tahtotila. Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin hankintaorganisaatio kilpailuttaa terveyden- ja sairaanhoidontarvikkeet ja Oulun kaupungin keskitettyä kilpailuttamista hoitava organisaatio ns. yleistarvikkeet. Liitteessä 9 on alustava kartoitus keskinäisestä työnjaosta. Organisaatiot sitoutuvat käyttämään toistensa tekemiä hankintasopimuksia eikä kilpailuta toisen tekemiä sopimuksia uudelleen jaettujen tuoteryhmien osalta. Sopimuksen valmistelusta vastaavat molempien osapuolten hankintaorganisaatiot. Sopimus on valmis allekirjoitettavaksi viimeistään mennessä. Varastotoiminnot Varastotoiminnoista yhdistetään Oulun kaupungin teknisen liikelaitoksen logistiikan varasto (Riihitie) ja sairaanhoitopiirin varasto. Varasto sisältää sairaan- ja terveydenhoidontarvikkeet ja ns. yhteiset yleistarvikkeet (esim. puhdistusaineet ja tarvikkeet, pehmopaperit, toimistotarvikkeet). Liitteessä 6 on alustavaa sisältöä varastoitavista tuoteryhmistä. Varastotoiminnoista vastaa Pohjois- Pohjanmaan sairaanhoitopiiri ja Oulun kaupunki ostaa varastopalvelut erillisen sopimuksen mukaan. Varasto ei sisällä teknisen toimialan tuotteiden varastointia (mm. työ- ja suojavaatteet, työkengät, hiekat ja sorat, koneiden ja laitteiden varaosat jne.). Teknisen toimialan tuotteiden varastointi on selvitettävä erikseen. Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri on käynnistänyt tilasuunnitteluselvityksen tarvittavista tiloista ja suunnittelussa huomioidaan Oulun kaupungin tarpeet. Sairaanhoitopiiri asettaa työryhmän valmistelemaan yhdistymistä ja sopimusta. Työryhmässä on Oulun seudun koulutuskuntayhtymän ja Oulun kaupungin edustus. Työryhmällä tulee olla esitys valmis kesäkuuhun loppuun 2012 mennessä. Sopimus hyväksytään viimeistään elokuussa Henkilöstöä koskee yhdistymissopimuksen mukainen muutossuoja. Henkilöstö siirtyy liikkeenluovutusperiaatteella vanhoina työntekijöinä. Apteekkitoiminnot Apteekkitoiminnot ja tilat yhdistetään (apteekki perusterveydenhuollolle ja erikoissairaanhoidolle). Apteekkitoiminnasta vastaa sairaanhoitopiiri. Oulun kaupungin apteekkitoiminta (4 henkilöä) ja Haukiputaan nykyinen henkilöstö (1 henkilö, määräaikainen) siirtyy hallinnollisesti sairaanhoitopiiriin, ja Oulun kaupunki ostaa palveluita apteekkipalveluista tehdyn sopimukseen perustuen. Lisäksi Oulun kaupungin osastofarmaseutit (3 henkilöä) siirtyvät Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiriin ja Oulun kaupunki ostaa osastofarmasiapalveluita sopimukseen perustuen. Henkilöstöä koskee yhdistymissopimuksen mukainen muutossuoja. Henkilöstö siirtyy liikkeenluovutusperiaatteella vanhoina työntekijöinä. Tavoitteena on toimittaa palvelut kaikille asiakkaille sairaanhoitopiirin apteekista. Tämä ei kuitenkaan ole mahdollista fyysisesti ennen kuin sairaanhoitopiirin apteekki saa viranomaismääräysten mukaiset toimitilat. Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri on käynnistänyt tilasuunnitteluselvityksen ja suunnittelussa huomioidaan Oulun kaupungin tarpeet. Apteekkitoiminnot voidaan ennen tilojen valmistumista yhdistää sairaanhoitopiirin apteekkiin, jolloin toimipisteitä olisi Oulun alueella kolme: sairaanhoitopiirin apteekki, Kontinkangas ja Haukiputaan terveyskeskus. Ennen yhdistymistä tulee selvittää Fimean kanta Oulun kaupungin tiloihin; voidaanko niissä toimia siihen asti kunnes uudet tilat valmistuvat. 14

