PIKAOHJE PRODUCTION SOFTWARE

Transkriptio

1 Tiny CRM PIKAOHJE PRODUCTION SOFTWARE 30. joulukuuta 2011 Tekijä: Jari Kukkonen

2 Tiny CRM PIKAOHJE YLEISTÄ TinyCRM on Lahden tiede- ja yrityspuiston tarpeisiin räätälöity yksinkertainen asiakkuudenhallintaohjelma, jonka on toteuttanut Production Software. Ohjelman toteutuksen lähtökohtana on ollut toteuttaa ohjelma siten, että sen käyttäminen olisi mahdollisimman helppoa ja johdonmukaista, ja että se onnistuisi ilman varsinaista koulutusta tai käyttöohjeita. Toimintoja lopullisessa ohjelmassa on kuitenkin sen verran, että tällaisen pikaohjeen laatiminen näytti tarpeelliselta. Ohjelma on toteutettu siten, että kaikki perustoiminnot voidaan suorittaa ohjelman pääsivulla. Sen lisäksi ohjelmassa on neljä harvemmin käytettävää sivua, joiden avulla voidaan lisätä ja muokata tietokannassa olevia tietoja. Näille sivuille päästään pääsivun menuvalikon kautta. Sivujen toiminta on kuvattu tarkemmin seuraavissa kappaleissa. NÄYTÖT Päänäyttö Ohjelmaa käynnistettäessä avautuu pääsivu, joka näyttää seuraavanlaiselta: Tämä näyttö jakautuu toiminnallisesti neljään erilliseen osaan: Yläpalkki Asiakasruutu Yksikköruutu Toimenpideruutu 1

3 Yläpalkki Yläpalkissa on teksti: ASIAKKUUDENHALLINTAJÄRJESTELMÄ, Lahden tiede- ja yrityspuiston liikemerkki sekä menuvalikko. Menuvalikko noudattaa kaikista Windows-ohjelmista tuttua kaavaa ja se tarjoaa seuraavat valinnat ja niiden alavalinnat. TIEDOSTO o Sulje MUOKKAA o Asiakkaat o Yhteyshenkilöt o Yksiköt o Omat henkilöt TinyCRM Tiedoston ainoana vaihtoehtona on Sulje, joka sulkee tämän näytön ja samalla lopettaa koko ohjelman suorituksen. Nimi tiedosto tulee siitä, että tänne sijoitetaan yleensä myös erilaiset tietojen lataus-, talletus- ja tulostustoiminnot. Tässä ohjelmassa ei sellaisia kuitenkaan ole. Muokkaa tarjoaa neljä eri näyttöä, joiden avulla päästään muokkaamaan suoraan tietokannan neljää eri taulukkoa. Näiden näyttöjen toiminta on kuvattu tarkemmin kappaleessa: Tietokantanäytöt. TinyCRM tarjoaa Windows-ohjelmille tyypillisen Apu-näytön. Tässä ohjelmassa ei ole varsinaista helptiedostoa ja niinpä tämän valinnan alta löytyy vain yksinkertainen näyttö, joka tarjoaa perustietoja ohjelmasta. Tämä näyttö on kuvattu kappaleessa: Tietoja ohjelmasta. Asiakasruutu Asiakasruutu on näytön vasemmassa reunassa. Se muodostuu seuraavista kolmesta osasta: hakuruutu näytä kaikki nappi asiakaslista Näistä kahta ensimmäistä käytetään sen määrittämiseen, mitkä järjestelmään syötetyistä asiakkaista näkyvät listalla. Ohjelman käynnistyessä hakuruutu on tyhjä ja asiakaslistalla näkyvät aakkosjärjestyksessä kaikki aktiivisessa käytössä olevat asiakkaat. Kun hakuruutuun kirjoitetaan jotain, ohjelma hakee ne asiakkaat, joiden nimestä löytyy vastaava teksti. Teksti voi sijaita missä kohtaa nimeä hyvänsä, kuten oheisesta esimerkistä käy ilmi. Hakuruutuun on kirjoitettu: nok ja sillä löytyy sekä Nokia Oyj että Forssan Painokone Oy. Kun hakuruutu nollataan, tai kun käyttäjä painaa nappia Näytä kaikki, ruutuun tulee taas luettelo kaikista aktiivisista asiakkaista. Lista on alun perin aakkosjärjestyksessä, mutta kun käyttäjä klikkaa listan otsikkotekstiä: Asiakas, lista kääntyy käänteiseen aakkosjärjestykseen. Uusi klikkaus kääntää ne jälleen oikeinpäin. Listalta voidaan valita mikä tahansa siinä näkyvä asiakas klikkaamalla sen nimeä. Tällöin ohjelma hakee kyseiseen asiakkaaseen liittyvät tiedot näytön kahteen muuhun ruutuun, eli yksikköruutuun ja toimenpideruutuun. 2

