VUOLIJOEN KUNTA VUODEN 2006 TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJEET

Transkriptio

1 VUOLIJOEN KUNTA VUODEN 2006 TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJEET

2 Kunnanhallitus LIITE 3

3 SISÄLLYSLUETTELO 1. Yleistä 1 2. Käyttösuunnitelmat Käyttösuunnitelmat ja sitovuus Käyttösuunnitelmien laadinta ja aikataulu 2 3. Toiminnalliset tavoitteet 2 4. Määrärahojen seuranta 3 5. Muutokset talousarvioon 3 6. Tulojen kertyminen 4 7. Tositteet 4 8. Matkalaskut 4 9. Laskujen käsittely Hankinnat Sisäinen valvonta Henkilöstöhallinto Valmistuneet rakennuskohteet Avustukset Talousarvion seuranta Talousarvion tiedoksi saattaminen ja lisätiedot 7

4 VUODEN 2006 TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJEET 1. Yleistä Kunnanvaltuusto hyväksyi vuoden 2006 talousarvion ja taloussuunnitelman Talousarvion yleisperusteluosassa kunnanvaltuusto hyväksyi talousarvion rakennetta, sitovuutta ja seurantaa koskevia määräyksiä. Näitä määräyksiä täydennetään ja tarkennetaan näillä ohjeilla. Kunnanhallitus lähettää hallintokuntien noudatettavaksi vuoden 2008 talousarvion ja siihen liittyvät täytäntöönpano-ohjeet. Kirjanpitoon ja seurantaan liittyvät yksityiskohtaiset kirjaamisohjeet toimittaa laskentatoimi suoraan hallintokunnille. Taloudenhoidossa on noudatettava lisäksi kunnanhallituksen hyväksymiä taloudenhoidon ohjeita. Toimielinten ja toimintayksiköiden on taloudenhoidossaan noudatettava kuntalakia, kirjanpitolakia kirjanpitolautakunnan kuntajaoston ohjeiden mukaan, talousarviota ja sen sitovuussäännöksiä, hallintosääntöä ja taloudenhoitoa koskevia kunnanhallituksen antamia määräyksiä sekä tässä ohjeessa annettuja määräyksiä. 2. Käyttösuunnitelmat 2.1. Käyttösuunnitelmat ja sitovuus Talousarviossa hyväksytyt toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet sekä niiden edellyttämät määrärahat ja tuloarviot jaetaan käyttösuunnitelmissa edelleen osatavoitteiksi, osamäärärahoiksi ja osatuloarvioiksi. Lautakuntien on laadittava talousarvioon perustuvat käyttösuunnitelmat ja esitettävä ne kunnanhallituksen hyväksyttäväksi. Alempitasoiset käyttösuunnitelmat hyväksytään lautakunnan tai viranhaltijan toimesta kuten ennenkin. Käyttösuunnitelmat laaditaan lautakunnan parhaaksi katsomalla alatasolla. Käyttösuunnitelmat on laadittava sellaisiksi, että ne tyydyttävät kunnanhallituksen, lautakunnan sekä toimintayksiköiden seurantatarpeet. Kunnanhallituksen hyväksyttäväksi esitettävän käyttösuunnitelman esitystarkkuudessa on otettava huomioon tehtäväalueen euromääräinen suuruus. Käyttösuunnitelman tulee sisältää toimintasuunnitelma tai sen lyhennelmä, jossa esitetään kuvaus tehtäväalueen keskeisimmästä toiminnasta talousarviovuoden aikana. Käyttösuunnitelmissa on osoitettava, miten valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet saavutetaan. Kunnanvaltuuston talousarviopäätöksen mukaan valtuustoon nähden sitovia ovat tehtäväalueen määrärahat ja tuloarviot. Tehtäväalueella tarkoitetaan kunnanvaltuuston hyväksymiä tulosalueita alempia tulosyksiköitä. Valtuusto voi tarvittaessa päättää, onko jokin tehtäväalue nettobudjetoitu, jolloin valtuustoon nähden on sitovaa menojen ja

5 tulojen erotus eli toimintakate. Tällaisia erillispäätöksiä sitovuustasosta ei kuitenkaan sisälly talousarviopäätökseen, joten talousarvio on valtuustoon nähden sitova sekä tehtäväalueen menojen että tulojen osalta. Tulojen, erityisesti maksutulojen, kertymisestä on laadittava suunnitelma, joka sisältyy hyväksyttyyn käyttösuunnitelmaan.

