Tietokoneen käyttäjän AB-kortti 2 Access Sisältö 1 Sisältö 2. Lukijalle 5

Transkriptio

1

2 Tietokoneen käyttäjän AB-kortti 2 Access 2003 Sisältö Sisältö 1 Sisältö 2 Lukijalle 5 Tietokannat 6 Relaatiotietokannan peruskäsitteet 6 Relaatiotietokanta 6 Taulut 6 Avainkentät ja yhteydet 7 Access-tietokantaohjelma 8 Käyttöliittymä 8 Käynnistys 8 Tietokantaikkuna 9 Ohjelman asetukset 9 Tietokannan osat 10 Taulukot 10 Lomakkeet 10 Kyselyt 10 Raportit 11 Makrot ja moodulit 11 Tietokannan suunnittelu 11 Suunnittelun perusteita 11 Tavoitteet ja rajaus 11 Tietojen ryhmittely 12 Kenttien suunnittelu 12 Avainkentät 12 Viiteavain 12 Yhteyden muodostaminen 12 Viite-eheys (Referential integrity) 13 Uuden tietokannan tekeminen 13 Tietotyypit 14 Kentän ominaisuudet 14 Taulukon käsittely, rakenteen muokkaus 15 Taulukon käsittely, taulukkoikkuna 16 Tietojen syöttö ja muokkaus 17 Siirtyminen kentästä toiseen 17 Siirtyminen tietueesta toiseen 17 Tietojen muokkaaminen 17 Kentän sisällön tallentaminen 17 Muutosten peruuttaminen 18 OLE-objekti 18 Tiedon hakeminen toisesta taulukosta 19 Syötettävän tiedon oikeellisuuden tarkistus 20 Oletusarvo 20 Syöttörajoite 21 Kelpoisuussääntö 21 Relaatiotietokanta 22 Relaatiotietokannan perusrakenteet 22 Yksi moneen yhteys 22 Yksi yhteen yhteys 23 Monta moneen yhteys 23 Relaatiotietokannan luominen 23 Taulukoiden väliset yhteydet 24

3 Tietokoneen käyttäjän AB-kortti 3 Access 2003 Lomakkeet 24 Lomakkeen avaaminen 24 Uudet tietueet ja tietueiden muokkaaminen 25 Lomakkeen tallentaminen ja sulkeminen 25 Ohjattu lomakkeen luominen 25 Automaattiset lomakkeet 26 Kaksiosainen lomake (lomake ja alilomake) 26 Kaksiosaisen lomakkeen käyttäminen 27 Lomakkeen rakenneikkuna 27 Muokkausruutuobjektin tekeminen 29 Ohjausobjektin kopioiminen ja monistaminen 29 Ohjausobjektin hienosäätö 29 Sitomattomien tekstien luominen 30 Tekstien muuttaminen 30 Tekstien muotoilun ja tasauksen muuttaminen 31 Sarkainjärjestys 31 Tulostaminen 32 Lisää lomakkeiden suunnittelusta 32 Lomakkeen osat 32 Osan lisääminen ja poistaminen 33 Laskeminen 33 Ohjausobjektien ominaisuudet 34 Ohjausobjektin sitominen kenttiin 35 Lausekkeen muodostin 35 Ohjausobjektien muotomääritysten muuttaminen 36 Oletusarvojen muuttaminen 37 Osien ja lomakkeiden ominaisuuksien muuttaminen 38 Luetteloruudut ja yhdistelmäruudut 38 Arvot taulukosta tai kyselystä 38 Valintaruudut ja valintanapit 39 Vaihtoehtoryhmä 39 Komentopainikkeet 41 Raportit 41 Ohjattu raportin luominen 41 Raportin muokkaus 43 Yhteenveto-ohjausobjektit 44 Ryhmittely ja laskenta 44 Kuvan lisääminen raporttiin 44 Raportin tulostus 45 Osoitetarrat 45 Suodattimet ja kyselyt 46 Suodattimet 46 Suodattaminen valinnan mukaan 46 Suodatin käyttöön ja suodatuksen lopettaminen 47 Suodattaminen lomakkeen mukaan 47 Erikoissuodatus ja lajittelu 48 Suodattimen luominen kyselystä 48 Kyselyt 48 Hakukysely 48 Kentän siirtäminen ja poistaminen 50 Valintaehdot 50 Ehtojen poistaminen 51 Ehtomerkintöjen yhdistelmät 51 Ehtorivillä useita ehtoja 51 Useita ehtoja samassa kentässä 52 Usealla ehtorivillä ehtoja 52 Tyhjien arvojen haku 52 Loogiset operaattorit 53

4 Tietokoneen käyttäjän AB-kortti 4 Access 2003 Viittaus toiseen kenttään 53 Nykyisen päivämäärän käyttö 53 Tietueiden lajittelu 53 Hakukysely useasta taulukosta 54 Tavallinen liitos (sisäliitos) 54 Erikoisliitokset (ulkoliitos) 55 Vastineettomien ja kaksoisarvoja sisältävien tietueiden etsiminen 55 Muokkaus rakennenäkymässä 55 Tietojen ryhmittely ja kyselyominaisuudet 56 Ryhmittelevä hakukysely 56 Kyselyn kenttäominaisuudet 57 Lisää kyselytyyppejä 58 Uuden taulukon luominen 59 Tietueiden päivittäminen 59 Tietueiden lisääminen 60 Tietueiden poistaminen 60 Ristiintaulukointikyselyt 61 Parametrikyselyt 62 Laskenta kyselyssä 62 Tietokannan huoltaminen 63 Varmuuskopiointi ja tietojen uudelleen järjestäminen 63 Tietokannan korjaaminen 64 Makrot 64 Makron tekeminen 64 Komentojen lisääminen 64 Argumenttien lisääminen 65 Makron tallentaminen ja sulkeminen 65 Makron suorittaminen 66 Argumenttien muokkaaminen 66 Parametrien käyttö ehdoissa 67 Makrojen käyttö lomakkeissa 67 Makron liittäminen ominaisuuteen 67 Makron liittäminen painikkeeseen 67 Toisiaan vastaavat tietueet 68 Tietojen tuonti ja vienti 69 Tietojen tuominen MS Access tietokannasta 69 Muista tietokannoista 70 Taulukkolaskennasta 70 Tekstitiedostosta 70 Tietojen vieminen 71

5 Tietokoneen käyttäjän AB-kortti 5 Access 2003 LUKIJALLE Tietokanta on tietojen järjestetty kokonaisuus. Esimerkki yksinkertaisesta tietokannasta on vaikkapa osoitekirja tai puhelinmuistio. Ne järjestävät tiedot ihmisistä tiettyihin luokkiin: nimiin, osoitteisiin ja puhelinnumeroihin. Edellä olevat esimerkit ovat fyysisesti paperilla, vihkosena, kirjana tai irtokortteina. Jo pitkään tietoja on tallennettu tietokoneen massamuistilaitteille tiedostoina. Oikeastaan vasta tässä vaiheessa alettiin puhua tietokannoista. Atk tarjoaakin huomattavan kehittyneitä tietojen organisointitapoja. Väljästi määritellen voidaan sanoa, että tietokanta on sähköiseen muotoon saatettu kortisto. Voidaan myös sanoa, että tietokanta on kokoelma tiedostoja. Tietokantaa hoitaa erityinen ohjelmisto, tietokannan hallintaohjelma. Näitä ohjelmia on useita, tässä käsitellään ohjelmaa nimeltä Access. Nykyiset tietokannat ovat pääosin relaatiotietokantoja. Niin on myös Access. Relaatiotietokannassa tiedot on järjestetty taulukoihin, jotka sisältävät tietoluokkia. Ne toistuvat jokaisen erillisen tiedon kohdalla. Relaatiotietokannassa taulukoiden välille määritellään relaatioita eli yhteyksiä. Näin voidaan yhdistellä ja etsiä useiden taulukoiden yhteisiä tietoja haluttujen tulosten aikaansaamiseksi. Tässä oppaassa tutustutaan Microsoft Access 2003 tietokannanhallintaohjelmaan. Opas on tarkoitettu käytettäväksi yhdessä opetuksen kanssa. Tavoitteena on tutustua tietokantojen hallinnan perusteisiin tätä ohjelmaa käyttäen. Access on laaja ja tehokas relaatiotietokantaohjelma ja lyhyessä perusoppaassa ei pyritäkään tutustumaan sen kaikkiin puoliin, ainoastaan perustoimintoihin. Opas soveltuu sekä ab- ja ECDL -ajokortin opiskeluun. Oletuksena on, että käyttäjä hallitsee Windowsin perusasiat. Toimenpiteitä, jotka ovat samoja kaikkialla Windows ympäristössä, ei tässä selosteta. Tällaisia toimenpiteitä ovat mm. ikkunoiden käsittely, valikoiden ja hiiren käyttö sekä tulostus sekä tiedostojen käsittely. Oppaassa puututaan näihin vain mikäli ko. toimenpiteet tapahtuvat jotenkin poikkeavasti. Toivotan menestystä ja hauskoja hetkiä tietokantojen maailmassa. Atalassa Matti Vuorikoski