15 Hallinnollinen yhdistyminen tapahtuu vuoden 2013 alusta ja fyysinen yhdistyminen erillisen myöhemmin tarkentuvan aikataulun mukaisesti. Sairaanhoitopiiri asettaa työryhmän valmistelemaan yhdistymistä ja sopimusta. Työryhmässä on Oulun kaupungin edustus. Siirtymää koskevat tarvittavat selvitykset ovat liitteessä 7. Työryhmällä tulee olla esitys valmis kesäkuuhun loppuun 2012 mennessä. Sopimus hyväksytään viimeistään elokuussa Lääkkeiden annosjakelupalvelun laajentamista koskien Oulun laitoshuollon ja kehitysvammahuollon potilaita on sovittava erikseen. Kuljetukset Kuljetukset säilyvät erillisinä organisaatioina. Mikäli varasto- ja apteekkipalveluista vastaa Pohjois- Pohjanmaan sairaanhoitopiiri, vastaa se myös varaston kuljetuslogistiikasta kokonaispalveluna. Oulun kaupunki voi olla yksi kuljetuspalvelun tuottaja tehtävän yhteistoimintasopimuksen mukaisesti. Oulun kaupungin ja Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kuljetuksiin liittyvää yhteistoimintaa on tarkasteltu jo vuosia ja yhteistyötä tiivistetään ja päällekkäisyydet puretaan myös jatkossa vuosittaisessa tarkastelussa. Vaihtoehdossa 2 Oulun seudun koulutuskuntayhtymä ostaa ja/tai vuokraa varasto- ja apteekkikeskukselta palveluja myöhemmin tarkennettavassa laajuudessa. Hankintojen ja kilpailuttamisen osalta Oulun seudun koulutuskuntayhtymä, uuden Oulun ulkopuoliset kunnat (esimerkiksi nykyiset hankintayhteistyökunnat) sekä sairaanhoitopiirin jäsenkunnat jatkavat nykyisellä toimintamallilla tai ostavat Oulun kaupungin hankintapalveluiden tai sairaanhoitopiirin hankintapalveluiden tuottamia palveluita. Hankintatoiminnassa pidemmän aikavälin tavoitteena on organisaatioiden vahva hankintaosaamisen keskittymä. Vaihtoehto 2 toteuttaminen mahdollistaa etenemisen vaihtoehto 1 mukaiseen yhteistoimintaan ja organisaatioon. Vaihtoehto 2 ei estä yhteistyön kehittämistä Oulun kaupungin ja Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin välillä muidenkin palvelujen ja kilpailutuksien osalta. Teknisen ja muiden toimialojen tuotteiden ja palvelujen kilpailuttamisen osalta yhteistyötä voidaan syventää samalla aikataululla kuin muiden hankintojen osalta tässä mallissa. Välinehuolto Välinehuollon kehittämisvaihtoehdot: A) sekä Oulun kaupunki että sairaanhoitopiiri kehittävät omaa välinehuoltotoimintaa tai B) kaikki välinehuoltotoiminta siirretään sairaanhoitopiirin vastuulle. Koska Oulun kaupungin ratkaisut terveydenhuollon palveluverkosta tulevat vaikuttamaan välinehuoltotoimintaan, ja koska uusi kunta Oulu aloittaa vuoden 2013 alusta, lopullista päätöstä vaihtoehtojen välillä ehdotetaan siirrettäväksi vuoden 2012 loppupuolelle. Lisäaika antaa mahdollisuuden tarkastella paremmin täydellisen keskittämisen vaikutuksia vastaanottotoimintaan hoitohuoneissa. Lisäaika antaa mahdollisuuden myös tutustua paremmin sekä Suomessa että EU:n alueella niihin paikkakuntiin, joissa välinehuoltotoiminta on vahvasti keskitetty, ja mitä toimintoja näillä paikkakunnilla on jätetty keskittämisen ulkopuolelle. Oulun kaupunki asettaa työryhmän jatkamaan erillisen lisäselvityksen tekemistä. 15