4 Yksikköruutu Yksikköruutu näyttää seuraavalta. Kuten nimikin sanoo, tämä käsittelee Lahden tiede- ja yrityspuiston yksiköitä. Ruutu muodostuu kahdesta erillisestä osasta. Ylhäällä on hakuruutu, joka tarjoaa mahdollisuuden hakea asiakkaita yksikköjen mukaan. Alla taas on tietoruutu, joka näyttää asiakasruudusta valittuun asiakkaaseen yhteydessä olevat yksiköt. Yksiköt Kun asiakasruudusta on valittu haluttu asiakas, tässä ruudussa näkyvät siihen yhteydessä olevat yksiköt sekä yhteyden luokitus (A, B tai C). Yksikköä tai luokitusta voidaan muuttaa valitsemalla se taulukosta ja muuttamalla sen jälkeen tietoja alasvetovalikoiden avulla. Muutetut tiedot talletetaan tietokantaan painamalla nappia: Talleta. Tietojen poistaminen tapahtuu vastaavasti valitsemalla haluttu yksikkö listalta ja painamalla nappia: Poista. Poistettaessa ohjelma pyytää vielä vahvistusta, jotta tietoja ei olisi liian helppo poistaa vahingossa. Uuden yksikön yhdistäminen valittuun asiakkaaseen tapahtuu seuraavasti: 1. Valitaan listan alin (tyhjä) rivi. Tällöin alasvetovalikot nollautuvat. 2. Seuraavaksi valitaan alasvetovalikoista haluttu yksikkö ja luokitus. 3. Lopuksi talletetaan uusi yhteys painamalla nappia: Talleta. Yksikköhaku Kun halutaan hakea yksikön perusteella, mihin asiakkaisiin kyseinen yksikkö on yhteydessä, on toimittava seuraavasti. Haluttu yksikkö valitaan tämän ruudun yläosasta numerolla 1 varustetusta alasvetovalikosta. Tällöin ohjelma hakee asiakasruutuun ne asiakkaat, joihin kyseinen yksikkö on yhteydessä. Samalla yksikköhakuruutu muuttuu punaiseksi osoittamaan, että tietojen haku tapahtuu yksiköiden, eikä asiakkaiden perusteella. Jos halutaan tietää mitkä asiakkaat ovat yhteisiä kahdelle eri yksikölle, valitaan toisen yksikön nimi numerolla 2 merkitystä alasvetovalikosta. Tällöin asiakasruudussa näkyvät vain ne asiakkaat, jotka ovat yhteisiä kummallekin yksikölle. Kun painetaan yksikköhakuruudussa olevaa lopeta-nappia, ohjelma palautuu normaaliin tilaan, jossa tiedot haetaan asiakasruudusta valitun asiakkaan perusteella. Samalla yksikköhakuruutu palautuu harmaaksi. 3