6 Tietokoneen käyttäjän AB-kortti 6 Access 2003 TIETOKANNAT Aluksi oppaassa esitellään relaatiotietokannan peruskäsitteet yleisellä tasolla eli ns. relaatiomalli. Sen jälkeen tutustutaan Accessin tapaan toteuttaa relaatiomalli lisäksi tutustutaan muihin Accessin tarjoamiin välineisiin. Relaatiotietokannan peruskäsitteet Relaatiotietokanta Taulut Relaatiotietokanta (Relational Database) on järjestetty kokoelma toisiinsa liittyviä tietoja, joita on helppo käyttää tehokkaasti. Esimerkkejä tietokannoista ovat vaikkapa tilaustietokanta, jossa on tietoja tuotteista, tilauksista ja asiakkaista sekä tuotetoimittajista. Toinen esimerkki voisi olla henkilöstötietokanta, jossa tietoja on organisaation toimihenkilöistä, heidän koulutuksestaan ja työhistoriastaan. Relaatiotietokannan käyttämiseen tarvitaan erityistä ohjelmaa, relaatiotietokantaohjelmaa (Relational Database Proggam), jota usein kutustaan myös relaatiotietokannan hallintajärjestelmäksi (Relational Database Management System). Relaatiotietokantaohjelmistoja on markkinoilla useita. Tässä oppaassa tutustumme Microsoft Access 2003 ohjelmaan. Microsoftillakin on tämän lisäksi monen yhtäaikaisen käyttäjän ympäristöön tarkoitettu Microsoft SQL Server. Näille kahdelle ohjelmistolle on yhteiset pelisäännöt, joilla tietoja tallennetaan tietokantaan ja joiden puitteissa tallennettuja tietoja käsitellään. Näitä sääntöjä nimitetään relaatiomalliksi (Relational Model). Relaatiotietokantaohjelma tarjoaa palveluita uuden tietokannan perustamiseen, tietokannan tietojen pitämiseen ajan tasalla, tietokannan tietojen käyttöön kyselyiden, Oppaassa käytetään Accessin terminologiaa, joka ei aina ole samaa kuin esimerkiksi kirjallisuudessa käytetyt termit. Seuraavassa on ensin Accessin ja sitten kirjallisuudessa käytetty termi: taulukko = taulu tietue = rivi kenttä = sarake solu = kenttä lomakkeiden ja raporttien avulla, tietokannan suojaukseen, tietokannan jatkuvan toiminnan tukemiseen ja tietokanan tekniseen kunnossapitoon. Relaatiotietokannan tiedot tallennetaan tauluihin (Table). Taulukko on kokoelma yhteen aiheeseen liittyviä tietoja. Esimerkiksi tilaustietokannassa on omat taulukkonsa asiakkaille, tilaluksille ja tuotteille jne. Tuotteet taulussa puolestaan ovat kaikki tuotteisiin liittyvät tiedot, kuten tuotteen nimi, tuotetunnus, hinnat, varastomäärä jne. Taulukon vaakasuorasta rivistä käytetään nimitystä tietue (record). Tietue sisältää tietoa yhdestä objektista, esimerkiksi yhdestä tuotteesta tai yhdestä asiakkaasta. Taulun jokainen pystysuora sarake on kenttä (field). Kenttä sisältää yhdenlaista tietoa. Esimerkiksi taulun Tuotteet yksi kenttä on Varastossa, joka sisältää tuotteen varastomäärän tuotteittain. Kentän ja tietueen leikkauskohta on solu (cell). Soluun tallennetaan yksi tiedon arvon. Solussa voi olla myös ns. tyhjäarvo (Null). Sitä voidaan käyttää, kun tiedon arvoa ei vielä tiedetä tai arvo on mahdoton. Taulukossa Henkilöt voisi yhtenä kenttänä olla synnytettyjen lasten lukumäärä. Naisilla lukumäärä on nolla tai positiivinen kokonaisluku, miehillä voidaan käyttää tyhjäarvoa (Null arvoa) osoittamaan synnyttämisen mahdottomuutta.

7 Tietokoneen käyttäjän AB-kortti 7 Access 2003 Avainkentät ja yhteydet Jokaisessa taulukossa tulisi olla perusavain (Primary key), jonka sisältämän tiedon avulla tietueiden kohteet voidaan erottaa toisistaan. Perusavaimen muodostaa yksi tai useampi avainkenttä. Esimerkiksi taulukossa Tilaukset kenttä Tilaustunnus yksilöi tilaukset. Tuossa kentässä tulee aina olla arvo ja taulukossa ei saa olla kahta samaa tilaustunnuksen arvoa, koska tällöinhän tilaustunnus ei enää yksilöisi tilauksia. Yhteyden (Relationship) avulla yhdistetään eri taulukoiden tietoja toisiinsa. Yhteys muodostetaan kahden taulukon välille samaa tietoa sisältävien kenttien avulla. Esimerkiksi Perusavain yksilöi tietueet. Perusavaimen arvo täytyy joka tietueessa olla eri. Viiteavain on linkki toiseen taulukkoon. taulukoiden Tilaukset ja Tilausrivit välille muodostetaan yhteys tilaustunnuksen avulla. Yhteyden toisessa päässä on taulukon Tilaukset perusavaimena oleva Tilaustunnus kenttä ja yhteyden toisessa päässä taulukon Tilausrivit kenttä Tilaustunnus, jota kutsutaan viiteavaimeksi.

8 Tietokoneen käyttäjän AB-kortti 8 Access 2003 ACCESS-TIETOKANTAOHJELMA Käyttöliittymä Käynnistys Accessin ohjelma-ikkuna on normaali Windows-ikkuna ja siltä osin sen käsittely ei poikkea millään tavalla normaalista Windowsin ikkunoiden käsittelystä, eikä asiaan puututa tässä sen enempää. Accessilla voidaan luoda tietokantoja ja tietokantaobjekteja sekä käyttää tietokannan tietoja Lisäksi voidaan toteuttaa tietokantasovellus täysin ilman ohjelmointia. Käynnistettäessä Access Käynnistä-valikon (Start) Ohjelmat-luettelosta (Programs) tai Windowsin työpöydän pikakuvakkeesta, avautuu Access-ohjelmaikkuna. Ohjelmaikkunan oikeaan reunaan avautuu käynnistyessä Tehtäväruutu (Task Pane). Edellytyksenä on, että Näytä käynistettäessä (Show at startup) on valittu asetuksista (on oletus). Tehtäväruudun sisältö vaihtuu tilanteen mukaan. Tehtäväruudusta voi valita neljä viimeksi käytettyä (oletus) tiedostoa. Lisää -painikkeella saa näkyviin ikkunan, josta voi valita avattavan kansion ja avattavan tiedoston. Samat komennot löytyvät Tiedosto-valikosta. Kun ohjelmaan avautuu tietokanta, ilmaantuu näytölle vielä tietokantaikkuna, joka on Accessin käytön keskeisin väline. Samalla sulkeutuu tehtäväruutu. Tietokantaikkuna on auki tietokannan käytön ajan. Ikkunan sulkeminen sulkee myös tietokannan, mutta ei Access ohjelmaa.