16 LIITE 1 TYÖRYHMÄ ASIANTUNTIJOINEEN Apulaiskaupunginjohtaja Timo Kenakkalan asettama työryhmä Kehittämisjohtaja Katriina Puhakka, Keskushallinto, puheenjohtaja Palvelutuotantojohtaja Riitta Erola, Sosiaali- ja terveystoimi Logistiikkayksikön päällikkö Olavi Kallunki, Tekninen liikelaitos Hallintolakimies Jukka Lampén, Keskushallinto Palvelupäällikkö Juha Jalkanen, Oulun Konttori Hankintapäällikkö Juha Putkonen, Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Tekninen johtaja Heikki Salumäki/Pasi Keskitalo, Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Hallintojohtaja Timo Lehto, Oulun seudun koulutuskuntayhtymä Aila Eteläinen, Keskushallinto Työryhmää täydennetty seuraavilla pysyvillä asiantuntijoilla Apteekkari Sirpa Ämmälä, Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Projektipäällikkö Anna-Maria Levy, Keskushallinto Hankintojen asiantuntijat Riitta Berg, Oulun seudun koulutuskuntayhtymä Varastoinnin asiantuntija Kaarina Jämsä, Tekninen liikelaitos Riihitien varasto Esko Kallio, Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Kaisu Jokela, Haukiputaan varasto Sirkku Reili, Sosiaali- ja terveystoimi/apteekki Jaana Varanka, Haukiputaan varasto Logistiikan asiantuntijat Mika Kynsilehto, Tekninen liikelaitos, Logistiikkakeskus Kai Juliander, Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Mauri Rasinkangas, Oulun seudun koulutuskuntayhtymä Välinehuollon asiantuntijat Sakari Kärkkäinen, Sosiaali- ja terveystoimi Sirpa Pekkala, Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri LIITE 2 KUMPPANUUKSIA JA SOPIMUKSIA Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Hankintapalvelusopimukset Erva Kainuun maakunta kuntayhtymä Erva Keski-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Erva Lapin sairaanhoitopiirin kuntayhtymä (sis. Rovaniemen kaupunki) Erva Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Haapaveden kaupunki, Siikalatvan terveyspalvelualue Kemijärven kaupungin sosiaali- ja terveysosasto Kuusamon kaupunki, perusturvan toimiala Oulun kaupunki Sosiaali- ja terveystoimi 16

17 Pyhäjärven kaupunki/terveyskeskus Raahen Seudun Terveydenhuollon kuntayhtymä + lisäksi joitakin yksittäisissä ryhmissä mukana olevia asiakkaita Oulun kaupunki, hankintayhteistyö Hailuodon kunta Haukiputaan kunta Iin kunta Kiimingin kunta Kuusamon kaupunki Limingan kunta Lumijoen kunta Muhoksen kunta Oulunsalon kunta Pudasjärven kaupunki Tyrnävän kunta Utajärven kunta Vaalan kunta Yli-Iin kunta Iin kunta/sivistyspalvelut Oulun seudun koulutuskuntayhtymä Oulukaaren seutukunta Sopimukset/yhteistyö Oulun kaupungin ja Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin välillä Hankintayhteistyö: diabetesliuskojen, vaippojen ja vuoteensuojien yhteiskilpailutus Lääkehankintarengas Sopimus laboratoriopalveluista Röntgenpalvelut sairaanhoitopiirin tuottamaksi vuoden 2011 alusta. Apuvälinepalvelut sairaanhoitopiirin tuottamaksi vuoden 2011 alusta Oulun kaupunginsairaalan ateriapalvelut sairaanhoitopiirin tuottamaksi vuonna Sopimus laajenee vuoden 2011 aikana. Oulun Serviisin puhtaanapitopalveluhenkilöstö siirtyy sairaanhoitopiiriin kaupunginsairaalasta, päihdeklinikalta ja vaativan hoidon osastolta 3 sekä akuuttiosastolta liikkeenluovutusperiaatteella. Välinehuollon yhteistyö Silmälääkäritoiminta Reumanhoito uudelleen järjestely yhteistyössä sairaanhoitopiirin kanssa Suun terveydenhoidossa opetusterveyskeskussopimus Psykiatrian virka-ajan ulkopuolinen päivystys Oulun seudun yhteispäivystyssopimus Contact Center toiminnan puitesopimus Sairaankuljetuksen vastaavan lääkärin palveluiden ostosopimus Yhteistyö geriatrian ja sisätautien erikoistumiskoulutuksessa Yhteistyö eri hankkeissa Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Varastopalvelusopimukset Haapaveden kaupunki, Sosiaali- ja terveyspiiri Helmi (Haapavesi, Pulkkila, Rantsila, Piippola, Kestilä ja Pyhäntä) Oulunkaaren kuntayhtymä (sosiaali- ja terveyspalvelut) (Pudasjärvi, Utajärvi, Vaala ja Ii Kuivaniemi) Peruspalvelukuntayhtymä Selänne (Kärsämäki ja Reisjärvi) Taivalkosken kunnan sosiaali- ja terveypalvelut Limingan kunta Oulunsalo kunta Kempeleen kunnan sosiaali- ja terveystoimi Lumijoen terveysasema Tyrnävän kunta, perusturva 17