6 Tehtäväalueiden käyttösuunnitelmien tulee perustua hyväksyttyyn talousarvioon, siinä esitettyihin tavoitteisiin ja perusteluihin. Kunnanhallituksella on oikeus määrittelemillään ehdoilla siirtää ratkaisuvaltaa asian-omaisen tehtäväalueen toiminnasta vastaavalle lautakunnalle tai viranhaltijalle. Hallintokunnat voivat laatia käyttösuunnitelmansa myös lautakunnan päättämää tasoa yksityiskohtaisemmin, mikäli toiminnan ohjaus tätä edellyttää. Tällöin kullekin tulosyksikölle on nimettävä vastuuhenkilö, joka vastaa määrärahojen riittävyydestä, tulojen kertymisestä ja vahvistettujen käyttösuunnitelmien toteutumisesta. Kun vuoden aikana tulee tilanteita, joihin käyttösuunnitelmaa vahvistettaessa ei ole voitu varautua, tulee niihin sisällyttää varaukset ennalta arvaamattomien menojen suorittamiseen. Uutta toimintaa käynnistettäessä on tarkistettava, että pystytään toimimaan määrärahojen puitteissa niin talousarviovuoden aikana kuin myöhempinäkin vuosina, sillä uudella toiminnalla on vaikutusta myös seuraavien vuosien rahoitustarpeeseen Käyttösuunnitelmien laadinta ja aikataulu Käyttösuunnitelmat laaditaan taloussuunnitteluohjelman avulla. Kunnanvaltuuston hyväksymän talousarvion mukaisten tuloslaskelmien luvut viedään keskitetysti kirjanpidon toimesta tehtäväalueittain kirjanpidon vertailutiedoiksi. Lautakuntien tulee tehdä tarkemmalle tasolle laaditut käyttösuunnitelmat taloussuunnitteluohjelmaan mennessä, josta ne viedään keskitetysti kirjanpito-ohjelmaan toteutumisvertailujen vertailuluvuiksi. Talousarvion toteutumisvertailussa esitetään tehtävä- tai vastuualueen menot, tulot sekä niiden erotus. Käyttösuunnitelmat toimitetaan kunnanhallituksen hyväksyttäväksi mennessä. Alemman kuin tulosyksikkötason tuloslaskelmat eivät ole kunnanhallitukseen nähden sitovia. Käyttösuunnitelmien muutosehdotukset on tehtävä kunnanhallitukselle ja ne käsitellään kunnanhallituksessa talousarvion toteutumisvertailun ja kuukausiraporttien perusteella. Kunnanhallitus voi myös määrätä lautakunnat tekemään muutosesityksiä käyttösuunnitelmiin toteutumaraportointitilanteen sitä edellyttäessä. 3. Toiminnalliset tavoitteet Talousarviossa ja -suunnitelmassa hyväksytään kunnan toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet. Talousarvioon otetaan toiminnallisten tavoitteiden edellyttämät määrärahat ja tuloarviot.