9 Tietokoneen käyttäjän AB-kortti 9 Access 2003 Tietokantaikkuna Ohjelman asetukset Keskeinen väline Accessissa on tietokantaikkuna, jonka kautta valitaan tietokantaobjektit ja niissä toteutettavat toimenpiteet. Ikkunan vasemmassa reunassa on seitsemän välilehteä, joista valitaan kulloinkin tarvittava objektilaji: Taulukot, Kyselyt, Lomakkeet, Raportit, Sivut, Makrot ja Moduulit. Kutakin objektilajia käsitellään kolmessa eri muodossa. Voidaan luoda uusi objekti, avata jo olemassa oleva objekti tai käsitellä olemassa olevan objektin rakennetta. Näitä toimia varten tietokantaikkunassa yläreunassa on työkalurivi, josta valitaan haluttu toiminto. Ohjelman asetuksia pääsee muokkaamaan komennolla Työkalut Asetukset Komennolla avautuu Asetukset ikkuna, jonka välilehdiltä pääsee muokkaamaan ohjelman ja objektien asetuksia. Näytä välilehdeltä määritellään mitä ohjelman osia näytetään. Oletusasetuksilla pärjää hyvin. Yleiset välilehdeltä pääsee määrittelemään mm. tulostusreunukset ja tietokannan oletuskansion. Komennolla Työkalut Mukauta pääsee lisäämään ja poistamaan työkalurivin komentoja välilehdestä Komennot. Työkalurivien näyttämistä pääsee määrittelemään välilehdestä Työkalurivit. Asetukset välilehdestä pääsee määrittelemään valikkojen toimintaa. Mukautetut valikot ja työkalurivit kohdassa valitaan kohdat Vakio- ja muotoilutyökalurivit kahdella rivilla ja Näytä aina täydet valikot. Näin saadaan työkalurivit näppärästi allekkain, ja valikot avautuvat heti kokonaisuudessan ilman viiveitä. Sinänsä asetus on samanlainen kaikissa Office paketin ohjelmissa.

10 Tietokoneen käyttäjän AB-kortti 10 Access 2003 TIETOKANNAN OSAT Taulukot Lomakkeet Kyselyt Taulukko on tietokannan tärkein osa, se sisältää tietokantaan sisältyvän varsi-naisen tiedon. Taulukko on tiettyyn aiheeseen liittyvien tietojen joukko, joka on järjestetty taulukkomuotoon sarakkeisiin ja riveihin. Kukin sarake vastaa taulukon kenttää ja kukin rivi muodostaa taulukossa yhden tietueen.. Jokaiseen tietueeseen kuuluu aina samanlaiset kentät, jotka sisältävät samantyyppisiä tietoja. Jokaisessa kentässä ei kuitenkaan tarvitse olla mitään tietoa. Esimerkiksi kuvan taulukossa jokainen Osoite -kenttä sisältää jonkun henkilön osoitteen. Taulukon kentistä ainakin yhden olisi hyvä olla avainkenttä, jonka perusteella tietue voidaan yksilöidä. Kuvassa avainkenttä voisi olla Jtunnus -kenttä. Kuvassa taulukko on siinä muodossa kuin sitä käytetään, taulukon rakenteeseen ja rakenneikkunaan tutustumme myöhemmin. Lomakemuodossa voi nähdä ja käsitellä taulukon tietoja tietue kerrallaan (kuvan lomakkeella voi syöttää kahteen taulukkoon eli siinä on sekä lomake että alilomake). Halutessasi tarkastella yksittäisen tietueen sisältöä lomake on tähän käyttökelpoisin välinen. Lomakkeella voi syöttää sekä uutta tietoa että muokata vanhaa. Lomakkeella voi myös käyttää tiedon syöttämisessä tekstiruutujen lisäksi apuna valintalistoja ja -ruutuja, joista käyttäjä valitsee syötettävän tiedon. Lomake ei itsessään sisällä muuta tietoa kuin tiedon rakenteestaan, se on vain väline taulukossa olevan tiedon käsittelyyn. Lomake näyttäytyy käyttäjälle valinnan mukaan joko lomake -muodossa, jolloin sillä käsitellään taulukon tietoja tai rakennemuodossa, jolloin muokataan lomakkeen rakennetta. Kyselyn (Query) eli haun avulla poimitaan tietokannasta tietoja. Kyselyt voi kohdistaa samalla kertaa useaan taulukkoon käyttämällä hyväksi taulukoiden välisiä viittauksia relaatioita (kuten kuvassa on tehty). Kysely voidaan tehdä myös aiemmin tehdystä kyselystä. Vastaus kyselyyn on rakenteellisesti samanlaisessa taulukossa kuin varsi-naiset tietokannan taulukot. Kyselyitä on useita tyyppejä. Yleisin on hakukysely, sen avulla tietokannasta voidaan poimia halutut

11 Tietokoneen käyttäjän AB-kortti 11 Access 2003 Raportit tiedot. Ristiintaulukointikyselyllä voidaan luoda suurestakin tietomäärästä helppolukuisia yhteenvetotaulukoita. Päivityskyselyllä voidaan tehdä laajoja muutoksia taulukon tietoihin. Päivityskyselyllä voidaan tehdä kokonaan uusi taulukko tai muuttaa, lisätä ja poistaa olemassa olevan taulukon tietoja. Raportin avulla tulostetaan tietokannan sisältämistä tiedoista halutut tiedot paperille. Raportin sisältö ja ulkomuoto määritellään raportin rakenteessa. Raporttiin voi liittää mukaan tietokannasta löytyvien tietojen lisäksi yhteenvetotietojen laskentaa ja grafiikkaa sekä kuvia ja vakiotekstejä. Makrot ja moodulit Access -tietokantaan kuuluvat edellisten lisäksi vielä makrot ja moduulit. Makro on sarja toimintoja, jotka ohjelma tekee käyttäjänsä puolesta. Tällainen sarja voisi olla vaikkapa tietyn lomakkeen avaaminen tietokannan avaamisen yhteydessä. Makron tekeminen ei vaadi varsinaista ohjelmointia. Moduuli puolestaan on Accessin objekti, joka sisältää ohjelmakoodia. Ohjelmakoodin avulla tietokannasta voi rakentaa itsenäisen sovelluksen automatisoimalla ohjelman toimintoja. TIETOKANNAN SUUNNITTELU Suunnittelun perusteita Tavoitteet ja rajaus Tietokannan perustamisen tärkein vaihe on suunnittelu. Accessissa on suorastaan liian helppo tehdä taulukoita ja perusikkunat saa käytännössä automaattisesti. Tämä saattaa houkutella aloittamaan työn ilman kunnollista suunnittelua. Tällöin saatetaan tulla tilanteeseen, jossa lievimmillään ollaan loputtomassa tee ja korjaa -kierteessä ja pahimmillaan tilanteessa, jossa tietokannan järkevä kehittäminen on mahdotonta. Tämä vältetään huolellisella suunnittelulla. Tietokannan suunnittelu alkaa tavoitteiden määrityksestä ja etenee tietokannan sisältöä ja rakennetta asteittain tarkentaen. Tuloksena saadaan suunnitelma, jonka pohjalta tietokannan määritys Accessilla voidaan tehdä. Aluksi täytyy selvittää, miksi uutta tietokantaa tarvitaan, mitä toimintoja sen odotetaan palvelevan mistä asioista siinä tulisi olla tietoa.?

