Projektiraportti. SPT2014 Selvitysprojekti projektihallinnan työkaluista. Versio 1.0. apj2014 Projektiraportti 1 (9)

Transkriptio

1 apj2014 Projektiraportti 1 (9) Projektiraportti SPT2014 Selvitysprojekti projektihallinnan työkaluista Versio 1.0

2 apj2014 Projektiraportti 2 (9) Sisällysluettelo 1 PROJEKTIN SISÄLTÖ TAUSTA, TAVOITTEET JA TOTEUTTAMINEN RAJAUS JA AINEISTON/OHJELMIEN OSOITTEET OHJELMIEN VERTAILU MS PROJECTIIN VERTAILUN TOTEUTTAMINEN KÄYTÄNNÖSSÄ SEKÄ DOKUMENTOINTI PROJECTLIBRE Esittelyvideo Perustiedot Työvaiheet Aikataulut Työvaiheiden linkitys Resurssit ja resurssointi Raportointityökalujen käyttö Yleinen käytettävyysarviointi Yhteensopivuus MS Projectin kanssa OPEN WORKBENCH Esittelyvideo Perustiedot Työvaiheet Aikataulut Työvaiheiden linkitys Resurssit ja resurssointi Raportointityökalujen käyttö Yleinen käytettävyysarviointi Yhteensopivuus MS Projectin kanssa GANTTPROJECT Esittelyvideo Perustiedot Työvaiheet Aikataulut Työvaiheiden linkitys Resurssit ja resurssointi Raportointityökalujen käyttö Yleinen käytettävyysarviointi Yhteensopivuus MS Projectin kanssa OHJELMIEN VERTAILUN TULOS... 8

3 apj2014 Projektiraportti 3 (9) PROJEKTIN SISÄLTÖ 1.1 Tausta, tavoitteet ja toteuttaminen Projekti toimii harjoitusprojektina Projektijohtamisen kurssilla. Tavoitteena on verrata muutamia ilmaisia projektihallintatyökaluja MS Projectiin. Lopputuloksen toivotaan tuottavan tietoa tekijöiden lisäksi myös muille kurssilla osallistujille. Koska MS Projectin käyttö vaatii maksullisen lisenssin, halutaan projektissa tarkastella ilmaisten ohjelmien ominaisuuksien riittävyyttä/kattavuutta. Projekti toteutetaan selvitysprojektina ja tieto hankitaan www. sivustoilta ja ohjelmia testaamalla. Projektin esittämistä varten projektille on tehty kotisivut, joiden osoite on: Rajaus ja aineiston/ohjelmien osoitteet Aineiston rajausperusteena käytetään työkalujen ilmaista saatavuutta sekä yksityis- että yrityskäyttöön. Mukaan tarkasteluun otetaan siis MS Project, ProjectLibre, Open Workbench ja GanttProject. Projektissa tarkasteltavat tiedot haetaan seuraavista www -osoitteista: FX aspx OHJELMIEN VERTAILU MS PROJECTIIN 2.1 Vertailun toteuttaminen käytännössä sekä dokumentointi Kurssin aikana on perehdytty MS Projectin hyödyntämiseen projektin suunnittelussa sekä seurannassa ja siltä pohjalta luotiin malliprojekti MS Projectiin; Liite 2a. Malliprojektin periaattein luotiin samanlainen projektin myös vertailtaviin ohjelmiin. Lisäksi testattiin MS Projectissa luodun tiedoston avaamista muissa ohjelmissa sekä vastaavasti muissa luotujen tiedostojen avaamista MS Projectilla.

4 apj2014 Projektiraportti 4 (9) ProjectLibre ProjectLibre mainostaa itseään avoimen lähdekoodin vaihtoehtona MS Projectin korvaajaksi. Vuonna 2013 InfoWorld valitsi ProjectLibren "Best of Open Source Software" ja Opensource.com nimesi sen "Top 10 open source projects for 2013" Esittelyvideo Perustiedot Työvaiheet ProjectLibreen projektia avattaessa on perustietojen syöttö lähes identtinen MS Projectin kanssa. Positiivisena poikkeuksena kalenteri määrittely on selkeästi yhdellä syöttösivulla ja helposti päivitettävissä. Tehävien syöttö on termistöä myöten sama kuin MS Projectissa. Tehtävien tiedot ikkuna on hieman erilainen (eri välilehdet), mutta yksinkertaisempi ja käyttäjäystävällisempi Aikataulut Aikataulujen syöttö ja päivittäminen kuten MS Projektissa Työvaiheiden linkitys Työvaiheiden linkitys kuten MS Projectissa, tosin työajan, kustannusten jne. summautuminen projekti/tehtävätasolla ei välttämättä päivittynyt oikein tietoja muutettaessa. Eli muutokset vaativat erityistä tarkkuutta Resurssit ja resurssointi Resurssien syöttämisen ja resurssoinin periaate sama kuin MS Projectissa, mutta yliresurssointi ei anna hälytysilmoitusta. Myöskään ylityön hinta ei päivittynyt automaattisesti kustannuksiin oikein.