5 Toimenpideruutu Näytön oikeassa reunassa on oheisen kuvan esittämä Toimenpideruutu, jonka avulla hallitaan asiakkaaseen liittyviä toimenpiteitä. Tämänkin ruudun tiedot määräytyvät sen perusteella, mikä asiakas valitaan näytön vasemmassa reunassa olevasta asiakasruudusta. Toimenpideruudussa on taulukkomuotoinen luettelo, jossa näkyvät asiakkaaseen kohdistuvat toimenpiteet. Kun luettelosta valitaan haluttu toimenpide, ohjelma noutaa sen tiedot luettelon yläpuolella oleviin alasvetovalikoihin ja syöttöruutuihin. Nyt tietoja voidaan muuttaa ja muuttuneet tiedot voidaan tallentaa tietokantaan painamalla nappia: Talleta. Ruudussa on myös Poista-nappi. Sen painaminen poistaa toimenpiteen kokonaan tietokannasta. Tätä tarvitaan yleensä vain silloin, kun on sattunut jokin erehdys ja yritykselle on merkitty toimenpide, jota ei todellisuudessa olekaan. Jos toimenpide suoritetaan valmiiksi tai se tulee muuten tarpeettomaksi, on yleensä parempi vain poistaa siltä ruksi kohdasta aktiivinen ja tallentaa muutos Talleta-napilla. Tällöin toimenpide poistuu näkyvältä listalta, mutta sitä voidaan tarvittaessa tarkastella tai se voidaan myös aktivoida uudelleen. Sellaisia toimenpiteitä, jotka eivät ole aktiivisia, voidaan tarkastella laittamalla ruksi ylös kohtaan: Näytä myös päättyneet. Tietokantanäytöt Päänäytöllä käytettävien tietojen lisääminen ja muokkaaminen tapahtuu ns. tietokantanäyttöjen avulla. Näiden näyttöjen avulla päästään muuttamaan suoraan ohjelman tietokannan taulukoissa olevia tietoja. Käytössä on kolme eri näyttöä: asiakastaulu yhteyshenkilötaulu yksikkötaulu omien henkilöiden taulu Kaikki nämä näytöt toimivat samalla tavalla. Jokainen avaa näytölle ruudukon, jossa näkyvät kaikki kyseisen taulukon tiedot. Tietoja voidaan muuttaa ja muutokset voidaan sitten tallentaa painamalla nappia Talleta. Tämän lisäksi näytöillä on ruutu nimeltä: Näytä myös poistetut. Kun siihen laitetaan ruksi, ohjelma näyttää myös ne tiedot, jotka on arkistoitu poistamalla siltä aktiivinen-tieto. Jos tieto on poistettu kokonaan tietokannasta, sitä ei saa enää näkyviin. Uuden tiedon lisääminen taulukkoon tapahtuu kirjoittamalla se taulukon alimpana olevalle tyhjälle riville ja painamalla sen jälkeen Talleta-nappia. Tietokantanäyttöjen yläreunassa on myös vastaava menuvalikko, kuin päänäytöllä ja sen sisältökin on pääosin sama. Valikosta voidaan avata muita taulukoita muokkausta varten tai sulkea nykyinen näyttö. Kun kaikki tietokantanäytöt suljetaan, ohjelma palautuu päänäytölle ja tehdyt muutokset päivittyvät automaattisesti päänäytön ruudukoihin ja alasvetovalikoihin. 4

6 Asiakkaat Tämän näytön avulla voidaan muuttaa asiakasyritysten tietoja. Näyttö on seuraavan näköinen. Asiakastaulukon sisältämät tiedot ja niiden talletusmuoto on määritelty seuraavassa taulukossa. Pakollisia tietoja näistä ovat ID, Asiakas ja Aktiivinen. Muut kentät voidaan haluttaessa jättää tyhjäksi. Kenttä Tiedon muoto Merkitys ID Kokonaisluku Tämä on ohjelman automaattisesti tietueelle määräämä taulukon rivinumero, jota käyttäjä ei pääse muuttamaan Asiakas Teksti Max. 80 Ytunnus Teksti Max. 50 Osoite Teksti Max. 50 Postino Teksti Max. 10 Paikkakunta Teksti Max. 50 Maa Teksti Max. 50 Asiakasyrityksestä käytetty nimi Asiakkaan Y-tunnus Osoite Postinumero Paikkakunta Maa Henkilöstö Kokonaisluku Henkilöstön määrä Liikevaihto Desimaaliluku Liikevaihto Toimiala Teksti Max. 50 Yrityksen toimiala Aktiivinen päällä/pois Tieto siitä, onko asiakas aktiivinen vai onko se poistettu käytöstä 5

7 Asiakkaiden yhteyshenkilöt Tämän näytön avulla voidaan muokata asiakasyrityksiin liittyvien yhteyshenkilöiden tietoja. Näyttö on seuraavan näköinen. Taulukon sisältämät tiedot ja niiden talletusmuoto on määritelty seuraavassa taulukossa. Pakollisia tietoja näistä ovat ID, Etunimi, Sukunimi ja Aktiivinen. Muut kentät voidaan haluttaessa jättää tyhjäksi. Kenttä Tiedon muoto Merkitys ID Kokonaisluku Tämä on ohjelman automaattisesti tietueelle määräämä taulukon rivinumero, jota käyttäjä ei pääse muuttamaan Etunimi Teksti Max. 50 Sukunimi Teksti Max. 50 Puhelin Teksti Max. 50 Teksti Max. 50 Henkilön etunimi Henkilön sukunimi Puhelinnumero Sähköpostiosoite Asiakas Kokonaisluku Yritys, johon yhteyshenkilö liittyy. Tämä valitaan alasvetovalikosta, jossa olevat vaihtoehdot ohjelma hakee asiakastaulukosta. Jos yritystä ei löydy alasvetovalikosta, on se käytävä lisäämässä taulukkoon asiakasnäytön avulla. Aktiivinen päällä/pois Tieto siitä, onko henkilö aktiivinen vai onko hänet poistettu käytöstä 6