12 Tietokoneen käyttäjän AB-kortti 12 Access 2003 Tietojen ryhmittely Kenttien suunnittelu Avainkentät Viiteavain Mieti ensin, mikä on tietokannan käyttötarkoitus ja mitä tietoja tietokantaan on tarkoitus tallentaa. Ryhmittele tietokannan sisältämät tiedot aiheittain. Jokaisesta aiheesta luodaan taulukko. Kukin tieto sijoitetaan vain yhteen aiheeseen (taulukkoon). Erittele jokaisesta aiheesta tiedot, jotka otetaan tietokantaan mukaan. Näistä tiedoista muodostetaan taulukon kentät (sarakkeet). Tämän jälkeen mietitään taulukoiden väliset yhteydet, miten taulukot liittyvät toisiinsa. Kun tietokannassa tarvittavat tiedot on jaoteltu aiheittain eri taulukoihin, on vielä määritettävä kyseiset tiedot taulukon kentiksi. Kannattaa muistaa, että tietojen poiminta helpottuu, kun kuhunkin kenttään sijoittaa vain yhden tiedon. Esimerkkinä henkilön nimi, kannattaa sijoittaa etunimi ja sukunimi eri kenttiin, osoitteissa postinumerot ja postitoimipaikat niin ikään eri kenttiin. Laskutoimitusten tulosten sijoittamista taulukon kenttiin kannatta myös välttää, koska laskenta voidaan toteuttaa kyselyn tai raportin yhteydessä. Kussakin aiheessa oleva yksilöllinen tieto muodostaa taulukon perusavainkentän (Primary key) eli perus-avaimen. Taulukon jokaisessa tietueessa tämän kentän sisältö on erilainen eli ainakin tämän kentän sisällöllä tietueet kyetään erottamaan. Usein perusavaimena toimii jokin tunnusnumero, koska numerokenttää on taulukkoon tietueita lisättäessä helppo kasvattaa aina yhdellä. On myös mahdollista käyttää usean kentän yhdistelmää perusavaimena. Taulukoiden yhdistäminen tapahtuu viiteavaimien avulla. Viiteavain on avainkenttä jossakin toisessa taulukossa. Viiteavaimet ovat ainoita tietokannassa toistuvia kenttiä. Viiteavaimen arvoa vastaava perusavaimen arvo on löydyttävä jostakin taulukosta eli ei saa olla viittausta kohteeseen, jota ei ole olemassa. Yhteyden muodostaminen Kahden taulukon välille muodostetaan yhteys lisäämällä toisen taulukon perusavain toisen taulukon kentäksi. Tämä toiseen taulukkoon lisätty kenttä toimii viiteavaimena (Foreing key). Kaikkien tietokannan taulukoiden ei tarvitse olla yhteydessä toisiinsa, vaan yhteys voidaan ketjuttaa. Esimerkiksi taulukot Asukas ja Huone ovat yhteydessä keskenään ja taulukot Huone ja Talo ovat taas yhteydessä keskenään. Taulukoilla Asukas ja Talo ei ole suoraa yhteyttä keskenään, mutta em. ketjulla kaikkia kolmea taulukkoa voidaan käyttää yhdessä. Kunhan yhteydet tehdään oikein, voidaan näin rakentaa hyvinkin monimutkainen kokonaisuus.

13 Tietokoneen käyttäjän AB-kortti 13 Access 2003 Viite-eheys (Referential integrity) Viite-eheys on tärkeä käsite relaatiotietokannoissa. Koska yhteen objektiin (esimerkiksi asiakkaaseen) liittyviä tietoja on useassa paikassa, on huolehdittava siitä, että vaikkapa tietueiden poistot ovat järkeviä. Ei ole kovin hyvä ajatus poistaa asiakastietoja tietokannasta, jos asiakkaaseen liittyy tilauksia (relaatiomallissa tilaukset on sijoitettu eri taulukkoon).viite-eheys pitää huolen siitä, että tällaisia poistoja ei voi tehdä. Ongelmapaikkoja Tietokantaa suunniteltaessa kannatta ottaa huomioon joitakin ongelmakohtia, jotka saattavat jatkossa vaikeuttaa tietokannan käyttöä ja ylläpitoa. Ongelmia aiheuttavat esimerkiksi seuraavanalaiset tekijät: Taulukossa on mukana kenttiä, jotka useimmissa tietueissa jäävät tyhjiksi. Nämä kentät ovat yleensä kyseisessä taulukossa tarpeettomia ja ne on parempi sijoittaa johonkin toiseen taulukkoon tai muodostaa tällaisista kentistä oma taulukko. Tietokannassa on paljon taulukoita, joissa on samoja kenttiä. Tässä tapauksessa tietojen pitäminen ajan tasalla vaikeutuu olennaisesti. Tiedot on päivitettävä useaan paikkaan ja tätä ei voida tehdä ohjelman avulla automaattisesti. Eri taulukoissa voi siten olla eri versio samasta tiedosta ja on vaikea tietää, mikä versio on oikea. UUDEN TIETOKANNAN TEKEMINEN Tietokantaikkuna toimii ohjelman perusikkunana, sen kautta valitaan käsittelyyn haluttu objekti ja siihen liittyvä toiminta. Tietokantaikkuna on pysyvästi näytöllä, kunnes se suljetaan. Tietokanta ikkunan paikkaa ja kokoa voi muuttaa normaalisti. Tietokanta muodostuu tietokanta-alkioista (objekteista). Kyseessä ei ole pelkkä taulukko, vaan siihen kuuluu myös lomakkeita, kyselyitä, raportteja ja muita asioita, jotka helpottavat tietojen käyttöä. Osan näistä ohjelma tekee automaattisesti. Kun avataan uusi tietokanta, syntyy samalla tiedosto, jossa kaikki tietokannan määritykset ovat. Uusi tietokanta voidaan tehdä usealla eri tavalla. Puhutaan tietokannan kehittämisreiteistä. Tässä opettelemme tavan, jossa lähdetään tyhjästä eikä käytetä ohjaavia toimia tietokannan luomiseen. Annetaan komento Tiedosto Uusi, jolloin ohjelmaikkuna oikeaan reunaan avautuu Tehtäväruutu, josta valitaan kohta Tyhjä tietokanta. Näytölle avauuu Uusi tietokanta -ikkuna Nyt tietokannalle annetaan nimi, tiedosto tallennetaan haluttuun kansioon. Tämä on se tiedoston nimi, jolla tietokanta näkyy kansiossa. Kaikki muut objektit, joita tulemme tietokantaan tekemään, sisältyvät tähän tiedostoon ja tiedosto voidaan kopioida tai siirtää esimerkiksi Resurssien-hallinnalla. Kaikki tietokantaan kuuluva kopioituu tai siirtyy mukana. Tämä ei päde kaikkiin tietokantaohjelmiin, joten jotakin muuta ohjelmaa käyttäessäsi tarkista, että näin voi menetellä. Kun uusi tietokanta on luotu, avautuu Tietokanta -ikkuna, jossa ei vielä ole ainoatakaan objektia. Access-tietokannan perustaminen siis aloitetaan antamalla sille nimi. Vasta sen jälkeen voidaan aloittaa eri objektien luominen. Tietokantaikkunasta valitaan välilehti Taulukot, ja kaksoisnapsautetaan pikakuva-

14 Tietokoneen käyttäjän AB-kortti 14 Access 2003 Tietotyypit ketta Luo taulukko rakennenäkymässä. Tämän jälkeen näyttöön avautuu taulukon rakenneikkuna, jossa määritellään taulukon rakenne. Taulukkoa tarkastellaan kahdessa näkymässä: rakennenäkymässä ja taulukkonäkymässä. Rakennenäkymässä vaikutetaan taulukon rakenteeseen ja taulukkonäkymässä syötetään taulukkoon tietoa tai korjataan olemassa olevaa tietoa. Vastaavat näkymät ovat muillakin tietokannan objekteilla. Taulukon rakenneikkuna on jaettu kahteen osaan. Yläosa on jaettu kolmeen sarakkeesen: Kentän nimi, Tietotyyppi ja Kuvaus -sarakkeisiin. Alaosassa on Kentän ominaisuudet -taulukko, jolla kentän ominaisuudet määritellään. Vasemmalla tehdään määrittelyt ja oikealla näkyy käsiteltävään kenttään liittyviä ohjeita.. Kentän nimi -sarakkeeseen syötetään kentän nimi. Nimi voi olla enintään 64 merkkkiä pitkä ja siinä voi olla välilyöntejä, kirjaimia ja numeroita. Kannattaa suosia lyhyitä nimiä. Tietotyyppi- sarakkeessa määritellään käytettävä tietotyyppi, joka oletusarvoisesti on teksti. Kuvaus -sarakkeeseen voidaan kirjoittaa kentälle havainnollinen kuvaus, ellei pelkkä kentän nimi riitä kertomaan, mitä tietoa kenttään syötetään. Kuvaus näkyy tilarivillä, kun kyseiseen kenttään syötetään tietoa. Tietotyyppi määrittää niiden tietojen tyypin, joita kenttään voi tallentaa. Kenttien tieto-tyypit valitaan sen mukaan, mihin kyseisen kentän tietoja käytetään. Oletusarvoisesti tietotyyppi on teksti. Haluamasi tietotyypin voit valita luetteloruudusta, joka avautuu Tietotyyppi sarakkeen kohdalle, kun klikkaat sarakkeen oikeassa reunassa olevaa ominaisuusruutua. Käytettävissä ovat seuraavat tieto-tyypit: Tietotyyppi Teksti Memo Luku Pvm/klo Valuutta Laskuri Kyllä/Ei OLE-objekti Hyperlinkki Ohjattu haku Hyväksyttävät arvot Aakkosnumeeriset merkit, enintään 255 merkkiä Pitkät aakkosnumeerisia merkkejä sisältävät kentät, enintään merkkkiä Numeeriset arvot, joilla on tarkoitus laskea, kokonaisluku tai murtoluku Päivämäärä ja kellonajat Valuutta-arvoja sisältävät kentät Numeerinen arvo, joka kasvaa automaattisesti tietueita lisättäessä Totuusarvo OLE-objektit, grafiikka tai muu binaarimuotoinen tieto, enintään 1 Gt. Kenttä, joka sisältää hyperlinkkejä, enintään merkkiä Luo kentän, jossa voi valita yhdistelmäruudun avulla arvon toisessa taulukossa olevista vaihtoehdoista tai luettelosta. Kentän ominaisuudet Taulukon rakenneikkunan alareunassa on Kentän ominaisuudet -luettelo, jonka avulla määritellään kentän ominaisuudet. Kaikkia ominaisuuksia ei ole tarpeen määritellä, mutta osa on pakollisia. Yleensä näissä kentissä on jokin oletusarvo. Normaalisti määritellään kentän pituus ja tietotyyppi. Valitessasi kentän ominaisuutta, ominaisuusluettelon vieressä on oh-