7 Jos toiminnallinen tavoite on hyväksytty sitovaksi talousarvioon, se sitoo hallintokuntia, sekä lautakuntia että viranhaltijoita, samalla tavoin kuin määräraha. Mikäli tavoitetta ei ole hyväksytty sitovaksi, sillä on toimintaa kuvaava informatiivinen arvo, jota voidaan käyttää määrärahan perusteluna. Lautakuntien tulee täsmentää talousarviossa esitettyjä toiminnallisia ja taloudellisia tavoitteita. Toiminnalliset tavoitteet esitetään taulukon muotoon ryhmiteltyinä siten, että taulukossa kerrotaan toiminnallinen tavoite ja sen jälkeen tavoitetaso/toteuttamiskeino/seurantatapa. Toiminnallisten tavoitteiden toteutumisesta on kyettävä raportoimaan valtuustolle sekä vuoden varrella että toimintakertomuksessa tilinpäätöksen hyväksymisen yhteydessä. Tarkastuslautakunta arvioi, ovatko valtuuston asettamat tavoitteet toteutuneet. Toiminnallisista tavoitteista laaditaan talousarviokirjan oheismateriaaliksi mm. tarkastuslautakunnan käyttöön erillinen asiakirja, joka sisältää pelkästään eri tehtäväalueiden toiminnalliset tavoitteet. Toiminnallista tavoitetta koskeva arvio voidaan määritellä sitovaksi määrällisesti tai laadullisesti määrättyyn määrään tai rajaan. Määrätty määrä tai raja voidaan ilmaista tuote-, suorite- tai sijaissuoritemääränä taikka tuottavuutta, taloudellisuutta tai vaikuttavuutta kuvaavana tunnuslukuna taikka muuna toiminnan laajuutta ja laatua kuvaavana mittarina tai tunnuslukuna. Toiminnallinen tavoite voidaan esittää myös kehittämissuuntaa ohjaavana tavoitteena. 4. Määrärahojen seuranta Määrärahojen käyttöä ja tulojen kertymistä seurataan sillä tasolla, millä käyttösuunnitelmat on laadittu. Toimintayksikköjen on järjestettävä kirjanpito ja toiminnallisten tunnuslukujen seuranta niin, että Tilastokeskuksen ja muiden viranomaisten toiminta- ja taloustilastoinnin vaatimukset voidaan täyttää. Tehtäväalueen vastuuhenkilön on säännöllisin väliajoin, vähintään neljä kertaa vuodessa raportoitava päävastuualueen päällikölle ja lautakunnalle määrärahan käytöstä, tulojen kertymisestä sekä toiminnan tulosten saavuttamisesta. Kunnanhallitukselle raportoidaan kuukausittain. Pääpaino raportoinnissa on tavoitteiden, suoritteiden ja tunnuslukujen seurannassa. Ostoreskontrasta siirtyvät kirjatut laskut kirjanpitoon heti kirjaustapahtuman jälkeen päivittäin ja myyntilaskutuksessa tulo siirtyy kirjanpitoon heti laskutuksen jälkeen, joten talousarvion toteutuminen on aina ajan tasalla. Palkat siirretään kirjanpitoon palkan maksupäivänä.

8 5. Muutokset talousarvioon Talousarvion tiukkuudesta johtuen toimintayksiköiden on varauduttava siihen, että toimintamenoja lisääviä muutoksia talousarvioon ei tehdä. Lisämäärärahatarpeet on toimintayksiköissä katettava tehtäväalueen sisällä tehtävin siirroin. Muutosesitykset talousarvioon voivat tulla kyseeseen vain, mikäli toimintayksiköillä on osoittaa menojen kasvua vastaavat tulot. Talousarvioon tehtävistä muutoksista päättää valtuusto. Talousarvion muutosten esittämisoikeus ja -velvollisuus koskee samalla tavalla sekä määrärahoja että tavoitteita. Määrärahan korottamisen tai tuloarvion alentamisen yhteydessä joudutaan arvioimaan myös toimintaa koskevien tavoitteiden muutostarvetta. Hallintokuntien tulee toimia valtuuston hyväksymien määrärahojen puitteissa. Mikäli tavoitteeksi asetetuissa yksikköhinnoissa tapahtuu muutoksia, mutta kokonaismäärärahat eivät ylity, perustellaan muutokset tilinpäätöksen yhteydessä. Myös määrärahan korottamista tai tuloarvion alittamista koskeva muutospäätös on tehtävä valtuustossa riippumatta siitä, aiheutuuko poikkeama arvioitua suuremmista bruttomenoista vai arvioitua pienemmistä bruttotuloista. Mikäli jonkin lautakuntatasolla hyväksytyn käyttösuunnitelman määrärahat ylittyvät, on siitä tehtävä esitys lautakunnalle, jonka tulee etsiä ylityksen kate joltakin muulta käyttösuunnitelman alueelta. Myös viranhaltijoiden vastuualueiden määrärahojen ylittyessä tulee vastuualueelle löytää kate vastuuhenkilöiden kanssa yhteistyössä. Talousarviomuutokset on pyrittävä tekemään talousarviovuoden aikana välittömästi, kun muutostarve on tiedossa. Jos sitovan määrärahan ylityksellä tai sitovan tuloarvion alituksella on oleellista vaikutusta tilikauden tulokseen, ne on vietävä muutoksina valtuuston hyväksyttäväksi myös tilikauden jälkeen ennen kuin tilinpäätös annetaan tilintarkastajille tarkastettavaksi. Jos vaikutus ei ole oleellinen, voidaan poikkeamat esittää vasta tilinpäätöksessä. Sitovuustasosta riippumatta on korotusesitykset, mikäli niitä tulee, tehtävä niin ajoissa, että päätöstasolle jää asiassa todellinen harkintamahdollisuus. 6. Tulojen kertyminen Hallintokunnat ovat kukin omalta osaltaan vastuussa kunnan maksuvalmiuden hoidosta. Tämä edellyttää ennen muuta vastuuta tulojen laskuttamisesta ja perimisestä ajallaan ja täysimääräisinä. Kunnalle kuuluvien tai sen toimesta perittävien saatavien laskutuksessa ja perinnässä noudatetaan hyväksyttyä laskutus- ja perintäohjetta ja hyväksyttyjä taloudenhoidon ohjeita.