18 Oulaisten terveyskeskus Oulaisten kaupunki, perusturva Pudasjärven kaupunki, keskustoimisto Oulun kaupunki, Sosiaali- ja terveystoimi, terveydenhuolto, keskitetyt erikospalvelut + lisäksi joitakin pienempiä asiakkaita ja yksityisiä terveydenalalla toimijoita LIITE 3 HENKILÖMÄÄRIÄ JA HENKILÖTYÖVUOSIA 18

19 LIITE 4 KOKONAIS-SPENDI Oulu, Osekk, PPSHP ulkopuoliset ostot 2010 yhteensä milj.euroa LIITE 5 VAIHTOEHTOJEN 1 JA 2 RISKIHYÖTYANALYYSI Vaihtoehto 1. Hankinta- ja varasto- ja apteekkipalvelukeskus Näkökulmat Omistaja (esim. Oulussa konsernipalvelut) Hyöty - tehokkaampi keskitetty kilpailutus, uskottava ostaja, kustannustehokkuus - päällekkäisen työn väheneminen - omistajaohjauksen tehostuminen - hallintosääntöjen ja strategian mukainen toiminta - yhtenäisempi linjaus paremmin hallittavissa ja valvottavissa - tiedon tuottaminen ja osaamisen kasvaminen keskitetysti - toiminnanohjaus ja kehittäminen tehdään keskitetysti yhdestä paikasta Asiakas ammatillisuus kasvaa aikataulujen pitävyys: palvelujen saatavuus ajallaan varmistuu yhteiset tuotteet hankinnan työpanoksien uudelleen järjestämismahdollisuus tuoteryhmien lisäksi asiakkuuksien mukaan - mahdollistaa erilaiset palvelukonseptit ja 19

20 menettelyjen kehittämisen toiminnassa: täsmäpalvelut (räätälöinti) isomman yksikön resurssit esim. ohjeistusten tekemisessä ja koulutusten järjestämisessä saadaan kaikkien käyttöön. Ohjeistuksen ja käytäntöjen yhtenäistämisellä vaikutetaan palvelun laatuun parhaiden käytäntöjen hyödyntäminen ja toisilta oppiminen - asiakkaan resurssien vapautuminen ydintoimintoihin erityisesti apteekki: mahdollisesti vapautuva farmaseuttinen työpanos voitaisiin hyödyntää esim. antibioottilaimennuspalvelun käynnistämiseen ja laajentaa ivkipuruiskujen ja kipukasettien valmistuspalvelua (käyttäjinä OYS ja OKS). Uudet palvelumallit vaativat kuitenkin isommat lääkkeenvalmistustilat ja palvelujen tarvitsema henkilöstötarve tulee määritellä tarkasti. Talous - varaston ja erityisesti apteekkitoiminnan vaatimat rakennusinvestoinnit tehdään kahden paikan sijasta yhteen paikkaan, mikä on todennäköisesti kustannustehokkaampaa - kustannusten aleneminen (volyymit, prosessikustannukset, toimintatapamuutoksista saatavat hyödyt) - säästöpotentiaali suurempi, mitä isompia kokonaisuuksia voitaisiin tarkastella yhdessä (esim. palvelukilpailutukset) - kuljetusjärjestelyjen uudelleen tarkastelu tehostaa toimintaa Henkilöstö - resurssien käytettävyys paranee: keskitetyssä toimintamallissa työpanos voidaan hyödyntää optimaalisesti: sijaisuudet, työnkierto - keskitettyä yksikköä on helpompi johtaa, ohjata ja valvoa. - osaamista on helpompi kehittää (esim. palveluhankinnat), koulutuksen ja yhdessä tekemisen kautta, osaamistuki laajempi - henkilöstöhallinto ja rekrytointi keskitetty yhteen paikkaan - isompi yksikkö voidaan kokea myös positiivisena asiana, joka lisää motivaatiota Prosessit - uudet tarkoituksenmukaiset ja keskitetysti sijaitsevat tilat, päällekkäisyyksien poistuminen mm. tilaukset, laskujen tarkistus, varastointi jne. - prosessien selkeytyminen, tehostuminen ja yhtenäistäminen - sähköistä toimintaa ja tietojärjestelmiä 20