15 Tietokoneen käyttäjän AB-kortti 15 Access 2003 jeteksti, josta saa lisätietoja kentän ominaisuuksien valintaan. Tietotyypin oletusarvo on Teksti. Accessissa on kaksi kentän tietotyyppiä, joihin voit tallentaa tekstiä tai tekstiä ja numeroita. Nämä tietotyypit ovat Teksti ja Memo. Tekstikenttään voi tallentaa esimerkiksi nimiä, osoitteita ja sellaisia numeroita, joilla ei tarvitse tehdä laskutoimituksia, kuten puhelinnumeroita, osanumeroita tai postinumeroita. Tekstikenttään voi tallentaa enintään 255 merkkiä, mutta kentän oletuskoko on 50 merkkiä. Memo -kenttää käytetään, kun halutaan tallentaa enemmän kuin 255 merkkiä. Memo kenttään voi tallentaa enintään merkkiä. Memo -kenttiä ei voi indeksoida eikä lajitella. Sekä teksti- että memo -kentät tallentavat vain kenttään kirjoitetut merkit, eikä jäljelle jäävä käyttämätön tila kuluta levytilaa. Numeerista tietoa varten Accessissa on kaksi kentän tietotyyppiä : Luku ja Valuutta. Lukukenttiä käytetään sellaisten numeeristen tietojen tallentamiseen, joilla tehdään laskutoimituksia. Älä käytä niitä kuitenkaan rahasummien tai suur ta laskentatarkkuutta vaativien tietojen tallentamiseen. Lukukenttään tallennettavien numeeristen arvojen laji ja koko määritetään Kentän koko -ominaisuuden avulla, jossa on valittavana erilaisia tapoja ja tapa määrittää kentän pituuden. Valuuttakenttiä käytetään, kun halutaan estää laskennassa tapahtuvat pyöristysvirheet. Valuuttakentän tarkkuus on 15 numeroa desimaalipilkun vasemmalla puolella ja 4 numeroa oikealla puolella. Valuuttakenttä kuluttaa 8 tavua levytilaa. Päivämäärien ja kellonaikojen tallentaminen pvm/klo -kenttään varmistaa, että päivämäärät ja kellonajat lajitellaan oikein. Ohjauspaneelin Maakohtaisissa asetuksissa tehdyt muutokset vaikuttavat myös suoraan pvm/klo -kentissä näytettäviin arvoihin. Sinänsä päivämääriä voi kirjoittaa myös teksti -kenttiin. Kun taulukon rakenne on määritelty, rakenneikkuna suljetaan sulkemispainikkeella. Näytölle tulee ikkuna, jossa kysytään haluatko tallentaa taulukon, vastaa kyllä ja pääset antamaan taulukolle nimen, paina OK ja taulukko on tallennettu antamallasi nimellä. Nyt voit avata taulukon tietokantaikkunan Taulukot -välilehdeltä valitsemalla ko. taulukon ja napsauttamalla komentopainiketta Avaa. Komentopainikkeella Rakenne pääset muokkaamaan taulukon rakennetta. Rakennetta voi muokata, vaikka taulukkoon jo olisi syötetty tietoa. Taulukon käsittely, rakenteen muokkaus Kun taulukon rakenne on määritelty ja taulukko tallennettu sinne voidaan syöttää tietoa, korjata syötettyjä tietoja ja muokata rakennetta. Taulukkoikkunan ja rakenneikkunan välillä liikutaan työkalurivin painikkeilla, jotka löytyvät työkalurivin vasemmasta päästä. Rakenneikkunassa voidaan lisätä uusia kenttiä ja poistaa vanhoja. Rakenneikkuna Taulukkoikkuna

16 Tietokoneen käyttäjän AB-kortti 16 Access 2003 Uusi kenttä voidaan lisätä joko olemassa olevien kenttien jälkeen, jolloin tiedot syötetään tyhjälle riville aivan normaalisti. Mikäli uusi kenttä halutaan lisätä vanhojen kenttien väliin, valitaan ensin rivi, johon uusi kenttä lisätään. Rivi valitaan napsauttamalla rivivalitsinta (rivin alussa oleva harmaata neliö), koko rivi tule valituksi. Tässä tilanteessa riittää myös se, että kursori viedään siihen kenttään, jonka paikalle uusi kenttä halutaan Anna nyt Lisää -valikosta komento Lisää rivejä. Nyt voit syöttää uuden kentän nimen ja muut määrittelyt. Toimenpide ei poista aiempaa kenttää, vaan riviä lisättäessä se siirtyy riviä alemmaksi. Mikäli kenttä halutaan poistaa, valitaan ko. rivi ja annetaan Muokkaa - valikosta komento Poista. Jos on valittu vain kenttä, komento poista poistaa vain kyseisen kentän, mutta ei sen tietotyyppi -määrittelyä. Mikäli tällä valinnalla halutaan poistaa koko rivi, on annettava komento Poista rivi. Jos poistetaan kenttä, jossa jo on tietoa, myös tiedot poistuvat. Jos muutat tällaisen kentän pituutta lyhyemmäksi, poistuvat uuteen pituuteen mahtumattomat merkit kentästä. Rakenneikkunassa voidaan myös muuttaa kenttien järjestystä. Valitse rivi ja vie hiiren osoitin rivin alussa näkyvän kolmion päälle, paina vasen painike pohjaan ja painike pohjassa vedä rivi haluamaasi paikkaan. Taulukon käsittely, taulukkoikkuna Taulukkoon voi syöttää tietoa ja muokata tietueita taulukkoikkunassa. Samoin voidaan muuttaa sarakkeiden leveyttä ja siirtää niitä sekä piilottaa tai lukita sarake. Myös rivikorkeutta voi muuttaa taulukkoikkunassa. Rivikorkeuden muutos vaikuttaa koko taulukkoon, yksittäisen rivin korkeutta ei voi muuttaa (huomaa ero taulukkolaskentaan), sarakeleveyksiä sen sijaan voi muuttaa sarakkeittain. Sarakeleveyttä muutetaan viemällä hiiren osoitin kenttävalitsinten väliin, painetaan hiiren vasen painike pohjaan ja vedetään sarakkeelle uusi leveys. Samanaikaisesti voi valita useita sarakkeita ja muokata niitä kerralla. Nopea tapa sovittaa sarakkeen leveys siinä olevaan tekstiin on kaksoisnapsauta halutun sarakkeen oikeanpuolisen kenttävalitsimen reunaviivan päällä. Sarakkeen voi myös siirtää. Napsauta sen sarakkeen kenttävalitsinta, jonka haluat siirtää. Paina hiiren vasen painike alas sarakkeen kenttävalitsimen päällä. Kursoriin ilmestyy sarakkeen siirtoa osoittava suorakaide. Vedä sarake hiirellä uuteen paikkaan. Pystyviiva sarakkeiden välissä osoittaa paikan, johon sarake siirtyy. Sarakkeiden järjestys muuttuu taulukkoikkunassa, mutta rakenneikkunassa. Jos järjestystä halutaan muuttaa rakennetasolla, se on tehtävä rakenneikkunassa. Rakenneikkunassa tehty muutos näkyy myös taulukkoikkunassa. Taulukon käsittelyä taulukko -ikkunassa voi helpottaa piilottamalla tilapäisesti sarakkeet, joiden tietoa ei sillä hetkellä tarvitse. Tällöin saa tarpeellisia sarakkeita enemmän näkyviin ilman näytön vieritystä. Piilottaminen tapahtuu valitsemalla piilotettavat sarakkeet ja antamalla Muotoile - valikosta komento Piilota sarakkeet, sarakkeet menevät piiloon. Takaisin näkyviin sarakkeet saa komennolla Muotoile - Näytä sarakkeet. Valitse avautuvasta Näytä sarakkeet -ikkunasta sarakkeet, jotka haluat takaisin näytölle. Joskus on tarpeen pitää taulukossa näkyvillä tietyt sarakkeet kun taulukkoa vieritetään muiden tietueiden kohdalle. Tällöin sarakkeet