9 7. Tositteet Jokainen maksutapahtuma todennetaan tositteella, josta käy ilmi menon tai tulon peruste. Vastaanottajan on tarkistettava, että tositteen tarkoittama tavara, työsuoritus tai palvelus on saatu. Hallintokuntien on vuosittain määrättävä henkilöt, jotka sen puolesta hyväksyvät tositteet, ellei hyväksyjää ole määrätty johtosäännössä. Vastaanottaja ja hyväksyjä ei saa olla sama henkilö. Laskujen hyväksyjät on ilmoitettava kirjanpitoon. Hyväksyjän on tarkistettava, että tosite on muodollisesti ja asiallisesti oikea ja että tavara tai palvelus on merkitty vastaanotetuksi. Lisäksi hyväksyjän on merkittävä tositteeseen talousarvion täydellinen menokohta. Uusien tilien avaamisesta on sovittava aina etukäteen kirjanpidon kanssa. Kunnan nimissä olevia pankkitilejä saa avata vain kunnanjohtajan luvalla. Oikaisu- ja siirtotositteet on toimitettava kirjanpitoon kuukausittain. 8. Matkalaskut Matkalaskuista tulee ilmetä matkan kohde, tarkoitus, mahdollisten kyydissäolijoiden nimet. Koulutukseen liittyvistä matkalaskuista on ilmettävä koulutuksen järjestäjä ja koulutustilaisuuden nimi. Päivärahaan oikeuttavissa matkalaskuissa on ehdottomasti oltava kellonaika lähtöpäivänä ja paluupäivänä päivärahan laskemista varten sekä niiden ruokailujen lukumäärä, jotka ovat kuuluneet kurssi- tai koulutuspakettiin. 9. Laskujen käsittely Tarvikkeita ym. laskulla ostettaessa on laskuun merkittävä tilaajan nimi sekä tarvikkeen käyttötarkoitus, jotta lasku saadaan ohjattua oikeaan paikkaan ja oikea menokohta voidaan selvittää. Saapuneet laskut on käsiteltävä ilman tarpeetonta viivytystä. Laskut on heti hyväksymisen jälkeen, ja vähintään 3 päivää ennen eräpäivää, toimitettava kirjanpitoon kirjausta ja maksatusta varten. Laskujen riittävän ajoissa toimittaminen helpottaa maksuvalmiuden seuraamista sekä ylläpitämistä. Laskujen käsittelyrutiinit on suunniteltava sellaisiksi, että aiheettomia viivästyskorkoja ei synny. 10. Hankinnat