5 apj2014 Projektiraportti 5 (9) Raportointityökalujen käyttö ProjectLibressä löytyy perusraportteja ja raportit ovat muokattavaissa sarakkeiden suhteen, tosin vaihtoehdot ovat melko suppeat. Raporttien ulkoasukin jättää toivomisen varaa Yleinen käytettävyysarviointi Toimittajan ilmoituksen mukaan ohjelma on englannin kielinen, mutta osittain on käytetty englantia ja suomea sekaisin. Tästä ei kuitenkaan käytön kannalta aiheudu olennaisia ongelmia. Käyttöliittymä itsessään on selkeä ja välilehtiin jaoteltu. Näkymiä ei juurikaan itse pysty muokaamaan, poikkeuksena sarakkeet. Järjestelmävaatimukset Windows 7 ja 8 (XP ja Vista), Mac OS X, Linux Yhteensopivuus MS Projectin kanssa ProjectLibren tiedosto on määriteltävissä xml-muotoon ja siten sen pystyy avaamaan MS Projectissa, mutta tiedot on tarkastettava. Esimerkiksi valuutan tunnus muuttui eurosta dollareiksi. MS Projectissa muodostettu tiedosto pystytään avaamaan ProjectLibressä, mutta tiedot on tarkastettava. Esimerkiksi materiaaliksi määritelty resurssi muuttui työresurssiksi. 2.3 Open Workbench Esittelyvideo Perustiedot Työvaiheet Open Workbench on ominaisuuksiltaan laaja ja ehkä siitä syystä vaatii suunnattomasti perehtymistä ennen projektin avaamista. Perustietojen syöttöä hankaloittaa myös erilainen terminologia. Kalenterin määrittely on periaatteessa selkä, mutta työtunteja ei ole määriteltävissä päivätasolla (vrt. poikkeavat työajat joinain päivinä).

6 apj2014 Projektiraportti 6 (9) Aikataulut Myös työvaiheita määriteltäessä törmätään erilaiseen terminologiaan. Projektirakenne on Phase Activity Task (vrt. MS Project Tehtävä Alitehtävä Alitehtävän alitehtävä). Tehtävien tiedot ikkuna on myöskin rakenteeltaan riittävän erilainen sekoittaakseen MS Projectiin tottunutta. Aikatauluja määritettäessä ei voida määritellä erikseen Työmäärään perustuvaa ajan syöttöä ja/tai Kiinteitä yksiköitä Työvaiheiden linkitys Työvaiheet pystyy linkittämään helposti, kunhan löytää välilehden, jolle linkitysominaisuus on piilotettu. Työaika summautuu Phase ja Activity tasoilla, mutta hankalasti havaittavissa (sarakkeita ei gantt kaaviossa voinut muokata). Kustannukset eivät summautuneet lainkaan. (Ainaakaan projektiryhmä ei tällaista näkymää löytänyt.) Linkitysten visuaalisuus heikko Resurssit ja resurssointi Ohjelmasta ei löytynyt sellaista kohtaa, johon resurssin kustannukset olisi voinut määritellä siten, että ne olisivat summautuneet Phase-/Activity tasoille. Materiaalit voidaan määritellä resursseina. Yliresurssointi on mahdollista ja se näkyy gantt kaaviossa suhteellisen selkeästi eri värisenä Raportointityökalujen käyttö Raportointityökaluja projektiryhmä ei voinut arvioida, kun niitä ei ohjelmasta löytynyt Yleinen käytettävyysarviointi Ohjelma on kokonaisuudessaan englannin kielinen ja ei itsessään opasta käyttäkää juurikaan. Em. vaatiikin käyttäjältä suunnattoman perehtymisen ennen tehokasta käyttöä. Näkymät ovat sinällään selkeitä ja muokattavissa. Järjestelmävaatimukset Windows 7 ja 8 (Windows 2000,XP ja Vista) Yhteensopivuus MS Projectin kanssa