17 Tietokoneen käyttäjän AB-kortti 17 Access 2003 on lukittava. Valitse lukittava sarake klikkaamalla kenttävalitsinta ja anna Muotoile -valikosta komento Lukitse sarakkeet. Sarake vapautetaan komennolla Muotoile - Vapauta kaikki sarakkeet. Tietojen syöttö ja muokkaus Tietoja voi syöttää ja muokata suoraan taulukkoon. Avaa taulukko ja napsauta hiirellä uuden tietueen (rivin) ensimmäistä kenttää, jolloin kohdistin siirtyy siihen. Jos ensimmäisen kentän tietotyyppi on laskuri, ei kenttään voi syöttää arvoja. Paina Sarkain -näppäintä päästäksesi seuraavaan kenttää ja kirjoita kenttään siihen kuuluva tieto ja paina Sarkain -näppäintä, jolloin pääset taas seuraavaan kenttään. Kun olet täyttänyt tietueen kaikki kentät (kaikkiin ei ole välttämätöntä syöttää mitään), siirtyy kohdistin viimeisestä kentästä automaattisesta seuraavan tietueen ensimmäiseen kenttään. Tietue, johon kirjoitetaan tietoa, merkitään rivin alussa olevalla kynämerkillä ja uusi taulukon lopussa oleva tietue merkitään tähtimerkillä. Siirtyminen kentästä toiseen Kentästä toiseen voi siirtyä usealla tavalla: Siirtyminen tietueesta toiseen 1. Napsauttamalla hiirellä kenttää 2. Sarkain- tai Enter -näppäimellä seuraavaan kenttään 3. Vaihto+Sarkain-näppäinyhdistelmällä edelliseen kenttään. Tietueesta toiseen siirrytään seuraavasti: 1. Klikkaamalla hiirellä tietueen jonkun kentän päällä 2. Tietueet -valikon Siirry-komennolla 3. Näytön vasemman alalaidan siirtymispainikkeilla Tietojen muokkaaminen 4. Kaksoisnapsauttamalla siirtymispainikkeiden välissä olevan tietuenumeroruudun päällä ja kirjoittamalla sen jälkeen ruutuun haluttu tietuenumero Olemassa olevia tietoja pitää myös korjata ja poistaa. Napsauta hiirellä sitä kenttää, jota pitää korjata. Nuolinäppäimillä voi kentässä siirtyä merkki merkiltä. Käsittelyssä oleva rivin alkuun ilmaantuu pieni kolmia. Poista vanha tieto ja kirjoita kenttään uusi tieto ja siirry seuraavaan kenttään tai seuraavalle riville. Tietue poistetaan napsauttamalla sen rivin tietuevalitsinta, joka poistetaan ja anna Muokkaa - valikosta komento Poista. Voit käyttää myös Delete -painiketta. Poistosta tulee vielä varmistuskysymys, koska poistoa ei voi perua. Tiedon poistaminen kentästä tapahtuu valitsemalla kenttä kaksoisnapsauttamalla sitä. Koko kenttä tulee valituksi ja tiedon voi nyt poistaa Delete -painikkeella. Jos tarkoituksena on korvata vanha tieto uudella, voi valinnan jälkeen kirjoittaa suoraan vanhan tiedon päälle. Kentän sisällön tallentaminen Kentän sisältö tallennetaan automaattisesti silloin, kun siirrytään toiseen kenttää tai toiselle riville siirtymistavasta riippumatta. Tästä syystä tietueen poistoakaan ei voi millään tavalla perua, koska tieto tallentuu automaattisesti. Ei ole mahdollista sulkea taulukkoa tallentamatta ja

18 Tietokoneen käyttäjän AB-kortti 18 Access 2003 avata se uudestaan, jolloin poistunut tietue olisi taas käytettävissä. Ainoa mahdollisuus on kirjoittaa poistettu tieto uudestaan. Muutosten peruuttaminen OLE-objekti Viimeksi tehdyn toimenpiteen voi kumota työkalurivin painikkeella tai Muokkaa -valikon vastaavalla komennolla. Kumoamiskomento Muokkaa -valikossa vaihtelee tilanteen mukaan. Jos komento on harmaa, se ei ole sillä hetkellä käytettävissä. OLE-objekti kenttiin voidaan tallentaa esimerkiksi MS Word asiakirjoja, MS Excel laskentataulukoita, kuvia, ääntä sekä muita eri ohjelmissa luotuja binaarisia tietoja. OLE-objektit voidaan linkittää tai upottaa MS Access taulukon kenttää. OLE-objekti saadaan näkyviin käyttämällä lomakkeessa tai raportissa olevaa ohjausobjektia. OLE-kenttään lisätään objekti antamalla komento Lisää Objekti. Näytölle avautuvasta ikkunasta valitaan Luo tiedostosta. Avautuvasta ikkunasta voidaan nyt Tiedosto -riville kirjoittaa lisättävän tiedoston hakupolku. Yksinkertaisempaa on napsauttaa Selaa -painiketta, jolloin voi liikkua hiirellä koneen kansiorakenteessa. Mennään haluttuun kansioon ja lisätään haluttu tiedosto. Lisääminen tapahtuu samalla tavalla sekä taulukossa että lomakkeessa. Objekti joko upotetaan tai linkitetään. Upotettaessa objekti lisätään ko. kenttään. Kaksoisnapsauttamalla objektia, se avautuu siihen ohjelmaan, johon ko. tiedostot on koneella kytketty ja objektia voi muokata, mutta mitään muuta sidonnaisuutta ei alkuperäisen ja upotetun objektin välillä ole. Taulukossa objekti ei näy sellaisenaan, vain tieto objektin nimestä näkyy. Mikäli objektia halutaan tarkastella se on kaksoisnapsautuksella avattava. Kaksoisnapsautettaessa tiedosto avautuu siihen ohjelmaan, johon kyseiset tiedostot on koneella kytketty. Muutokset tallentuvat tietokantaan, eivät alkuperäiseen tiedostoon. Lomakkeessa objekti näkyy asianomaisessa kentässä, kuva kuvana ja teksti tekstinä. Kuvaa kaksoisnapsautettaessa se avautuu muokattavaksi lomakkeen kenttään. Napsauttamalla kakkospainikkeella objektin päällä ja antamalla avautuvasta pikavalikosta komento Objekti: Asiakirja Avaa (komennot vaihtelevat tilanteen mukaan), tiedosto avautuu ko. ohjelmaan ja objektin muokkaus voidaan tehdä ohjelman välineillä. Tallennetut muutokset tallentuvat tieto kantaan, eivät alkuperäiseen tiedostoon.