10 Hankinnoissa on noudatettava kunnanhallituksen hyväksymiä yleisiä hankintaohjeita sekä yhteishankintoja koskevia ohjeita. Tarkempia tietoja saa kunnansihteeriltä. 11. Sisäinen valvonta Kunnan hallintosäännön 3 :n mukaan kunnan toiminnat on järjestettävä ja johtamistehtävät hoidettava niin, että organisaation kaikilla tasoilla ja kaikissa toiminnoissa on riittävä sisäinen valvonta. Johtamansa toiminnan sisäisestä valvonnasta vastaa kukin toimielin ja vastuuhenkilö. Sisäinen valvonta tarkoittaa sekä sisäistä tarkkailua että sisäistä tarkastusta. Sisäinen tarkkailu on kunnan toimintarutiineihin sisältyvää jatkuvaa toimintojen ja varainkäyttöä kontrolloivaa toimintaa, jolla ehkäistään virheitä, vahinkoja ja väärinkäytöksiä. Siihen ei tarvita erillistä toimielintä ja henkilöä, vaan se kytkeytyy saumattomasti tavanomaisiin työrutiineihin. Tarkoituksenmukaisen sisäisen valvonnan järjestämismuotoja ovat valtuuksien ja vastuun selkeät määrittelyt, asianmukainen työnjako sekä toimiva seurantajärjestelmä. Sisäisen valvonnan toimivuus on kunnanhallituksen ja kunnanjohtajan vastuulla. Jokaisen henkilön toimenkuvia ja tehtäviä suunniteltaessa ja muotoiltaessa on huolehdittava siitä, ettei muodostu ns. vaarallisia tehtäväyhdistelmiä. Tehtävämuutosten ja työnjaon selkeyden arvioimiseksi edellytetään, että toimenkuvat käydään läpi vuosittain ja tehdään niihin tarvittavat muutokset. 12. Henkilöstöhallinto Hallintokuntien tulee välittömästi ilmoittaa palkanlaskentaan uuden työntekijän ottamisesta tai työ/virkasuhteen päättymisestä. Palkkauksen määrää vastuualueen esimies virka- ja työehtosopimuksen rajoissa kunnanhallituksen mahdollisesti antamien ohjeiden mukaisesti. Mikäli palkaton virkavapaus on 5 arkipäivää (esim. ma pe), tulee jatkoksi anoa myös lauantai ja sunnuntai ja mikäli palkaton virkavapaus on 4 arkipäivää, tulee jatkoksi anoa lauantai tai sunnuntai riippuen siitä, kummassa päässä se rajoittuu viikonloppuun sekä milloin lyhyempikin virkavapaus on viikonlopun kahtapuolen, anotaan viikonloppu aina mukaan. Tästä ovat kuitenkin poikkeuksena Kela-kuntoutuksessa olevat. Kela-kuntoutuksen maanantaista perjantaihin ulottuvan kuntoutusjakson jälkeen lauantaita ja sunnuntaita ei merkitä palkattomaksi virkavapaudeksi/työlomaksi. Palkatonta virkavapaata ei esimies saa yksipuolisesti määrätä pitemmäksi kuin on anottu. Ylityötä saa tehdä vain tarkan harkinnan mukaan ja korvaus on annettava ensisijaisesti ajassa. Virkamuutokset. Kuntalain 44 :n mukaan virkoja voidaan perustaa vain viranomaistehtäviä varten. Tästä syystä hallintokuntien on virkojen tullessa avoimeksi joka kerta varmistettava, sisältyykö täytettäväksi tulevaan virkaan viranomaistehtäviä