8 Yksiköt Tämän näytön avulla voidaan tarkastella muuttaa Lahden tiede- ja yrityspuiston yksikköjen tietoja. Näitä joudutaan muuttamaan erittäin harvoin, mutta varmuuden vuoksi näillekin on tehty oma näyttönsä. Se näyttää seuraavalta. Yksikkötaulukon sisältämät tiedot ja niiden talletusmuoto on määritelty seuraavassa taulukossa. Kaikki tiedot ovat pakollisia. Kenttä Tiedon muoto Merkitys ID Kokonaisluku Tämä on ohjelman automaattisesti tietueelle määräämä taulukon rivinumero, jota käyttäjä ei pääse muuttamaan Yksikkö Teksti Max. 50 Yksiköstä käytetty nimi Aktiivinen päällä/pois Tieto siitä, onko yksikkö aktiivinen vai onko se poistettu käytöstä 7

9 Oma henkilöstö Tämän näytön avulla voidaan muuttaa Lahden tiede- ja yrityspuiston omien henkilöiden tietoja. Näyttö on seuraavan näköinen. Taulukon sisältämät tiedot ja niiden talletusmuoto on määritelty seuraavassa taulukossa. Pakollisia tietoja näistä ovat ID, Etunimi, Sukunimi ja Aktiivinen. Yksikkökenttä voidaan periaatteessa jättää tyhjäksi. Kenttä Tiedon muoto Merkitys ID Kokonaisluku Tämä on ohjelman automaattisesti tietueelle määräämä taulukon rivinumero, jota käyttäjä ei pääse muuttamaan Etunimi Teksti Max. 50 Sukunimi Teksti Max. 50 Henkilön nimi Henkilön sukunimi Yksikkö Kokonaisluku Henkilön yksikkö. Tämä valitaan alasvetovalikosta, jossa olevat vaihtoehdot ohjelma hakee yksikkötaulukosta. Jos haluttua yksikköä ei löydy alasvetovalikosta, se on käytävä lisäämässä taulukkoon yksikkönäytön avulla. Aktiivinen päällä/pois Tieto siitä, onko henkilö aktiivinen vai poistettu käytöstä 8

10 Tietoja ohjelmasta Tämä on Windows-ohjelmien perusnäyttö, joka antaa hieman perustietoja ohjelmasta. Tärkein tämän näytön antamasta informaatiosta on versionumero (Tässä kuvassa ). Sitä voidaan tarvita, kun ollaan yhteydessä ohjelman ylläpitoon. RAPORTOINTI JA MUUT LIITÄNNÄT Ohjelma ei tarjoa nykymuodossaan mitään mahdollisuuksia sen taulukoiden tai niiden osien sisältämien tietojen tulostamiseen tai tallentamiseen ohjelmasta erillään. Jos tällaiseen ilmenee jatkossa tarvetta, niin se voidaan lisätä jälkeenpäin. Todennäköisesti järkevintä olisi toteuttaa raportointi perinteisen tulostusliitännän sijaan siten, että tiedot viedään esim. Excel- tai PDF-muotoiseen raporttitiedostoon, jonka käyttäjä voi sitten halutessaan tulostaa, lähettää sähköpostin liitteenä, yms. Sisällysluettelo YLEISTÄ... 1 NÄYTÖT... 1 PÄÄNÄYTTÖ... 1 YLÄPALKKI... 2 ASIAKASRUUTU... 2 YKSIKKÖRUUTU... 3 TOIMENPIDERUUTU... 4 TIETOKANTANÄYTÖT... 4 ASIAKKAAT... 5 ASIAKKAIDEN YHTEYSHENKILÖT... 6 YKSIKÖT... 7 OMA HENKILÖSTÖ... 8 TIETOJA OHJELMASTA... 9 RAPORTOINTI JA MUUT LIITÄNNÄT