19 Tietokoneen käyttäjän AB-kortti 19 Access 2003 Tiedon hakeminen toisesta taulukosta Taulukkoon voidaan myös hakea tietoa toisesta taulukosta. Esimerkissä haetaan Jäsenet taulukkoon postinumerot Postinumero taulukosta. Toimitaan seuraavasti: Avataan Jäsenet taulukko rakennenäkymään ja napsautetaan postinumero kentän Tietotyyppi kohdasta viimeistä kohtaa Ohjattu haku Näytölle avautuvasta ikkunasta valitaan, mistä taulukosta tieto haetaan ja napsautetaan Seuraava. Näytölle avautuu ikkuna, josta valitaan kohta Haluan, että kohteen hakusarake arvot haetaan taulukosta tai kyselystä (oletusvalinta). Napsautetaan painiketta Seuraava: Näytölle avautuvassa ikkunasta valitaan haluttu taulukko, joka tässä tapauksessa on Posti. Napsautetaan painiketta Seuraava. Nyt näytölle avautuu ikkuna, jossa näkyvät käytettävissä olevat kentät. Tarvitsemme postinumeron, joten pelkästään se riittäisi. Haluamme kuitenkin nähdä postinumeroon liittyvän postitoimipaikan, joten valitsemme sekä postinumeron että postitoimipaikan. Napsautetaan >> -painiketta, jolloin kentät siirtyvät Valitut kentät: osaan (kuva). Lopuksi napsautetaan painiketta Seuraava. Avautuvassa ikkunassa tietueet voidaan lajitella nousevaan tai laskevaan järjestykseen neljän eri kriteerin perusteella (ikkunasta ei ole tässä kuvaa). Lajittelua ei ole pakko tehdä. Lopuksi napsautetaan taas painiketta Seuraava. Avautuvassa ikkunassa näkyvät nyt postitoimipaikat. Olemme kuitenkin hakemassa postinumeroita, postitoimipaikka on vain selite, josta ilmenee, mihin postitoimipaikkaan postinumero kuuluu. Poistetaan valinta kohdasta Piilota avainsarake (suositellaan), jolloin myös postinumero tulee näkyviin. Taas napsautetaan painiketta Seuraava.

20 Tietokoneen käyttäjän AB-kortti 20 Access 2003 Avautuvasta ikkunasta valitaan se kenttä, johon arvo haetaan. Käytettävissä olevat kentät ruudusta valitaan postinumero ja napsautetaan Seuraava painiketta. Nyt avautuu vielä yksi ikkuna, jossa voidaan antaa selite hakusarakkeelle. Oletuksena on se kentän nimi, johon olemme tietoa hakemassa. Lopuksi napsautetaan painiketta Valmis. Kentän nimi näkyy myös Kentän ominaisuudet ikkunassa kohdassa Otsikko. Syötettäessä tietoa kenttään, johon tieto haetaan toisesta taulukosta, ilmestyy kentän oikeaan päähän painike, jossa on alaspäin näyttävä kolmion kärki. Napsautetaan painiketta ja valitaan avautuvasta valikosta haluttu tieto, tässä tapauksessa postinumero. Vain tämä tieto tallentuu kenttään, postitoimipaikka on vain selite, joka ei tallennu. Kun tällaisesta taulukosta tehdään lomake, tulee lomakkeeseen automaattisesti vastaava selattava luetteloruutu. Syötettävän tiedon oikeellisuuden tarkistus Syötettävän tiedon oikeellisuuden tarkistamiseen Accessissa on useita ominaisuuksia. Ominaisuus Syöttörajoite (Input Mask) Oletusarvo (Default value) Arvo tarvitaan (Required) Kelpoisuussääntö (Validation Rule) Kelpoisuussäännön kuvaus (Validation Text) Ominaisuuden kuvaus auttaa valvomaan syötettävän tiedon muotoa ja helpottaa tiedon syöttöä, koska vakio-osia ei tarvitse kirjoittaa. näkyy pohja-arvona syötettäessä kenttään tietoa, jolloin oletusarvo voidaan joko hyväksyä tai korvata uudella arvolla. kertoo, onko arvo pakollinen. Kyllä (Yes) tarkoittaa, että kentässä on aina oltava arvo. Ei (No) mahdollistaa kentän ohituksen, jolloin arvoksi tallentuu tyhjäarvo (Null). on kenttäkohtainen sääntö, jota syötettävien arvojen tulee noudattaa. Tässä käytettävät merkinnät ovat samoja kuin kyselyn ehdoissa. on teksti, jonka Access näyttää, jos em. kelpoisuussääntöä rikotaan. Tekstinä on hyvä antaa kelvollisia arvoja kuvaava ohje. Oletusarvo Oletusarvo taulukon kentälle määritetään seuraavasti: 1. Avataan taulukko rakennenäkymässä. 2. Valitaan ikkunan yläosasta kenttä, jolle halutaan määrittää oletusarvo. 3. Valitaan ikkunan alaosasta Oletusarvo -ominaisuusruutu ja kirjoitetaan oletusarvo (esimerkiksi Tampere) tai lauseke, joka voi olla mikä tahansa matemaattisista tai loogisista operaattoreista, vakioista, funktioista sekä kenttien, ohjausobjektien ja ominaisuuden nimistä koostuva yhdistelmä, jonka suorituksen tuloksena saadaan yksi arvo. Lausekkeet voivat suorittaa laskutoimituksen, muokata merkkejä tai testata tietoja. (esimerkiksi Date().

21 Tietokoneen käyttäjän AB-kortti 21 Access 2003 Syöttörajoite Syöttörajoite (Input Mask) on kolmiosainen; rajoiteosa, tallennusosa ja täyttömerkki. Osat erotetaan toisistaan puolipistein. Syöttörajoitteen käytössä on oltava johdonmukainen: jos perusavaimella on syöttörajoite, on myös viiteavaimella olla sama syöttörajoite. Rajoiteosa muodostuu ohjainmerkeistä. Microsoft Access tulkitsee Syöttörajoite -ominaisuuden määrityksen merkit (tärkeimmät) seuraavan taulukon mukaisesti. Määrite koostuu näkyvistä literaalimerkeistä ( esim. sulkeista, pisteistä ja pilkuista) ja rajoitemerkeistä, jotka määrittävät mihin tiedot tulee syöttää, millaisia tietoja voi syöttää ja kuinka monta merkkiä voi syöttää. Merkki Selitys 0 numero (pakollinen) 9 numero tai välilyönti (valinnainen L kirjain (pakollinen)? kirjain (valinnainen) A a & C kirjain tai numero (pakollinen) kirjain tai numero (valinnainen) mikä tahansa merkki (pakollinen) mikä tahansa merkki (valinnainen) < kaikki seuraavat kirjaimet pieninä > kaikki seuraavat kirjaimet suurina \ seuraava merkki sellaisenaan = vakio-osa Seuraavassa on joitakin hyödyllisiä määrityksiä ja esimerkkejä niihin kelpaavista arvoista. Syöttörajoite: Arvo: (00) (09) (014) (999) ! ( ) (000) AAA-AAAA (206) 123-TELE >L<?????????????? Marja Pekka Kelpoisuussääntö Kentän kelpoisuussääntö tarkistaa kenttään syötetyn arvon, kun käyttäjä poistuu kentästä. Kelpoisuussääntö määritellään seuraavasti: 1. Valitaan ikkunan yläosasta kenttä, jolle halutaan määrittää kelpoisuussääntö. 2. Valitaan ikkunan alaosasta Kelpoisuussääntö-ominaisuusruutu ja kirjoitetaan kelpoisuussääntö tai luodaan kelpoisuussääntö Lausekkeen muodostimella napsauttamalla muodostinpainiketta.