11 (julkisen vallan käyttöä, hallinnollisten päätösten tekoa, valmistelua, asioiden esittelyä toimielimille jne.). Ellei näin ole, viran muuttamisesta toimeksi on tehtävä esitys kunnanhallitukselle. Lisätietoja asiasta saa kunnansihteeriltä. 13. Valmistuneet rakennuskohteet Valmistuneista suuremmista rakennuskohteista tulee toimittaa kustannusselvitys kunnanvaltuustolle viimeistään kolmen kuukauden kuluttua vastaanottotarkastuksesta. 14. Avustukset Kaikki avustukset myönnetään ehdolla, että avustus käytetään haettuun tarkoitukseen. Avustusmäärärahat voidaan vaatia palautettavaksi, jos niitä käytetään muihin kuin hyväksyttyihin tarkoituksiin. Näin voidaan menetellä myös, ellei avustusten käytölle asetettuja ehtoja noudateta tai avustuksen saaja on antanut kunnalle virheellistä tietoa tai muuten johtanut kuntaa harhaan avustusta hakiessaan. Avustuksia myönnetään toiminta- ja yleisavustuksina sekä kohdeavustuksina määritellyn kohteen, hankkeen tai tapahtuman tukemiseksi. Kohdeavustukset on haettava pääsääntöisesti ennen avustettavan hankkeen tai tapahtuman toteuttamista. Avustuksesta päätettäessä lautakunnan tai muun avustuksen myöntäjän tulee ottaa huomioon avustettavan toiminnan laatu ja laajuus. Toiminnan tulee tukea ja täydentää sen tehtävä-alueen toimintaa ja tavoitetta, jonka määrärahoista avustus myönnetään. Tämän päämäärän saavuttamiseksi avustusten myöntäjä voi asettaa avustuksen saajalle ja avustuksen käytölle erityisiä ehtoja. Ehdoista on ilmoitettava avustuksen saajalla avustuksen myöntämisen yhteydessä. Asianomainen lautakunta tai muu avustuksen myöntäjä vastaa avustusmäärärahojen käytön valvonnasta, ellei muuta ole sovittu. Avustusmaksujen hyväksyminen tapahtuu sen avustuksen myöntäjän toimesta, jonka alaiseen tehtäväalueeseen avustusmääräraha kuuluu. Stipendien ja apurahojen käytöstä tulee aina antaa selvitys avustuksen myöntäjälle, ellei toisin ole sovittu. Avustuksen käytön valvomiseksi lautakunnalla on oikeus vaatia avustuksen saajalta harkitsemiaan selvityksiä ja tilityksiä avustuksen käytöstä. Avustuksen saannin ehtona on, että kunnan tarkastustoimella on oikeus harkintansa mukaan tarkastaa avustuksensaajayhteisön hallintoa ja tilejä ja että yhteisö suorittaa ne kirjanpidolliset järjestelyt, joita pidetään tarpeellisena kirjanpitolain ja hyvän kirjanpitotavan noudattamiseksi. Avustuksen saaja on velvollinen antamaan toimintavuotensa päätyttyä avustuksen myöntäjälle toimintakertomuksen, tilinpäätöksen ja tilintarkastuskertomuksen.

12 15. Talousarvion seuranta Toimielinten on seurattava määrärahojen käyttöä ja tuloarvioiden ja asetettujen toiminnallisten tavoitteiden toteutumista. Seuranta on järjestettävä niin, että korjaaviin toimenpiteisiin niin määrärahojen, tuloarvioiden, toimintakatteen muutosten kuin toiminnallisten tavoitteidenkin osalta voidaan ryhtyä mahdollisimman nopeasti. Toimintayksiköiden tulee laatia tulojen ja menojen kuukausittainen jaksotussuunnitelma taloussuunnitteluohjelman avulla. Suunnitelma toimii talousarvion toteutumisvertailun pohjana ja palvelee rahoitussuunnittelua, tuloksen seurantaa sekä tilinpäätösennusteen laadintaa. Seurantaraportit tulee saattaa lautakunnan tiedoksi vähintään neljännesvuosittain, kunnanhallitukselle kuukausittain. 16. Talousarvion tiedoksi saattaminen ja lisätiedot Talousarvion noudattaminen on mahdollista vain, jos jokainen määrärahojen käytöstä vastaava henkilö tuntee talousarvion toteuttamisesta annetut määräykset, perustelut ja ohjeet. Osastojen ja toimintayksiköiden on huolehdittava siitä, että talousarvio ja sitä koskevat ohjeet toimitetaan kaikkien toimielinten ja niiden alaisten määrärahojen käytöstä vastuussa olevien henkilöiden tietoon ja noudatettavaksi. Hallintokuntien tulee sisäisen kouluttamisen, perehdyttämisen ja tiedottamisen avulla varmistua siitä, että tarpeellinen tieto saavuttaa jokaisen vastuuhenkilön. Lisäksi osastojen on huolehdittava siitä, että kunnan edustajilla kuntayhtymissä ja muissa yhteisöissä on tarvittavat tiedot kunnan talousarvioon kyseisiin tarkoituksiin varatuista määrärahoista. Talousarvion täytäntöönpanosta ja muista talousarvioon ja kirjanpitoon liittyvistä asioista saa lisätietoja kunnansihteeriltä. VUOLIJOEN KUNNANHALLITUS kunnanjohtaja Olavi Rintala kunnansihteeri Osmo Kurkinen