7 apj2014 Projektiraportti 7 (9) Open Workbench tiedosto on määriteltävissä xml-muotoon, mutta MS Projectilla avattaessa tiedot eivät näy. MS Projectissa muodostettu tiedosto pystytään avaamaan Open Workbenchillä ja tiedot näyttäisivät olevan oikein ja päivitettävissä. 2.4 GanttProject Esittelyvideo Perustiedot Työvaiheet GanttProject -projektia avattaessa on perustietojen syöttö on yksinkertainen ja selkeä. Kalenteriin ei pysty määrittelemään arkipyhiä, eikä muutenkaan ole varsinaisia kalenteriasetuksia. Kansalliset vapaapäivät on kuitenkin määriteltäissä ganttkaavion alueella tai resursseittain Aikataulut Tehtävien syöttö on yksinkertaista ja alitehtävät helposti määriteltävissä. Puutteena voidaan mainita, että Tehtävien asetukset ikkunassa ei ole juurikaan määrittelymahdollisuuksia. Periaatteessa samanlainen kuin MS Projectissa, mutta esimerkiksi tehtävän kestoa ei voida määritellä nollaksi ja minimiyksikkö on päivä. Ohjelmaa ei siis voi käyttää, mikäli tarvitaan tarkempijakoista aikataulutusta. Aikatauluja määritettäessä ei voida määritellä erikseen Työmäärään perustuvaa ajan syöttöä ja/tai Kiinteitä yksiköitä Työvaiheiden linkitys Tehtävät voidaan linkittää kuten MS Projectissa, mutta linkitystyyppi ei näy ganttkaavion tehtäväluettelossa. Gantt kaavio itsessään on selkeä ja helposti luettavissa, mutta puutteena voidaan huomioida, ettei työaika summaudu tehtävä-/projektitasolla. Kustannuksia ei voida määritellä resursseille, joten kustannukset eivät luonnollisestikaan summaudu tehtävä-/projektitasolle.

8 apj2014 Projektiraportti 8 (9) Resurssit ja resurssointi Resursseille on määriteltävissä vain nimi ja vapaapäivät, ei esimerkiksi kustannushintaa. Materiaaleja ei voida määritellä resursseina. Yliresurssointi on mahdollista ja se näkyy resurssikaaviossa suhteellisen selkeästi eri värisenä Raportointityökalujen käyttö Ohjelmassa ei ole varsinaisia raportteja Yleinen käytettävyysarviointi Ohjelma on suomenkielinen ja opastaa käyttäjäänsä. Näkymät ohjelmassa ovat selkeät (eteenkin gantt-kaavio) ja yksinkertaistetut, mutta niitä ei juurikaan voi muokata. Yleinen käytettävyys on huonompi kuin ProjectLibressä, mutta parempi kuin Open Workbenchissä. Eteenkin kustannusten seurannan ja raporttien puute häiritsee ja rajoittaa käyttöä- Järjestelmävaatimukset Windows 7 ja 8 (Windows 2000,XP ja Vista), Mac OS X, Linux. Ohjelma voidaan avata myös suoraan verkosta ilman asennusta. (Java web start) Yhteensopivuus MS Projectin kanssa GanttProject tiedosto on määriteltävissä xml-muotoon ja siten sen pystyy avaamaan MS Projectissa, mutta tiedot on tarkastettava. Esimerkiksi valuutan tunnus muuttui eurosta dollareiksi. MS Projectissa muodostettu tiedosto pystytään avaamaan GanttProjectissa, mutta käytettävyys rajallinen (esim. kustannukset puuttuvat). 3 OHJELMIEN VERTAILUN TULOS Projektiryhmän testauksen perusteella voidaan arvioida, että Open Worbench ja GanttProject eivät ole ominaisuuksiltaan ja käytettävyydeltään suoraan verrattavissa MS Projectiin. Eteenkin kustannusten seurannan ja raporttien puute koettiin ongelmaksi. ProjectLibren ominaisuudet ovat lähestulkoon MS Projectiin verrattavissa, joten avoin lähdekoodi tekee siitä varteenotettavan, relevantin vaihtoehdon.

9 apj2014 Projektiraportti 9 (9) LIITTEET Liite 1 Liite 2 Liite1a_Vertailutaulukko_1.0_ Liite2a_SPT2014_MSPROJ_Aku