22 Tietokoneen käyttäjän AB-kortti 22 Access 2003 Voidaan esimerkiksi määrittää Määrä-kentälle kelpoisuussäännön " >9", joka estää käyttäjää syöttämästä tilausta, joka on pienempi kuin 10 kappaletta. 3. Kirjoitetaan Kelpoisuussäännön kuvaus -ominaisuusruutuun teksti, joka halutaan tuoda näyttöön, kun kelpoisuussääntöä rikotaan. Esimerkiksi edellä mainitussa tapauksessa voisit kirjoittaa tekstiksi "Määrän on oltava vähintään 10". 4. Jos määritetään kelpoisuussääntö kentälle, jossa jo on tietoja, Microsoft Access kysyy, halutaanko soveltaa uutta sääntöä vanhoihin tietoihin, kun taulukko tallennetaan. Jos valitaan Kyllä, Access antaa varoituksen, jos aikaisemmin tallennetut tiedot rikkovat kelpoisuussääntöä. Esimerkkejä kelpoisuussäännön käytöstä: Kelpoisuussääntö: Kelpoisuussäännön kuvaus: <>0 Arvon on oltava nollasta poikkeava. 0 or >100 Arvon on oltava joko 0 tai suurempi kuin 100. <# # Päivämäärän vuoden on oltava aiempi kuin Esimerkiksi Autot -taulukossa on ostovuosi kenttä, johon halutaan kohdistaa kuvan mukainen kelpoisuusmääritys. Kun ostovuosi kenttää syötetään virheellinen määritys eli arvo, joka on pienempi kuin 1998, näyttää Access Kelpoisuussäännön kuvaus kentässä annetun tekstin. OK -painikkeella päästään korjaamaan vuosiluku. Syöttötieto on joko korjattava oikeaksi tai peruttava koko tietueen syöttö. RELAATIOTIETOKANTA Relaatiomallissa tietokanta koostuu useasta eri taulukosta. Oleellista relaatiotietokannassa on tietojen ryhmittely eri taulukoihin ja yhtä oleellista on se, miten taulukot liitetään toisiinsa (yhteys). Taulukoiden välille luodaan siis looginen yhteys eli relaatio. Tästä seuraa, että sama tieto tarvitsee kirjoittaa vain yhteen kertaan. Näin tietojen päivitettävyys helpottuu ja myös levytilaa säästyy. Relaatiotietokannan perusrakenteet Yksi moneen yhteys Yhteys kahden taulun välille muodostetaan lisäämällä toisen taulun perusavain toisen taulun kentäksi. Tämä toiseen taulukkoon liitetty kenttä toimii viiteavaimena. Kenttien on oltava samaa tietotyyppiä. Yhteyksiä on kolmea tyyppiä: Yksi moneen yhteys, Yksi yhteen yhteys ja Monta moneen yhteys. Yksi moneen yhteys on yleisimmin käytetty yhteystyyppi ja sitä opettelemme tässä oppaassa käyttämään. Tässä yhteystavassa toisen taulukon perusavainta vastaava kenttä on määritelty täsmälleen samanlaisena toisen taulukon viiteavaimeksi. Esimerkkinä tällaisesta yhteydestä käy vaikkapa asiakastietokanta, jossa yhdellä asiakkaalla voi olla useita tilauksia ja yhteen tilaukseen on merkitty vain yksi asiakas.

23 Tietokoneen käyttäjän AB-kortti 23 Access 2003 Yksi yhteen yhteys Monta moneen yhteys Tämä yhteys on relaatiotietokannoissa hyvin harvinainen. Yleensä tiedot voidaan sijoittaa yhteen taulukkoon. Niissä tapauksissa, joissa taulukoiden kentät ovat muutamaa kenttää lukuun ottamatta erilaisia ja halutaan välttää tyhjien kenttien jäämistä tietueisiin, tätä linkkityyppiä on tarpeen käyttää. Monta moneen yhteyskin on melko harvinainen ja yleensä sen muodostaminen on ongelmallista. Tilanteen saa yksinkertaisemmaksi rakentamalla monta moneen yhteyden omaavien taulukoiden väliin uuden taulukon, joka jakaa monta moneen yhteyden kahdeksi yksi moneen yhteydeksi. Lisäksi tähän uuteen taulukkoon on määriteltävä molempien taulukoiden perusavaimet viiteavaimeksi. Uuden taulukon perusavain muodostuu näitä molemmista viiteavaimista, sillä kumpikaan niistä ei voi toimia perusavaimena yksinään. Relaatiotietokannan luominen Tietokantojen suunnitteluun tutustuimme jo luvussa Tietokantojen suunnittelu ja olemme luoneet ja käsitelleet yhteen taulukkoon perustuvia tietokantoja. Nyt laajennamme taitojamme useamman taulukon käsittäviin tietokantoihin eli teemme relaatiotietokantoja. Ensimmäisenä relaatiotietokantanamme teemme osoitetietokannan, jossa postitoimipaikat ovat omassa taulukossaan ja muut tiedot omassaan. Annetaan tietokannalle nimeksi Osoitteisto.mdb. Ensimmäisen taulukon, jolle annamme nimeksi vaikkapa henkilö, sisältönä ovat henkilöiden yhteystiedot. Perusavainkenttänä voi olla laskuri tyyppinen kenttä, jonka ohjelma tekee itse taulukon rakennetta ensimmäisen kerran tallennettaessa (voi laskurityyppisen kentän itsekin määritellä). Toisen taulukon sisältönä ovat postinumerot ja postitoimipaikat. Annetaan sille nimeksi posti. Taulukon perusavaimeksi määritellään se kenttä, jossa on postinumerot. Tämän kentän on kummassakin taulukossa oltava samanlainen. Tässä tapauksessa kummassakin taulukossa on kenttä postinumeroa varten. Henkilo taulukossa ko. kenttä toimii viiteavaimen. Nyt meillä on tietokanta, jossa meillä on kaksi taulukkoa. Henkilo taulukon käsittelyä varten voimme tehdä lomakkeen. Posti taulukkoa varten lomake ei ole tarpeen, koska kyseessä on taulukko, jota ei tekemisensä jälkeen juuri tarvitse päivittää, koska sen tiedot muuttuvat harvoin ja mahdolliset muutokset voi tehdä suoraan taulukkoon. Toteutuksen tarkoituksena on se, että Henkilo taulukkoon ei tarvitse kirjoittaa jokaisen henkilön tietoihin postitoimipaikkaa, koska saamme sen ko. henkilön postinumeron perusteella valmiina toisesta taulukosta. Valmiit yhteydet

24 Tietokoneen käyttäjän AB-kortti 24 Access 2003 Taulukoiden väliset yhteydet LOMAKKEET Lomakkeen avaaminen Taulukoiden väliset yhteydet voi tehdä esimerkiksi hakua tehtäessä, mutta tarkoituksenmukaisempaa on tehdä ne valmiiksi tietokantaa luotaessa. Yhteyksien luominen aloitetaan avaamalla tietokanta ja antamalla Työkalut valikosta komento Yhteydet. Saman voi tehdä työkalurivin Yhteydet painikkeella. Näytölle avautuu Lisää taulukko ikkuna, joka avautuu Yhteydet ikkunan päälle. Valitaan listalta lisättävät taulukot, kuvassa Asukas, Huone ja Talo, jonka jälkeen Lisää taulukko ikkuna suljetaan Sulje painikkeesta. Nyt vedetään hiirellä taulukon Huone kenttäluettelosta Htunnus kenttä yhdistettävän taulukon, Asukas, vastinkentän Htunnus päälle. Vedettävä kenttä kuuluu ensisijaiseen taulukkoon ja vastinkenttä yhdistettyyn taulukkoon. Näytölle ilmaantuu Yhteydet valintaikkuna, jossa on kahdessa sarakkeessa taulukot ja yhdistettävät kentät. Lisää rasti kohtaan Säilytä viite-eheys ja napsauta Luo painiketta. Yhteyslajina on yksi moneen, joten sitä ei tarvitse valita. Tarvittaessa liitoslaji valitaan Liitoksen laji painiketta napsauttamalla, jolloin päästään valitsemaan haluttu yhteyslaji. Säilytä viite-eheys määritys mahdollistaa sen, että taulukon tietoja päivitettäessä tai poistettaessa vastaan muutokset tehdään myös yhdistettyyn taulukkoon. Kun yhteydet ovat valmiita, näkyy taulukoiden välillä yhteyttä kuvaava viiva, jossa ensisijaisen taulukon päässä näkyy luku yksi (1) ja yhdistetyn taulukon päässä ääretön merkki ( ). Kun näin yhdistettyjä taulukoita käytetään kyselyssä, ei yhteyksiä enää tarvitse luoda. Tietoja syötettäessä ja muokattaessa on usein parempi käyttää lomaketta kuin taulukkoa. Lomakkeessa voi mm. esikatsella, tulostaa, muokata ja syöttää tai poistaa tietoja. Lisäksi voi lisätä selventäviä tekstejä, kuvia ja kaavioita, muuttaa fonttia, merkin kokoa ja väriä, suorittaa erilaisia laskutoimituksia ja monia muita toimenpiteitä, jotka yksinkertaistavat tietokannan käyttöä. Lomake noutaa tiedot taulukosta tai kyselystä. Taulukossa näkyvät tietueet allekkain ja kukin kenttä sarakkeena. Lomakkeessa näkyy yleensä yksi tietue kerrallaan. Lomakkeen voi avata kolmeen näkymään: rakennenäkymään, lomakenäkymään ja taulukkonäkymään. Kun tietokantaikkunassa valitaan välilehti Lomakkeet, valitaan avattava lomake ja napsautetaan Avaa painiketta, lomake avautuu lomakenäkymään. Haluttaessa muokata lomakkeen rakennetta, napsautetaan painiketta Rakenne, jolloin lomake